关键词：图书、情报、档案;一体化管理
1.前言
图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。
2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性
2.1三者一体化管理的必然性
知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。
2.2三者一体化管理的可行性
首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。
3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径
3.1转变传统管理思想，树立一体化观念
实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。
3.2加快高校信息化基础设施建设
在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。
3.3优化文献资源的配置
随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。
3.4培养复合型的管理人才
传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。
总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）
参考文献：
[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.
[2] 王永辉. 整合图书情报档案资源 实现信息一体化管理[J].吉林农业，2010，（13）：46-47.
关键词：高校档案馆；档案资源利用；图书馆资源；普及
中图分类号：G273 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-0000-02
随着网络科技的迅猛发展，档案资源作为我国信息产业中最有活力的其中一部分，也在经历着深刻的变革。当前，虽然我国的档案事业呈现出了前所未有的繁荣景象，但是，这种繁荣却略显“孤单”。
社会上的大多数人，包括众多高校中每天经过学校档案馆的许多大学生，他们对档案馆、档案资源如何利用、有何价值，没有什么太多的认识或者只有很浅显的了解。普通大众对于档案资源的这种“隔阂”，在这个信息沟通无比便捷的时代，显得非常不合时宜，也令人惋惜。
而高校作为传播知识、培养人才的主战场，理应在利用档案资源、普及档案文化价值上，发挥出更积极更重要的作用。以下主要从三个方面进行探讨，力求能对高校推动学生普及档案资源价值的利用方面有所增益。
一、从高校档案馆开始
1.培养相对专业的档案资源利用者
档案需求者素质偏低是当前制约现有档案信息资源充分利用的一个因素。由于多种因素的影响，许多档案需求者的档案意识、利用档案信息的技能和基础知识等严重缺乏，不仅不能形成较高层次的档案信息需求，有的甚至连最基本的档案信息利用也不懂或者不会。
当前大多数人对档案资源基本知识不清楚，反映出了我国档案信息资源在利用上普及面过窄的问题。因此，有条件的高校可以以本校的档案馆为执行主体，重视学生档案利用能力的培养，在学生别是从新生开始，鼓励开展专家知识教育，以加强和扩大档案资料特别是原始资料利用专家知识的发展。把学生的主修学科知识、基本知识以及对档案知识的了解结合起来，让档案工作者对学生尽可能开展实地、实例培养，为社会储备相对专业的档案资源利用者。
2.借鉴国外档案信息利用服务
法国档案学者米歇尔・迪香在他的《开放和传播档案信息的障碍的调查报告》中说到：“20世纪末期公众对档案的认识，或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即现在的档案是属于人民，为人民服务，甚至通常由人民管理。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护共民的个人利益，而且更多地还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆，”①他的话反映了从上世纪末至今，各国档案观念的最大变化是档案工作作为司法-行政的附属物开始向社会-财富的观念转变。
正是由于观念的转变，一些欧美国家的档案馆信息利用服务已经率先成为一种稳定的档案职业理念和档案工作的促进工作。在档案利用的服务上，国外已经把现代信息技术引用到档案部门，许多公共档案馆或专门档案馆都建立了自己的网站，公众可以在网站上实现在线查档、浏览、远程传送等功能，实现档案共享。而美国国家档案与文件管理署凭借着国家的整体科技优势和社交媒体的发展势头，成为国际档案界运用社交媒体传播档案文化的翘楚。
3.开展多层次档案信息利用服务
局限于学术研究和工作查考等传统领域，早已不再是人们利用档案的主要范围了。媒体记者、影视工作者、作家、学生以及一些其他出于种种目的而利用档案的人员与日俱增，这是我国档案资源需求的现状。而高校的档案馆，在进行档案宣传、人才利用等方面具有着独特的优势。
要想改变我国档案管理“重保管、轻利用”的传统模式，就要从每个档案馆抓起，特别是高校档案馆。以高校为阵地，高校档案馆要想方设法做好服务，吸引学生光顾档案馆，这不仅能体现出档案馆存在的意义，而且有利于培养年轻人的档案利用习惯。
高校档案馆可以综合利用展览、讲座等档案宣传工作形式，结合网络，让档案资源在学生中鲜活起来；还可以从陈展方式、展品讲解、新闻报道上突出本校的重要档案；也可以结合社会热点和重大纪念日，筹划重要的档案展；馆际之间的交流合作也必不可少。
二、与图书馆资源服务作比
1.性质导致的服务差异
档案馆保存的档案是人们社会实践的真实记录，档案的原始记录性与唯一性决定了档案馆在人类的文化贮存方面所做的贡献及地位。而图书馆的文化贮存功能则表现的更明显，它记载着自古至今人类历史的发展与演变，记载着人类征服自然的手段与进程。
从档案的价值和作用看来，分为现行价值和历史价值。档案在档案室时，以现行价值为主，当进入档案馆后，就以历史价值为主。档案馆通过开发档案信息向社会提供服务，但这种服务受到各种社会因素，特别是社会政治的制约。比较起来，图书馆的社会教育和服务功能体现的较为明显。
档案馆馆藏档案以其地方性、叙述性和原始性等特色，成为社会教育的生动素材；图书馆的教育功能则表现在推荐优秀图书的借阅与辅导，让读者的思想产生积极的教育作用。在某种程度上，图书馆有点像一个思想教育机构。
图书馆是以图书为基础，通过“人找书，书找人”的服务途径，最大限度地满足社会的需求；而我国的档案馆，在相当长一段时间里，一直打着“机要部门”的标记，否认了其文化事业的性质，直到上世纪80年代左右这种情况才得以逐步改善。
图书馆与档案馆作为两个独立的信息资源系统，在服务内容、服务方式、服务对象、服务手段上均存在着很大的不同。因此，在认清这种不同的基础上，高校的档案馆才能区别于已经广为大众接受的图书馆，为学生乃至社会提供个性化的服务。
2.服务手段在现代化程度上的差异
不管是图书馆还是档案馆，自动化、数字化、网络化都是大势所趋。然而，二者在服务手段的现代化水平上存在着较大的差异。
计算机技术在图书馆方面的应用相对比档案馆早。图书馆的数字资源，无论是内容、数量还是数据库种类以及特色馆藏，都在管理和信息开发利用方面走在了档案馆的前面。虽然我国已经有许多档案馆建立了网站，但人们看到的还只是一些档案馆概貌和更新很少、分类简单的档案内容。
与发达国家相比，我国档案馆的信息利用服务差距更大。美国的信息服务系统已经完成了“面向信息用户”的转变，服务方式也由原来的联机批处理发展到如今的联机互联网原文提供、专题服务等形式。以其为参考，我国的档案馆要充分利用数字资源和网络技术，尽快地提高现代化的档案信息服务手段，把馆藏中有价值的信息及时地提供给社会使用。
3.服务人员素质、社会影响的差异
相对开放的图书馆比起尚停留在封闭状态的档案馆，更具有吸引相关人才的优势。这也就造成了我国目前图书馆服务人员素质普遍高于档案馆服务人员的现状。与吸引了大众眼光的图书馆相比，档案馆只进入了小众的视线之中，从而也导致了社会公众的档案意识相对薄弱，档案馆的人员配置也无法避免的受到忽视。“许多档案馆的利用服务部门的工作人员业务水平较低，很难胜任咨询服务工作的实际要求。”[1]
