[关键词]办公室 秘书 思路 重要性
世纪之交,随着社会主义市场经济深入发展、科学技术突飞猛进,一个全新的信息时代扑面而来,对秘书队伍的服务质量有了更高的要求,秘书队伍社会化服务的特征逐步呈现。在信息社会里,怎样才能做好办公室秘书工作是一个值得研究的课题。
一、秘书的概念
秘书,《辞海》的解释为:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。该项工作的性质要求秘书工作者:
首先,要有坚强的政治素质,能够较好的掌握马列主义、思想和邓小平理论,牢固树立为人民服务的思想,善于运用“三个代表”指导实践工作。
其次,要有较强的业务能力,能够熟练的运用各种文章体裁,通过调研撰写出具体的材料。
再次,要具备广泛的知识面和耐心细致的工作作风,善于站在全局的高度发现问题,思考问题,处理问题,当好领导的助手和参谋。
二、秘书的职责
50年前,典型的秘书工作,便是抄抄写写,收收发发,值班守摊,迎来送往,办事打杂,在参谋辅助上很少发挥作用。今天的秘书比以往任何时候都更加独立,秘书可以解决大量与信息相关的工作,也能肩负很多管理层面上的责任。秘书工作高效,知识丰富,技能娴熟,掌握了最新的办公技术和高超的沟通协调能力。
随着知识经济到来、社会信息化和管理工作的复杂化,秘书工作越发显得重要,其技术性、专业性的特点日益被人们所认识。领导的正确决策和科学管理特别需要秘书提出高质量的信息分析和献计献策。为此,秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用,准确领会领导意图,围绕中心工作采集信息并进行分析、加工、处理,提出预案,供领导参考。这既是领导管理决策的需要,也是秘书人员的重要职责。
秘书参谋辅是秘书工作的根本要求。秘书的参谋辅也是智能化和事务化的高度统一,过去那种"承上启下、收收发发、接传电话、写写报报"的事务性辅助工作,已不能体现现代秘书工作的本质含义。新时期的秘书不仅要熟悉国家大政方针,掌握国内外经济技术最新动向,了解单位的动态、会经营管理,而且还要具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力,这就对秘书的智慧、知识、能力和水准提出了更高的要求。随时以高度的职业敏感,从苗头性、倾向性、超前性问题和诸多表象中,捕捉各种信息,判断预测事物发展的趋势,辅助领导做好决策和决策的贯彻落实,这已成为现代秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归宿。
三、秘书工作的特点和成就
新时期秘书工作的指导思想,这就是紧紧围绕党的总目标和总任务,做好“三服务”,即为党中央服务,为各级党委领导工作服务,为人民服务。为了做好“三服务”,对业务工作提出了实现“四个转变”的基本要求,即从侧重办文、办事转变为既办办事又出谋献策,从收发传递信息转变为综合处理信息,从单凭经验办事转变为科学化管理,从被动服务转变为力争主动服务。“三服务”、“四个转变”的提出,有其深刻的历史背景。在长期“左”的错误思潮影响下,秘书工作领域里存在着一些简单化、片面化、绝对化的错误认识,从而严重束缚、阻碍着秘书工作职能作用的正当发挥。它的提出是秘书工作系统贯彻落实党的解放思想、实事求是的思想路线、高举邓小平建设有中国特色社会主义理论的伟大旗帜,开创秘书工作新局面的伟大成果;它鲜明地标志着党的秘书工作指导思想的升华,对推动秘书事业的发展具有划时代的深远意义;它是推动办公室工作和秘书工作适应新形势,解决新课题,开创新局面的里程碑,将永载秘书工作的史册,并成为新时期办公室工作和秘书工作的一大成就。
四、做好办公室秘书工作的基本思路
做好办公室工作首先要理清工作思路。新时期党的秘书工作的基本思路是:一个目标,两个结合,三个重点,四项建设。具体说来就是:
“一个目标”,即坚持以邓小平理论和党的基本路线为指针,紧紧围绕党的中心工作,当好领导的参谋助手。办公室是各级党政的综合办事部门,处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢地位。做办公室工作,必须从坚持和改善党的领导的高度,从保障改革、发展、稳定这个大局的高度,从推进领导决策的民主化和科学化的高度,切实负起辅助政务,党管事务,综合服务的职责,充分发挥领导工作的左右手作用。
“两个结合”,即“一般和个别相结合,领导与群众的相结合”。“两个结合”本来是我党传统的工作方法和应有的领导作风,同志早就提出过从群众中来到群众中去和“集中起来,坚持下去”的教诲,问题在于近些年来,有的秘书思想上有所淡漠。对办公室秘书人员的要求:一要对领导“帮助参谋提醒”,帮助领导者保持优良作风,改进工作方法,不可脱离群众。二要在办公室的信息调研、督促检查等工作中,注意深入群众,深入实际,抓好典型,以点带面,实行“两个结合”的工作方法。
“三项重点工作”,即信息调研、督促检查和保证日常工作正常运转。这是根据新形势的需要而提出的,从而使多样的秘书工作,有了明确的重点方向。
“四项建设”,即秘书队伍要注意抓好思想建设、组织建设、业务建设和作风建设,以加强自身建设来保证把办公室工作提高到一个新水平。从素质角度来说,秘书应具备良好的政治素质,高尚的个人品行,敬业乐业的工作态度,宽厚的文化及业务知识基础。从业务上来说,要求办公室秘书通晓各方面的知识。总体来说,对办公室秘书的要求在逐步提高。
五、做好办公室秘书工作,必须加强自身建设
加强秘书工作的自身建设是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求,自觉接受教育训练而逐步形成的对待各种活动的修养与能力。
为了提高秘书的素质,加强对秘书的管理,保障秘书更好地实现其辅助服务职能,必须明确秘书的职业地位,使从事秘书职业的人有一种明确的职业定位,从"干部"归位到"职员"。
秘书从业人员必须明确自己各项工作的出发点和归宿,在自身从属执行的有限范围内,尽力为领导的决策、指挥活动给予相应的补充和协助,不能模糊辅助与主导的界限,要自觉地将辅助服务的观念贯穿于言行之中,削弱"官本位"思想,树立职业化思想。
通过秘书立法来明确秘书的权利义务,使秘书的额外权力依法受到限制,不可能也不敢狐假虎威,假领导者之名发号施令;同时赋予秘书应有的权力,使其敢于有所为,在起辅助服务职能的同时,避免成为领导的"私有从属品"。这样既有利于秘书开展工作,也有利于领导者对秘书的管理,同时还可成为领导者拒腐的一道屏障。为此,做好办公室秘书工作必须要做好以下几个方面:
1.牢固树立信息观念。信息观念在信息素养中居于先导地位,它关系到秘书人员对秘书工作信息的接受和理解。在心理学中,观念包括有早先知觉而来的感性形象的再现和由原初形象组合而成的新的观念总体,它是意识的基础。现代秘书的信息观念,是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如,对待信息技术和信息工具的观念。秘书人员如何看待信息技术,如何认识信息网络的功能,这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据了解,大多数秘书人员认为,互联网和各种局域网既是一种新的认识工具,又是一种新的交流工具,还是一种新的生产力,秘书工作只有同网络结合起来,才能产生新的生机和活力。但也有部分秘书人员对信息技术有一种神秘感,对信息网络不感兴趣,甚至"老死不想'网'来"。这就是信息观念上的巨大差异。目前,国际互联网已遍及,上网人数已突破6000万,仍在以前所未有的速度迅速增长;我国大多数党政机关的信息网络已联通至县(区),大中型企业也建立了自己的信息网络,网上的秘书工作信息已达海量规模,多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。如果秘书人员具备先进的信息观念,积极地了解网络,熟悉和使用网络,就可能主动地去利用,从而减少许多不必要的重复工作;反之,就会因为远离网络而对做好秘书工作一筹莫展。现代秘书良好的信息观念,本质上是在尊重知识、崇尚科学、终身学习、勇于创新的基础上,树立起来的"信息就是资源"、"信息就是财富"、"信息是领导决策的基础和依据"的信息价值观。
2.增强意识。现代秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。它具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力,简言之,就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识,首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来,秘书工作者和他(她)的服务对象-领导者,都生活在被信息包围的社会里,电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络,每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。秘书人员具有强烈的信息意识,就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息,迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;善于从司空见惯的信息中看到差异,并能迅速选择和捕捉,达到发现早、挖掘深、效率高的境界。其次,表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样,每天都要读一读文件,看一看新闻,听一听广播,浏览一下网络,查找所需要的资料,并形成一种习惯性倾向;无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉,并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考,从而更好地开展秘书工作。
