论文摘要:近年来互联网的迅速发展使得电子邮件成为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段。相比之下,对电子邮件方面的学术研究却鲜有发现,无论是商务的还是私人和社交性质的,没有统一的电子邮件写作规范和明确的语体标准。本文试图根据所收集的电子邮件探讨商务电子邮件的网络交际文体特征。
国际互联网的普及和电子商务的发展使得电子邮件成为当今网络数字技术运用中最普遍的网络交际手段之一。据美国idc公司统计,早在2000年全球电子邮件信箱数量已达9亿个左右,平均每天发送的邮件多达100亿封,预计到2005年平均每天发送电子邮件的数量将达到350亿封。其中,至少50%以上是用于某种形式的商务活动。据中国互联网权威机构cnnic调查报告,在用户最常用的网络功能中,电子邮件以74.9%的绝对优势高居首位。据统计,互联网上85%的网页是英语网页,英语电子邮件占80%。在国际商务中,电子邮件的渗透力更为显著,已经成为商务沟通基本的联络方式,并正在逐步取代传统的书信、电话、传真等通讯媒体,成为主要的信息交流方式。可见英语是电子邮件通信中使用最广的通用语言。电子邮件英语的使用已经引起语言研究者的关注,但因为电子邮件尚属发展中的沟通渠道,目前对这种新型交际手段的研究仍十分有限,而且就这种新的电子传播媒介至今还没有统一的写作规范、固定的格式和明确的文体标准[1][2]。
一、网络交际的电子邮件
基于网络进行交际的手段和方法很多,但大体可分为两大类:实时交际(synchronous communication)和非实时交际(asynchronous communication)。电子邮件则属后一种网络交际的主要方式,它在使用上有着当今任何通信工具无可比拟的优势,其特点和优点是显而易见的:速度之快,而且这是一种新奇的非同步交流方式;功能越来越强大的软件让你的邮件非常便于管理,同时也比传统书信更能保护自己的隐私;非常灵活,随时随地都可以发送、接收。对于从事国际商务的商人其便利和好处更是可想而知。有别于其它传统的通信工具,发送电子邮件是通过将文字打在键盘上读在电脑屏幕上,故具有说与写的双重特点[3]。电子邮件所具有的“快捷性”、“即时性”、“保密性”、“高效性”和“随意性”使得它成为对话装置:在电子对话(electronic discourse)中,人们用语言不仅仅是用来传递信息,而且用来交流思想。因此,这种基于网络的交际必然具有自身的语言文体特征。
二、商务电子邮件的文体结构
电子邮件作为互联网不可分割的一部分有其自身的语境,即通过电子信箱进行语言交流。作为电子商务的一部分,商务电子邮件既不同于传统的通讯方式,同时也有别于日常生活中一般亲朋好友之间的电子邮件交换。商务电子邮件的结构简洁明快,重点突出。传统书信中的信头、日期、收信人地址及其相关格式已被摒弃,取而代之的是发信人和收信人的电子信箱地址。电子邮件格式因软件的不同而有所差异。但无论使用何种软件,主要由收信人地址( to ),发信人地址( from ),日期( date ),和主题( subject )组成。计算机会自动产生前三条信息,无须人工填加。电子邮件的主题行则是必不可少的,其位置在收信人的电子信箱或是抄件人的电子信箱下面,突出醒目。原则上,商务电子邮件与商务书信和其它一般书信不同,必须有主题,并且要简洁明了,使人一望即知邮件的要旨。由于网络上的收件箱充斥着垃圾邮件,主题一定要与邮件内容有关,有助收信人理解,否则无主题或意义不明确的主题通常导致邮件未被打开就被删除或可能延误处理。试比较:
主题不明确:“expenses”
主题明确:“expenses for catrip - information needed”
主题不明确:“my info”
主题明确:“the 15th sales conference: information for your registration”
笔者最近收集了90封商务电子邮件,并将其分为两类。一类是英语本族语者(多为英国,美国和澳大利亚人)的电子邮件,共50封,另一类是为非英语本族语者,发信人大多是欧洲人,亚洲人和部分中东国家人,共40封,以下是调查结果比较:
根据对收集的电子邮件的统计,公司间商务往来的电子邮件90%以上都有主题,而本人以前收集的私人电子邮件仅有35%有主题,有些回信人回信时仍使用前一邮件主题,尽管邮件内容大相径庭。如同传统的商务邮件,电子邮件的正文部分通常由开首敬辞、主文、结尾敬辞及署名四部分构成。
在正文部分,大部分商务电子邮件采用当今比较流行的平头式(blocked style),正文可通篇使用大写或小写字母,这样打字时就可不必再反复按变换键,这也体现了网络时代人们追求方便、快捷的特点。一般而言,开首敬辞并非绝对必要,在电子邮件中经常被省略,而且并不失礼,但结尾敬辞还是必要的,省略之后的文章结尾会使人感到有些唐突。但从收集的英语本族语者的商务电子邮件中也有不使用结尾敬辞的。可见,正文内容完整、姓名签署完毕邮件即算大功告成,这种做法正逐渐被人接受。
收集的电子邮件结果表明:英语本族语者和非英语本族语者在正式程度上有较大差异。gains[2]研究中的92%的英语本族语者的电子邮件不用开首敬辞,笔者收集的样件中英语本族语者不写开首敬辞也占了较高的比例,而非英语本族语者不写开首敬辞的比例相对就少。英语本族语者在开首敬辞中使用“dear”称呼的比较少,而非英语本族语者使用该称呼的占了最高比例。同样,非英语本族语者使用结尾敬辞也比英语本族语者较正式。值得注意的是,笔者把一些出自同一发件人的商务电子邮件和传真加以比较,发现二者并无大的差异,所使用的称呼和结尾敬辞也几乎相似。这表明习惯了书写传真的商务人员在电子邮件中仍采用传真的格式和语言风格。实际上,这二者并无大的区别,格式相似,语体也大多为非正式。
在商务电子邮件中,称呼日渐趋向非正式。邮件开首敬辞中省略mr或mrs (或ms, miss)等敬辞, 直呼其名非常普遍,或不知道对方的名字但知其职务时,用其职务为开首敬辞。这在不清楚对方性别时,不失为方便可行的权宜之计,同时也是顺应了无性别歧视敬辞( non-sexist salutation)趋势。在不知道对方姓名时,有时可看到电子邮件开首敬辞写成dear abc1234@abc.com(或dear abc1234),这种沿用对方电子邮件的地址(或名号)的写法,正是电子邮件的特殊风格,虽然在商务电子邮件中很少见,但私人信件中却很常见[4]。
以上表明,电子邮件的文体结构,正如guffey[1]指出的,还是不固定的,使用者和权威人士对什么是适当的开首敬辞、结尾敬辞也没有一致的意见。
三、商务电子邮件文体特征
电子邮件是基于网络的“交谈”。“交谈者”通过计算机屏幕收看文字,使以文字为信息载体的笔语跨时空交流。这种“交谈”既不同于面对面的交谈,也有别于传统的书信交流。这种以计算机为媒体的交流活动具有如kiesler et al.[5]指出的两个有趣的特点:缺少社会语境信息;缺少被广泛接受的使用规则。其中第一个特点使“交谈者”不能依赖手势、体势语、面部表情等非语言信息解释文字,辅助交流。缺乏规则则使网络“交谈者”打破了传统交际中必须遵守的许多礼仪,并逐渐形成了一些网际交流中被认可的规范。
(一)口语体特征
电子邮件虽然采用书信的形式,但其用语却大都是口语,形成了一种文体风格上独树一帜的书面形式的口语[6]。gains[2]在对电子邮件文体特征的研究中发现,电子邮件的文字和语气都趋于口语化,写的时候犹如在和对方进行交谈(write as you talk)。他注意到四点:单方的会话;产生自对会话( self-pairconversation )的反响问题( echo question );无计划的谈话,频繁使用“and”;语篇中使用口语体的词和短语。virginia shea(/netiquette)在电子邮件介绍一章中提到:“电子邮件以非正式语体而著称,其部分原因是电子邮件出之黑客文化( hacker culture),另外是电子邮件便于发送。在某些方面,电子邮件比传统上语气较正式的备忘录更相似于电话交谈,但由于电子邮件交际是书面的,因此比电话交谈更详细。”写书信时,内容必须清楚明白,不能含混,因为读者可能没有机会和时间澄清问题。但是电子邮件则不同,收件者可立即发邮件询问。这一特点使电子邮件交换如同“交谈”,有时往往比较草率、含糊。说到电子邮件的语体,cielens and aquino[7]认为,非正式的口语体在大部分电子邮件中都是完全合适的。以下不妨看一封公司经理回复两位要求参加会议的下属的邮件:
sounds great, guys, and i really think you both should go and of course i support your application. so go ahead and get organised. on the other hand maybe i should run it past bruce first in case there’s a problem. i knowwe’ve had some flak lately aboutthe amountoftravel. so i’d betterraise itwith him. don’tmake anybookings until you get the final ok. on second thoughts maybe we need to consider if just one of you should go.
这封电子邮件反映出以上提到的电子邮件文体特征,可以看得出,发件人在发邮件时并未对邮件内容加以思考和组织,而是如同谈话,口气随意,语句松散自由,甚至大小写不分,文字、语气和结构都体现了口语体特征。同时,这些特点也验证了hale[8]话,即网络交际有其明显的语言特点:不守规则,不一致,不注重语法和词法以及随意性强。
(二)句法结构特征
电子邮件是基于网上交际的,因此,在电子语篇(electronic discourse)中,为了节省各自占用的时间和减少各自眼睛在电脑屏幕的负担,其句法结构力求简短、直截了当,较多地使用简单句,而非是复合句和长句,频繁使用口语中常见的缩写和省略形式。提倡的是用简单、易懂的英语(plain english)书写[9]。
以下样件中的几个例句便体现了商务电子邮件这一写作原则和特点:
pls let us knowwhether the relevant l/c has been opened. we’ll ship your order at the end of this month.pls quote cifnewyork for your printed shirting. also other products we mentioned at the fair.sorry for the delay and hope this won’t cause you too much inconvenience.
又如:
re your email of 10 august, pls informus ofthe quantityyou can supply and the time of shipment asap, asweneed to finalize the s/c by the end of sept. thx这封电子邮件以re设定主题(关于…),以pls明示要求事项(请…),以as陈述理由(由于…),排除不必要的信息,写得简洁明了,一目了然。
(三)词汇特征
使用缩略词是商务电子邮件的另一明显的网络交际特点。这些缩写原本是为了缩短“在线交谈”的打字时间而创造的,而且商务电子邮件中经常使用缩略语与商务本身性质有关,同时也反映出网络时代人际间轻松快捷沟通的特点。其中asap(as soon as possible)、fyi( for your information)、pls(please)、thx/tnk (thanks)等,在电子邮件普及前,常被用在办公室便条和非正式商务书信中。当然,在当今网络交际中,这些缩略词频繁使用,并且不断诞生大量新词。虽然电子邮件中使用的缩略词名目繁多,形式多样,但大部分还是采用商务英语缩略词的构成法,如,取每个单词词首(asap, btw);略去元音(rgds,pls);以音代词(f2f,b4 ),也有一些是自行编造,没有固定规则( bcnu )。这些缩略语已经构成常规的网络缩略语,因其创新性、简约性、易读性、传递快等特点而受到青睐。从收集的电子邮件看,英语本族语者使用缩略词较多。笔者在与国外大学交往的电子邮件中,却很少见到类似以上的缩略语,而大部分缩略语出现在商务电子邮件和年青人写的电子邮件中,这自然和他们的职业和背景有关,而且商务电子邮件中使用的许多缩略词是商务通用的专业缩略词,如a/s(at sight)、b/l(bill of lading)、fcl(full container load)等。
四、电子邮件的非言语交际特点
与传统书信相比,电子邮件的另一个令人叹为观止的特征是它的非言语交际功能。网上交际是通过书面文字进行的,缺乏f2f的真实性。仅靠文字传达意思的电子邮件常常无法表达自己的“心意”。早在1979年,一位名叫kevinmackenzie的美国人向msg group发件,建议在电子邮件里枯燥单调的文字中加入一些表情符号,比如:)表示微笑。他的建议多次引起争论,最后被广泛应用——你可以在电子邮件中像打电话时那样微笑或者痛哭了,多么有人情味。电子邮件的魅力就这样一步一步地深入人心。
因此,人们创造了计算机网上“速记法”(shorthand),这些速记表达语称之为emoticons或smileys,是网上表示情感的表情语。它是特殊的符号或称为“脸谱”的符号。电子邮件中经常采用这些表示语调、情感、体态的副语言符号或使用贴图,当言语不足以表达电子邮件书写者的情感时,便使用这一直观的表达方式,往往能够达到一种远远超过语言交际功能的非言语交际功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生气);:-d(表示非常高兴地张大嘴笑);{}或[](表示拥抱)等。
但是,这些符号语属于很强的幽默体语言,主要出现在“电脑族”和年青人的邮件以及私人邮件中。在商务电子邮件和较为正式的电子邮件中不多见,除非如此确实能够带来积极的效果。在本人收集的一封书信中,有一国外客户为感谢中国某公司提前给他发运一批季节货物,在邮件最后写道:thank youvery much for your help!:-d。可见,在轻松随意的氛围中适当地使用一些表情符号能够带来积极效果,促进双方的沟通和增进双方的感情。
语言文体是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的语言表达方式,任何一种语言表达形式都不能脱离语言文体特征而存在。电子邮件自然也一样,其语言文体的形成很大程度上是受到网络媒介等语境因素的作用,同时也是由交际的需要和使用所决定的。电子邮件的语言文体风格灵活多变,没有固定的规则,而是随着不同的交际对象、交际场合、交际目的等具体交际语境的变化而变化。
当然,商务电子邮件也同样存在着文体上的差异,有正式和非正式之分。诸多的因素,如邮件书写者本人的语言熟练程度、文化程度、交际对象、双方关系、个性、年龄也都可能影响到文体和正式程度。
特别是年青本族语者更具创新性,他们把电子邮件看作口头交流的媒介,而不是书面工具,而非本族语者相比之下则可能坚持较正式的书面语规则。总之,商务电子邮件比传统的通讯方式具有更口语化、个性化、效益化、随意性、灵活性等语言特征。
参考文献:
[1] guffey m e.商务沟通精要(第5版)[m].北京:中信出版社,2004.
