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档案安全管理工作赏析八篇

发布时间:2024-04-22 15:22:54

档案安全管理工作

档案安全管理工作第1篇

档案管理对于一个企业和社会组织机构都是非常重要的,档案可以记录在生产和各项活动中重要的有价值的信息,同时对于一些可贵的经验也是一种保存方式,所以档案管理工作是占据着非常重要的地位的,必须要给予重视。如果档案没有进行很好的管理,就会对工作造成严重的耽误。为了促进工作和活动的高效率的进行和加强结果的真实可靠性,做好档案的安全管理工作是非常必要的。

1.档案安全管理中存在的问题

1.1档案本身的保管不当

在档案安全管理工作中,有诸多的情况会造成档案本身的保管不到位,以致于档案发生损毁。在实际的管理中,在档案的管理柜中,经常会放一些杂物,这会导致档案放置过于混乱。一些档案柜的日常维护管理工作不当,比如在防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染方面做得不好。有时档案的管理人员在下班后将门窗开着,如果遇到雷雨天气对档案的损害是一大隐患。对档案柜里的温度也没有进行定期检测。这些都是档案本身的保管不当给档案保管安全性带来的威胁。

1.2档案信息管理的保管不当

在进行档案的安全保管工作时,管理档案信息的人员由于工作的疏忽,会对一些档案的信息的分类、排列和编号等工作遗忘,这不便于日常的档案管理和信息查询。在档案中不乏有一些照片、底片等资料,这些资料有时没有进行定期的检查和管理,就会造成这些资料的发黄和发霉后都没有进行及时的处理。对于声音和录像这一类的档案要及时准确的复制刻录,否则一旦遗失或损坏,便无法挽救。

1.3档案安全保管的硬件条件不够

档案在进行安全保管时,是必要具备一定的硬件条件的。但是由于经济的发展存在不均衡的现象,那么就会导致档案保管的条件差距也有一定的差别。对于一些经济比较富裕的地区,一般是有专门的档案库房,在档案保护的设施方面做得也比较好。但是在经济条件比较差的地方,其档案安全保管的硬性条件就比较低,这就会使得档案的安全管理得不到保证。

2.加强档案安全管理的措施

2.1完善档案安全管理制度体系

在加强档案安全管理方面,必须要完善档案安全管理制度体系。首先要对安全管理给予重视,必须要把档案安全管理工作作为具体的考察制度纳入工作绩效的考核中。在进行档案安全时,要制定具体的制度并且不断进行完善,将档案的安全管理和个人的责任制联系在一起,这样有助于管理人员明确自己的工作内容和责任,具体有针对性的做好相应的制度管理。对具体的档案管理人员,要有具体的制度进行定期的安全性的检查,这样确保可以及时发现问题解决问题,促进档案安全管理工作可以更高效的进行。

2.2提高档案管理人员的素质和能力

对于档案管理人员,其主要的工作任务就是要保护的档案的安全性和完整性。在进行档案安全管理时,其目的要保证的档案的不坏、不丢、不散、不乱。不坏,使得档案可以没有被损坏。如果有发现档案的损害,要及时采取措施进行补救。档案管理人员需要能够保证档案的不遗失不被偷窃,对档案进行安全备份,集中对档案进行管理,防止出现档案杂乱的现象,所以对于档案管理人员而言,这是一项重要且需要有责任心和认真的态度的工作。因此,对于档案管理人员的要求也比较高,这就需要档案管理人员有较高的素质和工作能力。首先要求档案管理人员需要有高度的责任心,秉承着对人们认真负责的态度全心全意的为人民进行服务,对于这份工作也要有强烈的激情。然后就是要求档案管理人员具有很好的工作能力,对保管的档案需要熟悉其内容和知道档案管理的相关法律,这样都是能力的体现。档案管理工作人员也需要一定的文化知识,这样可以对于工作中遇到的问题进行主动地分析得出解决的方案,这对于灵活的进行档案管理工作是非常重要的。只有档案管理人员具有很好的工作能力,才能具有观察的能力,能很好的处理观察工作中遇到的问题,管理人员具有较高的素质,才能工作中可能出现的不合规定的行为反映给上级,这样以保证档案的安全性。

2.3加强档案管理工作的保密性

随着信息时代的发展,各种高新技术不断的出现,但是对于档案保管的安全性也构成了威胁。在信息化的社会,档案在社会的发展中占据着非常重要的地位,所以对于涉及保密工作的档案的保管也是需要进行加强的。做好档案管理工作的保密性,就可以保证各方的利益。对于档案安全管理,不仅要做到档案实体的安全保管,同时对于保密性的管理也非常重要。为了做好档案安全管理工作的保密性要求,就要对出入库内的档案进行严格的清点检查,这样可以保证做到不泄密。现在网络信息的发展逐渐深入人们的日常生活中,档案所依附的载体也变得更加网络化,但是这也给档案安全管理埋下了安全隐患。对于数字化的档案库要进行设立系统的防火墙,只有拥有对的密码才可以进行访问,安装保密隔离卡和建立备份的数据恢复系统都是必不可少的安全管理工作。

