（苏州工业园区档案管理中心 苏州 215028）
摘要档案资源整合与服务是我国“十二五”档案事业的工作重点，城建档案是城市建设过程的真实记录，本文将探讨在开发区行政体制下城建档案信息资源整合与利用，同时以苏州工业园区档案馆为例，剖析开发区城建档案资源整合与服务的具体实现。
关键词 城建档案 开发区 资源整合 服务
中图分类号G272 文献标识码B 文章编号150706-7049
城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实体等不同载体的档案。开发区城建档案既是城市化的集中体现，又是城市经济建设的缩影，对城市未来发展具有较高的价值。开发区城建档案工作如何适应开发区高速发展的需要，如何整合发展过程中形成的大量分散的档案信息，如何适应开发区精干、高效的行政部门设置，这需要有效的档案管理模式指导开发区城建档案管理工作的开展。
一、城建档案信息资源整合与服务
国家档案局局长杨冬权于2011年5月接受《中国经济网》采访“十二五”档案事业发展时，文章报道的标题即为“加强服务能力建设，实现档案资源共享”，并提出“我们将树立‘大档案’的观念，抓紧制定法规，加强文件归档工作，加强档案接收进馆工作，加强档案收集工作，加大档案资源整合力度”。档案资源整合与服务已经成为我国“十二五”档案工作创新的重要内容。
1、城建档案信息资源整合与服务的内涵
目前对城建档案资源整合存在许多定义和理解，但需从资源整合的本质去理解。资源整合实质就是优化资源配置，达到1+1大于2效果。城建档案资源整合不是简单地将分散的规划、建设、竣工档案集中管理，而是通过对档案机构和档案资源配置优化，从而提升档案服务功能。同时，城建档案信息资源整合与服务相辅相成，档案服务是城建档案信息资源整合的目的，亦是档案资源整合的动力。
2、城建档案信息资源整合与服务的内容
城建档案信息资源整合主要包括机构整合、资源整合、服务整合和人才整合。机构整合是资源整合的基础，资源整合是服务整合的基础。
(1)机构整合
任何改革是否成功要看此项改革是否能够推动这项事业向更高层次迈进，广东的顺德和深圳、上海浦东、安徽和县等地在整合当地档案资源、改革档案管理模式等方面迈．出了成功的步伐，他们改革的共同点在于建立一个“归属明晰、门类齐全、服务高效”的国家档案资源管理机构，改革我国档案管理体制和机制，即从体制上实现档案工作机构归并，并建立与之相适应的档案管理机制。
(2)资源整合
城建档案信息资源整合包括与档案实体和档案信息有关的多方资源整合。包括硬件资源整合、软件资源整合、档案信息资源和人才资源整合。
①硬件资源整合
包括城建档案馆建筑整合、恒温恒湿档案库房整合、监控与智能设备整合、数字档案馆设备和档案实体等整合。通过硬件资源的整合，可让行政区域内的档案实体得到最好的保管。
②软件资源整合
软件资源整合主要指构建统一的数字档案馆软件平台，包括数据库软件、数字档案馆应用软件等整合。通过软件资源整合，达到减少软件重复开发等问题。
③档案信息资源整合
城建档案信息资源整合主要指相同或异构数据库的档案数据整合，实现对电子图纸、声像、视频等档案数据集中保管。
(3)服务整合
开发区城建档案对城市规划、经济开发、交通布局、节能环保等领域具有重要作用，通过档案资源整合，可向公众提供“一站式”档案利用服务，从而提升档案服务水平和服务效率。
(4)人才整合
档案机构整合、资源整合与服务整合是否成功的关健是人才整合，通过对不同专业人才整合，可以达到优势互补的效应。二、开发区城建档案信息资源整合与服务存在的不足与缺陷
1、城建档案分散，权责不明
城建档案信息资源整合不仅包括传统与城市建设相关的责任部门的文书档案，还包括各种载体的电子图纸、声像档案、视频档案的专业城建档案，使得多头、分散的专业档案集中、统一管理。但目前城建档案还分散在规划、国土资源、消防、质检、交通等部门，受到部门保护、部门利益的钳制，各部门还未就城建档案信息的统一达成一致，开发区管委会体制的“简单灵活”和“一站式服务”不能极好线。使得城建档案信息资源的统一管理面临着信息孤岛和信息壁垒的问题，在查档和使用过程中，档案调度难度大，信息服务不尽如人意。
2、城建档案信息资源利用率低
城建档案涉及到建筑、市政、交通、人防、园林风景等领域，对城市规划、交通布局、节能环保、旅游资源开发等具有重要参考意义。而开发区的城建档案相较于普通城建档案，具有档案信息量大，信息增长速度快、信息价值量高、档案信息时效性强等特点，对智慧城市建设、区域经济一体化和国家经济规划布局有举足轻重的作用。然而社会组织、企业和个人，还未意识到开发区城建档案的价值，造成档案信息资源利用率较低，价值属性不能完全体现。
3、信息化程度不高，服务意识淡薄
信息化建设对于提高城建档案利用率，增强档案利用效率，加强城建档案馆资源配置，促进档案事业的发展有重要意义，然而目前，大部分城建档案管理部门的信息化建设程度不高，给档案信息资源整合造成极大阻碍。同时很多城建档案馆片面关注档案的收集整理，还没有树立档案信息的整合性服务意识，导致目前城建档案工作还停留在城建档案的保管上，缺乏对城建档案信息资源的编研整合以及信息化。
三、苏州工业园区“SIP模式”档案资源共享与服务
苏州工业园区（简称SIP或园区）为苏州市所辖的部级经济技术开发区和县级行政管理区，于1994年4月经国务院批准为中国和新加坡合作建设的开发区。苏州工业园区档案管理中心于2007年7月成立，主管本行政区域内的档案事业，是集中保存、管理苏州工业园区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。目前增挂“苏州工业园区档案馆”和“苏州工业园区城建档案馆”两块牌子。
苏州工业园区城建档案馆以园区档案管理中心为主导，借助新建档案馆舍之机遇，将辖区内规划、土地资源、消防、质检等各部门的城建相关档案集中到园区档案馆，成功实现了园区城建档案资源的整合。
1、苏州工业园区档案资源整合与服务
