【关键词】烟草；企业采购；档案
中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-057-01
一、采购档案的含义及重要性
（一）采购档案的含义
采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。
（二）采购档案对行业的重要性
烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。
采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。
二、采购档案管理工作的不足
从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。
（一）归档责任主体不明确
目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。
（二）采购过程痕迹化资料不完整
近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。
（三）档案信息化管理水平不高
信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。
正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。
三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策
（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性
目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。
（二）建立采购档案一项一卷归档制度
针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。
（三）加强采购人员意识培训
在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。
（四）完善提高信息化管理水平
2011年，宜宾作为全省采购管理信息子系统的试点单位，可以说在信息化建设上走在了全省行业的前列。采购管理信息子系统规范了管理程序，优化了采购流程，做到上一环节未执行就不能进入下一环节，同时也为采购项目过程痕迹化的电子化档案提供了技术支撑。该系统的应用，实现物资管理与信息公开平台的有效运行，进一步提高我市行业物资采购工作整体水平。
在完善采购系统的同时，更应加快采购档案由手工管理向计算机数字化管理的转变，档案管理人员的现代化意识、信息化意识、计算机管理档案意识也至关重要。采购档案管理人员也要充分意识到档案管理知识结构的变革，实行集中统一管理，发挥信息技术的优势，保证档案管理工作顺畅，促进档案管理工作水平的提高。
参考文献：
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[关键词]档案 保护 技术
[中图分类号]G273.3 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）02-0086-01
档案保护技术是档案管理的重要工作内容之一。本文主要从档案库房的温湿度调节、防光、防灰尘、有害生物、害虫等方面，探讨档案的保护技术。
一、档案库房温度、湿度的控制与调节
（一）高温高湿的危害
1.高温对档案材料的影响。高温会使耐热性较差的字迹材料发生油渗扩散现象。高温还会促使字迹色素成分与一些物质发生化学反应，使字迹退色。
2.潮湿对档案制成材料的影响。高湿会加速纸张内纤维素水解，潮湿有利于有害生物的生长繁殖。
（二）解决措施
1.档案库房的温湿度标准。根据有利于延长档案寿命的原则，同时考虑到我国目前的经济状况和档案库内的工作条件，国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》（以下简称《规定》），文件对我国各类档案库房的温湿度作了明确的规定：一般档案库（包含照片库、磁带库房）温度控制范围14℃―24℃，相对湿度：45%―60% 母片库房（包含底片库房、缩微母片库房）温度控制范围：13℃―15℃，相对湿度：35%―45% 每昼夜允许波动幅度：温度上下2℃，相对湿度上下5%。
2.解决高温高湿的方法――档案库房的密闭和通风。
密闭：是将库房尽可能地封闭起来，以减少库外不良气候对库内的影响密闭基本上是控制措施，而没有调节作用，密闭与通风等其他调节措施相结合，才能使库内温湿度达到标准。