2.4提高档案库房的安全性

有些地方的档案管理所用的档案库房是临时的库房或者是废弃的厂房,但是这些地方没有很好的防火防盗的设备,所以对于档案的安全管理是非常不安全的。为了提高档案库房的安全性,在库房中必须具有防火防盗的设备、测量温度的装置和防虫的一些药物。同时对于档案库房要经常的进行维护,平时要定期进行库房内部的温度和湿度的检查,对防火防盗措施也要定期检查是否可以正常使用。要检查档案库房内的线路是否安全、灭火器的安全性,这样可以防止火灾的发生。

档案安全管理工作第2篇

我在驾校担任的是档案管理员兼安全管理员,本人深知干好这项工作不仅需要细心、耐心,而且还需要掌握档案、安全管理的知识。自2013年担任“专职安管员”以来,一直以“做一名合格的安全员”做为本职工作的追求目标。自肩负这个重任以来,我始终保持清醒的头脑,踏踏实实的态度来对待我的工作,现将2020年上半年的工作总结如下:

一、安全管理工作

1、春运安全工作。按照上级公司文件安排,开展春运一系列安全工作,制定春运安全生产工作方案、春运安全责任书、组织全体教职工进行春运安全培训 ,对春运资料整理归档。

2、疫情工作。配合领导做好疫情防控工作,制定复工复产方案、完成各部门的复工复产责任书的签订。

3、每月按时间节点上报上级公司要求的各种安全报表。

4、对上级公司下发的安全文件,及时让领导批阅,并整理归档。

5、新购的33部宝来车已全部完成了一车一档工作,并向公司、交通局、交警队进行报备。

6、每月不定期跟随刘校长、刘磊副校长到训练场进行安全督导检查。

7、按照上级公司的文件要求,制定了禁毒工作方案,并通过微信群对禁毒的宣贯,按照公司要求,每周上报工作小结。

8、按照上级公司文件要求,积极开展“安全生产大整顿活动”,根据文件安排,逐一进行开展活动,制定方案、组织教职工培训、每周上报活动小结,还参加了公司组织的基础档案管理评比活动,观摩了其他分公司的安全档案,发现自身有很多的不足,要向做的好的分公司学习经验。

9、每年的6月是安全生产月,按照公司文件安排,开展了一系列的安全生产月活动,制定方案、每周向公司上报活动小结,最后将活动资料整理好归档。

10、制定年度安全工作计划、每季度工作安排和总结、制定上级公司文件要求的各项工作方案、安全培训资料等。

11、每周五按时参加公司的安全视频会议,并做好笔记。

二、档案管理工作

对驾校的所有合同协议、安全档案、初学驾驶员档案、继续教育档案、车辆档案和人员档案进行分类整理归档。

三、工作中存在的的不足

1、安全档案管理不严不细,存在很多不足之处。

2、组织、沟通能力上还有所欠缺,和有经验的同事还有一定差距,应加强业务学习,解放思想,弥补差距。

3、工作中不够大胆,思想不够超前,需不断学习改进。

档案安全管理工作第3篇

一、电力企业档案信息化管理

1.电力企业档案信息化管理的现状

档案的存储、档案的管理和档案的查询是档案管理的三种基本模式[1]。在电力企业的日常工作中,很好的利用档案存档信息,对于工作的顺利进展有很大的帮助,所以档案资料的及时接收、整理分类、保管体系也在逐步走向正规化。在以往的传统档案管理中,呈现的都是纸质文件,伴随手工操作进行管理,而随着科学技术的进步,信息化的技术也在档案的管理中应用,对纸质文件进行数字化的信息处理,使档案资料保管更便捷,查询起来更方便。可以对档案信息可以进行备份处理,使得档案信息更安全。但目前这种档案信息化的管理工作方式还没有在电力企业中全方位、多角度的进行普及,而应用了档案信息化管理方式的电力企业还存在一些问题,所以档案信息化管理的技术和应用还有很大的提升空间。

2.实现电力企业档案信息化安全工作管理的必要性

首先,电力企业在国民经济汇总扮演着重要角色,它是一项基础性的支柱企业。如果失去了电力行业的支持,全社会就可能出现经济瘫痪的现象。在2008年伊始,我国南方多数省市都遭受了雨雪冰冻的袭击,电力行业在此次自然灾害中受到了极大的影响,使得多地区都出现了电力中断的现象,对国民的正常生活带来严重的影响,这充分的表明了电力资源对市民生活的重要性,没有电力资源人们就无法进行正常的生活。在现代数字化的战争中,攻破电网就是战争取得胜利的关键点,这种说法毫不夸张[2]。近些年来,电力企业的档案信息经常被攻击,导致档案信息泄露,为了提高电力企业档案的保密性和警惕性,对档案信息化安全管理工作一定要加强。

其次,因为电力企业的发展经历了一个漫长的历史时期,企业中的各项管理与经营方式都逐步在完善,都形成了各自的特征与优势。随着市场经济的发展,电力企业也得到了大幅度的发展,企业的数量与电力经营项目也日益增多。在经济全球化的今天,优胜劣汰的竞争淘汰法则一直在各大企业间上演,为了在激烈的市场竞争中,拥有自己的一席之地,竞争手段则是五花八门,其中也不缺少使用不正当手段窃取其他竞争对手的商业机密,而经常因为利益等原因的驱使,企业的档案信息管理难免会出现失误和泄露。多种实例证明,保护好档案信息就是保护好本企业的利益,所以电力企业对自己的商业机密加强保护,显得尤为重要。

