本文结合发改委工作实际，论述了发改委综合档案信息系统的设计与实现问题。
【关键词】
发改委；档案信息；设计；实现
随着网络和信息等现代化科学技术的发展与成熟，当今社会已经逐渐迈进信息化时代，人们日常的工作、生活和学习都在互联网和计算机技术的影响下变得更加方便、快捷。同时，信息技术也越来越多地被应用到各个行业领域当中，在各企业、机关单位、医院、学校的信息管理工作中都以计算机网络技术为依托设计或引入了专门的信息管理系统来提升信息管理水平。本文针对发改委综合档案信息系统的设计与实现问题进行了探讨。
一、发改委综合档案信息的管理需求分析
作为一个肩负宏观调控职能的重要部门，发改委积累了大量珍贵的档案资料，并逐年递增，传统的管理方式十分不便于档案信息的管理、存储和查询、调用，大大降低了档案信息的利用率，没有发挥出综合档案信息对发改委及我国社会经济稳定、健康发展的实际效用。因此，实现和推动发改委综合档案信息管理的现代化、数字化和信息化已然成为必然趋势。发改委综合档案信息的管理主要会涉及到收发文、信息录入、查询、统计和归档整理、借阅等环节，设计信息管理系统的目的是要节省档案信息的存储空间、延长档案信息保存的时间、方便信息查询和调用等。设计的信息管理系统要能够实现数据存储、获取和展示、转存储、备份等功能，同时还要保证档案信息能够在此信息管理系统和诸如OA一类的信息系统之间进行双向的信息传递。此外，鉴于计算机技术的更新速度较快，设计的信息管理系统需要在保证系统本身先进性的同时具备一定的开放性与扩充性，以便随着技术的发展和使用需求不断更新和完善其功能。
二、综合档案信息管理系统设计思路
首先，在办公内网的基础上利用计算机技术设计符合发改委实际状况和需求的信息管理系统，把安全、高效和服务、共享作为综合档案信息管理系统的设计原则，在此基础上创建一个系统的档案信息服务体系。其次，加快发改委纸质档案信息资料的数字化脚步，为档案信息管理系统提供原始的电子信息数据和元数据，对于部分重要档案要尽量实现全文的检索和利用，进而建立起基础的电子档案信息资源数据库，全面实现发改委综合档案信息的无纸化利用和信息网络化的管理模式，让日后档案信息的管理、调用、查询、传递工作变得更加快捷、高效。再次，保证档案信息管理系统完整性、科学合理性的前提下，既要保证其能够与其他信息系统进行相互间的信息发送与信息接收。同时鉴于发改委的特殊性质，系统要具备对需要保密的档案数据信息做压缩加密处理和异地备份的功能。此外，为保证系统中档案信息数据的完整性和延续性，要迁移历史数据条目。最后，创建一个可以实现文字、音频、影像等多种类型档案信息数据查询、利用的综合性档案信息管理平台，兼具专业性、完整性的同时要允许并容易对其进行功能上的扩展、改进和完善。
三、模块划分
根据上文对发改委综合档案信息管理系统的需求分析，可将此系统程序按功能划分成连接数据库服务器和基本数据管理、档案整理、档案数据管理及系统维护5个模块。连接数据库服务器这部分模块的主要功能是确定用户选择的数据库服务器，出于安全方面考虑，可设置第一次使用时用户要提供服务器名、用户名、密码等正确信息后方可成功登录系统，之后此次填写的信息将会被记录到注册表当中，以省却日后登录的麻烦。基本数据库管理模块主要的功能有保密级别、归档类别、部门和保管期限、数据修改、删除操作等。档案数据管理模块的功能是档案信息的录入、查询和统计及销毁等。档案整理模块则专为档案鉴定与组卷而设计的。系统维护这一模块的功能是数据的导入、导出、打印，以及数据库的恢复和备份。
四、体系结构
将整个档案信息管理系统分成应用服务器、用户、数据3层。其中应用服务器这层本文选取了MVC结构，利用MVC结构将交互管理系统分解成模型、控制和视图3个构成组件，装有问题核心数据与逻辑计算关系和功能计算关系的模型组件需要利用JAVA类与EJB技术来实现；用于保证用户和系统能够进行互动操作的控制组件功能需要通过使用JAVA语言编写的服务器端程序来实现，控制组件的主要目的是协调模型同视图之间的工作；对于从模型处获取显示信息的视图组件来说，同样的信息可以通过不同的显示形式和视图展现出来，视图组件功能的实现需要依靠JavaScript和JSP技术、HTML技术。需要说明的是，对于属于用户层的工作人员来说，不管是在单位还是其他地方，仅通过网络就能得到此信息管理系统提供的业务逻辑层服务，虽然不需要再安装客户端软件，但仍需要通过RMI通信协议。
五、结束语
鉴于以信息网络技术为依托可建立信息管理系统来实现档案信息管理的信息化和现代化，所以，在发改委综合档案信息管理工作中也应主动探索，结合发改委档案信息管理工作的实际需求进行信息管理系统的设计，包括功能模块的划分、体系结构构建等。
作者：罗瓦则 单位：四川省喜德县发展改革和经济信息化局
【参考文献】
[1]周丹,骆亮,李承林等.广西发改委综合档案信息管理系统设计与实现[J].大众科技,2015(3):225-227.
