1 基层档案室的基本功能
随着档案卷宗的不断增加，档案室基础条件的改善，为发挥档案本身的作用提供了良好的基础。从实际情况来看，档案室应当具有如下功能：
（一）资料收集。基层档案室要收集和整理本单位所有的归档材料，因此需要档案人员具备全局意识，及时将所要收集的材料全部按时归档，并进行整理，以确保所搜集材 料的全面性和完整性，避免相关材料的缺失。
（二）信息保存。对所保存的档案材料，基层档案室应该在归类整理基础上，保证档案信息的时效性，对关乎本单位发展大局的资料要进行重点保存和维护，以保证信息的完整和准确，为单位发展创造条件。
（三）开发利用。基层档案的开发利用是一项长期艰苦的工作。要结合本单位工作实际，本着“以人为本”的理念，在做好基础工作的前提下，努力挖掘本单位保存的档案的潜力，对已有的档案进行开发，目的是要充分发挥出档案本身作用，为本单位的各项事业发展服务。与此同时，对档案中信息加以充分利用，为领导决策提供依据。
（四）档案编研。长期以来，基层档案室对自身所管理的档案的编研在较低水平上徘徊。档案本身的作用没有得到有效发挥。档案管理人员要不断提高自身的业务素质，重视档案编研工作。在档案编研工作中，挖掘档案本身价值。为更好的利用档案的信息资源创造良好条件。
2 基层档案室存在问题
基层档案室的水平建设直接关系到资源利用以及档案作用发挥，基层档案室虽然长期存在但是多数基层单位档案室投入不足，管理方式落后。档案人员素质不能适应档案信息化建设与发展。基层档案室管理人员的素质与快速发展的高等职业技术教育不相适应，不仅制约了档案信息化发展，同时成为制约基层档案管理水平提高的重要因素。为提高基层档案管理、利用水平。
（一）档案意识不强，领导重视不够。很多基层档案室的工作不能与其他工作同步发展有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性。
（二）档案室管理机制和设施不健全。各项管理制度落实不到位，管理设施不健全分管领导不过问，导致基层档案室管理混乱。
（三）档案管理人员更换频繁，专业知识差。管理人员身兼众职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，许多档案管理人员没有长远工作的思想，档案知识贫乏管理水平跟不上。
3 基层档案室发展方向
基层档案长期是在一个较为封闭的系统内运作的，缺乏自身活力，导致已有的资源、能量、以及自身发展都受到较大限制。要提高基层档案室服务能力的实践探索，加强单位内部文档一体化管理，与信息化建设发展同步，加强基层档案室的内部文档的一体化管理工作，更新档案管理软件，同时将文件的接收、管理环节，以及分类、鉴定、整理、归档、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书管理与档案管理环节进行统一管理，并将在日常管理活动中生成的数据、文件表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理，达到了电子档案目录、索引自动生成，并实现了及时归档。
（一）增强档案意识。档案室要完善档案室管理制度，加强档案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立健全档案室管理制度，是做好档案是管理制度的重要保证。制定档案保管期限表，归档范围，分类编目方法等规定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一由档案员管理和利用，做好档案借阅登记，利用效果登记等各种登记，手续要齐全。
（二）更新服务观念。要改变“等人上门”的被动服务为主动服务，及时为单位各部门提供宝贵的信息资料。创建一个单位档案室齐抓共管的良好氛围，形成一个以档案室为基地，以档案员为纽带，全员参与的档案管理机制。强化服务能力，是做好基层档案室工作的动力。基层档案工作必须树立服务意识，明确服务是档案的根本宗旨。档案工作就是要以服务为主线，一切档案的保管保护都是为了利用服务。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大发展空间。运用各种管理手段，不断提升档案管理人员的业务素质和业务能力，打造出具有较高水平的人才队伍，为做好档案管理工作奠定一个良好基础，通过培养一流的管理人员建立一流的文档信息资源，才能得到一流的文档信息服务结果。同时，档案管理者需坚定信念，始终明确目标，同?r要求档案管理者强化责任感，有甘于奉献，吃苦耐劳的精神，默默无闻，兢兢业业，才能使基层档案管理和利用工作有更大的发展空间。
随着改革发展的不断深化，档案资料为事业的快速平稳发展提供着可靠的信息支持，档案管理的重要性也就更加凸显出来，正逐步向规范化、制度化、科学化阶段发展。健全的档案管理组织机构是做好档案工作的基础，是档案工作不断创新发展的保证。领导干部档案意识的提高，良好的示范效应，更能带动全员档案意识的提高。及时调整补齐档案管理人员配备，由主管领导任第一责任人，业务处室领导“一岗双责”，积极协助配合，档案室具体负责，形成一级一抓一级，层层抓落实的档案管理机制，才能真正责任到人，落实到位。工作中做到把档案工作与其它业务工作同部署、同组织、同考核。通过开展经常性的档案知识、法律、法规的宣传，不断提高职工的档案意识; 通过对身边或影响大的鲜活的档案个例进行宣传介绍，来反映档案利用的成绩和效果，扩大档案影响，充分体现档案的价值和地位。既加深了职工对档案和档案工作的认识和理解，增强了职工对档案利用的兴趣，又能使职工遇到问题时能够及时想到从档案资料中寻求帮助、解决困难，从而促进档案利用工作的开展。
