为了深入贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，落实《国务院关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》(国发[2005]3号)，推动和引导民营企业建立健全档案工作，为非公有制经济持续健康发展服务，现就促进民营企业档案工作发展提出如下意见。
一、充分认识做好民营企业档案工作的重要意义
(一)做好民营企业档案工作是档案工作适应我国经济社会发展新形势的必然要求。非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量，积极发展非公有制经济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。民营企业是非公有制经济重要组成部分，做好民营企业档案工作将对民营企业健康持续发展产生积极的影响。积极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案部门为我国经济建设和现代化建设服务的一项重要内容。
(二)做好民营企业档案工作是民营企业自身发展的客观需要。民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。
(三)做好民营企业档案工作是各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。社会主义市场经济体制的完善要求民营经济向着规范、制度、诚信发展；政府有关部门的管理和服务也需要依据企业真实、可靠的信息和数据。各有关部门和工商联要充分认识档案工作在规范非公有制经济发展中的重要作用，加强协作，引导和促进民营企业经营者树立档案意识，健全档案工作，完善基础管理。
二、鼓励支持和引导民营企业建立健全档案工作
(四)促进民营企业档案工作与民营企业同步发展。各级档案行政管理部门、中小企业管理部门和工商联要贯彻落实党和国家关于促进非公有制经济发展的方针政策，把推动民营企业建立健全档案工作列入议事日程，为民营企业创造平等竞争的法律环境、政策环境和市场环境，促进民营企业提升档案管理水平：
各级档案行政管理部门要利用多种形式，向民营企业广泛宣传国家有关档案工作的法律、法规和标准规范，遵循指导民营企业档案工作的原则，诚心诚意、一视同仁地为民营企业服务，推动民营企业档案工作实现制度化、规范化管理。
各级中小企业管理部门在贯彻执行党和国家有关非公有制经济发展政策时，要提出建立健全档案管理的要求。在积极鼓励民营企业提高自身素质，改善经营管理水平，完善公司法人治理结构和企业组织制度的同时，引导民营企业建立档案工作，承担好保护档案的义务。
各级工商联要主动发挥党联系非公有制经济人士的桥梁纽带作用和政府管理非公有制经济的助手作用，为民营企业提供交流、研讨档案工作的平台，并把建立健全档案工作列入对民营企业经营者培训和对民营企业发展进行指导的内容。
(五)不断提高为民营企业档案工作服务的实效。各级档案行政管理部门要加强统筹规划，拓宽服务渠道，突出服务主题，主动为民营企业提供档案业务咨询、档案整理和代存、档案技术服务及档案人员推荐、培训等服务；适时引导建立档案业务协作组织，提供互相交流和学习的机会；逐步建立适应民营企业档案工作特点的社会化服务体系，满足民营企业对档案工作的需求。
(六)加强对民营企业档案工作的分类指导。各级档案行政管理部门对民营企业档案工作的指导，要坚持自主管理、因企制宜的原则，树立和培养典型，宣传和推广典型经验，启发民营企业对档案工作的内在需求，引导民营企业做好档案工作。要从实际出发，对不同行业、不同规模的民营企业档案工作实行分类指导。
档案行政管理部门要加强对民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管。具体范围由各省、自治区、直辖市档案行政管理部门确定。
(七)加强领导、协调配合，全面推动民营企业档案工作。各级档案行政管理部门、中小企业管理部门、工商联以及有关行业组织应加强领导和指导，密切配合，针对民营企业的特点，深入调查研究，不断总结经验，探索适应市场经济要求、符合民营企业实际、有效促进民营经济健康发展的企业档案管理模式。
三、促进民营企业档案管理水平不断提高
(八)建立与企业发展相适应的企业档案工作。民营企业应按照《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》的要求，加强企业档案管理，确保档案真实有效。把档案信息资源的积累、保管和利用纳入企业生产、经营和管理的各个环节。在保证档案齐全、完整和准确，便于有效利用的前提下，档案管理方式可采取集中统一管理、分级管理或寄存等多种形式。倡导企业实行档案、图书、情报、资料等信息资源一体化管理。
(九)制定企业文件材料归档和档案管理各项规章制度。民营企业应明确本企业文件材料归档范围、归档时间与归档要求，确保归档文件材料齐全、完整、准确与系统。企业应强化对资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面文件材料的收集和积累。制定档案管理工作各项规章制度，采取有效措施，确保档案归档齐全、整理规范、保管安全、利用便捷。
(十)建立健全企业职工档案。民营企业应收集和保管职工在本企业工作中形成的履历、鉴定、工资、考核、技能评定、奖励和处分等方面的文件材料。完善企业职工养老保险、医疗保险、工伤保险和住房公积金等方面的档案，并将有关档案材料及时补充到党委组织部门和政府人事部门授权的具备人事档案管理条件的人才交流服务机构或有关部门。