服务对象的局限性与服务形式的单一性决定了档案馆被社会认可的程度很低。“学术利用”、“实际利用”是档案馆主要的两种利用模式。档案馆的用户主要还是学术研究人员和机关单位的在职人员，社会普通大众对于档案馆来说不仅是“小众”，而且还是“陌生人员”。档案馆单一的服务模式使其在充分挖掘档案信息为社会服务上难以前进，进一步让其远离普通大众的视线。
上到档案部门、档案管理人员，下到普通公民都有这样一个概念：档案很重要，务必要保管好。但是，也仅此而已。很少有人想过要如何利用档案，如果不是因为工作、学习的偶然需要，很多人甚至从来不会去档案部门或档案馆查阅档案。
三、将眼界再开拓一下
1.从档案利用的程序上看
以西班牙为例。西班牙国家档案馆利用程序的第一步是办理用户证。进入档案馆后，利用有效的身份证明就可以打印生成一个用户证。用户证上的项目包括顺序编号、姓名等详细信息，在相关人员签字后就即刻生效。证件办好之后，档案馆的工作人员要介绍档案馆的利用规则，之后会介绍馆藏档案信息，同时介绍使用馆藏档案的方法。
去往档案管的利用者的目的各有不同，有的是为了进行历史研究，有的则纯粹是为了休闲。根据这两类利用者对使用档案的熟悉程度以及所需的环境特点，西班牙国家档案馆对这两类人采取了不同的服务策略。
西班牙国家档案馆里都安装有必要的电源，利用者可以携带自己的计算机进入阅览室；利用者还可以直接利用已经数字化的档案材料，对于想要拷贝的资料，只要提出申请，档案馆就会根据申请很快完成所需资料的拷贝；才外，馆内还备有微缩胶片和微缩平片的阅读和打印机，并且西班牙利用档案是免费和无限制的。
2.从特色活动和特色服务中看
以美国某档案馆为例。档案馆会不定期为了纪念某一特殊主体而开展系统的历史背景知识学习。比如，档案馆会通过对代议政府、联邦政府及其分支机构的原始文献以及权利法案、宪法修正案等相关原始档案的研究来学习美国宪法。
首先，档案馆会提供一系列相关事件索引和档案原文目录索引，方便利用者查找事件以供教学。如果我们在教学事件中选择了“首届众议员名单”，参与者就可以看到数字化的高清档案原件，当年纸张的折痕乃至破损都可以分毫毕现。再者，还可以看到此份档案的出处、来源以及相关问题的思考和供利用者回答的空间。这样既可以激发读者对相关历史背景的深入认识与思考，还可以借此检验参与者对档案馆此项设计的好感度。
随着档案信息化进程的加快，西班牙国家档案馆提供的服务越来越多。比如通过电子邮件提供服务，利用者可以坐在家中或办公室，通过互联网对有关档案进行检索。在检索到所需档案后，利用者可以发出电邮提出利用申请，档案馆的专门人员会以最快的速度在审核通过后，以图像格式将有关文件通过电邮形式发送出去；电话预约也是一种服务形式。为了使使用者一进馆就用到自己要求的档案，利用者可以在赴馆之前进行电话预约，档案馆会提前准备好利用者所需要的3盒或三捆档案（一盒或一捆档案大约有10-20厘米厚）；此外，还有信函服务。
除了上述三种形式之外，西班牙国家档案馆还主要开展另外两种形式的服务。一种是教育活动。这种活动与我国一些档案馆开展的爱国主义和革命传统教育类似。例如，西班牙国家历史档案馆将此类活动的时间规定为每星期的星期三上午，人数为15-20人之间；另一种形式是档案展览，这类展览一般定期在档案馆内部举行，展览都是免费参观。
3.从专业性角度看
单拿查找家族档案来说，美国国家档案馆除了在网上设专栏，介绍这些资料所展示的历史文化背景、研究保存价值之外，还在馆内安排了研究顾问。这些研究顾问主要由馆内专职人员，以及具有一定专业知识和相关从业经验的志愿者构成。他们会指导利用者如何科学地将这些资料进行鉴定、归类、整理，形成较为规范的属于自己家族的谱系档案，并以此提升利用者查找这些资料的价值。而且，档案馆还提供这种谱系档案的相关服务，诸如教你如何将大事记以及图片制成规范的剪贴簿；如何将家庭录像转成符合要求的录影带等具体环节等方面的内容，同时也举办现场讲座、开设网络专栏，从理论方面提供帮助。此外，还开辟了专门的谱系档案利用室。
美国各档案馆都积极通过各种途径向社会散发档案检索工具、馆藏介绍、参考资料、宣传材料服务指南、参观方法，举办各种学术演讲会、讨论会、档案展览等，发表档案研究论文，想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对馆藏的兴趣和需求[2]。由此，档案工作者强烈的社会意识和社会强烈的档案意识之间形成了一个良性循环的互动机制。
“以开放和宽容的胸怀审视各种社会文化变革，促进自身接受新的价值观念和社会行为模式，为再生产社会经验和创造新文化提供契机”[3]就档案资源而言，也在经历着前所未有的变革，要想让档案资源成为每个人的知识和智慧，不管是我们的国家还是各级档案馆都还有很长的路要走。
高校，不仅是传播知识文化的重要场所，也是推进档案资源服务不可或缺的一股巨大力量。依托高校档案馆，立足学生，广泛地吸收优秀而可行的方法，首先让大学生们成为利用我国丰富的档案资源的群体，逐步改善我国目前整体档案意识不高，公民参与档案工作热情低的现状。
任何一项工作，如果没有公众的积极参与，就变得没有意义。在推进公众档案资源利方面，高校档案馆首先可以发动的就是将来参与社会各种建设的大学生们。通过与图书馆资源利用的比较，再经见过发达国家在推进档案资源利用方面的细节、方法，我们有理由相信，我国的高校档案馆一定可以走出富有自身特色的一条档案资源利用之路。
注释：
①转引自库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，第十三届国家档案大会文件报告集.中国档案出版社，1997（10）.
参考文献：
[1]黄梅，李盛祥.信息时代图书馆与档案馆服务之比较[J].情报科学.2002，（8）.
[2]杨智友.美国档案工作管见--访问美国国家档案馆有感[J].海南档案，2003，（1）.
[3]何琦等.博物馆教育功能的社会心理探析[J].科普研究，2010，（5）.
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[5]黄项飞.中美档案馆之比较[J].秘书之友，2006（7）.
关键词：图书情报档案； 网络环境； 一体化管理
中图分类号：G48 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2015）04-147-002
一、引言
信息化时代对于图书管理提出更高的要求，比如图书情报档案一体化管理就是在网络背景之下应运而生的产物；它不仅囊括了传统图书馆的功能，又充分结合网络的力量为用户提供较为集中的信息处理服务；极大地满足了高校的教学科研工作，丰富了用户体验，是信息化时代图书馆工作人员高效率工作的前提。图书情报档案一体化管理的一个重要特点就是实现了资源共享，为用户所提供的服务具有高度标准化，然而现在的图书馆在一体化管理上存在一些问题，本文就此展开具体的研究。
二、基于网络背景下图书情报档案一体化管理含义
“一体化”广泛应用于社会生活的各行各业，其含义就是将两种或者两种以上没有关联的个体紧密的结合在一起，从而使这些个体形成一定的协同效力，进而为社会提供更加齐全的服务。
而图书情报档案管理一体化的思想在上世纪八十年代就已经被学者提出，其具体的含义就是把图书、情报、档案各自的优势相结合在一起，形成一种互补性优势；再运用计算机通信技术构建完善的数据资源共享以及网络共建的系统，从而为用户提供丰富且一体化的数据资源服务。
三、基于网络背景下图书情报档案一体化管理的必要性与可行性
（一）图书情报档案一体化管理的必要性
1.三门学科融合的需要。图书馆学、情报学以及档案学从古至今并没有明显的界限，在历史上它们也经常出现分分合合的过程。因此这三个成员之间所具备的共同的性质，就使得图书情报一体化管理在信息时代的网络背景下成为可能。
2.教学科研、信息资源共享的需要。高校科研与教育活动随着信息化技术的发展变得越来越活跃，而科研教育活动的展开需要全方位以及多角度的信息数据。而目前高校的图书情报管理与档案管理是分而治之，难以互相渗透，难以为用户提供全方位的资料。