二、加强档案人才培养，提高档案队伍素质
做好档案管理工作，成为一名合格的档案管理人员并不容易，档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重自身综合素质和业务技能的全面提高需要不断拓宽知识面，来适应新形势、新任务对档案工作提出的新要求。随着改革开放和事业的发展，档案信息资料涉及的范围越来越广，信息量越来越大，资料整理工作越来越重。档案工作所处的位置也变得越来越重要，越来越被大多数人所认识、了解和认可。信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求，选配思想素质好、有创新精神、知识面广、业务精通的档案管理人员也显得尤为重要。主管部门要重视加大对档案管理人员的培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式。通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才。通过培训，不断提高档案管理人员对新情况、新问题的研究思考，逐渐具备科学的适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多侧面、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总档案资料，确保档案资料的完整，提高档案的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化。
三、完善档案基础建设，提高档案硬件设置
规范档案管理工作，首先要完善档案基础建设。一个既专业又经济安全的档案保管环境，有利于提高档案管理质量，促进档案现代化管理。随着信息化时代的推进，只有不断加强档案现代化管理，才能有效的发挥档案的信息功能，更好地为事业发展做好服务保障和信息支持。在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配备计算机等专用设备，对所有需归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。认真做好档案的整理归档基础工作，在归档过程中，使用计算机打印所有资料归档目录，便于档案的快速检索; 使用无酸档案盒归档全部资料防止腐蚀、变质，利于档案的保存。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要，档案管理的现代化水平得到提高，为档案利用工作奠定了基础。
四、丰富档案室藏资料，奠定档案利用基础
档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用，丰富、完整、齐全的档案资料，不仅能为单位和个人维护正当权益、排忧解难，也充分体现了档案资料信息支持的重要性。档案资料收集、整理的完整、详实，直接反映着档案资料质量的高低，利用价值的大小。随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用，档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在，档案室藏资料的内容更加庞杂，种类更加繁多，档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升，为丰富档案室藏资料，提高档案服务功能奠定了基础。档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道，方便归档途径，极大地丰富档案室藏资料。关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式，使信息资料收集门类更加齐全、内容更加丰富、结构更加合理，归档的案卷质量更加整齐规范。丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用，提高了服务功能，也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确。丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障，避免不必要的浪费，少走弯路，使档案在管理和服务单位发展中发挥应有的作用。
关键词：知识管理；工程建设单位；档案信息化建设
一、知识管理的含义
知识管理是在当今知识经济时代产生的一种新型的管理理念和方式，它将知识经济、现代企业管理思想和理念与现代信息技术融为一体，通过打造一个技术与人文相结合的知识系统，是将企业的知识和信息进行全面的收集、整合、保存与，使知识信息不断完善和更新的过程，从而为企业生产经营和管理提供强有力的决策依据，让企业在激烈的市场竞争中掌握主动权，在应对各种纷繁复杂的外部环境中，不断完善企业的产品和服务，以提高企业生产力和创造力，实现企业的可持续发展。因此，知识管理可以说是企业成长和发展的内在动力，对企业价值和市场核心竞争力的提高有着重要作用。
二、基于知识管理趋势下的工程建设单位档案信息化建设现状及存在问题
