关键词 项目模块；实训法；秘书实务；应用型本科
中图分类号 G642 文献标识码 A 文章编号 1008-3219（2017）14-0045-04
“项目学习”由美国教育家克伯屈于1918年9月在哥伦比亚大学《师范学院学报》第19期上发表的《项目（设计）教学法在教育过程中有目的活动的应用》一文中首次提出。在20世纪二三十年代，这种教学法在美国教学中得到广泛应用。项目学习是指教师首先针对现实将各种教与学的策略综合到项目的规划和实施过程中，创建学习环境，然后学生在特定的环境中主动运用自身的智力优势来完成一个个学习项目，创造性地解决问题，建构个人知识体系。《秘书实务》中使用项目模块教学法能在尊重本科生教学规律基础上较好地规避不足，提升优势，让学生的理论水平、实践能力和职业素养在一个个项目的实施中得到提升。
一、《秘书实务》教学中存在问题及应用项目模块法的必要性
（一）教学内容上，授课内容针对性较弱
由于《秘书实务》课程内容涉及广泛，包括办公室日常事务、秘书传统业务和辅助决策业务，涉及到秘书学、文书学、礼仪学、会计学等多项内容，学时一般只安排34学时，教学过程中如果知识全部涉猎，无所侧重点会造成无法安排实践课程，学生实习或毕业后走向工作岗位从事行政、秘书、助理、文案工作等无法顺利完成任务，职业道路受到阻碍。
（二）教学效果上，学生实践能力不足
秘书学列入本科目录后，所属学科为汉语言文学或者管理学。在各校人才培养方案中，大部分院校虽然把培养《秘书实务》定位在专业实践与创新能力课程模块中，但在多年授课中任课教师过于追求理论性，不重视实践能力培养，还有一些学校将这门课程与传统文科专业课一样定位为不含实`课或是实践课很少的理论课程，忽视了此课程应用性的特点。课程目标定位的不准确让学生的职业能力和综合素质得不到训练，学生的主体地位也发生了缺失和错位，很难成为具有国际视野的应用型复合人才[1]。在很多毕业生回访中，大多就业于江浙一带中小企业、涉外企业的学生一兼数职，他们表示秘书课程所学非所用。
（三）考试模式上，传统考核评价体系陈旧
《秘书实务》不论是定位于专业实践与创新能力课程，还是定位于不含实践教学的理论课程，均采用开卷或闭卷的以知识获取为主的理论考试，考试内容的单调与落伍，考核方式的老套与枯燥，学生的操作能力、应变能力、组织领导沟通能力没有成为考察和评判标准，从而不能适应社会对秘书人才的岗位需求。本科生无法凸显自己的优势，对此课程选修产生排斥心理，秘书学在本科院校得不到发展。
因此，积极开展《秘书实务》课堂教学改革，成为授课教师们需要不断探索的课题。要寻找一种建立在学生兴趣和现实需要基础上，帮助学生创造性地解决实际问题的一种教学方式，项目模块实训法便可以有效地实现这一教学目的。《秘书实务》课堂中运用项目模块实训，从教学内容上来说，把《秘书实务》中内容关联密切的知识组成一个项目模块，每个项目模块之间又相对独立；从教学方式上来说，学生以小组形式领取任务，采取案例分析、小组讨论、情景模拟、习得展示等教学法，所设置的项目往往包含多门课程的知识，秘书知识分配到单个子项目模块中，学生在子项目中通过模拟情景、讨论、写作等有计划地学习相关知识、技能，提高综合素质；从考核标准上来说，考试方法以操作考试为主，并且结合课堂项目实训、小组任务完成、学生个人作业来综合评价学生成绩。
二、项目实训教学法在《秘书实务》教学中的现状
2016年11月，笔者参加在重庆召开的全国第五届秘书教育合作发展论坛时做过调查，从调查情况来看，项目实训在各本科院校秘书授课中也逐渐被重视，但因为很多院校没有专门实训室，即使能够利用学校现有的条件如会议室和接待室，不论是场地还是物品也都不能满足教学需要，而且实训只是浮于表面，要么是理论中穿插一些简单的过时的案例分析、情景模拟，学生在教室狭窄空间里简单对付，要么是因为课堂仅有的45分钟，实训每次都集中在几个积极分子身上，落后学生积极性无法调动。同时，实训环节不完整、仿真程度不高，教师只是根据教材编写把知识进行简单模块划分，每个项目模块还是知识的输灌，没有考虑到学生就业范围与城市的特殊性。第二课堂也没有很好地和课上所需有机结合，学生还是停留在简单的服务上，思维没有得到锻炼和提高[2]。
三、项目模块实训法在《秘书实务》教学中的具体实施
（一）《秘书实务》项目实训模块设计
通过调查分析和资料收集，拟订《秘书实务项目实训》课程标准，编写实训项目教学设计，做好项目实训模块设计，使每一子模块之间成为有机整体，内容设计围绕培养“应用型、国际化、高水平”复合型人才。项目实训内容可为5大项20项任务，具体设计为：
一是秘书值班。实训内容包括：办公室管理，包括整理、布置；编印值班表、拟订值班工作内容及值班规定；接听电话艺术和做好电话记录；用印管理；特殊情况处理。
二是文件处理。实训内容包括：发文办理和收文办理以及文书的管理，具体为交拟、拟稿、核稿、签发、复核、打字排版、校对、印刷、用印、登记、装封、传递、注发；签收、登记、审核拟办、批办、承办及催办；文书保管、借用和阅读、翻印、转发、汇编、保密、清退、清理；文书立卷、归档。
三是秘书接待。实训内容包括：车站、门口迎接客人；门口迎接；引导客人到会客室、安排主管与客人洽谈、记录；坐姿、站姿、走姿、寒暄、握手、交换名片等礼仪；安排宾、主入席就座用餐；安排汽车送客。
四是工作日程安排及商务旅行。实训内容包括：为领导制定日程安排；报告领导当天活动事项内容；为领导安排约见重点处理特殊情况；安排或随从领导出差事项等。
五是筹备会议。实训内容包括：为会前工作拟制会议计划，组织筹备小组，拟订发送会议通知、回执；编制准备文件资料；会场布置等；会中工作：接站，会场签到，检查会场设备，主持发言，会议记录等；会后工作：送别、会场善后工作等；常见会议仪式如签约、会见、会谈、开业庆典、公司周年庆典等。
六是方案策划。实训内容要保证技能训练与思维训练有机结合，包括接待方案、会议策划方案、调查报告、领导活动策划、学生活动策划制作等设计。
（二）《秘书实务》项目实训全方位融合实践教学
学生按划分的小组课前领取任务，用心自学、准备。小组尽量保证人员平均分配，秘书学专业一般女生多，需注意男生尽量均衡分配在每组中，同时注意能力及活跃性平衡，带着课前自主学习知识进入一个个小模块集中实践环节，完成每一个项目任务，即通过在实训基地情景模拟、即兴展示、微视频展示、案例分析、小组互评、教师指导的形式，激发学生自己的主观性和表现欲，保证项目实训在课堂及实训基地全方位地融合教学，为学生的自主内化、增强自信和终身学习奠定基础。