通风：通风可以调节档案库房的温度和湿度。通风有两种方法：一种是机械通风，另一种是自然通风。想使通风达到理想效果，就必须选择合适的通风时机。利用通风降湿时，有一个重要的条件，就是必须在库房内的绝对湿度高于库外时进行，通风目的是降低库内的绝对湿度。因为相对湿度等于绝对湿度与当时温度下饱和绝对湿度之比，只有降低绝对湿度才能使相对湿度降低。
二、档案利用与保存中的防光措施
（一）光对档案的危害
光化学效应会使档案载体材料机械强度降低，光的化学效应还会使一些字迹色素产生褪变现象，影响使用。光能可以直接破坏物质的化学结构。在常见光源中，紫外线能量大，它不仅可使纤维素碳碳键及线性链断裂，影响纸张材料的耐久性，而且会使档案字迹材料色素成分中的发色团遭到破坏，引起字迹褪色，因此档案库房防光的重点是紫外线。
（二）档案利用中与保存中的防光措施
1.减少阳光危害。档案库房可建成无窗库房;若有窗户，窗户要少、要小，并避免将窗户设在阳光充裕、直接照射的东西方向;采用遮光窗帘、隔热窗帘，阻止阳光直接照射在档案架上。
2.隔离紫外线。防紫外线是库房防光的重要方面。主要有以下几种方法：在库房窗玻璃上涂刷紫外线吸收剂或贴紫外线吸收薄膜;或用红、黄、绿等有色玻璃或在玻璃上涂白铅粉和桐油的混合剂;窗户可加设窗帘或百页窗，也可设置木板窗或铁皮窗。
3.选择合适的照明光源。在日常照明时我们应选择白炽灯，如库房中无人员操作要尽量少开灯。
4.合理确定库房照度标准。档案库房照度一般保持在能够看清的水平，一般以30―50勒（克司）为宜。在照明设施安装上最好让光倾斜照射在档案架上，可避免光直射在档案上，也可降低照度。
5.尽量减少光的照射强度和作用时间。若无人工作或查阅时，要关闭档案柜门，档案库房管理人员只在必要的情况下在档案库房作业，人一旦离开要尽量少开灯或不开灯。
三、灰尘、有害生物、害虫对档案的危害及应对措施
（一）危害
1.灰尘的危害：机械磨损;酸碱性腐蚀;粘结成档案砖;污染档案;传播微生物。
2.有害微生物是细菌、放线菌和霉菌。它们可以分解纸张;提高纸张的酸度;粘结纸张;危害字迹;对胶片档案的危害;对磁性载体及唱片档案的危害。
3.害虫主要是取食档案、蛀损档案、污染档案。
（二）应对措施
1.档案库房的正确选址。加强库房周围的绿化、空气的净化与过滤，搞好库房内外的卫生清洁;清除库外的杂草、垃圾和污水等污染物;库房内不应堆放任何杂物（尤其是易燃易爆及水剂物品），严格出入库房的制度。
2.入库前的档案和档案库房要严格消毒、除尘。
3.施用防虫防霉药物。档案有害生物给档案带来了很大的危害，所以要做好防治两方面的工作。防即预防档案有害生物，治即杀灭档案有害生物。档案有害生物的防治应采取“以防为主，防治结合”的方针。档案库房常用的防虫防霉药物有樟脑、冰片及灵香草、芸香、檀香等中草药及其制剂，还有麝香，等等。
根据实物人事档案的定义可以看出它是一种纸质文档，它依托是纸质材料为载体，是传统载体档案一种形式，具有原始性和特殊性，也形成吱声的特点和规律，实物人事档案的得名源于其具有的实物属性，是一种纸质文档，它是伴随着一个人从出生到死亡的全过程，反映一个人的生命轨迹，是在人类的不断社会实践中形成的，因为其可靠性和来源真实性成为原始的第一纪录，实物人事档案是从一个人出生、入学、就业、退休乃至死亡的全过程的真实记录和反映，其覆盖的社会活动的方方面面，将实物的本来面目真实的记录下来，其保存的时间是永久性的，并且是经久不变的，实物人事档案必须借助“纸张”这一载体才能保存记录，这与电子人事档案存在巨大差异，因为电子人事档案主要借助现代科学技术如电脑和计算机，对大量的信息和数据库进行有效的存储和利用，实人事大难是以物质实体为载体，因其材料的不可逆性表明信息的记录具有可靠性和保真性，其反映出的信息是直观可感的，记录下一个人每个阶段的生活和学习取得的业绩和遭遇的挫折，对于考察一个人的具体情况是很有价值的第一手材料，具有极高的查考价值。而与现代较为流行的电子文档相比，电子文档也具有自身的优势，其查考便利，速度快。而与实物人事档案相比其存在严重的问题，其信息的可变性较大，因为现在的网络技术很发达，经常遭遇黑客攻击外部威胁，同时在内部因为受到信息技术的发达和道德风险的影响，档案信息的真实性也容易受到影响，因为电子文档是可以更改的，而且其变更后很难被其他人发现，其信息的真实性受到很大的质疑，而实物人事档案很好的回避了这个问题，因为纸质材料的文档一旦被涂改和替换，可以很快的通过技术手段和司法鉴定还原人事档案的真实面貌。
二、实物人事档案材料的形成规律