当前，民营企业档案模式的选择已成为新形势下档案管理工作的新领域。首先，企业档案管理模式已经成为国家和企业的重点研究内容，其次是随时代的进步，现代企业在各个领域档案管理都有了更频繁的联系沟通，档案管理不再受国界的限制，因此可以借鉴更多国外企业的成功研究成果及好的经验，为我国民营企业的档案管理打下了良好的基础。
随着我国综合国力的日益强大，企业档案管理有了更坚实的经济基础和基本条件。一方面，构建完善的企业档案管理模式及服务体系已经成为国家战略，民营企业的档案管理中的模式是优先发展对象；另一方面，面对这个发展的机遇，我国各地民营企业档案管理工作的开展方兴未艾川。我国的民营企业对自身档案管理工作也日趋重视，档案工作开展的年来，越来越多的学者、专家以及相关研究人士开始关注民营企业档案管理模式的建设，民营企业档案管理模式的也建设成为各类学术研讨会等会议的热点议题，相关的研究项目也不断陆续开展，并取得了一些重要研究成果，我国的档案事业有了长足的发展，但各级档案馆在信息流通、馆藏资源管理、使用共享等方面工作中仍存在观念上的偏差，新时期的要求就是推进构建适合不同民营企业的不同档案管理模式。例如，济南市为了民营企业可以更深刻的了解档案及档案工作的作用和价值，利用民营企业事例来当榜样，很多民营企业都积极参与，最后的成果很喜人，收集到民营企业利用实例232项，根据这些资料编写出了济南市民营企业档案利用实例选，该实例荣获山东省开发利用档案信息资源成果的二等奖图。2010年1月1日日宜昌市最新出台宜昌市民营企业档案管理暂行办法，其中对立法依据及使用范围等都做出具体规定。该办法在提升档案信息化程度、企业自身权益和责任、档案的出售和买卖等也都做出相应规定。为更好的适应时代对档案管理的最新要求，该办法的有效期限暂定为年。
我国民营企业档案管理工作已经达到一定水平，也有了一定深度的理论研究。但档案管理意识淡薄、档案管理的内容及手段落后、现有的管理制度及体系不完善、档案行政管理部门指导不够、档案从业人员综合素质低及档案管理工作现代化管理水平低等诸多问题。较发达国家成熟、稳定和健全的管理水平而言，我国的民营企业档案管理建设仍存在很大的差距，相关理论研究同样存在进一步深化和扩展的空间。入市后的竞争激烈性使企业档案管理工作面临更严峻的挑战，目前首要的任务就是为入市后的市场服务。本论文正是以上述背景开展研究。
根据时代信息技术的发展，档案管理部门收集信息的手段己经进人了数字化时代，因为各个领域有大量的文件和档案，因此民营企业的档案管理方法也要相应的进行改革，为企业发展提供坚实的基础。如今加强民营企业对档案管理模式的正确选择己经非常必要和迫切，企业自身通过提高意识积极加强创新和规范，借鉴己有的研究成果全面推进民营企业档案管理的发展，做好民营企业档案工作是新形势下的新要求。发展好我国社会生产力发展的重要力量）非公有制经济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。
其一，加强了民营企业档案管理模式的建设，企业的发展有了更积极健康的企业文化。档案管理模式的建设使档案员对企业文化的认知更深刻和方便，增强员工的认同感，使企业员工随时随地可以加强与企业文化的接触，同时精炼企业文化的精髓从而提升企业文化。
其二，记录和传达企业的成长轨迹和历史。企业的整个发展过程中的许多资料如果通过电子档案得到良好的保存，这将是企业的一大财富，电子档案的特点可以使企业有更大范围关注度，进而对企业绩效做出贡献。只有企业的档案得到良好的管理，企业文化发展才-能走的更远，保持企业发展的法宝就是一企业文化。
关键词 民营企业 档案管理 模式 创新
中图分类号：G27 文献标识码：A
1 民营企业档案管理的原则
1.1 灵活实用的原则
民营企业所开展的工作是为了更好地获取经济利益为目的的，因此档案管理工作的开展就必须遵循灵活实用的原则，以便更好地为企业的经济建设服务。对档案的管理是为了方便将来高层管理人员对已有信息的查找和利用，若在档案管理中存在着很多繁琐的问题将影响管理者的决策。
1.2 存储信息真实的原则
信息以决策的依据，正确真实的信息是管理者做出科学决策的前提，保证信息的真实性也是企业社会责任的体现。在档案中若存在着虚假的信息，不仅会使决策失误还会严重影响企业的社会形象。
1.3 信息全面的原则
信息的全面包括大范围的全面也包括小范围的全面。所谓大范围的全面就是指档案需要有各个部门的信息，各个主体的信息。比如企业自身的文化建设信息、企业的政策、财务部、人事部、销售部等部门的信息、供货商及客户的信息等多个主体。小范围的档案是就一个主体而言的多个方面，拿销售部门来说就需要具体到销售人员的具体信息、销售业绩的信息等。
2 民营企业档案管理的问题
2.1 对档案管理的意识薄弱
一般民营企业的规模较小，认为对档案进行管理是不必要的工作，只会浪费企业的财力和时间。在中国目前的社会环境中，管理层对企业档案管理的不重视，是企业档案管理存在问题的根本原因。而民营企业工作人员的流动性较大，客户的稳定性不强也是企业管理者认为档案管理不重要的另一个原因。另一方面，档案管理问题的潜伏期较长，档案管理的漏洞所带来的危害通常在数年甚至是十多年之后才会出现，因此在短时间内管理者无法意识到档案管理存在的必要性。
2.2 管理方式的单一性
虽然说部分民营企业开展了档案管理的工作，但是就他们的管理模式上而言，存在着过度单一管理不科学的问题。民营企业为了尽量节约成本，受经济条件的限制并没有引进先进的现代化的档案管理设备，在档案管理上还是采取比较传统的手段，以纸质资料藏馆的方式对现有的档案进行管理。这种方式的工作量较大，一般还是需要人工进行填写，修改与查找，在工作的过程中工作量较大，而且还容易出现遗漏，导致人事资料和客户信息的遗漏，将会严重影响企业的发展。
2.3 管理体系的不完善
