关键词 水利工程建设；档案管理；“三个工程”；创新
中图分类号 G271；TV51 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）05-0217-02
水利工程档案是指在水利工程的策划、实施、验收等整个过程中产生的一些历史记录，包括具有保存价值的文字、图表、声像等内容[1]。对水利工程档案进行有序、完整的管理可以为今后该工程的管理、运行、维护等方面提供重要的凭证和依据，同时还可以为其他工程提供一定的借鉴与经验。因此，应该加强水利工程建设档案的管理，促进水利事业更好更快地发展[1]。
1 档案管理本质
1.1 核心
档案管理的核心是记录工程建设过程。水利工程建设主要过程包括4个部分：一是工程前期。包括可行性研究报告、水文水利分析报告、环评报告、当地社会经济及效益调查报告、设计委托书、工程设计图及审批记录等相关文件材料。二是工程审批。包括基建计划请示文件、计委和主营部门及流域机构批件、建设用地批件、经批准的移民方案等。三是工程施工。包括开工报告、施工合同书、施工图、设计变更文件及图纸、建筑材料化验单、试验报告、机电设备合格证、施工记录、质量检查、评定及事故处理记录、施工单位资质、施工单位法人、施工单位技术人员、监理报告、监理文件及各施工阶段结论报告等。四是竣工验收。包括各单项工程、单元工程和单位工程验收和竣工验收形成的工程验收报告和验收会议原始记录。
1.2 档案应用
（1）施工依据。水利工程档案在建设时期，立项、批复，是施工的基础；设计、图纸、标准、规范，是施工依据；合同、文件，是施工责任的分配与明确。
（2）竣工验收的必要条件。水利部颁发的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》（水办〔2005〕480号）中第二十四条规定：未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。可见，水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，是竣工验收的必要条件。同时，是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据。
（3）运行、维护依据。水利工程档案是工程管理部门调度运用和维修养护的依据。建筑工程的设计标准、防洪能力等，是防洪调度、抗旱输水的依据；设备工程安装、技术参数、操作手册等，是设备运行的必备知识。
（4）改建、扩建依据。水利工程的改建、扩建，必须了解原有工程的地基基础能力、设计规范、设计标准等，而这些都是档案所具有和提供的，是改建、扩建设计、施工的基础，是安全的必要保障。
（5）事故处理依据。由于水利工程的特殊性，水利工程一旦出现事故，其危害范围巨大，损失严重，必须追究必要的责任方，为其他工程提供警戒。水利工程事故调查，厘清相关责任，主要依据就是工程档案，以文字说话。
2 “三个工程”
档案管理，纵向上按时间为主线记录工程建设过程；横向上，对应实物水利工程。本文对档案工作划分为“三个工程”，即文件、合同、审批、图纸等文字工程，财务工程，影像工程。
2.1 文字工程
文字工程是档案管理的主体，主要是水利工程在前期、施行、竣工验收等各建设阶段过程中形成的文件、合同、审批、图纸等文字内容。文字工程全面、准确、详实地记录整个工程建设环节。
2.2 财务工程
财务工程是工程建设过程中所有涉及财务部分的档案资料，财务是工程的主要制约因素，财务数据能清晰反映工程量。财务工程主要包括概算、预算、决算、各类保证金、备用金、月支付清单等。
2.3 影像工程
影像工程是利用照相机、摄影机等多媒体技术，真实记录工程建设的图像过程。目前影像技术主要记录与工程有关的会议、领导检查、完工后工程实景等。根据影像技术直观、真实等特点，创新地利用多媒体技术，对隐蔽工程进行摄影、记录，是隐蔽工程验收工作的新的形式，是文字材料的有益补充，而且增加真实性、客观性、形象性。隐蔽工程是指地基、钢筋、电气管线、设备安装等需要覆盖、掩盖的工程。隐蔽工程如果没有做好，返工将会造成很大的损失。因此，为了保证工程的质量和顺利完成，承包人在隐蔽工程隐蔽以前，应当检查合格后方继续施工[2-3]。
3 事件的时间对应
水利工程档案管理的时间对应性主要体现在2个方面：一是档案与工程建设的同步性；二是工程建设流程的对应性。所有在建水利建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工，监理等协议（合同）时，要对水利工程档案（包括竣工图）的质量、份数和移交工作提出明确的要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况[4-7]。否则，将不能反映水利工程建设的全过程。工程建设流程中，设计变更要先行，一切施工必须以图纸为基础；施工单位的申请、监理单位的批复、业主单位的同意，时间先后必须合理。
4 电子版与纸版
随着电子计算机技术的发展，档案管理和利用逐渐复杂化、快捷化，档案管理与利用中电子版与纸版起到相同的重要作用。一是纸版档案依然是材料归档的主要实物，是档案查阅、利用的主要方式。二是电子档案充分利用数据库功能，在查询、统计中的优势，而逐渐被重视，目前水利工程档案管理中，十分重视电子档案的归档，电子档案与传统纸版档案一起作为档案不可分割的一部分。近几年，在工程档案管理中采用CAD光盘技术，国家制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》[8]，使得工程建设档案管理中利用光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。三是电子档案与纸版档案内容上保持一致，做到时间对应、内容对应、结构对应，成为互相印证的统一体。
5 多方协调
水利工程施工过程中主要涉及单位有业主单位、施工单位、监理单位、设计单位、质检单位等，其中档案管理主要涉及业主单位、施工单位、监理单位，部分涉及设计单位。虽然施工单位有健全的规章制度，但不同行业的施工单位，施工技术表格格式不统一、不规范、随意性大，质量保证资料、材质证明资料、质保资料标准不一致，需要业主牵头，统一各类文件标准、格式、方法等[9]。
监理单位是业主、施工、设计之间的纽带，监理单位在对施工单位形成的文件质量及归档情况进行全面监督检查时，档案归档工作量大，而且时间对应、变更等，更需要监理单位统一管理。但因缺乏相应的约束，监理单位有时只完成自己的档案工作，而对施工单位档案监管不到位。设计单位在档案中主要涉及竣工图绘制和设计变更说明，工程变更图文不能分离，变更文件与竣工图应该一致。设计单位需要整理工程技术资料成套性特点，图纸与工程实际相一致。此外，检测单位对施工工艺及工程质量监测情况，也需要档案整理。业主单位在合同鉴定时，就需要规范档案管理工作，并在工程中会同监理单位牵头协调、做到档案管理标准一致、格式相同、过程完整、时间对应。
6 结语
水利工程档案资料不同于一般的历史资料，对工程的运行、安全、管理、维修有直接影响。针对实物水利建设工程，档案工作可系统分为“三个工程”，其中影像工程是创新地利用多媒体技术，以实现对隐蔽工程的真实档案记录与管理。
7 参考文献
[1] 中华人民共和国水利部.关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知[S].北京：中华人民共和国水利部，2005.
