一、方便管理，让资料具备完整性
基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。
（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。
（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。
二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式
医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。
三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档
因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。
四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号
因医疗设备使用管理上不断变更，有的同类设备有多台，因工作需要有些医疗设备会在不同科室间调拨使用，有些科室也会搬迁。而在整理医疗设备档案编制案卷目录时，为便于分辨查找，会在分类号内加入科室代码，经过调拨的医疗设备无法重编分类号，给案卷的查找带来了一定的困难。一般互见号设置在卷内备考表内，但有时一个基建案卷内保存几个项目的资料，互见号在备考表中查找不便，而在基建档案和设备档案卷内目录内分别设置互见号栏，把匹配的基建或设备案卷号填在栏目内，这样在查询时就可一目了然，便于分辨，缩短查找时间，提高查询的准确度。
关键词：医院 图书档案 一体化管理
近些年来，随着我国医疗机制的改革与深化，医院的管理模式发生了重大的转变，对于医院图书与档案的改革工作也进行得如火如荼。本文首先对于医院图书档案一体化管理的优越性与可行性做出归纳与表述，其次对于如何进一步做好医院图书、档案一体化管理工作做出相应探讨，希望经过摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作能够得到进一步发展和完善。
一、医院图书档案一体化管理的优越性、可行性
1.医院图书档案一体化管理的优越性。以前图书、档案管理是两个单独的体系，各立门户，无往来以及通信，因此浪费掉不少资源与信息，且在提供的信息中存在重复与交叉现象。对于医院信息资料，要求医院各级管理人员以及医疗人员能够及时、准确、全面地提供，但是图书和档案的各自独立性使得实际工作难以满足以上要求。但是，如果对医院图书、档案进行一体化管理，便实现了两者的融合与交流，有效转变信息管理的单一模式，更使得工作人员对于全局观念的统一意识有了进一步的提高，有利于实现资源共享。例如：医疗科研项目，从课题的申请、立项、开发到结尾的鉴定，都能够有图书和档案的信息提供利用。此外，在课题研究结束，科研材料归档之后，能够方便再次立项课题重新利用，有利于形成信息保管、开发的良性循环。
2.医院图书档案一体化管理的可行性。随着科学技术的不断进步与发展，基于社会广泛、迫切的需求，对于图书、档案的利用日益要求公开化。另外，由于图书馆学、档案学是知识信息管理的两大学科，两者之间在认识论、基础理论、方法论上几乎相同;甚有某些区域已将两者实现统一。由此可见，图书、档案事业的发展必然走向一体化，通过一体化的管理，能够使得其形成综合信息网络。
二、进一步做好医院图书、档案一体化管理工作
1.图书、档案管理一体化，确保信息的充分利用。不管是图书还是档案，因为被利用，所以才能体现其价值。因此，应当在信息的优化上下一番功夫。首先，经过网络以及计算机的技术，将馆藏结构的单一性、信息不全、提供速度缓慢等问题进行解决。其次，图书、档案管理一体化使得图书、档案信息在其有效期内能够更大化地发挥出利用价值，及时为医院各项目提供服务，确保信息能够被充分地利用。
2.根据图书、档案各自特点促进一体化管理的健康发展。在图书、档案一体化管理的建设初期，势必无法得到多数人的接受。因此，若想要突出两者一体化的优势，就需要针对两者各自的特点整合资源，互帮互助，进一步做好管理工作。由于馆藏档案所记录的大多是历史，越久越珍贵，而图书以及文献资料所提供的大部分是较新的信息资料，两者从时间上可以反映出其价值与取向。医院职能部门的管理人员、后勤基建部门的维修人员以及财务人员是档案管理所服务的对象;医疗、医护、研究、技术人员则是图书管理所服务的对象。因此可以看出，两者都有其自身特点，但对于一体化的管理来说并没有冲突，反而是一体化管理的基础。图书、档案作为信息资源，在管理上需要整合与配置，进行信息深层次的加工，方能突出其共享优势。
3.图书档案馆成立之后，做好综合服务工作。无论是图书还是档案，在通过利用之后产生的新信息更加具备价值，同样这也是现代知识经济时代信息的管理本质。对于此方面，图书档案的管理人员应当主动地做好其工作。例如：院内自办《医学快讯》，对于网上的新知识进行介绍，召开学科领域带头人、科主任进行座谈会等，对于图书馆档案与临床科室两者之间的联系进行主动地探讨与沟通，了解院内对于图书馆档案的利用需求，对学术论文进行讲评，使得实习医师撰写论文时能够充分利用馆藏资源和文献进行创作。