实物人事档案的形成最初要通过各级各部门主动的收集汇总在一起，之后再交给人事管理人员统一管理入档，因为每个人在递交材料时包含如专家资格、荣誉证书、学历证书、职称评定书等资料，在统一交给人事部门后还应进行相应真伪辨识，档案原始材料一般都是由本人填写的，还有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保证信息的完整性，这些表格种类很多有劳动合同、履历表、个人自传、入党申请书、学期鉴定表等等，涉及种类和内容方方面面。因为实物人事档案是以传统材料为载体，使用最多的是纸张，而纸张记录下的文字一般不会轻易变更，因此实物人事档案就有其独一无二的特性，文字的变更在档案中是显著的，因为字迹和内容信息是不可分离的，档案原始性和特殊性也就表露无遗，可以说实物人事档案跟随人的一生，与每个人的生命轨迹相关，一个从呱呱坠地到生老病死都被记录下来，在档案中可以找寻到生命中的任何足迹。人事档案的管理是由企事业单位的人力资源部、以及政府机构和相应的部门，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根据历史变迁在发生相应的变化。在现代社会信息技术逐渐取代纸质材料，但是就人事档案管理的特殊性导致了电子档案不可能取代纸质纸质档案，纸质文档的存在有着稳固的历史地位。现在由于信息技术的广泛应用，也出现很多病毒入侵导致电子档案的管理遇到技术上的困境，一旦系统崩盘，所有的信息将面临丢失的困境，而实物人事档案则原汁原味的保存了档案的原貌，重要的文档只要保存得当不会出现丢失的困扰，在受到电子档案不断冲击下，我们也越来越认识到实物人事档案的重要性。
三、实物人事档案的现状
人事档案是综合反映个人的学历、经历和工作的一种动态跟踪记录系统，是各级政府和企事业单位选拔人才的重要来源，因为处在新旧体制交替的时期，转实物人事档案管理体制也面临从旧体制向新体制转变的过程，目前人事档案管理模式还处在计划经济时期，与现代社会完全脱节，需要适应改革开放和市场经济的普遍要求，在原有的体制基础上实现一定的突破。人事档案管理目前存在多头管理的现象，除了一些主管部「刁外还存在一些无权管理的部门保存人事档案的现象，人事档案管理还存在管理不规范的现象，不是专业的人员进行管理，很多情况下是有人兼职管理，平时整理工作严重倦怠，这样使得档案材料整理会出现遗失的现象，人事档案资料不全，使得人事档案管理不规范。很多单位和机构并不重视人事档案管理这部分工作，因此投入的资金和人力很有限，在一定程度上人事资料的乱登、篡档等现象，严重影响档案管理的严肃性和权威性。
四、实物人事档案的发展趋势
基于现在人事档案管理出现的一系列问题，在今后工作方面出台一些政策，首先个人的身份管理逐渐淡化。随着管理的进步与改革，在过去我们将档案分成干部档案和工人档案，而在现在的企事业单位基本上不在区分干部和工人，笼统定义为员工，这样更便于人事档案的整齐划一，每个员工可采用相同的格式规范的内容，在档案整理时便于整理和查阅，很好改变过去脱节的想象。另一方面随着科学技术的广泛使用，档案的固定格式也在不断更新，为了解决档案材料大小、格式等问题，现在的人事档案管理也开始采用电子信息输入的形式，这样实现了信息的同步录入和动态更新。在逐步建立健全人事档案管理的监督机制，使得电子档案逐步完善，但是实物人事档案因其自身的优点也有存在的必要。
一、基层企业文档管理的科学化进步是正规管理的表现
（一）文档办公的具体含义
文档办公是将上级下达的关于但不仅仅局限于各项任务的文件，具体的内容比如单位工作规划、领导临时下达的工作任务、所有需要作出的活动计划方案等等。这些文档都要求文秘工作人员在整个过程中监督交付领导审批签字最后整理归档。在这个过程中，如果发生了什么重大事件，不管是优秀事迹还是违规处理，都要如实的记录下来，放在关于文档的“评述部分”。如果是特别重大的事情，则需要记录在一份独立的调查报告里并且也需要归档的。
（二）文档办公的实际形态和办事规则
1、社会科技的发展和社会信息化时代的到来，也在不断推动着办公的自动化，尤其是在基层企业，这种推广更加迅速和有效，很多基层企业用着先进的办公技术，这种技术体现在很多方面，比如：给同事或是领导发通知都通过网络渠道，很多资料和信息通过信息化以后被储存在共享空间里员工可以随意取用。2、文档一定要符合工作规范。一份完整的文档应该有以下几个步骤：计划书，具体的方案细则附带领导批准，运行过程的所有内容，最后结果和评述，这几个部分一定都不能少，而且每个部分都应该完成的谨慎认真，确保无误。3、具体到一本资料来说，必不可少的部分是标题、引言、主要内容、收尾、相关人物和具体时间。4、要做到“全宗”，不管是什么形态的信息资料，都不能缺失，要按照可融性分好类别。
（三）确定管理责任和程序
1、基层企业的秘书是文档的主要负责人，他们的职责是传递消息和命令、监督工作过程、做好详实的总结评述。最后要有任务的当事人和领导的签字确认。2、关于文档的具体分类，一般情况下是分为三种，上级文档、本单位文档还有资料文档。每一种类别又要根据问那个的时间，完结情况或是别的实际情况来进行编号以便于管理和查询。