关键词：影像档案；房产档案；管理水平
房产档案是国家重要的信息资源之一，随着我国市场经济体制的逐步完善和住房改革的不断深入，房产档案管理需要处理的信息越来越庞大，档案的完整性和安全性就显得更加重要，日益引起人们关注。面对庞大的信息量和档案利用率的增加，通过利用成熟计算机信息化技术宋实现房产档案的数字化管理，已成为全国房产管理部门的共识。我局根据房产档案的特点，采用计算机技术开发了[房产业务管理系统]，并遵循统一规划、统一标准、统一数据格式、统一平台的设计思想，在[房产业务管理系统]下建立了[电子影像档案系统]。这套系统的建立有利于资源的交换，提高了管理效率，实现了房产档案动态化、标准化管理，增强了我局的信息化管理水平。
一、电子影像档案系统的构成
根据房管局房产业务流程和档案管理的实际情况，影像档案系统设定了产权信息管理、抵押信息管理、影像信息管理三大功能模块。
1 产权信息管理。产权人提供有效的身份信息和产权信息及各种有效信息，工作人员对产权人的各项信息进行验证，如果各项资料都合法且证件齐全，则打印收件清单及产权证，并将产权人各项信息记录在产权信息库。
2 抵押信息管理。工作人员根据抵押人提供的产权证，从产权信息库里查询出此抵押人的产权信息，并对抵押人提供的各项证件与产权信息库里的信息进行核对，如果信息一致，则为抵押人办理抵押权证并打印。
3 影像信息管理。影像信息管理是[电子影像档案系统]的核心，此功能主要用于查询产权证、产权人信息、房屋基本信息和状况等图像信息、工作人员对产权证、测绘图、交易信息等图像信息进行上传、删除、放大、缩小等处理。
二、制定电子影像档案加工流程
上述模块的开发应用满足了我局房产交易过程准确性和对房产档案数字化管理的要求，而影像信息管理是确保整个系统运行的基础和关键，根据我国档案行业标准
《纸质档案数字化技术规范》，结合房地产特点制定了《档案扫描实施规范》、肋口工流程规范》、《命名规则》、《产权录入规则》等统一的影像档案技术标准和管理规则。具体的加工处理流程如下：
第一步：前序
1 根据房屋座落、产权人、面积、产权证号，检查档案盒内的资料是否为一套房屋的资料。
2 业务分类：分清各宗的业务类别，按交易的排序规则排序。
3 裱糊：将小于A4的材料裱糊。
4 贴条码：根据档案材料发生的先后顺序贴条码。条码不能跳号、断号。
第二步：打码
打3位码，打码时不能打在有效信息范围内。
第三步：A4、A3扫描
1 将字迹清晰的纸张用TIFF格式扫描，不清晰的纸张用JPG格式扫描，随时注意显示屏上显示的图像是否和原档一样，电子图像有无变形。
2 将A4的扫描之后的原始档案用A3扫描仪扫描
3 用产权证号建立卷号，条码用条码枪扫描建立宗号。
第四步改名
按电子档案的页码，命名文件名，并补足4位文件名。
第五步制作
将小图和大图剪裁合入一份档案中并重新命名。
第六步图像处理
1 将倾斜度大于0.5的图像进行纠偏。
2 去除灰度和了IFF的黑边。
3 调整灰度的对比度和亮度。
第七步质检
检查每宗的产权证号是否与卷号一致、图像文件分类是否错误、图像有无黑边和图像倾斜大于0.5度，
用错漏页软件检查错误。
第八步排后序
1 根据原始档案页码号，将扫描之后的原始档案还原。
2 将A3幅面大图的原始档案拆叠成等同A4大小。
第九步打印卷类目录、打印档案封皮
根据电子图像后缀分类表，打印卷内目录。通过数据库内现有房屋信息，打印每宗档案封皮，打印时核对信息是否原始档案一致。
第十步装订
1 检查档案封皮上的档案号和产权证号是否与原始档案一致。
2 将小于A4的纸张进行裱糊、贴边。
3 以左齐、下齐为标准将原始档案装订成册。
三、电子影像档案管理系统的建立具有重要意义
1 房产档案信息数字化后，房产档案的检索实现了多元化
(1)加强了对地域(根据我市区划分区分地段)、幢信息(幢登记簿)、楼层、单元等相对大范围的检索健全率。
(2)加强了关键要件的检索力度。如通过产权证号和他项权利证号检索、合同编号检索、修建年代检索、证件号码检索等。
(3)实现多个检索要件组合的模糊查询，增强查准率。
2 房产档案信息数字化后，极大的缩短了查档时间
库存档案的全部数字化使窗口工作人员实现了电子核档，缩短查档时间，节约各类业务办证时间多达50％以上。
3 房产档案信息数字化后，实现查档全程电子化
DCN数据传输网的建设与作用
DCN（Data Communication Network，数据通信网络）的建设对于信息化的推进起着至关重要的作用。实际上DCN数据传输网就是为信息化搭建一个平台，一种环境、高速公路，让各个管理系统都能在这个平台上运行，它打破了各专业各自为政、信息自封、资源不能共享的局面，为同一个单位、同一个行业或特定的环境实现信息交流资源共享。
建设DCN数据传输网就是为了实现信息化、网络化使资源共享最大化。当DCN建成后，在同一个单位内，各个专业管理系统的信息也就可以相互交流，实现资源共享。DCN网的建设为解决档案管理接收各个专业管理的电子信息奠定了基础条件，档案管理系统就有可能与各个专业搭建渠道，实现电子档案的接收，归档和利用等项具体工作了。
专业管理系统与档案管理系统应用与存储分析