从档案管理发展的路径来说，建设单位的工程档案管理大多经历了三个阶段，第一阶段是手工管理，第二阶段是计算机辅助档案管理，第三阶段是当今的信息化档案管理。目前，一部分企业已经开始积极探索和研究知识化的管理方式，但对现今工程建设单位档案工作来说，在实现知识化管理的道路上仍面临不少问题，存在许多挑战。一是整个档案工作任务重，压力大。很多企业成立时间较早，积压的工程项目资料较多，管理分散，缺乏完善科学的档案管理体系。二是工程档案资料归档不及时。许多项目建设周期长、涉及专业多、参与人员多、中间变更多，导致档案资料难以得到及时地收集归档。而且由于设计人员和现场施工管理人员流动性大、变更频繁，其自身拥有的知识经验无法得到很好地积累和保存，也造成企业隐形知识流失较多[1]。三是档案信息资源难于共享。由于建设项目的档案及成果文件都分散在各个部门，收集不完整，归档不及时，加上分散管理，各部门之间出于知识保护、管理不善等原因无法进行知识信息的共享，导致各种数据和信息无法得到最大化的利用，从而造成资源浪费。
三、基于知识管理趋势背景下工程建设单位加强档案信息化建设的措施
（一）统一标准、制度和流程，是实现档案管理电子化、知识化的基础
在知识化管理理念中，加强工程档案信息化建设首先必须做好基础性工作。工程档案信息量大、涉及专业和部门多，利用率高，只有经过系统的归档整理，单位档案工作才能具备一定基础，积累大量的信息资源才能系统化。因此，要实现档案信息化管理，必须先加强档案管理基础工作。具体可从以下两方面着手：1.制定统一的档案管理标准、制度和流程是单位工程档案信息化建设的基础。由于建设工程规模大、周期长等特点，对工程文件的收集归档必须采取诸多举措，从工程立项开始，对设计、施工、竣工验收等不同阶段形成的文件进行收集归档，以确保工程档案的真实、完整、准确。要对所有工程档案进行规范整理、著录，完善检索，并利用信息化管理系统，将各类管理性文件和图纸扫描转化为数字化副本，将数据整合保存在数据库中，便于后期检索、利用，提高档案资料的利用效率[2]。2.建立档案管理信息化系统是工程档案信息化的前提，必须将档案管理的标准和流程固化到档案信息管理系统，对工程文件、档案和各类知识进行集成管理。一是建立和完善电子档案管理制度和流程，并将标准细分、流程固化，使细则和流程固化到档案管理系统。只有将单位档案管理制度标准及流程与信息化管理系统相结合，才能使工作人员在运用档案管理系统对档案信息进行管理时有章可依，有制度可循，从而使整个档案信息化工作更规范、更专业。二是通过系统对工程文件的收集归档、整理、鉴定、检索等实施全程管理，从方针政策、管理制度体系、项目保障措施等各个层面制定电子文件管理战略及系统集成基本框架，从工程建设管理与文件形成归档同步集成，从而实现工程管理流程的优化，做档案与知识管理信息化、网络化的实践者，最大限度地实现档案信息资源共享，为工程建设、管理提供高效、快捷、安全、增值的数据和档案服务。
（二）强化资源建设和管理是知识化前提下档案信息化建设的核心
资源建设是实现档案资源知识化管理的基础与核心，也是提高资源利用效率和档案管理工作质量的重要保障。因此，必须明确数据信息资源的来源、结构和重要价值，并针对知识资源的核心内容和应用需要进行深入分析，做好整体规划，制定出切实可行、科学合理的管理目标和管理策略，有步骤地进行知识资源管理的建设工作。1.要在已建立的强大数据资源知识平台的基础上，优化数据管理方式，对数据资源的收集、储存、管理、利用等各环节进行分析，找出并解决其中存在的问题，提高数据资源利用率。2.企业要根据自身实际情况，根据自身发展和生产经营的需要，建立专题性知识资源数据库，比如标准更新库、协同作业指导书、行业规范等基础性数据库，还有以图片、视频、设计方案、设计资料、竣工图纸等为主的工程资料库，以及科研成果、论文报告等知识成果数据库。有效做好电子文件的形成、传输、流转、存储、利用，做好档案大数据信息的挖掘和协同管理。
（三）专业培训是提高知识化管理前提下信息化建设水平的有效途径
对于工程建设单位来说，档案信息和数据极其珍贵，如果管理不当，会给企业造成很大损失。因此，企业必须加强员工档案专业知识和档案管理信息化知识的培训。1.企业可通过采取外部培训、内部培训、聘请专家指导等措施，用先进的管理理念和管理经验指导员工，促使员工转变观念，提高和优化管理档案方式，实现档案管理专业化、科学化，提高信息化建设水平。2.企业还应积极吸纳专业档案管理人才，招收一些高学历、高素质档案管理专业人才，提高企业档案人员的专业素质。
（四）优化档案信息化管理方法是知识化管理前提下强化信息化建设的重要保障
科学的管理方法是提高档案信息化管理工作质量和水平的重要保障。为此，档案管理部门要注意做好以下两方面工作：1.提高管理体制的流畅性，保证档案管理机制顺利有效地发挥作用。这样才有利于档案管理部门建立起完善的数据信息档案管理制度，明确责任，保障每项工作落实，从而实现管理部门整体工作水平的提高[3]。2.现代化管理设备是提高档案管理工作效率的基础，也是实现档案管理知识化建设的必要条件，企业应根据自身实际需要适当加大资金和技术投入，配备信息化专业设备，并对员工进行设备操作培训，让员工尽快熟练掌握先进的信息设备管理方法，不断地对先进设备进行升级和优化，保障设备的有效运转[4]。
四、工程建设档案信息化建设案例
