一、档案管理的作用
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。
档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶?的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：
一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。
二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。
三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。
三、电子档案管理的优势
下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：
第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。
第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。
第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。
第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
随着计算机的普及和电子信息技术的飞跃发展，我们已经进入了一个全新信息交换的时代。作为收集信息的档案部门，应当顺应历史潮流，对档案进行数字化改革，既实现档案电子化。电子档案是具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件，是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性，因此，在管理上它与传统档案有着很大的区别。
1 电子文件的定义及特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
与纸质文件比较电子文件有以下几个特点：
1.1 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化设备才能阅读利用；
1.2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
1.3 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
1.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等的要求很高。
2 电子文件的鉴定与归档
电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作 查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。
电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。
鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是通过四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号，以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通知网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备份。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。
3 电子档案的管理
3.1 电子文件对档案管理工作的影响
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3.2 档案管理人员应采取的对策
3.2.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.2.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因此它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
3.2.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构的基础上，又增加了一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一
提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
二、结语
一、档案管理工作的电子化趋势
随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。
二、实现档案管理电子化的诸多益处
（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。
（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。
三、规避电子档案管理工作中的风险问题
档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。
（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。
1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。
2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。
（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。
1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。
笔者就现在的情况进行了研究调查，发现水利电子档案管理上有以下一些缺陷和不足之处。
1硬件与软件设施的不足
由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份，一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。
2电子文档管理人才的不足
电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中，具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。
3存在一定的安全隐患
由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任何人都可能通过网络手段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。
4出现虚假信息
在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电子文档原始性上也存在一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请人自己撰写的还是其他人的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类也很多，在使用不同硬件设备，以不同格式进行存储时也会发生信息的缺损，所以，电子文档的完整性也难以保证。
二提高单位电子文件档案瞥理水平的对策
电子文档的归档整理保存是水利电子档案信息化的基础，每个档案管理人员应养成这样的习惯。加强单位电子文档管理工作，应做到以下几点。
1加强对电子文件档案管理知识的培训
提高档案管理者的业务素质笔者调查发现，档案管理人员中具备高技术、高素质的人才比较少，尤其是同时具备档案管理知识又懂得电脑等硬件设备操作的人才非常少，很多档案管理工作者对自动化办公设备操作不熟练，这方面的提高迫在眉睫。档案管理部门应加强工作人员这方面的培训，可以安排档案管理人员到其他先进单位学习交流，增加工作经验，提高技能水平，掌握现代化档案管理手段。