二、档案工作管理的意义
第一层意义体现在历史方面。前车之鉴是很有必要的，很多事情原来都发生过，通过查询历史中的档案可以知道过去是如何解决的，在企业遇到难关的时候可以作参考，这样也许就会顺利解决。第二个意义体现在档案和企业文化的关系上面。历史档案是企业提供了大量参考文献，是过去的企业文化的一种表现形式。企业文化和企业的档案相互影响，相互促进形成。对于企业的人力资源文化、诚信文化、企业形象的建立都有很重要的价值。甚至可以编写一些有关企业文化的宣传书，对外宣传企业的先进人物和成功案例，有利于吸引更多更好的人才来企业工作。第三个意义是企业档案有企业多年来的荣誉记录。不管是企业获得的奖项还是表彰，或是具体的员工的优先事迹，都可以在专门的档案室中做出展览，有利于形成积极的企业文化和氛围，鼓励员工不断向上进步。甚至是企业或是员工犯过的错误，都可以选择一些进行展出，时刻提醒大家不要再犯过去的错误，让大家从中间吸取教训。
三、基层企业档案管理
按要求是“到年末或是次年的二三月份，将上一年的文件整理归档”。文档的搜集整序工作就从这里开始。
一）可以进入文档整理的内容包括所有计划、总结、报告书、调研记录、日志、业绩情况表、特殊事件资料等，还可以选择一些个人的工作纪实资料。整个过程就是整理成文，筛选，审核，装订，归档。
二）在人事档案的管理方面，单位员工的工作业绩、学习经历、技能水平等基本信息资料都要如实的记录，只要是在单位的事迹和业绩，都要在个人档案里有准确的体现，不可以有错漏缺失的情况发生。要做好员工的档案以便社会或是单位有需要时的查询工作顺利开展。
三）建议基层企业建立一个专门的档案管理室。所有档案，一份留存，一份上交。为了避免和上级的人事档案雷同，可以进行更具体的档案分类比如员工的学习档案、工作档案等等，通过专门档案管理室的建立可以帮助企业进一步进行档案管理工作的缓冲和优化，帮助企业不断的通过科学的管理手段提高档案管理工作的质量。
四）档案的著录依照国家相关法律规定做就行。如有特殊情况可以具体设置检索方法，通过检索查阅等快捷步骤帮助企业能够及时的查找到需要的信息和资源。
【关键词】高校档案；管理工作；水平提升
目前，高校档案主要由教师档案和学生档案两大系统组成，一方面是对教师和学生发展过程的真实而客观的描述，见证了教师和学生的发展轨迹；另一方面也是对高校历史的反映和记载。因此，高校的档案管理对教师和学生，乃至高校本身而言，都是至关重要的，如何提高高校档案管理工作水平，也相应成为一个刻不容缓的重要问题。
一、高校档案对高校的发展意义重大
（一）高校档案的作用。档案是高校在发展过程中所形成的各种对高校发展具有一定价值的真实记录，是高校建设历史痕迹的物证，是社会的缩影，具有见证往事的作用。它保留了历史的真迹，有照片、录像、录音、笔迹、图片等等，是事件原始的记录和反映，内容客观、翔实、准确，有极高的参考价值，对高校的发展起到了一定的推动作用。高校档案管理工作因此不容忽视。
（二）高校档案工作的服务性。高校档案服务于教师，服务于学生。学生是学校的主体，教师是校园文化的传播者和见证者，高校档案记录了上述二者的学习、工作、生活的变化和发展。学生学业档案，主要包括学生的入学档案（含小学直至高中的学籍档案）、在校四年（本科）的成绩、学籍变动、入党过程、贫困申请、奖学金发放、助学贷款、图书资料的借阅、大学生科技创新活动、大学生勤工俭学活动等等一系列的学业活动。教师人事档案，包括入职前的档案，职称晋升，个人科研工作，行政职位变化，职工医疗保健，外出学习，学术交流，绩效工资发放，后勤服务等等与教师个人发展息息相关的宝贵资料。这些档案随着社会的发展与进步，随时会被查阅、引用，服务于个人与社会，发挥它的巨大作用。
（三）高校档案的传承性与发展性。高校档案是一个系统工程，记载了一代代学生周而复始的变化，是教师在发展过程中的描述，是高校教育的缩影。它反映了高校的精神风貌、文化氛围，体现了高校的办学理念、价值观念、道德观念、思想作风、工作作风，其中蕴含着高校的创业史、发展史、进步史及某些警示后人的教训史。同时，高校档案是校园文化的见证者、传播者、沉淀者和延伸者，它体现了高校的历史，能够取得学生、教师及社会的认可。
同时，高校档案传承着校园文化，通过对高校官方档案的查询、浏览，可以展现高校的历史和丰厚的人文精神底蕴，反映高校在各项教育活动中的成果和业绩，提高学校的形象和知名度，扩大学校对内对外影响度，促进校际、国际交流与合作，唤起校友的美好回忆，增强校友对大学精神和文化的认同感，激励校友回报母校，激发师生对学校的自豪感。总之，高校档案与时代接轨，它担负着社会发展的历史使命。
二、加强和提高高校档案的管理工作水平