城建档案信息资源整合主要通过机构整合、硬件整合、软件整合、数据整合和人才整合实现档案资源整合，它不仅仅是在物理形态上实现了档案馆对本行政区域内档案的集中，更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。苏州工业园区档案管理中心借助数字档案馆信息平台，进行线上线下双重管理，成功实现了档案资源的整合，并对外提供先进、优质的档案服务。
(1)机构整合
为适应开发区的机构精简，园区成立之初档案暂时由园区建设规划局下属机构整理保管建设档案，管委会下属机构整理保管文书档案。但随着园区快速发展，城建档案、拆迁档案、环保档案等其他门类档案日益增多，园区于2007年正式成立园区档案管理中心这家唯一的行政管理机构，主管园区范围内的所有档案工作。先后了《苏州工业园区建设工程声像档案拍摄、整理、归档指导规范》、《苏州工业园区城建档案管理规定》、《苏州工业园区建设工程竣工图纸质及电子档案归档整理规则》、《苏州工业园区建设工程竣工档案的编制及报送办法》等指导性文件。
(2)资源整合
①档案馆资源、库房、档案实体等硬件资源整合
园区2008年5月开工建设高标准档案综合大厦，总建筑面积约8.2万平方米，建设标准是“建成国家一流的档案馆”，设计库房储藏规模150万卷。档案馆内配置了智能密集架、智能小车、风淋系统、消毒设备、安全监控设备、自动报警和灭火设备、温湿度测量与调控设备等具有国内一流水平的先进设施设备，为档案的安全保管、科学管理、提升服务创造了优越的条件。因此，园区范围内所有门类永久保存档案都能共享到最先进的档案管理设施。对于查档要求频繁的房产档案等不实行物理归档，实现逻辑归档，也体现了档案资源整合的灵活性和多样性。
从城建档案角度收录了立项申报及批准文件、国有土地使用证、各部门（消防、劳动．环保）审核批复等前期文件，还有电子图纸CAD和声像、视频档案，形成了各类档案统一管理与保存，有效地实现了档案资源的整合。
②园区数字档案馆信息平台整合
园区于2010年起开发了数字档案馆信息平台，建立了覆盖全区的档案管理网络，实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。该平台集成技术先进，采用了SOA企业服务总线平台进行系统的集成和构建，为城建档案利用和平台扩展提供了底层技术支持平台，方便实现业务系统和自建档案系统的接口对接。该平台将档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、CIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块集成整合在一起，通过一个平台不同用户根据自身权限可以使用不同应用系统。
③档案信息资源整合
园区档案中心多门类数字资源整合实现了多赢，不仅减少了立档单位在软件开发或购买以及后期维护的费用，同时也方便了档案中心对数字档案进行时时维护和利用。用户在档案大厅可以登录系统检索所需档案，档案中心则通过数字档案数据库可对数字档案信息进行统一管理，保证了档案工作的效率和档案安全。
④服务整合
园区档案管理中心依托数字档案信息平台在实现应用系统集成的同时亦成功实现了用户的分类和整合，该用户包括档案中心、公众用户、立档单位、服务公司等，这些用户必须通过该平台才能实现自己的档案行为。公众用户通过该系统可以查阅自己需要的档案信息；立档单位通过该系统可以建立自己的虚拟档案室，向档案中心提出报建申请并可时时录入数字档案信息；档案中心通过该系统可以管理数字档案信息，实现档案权限分配，跟踪项目进展等．
⑤人才整合
园区档案管理中心目前集合了众多档案专业及相关专业人才，具体包括档案、建筑、计算机、信息管理、编研、写作、摄影摄像等多方面专业人才。完全达到各门档案资源管理的人才需求。
2、苏州工业园区资源整合与服务的“SIP模式”应用
“SIP模式”在苏州工业园区档案管理中心得到了充分应用，归纳起来为：
一个中心、一套班子、一个平台：苏州工业园区档案管理中心、中心员工、信息平台。
两块牌子：苏州工业园区档案馆、苏州工业园区城建档案馆。
四项整合：机构整合、资源整合、服务整合、人才整合。
八个功能模块：档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、GIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块。
一、城建档案纳入综合档案馆管理后，要适应组织机构的形式变化
1.要适应机构的变化。城建档案纳入综合档案馆管理后，机构从部级专业档案馆向以文书、声像、财会档案与城建档案一体化的综合档案馆发展模式转变。在管理方式方法制度上，要设立单独的科室与上级城建档案管理部门对接，便于业务指导。按照国家现行的档案法律法规来检查、督促企业、事业的档案行为，实行宏观的间接指导。在微观上来讲城建档案的管理，主要还是依据现有的城建档案系统内行业标准、法规体系进行工作。
2.要更新服务观念。注重城建档案管理的可操作性。未来的城建档案发展，作为档案管理者要有“大档案”的意识，要用发展的眼光看待城建档案事业，要有更加开阔的视野，现有的工作模式和机构定位还停留在本部门、本系统内，为适应改革开放的深入发展要有开拓精神、开放的思想、紧迫意识和法律意识，努力分析解决城建档案纳入综合档案馆管理后出现的问题，总结规律，用科学的理论、科学的方法和先进的档案信息化管理理论和手段进行现代化管理。
二、城建档案工作人员纳入综合档案馆管理后，要实现人员身份和业务建设的双重转变
1.理顺城建档案工作人员身份，提高工作积极性。在全国各级档案局（馆）的工作人员大部分都已经参照公务员法管理，为提高工作人员的积极性，城建档案管理人员纳入综合档案馆管理后人员身份也应与档案局（馆）人员身份一致，参照公务员管理[2]。
2.加强“参公”管理后城建档案人才队伍建设。“参公”管理后,城建档案人才队伍的主体已具有公务员身份。公务员与专业技术人员在其管理和要求上也有诸多不同。公务员的义务、权利、考核、职务任免、职务升降、奖励、惩戒、工资福利、退休等都由《公务员法》进行规范。如《公务员法》对公务员应当履行义务的规定是:模范遵守宪法和法律;按照规定的权限和程序认真履行职责,努力提高工作效率。