信息资源共享由于其巨大的作用而应用于各行各业，自然也包括网络背景之下的图书情报档案管理。信息资源共享的技术就是把图书、情报、档案的资源运用一定的技术使其紧密的结合在一起，进而为用户提供全方位的信息资源，满足用户的需求。
3.网络环境的需要。在以前，人们需要阅读，总是到图书馆去，并且使用的是纸质书籍；而现在，人们可以足不出户的感受到阅读的乐趣，而这一切都是由于数字图书馆的建立。数字图书馆不仅在形式上与传统图书馆有巨大的差别，而且其内容也囊括了所有图书馆、档案馆以及情报中心的各种资料，因而为人们提供与时俱进的服务的前提，必须是图书情报档案三者走向融合。
（二）图书情报档案一体化管理的可行性
1.同宗同源性的可行性。图书、情报、档案在现代信息管理这门专业之中分别作为不同的科目所存在，这也就从一个侧面反映了这三者之间的同宗同源性。一般来说，具有共同特性的事物才有可能形成一体化，而这三者之间恰恰有这种共性。比如一种资料，既可以称之为图书，也可以成为情报，也可以成为档案，这就使得这三者的一体化管理成为可能。
2.网络环境提供可行性。现代科学技术的发展，尤其是指信息技术，为图书情报档案一体化管理提供有利的保障。这种技术指的就是信息技术、通信技术、数据库技术等，这些技术通过信息基础设施以及国际互联网的对接，种种的网络通信信息技术，使得图书情报档案走向一体化成为可能。
3.思想观念的转变提供可行性。互联网技术的发展改变了人们传统的观念，取而代之的就是互联网信息资源共享观念。其中体现共享意识的重要表现就在于网络环境之下信息资源的流通与服务、文献数据的传递与交换、共享编目等网络共享方面，都形成了图书、情报、档案一体化管理所必须具备的网状信息链，这些技术也体现了人们的共享意识。
四、我国网络背景下图书情报档案实现一体化管理所存在的问题
（一）法律法规不健全
图书馆、情报中心以及档案局三者隶属于不同的管理部门，比如，图书馆隶属于文化部门以及教育部门；情报隶属于科技部门；而档案则隶属于档案局；图书、情报、档案三个成员各自为政，使这三者领导阶层对于实现一体化管理意见存在一定的分歧。
法律法规方面在国外图书馆一体化管理之中已经有了成功的经验，有很多国外图书馆在成立之初已经颁布了一体化管理的法律法规，在图书馆之后的管理中再对其予以完善。
（二）人才的匮乏
一般来说，构建一个完善的图书情报档案一体化管理系统，需要两种类型的人才：第一种就是熟悉图书、情报、档案管理工作特点的人才；第二种就是擅长系统构建、数据库与网络的构建维护、网络资源的共享等方面的计算机技术人才，同时第二种人才还需要兼备第一种人才所具备的图书情报档案一体化管理能力。但是，我国目前的发展现状是这两种人才都极度的短缺。
（三）网络技术标准不统一
由于我国的图书、情报、档案分属于不同的部门，各自为政现象突出，这就使得这三者在网络技术标准上存在不统一的现象。具体表现在数据资源的采集、汇编、导入、检索等方面的技术存在不标准的现象；而实现一体化的图书情报档案管理，必须要有统一的技术标准，才能够使系统正常运行、用户也能够快捷而又完整的搜索到数据信息，进而满足用户的信息需求。
（四）利益不均衡问题
我国学者对于图书、情报、档案这三个成员的利益平衡机制的研究还没有取得一定的成果。所谓利益平衡机制，就是根据图书馆、情报所以及档案馆的馆藏资源的多少来确定其所享有的权利；但是我国学者还没有研究出这三个成员的贡献与其享有的权利之间的平衡关系。
五、基于网络背景下图书情报档案一体化管理的措施
（一）健全相关法律法规
当前图书情报档案一体化管理需要的就是有关信息政策以及信息法律方面的立法；虽然有关这三者在法律之上有一些表现，就比如《电子出版物管理规定》，但是立法的不断完善才能满足信息时代的要求，比如在信息政策方面，应包括信息技术因素立法、信息市场因素立法等；在信息法律之上，包括信息市场立法、信息利益分配立法、知识产权保护立法等。
（二）提升从业人员自身水平
第一，在高校开设图书情报档案一体化管理的相关课程，在所开设的课程之中既包括图书情报档案一体化管理工作的核心内容，还包括相关的组织协调管理课程，更包括构建一体化管理所需的计算机人才；第二，对已经在图书、情报或者档案方面供职的人员，应对他们开展相关培训工作，并且开展相应的计算机操作以及系统开发维护的培训课程，从而使这些在职人员得以胜任网络环境之下图书档案管理的一体化操作。
（三）统一技术标准
目前我国的图书馆、情报中心以及档案馆分别属于不同的主管部门，这就使得图书馆、情报中心以及档案馆管理水平不一，且相关技术标准与要求也不统一。因此，在构建图书情报档案一体化建设管理之初，需要制定统一技术标准。技术标准的统一，使用户及时获取其需要的数据资源，也能够使图书情报档案一体化管理成为可能。比如三者必须使用统一的网络结点，使计算机可以在不同的局域网之上联网；同时，一体化的图书档案管理实现馆际互借以及资源共享，还需要使网络支持广域网集成管理。
（四）均衡利益
解决利益问题，最重要的就是需要完善现有的利益平衡机制。而完善利益平衡机制就需要结合三个机构的管理现状以及国外已经掌握的经验，比如国外一体化管理采用的是双轨运行机制，这种机制包含市场机制以及公益机制，即在构建一体化管理之初，需要与图书、情报以及档案三方签订协议，明确投入多少与收益成正比，从而激发三方机构的积极性；同时，如果三方机构之中的一方需要某类数据资源时，其他有条件的成员必须向其提供其所需要的数据资源，而在此过程之中所产生的费用由三方共同承担。由此，可以极大的减轻三方的利益矛盾，促进一体化的顺利开展。
六、结语
图书、情报以及档案三方机构形成一体化管理，是适应网络时代的需要，更由于有了信息技术的支持而具备极强可行性。不过由于我国探索图书情报档案管理还处于初级阶段，因而难免会出现一些问题，因此本文针对探索之中所出现的问题研究了一些改善措施，希望本文的一些观点具备一定的建设性，以便为用户提供更优质的数据资源服务。
参考文献：
[1]李群，刘维荣.图书、档案、情报一体化管理在欧美发展的新趋势[J]中国档案，2006（2）：66-67
大英图书馆
大英图书馆是世界上最大的学术图书馆之一。它由前大英博物馆图书馆、国立中央图书馆、国立外借科技图书馆以及英国全国书目出版社等单位所组成。它立足于英国，服务于全世界。大英图书馆历史虽然仅200余年，但其藏品可以上溯到3000年前，来自世界各地。每天至少接待读者1000名。
11月15日，我们档案征集小组一行四人来到大英图书馆，大英图书馆中国馆馆长葛翰先生热情接待了我们，葛翰先生首先带领我们参观了大英图书馆的馆藏展览，在这里我们看到了许多中国历史的藏本，我们非常惊叹大英图书馆的馆藏。参观完展览，葛翰先生陪同我们一起与中国馆的吴芳思博士及大英图书馆国际业务部经理凯特·芬利森女士在中国馆小会议室进行业务交流，双方互换了礼品并合影留念，同时将我们沈阳市档案馆编著的《家庭档案管理概论》《老结婚证书》《老毕业证书》等书籍赠予英国图书馆中国馆留存。随后，我们在大英图书馆查阅了此前预约的相关档案资料，并进行了复制拍照。葛翰先生还协助我们查找到了有关沈阳19世纪初期的影像资料及地图，我们也进行了复制拍照。时间过得飞快，从上午九点半我们进馆到我们结束工作出来已经过了六个多小时，葛翰先生的热情，加上我们第一天投入工作的兴奋，我们竟然忘记了吃中饭，当我们结束工作返回宾馆的路上，我们还都沉浸在大英图书馆丰富的馆藏和工作人员热情服务的感受之中，丝毫没感觉到累和辛苦。
英国国家档案馆
英国国家档案馆收藏着自11世纪以来英国中央政府各重要部门的档案文件，从1086年的《末日裁判书》到1996年的政府公文，其馆藏档案上架排列总长度已达近500公里。其中1800年以前的档案藏于伦敦市中心档案馆街的老馆，它建立于1838年，可谓历史悠久。而1800年以后的档案则藏于伦敦西南郊的丘园，这座新式建筑建于1977年，位于泰晤士河畔风景如画的皇家花园附近。这里库藏档案长度达110公里，近现代历史档案皆藏于此，并且还不断接收新档案入库，所以，位于丘园帕斯金街的这所建筑日渐成为英国国家档案馆的主体。
11月17日我们来到位于英国伦敦西南郊丘园的英国国家档案馆，步入档案馆院内，我们首先被风景如画的英国档案馆外景所吸引，进入档案馆，更是被这里工作人员热情周到的服务，管理程序的规范所感染。英国国家档案馆不仅具有现代化的建筑，其内部的硬件构成也堪称世界一流。在这里，不论是走廊、目录大厅、阅览室、办公室还是门厅，各处布满了馆内监视系统的显示屏，抬头即可见到从第一号到最后一号阅卷台工作实况的滚动画面，阅卷者时刻都在被监视中。在阅卷大厅与库房间见不到装满档案的手推车，而是由一个个封闭档案盒组成一条全自动的档案运输线从阅卷柜台直达库房各层，调、还档案卷宗全通过它来进行，既安全又保密。