专业管理系统在项目建设的设计中，对业务的分析、流程的分析，每个环节都会考虑得十分细致。如OA系统对收文处理的环节、发文处理的环节以及文书处理的每一个环节流程都会细致考虑。合同管理系统从合同项目的提出、多层次的审批、审核商务报告，技术报告，每一步、每一环节都考虑得十分细致。在专业管理系统中环节考虑得细，是因为从事专业的人对业务熟悉，业务分析得细，IT人员在此基础上按分析做出了管理系统。
每一个专业都十分重视办事的过程和最终的结果，结果就是工作集中表现，这是十分正确的。正如一个拟写请示的人，希望看到批复，进行科研盼望的是成果一样，这无可厚非，十分正常。但是通常在专业管理设计中往往忽略了管理系统最终形成的数据如何存放。这个问题在开始的一段时间还不明显，总是等数据量到了膨胀时，问题才被重视起来。
档案管理系统对办理完毕需要归档的电子文件进行存储、保管和提供利用，与其他专业管理系统有着明显的不同特点。它是对归档的数据进行处理、保存和提供利用，它不产生数据，是对数据的利用。在文件的接收、处理管理过程中，主要由档案管理部门执行。从流程环节来看竖线性流程长，横向性流程短，在数据的处理环节来说较为稳定，复杂程度不及一些专业管理系统。
无论是人工管理档案还是系统管理档案，档案工作的核心一是保管二是利用。保存好数据才可能利用数据，档案数据是档案工作赖以存在的根本。在档案管理系统的设计中业务分析是不能缺少的环节，随着档案工作改革的深入，重利用破烦琐新型思维的确定，为档案管理系统的设计和运用简化了人工干预的程度，最大限度依赖于系统的运行，档案工作流程化、数据处理规范化使得档案管理流程较为规范。
在不同的档案管理系统中在对档案管理流程方面各具特色，一般来说都能实现档案管理的作用，但是在对各个专业管理系统数据的接收、转化，乃至数据迁移上却有着较大的差别。有的档案管理系统本身就依附于某一管理系统，只是这个系统的一个模块，从功能上、存储能力上是无法满足对其他专业系统的数据进行全方位的接收。有的档案管理系统显然是一个完整的系统，但是它没有处在数据传输网络中，不具备与其他专业系统的沟通和往来，只有处于信息传输网络又是一个专门完整的档案管理系统，才能与各专业管理系统进行沟通，接收数据进行交流对接能力，有足够的存储能量和能实现脱机存储能力的档案管理系统，才具备承担网络管理中档案管理的功能。
档案管理系统与各专业管理系统的相互关系
文件是档案的前身，档案是文件的归宿，这个传统的规则也体现了文件的形成和归档档案管理间的关系。档案管理系统是对各专业系统形成的具有保存价值的文件进行鉴定、加工、整理、保存提供利用工作，各专业管理系统是档案数据形成的源泉，档案管理系统是归档数据进行接收储存、整合、备查的终端，形成了一个形成――保存――利用的循环关系。
当专业管理系统的数据传入档案管理系统后，无论档案管理系统是否对数据进行整合，都不影响查询利用，当档案管理系统做了数据整合归档后，在文件查询的信息中会增加文件实体的存放位置标准。当文件数据做了归档，完成逻辑归档和实体归档保存后，即会通知专业管理系统，专业管理系统即可对系统数据进行清理，删除专业管理系统中已经向档案管理系统做了移交的数据，减少专业管理系统的数据压力。移交可以做批量移交，也可做随时移交，档案管理系统随时都可进行文件数据的接收和文件数据的查询工作。
档案管理的主题是在文件数据接收之后开展的各项具体工作，但是有关文件的相关基础数据应在各专业系统（例如：文件的页数、文件主办部门、文件保管期限、文件编码等信息）文件的形成或承办过程中标注出来，使档案管理的基础数据在文件办理过程中形成，档案管理要素前移，为后期的管理准备完整的数据。移交后的档案数据经过档案管理系统整合后进行有效保存，一套做随机保存，另外一套做脱机保存，两套数据保持一致。这样整个网络的数据就处于完全可靠的保管中，不会形成数据丢失无法弥补的情况，档案管理系统实际上也就成为整个网络的数据存储中心。
建立网络档案管理系统是实现网络系统正常运行的重要保证
网络平台提供了各种专业管理系统运行的条件，运行的专业管理系统自然会产生大量的数据，需要加工、保存、备查。专业管理系统一是不能长期保存批量数据，二是不能保存其他管理系统的数据。档案管理系统需要具备数据处理功能，提供利用功能和具备数据储存的能力。建立这样的档案管理系统，对整个网络建设是十分必要完全可行的。
1.建立网络档案管理系统有利于各专业管理系统的正常运行，档案管理系统接收各专业管理系统的数据后，专业管理系统数据压力减轻，有利于系统的正常运行。
2.档案管理系统接收网络内专业系统的归档数据有利于数据的完整齐全。
3.建立档案管理系统减轻专业系统的压力，档案的提供利用，档案的安全保存有了可靠的保证。
4.建立网络档案管理系统有利于档案工作的健康发展，有利于网络建设的节省和正规发展，避免重复建设，重复投资。
关键词：档案 信息网络 系统 档案管理 影响
档案管理工作随着社会生产力的提高而日渐繁重，档案管理的信息重要性也越发凸显，提高档案管理工作的工作效率与质量，成为保障档案管理工作稳定并顺利进行的主要途径，传统的档案管理模式已无法对提升档案管理工作效益与质量提供有利帮助，建立档案信息网络系统成为现代档案管理发展的必然趋势，是提高工作效率与质量的重要措施。
一、档案信息网络系统改变了档案收集工作的方式
