关键词：突发事件；高校档案；应急管理体系
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：高校档案应急管理体系研究
收录日期：2013年5月30日
突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。
一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战
1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。
2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。
3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。
二、高校档案应急管理应对策略
1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。
2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。
3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。
5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。
主要参考文献：
（一）档案应急管理原始资料积累阶段（1949—1979）。
新中国建立伊始，党和国家十分重视档案事业的建立和发展，对地震、洪水等各种自然灾害较为重视，先后成立了地震局、水利局、气象局等专业性的防灾减灾机构。档案领域也先后出台了部分文件并成立了相关机构以加强对相关基础性档案工作的管理，为应对各种社会灾害提供档案服务。如1962年6月22日，国务院批转了国家档案局《关于加强管理城市基本建设档案试行情况的报告》，1963年5月30日，国务院批准《全国地质资料汇交办法》，并责成地质部施行，1950年成立中央军委气象局和中国科学院地球物理研究所的联合资料室（气象档案馆的前身），1952年成立了地质资料司（全国地质资料馆的前身），1956年10月成立了国家测绘总局资料馆（国家测绘档案资料馆前身）。这反映了档案部门提升服务社会应对处置各类灾害能力的早期探索，客观上也加强了对地质、气象、水文、城建、卫生等相关领域档案的收集整理工作，使得档案资料在这一时期得到了记录和延续，为日后防灾、救灾、减灾工作的开展积累了丰富而珍贵的原始档案资料。
（二）社会应急管理体系框架形成及档案部门应急工作的萌芽阶段（1980—2007）。
十一届三中全会以后，我国档案事业进入了一个新的历史发展阶段，档案工作在各方面都得到了加强和完善，先后出台了《关于进一步加强城市基本建设档案工作的通知》、《城市建设档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关办法，这保证了我国档案工作的规范化发展，也使得档案部门应对灾害的服务能力得到提升。2007年8月30日，《中华人民共和国突发事件应对法》的制定和实施标志着我国突发事件的应急管理工作走上了规范化、制度化和法治化的轨道。在此社会背景下，包括测绘、煤矿、卫生、交通等各部门对如何加强自身档案应急管理工作能力建设，提升应对社会突发事件的水平进行了认真的思考和务实的探索。国家档案局在2006年制定的《档案事业发展十一五规划》中指出，“要采取一切必要措施，提高档案馆、档案室抵御自然灾害和危及档案安全的突发事件的能力，确保各级各类档案馆、档案室具备安全保管条件。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全”[1]。
（三）档案自身安全体系建设迅速发展及面向社会突发事件应急体系的探索阶段（2008年以后）。
在此期间，档案部门对各类突发事件对档案资源造成的危害高度重视，在《全国档案事业发展十二五规划》中提出要加强档案安全体系建设，提高档案的容灾及灾备能力，确保档案安全。同时在实际工作中有意识地加强了对社会应对突发事件工作中形成档案的收集积累。汶川特大地震发生后，2008年5月国家档案局了《关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知》，要求认真做好抗震救灾工作中各种文件材料的收集和整理工作，确保文件材料的齐全完整[2]。2008年8月国家档案局了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，要求各级档案部门要有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，维护档案工作正常秩序，确保国家档案资源的安全[3]。2010年5月，国家档案局召开全国档案安全体系建设工作会议，提出要全面建立能确保档案安全保密的档案安全体系。2010年4月玉树地震事件中，国家档案局了《关于加强青海玉树震区档案安全保护和服务工作的紧急通知》，要求全力做好震后档案安全保管保护，同时提出要积极为抗震救灾工作提供档案利用服务，将抗震救灾工作急需的档案资料主动提供给抗震救灾指挥部门。从青海玉树地震和汶川地震发生后档案局的两份通知比较后，我们可以看出，档案部门的应急服务理念发生了重要变化，玉树地震中档案部门不仅仅提出了保护档案的安全，同时也强调要积极主动地参与对社会突发事件的应对处置工作，发挥档案在抗灾救灾工作中的作用。档案的保护和利用是档案部门两项并重的工作，建立面向社会突发事件的档案应急管理体系，有效参与对各类社会突发事件的救助应是档案部门当前和今后迫切需要开展的一项重要工作。
二、进一步完善档案应急管理体系建设的思考
（一）建立我国各层级档案部门的应急管理组织体系。
档案部门要建立和完善我国从中央到地方的多层级档案应急管理组织体系。国家档案局是档案部门应对社会突发事件应急管理工作的最高领导机构，地方各级档案局是各地区档案部门应对社会突发事件管理工作的行政领导机构，可成立包括应急领导机构、应急指挥机构、应急管理办公室、综合协调机构、应急支持保障等部门，工作中承担档案部门应急管理的政策、规章和规划的制订，负责应急预案体系和应急体制、运行机制、应急法制建设，协调指导预防预警、应急演练、应急处置、应急保障等工作，并指导下级档案部门应急管理体系、应急信息平台建设，协调和督促检查相关应急管理工作贯彻落实情况。