综上所述，图书与档案虽然属于不同的文献资源，但是都有自身的特点以及各自的理论体系，同样也呈现出不同的价值形象，但是作为客观的存在，两者之间不但有着相同、相似的载体，且管理手法以及服务方法也高度吻合。所以，图书与档案的一体化管理是信息社会发展必然的趋势。但是一体化建设是长期、艰巨、复杂的任务，需要相关部门以及政府、医院的共同努力，才能更好地实现一体化的发展。由此可见，医院图书馆档案一体化管理需要经过不断摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作才能够得到进一步发展和完善。
参考文献
[1]罗莹.医院图书档案一体化管理分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2013（12）
关键词：高职院校 图书 档案 一体化
高职院校中，图书和档案是师生获取信息的主要来源。随着科学技术和网络信息技术的迅猛发展，广大师生对信息资源的需求方式和内容发生了根本性的变化，单一地从图书或档案中获取信息已经不能满足日益增长的信息需求，而是需要无时间、空间、地域限制的多元化的个性信息服务，需要来源广泛的全方位、多层次、多角度的信息内容。因此为满足广大师生的需求，必须打破图书、档案部门各自为政的局面，对图书、档案进行有效整合，实行一体化管理，使信息部门更好地适应高职院校教育改革的需要，这是一种必然趋势。
一、图书、档案一体化的涵义
图书、档案都是以文献信息为基础而形成的产物，作为重要的信息源泉，虽然管理信息的形式、内容有异：档案馆提供的信息以纵向的原始信息为主，图书馆提供的信息以横向的再生信息为主，但它们的最终目的都是为了开发、利用信息，实现信息的价值。所谓图书、档案一体化是指将图书、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程，说到底就是一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配，打破图书、档案之间的层层壁垒，加强两者之间的协调与合作，通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。
二、高职院校图书、档案一体化管理的必要性
1.改变高职院校图书、档案管理现状的客观需要
目前，大部分高职院校的图书和档案管理隶属于不同的部门分散管理，这种单一的纵向管理模式使得档案、图书管理出现了各自为政、互不相联的局面，造成了信息资源的浪费。同时，旧的图书档案管理模式无法适应计算机和网络技术的发展对图书、档案管理提出的更高层次的要求。因此建立横向管理模式，即实现图书和档案的一体化管理，可以整合高职院校现有的图书、档案资源，配合高效的计算机网络信息系统，合理利用人力和财力，集中力量解决面临的共同问题。对本来教育经费就比较紧张的高职院校来说，实行图书、档案一体化管理不仅可以节约经费投入，还可以加速现代化管理进程，从而实现图书、档案信息资源的高效和集中利用。
2.适应高职院校教学、科研发展的需要
高职院校是培养生产、建设、管理、服务第一线技术性人才和科学研究的基地。随着高职教育的发展，高职院校的教学、科研活动也日益频繁。在教学和科研中，师生不仅需要利用原始的档案资料，还需要利用馆藏图书、电子图书以及文献检索工具等获取动态信息及科研资料。但目前，大部分高职院校仍采用传统的档案、图书分散管理方式，不利于信息资源的综合开发利用。只有将图书和档案信息相互融合，实行一体化管理，实现高职院校内部资源的优势互补，才能更好地满足广大师生对信息的需求，推动教学和科研的进一步发展。
三、高职院校图书、档案一体化管理的措施
1.建立标准、统一、规范的管理制度
传统的各自为政的图书、档案管理制度是图书、档案一体化过程中的绊脚石。因此，首先，高职院校要打破传统的管理格局，根据图书、档案的共性和一体化管理的需要，制定统一的标准规范，建立统一的文献信息管理机构；其次，要依据图书、档案的差异，制定特殊的管理办法，组织人员编制和采用对图书和档案管理都适用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等，以求同存异，统一规范管理，最终实现真正意义上的图书、档案一体化管理。
2.构建现代化的计算机网络信息系统
图书、档案系统是一个庞大而复杂的系统，一体化管理不是简单的整合，要实现高效、统一的管理，就必须借助计算机，通过计算机网络实现图书和档案的宏观调配和检索。为此，高职院校应做好以下四方面的工作：一是采用现代信息技术及其设备，增强图书、档案部门的信息集散能力、快速反映能力和信息处理能力，从而提高其服务效率和质量；二是要以网络为基础，加强图书、档案数据库的统一管理和建设，实现信息数字化；三是将分布于不同地点的数字化图书、档案信息资源通过网络互相链接，实时公布利用，实现资源共享；四是加强网络信息建设，实现网络化服务，提高服务质量和效率。
3.培养综合型人才
培养综合型人才是实现图书、档案一体化管理的关键。因为图书、档案一体化管理专业性强、实践型强、技术难度大，涉及到信息、技术、语言等众多知识领域，因此需要培养一批既精通图书、档案的业务工作，又精通网络信息技术和现代化管理的高素质人才。这就要求高职院校对现有的图书、档案管理人员进行强化培训，尽快提高他们的业务能力和现代化管理水平。同时，要积极引进高层次的专门人才，并逐步提高他们在管理队伍中的比例，为高职院校的图书、档案一体化管理队伍注入新鲜血液，推动图书、档案一体化的飞速发展。
总之，高职院校图书、档案一体化管理是提高图书、档案服务层次的需要，是信息社会下高职院校发展的必然趋势。但一体化的真正实施还有许多细节问题尚需解决，有待进一步的研究和探讨。
参考文献：
[1]沈子钰.浅论图书档案情报的一体化[J].科技创新导报，2008，（19）.