3.加强“参公”管理后城建档案人员的业务建设。提高城建档案质量的当务之急就是要建立一支具有开拓和献身精神，较高理论水平和业务素养的城建档案管理队伍。参公管理后，由于与原有的职称评聘制度分开管理后，有些专业人员弱化了城建档案业务的研究，综合档案馆领导要适当引导，加大对城建档案干部的真正培训，对培训过程中需要了解的有关知识都要有较深入的掌握和了解，把握城建档案的工作规律，提高城建档案干部工作的能力和水平。加强城建档案工作的规章制度建设，促进纳入城建档案管理的综合档案馆工作平衡发展。运用奖励机制，对在业务研究领域有重大贡献和业绩的同志给予奖励。例如我局的做法是鼓励进行科研项目、发表专业论文、在各类型媒体发表文章、结合年终考评与评优相结合的方法加强业务建设。
三、城建档案纳入综合档案馆管理后，要加强协作意识和行业标准的灵活运用
1. 积极主动争取各级领导和相关部门的支持。加强与各部门的沟通协作，依法加大对城建档案工作的监管力度，促使建设项目档案工作整体水平有较明显提高，使其逐步走上依法管理的轨道。要加强与规划局、质检站等与城市建设相关部门的联系与沟通，准确把握地方相关标准规定的信息畅通、灵活运用。共享某一时间段内本地区的建设项目的开竣工情况。为加强城建档案的统一管理，提高管理水平，做好城建档案编制归档工作，统一城建档案的验收标准，建立完整、准确、规范的城建档案。
2.加强城建档案前期业务指导。由于受行政事项审批制度的改革，各地区都在简化办事程序。以我区为例，为方便投资者办事，提高行政效率，我区取消了《辽宁省城建档案责任书》签订工作，这样就对城建档案的业务指导工作提出了较高的要求。我们采取提前介入，跟踪指导，对建设项目档案工作实施全程管理。在项目开工建设前，深入现场发放城建档案归档标准、采取在项目开工密集时间段统一辅导城建档案编制标准、来馆现场手把手传授城建档案编制标准及网络、电话指导等方法确保业务合并后工作正常高效开展[3]。
3. 制定适合于本地区的城建档案标准体系。从研究国家、辽宁省建设项目档案标准入手，以完善城建档案信息资源为工作重心，制定适合于本地区城建档案事业发展要求及符合国家、省、市的规范性标准体系，为城建档案在综合档案馆中的发展奠定基础。以《中华人民共和国档案法》为宏观指引，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）、《建筑工程文件编制归档规程》（DB21/T1342-2004）及国家、省、市相关标准规范，结合实际制定本地区具有可操作性的城建档案各专业的归档规范。例如在 《建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 》（GB/T50328） 市政工程文件归档标准中可以将工程准备阶段文件拆迁安置意见、协议、方案等作为选择性归档内容，不作为强制性归档内容，适当增加城建档案影像、照片档案的归档比例。
四、城建档案纳入综合档案馆管理后，要创新管理制度实现档案信息化建设多元化管理
1. 信息化建设要实现由单一管理向集成管理转变。大连金普新区数字档案综合管理平台从资源建设上来讲，也与浦东新区档案馆大致相同，提供了文书档案、城建档案、声像档案、计划生育档案、财务档案和资料等各类档案的综合管理功能包括数据著录、修改、查询、统计、编研以及相应的自定义档案数据等[4]。该平台能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、著录、存储、检索、利用、鉴定、统计、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，灵活扩展、简单易用。根据辽宁省档案局对分布式档案异构数据库的研究，立足于当前档案部门分布式档案异构数据库的发展现状，通过分析不同层次与不同类型的档案异构数据库[5]，建设我区档案数据内网与办公网、政务网的数据交换实现物理隔离，分层授权，专人负责，保证数据的安全。搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现异构数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性，提高了档案社会服务的现代化服务质量与水平。
2. 引 进 ISO9001 质 量 管 理 体 系 和ISO14001 环境管理体系管理城建档案。城建档案管理工作是对全区基本建设档案验收、整理、借阅及保管工作，对档案资料提供利用、查询、复印等服务。两个体系的引进，使城建档案管理工作迈向更高台阶，推进城建档案的规范发展。我区建立 ISO 体系文件18 项，适用法律、法规 11 条，保持质量和环境工作目标体系的同时，在职能、岗位上分解较为细致，对每个人的职责、权限及分工较为明确，有效实施体系与本部门相结合，对受控文件及相关规定予以程序化管理模式。其中在建设项目接收工作中，对工程档案认真检查、逐件、逐条目录进行核对，发现问题及时调整，从接收、整理、分类、编号、入库，这些一项项必不可少的环节，以体系控制文件程序、步骤形成的纸张、数据为重要管理手段，确保进馆档案的连续性、完整性和规范性的标准体系。对建设单位工程档案现存的问题进行整体评价，运行过程中坚持监督检查、分析，保证无遗留问题和不符合项目产生，顺利通过每年的管理评审及内部审核，加强体系指导工作提高工作效率，为区建设单位做好服务，切实加快城建档案工作的创新步伐。
3.探索城建档案合同管理制度的应用。在国内一些发达地区和城建档案管理成熟地区，已经将城建档案纳入项目档案合同管理制度。即在与中标单位签订合同时，做出专门的档案文件内容，规定出相关的项目文件收集整理条款，条款中给出了具体的标准或提出对归档文件的质量要求。合同可以以建设项目合同中的档案管理条款形式表现，也可以单独签订建设项目档案管理合同、建设项目竣工档案合同、建设项目设备仪器文件归档合同、建设项目监理档案管理合同等。比如在与施工方签订施工（安装）合同时，可以在合同中列出专门条款规定施工（安装） 方所承担的工程项目应形成的施工档案归档内容。