（三）开发第二课堂，综合实践运用检验
在第二课堂上，要求学生对所学知识进行检验，教师根据表现给予分数。第二课堂要充分运用校、学院、班级提供的各种机会，如秘书技能大赛、教师助理、办公室助理上岗、义工上岗、工学交替、承办（协办）会议、院校期刊应用文文章发表、校外合作企业实习等来检验实训效果。每次实践教师给以必要的指导，必要时参与其中。学生实践后，需要及时总结。在项目实训知识实施过程中，要做到“以学生为主”，学生在自己岗位上独立应对遇到的问题，培养一名合格秘书应具有的职业素质。总之，《秘书实务》项目实训要以课前自主学习为前提，任务为驱动，以小组为单位，以案例讨论、习作展示、微电影视频片段展示等仿真教学为主完成每一模块实训，最后通过第二课堂达到知识融入与创新。
（四）期末考核
本科生专业课程考核以往传统标准是平时成绩（包括出勤、课堂表现、作业）占40%，期末占60%，完全是教师给分数。《秘书实务》考核突破单一化，实现多元化，尤其是按社会所需增加相应考核方式。学生再也不是像传统专业课那样闭卷或以死记知识打分数，我们看重的是学生实践操作的熟练程度和思维分析、领导、组织能力以及职业素养的提升等，最大限度地刺激学生参与积极性与挑战性。平时成绩（包括出勤20%、课堂表现20%、课堂理论考核20%）占60%，期末占40%。每一个模块实训时要做到：一方面，鼓励学生参与评分，每组根据其他组表现或作品展示商议互评，学生平均评分和教师评分各占50%；另一方面，课上随堂练习，学生理论知识掌握也不能忽视，另外，动手能力考核要和思维写作能力考核相结合，如采用撰写调查报告、会议策划、活动策划、情景模拟等方式。
四、项目模块实训法在《秘实务》教学中的重点
（一）解决秘书课之间交叉和被割裂问题
本科秘书课程包括《会议与会展》《文书与档案管理》《秘书公关与礼仪》等，它们之间各成体系，教学内容又存在交叉，再加上原有的《秘书实务》实训模块被割裂，因此通过成立虚拟公司及各个项目实训模块，使得学生将秘书课学到的知识在模块实训中互相衔接与融合，形成完整的知识体系。比如在“秘书值班工作”项目实训中，实训内容包括办公室整理、接听电话、印章管理，接待服务，把这些独立的实践教学环节通过“项目训练与设计”进行有机整合；再比如在“领导活动策划”项目实训中，实训内容包括日程安排、会见安排、会谈安排、签约仪式、开幕式及闭幕式安排等，里面穿插礼仪培训等。通过项目实训，各个理论知识可以完整结合在一起进行训练。
（二）模块设计努力做到有所侧重
模块设计在注意衔接照应其他秘书课程的同时，也要针对《秘书实务》这门课在本科教学内容上有所侧重，既要和其他本科秘书课程有所区别，也要和高职院校秘书授课内容有所不同。技能训练固然重要，但本科生的写作训练更要加强。因为本科培养的是高级秘书，和高职院校相比，同样是秘书实务，要让学生具备更强的领导能力、组织能力、分析能力、策划能力、写作能力。高职院校学生技能强一些，而本科学生要把技能和思维二者结合，体现本科生的“高学历”“高能力”“高境界”。同时，每个模拟实训需要通过单项实训和综合实训结合不断演练，加深知识印象。
（三）设计模块要落地性、新颖性和情趣性相结合
一方面，尽量站在秘书学最前沿，选用秘书或行政岗位最新最典型、正误对比的录像和学校发生的案例或学生自己习作展示等工作任务为驱动。除选用学校案例与资源外，还要与工作实际紧密相连，比如优先导入企业文化，小组合作完成项目中已经不自觉地把自己定位于企业中一员，在没有进入社会前率先树立了职业人意识，变得更加独立与担当。另一方面，因为秘书学大多挂靠在汉语言文学专业之下，学生对文学作品很熟悉[3]，所以可以把一些经典文学作品拿来融入到模块实训中，如《红楼梦》中的萍儿、《三国演义》中的杨修等。对于90后大学生，还可以把电影作品搬进课堂来讨论和实训，如美国电影《穿普拉达的女王》，日本电视剧《校阅女孩河野悦子》等，90后的学生会更容易接受和感兴趣。
（四）提高教师自身能力
由于秘书实务注重的是实用型，而且本科设置秘书学专业起步晚，专业人才缺乏，师资都是由相近专业教师组合，这些教师缺乏实践，所以要重视提高师资能力。一方面，院校要尽可能创造条件提供秘书学相关培训，如项目教学法、最新秘书训练软件等，搭建院校交流平台，打破高职院校与本科院校隔阂，参加官方或民间各秘书组织活动，如中国职业技术教育学会国际商务教育研究会组织的秘书培训班、竞赛等。另外，学校也要帮助教师下企业或出国学习等，让教师更自如地把握现代实训内容。同时，为了加强教师时代紧迫感和适应社会需要，教师考核上也可以加入“具有双师素质和能力”等相关硬性规定。另一方面，教师要转变观念，发挥自身优势，既要走出去拓宽视野，向高职院校教师学习，取长补短，也要发挥自己科研能力，如思考“互联网+”时代如何改变秘书工作，如何适应“创新创业”主旋律，如何让跨学科变成本科生的优势等。
（五）培养学生职业素养
第一，在实训内容上，教师既要注重实用性，又要跟上时展。互联网改变着秘书工作方式，要时刻注意新的办公软件的出现，阿里巴巴原创供应中小企业实用的移动办公工具“钉钉”让秘书工作方寸之间，尽在手中掌握，此时教师就不能照本宣科，走不出教材。第二，鼓励学生自己创新。文秘工作已经超出简单服务工作，尤其是本科秘书教学，学生的写作能力、策划能力、组织能力较弱，要改变学生固有的把秘书工作看成端茶倒水打扫卫生等“闲活”的思维，提高领导能力、管理能力、分析能力等。第三，提升学生道德修养，这是文秘专业教学核心。教师首先要以身作则，遵纪守法、成为学生道德楷模，其次，每个教学环节都要体现道德修养，包括心理健康、个人礼仪、个人品格、处事原则、人际交往、团队工作等。总之，秘书实务在教学中要把知识传授、能力培养和技能提高结合在一起，提高其职业素养和人文素养[4]。
采用项目模块实训方法，学生通过课上仿真模拟、讨论、写作、思考、课外上岗实习、参加秘书比赛等，强化实践能力、应用能力和创新能力。当然，这需要文科学生转变自己传统学习观念，明确自己在小组中的任务，把握项目目标，自觉提高职业素养，使自己成为一名合格的优秀的高级秘书。
参 考 文 献
[1]付琼芝.公选课《秘书实务》的教学实践与思考[J].云南民族大学学报，2013（4）：125-128.
[2]禹明华.基于职业活动导向的高职文秘专业项目化课程开发与实践――以国家精品课程《秘书实务》为例[J].长沙大学学报，2012（11）：156-158.