图书、档案、文物集中式管理（以下简称集中式管理，加引号的除外）是图书、档案、文物信息资源共享的实现途径之一，意在通过信息载体的地域集中，实现信息内容的共享。要真正实现这一目标，就要从实现我国的信息化战略高度，推进"图书、情报、档案一体化"进程；加快管理体制改革，解除体制制约瓶颈；加快现代网络技术应用，建立和完善相关的法律法规。随着社会生产力和科学技术的发展，纸张的出现，“图书”逐步从档案中分化出来。“档案”专指各机关、企业、事业单位和某些个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文献材料包括技术图纸、影片、照片、录音带等。
关键词：档案图书一体化；信息资源整合；现状问题
中图分类号：G25
1 引言
我国图书情报档案实施一体化管理不仅具有理论上的依据，而且具有现实的客观需求和可供借鉴的管理模式。我们必须从战略高度看图书、情报、档案的一体化管理。图书、档案一体化管理是把图书与档案、图书处理工作与档案工作从管理体制到工作程序视为一个有机整体，以确定实施办法的最优化，求得最高效率。由档案、图书在学科和专业上的相近内核，提出实现档案、图书新型管理的必要性和必然性，并对构建档案、图书一体化管理模式进行新的探索。当前阶段我们应当建立和完善图、情、档一体化用户监督、一体化政策法规以及一体化评估等动力机制。通过对他们的一体化管理，可以使其形成综合性信息网络，为我国社会、经济以及祖国的建设服务。
有鉴于此，如何为充分利用既有科研档案的信息，增加技术发展的机会，探索图书、情报、档案一体化，加快科学研究过程中的科研档案信息的集成化管理已经成为我国理论界和实务界必须面对的一个新课题和新挑战。实行统一管理保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通合理控制信息流量，对文献信息进行科学的分类和处理要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上，控制管理所必需的信息数量，提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率深化文献信息开发层次，，图书档案信息员制度代表着图书档案服务理念由资源主导向用户主导转变的发展方向。
2 图书管理的基本内容
目前所通用的图书管理系统，主要包括以下几个方面：第一是图书管理；第二是信息查询；第三是流通作业；第四是系统维护。这四大模块是图书管理系统的构成部分。其中图书管理系统实现了图书的征订工作、新书的登记、图书的编目等功能，把图书进库工作合理的建造成一个系统；流通作业包括预借、借书、还书作业，从根本上减少了三种工作的工作量；信息查询实现在各种条件下，对于馆藏书查询、统计等工作；系统维护实现了对于本系统的合理运用，并针对随时出现的问题进行快速、有效的解决。系统支持条型码扫描，在实际的使用过程中，扫描枪对图书ISBN编码扫描时，就会自动从Internet上下载图书相关信息，如作者、书名、出版社、简介等信息，把录入人员的工作量降到了最低，成为信息化建设强有力的帮手。建立完善的管理体系是实现档案、图书、情报资料管理一体化的基本，虽然图书情报资料档案在工作内容和管理模式上存在诸多共性，但毕竟分属各个行业，这就需要建立统一的信息管理机构，从整体构想宏观调控上，以科学发展观为指导制订出一整套合理、全面、长期的发展规划。
3 信息化管理有利于图书资源的整合和共享
随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。通过进行系统的信息化管理，使得图书资料档案的信息具备了有效性和共享性，进一步扩大了这些档案资源的使用范围可扩大原始档案的应用程度和应用范围保持随机存取。在网络平台上的档案电子文件比原件更易于导航有利于工作人员按需浏览也方便了使用者快速浏览所需要的信息极大的提高了档案原件的利用率，最大限度地实现图书资料档案信息的资源整合和共享。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
4 图书、档案一体化管理的可行性
在当今网络时代的信息社会中，档案、图书实行一体化管理，建立“二位一体”的文献、信息中心，现代图书已承担一部分情报工作实现部门之间的横向联系和协作，最大限度、最大范围地发挥信息资源的作用，是档案、图书事业发展的必然趋势档案的公开化、社会化方向发展，从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。
随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求，对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别各种情报技术，如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆，图书馆学、档案学是知识信息管理的二大学科，它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一。图书、情报管理以特定对象的服务内容，主要是对部门机构内部服务二者在现代社会本身没有太大区别使得图书与情报的界限已变得模糊，图书、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性，所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强。
5 职业道德素质
图书档案管理人员必须具备良好的职业道德和高尚的情操，要忠于本职工作，对工作极端负责，要勇于探索，不断创新，作风正派，清正廉洁，处事公道。要胸怀宽广，谦虚谨慎，团结同志，互相尊重，爱岗敬业，牢固树立为图书档案工作无私奉献、奋斗终身的思想。图书档案工作是一项承载着知识宝库收藏和记录使命的工作，要求其管理人员必须具有强烈的事业心和高度的责任感。特别在新时期、在市场经济条件下，应从情感的角度培养自己敬业、乐业、创业精神，从而树立起图书档案管理人员的职业使命感和荣誉感，自觉向社会奉献、为人民服务，把工作当作实现自身价值的需要，要全身心地投入自己为之奋斗的事业中。