[2] 中华人民共和国水利部.关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知[S].北京：中华人民共和国水利部，2008.
[3] 李建华.论中型水利工程建设档案管理[J].山西水利，2007（5）：76-78.
[4] 马斌.浅谈水利工程档案的特点和建设期间的档案管理[J].人江，2009（3）：65-67.
[5] 田甜.谈怎样做好水利工程档案管理[J].中国水运，2012（11）：147-148.
[6] 李晓娟.水利工程档案的利用和管理[J].东北水利水电，2006，24（10）：69-70.
[7] 刘红权.宣城市加强水利工程档案管理的几点做法[J].江淮水利科技，2012（1）：29-30.
关键词：水利工程；档案；质量问题；对策
水利工程档案工作是水利工程建设与管理的重要组成部分。水利工程档案主要形式有文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。在文件材料的收集、整理中应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328―2001）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822―2008）等要求。作为水利工程项目建设过程的真实记录，项目档案不仅是全面鉴定工程质量，总结工程建设工作经验和教训的重要依据，也是工程管理、维修的重要依据。现就如何加强水利工程建设项目档案工作谈几点意见。
1 建立健全与企业相适应的管理网络和规章制度，对工程档案的质量问题解决起推进作用
合理的档案管理网络是工程档案事业发展的重要条件。现如今我们在院内部建立起与各企业内部现有发展相适应的一个综合档案管理网络，将各企业已经形成的各类档案资料进行分类、收集、集中，并把基础管理工作纳入各项目管理程序，实行同步及协调管理，随着项目建设的展开而开展档案工作，同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位，建立网络联系人。
针对我院各类文档数量的不断增多，网络媒体的信息化传播，对水利工程档案管理工作中的质量问题及对策实行以下措施：
工程科技档案如实的反映了工程建设管理的全过程，是工程建设每个阶段中各项计划、决策的重要凭证和依据，其工程科技档案的质量问题和主要原因有：
1.档案文件原件不齐全。工程勘察设计单位的档案人员不重视管理文件的收集、整理，有些工程文件多数是复印件，这很可能导致劳资纠纷。
2.工程质量评定表书写笔迹不规范。工程质量评定表书写笔迹龙飞凤舞、随意涂改，签证笔记混乱（有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、圆珠笔、铅笔等），给后期竣工文件编制工作带来困难。
3.工程施工质量评定表签证不规范。一些分部工程和单位工程的施工质量评定表中项目技术负责人与项目经理没有签名，监理工程师与总监也没有签名，没有填写工程质量评定意见和评定时间。部分质量评定表中的单元、分部、单位工程名称不统一、桩号、高程、工程量等与实际不符。
4.工程验收鉴定书内容描述不清楚，格式不合要求。部分工程验收鉴定书内容描述过于简单，交代不清，存在缺项。此外，A4、16开、32开等纸张规格不同程度的混用，页面的上下左右边设置不合理，无法统一规范装订组卷。
以上水利工程档案的质量问题主要原因是：（1）工程建设人员档案意识薄弱，对工程档案质量的检查把关不严；（2）工程档案文件标准、规范学习培训不力；（3）档案管理制度没有严格执行。
因此，对水利工程档案管理工作不仅是对水利工程设计、施工质量的评定、验收等方面起着十分现实作用，而且为工程投产后运行、维护、管理、改扩建和技改等方面提供重要的依据，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，我们应该大力提高水利工程档案管理工作质量意识；建立健全水利工程档案管理工作制度，落实专人负责；提高水利工程档案编制人员的业务水平；把水利工程档案的质量纳入工程质量管理程序；做到归档工程文件立卷符合有关规定，资料分类科学化，档案工作标准化。同时，完善的规章制度是促进企业档案管理上等级的根本保证。
2 坚持不断开发档案信息资源，提高重点建设项目工程档案的利用价值
随着社会的发展，各项工作对档案信息资源的需求不断增大，档案工作已从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息服务方向转变。它既负责工程档案的收集、保管和提供利用，直接为工程建设的各项工作提供档案服务，又对整个工程项目的档案业务进行指导，为项目参建单位档案管理提供技术服务。积极开发档案信息资源，并与市场流通有机地结合起来，才能有效地搞好综合服务。
档案事业作为时代文献信息事业的有机组成部分，其发展至今已进入档案信息管理和档案信息服务的新阶段。我院自60年代起就在玛纳斯河上开展水利工程项目工作，70年代建设开发了玛河二、三、四、五级引水式电站，于1995年完成了玛纳斯河山区河段的流域规划工作，2000年完成了《玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程地质勘察报告》（项目建议书阶段），2009年完成了《玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程地质勘察报告》（初设阶段），2012年玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程正式投入施工建设。在历经40多年的水利工程项目设计工作，在逐步建立健全水利工程档案管理工作制度的保证下，使我院几代设计人的理想最终变为现实。因此，坚持不断开发档案信息资源，是提高重点建设项目工程档案利用价值的工作途径。
3 加强档案标准化、规范化、为水利工程项目档案工作夯实坚固的后盾
为了全面规划水利工程建设项目档案工作，提高现代管理水平，企业档案部门必须要立足于档案的基础建设，按照业务规划标准的要求，抓好工程档案材料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用。根据档案整理规范，组卷必须遵循项目文件的形成规律和特点，保持卷内文件的有机联系，注重归档资料的行为规范；分类科学，组卷合理，法律文件手续齐备，符合档案要求。只有加强项目档案标准化、规范化水平，才能为水利工程建设项目档案工作夯实坚固后盾。
4 提高档案人员的业务素质是加强水利工程项目档案管理的基本要求
档案工作服务质量的好坏，档案人员业务素质是关键，提高档案人员的业务素质，“以人为本”充分发挥人的主观能动性，是加强水利工程项目档案的基本要求。