3.锻炼能力。现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容:一是信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外,还应建立并掌握自己常规的信息渠道,善于开发新的秘书工作信息资源,并及时、准确全面地获取所需的信息。比如,秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目,通过哪些方法和渠道(包括工具软件)才能迅速进行查找与浏览;如何下载和保存这些信息等等。二是信息选择能力。信息时代,人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息,信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类,以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的;学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义,正确判断所搜集到信息的价值与意义,全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映,是在获取信息的基础上,对事物发展的理性判断,它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。四是信息处理能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。即对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存贮厚、吸收广和调阅方便。具体来讲就是能对信息进行综合分析,整理排序,归类处理,充实秘书工作数据库;能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识,提出有针对性的对策和建议,提供给领导者参考。五是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现,是指秘书人员在获取和处理信息的基础上,把自己的思想与见解融入其中,并通过恰当渠道将这些信息传递给他人,与他人进行交流、共享的能力。秘书对信息的运用能力,集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。
4.博学知识。信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。现代秘书的信息知识,是指秘书人员对信息基本常识的了解,对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素养的重要组成部分,信息知识的掌握程度,关系着秘书人员信息意识和信息能力的强弱。一般来说,秘书人员的信息知识应该包括三个部分:一是信息文化知识。即具有基本的科学文化常识,对信息概念能正确地理解和应用,对信息技术的发展和变化有一定了解,对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。二是计算机和信息网络技术常识。现代秘书的计算机知识,应通过考试达到国家二级以上水平。信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。比如,信息系统数字化的基本原理;信息系统软硬件的内容、各自的功能特点等。三是一定的外语和法规知识。因特网上90%的信息是用英语来传递的。我们使用的计算机系统和应用软件,大多都是用英文编写的,Windows操作平台的基础也是英语。因此,要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息,就必须掌握一定的外语知识。另外,由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题,也应引起秘书人员的关注。比如使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文;使用各种数据与信息,要合乎国家的有关法规,尤其应严格遵守保密法规,防止失泄密问题的发生。
5.严守道德。道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中,应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益,能自觉保护他人的知识产权、隐私权等,也不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前,信息传播媒体多种多样,有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络;有政府主办的各种媒体,也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见,虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态,如果没有一定的道德约束,就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时,产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。
综上所述,现代秘书的信息素养具有十分丰富的内涵和很高的目标要求。秘书队伍是我国职业大军中一个特殊群体,由于职业的特殊要求,其信息素养也必然表现出一定的特殊性:
一是与领导工作联系的直接性。秘书人才的信息素养是直接为领导工作服务的。信息是领导决策的基础和依据,秘书辅助领导决策,主要是通过为领导者提供信息来实现的。秘书工作者的信息素养如何,直接关系到为领导决策服务的水平的高低,其重要意义显而易见。
二是信息视解的全方位性。秘书工作以辅助领导科学决策和协助领导科学管理为主要职责,而领导者管理的都是一个动态的大系统,涉及到政治、经济、文化、科技等各个方面,具有高度的综合性。因此,凡是与领导活动相关的信息,都应该成为秘书工作者关注的信息。这就要求秘书的信息素养相对于其他机关工作者来说要求更高,胸襟要更宽广,知识要更广博,视角要更开放。
三是提高发展的动态性。信息素养是秘书人才适应信息社会发展要求,经过培养和训练而生成的一种修养与能力,它必然随着时代的发展变化而不断提高和发展,决非一劳永逸的。
六、做好办公室秘书工作要注意的几个问题
虽然秘书工作的主要内容是直接为领导服务,但还应注意加强为基层单位、为教师服务的意识。作为一名秘书,应在工作中充分尊重基层单位的地位,尊重广大教师的劳动和人格,并虚心向他们学习,要做好这项工作必须注意以下几点:
1.要诚心诚意地为他们服务。秘书要在工作中站在基层单位的立场上,在不违反原则的情况下,做好服务工作,事实证明,只要我们诚心诚意地为基层服务,基层也会充分尊重秘书的劳动。
2.在工作中注意感情投入。在秘书的服务接待中,确实碰到不要单位和个人,他们带了很多问题找领导,从人的心理上讲,对能够解决的问题往往是皆大欢喜,而对不能解决的问题,则会相互觉得尴尬,甚至有的还有些积怨。在这种情况下,秘书要把握好“门好进、脸好看、事情要具体问题具体办”的原则,套在学会把握原则的情况下,对工作有适当的感情投入和交流,这也使秘书工作的水平和方法得到一定程度的提高和锻炼,也提高了领导的威信。
3.处理好为领导服务与基层服务的关系。要在可能的情况下,尽量满足基层单位领导的要求。一是基层领导作为一级单位负责人,他们本人也知道做领导的难处,没有大事、难事不会轻易找上级领导。二是为领导服务与为基层服务是辩证统一的,虽然领导平时工作很忙,但是基层能够向他们反映问题,本身就提高了领导在基层中的威信,从而秘书从另一侧面也提高了为领导服务的质量。
在摆正秘书位置的同时,要加强协调作用,切实起到是联系上下的纽带。这就要求秘书人员要认真做好定位,要勤勤恳恳、任劳任怨地做好各方面的服务工作。在学习中应包括:
一是在工作中要虚心向领导学习各方面的知识。一方面领导具有渊博的知识,另一方面领导有着很强的管理能力,同时具有高尚的人格。
二是在工作中要留意方方面面的事,丰富自己的阅历,并积极总结和思考。秘书在掌握全局方面具有得天独厚的条件,可以通过跟随领导听到基层单位的汇报,也可以主动收集材料,这些既开阔了视野,也为秘书更好地工作打下了基础。
三是结合领导分管业务及秘书自己的爱好,考虑一些感兴趣的问题,为以后的转岗打好基础。
当然,在新的形势下,做好办公室秘书工作除了加强自身建设等条件之外,还应树立五种观念:
一是树立勇争一流的观念,克服满足一般的平庸思想。秘书工作看丝平凡,实则不易,如果缺乏勇争一流的内在要求,满足于一般化,目标定得低,肩上没有压力,那么只能导致工作业绩平平,难出成果,位次后移的结果。