[2] gains j. electronic mail——a new style of communication or just a newmedium: an investigation into the text features of email [j]. english forspecific purposes. 1999, (18): 81-101.
[3] davis b h, j p brewer. electronic discourse: linguistic individuals in virtual space [m]. albany, ny: state university of newyork press, 1997.
[4]染谷泰正. e-mail英文高手[m].北京:中国大百科全书出版社,2000.
[5] kiesler s, j siegel w. timothy. social psychological aspects of computer mediated communication [j]. american psychologist 1984, (39):1126-1134.
[6]张荣建.新媒体、新变化:电脑媒体与语言交际要素变化[j].外国语. 1997,(2):5-8.
[7] cielensm, maquino. the business of communicating [m]. sydney: mcgraw-hill companies, inc., 1999.
美国管理协会和电子政策学会了2006年办公室的电子邮件、即时通信和博客的调查报告在美国，超过1／4的公司解雇了违反公司电子邮件政策的员工，从2001年的17％上升了9％；此外，还有4％的公司解雇了不适当使用即时通信和博客的员工。
电子邮件方便、快捷和易于掌握，使它成为最近10年中最重大的商业管理工具之一，它可以使公司高层执行人员有效管理遍布在全球的所有员工，与多个股东通信，甚至有时用来与媒体沟通。
正是电子邮件的优点，让我们常常随意地把它当作日常谈话的工具，使它迅速成为公司和员工的巨大威胁。你知道吗――当你删除了电子邮件很久之后，它会突然冒出来，成为本地报纸的头版头条，或者在法庭上作为不利于你的证据提交给法官。还有，你发送的邮件将被远远超出你预期的人收看，而邮件的内容会被怎样理解，谁都无法事先知道，很快你就会发现用来娱乐的邮件大大冒犯了其他人。
永远无法被销毁
因此，首先需要明确几个事实：
1．电子邮件实际上是无法被销毁的，它永远存在，或许在你的已删文件夹，或许在你的发送文件夹，或许在公司的备份磁带，或许在邮件的原发送者或接收者的计算机里，或许在邮件的打印稿中。
2．电子邮件并不总是私人的，即使在美国，雇主也有相当大的权力监控雇员的电子邮件。
3．电子邮件从来无法匿名，一个好建议是不要发送任何电子邮件，如果它有可能让你尴尬地出现在本地报纸的头版头条上或者法庭上。
1995年，美国法院判决雪弗龙公司赔偿4位女员工220万美元。原因正是这4位女员工通过公司的电子邮件系统收到了同事转发过来的电子邮件，题目是“为什么啤酒比女人更好的25个理由”，她们认为这封邮件严重骚扰了身为女性的她们，而公司的邮件系统为这些性骚扰的内容传播提供了工具和手段，所以以“性骚扰”罪将公司告上了法庭。
公司的员工仅仅转发电子邮件，就让公司付出了220万美元的代价。美国的律师敏锐地发现电子邮件将是下一块有利可图的沃土，于是很多调查公司专门收集公司废旧的被淘汰的电脑硬盘，从硬盘中恢复出该用户曾经有过的电子邮件作为法庭的证据，以前那些到公司的垃圾箱中收集纸张的商业间谍大部分将失业了。
在美国司法部诉微软的反托拉斯案例中，比尔盖茨所写的一系列电子邮件，其中很大部分是关于如何以严厉的价格政策压迫竞争对手，特别是网景公司，这些电子邮件成为微软公司涉嫌违反托拉斯法的重要证据，差点让微软公司―分为二。即使最后微软险胜，也让微软付出了几十亿美元的诉讼成本。
从法律上来说，在公司发出的电子邮件将被看作公司的官方记录，和商业信件有同等的地位，无论是你自己写的还是转发的。如果电子邮件被滥用，对于公司来说，将陷入各种各样的麻烦之中，轻则损坏公司的名誉，重则被法院判罚，对于私人公司的雇员来说，它意味着被解雇、拘留和被控告，而假如你是政府职员，那么这将成为你工作履历的污点。
卡特里娜飓风发生之后，美国众议院为了评估联邦应急管理局的工作，该局职员在这个期间所发送的电子邮件被作为评估的材料――实际抽样了1000封电子邮件，该局主任布朗迈克尔很尴尬地发现自己那些轻率对待工作职责的电子邮件被置于媒体的头版。在飓风发生之后的上午，他写电子邮件给该局宣传事务的副主任说：“我可以离开了吗?我可以回家了吗?”几天之后他写给一个朋友说：“我现在被困了，请救救我吧。”很快他辞职了，却成为“前主任”而不断被媒体文章所牢记。
不要轻率地写电子邮件
电子邮件已经取代了非正式谈话，实际上，员工使用电子邮件是如此放心，以至于那些不会写在纸上的内容或者不敢大声说出来以避免被偷听的话，都将它们写在电子邮件中。波音CEO HarryStonecipher和一位公司女职员传出了风流韵事，这并不会导致他被解雇，可是他不恰当地在电子邮件中露骨地和恋人谈情说爱，最后董事会解雇了他。
鉴于电子邮件对公司的巨大威胁，公司往往建立关于电子邮件的政策，违反政策的员工很有可能被解雇。电子邮件政策基本上来说包含用公司的电子邮件可以做和不能做的所有方面：电子邮件的危害；电子邮件好的实践；电子邮件用于私人使用的限度；电子邮件对公司网络资源的消耗，列出被禁止的内容，定时删除电子邮件，电子邮件监视等等。
在公司公布了电子邮件政策之后，如何有效地使用电子邮件，以避免伤害你自己和你的公司呢?