参考文献
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统一身份验证和统一权限管理的电子政务公共平台的成功建设，使得上海徐汇区电子政务建设走在了全国前列。徐汇区内各委办局的电子政务系统在提高政府机构行政效率的同时，产生大量的电子文件和过程文档。对于电子政务系统产生的电子文件和过程文档，根据国家和地方档案管理相关法律、法规的要求，必须加以及时归档，并进行相应的后续档案管理。因此，如何建设基于电子政务系统的一体化档案管理综合服务平台，成为徐汇区电子政务建设所面临的迫切问题。
区县一体化档案管理
综合服务平台需要解决的核心问题
建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：
1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系
区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。
2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡
根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。
3. 现行文件和档案文件的管理
根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。
4. 系统整合
在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。
5. 信息与资源的共享
区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。
6. 信息公开
区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。
7. 数据交换
区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。
区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型
以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。
服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。
服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。
应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。
档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。
基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。
为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。
基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型
根据区县档案局的工作特点，同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点，针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式，区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成：文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。
区县档案管理的一体化管理的流程，主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案；移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中，这部分档案为现行文件，档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定；根据档案法规定，对电子文件系统中的经过一定年限的档案，在进行实体进馆的同时，把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理，同时建设的区县档案局（馆）信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据，由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。
电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别，系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件，档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。
1. 文档一体化系统：实现电子文件的在线归档
文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。
由于不同的委办局电子政务应用情况的差异，文档一体化的处理方式也各不相同，主要包括以下几种情况：
（1）各委办局有各自的电子政务系统，且开发商提供开发接口。
（2）各委办局有各自的电子政务系统，且原开发商开放数据库结构。
（3）各委办局有各自的电子政务系统，原开发商不开放数据库结构。
（4）各委办局没有自己的电子政务系统。
2.电子文件数据中心：实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储