再次,电力企业是资金和技术密集型的企业,拥有着较高的专业技能人才,掌握先着进的核心技术。在科学技术飞速发展的今天,各大电力企业都在努力创新自己的技术成果,对高性能和高质量的电力产品研发力度不断加大,为了加强电力企业的竞争实力,每一年各个企业都有新的研发目标,同时还要进行科技的引进和创新,并逐渐形成自己的知识产权,所以一定要加强档案信息化安全管理,对本企业的知识产权和技术成果进行保护。档案信息的安全保护,就是对企业的技术领先和核心竞争力进行保护。

二、电力企业档案信息化管理中存在的问题

1.滞后的档案信息化管理体系

因为电力企业的档案信息化管理是随着科学技术的发展而产生的,在使用初期,难免会在相关的管理和技术层面上存在缺陷。在电子档案的存档、保管、查阅等方面还没有建立健全明确的规章制度,出现问题时不能及时很好的解决,进而引起一系列的不良连锁反应[3]。因为档案管理信息化是最近几年才发展起来的,在大量的纸质档案向电子版本转换时,在速度和质量上还难以保证。

2.对档案的信息化管理还没有足够的重视

在电力企业中,一些元老级的领导还没有对档案信息化管理有充足的认识,把主要精力放在了产品研发和市场占有率上,档案信息化管理在企业的发展中的隐性作用总是被忽视,简单的认为档案管理是一种文职类的日常琐事,对重要档案科室和部门更是没有建立,没有把档案信息化管理融入企业的发展战略中,因此使得档案信息化管理出现人员短缺、管理落后等问题。

3.档案管理人员素质不够

因为在多数电力企业中,没有对档案信息化管理的重要性有足够的认识,因此对档案管理人员的要求不高,很多档案管理人员对档案管理工作却不了解,只是对档案进行简单的整理和归类,没有管理重点,往往忽略了对包含重要经济信息的档案进行存档和保护,因为不具有档案管理的专业知识,在技术和管理观念上还有很多漏洞,很容易造成重要档案信息的流失和机密的泄露。

三、加强电力企业档案信息化安全工作管理的途径

1.完善电力企业档案信息化安全工作的制度体系

规章制度对人的行为具有一定的约束和提醒作用,对于人的行动意识具有强化的功能。因为规章制度的约束性、权威性和稳定性的特点,使得规章制度的制定在档案信息化管理中有章法可遵循,有标准可参照。所以一定要在国家法律法规范围内,制定符合电力企业实际情况的规章制度,建立健全档案信息化安全管理相关工作的流程、体系。并要大力倡导监督检查行为和责任问责制,使档案管理工作真正落实,填补档案信息化安全管理的空白,同时可适当的使用一些奖惩制度,促使档案信息化管理工作安全、有效进行。

2.提高电力企业决策层对档案管理信息化安全的重视度

电力企业的决策层作为企业的家长,是企业发展战略的制定者和前进方向的指挥者,所以一定要在企业成长发展中,对档案信息化管理安全要有足够的重视并加强其建设,至上而下的把档案信息化安全管理工作落实到企业发展的各个角落。同时要认真分析国内外电力企业的发展形势和先进理念,认清企业档案信息化管理的安全性在企业未来发展道路上的重要意义。

3.加强对电力企业档案信息化管理人员的职业素质和专业技能培养

电力企业的档案管理人员每天要面对众多的档案信息,其个人素质的高低对于档案信息化安全管理具有重要的影响作用。基于电力企业在国民经济发展中的重要地位,所以要重视对电力企业档案管理人员的选拔和培养。提高电力企业档案信息化管理人员对档案管理工作和信息保密的认识,培养其形成坚定的立场和明锐的洞察力,要对档案管理人员的专业技能进行不定期的培训,使其具备更加专业和规范的技能,使其能够对信息化管理中不安全因素的进行分析、判断和解决,提高在档案信息化安全管理中的实践能力。努力打造出一支专业技能高、安全意识强、纪律严明、业务精通的新时代电力企业档案信息化管理团队。

4.采取技术手段防止企业档案信息泄密

科学技术是第一生产力。在电力企业的档案信息化管理中,当然也少不了科学技术的大力支持。电力企业的档案管理是一项复杂而艰巨的工作,需要在平时的工作中不断进行经验和教训的总结,从而为科技人员的新技术研究与开发提供理论依据。将计算机技术更好的融入到档案的管理当中,借鉴与吸取先进的技术成果。在广泛运用计算机技术的同时,也要加强计算机网络安全技术的研究与实践。设立档案信息安全系统,加强对涉密档案信息和文件销毁环节的技术运用和保密管理,对于计算机网络上发布的有关安全的信息严格把关。在电力企业管理中,大力宣扬“积极防范、技管并重”的思想[4],加强与规范企业档案信息安全的管理工作。