一是加强对工程科技档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将水利工程档案的有关信息在我院进行全面传播，特别是建立安全的院内网络信息共享平台---水利工程档案专业网站，通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善水利工程科技档案的管理工作。二是培养一支高素质的档案管理专业队伍。这就要求对档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；三是定期举办水利工程工档案管理的集中业务培训，做好各种文件、标准的院内安全网络信息讲解、培训工作。
与其他档案相比较，水利工程建设项目档案具有成套性、专业性和动态性。成套性与专业性以总体的程序和专业技术内容相衔接。构成一个建设项目档案的整体性、动态性则体现在反复利用，反复修改，只有到了验收，才能相对稳定，这时作为基本建设项目档案工作也就基本完成了。在整个工程档案管理过程中，档案人员必须及时做好平时的资料整理，积累经验，丰富自己的专业水平，为档案的入室质量打下扎实的基础。
参考文献
[1].王传宇主编《科技档案管理学》中国人民大学出版社，2000年；
Abstract: Water conservancy project archives management quality determines the quality of water conservancy projects; therefore, water conservancy project archives management in construction of water conservancy project occupies a very important role. This article through to the water conservancy project archives management of water conservancy project, the importance of water conservancy project archives management, problems in archives management of water conservancy project archives management, the countermeasures to the water conservancy project archives management.
Key words: water conservancy project archives management; measure;
中图分类号：G271
一、水利工程档案管理水利工程档案管理是水利工作的主要内容。在水利工程建设活动中,水利工程档案管理是形成一种文件材料,即对国家和社会有保存价值的各种载体,它也是一种依据和凭证,它能够全面反映建设竣工的真实情况,是追查事故的主要依据,它在工程中起着监督的作用,水利工程档案管理的质量直接影响着工程质量。在水利工程中,其技术含量是比较高的,质量要求也相对比较严格。水利是国民经济的基础。水利工程的基础设施基本上都属于地下工程。这就是它和别的工程不同的地方,正因为它的独特,如果出现质量问题,其追查原因比较困难和复杂,水利工程档案就是进行检查、管理、维护的重要依据。二、水利工程档案管理的重要性水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的,它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程,也是检�水利质量的重要依据,水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用,主要表现在以下几个方面:第一,在实际应用中,在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证;第二,档案在防汛抢险时起着很重要的作用,它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解,使得决策者作出更好的决策;第三,可以借助档案进行水利方面的学术研究,通过前人的真实的记载资料,得出更好的研究成果;第四,水利工程会随着实际的需要而变化,因此在对水利工程进行维护和扩建时,档案可以作为合理设计和施工的依据,既节省的时间,有节约了开支。总之有利于创造更多的经济价值;第五,档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。在水利工程建设中,水利工程档案管理是重要的工作环节之一,也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一,同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求,必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定,只有在档案管理合格的情况下,才能进行竣工验收,否则,不可进行竣工验收,水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用,如果没有建立相应的水利工程档案管理工作,那么就无人管理水利工程档案,对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用,同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此,建立水利工程档案管理工作是非常重要的,它为后人提供有效的、真实可靠的资料,促进水利工程顺利的发展。三、水利工程档案管理存在的问题1、档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革随着水利建设工程项目在投资、建设、管理等方面的变化,对工程档案的收集、管理、归档、验收提出了新的要求,尤其是计算机和网络的普及,越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输,面对无纸化办公产生的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的档案管理工作已表现出较大的滞后性和低效性,不能适应时代的要求。随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建没项目管理体制发生了重大变化,招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制。