早上到了英国档案馆后，用了40多分钟的时间填表、回答问题、拍照、办理借阅卡，办理查档所填写的注册手续就要21个步骤，这让我们难以想象。这里管理非常规范严格，但服务非常周到，但当我们步入查阅大厅又让我们感受到了它对利用者的开放和自由，在这里通过安检进入查阅大厅，你有充分的自由去查询你所需要的信息，你可以在不破坏原件的原则上，采取不同的手段获取你所要查询的信息，着实让我们感受到真正的公共服务水平。我们获得了借阅卡后，迅速地到档案保管箱拿到了英国档案馆事先给我们准备好的档案。穿过安检通道，越过放有几十个八角阅览桌的阅览大厅，来到英国档案馆为我们提供的单独的查阅档案房间。我们一行四人两人一组，边查阅、边拍摄。整整一天的时间，我们都在不停地查阅拍摄。下午三点半，我们拜见了英国国家档案馆商务部部长克里斯·马比和英国国家档案馆家庭档案专家奥黛丽·柯林斯，双方就档案交流合作和家庭档案管理进行了充分交流，我们诚挚邀请英国国家档案馆家庭档案专家奥黛丽·柯林斯女士到我们沈阳市档案馆参观指导。等我们离开英国档案馆的时候，早已过了下班时间，几位保安人员正在等我们离开下班，我们为此表示了歉意。
伦敦大学亚非研究学院
伦敦大学亚非研究学院成立与1916年，是伦敦大学的下属学院。它是英国唯一一所专门研究亚洲、非洲的高等教育机构。亚非研究学院图书馆的藏书超过100万册，涉及4000种语言。它是世界上最重要的亚、非和中东研究图书馆之一，吸引了来自世界各地的学者。该图书馆的目标是拥有世界各地出版的重要的关于亚、非两洲人文与社会科学的作品。目前图书馆有许多印刷珍品、手稿和重要的档案与地图收藏。
11月18日下午和19日上午我们征集小组两次到亚非研究学院图书馆进行查阅，经过我们的积极沟通，我们终于在伦敦大学亚非学院全文复制了清乾隆皇帝1743年赴盛京(沈阳)拜祭祖陵时所做的(《盛京赋》的法文版、满文版。在我们心喜终于在回国之前完成拍摄复制任务的同时，我们也深深地感受到国外对于社会历史记录的重视，无论在那都会让你感受到记录历史的责任，这也正是我们中国档案人的责任，我们要通过自身的努力，不断宣传档案工作，为公众提供更全面、更有价值的档案信息，提高整个社会的档案意识，让更多的人来重视档案的收集、留存，才能使我们的社会记录得以传承，才能保证我们的历史记录不再流失。
我们在英国征集档案的时间仅仅4天，在短暂的时间里，大家克服困难，日夜兼程连续作战，圆满完成了预定任务。一是翻拍了1743年清乾隆皇帝做的《盛京赋》法文版、满文版图书600多页；二是翻拍照片73张，其中有1906年盛京城的珍贵照片13张；三是翻拍了英国驻沈领事馆记录的反映沈阳市1920年到1927年间政治、经济、文化、交通等方面的档案资料近500页；四是翻拍了清末东北地区及盛京的地图4幅；五是翻拍库克谋克教(沈阳)游记7页。这些档案资料都是我们沈阳市档案馆所没有的，有些是十分珍贵的，对于我们研究沈阳市的历史有着重要的参考价值。
首次国外档案征集之行，由于我们做了大量的准备工作，通过网络查找到了许多征集线索，为此次征集工作的圆满完成提供了保证。首次国外档案征集收获颇多，但也感到了这方面工作存在的一些问题：
一是档案馆档案专业外语人才稀缺，国外查档期间翻译及档案后期整理环节薄弱利用互联网对国外档案资料进行搜索，要求相关工作人员在有一定外语水平的基础之上，还要对沈阳历史有着相当的了解。因为历史知识越丰厚，越可以通过不同的关键词搜索出更多的沈阳历史档案资料。除此之外，相关人员还要具备较高的档案业务能力以准确鉴定档案资料的价值，要了解沈阳市档案馆馆藏以判定所搜索到的档案资料是否在我馆馆藏范围之内。像这样集档案、外语、历史知识于一身并熟悉我馆馆藏资料的工作人员十分稀缺。同时，在国外查档期间，与查档机构负责人的沟通也是一个十分棘手的问题。目前，我们都是在外办专职翻译的协助下完成此项工作的，但因外办工作人员对档案知识和历史知识的不熟悉，词不达意的情况难免出现。另外，从国外征集回来的档案资料，其中一部分为国外机构驻沈期间形成的外文材料，对这部分资料的整理和翻译工作也是一个需要协调和解决的实际问题。
二是我们对国外查档环境缺乏足够的了解，对突发事件和计划外情况预计不足出国查档前，我们做了大量准备工作，查档计划慎之又慎。在查取内容、查档路线、翻拍工具甚至是国外电源专用插排等每一个细节都进行了反复斟酌，力争利用短暂的几天时间尽可能多地查取到最有价值的档案资料。可是自以为计划的天衣无缝的查档之旅都会出现一些小插曲。在英国国家档案馆，我们发现事前所准备的档案条目并不是想象中的文件级目录而是案卷目录，有的案卷目录根本无法准确反映案卷内容，而且每人每次调档卷数目都是有限的，短时间内根本无法判定其价值并完成翻拍任务。
规划(planning)是一个组织对其未来及通向未来的路径进行设计的过程[1]。战略规划则是一个组织确定其方向或战略以及运用各种资源实现这一战略而做出决策的一个过程，它一般来说规定机构的使命，制定指导机构设定目标和实施战略的方针，建立实现机构使命的长期目标和短期目标，然后根据确定的目标决定行动的方向[2]。它不仅可以引导组织应对变化，把握未来；规范组织行为，增强组织活力；更是自我宣传和展示组织价值的重要工具。
从国外档案事业发展现状看，战略规划已经成为档案机构确定发展目标、探索发展途径的重要顶层设计与管理工具。本文试图阐述国外档案战略规划的发展现状与成就，并分析其特点，以为我国档案战略规划的制订与研究提供有益的借鉴。
2 国外档案战略规划的发展态势
国外档案战略规划的制订呈现出蓬勃发展之势，本文仅就主要国际组织及部分国家的发展态势进行分析和阐述。
2.1国际档案理事会的战略规划
国际档案理事会(International Council on Archives，ICA)是一个旨在保证世界各地的文件和档案得到有效管理(包括永久保存和公共利用)的国际性非政府组织，它是档案机构和档案职业在全球舞台的代言人。随着环境与技术的变化，ICA于2008年7月26日理事会年度大会上讨论通过了新的《国际档案理事会2008-2018年战略方向》(ICA Strategic Direction 2008-2018)[3]，ICA执行委员会则于2010年1月25日了《国际档案理事会2009-2010年业务规划》(ICA Business Plan 2009-2010)，成为目前全世界档案事业的行动指引和发展路径[4]。规划期为十年的《战略方向》表达并阐述了ICA的愿景、使命、核心价值、目标、战略任务及预期社会贡献，与之配套的第一个系列跨年度业务计划《2009-2010年业务规划》则以量化的形式展示了ICA的业绩目标。
2.2美国档案界的战略规划
美国国家档案与文件管理署(National Archives and Records Administration，NARA)是美国联邦政府档案工作行政管理的领导中心和最高管理机构，早在1997年，NARA即制订了一个十年战略规划《美国国家档案馆与档案管理署1997-2007年战略规划》(The Strategic Plan of NARA 1997-2007)，并分别于2000年和2003年进行修订；2006年NARA又出台了一个新的十年战略规划《美国国家档案与文件署2006-2016年战略规划》(The Strategic Plan of NARA 2006-2016)，并于2009年进行修订[5]。此外，NARA的《信息资源管理战略规划》由来已久，最新的版本是2010年9月的5.6.1版本《NARA 2010-2013财年信息资源管理战略规划》(The Strategic Information Resources Management Plan of NARA FY 2010-2013)[6]。另外，NARA还编制了《开放政府规划》(Open Government Plan)以体现国家档案透明、开放、合作的文化理念；编制了《绩效规划》(Performance Plan)，以检验某一财年完成任务计划与长期战略规划目标之间的关联。NARA还出台了投资计划、社会媒体战略、业绩报告、年度报告、电子政府法实施报告等一系列重要的纲领性综合性文件[7]。