管理意识的缺乏必然会导致管理体系的混乱与缺失，一个企业需要进行档案管理的信息很多，包括企业的战略信息、人力资源的招聘、企业文化、客户资料的管理等多个方面。绝大多数的企业始终一味地坚持“以客户为中心”的思想或者是“以员工为中心”的思想而顾此失彼，导致管理的内容不完整。
2.4 档案管理人员的专业素质不强
据江苏省档案局的调查显示，江苏省民营企业里从事档案管理工作的人员有64.5%并不是档案管理专业的人才，甚至还有部分人员并不是管理类专业毕业的人才，也有一小部分管理人员并不具备高等教育的学历。在现代化的档案管理要求下，仅仅依靠过去的管理经验是远不够的，必须具有现代化的管理知识与思想才能做好现代的档案管理。
3 企业档案管理的优化
为了适应现代化企业发展的需要，必须对企业档案管理的模式进行创新和优化，使企业在竞争中处于优势地位。
3.1 扩大宣传、促进重视
政府部门要帮助民营企业树立档案管理的危机意识，让民营企业的管理者认识到企业档案管理的缺陷会造成的问题，扩大档案管理的宣传力度。比如在当地的电视媒体上以公益广告的形式提醒民营企业的管理者重视档案（下转第141页）（上接第104页）管理；在报纸传媒上以专版的形式介绍民营企业的档案管理，可以是成功的经验也可以是某一企业失败的教训；在政府的网站上公布加强民营企业档案管理的要求，并向各民营企业下发文件，强制其做好档案管理，定期对民营企业的档案管理工作进行考核，对于不合格的给予一定的处罚。
3.2 运用现代化的管理设备
现代民营企业的档案管理已基本上不再是对人的依赖，而是对信息化技术的依赖，因此民营企业必须购入现代化的档案管理设备增强管理的可靠性。在传统的模式中，对档案的管理完全依赖于管理者，当这名管理者离职之后，对现有档案的查询就会带来很大的困难，而且管理的效率也极其低下。
3.3 优化管理方式
不同规模的民营企业可以采取不同的管理方式。大型民营企可以采取集中统一管理模式和协作式管理模式，开展时间久，管理高标准、严要求，相应的管理理念及方式更科学完善，这样的管理模式可以更好地为大型民营企业的档案现状服务，大型民营企业档案管理基础坚实，大型民营企业作为管理榜样需要严格认真对待管理模式的选择；中型民营企业可以采取分散管理模式，根据中民营企业自身的实际情况和对经济效益追求的总体目标，分散管理模式管理形态独特的共存性与渐进性，可以使档案资源的实体管理、档案信息管理与档案知识管理等科学化、系统化，将档案管理的责任和权力都交给下级部门，责任明确地对档案进行管理，不但符合中型民营企业的综合实力，还满足中小型民营企业的现状及对经济效益追求的近期目标，为企业的管理和利用服务；小型民营企业可以采取社会化管理模式，社会化管理机构拥有科学系统的管理规范及制度，具有高素质的专业从业人员，相关管理设施及设备也与时俱进地更新，小型民营企业的档案存放在这样的机构中可以得到专业管理，由于中小型民营企业无论是档案资源的数量、类型，还是档案管理的实力都是其档案工作开展的障碍，档案意识的提高使小型民营企业必须根据企业的这种现状找到与之相符的档案管理模式，社会化档案管理模式无论是对企业规模、企业实力的要求都与小型企业实际情况相符合。
3.4 完善档案管理体制
对档案管理体制的完善需要两个主题的共同努力，首先是政府部门应该完善相应的法律体系，为民营企业的档案管理提供法律保障与工作指导。另一方就是企业本身应该根据自己的规模和性质对档案管理的类型进行合理的选择，健全自身的管理体制，使档案深入每一个细节；企业还需要的是建立档案管理的绩效考核制度，对档案的管理工作进行监督和考核，以此来保证档案管理工作质量的可靠性。
关键词：现代企业制度 民营企业 机械企业 档案管理
随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案的管理工作已经由传统的手工管理变为了现代的以信息化为手段的面向内容的全方位的档案管理理念。在这样的趋势下，现代企业也就必须要面对全新的企业管理里面来对传统的档案管理工作进行一定的改革。只有使用新的管理模式以及工作的方式才能有效的推动档案管理的科学发展。使之形成与现行的企业制度下相互适应的档案管理模式以及制度体系。这样才能够实现有效的管理平台以及科学的管理队伍的建设。进一步的实现使档案的管理工作从传统迈向现代化。本文将针对民营机械企业的档案管理工作在现代企业制度下所存在的问题进行一定的探讨和分析。
一、 民营机械企业档案管理的原则
1、灵活的原则
民营企业的根本的目的和利益所在就是为了能够在生产经营活动中获得更多的经济利益，所以档案管理的工作就必须遵照这样的根本目的，在目的的引导下开展为企业的经济发展的服务性工作。对于档案管理的工作就是为了能够方便那些高层的管理人员对已有的信息的查找和利用，若在档案中存在很多的不适用和僵化的信息将直接的影响到企业管理者的决策问题。
2、信息的真实性原则
信息的真实性的原则取决于档案信息的管理是企业进行决策的依据所在。只有那些真实正确的信息才是管理者做出科学的决策的前提。所以，保证信息资料的真实性是企业的社会责任所在。在档案中如果有很多的虚假的信息，不仅仅会对企业的决策方向产生很大的影响，还会对企业的社会形象有很大的影响。
3、信息全面性的原则
信息的包含范围是企业的档案管理中必须要面对的问题。如何处理好企业的信息的范围也是一个企业的档案管理水平的体现所在。这里所说的企业档案信息的全面性，并不是说企业的档案管理过程中必须要有那些与企业的生产经营不相关的信息。企业的档案管理的打发我内上的全面指的是企业的档案管理要能够提供企业的各个部门所需要的信息。对于对企业的发展以及决策有帮助和参考价值的信息要做到及时的更新。这就需要企业的档案管理人员对企业的所在行业有很好的了解以及扎实的基础知识。