2、档案管理制度不健全,管理水平普遍较差长期以来,水利工程建设单位和责任部门重工程轻档案、未就项目档案管理工作开展过专项整治,对此项工作的宣传、指导、监督检查和管理力度不足,造成水利档案管理工作处于被动和不利的局面。有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。4、管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏水利建设工程大都在比较偏僻、艰苦的农村,工程点多线长,且施工队伍流动性大,难以形成有效的档案组织管理网络,“四同步”工作难以真正落实。从近几年参与我市水利工程项目建设的施工单位档案管理情况来看,许多施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,造成档案收集不齐全、整理不规范、分散保管现象较为普遍,在水利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。四、水利工程档案管理的应对措施1、加强水利工程档案工作的管理,促进水利工程档案管理工作全面协调发展加强对档案工作的集中统一管理,是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证,我们遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。
成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作。由主要领导主管档案情报工作,成立档案情报室,设立专职档案员,在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,形成了全部的档案管理网络。同时。完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关,无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。2、转变观念,勇于创新,加强实践,超前管理。要意识到档案工作不是临时性工作,制定一系列措施,对水利工程档案进行超前管理。从实际情况看,水利工程建设是比较复杂的,从项目申报到工程竣工的阶段比较多,这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏忽,就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂,往往工程任务一完成,临时机构解散,档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们一反过去等人将档案送上门的做法,档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排,掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料,对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上采取以下收集方法:一是追踪收集,这种方法适用于短期工程;二是分阶段收集,这种方法适用于建设周期长的工程;三是强制性收集,这种方法对施工单位具有一定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。3、重视档案人员的业务培训,提高档案管理水平应对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训,讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值的档案,并讲解具体的归档范围,同时,按照档案整理要求,对文件的起草、书写要求和制成材料的规范需�详细讲解。使大家对档案内容提前了解,注意积累资料,在工作中更好地发挥作用。这种培训使得档案管理工作和工程同步进行。
【关键词】水利工程；档案管理；工程建设
水利工程档案是工程建设与管理的真实记录，是水利工程建设和管理工作的重要组成部分，具有原始性、真实性和历史性，是竣工验收的充分必要条件和运行管理的重要依据。同时又对其他水利工程建设有着借鉴与参考价值，因此，做好水利工程档案管理工作具有重要意义。
1水利工程档案的特点
水利工程档案是在工程立项、可研及设计等前期、建设实施、工程竣工验收等不同阶段、时期形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的所有历史纪录，是水利工程建设与管理全过程的历史再现，是水利工程建设质量终身制的重要凭证，是水利建设工作者辛勤劳动的智慧结晶，对水利工程今后的运行、维护、管理和效益发挥具有重要的作用，水利工程档案除具有原始性、真实性和历史性等档案的共同特性外，还具有自己的行业特点。
1.1形成周期的差异性
水利工程的投资规模、工程覆盖面等因素不一，个别的小型工程或应急工程完成时间较短，而中型工程要长达几年，大工程长达十几年，施工周期差异性较大。因此档案的形成周期长短不一。
1.2涵盖内容的丰富性
水利工程建设项目的档案形成于整个工程建设管理全过程，包括自项目提出、立项、可研、审批、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、竣工验收、运行等过程中形成的所有文件资料，内容非常丰富，有文字、声像、图标多种存在形式。
1.3涉及领域的综合性
水利工程是一项以水利学科为主导，涉及建筑学、设计学、艺术学、环保学等多学科的综合性工程，其档案的内容所涵盖的信息具有综合性的特点。在工程的前期工作、施工、竣工验收和运行等不同阶段，是多专业、多技术、多工种与工艺的综合运用。
1.4形成过程的复杂性
水利工程在具体施工过程中，受资金来源、规划走向、移民迁占、群众利益、民风民俗、地质地貌等多因素的影响，往往会有隐蔽工程的不可预见性,施工过程中的自然因素干扰，常常会产生设计变更，加大了档案资料收集整理难度。每个单项工程、单位工程、单元工程的结构功能复杂程度也不一样，所形成档案的特点也不尽相同。
1.5收集整理的时效性
工程建设在前期工作、施工、竣工验收和运行的各个阶段，具有多个具体工作的主体，文件资料需要同步及时收集整理，特别是在施工中，往往有多个施工单位，工程建设结束后，有时难以将档案资料收集齐全。一些隐蔽工程，需要随着工程建设的进度，及时形成声像资料并妥善保存。一些重要的技术资料档案，需要永久性保存。
1.6管理利用的社会性
认真做好水利工程建设档案工作，对水利工程建设过程中的管理和竣工验收，以及工程运行维护管理等有着重要的意义。建立科学系统的工程档案体系，形成如实反映整个水利工程真实记录的专项档案，不仅是工程竣工验收和运行使用的必要条件之一，更是今后工程维护、管理，改建、扩建，防洪、抗灾以及深度开发利用的重要依据，也是今后进行其他工程建设的宝贵经验。只有科学有效的管理、开发工程档案，为水利部门和社会提供更好地利用服务，才能使水利工程建设档案发挥更好的社会效益。