信息时代的图书馆管理人员，不能埋在资料堆里，必须要有宏观思维，做到从积累资料入手，从大处着眼，收集积累细小的信息；注意信息的旁系性，善于从某些信息资料中分析推断出有用的微观信息，开展立体思考，通过点滴资料的积累去揭示未来的发展。
只有全面优化不断提升图书档案管理人员的综合素质和管理水平真正发挥图书档案在现代图书情报档案发展中的支柱作用，强化积极主动的服务意识为可持续发展提供永不干涸的动力之源。
6 结束语
图书馆服务是为了使读者获得文化知识，提高公民的自身修养，满足读者的需求，实现读者人生的价值。图书馆服务赋予图书馆人员以崇高的职责、奉献的欣慰和清苦的价值。图书与档案虽然属于不同的文献资源，有自身的特点，有各自的理论体系，呈现出不同的价值形态，但是作为客观存在，它们不仅载体相同、相似，而且服务性质、管理方法、管理手段都是高度一致的。档案服务层次的需要，是信息社会发展的必然趋势。作为图书管理将如何充分利用现代信息技术，发挥档案、图书、情报资料在信息领域中的综合效能，提高信息报业服务的能力和水平，是当今社会发展的必然趋势和实现报业可持续发展的有效途径。信息技术的发展为一体化提供了良好的条件，一体化建设是长期、艰巨、复杂的任务，需要政府及相关部门共同的努力，包括培养专业的人才，才可能实现一体化的发展。
参考文献：
1.1 档案管理的概念
档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。文件的形成、传递、处理、管理和档案的收集、整理、标识、保管和使用环节，统筹按照统一标准、统一管理。这就需要建立统一的文档管理机制，使档案管理与档案管理有机结合，整合管理。还需要将公文这一文档实体从生成、流转，归档到?N毁或永久保存的整个过程进行全面一体化管理。文件整合理论的形成经历了一个漫长的过程。
1.2 文档一体化计算机管理的现状
档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面：
（1）基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门没有专业书籍，没有文件规范操作，没有专业人员。一是缺乏档案管理意识。对档案重要性认识不足，认识不够。在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有领导认为，只要经济建设就行，档案工作质量没关系。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。
（2）管理模式陈旧。随着科学技术的发展，高新技术产业的发展，新事物层出不穷，记录形式和内容纷繁复杂，档案范围进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。
（3）机关档案管理存在问题。一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。
（4）企业档案管理存在问题。企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。
2 文档一体化计算机管理现代化的必要性
1.时展的要求。新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。
2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，最初，要保存档案完整性的内容，但经常性发生文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。
3 我国现阶段的文档一体化计算机管理现代化发展中存在的问题
3.1 档案管理工作的规范性较差
企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。
3.2 档案管理资金投入不足
很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已经损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。
不协调的计算机技术和管理的发展，制约了档案管理现代化的发展。有的档案部门在利用计算机的同时，开发和利用了管理模式的改革，不重视软件的新思路指导，人为隔离了文档与信息之间的相互密切联系，由于文件计算机管理自身的发展和应用，它们没有整体的规划、协调、衔接和利用，技术的发展和应用使计算机文件系统开始从重复的数据输入中脱离尴尬。这种计算机技术的发展和应用，不仅没有提高劳动生产率，减轻了员工的负担，而且大大增加了档案工作的负担和复杂性。
4 文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
鉴定工作需要从内容和技术两个方面进行鉴定。传统档案的鉴定与鉴定内容之一基本上是相同的，即对档案内容进行审查，确定其科学性、历史性和实用价值，进而确定保管期限。
由于电子档案馆与传统档案馆的使用，安全工作有别于传统档案馆，电子档案馆与传统档案馆的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多样化，存在更多的安全隐患。电子档案的保密主要包括两个方面。
网络文件的安全存储在网络计算机上，为不同的用户提供不同级别的服务，在线数字档案网站的文件信息极易泄漏。因此，数字档案馆必须分类归档和公开记录。互联网是一个完全开放的网络，为了防止计算机黑客窃取和未经授权使用机密文件的信息，我们在计算机网络的档案中做了保密工作。
（2）在传输文件的安全性方面，很多互联网网站都有自己的附加安全机制，防止未经授权的用户看到这些网站发送和接收邮件。这些站点通常称为"安全岛”。当然，只是选用这一保密措施是远不足的，加密方法有两种，一种是硬件加密：另一种是件加密。硬件加密速度比软件加密快。
