关键词：全文检索技术新型公共档案馆全文档案数据库
谷歌、百度等网络搜索引擎之所以大受用户欢迎和喜爱，一个重要原因就是其强大的搜索功能能在海量信息中将所需的内容快速搜索出来反馈给用户，而之所以能做到这一点，主要在于全文检索技术的应用。同传统的档案信息检索技术相比，全文检索技术具有的检索全面性、用户友好性以及能根据信息内容完成检索的特点。在公共档案馆馆藏资源不断丰富、电子文档与档案馆数字档案馆建设基本完成之时，作为提供档案信息服务机构的公共档案馆，引入全文检索技术，对我国加快推进新型公共档案馆建设，更好地开展档案信息服务利用工作，提供了一个切实可行的方法和入口。
一、我国新型公共档案馆建设中
应用全文检索技术的背景分析
我国《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆，……采用先进技术，实现档案管理的现代化”；第十九条规定：“档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创作条件，简化手续，提供方便”②。由此可见，各级各类档案馆采用先进技术，实现档案管理现代化并为社会利用档案提供方便，是法律赋予各级公共档案馆的义务。2009年10月30日，国家档案局在上海召开的全国档案馆工作会议中，杨冬权局长在题为《以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务》的讲话中提出，下一个十年，全国档案馆工作的主要任务是搞好馆舍建设、馆藏建设、信息化建设、公共服务建设等，努力把各级档案馆建设成“五位一体”的新型公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。
与此同时，随着我国公民档案信息意识和自我维权意识的不断增强、电子文件数量的几何级增长，衍生出新形势下新的档案需求，公民通过到公共档案馆（或数字档案馆）查阅档案原件来解决关系到个人生活的案例逐步增多，涉及到土地所有权、房产归属、学历学位、婚姻证明、工作调动、财产继承等方方面面。因此，新形势下广泛的档案利用需求必然要求有新的服务方式来支撑和适应。全文检索技术作为目前最先进、有效的信息检索技术，可以为公共档案馆实现档案管理现代化提供必要的技术条件支撑。
在国外，公共档案馆因其便利性，能及时满足复杂多样档案用户的档案需求，而得到公众普遍认可，社会地位普遍较高。而在我国，公共档案馆因长期处于封闭或半封闭状态，边缘化趋势明显，社会认可度低。各级各类公共档案馆在信息资源占据经济社会发展主导地位的今天，及时、有效、合理地开发所属档案信息，便于档案用户使用，保证稳定的档案用户群，实现自身职能转型，已迫在眉睫。
不管是法律赋予的义务，还是为自身生存、发展谋求出路，亦或是包括全文检索技术在内的现代信息技术的不断成熟和普及，全文检索技术应用于我国公共档案馆，提升公共档案馆服务水平和质量，已是至关必要。二、全文检索技术在我国新型公共档案馆建设中
的积极作用
全文检索技术，凭借强大的信息检索功能，为公共档案馆实现服务利用方式的转变、全面提升公共档案馆档案管理的信息化水平提供了一条切实可行的途径。
1、有助于转变公共档案馆服务理念、提高服务水平
人类社会已进入信息时代，档案馆存储的档案，档案的信息属性日益凸显，档案已被视为当代社会一种核心信息资源，社会对这些档案的需求量逐步增大。档案价值的实现，只有通过档案馆对档案的不断开发，才能使档案资源得到广泛利用，进而实现档案价值由潜在价值向现实价值转变。公共档案馆守着一堆“宝贝”，却不懂得利用这些“宝贝”，以此来提升自身的社会地位和社会影响力，是对资源的一种极大浪费。
按照《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定，各级各类档案馆在为社会提供利用档案时，可以按照规定收取一定的费用。可见，公共档案馆在开展档案信息服务时，收取合理的服务费用，具有法律依据。同时，从国际通行做法来看，也并无不妥。各级各类公共档案馆，在条件允许的情况下，建立基于全文检索技术支撑下的软件管理平台，提供多种检索途径，根据档案用户需求，开展档案信息咨询服务，如“在线咨询”、“电话和Email咨询服务”等，保证档案用户及时获取到所需档案信息，在此基础上收取一定的费用。如此一来，一方面，可以提高档案馆日常运行经费和档案工作人员的经济收入水平；另一方面，档案用户乃至社会能及时获取到所需档案信息，会逐步形成对各级各类档案馆档案的依赖性，档案信息利用需求不断提升。对档案馆及档案工作人员而言，通过自身努力，其工作能不断得到认可，自身价值逐步得以实现，根据社会学的社会角色理论，角色和社会地位是一对集合体，档案馆及档案工作人员在整个社会体系中会扮演着越来越重要的角色，同时享受着较高的社会地位。这样一来，可最大限度地促进公共档案馆及档案工作人员的工作积极性和主动性，也可促进公共档案馆及档案工作人员实现由传统被动式服务理念向积极主动式服务理念的转变，不断创新档案服务方式，及时提供用户所需档案信息，提高档案服务水平和服务效果。
2、有助于提升公共档案馆档案信息服务工作效率
对传统的公共档案馆档案信息检索而言，无论是最为传统的人工检索方式，还是半智能化的档案检索方式，都有一个共同点：不仅费时、费力，而且其查全率、查准率不高，公共档案馆档案工作人员工作量大，工作效率低。传统的人工检索方式通过档案馆工作人员查找事先编制好的索引目录，然后在档案库房中再经历由全宗一年代（机构）一卷内目录一文件这样一个查找过程，查找一份文件有时需花费较长时间，如果查找多份文件，则需更长时间；而半智能化的档案检索方式，公共档案馆工作人员一般也是在事先著录标引的基础上，通过计算机辅助，查找到某份文件的相关外在信息，然后再去相应的库房位置将档案取出，这种半智能化的档案检索方式其检全率、检准率都很大程度上取决于事先对文件的著录、标引质量以及查找人员对库房档案内容的熟悉程度。相对于传统的档案馆档案检索方式，全文检索方式提供多条检索途径，档案信息用户可通过计算机直接检索到所需档案全文，而无需在到档案库房中进行查找（除非确有必要，由档案馆工作人员找出原件）。查找到所需信息变得更加容易，与此同时，在建立全文档案数据库时，因为公共档案馆中所有档案资源都事先经过档案工作人员精心地著录和标引成结构化的档案信息，因此不容易造成重复开发，为公共档案馆节省了大量的管理成本和时间成本等，不断提升了公共档案馆档案服务工作效率。
另一方面，全文检索技术可将档案全文中任何有意义的词作为检索词在全文档案数据库中进行查找，同时，全文检索技术中所采用的同义词表（如“计算机”与“电脑”同义；“中国”与“中华人民共和国”同义）以及自动切词技术（如搜索“单体”，“简单体系”则自动被排除）都可使用户迅速检索到此档案馆中用户所需档案。工作人员也可有更多精力，根据档案价值大小，基于需求导向原则，实行分级开发策略，将更多有用档案及时开发。
3、有助于拓展公共档案馆档案信息服务形式及范围，提高档案服务质量
随着现代声像记录技术的广泛应用，现代公共档案馆馆藏资源不断丰富，馆藏结构不断优化。公共档案馆除收集纸质档案，还收集图片、音频、视频等多种形式的声像档案，进而保证某一事件的全面性和真实性。就目前全文检索技术而言，不仅支持通过各类图标制作软件、音频视频制作软件将图片、声音、视频进行格式化处理，而又不改变图像、声音、视频等本来面貌的多媒体数据库建设，同时还能通过建立一套通用的标引方法将其检索出来，充分保证所检索的各类格式的档案均为档案原件（电子手段展示档案最初原貌），进而满足档案用户更高层次的个性化需求一一能提供关于某一事件或主题所有的图片、声音、视频等档案形式，而不仅仅只局限于文本型档案。
另一方面，在与全文检索技术相匹配的全文档案数据库的建设中，档案服务人员已事先将馆藏档案都精心地著录和标引成结构化的档案信息，同时，对输入的馆藏档案都设置相应的保密级别，不同档案用户对应不同的级别。因此，档案用户利用全文检索技术时，在相应级别前提下，可获得最为全面、广泛和准确的档案信息。这样一来，既保证了档案信息的安全性，也保证了档案信息检索的检准率和检全率，提高了档案馆档案服务范围。