首先，像写商业信件一样，清晰、准确、诚实地写电子邮件。
其次，仔细编辑电子邮件的语法、标点和拼写，以避免误解。
再次，如果写信、打电话或者面谈是更好的方式，请不要使用电子邮件，非用不可时才使用电子邮件通信。
而且，你不能销毁任何一封电子邮件，如果它关系到法院的传票或者法律案子或者政府调查。如果你违反了，你和你的公司将承受严重的后果。从任何角度来说，电子邮件都比传统信件难以销毁和更少私人性。
当然，你更不应该发送任何这样的邮件――如果别人觉得它带有侮辱性，特别是讨论种族、性别、年龄、宗教、种族划分、民族起源、残疾人或者跟性相关的。尤其是在美国，也许中国目前还没有太多人注意到这一事项。
接着，不要发送任何涉及个人隐私的邮件，它很容易被转发到出乎你意料的接收者，事先预料到哪些人会读你写的电子邮件是非常困难的。
重要的一点，不要在电子邮件中违反知识产权和商业机密。
最后，在你打开任何一封发给你的电子邮件时，你都应该想想：我认识邮件的发送者吗?邮件的主题和工作相关吗?附件是我期待的吗?不然轻则泄露你的机器的一些秘密，重则感染计算机病毒。
数字时代的书写
滥用公司的电子邮件导致了严重的不良后果，那么扩展到私人邮件领域呢?
一方面，能通过互联网穿越空间阻隔同相隔数千里之外的亲人免费地交流，另一方面，自从用上了电脑和手机，我们就很少动笔了。是的，我们常常写电子邮件，发送短信，甚至相互交谈，我们比以往更多地出现在彼此的生活中，至少是在彼此生活的边缘。但由于是即时交流，所以交谈内容都是随意的，很快就会忘记。谈话内容更像在开公司会议而不是家庭相聚。
电子邮件格式一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 标题要简短，不要让outlook用.才能显示完标题。
3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6. 可适当用使用大写字母字符(如* !等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用紧急之类的字眼。
7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
关于格式，称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个HI, 中文的写个你好或者您好，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个祝您顺利之类的。若是尊长应使用此致敬礼。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，祝和此致为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而顺利和敬礼为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须
通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
20xx年执业医师资格考试 医学综合笔试 临床执业医师 口腔执业医师 中医执业医师
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1. 只要必要的时候才使用英文邮件。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。 4. 选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的， 这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应
该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时
应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。
5. 要区分Reply和Reply All (区分单独回复和回复全体)
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。 如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击回复全部之前，要再三确定。
6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：全部办妥、无须行动、仅供参考，无需回复。
八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC(区分收件人、抄送人、密送人)
1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2. 而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。
3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。
4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。 5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息
邮件的格式范文1尊敬的领导：
您好!
感谢能与领导有会面之缘，但愿您能抽暇审阅我的求职信;并期盼能加入到贵公司的行列之中，和同事们风雨同舟，与时俱进!
近日获悉贵公司征聘设计师职位，我对设计这个行业有着十分的兴趣和爱好，也相信自己凭着对此行业的浓厚兴趣和热爱，通过进一步的学习和锻炼，能胜任设计师这个职位。我的相关情况如下:
20xx至20xx年毕业于安徽广播电视大学芜湖分校，电子商务专业，在校期间就对设计行业非常的渴望，曾自学3Ds max、Auto CAD、Photoshop、Dream weaver，还了解CorelDRAW、Illustrator，并且对这些设计软件非常的爱好，对自学的那些已掌握了一些基本的操作，能绘制一些基本的实物图，然而我并没有满足，更没有放弃，还一直在自学。只可惜自学总归自学，并不能完全掌握，所以一直都在寻找一个能实践的平台，希望自己能如愿以偿!另外，我虽不是计算机专业，但自信对计算机的了解和操作不比计算机专业的学生差!
在校学习的课余时间里，只要是谈论或者实践有关计算机方面的知识，我都会与学友一起讨论和学习!那时就已熟练掌握Office办公软件，曾在社区做过兼职文员。学习之余还通过在网上了解电脑知识，代朋友组装了一台在当时配置很好的电脑，从而也就使自己在电脑硬件知识方面有了很大提高!
现在已毕业一年多的我，也有过一些工作经历，做过销售员、商场管理、售后服务、电脑技术员。其中最喜欢的就是电脑技术员了，主要是电脑系统及软件和企业网络的的维护，虽然也学了些东西，但感觉学的还是太少了，简直就是九牛一毛，所以就还一直在寻找一份与电脑和设计相关的工作，朝着自己最感兴趣最有潜力的方向去发展!
今日得知贵公司有与此相关的工作岗位需要招人，就以最大的诚心和信心来送交自己的简历和求职信，我相信以自己对工作认真负责的态度，以自己比较深厚的基础和专业爱好跟兴趣，凭着对自己负责的心理和有着十足的信心把工作做好的决心，再加上您公司能录用我，给我提供平台的上好条件，我肯定能胜任此工作职位，并且相信贵公司能让我拥有施展才能的另一片天空，我也会通过自己的努力让贵公司的事业更上一层楼。
随信附有我的个人简历。如有机会与您面谈，我将十分感谢。即使贵公司认为我还不符合你们的条件，我也将一如既往地关注贵公司的发展，并致以最诚挚的祝愿。
期盼您的回音!
此致
敬礼!
邮件的格式范文2尊敬的领导：
您好!
感谢您在百忙之中阅读我的自荐信。我叫XXX，我是xxx20xx届一名大专毕业生。在校三年来，所学专业为汽车检测与维修技术，我想应聘的岗位是一名汽车维修工。
通过长期以来的学习和实践，对这一领域的相关知识，也有一定的理解和掌握。无论是在学校学习还是实践做工，我都认真对待，学会了与人合作、互相帮助、相互信任等等。我顺利的通过了计算机一级考试，英语国家三级考试，考取了C1驾驶证。
贵公司如果需要一名严谨、务实、团结、勤奋的员工，我会是一个合格的应聘人。恳请贵公司能给我个机会展现自己，我会尽自己最大的努力为贵公司做出更大的贡献!我殷切的期望能够成为贵公司的一名员工，以我的勤奋刻苦、顽强拼搏的精神为贵公司的事业添砖加瓦。
此致
敬礼!