（3）使档案管理的建筑和设备达标
从每个房间的湿度、温度、位置等方面考虑，保证文件的安全性和可靠性，同时还增加一些可控制温湿度控制的电子信息设备，增加科学档案管理，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。
【关键词】新时期；图书档案管理；一体化；研究
在图书馆工作当中，图书馆的管理作为其中不可或缺的重要部分，不仅能够有效地优化管理图书信息资源，同时还能为图书馆相关工作的有效决策提供可靠的依据。然而在实际的图书馆档案管理的过程当中存在着一系列的问题，严重影响着图书馆档案一体化管理的展开。如果不能采取有效的措施全面提升图书馆档案管理的管理水平和管理效率，图书馆档案管理将会落后于社会的发展。因此，为了更好地实现图书馆档案管理的一体化，还需要引进先进的互联网络技术和管理方法。
一、 新时期全面实现图书馆档案管理一体化的重要性
（一）实现图书馆管理与时俱进的发展。在传统的图书馆档案管理过程当中，档案管理工作都是由图书馆工作人员按照相关的标准严格地执行图书馆档案的管理，以及文本文献的归类、收藏。为了能够更好地完成图书馆档案的管理工作，管理人员需要投入更大的精力，这无疑增加了办公室档案管理工作人员的压力。在经济科技快速发展的当下，传统的图书馆档案管理已经不能适应快速的社会发展，因此，图书馆的管理工作必须进行一系列的优化创新。通过利用先进的多媒体技术来进行图书馆的管理，能够最大限度地提升图书馆档案管理的管理效率，利用微缩、光盘、磁盘等全新的载体形式，方便快捷地完成图书馆档案管理的记录。通过先进的互联网络技术实现图书馆档案的一体化管理，能够最大限度地提升图书馆档案管理的管理效率。另外，管理人员借助电脑设备能够对载体当中所储存的相关信息进行综合的管理，全面降低图书馆档案管理人员的工作压力，还能及时地更新档案管理信息，有效地确保档案管理能够与时俱进地发展。
（二）全面地提升图书馆管理技术水平。通过利用先进的互联网技术完成图书馆一体化管理，能够有效地打破传统图书馆管理过程当中的行业、时间、地域的限制，提升图书馆档案管理的技术水平。另外，图书馆档案管理可以充分利用多媒体设备构建完善的档案机构，并收录图书馆的馆藏，以及各种各样丰富的网络资源，不断地完善图书馆的档案管理体系。在图书馆档案管理过程当中，工作人员不仅要利用多媒体设备来完成网络资源的整合，同时还要加强对图书馆信息的搜集和管理，全面加强图书馆档案的有效建设，不断地完善图书馆档案管理体系。在实际的图书馆档案一体化管理过程当中，相关的管理人员对图书馆的馆藏进行指引、分类操作，然后利用多媒体设备对档案进行一体化的管理，并设立专门的部门来保存图书馆的档案和图书。
（三）为读者提供更加方便快捷的服务。在传统的分立式图书馆档案管理模式之下，相关人员只能通过面对面的方式来完成对图书的管理，读者只能亲自到图书馆选择需要借阅的书籍文献，然后再提供身份凭证才能借阅图书。最后，读者需要在规定的期限内归还书籍文献，整个过程十分繁琐。由于图书馆的馆藏十分庞大，因此，读者很可能不能在同一系统当中获取到所需的所有书籍，这提升了读者的知识获取难度。同时也增加了图书管理人员的工作量，给读者的阅读造成了较大的困扰。在图书馆当中实现档案管理一体化，管理人员只需要在管理系统当中按照相关的要求录入书籍信息，读者就可以通过验证身份登陆到图书馆资源库当中，从而获得相应权限的检索和资料的查阅，大大提升了读者知识获取的效率。
二、全面实现新时期图书馆档案管理一体化的有效措施
（一）引导工作人员转变传统管理思维。想要全面提升图书馆档案的一体化管理水平，就要求工作人员必须及时地转变传统的图书馆档案的观念。建立起全新的互惠互利、互相依存、互相合作的全新图书馆档案一体化管理观念，为图书馆档案一体化管理工作的顺利展开奠定良好的基础。在实际的图书馆档案一体化管理过程当中，管理人员需要改变传统的各自为政的管理方式，充分利用信息网络技术和多媒体设备完成图书馆档案的有效管理。与此同时，图书馆档案管理人员还需要积极地配合档案部门和管理部门的工作，不断地完善图书馆的文献信息系统，从而实现一体化管理。
（二）加强建立图书馆一体化管理制度。在图书馆的档案管理过程当中，管理人员需要掌握一定程度的专业图书馆管理理论，然后再结合实际的管理经验，对管理方法进行优化创新，不断提升自身的档案管理能力。图书馆的管理人员还可以借鉴先进的管理经验，例如发达国家的管理经验，以及其他图书馆的成功管理案例等，然后结合该图书馆的实际管理情况制定科学合理的一体化管理方案，全面提升图书馆档案管理一体化的适应性和实用性。需要注意的是，在指定图书馆档案档案管理一体化的过程当中，不能不考虑图书馆的实际情况，而盲目地引进先进的管理方案。这样不仅不利于实现图书馆档案的一体化管理，同管理的同时，还需要考虑图书馆的外部管理环境，这样才能制定出科学合理、高效可行的图书馆档案管理一体化制度。
（三）不断加强图书馆档案的宏观管理。在社会科技快速发展的当下，图书馆的档案一体化管理必须适应社会的发展，因此，图书馆管理人员必须了解市场的发展情况，（下转第86页）（上接第78页）然后确定出一系列适合社会发展的档案管理规范和要求。通过这样的方法能全面提升图书馆档案管理的水平和创新能力，加强图书馆档案的规范管理，从而不断地提升图书馆档案管理一体化的管理效率和管理质量。在应用先进的多媒体技术和设备来完成图书馆档案管理的过程当中，要求相关的工作人员必须具有较高的管理水平和计算机操作能力，这样才能顺利地完成图书馆档案和图书的交叉管理。图书馆必须根据实际的管理需求制定出严格的技术标准，然后通过一系列的培训不断地提升图书馆员工的管理水平和管理能力。这样图书馆管理人员才能在自己的管理过程当中准确地找出图书管理和档案管理的结合点，不断地提升图书管理和档案管理的交融性和互换性，为实现图书馆档案一体化管理创造有利的环境。