除NARA外，美国的一些档案学术机构也在积极地制订事业发展战略规划。
例如，美国档案学会(Society of American Archivists，SAA)自2009年2月开始广泛征求对相关发展规划草案的意见并几经修改，最终于2010年5月推出《2010-2014财年战略优先目标与活动规划》(Strategic Priority Outcomes and Activities FY 2010-2014)，并经SAA理事会(SAA Council)批准[8]。该规划是SAA五年来编制的所有发展规划中最详细的一个，其继续推进SAA于2005年确定的三大优先领域，即：技术、多样性、提倡及公众意识，只是根据新的目标及活动对之进行了调整，并拟订了细致的实施步骤和时间表，以改进档案管理方法、增强档案与社会的关联、提高档案界的社会影响。
2.3英国档案界的战略规划
英国国家档案馆(The National Archives，TNA)是英国政府档案的集散地，也是档案信息管理与信息服务的主要窗口。2007年7月，英国国家档案馆了《流动着的信息：国家档案馆愿景》(Living Information：The Vision of The National Archives)[9]，为达到这些愿景，结合战略优先领域的分析，自2007年起，英国国家档案馆连续几年制订了年度《发展战略规划》(Strategic Plan 2007-2008、Strategic Plan 2008-09、Strategic Plan 2009-10、Strategic Plan 2010-2011)，分别阐述了未来一年内国家档案馆的主要工作任务、计划、方案、项目、活动及相应措施[10]。2011年4月，英国国家档案馆编制了一个为期五年的带有长期性的《2011-2015年业务战略规划》(For the Record.For Good.Our Business Plan for 2011-2015)，阐释了其未来五年中的核心作用、社会职责与战略优势，附带描述了2011-2012年的主要业务领域、信息战略及国家档案馆经费花销的透明度[11]。
除了国家档案馆，英国还有其他档案组织或机构也制订了相应的战略规划。
例如，英国博物馆、图书馆及档案馆理事会(Museums，Libraries & Archives Council，MLA)，早在数年前即编制了跨年度业务战略规划，其中《MLA 2009-2010年业务规划》(MLA Business Plan 2009-2010)已经是5.0版本。除了总的前导规划外，MLA还编制了一系列实施规划(Operational Plans)，以体现相关行动对机构愿景的落实和绩效检验，另外还有一些体现具体活动的行动计划，如《图书馆行动计划》(Library Action Plan)、与英国国家档案馆联手实施的《档案馆行动计划》(Archives Action Plan)等。
2.4澳大利亚档案界的战略规划
澳大利亚档案界十分重视战略规划的制订实施对档案工作的引领作用，从国家档案馆、档案学会，到大学档案馆、州立档案馆，都制订有相应的战略规划。
例如：澳大利亚国家档案馆(National Archives of Australia，NAA)于2009年9月制订了《2009-2012年整体规划》(Corporate Plan 2009-2012)，阐述了NAA的主要成就、战略优先领域、价值理念、核心业务、预期目标等[15]。又如：1975年成立的澳大利亚档案学会(Australian Society of Archivists，ASA)一直是本国的行业代言人，其在20 05年即制订过《2005-2008年ASA战略规划》(ASA Strategic Plan 2005-2008)，阐述了ASA的使命、关键目标、主要贡献等，该规划于2006年9月9日得到ASA理事会(the ASA Council)批准[16]。2008年ASA又制订了《2008-2012年ASA战略规划》(ASA Strategic Plan 2008-2012)，并在2008年7月11日得到ASA理事会批准；规划主要阐述了ASA在未来几年内的战略优先领域，如发展职业理念、开展教育培训、提供准确服务、注重组织建设等[17]。
2.5加拿大档案界的战略规划
加拿大图书馆与档案馆(Library and Archives Canada，LAC)于2006年6月制定了战略规划“变革的方向”，从加拿大图书馆与档案馆将是什么、什么将指导加拿大图书馆与档案馆、什么是实现目标的支撑战略三个方面，确立了该馆今后若干年内发展的主要方向，提出了引人入胜的愿景和富有活力、自信和高度相关的机构的组织哲学[18]。2007年和2008年，LAC又分别出台了新的战略规划：《2007-2010年LAC业务规划》(Library and Archives Canada Business Plan 2007-2010)、《2008-2011年LAC业务规划》(Library and Archives Canada Business Plan 2008-2011)，阐述了本机构的使命、风险识别、主要活动、战略选择及未来展望[19]。
另外，加拿大也有一些地区性的档案战略规划。例如，《安大略档案馆2010-2013年战略规划》(Archives of Ontario Strategic Plan 2010 to 2013)，《萨斯喀彻温档案馆战略规划》(Strategic Planning for the Saskatchewan Archives)等。
3 国外档案战略规划的发展特点
国外发达国家普遍重视档案战略规划的制订，并呈现出以下特点，值得我国档案界深入思考并积极借鉴。
3.1强烈的职业使命感
诸多国家或机构的战略规划都体现出大力开发档案价值并通过具体的行动服务于社会、服务于政府的强烈的职业使命感。正如SAA“发展规划”中描述的，不断变化的信息技术挑战着档案理论、实践及通讯协议，必须实现更有效的各种格式档案的收集、获取与保存；档案从业者必须明确档案及其职业的重要社会价值，增加公众支持、塑造公共政策、获取各种资源，以确保档案记录的可获性、保障公民的文化权利并承担相应的社会责任。ICA在其“战略方向”中提出：我们提供超越政治分歧的专业论坛，捍卫全世界的档案事业；ICA致力于从档案形成之时便对其实行有效管理，维护档案作为国家和社会文献记忆的永久保存，并将它们最大范围地提供给公众利用；通过ICA的活动，国家和国际组织的主要决策者以及世界各地的普通民众都将了解，有效的文件和档案管理是良政、法治、行政透明、保护人类集体记忆以及公民利用信息所不可或缺的前提条件[20]。NARA在其《2007-2017年战略规划》中提出[21]：作为国家的文件管理者，NARA将通过加强对政府文件管理的领导与服务，确保联邦政府工作的连续性和高效性；将应对电子文件的挑战，以确保在数字时代成功地履行自己的使命；必须重新将注意力和资源投入到使尽可能多的文件提供给公众利用上去。国外档案界的这种对自身职业重要性的高度意识及强烈的职业使命感，尤其值得我们思索和借鉴。
3.2清晰明确的目标定位
ICA在其《2009-2010业务规划》中既制订了业务目标(Programme Objectives)，也制订了机构目标(Organizational Objectives)，三大业务目标和三大机构目标下又分别明确了多项具体关键目标(MainGoals)，还辅之以图表形式展示的具体计划项目(Project)或活动(Activity)的名称、承担机构、产品及预计完成时间，不仅内容清晰，更增强了战略计划的务实性和可操作性。SAA在其确定的三大优先领域下，分别设定了多个预期成就(Desired Outcomes)以及可以计量的各种重要活动(Measurable Activities)，并给出实现时间，责任到人或机构。NAA规划中则以图表的形式明确规定了主要预期成就(Planned Outcomes)与行动计划(Programs)、核心业务的职责(Responsibility)与相应的战略措施(Strategy)。
3.3内涵丰富的规划体系