邮件的格式范文3尊敬的领导：
您好!
非常感谢您在百忙之中抽出时间，阅读我的资料，给我一次迈向成功的机会。作为一名中专学生,我热爱我的专业并为其投入了巨大的热情和精力。
在两年的学习生活中,在师友的严格教益及个人的努力下，我具备了扎实的专业基础知识到运用、3D、CD、photoshop等许多方面，能熟练操作计算机办公软件，通过对这些知识的学习,我对这一领域的相关知识有了一定程度的理解和掌握。
在校期间我积极参加社会活动，抓住每一个机会来锻炼自己。虽然实践活动中遇到过很多困难，但我从来没有放弃，因为我知道，困难会让我在挫折中成长。
我相信经过自己的勤奋和努力,一定能做出应有的贡献。手捧菲薄求职之书，心怀自信诚挚之念。如能成为贵公司的一员，我从现在做起，虚心尽责，勤奋工作，在实践中不断学习，发挥自己的主动性，创造性，竭力为公司的发展添一份光彩。
关键词：国际商务；英文电子邮件；写作范式
中图分类号：G642.0 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）49-0282-02
一、引言
英语已成为世界通用语，随着国际商务活动的不断发展，现代企业中应用英语电子邮件与国外客户交流已经成为日常工作的一部分，其重要性也引起了众多学者的关注，目前的研究主要包括三个方面：一是从写作原则角度进行的研究，如陈朝晖（2008：33-34）等探讨了商务英语电子邮件的合作和礼貌原则；二是从文体角度进行的研究，如李俊儒（2007：21-25）对英语电子邮件的体裁特点进行了分析，找出了与普通电子邮件以及与商务函件的异同；三是从纯语言（词汇、句法等）和写作格式方面进行的研究，如李波、温建平（2000：33-34）从文体结构、语言文法、词汇使用等方面介绍了国际商务电子邮件的写法。
与商务英语信函和电子邮件研究相比，商务英语电子邮件的专门研究还相对较少，而且有局限，如对英语电子邮件的写作原则没有达成一致，并且缺乏语言学理论支撑；研究深度不够，缺乏对各种具体邮件（如发盘、索赔、运输等）的纵深研究以及范例指导；定性描述解释多，实证研究少；针对英语语言变异（英语作为世界共通语）而采取何种语用策略等方面也鲜有提及。
基于此，本文将首先总结和分析目前商务电子邮件写作中存在的问题，然后重点研究三种邮件的写作“范式”。这里“范式”是指一种完整而又可以重复操作的方法，每种范式包括写作的基本方法和内容。
二、商务英语电子邮件写作中存在的问题
商务往来中电子邮件的写作质量和水平直接影响着交易的成功或失败，并在很大程度上代表着公司的形象，影响到客户对公司的印象。准确、规范的商务英语电子邮件有助于建立良好的商务关系，最终达成贸易，而忽视应有的写作规范往往会导致交易的最终失败。
1.主题不明确。为保证收件人重视该邮件，主题部分不能空着，而且选词要得当准确，例如“Hello”和“hi”这类主题不明确，主题“That product you requested”不具体，“Important！Read Immediately！”信息量不够。另外，主题中不可包含有机密、敏感性或冒犯性的文字。主题一定要简明扼要，如果较长，可用大写列出要点，然后附以简单描述。
2.不重视组织结构。有的写信人为给收信人留下好印象，开头用很多客套话，结尾用很多礼貌语，这是不必要的。商务工作人员一般很忙，通常只是粗略看一下邮件，所以不要使用修饰文段，也不需要选用精美的词语和复杂的句法来显示英语水平。考虑到商务活动不仅仅是针对英语是母语的国家，商务人员的英语水平也参差不平，因此很多地方使用简单句就可以。如果是写信或需要回复，要快速、准确地传达要点，第一段就说明写信目的，其他段落可按重要性安排，每一段都要有中心句，可使用“first，second”等词引导。尽量简洁，无需在邮件中包括所有的详细内容，可以用“If you have any other questions please feel free to contact me”（如有其他问题，请联系我）来做结尾。
3.遣词用句不专业。避免使用与朋友发短信用的“cu（see you），ru there（are you there？）”和情感符“ToT”等非专业语言以及口语缩略语“wanna（want to）”，但商务英语专业缩略词除外，如L/C表示Letter of Credit（信用证）等。多用主动语态，因为被动语态可能让人感觉奇怪而造成误解，如“I remember that you have been told about the deadline”有指责的意味。注意写作语气，使用积极而友好的语气，不要称呼收件人“My dear”。如果不知道联系人姓名，可用“Dear Sir or Madam”；知道对方的姓名，可用“Dear Mr/Mrs/Ms+姓”或“Dear+名字”（对方已是很熟悉的商业伙伴）；如果给一个没有联系过的公司发邮件，可用“To Whom It May Concern”。
4.回信不及时或不完整。有些问题，如索赔，因要考虑或处理很多问题而不能马上给出解决方案，有些业务员就迟迟不给客户回复，或简单回复让对方等消息而导致更多的问题。这种情况下更要及时回邮件，因为即使暂时没有方法处理或解决，但至少要让发件人知道你已收到并阅读了邮件，并告知发件人目前的情况及对下一步行动做出建议。发件人知道你已收到邮件，也会注意礼节，并更耐心的等待进一步的答复。
5.忽视检查或润色。写完一封邮件，感觉如释重负，往往不检查就点击发送是一般人的行为，但一旦点击了发送键，就再也无法将其收回，而且只要收信人在线就会马上看到。所以在发送前，必须要检查一下。检查小到包括单词拼写、语法时态、标点符号、结尾敬语、开头称呼语是否与整篇邮件风格一致等；润色大到篇章构思：所写内容是否正确合适、结构是否条理、重点是否突出、是否已用了最好的方式表达了想说的内容等。
三、三种业务电子邮件的写作范式
典型的商务电子邮件一般包括邮件主题、称呼和结尾敬语、开始段、中间段、结尾段以及最后附上的联系信息：包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址等）。以下范例中此部分省略。开始段一般开门见山，言简意赅，2～3个句子就可以；中间段给出对方需要了解的其他具体；最后一段总结或重审邮件重点或表达期待对方要采取的行动，但是这要根据具体业务情况和与对方的熟悉程度，比如通知对方已发货或收到信用证等只有一两句话的邮件也存在。以下将选择三种邮件为代表，具体分析其写作模式。
