一、事业单位专业技术人员档案管理内容
（一）事业单位专业技术人员档案归档内容
事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。
（二）事业单位专业技术人员档案特点
事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。
二、事业单位专业技术人员档案管理现况
（一）专业技术人员档案管理意识较弱
目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。
（二）专业技术人员档案收集范围不全
部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。
（三）专业技术人员档案归类不规范
在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。
三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施
（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识
要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。
（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新
要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。
（三）提高事业单位专业技术人员档案管理的信息化水平
[关键词]统计；档案；利用
一、档案统计工作的涵义和意义
(一)档案工作的重要性
档案工作是揭示档案工作有关情况及发展规律的一项重要工作。中共中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”档案作为真实记录历史内容的重要工作决定了档案价值的长远性。
(二)档案统计的涵义及意义
国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。
二、档案统计的方法及作用
(一)档案统计的方法
档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为：
1档案统计指标选定
统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。
2档案统计调查
档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。
3档案统计整理
档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳
4档案统计分析
档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。
(二)档案统计的作用
档案工作内容通常有六个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，在这六个环节中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。
档案统计是学校档案事业建设的重要基础工作。档案统计是了解和掌握学校档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。通过档案统计资料，可以进一步认识和掌握档案工作的基础规律。提高档案的管理、服务水平。档案统计是学校档案工作发展的依据。通过统计数据。可以准确地反映学校馆(室)藏档案的数量。利用档案情况，档案部门工作量大小，人力、物力、财力需求等，以便在领导制订档案事业发展规划时作参考和依据。档案统计是上级部门对学校档案事业监督的工具。档案统计工作，可以客观地反映学校档案工作的发展水平，便于上级部门检查督促。
三、档案统计的现状
档案的统计工作是档案工作的基础工作，它是档案管理计量化、精确化的基础，贯穿于档案工作的全过程，以数据的形式了解和掌握档案的形成、管理及利用情况和档案事业发展的状况，对档案事业的发展起着至关重要的作用。但长期以来。档案管理工作基本上是经验型的，偏重于对档案工作各现象的定性分析和定性研究，往往轻视统计工作。只停留在填报数字，应会上报任务的阶段上，忽视对数据的合理分析。目前大多数档案的统计工作并不尽如人意。还有很多这样或那样的问题。不适应现在社会的发展要求。
四、充分发挥档案统计的效益
加强档案统计工作是搞好档案管理的重要条件，搞好档案的统计工作，做到心中有数，以有效地发挥档案的历史作用及参考和凭证作用，服务于本单位，服务于社会，这是档案管理工作的根本所在。做好档案统计工作不是最终目的，利用档案统计数据为社会提供服务才是实现档案价值的关键所在。现在大多数的档案统计工作只限于以数据的形式把档案部门工作人员的业绩以量的形式表现出来，仅仅让每个工作人员了解到自己或他人的工作状况，以及根据当前档案统计工作做好统计调查和统计数据的整理上报。这只是档案统计最基本的利用，不能很好地对档案统计数据进行统计分析，使档案统计工作来能发挥其应有的作用。必须把档案统计工作的重点放在档案统计数据的综合分析研究上，加强对档案统计数据的分析，才能充分发挥档案的最大效益，更科学、更合理的利用档案，我们必须要在做好档案统计工作的基础上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通过整理、利用、定期检查核对和统计工作来防止人为和自然毁损现象的发生，同时及时采取修复和预防措施，使本来完整的档案继续保持完好，从而延长档案的寿命，充分发挥档案的作用。目前我国的档案数量正在以几何级数的势态增长，利用统计数据可以清楚了解我国档案的增长速度和趋势，进而有目的、有计划地合理安排经费的使用；通过统计数据还可以掌握本单位信息开发的利用情况以配合社会需求及时调整人员、设备的配置，以便更好地开发档案信息资源，服务用户。
