关键词：事业单位；人事档案管理；信息化建设
人事档案管理在事业单位管理中直接关系到人事档案的完整以及人才的聘用，为了全面提高事业单位人事档案管理的水平，普遍采用了信息化建设的手段，通过运用计算机等先进的信息技术，提高事业单位人事档案管理的效率和质量，当下人事档案管理信息化建设中存在很多问题和不足，阻碍着人事档案管理信息化建设的水平，这就需要查找当下人事档案信息化建设中存在的诸多问题，然后针对这些问题采取有效的改进举措，进而有效地改善当下人事档案管理存在的问题和不足。
一、我国人事档案管理的发展情况及存在问题
首先，不能够及时的完善信息化建设的设备和系统。在当下的人事档案信息化建设中，需要完善信息化建设所需的软硬件资源，但是经过调查研究发现，由于人事档案管理里面依然陈旧，对计算机技术等设备配备不足，导致在进行档案管理的过程中，依然以人力手动为主，不能够充分发挥计算机设备先进技术的快捷方便等优势，影响到人事档案管理的发展和信息化的程度，影响到人事档案管理信息化的进一步发展。其次，由于人为等因素在信息化建设中存在着不规范操作的行为。由于缺乏相关的机制和体系，使得信息化建设出现了不规范的现象，这样既影响到信息化建设的水平，也不利于实现档案管理的信息化操作，进而导致人事档案管理信息化建设形同虚设，趋于形式。在信息化建设的过程当中没有一个统一的规范和标准，导致了事业单位人事档案管理水平低和作用差的结果，人事档案管理无法充分发挥其作用。最后，档案管理人员的素质影响到信息化建设的水平。事业单位在进行人员招聘的过程当中，由于缺乏对工作人员信息化技术掌握情况的考核和测试，而且部分人事档案管理人员的年龄非常的大，对于信息化设备的使用技能差，而且年龄结构老化，使得他们在接触新事物的过程当中接触和理解能力有限。尤其是很难掌握信息化管理的技术，这与他们固有的传统观念有很大关系。另外更重要的就是事业单位对于档案管理的重视程度不高，档案管理人员变动比较频繁，造成了信息化建设的脱节、停滞。
二、改善事业单位人事档案管理信息化建设的创新举措
为了有效地解决当下人事档案管理的信息化建设中存在的不足和问题，应该采取以下有效举措：第一，加强对档案管理信息化建设的重视，投入足够的人力物力和资金。人事档案作为人才信息的重要佐证，必须要加强对人事档案管理的重视程度，尤其是要推进信息化建设，切实的提高事业单位人事档案管理的水平和效率，因此，事业单位应该投入足够的资金完善人事档案信息化管理了软硬件条件，配备计算机、扫描仪、订书器、复印机等信息化技术设备，确保事业单位档案管理信息化建设的顺利推进。第二，建立档案管理信息化的管理机制和行为规范。为了避免信息化建设中不规范的问题，必须要完善相关的机制和体系，制定各个环节的工作流程和规章制度，加强管理，避免不规范的现象出现，而且要严格规范操作，对各个办公室要明确职责，及时的上报各种档案资料，这样既能够保证档案管理的信息化建设的效率，也能够提高档案管理信息的普及度。所以通过完善档案管理建设的相关机制和体系，确保人事档案管理信息化的有效实用，而不是趋于形式、浮于表面。第三，注重提高事业单位档案管理人员的综合素质。在进行事业单位档案管理信息化建设的过程当中，所有的工作作业都是由人来完成的，因此必须要提高事业单位档案管理人员的综合素质，尤其是要提高其信息化技术设备使用的技术和水平。面对当下管理人员素质低下、职业能力比较差、综合素质较低等问题，要全面加强培训，建立一支素质高、业务强、专业化的档案管理人员队伍。事业单位可以通过参观考察，专业培训、专题讲座等多种手段，全面提高事业单位管理人员综合素质。第四，在进行人事档案管理信息化建设的同时确保档案的安全性与保密性。由于互联网技术本身就是一把双刃剑，因此，人事档案管理信息化建设过程当中，一定要确保档案信息库的安全，避免人事档案信息被随意泄露，侵犯他人的隐私，给人事档案管理带来安全隐患。所以在进行人事档案信息化建设的同时要加强保密意识和安全使用技能，通过对档案数据库进行加密处理，避免人事档案信息泄露。同时一定要提高人事档案管理人员的职业操守，避免其随意泄露个人信息，对于恶意泄露他人信息的行为要加强处理，以产生警示作用，通过安全和保密的举措，提高人事档案管理的安全度。
三、结语
面对当下事业单位人事档案管理信息化建设中存在的基础设施不完善、信息化建设的管理标准体系缺乏以及人员素质参差不齐等问题，有必要创新事业单位人事档案管理的信息化建设。因此需要事业单位加强对信息化建设的投入力度，通过改变传统的理念，增强资金、人力、物力的投入，改善软硬件条件，从而有效的提高我国档案管理信息化建设的规范化、科学化、合理化，从而推动我国事业单位人事档案管理的信息化建设，进而推动人事档案管理进入新的台阶，促进人事档案管理的发展。
参考文献：
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一、医院人事档案的概念及其意义
（一）人事档案是医院有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件资料。医院人事档案大致可分为三类，即人事档案、科技档案、工资档案。人事档案主要记载个人经历、政治思想等方面的材料，科技档案主要记录专业技术人员开展科研、新技术新项目的应用、职称晋升等方面的内容，工资档案主要记录职工工资及福利历次变动情况。
（二）人事档案既是真实反映职工个人经历的依据，也是人力资源管理与开发的重要依据，更是单位及有关部门选贤举能、知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔与使用人才的重要依据。人事档案工作是医院人力资源管理的重要组成部分。
二、现行人事档案管理工作中存在的主要问题
（一）管理手段陈旧，不利于人事档案的规范管理
在数字化、网络化浪潮的推动下，人事档案管理的管理手段明显显得滞后，不适应现代化的要求。