各级档案局及其下辖的各应急管理机构应建立档案应急管理专业人才库，根据实际需要聘请包括档案、计算机处理、应急管理等领域内的相关专家组成档案应急管理专家组，为档案部门应急管理提供相关决策建议，必要时直接参与突发事件的应急响应工作。
（二）提升档案应急信息资源的服务能力。
1.加强档案应急资源的收集。档案部门在工作中要牢固树立档案应急服务意识，加强对各类社会突发事件的调查研究，调整和明确规定各领域内的档案归档范围，确保交通、民政、城建、农业、林业、气象、水文等重点部门相关档案归档资料的完整性。近年来，各地区、各部门的应急风险意识普遍提高，建立了各类风险隐患预警档案，档案部门应抓紧将这部分档案接收归档。在加强对各类与应急管理相关档案的接收与征集等日常工作的同时，要提前介入到各类突发事件中，对突发事件中相关档案工作实施监督、指导和控制。将包括突发事件本身的信息、各部门应对突发事件处理过程中形成的文件材料、各应急部门制定的各项紧急处置方案、紧急处置方案的实施过程、效果评估等所有与突发事件相关的档案信息进行全面及时地收集、移交和接收。通过以上工作，一旦突发事件发生，档案应急管理部门就可以利用档案信息管理系统，提供相关档案信息，对突发事件进行及时应对处置，同时还可借鉴以前发生过的类似突发事件的应急处置方案，为处理突发事件提供科学的决策参考支持。
2.建立档案应急管理的信息系统。档案信息管理系统是整个档案应急管理体系的信息综合平台，负责档案信息在整个应急工作中的采集、管理和实时传递，为档案应急管理工作提供各类信息支持。档案应急信息管理系统应当建立各类基础数据库系统，内容包括各地区、各部门、各级各类档案馆的档案基础信息库，以往档案部门参与处置突发事件的典型案例库，各类突发事件的总体、专项、部门等应急预案库等等。在突发事件发生时，系统即可成为各地档案应急指挥机构的综合信息处理平台，在突发事件的应对处置过程中发挥关键的信息保障作用，提高档案部门应急管理的科学化水平，增强应急管理响应工作的效能。在建立系统的基础数据库时，应确保相关信息的完整性、准确性和可靠性，要定期和不定期地对数据库中的相关信息进行及时的维护和更新，并从技术和制度的层面上采取有效的保密措施，保证数据库内档案信息的安全性。
3.档案馆体系的调整改革。我国目前的档案馆体系是各级各类综合档案馆和众多专业档案馆网并存的状况，这是在我国计划经济时代形成的管理模式。传统的档案馆模式存在档案资源分散，服务功能单一等诸多不足，多头管理的体制造成了档案部门在应对各类社会突发事件工作中的效率低下，限制了档案部门在社会应急管理体系中作用的发挥。档案部门要打破原有的档案馆管理模式，建立面向社会突发事件的档案馆新模式，实现档案工作由“国家模式”向“社会模式”的转变。档案部门可参照安徽“和县模式”，分层次、分阶段逐步建立“以档案行政管理部门为主体，各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源[4]”。建立科学流转的新机制，确保各类专业档案移交到国家综合档案馆，全面提升国家综合档案的应急服务能力与工作效率，真正实现档案应急管理的一站式服务。
（三）制定应对社会突发事件的各类预案，加强平时的演练和培训工作。
为提高档案部门参与处置各类突发事件的能力，最大程度地预防和减少突发事件及其造成的损害，应建立和完善从中央到地方的各层级的总体、专项和部门应急预案体系，总体应急预案是全国各级档案部门应对社会突发事件的应急预案体系的总纲，主要适用于跨本级档案部门所管辖区域的或超出事发地下级档案部门处置能力的突发事件，专项应急预案主要是各级档案局及其有关部门为应对某一类型或某几种类型突发事件而制定的应急预案，部门应急预案是各级档案局有关部门根据总体应急预案、专项应急预案并结合各部门职责制定的应对突发事件制定的预案。
档案部门可结合国际减灾日、全国消防日及国内的各种灾害纪念日等，定期和不定期地开展突发事件的应急演练工作。通过实践的应急演练，对各类应急预案的实用性和可操作性、档案信息系统运转的有效性、档案应急管理体系响应的能力等进行全面检验，可锻炼档案应急队伍，提高人员对突发事件快速应对效率，结合档案部门内部机构及档案部门和系统外单位的联动协调机制，切实提升突发事件的应急处置能力。
同时，可通过召开应急管理工作会议，制作《档案工作参与突发事件灾难的启示》等新闻纪录片，印发《档案工作应对社会突发事件应急指南》、《面对社会危机时档案人怎么办》宣传材料等形式多样的工作，加强档案应急管理的宣传和培训。此外，举办档案应急管理的培训班，加强对档案应管理体系、档案应急平台体系数据库建设、档案应急管理法制等各项专题内容的学习。
（四）建立和完善档案应急管理的法律法规。
近年来，随着社会突发事件应对工作实践的开展，国家先后出台了包括《中华人民共和国突发事件应对法》在内的众多应急管理领域内的法律法规。档案部门近年来也加强了突发事件相关立法工作，2011年6月14日，国家档案局对1992年的《档案法规体系方案》进行了修订，并要求各地区、部门根据各自工作职责、立法权限和程序，制定符合档案工作发展需要的档案管理的具体制度和办法，其中在“需调研论证的国务院部门档案规章”4部规章中，列出了《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》和《损毁档案的赔偿办法》等3项与突发事件相关的档案规章[5]，但总体而言，档案部门应急管理立法工作明显滞后于社会应急管理领域的实践，这使得档案部门在参与各类社会突发事件时无法可依。档案应急工作机构应加强对社会应急管理相关法律法规的研究，在完善档案法律法规工作过程中，将档案部门参与社会突发事件的机制纳入到相关法律中去，对突发事件状态下档案机构、社会组织、个人的权利和法律责任等做出具体规定，用法律的形式进行规范制约，为档案部门参与突发事件的应急管理工作提供全方位的法律保障。同时需注意档案应急法规在横向上与社会其他领域应急法规之间及纵向上下层档案法规之间的协调配套，使档案部门参与社会突发事件工作在法制轨道上规范有序地开展。
注：本文系国家社会科学基金青年项目“面向社会的档案信息资源规划研究”（项目编号：11CTQ032）、江苏省档案局科技项目“面向社会突发事件的档案工作应急管理体系研究”（项目编号：2012-14）、江苏省教育厅高校哲社项目“面向社会突发事件的档案工作机制创新研究”（项目编号：2013SJD870003）研究成果。
参考文献：
[1]档案事业发展“十一五”规划.