二是树立主动参与的观念,克服被动服务的游离意识。秘书工作要紧贴党政工作中心,紧贴上级领导,就要增强参与意识,多站在参谋的位置上为上级领导思考问题,要多出一些好主义,当好参谋和助手。
三是树立有为有位的观念,克服无所作为的思想。秘书人员要以实干提高水平,以实绩体现能力,以成果体现价值。只有多办实事,多出成果,多出点子,才能从无位到有位,才能得到领导的信任和同行的信服,也才能为进一步工作打下良好的基础。
四是树立业精于勤的观念,克服得过且过的思想。秘书人员的业务范围比较广,涉及到多方面。要切实履行好职责,需要具备过硬的业务素质,这就要求在工作中勤于动脑筋,勤于多写多练,勤于动手动腿,一点一滴的积累,一步一步的提高,经过辛勤的努力达到精益求精的工作目标。
五是树立创新创优的观念,破除因循守旧的思想。随着形势的变化,对秘书工作不断提出了很多新的要求。这就要求秘书人员注重吸收、学习新东西,积极探索做好秘书工作的新路子。在工作中注重创新,抓出特色。
关键词：文秘；职业意识；关键点
中图分类号：G710 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）27-0115-02
职业对个人的成长、发展，以及社会的进步都意义重大，对于职业的兴趣、职业价值的理解，直接影响到个人对于职业的选择。近几年来，高职院校文秘专业招生萎缩、就业质量偏低、企业满意度不高，根据麦克思《2013年中国大学生就业报告》，将失业率较大、就业率较低、月收入较低且就业满意度较低的专业，定义为高失业风险型专业，并形象地喻为红牌专业，而法律秘书就属于红牌专业。虽然法律秘书不能涵盖整个文秘专业，但是窥一斑而见全豹，文秘专业的就业确实不理想。造成这一现象的客观、主观原因有很多，如文秘专业培养目标定位不清、课程理论化、实践教学比例偏低、教学方法落后，学生动手能力较差、学生对职业期待过高等等。笔者认为，除了上述原因之外，学生的职业意识薄弱，也直接影响到其在学习、工作中的表现。
职业意识是专业人员对职业价值的认识并在此基础上形成的职业习惯、职业学习态度、职业思维模式、职业团队精神、职业敏感度和职业忠诚度。[1]从职业意识的定义我们可以看到，职业意识所包含的众多内容，都直接、间接影响到了人在职业上的选择、成长、发展。而良好的职业意识的培养，首先在于个体对于职业价值应该具有客观、全面、清晰的认识和理解。对于高职文秘专业的学生来说，要养成良好的职业意识，首先需要充分认识和理解秘书的职业价值。
一、目前社会上对秘书职业的认识存在一些偏差和误区
1.对秘书工作性质的蔑视。随着社会的高速发展，市场对秘书的需求越来越大，从事秘书工作的主要人群是女性，但有部分人对秘书抱有种种偏见和误解，认为女秘书多半是靠年轻姿色来取得地位。这些负面的看法，严重影响了秘书职业的声誉和形象，以致学生入学后对此职业还是心存疑虑，对将来的职场生活期待不高，兴趣不大。其实，在国外来说，秘书是一个成熟并受人尊敬的职业。有一个广为人所知的例子，就是微软的总裁比尔・盖茨曾经说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书。[2]谁能想到一个国际知名企业的总裁在谈到成功经验的时候，竟然充分肯定了秘书在其中发挥的重要作用。可见，秘书这个职业的地位及其能发挥的作用，远远超出某些人的成见。
2.对秘书工作内容的浅视。有些人对秘书工作的内容认识常常比较肤浅，认为秘书工作不过就是端茶倒水、接听电话、迎来送往、收发文件、安排日程等，都属于没有什么技术含量的活儿，只要观摩培训一下就可以胜任，属于低等的伺候人、被使唤的工作。其实，真正进入了秘书这个岗位，就会发现很多工作内容都要求具备较高水平的各项技能，例如撰写规范的公文、对复杂工作的组织协调、对时时更新的人际关系的拓展维护、对突发的事情迅速做出判断和处理、对各类信息资料进行收集整理。
3.对秘书发展前景的短视。秘书职业的上升通道在哪里呢？是不是一辈子都得原地踏步呢？很多人对秘书的发展前景不太乐观，认为秘书是个青春饭，干不了几年就要转行，没有可持续发展的空间。而实际上，秘书的职业发展存在较大的弹性空间。
（1）从秘书职业资格证书的角度来看。我国国家劳动和社会保障部1997年颁发并试行《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，之后又于1999年试行修订的《国家职业技能标准（秘书）》，2003年再次修订并颁发《秘书国家职业标准》。目前，秘书职业等级按照国家标准，划分为四个等级，即国家职业资格五级、国家职业资格四级、国家职业资格三级、国家职业资格二级。其中，五级是最低的入门级，报考资格要求为经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书或者是在本职业连续工作2年以上。而最高级别二级的报考资格要求必须连续从事本职业工作4年以上。[3]作为秘书，可以通过一步步地努力，取得更高级别的职业资格证书来体现职业的进步和上升。
（2）从秘书职业转换空间来看。一些对秘书职场有较深入认识的人认为，“秘书的职业发展方向可以从以下5个方面来说明。①行政类。这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。②助理类。可以进一步发展为总经理秘书、总经理助理。③人事类。可以发展为人力资源主管。④公关类。从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。⑤业务类。他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等”。[4]秘书在领导身边起到的作用侧重不一样，发展前景也不一样，但总的来说，走向领导岗位的前景不容忽视。
二、树立正确的对秘书职业价值的认识和理解
秘书这个职业，其价值究竟体现在哪里，怎样才能客观地认识和理解秘书的职业价值呢？
1.秘书的本质。首先，我们还是回到原点，厘清秘书这个概念。对于什么是秘书，几十年来众说纷纭，争论不休。但是有一点是达成共识的，那就是秘书是领导的参谋或者助手，是为领导服务的。从这个角度，我们来深入认识和理解秘书的社会价值和个人价值。
2.秘书职业的价值。
1.政务秘书工作制度规范化
没有好的制度，便容易出现权力滥用、工作推托、权责不明等问题，因此必须完善秘书工作制度。
一是健全秘书工作相关法律制度。明确秘书的责任与权力，保证权力与责任的对等;明确秘书的独立主体地位，使秘书从制度上摆脱对领导的人身依附;对秘书的失职行为要严肃追责，防比其滥用权力为个人谋利。
二是完善秘书工作监督制度。要实现秘书权力的正常化，必须对秘书进行有效监督，防比权力滥用和权力腐败。这种监督一方面是来自政府机关的内部监督，即领导要定期考核秘书的工作，及时发现秘书的不当行为并进行纠正;另一方面是来自人民的外部监督，即秘书部门要实行政务公开和权力公开，切实保障人民的知情权、监督权。
三是建立秘书工作规范。当今世界秘书工作已走向职业化，政务秘书应该顺应这一潮流，从本部门实际出发，确立合理的秘书机构及其职责分工，建立科学、严密、高效的秘书工作规范和流程，最终使政务秘书工作进入规范化、法制化的轨道。
2政务秘书队伍建设科学化
一是实行资格准入。随着政治体制改革的不断深入，现代政务秘书主要通过考试和考核竞争上岗，因此必须做好秘书职业资格认证工作，保证政务秘书持证上岗，从而推动我国政务秘书队伍建设的规范化和科学化。选拔秘书必须坚持德才兼备的要求，全面考察秘书的政治素养、专业技能、心理素质、团队意识、奉献精神等，保证每一个秘书既能够满足岗位的任职要求，又具有可提升的潜力。
二是加强职业培训。对秘书的培训要着重于业务素质和政治素质的提升。通过理论学习，提升秘书在经济、社会、政策、科技、法律等方面的知识素养，开拓理论视野，拓宽知识面;通过实践锻炼，安排秘书深入基层开展调查研究，提高秘书信息调研和辅助决策的能力。另一方面，通过宣传教育提高秘书公正廉洁的政治素养，引导秘书保持扎实细致的工作态度、实事求是的工作作风。
三是优化秘书人员结构。在实际工作中，有些秘书不仅要负责专门的秘书工作，还要承担其他科室的非秘书工作。这种状况不仅导致秘书岗位职责不清，而且由于秘书欠缺其他岗位所需的专业知识，工作中难免出现漏洞差错，从而影响工作效果。因此，必须对秘书人员结构实行必要的优化，遏制管理上的不规范现象。结合目前秘书工作的实际情况，秘书人员结构的优化应严格按照精简、统一、效能的原则稳步推进。川首先，要精简秘书人员职数，严格控制秘书人员编制，以实际工作量和管理职能为界限配备秘书人员，解决秘书部门冗员问题。其次，各个岗位的秘书配备要做到权责统一，根据职责任务安排专门人员在机关内部的专门科室承担相对独立的秘书工作，使机要秘书、文字秘书等岗位协调分工，将各个部门和个人的各项工作纳入统一的管理体系，从而实现秘书工作效能的不断优化和服务质量的不断提高。
3政务秘书工作方法现代化
政务秘书工作方法是否现代化，决定了政府管理工作能否实现现代化。当前我国正在推进电子政务建设，在此过程中应结合秘书工作的新要求，以先进的信息技术管理手段取代传统落后的工作手段，从根本上实现政务秘书工作方法的创新。将电子政务运用到秘书工作中，不仅要求秘书掌握现代信息技术，而且要求秘书通过这些技术手段不断拓展所获取信息的广度和深度，尤其在信息处理和辅助领导决策方面实现更大的突破。电子政务的不断发展为政务秘书改进工作方法创造了诸多便利，使政务秘书有更多参与政府决策的可能，其辅助决策职能由被动转为主动，执行领导决策的方法也更加灵活。同时，由于电子办公的普及，秘书工作的业务流程也不断简化，信息传递方式由线转向网络化，信息传播更加便捷高效，从而使秘书工作效能得到提升。