各级各类公共档案馆在提供档案信息服务时，既有多样的档案信息形式，又可获得某一事件或某一主题的更为全面、广泛的档案信息，有助于提高公共档案馆档案服务质量。
4、有助于延长公共档案馆馆藏纸质档案，特别是珍贵档案和高龄档案的寿命
传统的档案检索最终都要深入库房，调阅档案原件（部分用仿制品取代），显然多次查阅原件和复制原件会加快原始档案的破损、污损，从档案价值来看，这对于档案价值的发挥显然不利。在全宗档案群中，“高龄档案”和一些特别珍贵档案一般都是孤本，一旦损毁，将不复存在。最大限度地延长这些“高龄档案”和珍贵档案的寿命，发挥档案价值，是公共档案馆面临的现实问题。全文检索技术通过事先一次性电子扫描和识别技术将档案数字化后导入全文数据库。档案信息检索用户需查找利用时，可直接通过计算机用户端查找到档案全文，在需要时通过在检索设备上连接打印机即可得到所需档案的复印件（为证明其真实性和可靠性，可由档案馆出具相关证明），在很大程度上减少了调阅档案原件和复印档案原件等行为，进而减少了因直接接触对档案原件所造成的损毁，有助于延长档案寿命。
三、全文检索技术运用于新型公共档案馆建设中面临的问题
目前绝大多数公共档案馆对馆藏档案都已进行了数字化转换并且随着当前信息技术的快速发展，特别是数据库技术、数据挖掘技术、输入输出技术等一系列技术的长足发展，又为全文检索系统提供了技术支撑。有了上述保障条件，全文检索技术在部分档案馆⑤的实施使用，取得了一定的积极效果。同时，使用全文检索技术从理论上来讲，也较为简单，但是，当前全文检索技术要在公共档案馆中得到普遍使用，还面临着一系列问题：
1、全文档案数据库建设难度大
全文检索技术的使用，全文档案数据库的建设是重中之重。随着办公自动化和信息技术的发展，电子文件增长迅速，各级各类公共档案馆传统的纸质档案数字化处理也形成了大量的数字化信息。但从笔者对一些省市档案馆的调研中发现，无论哪一级别的档案馆其馆藏档案均仍以纸质档案为主。在仍以纸质档案为主的公共档案馆，建立全文档案数据库，除需将馆藏所有纸张档案通过电子扫描转化成数字化的图像档案、通过诸如OCR（OpticalCha racterRecognition）将数字化的图像档案再识别成特定的数据格式外，公共档案馆档案工作人员还需对所有数字化档案进行必要的著录和标引，其工作任务量之大、对档案工作人员的专业知识、技术水平要求之高以及对资金要求之多，已甚难完成。另外，公共档案馆其自身特性决定了它不同于其他公共职能机构，档案馆需保存诸如“高龄档案”和比较陈旧的档案，而这些原件大多破损、残缺、污损；与此同时，档案馆保存的相当数量手写档案，因笔迹不一、笔体不同及书写不规范，这些档案的识别工作将更是一建设巨大难题。
前期建设的多数全文档案数据库，由于软件功能设计不足、数据库系统阈值限制等原因，或多或少遭遇数据库“胀库”问题。同时，新建设的全文档案数据库既要能满足眼前需要，还需考虑到长远发展需求。到底全文档案数据库采用何种标准建设，在公共档案馆馆藏档案数量，特别是电子文件数量呈现几何级增长的时代，是摆在各级各类公共档案馆面前一个亟待解决的难题。
2、全文检索技术并不适用于所有档案信息资源
一方面，从档案利用者的角度来讲，档案利用者关心的是档案信息查找时的便捷、省时且并不复杂的利用程序。在公共档案馆档案全宗群中有相当一部分档案是以专题形式存在，其本身信息量并不大，对其进行简单的著录、标引，建立索引，就可方便地查找到这些专题档案信息。而且近年来，各公共档案馆积极组织编研，其编研对象中主要就是一个个专题档案，对那些经考证历史价值高、用户查找利用次数多的专题经过整合形成二次文献、三次文献，查找利用时较全文检索技术而言，其实可能还更为方便，对这些专题档案花费大量人力、物力用于前期投入工作建设全文档案数据库，从经济学成本一效益角度来讲，并不能实现档案馆有限资源的最优化利用。另一方面，由于档案是一类特殊的信息资源，其保密性、安全性要求较高，各公共档案馆都有大量档案，因全文档案数据库包含档案的全部信息，无论采用多么先进的档案保密技术，在电子化环境下相对传统纸质档案而言，毋庸置疑更容易泄露，特别是对那些事关国家安危、民族存亡的绝密档案，一旦泄露，后果将不堪设想。因此，对公共档案馆中有关保密性较高的档案，从安全性角度考虑，也不宜采用全文检索技术。
3、档案用户类型复杂多样、层次参差不齐，档案信息需求不一
在全文档案数据库下实现的全文检索技术相对传统检索方式，其先进性、检索的有效性不容怀疑。各级各类公共档案馆其档案利用者（或档案服务对象）不仅来自各行各业，档案用户类型复杂多样且数量庞大。这些档案用户由于所从事职业、工作任务、档案（信息）素养、语言（汉语、英语、档案检索语言、计算机语言等）能力的不同，会形成复杂多样的个性化档案信息需求，而且随着时间的推移，这种个性化的档案信息需求会越来越难满足。因此，用相同的检索方式去应付和满足所有档案用户的档案信息需求，特别是在当前我国公众档案意识逐步提高、档案利用逐步便利的现实状况下，全文检索技术在各级各类公共档案馆中的普遍运用还将经历一个较长的时间跨度。
最后，全文检索技术在各级各类公共档案馆中的推广应用必须依赖既有较高的档案专业水平，又必须是懂数据库技术、懂信息组织和信息检索且具有较为长远的战略规划和眼光的专门人才才能实现，而目前我国各级各类公共档案馆档案人员队伍中所呈现的档案管理人员数量不多、专业化程度较低以及复合型人才缺乏等并未从根本上彻底改变。因此，专业人才队伍匮乏也是制约全文检索技术在各级各类档案馆有效开展运用的问题之一。
四、加快推进全文检索技术在我国新型公共档案馆应用的几条建议
全文检索技术全面应用于我国新型公共档案馆，从总的来讲，就是要构建一个基于全文检索技术支撑的软件管理平台，这一管理平台包含全文档案数据库和档案利用服务系统两部分，其中全文档案数据库是关键和核心，档案利用服务系统是档案馆对外提供全文检索的前端服务窗口。
1、做好顶层设计，统筹兼顾。也即对该项工程“整体理念”的具体化，从公共档案馆馆网总体建设状况和各级各类公共档案馆实际情况，有计划、分层次、分阶段逐步推进开展，制定相关的标准规范，通过在不同层级公共档案馆中构建具有兼容性的软件管理平台以及通过先小范围内试验，后推广，树示范典型等方法，加快推进全文检索技术在我国新型公共档案馆的普及应用。做好顶层设计，也即意味着在具体实施前，经过科学论证，不盲目仓促上马，统筹兼顾现有资源，既考虑到眼前需要，也兼顾到长远发展需要。
一、精心布置安排2005年工作
年初，市档案局根据全省档案局馆长会议要求，及时组织召开了全市档案局馆长会议，在总结回顾2004年工作的基础上，研究安排了2005年工作的目标任务及主要措施，提出全市档案部门坚持发展主线，坚持服务主题，巩固档案法制、档案业务、档案干部队伍建设成果，重点加强档案资源建设和档案信息化建设，进一步提高服务水平和服务质量，抓好档案馆库基本建设，实现创建市级文明行业目标。按照这个总体要求，市、县（区）分别确定了工作计划，将任务作了细化安排。由于上半年投入大量精力开展“先教”活动，7月份后，市、县（区）局馆采取有力措施，精心谋划安排，加强督促指导，抓紧落实计划任务，保证了全市档案工作各项建设又取得新的成绩。
二、积极推进档案资源基地建设
馆库建设市档案馆综合楼建设工程，上半年完成决算审计，审计认定工程质量优良，投资效果好，获省局表彰的工作创新奖。镇康县档案馆新建基本完工并通过验收，已投入资金100万元。临翔区档案馆新建完成前期筹备工作，投入资金40万元。双江县投资16万元，完成库房改造，安装密集架130m3，扩大库容200m2。永德县馆扩容问题受到重视，县政府同意安排18万元，近期可安装密集架。年底，省发改委、省档案局决定在前两年给予临沧市档案馆库房新建和改扩建专项补助资金90万元的基础上，再次安排40万元。有力地支持了我市档案馆库房改扩建。