[2]国家档案局关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知.
[3]档案工作突发事件应急处置管理办法.中国档案报2008（10）.
[4]李学香.新时期国家档案信息资源管理模式研究. 2008年档案工作者年会论文集.
关键词：急救中心;档案信息管理体系;健全与完善
急救中心档案信息是以不同载体保存的历史记录。这些具有利用价值的资料是档案工作的基础，必须具备一定的完整性。但由于对其重要性缺乏足够的认识，急救中心档案基础工作还不够完善；人员操作随意不规范；资料收集不够及时；工作欠协调；借阅手续不严格；制度有待进一步健全；致使档案资料分散，收集遗漏，以至导致一些资源的损失。因此，必须加以进一步规范与改进，从档案信息的内容要素、收集传递，到保存利用等，形成一整套科学严谨的管理系统。
一、档案信息资源收集范围的界定
档案资料的收集是档案管理的主要业务。随着时代的发展，社会与个人的信息利用需求日益强烈。这就给急救中心有用信息的获取和收集管理提出了更高的要求。急救过程中，急救中心客观地记录有病人急救全程实时全方位录像录音以及纸质数据信息，不仅是医患纠纷处理的法律依据，还是医院应急能力及专科特长的实际体现，是考核评价急救人员绩效的客观依据。档案部门必须将其无一遗漏地尽收囊中。1.急救中心历史沿革资料。急救中心从无到有、从小到大、从分支到独立，整个发展历程全貌的信息资料是重要的档案信息资源。中心档案中必须如实记录反映。诸如中心的场地、设施、设备、规划、设计、建设等原始影像、视频、图纸资料，以及组织机构的变迁；印模式样的启用更改；文化、科技、制度、管理经验等传承资料都在收集之列。2.院前急救全程信息资料。院前急救全程档案所记载的内容不同于医院门诊与住院部门。急救全程档案必须从急救中心受理报警、调度员派车开始，到现场抢救，送达医院全部过程的信息资料无一遗漏地记录在案。大到病名病因、责任大夫护士、救治用药措施，小到出车车型、车速、行车公里数，细到调度员接警的对话语态、派车指令的录音资料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止时间以及各项收费等信息资料也自然照收不误了。这些档案信息资料收集后，还应按照病种、发病年龄与地域、发病原因及时进行分类、整理、编目、归档。并通过计算机系统，实现档案统计、保存、检索及应用的系统而科学的管理。不仅方便卫生主管部门及科研工作人员的快速查询，而且在发病规律研究、抢救经验总结及预防方法的探索方面发挥着应有的作用。3.中心行政活动资料。在院前急救全程信息资料收集的同时，急救中心还要拓宽档案信息资源，进行全方位、多层次的收集开发工作。一是上级机关下达的决定、制度、通知等指导性文件；二是本中心上报的总结汇报材料、请示报告及相关批件；三是大型会议纪要、重大事件、学术研讨、医疗保健、人才培训，及其党办、工会、团委活动及各科室日常例行活动情况等材料的完整收集，以充实档案信息，实现资源共享。
二、收集方式的创新
丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的基础。新颖的信息资源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集习惯，多管齐下，迅速及时地获取完整齐全的档案信息。1.主动出击收集法。急救中心档案工作人员可以改变坐等报送档案资源或被动接收的传统做法，采取积极采集方式，真正走出办公室，加强与各科室相关人员的联系和协调，确保档案信息能及时收集，了无遗漏。档案工作人员还可以自己动手，亲自进行中心召开的大型会议的拍摄，或参与重大事件与活动的拍摄，直接获得齐全完整的第一手照片与镜头资料。此外，为方便应急事件的处理，档案部门还可以主动建立以辖区户主姓名、家庭住址、联系电话等信息为内容的社区居民急救信息档案。并收集辖区范围内医院的地理位置、急救设施、专家优势、血量存储，以及联系电话等相关信息，以便在紧急情况下迅速确立处置预案，为病人赢得更多抢救时间。2.档案组织网络收集法。急救中心可以成立自上而下的档案组织管理网络机构，在各科室设立兼职档案员，正式行文明确要求其负责本科室档案收集与报送，并对收集时间、归档内容及其目录编排做出具体规定。档案部门针对所收集报送的信息资料，在鉴别分类的基础上，整理归档，统一进行分卷编号，列出目录明细，以备检索查询。3.“非常规资料”的追踪催交收集法。“非常规资料”是一些临时性工作形成的文件资料。诸如赴外地参会的会议文件资料；同合作单位业务洽谈形成的合同或协议等契约资料；机关工作人员调离退休变动時需要移交的文件材料；上级部门授予的荣誉证书；以及一些专项活动的文字、声像、图片等。这些资料如不及时收集，极易散落在部门或个人手中，档案工作人员要主动提醒，及时追踪收集催交。4.电子文档网络上传收集法。随着办公自动化和档案信息系统计算机管理的普及，急救中心各部门对档案信息资源实现了联网互通。档案部门要充分利用网络功能，通过上传方式进行文件和图片资料的收集，形成电子文档，方便查询与共享。
三、档案管理制度的完善
急救中心档案信息管理体系的健全与完善，不仅要明确档案信息收集的范围，在收集手段方面还要适应新形势的需要和变化，建立一系列档案管理制度，用健全与完善的管理制度做保证。1.档案管理人员职责的制定。以《中华人民共和国档案法》为依据，结合院前急救医疗工作的特殊性，制定《专职档案管理工作人员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》等规章制度，强调档案集中统一的管理原则，在明确专职人员收集、整理、归档、保管、保密、监督等方面的责任的同时，明确各科室兼职档案员的职责，要求将分散在各科室的文件、信息资料随时收集整理，送交归档。2.档案管理制度的制定。通过《文件资料收集整理的规定》、《立卷和归档工作的具体要求》、《档案的保管条例》、《档案分类编号标准》等各项管理制度的制定，明确文件信息资料收集分类、排序立卷、保管时间期限、查询借阅、档案保密、档案利用与销毁鉴定等事项及要求，所有制度以文件形式下达，确保档案工作的严肃性、规范性、科学性与条理性。特别是《档案借阅制度》，必须强调借阅登记手续的办理，借阅档案的及时归还，不得随意涂改损毁；若需卷宗拆线，必须获得档案室的同意。3.档案知识教育培训制度的制定。根据形势的发展变化，不断组织档案部门专职人员，以及各职能科室兼职人员进行以档案知识与管理制度学习为内容的专题培训或短训。并通过专题会议、讲座、橱窗、板报等多种形式，进行急救系统档案管理重要意义、档案收集整理的基本操作流程与技能，以及注意事项等相关知识的宣传，提高大家的认识，丰富专业知识，激发其工作热情及主动性，从而加强档案管理工作的科学性，促进档案管理水平的大幅提高.