1.建立业务关系邮件。建立业务关系是拓展业务的基础，业务员应该首先了解该客户的必要信息。信息来源包括网站，如阿里巴巴；交易会，如广交会以及商会、银行、业务伙伴推荐或报刊上的广告等。建立关系的邮件一般采用正式严肃的风格，语气要友好礼貌，尤其是第一次跟对方联系的话，正式的邮件能留给读信人非常专业的印象，内容一般包括以下几点：①开头告知获取对方联系方式的渠道或信息来源；②说明写信的目的，比如是想购买对方的产品还是推销自己的产品；③对本公司进行简单介绍，尤其是业务范围或产品，可附上几张有代表性的图片；④最后表达与对方合作和希望对方回复的愿望。
2.询盘和发盘邮件。商务交易磋商的过程可分成询盘、发盘、还盘和接受四个环节，其中发盘和接受是达成交易必不可少的步骤。询盘邮件一般是进口商发给出口商的，一般询盘只要求对方提品的目录本、价目表和样品等；具体询盘会对感兴趣的产品进行具体询价。询盘邮件内容较简单，初次向对方询盘时，最好做简单的自我介绍：①开头句直切主题，告知对方信息来源，表明交易意愿；②结尾句强调主题，请对方尽快回信反馈所需要的信息。对询盘邮件的答复要及时而且有礼貌，且涵盖对方所需要的全部信息。报盘是卖方将产品按一定的交易条件（包括价格、数量、付款条件等）向卖方表达成交的愿望。报盘信函内容应该完整且准确无误，以免后期产生不必要的纠纷。报盘邮件一般包括：①感谢买方的询盘；②产品的名称、颜色、数量、规格以及价格、折扣条件和付款条件等；③包装、交货期和报盘的有效期等。
3.投诉或索赔邮件。由于货物的质量差、数量少和包装不符以及发货延迟等而导致投诉或索赔在商务活动中是很常见的。投诉邮件措辞要谨慎，语气要委婉，陈述的事实要有理有据，以便于对方接受。投诉或索赔的邮件内容一般包括三个方面：①简单陈述问题情况，并给出货物名称、数量、合同号和具体日期等信息方便对方查询；②陈述由于错误带来的不便和损失；③提出解决问题的建议或督促对方采取方案解决问题。
收到此类邮件后，收件方应该立即回复，实事求是的陈述问题，做到礼貌和公平。如果确实有误，而且愿意承担责任，要在回复中承认并表示歉意，同时说明要采取的行动。
四、结语
英语已成为世界通用语，随着国际商务活动的不断发展，现代企业中应用英语电子邮件与国外客户交流已经成为日常工作的一部分，商务英语电子邮件具有很强的行业特点，实用性强，因业务范围广泛而拥有各种各样的语篇内容，文体兼具口头语篇和书面语篇的特征。商务英语电子邮件是国际商务人员进行业务往来普遍使用的一种联系手段，随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视。在撰写商务英语电子邮件时，我们不仅要在遣词用句和写作结构方面符合行业规范，而且要遵循一定的写作方法和原则，并采用符合交际语境的语用策略。合宜的电子邮件有助于建立和保持良好的商务关系，规范的写作范式会使国际商务沟通和商务英语写作教学变得轻松。
参考文献：
[1]陈朝晖.商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则[J].商场现代化，2008，（558）：33-34.
大家好！我是来自南安市柳城小学的教师陈小萍。我今天说课的题目是《申请电子邮箱》。
一、说教材分析：
《申请电子邮箱》是福建教育出版社福建省小学信息技术教材五年级下册第12课的内容，教学对象是小学五年级的学生。在前面的学习中，学生已经知道什么是计算机网络和因特网，能够浏览网页。通过本课的学习，可以帮助学生了解信息传输交流的主要方式，并培养学生有效利用网络免费资源与他人进行远距离友好交流的兴趣和意识，教育学生要负责任地利用信息技术传递信息，体验友好交流的愉悦，培养学生良好的信息素养，学会申请免费电子邮箱，为下一节课学习《编写电子邮件》作铺垫。
二、说学生学情：
五年级学生有特定的心理特征：他们对理论性强的知识点不易理解，对具体的操作兴趣浓厚，求知欲强，所以，我将大部分时间交给了学生。根据本班学生的实际情况，部分学生可能已经拥有了电子邮箱，甚至已经有过收发电子邮件的经验。在教学中，要充分调动这部分学生的积极性，而基础较差的学生，可能连注册资料的填写都有一定的困难。因此，要考虑适当的小组讨论、协作学习，使这部分学生也能完成任务。
三、说教学目标：
结合教材的分析理解和学生的实际情况，我确立了本课的教学目标：
知识目标：学会利用网络免费资源获取免费电子邮箱。
能力目标：通过自我探索、协作学习，培养学生的观察能力、自主学习能力和团体协作能力。
情感目标：教育学生正确使用网络，负责任地使用信息技术和网络资源与他人交流。
本节课主要围绕申请免费电子邮箱展开教学，所以本课的教学重点是利用网络免费资源获取免费电子邮箱。但是，根据以往的教学经验，学生在填写注册资料时往往会出现许多问题，导致申请不成功，所以，我将本课的教学难点定为注册资料的填写。
四、说教法学法：
为达到本节课的教学目标，根据学生的心理特点，我从学生的学习兴趣、生活经验和认知水平出发，主要采用“直观演示法”、“任务驱动法”和“小组谈论法”的教学方法，引导学生自主地完成一个个具体的任务而开展教学。
1.直观演示法：
对于大部分学生来说，独立完成一项任务有一定的难度，根据小学生的年龄特点，采用直观演示法组织教学，可增强教学内容的直观性、启发性，使学生更好更快地掌握操作技能。当然，直观教学不仅仅是教师演示，也可以让有经验的学生进行演示，充分调动学生的积极性。
2.任务驱动法：
根据学科特点，我用“任务驱动法”将教学内容设置成一个个具体的教学任务贯穿本课，在任务驱动下，激发学生的学习兴趣，引导他们学会去发现、去思考，寻求解决问题的方法。当学生将一个个任务击破的同时，也就掌握了本课的学习内容，体验成功的快乐。
3.小组谈论法：
根据学生的实际情况，部分学生可能已经拥有电子邮箱，甚至已经有过收发电子邮件的经验。因此，将学生分组，让学生在与同伴的交流谈论中，重新看待问题，这样能加强学生之间的相互交流，也能发挥学生的自我教育能力。