2做好水利工程档案管理对策
2.1提高认识，为做好档案管理奠定思想基础
充分认识做好水利工程档案管理的重要性是做好新形势下档案管理工作的基础。长期以来，大家往往只重视工程建设与管理，不重视或忽视工程档案管理。建设项目一般都工期紧、任务重，负责建设项目的领导及工程建设与管理人员往往重视项目实体工程建设管理，只注意抓工程形象进度、质量和安全等工作，对档案的重要性认识不足，轻视或忽视档案管理，规范收集档案意识淡薄，以致于档案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程项目是在工程建设的后期才开始着手档案工作，突击开展文件资料的归档工作，难免使档案管理出现不规范、不全面的现象。因此大家应更新观念，树立现代档案意识，充分认识水利工程档案是水利工程建设与管理的重要组成部分，档案验收也是工程验收的先决条件之一，档案还将为工程今后的运营和维护提供重要依据。
2.2健全机构，为做好档案管理提供组织保障
全面加大档案工作的管理力度，在工程建设中，要做到水利工程档案工作与水利工程建设同步开展，同计划、同部署、同开展、同检查，认真规范的做好水利工程档案工作。在工程建设开始动工前，就应结合工程和单位的实际情况，及时组建工程档案工作机构，明确档案工作的领导责任、直接责任人责任和工作人员职责，层层落实责任，建立完善的监督检查机制，确定年度或阶段档案工作任务，制定切实可行的工作计划，规范有序的开展文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。
2.3加大投入，为做好档案管理提供资金保证
在水利工程项目建设管理过程中，档案的管理普遍存在着资金投入不够的情况。长期以来，领导重视的是水利工程建设的一线工作，对档案等服务性、管理性的工作重视不够，在资金预算中，档案的比值很小甚至没有，档案管理工作缺乏资金保证。要做好档案管理工作，必须提高对档案工作重要性的认识，加大资金投入，制定有效的建设计划，加强档案软硬件建设和室馆建设，全面改善档案工作的内外环境。
2.4适时培训，为做好档案管理提供理论指导
在水利工程建设中，档案主管部门应深入工程建设现场，根据工程建设的进度和特点，有针对性的组织档案工作培训，提高档案工作人员的理论水平和专业技能。同时做好督导和跟踪服务工作，及时发现解决档案工作中存在的问题，推进档案的科学化管理。同时，开展档案信息化工作，实现水利工程档案的数字化。
2.5严格考核，为做好档案管理提供科学依据
档案主管部门应及时制定水利工程档案工作制度，严格考核，以督促项目法人和参建单位、施工企业认真落实执行规章制度，规范档案工作。档案完整规范与否，应是年终或阶段考核项目法人和有关参建单位、施工企业绩效的重要依据，分部工程、单位工程、单元工程施工是否规范都会在档案中体现出来。水利工程档案工作制度应明确水利工程档案的归档范围、标准、内容和具体时限，在档案工作中做到文件资料收集齐全完整、分类立卷科学、归档及时，逐步提高水利工程档案管理工作水平。
影响水利工程建设期档案归档质量的因素及原因分析
受水利工程建设管理本身的特点影响，一项水利工程从立项到竣工验收需要经过不同的阶段，涉及到不同的参建单位，期间有相对频繁的人员调动和档案资料的移交对接。归纳起来，影响水利工程档案管理质量的主要因素有以下几个方面。
1参建单位多，各单位档案管理水平参差不齐
水利工程尤其是重点水利工程，参建单位一般包括项目法人单位、设计单位、监理单位和施工单位。对于点多线长的输水工程，往往分段、分期施工，各段各期中标的设计、监理和施工单位不尽相同。项目法人单位为方便工程管理，针对不同的工段和工期，往往还要分别成立法人单位分支机构，使得参建单位数量更多。各单位对文件材料、档案管理的要求不尽统一，特别是许多施工单位企业对工程档案管理的重视程度不够，档案管理体制不健全，没有形成有效的管理机制，内业人员调动频繁，导致工程档案无人管理、档案文件滞后于工程建设进度，甚至出现工程建完以后再补齐档案的现象，影响了档案材料的归档质量。
2建设周期长，文件涉及内容范围广
水利工程从项目的提出、可行性研究、立项、勘察设计、施工、调试、竣工验收到交付使用，整个基本建设周期长，建设过程中形成的档案材料数量大、种类多。包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等，面对数量庞大、内容繁杂且时有变更的工程文件，如不及时进行归档整理，同时做好档案工作的监督指导，势必造成档案文件的错放、乱放、遗失，甚至会出现错误的替换销毁有价值文件的情况，造成无法弥补的损失。
3重视不足，档案管理人员业务水平有待进一步提高
尽管各级政府就档案管理出台了相应的规范文件，然而长期以来，在水利工程建设中形成的“重工程建设，轻档案管理”的思想仍然存在，这些文件的规范指导作用尚未得到充分认识和全面发挥。在这种思想的影响下，有些领导对档案管理口头上重视，行动中忽视，对档案管理人员的配置要求不高，把关不严，档案管理人员多是刚参加工作的新人，许多参建单位档案管理人员专业不对口，对水利工程档案管理工作知之甚少，以他们为主要责任者形成的档案质量自然难以保障。此外，由于历史和现实的原因，档案管理被视为一项技术含量不高的工作，尽管有些单位重视档案管理工作，引进高素质人才，但是由于档案管理高级岗位分配不足，工作成就感不强，难以留住高素质人才，形成人才的“马太效应”，严重影响了水利工程档案管理的质量。
4投入不足，水利工程档案管理硬件设施欠缺
水利工程档案管理工作是随着项目建设产生的，绝大多数项目原先没有办公场所，更没有专用的库房。为方便施工管理，水利工程施工要求靠前指挥，指挥部一般设在距离施工现场不远的地方，这里条件相对较差，各方面的配套设施不完善，特别是一些由旧办公用房改造而成的档案库房，更是存在设计缺陷，库房设置难以达到隔热、防火、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防有害气体的要求。档案的装具也因档案存放地点地处偏远、采购不便，而常常使用不符合规范要求的简陋装具。随着存放时间的延长，很多纸质档案被虫噬、鼠咬或被日光晒旧，一些电子档案也因保存不善出现无法识读的情况。
5各种突发事件的影响
对档案资料整体保存管理影响最严重的突发事件主要是火灾和水灾。水利工程建设项目的指挥部地处偏远，办公场所和库房通常设在同一座建筑物内，办公场所用电设备较多，设备老旧、用电不规范等因素都容易引起火灾，一旦库房被牵连起火，纸质档案资料很难被抢救，并且消防用水也会对档案资料造成二次损害。水利工程建设均与水有关，工程项目的指挥部也离水源较近，短时强降雨造成的瞬时洪水也会对水利工程档案资料造成威胁。另外，影响档案资料安全的自然灾害还有雷电、地震、强风等，这些突发的自然灾害难以预料，一旦发生，对档案资料带来的是毁灭性的破坏。