在此，本文以深圳某地铁线的档案管理信息化建设历程为例，深入探讨知识化管理在工程建设单位的应用发展情况。深圳某地铁线是2011年底第26届世界大学生运动会相配套的深圳城市轨道交通建设二期工程项目，起点站为前海湾，终点站是黄贝岭，途经27个站点。从工程建设开始到建成通车，历时三年半。涉及从建设项目(工程）的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工验收投入运营的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、声像等载体形式的档案。在项目建设过程初期，工程档案管理曾出现以下问题：一是档案管理没有整体规划，没有明确的标准，无制度约束；二是建设项目各参建单位工程文件形成归档无专人负责。三是无相关档案电子化设备和管理系统，档案管理人员相关知识缺乏。为此，当时的建设单位即项目管理部门下大力气加强档案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，针对当时参建单位档案管理人员能力和素质参差不齐、对工程档案管理重视程度不一的问题，一是在较短时间内建立健全了项目档案管理责任制、档案管理人员工作责任制和工程文件形成、归档、移交等档案管理制度，将档案管理职责分解落实到各个部门，健全了各个层级的人员管理网络，制定了上岗要求和标准。二是通过各种方式加强人员培训，提高档案管理人员专业水平。其次，针对很多操作层面的东西，如施工用表填写和签名用章不规范、缺乏统一标准的问题。单位采取先统一标准，再对表格和签章等问题采取对照标准，同时结合实际进行协调，不断完善管理体系的做法，使施工用表填写和签名用章越来越到位，管理标准和制度越来越完善，管理更加规范。最后，针对工程文件不完整、归档不及时的问题，则通过利用档案管理系统加强信息化管理，利用信息技术对工程文件形成归档进行全程控制，使工程建设与工程文件形成、归档同步进行，确保了及时归档和工程文件的准确、真实、完整。综上，要想顺应知识化管理的趋势，对建设单位进行档案信息化建设，必须先认识档案管理的重要性和必要性，积极转变档案管理理念，根据自身发展需求和实际，利用科学管理制度和方法，借助先进管理技术和管理经验将档案管理的质量和水平提升到新的高度，才能保障档案信息等知识资源的有效利用。
参考文献：
[1]丁军艳.工程勘察设计档案知识化管理探索[J].机电兵船档案,2018(6):44-45.
[2]叶琳芳.知识管理趋势下勘察设计行业的档案信息化建设[J].办公室业务,2016(14):82.
关键字：城市建设；基础设施；资料管理
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
1城市基础设施建设前期档案的作用
基础设施建设前期档案是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。基础设施建设前期档案是基础设施建设档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是对一个企业永久保存的法律性原始凭证。只有规范前期档案管理和明确归档范围，确保前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础。因此，基础设施建设前期档案具有重要的作用。
2城市基础设施建设前期档案资料管理存在的问题
2.1前期建档意识不强，不懂建档范围
基础设施建设是城市的神经和脉络，是城市赖以生存和发展的基础。因此，基础设施建设档案既是工程建设的实际记录，也是城市发展的历史缩影。根据这点来看，档案是非常重要的，若没有这些档案是无法想象的，但现在的情况恰恰就是档案形成不规范、不科学，甚至在有些地方存在不归档不收集不整理的“三不”现象，最后弄一些虚拟材料上报，临时组卷上报，随着近年来，一些城市的市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续猛增，每年都有很多基础设施建设项目竣工。因此，城市建设的快速发展给基础设施建设档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战，如何加强基础设施建设档案的管理，保证其完整、准确、系统，得到妥善保管和有效利用，杜绝隐患是建设和管理单位必须引起关注的重要问题。但是，不论是建设单位还是主管单位都没有这种意识，更没有一种对于前期档案管理重要性认识的科学意识，从而导致前期档案建立的条件先天不足。
2.2制度匮乏，无法可依，组织不力
目前，基础设施建设的前期档案形成中存在许多的问题，比如在项目立项到实施阶段中，经常会遇到政府资金困难，进行分段实施，由此所有文件资料组卷都将于实施项目不符，这些项目也许一搁就是几年，多年后是否从新办理土地报批等前期资料手续。如重新办理，土地局、发改委、建设局等部门会回复已办理过了，退回。如不重新办理，分段实施的工程没有了原件，而进行设施调整后的初步设施就更不知哪个文件真实性。这些问题直接阻碍了前期档案资料的形成，可以说是前期档案的罪魁祸首。当迈向新的发展时期，就会越来越觉得档案的重要性，档案也加上了现代的外衣，而作为政府主导的基础设施建设，我们有理由相信，必需重视前期档案的收集工作，这主要是社会发展的需求更为现实的要求档案管理机构，必需寻找更好的出路。从目前来看，制度不够完善和制度形同虚设并存，除了反映我们中国人文本源的价值取向外，更多是跟无法可依有必然的关系，虽然我们有档案法，但是档案法不够明确和详尽的规定前期档案的法条，这在很大情况下失去法律对过程的监督。
2.3档案管理人员素质欠缺
由于多年来历史原因，从事档案工作人员多为一些弱视群体，虽然近年来，这种局面大有改观，但是有些从事档案工作人员素质欠缺，一是业务素质欠缺；另一个是，有些单位有了专职档案员，但都是临时性用工，由于其体制原因，其自身素质也很难提高。
同时，档案管理人员素质欠缺，还体现在与上级档案主管单位联系欠主动，并未及时反映、研究存在的困难和问题，共同谋求及时、合理、正确的解决办法，以达到提高工程档案管理水平，为工程竣工验收创造良好条件。