馆内业务库容条件改善的馆重点抓好接收工作，全年共接收进馆档案9372卷。同时，各馆从各自实际出发，坚持做好保管利用工作，积极开展抢救破损褪变档案，鉴定到期档案和编写档案史料，做好数据库建设前期准备工作，全市年内共接待查阅利用2398人次，提供档案17616卷次，编写档案史料18种16.2万字。市局争取到《临沧市档案馆指南》印刷出版经费，现已交付印刷。沧源、耿马、凤庆馆安排人力，采取裱糊、手抄、复印等措施，分别抢救了一批历史档案和重要全宗档案。耿马县结合纪念抗战胜利60周年和县庆50周年，利用馆藏档案，编写6种史料投寄报刊登载。
现行公开文件利用中心加强了文件的接收与整理，年内新增文件2721份，全部完成规范化整理，全市9个馆共存现行公开文件9784份，接待查阅利用46人次，提供文件179份。市档案馆将现行公开文件目录在网站上公布，向社会提供查阅服务。
爱国主义教育基地市局制定了实施方案，邀请市政府分管领导带队赴西双版纳、楚雄等地考察学习，为修改完善方案并着手组织实施奠定了基础。
三、加快档案信息化建设
市档案局将档案信息化列入年度工作重点，切实加强领导，不断加大督促检查力度。市局馆坚持办好《临沧档案信息网站》，不断充实新内容，体现自己的特色。利用现有设备，组织人力开展馆藏档案文件录入，完成8万余条，累计11万余条。试用了多种品牌的档案管理软件，并结合实际选定了一种，在全市范围内专门行文要求统一使用。凤庆、云县、双江三县分别落实专款5万元，购置初期设备，建立内部局域网，从重要全宗开始录入馆藏档案文件。凤庆、云县、耿马三县共录入文件级条目25600多条。
四、开展创建文明行业活动
市档案局根据市、县（区）档案部门多年来创建文明单位活动情况，去年确定用两年时间建成市级文明行业的目标。今年，市档案局把文明行业建设作为年度工作重点之一，放到突出位置，采取有力措施，落实创建目标。多次向各县（区）行文强调，巩固发展原有成果，上下连动，健全创建激励约束机制，强化机关管理，加强对在职人员的思想道德教育，大力宣传档案和档案工作，改善机关环境，弘扬艰苦创业精神，展示临沧“兰台”风貌，努力为建成文明行业创造“软、硬”件条件，要求各县（区）特别注意做好一票否决问题的防范工作，市局领导每次到县（区）都要检查督促落实创建情况。经过系统内干部职工共同努力，10月底，市县（区）9个局馆已有省级文明单位两个（市局馆和沧源县局馆）、市级文明单位6个、县级文明单位一个（永德县局馆），全系统各项指标和条件达到要求顺利通过文明行业验收，11月份向社会公示，今年1月5日，市委、市政府正式命名全市档案系统为市级文明行业，成为迄今为止市委市政府管理的直属部门中唯一的文明行业，也是全省档案系统唯一的文明行业。临沧市档案系统建成文明行业，被省档案局授予全省2005年度工作创新奖。
五、依法督促面上档案工作
按照“统一领导，分级管理”的原则，市县（区）档案局进一步加强监督指导职能，除经常安排业务人员到单位督促帮助开展工作外，领导经常深入到基层单位，与有关领导和人员面对面研究工作，帮助协调解决馆库建设、文明创建、信息化建设和工作经费等问题和困难，年内，仅市局主要领导就深入各县（区）平均不少于3次。云县局馆参加2005年部分县级机关机构改革，由原来的事业单位改为履行行政职能的事业机构，强化了档案行政监督管理职能。
年度归档开始后，市、县（区）档案局集中一定的人力和时间，采取分片负责、重点帮助等方法，督促指导各级机关单位开展归档整理工作，全市绝大多数单位基本按时完成归档任务。
为认真贯彻2004年市档案局制发的《机关档案工作年度考核暂行办法》，市局以市直机关为重点，督促各单位认真对照考核标准，广泛开展自检自查，绝大多数单位均已完成考核自检工作并向市局报告了情况。
市、县（区）档案局坚持抓好规范化管理整改、考核验收，年内，全市共验收83个单位，其中，市直7个，已完成98%以上，临翔、云县、凤庆、永德等县（区）基本完成规范化管理验收任务。凤庆县实现村级规范建档100%。
按照年初的统一安排，市档案局专门行文布置开展2005年度档案行政执法检查工作，以巩固发展规范化管理成果、确保档案安全为重点，全面组织开展检查活动，多数县和单位进行了自查和抽查，报送了自查、抽查及实施整改情况。年内，市、县（区）档案行政执法人员全部参加了换证审批登记。全市范围内查处档案违法事件一起，市局与镇康县局对去年底镇康县人民医院发生的人为入室撕毁会计档案40多盒的严重案件，向镇康县党政领导报告情况，提出处理意见，督促公安机关尽快破案，追究有关人员责任。
六、围绕中心工作搞好服务
开展保持共产党员先进性教育活动是市委安排的一项重大活动。市、县（区）档案局按照职能要求，及时与市、县（区）“先教”办研究，行文安排做好相关档案工作。
2004年，全市实施“三村”建设工程和普遍开展“创先争优”活动，市、县（区）都先后行文对档案工作提出了要求。今年档案部门继续跟踪服务，指导规范整理档案，部分县局还参加了“三村”建设工程总结验收，对建立档案情况进行了重点检查。
年内，市、县（区）档案局主动配合有关部门，抓好水利建设工程、公路建设工程、经济普查、社团管理、移民等方面的档案整理和管理工作，督促指导了部分私营企业建档、帮助破产、改制企业整理和妥善处置了档案。
七、抓好档案干部培训教育
结合实际工作需要，市档案局年初举办了一期培训班，市直各单位和各县（区）局馆干部共130多人参加，专题讲授了机关电子文件归档管理和档案馆信息化建设有关理论知识及计算机操作技术，收到了较好效果。8月份，市档案局举办了全市档案干部岗位基础理论培训班，111人受训。耿马、永德、云县、凤庆县档案局分别从实际出发，组织开展归档知识、电子文件管理等方面的培训，相关人员共200多人受训。
按照中央和上级党委的统一布署，市、县（区）两级档案部门用半年时间，集中组织开展了保持共产党员先进性教育活动，按时按质完成了学习动员、分析评议、整改提高三个阶段的工作任务。联系实际认真落实整改措施，组织干部职工深入开展创建学习型机关活动，不断增强党员干部素质，健全完善规章制度，加强党组织建设和机关内部管理，改善机关作风，提高办事效率和质量，促进了各项工作。市局先进性教育活动的群众满意度达100%。
结合开展“先教”活动和创文明行业活动，市档案局总结提炼出“勤奋务实、敬业奉献、团结拼搏、开拓进取”的临沧档案行业精神，制定了党员基本标准和档案工作者基本要求，在市县（区）局馆中广为宣传，进一步激发干部职工敬业爱岗精神。
年内，根据省局安排，市档案局广泛发动，精心组织，成功举办了“我爱兰台”演讲比赛，市、县（区）局馆和市直机关单位17名选手参赛，展示了档案人的风采，效果较好。
八、积极改善环境条件
经市政府领导批准，市政府办印发了《关于加强全市档案工作的意见》、《关于印发加强公务活动礼品档案管理的通知》、《临沧市开展档案工作“七项工程”实施方案》3个重要文件，进一步引起了各级党委、政府和各机关单位对档案工作的重视。
经市政府批准，从2005年起，市档案局馆档案保护费由原来的每年3万元改为以卷为单位，每年每卷按1.2元列入财政经常性预算，本年实际增加近4万元，今后每年随馆藏量增加而增加。市局馆向市政府请示批拨经费15万元更换了工作用车，批准增加车编制1辆。经市、县积极协调，沧源县政府同意从2006年开始，按馆藏档案每卷0.60元的标准纳入县财政经常性预算，每年核拨档案保护费给县档案局馆。
市档案局自觉接受人大法律监督和政协民主监督，继去年请求市人大领导集体听取全市档案法律法规贯彻实施情况汇报之后，今年又主动邀请人大分管法制的领导到市档案馆视察、座谈。经过两年争取，市政协将组织省、市、县政协委员视察全市档案工作列入今年工作计划。11—12月，市政协主席、一位副主席和在家常委、专委会主任及部分省、市政协委员视察了市档案局馆，之后由一名副主席带队，对8县（区）局馆和近20个机关、乡镇的档案工作进行全面视察。这在临沧属首次，对于增强社会档案意识，提高档案法制观念，督促检查各级各部门做好档案工作，扩大档案工作社会知名度，促进档案事业发展具有重要意义，产生了广泛的影响。
【关键词】档案；数字化；管理
如今电子信息飞速发展，计算机、互联网、智能手机在改变人们工作方式的同时也在改变着传统档案管理方式，随之档案的数字化管理模式普遍发展起来，所以本文就将对档案数字化管理进行简单的阐述，供参考。
一、档案数字化管理的特点