【关键词】秘书理论与实务;课程内容设计;课程建设
一、目前高职教育《秘书理论与实务》的教育现状
(一)课程设计偏于理论或者单纯实操。在高职院校设置的《秘书理论与实务》一般定位企业秘书岗位，以能掌握企业文秘类工作技能为目标。如企业秘书日常会议筹备和会务安排、档案整理、日常商务礼仪、秘书日常事务的处理(出差计划的制定、酒店和机票的预定等)。内容是企业文秘类岗位需要掌握的技能。但是在实际教授过程中，一般使用讲授结合案例的方法，让学生实际操作掌握技能的程度不高。学生只是单纯记忆秘书的理论知识，实际操作程度尚需加强。(二)课程和相关课程设置互通联系不强。《秘书理论与实务》涉及到经管类若干专业学科，但是作为一门专业文秘类课程，和其他专业课关联性非常紧密。比如制定计划需要联系到《管理学基础》，日常接待礼仪涉及到《商务礼仪》，因此《秘书理论与实务》这门课程设置的时间应该和其他课程时间有所侧重，在相关课程之后可能较为合适。考虑到文秘课程涉及到的专业知识，如果太提前设置，由于相关专业知识还没学习到，会导致学习文秘课程时候过于困难，无法理解和开展相关实训项目，也无从下手。(三)教学方式与实际契合度不高。《秘书理论与实务》课程是门实用性较高的课程，相对于理论部分更注重实践部分的锻炼。如果只是在课堂上结合案例，模拟情景进行演练，不能给学生充分的时间、空间进行演练。学生无法充分对实训技能进行掌握。而目前文秘的实训岗位在公司设置有限，缺乏一个真正的有针对性的实训环境。
二、《秘书理论与实务》课程设计设想
(一)课程和实训体系设计合理性、条理性。由于秘书课涉及到众多专业课程，前后学习的顺序直接影响到教学效果和学生技能的掌握。安排文秘课程在相关课程之后更为合理。这样在知识学习上更为合理。学生在学习了相关知识后才能更好学习和掌握文秘科相关知识，同时以实训为主要手段，结合理论知识学习，使学生能较快掌握技能。1．《秘书理论与实务》这门课需要掌握实训技能统筹和相关实训的设计。一是速录。运用速录机进行专业速录。二是打字。以每分钟30字以上进行打字训练。三是盲打。以标准键盘为工具进行盲打，标准同上。四是会议记录。会按照会议记录的标准进行公司会议的记录。五是日常管理制度的设计。日常公司常用制度的设计(办公用品、考勤制度、公务用车等制度的设计和实施的流程设计)。六是会务的筹备。公司常见会议筹备的全程设计和实施(年会、交流会、日常办公会议、)。七是常见公文的撰写。公司常见公文的撰写(函、通知、指示、告示、计划等文体)。八是日常行政事务处理流程。掌握行政岗位处理日常事务的逻辑思维。九是日常各种办公硬件软件的使用。各种日常硬件软件的使用(办公软件、打印机、复印机、投影仪等)。通过这样的基本课程设计，学生可以在学习了基本专业理论课程的基础上，再进行文秘课程的学习，会更加熟练地进行相关技能的训练和理论的掌握。比如秘书课程里面，会议安排这个模块的实操。如果没有学习过《管理学基础》，没有管理学逻辑思维，不知道进行一个管理活动的逻辑思维，即事件处理前的规划———事件安排计划———事后的总结归纳和调整。而这个逻辑顺序，需要学习管理学基础相关理论进行铺垫。2．配套学习《经济应用文写作》。掌握一般文体的撰写格式和内容，这样才能快速有效进行会议的布置策划。因此课程的设计需要进行一定的设计和协调，以便掌握了理论知识基础，再进行文秘的实操技能的精准练习。(二)通过参加技能大赛等多种形式促进秘书课程的理论和实际的结合。通过参加技能大赛，响应“以教促赛，以学促赛，以赛促学，以赛促教”，参加技能大赛，可以更好地锻炼学生的文秘技能，针对技能大赛的项目，结合学习的模块，更加深入学习、掌握。结合工学结合模式，响应产教相结合的方针，在学校实习基地相应的岗位运用文秘的岗位真实场景进行实际技能训练。根据技能大赛和实际岗位的要求，设计标准序列，结合工作岗位技能进行训练，如打字、公文写作、日常行政事务的处理、职场思维的训练、基本办公室制度的设计和实施。(三)结合现代“互联网+”教学方式多样化。现代“互联网+”发展迅猛，多样化的教学方式更便于让学生接受。可以引进和结合文秘实训软件，让学生通过系统的操作，实操性地掌握文秘日常使用的专业技能，这也是目前教学方式的一个趋势，就是结合专业软件和讲授、实训，同步讲授一门课程，掌握一门技能。
三、结语
关键词：秘书学 教学内容 教学方法 考核方式
据人才市场数据统计，最近几年，文秘人员一直排在就业热门行业的前十位，秘书已经发展成了一种呈现专业化趋势社会职业，就业人口多，涉及范围广。但是，传统的秘书学教学内容与方法等与市场需求、岗位要求之间存在着一定程度的脱节。因此，本文提出了一些秘书学教学改革的设想，旨在针对高职院校秘书学教学的实际，构建起以真实的秘书工作过程为导向、以岗位技能为核心的模块化课程体系，使学生掌握在秘书岗位上应做什么以及如何做好，以符合秘书岗位管理与服务的要求，使其成为具备秘书职业修养，掌握办文、办会、办事等技能的应用型秘书人才。
一、教学内容模块化
秘书学主要对应的岗位有现代企事业单位文员、秘书、公关、文书和档案管理、行政助理等，岗位职责主要是实施辅管理、进行综合，包括管理日常事务、处理电话信函、值班保密、迎来送往等一系列的工作。教学内容模块化是指，根据秘书学的岗位群及其具体工作职责，将秘书学的教学内容分为办文、办事、办会以及秘书职业素养与悟性这四个模块，每个模块综合再分解出与该主题相关的各项任务，改变以往的以教材章节为单位的授课模式。
首先来看 “办文”这一教学模块。办文，是秘书的最主要工作之一，是围绕“文”而展开的工作，包括文书的起草撰制、收发、传递及处理。在此模块中，学生应学会撰写各类文案，如通知、请示、通报等公文类的写作；领导讲话稿、贺词、新闻稿、计划总结等事务性文书的撰稿；等等。同时，掌握公文处理和管理的全过程。
“办事”模块包括办公环境建设（自然环境和人际环境）、办公资源管理、印信管理、电话函件处理、档案管理、督察、值班保密、接待管理、上司日程安排、商务旅程管理等10项任务。由于秘书工作琐碎繁杂，但任何一个细小的环节都容不得半点差错，因此，建议将各项任务再细化为诸多子任务以提高教学内容的实操性，尽量将每一个细节都落实到能“做”， 例如，将电话处理这一任务划分为主叫通话程序、被叫通话程序以及秘书的电话通话要求等三项子任务，最大程度地将学生置于真实（或仿真）的工作环境中，使学生在“做”的过程中熟练掌握秘书这一岗位所必须具备的基本知识和基本技能。
“办会”模块主要由会前的准备工作、会中的服务工作和会后的事务性工作构成。通过这一模块的学习，要求学生掌握会务工作的基本要点和组织方法，培养学生能办会、办好会的能力。“秘书职业素养与悟性”这一模块主要学习办文、办事、办会过程中的工作艺术与技巧，使学生在秘书岗位上领导赏识、同事支持，顺心地工作。
教学内容的模块化，不仅有利于保持秘书学教学内容的系统性和严谨性，避免不必要的重复，节约教学时间，而且能够使学生更加清晰了了解教学目的，掌握学习重点，深刻体验到一线秘书岗位的工作内容。同时，模块化教学内容更贴近工作实际，能够更好地调动了学生的学习积极性和主动性，有助于提高学习兴趣，使学生从“要我学”的状态转化为“我要学”。
二、教学方法的多样化
秘书学是一门具有较强实践性的应用学科，因此在教学过程中，应该围绕如何提高学生的职业能力而采用多样化的教学方法，除了传统的讲授方法外，可以根据教学内容的特点采用任务驱动、情境模拟、案例分析、现场教学等教学方法。
1.情境模拟教学法
情境模拟教学法，是指创设一定的工作环境和过程，让角色扮演者在模拟的情境中完成工作任务，表现才能，从而理解教学内容，在短时间内提高能力的一种方法。下面结合“冯秘书该怎么办”这一案例来说明情境模拟法具体操作的四个步骤：第一，明确任务，设计情境，即应以秘书工作任务为中心，根据教学知识点内容和背景材料，有针对性地选择或合理设计场景、情节和角色。在这一实训任务中，冯秘书的任务是如何处理总经理要在气头上发出的信件。
案 例 冯秘书该怎么办
立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近百万元的生意，双方关系一直比较融洽。最近，因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公司总经理来了一封信，龙丹制衣厂的彭总经理看了生气，随即把秘书冯小姐叫进来，把那封信丢过去，说：“给立新公司回封信，以后不和他们做生意了！”
如果你是冯秘书，你该怎么办？