档案安全管理工作第4篇

【关键词】事业单位;档案;安全保障;策略

档案管理工作对事业单位的发展具有很大的促进作用,但由于事业单位没有充分认识到对档案安全管理的重要性,加上许多事业单位虽然设有专门的档案室,但由于对档案管理的不重视,这些档案室大多数都变成了事业单位的杂物间,大多数人能随意进出,安全性无法保证,如此就会对事业单位的档案管理工作带来严重的影响,从而引发文件丢失、秘密外泄等等问题。所以,事业单位应该重视起档案的安全管理,针对可能因为疏忽管理而出现的问题提出相应的解决办法。

一、事业单位档案管理存在的问题

(一)忽视档案管理工作的重要性。在实际档案管理工作中,很多事业单位由于没有认识到档案信息管理的重要性,导致对档案信息管理工作认识的缺乏,阻碍了档案管理工作的有效发展,使得档案的管理工作得不到进一步的发展,长此以往档案管理工作就很难适应未来社会快速发展的需求。再加上事业单位的档案与事业单位的许多工作流程有着非常重要的联系,档案存储的信息量也是非常巨大的,因此,事业单位的领导者应该重视起对档案的管理工作。

(二)档案管理工作者的综合素质低。从事档案管理工作,必须要有严谨的工作态度和对档案工作的热爱,还要具有服务人民的精神和高质量的工作素质。在工作中,要想确保事业单位档案管理工作的专业性特点能得到充分的发挥,就需要组建一支拥有高质量综合素质的档案管理工作的团队。然而现在的档案管理工作者,都是其他部门的工作者兼职在做,由于平时工作繁琐,根本没有足够的时间对档案进行严谨的管理,这样就会严重影响对事业单位档案的科学管理。

(三)档案现代化管理设备落后。随着社会快速的发展,经济在飞速发展的同时科技水平也在不断地发展,现代化管理设备的使用范围也越来越广。然而许多事业单位的管理设备根本没有跟上时代的脚步,仍然滞后,他们采用的是传统的人工记录与核实的管理,不仅速度慢,还很有可能造成工作上的失误及疏漏,这样传统的档案管理方式严重影响了事业单位档案管理的有效性。在文件信息检索工作上,由于设备的简陋和传统的落后的手工检索方式,会导致检索信息的速度慢、效率低以及准确性差等问题,在无形中也增加了档案管理者的工作量。

二、事业单位档案管理安全体系的建设

(一)加强档案管理者的安全保障意识。档案安全保障体系的执行者是人,同时人也是确保档案安全管理成功的第一要素,所以“人”要形成强烈的档案管理安全保障意识,这里的“人”不仅仅指档案的管理工作者,还包括档案的形成者和使用者,这些人都必须要有“安全第一”的管理理念。在开展档案安全管理工作之前,需要进行档案安全保障性的教育活动,树立人们正确科学的档案信息安全观,从自己开始,自觉地在行动及思想上保障档案信息的安全。

我们了解到,档案管理的工作人员在档案管理中起到了很重要的作用。在工作中,档案管理者要面临的问题很多,只有提升了档案管理工作人员的信息安全素质,才能保障档案信息安全性,让档案管理更加科学、安全,才能跟得上社会的发展和进步。

(二)档案安全管理工作制度的完善。保障档案信息安全的基础就是要建立完善的档案信息安全管理制度,在档案管理工作中,不同的档案管理环节应该制定不同的安全管理制度,还有档案的性质不同,也要制定不同的安全管理制度。例如:濒危档案的排查制度或者是珍贵档案的保护制度等等,还有对于不同地方档案的备份管理制度以及相关的档案管理应急制度也都要得到事业单位档案管理部门的重视。

档案安全管理制度的完善,是档案安全管理工作的首要任务,当然,后期对制度的执行和监督也是非常重要的。完善的档案安全管理制度是提高档案安全管理工作质量的前提,所以,相关的档案管理工作领导者,应该重视起对档案安全管理制度的制定与执行。

(三)先进的档案安全管理手段。先进的档案安全管理技术及专业管理人才的科学管理手段是保障档案安全管理的重点。目前,网络科学技术的使用在生活中随处可见,档案的网络化管理也随之在不断进步,所以档案安全性的管理问题也不单单存在于对纸质档案的安全管理了,其安全管理技术已经扩展到多种技术,这些技术通过不同的层次和角度解决了档案安全管理的问题,多种安全管理技术形成的屏障保护了档案存储的信息。

在先进的档案安全管理技术中,需要专业人才来进行管理,所以档案安全管理工作者的管理技术水平决定了事业单位档案信息管理信息安全的程度。由此看来,适当地对档案工作人员进行相关专业能力的培训,不仅让其能适应先进的档案安全管理技术,对档案信息安全管理工作也能有所提高。

(四)加快档案的信息数字化进程。正是由于现代社会网络的大量使用,档案信息化的建设也加快了前进的步伐。目前,档案信息数字化的现象已经是越来越多了。档案的信息数字化不仅对档案原件的保护提供了便捷,还提高了档案的服务能力,同时大大地减少了人为或者是自然灾害对档案信息所造成的损失。