档案统计工作还能反映档案管理工作的规模、水平、发展速度。为档案工作加强和管理提供重要的依据：从某个单位统计的馆藏档案的数量、库房面积、设备的配置等数字中，能反映出这个单位档案部门的大致规模；从各种不同的角度统计出来的数据和统计项目中，又能在一定程度上显示出档案工作人员的业务水平和人员素质情况。
五、加强档案统计设备的现代化
根据厅人事处下发的关于开展干部人事档案审核整理管理工作的安排部署，结合实际情况，我们突出重点、认真细致、实事求是地进行了人事档案审核、整理、增补等工作，现将有关情况汇报如下：
一、基本情况
中心有1名兼职干部档案管理人员，管理在职干部人事档案 本（此次招聘人员的档案暂未调入），离退休人员档案 本。
二、整理情况
1、更换档案柜，在有限的条件下做到防火、防光、防高温。
2、认真检查、装订、核对每一份档案，按要求更换了新式档案盒；
3、根据上级人事部门要求，对中层以上的干部人事档案进行了专项审核整理，重点审核干部“三龄两历”及档案材料的完善情况，并对缺少的档案材料详细记录，材料不完整的要求限期补充收集，对信息有误的进行了完善、更正和认定，目前中层干部档案已基本整改到位；
4、职工档案目录已全部分类录入干部档案信息系统，其中包含基本情况、工作情况、职务职称、受教育情况、奖惩考核、社会关系和履历等干部信息，做到了分类准确、编号有序；
三、下一步工作安排
1、改善档案室管理条件，增设空调、除湿机等相关设施，做到防水(潮)、防盗、防虫、防鼠、防磁等要求。
一、基层单位档案人员调整和工作交接状况
以北京市崇文区为例，2006年11月和2007年4月，崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况，结果表明，半年之内，全区110个单位中有20个单位更换了档案人员，有的单位不只调整了一次，其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看，全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人，相对专职的只有12人，兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”，但是，面对很多单位频繁换人的局面，档案局显得束手无策，这就使规范档案工作交接显得尤为重要。
近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性；档案工作前后脱节，出现工作贻误时难以尽快补救；一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭；档案局检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态，大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入，在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行，进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。
经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：①领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得仓促交接，并且没有安排专人负责监交；②有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定具体的交接手续；③有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接；④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续；⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续；⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题；⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续；⑧新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。
二、规范基层单位档案工作交接的具体建议
造成档案工作交接不力的种种表面原因背后，我们应该看到，最根本的原因其实是缺乏制度保障，缺乏良性运行的工作机制，缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺，在监督指导上有所作为，这样才能从根本上解决问题。
（一）转换思路，从加强制度保障入手
工作交接在各行各业普遍存在，一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接，其中财、物交接是实实在在的，往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为 会计 工作交接，那么我国《会计法》对此做出了专门规定，而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下，作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定，《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”，但是过于笼统。