二、 民营机械企业档案管理存在的问题
1、档案管理的意识问题
一般的民营企业的企业规模是相对比较小的，所以档案管理的工作一般是不被重视的，很多的企业认为档案管理只是对企业的资源以及时间的浪费。现在中国的社会管理环境中，很多的管理层对企业的档案管理工作不够重视，是企业档案管理存在的根本问题所在。并且由于民营企业的工作人员的流动性相对比较大，客户的稳定性也不够强。所以很多的企业管理者认为档案的信息是不重要的。同时，档案管理的本身问题也是企业的档案管理不被重视的一个重要的原因，由于企业的档案管理工作是企业的本身所涉及到的经营范围的资料的整合和保存工作，所以在平时企业的档案管理工作很少能够发挥出其根本的作用，只有在很长的时间之后企业的档案管理工作的优势才能够得到有效的体现。
2、企业的档案管理方式相对单一
虽然很多的民营企业开始了企业的档案管理的工作，但是很多的企业的管理模式上，还存在一个不科学的问题，很多的民营企业为了在管理中能够节约成本，或者是受到了企业的本身经济条件的限制，在企业的档案管理中没有引进先进的档案管理设备以及人才，这就存在档案管理的手段上存在很多的问题，纸质的资料还是档案管理的一个重要的方式，一般都是人工的填写的模式，使得企业的档案在后期的使用中面临着比较大的困难。
3、企业的档案管理工作缺乏正确的企业档案主体认识
在很多的机械企业的档案管理的认知水平上存在着一定的误差，很多的档案管理企业错误的将传统的人事档案管理当做企业的档案管理的全部，也就是可以说现在的很多的企业的档案管理工作者对于其工作的范围还没有一个很明确的界定。或者是很多的人虽然认识到了档案的管理工作不仅仅是传统的人事档案的管理工作，但是实际的工作中还是以人事档案的管理工作作为重点。因此，企业的很多的珍贵的资料就在这样的过程中流失掉了。所以，对于企业档案管理的主体上的认识需要我们对于企业的档案管理的工作进行全方位的改革，改变传统的档案管理的意识，只有这样才能进一步促进企业的发展。
三、民营机械企业档案管理工作的优化
1、引起企业足够的重视
政府部门要在企业的档案管理的过程中发挥出本身应有的作用，要梳理企业的哪敢管理的危机意识，促进民营企业的档案管理的工作进入正轨。加大档案管理的宣传力度提醒企业提高档案管理的意识，树立成功企业的典型也是一个相对比较好的模式。只要企业尝到了企业的档案管理的甜头之后，企业才会有热情建立起档案管理新模式的愿望。
2、运用现代化的机械管理设备
随着科学技术的发展，计算机已经成为了现代化的企业经营管理的一个重要的工具，现代化的民营企业的档案管理也应该脱离传统的以人为主要的管理工具的模式，摆脱对人的依赖。而对信息化技术的依赖是档案管理的一个必经之路。在民营企业中有必要购入现代化的档案管设备以增强企业的档案管理的可靠性以及资料的实用性。
3、优化档案管理模式
对于不同的企业，档案管理的模式可以是不同的，很多大型民营企业财务集中统一的管理模式来进行档案的管理，这样的管理模式不仅仅管理的标准高，而且要求相对比较严格，使得档案管理的体系更加的科学完善，这就能够促进档案管理工作能够更好的为了企业本身做出决策上的服务。中小型的民营企业可以采取分散管理的模式，正确的对待自身的情况来促进档案管理工作的开展。这就可以使得档案管理的过程不仅仅能够满足信息化的过程，而且还可以在档案管理的过程中逐渐的满足系统化的要求，逐步的建立起一个比较系统完善的档案管理体系。
参考文献：
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[3]马淑芬，知识管理对现代企业档案管理的要求[J]，经营管理者，2011，(06)
【关键词】民营企业集团；档案工作；科学管理
民营企业集团档案工作是民营企业集团从事生产、经营等活动的基础，是企业集团信息资源宝库，是民营企业集团管理工作的重要组成部分。下面就如何系统科学地对民营企业档案工作进行科学管理，最大限度地发挥档案的使用价值，为民营企业集团生产、经营、利润和各项工作服务，提出了自己的看法。
1.企业集团从上到下各级领导要重视支持档案工作
档案工作是民营企业集团各项管理工作的基础，集团各级领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对员工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件，在生活上关心、工作上关注、政治上关爱档案人员，重视档案干部队伍建设，增强档案干部队伍的生机和活力，真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题，使档案工作者感到有温暖、有希望、有奔头，使干事创业的积极性、主动性、创造性得到更好发挥。
2.收集收齐归档文件及施工图纸材料
“巧妇难为无米之炊”，做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系与结构，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高集团全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好民营企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。
3.档案集中统一管理
集中统一管理本单位形成的全部档案，是民营企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业集团档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义：一是档案实体集中，民营企业集团各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理；二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。