（一） 确保高校档案的真实有效性。高校档案是对高校发展历程的真实体现和记载，档案管理是对这种真实体现和客观记载的如实记录，并运用科学、系统的方法将这些资源加以收集、整理、装订、入册，并归档保存，具有真实性、客观性、完整性、发展性及传承性等特点。
（二）加强档案管理的主动性。作为一名档案管理者，应培养档案管理的竞争意识、创新思维及高度的责任感，熟悉档案管理的整个流程，熟练掌握档案的收集、整理、装订等技术。要做到把与档案相关的每一片、每一张、每一本、每一套都仔细收集，图形数据影像及时保存，做到全面、准确、认真归档，确保档案的真实、完整、持续、稳定，明确档案的查阅及管理制度，加强档案的信用管理。这对提高教学质量、研究教学规律，都会起到促进作用。
（三）实现档案管理的规范化、科学化。高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，高校档案记录着各项教学活动或科研工作的原始数据，是最有说服力的原始证据。档案管理无序或零乱、不规范都有可能给相关系、部乃至学校造成损失，例如，实验室实践数据流失会造成实验结果泄漏，甚至可能泄漏技术机密；会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密；学生档案不详细或随意篡改，将会影响学生终身评价。因此，必须加强高校档案管理，以《档案法》为依据，制定档案收集、利用、保管、借阅、鉴定及销毁制度，同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等，避免产生各种不必要的损失，以致于影响高校的生存与发展。
提高科学化水平管理，通过网络、计算机等技术的运用，将会导致档案可以更好地被保留和存储。因此，应将经过数字化处理的档案资源信息网络化，建立科学、合理、高效率的档案信息网站，通过档案信息网站的建立，方便进行档案信息查询，并且实现相关资源信息的共享，改变以往旧的档案管理模式的封闭性和单一性，实现档案信息管理的开放性、交互性，提高档案信息社会化利用的便捷性。档案信息网络化的实现，使得档案资源信息可以为社会成员所共享，对于不同空间的多个用户，获得信息是同步的，从而使档案信息的服务质量和效率得以提高。
（四）增强档案的服务性，挖掘档案的信息价值。在开展档案管理工作的过程中，应开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，为高校档案信息资源开发打开一个新的局面。应做到为广大师生员工提供服务窗口，实实在在地通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为高校的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视高校档案管理的良好氛围。例如，高校现有的纸质和电子图书资料（图书馆、电子阅览室）档案内容丰富，教学档案客观翔实，是进行教学及科学研究的重要来源，是科研活动的重要支撑，有较大的实用价值，应予以大力开发与高度利用。 （下转第178页）（上接第131页）
另外，高校n案还可以用于科研工作、教学改革及管理工作，为学校发展等提供参考，以方便科学研究活动的进一步深入，这是档案信息开发利用的一种高级形式，无论是在见证校史、教书育人、传承校园文化和服务科研等各方面均具有重要价值，同时还是一项益于当今、功在后世的事业，有助于为当今的高等教育提供参考，激发师生热爱学校、感恩学校的热情。
三、结语
综上所述，档案管理是高校管理工作的重要组成部分，是高校管理工作的具体体现，是高校信用管理的保证，是高校文化建设的供给源泉。当前我国高校档案管理工作存在认识不足、管理队伍不专业、管理模式落后和现代化水平不高等问题，只有加强认识，强化管理队伍建设，重视信息资源开发，才能改进高校档案管理水平，为高校长远发展发挥更大的作用。
【参考文献】
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关键词:学生档案;动态;发展;激励
在向素质教育转轨的今天,时代给我们这一代教师提出了更高的要求,不仅要教好书,还要育好人。而在育人方面,做好班主任工作尤为重要,因为每个班集体是由几十个活泼可爱的孩子组成,正是他们的天真、活泼,使这个集体充满了勃勃生机;正是他们的好学、好问,使祖国的未来充满了希望;而他们更是一群成长中的孩子,他们每天都在发生一系列的问题,每天都在成长、变化。如何记录下他们成长的足迹,如何让他们的足迹更为坚实,就是我们班主任的职责所在,我想这是众多班主任老师一直都在努力探索的问题,而我在此想结合自己多年的教育教学体验,谈谈自己的心得、做法——建立学生档案。?