4.政务秘书工作管理企业化
新公共管理理论将大量的企业管理方法运用于公共部门的管理。以市场为导向、引入竞争机制是新公共管理的重要特征，它可以促进秘书工作效能的提高。
首先，要加强秘书部门的绩效考核，完善各种考核奖惩方法。考核是管理工作的重要手段，考核制和奖惩制结合起来是绩效管理的重要特征。针对身为公务员的政务秘书，必须执行《公务员法》关于公务员绩效考核的要求，从德、能、勤、绩、廉等方面进行全方位的考核，以工作实绩为考核重点。具体来说，要运用好关键绩效指标法、等级评估法、平衡计分卡等多种考核方法，吸收不同人员(主要包括直属领导、秘书部门的同事以及有工作关系的相关部门的人员)参与秘书的绩效考核，考核要做到公正有效。通过考核建立起秘书的绩效档案，其内容包括对秘书的定性评价和定量评价。绩效考核的结果将作为对秘书予以辞退、任用、调配、提拔、晋升等的重要依据。绩效考核与奖惩相结合，可以不断激发秘书的竞争意识，这种竞争意识一方面来自与本人过去工作绩效的对比，一方面来自与其他秘书工作绩效的对比。竞争的压力可以改变以往行政部门所存在的“不求有功，但求无过”的思想作风，促使秘书想方设法提高个人的工作实绩，从而实现整个秘书部门工作绩效的提高，推动秘书工作向前发展。
[关键词]高等教育;教学管理;教学秘书
随着高等教育向大众化方向的进一步发展,应用型本科院校的建设步入了一个新的发展阶段。我校是全省首批应用型本科试点院校之一,作为一所民办校必须在最短的时间内完成转型调整,并产出一批特色鲜明、产学研紧密结合的新成果,才能在与国立高校的竞争中站稳脚根。在转型调整过程中学校各级领导必然要把主要精力放在应用型本科人才培养模式建设和与之相配套的师资队伍建设上,从而忽视教学秘书队伍的建设。鉴于教学秘书在应用型本科院校建设中所担负的艰巨任务和其所发挥的重要作用,我们必须对这支队伍的成长和建设给予高度关注和必要支持。
一、应用型本科院校的建设工作对教学秘书提出了更高的要求
在建设应用型本科院校过程中,学校发生的最显著变化就是由以往注重学生的理论与实践相结合,转向了以实践应用能力培养为核心,要建立起应用性职业型开放式的人才培养新模式,制定了以应用能力指标体系为代表的教学新标准。教学秘书如果还是守着成熟经验和习惯做法吃老本,如果还是身陷于千头万绪的事务性工作不能自拔,如果不去探求新办法、储备新知识、拓展新能力、站上新高度,就不能适应学校发展建设的新需要。我们的教学秘书――教学管理制度的执行者和落实者,要在科学管理上下工夫,进一步提高工作效率,这是对每一位教学管理人员的基本要求。同时还要具备以下几种能力:
1.熟练掌握自动化办公技能。我院很早就提出建设“数字化校园”的目标,目前已经基本建成了信息化、网络化、数字化的办公自动化系统,使得教学秘书的工作方式和服务手段发生了根本性转变,在减轻劳动强度的同时,也对自动化办公技能提出了更高的要求。
2.具备较强的统筹推进能力。教学秘书不仅要有良好的联络沟通能力,还要学会合理统筹,增强工作的预见性,处理问题要讲方法,落实工作要有计划,确保工作整体推进,使教学工作能够和谐顺畅。
3.具备较强的书面和口头表达能力。写作能力是教学秘书完成工作的基本功之一,教学秘书口头表达能力要强,语言条理清楚,简明扼要,措辞得当。
4.具备较强的科研攻关能力。在构建应用性职业型开放式人才培养模式的过程中,在应用能力指标体系执行过程中,在过程教学管理的推进落实中,处处都是新情况和新问题,既无成法也无经验。各专业在解决这些问题时常常因为缺乏交流而囿于其中,或是拿不出令人信服的办法而各自为政,为此教学秘书应该在这些方面发挥出横向联合作用,广泛开展调查研究,做好科学分析,进行客观总结,给出合理建议,提供可行方案,为领导的科学决策提供有力保障。
二、教学秘书队伍现状及存在的问题
教学秘书在教学管理中起着非常重要的作用,但目前在教学秘书队伍中存在的一些问题必须引起我们注意。
1.学部的专职教学秘书成长后期乏力,参谋和管理作用不明显。面对困难很多人都选择安于现状,满足于维持教学的正常运转,自然就会产生得过且过的思想。不能做到对教学工作提出建设性意见,不能做到使管理工作进一步科学化、规范化,这样发展下去,不仅他们自身的发展受限制,也会给应用型本科院校的建设带来一定阻力。
2.各专业的兼职教学秘书队伍不稳定,难以形成战斗力。各专业的兼职教学秘书要在完成教学工作的同时兼顾教学秘书工作,任务量大,时效性强,为了赶时间经常要加班加点,始终处于超负荷状态,工作非常辛苦。由于工作上事务纷繁,身心上紧张疲惫,成果上收获不多,让很多现任的兼职教学秘书工作刚满一年就急于卸掉这付担子。
三、加强教学秘书队伍建设的建议
为了建设一支过硬的教学秘书队伍,笔者认为应当解决好以下几个问题。
1.各级领导要对教学秘书工作给予足够重视。各级领导要充分认识到教学秘书对加强高校的教学管理和保证教学质量的重要性,应该挑选思想素质好、工作作风扎实、调研能力强、有工作经验的人来担任。要建立合理的评价机制,来充分肯定和评价教学秘书的工作业绩,使这支队伍有较高的稳定性,并把教学秘书队伍建设纳入到学校的师资培养计划中。
2. 引入激励机制,制定教学管理岗位的工作评定和评奖办法。奖优罚劣,优上劣下,开展教学秘书之间的岗位争优活动。对精力不集中、业绩平平、能力较差、不适合岗位需要的人员及时进行调换;对工作责任心强、业务水平高、成绩突出者给予表彰和奖励,增强其工作的成就感,增添积极进取的精神动力。
3. 定期开展业务培训和研讨交流活动。每年都要对教学秘书进行教育培训,应采取化整为零的办法,让他们系统地学习有关高等教育管理的课程,如教育管理学、高等教育学、教育科学研究法等。此外,还要提高他们的计算机应用能力,尤其要让他们把正在使用的教务管理系统软件学深学透,不仅要学会维护,还要用得娴熟,要把教务管理系统的作用最大限度地发挥出来,这是实现教务管理现代化、正规化的前提和基础工作。
一、企业秘书职能分析
企业秘书是伴随着企业领导人而生的，故其工作主要是围绕领导者的活动而展开。企业领导人所从事的是具有全局性和战略性意义的政务活动，如决策、分析和判断等，而企业秘书，则从事围绕领导人的政务活动产生的日常事务性工作，如辅助决策、沟通协调、会议组织、纪要起草、跟踪督办等。领导的政务活动是秘书日常事务性工作的统帅和核心，事务性工作是政务活动的基础和保证，两者是相辅相成的。
以上的分析，充分说明了现代企业秘书已经与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的企业秘书有着本质的区别，其作用可以用“管理、服务、协调、参谋”四个词来形容，他们是上情下达、下情上传的桥梁纽带， 是帮助企业领导人处理日益繁重的日常经营管理事务的得力助手， 是为领导出谋划策的“辅政大臣”。 因此， 从企业秘书的工作和目标上看， 其所从事的秘书工作， 归纳起来主要有以下：
一是承上启下、沟通内外的综合协调工作。综合协调是企业秘书的重要职能，其可以形象地用“上下左右、前后?韧狻卑烁鲎中稳荨＞咛謇唇玻?上情下达，沟通领导和中层、员工；协调领导班子之间、部门之间、项目之间的关系；负责外部接待，沟通内外关系，传递信息。
二是“以文辅政”的参谋辅助工作。企业秘书经常活跃在领导身边，一言一行都会影响领导决策，所以要做个好参谋，为企业发展出好注意、想好点子，这就要求企业秘书既要因势设谋抓政研，还要围绕发展抓调研，将好的建议通过工作报告、调研报告等报领导参阅，起到“以文辅政”的参谋作用。
三是重要文字材料起草工作。企业文字材料，本质上是整个企业发展规划、管理思路以及工作内容的体现，是领导管理企业的一个具体表现形式。企业秘书做好重要文字材料起草，是辅助领导决策、发挥秘书应有作用的关键手段之一。
四是会议管理及督办工作。会议是企业领导层实施有效管理的手段之一，要组织好会议并对决议进行跟踪督办，确保决议事项得到落实。
五是对外接待与沟通工作。企业秘书是企业对外接待的窗口，是企业来访宾客对企业员工综合素质的第一印象，要积极做好对外沟通和接待工作。
六是文件流转及档案管理工作。文件的正常流转是企业正常运转的重要体现，是上情下达的重要途径，企业秘书应做好文件流转及传阅工作。同时，档案资料是企业成长的历史纪录和经验积累，是企业的宝贵资产，应及时将企业发展中的各种文件资料归档。
二、对企业管理的重要影响
（一）企业秘书协调职能对企业管理的重要影响
简单来说，企业秘书的协调职能是指秘书在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个层级、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化、一致化和和谐化，以实现组织目标的管理行为过程。可以这样说，现代企业的管理活动处处离不开协调。协调是企业现代化管理工作的基本需求，是保障企业工作流程顺畅、工作效率提升的关键因素。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。企业秘书的工作岗位决定了其协调职能对企业管理的重要影响，其岗位职责决定了其协调职能对企业综合行政管理工作实施效果的重要性。