由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此，各级档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。
目前，《中华人民共和国档案法》的修改工作已被国家档案局正式提上日程，建议增加对做好档案工作交接的规定，使这项看似简单、琐碎，其实关乎档案事业全面、协调、可持续发展的工作有法可依。同时，地方档案局应制定本地区档案工作交接的具体办法，使主观上愿意或不愿意严格进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上有所遵循，做到手续严谨，责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。
（二）明确职责，建立良性运行的工作机制
第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。
第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象；将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。
第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。
移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。
接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的 历史 沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查 电子 档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。
当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。
第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。
（三）细化手续，加强监督和检查
国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（gb/t 13968—92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。
交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；②档案工作制度一览表；③档案检索工具一览表；④现存和移出档案数量统计表；⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。
各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。
（四）有效引导，编发简明学习材料
从目前情况看，档案工作领域尚未实现先持证后上岗，绝大多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资格证书。因此，几乎每名档案人员接手时都对档案工作一无所知。即使交接制度制定得再细致，手续规定得再严密，接管人员如果对档案工作中常识性的概念不了解，也难以完成各项清点核对工作。档案专业书籍（包括岗位培训教材）虽然不少，但是篇幅较长，档案人员不可能在交接前的短暂时间内完成自学，即使翻看了，恐怕也难得要领。因此，有必要专门为新任档案人员顺利交接编写“入门概念和知识”，用通俗的语言和尽量短的篇幅解释交接工作中必然遇到的专业问题，如全宗、全宗号、全宗卷、档案门类、检索工具、档号、集中统一管理、各门类档案归档时间、编研材料、常规档案工作等等。
一、人事档案的基本定义和特点
（一）人事档案的定义
人事档案是人事管理活动中形成的，是记录个人自然情况及个人与社会各方面活动的真实性记录档案。在我国的人事管理制度中，人事档案是一项最基本且具有非常重要参考价值的文档文件。在企、事业和公务单位的人事管理制度中，人事档案不仅涵盖了每位员工的身份证明、基本学历、薪资待遇、工作经历等个人情况，也记录每个员工的品德作风、工作能力等客观评价情况，是每位员工转正定级、职称申报、办理保险以及考据相关证明时起着凭证、依据和参考的作用。
（二）人事档案的具体特点
（1）真实性。人事档案形成的最基本要求就是真实性。对于企、事业单位来说，拥有可靠的管理人员和工作人员，是保证单位各项工作顺利开展的最基本保障。在企事业单位，人事档案对于每位员工的个人自然情况、工作经历、思想品德等进行记录的真实性，是企、事业单位在开展员工录用、人才选拔、职位晋升等工作时的最基础的依据。因此，人事档案必须真实可靠。
（2）全面性。一份合格的人事档案必须要具有全面性。人事档案不仅仅要对每个人的基本个人信息、家庭成员组成信息、成长学习经历等个人自然情况的进行记录，还要涵盖以往所在学校、单位对于个人的学历工作能力、思想作风等做出的客观评价记录。在人事档案中，要面面俱到，既要直面地记录着个人的基本情况也要包罗与社会活动时的重要情况，只有全面性的记录，才能让每个用人单位对于每位员工进行全面了解，才能体现每个人的社会价值，才能顺利的开展工作。因此，人事档案必须要具有全面性。