传统的学生档案是由学校统一制定模版,统一在一定时间填写的,它记录的是学生的一些大事,和学生的基本情况,很难体现出学生成长过程。而班主任的学生档案应该有所区别,应该更细、更详尽。
一、学生档案的建立和内容框架
学生档案的建立方式
在开学初就给每个学生准备一本硬纸本,并贴上标签,写上学生的姓名和地
址,并按地址进行分类存放在办公室的一个固定地点。
学生档案的内容
根据多年的工作经验和理论学习,我把学生档案的内容分为以下几个部分:
学生家庭情况档案、好人好事和其他表扬档案、错事(坏事)档案、学习成绩档案、家长和老师的互访档案、心理成长档案。
学生档案的填写
学生档案的填写由全班同学和全体任课教师共同完成,其中学生家庭情况档
案、家长和老师的互访档案、心理成长档案主要由班主任完成;好人好事和其他表扬档案、错事(坏事)档案主要由班干部填写,但必须由班主任核实方可填写,对于违纪等错事(坏事)的处理必须附上学生本人的说明书、保证书;学习成绩档案的填写由任课教师辅助完成。
4、学生档案的填写原则
学生档案的填写要注意以下原则:(1)事实性原则,不管是哪个学生的情况,
都要如实记录,不能带一点个人偏见。(2)公开和隐蔽性共存原则,对于一些可公布的事情可在适当时候进行公开,但对于一些具有一定隐私性的问题,在档案本上进行记录,但在学生方面给与隐瞒。(3)科学性原则,对于档案中的评价要注意不同学段评价要求的合理性,形成逐学段递进的评价要求,按学生成长发展规律科学地促进学生的自主发展。(4)导向性原则,充分发挥评价的导向作用,通过制定评价指标,明确评价程序,强化评价措施,从而引导学校和教师全面关注学生发展过程,全面提高教育教学质量和学生的综合素质。
二、建立学生档案的意义和作用
1、学生家庭情况档案的建立,让老师更清楚学生的家庭住址、家庭的组成、
家庭的经济情况、父母的工作情况,并通过家庭住址进行分类存放,这样方便了接待家长到访和利于老师进行集体家访,了解了学生的家庭基本情况也就有利于和家长的沟通,并通过平时的接待来访和家访了解信息,补充、变化学生的家庭档案,使班主任对学生的家庭教育有的放矢,使家庭教育和学校教育这个教育网更完善。
2、好人好事和其他表扬档案、错事(坏事)档案是指任何一个老师、学生了解到本班中哪位同学违反纪律或做了好人好事,都要进行记录,对于违纪等错事(坏事)的处理必须附上学生本人的说明书、保证书。通过这些记录可以清楚的看到学生在一定时期的成长变化,班主任可以对一定时间段(如两周)的表现进行有导向性的总结,并在适当时间让学生看自己的档案,使学生通过看自己前段时间的表现感受到自己的进步或退步。班主任或其他教师在评价学生时也要摒弃传统的评价观念(采取静态的做法去评判学生),而是用一种新的学生观,以平视的眼光看学生,即从学生出发来看学生;以动态的眼光来看学生,即从发展的角度来看学生。要做到这些就必须充分利用好好人好事和其他表扬档案、错事(坏事)档案。本人在多年的班主任工作中通过好人好事和其他表扬档案、错事(坏事)档案教育了一大批学生,使他们成长的足迹更为坚实。一些学生老是犯同样的错误,我便让他深刻反省自己的错误,并写下说明书和保证书,保证今后不再犯同样的错误。当他再次犯同样错误时,便翻开档案本,让他看看自己上一次的反省,一般会犯错误的学生都有说话算话的气质,看到自己以前说过的话都会不好意思,这样他们就会控制自己尽量不再犯同样的错误。对于在逐渐变“坏”的学生,找一个适当 的机会让他看到自己前段时间的表现,特别是让他看到自己前段时间的良好表现和老师对自己殷切期望,让学生对自己近段时间的表现产生负罪感,然后再进行及时教育引导,具有事半功倍的效果。对于在逐渐变“好”的学生,找一个适当的机会让他看到自己前段时间的表现,让他看到自己的错误在逐渐减少,表扬在逐渐增加,并让他看到老师对自己前段时间表现的肯定和对自己今后表现的期望,激发其更强的“学好”愿望。
3、学习成绩档案的建立相当于是建立了学生的动态成绩表,使学生各科的成绩变化一目了然,对学生学习态度、学习方法的教育更具针对性,让学生随时调整自己的学习状态,争取最好的学习成绩。
4、家长和老师的互访档案的建立是架起了一架家、校互联的桥梁,让学生家长和老师的心走的更近,教育更具有合力。
5、心理成长档案是指建立学生心理发展情况的记录。学生心理档案一般包括两大方面:一是影响学生心理发展的基本资料,亦即学生基本情况,主要包括个人基本情况、家庭生活情况、学校学习生活情况及对个人生活有影响的重大社会生活事件等。二是反映学生心理状况和心理特点的资料,主要包括智力水平、个性特征、心理健康状况、学习心理特征、职业能力倾向类型等。建立学生心理档案,从纵向看,为学生个人心理健康发展提供了十分重要的条件。它是每一个学生心理成长的轨迹,学生可以通过心理档案了解自己的心理状况。在发现自己有心理问题时,就可以积极寻求心理辅导和心理咨询,通过一段时间的调整或矫治,仍可以通过心理档案考察效果,因此它能对每位学生个人的心理成长、心理潜能开发提供帮助,为通过心理辅导和心理咨询解决学生心理问题和心理障碍提供了重要保证。从横向看,学生心理档案可以揭示教师教育教学工作中的问题,揭示学生共性心理品质的问题,能促进学校和教师更新教育观念、转变教育思想、改革教育方法、创设良好的学校心理环境,设法通过各种手段去进行教育和训练,从而提高学生的心理品质,促进学生心理的健康发展。