如前所述，NARA不仅制订了总的十年战略规划，还编制了《信息资源管理战略规划》、《开放政府规划》、《绩效规划》等，相辅相成并形成了一套内涵丰富的规划体系。TNA则不仅连续几年制订年度发展战略规划，并有相关的长期业务战略规划，还编制了配套的收藏战略、相关政策文件及行动计划。另外，MLA的年度业务战略规划、整体规划、前导规划、实施规划、行动计划等，也构成了内涵丰富的规划体系。我国也有国家层面的全国“十一五”时期档案事业发展规划、全国档案事业发展“十二五”规划，不少地市也都随之编制了档案事业发展的五年规划，但少有年度发展计划、专项活动规划及相关战略、政策文件或行动计划的制订。
3.4注重规划实施绩效
建设系统各部门在城市规划、建设、管理过程中，开成了大量的业务管理、业务技术资料，它们移交至城建档案馆后统称为建设管理档案。这些资料全面、真实地反映了各部门的工作情况，对于建设部门具有重要意义。
（一） 它们是城建档案的重要组成部分
按照新修改制定的《城建档案管理规定》（建设部第90号令）第五条规定：“城建档案馆重点管理下列档案资料：……（二）城市建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）所形成的业务管理和业务技术档案”。由此可见，这些档案是城建档案的重要组成部分。
（二）它们是指导城市规划、建设、管理的重要依据性文件
这些业务管理和业务技术档案包含了建设系统在城市规划、建设、管理过程中所依据的国家有关法律、法规、政策及规范，是建设系统各个专业内容在实践中的应用，也是城市建设管理的重要凭证。它们包括建设、规划主管部门做出决策的前期依据性资料、研讨过程、专家结论等等。同时也是建设系统各专业部门在监督、指导建设项目各个环节依法建设的重要依据。
（三）它们对工程档案的收集、审核具有指导性意义
这些建设管理档案的进馆，一方面是改善了馆藏结构，另一方面对城建档案馆收集、审核工程档案具有现实的指导意义。通过采集这些档案中包含的信息，使得城建档案馆在收集、审核工程档案时更具有针对性，还有主动性。在实际工作中，工作人员根据所掌握的建设信息，能够在工程建设的前期就有效地介入，开展业务指导，为以后形成高质量的工程档案打下良好地基础。
二、城市建设系统业务管理、业务技术档案的特点
（一）系统性：因为这些文件是在城市建设活动中直接形成的真实记录和反映，是由产生单位直接移交给城建档案馆，没有中间其它环节，因而使这些城市建设系统业务管理、业务技术档案具有较好的系统性。它能准确、真实地反映建设系统各专业部门在行政审批、业务审查等方面工作的全过程。
（二）时效性：这部分档案对城市建设活动有较强的参考意义，由于大部分档案是采取每隔一年移交一次，甚至半年移交一次，这在很大程度上保证了这些档案的时效性，从而提高了档案的利用率。
（三）专业性、综合性：业务管理和业务技术档案是城市建设系统各专业管理部门在其发展过程中产生的，它包括了城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门，因此具有较强的专业性。
一般工程项目建设的时间跨度为1-3年，而这些已归档的施工许可申请文件，施工图审查文件等，对建设职能部门在监督、指导工程的施工具有重要的作用。如：市政公用设施工程主要包括道路、桥梁、隧道、排水、供水、供热、煤气、交通、消防、电力、电讯、路灯等，这些设施大部门是埋在地下的管网工程，与城市人民的生产和生活息息相关，因此收集市政公用业务管理、业务技术档案就显得尤为重要，它是城市基础设施使用、养护、维修等的重要的参考凭证。又如：城市违法建设档案是反映了在城市规划区内的单位或个人违反《城市规划法》的规划，未经有关部门的批准，或违反建设工程规划许可证的规定进行建设等的内容记录，也是城市政府有效行使管理城市职能，指导城市有秩序建设和发展的重要记录。而竣工验收备案文件则是申领房屋权属证书时的必备的证明文件等，因此也具有很强的综合性。
三、建设系统业务管理、业务技术档案的种类和归档内容
目前，我馆保存的建设系统管理、业务技术档案和种类及归档内容主要有：
（一）种类：建设用地、征地、拆迁文件；勘察、施工图审查、设计文件；招投标文件；开工审批文件；工程建设施工许可申请文件；竣工验收备案文件；监理文件；城市违法建设档案等等。
（二）归档内容：
1、建设用地、征地、拆迁文件：包括选址申请及规划意见、用地申请报告及建设用地的批准书、拆迁安置意见、协议、方案、建设用地规划许可申请文件、国有土地使用证等。
2、勘察、施工图审查、设计文件：包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单、地形测量成果报告、初步设计图纸和说明、审定设计方案通知书以及审查意见、施工图审查文件、人防、环保、消防、园林、环卫、市政等部门批准文件或取得的有关协议等。
3、招投标文件：包括勘察设计招投标文件及承包合同、施工招投标文件及承包合同、监理招投标文件及委托合同等。
4、开工审批文件：包括建设项目列入年度计划的申报及批复文件、规划审批申请及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件。
5、工程建设施工许可申请文件：包括建设工程施工许可证申请表、建设用地规划许可证、土地使用证、建设工程规划许可证、桩基工程先期施工核准单、项目立项批准文件、投资许可证、拆迁许可证、中标通知书、施工合同及鉴定书、施工图纸会审纪要、施工组织设计、工程质量监督表或建设工程质量监督书、建设工程施工劳动安全技术措施申请表或安全生产管理申报表、监理合同、银行资金到证明、建设工程项目报建登记表、固定资产项目新开工统计登记表、新建房屋白议预防处理协议书、新型建筑材料发展资金减免申请表、外来建筑企业承包工程注册申请表等。
6、竣工验收备案文件的内容包括：建设工程竣工验收备案证明书、竣工验收备案表、竣工验收报告、施工许可文件或开工报告、质量监督报告、勘察成果审查报告、施工图审查报告、抗震设防审查书、消防设计审查意见书、勘察单位及设计单位、监理单位、施工单位出具的工程质量合格文件和评估报告、使用功能试验资料、地基基础及结构验收记录及检测报告、建设工程竣工规划验收合格证、消防验收意见、建设项目环境保护验收报告、竣工测量资料、竣工档案审查意见，建设工程质量保修书及保证书和住宅使用说明书等。
四、建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法
大部分建设系统业务管理、业务技术档案的归档整理，应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《城市建设档案质量规定》（建办[1995]697号等规范或文件的规定，由城建档案部门按照城市建设管理职能部门的行政审批、业务审查的前后顺序进行组卷、分别采取装订或不装订两种方法进行整理。
本文参考泉州市建设局印发的《泉州市建设工程文件整理规范》（泉建办[2002]17号），以建设工程竣工验收备案文件的整理为例、简单介绍一下建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法。
（一） 组卷原则和排列顺序
1、要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，便于保管和利用。
2、组卷时要保持原审批文件材料的完整性。如：同一事项的文件材料按照审批文件在前，附件及申请文件在后的顺序排列。
3、按照市建设系统各专业部门的办事程序，来排列文件材料的前后顺序。
（二） 整理的具体步骤、方法
按照档案的整理规范去除文件材料上的金属物、对破损的文件材料进行修补及编写页码。卷内目录按照本馆设计的档案管理系统软件，直接输入计算机，形成电子数据。
1、案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。内容应包括建设系统各专业管理部门的单位（即立档单位）名称、事项（即文件材料内容）。
2、编制单位（责任者）与日期：单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者，日期填写案卷内文件材料的起止日期。
3、案卷装订：（本馆）采取不装订的方法。根据文件材料的利用率和实际情况，本馆收集的建设工程竣工验收备案文件采取直接装袋，后装盒的方法。