电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后，电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。
根据电子档案的不同状态，电子文件数据中心由以下主要功能模块组成：电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。
数据交换是电子文件数据中心的核心功能，包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构，如图所示。
数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准，各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后，通过加密传输到数据交换平台，由数据交换平台根据需要进行数据格式转换，再通过消息机制、消息路由，将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上，由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性，然后对数据解封装，发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。
在以后的电子档案使用过程中，电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。
3. 档案管理系统：实现归档后电子文件的综合管理
电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理，包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。
电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理，可以增删、修改、调整目录，能够整理目录下的归档档案，建立索引，方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理，并完成档案清理、档案导入／导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理，再根据申请使用档案的情况，进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权，只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录，记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录，包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。
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[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资
[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。
项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。
一、实施项目档案全程管理原则的意义
项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。
（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量
项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。
（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性
固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。
（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性
固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。
（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用
项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。
二、全程管理原则在项目档案管理中的应用
全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。
（一）通过前端控制贯彻全程管理原则
档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。
（二）通过合同管理贯彻全程管理原则
通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。
（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则
项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。
有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。
（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则
项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。
三、结 语
档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。
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医院档案是医院各项活动的历史记录。档案工作的好坏，直接关系到医院的基础管理水平。在现代医院管理中，医院档案管理如何跟上医院发展的步伐，更好的服务于医疗、教学、科研，应成为医院管理者十分关注的问题。在卫生部制定的等级医院管理标准中，规定三级医院档案管理必须达到科技事业单位档案国家二级标准，因此档案管理在医院管理中具有十分重要的地位。医院建立综合档案室，就是将分散保存在不同职能部门的档案集中统一到综合档案室，实现档案资源的集中与整合，从而达到“多档合一”，实现档案信息资源共享，提高工作效率。笔者就此谈一些思考，与同行共同探讨。
一、当前医院档案管理格局
1.室藏结构不合理，服务层面单一
医院档案室保存的绝大部分都是文书档案，其主要来源于各级党委、政府及其各个部门，这样就导致了档案室的主要利用对象大都是党政职能科室工作人员，医护人员以及医院服务的主体——患者及其家属很少来查阅档案，正是由于档案室保存的档案类型过于单一，与医院主体以及服务主体息息相关的档案数量太少，造成医院档案室服务层面单一。
2.各门类档案分散保管，各自为政
一方面，档案的分散保管不利于档案实体的保护。由于历史以及体制的原因，医院档案大都由相关职能部门负责保管，而不是由档案室统一保管。文书档案由档案室保管、人事档案由人事科保管、病案档案由病案室保管，科技档案由科教科保管、财会档案由财务科保管等。由于各部门的保管条件不同，档案的保管情况不容乐观。例如，有的部门依旧使用铁皮柜保存档案；有的部门档案室位于地下室，阴暗潮湿，未采取有效的除湿措施，给档案的实体保护带来极大的挑战等，由于保管条件的参差不齐，必然会导致档案实体保护水平的不同。另一方面，档案的分散保管不利于档案的提供利用。作为基层档案部门，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各类档案给提供利用带来了极大地不便，可能查找关于同一问题的档案需要经过很多部门才能查找齐全，费时费力，同时由于档案人员的工作能力不同，给用户提供的服务也会有所区别，这可能会给查档工作带来一些阻滞，不利于档案的提供利用。
3.条线归口多元，职能区分重叠
一当面，医院各类档案归口管理部门五花八门，例如文书档案归口在院长办公室、病案档案归口在医务科；另一方面，医院档案职能区分相互交叉，功能重叠，容易造成相互推诿，例如执业医师档案，大多数医院职业医师的管理职能主要体现在医务科，但是职业医师档案包含的相关材料又与人事档案重叠，在提供利用的时候，容易相互推诿，给查找利用工作带来不便。
二、建立医院综合档案室探讨
医院综合档案管理就是集中统一管理全院所有档案，实现档案机构整合、档案资源共享、档案功能优化。
1.实体集中存放
整合医院各类档案机构，实现档案实体集中存放，就是将医院的文书档案、科技档案、财会档案、人事档案、病案档案等类型的档案统一纳入档案实体管理，成立“综合档案室”，在统一的保管标准和设备配置情况下，分门别类地对各类档案进行存放和保管，以维护档案实体安全、完整。尤其是对于一些新建医院，在规划和设计之初，就可以把档案中心纳入一并考虑，节约成本，便于提供利用。
2.信息资源共享
医院建设逐步向信息化、数字化方向发展，要求医院档案管理水平也与之相适应。档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率[1]。因此，需要加大对医院档案信息化建设投入，构建基于B2C平台的网络化档案信息管理平台，配备符合要求的网络版档案管理系统，实现通过Web网页直接访问并进行信息检索。对不同类别的档案，按照既有的档案分类方案，通过纸质文件数字化和电子文件档案化的信息化处理手段，实现实体档案的信息化管理，并根据权限在内部局域网直接访问档案服务器，查阅档案目录和全文，实现档案信息资源共享，提高档案工作效率，降低管理成本。
3.管理职能分工
从管理学上讲，对任何组织机构的设计，都要既明确规定其职责范围，又要赋予其完成职责所必须的权限。因此，在建立综合档案室的同时，也应该设立“虚体”档案职能机构——档案处，实行两块牌子、分头管理的管理体制，因为基层档案管理部门尤其是医院档案管理部门，提供利用服务是第一位的，是基础工作，信息服务职能是体现医院档案部门存在价值的重要手段，而不应该纠结于传统管理体制的局限。档案处可以虚拟存在，其内部管理职能的体现依旧依托相关职能部门，例如病案档案在条线归口上依旧属于医务科管理，这并不影响其档案部门作用的体现和职能的发挥；而档案职能机构的对外职能，可以通过“虚体”档案职能机构——档案处来实现[2]，这与档案行政管理部门对医院系统档案管理部门的要求不谋而合。
三、医院建立综合档案室的意义
1.有利于档案资源的合理配置，优化室藏结构，促进档案信息资源的开发。
目前，医院档案室保存的基本上都是文书档案，而将其他门类的档案也集中保存，不仅优化了室藏结构，扩大了档案室的用户来源，大大丰富了室藏资源，也更有助于档案信息资源的开发。
2.有利于更好地维护档案实体的安全、完整，便于提供利用
以统一的保存标准，购置统一的保管设备，对工作人员进行统一的工作培训等，必将有利于维护档案的实体安全、完整；将多种门类的档案集中保管，可以使档案的管理更加统一、规范、有效，有利于提供更优质、高效的服务。
3.有利于节约成本，提高工作效能
各种门类的档案集中保管，可以有效地避免重复投资和重复建设，避免重复购置办公设备和档案装具以及档案室保存利用必需的档案专用设备，可以将有限的经费用在最需要的地方，从而节约行政管理开支，实现效益最大化的同时也可以提高档案工作效能。
医院档案管理工作的本质与医院管理工作的本质是一样的，即便于“利用”。对于医院而言，各项管理工作都是为了更好地为患者服务，促进医学科学和卫生事业的发展，而医院档案管理工作则是为医院的医疗、教学、科研等工作服务，更好地满足广大人民群众的健康需求，就方向而言，可谓殊途同归。实现医院综合档案管理，创新档案管理模式，打破传统档案管理体制束缚，实现档案信息资源共享，为广大医护人员、患者及其家属提供便捷、高效、优质的档案服务，符合医院档案管理工作的宗旨，也是医院档案管理工作适应现代管理模式的内在要求。