参考文献:
1.孙玉洁主编:《给班主任的100条新建议》,开明出版社,2006年6月
关键词：人事档案；存储介质；解决思路；建议
干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按照有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史地、全面地考察理解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
2014年我单位人事科接到主管单位通知需按照中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档》（中组发（2009）12号）文件要求进行干部人事档案集中整理工作。
现有人事档案自上次整理已近5年之久，部分医卫人员职称材料、年度考核、学历材料、工资材料等均已更新，此次整理本着“真实、完整、条理、精炼、实用”原则在原档案基础上对档案内容进行补充整理。此次整理的目的是为了进一步提高干部人事档案的质量，保证干部信息真实准确，充分发挥干部人事档案对领导班子和干部队伍建设的基础保障作用，为后继干部选举营造风清气正的选人用人环境。
1 在干部人事档案整理的过程中主要存在以下问题
1.1档案材料用纸规格参差不齐 1991年，我国《干部档案工作条例》出台，其中第26条规定“干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸”。据此，同年出台的《干部档案整理工作细则》对干部人事档案“技术加工”及装具在目标、要求、方法等方面做了相应阐述，此后出台的各级各类干部人事档案的文件，开展的达标、审核活动等，凡涉及用纸规格及案卷整理，都严格遵从这一主旨要求，并一直延续至今。
1999年底，国家质量技术监督局下发《国家行政机关公文格式》，要求国家行政机关公文自2001年1月1日开始实用国际通用型A4纸，其他机关公文参照执行。《国家行政机关公文处理办法》也要求“公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米（mm），宽184毫米（mm）），也可采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。
由此，干部人事档案用纸规格规定与国家公文用纸标准及人们的用纸习惯之间的冲突不可避免，导致档案材料在装订和查阅上具有一定影响。
1.2医疗卫生事业单位干部人事档案材料的补充更新有时滞 医疗卫生事业单位由于其特殊性，在档案管理的过程中缺乏有效的监督更新管理，导致干部档案材料的内容补充不及时，不完整。干部人事档案材料的搜集整理，依据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订，使之形成系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充，主要方法包括：①集中时间、集中人力、集中地点的整理；②日常工作整理。
因此，在领导的重视程度及缺乏相关档案管理专职人员的情况下，相关材料的更新速率、效果等方面具有一定的时滞性。
1.3卷宗内笔迹、墨迹受存卷环境影响有不同程度的损坏 干部人事档案存档环境如：温度、湿度、光照和有害气体等条件因素会使纸张发生氧化反应，降低纸张强度，缩短纸张寿命，同时字迹会发生扩散，洇化等现象。同时，灰尘和外力会使纸张发生粘结，给纸张带来霉菌等。因此，干部人事档案对存档环境要求较高。
1.4集中整理过程消耗的人力、物力较大 以我单位为例，我单位存档主管单位在职人员干部档案共935份（不含处级及以上干部），离退休人员档案共564份。从前期的一审对短缺材料的认定，到中期二审的材料搜集、鉴定、整理分类，到后期编目、排序、装订、上架，共计耗时近一年左右时间，集中动用人力约30人次，加班加点。在整理过程中耗用编目、装裱A4纸约3箱（10本/箱、500张/本）。部分干部、群众对档案整理工作不了解、不支持，需要提供的相关材料补充不够及时，给档案完整性整理造成严重时滞，部分人员在档案目录已打印装订的情况下再补充材料，需要重新组织人力、物力进行排版、修改目录、重新装订，不仅拖沓时间而且还造成很大的资源浪费。所以，整个整理过程在人员统筹和材料使用上消耗资源较大。
2 解决思路
2.1规范干部人事档案用纸标准 目前，原有档案内形成的部分1988年、1999年干部履历表、《招工审批表》、年度考核材料、工资材料及学历材料等为16开型规格，其他材料如：2000年后形成的干履表、学历材料等为A4标准纸。建议相关部门应制定干部档案用纸标准规定，统一规格，方便更好的保存利用。