然而，在高校图书馆档案管理发展过程中，还存在着诸多问题亟待解决，有些来自外部环境或自身管理等因素而引发的各种问题，常使其成为危机萌生地，如何加强高校图书馆的危机管理，减少危机事件的发生及利益相关者的损失，提高高校的声誉口碑，成为了高校图书馆发展所面临的重要问题。
一、高校图书馆档案管理现状
（一）忽视档案管理的重要性
图书馆的档案是图书馆发展历程的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考价值。但在高校中，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，某些图书馆甚至认为档案对评估没有多少存在价值，因此在档案的管理上七零八落，没有专人管理，也没有相应的管理制度做约束，对档案缺乏保护措施，档案管理无法做到集中统一，从而造成档案的严重缺失。
（二）缺乏系统的管理模式
目前很多高校的图书馆都没有建立一套适合自己发展的管理制度，缺乏统一的标准与管理模式，由于管理上的混乱以及许多工作人员的疏忽，导致图书馆档案无法完整的保存，更没有正规的对档案卷宗进行及时的分类编目，标注及登记造册等，使缺失的档案无法保持其完整性，特别是某些档案在提交装订过程中，采用不用规格不同材质的纸张，有些档案文件则采用不同的墨水进行手写，不仅装订起来不够美观，同时不利于保存，从而给查找利用带来不必要的困难。
（三）危机意识淡薄
高校图书馆的危机通常可分为潜在性危机与突发性危机，若按环境因素来划分则分为外部危机与内部危机，外部危机通常为：台风、地震、火灾、水灾等自然灾害引起的造成图书馆断电、倒塌、水管破裂、文献受损等情况；内部危机通常产生于管理体质不完善，工作人员专业素养不高，服务质量地下所导致的图书馆声誉受损等情况，目前许多高校图书馆都把没有把危机管理放到重要位置上来，缺乏危机处理能力，无法及时发现危机隐患，将危机消灭在萌芽中。
（四）人力资源管理水平落后
人才作为图书馆文献资源之外的另一宝贵资源，已不再是传统意义上的毫无价值的图书管理员，而是真正能够负担起信息专家，信息导向与信息管理等方面技能的专业人才。但目前许多高校都没有把图书馆员真正作为一种资源，传统的人事管理无法满足现代人才发展的需求，人力资源管理水平的落后，加之许多管理制度的不健全，不能起到正面的约束作用，致使图书馆员无法摆正自身位置，工作积极性不高，人浮于事，服务意识淡薄。
二、高校图书馆档案管理中存在的问题
（一）档案藏量无法满足查阅者需求
由于高校的重视力度不够，加之资金投入不足，人力、物力、财力在供给上的缺失，导致图书馆档案藏量严重不足；在图书馆档案管理过程中，由于管理模式存在方方面面的问题，导致部分档案利用率不高，档案资料形同虚设，且有些工作人员缺乏档案保管意识，致使部分档案在经年累月中存在缺失现象，无法从根本上满足查阅者对文献资料的需求，从而导致查阅者对图书馆抱持怀疑及不信任的态度，不能做出正面评价，图书馆领导有时也疏于过问档案的管理情况，这也是成为制约图书馆档案管理发展的重要因素之一。
（二）人员配置不适应现有发展
目前许多高校图书馆都没有配备专门的档案管理人员，大多数还属于兼职工作， 只负责登记、收藏、保管等一般性工作，没有经过业务知识培训，也没有进行必要的思想教育，所以在工作中不能产生正确的认识，认为这是一个无足轻重的工作。
另一方面，由于档案管理人员对于档案管理工作投入的精力不够，加之经费不足及领导对此项工作缺乏正确的认识和重视，导致档案管理人员不断的更换，使得许多档案不是缺失就是断档，甚至许多资料该登记的没有登记，该存档的没有存档，导致档案工作在管理过程中出现严重的纰漏，甚至危及图书馆学高校声誉。
档案管理人员的业务水平及工作态度已无法满足现阶段档案管理发展需求，因此，提高图书馆档案管理人员综合素质及档案管理能力，成为了当前图书馆良性发展的主要任务。
（三）档案数字化进程缓慢
在信息化网络时代，许多高校图书馆的档案管理还处于手工存取阶段，从档案载体来看，纸质档案比重较大，电子档案、影像资料文献档案的种类和数量相对较小，档案管理还是沿袭传统的管理模式，没有与图书文献信息资源的现代化建设同步发展，导致档案数字化进程缓慢。在文献信息交流自动化的网络时代，这种馆藏档案的结构和内容已无法满足人们多渠道获得档案文献资料的需求，特别是在已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化开发同步。
（四）危机处理能力薄弱
高校图书馆作为一个开放的有机体，诸多内外因素都可能对其发展和生存构成威胁，形成危机。然而，目前许多高校图书馆对危机管理的重视程度与危机处理能力还很薄弱，人员配备不够，资源匮乏，服务措施不利，这些都是当前普遍存在的问题。
目前我国学术界对图书馆的危机管理主要还是以学术研究为主，能立足于高校图书馆面临的具体危机做调查研究的尚属少数，缺乏强有力的数据和案例支持，因而其针对性和可操作性不强。从现存的图书馆危机的文章中来看，对于高校图书馆危机问题的研究也多是流于形式的那些困难，对于某些存在危机的问题还没有形成足够的危机意识，如对外国留学生的信息服务和对残疾人的信息服务等，探讨的很少。即便有，也没有深入的探讨危机产生的原因，提出的解决策略也多为空泛之谈。
（五）无有效的评估制度做指导
目前很多高校图书馆都施行了绩效评估制度，但大部分都做的不够深入，不是使评估制度流于形式就是违背了绩效评估的初衷，评估效果之所以难以达到预期，归纳起来有如下原因：
首先，考核目的不够明确。绩效考核的首要目的是对管理过程的一种控制，通过评估发现员工工作的不足，明确改进方向，提高员工绩效，从而更好的实现组织目标。但在实施过程中，被考核者往往错以为考核只是走走形式，没有对考核进行正确的认识，可以说完全背离了考评的初衷。
其次，评价指标定位不明。目前许多图书馆在实施绩效考核中都出现考核标准的界定过于笼统、宽泛，指标设计缺乏可量化行的问题，让被考核者对指标的理解存在歧义，使考核失去公平公正的原则。
再次，缺乏反馈机制。在考核工作中，有效的沟通是整个绩效管理系统不可缺少的一环，也是实现考核效果的重要保证。然而，目前许多图书馆在反馈问题上都是类似于年终小结的形式，无法做到双向的反馈沟通，这种为考核而考核，不重视考核结果的做法直接影响到馆员对考核结果的正确认识，从而影响到馆内团结，导致馆员工作质量下降，使考核失去了原本的目的。
最后，是缺乏奖惩机制。目前许多高校图书馆在考评过程中，往往只重视考评过程，轻视奖惩环节，不能从根本上实现考评与奖惩相挂钩，考评结果的好坏对馆员无实质性的影响，这种没有奖惩机制的做法，使考评流于了形式。
三、改善建议及具体措施
（一）实现资源共享，满足查阅者日益增长的需求
在现阶段发展过程中，由于科学技术的不断更新和进步，图书文献资料的价格不断增长，居高不下，没有一个图书馆能在有限的馆舍条件、经费和人力的情况下，把所有的文献资料搜集齐全，加工整理，有效传递。而要想解决这个问题的根本途径，就是要做到资源共享。 图书馆的资源包括各类馆藏、目录及人员设备等，若有两个以上的图书馆共同使用这些资源时，就做到了资源共享。 现在许多高校的图书馆都已经采取了各种措施，在采购、编目、存储、馆际之间互相借阅等领域开展多种形式的馆际工作，使资源得到充分利用，实现资源共享。这不仅节约了人力成本和经费，而且还为开拓新领域，扩大服务范围，提高服务质量等方面，带来了新的资讯与发展契机。资源共享作为高校图书馆的一个发展目标，终究会得以实现。
（二）提高员工素质，健全管理制度
档案管理是高校图书馆管理工作的首要任务，因此，提高员工素质，完善各项管理制度，建立标准化的管理体系就显得十分必要。在用人方面，可选用责任心强、并具有较高学历及文化素养的人才，主要承担图书馆档案管理的全部职责， 档案人员一经落实，需保持相对稳定，不要随意变动。另外还需从实际出发，开展档案人员的业务学习，多让他们参加专业培训班和实际操作学习， 逐渐积累档案管理的专业知识和经验。同时档案管理人员还需更新观念，掌握先进的计算机和数字化的网络应用技术，打造一支具有广博的知识、敏锐的信息意识和较高的信息处理能力的复合型专家队伍，以适应档案管理工作现代化发展的新趋势。