第二，分析情境，分配角色。教师引导学生以小组为单位进行分析讨论，明晰在这一情景模拟过程中需要哪些知识，注意哪些事项等，同时对活动步骤进行安排，明确总经理和秘书冯秘书的扮演者，明晰自己的表演思路。第三、模拟演练，评议答辩。在这一模拟演练中，出现了四种很有代表性的“冯秘书”：第一种，立即照办。很快打好回信，让彭总经理签字后马上发出；第二种，进行劝阻，给彭总经理讲明利害关系，劝他不要因为一时气愤作出错误决定；第三种，暂时不办，估计彭总经理改变主意，等待新的指示；第四种，打好回信，不马上送去签字，过了20分钟，再去问彭总经理：这样写可以吗？这信要不要发出去？针对这四种有代表性的处理方法，由教师和各组代表组成的评委会对其进行点评、提问，角色扮演者进行现场答辩。第四，分析评价，评分总结。各模拟演练小组对本组的模拟进行自我分析、评价、概述心得和领悟, 教师要对整项活动进行深入的分析，对模拟方案和演练内容进行总体评价和总结，最后依据预先设计好的评分表，从理论依据、操作程序、思维创新、职业素养、团体合作能力及礼仪规范等方面为各组的情境模拟打分。
2.案例教学法
案例教学是以具体的案例( 问题) 为载体, 通过对正、反面典型事例的剖析，让学生体验、分析、解决案例中存在的问题, 在分析解决中有效地培养和提高学生分析解决问题的能力及创新意识，是培养学生综合能力的有效方法和手段。在具体教学过程中，可以采用五步案例教学法。具体步骤如下：
第一，背景分析，即引导学生融入案例背景，置身秘书工作环境，培养学生搜寻信息点和概括的能力。
第二，问题设计，即教师根据选取的案例提出一些与秘书工作实务相关的问题，引发学生思考和讨论。学生通过独立思考或分组讨论的形式探究答案，充分发挥主观能动性，培养学生分析、解决问题的能力。
第三，分析引导，这是五步案例教学法中最关键的一个环节，教师可引导学生根据案例所提供的关键信息点、案例涉及到的秘书学的相关知识、秘书行为的基本目标、可能的行为选择、不同的行为选择效果等方面进行分析。这一环节强调师生开放式的双向交流，不但教师不能轻易打断学生发言、判断对错，而是启发、鼓励学生大胆进行独立思考，将所学理论知识融入案例，积极参与交流和研讨，富有创造性地进行探索实践。
第四，拓展思维，补充知识，即在案例梳理教材涉及知识基础之上，博采众家之长，补充一些相关知识点，拓展学生思维，提高学生活学活用、举一反三的能力。
第五，综合点评，即教师从气氛活跃程度、思维清晰与否、视野开阔与否、分析能力高低等多方面对学生的讨论情况给予点评，同时评价学生的理论联系实际能力、寻找切入点的能力、提炼观点的能力、推理判断能力等基本职业能力。
3.任务驱动法
所谓“任务驱动”就是在学习信息技术的过程中，学生在教师的帮助下，紧紧围绕一个共同的任务活动中心，在强烈的问题动机的驱动下，通过对学习资源的积极主动应用，进行自主探索和互动协作的学习，并在完成既定任务的同时，引导学生产生一种学习实践活动。“办会”这 4.现场教学法
由于秘书学的实践性很强，因此现场教学法可以及时解决真实的职场工作过程中出现的问题，锻炼了学生的实际操作能力。例如，可将系部、行政机关办公室作为学生校内实训基地，学生到这些部门实习可以随时得到各办公室指导老师和秘书学授课教师的指导。既强化了秘书学实践教学环节，让学生实际应用能力得到了培养和提高，又解决了各部门忙时人手短缺的问题。
此外，由于企业秘书是高职院校秘书学毕业生的主要就业场所，因此开辟校外的企业实训基地尤为重要，一方面为学生学习、见习与毕业实习创造条件，另一方面也可收集社会的反馈信息，及时调整教学思路，改进教学方法，使培养的学生更好地适应社会需要。
除了以上的几种教学方法，教师还应该重视隐性课程的开发。如可结合秘书学的特点和学习规律，设计开发“秘书技能竞赛”、“学生任职办公室助理计划”等，还可以将秘书学的教学与考秘书证结合起来。这些学习项目虽然不占用计划内学时数，但因为紧紧配合计划内相关课程，实现了与计划内课程的高效联动。
三、考核形式灵活化
为进一步完善对学生学习效果的评价体系，笔者建议采用平时考核与期末考核相结合的形式，改变“一卷定终身”的考核方式，并基于秘书学很强的实践性的特点，将学生平时考核成绩的比例提升至占期末总评成绩的50%。
平时考核主要是对学生平时的学习状况和综合素质的评价，包括学生的课内实践任务的完成情况、情景模拟的展示情况、学生参与课堂学习讨论发言以及出勤情况等；期末考核主要是以期末试卷的形式进行，考试内容主要以案例分析、情境改错等接近实际工作过程要求的应用性题目为主，减少或删除纯粹理论研究性质的题目。
以上考核体系，有利于对学生的秘书学的专业知识把握程度、知识实际应用能力、综合表现等各方面作出较全面的评价，在客观评价学生学习成果的同时增强了学生“努力学习、重在平时”的意识，并营造了团结合作、积极进取的学习氛围，从而提高了教学效果。
高校秘书学教学改革是个系统工程，不仅需要改革教学内容、教学方法和考核方式，需要教师具备良好的专业素质和综合素质，而且需要办公自动化办实验室、档案实验室、谈判实验室等硬件实训设施的建设，需要与其他系部、行政部门进行沟通实现教学资源的优化，如办公自动化的教学需与计算机系沟通，公文写作的教学需与基础部沟通，到行政部门实习需与相关行政部门沟通等。只有各方面的条件都具备，秘书学教学改革才能成功。
参考文献：
1 朱欣文．对《秘书学》教学工作的研究与探索．荆门职业技术学院学报，2008年第7期，第83页
一、文秘专业教学现状的分析
目前，文秘专业的教学工作仍然是完成基本课堂授课任务，教学模式仍是教师讲，学生听，诠释教材，尚未建立起理论与实践相结合的教学体系。笔者所在院校的文秘专业，实践教学还没有纳入教学计划，全部课程都是在课堂上讲授。既没有对学生实践技能的培养提出明确的要求，更没有给实践教学一定的课时。学校还缺乏开展实践教学必要的条件。
这样的教学虽然也能使学生了解一些理论知识，但忽略了学生实践技能的培养，显然不符合职业教育的要求。一方面由于学生缺乏起码的实践经验，对课本上的知识一知半解，似懂非懂。例如：《秘书学》中讲“秘书应怎样处理好与领导的关系”这既是一个理论问题，更是一个实践问题。没有与领导相处的实践经验，那些理论上的说教就是空洞而抽象的。再比如:《文书学》中讲“公文写作的要求”，其中一条是“认真学习党和国家的路线、方针、政策”。为什么呢？对于没有工作经验的在校生而言就很难理解。起草公文为什么要学好路线、方针、政策？路线、方针、政策对于公文写作究竟有什么重要意义？诸如此类的问题不解决，就很难说学生对所学的知识理解了、掌握了，也自然会影响其职业能力和素质的培养。另一方面就是导致学生的实践技能差。实践技能的培养仅靠课堂讲授显然是不可能的，必须经过一定的实践训练。从几届毕业生的情况看，实践技能差也是他们最突出的问题。近年来，笔者一直做秘书职业技能鉴定的辅导及监考工作。从考试的情况可以看出，理论知识卷，学生通过加强记忆答题情况还是可以的，而技能卷答题情况则一直不够理想，许多工作中的具体问题学生不知道如何解决，如何操作，明显暴露出了实践技能差的问题。
当今社会正处在深刻的变革之中，秘书作为一种社会化职业，自然不能摆脱物竟天择、适者生存的客观法则。激烈的社会竞争和严峻的就业形势已不允许学生把了解社会、适应社会的过程放在工作之后。他们必须在上岗之前就已经具备了基本的社会知识和对社会的基本了解，具备了基本的适应社会的能力。这应该成为实践教学的一个重要任务。
二、文秘专业实践教学的内容
文秘专业是一个实践性很强的专业。尤其作为职业院校的学生，仅仅掌握一些理论知识而不具备基本的实践技能，是不符合社会需求的，也是与职业教育的原则背道而驰的。所以，文秘专业的实践教学应以学生专业技能培养为目标，着眼于秘书工作实务，主要有以下几个方面：
1.写作技能。写作能力是文秘专业的一项基本功，更是秘书的一项日常工作。主要包括：公文写作，如通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要等；事务性文书写作，如计划、总结、规章制度、合同协议以及为领导起草讲话、讲演、发言材料等。
2.文书管理工作技能。包括文件的制发、收文的办理、文书立卷等，要求能够按照公文管理的规范和程序进行收文和发文的处理。
3.会务工作技能。包括各种会议的筹备、组织、服务和善后工作。
4.事务管理技能。包括办公室事务和机关日常事务管理，如上传下达、简报、接打电话、车辆管理、办公用品管理等。
5.社会交往技能。包括对外交往、公务沟通以及安排领导社会活动等。
6.与接待技能。包括工作和接待来宾工作。
7.计算机技能。
8.外语技能。
以上八种技能对于高职文秘专业的学生而言是普遍需要掌握的共性的技能，是实践教学的主要内容。
三、文秘专业实践教学的方法与途径
目前，文秘专业实践教学还是一个较新的领域，还有待于积极的探索和实践。但根据当前文秘专业教学情况，应主要做好以下几方面的工作：