传统的档案收集主要是按照文件的类别与属性，通过区分其内容进行划分，此方式不仅大大的消耗了时间，也使档案管理人员必须长期处在单一的工作环境中，容易产生消极心理；在工作效率方面，传统的档案收集工作也难以保障在规定时间内完成相关的工作，而档案信息网络系统则利用编码的方式，对档案进行分类，在一定程度上减少了工作时间，并提高了工作质量与效率，同时可准确的依据工作量计算出所需时间。档案的收集与录入需要档案管理人员时刻记牢档案的具置，以便使用，而档案信息网络系统利用虚拟符号，对收集与录入的档案位置进行记录，方便后期查阅，减轻了档案管理人员的工作压力。
二、档案信息网络系统改变了档案整理与鉴定工作的方式
由于种种原因，档案工作基本上是内向管理的模式，管理手段主要是落后的手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案就成无人问津、保管良好的一堆废纸。档案信息网络系统的应用使得档案的整理工作大大规范化和轻松化，它将档案的总目、分目的整理按照系统合理运行，用计算机筛选录入。在系统对扫描或录入的档案信息在审核完之后，分类进行压缩、整理、合并，并使数据量在保持图档质量的同时，进行尽量的减小。
三、档案信息网络系统给档案的保管与利用带来了全新概念
为能够加强对档案的保密，通常情况档案需要经过层层保护，并需要多名档案管理人员时刻对档案进行清理，保障档案不被外来环境所腐蚀，档案信息网络系统完全不需要对档案进行时刻的清理，并且档案的保管也不许经过层层保护，仅通过对档案进行加密，然后进行网络环境的隔离，形成一个具有自我意识的保护网络，进一步提高档案保管的安全性。
在档案的利用方面，虚拟系统则提供了诸多便利，在原始档案使用中，需要对使用人及使用目的进行记录，在使用前也需要长期间的申请，档案信息网络系统依托虚拟系统，可使档案管理人员第一时间收到档案使用人的申请，并及时对信息进行记录，抛除原有的繁琐环节，提高档案使用的整体效率。
四、档案信息网络的建立使档案统计工作趋于简化
档案统计是档案管理中不可缺少的工作项目，以往传统的档案统计方式主要以人员分管，逐级统计为主，需要消耗的人力、物力与财力颇多，因而统计次数也相较少，不能够及时的对档案管理状况进行实时的掌握，同时为维护档案管理与统计次数，档案管理通常有较多的缴费项目，给档案管理工作带来诸多不便。
档案信息网络的建立将原始较为繁琐的档案管理工作不断简化，首先在收费方面，由于档案管理便捷性的提高，档案管理不再需要消耗数额庞大的管理费用，也无需对大量人员进行不必要的资金支出，其次在档案信息的实时掌握方面，档案信息网络对档案的实际情况一目了然，对任何的修改与更正均能迅速做出回应，在一定程度上提高了档案管理的整体工作效率，最后在档案统计方面，不需要较多的工作人员对档案进行统计，并且档案统计的时间大大缩短，为档案管理与统计的其余工作提供了宝贵的时间。
五、电子档案的利弊
（一）电子档案的优势
电子档案与传统纸质档案相比，占用的空间逐渐缩小，依目前的电子档案储存技术而言，中大型图书馆的书籍内容及相关信息的储存，仅需要不到20平方米的位置即可全部存放。电子档案在文件传输方面也具有较大优势，原始的档案输送需要考虑交通情况，而电子档案则在任何情况下均可进行有效的传输，并且速度之快，是传统档案传输所不能比拟的，在电子档案的使用方面，原始档案的使用需要进行固定信息的查找，查找时间长，速度也相对较慢，电子档案则不需要长时间的查找，通过准确的信息输出电子档案即可在短时间内找到符合查找信息的所有内容，大大的提高了工作效率。
（二）电子档案存在的不足
电子档案在一定程度上与纸质档案相比，法律兼容性较差，不具有良好的法律效益，在进行具有法律限制信息的文件签署时，电子档案不能够起到法律保护的作用，同时在法律上对电子文件的承认程度较低，究其原因是电子档案的作假方式较多，作假可能性较高，作假也更为容易，可信赖程度相对较低，而纸质档案则不容易进行轻易的修改，由于笔墨与字迹形态及风干程度与时间的不同，纸质档案在法律上具有较好的保护性。
依目前的情况而言，电子档案的安全性有待提升，现有的网络环境相对较为嘈杂，网络环境管理力度尚未达到较高的标准，安全性始终是威胁电子档案发展的重要因素，而纸质档案作为固定存在的物质载体，在三维立体空间内，具有较好的稳定性，更容易进行保存与维护。
电子档案在现代环境中的建设与普及程度较低，并不能形成完善的管理与应用体系，导致其必须在固定的环境下进行正常工作，所需要的硬件设备成本较高，软件方面也需要一定的资金投入，致使其仅能够有效应用于大型企业与政府机关单位，对于小型企业而言，电子档案管理设备是一笔较大的开支，在企业的成本规划上有所损失。
六、结语
档案管理是近代社会发展的标志，但近现代的档案管理模式已完全不适用于快节奏的社会发展，档案管理工作时刻需要面对快捷化与未来化，档案信息网络系统的出现为档案管理工作打开了一扇新的天窗，使档案管理不仅快速的融入了现代社会的发展，也使档案管理工作的工作效率与质量不断提升，为未来档案管理工作奠定了坚实的基础。
参考文献：
关键词：实践；心理档案管理系统