参考文献：
[1]刘丽.大数据时代下急救中心档案管理信息化建设研究.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上），2016
【关键词】：急救中心档案管理
当前医疗卫生体制改革正处于关键时期，医疗急救系统是社会公共安全和公共卫生体系的重要组成部分，如何加强急救中心的科学管理，规范医疗急救服务工作，提升应急医疗救援能力和水平，促进医疗急救事业的建设和发展，保障、维护公民健康权益，是摆在急救中心管理者面前的一道道难题。在新形势下急救中心档案工作如何面对急救中心发展的新特点、新情况、新问题、新任务，探寻新途径适应发展需要，自觉地服务急救中心的医、教、研工作，是档案工作者急需解决的新问题。
一、档案在急救中心建设中的作用和价值
1.1、档案为工作查考提供重要依据。
急救中心档案是指中心在各项职能活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像以及其他不同形式、不同载体的历史记录。它产生于省急救中心的形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于中心业务工作及其组织、管理的各个方面，真实地记述和反映了中心的发展轨迹，是重要的信息资源。古人说得好:“以铜为鉴，可正衣冠;以史为鉴，可知兴替。”前人的经验可以使我们少走弯路，前人的积累可为我们的发展奠定基础。
谈到积累，我们可理解为两大部分，一部分是有形资产如房屋、设备等，可用积累数额和金融价值来体现，另一部分是无形资产，如独创的管理急救中心的思想、方法，独特的医疗技术等等，这些宝贵的经验，积淀在急救中心发展的历史中，这无形的资产以什么来体现呢?除急救中心内外口碑流传外，很大部分是通过档案来体现的，完整的档案忠实地反映了历史的全貌。
1.2、档案是中心管理工作的依据
档案是急救中心工作的原始记录，具体记录了上级的指示、意见，历届决策者的指导思想，领导班子制定的各项规章制度和办法、开展各项业务活动的措施和方法，反映了急救中心的工作成就、经验和教训。因此领导和部门工作人员为了熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例、进行决策、寻找凭证、处理问题等等常常需要查考历史的记载，可从中了解到党和国家制定的各项方针政策和上级指示，能够熟悉各项工作的来龙去脉，以便使决策科学化，减少无效劳动和重复劳动，为延续未竟工作和开展新工作提供依据，有效地提高工作效率和质量。
1.3、急救中心档案是医疗科研教学的基础和条件
医学是一门继承性、连续性、传递性很强的学科，它的发展和开拓，主要依靠经验材料和理论材料的不断积累，医学研究要在前人已取得成果的基础上进行新的探索。因此，医学科研离不开档案资料，实践告诉我们，前人的研究即便是失败的记录，也能为后人的研究提供参考和依据，传统的医学研究为了获取完整的资料，对新技术、新药品的效用观察最长的要求达到一个生命周期，约六十年，所以相关资料和档案的保存非常重要。
1.4、档案为中心精神文明建设服务
急救中心档案记载了医疗急救事业的发展轨迹，是中心宝贵的精神财富，记载了急救中心规模、房屋变化，设备仪器的更新换代，中心优秀干部、职工为中心发展所做出的贡献和先进事迹等等情况，以及急救中心发展史上的重大事件，都能凝聚成一种精神，引导职工积极进取，对树立中心的自身形象起到重要作用。利用这些史料对广大职工进行艰苦奋斗的传统教育，具体而生动，富有说服力和感染力，能够激发职工敬业爱岗，热爱急救中心的感情，使中心的自身形象、优秀先进人物的榜样力量能够延绵不断地得以传承。
二、当前急救中心档案管理现状
2.1档案管理机构不健全，管理职能不明确。
医院档案由办公室的综合档案室负贵，管理文书、科研、人事、会计、声像及部分实物档案，而病案、病理切片、X光片等由患者就诊形成的医疗档案材料，则由医务部等科室各自单独保管、单独存放，从而形成一个医院多个部门管理档案的格局，没有统一的管理标准和模式，缺乏统一的专业职能部门全面负责。
2.2医院档案人员素质偏低。
因医院档案专职人员偏少，原始学历不高，而且他们的年龄偏大，素质偏低，无法将精力放在档案管理和开发利用上，使档案工作处于被动应付状态远远落后于医院现代化管理对档案人员的要求。
2.3重管轻用、没有发挥应有的作用。
很多医院急救中心的档案管理存在重管轻用的现象。档案收集了，管理了，却忽视了最重要的档案信息资源的开发利用。因档案工作人员服务意识较差，没有编制相应的检索工具和目录，致使需要使用档案材料的人找不到相应的材料，既耽误了工作又使许多珍贵的医院档案被束之高阁。大量的档案材料沉睡在档案室内，体现不出任何价值，失去了管理的意义。
2.4医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。
随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理巾已经广泛运用，医院管理手段不断进步。而很多医院急救中心还没有运用计算机及网络技术管理档案，基本还停留在手工收集、检索阶段，信息量小，不利于档案的收集、开发利用。
三、积极探索，切实做好急救中心档案管理工作
3.1加强学习，增强意识
思想决定行动。加强学习，扭转错误意识是加强档案工作的前提。急救中心档案管理是医院管理的重要组成部分，各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳人重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。可以通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传档案工作，使X院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自已日常工作和生活的密切关系。领导重视，全民动员才能使档案工作取得长足进步。