（3）可变性。人事档案的最大特点就是可变性。社会是随着时间的变化而变化，作为社会的组成部分，每个人也是随着时间的变化而变化。人事档案作为每个人社会活动的最基本记录文件，必须随着时间的不断推进和每个人发展的不断变化而进行不断地更新。所以，作为人事档案管理人员，我们必须要求及时收集和补充最新的员工个人信息，这样才能保证每份人事档案的真实和全面。因此，人事档案要时刻保持可变性。
（4）保密性。人事档案的真实性、全面性决定了它必须进行保密管理。人事档案是每个人的个人信息和社会活动的记录文件，其中既储存着个人的私密信息也反映了个人的在社会活动中功过得失，对于每个人来说，人事档案可以全面的体现整个人各方面的情况。因此，它属于个人的机密甚至党和国家的机密。在《中华人民共和国档案法》中，已有明文规定，不得私自泄露和保存人事档案，档案管理人员必须进行保密性培训。
二、人事档案管理的研究述评及不足
进入21世纪，在我国的人事研究过程中，主要包括四个方面的内容，分别是：
（一）对于人事档案管理问题的探究和对策
在当今人事档案管理的研究中，最主要的课题是针对现有人事档案管理中出现的问题做出研究，再提出解决人事档案中出现问题的模式。这些问题中最主要体现在档案的全面性、档案的真实度以及档案的更新程度这三个方面。因此，要做好一份合格的人事档案，档案管理人员应该针对人事档案的真实可靠程度进行调查并不断进行更新和完善，避免人事档案出现假档、死档。
（二）对于人事档案进行信息化管理的研究
随着社会经济的不断发展，科学技术也得到了长足的进步，各行各业进行信息化管理的步伐也越来越快。作为社会发展的必然趋势，人事档案管理信息化也逐步实行开来。但是，在实行人事管理信息化的过程中，相关部门没有开展针对档案管理人才的信息化培训和进行统一的人事档案信息化规范指导，直接导致了人事档案不能很好地进行录入，实现人事档案的区域联网和网络共享。
（三）对于高校人事档案的研究
在我国，随着九年制义务教育的全面实行，全国各地已广泛分布着数量庞大的各类高校。因此，高校的人事档案管理工作问题更显得尤为重要。作为高校中最基本的工作内容之一，高校必须在日常的人事档案管理中加强人事档案的安全管理和信息化录入等工作，加大人事档案管理人才的培养，为建立一份合格的人事档案开个好头。
（四）对于流动人才的人事档案的研究
在市场经济飞速发展的时代背景下，我国的工、商、服务等行业得到了长足的发展，国内许多大中型城市出现了劳动力短缺的问题，因而吸引了大批农村人员到各大城市务工，而这些人员的流动性很强，这增加了管理他们的人事档案难度。针对这个问题，国家政府机关应该建立对应的流动人口档案管理部门，并对于流动人口的人事档案进行信息化管理，实现网络共享，让每个用人单位能够聘用到放心的员工，也能让每个外出务工人员安心的工作。
三、人事档案管理发展方向展望
（一）人事档案管理信息化发展
社会在发展、科技在进步，人事档案管理信息化已成为历史发展的必然趋势，我们应放弃过去落后的传统管理模式，紧随时代的发展步伐，全面实现人事档案管理的电子化和信息化。目前，我国的人事档案管理信息化，仍然存在着许多的弊端。因此，我们要在日常的工作中，积极的发现问题，解决问题，统一人事档案信息化管理的规范，加大对于档案的搜集和归类存档力度，为建立全面性的人事档案信息化，打下坚实的基础。让建立先进的人事档案信息化管理成为我们所有人不断追求的伟大目标。
（二）人事档案管理“三化”发展
人事档案管理的“三化”主要指的是标准化、规范化和现代化。其中标准化是人事档案管理发展的必经之路，主要体现在载体、管理工作等的标准化，它是档案管理中做到数字化等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，主要是改变档案书写管理不规范、装订不整齐等问题，这主要应该制定严格的规章制度来约束；现代化是人事档案管理的主要发展目标。
四、结语
档案工作是揭示档案工作有关情况及发展规律的一项重要工作。中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”档案作为真实记录历史内容的重要工作决定了档案价值的长远性。
(二)档案统计的涵义及意义
国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。
二、档案统计的方法及作用
(一)档案统计的方法
档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为：
1档案统计指标选定
统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。
2档案统计调查
档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。
3档案统计整理
档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。
4档案统计分析
档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。
(二)档案统计的作用
档案工作内容通常有六个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，在这六个环节中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。