1.构建以实训为核心的教学体系。当前的教学计划重理论轻实践，并没有以学生实践技能的培养为重点，实践教学实际上变成了可有可无，与职业教育的要求极不适应。因此，文秘专业的教学计划要进行较大的改革。一是要明确专业实践教学内容，制定出具体实践教学目标及实训项目；二是要把实践教学放在突出的位置，压缩理论教学时数，增加实践教学时数，使实践教学从学时上予以保证；三是课程设置要紧紧围绕实践技能培养，突出能力实践型专业实务技能课程。除基本的文书学、秘书学、档案管理、秘书写作等专业课外，还要开设如行政管理、商务管理、企业管理、公共关系、社交口才等专业基础课，同时，要以不同的形式开设现代化办公、多媒体与网络技术、摄影摄像、驾驶技术等实用型技能课程。
2.改革课堂教学，突出能力培养。要切实突出教学的实践环节，明确各学科的实践技能培养目标。教学内容要以秘书实务为重点，密切联系社会实际和学生实际处理和把握教材，避免空泛的理论说教。要根据文秘专业实践技能培养目标，进行模拟操作和实训。要采用案例教学、情境教学乃至现场教学等灵活多样的教学方法，引导学生进入秘书角色，培养学生的职业意识。
3.提高师资队伍水平。当前制约文秘专业实践教学的重要因素就是师资力量的缺失。教师大多是中文专业，本身又缺乏文秘工作实践经验，这几乎成了文秘专业实践教学的一大难题。所以，教师要承担起指导学生实践的任务，一定要加强在职培训。要有计划有组织的选送教师进行文秘专业学习，并有计划地安排教师到有关单位实习，以积累秘书工作经验。否则，学生的实践教学将是一纸空文。
【关键词】卓越人才；教学秘书；角色定位
近年来，高等教育教学模式随社会发展不断深化改革，为促进我国由教育大国向教育强国迈进，教育部启动了“卓越工程师教育培养计划”（简称“卓越计划”），旨在培养出一大批创新能力强、适应适应经济社会发展需要的优秀人才。教学作为高校培养卓越人才的中心工作，需要优质的教学管理为其服务，为了全面提高人才培养质量，深化教育改革，必须强化教学管理。教学秘书处在教育管理的第一线，是教学管理的核心，准确把握其角色定位，是提高教学管理水平和教学质量，成功实现卓越人才培养的重要保证。
一、教学秘书是卓越人才培养的管理者
（一）基层管理角色。高校的教学管理十分复杂，在卓越人才培养方案的实施过程中，教学秘书是对教学计划实施过程中的常规管理者、实践者、信息反馈者，担负着诸多管理者的角色。教学秘书的教学管理包括教学计划管理、课程考核管理、考试管理、成绩管理、学籍管理、教学文件档案管理、教学质量管理等。在卓越人才培养的教学管理工作中，教学秘书应学习和运用科学管理的理念，创新的指导和实施教学管理，优化配置教学资源，保证教学工作的高效运转。同时，教学秘书应该以管理实践者的身份，不断发掘学生对新的培养方案的反馈，提高自身的管理能力和管理水平。[1]
（二）教学组织角色。教学秘书的组织者角色，是在卓越人才培养的过程中，对教学管理事务进行有效的指挥、处理、监督的工作中体现的。相对于传统的教学管理，新的培养方案就是为了探索教育卓越人才的途径和方法，教学秘书作为学院领导的参谋助手，要积极协助学院领导进行教学管理规划和教学质量管理，在教务处的指导下，组织对教师的教学质量、学生的学习质量定期展开评价，组织修订培养方案、教学计划，组织教学工作，组织教务工作，组织考务工作，组织学生座谈会，组织到企业实习实践的产、学、研结合工作，组织毕业设计等。在“卓越计划”的指导下，学生创新能力、工程能力、国际化能力、社会责任感的培养，都有赖于教学秘书对教学活动的科学组织。
（三）质量监督角色。卓越人才的培养需要定期根据教学质量的反馈，在教学实践中不断改进教学计划和教学管理，最终实现教育改革的目标。在教学改革的实践中，教学秘书应该是学院的教学督导人员，在每个学期的不同时段，与教学督导组一起进行期初、期中、期末的教学检查，对教师出勤情况、教学文件情况、授课情况、调课补课情况、学生出勤情况进行抽查、检查。根据检查结果，对教师进行评教，有针对性的改进教学质量。
二、教学秘书是卓越人才培养的服务者
高校教学管理职能机构既是教学管理机构，又是教学服务机构。而教学秘书在教学管理过程中，更多地履行的是为教学服务的角色。教学秘书应该在培养卓越人才的目标指导下，为教与学提供细致周到的服务。对学生而言，教学秘书的服务与学习质量和学习效果密切相关；对教师而言，教学秘书应该尽全力帮助教师解决教学工作中的困难，从而贯彻落实学校教学的方针政策。教学秘书应牢固树立服务育人的思想，发现、推广好的教学经验，以勤恳高效的工作，为教学质量的提高和学校的发展服务。在为教学服务的过程中，教学秘书还应着重扮演好以下两种角色：
（一）沟通协调角色。从传统教学管理方面来看，教学秘书是教务处与院系之间、各院系之间、教师和学生之间沟通和联络的桥梁。不仅要协调好教务处与院系的关系，将教务处下达的通知传达给院系、教师与学生；更要通过有效的沟通手段协调好教与学的关系，发挥承上启下、沟通信息、化解矛盾的作用。特别是在对卓越人才培养的过程中，学生与教师对培养方案的理解容易出现偏差，教学秘书的有效协调就是确保高校教学秩序正常运转、不断提高教学目标的基本手段。从培养卓越人才的教学管理来看，“卓越计划”在培养模式上的突出创新就是通过校企联合、国际交流，培养具有创新能力、实践能力和国际化视野的卓越人才。教学秘书在肩负传统校内沟通角色的同时，还要代表本校做好与企业、实践教学基地、国际合作学校等之间的沟通协调，处理好学生实践教学环节的课程设计、时间安排、资源配置等问题，确保达成实践教学的目的。教学秘书的协调工作，从根本上讲是对人的协调，其目标在于改善关系、调动人的积极性，在保证教学工作正常运转的同时，不断提高教学质量和教学水平。[2]
（二）参谋助手角色。在“卓越计划”实施的过程中，教学秘书不仅应发挥执行功能，还应为领导决策提供真实可靠的数据资料和参考信息，积极为教学改革建言献策。因为工作性质的关系，教学秘书既非常熟悉与教学科研工作相关的各项政策，又熟悉教学资源的实际配置情况，以及各教学人员实际从事的教学情况，这样就为充当领导的参谋创造了前提。此外，教学秘书应积极收集在执行过程中各个环节的反馈信息，调查教学过程中出现的新情况，还应捕捉其他院校教学改革信息，做好分析和整理工作，及时向有关领导汇报，为领导修改和重新决策提供宝贵的依据。当然，教学秘书还可主动提出一些实际可行的建议和突破性的方案、写出有深度的材料和总结，以供领导作决策时参考，为培养卓越人才添砖加瓦。
三、教学秘书是卓越人才培养的创新实践者
（一）创新的实践角色。卓越人才的一个显著特点是创新能力强，然而“卓越计划”处于探索实施阶段，尚无成熟模式和经验以借鉴，各大高校的培养方案还有待实践的检验。要提高教育教学的质量，作为日常教学活动的组织管理者，教学秘书也要具备较强的创新能力，能够创造性的解决问题，扫除各种工作障碍，为教育教学服务。首先，在教育观念上要创新，应该围绕培养卓越人才的目标，遵循教育规律，不断探索、改革、创新，为培养创新型人才服务。其次，在管理制度上要创新，比如探索办学模式的创新，建立创新学分奖励制，新的管理评价机制等。虽然管理制度改革创新并非教学秘书所能完成，但是教学秘书处于管理一线必须有前瞻意识并积极探索，及时提出建议。再次，在管理手段上要创新。管理是科学性与艺术性的结合，一方面，在教学管理的各个环节，教学秘书应充分利用先进技术，推行电子教务，熟练掌握教务系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能；另一方面，教学秘书还应该“因人管理”，注意工作方式，尤其强调接人待物的艺术，讲究说话技巧和语言艺术，了解师生对教学的心理需求，有效率的做好教学管理工作。
（二）严谨的教育角色。身教重于言传。列入各高校卓越培养计划的生源在某一角度上可以称为精英，具有较强的学习能力。大学阶段是学生人生观、价值观受环境影响形成的重要时期。教学秘书直接面对广大学生，并在教学过程中与学生有着广泛的接触，通过学籍培训、组织学生座谈会等，向学生介绍有关信息和学籍管理的知识，清楚地掌握学生学习情况，了解学生在学习中遇到的困难，为他们排忧解难，使教学管理工作体现在服务育人的过程中。通过务实的工作、体贴的言语、雅致的风度、严谨的作风影响学生，帮助学生形成正确的人生观、价值观，养成良好的道德品质，培养以德为先、能力为重、全面发展的新时期卓越人才。
【参考文献】
[1] 朱欣.略论教学秘书在高校教学管理中的角色定位及职责[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2010（4）：42-43.