Abstract：mental file system plays an important role in college students' psychological data management，this article from the value and significance of the construction for psychological profile and the current problems departure，introduces a more perfect mental file management system that foundation based on many years practical application of research ，and to further improve and develop the system proposed prospect.
Keyword：practice；forpsychological profile management systems
心理档案，是个人在社会活动中形成的，关于心理活动和心理健康状况的有保存价值的各种记录，是了解一个人心理健康状况的重要依据，也是促进学生开发潜能、提高其综合素质的重要参考资料[1]。大学生心理健康档案将在确保大学生形成健康心理等高校心理健康工作中发挥越来越重要的作用。因此，建设健全而系统的大学生心理档案系统对高校大学生心理健康教育工作的顺利开展与培养高素质人才都具有非凡意义。
一.大学生心理健康档案建立的价值与意义
1. 建立大学生心理档案系统，有利于维护大学生心理健康教育的顺利开展。建立大学生心理档案的提出最早在2004年。当时，教育部曾要求在直属高校秋季入学的所有大学新生中都建立心理档案，以促进大学生心理健康教育工作的顺利开展[2][3]。到目前为止，全国很多高校都为学生建立了心理健康档案。心理档案系统的建立在大学生心理健康教育中的应用实践表明[4][5]，无论从大学生心理健康教育状况的全面了解，还是对大学生存在的心理问题的调查与筛选，以及对问题学生的积极干预，都起到了积极的作用。大学生心理健康档案的建立，能够让心理健康教育工作根据学生的需要开展教学，根据学生存在的问题开展有针对性的预防与干预工作，使心理健康教育工作更有效。
2.建立大学生心理档案系统，为高校培养高素质人才与开发学生潜能提供了有力保障。对于大学生心理档案管理系统我们不仅看到他的狭义概念。即学生心理问题和其心理发展变化特点、心理测验结果、心理咨询与辅导记录等材料的记录与保存。我们还更应该看到他的广义概念，即在狭义概念包含资料的基础上，对学生的性格、能力结构、职业倾向、兴趣爱好、人际能力、情绪控制等诸多方面进行跟踪与记录，为学生综合素质的提高与潜力的开发提供有力的指导与参考。
3.建立大学生心理档案系统，有助于正确把握当代大学生心理发展动态，充分掌握其发展规律，促进教学科研工作的开展。大学心理档案的管理不仅对心理健康教育、教学友有重要的参考价值，而且对高校开展心理健康教育的相关课题研究具有十分重要的促进作用[6]。
第一，从心理档案中导出的各种心理测量数据和统计资料能为开展心理健康的相关课题研究提供客观而宝贵的一手资料；第二，从心理健康档案的相关心理测量数据分析中，可以总结出大学生在其心理成长和个性发展过程中存在的各种特殊与普遍问题，因此，可以促进研究人员提出对心理健康教育有价值的相关理论与教育建议。第三，心理档案系统的网络化，可以促进科研人员在遵守相关原则的情况下，进行资源共享，得出更具有推广性的研究结论。
二、心理档案管理系统建设中存在的问题
心理档案系统的建设已经经历了十多年，从目前情况来看，多数学校已经具有了自身的心理档案系统，但种类纷纭繁杂，如教育部牵头开发的“ 中国版”学生心理档案管理系统、北森大学生心理档案系统、安人大学生心理档案系统等，各具特色。但需要值得注意的是，在大学生心理档案管理系统中，除了需要包括在线形成的以及直接生成的数字化的档案信息外，还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化，这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的[7][8]。但目前看来，各高校的心理档案系统建设还存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面。
1.档案系统建立的初衷与实际应用背道而驰。心理档案系统建立的最终目的不是作为资料备案存在，而是为了促进大学生心理健康教育工作的开展与维护大学生心理发展与健康成长。但很多学校的心理健康档案在学生入学的时候建立起来，保存一些学生的基本信息，之后便成为一个无人问津的“死库”，或者心理档案系统记录的学生信息不完善，无法提供有价值的信息。这些问题使得学生的心理健康档案有名无实，浪费了人力、财力、物力资源，却没有发挥应有的作用。要想对大学生心理健康档案“才尽其用”，首先是要建立起完善的大学生心理健康档案，只有完善的资料储备才能够在教育工作的开展中起到应有的作用。其次，不断更新与完善学生的档案资料，学生的心理档案不是建立起来就固定不变，而是随着学生的心理成长而不断更新，才能够起到相应的作用。
2.心理档案系统建设的杂乱无章，难以形成有序的体系。一般来讲，学生学习生活在班级、学院、学校这样一个三级体系之中，在这个体系中的每个层级，都会产生学生的心理健康档案。但是，从目前情况来看，很多学校都成立了专门的心理机构，解决学生的心理问题，这个过程中又会产生大量的心理健康档案。学生的心理档案虽大量形成，但却散乱在不同的层面上。要想解决这一问题，首先必须确定一个主体，把这些散乱的档案集中起来。各学校应根据自身的实际情况来确定这一主体，比如，对于学生比较多的学校可以以学院为主体，对于心理机构比较完善的学校则可以以心理部门为主体。关键是，几个层面的档案系统要通过学校的无障碍有机的结合在一起，才能够形成完善的体系，才能够发挥其效能。这也是各高校需要解决的难点问题。