4.建立健全民营企业集团档案工作科学管理体制
建立健全民营企业集团档案工作科学管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导和直接负责人，建立健全专兼职档案管理网络，制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，“三纳入四参加四同步”是《企业档案工作规范》中明文规定企业必须建立的制度。如果一个单位没有落实“三纳入”制度，就难以保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作无法与民营企业集团的改革和发展同步。如果不落实“四参加”“四同步”制度，就无法把民营企业集团生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来，无法保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。
5.搞好民营企业集团档案工作标准化、信息化建设
档案工作信息化，是促进企业集团信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对民营企业集团信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持民营企业集团决策和集团各级信息服务，潜在的经济和企业集团效益难以估算。而档案信息化的基础是档案科学管理工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，企业集团档案部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条件。
6.强化民营企业集团档案保管条件及措施
随着时间的推移，档案保护显得越来越重要，加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。
7.深化民营企业集团档案信息开发利用
我通过对有关利用数据的分析与研究，认为可以采取如下3项措施，以档案利用来带动和推进档案业务建设：一是对历年来档案利用数据分析，着力了解档案利用所产生的企业集团效益和经济效益。通过分析，可以了解档案的自身价值和潜在的利用资源，有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用；二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”，而地位的取得有赖于档案人员的自身努力，积极开展送档上门，及时掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。三是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工作，并根据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果，为各部门更好地利用档案服好务。
8.提高民营企业集团档案人员的素质
新时期档案工作的发展为档案人员提出了新的、更高的要求，要实现档案事业快速、协调发展，必须要有具有开拓创新和德才兼备的档案干部队伍。档案工作者要努力学习档案业务知识、企业管理知识、文秘写作知识、计算机知识，熟悉本企业基本情况，具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力，成为一专多能的复合型人才。要结合当前的中心工作，从档案中寻找有规律的东西，并把它升华为一种历史借鉴，为科学决策提供参考，为集团各级领导当参谋、提建议、献良策，成为为领导建言献策的高参。
9.引入科学管理理念，开展档案工作六步循环
为加强民营企业集团档案工作，实现科学管理，开展“档案六步循环工作法”。
（1）制订计划，无论你做什么，首先要制定工作计划；（2）行动，有了计划就应该依据计划立即行动；（3）检查，依据计划行动起来后，就要把行动的结果与计划进行比较，检查结果与计划之间是否有偏差，查找原因；（4）修正，查找出原因，如果是行动偏离计划，就要修正自己的行动，如果是计划偏离了实际，就要修正计划，返回到第一步，重复以上四步，直到完成工作。现代过程管理，不再是简单的过程监督和控制，它是一个四环节的人性化管理过程：有序化――目的化――自动化――合理化，充分调动人的积极性和主动性，最大程度地实现民营企业企业集团档案科学管理工作预期目标。
民营企业集团档案六步循环工作法，以每一季度为一个工作循环周期，每循环周期分为“目标、措施、执行、考核、总结、交流”六个步骤，这里重点强调的是总结和交流：一是总结。企业集团各级档案人员要全面总结档案工作的目标、措施、执行、考核情况，认真撰写档案工作的总结材料，仔细查找不足，总结经验教训，明确下步工作计划，提出相关工作建议。通过总结档案工作人员可以无形中提高写作水平，能在有意无意中谋取领导对档案工作的支持，同时也可为以后的工作材料提供素材。二是交流。要通过单位内部专兼职档案员之间、集团各单位之间及各兄弟单位之间的广泛交流，达到互通有无、共同提高的目的。通过交流，及时选树典范，推广先进经验，切实加强集团各级档案工作的沟通、交流与培训，强化监督指导与信息反馈，不断打造出档案工作亮点，以点带面，促进民营企业集团档案工作全面发展。
【参考文献】