一是占用空间小、储藏信息量大。档案数字化管理运用先进的数字存储技术将各种文字、图片和声音影像等档案性资料转化为计算机能够识别的数据，通过计算机等电子设备展现给用户，占据空间很小的数据库能存储大量的信息资源，打破了原来纸质文档一统天下的局面，崭新的存储方式让传统档案馆望尘莫及，同时，全球互联的网络技术实现了信息共享，用户通过数字化档案馆能查阅到其他档案馆的信息，它不仅是网上档案馆，更是网上文化和信息交流中心；二是实现了管理模式自动化。通过设计出合理的程序，各种档案信息就能被分门别类地存入信息系统，无需人工鉴别再分门别类地运输上架。新型数字化档案馆将传统档案馆实现了高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务也将以信息的收集、分析以及信息资源的开发为主，更有利于促进档案馆信息资源的全面化和服务优质化；三是查询资料更加快捷，使用数字化档案馆，短时间内就能获得大量所需要的档案信息，用户只要拥有数据终端，比如一台电脑，在操作系统中输入档案资料或信息的关键字就能立刻查询到数据库中存储的相关信息，更重要的是，档案数字化管理通过网络将信息自动呈现在读者面前，免去专门跑传统档案馆的麻烦，能够让读者随时随地方便快捷地查阅信息，省时省力，提高了工作效率；四是不同地域、单位建设的数字化档案馆通过网络的互联互通，实现了信息资源共享，大大增加了档案馆的资源，加大了不同地域、单位之间的信息交流。
二、数字化档案管理的重要意义
随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注，只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义，具体表现在三个方面：一是可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻；二是计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换，同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存；三是计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以将大量的信息结构文档的形式储备起来，促进工作的完成，关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平，总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。
三、档案数字化管理需要注意的问题
1、加大投资，奠好档案数字化的工作的根基。面对新事物，觉悟是基础，落实才是关键，所以各部门领导要高瞻远瞩，对档案的数字化给予充分的重视，并有计划、稳妥的进行设备的更新，如在计算机的硬件设施、软件更新、安全设备上更新等，至于软件的开发，则应由国家档案行政主管部门出面，尽快建立一套完善的、有关档案数字化管理的软件，进而加速档案数字化管理的进程。
2、重视培养专业技术人员。档案数字化管理需要一大批熟练掌握计算机、互联网技术的专业技术人员，所以要高度重视专业技术人员培训工作，更新知识，更新技术，更新观念，在数字摄影技术、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术和数字存储等项技术领域要进行重点培训，进而让专业技术人员熟练掌握各种设备的原理和使用方法，熟练掌握影音、图片编辑和保存，掌握档案管理数据库工作原理和应用。熟练进行档案数字化管理技术，为档案管理创新改革提供强有力的技术支撑。
3、加强对档案工作者的培养与培训。一方面要彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用；一方面要加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展；一方面要强化档案工作者训练，加强培训。对档案工作者要分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时还要突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
4、确保数字化档案管理数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题，天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁，所以在数字化档案管理工作中一定要加强防范，确保万无一失。
5、实现档案馆资源共享。为避免重复化建设，节约数字化档案馆建设成本，我们要最大限度地实现资源共享，应按区域、按类别采用联合采购、联合存贮、联合编目、联合建库、联机检索等手段，实现不同地区间数字化档案馆的资源共享，更好地服务大众。
综上所述，本文主要对档案数字化管理的定义、特点、意义及需要注意的问题进行了论述，希望能对大家以后的工作有所帮助。
参考文献：
在网络环境下，档案信息的生产、传输、使用超越了国界，其便捷、高效，得以在世界范围内实现档案信息的共享。数字化档案馆的根本特征是数字化和网络化，从而构建了一种档案信息资源环境，这个环境的构建是以利用者的需求和方便作为创建档案信息资源环境的根本出发点，其宗旨是为利用者快速、准确、全面地提供所需信息。利用者可以通过自助行为实现与档案信息资源的互动。而众多档案馆的互联将构成一个信息量巨大、服务功能强大的档案信息资源网络。
档案网站是网上档案信息的聚焦点和辐射源，就上网内容而言，一般应包括政务公开、档案指南、档案查询、业务咨询、史料开发等类信息。包括公布有关档案法律、政府规章及业务规范性文件，公告政务公开项目，明示文件规定、办事程序、联系方法和投诉渠道；还可及时编发社会性较强的档案工作信息。档案指南类登载的是档案全宗指南、部分珍贵档案全文和档案专题概要。档案查询类提供档案目录数据库，由网民直接检索馆藏全部开放档案目录，浏览部分档案全文，开展有关档案管理和档案查询的指导工作，受理远程委托查档业务，举办网上展览，尽可能满足社会各个层次多方面的需要，尤其是大众化需求，以发挥档案网上服务的社会作用，提供丰富多彩的档案资料信息。档案网站是档案馆室在互联的公共信息网络上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。档案站点建设是档案馆室面向网络世界的窗口。
在虚拟技术背景下，美国的档案工作者提出了一个崭新的概念——“虚拟档案馆”，即建立在档案存储数字化和通讯网络化技术上的“档案馆”。该档案馆可做到档案馆管理无实体（纸质档案），查阅利用不进馆，全世界上网档案资源连成一体。可以说，虚拟技术的应用是档案管理的飞跃。SAA（美国档案工作者协会）网站主要为档案界交流提供综合性、政策性、学术性、导向性信息，主要为档案工作者、档案学者提供工作参考、学术交流、管理信息共享的平台。
欧美国家一般都建有国家档案馆、中央档案馆网站，以丰富的部级档案馆藏资源为依托，同时领导行政、学术方面的权威报告，每年更新主题词条、政策、法规、业务指导等。它们面向广泛的档案工作者、研究人员、学者及一般公众。从若干欧美国家档案馆的馆藏和利用的情况可以看出，有关人生、家世、家庭、家族的档案，以及个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物与事件、地方历史风貌和土著（原居民）历史、人间重大事件（如世界战争对一国的影响后果）等方面的档案是大众最常利用的。澳大利亚档案工作者协会在描述档案工作者的工作任务时陈述到：“我们应致力于保护那些具有行政的、商业的、文化的及学术活动的权威性价值的文件被记录、保存及提供利用。档案工作者的工作对确保组织的有效性、可靠性以及通过整理和保留个人的、组织的、社会的记忆来帮助人们了解澳大利亚的生活都是十分重要的。”档案网站在建设过程中始终注意面向包括档案工作者、档案学者、政府、政策制定者、历史学家、人文学者等研究人员和一般公众在内的服务对象，根据不同用户的个性需求，不断丰富信息资源，提供方便的检索方式，不断提高服务水平。