3.狭义的心理档案观，让心理档案变成了心理咨询与危机干预文档的管理。前文我们已经讨论过，心理档案系统应该建立在广义的概念之上，不仅仅是学生心理咨询与心理危机干预后的相关文档管理。心理档案要想发挥巨大的作用，必须具备两个方面的基础内容：第一，学生日常的心理状况与特点以及学生心理成长与变化的相关记录。第二，学生在成长与发展过程中所遇到的一些心理问题及所采用的解决方式，以及问题解决后对学生成长的积极影响。只有把这两方面的内容有机的结合起来，学生的心理档案体系才算完整，才能够为我所用，狭义的心理档案管理系统仅仅是心理档案的一部分内容，如果用部分来代替整体，很容易出现工作的误导。对学生的心理发展有害无益。
三、基于实践的大学生心理档案系统的构建
西南交通大学从2007年开始探索大学生心理档案系统的建立与完善，参考以往心理档案系统的建设内容，[9][10]经过多年的实践与修订，大学生心理档案系统已经趋于完善，在学生的心理健康教育与心理问题处理中起到了良好的作用。
1.系统构建的主要内容介绍。综合以往的对心理档案系统建设的研究，我们认为心理档案系统应该在包含学生详细的基本情况（姓名、性别、出生年月、家庭地址、出生情况、早期经历、家庭气氛、父母关系、亲子关系、家庭管教方式等）、过去中学情况（初中和高中时的学习情况、与教师的关系、同学的关系）、大学生入学后的各种情况（从学习成绩到师生、同学关系，从学习动机到努力程度，从环境适应到生活变化）、校外交友及校外主要活动、自我感觉的重大事件、心理测试资料、心理咨询等材料的基础上，还要包含学生的个性特征、职业倾向分析、能力特征分析等能够促进学生挖掘潜力，促进发展的相关资料。
在上述内容的基础上，我们应用Microsoft Office Access轻量数据库镶嵌于系统中，是集学生基本信息资料、新生测评数据、心理咨询档案管理、心理危机干预档案管理为一体的应用型软件系统（部分具体内容见图例）。软件支持windows平台，可连接符合扫描仪通用接口的扫描仪，后台数据库支持最大2G容量数据，最大50万条记录数据。解决的关键问题在于探索适用于当前咨询干预流程的软件工作模式。该系统的扩展模块还可以为院系管理人员提供资料、档案的编辑与录入，提高资料的完整性。
2.本系统的突出特点介绍。该系统主要特点表现在以下七个方面：（1）应用了先进的MS管理架构，应用服务器运行数据负荷较轻，安装智能，方便快捷。（2）管理平台中的人机交互界面友好，具人性化，简洁美观，易于使用者的操作和使用。（3）用了大量的LZX自定义扩展实体，数据更精准的展现给使用者，操作更直观。（4）软件中含较多用户设定，个性定制化性能强，支持多个交互习惯选择，从而贴合用户的操作习惯，大大提高办公自动化和人性化。（5）档案管理平台与多媒体接口良好，支持主流多媒体格式文件，对于多媒体文件的档案资料存储过程方便快捷。（6）与Microsoft excel表单文件数据兼容，从而实现与教育部测评软件的测试数据报表无缝对接，安全有效的提高办公自动化、办公自动化。（7）采用成熟的数字建模技术，能快速精准的将采集到的数据生成折线图、条形图等便于用于分析数据的数据模型。3.系统应用后取得的效果。我们创建的大学生心理档案系统经过通过多年的运用与修订完善后，于2012年四月面向四川省各大高校与职业院校及部分中学推广应用。通过一年多的实践应用与信息反馈，都取得了良好的效果和各个运用单位的好评。表明我们基于学生心理健康维护、促进学生健康发展的理念的正确性和软件运行性能的稳定性是值得肯定的。
四、关于系统的进一步研发及应用的展望
随着心理档案管理系统的应用研究和对未来管理工作要求的进一步提高，对于该心理档案系统进一步的研发与完善提出以下几点展望。
第一，继续完善系统的数据兼容能力，提高数据库的应用范围。当前的数据库的数据兼容还多表现在文本数据的录入，新生测评及心理咨询资料的录入及扫描文件的录入。随着系统的进一步完善与研发，能够把学生平时的心理测验、职业倾向测试、能力及性格分析等心理测量的相关数据内容直接导入到系统中进行数据整合与管理，这样不仅完善了学生心理档案的内容、提高数据的利用率而且节省了数据的导入工作量。
第二，尽力推广数据库的应用力度，实现局域的统一性。要想使一套档案管理系统得到极大的推广与应用，具有步调一致的统一性那几乎是不可能。但经过不断应用与推广，能够尽可能的统一，实现部分高校的联盟与统一还是有可能实现的。数据库的统一会给数据的联网与应用起到巨大的推动作用。
第三，随着系统的完善，争取早日实现系统管理的网络化管理。虽然心理档案管理有其保密原则，但如果数据仅仅掌握在几个管理人员手中，数据就很容易变成“死数据”，不能够起到应有的作用。数据库如果在得到推广的前提下，能够实现网络化。心理老师、辅导员、班主任等相关管理人员可以在保密协议的指导下，用相应账户调取学生的心理档案及心理成长资料，为促进学生的成长与发展工作提供有力参考。
西南交通大学四川省心理健康教育重点研究基地资助项目（XL JK JY1213B）
参考文献