摘要：根据企业自身的特点，企业档案工作应坚持“宣传、引导、服务”方针，在企业自愿的前提下，科学规范地建立适合企业实际的多元化档案管理模式。
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关键词 ：企业 档案管理 模式 探索
一、企业档案管理现状及原因
1.企业档案管理现状。第一，有强烈的建档意识和规范管理的愿望。企业领导层对档案工作的认识比较到位，企业档案工作基本上做到了规范管理。第二，有建档和归档意识，但缺乏规范管理的愿望。大部分成规模的企业对档案工作的认识还比较肤浅，企业内部管理过程中形成的大量珍贵资料好没有作为档案来考虑，致使大量有保存价值的企业档案被人分散。第三，档案意识淡薄，档案工作摆不上位置。一些小型企业在市场中以盈利为第一目的，根本没有想到要建档。这就需要档案行政管理部门加大档案法制的宣传力度。
2.企业档案工作现状及其原因分析。第一，认识不到位。企业法人没有充分认识到加强企业管理的重要性。总认为建立企业档案既要房子又要设备和设施，既要配人又要花钱，是一项只投入不产出的赔本生意。第二，管理不规范。管理制度和内部监督机制的缺乏，使归档文件材料难以齐全和完整。档案中内含的技术机密、商业机密等失密现象严重。另一方面企业文档工作从业人员兼职过多、业务生疏，人员不稳定等因素，大大阻碍了档案信息的开发和利用。第三，法律不健全。一方面企业档案管理在《档案法》以及《档案法实施办法》中虽有了原则的规定，但缺少明确的内容，法规的针对性、可操作性不强。
二、企业档案工作管理模式探索
1.采用集中式管理。是指将本企业各类档案实体实行集中保管，集中开发利用。这种管理模式需配备一定容纳量的档案保管库房，其优点是做到了企业档案工作有用信息的有效存储，节约了企业各类档案人员的精力和保管设备的配置，实现企业档案的规范化管理，特别是有利于日后档案的数字化处理和信息化、网络化管理。
2.统一领导，分级管理。这是企业集团的档案管理模式。采用“块团”结合，块就是指集团驻地的档案行政管理部门依照国家的有关档案工作的法律和法规对集团企业的档案工作进行监督和指导。团就是指企业集团对其所属的紧密层、松散型企业负有的指导责任，在履行职责时可实行“三加强三不管”的工作方针，即加强宏观监督指导、不管具体事务；加强制度建设、不管业务操作；加强重要活动档案的集中统一管理、不管一般事务性活动材料的归档。各下属企业生产、经营、管理活动中形成的各类档案自行收集、保管，这样既方便归档工作的进行，又可以为各下属企业档案的利用提供快捷服务。
3.集中与分散相结合管理。是指一部分的档案，如文书档案、科技档案中的科研档案、基建档案，会计档案等整理归档后实行集中保管，集中利用，而另一部分档案如生产活动中利用较频繁的产品档案、设备仪器档案、工艺档案等相关职能部门自行保管。此管理模式虽方便有关档案的利用，但难以确保这些档案的规范管理。采用这种方式还需要实行各部门自行管理的档案必须形成的目录，且需备份一套报给档案室集中保管，其档案的规范管理必须有严格的制度来保证。
4.寄存式管理。是指民营企业若由于人员精力不够可将自身形成的档案委托中介机构进行整理，若由于其档案保管条件不好或管理不善可将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。此管理模式适宜于小企业和初创企业。
三、多元化档案管理模式必然性与可行性
1.民营企业的发展需要档案规范管理。任何一个企业要保持持续发展的势头，都需要构造一个完善的管理体系；企业发展到一定阶段，企业核心能力的培育并不仅仅是技术上的问题，更需要有规范的管理做支撑，即向管理要效益。
2.民营企业档案的规范管理需要档案行政管理部门的宣传、引导、服务。首先要大力宣传民营企业档案的重要性，引起民营企业法人对档案工作的重视。二是要考虑民营企业的特殊性。在业务工作中要遵循效益原则、适用原则和自主性原则，要从提供政策、提供技术，提供服务着手，注重引导，做好主动服务，无偿服务。三是发挥中介作用。要帮助民营企业规范整理档案，使档案排列有序，编目规范。对保管条件欠缺的企业提供档案保管的寄存业务，实现民营企业档案工作的服务社会化。
3.民营企业档案的规范管理需要典型示范，逐步推进，分类指导。面对民营企业量多面广、地域分散的情况，我们将依托各地工商联合各行业协会组织，建立区域性或行业性民营企业档案工作协作组，设置不同区域和不同行业的档案管理协会。争取在一个区域范围内或同一行业中以点带做面，循序渐进，建立和健全全市民营企业档案工作。
总之，加强企业档案工作，实行多元化的管理模式是档案行政管理部门探索的新课题。我们要大胆实践，努力探索出一条具有舟山特色的企业档案工作的新路子，推进企业档案工作的持续健康发展。
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参考文献
【关键词】如何加强；转型后；粮食中小企业；档案管理
江都区粮食总公司综合档案室成立于1995年，对多年来党政工团等科室在工作中形成的档案资料实行集中管理，包括全系统的人事档案、全区计划经济时期的粮籍档案、总公司财务档案及文书公文档案等。1997年按照上级档案部门的要求，将部分档案移交区档案馆保存并提供社会利用。我公司下属粮食商贸网点和粮食加工企业，长期受国家传统计划经济体制的影响，企业规模小，产品附加值低，市场竞争力弱。1998年以来，响应国务院粮食流通体制改革号召和自身生存发展的需要，全面展开了以企业产权制度变更、企业人员身份转换为主要内容的大规模的改革。在人员分流，企业转型、资产重组和职工分流的过程中，形成了大量档案资料，它反映了粮食行业这一特定时期企业体制变迁和人财物变化的真实面貌，这部分档案，对粮食系统国有资产的管理与监督，对总结经验进一步完善粮食企业经营机制，对切实保障国有下岗职工的切身利益等都有重要的历史参考价值。因此，在当前粮食企业转型时期，如何克服认识水平、管理机制、财力物力等因素的制约，尽量减少这部分历史资料的流失，如何加大档案资料的收集、整理、保管、利用力度，是摆上我们档案管理工作者面前的一项紧迫任务。