随着档案信息数字化进程的加快,数字化的信息安全问题也受到了越来越多人的关注,因此,在档案数字化信息推进的步伐中,对数字化的档案信息安全一定要重视,建立起完善的管理制度及操作体系。还需要注意的是,由于数字化的档案信息容易被盗取和丢失,信息资料也容易被改写,所以针对这类问题,档案管理工作者一定要加强信息安全的管理,确保数字化的档案信息的安全。

三、结语

传统的档案工作模式,由于事业单位对档案信息管理的不重视,大多都是由一些没有接受过专业培训的人员来进行档案管理,这些管理人员缺乏相关专业的知识,整体管理素质低,当然也就不能有效合理进行档案信息管理的工作了。再加上传统的档案信息管理根本不能满足现代化信息发展的趋势,所以事业单位档案管理就有了新的发展方向,为了确保事业单位的档案信息安全,加强事业单位的档案安全保障体系的建设是非常重要的。

【参考文献】

[1]李凤娟.浅谈事业单位人事档案管理工作中几点问题的解决[J].黑龙江史志,2015(7):107-107.

档案安全管理工作第5篇

关键词:食品安全;食品安全档案;档案化管理

一直以来,一些触目惊心的高校食品安全事故不断出现,社会影响极为恶劣。高校食品安全一旦出现问题,教学秩序则无法正常开展。高校食品安全管理工作落实不到位会对在校师生的健康造成伤害。因此探析如何利用食品安全档案化管理为学校的后勤改革工作服务,让高校食品安全管理部门提升食品安全工作水平,促进高校健康发展尤为重要。食品安全管理档案主要包括食品生产经营档案和综合协调监督档案,其中食品生产经营档案包括食品原料的质量分析报告、食品生产加工的操作管理情况、食品质检情况和食品企业信用指数等;食品综合协调监督档案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。这些繁杂的食品安全档案急需运用档案知识管理理念进行管理和利用。食品安全的档案化管理为高校食品安全能提供最广泛、最精确以及最有说服力的书面依据,能增强餐饮企业的质量与责任意识,通过知识管理下统一规范的档案管理更能降低高校监管成本、提高监管效率、增强监管效果的食品安全监管新局面。

1高校食品安全档案对食品安全发挥重要意义

1.1高校食品安全档案保障食品安全溯源工作

很多高校发生的食品安全事件究其源头很大一部分是采购的原材料所含有害物质或所含添加剂不符合相关标准要求。现在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤为重要,食品安全溯源能在发生食品安全事故情况下准确的找出食品问题根源,使得食品安全工作得到开展。食品安全档案管理记录着许多与食品有关的各类信息,人们通过食品安全档案了解食品各个方面情况,如食品生产工艺、食品成分、添加剂含量、制作日期等内容,对以上信息了解后,排查食品安全隐患,解决因食品来源产生的问题,形成针对性的管理,使得在校师生食品安全获得有效保障,形成食品安全保障有效机制[1-3]。

1.2高校食品安全档案促进食品安全管理系统化

食品安全管理工作需要管理人员对食品安全管理的方式和方法进行科学合理的应用,确保食品安全管理的系统化。食品安全档案不仅记录了食品各方面的相关信息,更包含了食品安全管理方式方法与效果。在对食品安全档案记录研究的同时,建立系统的食物安全管理机制和管理制度,针对各类问题选择合适的管理方式方法,获得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全档案提供食品安全事件处理的依据

档案中记录的有关食品安全事件的处理经验为处理高校食品安全事件提供了有力依据和帮助,让食品安全事件得到较好的处理。因此完善食品安全档案管理工作和构建高校食品安全保障机制,能更全面地保障师生食品安全健康。

2高校食品安全档案管理的现状

2.1食品安全档案管理意识薄弱

高校对食品安全档案的忽略,使得部分高校食品安全档案管理工作出现缺失现象,还有很多高校餐饮企业不按管理制度开展工作,在食品监督管理中忽略原料采购、产品加工等环节各方面档案等相关信息,使得食品安全隐患重重。采购人员在采购原材料时更多关注食品材料的外在情况,不深入了解食品生产制作等情况。此外,食品安全档案管理人员在食品监管工作中态度散漫、粗心大意等也会导致食品卫生安全隐患的发生[4-5]。

2.2高校食品安全档案化管理制度不健全

目前,高校食品安全管理工作对食品安全档案化管理还不具备丰富的经验,相关食品卫生档案化管理制度不够细化,档案数据也不够合理科学,无法有效发挥其重要作用。很多时候只是对高校食堂食品管理工作中相关文字档案收集整理,基本没有电子档案类的资料,很大程度上档案存在不完整现象。在高校食品安全管理工作中,尤其是食品安全档案化管理部分常常得不到资金支持,工作无法进行,从而影响食品安全档案工作的落实与推进。

3优化高校食品安全档案化管理的有效方式

3.1重视高校食品安全档案化管理工作

作为食品安全管理人员应正确认识食品安全档案对食品安全管理工作的意义,主动加强高校食品安全档案对保障师生食品安全的价值意识,加强开展食品安全档案研究工作,自发的强化食品安全档案管理构建工作。使得食品安全档案管理工作不断健全完善,食品安全档案记录内容丰富完整,让食品安全档案在食品安全监督管理工作方面的作用获得有效发挥。