学生在任务驱动下，变“要我学”为“我要学”，引导学生自主探究和小组讨论，由此产生的效果必然事半功倍。任务的完成就标志着学生实践能力的提高，同时学生也能体验到完成任务后的成就感，从而激发他们进一步学习的兴趣和积极性。
五、说教学过程：
为实现本课目标，抓住重点，突破难点，我将本课教学过程设置为以下几个环节：
第一环节：创设情境，激情导入。
首先告诉学生，老师要参加2010年南安市小学信息技术教师说课比赛，文件要求用发送电子邮件的方式报名。接下来提问：为什么要用发送电子邮件的方式报名？让学生讨论，从而总结出电子邮件的特点是：传递速度快、范围广、收费低、环保等。揭示课题：既然它有这么多优点，大家想不想拥有一个电子邮箱呢？老师今天就送给大家每人一个，不过要自己去把它拿回来，接下来让我们一起来学习《申请电子邮箱》。（板书课题）
[教学设计意图：通过创设情境，比较突出电子邮件的特点，从而引入本课课题。]
第二环节：小组讨论，激发兴趣。
小组讨论：哪里可以申请到免费电子邮箱？
[教学设计意图：通过完成任务，使学生知道哪里可以申请免费电子邮箱（如126、雅虎、新浪等）。]
第三环节：教师演示，学生观看。
教师演示申请电子邮箱的过程，边演示边讲解。
[教学设计意图：通过此环节的学习，着重让学生掌握申请电子邮箱的步骤及注册资料填写的注意事项，并进行网络安全教育。]
第四环节：小组合作，分享经验。
首先，我让学生分组合作申请电子邮箱。对于小组内不能解决的问题，再通过大屏幕展示给全体学生，请会的同学上台演示，分享自己的经验。
[教学设计意图：在小组合作学习的过程中，避免了学生过分地依赖老师，培养了学生的自学能力，养成了敢于尝试、不怕困难、积极思考、与人合作的学习精神。]
第五环节：观看展示，巩固新知。
首先我将自己在“”申请的电子邮箱地址展示在大屏幕上，让学生观察老师的邮箱地址，同时告诉学生，@前面的是用户名，@后面的是邮件服务器，许多大型网站都提供免费的电子邮件服务，在不同的网站上申请的电子邮箱，@后面的服务器也不一样，让学生认识邮箱地址的格式。
[教学设计意图：通过此环节的学习，让学生牢记自己的邮箱名，同时能够对邮箱地址有一个正确的认识。]
第六环节：自主探索，拓展知识。
拥有了电子邮箱，就可以通过网络与远距离的朋友进行通信、交流。那如何收看其他人给自己发送的电子邮件呢？请学生看书自主探索，如何阅读电子邮件？
[教学设计意图：通过自主探索，使学生能正确地进入电子邮箱，并完成电子邮件的阅读。]
第七环节：布置作业，课外延伸。
为了更快更全面地了解大家的学习情况，要求学生回家后每人发一封电子邮件给老师。
[教学设计意图：让学生对自己的学习过程有一个较好的总结，能与同学或老师分享其劳动成果。]
六、说教学效果：
>> 邮件签名，你可以更酷一点 自动在你的邮件后签名 您的电子邮件签名了吗？ 发邮件前别忘了签名 添加邮件签名,工作事半功倍 更大一点，更酷一点等 你可以再CUTE一点 你可以再白一点 你可以乐观一点 你可以更性感一点 《千千静听》，让歌词更酷一点 使用GPG对电子邮件实现加密和签名 腾讯微博变邮件签名 如此简单 再简单一点点 邮件也能写日记 签名 邮件追踪，我也可以 数字签名技术及其在电子邮件信息安全方面的应用 签名，你让我死定了 你是不是签名党 可以多一点贪婪 常见问题解答 当前所在位置：;*.html）”格式保存。
第2步：返回Foxmail，点击菜单“工具签名管理”，在打开的窗口中点击“新建”，再选“用该文件做模板”项，选择前面所创建的网页文件，单击“下一步”（见图2），又会显示编辑窗口，如果没有要调整的，点击“确定”、“关闭”，退出签名管理。
第3步：以后撰写邮件，只需点击工具栏“插入签名”，选择设计的相应签名即可。如果不想每次都点击“插入签名”，可将自己制作的签名文件复制到Foxmail安装目录的“Template\New”文件夹下，然后打开该文件夹中的template.ini文件，添加类似以下内容：
[自定义模板]
风起云涌=坐看风起云涌.htm
以后写新邮件时，就可以在“撰写”下拉菜单中直接选择自己的签名文件模板来写邮件了。
Outlook中的图片签名
在Outlook中插入图片签名也很简单，而且它支持单独账户签名设置，这点要比Foxmail方便多了。
第1步：启动Outlook后，点击菜单“工具选项”，单击“邮件格式”选项卡。接着将“以该邮件格式撰写”设置为“HTML”，再点击下方“签名”按钮打开签名和信纸窗口。
第2步：单击“电子邮件签名”下的“新建”，按提示输入签名名称，确定后，即可如图3所示，在下方编辑签名了，可以输入文字、插入图片、编辑超级链接等。比Foxmail方便的是，Outlook可以将签名指定给特定的邮件账户，只需在“选择默认签名”中选定即可。
第3步：设置完毕，以后写邮件或回复邮件时，设计的签名会自动附在邮件正文之后，是不是很方便。
Web邮箱图片签名也疯狂
现在有不少人习惯使用Web（网页）邮箱，这类邮箱的签名一般支持HTML代码，插入图片很方便。
以QQ的Web邮箱为例，登录后点击“设置”，再单击其下个性签名中的“添加个性签名”打开新建签名窗口，点击工具栏中上传图片按钮，再添入图片网址并点击“立即插入保存”就可以了（见图4）。其他Web邮箱的签名设置，大同小异。
(1)
(2)
小提示
如果只是简单地以某张图片做邮件签名（比如扫描自己手写的签名图片），可在创建签名窗口选择“由空白签名开始”，在打开的签名编辑器中点击工具栏“插入图片”按扭插入图片即可。
Word虽然用起来方便，但是它生成的网页文件会产生许多垃圾代码，增大了文件的体积，不便于邮件发送。所以如果可能的话，最好用Dreamweaver等专业软件编制网页签名，即简约效果也多。
(3)
(4)
一、来稿管理
充分利用网络电子邮件系统，在刊物和相关网页上公布编辑部电子信箱。经常查看电子信箱，并在线完成初审。从文件名可以大致看出该来稿是否为本刊取稿范围。如肯定不采用的文章，立即回复“谢谢支持我刊不刊发此类文章请投它刊”和单位落款（利用输入法的手工造字功能，三四键即可完成）。如果觉得这样不够礼貌，另一种做法是写好规范的退稿信放在“常用文档”中，在回信时，打开文档，复制到电子邮件系统中去，这也很省时省事。