档案统计是学校档案事业建设的重要基础工作。档案统计是了解和掌握学校档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。通过档案统计资料，可以进一步认识和掌握档案工作的基础规律。提高档案的管理、服务水平。档案统计是学校档案工作发展的依据。通过统计数据。可以准确地反映学校馆(室)藏档案的数量。利用档案情况，档案部门工作量大小，人力、物力、财力需求等，以便在领导制订档案事业发展规划时作参考和依据。档案统计是上级部门对学校档案事业监督的工具。档案统计工作，可以客观地反映学校档案工作的发展水平，便于上级部门检查督促。一)档案工作的重要性
档案工作是揭示档案工作有关情况及发展规律的一项重要工作。中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”档案作为真实记录历史内容的重要工作决定了档案价值的长远性。
(二)档案统计的涵义及意义
国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。
二、档案统计的方法及作用
(一)档案统计的方法
档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为：
1档案统计指标选定
统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。
2档案统计调查
档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。
3档案统计整理
档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。
4档案统计分析
档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。
(二)档案统计的作用
【关键词】干部人事档案；高校学生档案；管理模式
随着全国干部人事档案专项审核工作的展开，全国各高校的学籍学历管理部门和档案管理部门开始了查证工作，在查证过程中较为突出和共性的问题――档案中的学习经历材料不齐全、不规范，如缺少高考报名表、新生入学登记表、学生（学籍）登记表等，或填写的出生日期与本人信息不符等。证据材料必须到学校历史档案中查找，如果能够查找到相关记载，就给学生出具相关证明材料。如果查找不到相关记载，就会给学生个人造成不必要的麻烦。如何避免这些因管理不规范和不严格造成的“后遗症”，做好高校学生档案管理工作，是值得人们深深思考和积极探索的。
一、从高校学生档案管理主体着手
当前，中国高校都比较重视教学管理工作，对于学生档案管理却认识不到位，没有形成统一的管理机制，不论是教育部还是国家档案局，对学生档案管理主体部门都没有作出明确规定，而是由各高校视本校情况来确定，可能是高校档案馆，也可能是学生处、就业处、教务处、团委，还有可能是各个院系，这样就容易造成管理机制不够健全、管理程序不够规范、管理方式不够完善等问题，无法保证学生档案的准确性和完整性。档案管理机构作为高校学生档案管理的主体，优势是毋庸置疑的。其一，建国以来中国档案管理的基本原则就是集中统一管理，高校学生档案作为国家档案的重要组成部分，也应按照国家要求由学校档案管理机构统一管理。2008 年9 月1 日实施的《高等教育档案管理办法》（简称27 号令）在文件材料的归档范围内中增设“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案管理体系，从根本上解决了管理体制问题，为高校学生档案管理工作的依法开展奠定了重要基础。其二，高校档案管理机构是专业的档案管理部T，不仅拥有专用档案库房，还配备档案管理专业人员，这为实现高校学生档案专业化管理提供了有力保障。但是，在实际操作中也存在着档案管理专业人员较少，学生档案数量庞大的问题。怎样解决这个无法避免的矛盾呢，可采用档案管理机构统一安排布置工作，档案产生部门按照档案材料生成时间、类别进行整理和移交，档案专业管理人员完成归档和管理工作。同时，在《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，制定符合本校实际情况和特点的学生档案管理规章制度，明确管理职责、归档范围、归档内容、归档要求、归档渠道和归档时间。各学生档案生成部门根据管理制度开展工作，确保归档内容及时、真实、准确、全面、合法。
二、从高校学生档案管理客体改进
由于宏观层面规范标准的缺失，高校学生档案归档范围和内容并没有统一规定，而由各高校自行规定，这就造成了归档内容、形式五花八门，应该归档的材料没有归档，没有必要归档的却归档了。这是在此次干部人事档案专项审核工作中，凸显出来的最大问题。怎样解决这个问题，是下一步高校学生档案管理工作的重点。高校学生档案与干部人事档案是连续的关系，高校学生档案随着学生毕业后身份的改变直接转换为干部人事档案或其他类型档案。如何做好高校学生档案与干部人事档案的衔接，避免产生“后遗症”呢？高校学生档案管理应当在参照《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，结合本校具体情况和特点，确定本校学生档案归档范围。归档材料不仅能反映学生个人履历、学习情况、思想状况、奖惩情况等内容，还要充实具有利用价值的材料，如社会实践、综合素质、职业技能、专业辅修、心理健康、资格证书及考级证书等个性化的东西，尽量准确、全面、客观地记录学生在校情况，为档案利用单位提供可靠的参考依据。
三、从高校学生档案管理手段实施