提高水利工程档案质量的对策
很多重要水利工程的档案资料属于不可再生资源，如何收集好、整理好、鉴定好、保存好这些水利档案资料，对水利项目建成后的生产管理、日常维护、改建、扩建发挥着举足轻重的作用，是一项技术性要求很高的工作。为进一步提高水利工程档案管理的质量水平，针对上述水利工程档案管理中存在的问题，建议从以下几个方面，采取相应对策，力争把各种负面因素对水利工程档案质量的影响降到最低。
1建立和完善水利工程档案管理制度并严格执行
根据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》、《水利水电建设工程验收规程》，以及各省、市出台的有关水利工程档案管理规范，结合具体水利工程建设的实际情况，由项目法人单位对工程建设期间形成的档案负总责，制定有针对性的水利工程档案管理细则、制度、标准、规范，并严格要求各参建单位认真执行。同时，成立档案管理工作委员会，承担工程档案的收集、整编、移交、保管、利用、验收和鉴定等，对工程档案工作进行统一协调、监督、检查及管理，并指导各参建单位科学地进行档案管理工作。按统一领导、分级管理的原则，使水利工程档案管理工作纵向之间加强联系，横向之间统一标准，从而形成和完善档案管理制度。
2进一步提高水利工程档案管理人员业务水平
水利工程档案管理工作是为水利工程建设和建后管理服务的，这就要求档案管理人员要不断提高自身的档案管理水平和沟通协调能力。
1)随着现代水利事业的发展，水利工程档案的管理要求、管理技术和管理设备也在不断的推陈出新，特别是档案管理自动化的普及和电子计算机在档案管理工作中的应用，需要档案管理人员不断加强驾驭现代科技设备的能力，不断更新现代水利档案管理的知识和技术。因此，应及时做好档案管理人员的相关业务培训工作，通过定期或不定期的培训，使档案管理人员全面掌握国家和地方政府部门出台的档案管理规范，特别是在水利工程档案管理方面出台的一些新的规范、标准、要求和技术，并能够充分了解各种现代水利工程档案管理的新理念、新设备、新技术，不断提高档案管理人员利用电脑等现代化设备实现档案管理自动化的能力。在培训现有人才的基础上，还必须大力引进高素质人才，并保持人员的相对稳定性，使档案管理人员能够引进来、待得住、有发展、能流动。
2)水利工程档案管理工作涉及的单位多，需要与单位内部各个部门、各参建单位之间相互联系，才能全面做好水利工程档案材料的收集、传阅、批示、存档等各项工作，这就要求水利工程档案管理人员还应具备一定的沟通协调能力。要做好与领导的沟通，通过文件阅批处理，发挥好档案文件对水利工程建设的指导作用。同时，要协调好与单位内部其他部门的联系，及时传阅处理各种文件;协调好与其他参建单位的关系，加强交流与合作，努力实现档案管理工作的畅通。
3进一步加强水利工程档案的硬件设施建设
水利工程档案管理工作是随着项目建设产生的，大多数项目原先没有办公场所，往往没有专用的库房。作为水利工程档案存放的重要场所，库房建设应参照《档案馆建设标准》、《水利工程建设项目档案管理规定》等规范，尽量满足档案库房为独栋建筑物的要求，并配置相应的防护设施，如灭火器、有害生物防治设施、防磁化防静电设施以及必要的避雷装置等。档案资料的装具也要符合规范要求，除了要隔热不易燃之外，还要具有一定的抗挤压、抗撞击能力。档案室内要定期清扫、灭虫并定期检查纸质档案的保存情况以及电子档案的可读性等。不断加强水利工程档案的硬件设施建设，对水利工程档案的安全具有重要意义。
4实行水利工程档案资料异地异质备份制度
档案异地异质备份，是将原始档案信息通过专门的技术手段复录到其它介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其与档案原件分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。目前，国外大多数机构已经把重要业务数据进行异地异质保存以降低灾害袭击带来的风险。国内许多档案馆也相继建立了重要数据的异地异质备份制度，但是重要水利工程档案资料的异地异质备份制度在国内尚未普及推广。水利工程尤其是重点水利工程通常有保密要求，并且在档案管理方面的投入向来不足，综合考虑可以采取将重要档案资料定期备份到信息载体上，并将电子资料载体由专人运往异地保存，以此来抵御各种人为灾害和自然灾害对档案资料的威胁。
讨论
水利工程建设项目档案是指从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。这些文件材料对水利工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。水利工程建设项目档案即是建设项目的真实记录，是水利工作重要决策的依据，又是国家档案的重要组成部分，即为今后本项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又要为国家长远经济建设服务。因此，确保水利建设项目档案的齐全完整和安全管理十分重要。如何加强水利工程建设项目档案管理，管理好、利用好水利工程档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，成为我们值得探讨和深入思考的课题。
1、提高对水利工程建设项目档案认识。首先，要提高有关领导对工程建设项目档案工作的认识，纠正重建设、轻档案的思想，无论是项目法人、工程技术人员、监管人员、管理人员，还是档案管理者，都要有组织、有计划地学习档案管理方面的法律法规，并掌握相关的档案专业知识，做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求，充分认识工程建设项目档案管理的重要性，做到上下结合、步调一致。其次，要把档案工作责任制层层落实到人，增强搞好工程建设档案管理工作的自觉性、使命感和责任意识，明确项目法人职责，构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的工程建设项目档案管理体系，形成明确责任分工、群策群力、千方百计促进水利工程档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。