企业秘书作为企业各项工作连通的桥梁，是企业领导班子间、各管理部门间、具体工作人员间沟通协调的关键，是企业政令信息、实施的重要途径。从企业秘书的岗位职能可以看出其协调职能对企业各项工作开展都有着重要的促进作用，是现代企业管理工作开展的重要组成部分。与领导管理层和职能部门管理层的协调不同，企业秘书的协调工作有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体和灵活适度等原则。从企业秘书的协调工作特点出发，可以更好地促进协调工作的开展。
企业秘书的协调工作是一门学问，也是一门艺术，要讲究基本的工作方法。企业秘书在实际协调工作中，切忌单靠指令性打旗号、发“指示”，也不能一味地妥协退让，失去本身的权威，协调也不可能成功。要努力将二者结合起来，做到刚柔相济、软中有硬，才能达到最佳效果。因此，遵循企业秘书协调工作特点，首先打出领导“权威牌”，明示领导意图，引起协调对象思想上的重视。其次，私下多做“台下”工作，先找协调对象交换看法，下点“毛毛雨”，准备工作做足。再次，要以商量为主，态度谦和，努力创造一个宽松和谐的协调环境。最后，最关键的一点就是在协调过程中，要认真听取对方的意见，不做简单肯定和否定，主动想办法、指路子，除紧急事项外，一次协调不成，要进行多次努力，不急于向领导汇报，避免造成矛盾，不利于问题的解决。
总之，企业秘书在企业管理中处在承上启下、联系左右和沟通内外的枢纽地位，需要协调的问题和矛盾比较多、比较复杂。在具体工作中，企业秘书要立足自身岗位职责和角色定位，掌握协调工作的特点，充分利用已有的领导资源，坚持协调的原则，讲究工作方法，充分发挥主观能动性，提升协调效率，提高管理水平，才能有效地推动企业经营活动的开展，促进企业的健康发展。
（二）企业秘书参谋职能对企业管理的重要影响
在我们的印象中，决策好像是最高领导者最后那不到一秒的拍板。其实这是一个认识误区。实际工作中，任何决策都是一个过程，而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策的过程就走入人们的视线，并且，企业秘书在辅助决策、做好参谋方面，发挥了重要作用。辅助决策即在决策过程中，在知识（包括理论、数据）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的辅助和补偿，以提高决策的科学性和有效性。一个企业领导者无论其职业素养有多高，但知识总是有限的，其个人智慧都不足以应付现代社会所面临的极其复杂的问题。加上领导者个人能力和活动范围的有限性，这就依靠参谋这个“思想库”来弥补个人的不足，以求正确科学的领导，最大限度减少失误。能给领导发挥参谋作用的部门和人员很多，而在领导身边的秘书人员却独占鳌头，企业秘书就是领导者手和脑的延伸。
企业秘书要想做好参谋工作，首先摆正自己的位置，时刻记着自己的身份，主动而不越位，参谋时要清楚自身角色，不越权行事。要站在领导的角度，换位思考去领会，做到想领导所想，思领导之所思。适时地把自己摆在领导的位置，主动而不越位，灵活地服务于领导。其次，善于把握领导意图，才能实现秘书的参谋之道。秘书工作的根本属性是辅助性，是对领导工作进行直接综合的执行性辅助活动。这种特殊的辅助性要求秘书工作在任何时候都必须把领会、贯彻和执行领导意图作为基本准则，以领导人工作为核心。再次，企业秘书参谋时要只“谋”而不“断”。这一点与上面所述观点有相通的地方，都是说明秘书不能直接做出决断。参谋工作是直接从属于领导的决策行为，重在“谋”，所谓不在其位，参谋其政，目的在于为领导决策服务，这就要求秘书人员想领导之所想，谋而不断。最后，工作中做参谋时要有分寸，仅立足规劝层面。要讲究辩证法，凡事都有限度，做事把握方式分寸会使事情发展有条不紊，循序渐进，故企业秘书在进行参谋活动时更应把握好分寸，不要越过一定的度。参谋时还要讲究一定的方略，要审时度势，超前思维，选择合适的场所，注意领导的心情，认清工作的重点，务必严谨准确，必要时候务必提供最低不少于两个方案，让领导比较，便于领导综合权衡进行采纳。
综上，从企业秘书参谋职能的意义、内容来看，秘书参谋职能是诸多职能的综合体现，这要求秘书端正自己的态度，主动而不越位，学会真正领会领导意图，注重理论与实践的统一。作为企业秘书，要不断地更新知识结构，拓展知识层面，在实践中做到理论知识、思想方法与表达技能的有机统一，多理解、多探索，把自己的所思、所想、所获转化为实际运用能力，才能真正地发挥秘书的参谋职能。
（三）企业秘书管理职能对企业管理的重要影响
督办落实、会务接待、后勤保障等行政管理职能是企业秘书服务领导层的最直接体现。在多数情况下，企业领导人忙于处理重要工作，都将一些领导本身的日常行政管理职能，交给企业秘书去处理。为企业领导人做好行政管理服务，也是对一个企业秘书的基本要求，也是秘书的立身之本、辅政之基、谋事之道。为企业领导人做好了日常行政保障，可以让领导腾出更多的时间和精力处理工作，也可以确保领导部署的工作得到有效落实，比如重要事项跟踪督办，对一个企业的发展和正常运作意义重大。
企业秘书做好行政管理工作的前提是要全面熟悉和了解本企业的情况，对本企业的愿景目标、战略方向、内设机构、部门职责、业务范围、人员构成、分工等基本情况要了如指掌，从而做到胸有成竹，处事不慌。工作中，要牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的管理理念和原则，对重要事项要抓住时机推进落实，对突发事项快速反馈，及时处理，对专题事项进行跟踪了解，督查促办，对具体事项落实到位，注重实效。企业秘书还要学会运用从细节做起，做小事从大局着眼，这样才能管的明白、理的清楚。企业秘书发挥行政管理职能，要多运用企业本身制定的规章、制度、体系，必要时候要自己建立一整套的管理流程，比如会议组织全流程、重要事项督办模板及流程，这样才能起到事半功倍的效果。
总之，企业秘书行政管理效率的高低不但影响服务企业领导者的质量，也将直接影响企业各项工作的开展。为此，企业秘书要有丰富的理论水平、业务水平和实践水平，必须把学习作为一项重要任务，学习中去摸索、实践，紧密同具体工作结合起来，这样才能在发挥企业秘书管理职能时，做到杂而不乱，科学有序地进行。
（四）企业秘书服务职能对企业管理的重要影响
企业秘书最显著的特性，就是服务性。在大多数情况下，由于秘书工作职责的特性，秘书服务工作的范围比较大，层次也比较多，特点也非常鲜明。有较高层次的起草文稿、讲话，还有低层次的事务性工作，比如跑腿、打杂。由于企业秘书直接服务于领导班子，企业重要的决策部署、高层沟通协调、企业对外交往以及领导个人事物，都通过秘书良好的服务间接参与、促进、推动，并直接传递到全体员工。对一个企业来说，其秘书服务工作的好坏将直接影响机构的运转、办事效率和公众形象。
企业秘书的职责就是服务领导、服务机关、服务基层，因此，要以用心服务为宗旨，不断强化服务意识。关于服务于领导层，要做到树立服务第一的思想，全心全意为领导服务。要及时掌握情况，保持消息畅通，提前策划、谋划，凡事想到前处、细处，提出科学、合理的建议和方案。一是要清楚地把握领导需求。企业秘书要全面准确地了解领导的意图、工作计划，超前做好准备。二是要全面掌握相关的情况。要尽可能做到了解 “四情”： 上情、下情、内情、外情，确保信息灵通、准确。三是要注意拾遗补阙，这是做好服务的重要环节。应以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服?蘸昧斓迹?发挥好企业秘书的桥梁纽带、中枢协调作用。关于服务于机关部室和基层人员，一方面要化被动为主动，即转变传统的被动式服务观念，变成主动的服务，主动下基层送服务，提高工作积极主动性。另一方面要扩大服务的范围，对于服务的实施也要尽量避免单一化；同时在工作中要主动与业务部门打好交道，消除隔阂，努力创造良好的工作氛围和服务环境。
企业秘书在服务中，一定要讲究方式、方法和技巧。态度和善、言辞婉转、谦虚低调等这些在服务中必不可少，也要注意利用企业秘书掌握的资源，包括领导资源、全面掌握的信息资源及人际关系资源等，为企业提供全方位、周到的服务。其次，不断提高业务能力。要在不断加强业务知识学习、掌握业务知识的情况下，勤于实践并多向有经验的同志请教，在不断改进中进步、提升。第三，提高办事能力。办事是综合能力的体现，是对自然、社会知识与常识的运用。一种是处理日常工作事务的能力，如组织、协调、策划、计划能力，这是一名企业秘书必备的能力。另一种是应急能力，包括应对突发事件的能力、科学判断形势、应对复杂局面的能力等，要在实际工作中不断地完善与提高。
作为企业秘书，要认真奉行现代教育家陶行知“捧着一颗心来，不带半根草去”的处世警句，积极从自身做起，从点滴做起，从现在做起，不断加强学习、提高自身修养以及规范自己的言行，不断改进工作作风、提高工作能力和水平，坚持做到自重、自省、自警、自励，慎独、慎微、慎初、慎终，立足本职工作做好服务。
三、结语
企业秘书“协调、参谋、管理、服务”四大职能的充分发挥对企业的经营与管理有着重要的影响，其是企业行政管理工作开展中的重点。作为现代化企业要充分认识到企业秘书工作的重要性，以培养企业秘书综合素质为基础，提高企业秘书“协调、参谋、管理、服务”四大能力，促进其职能的有效行使，为企业管理水平的提高以及企业的健康可持续发展奠定坚实的基础。
总结是指对某一阶段的工作、学习或思想中的经验或情况加以总结和概括的书面材料，它是增长才干的一种好办法，因此我们要做好归纳，写好总结。你想知道总结怎么写吗?下面是小编为大家整理的办公室文秘试用期工作总结，希望能够帮助到大家!