下一步是把进入初审的文稿下载到相应文件夹，可名为“200504初审”，有的准备延期待用的，则可另建文件夹“200601初审”。同时，要将作者的电子邮箱地址拷下粘贴在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些内容或格式不符，则可回信“请照附件论文格式修改五日内重发”和单位落款，将“论文格式”样本放在附件中同时发去供作者参照。将修改过准备二审的文稿移到“200504二审”文件夹。
二、审校管理
责任编辑在电脑上完成初审初校后，对于需要外审的文稿，则删除有关作者的信息，再通过电子邮件发给外审人员，要求提出审稿意见和回复期限，若超过期限，则要送另一外审人员。对于改动较大的或需要修改的文稿，责任编辑要将它发给作者，再视作者的修改情况定夺。外审文稿则要再次发给外审人员审察。由于网络速度快，这些看似复杂的事情并不会费太多时间。当然，在电脑上建立自己的“外审人员库”（EXCEL）是有必要的，它的主要内容项有“姓名”“单位”“邮编”“EMAIL”“电话”“职称”“专业”。同时，要建一个“文章数据总库”（EXCEL），它的主要内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”（设置成￥00.00格式）“备注”。
之后将文稿全部打印出来，编好排版序号，再根据“文章数据总库”，制一个“2005年第四期拟用表”，内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“初审”“外审”“二审”“三审”。这才将文稿和表格送二审和三审。通常要多准备一些文稿，以防个别文稿通不过复审，更主要的是防正式排版后才发现不够页码。对于没通过复审的文稿，则要给作者发一封退稿信。
这些工作完成后，让印刷厂根据审定的文稿排版印出校样。我们还是主张人工纸质校对，因为在排版文档中校对大量文稿是很累人的，工作效率、质量比较低，至于转版，更是不好完成。初校完成后，要将其他内容补上，如“目录”“编者按”“征稿启事”等。对于排不上的文稿，则要与作者联系，共商解决办法，最好是让他同意在下一期发表，这样可省却再审之事。初校还有很多事要做，如文章图书分类号、文章编号、版式等。二校主要看印刷厂是否将初校改正，整体是否完备。三校则是最后把关，责任编辑、二审、三审在校样上签名以示可以付印。三校样则作为档案保存。
刊物印刷完毕后，应要求印刷厂将排版文档转为纯文本文档，再将两种文档拷回编辑部，用途之一是通过电子邮件系统发给合作网站，另一用途是编辑部存档以备用。编辑部用途可能有以下几种：1、利用电脑工具中的“字数统计”，得出本学报排一版、两版、三版、四版、五版的字数，这样编辑稿件时增删多少字数就心中有数，减少转版数。2、备建设学报编辑部网页时用。现在很多学校都有自己的网站，学报是高等院校的重要组成部分，等条件成熟，学报也可上网，这样就多了一条传播途径。3、有些作者和读者也要求提供电子版文章。
三、稿费和刊物发放
由于人员因素，编辑要兼做编务工作，主要是稿费和刊物发放。
根据“文章数据总库”，在EXCEL中制作“2005年第四期外单位作者稿费审批表”（内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”“备注”，“备注”栏输入“邮汇”）和“2005年第四期本单位作者稿费审批表”（“编号”“姓名”“题目”“稿费”“备注”，其中“备注”为作者领款签名用）。当然，在表中要有稿费总额、审批、会计、复核、经办等人签字的地方，以及编辑部落款、日期。需要说明的是，操作人员要熟悉EXCEL的主要功能，如合计、排序、筛选、制表，否则，本文的技巧很难派上用途。
假如您的外稿很多，那么这些稿费的寄发是一件很痛苦的事，邮局要求每笔汇款都填写完整清楚，若手工填写二十张，不仅费时，而且有时难免出错，关系到钱的问题，性质有时是很严重的。众所周知，邮局经常更换汇款单格式，所以花钱去买汇款单打印软件不是明智的行为。况且单位不一定会同意报销这样的开支。如果您掌握了以下方法，则可以不变应万变。现将最新的邮局汇款单填写技巧介绍如下。
在WORD中按实物汇款单大小制作一个“汇款单”表格，核心部分如： 《作者》
《邮编》
《单位》
厦门教育学院学报编辑部 361004
《稿酬》
导语：一份好的简历是求职成功的敲门砖，因此如何把这份“敲门砖”制作的实用精美、诚实可信又个性十足，就成为职场必修的一门功课。
简历版面必须有条理简历的版面必须有条理、一目了然。因为hr喜欢的简历结构清晰、一眼就能找到相应的信息在哪里。而在描述个人信息时，必须像议论文一样用数字与事实来说话。尤其是“自我介绍”这个环节，通过实例来说明自己的优点，而不是一味只说“有责任感、组织能力强”这种空泛的表术。
为了吸引hr的眼球，求职者还必须在简历中“秀”出自己与众不同的亮点，即使它与应聘的职位没有直接联系，但这往往能体现出求职者的“可转移能力”。
简历制作必须有针对性在制作简历时，求职者还必须对简历进行“客户化”，也就是说简历必须有针对性，针对每一个公司和职位制作不同的简历。在简历中重点列举与所申请公司及职位相关的信息，弱化甚至删除对方可能并不重视的内容。尤其是把符合招聘启事中明确列出的职位具体要求的信息点放在一个黄金位置(一般在a4纸的上1/3处)。在编排信息点时，要进行逻辑分类，从而体现出求职者的逻辑性思维能力。最后，简历的语言表达必须做到简练，一页为好。在完成简历之后，一定要找至少五个人让他们圈出不明白的信息和感兴趣的信息，对简历再次润色，逐步完善自己的简历。
不要以附件形式发电邮简历当简历完成后，下一步就是投简历。那么，如何才能把简历顺利提交到hr的面前呢?这个小小的细节在求职过程中也充满了学问。写电子邮件简历时，一般情况建议使用中文，即使很多外企使用英文作为招聘语言，但是阅读求职电子邮件的都是中国人，使用汉语更加方便。但是，如果你申请的是一些相对高级的职位，对方的招聘启事完全是英文的，则尽量使用英文写电子邮件。发送简历时，最好直接将简历粘贴在正文中(粘贴后要重新排版)，不要以附件的形式发送(除非公司要求)。