3城市基础设施建设前期档案管理的建议
3.1明确档案资料管理的主体
收集整理材料的阶段性，要求基础设施施工部门先出图再施工，以保证图纸资料的完整性，做到有物进行某项建筑维修、改建时，要提前通知档案室，档案室接到通知后，着手准备基础设施项目的档案资料，以最快、最有效的方式向维修基础设施部门提供准确和完整的档案资料。
在工程施工阶段中，要发扬不怕苦和累的精神，对工程技术资料实行动态管理。
在竣工前阶段中，为把基础设施档案资料存在的主要问题在竣工前解决，防止因缺少资料而影响到工程的验收和今后的交付使用，必须要做好竣工图纸和资料的初步验收和整理工作，并逐一登记，对于不完整或不系统的部分及时补充，以便于归档文件的完整、准确、真实性，有利于工程的竣工验收。
在工程验收阶段中，要有完整的技术档案和施工管理资料，这是国务院《城市建设质量管理条例》中城市建设竣工验收应当具备的条件之一。
3.2强化管理意识，落实档案管理制度
搞好基础设施档案管理离不开领导的重视，基础设施领导首先应具备较强的档案意识，将档案工作列入到管理日程，纳入到有关人员的职责范围，纳入到年终考核目标，建立专门档案机构，配置专门档案人员，制订严格的档案管理制度，规范收集、整理、保管、登记、使用等行为。基础设施档案的科学管理将会影响到工程项目今后的维修、改造、扩建。工程竣工后如果没有一整套完整准确的档案资料，将是后患无穷。因此，需要建立健全一支有责任心、事业心，对基础设施历史负责的档案管理干部队伍，认真做好此项工作，最好是由既懂城市建设专业又懂基础设施档案专业的人员担任，以利于工作的开展。
3.3加强培训，提高档案人员素质
档案工作服务质量的好坏，档案人员的素质是关键。档案人员素质主要包括政治素质和业务素质以及时代意识。
政治素质主要是指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德。这就要求档案人员要牢牢把握正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性。
业务素质主要是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应具有较高的专业知识，不仅学习掌握档案理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术，特别是从事信息开发和编研工作的人员，必须以博才、或通才取胜。同时，档案人员还要在继承传统的基础上，研究探索档案工作发展中出现的新情况、新问题，用先进的观念和技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。
时代意识主要是指档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。应包含以下四种意识:信息意识；市场意识；现代化意识；法纪意识。
参考文献：
一、初级中学档案信息化建设过程中存在的问题
（一） 档案信息化建设缺乏应有的重视。
相关学校领导对于档案信息化建设的重要意义没有清楚的认识，缺乏足够的重视。认为档案管理信息化工作只是管理保存一些材料，是档案管理员的事情，对于学校的整体工作不重要，没有意识到学校档案管理信息化工作的价值和意义。学校的档案管理信息化工作缺少政策上的支持，人力财力投入不足，这就导致学校的档案信息化建设无法顺利有效地开展。
（二）档案信息化基础设施建设比较落后。
很多学校对档案信息化管理的资金投入薄弱，很多硬件设施老旧，根本无法满足基本的档案保管的要求。虽然一些学校也配备了一些基本设备如计算机、打印机、扫描仪等，但多是一些被淘汰或老化严重的设备;档案数字化工作滞后，多数学校未建立室藏档案数据库，目录数据库不健全，不少学校只有单一的文书档案目录数据。查找利用手段落后，不能适应学校现代化管理的需要。
（三）档案信息化人员素质不高。
许多档案管理的人员管理观念比较落后，依然按照传统的管理模式对档案进行管理。相当一部分学校仍然只重视对纸质文件的整理而轻视电子文件，从而导致一些重要的电子文件丢失。多数学校缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的教职工兼管。
二、初级中学学校档案管理信息化建设的几点对策
（一）强化对档案管理信息化重要性的认识。
随着大量的电子文件和电子档案的涌现，已经对学校档案工作形成了巨大压力。档案管理的理念、体制和工作方式都面临重大的挑战。因此初级中学必须迎接挑战，适应电子文件归档管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。面对挑战，广大档案工作者必须要增强档案信息化的紧迫感，提高档案信息化的自觉性。学校档案信息化建设是全学校档案建设的共同工作，对于学校发展等各项工作都有极大的促进作用。要加强对档案信息化建设的领导规划，从学校领导方面来看，要将档案信息化建设纳入学校的现代化建设的整体规划上来，明确专职的档案管理人员，定期听取相关部门的意见和建议，及时解决档案管理信息化过程中出现的各种问题。有关领导部门要充分认识到学校档案信息化建设的重要性和必要性，在强化思想的基础上，指导信息化建设。
（二）加强档案信息化管理人才的培养。