[1] 李燕，大学生心理档案管理具体问题的初步探讨[J]；四川档案；2010年02期
[2] 邬艾原，大学生心理档案构建的必要性与方法[J]；兰台内外；2010年05期
[3] 王玲，重庆传媒职业学院学生心理档案管理系统的设计与实现[D]电子科技大学，2011
[4] 张道祥，程巍，薛长河.对建立大学生心理档案的几点思考[J].山东电大学报，1998（3）：41～42
[5] 罗亮亮，大学生心理档案系统管理系统研究[D]南昌大学，2008
[6] 聂振伟.正确认识和实施大学生心理健康普查和心理档案建立工作[J].思想理论教育导刊，2005（3）：63～67
[7] 李子华.学校心理健康教育档案：概念与意义[J].辽宁教育研究，2002（60）：33～34
[8] 黄卫国.浅谈大学生心理档案的科学建立与合理利用[J]黑龙江教育2011（1）：50～52
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。
4总结
文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。
作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室
参考文献：
[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.
[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.
[3]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015(12):90-91.
[4]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(4):157.
[关键词]数字档案；管理系统；研究开发
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）03-0350-01
前言：档案数字化管理是自20世纪下半叶以来随着全球信息技术发展而派生出的一个信息化产业分支，依托计算机技术、网络通信技术、多媒体技术、信息检索技术和海量存储技术，它的发展逐步改变了人们管理档案的工作方式！档案信息的存放方式以及查询检索方式。世界经济和社会的发展都呈现出明显的信息化趋势。 而数字档案管理系统就是要利用数字化技术与网络技术的结合，把传统的纸质档案以及科研档案各种档案都转化为数字档案，在电脑等设备中建立关于各类档案的检索目录，实现对企事业单位档案计算机网络在线实时查看和传输保存的功能，达到信息资源共享化的目的。
1.数字档案管理系统现状
数字档案管理系统的建设是随着信息化技术的变革而逐步发展起来的，国内外均是在20世纪80年代进入了系统化研发快速发展阶段"到了90年代，数字档案应用日趋增多，需求也呈现多样化。随着网络技术、中间件技术！数据库技术、海量存储技术的发展，形成了数字档案管理平台的概念，极大提高系统的可靠性和开发进度，减少了开发周期降低了开发成本。美、英等发达国家在90年代中期己经开展了数字档案管理系统的研究和实践。通过NARA（美国档案文件署）网站，可以检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案。国外，有包括IBM、HP在内的众多厂家和研究机构在研究和开发基于以1S标准的数字档案管理系统。
2.浅析数字档案管理系统的相关内容
2.1 研究与开发数字档案管理系统的必要性
目前政府部门、企事业单位中各信息系统的相互独立性造成了信息渠道的混乱状况，同时各信息系统软硬件平台的多样性在客观上也造成了相互之间的封闭和无法沟通， 信息无法有效地实现共享。 由此，政府部门、企事业单位、软件开发商都需要一个网络来进行运行，而数字档案管理系统可以进行数据处理、存储，记录电子文件的背景、内容与结构，确保电子文件的真实性和凭证价值。 电子文件的完整性，以便电子文件能够长期保存，方便查询和利用，这样可以有效解决数字资源的管理和利用，使之跟上档案管理业务的潮流，由此可见数字档案系统最终开发完成是非常必要的，也将拥有广阔的市场前景。
2.2 数字档案管理系统所具备的的特征
首先是信息的可操作性，信息化档案管理未执行之前，档案多以纸质文件的形式存在，多年的发展历程全都体现在这些纸质文件中，所以，要对其就行翻找和查阅的工作量是巨大的，而数字档案管理系统实现了单位档案资源的随时查找和应用的功能， 使得档案信息的管理具有很强的可操作性；其次是多种信息媒体的集成性，它集成了档案的多种类型，使得图像，视频等也相继成为文字文档之后的另几种档案存储方式，使得档案管理实现了多种信息媒体的集成， 也丰富了档案存在的多样性；最后是信息的可变性，信息的可变性是数字档案管理系统具有的一大特点，信息化技术必须依赖于电脑计算机的支撑，而电脑存储的特点就是文件具有可修改性，即信息在电脑中储存是可。
3.小议数字档案管理系统所应用的关键技术
数字档案管理的实现离不开技术的支持，随着整体科技水平的进步，信息技术及相关技术的最新成果不断运用到数字档案管理上来， 图像处理技术、图像识别技术、档案管理平台化技术、全文检索技术、多格式浏览技术、在线播放技术、档案安全管理技术、双层 PDF 技术等都会运用在系统中。 现在简单介绍其中的几种技术。以认为的修改的，使得信息化的档案管理也存在一些漏洞，值得日后去完善。