办公室文秘试用期工作总结1尊敬的领导：
我自进入单位三个月以来，根据单位领导的安排，目前主要担任文秘一职，兼法律咨询、宣传信息、人事教育及培训、信息统计及研究岗、协助寿险岗，这几个月里，在领导和同事的帮助下，我对工作流程了解了许多，现将工作情况简要总结如下：
一、首先说说在这里工作的心得。在行业协会三个月的工作生活，我感触最深的就是，工作可以在快乐中完成。董总、葛总、李主任三位领导都对我们这些新人亲切有加，非但不摆领导的架子，而且还很和蔼地引导我们做好工作。在工作中，只要你需要，他们随时给予热情的指导，工作之余，大家开怀谈笑，不分彼此，给我的感觉是上下同心。正因为如此，在协会工作，让我体会了在愉快中完成工作的欢欣。
二、其次说说我在办公室工作的不足，主要有：
1、缺乏基本的办公室工作知识，在开展具体工作中，常常表现生涩，甚至有时还觉得不知所措;
2、对保险专业知识了解不够，从而影响到相关公文写作的进行;
3、工作细心度不够，经常在小问题上出现错漏;
4、办事效率不够快，对领导的意图领会不够到位。
三、在实习期间，我们先后在人寿保险、人保财险、平安财险三个保险公司学习工作了一段时间。很多保险方面的知识是我以前几乎未接触过的，让我发现自己对保险知识的匮乏，但是各公司领导和同事的耐心指导，使我在较短的时间内适应了保险公司的工作环境，也了解了保险公司的基本操作流程。
四、我在工作上的收获主要有：
1、了解到保险方面一些基础知识;
2、基本掌握保险行业协会会议纪要与信息、简报的写作要点;
3、对各种公文写作方法与技巧逐步了解加深。
我参加工作的时间还很短，需要学习的地方还有很多，我的实践经验还有待于进一步积累，工作能力还有待于进一步提高，为人处世的能力还有待于进一步加强。在今后的工作中，我会继续保持积极进取的心态，确立长远的人生目标，谦虚谨慎，不断学习，做到学有所得，业务专精。同时在工作中兢兢业业、认真负责、敬业爱岗、诚实守信，将每一件事做好，将每一个环节做好，圆满完成领导交予的每一项任务。
根据单位规章制度，试用期满三个月合格后可被录用成为正式员工。因此，今特向单位领导申请：希望能根据我的'工作能力、积极的工作态度及其他方面的表现给出合格评价，使我按期转为正式员工，恳请领导批准。
我坚信，机会只留给有准备的人，而当机会来临的时候，我们不仅要做到，做好，还要恰如其分!希望领导能批准我的工作转正申请!
办公室文秘试用期工作总结2我记得我是__月来到办公室秘书这一岗位的，到现在已经过去了一个半月的时间，我的试用期也结束了。刚走上这一岗位的时候，我就想一个两条腿发育不一致的人，一条腿是健硕的成年人，一条腿是幼小的小孩子，健硕的那条是理论知识，幼小的那条是工作经验。但是在这一个多月的时间里面，虽然不是灵丹妙药没有治好那条“幼小的腿”，但是让它有了一定的进步，也是在向着健硕发育了。
这次的办公室秘书工作，是我从学校里面毕业出来的第一份工作，在这之前我从没有接触过这个工作，我虽然是学行政管理方面的工作，但是我实习的时候找的是人事的工作，所以我前面才说工作经验的那条“腿”是幼小的。不过秘书这个工作虽然是文秘专业才学习的，但是我们这两个还是有一点相关的，所以没有经验到还是学的快。刚进入这个岗位的时候，是组长__带的我，第一份工作也是她的监督指导下完成的——她带我去参加了一场公司主管会议，让我做好会议记录，然后让我根据记录整理好会议报表。说实话很久没有写字了，所以大家开会的内容，我总是记不过来，字写的特别潦草，会后的时候我自己都快不认识了。再加上第一次做会议记录，我不知道什么是重点，总想什么都记录下来，却又歇不过来漏下重要的点。所以组长说我有的地方不该记得记了，该记得没记。最后还是在组长的帮助下完成了这次报表，弄了好半天才完成。
后面的会议组长也是能带我都带上来我，几次工作才让我渐渐地适应了下来，学会分辩重点做好记录。我的工作还有就是要做好会议接待，领导让我们通知会议的时候，我要尽快打电话讲通知传达给各位，所以这短短一个半月的时间，让我差不多把各个部门的领导认熟了。再就是让我增加了很大的信心，身为办公室秘书代表的是办公室的脸，所以联系各个领导的时候我都能做到不卑不亢，更自然了。
当然，实习时间只有一个半月的时间，我不可能所有地方都成长了，我知道自己还是有许多的不足的：不够细心，总是犯一些小错误，比如做报表的时候不仔细检查就交上去了，虽然没什么大错，但总是出现有错别字或者标点符号多打了等小毛病，没少挨批评。所以我以后的工作，一定要提醒自己细致、认真对待每一件事，无论大小!
办公室文秘试用期工作总结3进入公司才三个月，也是我的试用期结束的时候了，在这期间我秘书的工作也达到了公司的考核，我尽我努力做到了，所以我试用期工作结束就顺利的留在了公司。以下是我试用期秘书工作的总结：
作为公司的秘书，我刚进公司，公司经理就给我介绍了我工作的内容以及流程，我也在这三个月里努力去做好自己的工作。秘书首要的工作就是做好来访人员的接待工作，每天定时的开机接收文件，做好信息的手机以及报送的工作。另外就是公司要进行的会议，我要负责做好各类的会议记录及一些会务的工作。再有我还要对应急的事情进行及时处理。三个月的工作还包括了各种文件的起草、装订以及传递工作，这些都要做好，因为都属于自己试用期工作的考核，必须达到公司的基本要求。
在自己的工作以内，我能端正自己的工作态度，有良好的处理方式。对待上级尊敬，对待同级尊重，给予他人善意。在工作上遇到不懂的问题，我会谦虚向公司的前辈请教，努力的把难题解决。作为秘书，我会提早的把自己要起草的文件弄弄好，然后发给领导审核，等待结果下发，然后在进行修改并装订好，传递给公司其他人。在我试用期里，公司开展了很多会议，我从开始记录不清楚会议信息，到现在我能够又快又准确的记录好每一条重要的信息，给了领导很大的方便，而且我多次受到领导的夸赞，这于我的是一种鼓励，对我的影响很大，让我在之后的工作中有更多的动力去做事。我去回顾自己这三个月的工作，起初是不怎么喜欢这工作的，觉得很累，而且事情还多，一天根本就做不完，可是我真的坚持下来的时候，我便觉得还不错，甚至有些喜欢秘书的工作了，我从这里面找到了我存在的价值，我觉得自己是可以的。
即使现在我的试用期已经结束了，可是三月的工作却给了我很多，我在不断的成长着，改掉了很多不好的地方，适应了公司的工作环境和模式，也在进步着。对于自己成功的进入公司工作，让我对未来的工作更加的期待起来，我觉得自己会做的更好，一定会让这份秘书工作做得更令人满意。试用期这一阶段的工作留给了我很多东西，我有自信去面对更多的挑战。
办公室文秘试用期工作总结4来到__公司已经过去_个月了，从自己第一天满怀期待的进入到工作岗位到现在已经将自己的工作融入到生活当中去了，我也完全的熟悉到公司的日常工作和企业的文化了，我的试用期也已经结束了，现在对自己这几个月的工作做出一个好的工作总结。
我在公司担任的是办公室的秘书一职，顾名思义就是帮助办公室的同事完成公司的日常工作，也是为了协助公司的同事完成他们的工作就是我的工作，所以这段时间的工作，我完全的将自己的这份工作当成了一种责任，也在尽自己的力量去完成这份工作，虽说办公室秘书这个职位相对而言会比较杂，比较繁琐，但这些并不影响自己对这份工作的热爱，我之前在别的公司也是做的秘书类的工作，但是相对而言，__公司的秘书工作需要的东西更加的专业，不只是向复印文件，打印资料这种小的事情，更是对公司的一些项目以及对公司的一些客户的跟进和后期的一些处理，所以不仅需要在行政方面有很好的造诣，还需要对公司的市场有一定的了解，更是因为自己的努力，才得已在极短的.时间完成了公司对我的考核，我也才能正式的进入试用期，为公司更好的做事。
这段时间里，我也学会了很多，虽说自己之前从事过这个职位，但是对于秘书而言，每一个公司的秘书所要做的事情都是不一样的，也正是因为自己心里特别清楚这样的差别，我才会更加的认真和细致的完成自己的工作，更是因为对工作的不够了解和熟悉，我才更加的认真的学习工作中的知识和方法，也都是为了自己以后能够更好的完成公司的日常工作，我也经过这段时间的试用期的工作，做到了认真细致，且全身心的投入到工作中来。当然，自己今天之所以能够在这短短的几个月的时间里完成对公司的日常工作的熟悉和了解，并且快要单独的完成工作，这些都离不开公司办公室同事的帮助，以及公司和公司领导的栽培，很感谢公司，领导和同事的帮助和照顾，也很荣幸自己能够加入这样一个好的集体，成为__公司这个大家庭的一员。
现在我的试用期的工作已经结束，我也开始正式的进入__公司，成为__公司的一名正式成员，我也会更加的努力为工作做事，给公司带来更大的财富和价值。
办公室文秘试用期工作总结5时光流逝，转眼间我在___项目三个月的试用期已经接近尾声。回首这三个月，很荣幸能与各位同事共同进步，同时也感谢这段时间里大家给予我足够的宽容、支持和帮助，我，作为一名年轻的新进职员需要学习的东西还有很多很多。
在领导和同事们的悉心关怀和指导下，通过我自身的不懈努力，我已经逐渐适应了周围的生活与工作环境，对工作也逐渐进入了状态。
办公室工作：
综合办公室文秘的主要工作是负责领导交办的各项工作，行政办公室的工作千头万绪，每天都面临着一堆琐碎的不起眼的事物，而这些琐碎的不起眼的事物却是必不可少的。有迎来送往，文书处理，公章管理，档案管理，文件下载批转，会议安排，办公用品采购发放等一系列工作。这些工作，对以前从未经历过的我而言，会有些手忙脚乱不知所措，还好在蒯书记和刘主任的细心指导下我渐渐的得心应手，对于公文处理方面有些许不懂的李师也会细心教导，有了领导和同事的帮助，这三个月我对办公室文秘的工作能够大致掌握。加强自身学习提高工作水平虚心向领导请教、向同事学习，这样下来感觉自己这三个月来还是有了一定的进步。经过不断学习、不断积累，已具备了办公室工作经验，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题，在待人处事能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面，都有了很大的提高，保证了本岗位各项工作的正常运行，能够以正确的态度对待各项工作任务。