优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，还必须做到业务精通。档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。对档案管理人员而言，既要具备专业的档案管理知识，又要能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识，提高其综合素质。要加强对档案管理员的长期培训和再教育工作，使其具有较好的基础知识、较高的专业知识、相关的学科知识、较高的个人修养和责任心等，要不断掌握新知识和新技能，促进档案管理信息化的建设进程。要充分认识人才队伍建设在档案工作中的关键性作用，为档案信息化人才的成长进步和施展才能创造有利条件。
（三）加大档案信息化管理的软硬件建设。
长期以来由于缺乏足够的重视，造成了在这方面投入的财力经费都不够，导致学校档案信息化基础设施严重落后，即使想建设档案信息也没有扎实的基础保障。硬件设施是档案管理信息化建设的基础，也是保障档案管理质量的重要条件。各学校要克服一切不利因素，投入尽量多的物力、人力、财力，采取有效措施保证档案管理信息化建设工作的顺利进行。要加大对档案信息化建设的投入，设立综合档案室等，配备相应的管理设施和必要现代化办公设备，使档案工作从落后的手工操作走向信息化的规范管理。
（四）实现档案信息化管理的资源共享。
随着网络化、信息化进程的加快，对于学校档案管理来说，信息化、网络化成为了今后档案管理发展的必然趋势。要充分利用网络技术推进文档一体化的管理，克服学校各部门之间归档材料衔接不紧等问题，通过网络技术对文件、档案的全部信息进行统一管理。要加强横向联合，实现多部门的资源共享，使学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心，利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导和有关部门，提高查阅利用率，使他们亲身体验到档案信息化的便利。充分发挥整体优势，实行一体化的统一管理。通过建立校园局域网系统，可以实现资源的充分利用和优势互补，避免不必要的重复和浪费。
（五）强化电子档案信息的安全管理。
一、数字化档案馆建设的信息资源数字化
1、明确档案信息资源数字化是数字化档案馆建设的首要环节
档案资源的数字化是当前数字化档案建设工作的基础、关键，而档案数字化数据来源以馆藏档案、电子文件为主。馆藏档案数字化就是利用各种科技手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质档案转化为计算机可识别和处理，具有序结构的数字档案信息资源库的工作。如果无数字化档案信息资源库，数字化档案馆建设就没有坚实的物质基础，没有档案的信息资源数字化，后期档案信息的网上传递就无从谈起，而实现信息资源共享更难以达到预期效果，至于档案的智能化服务则形同虚设，纸上谈兵。
档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。扬子石化公司档案馆在档案信息数字化方面，目前所做到的仅是导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而非全面意义上的数字化，在记录方式、载体形式上没有实质上的改进。
2、档案信息资源的数字化必须具有“三性”
第一、科学性。我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。如选前者，对于继承和保护人类宝贵的文化财富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于档案鉴定工作长期滞后，使馆藏中存在大量未经鉴定或鉴定后并未销毁的档案。再者，各档案馆往往具有共性意义的档案资源，如各级政府及部门的普发性文件等。如果将它们全部数字化，不仅会加重馆藏负荷，也会增加管理和维护的负担，更是资金的浪费。因此档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。优先对具有本馆特色、专业特色、地方特色的档案，用户急需或利用率高的档案进行数字化。对此，扬子石化公司档案馆的管理类文件就做到了档案与资料的区分；石化系统文件与非石化系统文件的区分；本企业文件与普发性文件的区分等等。
第二、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。
第三、特色性。当每个档案馆数字化建设完成，进入网络后，它只是网络中的一个数据库，一个节点。为了避免信息的重复，各档案馆的信息资源数字化必须各具特色。特色也是档案馆信息资源数字化的生命。选择本馆独有的、具有资源优势的课题或项目加以攻关，进行开发、研究，最终建设具有本馆特色的数字化档案信息数据库。如同一个有差别的市场，有利于竞争，同样有利于产生优势，避免重复建设，为实现网上档案信息资源优势互补和资源共享开辟道路。
二、数字化档案馆建设要高科技化
数字化档案馆建设在工作条件上必须有高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的。它的显著特点是对技术的依赖性。如果没有相关技术设备的支持，数字化档案馆建设将成为海市蜃楼。由此可见它是完全依赖现代通讯网络基础进行管理与工作，从而实现档案馆信息资源的数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、信息资源共享化，服务快捷智能化。
1、档案信息资源数字化技术支持