随着欧美各国档案专家对档案服务与互联网络关系认识的深入，越来越多的档案馆在国际互联网上建立了自己的网站，迄今为止，已有2000多个档案馆开通了自己的主页。
美国档案与文件署网站：简称NARA网站，其网址为：HTTP://WWW.NARA.GOV.NARA是美国联邦国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关，1949年由国家档案馆改组而成。改组后，国家档案馆成为该署的一个组成部分。该网站维护比较及时，主页更新周期最短，大约每10天进行一次。更新后的页面，不仅保留了前几期的最新内容供检索，还会刊登出最新馆藏信息及公众通知。该网站内容含量丰富。美国档案与文件署设有：国家档案馆司、行政管理司、联邦文件中心司、联邦登录处、文件管理司、总统图书馆司等。浏览者可以通过联机方式阅读其丰富多彩的内容，只需简单的点击，就可跨越美国3个世纪的历史，涵盖美国联邦机构工作和档案馆工作的方方面面，包括与档案相关的法律法规、行业规章、NARA的发展战略、总统手迹等。更值得推荐的是网站的展览大厅，存放着美国珍贵的历史文件，每隔一定时间，都会予以更新。NARA网站在注重档案内容的同时，还兼顾了档案管理、保管与服务的一些相关信息，如总部及各分馆和文件中心的开放时间、最新动态、展览、培训、讲座等，检索方式便捷。NARA在主菜单中设计了检索标签，提供“检索NARA网页”与“搜索NARA网站数据库”两种方式。美国政府专门成立了保护与存取委员会(CPA)。
CPA是美国图书馆资源委员会的团体会员，它的信息保护与存取研究受到某些基金会的支持，其研究活动受到大专院校、档案馆、图书馆、出版部门及有关协会与组织的支持。它的目标和任务是扶持与发展图书馆、档案馆等机构的合作，以保证各种形式的信息能得以保护。CPA在英特网上有一个网页，专门介绍CPA的出版物。在网页的出版物一栏，可以浏览CPA的《通讯与交流》、《新闻文札》与《报告》。《通讯与交流》是对用户进行保护信息的 教育，《新闻文札》是公布CPA的重要活动。在《报告》这一栏可以查阅到信息保护、电子存贮、非纸质文件保护及对国家信息网络的评价。这些研究报告有的可以免费浏览其全文与摘要，有的是以网络收费的形式有偿提供信息服务的。
加拿大国家档案馆网站：简称NA(NATIONAL ARCHIVE OF CANDA)网站，网址为：HTTP://WWW.ARCHIVES.CA。加拿大国家档案馆是加拿大唯一一个中央级的联邦国家档案馆，成立于1872年，由于历史原因，加拿大的档案采用英、法两种语言文字，因此NA的网站也使用两种文字版本。该网站在关于NA中说：“政府历史档案包括60多公里的文本、地图、照片，19000公里的缩微胶卷，2000多公里的数据卷宗，它们记录了加拿大从18世纪至现在的各方面历史。”它还和加拿大省和地区档案馆、国际档案理事会、加拿大网上档案资源、加拿大国家图书馆进行了热点链接。“在线研究工具——档案网”可以帮助用户从加拿大国家档案馆的各种数据库及自动系统中查找到大量信息。按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”，“邮政档案”、“战争档案”等。“公众服务”栏里，浏览者可进行家谱研究、军事档案和其他历史题材的档案发掘，这里还注明了来访、咨询、复制、借阅及有关法律、限制等信息。“政府服务”栏里提供了政府关于档案保管与利用的措施。“出版物”栏里刊登了国内最新的档案图书、《档案工作者》等期刊出版的情况，极大地方便了国内外的档案研究者。“展览”栏里展示加拿大档案珍藏。该网站较有特色的是保护信息网络数据库(CIN)，CIN它可经由加拿大文化遗产数据库(CHIN)得到，是国际互联网上可免费浏览的保护信息资源。它的职能是便于用户检索有关文献、档案、文物保护与修复方面的资料。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。CIN的信息资源来自以下几个部门：加拿大保护协会、加拿大保护分析实验室、国际文化遗产保护与修复中心、国际博物馆理事会及国际遗址理事会。该数据库的大多数文献是以英文撰写的，主题关键词以英、法两种文字标出，文章标题保留出版物的原始文种，并附有英文译意。其中有：保护信息目录数据库(BCIN)：BCIN是保护信息网CIN的目录数据库，共收入16万条保护技术方面的目录与引文，它们包括：保护技术报告、保护记录汇编、论文、著作、视听资料、未出版的资料，从世界各地网络上收集到的最新信息等大量有参考价值的保护技术文献。信息服务智能化，从而能够提供强有力的新技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，更好地利用档案信息资源。保护用品数据库(MCIN)：MCIN是保护信息网络CIN的保护用品数据库，它含有1000多种用于保护档案、文献的商业产品以及这些产品的技术数据、使用经验等。厂商数据库(ACIN)：ACIN是保护信息网络CIN的厂商数据库，它含有全球范围内700多个制造保护用品销售商信息、224个零售商、43个批发商及217个可提供400多种以上保护商品的供应厂商信息。此外，还以表格形式列出保护用品及与40多个国家的保护技术厂商联系的信息及电子邮件信箱。
澳大利亚档案馆网站：简称NAA网站，网址为：HTTP://WWW.NAA.GOV.AU/。“馆藏特色”栏里介绍了内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府与各部门档案以及总督总理部长的材料。时间跨度从“1901年澳大利亚联邦成立时”开始，还包括一些“19世纪殖民地档案”。在“法律与管理支持”栏里，分别从控制与检索、处置、保护、贮存、保管、利用、电子文件、收费等方面详细阐明了澳大利亚的档案法律法规以及NAA的档案管理制度，还介绍了各州和地区档案馆、专业协会、其他专业档案馆等资料。PADI是保护数字信息存取工作组的英文缩写。它是1993年12月由澳大利亚档案馆、澳大利亚图书服务信息委员会、澳大利亚国家保护办公室与澳大利亚电影录音档案馆共同组建的特别工作组，用以指导电子格式的文件、资料的保护与管理。现今，PADI除以上主要成员外，还吸收了数学与信息学会、通讯技术部及澳大利亚国家博物馆参加。PADI的目标与任务是为澳大利亚的数字信息和非数字信息的存取提供最大程度的保护，保护国家数字信息的调研，制定信息存取与保护的原则、策略等。PADI在国际互联网上有一个网页，在此公布PADI的研究成果（全文数据库）、提供数字信息保护与存取方面的最新信息、论文、研究报告，与保护有关的书目提要、情况研究、有关政策与策略及即将召开的学术会议。在该网页上还链接有数字信息保护与存取的其他数据库的网址。PADI在网页上留有该特别工作组的电子邮件信箱，可以在浏览文献过程中随时与PADI进行学术交流。
欧洲档案信息一体化网络形成及发展：1998年英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划及15条具体的建议。该计划的实施，由英国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站，提供英联合王国的档案目录，并链接到所属的全部网站。其中，英格兰档案网络与苏格兰、威尔士及高教系统等的档案子网络共同构成了全英联合王国的一体化档案网络。通过该网络全国各种档案机构所提供的档案目录信息都能展示给用户。欧盟档案界开展了跨国界的协作，并将其作为专业发展的新方法，共同为欧盟档案一体化网络（简称EUAN）的建立而努力。EUAN计划是由欧洲档案委员会提出并资助的，它本身是欧洲“信息2000年计划”的一个组成部分，目前已有多名成员加入了该网络，包括：瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网络、意大利国家档案馆网络和世界社会历史学会网络等。其中，以瑞典国家档案馆网站为总网管。创建一体化的档案网络比各档案部门分散上网更易实现档案系统整体优势的最佳化，从而充分发挥其潜在价值。