这三个月来我认识到办公室就是个服务性质的部门，我认真的做好各项服务工作，以保障其他同事工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，我都会及时办妥;外来人员遇到相关问题来咨询或者要求帮助，我都会第一时间解答和解决。以一颗真诚的心去为大家服务。
文书工作方面：
1)公文轮阅归档及时。文件的阅办严格按照公司规章制度要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各部门，确保政令畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管以及查阅。
2)下发公文无差错。各部的发文工作，负责文件的套打、修改、附件扫描、红文的分发、寄送，电子邮件的发送，同时协助各部门发文的核稿。
公章管理方面：严格按照公司制度，盖章签字，所有对外盖章经项目经理签字授权后盖章，使用枚数准确记录，对于重大涉及经济或公司利益及法律风险的合同、资料盖章及时请示相关部门领导同意后盖章。其他方面：及时的更新宣传信息，不定期盘点库存等。
存在的不足和今后努力方向：
第一，由于是新员工，缺乏基本的办公室工作知识，许多工作我都是边干边摸索，以致工作起来不能游刃有余;甚至有时还会觉得不知所措;
第二，对我部各部门相关工作缺乏全面具体了解，从而影响相关公文整理的进行。
第三，自己的文笔水平还和工作的要求有距离。
第四，工作不够细心，经常丢三落四。
为此，我想我应努力做到：
第一，加强学习，拓宽知识面。努力学习公路工程知识，加强对本行业的了解;
第二，本着实事求是的原则，做好上情下达、下情上报。
关键词：高校二级学院；科研秘书；工作定位；职能要求
中图分类号：G32 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）24-0107-02
随着我国高校办学规模的不断扩大和内涵建设的进一步推进，各高校的学科建设、科研工作得到了长足的发展，各教学单位在学科建设、科研管理等方面的工作任务也越来越重。为进一步推进学校的学科建设和科研管理工作，各教学单位设立“科研秘书”岗位是非常有必要的，需要各科研院所在本单位内选拔一批政治素质好、业务能力强、具有较高学术水平的年轻教师从事科研管理工作。
近些年来，国家对高校教师的科研创新能力越来越重视，对科研经费的投入比例也越来越大，科研工作对于各个高校来说是重中之中。要想顺利的完成各项科研工作，就需要有一个得力的科研秘书来组织协调传达各项科研任务。科研秘书要对自己的工作有一个准确的定位，才能更好地发挥自己的作用，才能更好地服务于广大科研人员，才能更好地完成各项科研工作。
一、高校二级学院科研秘书的界定
通常，秘书是指专门从事办公室程序性工作、办理文书、联系各方、协调办公室工作、帮助主管人员处理琐碎的行政事务，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
科研秘书是秘书中的一个分支，处于科研与管理的中间地带，是指从事高校科研管理工作的基础人员，协助主管科研领导处理日常的科研事务，联系各方，沟通协调，及时将有关科研信息和科研任务传递给所有科研工作人员并为所有科研工作者服务的人员[1]。科研秘书要协助学院领导和科技处做好二级学院教学科研的组织管理工作，充分发挥“上传下达、下情上传”的作用，使二级学院的科研活动有章可循、规范有序。
二、高校二级学院科研秘书的工作定位
知识经济时代，信息技术迅猛发展，国家对高校的科研管理工作越来越重视，高校科研管理工作渐渐向二级学院转移。面对来自各方面的挑战，高校二级学院的科研秘书工作也越来越受到重视。对于科研秘书来说，必须要对自己的工作定位有一个明确的认识，要充分发挥其助手作用、参谋作用、协调作用、服务作用。
科研秘书的工作定位主要是辅和服务性的。高校二级学院科研秘书是学院科研工作的纽带和桥梁，科研秘书的工作处于科研与管理的中间层面[2]。学院科研秘书的工作主要是协助学校科技处各职能部门和工作人员及时将有关科研信息、科研事务及科研任务传达给学院所有科研工作人员；辅助学院主管科研的院长和学校科技处管理本学院的科研工作。科研秘书工作的服务性主要是指科研秘书要服务于学校科技处的领导和相关工作人员；要服务于本学院主管科研工作的院长；要服务于学院所有的一线科研工作者，及时准确的将相关科研信息和科研政策传递给每一位科研工作者，为所有进行科研工作的人员提供相应的科研服务。
科研秘书作为科研管理者，对外承担着协助教师争取各种横向纵向课题、项目的监控和管理、申报各种科研评比材料等。对内处理二级学院科研工作的日常事务，包括计划任务的通知落实、档案的清理和归档、项目的常规管理、学术交流活动的计划管理、科研设备管理以及协助开展科技服务、技术咨询、成果转化等。
三、科研秘书应具备的职能要求
科研秘书不仅要具备作为秘书的专业技术技能，而且还应该具有科研秘书特有的专业技能[3]。作为一个合格称职的科研秘书，对个人职能方面有以下几方面的要求。
1.一个科研秘书要熟知和了解国家和地方的有关科研政策、科研形势、科研方向，要对自己所在学校的科研制度、科研管理办法充分了解；要熟悉自己所在学校科技处的工作方式、工作程序；要了解所在二级学院科研人员在进行研究工作时遇到的困难和问题，并按照相关科研政策和文件给予帮助以提高其科研效率。
2.作为一个科研秘书要具备一定的文字功底，要有一定的写作和文字处理能力。作为一个科研秘书，要能独自草拟学院有关科研工作方面的文件和资料，能够拟撰写学院每年度的科研工作总结，能够拟撰写学院的科研管理文件，等等。只有这样，科研秘书在文件处理方面才能游刃有余，才能做到使领导和科研工作人员满意。
3.科研秘书应当具备档案收集、整理及管理的能力。作为一个合格的科研秘书，在平时的工作中要做好档案收集、整理的工作。科研秘书要熟悉和了解本学院所有科研人员的基本信息，包括科研人员的姓名、年龄、性别、学历、职称、研究方向、联系方式、情况、获得专利情况、获奖情况、已经完成的纵向横向科研项目、正在承担的纵向横向科研项目、已经获得的科研成果、正在申报的科研成果以及科研人员所在的科研创新团队的相关信息等都应该了如指掌，只有掌握了这些基本信息，科研工作才能够顺利进行。
4.科研秘书应具有较强的本学科的相关学科知识。科研秘书不仅要懂得教育规律，还要熟悉本学院甚至各个专业的科研、教学情况以及本学科在国内外所处的水平、地位以及今后的发展方向。
5.接受信息的敏锐性和收集信息能力。面对信息技术迅猛发展的挑战，高校二级学院的科研秘书也承受着日益增强的信息冲击，因此要变成具有现代信息观念的科研秘书。高校二级学院的科研秘书直接为学院主管科研的领导服务，承担着为领导决策提供文件、资料和信息，协助领导处理学院日常科研事物的任务，而信息正是领导科学决策的基础和依据。科研秘书必须具有强烈的接受信息的敏锐性和及时收集各种信息的能力及信息时代，谁能最快获得前瞻性的科研信息，谁就能占有先机，占据制高点。
6.良好的服务意识和沟通协调能力。作为一个合格的科研秘书，首先要热爱本职工作，具有服务教师的意识，本着“从教师中来，到教师中去”的服务意识，更有利于本学院科研工作的开展；工作中认真负责，乐于奉献，时刻保持清醒头脑，认真踏实做好每一项工作，以防给教师和学院带来不可弥补的错失；在工作中，谦虚谨慎、平等待人，办公室秘书必须宽厚谦和，对上固然要尊敬，对下也要热情有礼；同时，作为科研秘书要严守科研信息，涉及到课题的前沿领域和科研项目的秘密成果等，就需要科研秘书能够严守信息保密制度。
四、高校二级学院科研秘书的岗位职责
高校二级学院科研秘书的岗位职责主要包括以下几个方面[4]。
1.及时、准确、有效的将学校科技处下达的科研信息、科研任务、通知公告等传达给学院每位科研工作者。在学校科技处工作人员、学院主管科研工作的院长、科研工作者之间起到沟通协调的枢纽作用。
2.协助本学院主管科研的院长编制全院科研工作发展规划和年度计划，落实总结学院的各科研计划。协助主管科研的院长组织学院科研项目、科研成果、科研课题及各类评奖的上报申报工作。做好本学院每年度科研项目经费、各类成果、获奖及学术活动的统计、上报工作。配合学校科技处和学院主管科研的院长做好本学院教职工各类科研课题的中期检查和项目结题验收工作。
3.草拟学院有关科研方面的文件和材料，认真做好本学院有关科研工作的重要会议记录，草拟会议纪要、决议，协助主管科研院长组织召开学院的相关科研工作会议。
4.负责全院教师每年科研成果分类统计、核对和上报工作，并及时汇总归档，完成学院年终科研工作量的统计，为全院教职工申报职称做好材料准备工作，为学院教学检查和评估以及学位点的申报做好材料准备工作。
5.协助学院领导及科研工作者组织各类学术活动。每年年底或年初，协助主管领导制定下年度学术活动计划，做好上一年学术活动情况的统计和工作总结；协助学院和各系中心负责人组织各类学术会议，讲学活动的通知、海报、场地的准备和外地学者的接待工作，并协同行政秘书做好用车食宿等工作；掌握教师参加国内外学术活动和学术团体统计汇总工作；等等。
6.其他日常科研管理工作。定期收集、整理本单位的科研成果数据，按照学校科研处及学院相关规定，做好本院科研成果的录入存档、对外汇报材料和总结的起草工作；及时落实科技处等部门下发的各类通知、文件，负责项目申报、学科建设、课题开发等资料整理工作，负责科研资料的建档、归档工作，负责草拟科研工作相关的计划、总结、办法和制度，负责学位点的申报工作，负责各类学术活动的组织安排和服务工作，完成年终科研工作量的统计、计算工作等。
当今社会，科研工作已成为各个高校发展中不可或缺的重要组成部分。高校二级学院科研秘书是高校下属单位二级学院从事本学院科研管理工作的专职人员。高校二级学院科研秘书是学院科研工作的纽带和桥梁，充分发挥其“上传下达、下情上传”的作用，对于高校二级学院的科研活动有章可循、规范有序至关重要。此文从科研秘书的定义、工作定位、岗位职责及职能要求等几个方面进行了分析，并结合自己从事科研秘书工作的经验，提出自己的观点，以期为高校二级学院科研秘书工作提供参考。
参考文献：
[1]王钢钢，张琦.二级学院科研秘书的角色定位[J].中国高校科技，2013，（2）：49-50.