3.2落实高校食品安全档案化管理的工作

食品安全管理工作相关管理部门应该全方位了解食品安全相关信息,高效能地推动食品安全档案管理工作,在繁重的食品安全档案化管理工作中,落实各项食品卫生档案化管理工作,对各项食品安全制度、各类食品安全管理情况记录、食品采购索证与进货验收登记情况记录、食品添加剂使用情况、饭菜留样记录、餐厨废弃物处理登记、职工花名册及体检健康记录、岗位培训情况等档案文件做好严谨科学的档案化管理及利用。特别是食品采购索证与进货验收登记情况和食品添加剂使用情况,应严格索取利益相关信息质量分析报告、认真记录采购食品的名称规格数量、保质期、供货商及联系方式等,做好索证索取台账记录,一般保存期限2年。

3.3对高校食品安全档案进行系统、完整、科学地收集和整理

规范地开展高校食品安全档案工作,在食品安全档案管理中对食品安全档案进行统一分类整理、归档编号。通过深入调研,积极整理、筛选档案信息,系统地组合零散档案信息,使得食品安全档案利用服务由零散向系统化发展,更好地为高校食品安全管理工作服务。

档案安全管理工作第6篇

企业档案面临多种安全威胁:地震、洪水、火灾、雪灾、盗窃等,这些天灾人祸都是正在面临或者有可能将要面临的显性安全威胁或者隐性安全威胁。档案是企业发展的历史记忆和宝贵财富,是企业档案工作赖以生存和发展的基础。多数的档案具有唯一的特点,一旦损毁.将给企业造成不可弥补的损失。积极开展档案安全管理工作,可以把一些潜在的安全威胁消灭在萌芽状态,把必然发生的安全威聃损失减少到最低程度。因此,企业开展档寨安全管理是必要的。无情的天灾人祸和严峻的现实给了企业档案工作者深刻的教训,让企业档案工作者认识到企业档案安全管理的重要性。那么什么是企业档案安全管理呢?对于档案安全管理,笔者还没有发现完整的定义或者描述。借助危机管理的定义,笔者认为理解档案安全管理是企业或者企业档案管理机构为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损坏甚至毁灭,而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略。认识到企业档案安全管理在企业档案管理工作中的重要性是进一步开展企业档案安全管理工作的先决条件,作为企业档案工作者必须认识到这一点,其他管理人员对此也必须要有相当的理解和认识。

二、企业如何开展档案安全管理工作

(一)树立档案安全管理意识

档案安全意识是做好档案安全管理、确保档案安全的前提。不论是档案管理人员,还是企业领导、员工,都必须具有档案安全意识,才能确保档案安全。档案安全意识淡泊是个普遍存在的问题。为保证企业利益和企业档案安全,企业需要树立档案安全管理理念和安全管理意识。当前树立档案管理安全意识显得非常紧迫和重要,通过安全管理教育和培训可以提高档案管理工作人员和相关人员的档案安全管理意识。企业可以充分利用企业电视、内部报刊、门户网站、企业通告通知、企业会议等多种途径,开展档案安全管理敦育,树立和增强档案安全管理意识。在开展安全管理意识教育和培训的同时,还可以通过积极开展规范化、制度化的实战演练,提高安全管理技能和安全管理效率。

(二)加强档案安全日常管理

首先必须建立一套完整的档案安全日常管理制度,包括档案安全管理责任制、库房保管制度、库房温湿度管理制度、档案出入库制度、档案利用制度、档案保密制度、值班制度等,并严格按制度执行。其次,建立完善的档案安全管理工作台帐,包括保管情况检查记录、环境安全检查记录、防火安全检查记录、库内外温湿度记录、档案移交登记、档案出入库登记、档案借阅登记、值班记录等原始台帐,并对各种原始台帐进行统计分析,总结规律,再用于指导档案安全管理工作,提高档案安全管理工作水平。第三,进行档案安全的全过程管理,将档案安全管理从保管环节,延伸到形成、积累、收集、整理、鉴定、利用等环节,将档案安全管理落实到档案管理工作的全过程。第四,加强档案库房日常管理,定时开关设备、电源、门窗,定期检查电源线路、设备、消防器材、防虫药品,做好各项检查记录,保持库内外环境清洁,及时消除档案安全隐患。

(三)建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企业档案安全管理的制度保证。为保证企业档案安全管理工作的顺利进行,制定相应的企业档案安全管理制定非常必要。企业工作人员尤其是档案管理工作人员应该熟知安全管理制度,并在安全管理制度的指导下有序开展安全管理工作。

(四)建立和健全安全管理预案

建立和完善企业档案安全管理制度后,还应该建立企业安全管理预案。安全管理预案是安全管理制度的延伸、细化和具体化。企业档案工作应该根据可能出现的不同类型的安全威胁制订相应的安全管理计划和应对预案,从而形成档案工作安全管理计划和应对预案,并和企业其他的安全管理预案共同形成企业安全管理预案。档案安全管理预案首先应该明确怎样防止安全威胁爆发;其次应该明确安全威胁爆发后,如何立即做出针对性的反应等等。在安全管理计划和安全应对预案中需要重点体现安全信息的传播途径并确保它正常运行,同时要重点体现安全的解决办法。