2加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善
水利电子档案管理信息化建设对硬件设备和软件设备方面都有极高的要求，必须加强硬件、软件建设，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，从最重要的部门和环节开始，增添自动化办公设备，实现硬件设备的统一管理，包括电脑、硬盘、扫描仪、打印机、照相摄像设备等，硬件设备是水利电子档案建设的基础，加强硬件设施能促进水利部门档案信息化建设。其二，在软件方面加大投入，重点在于软件的开发和应用方面，保障同网段的电脑能够实现资源共享，使档案管理部门、人员能便捷的进行档案的浏览、查询、整理。我国水资源丰富，大型水利工程项目多（南水北调等），在项目计划、实施、结束、整改过程中都会有大量水利方面的信息资料需要保存、进入档案库中，这些信息资料非常重要，数据量也十分庞大，进行相关电子文档建设、保存，方便以后浏览查询使用。
3必须确保档案管理部门的严肃性和权威性
档案管理工作必须严肃、严谨的进行，必须有一套健全的完整1研究背景和意义社会和经济不断的发展，信息时代的变化万千，高校档案管理工作也存在着不足，跟不上时代的步伐，主要表现在高校档案管理效率低下、制度不够完善、体系不够健全等。如今高校档案管理工作也要跟上时代的步伐。高校档案管理首先需要创新和改革传统管理方式，改革和创新能够让提升高校档案管理的效率，也能够迎合时展的需求跟上时代的步伐，主要是提升高校档案管理业务的管理制度，并对电子档案管理工作进行细致划分，并要求工作人员明确自己的工作内容和职责；并透明化水利电子档案管理工作，加强社会监管力度，提高工作效率以及管理水平；对工作中加强电子档案传阅、查询过程中的监管，把责任落实到个人，确保电子档案管理严谨、严肃执行。
4加强安全方面的法律保障
在实践工作中，电子档案要保障其安全保管和应有的法律效力。第一是要将相关的法律条文制定完备，尤其是要与时俱进，紧跟电子档案发展趋势和现实状况及时补充所需法律；第二就是要严格执法，强有力地打击电子档案为主体的犯罪行为，对出现问题的部门责任人实施强力处罚。
5确保真实性与原始性电子档案的真实性和原始性是后期管理的基础
所以说电子档案的两种验证手续，其中之一就是经由身份验证，先由用户根据自己的信息进行加密，输入个人信息，并且使用电子档案的调阅口令来限定其他人对用户信息的访问权。要保证电子档案的原始性和完整性时，要严防相关人员弄虚作假和，归档时要有负责人签字和在载体背面盖章等。
三结语
1.制定电子档案管理规范
电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。
2.统一电子档案管理
软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒,控制网络中电子文件系统的安全,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”。
4.加强我国电子档案的安全
（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。
5.提高我国档案工作人员素质信息化进程
推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
二、总结
关键词 档案 电子化管理
随着科学技术的不断发展，档案领域新技术的不断涌现，以及办公自动化的进一步普及，我们在日常工作中形成了大量的电子档案，如何保管好电子档案已成为当前摆在档案工作者眼前日益突出的问题。传统的档案管理办法已不能适应新技术发展的需要，怎样实现电子档案科学、高效的管理成为一个新的课题。
一、电子档案的产生和应用
电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。
二、电子档案的优越性
作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。
三、实现档案电子化管理的可能
随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。
四、档案电子化管理存在的问题
电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。
相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。
（刘文海单位为烟台海洋环境监测中心站；耿敏单位为烟台张裕集团）
[作者简介：刘文海，男，山东招远人，2004年毕业于中国海洋大学海洋管理专业，烟台海洋环境监测中心站工程师，主要研究方向：海洋观测、预报。]
参考文献
[1] 张寅玮.甘肃省电子档案管理研究[D].兰州大学，2011：30-42.
与传统档案相比，电子档案具有如下特点：
1.依赖性和不可识别性
电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。
2.信息存储的高密度性
无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
3.载体的多样性
传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。
4.信息共享性
传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
5.信息与载体之间的可分离性
电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。
从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。
二、档案电子化管理的重要性和注意事项
（一）在电子档案管理方面，需要在纸质档案管理要求的基础上，把电子档案的形成的参与和长期保存列入重点工作。电子档案在管理要求的各个方面细节与技术要求上更高。电子档案管理属于系统技术工作。这就需要负责电子档案管理的工作人员不但要学会一般档案管理的基本要求和常识、同时，还要具备计算机应用及网络安全等方面知识，甚至要具备必需的外语能力。这些全方位知识能力的具备就可以保证档案管理人员在电子档案管理的业务上游刃有余，事半功倍。
（二）制度化建设保证信息管理规范。由于技术问题，如硬件设备出现故障、木马病毒感染等原因造成档案数据文件丢失以及损坏的情况时有发生。由于档案管理人员的计算机业务水平不足，如数据备份不够及时等问题，而如通过网络媒体来进行远程查档，则需要面临网络安全的巨大挑战。作为电子档案管理工作，需要保密觉悟和保密要求极高，而在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度十分必要并且是刻不容缓的。明确完整而又健全可行的操作程序，对档案管理的安全保密相关问题进一步规范。同时，规范全面的人事档案计算机管理制度，也能够保障档案管理工作人员在操作时有章可循，从而减少和避免在管理上出现的漏洞。
（三）提升档案管理人员业务能力。由于目前很多单位对档案工作不重视，所以档案管理人员配置较弱。计算机电子档案管理需要及时建立数据库，同时进行电子档案日常信息维护，这就使得档案管理人员工作内容远比传统的档案管理工作要更为复杂，而在目前，远程查档功能正在逐步开展，计算机管理所提升的工作效率尚未完全体现。这就使得档案管理相关人员配备不足的矛盾更加凸显出来。很多部门为节约开支，就在集中整理档案期间从其他单位借调专业人员使用档案管理系统，首先由于不熟悉单位实际情况易导致效率低下或工作失误，更重要的是安全保密问题易形成隐患，这就使得档案管理的专业程度不足，需要逐步提升档案管理人员业务能力，以集中培训、日常学习、引进人才等方式提升管理人员综合素质和技术水平。
三、规范电子档案管理的几项措施
1、加强电子档案归档制度建设。各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题：注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
2、从电子文件的源头抓电子档案的质量。为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