[2] 艾娇.论新时期高校教学秘书的角色定位及工作职责[J].科教文汇（上旬刊），2011（2）：166.
关键词 二级管理 教学秘书 工作认识
中图分类号：G647 文献标识码：A
Explore the Faculty Teaching Secretarial Work
under Second Management System
――Take Xi'an Jiaotong University City College as an example
HOU Li
（Xi'an Jiaotong University City College， Xi'an， Shaanxi 710018）
Abstract Education secretary working relates with the college teaching managers and implementers， and constantly improve the educational information management system to effectively promote the level of teaching management. However， with the change in universities， teaching secretarial work also appeared second institutional management， how to correctly understand their work， and continuously improve their professional level has very important significance.
Key words second management； teaching secretary； working knowledge
随着高校教育教学改革的不断推进，三本院校一枝独秀，越来越受到社会的认可。与此同时，独立学院的教学管理不断适应发展要求，向着科学化、制度化、规范化方向迈进。系教学秘书参与学院、各系的教学管理工作，需要协调各个部门，为更好地服务于学院的教学工作，需要从正确认识二级管理体制下的系教学秘书工作入手，针对存在的问题不断改进，确保教学工作顺利运行。
1 对二级管理体制下教学秘书工作的认识
（1）教务管理工作。协助系主任制定与实施各专业教学计划，严格按照各专业人才培养计划科学合理的制定各学期各年级各专业的教学环节以保证教学秩序的正常运转直至作为最终检查学生是否合格毕业。在编排课表时要协调任课教师的时间安排，避免冲突，要协助院系领导协调并及时解决教学过程中出现的问题，保证教学秩序正常进行避免教学事故的发生。制定落实教师调停课制度，保证上课质量。配合好教学中心统一组织的期中、期末、英语四、六级及其他全国性考试，同时，组织安排本系所开课程的考务工作。对毕业班的学生要协助系主任做好论文工作，严格控制时间流程，督促检查毕业论文各环节的完成情况，组织协调毕业生的毕业论文答辩的时间地点及成绩评定等相关环节的工作。
（2）教学研究与质量管理。总结吸取经验，配合系主任做好专业人才培养方案的制定，改进教学环节和课程规划。编制课程教学大纲，规划新专业的建设及教材与精品课程建设。提高应用型人才的培养质量，加强实验室的建设与管理。同时，按照院期中检查的要求，制定实施系教学检查计划，检查教学进度执行情况，教师授课、作业情况等，深入各专业教研室各班级收集各方面有关教学工作的第一手资料，并及时反馈给院系领导供他们决策以保证教学质量和提高教学效果。
（3）实践教学。配合系主任做好实验室规划及实践、实习基地建设。结合人才培养方案，安排好学生的教学实习、生产实习、科技竞赛和社会实践活动等等。提高学生的技能，及时收集与本系相关的各项技能认证、科技竞赛等信息。与学生做好沟通，为领导布置实践教学提供信息。
（4）学籍与外联。负责全系在校生、往届生、出国留学生学籍管理。及时统计学生学籍异动情况，对学生进行编班，按类统计学生的信息，上报学院及系主任学生的情况。审核毕业生资格、授予学士学位资格，学位证书及毕业证书，做好毕业生、新生的信息统计。
（5）科研管理。及时学术交流及科研信息，协助配合做好科研项目立项，科研项目管理，科研档案管理等，加强教师科研工作的建设，提高全系教师的科研水平。
2 教学秘书工作存在的一些问题及对策
（1）二级管理体制下系教学秘书工作职责的规范化、制度化缺失。在实际的工作中，虽然学院对教学管理工作有明确的制度要求，但是各系教学秘书只能根据学院的宏观杠杆进行工作。没有明确的系教学秘书工作制度，这会造成系教学秘书被动的去开展工作，去提供服务，如果监管环节缺失很容易造成工作的失误。针对这一问题，建议院教学中心与各系进行相关工作会议，明确和规范各系教学秘书的工作职责，以提高工作效率。
（2）院教学管理、系教学管理之间沟通不足。院教学管理和系教学管理之间、系与系教学管理之间缺乏沟通与交流，主要体现在学生转专业、课程免修、补修、重修、选修等问题中，课程是否能替换，学分是否等同等问题。同时，各系工作之间有交叉时如开课系与上课学生分属不同系时工作如何处理，以上问题均缺乏明确的规定。针对上述问题建议由院教学管理中心统一协调，组织各系进行协商，将日常工作中经常出现的问题统一要求，统一规范，以避免工作中的盲区。
（3）缺乏对教学秘书的培训与学习机会。教学秘书岗位虽然重要，但无权力，职业发展前景不明朗，不能引起大多数人的重视，因此，人员流动性也较大。为保证教学秘书队伍的稳定发展，建议给教学秘书建立一个公正、具有激励机制的制度环境，让其能够享有与其他岗位相同的发展空间、竞争平台。同时，给予教学秘书相关业务培训和经验交流的机会，多走出校园交流学习，不断提高自身业务能力和业务水平。
（4）教务管理信息系统需不断进行智能升级。教务管理信息系统是教学秘书的主要工作战场，要实现全方位、高效率的管理，必须有完善的硬件设备。一方面要不断更新教学管理信息系统，另一方面不断加强教学秘书的工作技能。及时掌握教师、学生、教学设备等的信息，加强各部门之间的信息交流与沟通，实现方便快捷的资源共享，传递，无纸化办公等。
3 二级管理体制下教学秘书工作能力的要求
（1）职业道德。教学秘书作为高校教学管理一线人员，要热爱本职工作，甘于奉献，服务好广大的教师和学生。同时，教学秘书与学生、教师、学校管理者都有接触，其工作态度的影响范围广泛，必须要严于律己，树立正确的人生观、价值观，在完成本职工作的同时，还要潜移默化地影响广大学生，起到榜样育人的效果。
（2）工作技能。教学秘书工作涉及面广，事务繁杂，在坚持原则性的同时要灵活应用，抓住教学管理工作的特点，妥善安排工作顺序，统筹兼顾各项事务。不断提高分析问题、解决问题的能力，要从常规性工作中走出来，跟踪调查，深入教学一线，了解教师的教学状态、学生的学习情况、教学环境的情况，进行教学信息的采集、统计、分析，发现问题，及时给领导反馈和调整，以保证教学质量和教学效果的提高。
（3）自我发展。各系教学秘书应当积极学习与本系相关的专业知识，了解课程的设置，不断调整、更新自己的知识结构，提升自身的素质，以便更好地完成系内部的工作。在日常工作中不断提高自己的沟通协调能力，在做到基本信息传递无误的情况下，提高调研分析、文件撰写能力，为领导决策提供高质量的信息和建议；积极思考、创新思维，结合自身的工作不断改进工作方式方法。
参考文献
[1] 潘立，赵颖娣，鲁建厦.二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位[J].高教与经济，20l0（1）：24-29.