主要依靠模数转化技术，即使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化，这有赖于计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入等技术将档案原件进行数字化处理，运用多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示。档案信息资源数字化之所以能够解决档案存储的问题，那是有赖于海量存储系统，因而海量存储技术在档案信息资源数字化进程中具有重要作用。现阶段主要是光盘与缩微手段。数据库技术在档案信息资源数字化过程中也有重要意义，它是计算机管理系统的核心，是数字档案信息保存和利用的重要技术。它能进行资源的有效组织使之有序化便于人们的利用。
2、档案信息传输的网络化和信息资源的共享化
数字化档案馆建设还必须依赖一系列的信息基础设施来实现信息的传递。这一环节要靠网络技术与通讯技术的有效支持，以宽带网为传输通道，在高速网络化的基础上，使档案信息不受空间、地域的限制，为用户服务。因此，档案信息传输的网络化不仅是数字化档案馆建设的必须条件，也是档案信息实现信息社会化服务的基础。扬子石化公司的内部局域网平台为我馆信息传输的网络化创造了可行性的前提。鉴于各类档案馆馆藏档案信息具有自身的特色，因此所建设的数字化档案馆在高速发达的网络上只不过是一个节点，单独的数据库，未必能满足所有用户的信息需求，所以要借助网络的升级，使来自各地的档案信息资源实现共享。
3、数字档案的安全
为了保障档案信息的原始性、保密性及网络的安全，同样要采取相应的技术措施。加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；签署技术是证实该文确实出自作者，且内容未被他人改动；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷。
三、数字化档案馆管理的知识化
传统的档案管理模式难以适应高科技支持下的数字化档案馆，需要一种新型的管理模式来取代。知识管理则向我们展示了一种崭新的管理模式和思维方式，在数字档案馆建设中引入知识管理理念，将给数字档案馆建设以重要的启迪作用。
1、从管理的发展趋势看，知识管理是档案信息管理的新发展
人们对档案的管理从档案的实体管理到档案的信息管理，即侧重档案内容的开发利用，解决档案信息的传播，再到档案信息资源的管理，侧重对档案信息内容及其支持工具的管理。前两种管理方法早已不能满足管理要求，就目前现状，我们要完成的就是从档案信息资源管理向知识管理的转变。档案信息资源管理的核心是收集整理、检索分类、存贮、传播和使用，但它忽略了人力资源及其主观知识的管理，而知识管理不仅涵盖档案信息资源管理内容，更注重对人力资源的管理，深化了对信息技术的要求，对档案信息的处理转变为对知识的识别、挖掘和重组。知识管理的目的就是通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新。
2、知识管理为用户提供更完善的知识服务
知识管理的基本过程是知识的创造、存贮、分配、应用。知识组织、知识应用是知识管理的基础，知识管理最终体现知识价值和服务价值。数字化档案馆实现了档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化,档案信息利用的共享化。因而此时用户不再担忧信息传递的方便、快捷程度，而是如何从繁杂的档案信息资源中迅速提取自身所需的知识。知识管理要求的知识组织与应用，正是在档案信息基础上，通过对知识的进一步挖掘、精简、提取并发现隐含在档案信息中的潜在知识，最终对它们分析、归纳、整合并形象的予以表达，完成知识挖掘。这正好解决用户面临的新问题，所以数字档案馆不仅要注重知识的组织与开发，同样要重视知识需求与应用，以便提供更完善的知识服务。
扬子档案馆从创建开始历经几代管理层的交替变更，在管理模式上也有不断地探讨和实践，从最早的实体管理到信息管理再到档案信息资源的管理，管理方式不断简化，档案的服务利用功能也达到进一步的完善。
在知识经济发展的背景下社会主义市场经济有了崭新的形式，档案工作也随着产生了巨大的变化，如何适应实际，如何适应发展、如何适应变革成为档案工作必须要回答的问题。在档案工作中有来自技术的因素、有来自环境的因素、有来自管理的因素和来自人员素质的因素，新时期各种因素高度交叉，形成密不可分的体系，这其中档案工作人员素质无疑处于中心的地位。
1.档案工作人员的实际状况
1.1档案工作人员的文化水平不高
许多单位对档案工作不重视，从后勤、服务单位抽调闲杂人员充实档案工作，导致档案工作人员既没有服务意识和档案工作责任感，又不具备档案工作需要的文化程度，还没有必要的技术基础和业务能力，这会严重制约档案工作的发展，影响档案工作信息化的实现。
1.2档案工作管理人员专业能力低下
在当前档案工作管理的实际工作中，管理人员来自专业院校的人数少之又少，大部分档案工作管理人员是通过转岗加入档案工作管理工作之中，这会导致档案工作管理人员不熟悉工作的基本内容和基本要求，难于对档案工作管理完成标准化、规范化的任务。
2.档案工作的概念
档案工作是单位、组织和个人在从事经营、管理等社会活动中形成的各类信息的直接记录，是重要的基础性工作。档案工作主要包含档案整理、档案管理、档案存储、档案开发、档案研究等各种主要内涵，是一项复杂性的服务工作，并带有极强的政策性和技巧性。档案信息的存储形式有图片、表格、文字等类型，档案工作的强化就是在规范上述信息加工和整理的基础上，形成档案工作潜在价值和内在价值的进一步挖掘和开发。
3.档案工作人员的素质要求
3.1档案工作人员的政治素质