搭建高校学生档案工作网络平台，实现学生档案管理信息化。由于高校学生档案的实时性和动态性较强，在实际操作中，要将学生档案工作平台覆盖到产生学生档案的各个部门、各个环节、各个时段。学生档案工作网络平台要与学籍学历管理系统、教学管理系统、学生管理系统、心理健康数据等对接，形成一个完整的学生电子档案。学生档案管理系统的建立，便于班主任、任课教师及家长及时了解学生情况，便于教学和学生管理工作更有目的地开展，便于各部门之间协调配合，同时，也为用人单位提供可靠参考依据。当前，中国高等教育最权威的网站――中国高等教育学生信息网（以下简称：学信网）的学籍学历信息最具权威性，其中的“全国高等教育学历证书电子档案”是中国目前唯一全国性人才数据库，也是社会利用率最高的，能够查询到高校在校生学籍信息和历届毕业生学历信息（1991 年以后），内容包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、入学日期、毕业日期、学制、学习形式、毕业证编号等基础数据，但对于用人单位在择才方面的参考价值较低。如能在此基础上搭建高校学生档案工作网络平台，并入高校学生档案内容，如个人履历、专业成绩、奖惩情况、社会实践、身体状况、心理状况、职业技能、特长、诚信等方面的信息，从而形成全面的学生电子档案。这样的电子档案无疑是真实的、完整的、权威的，使用人单位更加方便、快捷地查询到学生在校期间全面、真实的情况，参考价值将大大提高，从而实现高校学生档案利用价值的最大化。
【参考文献】
[关键词]人力资源；人事档案；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.115
[中图分类号]F272.92；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）24-0-01
各企业通过实现人事档案信息化管理，可以有效提高人力资源的管理水平，建立电子档案，实时更新。因此，企业要建立完善的人事资源管理制度，规范管理流程，进而推动企业快速发展。但各个企业在信息化平台构建人事档案时，会受多种因素影响，存在很多不足之处。
1 基于人力资源管理信息化平台实现人事档案管理信息化的原因
1.1 加强集团企业人事管理的需要
很多集团企业都是由多个小企业组成，其中包括多个机构和管理层，每个管理层和部门都拥有自己的人事管理模式，为集团企业的人事管理增加了难度，集团管理的跨度较大，不易调节各管理层与机构的关系。这一特点，造成企业信息沟通较少，管理政策不统一等问题。因此，建立信息化的人事档案，是规范集团企业人事管理的有效方式。
1.2 人事档案管理和人力资源管理紧密相关
企业建立人事档案的管理机制，可以实时读取人力资源的信息，运用管理、开发及激励等方式，形成人事档案材料，及时更新。并且人事档案管理也可以体现出人力资源信息，企业管理者通过档案，了解员工入职前后的基本情况，及入职后职务的变化和奖惩情况，如果有职务罢免的情况，也应记录在档。
人事档案除了可以体现员工的日常信息外，还可以提高企业的人力资管管理水平，促进企业发展。为此，企业要根据人力资源管理信息化平台，实现档案的信息化管理。
2 基于人力资源管理信息化平台制定人事档案管理信息化的目标和设计方案
2.1 制定人事档案管理信息化的目标
企业在人力资源管理信息化平台上，建立内部的档案管理系统和数据库，让人力档案与资源管理相统一，使其变成一个供企业各部门查阅和参考的信息源，进而使人力资源管理部门的工作规范化、数字化。这样可以为企业发展提供支持，发挥其应有的作用。
2.2 制订人事档案管理信息化的设计方案
企业要根据自身的实际情况，在人力资源管理平台上，加入企业各部门的业务，填写部门业务信息，建立管理体系。在这一体系中，员工的基本信息及工作岗位的调动，都是档案管理的基本组成部分。这就要求人事档案管理部门明确自己的工作，搜集各部门的人员材料，并对收集的材料分析、鉴别，从中找到有价值的信息进行整合，以纸质或数字的形式保管，并在信息化的系统中增设档案利用的服务，转递档案、统计信息。同时，还要根据业务，在系统中设计数个模块，为企业提供服务。
2.2.1 档案信息管理
收录到档案中的信息包括员工的基本信息，及相应的档案内容。其中，基本信息包括员工的姓名、性别，在企业中设立的档案标号，担任的职务及名称等。而档案部门的工作人员收录这些信息后，管理人员要及时根据员工信息的变化，加入新的信息，及时改正错误的信息，定期查看，排除积存的档案，确保档案的完整。
2.2.2 收集材料归档
档案管理部门要在系统中加入数个子菜单，其中包括材料送交、鉴别、归档等，为了解决材料送交出现的错误，还要设立一个材料送交还原功能。
2.2.3 档案转递
由于企业人事调动或是员工职务发生改变，其档案会随着人员的变动，转移到另一个管理机构，改变其所属的部门，这就要求档案管理部门使用档案转递业务，实现档案的转移。
但档案传递菜单的功能不可以单一，而要根据不同的转递情况给出不同的业务。如新员工加入公司或企业内部的人事调动、岗位调整等情况，可以设置档案转出、办理转递两个子菜单，把档案变成转入档案，归到转入档案的子菜单中，最后进行接收、查询。但如果是员工离职，或不属于集团的组织要求，只需三个子菜单即可完成，包括调档申请、转递、查询。
2.2.4 查借阅
查借阅是档案主要利用方式之一，档案管理部门要设置查阅与借阅的子菜单，为社会和企业提供数据服务。因为大部分档案已经做了数字化处理，可以让借阅人员在任何时间、任何地点借阅，支持在线远程业务。查阅包括两个子菜单，即申请和查询，而借阅则是三个子菜单，分别是借阅、归还与查询。
2.2.5 查询统计
档案管理人员在查询统计的模块，对各项档案业务进行统计，比如信息综合查询、是否缺档等。
3 结 语
人事档案向数字化转变，并通过信息化的方式管理，是企业人力资源管理的创新。让档案信息与人力资源紧密结合，使集团企业的各个管理层互相配合，促进人力档案信息的管理更加规范，企业降低了风险，提高了档案管理水平。