[2] 刘利花.浅谈二级学院研究生教学秘书素质的提升[J].教育研究，2010（27）：14-15.
一、 教学秘书在教学管理中的特点
1、从属性与服务性
作为二级单位的教学秘书从属于教务处和系领导，不仅要及时准确地完成教务处布置的各项任务，还要积极、主动地配合协助系主任搞好一切有关教学方面的工作。同时教学秘书的主要职责是为老师和学生提供一切可能的帮助，服务于全系师生。
2、繁杂性与专业性
教学秘书的工作可以用“多、繁、杂、乱”来概括。开学初，需提前到校根据教师、学生的需要调整课程表，及时领取教材确保正常上课；协助配合教务处进行补考、缓考、选课、补选等事项，通知老师核对上课名单；每当新的外籍教师到校后,要尽快地帮助他们弄清所要讲授的课程、对象,讲授的时间、地点,向他们提供尽可能的帮助。学期中，根据课程表计算每位老师一个学期的实际工作量，协助教研室主任安排月考、期中考试，完成学校和系里的上传下达任务，并提前做好下学期开课计划及师资配备安排。期末时，协助教务处做好期末考试、考查的各项工作,考试结束后,及时将成试卷、试卷审批表、成绩单、分析表等提交教务处。
由于教学秘书岗位的特殊性，不仅要熟悉本系所开课程的教学大纲、教学计划、课程设置以及学分、学时的分配,同时还要了解每位教师各方面的工作情况,各年级的学生的基本情况,以便协助系领导安排学期中各项活动和教学任务。
3、统筹性与协调性
高校教学事务繁杂，教学秘书不仅要对周期性的事务熟记于心，还要对临时出现的事情全面考虑，统筹安排。教学任务经常是由多个部门共同完成的，教学秘书协调着教务处、各院系、教研室、师生之间的关系，充分发挥着上传下达的作用。同时，教学秘书要协助院系做好各项教学管理工作， 如教学计划和人才培养方案的落实、教材的征订、学籍档案的管理等等。
二、 教学管理对教学秘书的要求
1、“以人为本”、“服务育人”
作为高校管理人员，首先要有“以人为本”的政治觉悟和“服务育人”的奉献意识。在繁杂的工作中，必须恪守准则，以高度的热情做好本职工作，做一行、爱一行、专一行。
教学秘书工作是一项看似简单、实际上是非常细致、复杂的工作,是为教学服务的。在一年的秘书工作中，有时因为自身经验不足没有做好本职工作，有时因为事物繁重分身乏术，有时候甚至被误解过。如何调适自己？这就要求一定要热爱这份工作，因为热爱再多的劳累、委屈都可以忍受。
2、“活到老，学到老”
教学秘书工作的繁杂性和专业性要求我们不仅要熟悉自己本职工作的专业知识,同时还要熟悉自己服务对象的专业知识。作为韩语系的教学秘书,系里常年聘有外籍教师,因此要具备一定的外语专业基本知识才能使系内工作顺利进行。此外，还需要利用计算机来进行教学管理和处理一些日常工作以提高工作效率。
3、细节决定成败
教学秘书的工作具有周期性和临时性，这就需要教学秘书对周期性事务做出计划并安排给相关人员，并且努力在规定的时间内完成，凡事宜早不宜晚。尤其是作为外语院校，每年有大量的学生出国、归国，办理各种手续，一点点的疏忽可能就会导致学生利益受损，因此需要耐心、细心地为学生着想、服务。为了少出错，要养成随手记录的习惯，将计划事务和临时出现的事务一一记下，一一完成后，将其标示，不仅可以增加工作的成就感，还可以减少单纯头脑记忆的负担。每天下班前，将尚未处理的工作随手记录，确保第二天工作的顺利进行。
三、自身存在的不足
1、心有余而力不足
由于缺少教学秘书的专业知识，也没有接受过与此相关的教育培训, 对现代科学管理知识、理念和技能还知之甚少。目前，大部分的工作都是在向前辈借鉴和自己摸索的基础上进行的。缺少理论基础，做事只凭异端和经验，缺少创新意识，这在一定程度上影响了工作的效率。
随着院系规模的扩大、教师队伍的壮大、学生人数的增多，教学秘书的事务成倍增加，虽然名为教学秘书，却往往也担负着行政秘书的职责，很多时候有种分身乏术的无力感。明明努力工作，却总是不见成绩，在一定程度上损伤了工作积极性。
2、尚未具备“T”型知识结构
所谓“ T ” 型知识结构是指所涉猎知识耀光要深,既要多方面学习，又要在专业领域有所深入。教学秘书虽然是服务性岗位，但仍然有着育人的职责，这就需要我们在学习管理学之余，还要和一线老师一样需要学习教育学等相关知识，此外为了更有效地开展工作，应熟练掌握计算机的操作技能和教务系统管理。由于种种限制，对知识深化和拓展方面仍然欠缺颇多。
四、方案
1、多组织各种相关交流与培训，提升发展空间。
由于办公室工作的繁重和人员的短缺，教学秘书不会像辅导员和一线教师那样走出校门接受学习培训。因此以讲座、培训班、校内外交流等形式让教学秘书系统地学习相关教育管理知识，例如秘书学、管理学、心理学、教育学等方面的知识，提高理论研究的能力和理论指导实践的能力。另外，创造机会让教学秘书之间互相交流好的经验、工作方法。鼓励教学秘书勤干、勤学、勤想、勤实践。
2、完善教学管理系统现代化，实现无纸化办公，提高办公效率。
高校的进一步扩招，以及学分制的实施，使教务管理工作难度日益加大，教学管理相关人员的工作压力大大增加。因此教学管理应把现代教育技术作为资源和工具应用到实际工作中，实现教学管理系统化、网络化、信息化。虽然高校的办公系统大大地提高了教学管理工作的工作效率，但仍需完善。另外，为了更好地了解学生对教学的反应，建立“学生教学信息反馈”信箱，更全面更及时更全面地收集、汇总教学信息。
参考文献：
[1]顾爱萍，试论高校教学秘书队伍建设的可持续发展[J]，高教高职研究2010年第45期考试周刊，2010
[2]丁勇，试论高校教学管理现代化[J]，中国科技信息2010（4），2010
[3]朱力，关于高校教学管理系统华、现代化的探讨[J]，北京邮电大学学报，2001（3）
引言
随着我国高等职业教育的迅速发展，高职院校办学规模不断扩大，专业、学科不断增多，学生人数不断增加，校区也在增加，原有的一级管理体制已不能适应发展的需要。高职院校要适应市场经济和社会发展，形成办学和人才培养模式的特色，实现内涵式发展，就必须转变观念，构建新型的高职院校管理模式——院校二级管理体制。在这种新的体制下，二级教学管理工作面临着一系列新的问题与挑战。尤其是教学秘书工作，在二级管理体制中，教学秘书的管理范围扩大，教学管理工作增多，由此带来了不少新的问题。为此，分析现阶段教学秘书的主要工作职能，进而提出教学秘书工作新的角色定位，对于推进校院二级管理、提高教学管理水平都具有积极的意义。
1 教学秘书的工作职能
教学秘书是一线教学管理人员，是教学管理的具体执行者、协调者，也是稳定教学秩序、规范教学过程管理的重要人物，在二级管理体制中，教学秘书的作用更是举足轻重。教学秘书是高校教学工作的重要管理者，担负着服务保障、组织协调、咨询反馈等多重职责，在教学管理系统中起着桥梁和纽带作用，是教学工作正常运转的枢纽。其高效细致的工作，是保证教学活动正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。
1.1日常教学管理
学校的一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这一中心进行，教学秘书首先要确保的就是教学秩序的正常运行。应根据教学进度表做好安排，特别是时间和人员的安排中不能出现任何遗漏和差错，谨防教学事故。做好教学所需的各类后勤保障工作，如按时提供教师课表和学生名单、发放教材、处理教师在日常教学中的突发事件、协助有急事老师办好调停课手续等。又如给辅导员和班主任提供学生的各类教学方面数据，如学期课程表、班级学期成绩、英语四六级成绩、学生毕业成绩单等，使其对班级学习状况有更加及时和直观的了解，能够更有针对性地开展学生工作。在其他方面，如：品牌、特色专业建设；精品课程建设；教学、实验改革项目；教学成果奖申报与审批；申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录；期初和期中教学检查；教学文件下达及归档；教学情况通报；教务系统管理等方面，也要按照具体要求和规定准时完成。