档案安全管理工作第7篇

[关键词]网络时代;档案信息;采集;安全管理

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.099

[中D分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

随着我国信息化的发展,档案信息的管理工作对网络的依赖性也逐渐增加,网络的危险性也威胁着档案信息的安全性。但是,现在很多部门和组织对档案信息采集与安全管理的认识度不足,不能认识到安全性对档案信息的重要性,过于重视对档案系统的基础建设,忽视了档案管理的安全性,这导致许多网上违规行为的产生。档案管理人员缺乏档案的安全意识,也导致许多安全隐患的出现。

1 网络时代档案信息采集与安全管理现状

1.1 部分部门档案信息采集与安全管理的方式落后

当前,网络信息技术飞速发展,使档案信息采集工作网络化越来越广泛,同时也使档案信息采集与安全管理的工作产生了较大的压力。但是,当前我国还没有健全的档案信息采集方法和系统,没有有效、全面的管理措施,在限制自身发展的同时,影响了档案信息采集的标准程度和信息采集工作的顺利进行。

1.2 计算机技术的作用没有得到充分发挥

网络技术在当前社会得到了广泛应用,但是在档案管理方面,计算机的应用还不够充分,计算机网络技术在档案信息采集与安全管理方面的作用,没有得到充分发挥。随着档案信息采集与安全管理工作的增加,时常发生一些档案信息采集的不准确,对档案信息采集的工作产生了消极影响。

1.3 进行档案信息采集的工作人员计算机技能不足

档案信息采集工作的高效、有序进行,需要档案信息采集工作人员有较高的计算机技能,而当前部分区域档案信息采集工作人员所掌握的计算机技能较低,过于重视档案信息的管理工作,忽视了档案信息采集的重要性,忽视了对计算机技术在工作中的重要作用,因此,档案信息采集工作的效率低且质量低。档案信息采集与安全管理工作是一项繁琐的工作,并没有想象中那么容易,这项工作要求工作人员不仅要掌握专业知识,还要有熟练的计算机技能,且工作人员的素质直接关系到档案信息采集与安全管理的工作。

1.4 档案管理方面的计算机硬件设施与软件开发程度不足

在我国,档案信息采集与安全管理工作中使用的计算机多存在老化的现象。关于档案管理的软件开发力度不大,大多数软件都是进口而来,且网络环境中漏洞颇多,很容易造成档案信息的外泄和损坏。当前档案信息管理的安全防范等级不高,在操作过程中存在着安全隐患。

1.5 没有完善的档案信息采集与安全管理的规章制度

任何一项工作的顺利、有序进行都需要制度的约束。档案管理这项工作并不单纯,还夹杂着政治和经济性质,档案信息的采集与安全管理工作不仅需要工作人员自身进行努力,还需要政府或者其他经济组织的支持。档案信息的管理不仅需要规章制度的严格要求,档案信息在采集和录入的过程中也需要严格按照规定进行,以此来保障档案管理工作的合理、有序。

2 网络时代档案信息采集与安全管理工作的重要性

当今社会是一个数字化社会,随着网络化的日新月异,只有促进当前档案信息采集与安全管理的信息化,才能使档案信息的采集与管理工作更加跟紧时代的步伐。档案管理的信息化能够保障档案信息资料的完整性,使档案信息采集的收集、整理更加便捷,且准确率较高。与时展不相符的都会被时代所抛弃。在当今的数字化时代,计算机得到广泛应用,档案信息的数字化文件也越来越多,学校中的学生档案资料、医院中的患者信息资料等都对档案信息的网络化提出了要求。档案信息的数字化管理,可以减小档案管理的难度,提高管理效率。档案的收集和管理是档案工作人员的主要工作内容,做好档案工作首先要做好这两项内容。但是当前的档案管理工作的普遍问题是,档案管理工作人员对档案的安全意识不高,在实际工作中对档案管理的重要性得不到切实的认识,对档案的保管没有做到整齐分类和定期保养,在档案发挥使用价值时,过多无价值的信息或者保存不完善的情况时有发生。

只有加大对档案管理的工作强度和重视力度,才能使档案在使用时能够迅速发挥作用。档案保存的目的不是束之高阁,而是对资料内容的价值维护,因此,保证档案资料的完整性和安全性关系到档案资料的价值体现。

3 网络时代加强档案信息采集与安全管理的策略

3.1 促进计算机信息技术在档案管理实际工作的广泛应用

充分发挥计算机网络技术在档案信息采集与安全管理方面的积极作用,建立健全档案信息采集系统以及硬件平台,落实档案信息采集录入的系统化管理,在档案信息管理的实际工作中,实现计算机网络系统的管理。

3.2 提高档案管理工作人员的计算机技能

档案管理工作的网络信息化,要求档案管理工作人员要掌握熟练的档案管理专业知识、具备熟练的计算机操作技能,因此,提高工作人员的素质是非常重要的环节。定期进行计算机操作培训,为工作人员提供信息化档案信息采集与安全管理的学习机会,提高工作人员的档案管理理论知识和实践能力,开展网络时代档案信息采集与安全管理方面的讲座和讨论会议,提高工作人员对档案安全管理重要性的认识,也提高工作人员的自我学习意识,不断升华自我。