2、抓组织落实，完善工作机制。各级水利部门应把水利工程档案工作列入重要的议事日程，要确立领导专人负责制。水利工程建设项目档案是随着项目建设步步延伸，段段相连，环环相扣，自始至终逐渐形成的，工程一旦竣工，工程档案就应该齐全完整。要充分做到这一点，在工程项目一开始，就应确立领导专人负责，成立由建设单位、监理单位、施工单位组成的领导小组，对建设项目的档案工作进行通盘考虑，统筹规划，建立制度，制定措施，遵循工程建设和档案工作的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行，保障工程项目档案工作一开始就步入正轨，真正做到组织落实，思想到位，对水利工程档案工作及时检查督促，既要随时了解掌握水利工程档案工作发展动态，超前控制，又要加强横向、纵向的信息联通。完善水利工程档案为水利服务的体系，建立激励机制，尽快使工程档案转化为先进的生产力。鼓励、引导水利工程档案组织机构，按市场需求建立开放、推广、培训、服务、经营为一体的运行机制，开拓服务领域。
3、坚持各项业务规范和标准。水利工程建设项目档案不仅涉及面广，竣工图要求高，而且原件收集归档难度大，这些竣工档案又有着十分重要的利用价值。因此，必须按《中华人民共各国档案法》的要求，严格执行《水利科学技术档案管理规定》、《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》、《科学技术档案案卷构成一般要求》等一系列法规性文件，增强水利建设单位和施工单位档案人员和工程技术人员的档案意识和依法治档的自觉性。由于工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们又是今后利用工程档案的主体，应更多地依靠他们来保证这些工程档案的齐全完整。
4、发挥监理部门协调配合作用，保障水利工程建设项目档案立卷归档质量。按照国家水利部门的有关规定，把建设项目的建档工作纳入工程建设及管理程序，纳入专业部门和专业人员职责范围，充分发挥“三个监督机制”的作用，确保竣工档案的内在质量。发挥“三个监督机制”即施工现场社会监理部门、指挥部的质安部门和施工单位工程材料部门，在工程施工监理和质检过程中，对工程各种施工文件材料的形成、收集、整理，共同承担检查和督促责任，保证竣工资料的完整与准确。首先，要发挥社会监理部门的作用。对施工单位在施工过程中的技术文件、数据，要进行认真鉴定，对竣工图的编制质量要仔细审核，做到发现问题，及时纠正，做到竣工图编制与工程建设同步。监理部门把好第一关，能保证施工文件材料的真实性、可靠性，提高竣工档案的内在质量。其次，各指挥部的质量安全部门要与施工单位现场协调施工计划、进度，要求各单位做到象抓工程质量那样抓档案质量，创一流的工程，建一流的档案。第三，要发挥各施工单位质量员、资料员的主观能动性，积极配合工地，做好竣工档案的收集变更工作。通过三个机制的层层把关，充分发挥专业部门与档案部门的积极性，使工程竣工档案质量得到保证。
【关键词】水利工程;档案;管理
水利工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程,是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据,对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。水利工程档案的管理是一项系统化的长期工作,在水利工程管理中占有重要的地位。
1 水利工程档案管理的重要性
水利工程档案是工程建设、管理的真实记录,具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。
一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收,到运行、养护、维修、改造,一直到拆除,要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节,还是形成后的长期管理过程中,任何纰漏都会给工程带来隐患,甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项管理工作。同时,档案资料是工程正常运行的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造,不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。
2 水利工程档案管理工作中存在的问题
2.1 档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革:随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建设项目管理体制发生了重大变化,招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制。
2.2 对档案管理的重视不足:水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作,需要给予高度重视。但现实中一些水利工程项目的建设单位和水管单位忽视了档案资料管理的重要性,或不舍专职档案工作人员,或虽有专职人员但管理责任制流于形式。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档,由此给工程建设、管理造成重大负面影响。
2.3 档案管理制度不健全,管理水平普遍较差:有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。
2.4 管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏:在水利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。
基层档案人员多为兼职,多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理,无暇顾及技术档案管理工作的研究和档案管理现代化的开发利用。部分档案管理人员对水利工程建设、管理等业务知识了解较少,有的甚至不了解技术档案整理标准,对技术档案管理缺乏及时、有效、准确的指导,从而导致了管理人员对水利技术档案管理工作的兴趣不大,工作中存在被动性和盲目性。
3 加强水利工程档案管理的对策
3.1 构建科学适用的档案管理体制:做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中,实行统一领导,专人负责,部门分级配合、协调的原则。
建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求,制定本工程的档案管理办法、实施细则,对档案机构及其职责,材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定,使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道,真正做到档案工作的各个环节有章可循,有法可依。在工程准备与建设阶段,档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量,以及成套性和完整性。在工程建设后阶段,加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。