3.2组织落实，明确职责
为确保在预定的时间内顺利地完成档案定级达标工作，中心专门成立了以中心主任为组长的“档案建设领导小组”，并确定了由一位分管领导主管档案工作；成立综合档案管理办公室，由办公室主任兼任档案科长；除办公室外，各职能科室都选派了一批责任心强、熟悉本科室业务的同志担任兼职档案员。急救中心还将档案工作列人科室责任目标的考核范畴。
3.3多途径学习，提高素质
要树立档案教育是终生教育的观念。档案工作者一是要具备良好的政治品德，档案工作的特点和性质要求档案专业人员必须具备良好的政治素质，要有为档案事业献身的精神，要严守档案保密制度，保守国家机密；二是要提高职业道德素质，既要有爱岗敬业、无私奉献的精神，也要有严谨细致、深人扎实的工作作风，要尊重档案尊重历史，维护档案原始凭证性，维护档案完整与安全；三是要加强档案人员的继续再教育工作肥培训工作纳人医院年度培训计划中。不仅要通过专业培训、继续教育、考察调研、进修学习，特别是要利用先进的互联网技术学习国内乃至国外先进经验，提高业务知识水平，同时作为医院档案的管理者，还要深人临床一线调查研究医疗教学和科研对档案信息的需求。不断总结探索档案管理新方法，有的放矢地为临床一线服务，推动档案管理水平的提高。
3.4统一思想，提高认识
召开中层以上干部和专兼职档案员参加的档案管理工作培训会，中心领导在会上作了动员，办公室主任通报中心档案现状和年度档案工作计划；向参会人员发放《档案法》和医院急救中心有关文件及规章制度；并请省档案局和卫生厅的档案管理专家作了档案法规的基本知识的培训，增强大家的档案法制观念，提高了对档案管理目的、意义的认识。同时也增强了档案意识，有利于急救中心档案建设。
3.5措施得力，全面保障
为确保档案创新达标工作的顺利开展，急救中心应该从机构设置、人员配置和房屋设施等方面提供了有力保障。抽调相对固定的工作人员，聘请档案指导老师，并先后购置了金属档案柜及计算机、打印机、复印机、碎纸机、干湿温度计、防虫药剂、案卷装具、管理软件等，为档案达标工作提供了硬件保障。
3.6利用信息、提供服务
档案整理和保管的意义在于利用。急救中心档案工作的根本目的，是要开发档案信息资源，为急救中心各项工作服务。利用计算机软件建立一套完整、方便、快捷的档案查询检索系统，对全部库存各类档案进行案卷级和文件级的目录查询。除计算机检索外，档案室还建立《案卷目录》和《卷内目录》两套手工检索工具，采用多种方式做好档案服务利用工作。
总而言之，在档案信息越来越显出其重要作用的今天，档案工作者一定要立足档案，更新观念，与时俱进，从整体上全面提高自己，扎扎实实地做好档案的规范整理归档工作，努力实践开发利用档案信息工作的新途径、新方法，以科学的态度，把中心档案信息资料的开发利用工作做的更好，使之发挥出更大的作用，更好地服务中心的发展建设。
[参考文献]
[1]胡代英.医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].管理与教育,2007年11月第4卷第32期.
[2]康敬梅,杨砚君.如何加强医院档案管理.
小汤山医院组建伊始，该院档案工作就伴随着医疗救治工作的紧急展开而展开，各种档案得以完整、准确地保存。总后档案主管部门在指导小汤山医院建立档案工作中，行动迅速，工作主动，措施得力，服务到位，受到上级首长的大力支持和肯定，军队档案主管部门也转发了他们的做法。
小汤山医院档案工作实践，给人们留下了一些值得思考的问题。
突发事件档案工作有两层含意，一是突发事件危及档案安全时对档案的抢救转移和安全保护；二是收集管理处置突发事件过程中形成的档案。本文重点是对后者的讨论。
一、关于建立突发事件档案工作应急机制
建立突发事件档案工作应急机制，是确保特殊时期特殊档案齐全完整归档保存的必要手段，是做好突发事件档案工作的关键。建立突发事件档案工作应急机制，就是要规范突发事件发生、发展、结束等整个过程中档案工作的组织和各部门相互协作的工作方式。主要包括四个方面的内容：
1．突发事件中档案工作的组织领导机制
事件发生时，在应急组织指挥机构中应明确一名领导兼管突发事件的档案工作，成立临时档案工作机构，指定档案人员，在处置突发事件的同时，部署和展开档案工作。应本着对国家负责、对历史负责、对军队负责，对每一位参加处置突发事件工作的同志负责的精神，把处置突发事件期间的档案工作作为一项重要工作，纳入议事日程，尽早部署。应事先拟定处置突发事件中档案工作的组织领导形式和工作预案，做到有备有案，遇事不乱。
2．临时档案工作机构及临时责任人工作机制
突发事件应急组织指挥机构中的临时档案工作机构，应指定专人负责应急工作，明确各专业档案的主管部门和分管人员，明确职责分工，建立岗位责任制，并集中存放各类档案。各级领导和档案主管部门应随时监督检查临时机构和临时责任人履行职责情况。
3．强化全员档案意识的档案宣传工作机制
要提高参与处置突发事件全体人员的档案意识，充分认识档案的珍贵性和惟一性，号召大家做档案工作的有心人，在特殊时期执行特殊任务的情况下，要克服困难，自觉做好突发事件档案的归档工作，为后人留下宝贵财富。
4．弘扬正气、鼓舞斗志的奖励机制
对在突发事件档案工作中表现突出或做出重要贡献的单位和个人，应依据相关的规定给予表彰和奖励。
二、突发事件中应遵循的档案工作规章制度