一、当前我区粮食中小型企业档案管理中存在的突出问题
1.档案意识淡薄。转型后粮食企业性质以股份制、民营、私营居多，我区作为粮食收购主渠道的粮食购销企业，在2000年至2011年期间，也是实行的承包租赁的经营模式，企业负责人以企业的生存发展为重心，档案观念不强，贯彻落实《档案法》不力，缺乏建档建制的法规意识。
2.档案管理制度不健全。很多单位档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，档案管理人员素质低，责任心不强，文件资料堆积如山，不注重资料收集整理、立卷归档工作；我区绝大多数基层转型后的粮食企业无专门档案管理人员，档案整理不及时，丢失严重；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。
3.档案硬件投入不足。转型后的非公有制粮食企业，是社会主义公有制经济的重要组成部分，民营企业管理者，优先考虑企业的经济效益，出于获取经济效益回报的目的，在生产规模、产品质量、营销市场，注重资本投入，而对企业档案管理的投入相对不足。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步，而运用计算机及网络技术管理档案的粮食企业极少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业普遍存在着档案室建设不标准、不规范，档案保管条件简陋等。
4.缺乏档案专业技术人员队伍。目前企业档案管理人员的专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平。
二、加强转型后粮食中小企业档案管理的途径
1.提高认识，明确目标。做好档案工作，领导是重要保证，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。作为区档案行政管理部门，有义务加强对各类企业档案工作的领导与指导，做到国有、民营、私企一视同仁，不偏不倚，利用各种媒体工具，切实宣传好《档案法》，营造依法治档的社会氛围。督促企业领导重视档案工作，增强做好企业档案工作的使命感和责任感。
2.加强服务，技术支持。我区转型后的粮食企业分为二类，一类是有规模的民营企业，是由国有企业、集体企业转制而来，他们的档案曾在档案部门监管指导下健全起来，有档案管理的基础和经验；另一类是是新组建的民营企业，他们除了重视会计档案外，其他的档案仍处在一片空白，档案行政主管部门应帮助引导企业尽快成立企业档案领导小组，配备专兼职档案员，除了有档案室或库房硬件设施外，应指导企业收集文件资料，要保证档案资料齐全、完整归档。指导企业制定本单位的档案收集、整理、归档、保管、保密、统计、鉴定、销毁、安全管理应急预案及档案人员岗位责任制等各项制度，抓好文书、科技、会计、声像、电子、实物及各类专项业务等不同门类档案的系统收集和规范整理工作，确保档案收集有范围、归档有目录、借阅有规定、保管有措施、安全有保障。各粮食企业要主动争取档案行政管理部门的指导和支持，建立定期会商协调机制，及时研究解决档案工作中的实际问题。各级档案部门要加大对粮食企业档案工作的业务指导和支持力度，在人员培训、档案整理、硬件建设、开发利用、达标验收等方面及时提供指导和服务。同时，有条件的企业，要配备计算机参与录入纸质材料档案，建立企业档案网页与OA系统相衔接拓宽信息渠道，方便档案资料的查阅利用。
3.壮大队伍，配备人才。选优配强转型粮食中小企业专兼职档案工作者，加强档案工作人员教育培养，组织专兼职档案人员业务培训，不断提高其政治理论素养和专业素质、业务能力，实行档案人员持证上岗。教育企业档案管理人员要耐得住“寂寞”，增强服务观念，做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大活动、重大事件、重点工程、重要领导人来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求收集的档案资料完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展企业管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的档案信息资源。同时要落实档案工作人员政治、生活待遇，充分调动和保护档案干部工作积极性。
4.落实责任，加强考核。各粮食企业需将档案工作列入目标责任制管理考评范围，进行年度专项考核。在档案目标管理工作中做出显著成绩的个人，所在单位按照有关规定给予奖励。建立档案建设情况年度通报制度，对未按期达标、档案建设整体严重滞后的单位进行重点督导，促进我区粮食系统档案工作再上新水平。
三、在企业转型过程中，充分发挥档案为民生服务初步实践