2.2建议专人专管，及时收集和补充档案材料 除人事部门设置专职档案管理人员外，各级科室也应在人员配置上设置临时档案管理员参与本科室人员档案材料的管理，与主管单位档案员对接，做到专人专管。要求干部人事档案工作人员应熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方针、政策。如调配、任免、录用聘用、考核考察、政策、奖惩、工资、教育培训等工作情况，了解有关方针政策，并能用以指导工作，保证干部人事档案管理工作有明确的指导思想和正确的方向。积极改进材料搜集方法，主动与被动相结合，确保材料内容搜集的及时性、准确性。
2.3遵守新《干部档案工作条例》第27条规定：“根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管”。干部人事档案的存储保管应具备必须的物质条件，①坚固、可靠，符合标准的库房；②铁质档案柜（架）；③符合规定要求的档案卷皮（夹）；④应当具备的保护性措施，如，空调、去湿机、温度记录仪、湿度记录仪、吸尘器、报警装置、防火装置、排风扇、钢窗等。要经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施。（要求：温度14℃～24℃，相对湿度45～65%）。
2.4提高干部群众对人事档案重要性的认识 干部人事档案是按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容，是一种专门档案。是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
因此，加快干部档案信息化建设，逐步实现干部档案电子化管理，是干部档案整体工作走向制度化、规范化、科学化的必然途径。但目前在医疗系统内部要实现干部档案信息电子化管理还存在一定难度。如何实现干部人事档案电子化信息管理，使之更好地为干部选拔任用工作服务，已成为当前干部档案管理的一个新的课题。
一、重视馆藏档案资源建设和宣传工作以促进学校校园文化建设
大力推进馆藏档案资源建设是发展高等学校校园文化建设的基础。因此高校档案工作人员要不断增强档案意识，严格遵守档案管理制度，规范归档立卷、归档内容、归档形式、归档移交以及查档等业务工作流程，以建立面向师生和社会的现代化档案信息资源管理体系为目标，以提高各类档案收集的完整性和规范化水平为工作重点，积极学习新时代背景下有关档案工作的指导性法规性文件，强化档案收集意识，加强与校内各立卷单位的联系、协作和业务指导工作，整理、挖掘重要档案，不断丰富档案馆藏资源，为信守和传承校园文化做出应有的奉献。在此基础上，高校档案部门应拓展服务方式，优化服务流程，提升服务水平，切实为广大师生和校友提供档案查询和信息服务。同时，紧密围绕学校教学、科研、学科建设、管理等中心工作，利用网络、新媒体（微博、微信）、报告讲座、展览等多种方式开展以档案信息资源为主体的宣传和教育活动，发扬档案的时代精神、历史精神和人文精神，弘扬校园文化。
二、加强高校特色档案资源建设以丰富校园文化内涵
高校特色档案既具有档案的一般属性，也具有行业性、专业性和独特性，它代表和反映了一所高校的独特活动。随着社会的不断进步和发展，高校档案管理部门要跟随信息时代的飞速变化，围绕校园文化建设的特点和需求，积极加强特色档案收集工作。第一，要拓宽征集渠道，采用多种途径进行收集。第二，加强对材料中关于特色资料的查证、支撑，并与学校相关部门和院系加强沟通联系，确保特色档案资料收集的及时性。第三，高校档案管理部门应针对校园文化建设的特点和需求，提供一些具有特色的档案信息服务。比如可以建设科研成果信息库、学生就业档案信息库、名人档案信息库、荣誉档案信息库等，积极为校园文化建设服务。第四，要加强档案信息化管理，提升特色档案资源价值。在条件允许的情况下，档案管理部门要充分运用信息获取、图像处理及网络技术等，把特色档案进行数字化加工，建立特色档案数据库，方便阅档人员能够更加生动、直观地了解特色档案的内容。通过对特色档案的学习和宣传利用，为校园文化注入新的内容和活力。比如陕西师范大学档案馆有“校史人物档案”、“名人档案”、“学校年鉴”；陕西科技大学档案馆有“名人名师档案”等。高校之间可以通过交流学习，互相吸取档案特色资源建设经验，提高档案业务水平。西北大学侯伯宇先进事迹展览馆是陕西高校中最有特色的校史人物档案建设。该馆建立于2013年，展览以“把一切献给祖国教育科学事业的时代先锋”为主题，分为“不懈求索”、“献身科学”、“教书育人”、“赤子情怀”、“风范永存”五个部分，全面展示了侯伯宇同志的先进事迹。图文部分展出了相关资料图片80余幅，6个玻璃展柜分别展出了侯伯宇教授所获得荣誉证书、奖章、科研手稿、书籍以及生前衣物。通过对侯教授事迹的持续、深入、广泛的参观学习和宣传活动，许多高校借此在大学校园里培育了崇尚师德的良好氛围和见贤思齐的强大力量，丰富了校园文化建设内涵，使档案真正发挥其“存凭、留史、资政、育人”的作用。
三、开展基于馆藏文献的档案编研工作以深度挖掘校园文化