突发事件中档案工作要步入正轨，必须走正规化建设的路子，必须有完善的规章制度作保障。各单位应制定以下制度和方案，保证突发事件中档案工作有章可循。
1．突发事件档案工作应急情况报告制度
及时、准确报告突发事件中的档案工作情况，是对档案工作主管部门和档案工作者政治敏锐性的考验，体现着档案工作者是否具有高度的事业心和责任感。突发事件应急报告制度是在非常时期自下而上逐级报告档案工作情况的制度。突发事件档案工作应急情况报告制度的内容，包括突发事件发生的同时，档案工作的部署情况；突发事件发展的过程中，档案工作的进展情况；突发事件结束后，档案工作的完成情况。突发事件档案工作应急情况报告制度对各级档案主管部门及时了解并指导突发事件中的档案工作具有重要意义。
2．突发事件档案工作应急情况通报制度
及时通报突发事件档案工作情况，既是与应急突发事件有关的上级档案工作主管部门的职责，也是下级掌握突发事件中档案工作应急情况的重要途径，又是协调横向关系的纽带。突发事件档案工作应急情况通报制度是至上而下以及平级之间互相通报突发事件档案工作应急情况、保持上下级和友邻单位档案工作和档案收集渠道畅通、建立多方联系的有效制度。突发事件档案工作应急情况通报制度的内容，包括突发事件中档案工作的应急部署情况、开展情况、档案工作的特点、规律和应注意的问题及与地方政府，军、兵、警种相关部门的工作关系等。突发事件档案工作情况通报制度对基层档案部门和友邻单位及时了解并联合做好突发事件中的档案工作具有重要意义。
3．突发事件档案工作应急预案制度
档案工作要具有应对突发事件的能力，平时要做好应对突发事件的准备工作，制定突发事件档案工作应急预案。预案包括突发事件档案工作应急机构的建立；人员的组成及来源；装具设备的配备；突发事件档案业务应急培训；突发事件全员档案意识应急宣传和教育；突发事件处置过程中形成档案材料的管理原则和收集范围；特殊情况下档案资料的处置方案、处理办法。突发事件档案工作应急预案的制定，是档案工作在突发事件来临时，做到临危不惧、临阵不乱、有条不紊的保障，是档案得以有效管理、确保安全的保障。
4．突发事件档案工作的应急业务指导、监督、检查制度
该制度规范突发事件档案工作应急的业务指导、监督、检查的程序和方法。首先，加强沟通，掌握突发事件的发展趋势，预测档案工作可能遇到的困难和问题，有针对性地加强指导；第二，督促建立临时档案工作机构、落实档案人员，贯彻档案管理的规章制度和整理标准，使档案工作落到实处；第三，深入现场，具体指导，提供必要的设施设备，及时总结和推广先进经验，对不足之处及时提出改进意见，确保档案工作步入正轨。
5．突发事件档案的应急管理制度
突发事件档案的应急管理制度，要体现非常时期特事特办的原则，突发事件档案的应急管理流程和工作程序应简单、快捷、实用、规范、安全，各类档案的各个环节都应有切实可行的管理办法，确保各类档案资料完整准确，确保各专业档案不丢不漏，确保档案万无一失。
三、突发事件中形成档案的应急收集原则和范围
突发事件档案工作具有组织仓促、时间紧、头绪多、容易忙乱的特点，档案收集是突发事件中档案工作的首要环节，关系到整个突发事件的真实记录能否完整保存，做好收集工作意义重大。在档案收集工作中应遵循的原则是：收集时机宜前不宜后，收集类别宜多不宜少，收集范围宜宽不宜窄。做到尽早收集、靠前收集、广泛收集。
综上所述，突发事件档案收集的范围有以下一些具体内容：
1．与突发事件应急组织指挥机构组建有关的文件、电报等文字材料；
2． 突发事件应急组织指挥机构的编制、工作职责、临时党委组成、人员调遣、干部任命、人员名册等；
3． 突发事件应急组织指挥机构党委会议、办公会议的记录、纪要；
4． 突发事件应急组织指挥机构印发的所有文件材料及其电子文件；
5． 突发事件应急过程中形成的照片、录像、录音及统计报表等；
6． 应对突发事件中涌现的各类先进典型事迹材料；
7． 党和国家及各级地方政府领导人，军委、总部机关、首长针对突发事件的命令、指示、通知以及视察突发事件应急工作的录像、照片和讲话录音等；
8． 接收社会团体捐赠财、物及分配材料；
9． 各种媒体有关突发事件应急情况的报道材料，各新闻媒体的记者招待会、新闻会的有关材料，组织各类新闻及军内单位参观的组织文件、介绍材料；
10．突发事件的应急财务、营房、装备及设备档案；
11． 突发事件中的相关实物；
关键词：档案管理方法 海上应急救助值班 文档管理
海上应急救助是海上安全保障工作的“最后一道防线”，是保障涉海经济活动安全有序进行的重要举措，随着国家海上“一路一带”海洋发展战略的提出，海上应急救助工作也必然面临新的更高的要求。在海上应急救助值班工作中，积累了大量的文档资料，如何对这些文档进行甄别区分、科学归档，进而更好地服务于海上应急救助值班工作，提高海上应急救助工作成效也是从业者迫切思考解决的问题。
一、规范海上应急救助值班文档管理工作的必要性
海上应急救助值班文档是专业单位履行海上应急救助职责的重要履职文件，是应急救助事件处置工作的客观真实反映，也是指导后续应急处置工作的重要依据。但是由于海上应急救助值班存在文档存档标准不统一、工作人员流动性大等原因，导致救助值班文档存档不规范、不及时等情况，规范海上应急救助值班文档管理工作很有必要。
一是有利于提高应急处置效率。海上应急救助工作事关重大，对于处置的工作效率要求非常高，要在第一时间进行快应急响应和处置。规范海上应急救助值班文档管理，对救助值班文档进行合理分类，并充分利用现代计算机办公的优势，快速检索所需要文件档案，为应急处置的科学决策提供参考非常必要。
二是有利于总结评估分析。海上应急事件千变万化，处置工作一般都没有现成的范本可供参考，经常要借鉴以往的应急处置案例，规范海上应急救助值班文档管理，有利于总结评估分析，发现事故规律和特点，以更好指导类似应急事件的处置工作，避免重大人员伤亡和财产损失等情况出现。