（四）构建管理一体化的信息共享平台。图书馆可以构建信息共享平成图书馆档案的一体化管理，充分发挥信息技术在图书馆档案管理当中的重要作用。管理人员可以利用互联网设计出适合图书馆档案管理的数字化环境，然后引进先进的硬件设施，不断地提升图书馆档案管理的科技化水平。利用先进的设备构建出配合了实体空间和虚拟资源为一体的全新图书馆信息资源共享平台，尽可能地为读者提供多样化的阅读体验。图书馆管理人员还需要加强对图书馆一体化管理的重视，采取有效的措施全面加强每一个环节的有效管理，不断更新信息共享平台的知识，从而为读者提供更加高效的档案管理一体化服务。
三、结语
图书馆的档案馆管理涉及了较多的内容和专I知识，图书馆的管理工作十分繁重，而在传统的档案管理过程当中，管理人员必须花费大量的时间和精力，才能顺利地完成图书馆档案管理工作，这无疑增加了图书馆工作人员的工作压力。另外，由于图书馆档案管理资料的不完整，图书信息资源更新较为缓慢，有可能使图书馆出现重复购置，从而造成了资源浪费。为了能够最大限度地提升图书馆档案管理的管理能力，图书馆必须引入先进的管理设备和管理技术，全面提升图书馆的管理水平，从而为图书馆档案管理实现一体化奠定良好的基础。
【参考文献】
【关键词】 图书 情报 档案 管理
1.图书、情报、档案是具有同源性的相关信息学科
图书、情报、档案是三门相关的信息学科,都是知识的载体,同属于文献型信息资源,具有同源性。信息和传媒的迅猛发展,迫使这些学科向融和方向发展。图书、情报、档案三者可以互相转化、相互渗透、相互交叉,有着非常密切的亲缘关系。但是由于历史的原因,图书、情报、档案各成体系,相对独立,纵向独立发展,三者间的差异越来越明显,由此引来诸多弊端,造成图书、情报、资源浪费,不利于资源共享和共同开发;各自发展和相对独立的图书、情报、档案体系,已不能满足现代化、多层次的信息需要,时代需要有比较全面系统的理论依据、数据和参考资料,最新的科技情报和图书资料,又要有可及时利用的档案材料作依据;各自为政,纵向发展的封闭系统,既不能适应用户需要,也不能适应开放社会信息纵横交流的需要;图书、情报、档案,同出一体,本是有机整体,即三者具有共同的信息性,知识性和社会性三种属性,如果三者分割开来,各自发展,势必隔断相互联系,阻碍信息交流,在管理上也不利于统筹安排,全面科学规划,进而建立统一的现代化网络。鉴于此,打破信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限,整合图书、情报、档案一体化管理,实现真正意义上的图书、情报、档案信息资源共享。20世纪80年代末,随着档案工作现代化的进程,其信息化的服务意识越来越强,作为信息处理和服务工作的档案学科也应与图书和情报学科一样朝着一体化方向发展,其目的是整合为一体,为同样的对象服务,从而使档案、图书、情报资料在有效期内,发挥最大的效益。
2.图书、情报、档案一体化管理的可行性
图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科,它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求,对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别。图书、情报管理二者在现代社会本身没有太大区别,现代图书已承担一部分情报工作。各种情报技术,如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆,使得图书与情报的界限已变得模糊,有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一;图书、情报、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性,所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强,它以特定对象的服务内容,主要是对部门机构内部服务。但从文件“双重价值论”出发,文件档案除了有对原机关的原始价值即第一价值外,还存在其从属价值即第二价值。前者主要体现其行政价值,后者体现其情报价值。因此,档案馆网络化管理的发展,在经历原始价值后,必然要向从属价值(情报价值),即档案的公开化、社会化方向发展,从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。
当今以信息技术革命为核心和动力的网络经济出现在我们面前,网络经济的一大特点就是扩散性强,与传统产业的“点式”布局不同的是,它所追求的是“网状结构”。它可有各种联结组合方式与检索方式,而且具有信息传递容量大、速度快的特点,通过它可以实现异地查询而不受距离的限制,利用者可以随时与档案信息管理中心联系,通过网络将信息快速地传输给查阅者。正因为网络经济有如此大的优势和特点,对图书、情报、档案的管理工作提出了新的任务,就是要促进图书、情报、档案管理一体化,以适应当前科技和全球经济发展的需要,具体来说有以下几个方面:
2.1图书、情报、档案数量的剧增以及网络经济的发展促进了三者的信息管理工作,随着科技和网络经济的发展,促使图书、情报、档案信息资源以网络化方式加互相连接,统一管理,提供及时利用,实现资源共享。
2.2图书、情报、档案资料内容交叉、重复的现象促进了三者之间的横向联系,促使信息工作者探讨各种信息的特点,研究综合开发、利用的方法和途径,以提供全、准、精的信息为现代化建设服务。
2.3图书、情报、档案资料数量的增加和有效使用时间的缩短,促使三者部门采取新的对策,措施和技术手段。主要是促使三者部门对鉴定对象采取缩微化、微电子化,以解决存贮空间不足的问题,使各种文献的存贮技术和提取技术有更大的发展;促使三者部门在采限文献检索时的高速化、网络化,以解决信息部门馆藏结构单一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使图书、情报、档案资料在有效期内发挥最大的效益。
2.4社会对信息需要在数量、质量上的变化,促使图书、情报、档案工作者转变服务观念,改变工作方式,通过多种渠道和方法提供全面、准确、精炼的信息服务。
2.5系统论、信息论和控制论的出现与发展使图书馆学、情报学、档案学的研究趋于整体情报、档案脱离其载体,进行统一管理创造了便利。