参考文献：
高校档案管理方式一直沿用传统的纸质分级分类分层管理，电子政务革新带来了管理创新。伴随规章制度不断健全，档案管理人员常为兼职管理，对档案材料收集重视不足，产生材料失真。同时以前高校人事档案管理长期处于封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核制度与归档制度，外加管理人员队伍不稳定，高校档案长期没有收集整理现象较为普遍。
教职工的档案意识淡薄，信息搜集平台逐渐搭建。人事档案工作是人事组织部门的基石性工作，同时也是与全体教职工利益相关的一项工作。严格人事档案管理，善用档案是一项重要工作。不断加大档案管理宣传幅度，不断增强教职工的档案意识，是强化高校档案工作的前提与保障。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，把档案工作与教职工前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们重视档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。
档案材料收集力度小，档案的及时性与完整性难以保证。人事档案材料收集是人事档案管理工作的基石。随着我国高校人事制度的改革，高校对教职工需要分类入档的材料不断增加，为人事档案材料的收集整理带来发展性要求。因此，建立档案管理人材料时首先应保证外部收集与内部收集相结合，外部单位调入档案时，需要认真清查、核实，发现有缺漏材料，及时追补和持续动态完善资料。其次，档案收集工作应转变被动为主动。需要档案管理人员、人事人员主动出击，构建人事档案材料收集系统，保证材料齐全完整。
档案信息化支撑体系建设不够健全。高校档案管理技术相对滞后，学校需要有计划、分步骤地逐步加大资源投入，完善基础设施，加强档案管理的技术设备与信息平台。首先，档案信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，彻底实现人事信息档案数字化。其次，要建立并逐渐完善高校人事档案数据库管理系统。三是独立建设高校人事档案信息网站，建立以人事档案信息通用数据库为中心，充分形成用户与人事档案管理者间的良好互动[1]。
2、高校档案管理创新途径
2.1 持续强化档案综合管理职能。综合管理是档案部门的基本职责之一，对高校各种档案及档案信息实行集中管理；对所属信息档案工作进行监督与规范指导；对高校的档案工作实行统一领导、统一管理。强化职能管理的方式可以采取灵活多样的措施，对不同特点、不同载体的档案，可以采取不同的管理方式。同时加快实施高校数字化档案馆工程建设，争取建成档案局域网、贯通校园网、互联网，高校档案信息数据库等三网一库档案管理系统，逐步实现高校档案信息资源的远程在线查询[2]。
2.2 持续强化档案管理工作的服务职能。档案管理工作自身性质决定其是一项条件性与服务性工作。提供档案信息资源，为培养高级教育教学人才、发展高新科学技术研究型人才、培训高级专业性管理人才，为学校各项管理工作服务是档案管理工作的宗旨。当前，随着高校的发展，应进一步强化大众服务意识，不断拓展档案管理工作服务领域，加大高校档案开放力度，持续加快推进高校档案服务社会化。强化服务职能可以采取多种形式的服务手段，最大限度的发挥档案材料与信息资源的利用。
2.3 持续强化档案管理工作的监督职能。档案管理法及档案法令法规赋予档案管理部门的监督权力，是保证档案管理工作走上法治轨道，建立档案工作新秩序的重要举措。高校档案部门应积极参与高校的各项管理活动，以确保档案形成质量认定;在评定职称、晋升工资、提升职务等具体工作中，为有关职能部门提供准确、可信度高的晋升职级职称、上报科研成果、保护房地产等权益的档案凭证。高校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照相关规定及时归档存放。高校档案管理部门在履行档案执法监督职责同时，需要坚持监督与优质服务相结合，使广大教职工能在现代科学管理的高度，认识并理解收集归档的意义与责任。同时应依法制订并采取切实可行的控制措施，从组织上、制度上、管理细节上强化监督职能[3]。
2.4 持续强化档案管理工作的指导职能。高校档案业务指导是档案工作的重要组成部分，是一项思想性、专业性、实践性较强的综合性管理工作。持续强化档案工作指导职能一方面需要依法指导，另一方面对职能部门的档案管理工作要做好业务咨询指导和专业培训与服务。坚持强化搜集、简化整理、细化检查、深化利用的管理业务工作方针，简便、高效、科学地开展档案管理工作的业务指导。坚持贯彻部门建章立制，规范执行文件材料的形成、流转、累积、立卷、归档流程是保证归档材料齐全和完整性，提高卷宗质量的关键环节。高校档案管理工作应加强对电子文件归档管理的业务指导。指导方式需要形式多样，直接指导与间接指导相结合，重点指导和普及指导相结合，集体培训与个别指导相结合[4]。
2.5 持续强化档案工作的宣传与教育双重职能。开展档案宣传工作和利用高校教职工教育活动，持续普及档案法、档案工作常识，充分展示现代化管理技术与网络管理技能在档案管理中的应用，是提高高校教职工档案意识的一项重要工作。特别是在高校发展进程中，对教职工大力推进高素质普及教育的档案宣传与教育发挥着不可替代的重要作用。
一、单一档案门类管理的劣势
长期以来，单一档案门类管理是大多数企业档案工作的主要形势，随着企业的改革和发展，单一档案门类管理日益呈现出与企业发展不相符的特征，结合笔者于项目部的工作经历，笔者认为单一档案门类管理的劣势主要体现在以下几个方面：
（一）不能跨档案门类进行管理
就目前而言，不少企业进行的都是单一档案门类管理的工作模式，这种模式的最大弊端就在于档案管理人员不能够对档案进行跨门类管理，例如：文书档案管理人员不能管理工程类档案，反之亦然。如此，一个档案门类至少需要一名档案管理人员。因此，单一档案门类管理的模式与当今企业改革与发展的要求，以及培养复合型档案管理人才的目标都不相符。