3.3 完善档案信息管理方面的硬件与软件设施

对档案信息管理的老化设备进行更新换代,后勤部门要做好相关的购置工作,比如计算机、打印机等,先进的设备对提高档案信息采集的效率具有重要的作用。还要做好档案信息管理的软件开发工作、建立科学合理的数据库,对各种硬件设施和软件设施进行定期维修和保养,完善各种管理数据的录入和管理,使档案信息的管理工作更加高效、优质,保障档案信息管理的安全性和完整性。

3.4 建立健全相关的档案信息采集与安全管理制度

建立健全档案信息采集与安全管理方面的规章制度,通过内部努力与外部支持,认真严格履行规章制度所规定的档案信息采集与安全管理操作规则,工作人员要树立良好的工作态度,认真对待档案信息管理的工作,在工作过程中重视档案信息的安全性,防止信息泄露。

3.5 提高网络时代档案信息采集与安全管理的安全防范技术

加强对档案信息电子档案的管理,对重要文件进行加密储存和管理,加大对档案管理信息化的资金投入,提高档案信息管理软件的安全性,提高技术水平,定期进行网络安全测评,及时弥补系统漏洞,降低网络环境下档案信息外泄的风险,提高防范能力。

4 结 语

档案管理的信息化是一面“双刃剑”,档案管理的信息化是一个值得肯定的巨大进步,不仅可以减轻人力负担,还为档案信息的储存和采集提供了更加便捷的方式。但是,档案管理的信息化也存在着一些负面影响,在这一过程中存在着许多安全隐患。因此,在档案信息的采集存储过程中,保障档案信息的安全性、完整性,降低档案信息资料的外泄风险,确保保密级别高的档案信息的绝密保存,是当前档案管理信息化的重要内容。在当前的网络时代,相关人员要充分发挥档案管理信息化带来的积极作用,提高工作效率,克服困难,保障档案管理信息化过程中的完整性和安全性。

主要参考文献

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档案安全管理工作第8篇

确保档案信息安全是档案工作中最基本、最核心的任务之一。档案信息安全关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承,关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在切实保障档案实体和档案信息绝对安全的前提下,档案事业才能健康顺利地发展。档案信息安全观是档案工作者在工作实践中形成的对档案信息安全本质的认识和看法。随着形势任务的发展变化,档案信息安全管理的内涵在不断丰富,外延在不断拓展,形式在不断更新,必须以全面的、开放的、发展的、多维的眼光来审视档案信息安全工作,摒弃那些陈旧的、狭隘的、落后的思想观念,确立新的档案信息安全观。与传统的档案信息安全观不同,新的档案信息安全观强调档案信息安全是一个全面的、动态的、均衡的防护整体。所谓全面的,即档案信息安全观要由过去单一的、传统的档案保管、保护观念向全面的档案信息安全保障体系建设战略转变。所谓动态的,就是要居安思危,提高风险意识,开展风险评估,根据存在的问题,动态调整档案信息安全保障体系。所谓均衡的,就是避免档案信息安全保障体系出现任何环节的短缺而对整个档案信息安全系统构成的威胁。

二、完善档案建立信息安全设施,夯实基础,强化机制

为了确保档案信息安全,必须首先将建立档案信息安全体系作为第一要务,以科学、合理、完善的档案信息安全管理体制机制达到保障档案信息安全的目的。诸如建立档案信息安全危机预防与危机管理机制;实施重要档案信息备份制度,提高抵御各种突发事件影响的能力;处理好档案信息利用与保护的关系,提高档案利用过程中档案实体与信息安全的保障能力;完善受损档案抢救制度,采取抢救和保护措施,把损失降到最低等各项制度措施,认真做好档案信息化建设过程中的档案信息安全保障工作。

三、健全档案建立信息安全制度,明确责任,形成常态

对档案信息安全构成威胁的因素来自各个层面和各个领域。因此,需要构建一个全面的法规制度体系,即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案信息安全法律法规体系,来保障档案的绝对安全。当前,档案信息安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》、《档案法实施办法》和档案工作的各项条例条令等规范之中,尚未形成专门的档案信息安全管理制度或法律体系,需要我们依据国家的有关法规、结合档案信息安全保障的具体实际,建立一整套具体可行的档案信息安全管理制度,明确规定档案信息安全的管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等,依法实施组织管理,并形成常态化的趋势。有了科学完善的档案信息安全管理的法规,关键就在于具体、有效落实。必须在建立健全各项规章制度的基础上抓好落实,要加强对档案资源监测,严格档案的管理和利用活动,依法管理,按章办事,科学有效地实现档案的管理与保护。依法严厉查处破坏档案、危害档案信息安全的行为,对污染环境、盗窃档案、破坏档案的重大事件要严肃查处,坚决打击。同时还应当注意到:档案信息安全是档案工作的中心内容,不但要确保档案在收集、整理、保管、编研中的信息安全问题,还要进一步强调责任意识,通过各级档案部门和业务人员的分层包干、分层负责,消除档案业务管理工作中可能出现的各种档案信息安全隐患,确保档案信息安全,努力做到万无一失。

四、建立档案建立信息安全队伍,注重科研,培育人擦