2.6图书、情报、档案一体化功能,远远大于这三者各自功能简单相加的总和。图书、情报、档案若融合为一体,进行一体化管理,使各部分之间存在横向联系和协作,建立一种数字化的统一网络,使图书、情报、档案资料共享。
2.7信息技术下的图书、情报、档案一体化的整合是一种数字化的网络环境下的融合,其可行性主要是因为随着科技的发展,原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化,信息作为文献的本质属性和内涵,已摆脱了对载体的专一性的依赖关系,开始实现信息自身的独立与自由。这种变化可以使信息从固定独立的载体中解放出来,并且随着网络的发展创造新的经营和管理方式,满足社会和经济发展的更大需求和资源共享。图书、情报、档案一体化管理,这是适应信息网络环境发展应运而生的。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化,存取异地信息的便利是“一体化”建立的立足点,也为信息网络环境下的图书、情报、档案的统一管理创造了便利条件。
3.图书、情报、档案一体化管理的构想与设计
3.1实行有效的国家管理在信息化的过程中,国家应履行宏观管理的职能,实行信息化建设的“统筹规划,国家主导,统一标准,联合建设,互通互联,资源共享”的一体化管理模式,它主要包括:
3.1.1信息机构与体制建立全国性的专门管理机构和相关体制;打破原有各自为政的局面,进行部门内部重组,新设并合并部分性能相同的机构,这是信息整合、构建信息资源管理系统的必要步骤;适应一体化信息资源管理与运作,应在原有图书、情报、档案机构的基础上增设信息管理中心。在信息管理中心部门下,分设信息整合部与信息服务部,直接取代原来三个部门内部提供服务机构与单独信息整理机构,从而使图书、情服、档案机构实现有机组合。
3.1.2制定相应的信息保障颁布专门的以及对其有利的法律政策,制定专门的以及对其有利的发展战略计划,健全保护信息用户的各种机制。
3.1.2加强信息监管完善信息服务监管机制,实行对网络信息服务进行统一的监督管理和控制,构建系统化的动态连接。
3.1.4试行三者实体的相互交叉式管理即三者各有侧重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉几个方面的工作。
3.1.5信息系统控制管理重点放在文献信息系统的有效管理上,对文献信息进行科学分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,控制管理所必须的信息数量,合理控制信息流量,深化文献信息开发层次,提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率,建立灵敏的信息反馈系统,发挥信息系统的整体效益。因此,建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构,建立和健全一个整体机制管理,形成三位一体的全信息事业的现代化管理模式。
3.2通过现有的网络平台,建立图书、情报、档案的统一网站在数字化馆的基础上实现有效的动态链接,使其进一步公开化社会化,在高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制,使得全方位的信息共享在技术上成为可能。但这并不意味着配置了计算机、缩微和通迅设备,还应建立一个立体信息网络交互管理系统,为信息资源共享创造一定的物质条件。
3.3加强图书、情报、档案标准化建设标准化建设是信息一体化管理的基础。从具体的数字馆藏建设来说,以统一的标准和规范为基础,以数字化的信息为底层,以分布式海量资源库群为支撑,以智能检索技术为手段,以宽带高速网为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。目前,图书、情报、档案需要标准化的方面很多。笔者认为,标准化建设工作应该从全局着眼,在小范围内着手进行,也就是要从信息一体化管理的前景考虑标准化工作的进程。在购置设备时应该考虑实用性问题。
3.4合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题由于数字馆库采用不同于传统图书、情报、档案信息存储、处理、传递方式,对在以传统纸质印刷基础上建立起来的版权制度构成强有力的冲击,出现了许多原有法律难以解释的问题。因此,在使用网络信息服务中应视不同情况加以限制,注重网络安全,保证文档信息的完整、真实与防止泄密等,以减少不必要的损失。从信息资源服务社会,担负社会教育职能、促进文化知识传播和科技发展、经济发展等方面起着重要作用这个意义上说,不论以怎样的方式使用文献信息,都应受到版权保护,合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题,对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义。
随着我国教育教学改革的不断深化,新的教育理念之一就是从以学科为中心的教育观向学科兼容观转变,在某一学科的教学过程中,其相关学科的理论和知识的需求也越来越多,综合程度越来越高,可查阅的资料也越来越多、越来越丰富。一个问题的解决,往往需要检索相关方面的教学信息,而对于教学理论的研究要求更高,既要清楚了解已有的研究成果,有哪些成功或失败的经验教训,以避免重复劳动,少走弯路,又要求弄清楚有待解决的问题,以使自己在这方面的研究具有更强的针对性。这些工作,在信息社会的今天,单靠图书、报刊或档案的分散服务已不能满足教育教学的需要,必须打破图书、报刊、档案等文献资料各自为政的状态,紧密结合,互相补充,走信息一体化的道路,充分发挥三者的整体功能,实现资源共享,以最小的代价,最快的速度,取得最佳的查阅效益。同时,实现图书、报刊、档案等文献资料一体化还有利于资源的综合性、整体性、系统性开发;有利于控制和协调;有利于信息的纵横交流、相互补充;有利于调动图书、报刊、档案各方面工作的积极性并使其协同发展。
一、信息管理服务一体化的特征