2008年3月30日，国家档案局、中央档案馆副局（馆）长李明华同志代表国家档案局、中央档案馆，到会参加四川省成都市金牛区档案馆创建国家二级档案馆的正式测评，进行了授牌。金牛区档案馆成为全国首批国家二级标准档案馆。
四川省成都市金牛区
档案局（馆）馆务科
档案系统首家文件销毁中心正式挂牌运作
试运行20天后，珠海市文件销毁中心举行了简单而热烈的揭牌仪式。珠海市档案局、珠海市国家保密局领导及有关人员出席了揭牌仪式。
珠海市文件销毁中心是2007年6月经市编委批准成立的。珠海市机构编制委员会在《关于市档案馆加挂市文件销毁中心牌子的批复》中明确规定：“同意在市档案馆加挂市文件销毁中心牌子”，并明确了市文件销毁中心的主要职责：“负责接收和收集本行政区域内国家机关、企事业单位、社会团体需要处理的废旧文件资料、电子存储介质，以及达到保管期限需要销毁的各类档案。对接收和收集的文件资料和电子存储介质进行分类、整理和鉴定。对有价值的文件资料和电子存储介质进行相应技术处理后归档保存，对无价值的文件资料、电子存储介质和已达到保管期限的档案进行销毁。”
广东省珠海市档案局
南通市档案局（馆）查档服务
加入12345政府服务热线
近日，经江苏省南通市档案局（馆）主动申请，市政府有关部门批准，南通市档案局（馆）查档服务被纳入12345政府服务热线。
南通市12345政府服务热线于2008年1月1日起正式开通，市民凡有非紧急求助事项，均可拨打12345政府服务热线寻求解决。南通市档案局（馆）加入12345政府服务热线后，市民寻求查档援助又多了一个新的渠道，这也是市档案局（馆）保管利用处服务民生、开展温暖服务系列活动的又一项新举措。
江苏省南通市档案局
曹晓
广州市番禺区档案馆
晋升国家一级档案馆
4月10日，广州市番禺区档案馆申报国家一级档案馆现场测评会在该馆召开。经国家档案局组织的测评组评审，番禺区档案馆成为全国3000多个市、县级档案馆中第一个国家一级档案馆。
番禺区档案馆2003年、2006年分别被评为广东省特级档案馆和广东省示范档案馆，是区爱国主义教育基地和中小学生社会实践基础。该馆基础业务建设扎实有效，档案信息化程度较高，设立专门的书画珍藏馆常年展出名人名家字画，并通过举办形式多样的展览，向社会各界展示馆藏珍贵档案。
广州市档案局 胡嫒萍
刘冬梅 杨 芳
兰州：专题研究档案工作
近日，甘肃省委常委、兰州市委书记陈宝生主持召开兰州市委常委会议，专题研究全市档案工作。会议听取了市档案局有关档案工作情况汇报，研究并原则通过了中共兰州市委、兰州市人民政府《关于进一步加强全市档案工作的意见》。会议强调，要按照科学发展观的要求，大力推进档案资源建设和信息化建设，加快档案馆建设步伐，不断提高档案工作水平，更好地为全市中心工作服务。
兰州市档案局 文天翔
上海特奥会档案
入藏市档案馆
3月26日，2007年上海世界特殊奥林匹克运动会档案交接仪式暨特奥会档案工作总结表彰大会，在市档案馆外滩新馆举行。市人大常委会秘书长、特奥会执委会秘书长姚明宝，市档案局局长吴辰分别代表2007年上海世界特殊奥林匹克运动会执委会和上海市档案局馆在《档案交接文据》上签字。本次入藏的特奥会档案共计6502卷（件），其中文书档案4623卷（件）、资料231件、照片档案249册（13316张）、录音档案83盘、光盘档案593盘、实物723件。这些档案完整地记录了特奥会从2002年申办、筹备到2007年赛会成功举办的全过程。市政协副主席周太彤出席了昨天的交接仪式。
上海市档案局
贵阳市委、市政府高度重视档案工作
4月初，贵阳市委常委会、市长办公会分别研究通过了《关于进一步加强档案工作的意见》，并于4月10日以市委、市政府名义下发，这在贵阳档案工作史上是首次。
《意见》重申了档案工作的重要性，强调做好档案工作，是推动生态文明城市建设又好又快发展的需要。《意见》指出：贵阳市委八届四次全会作出了建设生态文明城市的重大战略决策，充分表明贵阳市面临新的发展任务。档案作为地方政治、经济、文化和社会事业发展的真实记录，作为完整系统和权威的地情依据，作为政府信息工程中的原生信息，在建设生态文明城市的伟大进程中肩负着重大任务，不仅要为贵阳市实施建设生态文明城市战略决策的各项工作提供充足依据，更要客观、公正、真实地把贵阳市推进生态文明城市建设的具体实践记录下来，使之成为新的档案。
《意见》明确了贵阳市今后一段时期的工作任务，提出要加快建立为民生服务的档案工作体系，加强对重大活动档案的收集和管理，抓紧建立贵阳市名人档案库，围绕中心工作做好档案服务，加强档案信息化建设，科学整合档案信息资源等。
贵州通讯员 周端敏
北京:纪念民国时期档案学名著再版50周年
3月28日，国家档案局档案干部教育中心、中国老教授协会档案与文秘专业委员会、北京市宣武区档案馆在京联合举办研讨会，纪念民国时期档案学者何鲁成撰写的《档案管理与整理》等13本民国时期档案学名著再版50周年。与会专家介绍了民国时期档案学者何鲁成的档案学术体系、档案学术研究方法及研究特色，并介绍了我国档案学泰斗吴宝康先生对何鲁成的评述。专家们认为，何鲁成《档案管理与整理》一书奠定了现代档案管理学"经典的学术体系"，其注重实际的研究特色和多种研究方法的综合运用值得今人借鉴。原全国政协委员刘国能做学术总结。研讨会由国家档案局档案干部教育中心副主任方鸣主持。
本刊记者 王天泉
链接：13本民国时期档案学旧著包括《公牍通论》、《公牍诠义》、《县政府公文处理与档案管理》、《中国档案管理新论》、《文书之简化与管理》、《档案管理法》、《县政府档案管理法》、《档案整理法》、《公文处理法》、《公文档案管理》、《档案管理与整理》、《档案管理之理论与实践》、《档案科学管理法》（中国老教授协会档案与文秘专业委员会 黄莉提供）
滩坑水电站移民档案工作结束
[关键词]博物馆；档案管理；利用
各级各类博物馆在其发展过程中都积累了大量的档案资料，这些档案是前人留下的宝贵财富。随着我国经济社会的快速发展，以及文化大发展大繁荣战略的实施，我国博物馆事业迎来了新的发展机遇，使文博事业迅速发展。要做好博物馆工作最重要的是了解有关文物博物馆方面的专业知识，掌握博物馆业务的基本理论、基本知识和基本技能。博物馆的陈列、保管、讲解、考古、文物收藏等各项工作都离不开查阅相关图书资料，因此，做好档案的工作非常重要。博物馆的档案室是一个围绕博物馆工作而展开的图书、文献资料的收集、整理、典藏和流通的部门，是专业图书、情报、信息传播的重要机构，但在实际工作中却往往对这项工作的重要性有所忽略，在博物馆学中亦很少论及，在图书馆学中又不能详尽论述博物馆的图书资料管理工作诸多问题。
博物馆的档案工作在构建和谐的博物馆文化中发挥重要作用。博物馆文化是指博物馆在为社会及其发展服务过程中的各类创造。档案管理工作，作为博物馆管理工作的重要组成部分，面对社会的发展，出现了许多亟待研究和解决的新情况、新问题。博物馆的档案管理工作者，只有坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风、与时俱进的创新精神，才能适应形势的需要，才能走上档案管理法制化的道路，才能充分发挥档案特有的价值。
一、博物馆档案管理工作的作用
博物馆应最大限度、最大范围地利用档案资源，充分发挥档案作用。保存档案是为了更好地利用档案。领导和工作人员为了有效地实施管理，开展各项业务活动，往往需要借助于档案。无论是制订计划、研究案例、进行决策、总结经验，还是处理日常事务等等，往往都需要查考相关的档案资料。博物馆的档案记录了博物馆的诞生和成长，记录了一代又一代博物馆工作者奋斗、拼搏、创新的光辉形象。可以说，从设立博物馆开始，档案管理工作就始终围绕着博物馆的中心工作，并为其和其他的各项工作提供服务，发挥了非常重要的作用。
（一）收集整理工作