管理单位要建全档案工作规章制度,按照“统一领导、分级管理”的原则,将水利技术档案资料的收集、立卷、归档任务层层分解,具体落实到基层单位有关领导和人员,纳入相关的管理工作程序和职责范围。档案管理工作要切实做到有组织领导,有专职档案员,有档案管理制度,技术档案整理归档应当规范统一。还应结合单位实际情况,不断完善水利技术档案管理工作的各项规章制度,提高可操作性。
3.2 提高档案管理人员的综合素质:水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强,其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作,这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能,精通档案业务,同时,要提高思想素质,提倡爱岗敬业,增强服务意识,当好使用者的参谋;培养良好的职业道德和心理素质;提高法律意识,做到依法治档;塑造复合型人才,既要有较高的档案管理专业能力,又要精通计算机应用和网络信息管理,还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。
3.3 推进档案管理现代化,提高水利工程档案的利用效率:
【关键词】档案管理；水利；对策
前言
水利工程档案是水利部门在水利工程建设运行中所形成的各种载体的档案,是水利工作真实的历史记录,是在工作中进行查考、研究、决策的重要依据,更是水利工程信息的源泉。它真实记录了水利工程项目建设的全过程，既是全面鉴定工程质量、进行工程验收的重要依据，又是对水利建设项目进行管理、维护的主要依据，是实现水利建设项目科学管理的技术保障。项目档案作为项目建设的重要组成部分和不可缺少的环节，愈来愈得到重视。尤其是对大型水利工程设计档案进行科学地管理，可积极主动地、多层次、多方位、多形式地向水利部门和有关部门提供利用档案信息资源，充分发挥其社会效益和经济效益，为水利建设事业有效服务，也是实现档案自身价值的体现。因此,管理好水利工程档案,使其在水利工程建设和水利工程管理中充分发挥作用,更好的为水利事业服务是各级领导和档案部门的重要职责，具有十分重要的意义。
近年来，随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，档案管理工作也应逐步走向科学化和规范化，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但部分水利工程档案仍存在整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供利用，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。在此，笔者就如何做好水利工程档案管理工作谈一些认识。
1.水利工程档案的特点、重要性、现状
1.1 档案内容广，数量多，综合性强
水利工程在施工过程中涉及到电力、交通、水利、通讯、消防、市政、生态环境、土木工程等各个方面,涉及工作面非常广。而水利工程从项目立项、审批到开工、建设,再到竣工,验收整个过程中产生的文件包括勘察设计、招投标、水电交通、土木工程、设备安装、装饰装修等资料,并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形式记载,形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。
1.2 价值高
水利工程建设档案产生于水利工程项目建设的参建各方,在工程建设过程中,涉及质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收,以及日常管理中不可替代的重要依据,也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。
1.3 档案形成的时间长
大型水利工程设计，均要经过可行性研究、初步设计、招投标设计和技施设计阶段，每阶段设计时间较长，所以设计档案形成的时间长。比如，飞来峡水利枢纽工程的设计工作，从1984年12月选定坝址，1985年12月完成可行性研究报告，1992年4月国家计委批准立项兴建，1992年6月完成初步设计报告，同年11月审查通过。1994年10月开工，1999年10月建成，前后经历15年。因此档案形成的时间也较长。
1.4 重要性
水利工程科技档案是项目建设过程中形成的文字、图表、声像等信息材料，是生产、科研及其建设过程中形成的原始记录，它客观的记述和反映了整个历史过程和真实原貌。因而科技档案的有效管理必然是工程建设过程中的重点，也是难点。水利工程的建设主要经过前期规划、设计、招(投)标、施工、竣工验收等一系列复杂的阶段，内容繁多，周期较长。在整个过程中，资料档案是项目建设的依据。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分类储存及规范化管理的工作。科技档案的形成自工程立项开始，与工程建设进度同步，并贯穿其各个阶段。科技档案的有效管理，有利于资料备查、后期审核，是提高项目质量、提高工作效率的有力保障，也可为以后的工程项目提供可靠的参考。另一方面，档案管理对于企业发展也起到了重要的作用。每一个工程项目的档案资料，是企业文化的积淀。也为积累工程经验、吸取教训、不断提高企业工作质量和工作效率提供了参考。
因此，做好水利工程科技档案的有效管理工作十分重要。
2.水利工程档案管理中存在的问题
我国重点建设项目的档案工作起步于20世纪50年代，在20世纪80年代得到发展。国家档案局1992年颁发了《建设项目（工程）档案验收办法 》，1997年又与国家计委联合了《国家重点建设项目档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍然存在着整理速度慢，内容不齐全，编写不规范，质量不高等问题。
2.1 档案管理体制和制度不健全
随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。目前，水利企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理制度不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。
2.2 缺乏高素质的档案管理专业人才
工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。