1.注重反映企业改制、改革过程中重要档案资料的收集与整理。我区粮食系统从2000年以来，以减员增效、资产重组为重点的企业改革全面展开，通过破产、出售、股份制改革、停产歇业与兼并，企事业单位从75个减少到15个，职工人数从4211人减少到755人，有2287名企业职工解除劳动关系离开我系统，我们系统地收集整理了以劳动关系订立、变更和解除为重点的历史档案资料，多次到本公司相关科室及改制企业，特别是那些关门歇业的单位，收集清点出一批有价值的档案资料，整理成册归档，给这些珍贵的档案安下了家。共整理各类人事用工合同、招工合同、职工下放名册28册；从散落的档案袋中整理出系统外调进调出和系统内调进调出的介绍信17册；从各单位及有关科室收集整理成册的职工解除劳动合同协议22册，避免了原存放在基层各单位的改制资料和解除劳动关系协议面临遗失的危险。企业产权改革，通到国有资产的处置，政策性、敏感性较强，针对这方面的原始资料，我们做到一丝不苟地系统收集归档，包括国土、国资、审计、财政等部门的报告、评估、批件等，整理成册50多件，如实地反映了改革、改制全过程，给领导以清白，给公众以交待。另外，我们还系统整理收集了基层粮食购销企业1—6轮的改革资料，整理归档了基层粮食项目建设、基础设施建设、仓房维修的规划、预算、招投标、施工等文件材料，为粮食企业的持续发展提供服务。
一、民企职工档案管理是一个关系和谐社会建设的重大课题
目前民营企业的职工档案管理主体大体有二，一是委托当地行政主管部门或中介机构管理的，主要是具有大学学历的员工和从外地招聘、有人事部门手续的专业技术人员或职业经理人，他们的档案一般存放在市(县)的人才交流中心，二是企业自管的，主要是企业的普通员工，或随着民企的发展提升起来的管理者，以及未办理档案转移手续的企业招聘的人才，他们的档案一般保留在企业内部。有时在同一名职工的档案中，部分材料在委托管理单位，另一部分材料则在企业内部。从管理上看，问题非常多，主要有三：
第一是档案的内容不全。2007年笔者所在公司在香港联交所主板上市，上市前的“尽职调查”要求极其严格。其中对高级管理人员“管理职务连续性”的调查，简直是对职工档案管理的一场大检阅。我们企业中部分土生土长的管理干部，其职务是与企业的发展同步提升的，他们过去的某些职务任命，有的根本无证无据，有的虽曾正式任命，材料又未必进入其本人档案，最后只好请知情人“联名签署”来“证明”，耽误了许多时间，也给中介机构和律师的工作增加了很大麻烦。2008年，公司一名高管申报“市级技术创新先进个人”，但是在提交本人历次技术创新成果和奖励依据时遇到了难题，原来他历次获奖的证书都被他自己“及时”拿回家里去让太太“保管”，结果在搬家时丢失了。另外，诸如高级培训师、品保师、网络信息师、安管师以及食堂人员、电工、锅炉工等许多专业特长人员的资格证、培训上岗证等，没有及时充实到职工档案中保管，当企业需要调用时，却不能有效利用，白白浪费了企业投入许多成本形成的宝贵资源。
第二是档案在流转中丢失。我公司I程师自外省企业调入，按规定其个人档案要转到我公司所在地的人才中心去托管。但是在人已上班半年后，档案仍然未到，发信到原单位查询也杳无回音。后来又专程去查问。答复早已寄出，实际上已经在转徙中丢失。2008年该员拟调本集团公司驻外省的一家子公司工作，当地规定接受外来户口必须有中级以上职称，因为无档案资料证明，当地拒绝其户口迁入。
第三是该建的档案根本未建。1997年我公司引进一名博士，当时因为各种原因未签署劳动合同。2002年上级劳动部门要来公司调查劳动合同签约率，公司人事部的办事人员告诉博士原合同已到期，是否续签?博士很奇怪，怀疑公司领导另有意图，就说我过去根本没有签订过合同，哪有什么到期不到期?后来办事员报告总经理称该博士不愿签合同，总经理闻言不悦，说，他不签就走人!结果闹出一场人事大矛盾。这种在引进人才过程中由于种种原因未能及时调转本人档案，引进人的公司最后也未能及时为之建立档案的情况，在民营企业中时有发生。
职工档案，是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及变动等情况的文件材料。这些材料如果缺失，对职工来说，关系到其法定的物质与精神权益的享有，关系到其个人的就业、升迁和发展，对企业来说，则关系到企业权益的维护、管理的效率和外部的形象，并可能影响企业劳动关系的和谐与企业的可持续发展。因此，民营企业职工档案管理的问题，实在是一个关系落实科学发展观、坚持以人为本、建设和谐安定社会的重大课题。
二、民企职工档案管理需要“三管齐下”
民营企业加强职工档案管理，需要从政府行政部门、中介机构(如人才交流中心、劳动市场、劳务公司)和企业自身三管齐下。其中行政部门和中介机构的职责和运作，各地多有法规性的文件，关键是要有刚性的检查、监督和落实，故本文不赘。从民企自身来说，则须突破认识关，攻克流程关，把好进出关。
第一，要广泛宣传。突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任，摆上自己的重要议事日程，要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障，要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范一所有这些，都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。认识的高度，决定工作的高度。实践证明，这项宣传引导(与法律法规强制结合)的工作，政府不能缺位，否则企业无论如何用功都难以奏效。
第二，要整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等等的不同，内部管理的差异非常大。因此应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是：1职工档案管理的责任制度，2职工档案资料的归档范围；3职工档案收集、整理、定期检查的规定；4职工档案保管、调阅的规定，5职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理，得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。