对中小博物馆来说，藏品的数量多则几万件，少则几千件，与之对应的藏品图像资料也以千计、以万计。对这类资料的传统管理方式，大多数博物馆仍以底片、照片、录像带等实物形式保管，但由于数量庞大，在具体操作过程中，难免会出现霉变、褪色、划痕、老化、损坏、遗失等情况；而且在使用管理过程中，许多博物馆没有指定专人保管，使用时没有履行必要的制度，造成图像资料管理混乱或引起版权纠纷等问题。因此，如何保护好馆藏文物的图像资料，使其规范化、制度化管理，也是摆在资料室面前的一个重要话题。所以档案室管理方面重点把好“四关”。一是把好“收集归档关”。按照收集归档的范围和责任，要求各科室及时按规定归档文件、材料，并移交资料室。在案卷规范上，组织人员集中力量对资料逐卷逐条地进行检查和对照，整理、分类、组卷、编目和装订，确保了入库资料的齐全、完整、规范。二是把好“资料整理关”。在资料整理过程中，要严格按照国家有关文物工作的法律法规和自治区及市文物管理部门的有关规定和要求，对应归档的文物资料做好收集、整理、归档工作，实现博物馆资料室管理工作的现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。三是把好“资料保管关”。档案室要坚持 “五防”原则，定期进行库房温湿度测定调节，做到库房卫生清洁，资料摆放整齐有序，最大限度地延长资料、图书的寿命。四是把好“资料登记关”。档案室要做好借阅登记记录，认真查看借阅后交回资料、图书是否齐全完整，没有按指定日期交回的借阅资料、图书一定要催交。
（二）档案利用工作
用档案提供服务是档案管理的根本所在，也是档案工作的立身之本，只有把服务工作搞好了才能使档案事业发展的路子越走越宽。博物馆档案室经常协助其他部门查阅档案资料，例如博物馆的精品展览申报、馆藏资产评估以及与其他单位发生诉讼纠纷等各项工作提供了确凿有力的凭证。
二、博物馆档案管理中存在的问题
（一）博物馆档案管理工作意识淡化
博物馆陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作的快速发展，获得了博物馆管理者更多的关注，而对博物馆档案管理工作的重要性则被淡化了，而一些博物馆档案管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识，认为这项工作可有可无，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而工作存在缺位现象，导致博物馆档案管理工作在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。
（二）博物馆档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划
近几年，博物馆档案管理工作虽然进行了一系列诸如达标升级之类的实质性考核，但达标以后，就出现后劲不足，缺少长期性和连续性的管理，再加上部分领导干部对博物馆档案的重要作用的认识不足，对档案综合管理的参与程度不够，造成了博物馆档案工作有领导，无计划；有任务，无落实；有形式，无效果。博物馆档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。
档案是一个部门或单位各项工作的原始记录，对于形成单位和部门至关重要，因此，档案专业的学生将课堂上学到的知识运用到实际工作中，从中发现自己的不足，找到解决的办法，进一步提升自己的水平是非常必要的。同时，档案专业实习还可以发现问题，解决问题，为一个部门将来的工作提供决策和解决问题的依据。档案专业实习还是走向工作岗位，做好档案工作的前提。
实习就是将课堂上学到的理论知识运用到实际工作中，将理论在工作中进行实际的检验，找到不足的地方，然后再根据自己所取得的经验来更好的改进。
本次实习我们取得了很大的收获，学到了很多专业性的知识，本文就是结合本次实习进行的一次理论结合实践的报告。
本次实习具有明确的目的，实习中我们要根据实习目的进行自己的工作，听从指挥，统一行动，不得擅自离岗，遇到问题要请示老师后解决，不得自作主张。同时本次实习也有很深刻的意义，无论是对当前的学习还是今后的工作都有很大的帮助。
本次实习的目的就是将课堂上所学到的专业知识运用到实际工作中，接受实际工作的检验，然后得到经验性的成果，用来更好的指导以后的学习和工作。所谓“理论来源于实践，更好的指导实践。”实习也可以进一步巩固自己的专业知识，通过实习明白课堂上讲的知识的深刻含义，让知识深深地刻在我们的脑海中。实习还可以为将来的工作打下坚实的基础，让我们提前感受工作岗位的气氛，为将来就业做好准备。
本次实习我们充分将理论与实践相联系，运用所学到的知识成功的指导了自己的实际工作，同时也通过实习检验了自己的理论，使理论与实践实现了大学以来第一次成功的结合。不仅成功完成实习任务，找到了自身的不足，解决了各种问题和困难，还巩固了专业知识，积累了工作经验，为将来的学习和工作都打下了基础，迈出了里程碑性的一步。
一、实习内容
本次实习是一次很正规的实习，无论是学校和系里的领导还是我们的专业老师都非常重视。实习前李黔老师对我们进行了实习指导，实习指导包括实习的安排、注意事项、实习的内容、安全教育以及指导教师的联系方式等内容。通过老师的讲解我们了解了实习中可能发生的问题和遇到的难题，做好了心理准备和应急措施。
（一）总体安排
本次实习时间是2011年7月5日到2011年7月30日，共20天时间。，任何人不得在实习期间私自离开工作岗位，如果需要离开必须得到实习单位和指导教师的批准。部分同学的实习单位是自己找的，其余同学的实习单位由老师予以联系并安排，至于实习的具体内容由实习单位安排，实习期间，所有同学必须严格遵守实习单位的作息时间和规章制度，不得迟到、早退、违规违纪。
（二）具体内容
我们被分配在辽宁科技学院档案馆，本档案馆位于辽宁科技学院办公楼，原为本溪冶金专科学校档案室，学校合并后为辽宁科技学院档案室，现今升级为辽宁科技学院档案馆。存储的是“原本溪师范、原本溪师专、原本溪大学、原本溪冶专、原辽宁科技学院附属高中、现辽宁科技学院”等部门的档案。本档案馆现有一名馆长和两名工作人员（还将增添人员），以及文书档案库、学生档案库、财会档案库、声像档案室、工作实习间、档案办公室等几个部门构成。本档案馆还将增添工作人员，增加工作面积等内容来配合档案馆的升级。同时本档案馆还要实行档案网络化管理，建立数字档案馆。
我们的具体任务就是实行档案著录，将现有库存档案通过计算机系统著录进档案检索系统。即“编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。”
档案著录的作用是多方面的，包括“登记、介绍、报道、交流和检索”等作用，而本检索系统的主要功能是档案文献检索。档案文献检索可以分为广义的档案文献检索和狭义的档案文献检索两类，广义的档案文献检索包括存储和查找两个具体过程。前者是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，通过检索工具、建立数据库等方法使之成为有序的档案信息集合的过程；后者则是指在档案信息集合中选择、获取特定档案信息的过程。狭义的档案文献检索仅指后一过程。
档案著录要求符合“准确性和规范化的标准”，即“著录结果全面、客观、准确的揭示档案的内容特征和形式特征；推行标准化著录，按照统一规定的著录项目、著录格式、表示符号、著录项目细则进行著录。”
我们著录的主要内容有如下：
1．题名与说明：题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件。
2．稿本、文种。
3．密级、保管期限。
4．时间。
5．类型、数量及单位、规格。
6．附注、提要。
7．分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词。
前三周我们的主要任务是进行档案著录，只是偶尔做一点其他的工作。最后一周我们的工作是帮助文书档案库的老师进行档案的整理、打页码、贴标签、立卷归档等内容。我们在规定的时间完成了老师安排的任务，老师对我们的工作非常满意，并且邀请我们下学期抽时间到档案馆帮助做一些著录方面的工作。
二、实习结果
我们在实习中实现了理论和实践的结合，稳固了学到的知识，养成了冷静分析问题，按逻辑解决问题的习惯。同时也明白了很多道理，我们知道了档案工作者应具备的职业道德和专业素质，同时我们也发现了档案工作中存在的问题，提出了解决的建议。