随着现代信息技术的高速发展,网络和信息数字化的普及,图书、报刊、档案的工作模式发生了较大的改变,其角色正在发生着深刻的变化。对于学校来说,也必须充分利用新的科学技术成就,主动适应现代教育条件下的教学需求,将学校的图书、报刊、档案等资源实行一体化管理和服务,其主要特征有以下几个方面:
1.文献资料的集中管理
淡化出版物的类型、语种以及信息资源的载体,强化按科别进行分类,使师生能够按照科别分类系统高效查阅相关的信息,而不至于把有限的精力花费在不同信息源之间的转换或重复查阅上。
2.服务方式的多元化
对文献信息的搜集、整理工作,目的是为了给师生提供系统的、连续的、完整的教育教学信息,服务于学校教学是学校图书、报刊、档案等文献资源不变的主题,因此信息的管理与服务就必须根据现代教育理念下教育教学改革对教学信息的需求,运用各种方法和手段,及时沟通各种信息渠道和网络资源,利用所掌握的文献信息资源及检索工具,检索、筛选、加工出师生所需要的专项教学信息。将单纯提供文献的浅层服务向提供综合信息等多元化、深层次服务转变,将单纯的收藏、借出与还入向集收藏、借还、阅览、咨询、导读等各种服务形式于一身的综合转变。
3.分类知识的网络化和密集化
依托校园网和教育网或因特网,将电子出版物、学科专业特色文献以及分类收集的网络资源有机地结合在一起,链接到校园网主页下,实现电子出版物和网上资源的网络化,资源的网络化便于将相关信息进行筛选、浓缩和密集,方便师生的查询和信息的获取,从而为他们提供更为有效的便捷化服务。
4.纸质文献与数字文献的有效融合
从文献资料构成要素来看,纸质文献多是关注藏书、读者、管理人员、技术和设备,而数字文献则多是关注数字化资源、网络连接、电子设备管理维护人员、技术和设备。由此看来,两种文献既有收藏、整理、传递文献的共同属性,从而有着不可分割的联系,同时又因构成因素、特征、功能、作用等方面的差异而形成了两个相对独立的体系。一般来说纸质文献提供的资料教学专业水平高,内容分配和布局合理,而数字文献在信息传递的速度和广度上则更胜一筹,并使管理与服务向更深层次发展成为可能,所以两者是相辅相成、互为补充的混合体,以纸质文献为依托,有效融合数字文献应是学校信息管理服务一体化的一个发展方向。
5.管理服务人员的一专多能
管理服务人员的一专多能是信息管理服务一体化的又一特征,文献信息的多元化需要一专多能的管理服务人员,他们不仅要精通一个学科,对该学科师生的咨询进行解答,还需要具备对本学科档案文献进行综合利用,甚至是进行二次开发的能力。
二、实现信息管理服务一体化的条件
学校书报刊及档案实现一体化综合服务的条件概括起来可以分为两个大的方面。
1.相适应的硬件建设
相应馆舍和配套设施的建设,如书架、计算机、阅览室等要落实到位,这是实现文献一体化综合服务的基础,没有这些硬件的支持,一体化服务只能是一句空话。
学校自动化、网络化的工作环境是实现书报刊及档案文献一体化综合服务的前提。学校图书档案没有自动化的管理系统,没有优秀的学校图书档案管理系统软件,实现不了书、刊、报等文献资源的快捷检索,也就谈不上快捷的服务;没有网络的连接、没有局域网、教科网、公共网、因特网等的依托,也就谈不上书报刊及档案的检索与利用,更谈不上所有文献的一体化综合服务。
2.高素质的管理服务队伍
观念的转变是实现文献一体化综台服务的动力。书报刊及档案服务方式的变革,要求学校图书馆的管理理念必须由重藏轻用到藏用并举转变,服务方式必须由分散服务向一体化服务的转变。如果不能清醒地认识到这种变化,必将导致学校图书档案管理服务的滞后,因此必须从思想上转变观念,并以此为动力,切实提高自身的综合素质。
高素质的服务队伍是实现一体化综合服务的关键。学校书报刊及档案文献一体化综合服务需要集多种服务于一身,必然要求一岗多能的服务人员。传统服务框架下,管理人员长期工作在单一的岗位上,技能单一,这已严重阻碍综合服务的效率,因此必须大力进行人才的引进和自身员工的技能培训,以适应现代教育条件下工作的需要。
三、实现信息管理服务一体化的措施
1.人才保障
现代教育条件下的文献信息管理服务需要掌握新技能的新人才,根据学校实际情况,一般来说可采用针对性地引进专业骨干人员和对现任工作人员开展继续教育相结合的方法,通过岗位培训、短期培训、学术活动等方式,使他们掌握图书、报刊、档案的信息管理和信息服务知识,掌握现代的信息技术;使他们具有收集、筛选、整理网上信息的能力;具有较强的规划能力和应变能力,能较好地处理可能出现的意外问题;具有一定的外语基础,以便从网上收集调阅相关的教育教学信息。
2.宏观上建立统一的书报刊及档案信息中心
首先将原有的封闭管理和相对独立的运转体系转变为开放性的服务机构,面对师生的信息服务形成统一的整体以达到资源合理配置,统一管理。严格按照国家统一的分类、著录、标识等规范标准对文献进行加工、整理、编目等,做好基础工作。
3.微观上进行分门别类的收集与整理
比如可按学科分为文科类、理科类、综合类,每类下面再按文献的相关性设置相应的分类,这样对文献基础层面的管理工作可以做到各司其职,责任明确,为宏观层面的一体化服务提供资源保障。
4.业务机构重组与服务内容延伸
从机构上彻底改变传统的书报刊及档案分别管理、分别服务的模式,设置与图书、报刊、档案以及电子文献一体化综合服务的相应机构,从现实情况出发,机构可设置为某一类文献整理部和文献服务部。
5.夯实常规管理与提高服务层次
从服务内容上除了为师生提供信息咨询、文献查询、新书导读等传统服务外,还应开展新书通报、预约、教改查询、学科导航、教科研选题等服务。另外还应把文献资源利用情况的调查分析作为一项日常性工作,以提高文献资源服务的层次、服务的水平和服务的针对性。
综上所述,建立学校书报刊及档案一体化管理服务体系,是教育教学改革的需要,是现代信息化社会的要求,它需要先进的科学技术和高素质的管理服务人员作支撑,因此,在管理与服务的过程中,必须紧跟时代步伐,不断提高人员素质,完善服务体系,以最大程度地发挥书报刊及档案的资源效益,最大程度地服务于学校的教育教学工作。
参考文献
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