三是有利于规范档案管理。采用合理的档案管理方法对海上应急救助值班文档进行规范管理，尤其是在一定范围实现全面覆盖，有利于救助文档的存储和调取使用。
二、常见档案分类管理方法及适用范围
在日常档案管理工作中，最常见档案分类管理方法有四种，具体如下：
（一）年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。
（二）组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构设置不多的单位。
（三）问题分类法。问题分类法是以文件内容所涉及的问题为标准，将档案分成若干个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的单位。
（四）复式分类法。以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成档案分类方法。具体包括：年度-组织机构分类法、组织机构-年度分类法、年度-问题分类法、问题-年度分类法以及组织机构-问题分类法、问题-组织机构分类法等等。
在实际工作中，由于档案卷宗中文书构成的复杂性，单纯采用一种分类方法进行文书档案管理相对比较少，通常都会根据单位档案管理工作实际将两种或者两种以上的分类方法进行有机结合来进行档案管理。
三、档案分类管理方法在海上应急救助值班文档管理工作中的应用
考虑海上应急救助值班的文档管理具有时效性强、分类标准缺失、涵盖问题复杂、检索要求高等特点，笔者结合日常工作实际，拟采用“年度-问题分类法”对海上应急救助值班文档进行分类管理，具体如下：
（一）确定主线。以年度为分类主线，将海上应急救助值班文档按照年度顺序进行分类，详见组织结构图1：
（二）明确问题。在年度工作目录下，将海上应急救助值班文档按照问题分类法，归结为四大类，即：救助工作、日常值班、专项任务、岗位工作，详见组织结构图2：
（三）细化问题。同时，为更好归类和存档管理，将涉及救助工作相关问题进行进一步细化分类，包括：救助报告、救助影像、救助统计、案例评估、其他问题等内容。
将日常值班相关问题进行细分，包括每日交班、船艇油水、补给动态、应急物资、日常工作影像、值班基础文件、节假日专用、恶劣气象防抗、其他问题等。
将专项任务相关问题进行细分，包括专项保障、专项演练、实战训练和其他问题。
将岗位工作相关问题按照值班人员岗位进行细分，包括岗位1、2、3、4等等。详见组织结构图3。
（四）归纳汇总。通过对年度救助工作相关问题进行分类汇总，归纳出“救助工作”四大类问题，对四大类问题进行逐级细化，形成了18类小问题，并对每一个小问题命名方式和存放要求进行细化完善，基本覆盖了海上应急救助值班的主要问题，具体见下表：XX单位XX年度海上应急救助值班文档分类一览表。
四、加强海上应急救助值班文档管理的工作建议
（一）要准确理解文档归档时间
使用年度分类法经常会遇到由于成文日期、签发日期、日期不尽相同，无法进行合理归类的问题。针对这一情况，可以参照该文件的文体种类细分进行科学分类：
1.法规性的文件以批准日期为依据;
2.指导性的文件以签发日期为依据;
3.会议记录以开会日期为依据;
4.计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件针对的时间为依据;
5.跨年度的计划以开始年度为准;
6.跨年度总结以最后年度为依据。
（二）要合理设置归档问题
使用问题分类法对救助值班档案进行文类管理时，由于救助值班工作内容涉及的问题相当复杂，加上值班人员的对问题认识局限性和差异性，且没有统一规范的分类标准，因而对类目的设置往往难以做到准确规范，使分类有失准确。建议在进行问题设置时，一是要对救助值班工作相关问题的概括应当尽量准确并且明确范围，各个同级类目应当互相排斥，类目之间尽量做到互不相容。二是分类层次和类目不宜过多和琐碎，否则容易造成理解偏差。三是如果一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类目。四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件。
（三）要加强对文档的日常管理
考虑值班人员对问题理解差异性和文档管理相对的固定性，建议：一是尽量安排具有一定文档管理能力的人专门负责对救助值班文档进行管理，避免分类不清的情况出现;二是要规范对文档命名工作，例如在前面列举的“救助报告”命名上，可以采用“年度+任务次数+任务概述”方式进行命名，即15-XXX：“XXX”轮（施救单元）救助“XXX”轮（被救对象）。三是要定期对文档存放情况进行复核。在文档管理过程中，根据文档生成数量大小，定期对文档存放情况进行复核，避免未及时存档造成大量积累进而导致管理混乱。四是要对文档及时归档。考虑到电子文档保存要求相对较高，建议每半年采用移动硬盘和光盘同步备份的方式对救助值班文档进行归档处理，避免因电脑瘫痪等造成不可挽回的损失。
海上应急救助值班文档管理是海上应急处置工作的基础，只有不断规范管理、夯实基础，才能逐步地实现科学决策、科学施救，不断提高海上应急处置工作成效，更好地保障海区安全形势的稳定。
参考文献
第一章 总则
第一条 为迅速、有效地处置突发事件，并尽早予以防范，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》，省、宁波市《档案工作条例》和市委、市政府及市档案局的相关要求，结合本局档案管理实际，特制定本预案。