（一）存在问题
虽然校档案馆已经是一个很完善的档案部门，存储了本校各个部门的档案，并且成功协助了各部门的工作，但是其自身发展中难免会出现一些有待于进一步解决的问题。
1．档案馆工作量大，工作人员短缺，个别工作人员已经面临退休。
2.档案馆的面积不够，随着学校的发展，会有更多的档案形成，而档案馆占地面积不足会给档案的储存带来很大的困难。
3．档案设施有待于更新，很多档案柜、工作桌椅、电脑等设施陈旧，不利于档案工作的进行。
4.部分部门移交档案的速度缓慢或者移交的档案不全，不利于档案工作的顺利进行。
（二）解决措施
针对以上档案实习过程中发现的主要问题，我们总结了一些解决的建议，以保证档案工作的顺利进行。
1.增加档案工作人员，以减轻个人的工作量，做好后备力量的准备工作。
2.增大档案馆的面积，保证档案馆符合国家规定的标准，以便保证档案归档的顺利进行。
3.更换陈旧的档案设施，保证档案设施有利于档案工作。
4.做好宣传工作，使相关部门了解及时移交档案的重要性，同时做出一些强制性的规定，保证各部门及时移交档案。
档案馆以及档案工作的完善是一项非常重要的工作，而档案工作的进行需要各个有关部门积极配合，共同努力，在稳固中求发展。
三.实结
（一）实习的总体收获
本次实习对于我们而言有着非常重要的作用，我们不仅对档案专业和档案工作有了进一步的了解，同时我们还将理论与实践充分结合，进一步巩固了自己所学到的专业知识。了解了档案工作者应该具有的职业道德和专业素质以及成为一个合格的档案工作者所需要的条件。
（二）实习中的认识
1.对档案和档案工作者的认识
档案是真实的历史记录，档案的内容真实的反映了一个时代、一个部门所发生的事情，即使档案的内容是假的，它也反映了形成假档案这一事实，任何人都不得私自对档案进行改动。本着这一原则，我们发现立卷归档、内容、目录编写等错误时都是以备注的形式予以说明，没有进行任何改动。
档案工作者还可以直接接触档案的内容，通过档案内容了解一些人和单位的隐私。作为档案工作者要严守秘密，绝对不可以将档案中的内容泄露出去，更不能通过档案中的内容谋取私利。实习中我们了解到，档案工作者一直默默的奉献在自己的工作岗位上，他们具有“吃苦耐劳、无怨无悔、默默无闻、耐得寂寞”等特点。
2.对档案工作和档案部门的认识
本次实习也让我们明白了档案工作在一个单位中具有至关重要的地位，档案工作的进行程度标志着一个单位的各项实力。
档案部门保存了各个部门工作中形成的第一手材料，还为其它的部门工作的进行提供各种有用材料。无论是决策的进行还是问题的解决都离不开档案部门的协助。没有档案工作的部门和单位如同没有眼睛的人，各项工作都会失去方向。
档案部门还要积极做好宣传工作，让各个部门对档案和档案工作有更多的了解，让其他部门了解及时移交档案和积极支持档案工作的重要性。
3.对著录工作的认识
档案著录工作是建立档案文献检索系统的前提，只有著录工作顺利进行才能够建立完善的档案文献检索系统，进一步建立数字档案馆。著录工作要异常认真，即使是很小的错误都有可能影响整个档案著录工作的进行，甚至会给将来的查询者带来很大的不便。著录工作要严格按着要求进行，不能自作主张，随便改动著录的项目和内容。
（三）发展前景
我国档案的历史悠久，根据历史文献的记载和地下出土材料的证明以及理论的推断，我国很早就有了档案工作。档案专业虽然形成时间不是很长，但是有着悠久的档案工作经验，以及借鉴外国档案工作的经验来发展档案专业并非难事。
档案专业发展的过程在中要积极借鉴情报专业、图书专业等相关专业的发展经验，不可以独立发展，将自己孤立在相关专业之外，成为无源之水无本之木。档案学界还要和史学界积极配合，共同发展。
各位领导，同志们：大家好！
叫xx，今年47岁，有24年的工作经历、22年的中共党龄，1989年7月调入省档案局，1998年3月任主任科员；党校研究生学历。
我这一次竞争的岗位是：历史档案管理处副处长。
我之所以选择这个岗位，基于以下四点考虑：
第一，自己需要实现工作转型。
我选择历史处，就是要通过竞争实现人事干部向业务干部的转型。我到局就在人事处工作，历经20年，希望有机会能到业务部门工作。这次局党组拿出6个副处长职位通过竞争选拔干部，是学习实践科学发展观活动进行整改的一项重要举措。因此我以这次学习的收获为动力，积极竞争，争取实现从行政管理到保管利用的跨越。王珉书记在去年全省干部工作会议上讲过，现在的中国只有想不到的，没有做不到的。我信奉这句话。一个人只有面对压力才能迸发潜能和动力。我渴望档案管理理念的新突破。我相信，只要我踏下心来认真学习和钻研，没有做不成的事情。
第二，我了解历史档案管理处的工作职责。在人事处我有机会和条件参与编制各处室职能、职位等工作。20xx年以来我多次参与局（馆）机构、编制和人员调整工作，参与实施全省事业单位人事制度改革工作。在工作中，根据三定方案和事业发展，对局（馆）内设机构和所属事业单位的职能进行调查研究。因此我了解历史处的工作职责。近几年来历史处围绕局馆中心工作，开展馆藏旧政权档案系统化整理和科学保管工作，向社会公布、转让历史档案信息资料，开展档案鉴定和重点档案抢救工作，在局（馆）两个体系建设中、在综合评估中发挥了重要作用。
第三，我具备担任副处长所需要的组织领导和协调能力。在人事处工作期间，特别是在局、馆合并以来，由于工作性质和岗位需要，按照局党组的要求，在处长领导下，在干部管理、干部教育培训等方面做了大量的、具体的组织协调工作。对外与省委组织部、原省人事厅、劳动厅等相关职能部门沟通协调，对内向局处领导请示汇报，与各处室、所、社、中心组织协调落实各项工作。同时承担了大量的文字工作，先后起草了人事管理、干部任免、考核奖惩、机构改革、增设机构、调整编制、招考招聘、干部教育培训、持证上岗、岗位保健补贴等方面的文件30余份。在具体工作中，我能够动脑筋想办法，能够在岗位职责范围内独立处理一些具体问题，按章办事。通过三年工商管理专业研究生课程的学习实践，使我从管理学角度理解了如何当好处级领导。20xx年以来，在领导和同志们的关心支持下，我曾连续六年次被确定为年度考核优秀等次，20xx年被评为局（馆）优秀党员。在省委党校研究生班学习期间被评为优秀学员。
第四，赴外省工作交流的收获，决定了我的选择。20xx年7月，我按照局党组的要求，作为首批赴外省工作交流的干部，在甘肃省档案局（馆）工作两个月。在这期间，我有机会全面了解全省档案事业发展和局馆自身建设情况。通过虚心学习、广泛交流、主动工作，进一步拓宽了视野，锻炼了把握中心、捕捉信息、独立思考、协调工作等方面的能力。我通过参与档案资源建设年活动和工作考察，注意了解档案管理处室的情况，对历史档案管理的工作和性质有了更进一步的认识，被那里拥有丰富的馆藏资源和深厚的历史文化底蕴所深深吸引。也促使我开始关注历史档案管理工作。
我们局馆历史处负责保管、整理清王朝乾隆十九年以来旧政权各个时期的40余万卷历史档案，其中：清代满汉合璧全宗档案、时期关东军宪兵队档案、中央银行档案、中朝关系档案等珍贵档案是我馆镇馆之宝，是我省历史的鉴证。我是学中文的，这对我有着很大的诱惑力，我愿意在这里发挥作用。
竞争历史处副处长岗位，是我职业生涯中的一次挑战。如果这次竞争成功，我将积极协助处长、配合副处长做到以下4点：
1．虚心学习，勤奋钻研。我将系统学习历史档案管理的基础理论和业务知识。特别要向老同志、向处里全体同志虚心学习，尽快地熟悉业务，进入角色，开展工作。
2. 找准位置，当好助手。按照分工摆正位置，强化大局意识，当好参谋助手，在工作中做到出谋划策到位，参与决策不越位，承担责任补位，执行任务当前卫。
3. 协助处长、配合副处长围绕中心，服务民生，履行职责，做好历史档案的整理、鉴定和抢救工作，落实各项规章制度，强化全处同志依法管档的责任意识，加强档案安全。协调有关处室做好历史档案数字化和档案文化产品加工工作，进一步统一、规范全省历史档案管理标准，加强专项业务指导。
4. 协助处长，配合副处长，开展有针对性、有效的思想政治工作，团结同志，关心同志生活，进一步营造心齐、气正、和谐的历史档案管理处。