要搞好图书馆档案工作，必须建立一系列科学、系统、并且适合本馆发展的规章制度。要结合图书馆工作的特点和具体情况，以制度的形式确定内部管理沟通的执行方式、途径渠道，以及评估方法，使内部管理沟通有依据可循，不以某个领导意志的改变而改变，这是图书馆内部管理沟通能够长期存在并付诸实践的必然条件。
档案管理服务于管理又作用于管理，图书馆完善的管理制度和规范化的管理工作程序，能有力促进图书馆档案现代化建设的进程。
（三）加快图书馆档案数字化建设步伐
加快图书馆档案数字化建设是当今世界经济和社会发展的大趋势，随着时代的发展， 人们对档案信息的需求及档案开发的要求越来越高，读者通常可以通过计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到计算机中所需的数字化的文件内容，极大地方便了用户，这不仅最大限度地延长了档案的寿命， 更快捷地为读者提供了档案信息。
国内某高校甚至研发了一个文件档案管理系统，数据信息可包含文本、图像、视频、音频及其他类型的信息数据，系统可实现文件审核、高级检索等功能，使档案管理可实现数字化管理与传统的纸质档案的管理并存。
这种档案管理模式，逐步实现了图书馆档案的数字化，为档案管理开辟了广阔前景，同时也给档案工作带来变革。因此，档案工作必须采用计算机为主的数字化发展技术，结合高校图书馆的特点，最大限度地开发高校图书馆档案信息资源，为图书馆管理工作提供积极有效的服务。
（四）建立有效的危机管理体系
高校图书馆在管理过程中可能会遇到各种类型的危机，如果对危机管理过于忽视或是危机意识不足，极有可能给图书馆造成无可挽回的重大损失，因此当务之急，就是要建立有效的危机管理体系，将危机消灭在萌芽。
首先要建立危机管理机构，并成立危机管理小组，加强与外部危机处理机构的合作，建立危机预警机制，制定危机应急方案以及应对措施。其次，需加强图书馆网络安全建设，加大监控力度，建立高效的数据备份与恢复系统，定期检测硬件的安全性，做好维护工作。再次，完善评估制度，将危机管理工作的指标纳入考核指标体系，同时还要培养员工的危机意识，进行必要的教育培训，提升员工危机处理的知识和经验。
最后要在馆内建立和谐的文化氛围，培养员工的爱馆意识，增强员工的归属感，认同感，提升馆内凝聚力及向心力。只有这样，才能激发员工的工作热情，降低摩擦，减少不必要的损失，使图书馆具备较强的危机处理能力，从而达到预防、弱化和消除危机的目的，保证图书馆健康和谐的发展。
（五）管理模式向企业化发展转变
图书馆向企业化发展是指图书馆参考企业的管理模式与方法，以读者为导向提供服务，运用现代企业科学的管理方法改革图书馆管理模式，提高图书馆的经济和社会效益。由此可见，图书馆实行企业化管理并不是要把图书馆当作企业来经营，而是要把企业先进的管理方法运用到图书馆的管理中。
首先，需建立符合本馆发展的管理体制和制度，明确职位发展定位，制定具有积极性的激励机制与约束机制，培养图书馆自主经营意识，精简机构，提高效率，使组织趋于扁平化结构管理。
其次，是实行岗位责任制，引进现进的人事管理体制，改变过去权责不清，分工不明，效率不高的工作状态，注重激发图书馆工作人员内在潜能，提高工作积极性和创造性，提高工作效率，实现个人价值。
关键词：电子档案 中等职业学校 图书馆
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）11-0048-01
一、对电子档案的基本认识
提及电子档案，我们有时也将其称之为虚拟档案，就是将传统的实体档案信息通过字节和比特的方式表示出来，并保证其在电脑网络上的流通与共享。换句话说，只需要引入必备的、恰当的软件，保证齐全的硬件和相应的背景或者细节，用户就可以随时在自己的网络终端加以定位，并将其转化为可以理解的文字、数字或者是图像、符号等。
电子档案可以说是伴随着互联网技术和计算机技术的迅猛发展而产生和发展的，它快捷、方便、省时、省力。也正是因为如此，被学校图书馆加以广泛应用。
二、关于电子档案在中等职业学校图书馆的应用分析
要想了解电子档案在中等职业性学校图书馆的额应用现状，我们首先要了解的是与传统的档案相比，电子档案的优势何在？
1.电子档案的优势
与传统的档案相比，电子档案的主要优势在于：
第一，电子档案在阅读方面的优势显著
传统的档案虽然被人们所熟悉和了解，但是真正翻阅起来费时、费力，甚至无法准确查阅到自己所需要的有用信息，而电子档案则不同，只要借助某些特殊的介质，往往可以很快便查阅到准确地信息。
第二，电子档案在使用方面的优势突出
一是效率高，速度快。能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
二是档案信息得到有效利用，实现资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。
三是有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
2.电子档案在中等职业学校图书馆的应用分析
第一，加快推进资源共享的进程
电子档案最为显著的特征就是资源的共享，因此，要想充分发挥电子档案在图书馆的优势，就必须尽快实现资源的共享。具体来说，就是要立足于学校的实际情况，尽快与兄弟院校或者其它图书馆条件更加成熟的学校建立资源共享，让学生能够读到更多的仓鼠，拓展学生的知识面。以我们学校为例，我们是卫生学校，就可以联系呼和浩特市图书馆，建立资源共享，可以让学生通过数据库和超级链接等信息技术进行检索，查阅到更多与自己所学专业相关的书籍或者文献等，为更好地学习专业知识奠定坚实、有力的基础。
另外，通过电子档案，也为教师提供了一个良好的平台，为教师进行资料的整理与归纳等提供了更多的方便，同时便于教师实现个人教学经验等的交流与共享，加强教师之间的交流与学习，有助于教师全面提升自身的综合素养。
第二，对校园文化的良好促进作用
随着社会的进步与发展，校园文化的建设受到了越来越多的关注和人才。事实上，通过校园建设，不仅有助于学生的全面成长，同时也有助于学校综合竞争实力的提升，而电子档案的诸多优势和特点恰恰较好地迎合了校园文化的建设。电子档案出现以后，学生可以参与到电子档案的建设和完善过程中去，有助于更好地引导学生自主学习，构建出具有特色的、内容丰富的，可以系统、完美展现学生成长、努力与进步的电子档案。
第三，电子档案对教师提出了更好的要求
要想真正发挥出电子档案的积极效用，图书馆的管理人员必须要全面提升自身的综合素养，这里所说的综合素养不仅仅是指在职业道德以及责任感等方面的提升，更为重要的是在业务素养等方面的提升。电子档案的引入不仅仅需要图书馆相关人员掌握电子档案管理的基本工作，同时需要能够更加熟练掌握电子技术以及软件、硬件等的应用。
为此，教师一定要注意加强学习，不断提升自身的综合素养。具体来说，主要体现在以下几个方面：
首先，树立先进的服务意识。对于图书馆的教师和相关人员而言，一定要充分意识到自身工作的重要性和必要性，树立先进的服务意识，以电子档案为介质，做好相关服务。
其次，要加强学习，定期参加培训。电子档案对教师的要求比较高，教师一定要首先对电子档案有所了解，熟练掌握其相关职能，进而对学生施加必要的引导和帮助，让电子档案真正成为学生学习路上的好帮手。
最后，教师要注意加强与兄弟院校相关人员的交流。电子档案作为一个新鲜事物，尚且处于起步阶段，因此，对于图书馆的教师而言，肯定存在着一些疑问和不尽理解之处。为此，教师不仅仅要注意加强自身学习，同时也要注意加强与兄弟院校的交流，就具体使用过程中的经验和问题进行分享与交流，这样既有助于电子档案的完善，也有助于教师更好地了解电子档案的功能等。
三、结语
综上所述，我们不难看出，与传统档案相比，电子档案存在诸多的优势，但也尚有许多需要完善之处。与此同时，在实际应用的过程中，也面临着一些难题与困惑，如果不加以及时解决的话，势必会影响到其积极效用的发挥。为此，我们一定要首先树立先进的观念，进而以此为指导，针对目前电子档案应用过程中存在的一些实际问题，采取多种有效的、有针对性的措施去实施、去践行，充分发挥电子档案应有的积极效用，为充分发挥图书馆的作用，促进学生更好地成长提供坚实的基础和保障。
参考文献
[1]罗金河.电子档案在中职学校图书馆的应用[J].科技创新导报，2011，02.
[2]郝月英.电子档案管理人员应具备的知识与技能[J].科技信息，2008，23.