3.1 图像处理技术室数字档案管理系统最基础的技术之一
图像处理技术是研发该系统的关键技术，数字档案管理系统中内嵌了图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。 在文件管理、收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应，图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。 该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、纠斜、合并等。
3.2 档案管理平台技术是数字档案管理系统的核心技术
档案管理平台技术是数字档案管理系统的核心技术，以关系数据库为基础，为用户提供了构建符合自身要求的档案管理架构的工具，其中包括：全宗管理、档案类型管理、数据库结构定义、界面生成器、报表生成器、分类表和目录树管理、用户机构和权限管理、 代码表和数据字典管理等功能模块，用户通过上述管理平台，可以根据需求定制各类档案的管理结构，不仅可以满足常规档案的管理工作，而且可以轻松胜任各类业务档案的管理需求。
3.3 全文检索技术体现了数字档案管理系统的快捷功能
在常规的数据库检索查询中一直存在三个主要问题。 首先，非结构化信息的检索问题，档案管理系统是根据建立的档案分类和目录进行检索查询，但不能对大量的原文内容进行检索查询； 其次，能将各种档案的结构化、非结构化数据进行统一的查询， 而用户则需要根据任何信息进行随意的检索；最后，随着数据量的增加，数据库检索存在速度问题。 而全文检索系统可以完全解决上述问题，使得用户对档案信息的查询速度、方便性、查全率和查准率得到极大改善， 通过专业的全文检索系统，可以实现属性查询！ 中文同音查询、 中英文容错查询、英汉转换、同义词查询、相关文件提示、多国语言查询等传统数据库查询方式无法实现的智能检索功能。 本系统提供的全文检索系统内嵌快速 OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限的管理和控制，与档案管理系统融为一体。
结语：总而言之，数字档案管理系统的研究与开发已经取得了一定的成果，但是还有很有新思想未体现出来，那么就需要结合最新的科学技术，进一步提升开发空间，优化其功能，为各企事业单位更优质的服务。
参考文献
[1]金秋，高亮，张道光，裴斐.基 于 技术的数字档案管理系统的实现[J]. 中原工学院学报，2008，（02）.
目前，各地的税务档案在初期一般采取分散和粗放式管理。各税务分局、稽查局的业务档案分开管理，缺少统一的部门协调，档案种类多、载体多、管理杂乱，给税务档案的查阅和利用带来了诸多不便。如今，这种管理方式已经不适应税收事业发展的需要。要想维护税务档案的安全性和完整性，最大限度地提高档案的利用率，必须对税务档案进行集约化管理，实现档案管理效能的最大化。
一、档案集约化管理的优越性
为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：
（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。
（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。
（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。
（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。
（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。
（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。
二、完善档案集约化管理的应对措施
档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：
（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。
（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。
（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。
（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。
（五）加强培训，提高素质。档案管理人员不仅要具有良好的政治素质、强烈的事业心和高度的责任感，还要掌握档案学基础理论和税收业务专业知识以及计算机应用、办公自动化、信息管理等技能，能够适时、全面地提供税收征管信息，为税收事业发展建言献策。为适应这一变化，必须对档案管理人员进行培训，培养档案管理复合型人才。可以对档案管理中心的专职档案员以及分散在各税务分局、稽查局、机关各部门的兼职档案员进行全面培训、统一管理，提高全体干部职工的档案管理意识，营造关心、支持档案工作的良好环境。