第二条 突发事件应急处置是指可能危及档案安全的汛期警报、火灾警报、防盗保密事件等处理与防范措施，以期及时地组织人员，保证档案安全的活动。
第三条 突发事件应急处置应坚持统一领导，分工负责，立足防范，分级指导相结合的原则。
第四条 凡涉及突发事件的部门和个人，均应遵守本预案中的有关规定。
第二章 事件报告
第五条 一旦发生事件预警，应立即向责任处办公室领导报告，同时向主管领导通报。
第六条 主管领导和责任处室领导应按照已发生、可能发生之事件性质和等级，赶赴现场，组织处理。必要时，应迅速报告局领导和上级业务主管部门。
第三章 应急处置
第七条 本级档案库房为特级应急处置的区域；计算机中心和其它档案保管场所为一级应急处置的区域；档案查阅利用室为三级应急处置的区域。
第八条 各级区域应急处置以本级为主，并视情况请求市公安、消防中心等部门支持。
第九条 突发事件发生时，建立以局长为总指挥、业务分管局长具体抓落实和思想发动、其他中层以上领导协作配合的突发事件应急处置领导小组，负责做好组织、协调和指挥处置突发事件的工作。具体名单如下：
总指挥：戴时鑫
现场指挥：余为群
协调：邢良波
成员：邬益良、鲍广玮、葛天威、王燕萍
第十条 承担突发事件应急处置的科室职责：
（一）档案管理员应按档案存放区域等级依次指导处置：汛警期查漏防潮，发生期不间断监控排查，危险期按要求立即组织力量把特级区域的档案向高位转移。火警期应迅速告知库区人员撤至安全区域；盗窃泄密发生期应立即控制和保护现场，禁止一切人员进入，同时报告主管领导和公安部门查勘；重大突发事件预警期应做好珍贵和保密档案撤离准备，发生期应视上级要求和现实需要，指导处置人员搬运至设定区域。
（二）管理员在汛警期作好通气排湿、设备设施的运行检查，确保设备设施的正常运作，危险期按要求组织力量把计算机、贵重设备向安全场所转移；火警期在报119火警的同时，报告安全领导小组，并迅速组织义务消防队员按消防应急预案的规定程序实施处置。
（三）办公室应在汛警期及时了解汛警情况，向主管领导和有关科室通报，并协助做好止漏防潮工作，发生期应按主管领导要求和现实需要通知人员到位；火警、失窃泄密发生期应及时掌握信息，协助做好联络工作；整体重大突发事件预警期应落实搬运装具、车辆和场地以应急需，发生期当按上级要求和现实需要，保障后勤到位和信息沟通。
（四）其它科室应按领导指派协助处置。
第四章 奖励惩戒
第十一条 在突发事件应急处置工作中作出显著成绩的，应报由市有关部门给予表彰奖励。
档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施齐备、各项制度完善、整理操作规范的系统工程。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、机制保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用等档案安全的各个环节。基础设施是基础，制度规范是关键，基础业务是前提。档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
2 当前影响档案安全的问题及成因
2.1 档案库房设计不规范。①选址不科学。我国幅员辽阔，气候、水文、地质条件差异大，档案库房选址如不能因地制宜，远离自然灾害多发地段，无疑会增加档案库房安全隐患。②设计不合理。由于档案安全意识不强、经济条件的限制，库房设计水平参差不齐，很多档案库房不能严格按照《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》等来进行设计。
2.2 档案装具、档案安全防护设施不完善。①目前市场上的档案装具品种越来越多，质量却参差不齐。②档案库房没有防火、防盗报警系统，闭路电视监控系统等。③地处雷电频发地带的档案馆，档案库房没有防雷避雷装置，容易遭受雷击引发火灾。
2.3 档案安全管理制度空泛。虽有制度，但由于档案安全意识不强，不严格按照规定执行，麻痹大意，具有很大的随意性。
2.4 档案库房安全预案缺失。虽有《档案工作突发事件应急管理办法》，但缺乏针对性和操作性，一旦发生突发事件时便不知所措，束手无策。
3 确保档案安全体系建设的设想及对策
3.1 统一思想，形成档案安全是档案工作生命线的认识。档案安全绝不能出问题，无论哪一方面出现问题，造成损失，都是无法弥补的。因此，全面提升档案安全的保障能力，抵御自然、人为灾害的侵袭，对于保护民族记忆、传承中华文明有着十分重要而深远的意义，这是当前和今后必须面对的一项紧迫的任务，是档案工作的生命线。
3.2 履职尽责，切实增强维护档案安全的责任感和使命感。档案安全是档案部门义不容辞的责任，必须全体上下共同努力，始终绷紧档案安全这根弦，切实履职尽责。
3.3 建立档案突发安全事故应急预案，做好档案备份工作。应急预案的内容包括启动预案范围、组织保障、工作职责、应急准备、应急响应和紧急救助等。只有这样，当灾难发生时，按照应急预案办事，管理人员才能做到不急不躁，及时控制和迅速消除灾害对档案造成的危害，提高档案部门的安全保障和抗灾能力，确保馆藏档案安全，最大限度地减少各类灾害对档案造成的损失。同时，开展档案备份工作也是确保档案安全的重要环节，是保证档案和数据绝对安全的关键措施。
3.4 夯实基础，狠抓业务，强力推进档案规范化等级认证。档案规范化等级认证是加强档案事业管理、推动档案工作健康发展、提高档案管理水平、实行档案工作依法行政的重要措施。档案工作做得好与差，只有等级认证才能给予评判。认证一个单位，可以带动好多单位效仿、学习，可以助推一个地区的档案工作整体向前迈进。档案安全只是档案规范化等级认证中的一项，只要能通过高级别的认证，档案安全问题就能迎刃而解。