档案工作人员认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，坚持四项基本原则，执行党和国家的方针、路线、政策，树立正确的世界观、人生观和价值观，恪守档案工作纪律，公正廉洁，严守党和国家的机密，热爱档案事业，全心全意地为人民服务，甘当无名英雄。
3.2档案工作人员的业务素质
档案工作人员要学习掌握档案学的理论知识，而且还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、管理学、情报学、统计学、传播学、心理学及现代化设备的操作技术，特别是从事档案信息开发和编研工作的人员必须是档案工作的通才。
3.3档案工作人员的信息意识
现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案工作人员应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。
4.提高档案工作人员素质的方法
4.1加强档案工作人员的业务学习
通过不断地学习和教育让档案工作人员熟悉并掌握档案工作所需的专业知识和操作技能，不断提高其政治素质和业务素质，使档案工作人员正确面对当前市场经济的竞争环境和科学技术飞速发展的时代背景，增强应对社会变革的适应能力，与时俱进，开拓创新，逐步强化时代意识。
4.2大胆进行档案工作的实践
在提高档案工作人员业务素质的基础上，不断学习，结合档案工作的特点，紧紧围绕重点工作，抓住难点、热点问题，寻找工作的突破口，大兴调查研究之风，调研出思路，调研出对策，调研出成果，开拓视野，掌握实情，形成科学的认识，并在实践中大胆实验，在取得创新成果的同时，使档案工作人员的素质也得以提高。
4.3注重档案工作的素质培养
培养档案工作人员的敬业精神，爱岗敬业是创新精神的基础，只有对档案事业的热爱，才能积极思考问题，勇于改进工作，并努力探索和不懈创新；积累丰富的知识和经验，它能产生广泛的联想，思想灵活敏锐，从而迸发出创新灵感的火花；培养独立思考问题的习惯，它是进行创新的必要条件，善于提出新方法，解决新问题，不受传统观念和习惯思维的束缚；永葆求实的科学精神，准确把握新形势、新情况和新环境，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作；真抓实干脚踏实地，一步一个脚印，实实在在取得成效，才是真正的创新。
一、提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识
提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一，是重要的信息资源，
增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先是加大对档案知识的宣传和档案业务的培训。档案管理人员更多地参与到各类材料形成档案的整个过程中，向各处室人员讲解文件收集整理归档的每个步骤，力求不断扩大全体人员及管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：科研项目结题时，如果没能按时整理归档科技资料，那该项科研活动就不能算完结，只有做好归档工作，整个科研项目工作才算是有始有终。做好档案归档工作是科研单位职工的良好素质体现。
二、健全管理制度，建立全馆一体化的管理新模式
健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我馆岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建立档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。
因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为馆内决策服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。
服务对象的差异，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，价值的大小，直接影响现代档案材料的利用率。
为从源头上保证馆档案室收藏资源，我馆反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。
四、实现新形势下档案管理现代化，工作标准化
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。转贴于233网新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。
这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。
五、加快数据准备，推进档案现代化管理进程？
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2.分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
六、加强档案人员计算机知识和技能的培训
新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力也是不能胜任工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。