[2]李静.论高校科研秘书工作职能和定位[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2010，（10）：49-50.
关键词：企业秘书；信息沟通；工作技巧
秘书是指在企业中从事收集信息、文件运转、通讯处理以及其他日常事务和杂务的职员。通过企业秘书的有效沟通和串联，企业中的各个层级人员之间能够有效及时消除分歧，减少误会，保障企业文化氛围和谐愉悦，从而促进企业工作顺利有序开展。
一、企业秘书沟通工作特点
（一）所处地位非固定性
企业中基本所有岗位的职员在日常工作中都有明确的岗位和职责，从而也明确了自身所处地位，而秘书所处地位具有非固定性，从而也无法明确其地位，若秘书处理上级领导之间的信息沟通工作，自身处于下级地位，其所承担的工作是对上级负责；而与其他职能部门的职员进行沟通协调，其处于平级关系。企业秘书进行沟通协调往往使其在不同地位和不同层次关系之中转换，而转换的频率也决定了秘书沟通工作的与众不同和非固定性。
（二）所有权力非支配性
在一般企业中，秘书从事收集信息、文件运转、通讯处理以及其他日常事务和杂务等工作。与其他普通员工相比，秘书往往是整个企业领导和负责人的信息传达人员，承担着上情下达，保障上级的精神指示及时下达到各个部门和员工，这决定了秘书的工作往往是在领导授权下开展，代表负责人意向，从而具有较大的影响力。然而这种工作性质又不能决定了秘书在企业内具有管理某部门人员并具有支配权力的地位，即并不具有权利支配性，出现了自身地位和所传达的意思级别不相匹配的矛盾，决定企业秘书在日常沟通工作中需要妥善处理这种不匹配可能引发的不协调，运用一定的技巧保障领导部门信息及时无误传达的同时使各部门员工接受秘书所进行的沟通工作。
二、企业秘书提高沟通技巧所需素质
（一）具有高尚道德素质
古语云“有德方立天下”。秘书日常工作是将领导部门的信息及时准确传达给企业的其他部门，这就使得秘书能够有机会首先接触到企业较为机密的信息文件，而这些机密信息尚未公开或者只能对部分人员公开时，如若泄密可能对企业发展造成重大影响，导致企业经营利润受损，严重的信息泄密甚至会使得企业面临经营困难以及濒临倒闭的困境。另一方面，企业秘书在日常工作中应当权衡清楚保密工作的时点和程度，在领导指示能够将信息公开时应当及时向有关人员公开，不得以个人喜恶判断是否要将信息公开，以免影响到企业正常运行和信息及时有效性。正确处理相关问题是企业秘书开展沟通协调工作的重要基础。
（二）较强说服他人能力
在企业中，需要沟通协调的事项一般涉及当事双方价值观产生分歧、自身利益出现冲突等较为敏感话题，无论是上级对下级的任务分配、平级之间工作协调以及领导之间信息传达等均有可能产生上述问题。而企业秘书所从事的沟通协调工作恰恰是为了尽快解决上述矛盾问题，保障各部门、各级别人员之间信息互通有无同时和谐相处，如何说服存在问题的双方成为企业秘书应当具有的一项基本素质。与此同时企业秘书应当确认自身工作应当积极主动、富有创造性，但根本上不能完全脱离秘书本职工作而擅做主张、任意妄为，在没有得到领导同意下随意篡改工作安排和指导意见，造成企业潜在风险。
三、如何提高企业秘书沟通技巧
（一）企业沟通工作原则
1.认真倾听原则。企业秘书在进行内部沟通的基础是充分了解发生矛盾和摩擦双方的立场和想法，为了达到沟通的目的，沟通之前要尽量摆脱自身对于某一方的偏见或成见，将注意力放到此次沟通待解决的问题上，从而在沟通之间建立了双方平等基础。在沟通中，企业秘书需要面对对方，让对方意识到彼此交流的严肃认真性，同时使得被沟通方式自然产生亲近感，有利于沟通的顺利进行。
2.态度谦逊原则。企业秘书开展沟通工作除了认真倾听和信息及时准确外，沟通态度也是十分重要的原则。由于秘书所处地位具有非固定性，从而也无法明确其地位，企业秘书进行沟通协调往往使其在不同地位和不同层次关系之中转换，决定企业秘书在日常沟通工作中需要用谦逊的态度妥善处理这种不匹配可能引发的不协调。企业秘书在沟通之前，一定要明确自身角色定位，调整好沟通中自身应有的心态，如果企业秘书态度傲慢、目中无人，“挟天子以令诸侯”，就很容易使得被沟通对象产生厌恶情绪，对沟通工作极度反感，难达到有效沟通的既定目标。而保持谦逊的态度，彬彬有礼，被沟通者乐于接受，再进行沟通就会达到事半功倍的效果。
（二）企业秘书沟通技巧
1.语言技巧是有效沟通的利器。常言道：“良言一句三冬暖”。企业秘书在沟通工作中必须讲究语言技巧，说话适度，讲究分寸，善于对沟通所获得的信息进行筛选整理。不论是“上传下达”还是“下情上达”，都要努力保持准确、客观、全面。在确保主要信息“准确”的前提下，秘书在传达信息时不能简单地成为传声筒，而是要注意过滤筛选信息。另一方面信息过滤与准确传递信息并不矛盾，企业秘书要在准确把握领导主要、关键和实质性意图的基础上，过滤掉个人情绪化、情境性或交流随意性的信息，这些无用信息恰恰是容易引起彼此误解，产生矛盾的垃圾信息。从而有利信息传递和沟通工作的顺利开展，消除误解，减少矛盾，形成企业和谐人际关系的最终目的。
2.耐心足够、表现亲和。秘书工作是繁杂琐碎的工作，大到帮助领导起草决策性文件、组织大型会议，小到对员工或来访者的具体问题进行解答，事无巨细，纷繁多样。尽管这样，企业秘书仍要时刻牢记自己的岗位职责，对来访者和有诉求的员工要表现出亲和力和足够的耐心，切不可急躁慌张，轻易动怒，沟通时表现出傲慢、鄙视、一问三不知的恶劣态度。理顺上下级关系、理顺领导与员工的关系、理顺各级内部组织机构的关系，使之达成共识，统一认识，各负其责，形成内部凝聚力，这是秘书发挥其沟通协调能力大显身手之时，也是当好领导助手和参谋的用武之地。总之，作为企业秘书要学会协调沟通的技巧和不同的工作方法，积极化解各种矛盾、统一各方认识、理顺各种纵横关系，既提高了整体单位工作效率，又实现了秘书的自身社会价值，这正是秘书良好的沟通协调能力的魅力所在。
参考文献：
[1]曹胜高.六韬·鬼谷子[M].北京：中华书局， 2010.