（二）不能有效整合多门类档案信息，进行开发利用
在传统单一档案门类管理的模式下，档案工作人员在对档案信息资源的整理以及开发利用方面也存在很大弊端，由于不同档案门类之间大都呈现相对独立的特性，使得管理人员在进行档案资源的汇总及开发过程中难以同时有效整合多门类、多类型的档案信息。这种互相独立的档案信息管理既不利于企业档案管理效率的提高，也不利于企业开展档案综合管理进而推动其信息管理一体化的实现。
二、文书及科技档案管理技术的主要区别
对行政管理、党务等活动进行记录的档案统称为文书档案，而对生产活动、科技理论等进行反映和记录的档案则多称为科技档案。就当下而言，文书档案以及科技档案在收集、整理、归档以及利用全过程中运用到的相关技术手段和综合管理的主要区别体现在以下方面：
（一）文书档案强调规范化的模式管理
虽然文书档案以及科技档案同属档案范畴，但无论是在档案信息的收集、整理、归档还是利用过程中两者都体现出非常明显的差别。就文书档案管理工作而言，其大都是对社会管理活动中的个人或者组织的参与资料，例如文字材料、声像、图表、文件等各种形式的载体都可以归为文书档案一类。文书档案的规范化管理应该注重以下几个方面：1.文书档案管理应与企业文书工作相结合，只有两者形成分体式管理体系，规范文书档案的信息处理办法和公文格式，做好档案管理和文书工作的相互衔接，这样才有利于促进文书档案管理工作的规范化发展。2.提高文书档案管理人员素质，当前不少企业的文书档案管理工作都是由其他岗位人员兼职，很难做到档案管理效率的有效提升，只有保障文书档案管理人员的工作能力，才有利于企业档案管理工作朝着更加规范的方向发展。3.应加强档案管理工作与各部门的配合度，从各部门收集的资料或者文件都应及时交由档案管理人员统一保管，制定统一的文件格式和目录编号，加强信息化档案管理工作的开展。
（二）科技档案强调精准的质量控制管理
不同于文书档案，科技档案大都是一些具有保存价值的科技材料或文件，例如在企业学术讨论、设备改造、科学调研、产品制造以及基本建设过程中产生的各类文件或资料。在当下信息化水平逐步提高的时代，科技档案管理工作呈现出许多不同于文书档案管理的特征，主要体现在以下几个方面：1.档案收集要求的不同，科技生产活动的规律和特点决定科技档案的管理工作必须要遵循阶段性和成套性原则，科技档案的整理或收集工作不受年代的限制，无论是分期建成，还是跨年度建成，抑或是多少年之后扩建或改建的同一工程，其档案插卷方便，完全能够集中在一起，而文书档案的整理和收集工作则是按年份分类的，难以插卷。2.在对档案质量的控制方面，科技档案需要确保档案的完整性和准确性。文件成套性和项目完整性是科技档案完整性的鉴定主体。而科技档案的准确性主要包括三方面内容：一是要确保企业科技档案数据准确、内容详实；二是档案内容应与其所记录的科技对象无二，这样才能更好突出科技档案的严谨和准确；三是不同的档案信息资源对于同一项目的记录应是一致的。现实标准和历史标准的双重性是科技档案在准确性方面区别于文书档案的主要特征，在这种情况下，动态管理应作为科技档案管理的主要技术手段。对于科技档案信息中的不准确之处，档案管理人员有必要而且必须加以修改，以实现对档案质量的更好控制。3.档案鉴定也是科技档案不同于文书档案的一个重要特征，档案鉴定的目的是预测档案对企业、社会所可能产生的作用和影响，科技档案需要对档案价值进行鉴定，这样才能对其档案价值进行宏观判断。科技档案的鉴定应以其对本企业所具有的经济价值、证据价值和现实利用价值为基础，以科技对象主体为关键，合理进行档案价值的鉴定，进而促进档案资源的开发和利用。
三、档案综合管理应用趋势分析
随着时代的发展和进步，单一档案门类管理模式必将不能适应企业改革和发展的需要，档案综合管理将会成为企业档案工作的主要发展趋势。档案综合管理工作的优势以及发展趋势如下：
（一）档案综合管理的优势
对企业档案进行综合管理有以下几点优势：第一，实行档案综合管理有助于提高企业档案开发与利用效率。档案综合管理使得各门类的档案汇聚到一起，信息完整而全面，再加上科学合理的管理制度，可以很大程度上提升对企业档案有效信息的提取和利用。同时，在实施档案综合管理的基础上，形成一套比较完善的检索工具，应用计算机可以准确、快速并且完整地检索出其需要的档案，既方便又省时。第二，对企业档案实行集中统一管理，以更好适应企业档案工作的实际需要。传统档案管理的模式是把档案分放在相应部门，然后由相应部门对档案依次进行编号、分类和排架，这种分而治之的管理模式不利于企业档案开发利用工作的有序开展。而在档案综合管理模式下，其不仅能够有效避免传统档案管理模式的弊端，还能够提高档案信息开发和利用的效率，更好满足企业实际工作需要。第三，实行档案综合管理模式，有利于企业机构改革工作的开展，其能够更大限度地压缩企业人员和机构，对于企业信息一体化和现代化发展是极为有利的。
（二）档案综合管理的意义和发展趋势
随着计算机技术和信息化技术的快速发展与应用，文书档案与科技档案在其档案的收集、整理、归档到档案再利用的一系列过程都体现出越来越多的差异性，其各环节的要求都是不一样的，这也表明了从单一档案门类管理到多门类档案管理的档案综合管理是未来发展的必然趋势。实施档案综合管理，不仅能够避免传统单一档案门类管理模式的弊端，还能够有效进行不同档案间的整合，有利于整体数字化水平的提升，也能够对档案二次开发利用起到极为有利的影响。在实行档案综合管理的过程中，各企业都应注重复合型人才的培养和储备，增进本企业高素质档案管理人才的引进，不仅能够进一步推动本部门档案管理工作的进一步完善和提高，还能够加强对档案信息的开发和利用，能够对本企业未来的工作提供更具价值的借鉴思路，能够将档案信息资源的价值最大化，促进企业管理效率和经济效益的更快提升。
一、文件生命周期理论相关概念的简要评述
首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。