1.2教学质量监控管理
为了确保教学质量并提高教学质量，必须及时了解教学中出现的一切问题，协调好教与学的关系，保证教学活动能够正常运行。必须经常进行本部门教学质量的定期检查、随机抽查或集中检查。如我校，有期初、期中和专项等各类教学检查，教学质量的监控内容包括教学文件的完整性，任课教师备课、上课和批改作业情况，实习实训环节安排，学生获证率等等。在各项教学检查工作中，教学秘书要协助院领导做好质量监控工作方案，对本院的教学工作进行检查，及时提出意见和建议，并在主管领导的指导下汇总后上报教务处。
1.3教学计划运行管理
教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件， 是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。教学秘书要在上级主管的领导下，根据专业要求，按照教学规律认真组织制定教学计划；根据专业自身发展的需要，适时调整、修订教学计划。教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌，不但要认真完成日常教学管理工作， 还要善于发现专业教学中产生的新问题，深入研究，及时提出修订、调整教学计划的建议，确保教学计划更趋于合理。在教学管理工作中，教学秘书协调各个教学环节， 使教学有序运转，为认真完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织工作的作用。
1.4教学档案管理
教学档案是在全部教与学的过程中形成的有用的教学资料，对今后教学工作具有指导和参考作用。原始信息记载的档案资料本文由收集整理有它的特殊性——真实性和安全性，必须按规定长期有效保存。学院教学档案的管理和建设是教学秘书的一项重要管理工作内容，要充分利用教学档案， 为教学工作、教学研究和教学管理服务。凡在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属于教学档案，主要有：教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量、教学进度表、教学课表等为学院领导提供日常教学信息；学生名册、学生档案、学生成绩表等使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教；过往的试卷、实验报告、毕业实习材料、毕业设计成果材料等作为资料参考和本科教学评估的原始资料。教学秘书在日常教学管理工作中，必须注意有关资料的收集、整理、统计和归档，建立一套种类齐全、内容丰富的教学档案，以便及时准确地为学校和院领导提供情况和数字，分析研究教学中的问题。要做好各类教学档案的收集、归档和整理工作，确保教学资料的完整性和可查阅性，就要求教学秘书在日常教学工作中注意收集，认真归档
2 教学秘书工作面临新的角色定位
二级管理体制下，学院权力逐渐下放到各分院部，
转贴于
作为二级管理部门在管理方面也面临着更多的压力，院部教学管理工作亟待加强。教学秘书应在管理观念上尽快转变，充分理解自己的工作职责范围，找准新的角色定位，调整工作状况，主动配合学校教学改革，更好地为教学服务。
2.1学校教务处及各职能部门与二级学院的联络员——发挥协调和沟通的职能作用
教学秘书是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间的重要桥梁和纽带，具有上传下达、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。实施二级管理体制后，教学秘书的协调工作由单一的接受教务处的指令转向与学校教务处以及各个教学单位之间的沟通和本院教研室之间、教师之间、学生之间的沟通和协调，比如，对教学任务执行的协调、教学活动、考试安排的协调等。学校教学管理的制度、计划和任务，除了由教学校长召开教学管理会议下达到各二级学院院长之外，更多具体事务性工作一般由教务处和各职能科室直接联系教学秘书来布置传达，要靠其准确领会和迅速贯彻执行。教务秘书在沟通协调过程中，既要讲究艺术和策略，又要讲究个人的人格魅力，要把沟通协调看作是一门学科来认真对待。只有沟通协调好了，管理工作才能得以顺利展开。
2.2二级学院教学院长的助手——发挥参谋和助手的职能作用
教学秘书是二级学院教学院长直接领导下开展教学管理工作的参谋和助手，院校二级管理体制加重了学院教学秘书的工作量。教学秘书不仅要做好各项日常教学管理事务，对日常教学状况做到实时了解，还要善于及时发现问题和解决问题，从而为二级学院教学院长决策提供可靠依据。因此，必须精心策划工作方案，充分挖掘、合理调配学院各方面资源，调动学院师生的积极性，充分发挥上传下达的作用，准确领会院领导的要求，及时地传达给教师和学生，做好桥梁纽带作用。
2.3教师和学生的服务员——发挥综合服务的职能作用
教学秘书工作的基本职责就是为教学服务，为领导的管理决策服务，为教师的教学服务，为学生的学习服务，其工作态度、工作质量、工作素质直接影响二级学院的教学工作能否圆满完成。因编制不足等问题，教学秘书的人员一直较少，长期缺编。除了学生管理工作由辅导员负责外，二级学院诸多的管理事务都是由教学秘书负责，如：会议通知，奖金统计发放、办公用品购买等等，因此，教学秘书的综合服务职能要求越来越广，教学秘书的工作也逐渐增多，责任也更重，工作中承受着巨大的工作压力和精神压力。所以，教学秘书在工作中要有奉献精神，要树立全心全意的服务意识，敬岗爱业，恪尽职守，才能真正做好服务工作。
3教学秘书提高工作水平和质量的思考
高校实施二级教学管理， 教学秘书起着非常重要的作用， 教学秘书应主动积极地做好学院教学管理的策划和管理工作， 主动积极地提高本身专业和业务素质，适应新的管理需要， 主动积极地调整自己的工作心态， 以良好的精神面貌为师生员工提供优质服务。在教学管理工作中充分发挥主动性、积极性和创造性， 促进高校二级教学管理工作的落实，使得学校教学质量不断提高。
3.1充分发挥主观能动性
工作观念需创新，以往认为教学秘书工作只是一种简单重复的劳动，只起“传声筒”作用的观念已不合适，教学秘书在校院二级管理管理中起到的作用越来越大。教学秘书要充分发挥工作的主观能动性，运用科学先进的时间和效率管理方法，合理安排各项工作，分清主次和轻重缓急，做好科学的工作规划和时间管理，从忙乱的疲于应对困境中解脱出来，达到更高的工作效率。
3.2强调督办工作的及时性
教学秘书办事水平高低，很大程度上取决于督办工作是否完成。要督促相关教职员工按时且保质保量完成各项工作，除了良好的协调和沟通能力外，还要会合理使用各类网络通讯工具，如飞信、定时邮件等，在教师因事务繁多而忘记任务截止日期之前做好友情提醒工作，防患于未然，预防教学事故的发生。
3.3提高自身思想和心理素质
教务秘书要善于调节自己的心态，增强心理承受能力，形成良好的心理素质。懂得工作方法和工作艺术，可在坚持原则的前提下，讲究灵活性和应变性，做到热情、机智、幽默地传递信息，达到沟通的畅通，保证教学正常运行。只有这样，才能及时调整或防止产生疲劳、失落、焦虑、迷茫等负面心理，保持良好的心态，全身心地投入正常工作。遇事能从大局出发，本着“以人为本”的服务意识，任劳任怨、无私奉献，才能更好地完成学院二级管理工作。
3.4提高自身专业素质和业务水平
新时期高校教学秘书知识水平已经有很大提高，新晋教学秘书大多为本科生或是研究生，已具备较高的文化素质。教学秘书除了要主动学习教育学和管理学方面的相关知识，提高自身专业素质之外，在实际工作中还要制定规范合理的办事流程，尽可能简化办事手续，使教学管理更加规范化、秩序化。为适应新形势的需要，有时还需要采取换位思考和逆向思维等方式来分析和解决问题，从实际出发，勇于突破陈规，以创新的方法和创新的思维来提高教学管理工作效率和服务水平。
4 结语