1.管理较为分散。由于部分单位档案管理人员及场所的条件限制，较为普遍地存在“多^分散管理”的现象，人事档案、工资档案由人力资源部门管理，科技档案由科技管理部门管理，有些单位的工资档案是由财务部门管理的。
2.手工操作归档。手工操作的档案材料既不利于检索利用，更容易被人为破坏，而且人、财、物的消耗相对较大，大量档案卷宗存档导致成本与支出加大。且形成的档案也缺乏严肃性和多样性。
（二）管理形式落后，不利于人事档案的综合利用
1.现行人事档案管理工作中过多的注重保管而忽视了对人事档案的开发利用。
2.对人事档案的频繁查阅极易造成磨损和意外丢失。
三、利用人事信息管理系统实现对人事档案的科学管理，为医院发展提供人才信息服务
（一）数字化为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础
1.目前人事档案与其他管理方式中的个人信息存在着较多的交叉或重复，合理整合人事档案、科技档案、工资档案的内容，既可以优化人事档案信息，也有利于节约管理成本，更有利于人事档案的综合性开发。
2.充分发挥目前医疗卫生系统内部已运行成熟的医院信息化系统（HIS），在不增加投资的情况下，有效地使用现有资源，提高服务性能。
（二）利用现代信息化管理手段，实现人员信息资源共享，建立结构完整、操作便捷、系统稳定、安全性能较高的人事档案管理系统
1.计算机管理档案具有协作性、开放性，能够更加便捷的进行及时更新、查阅，同时还可利用计算机判别、诊断、筛选的功能进行档案鉴定工作。
2.运用计算机进行人事档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，极大地提高了工作效率。
关键词:人事档案;管理; 信息化; 高职院校
中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)18-0269-02
高职院校人事档案是高职院校在人事管理活动中形成的,记述和反映教职工个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息,能客观准确、真实完整地反映个人成长过程的全貌,是教职工个人人生阅历的浓缩。是合理用人、选人的重要基础,是人才开发的重要信息资源。人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分,是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节,是一项政策性和服务性很强的工作。它的好坏直接影响组织人事工作的效率和质量。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,对人事档案工作提出了更高的要求,为适应信息时代档案事业的发展和高职院校人事制度改革的需要,必须加快人事档案信息化建设的步伐。
一、高职院校人事档案信息化管理的必要性
1.高职院校人事档案管理信息化是人事档案事业发展的必然趋势。随着网络时代的到来,信息技术及信息产业的高速发展,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。而档案作为原生的信息资源,档案信息化建设已成为国家信息化建设的重要组成部分。档案信息化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程,,也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程,《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务。因此,管理信息化是高职院校人事档案管理的必由之路,是信息时代人事档案事业发展的必然趋势。
2.高职院校人事档案管理信息化是人事制度改革和发展的客观要求。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,教职工人数快速增加,人才流动日益频繁、人员类别日趋复杂,推行干部聘用制度,实行竞争上岗,实现人事管理由身份管理向岗位管理转变,由行政任用向聘用关系转变,全面实行岗位聘用制度等。人事制度改革的推进和信息化浪潮的涌现,人事档案材料大量增加,对人事档案信息的利用日益频繁,传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要,也不适应现代信息社会快节奏的要求。因此,必须加快人事档案管理信息化建设的步伐,以适应时代和高职院校改革发展对档案工作创新的客观要求。
3.高职院校人事档案管理信息化是实现人事档案自身价值的需要。高职院校人事档案的真正价值在于利用,在于为学院中心工作、领导决策、教职工提供全方位的人事信息服务。这是人事档案工作永恒的主题和根本目的,档案管理的最终目的是为了把档案的潜在价值转化为现实价值,作为人才信息“缩影”的人事档案,是人才开发的重要信息资源,能为人才资源的合理使用提供信息参考。为此要有效地开发和利用人事档案信息资源。为实现“人尽其才,才尽其用”提供有力保障和有效服务。人事档案管理分为档案实体管理和档案信息管理两部分,实体档案信息的原始性、唯一性和法律凭证作用决定了实体档案的重要存在价值,但实体档案的查阅比较烦琐,利用效率低下。档案信息化管理为档案信息的充分利用提供前所未有的便利条件。能大大提高人事档案工作的质量和利用效率,能最大限度地发挥人事档案的功能,实现人事档案的价值。
二、实现高职院校人事档案管理信息化的有效途径
1.加强领导,提高认识。“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”是当今社会人们对于人事档案工作态度的生动写照。为此,要加大宣传力度,增强各级领导和教职工的档案意识,争取他们对人事档案工作的支持和配合。实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化,硬件建设是基础,领导重视是关键。领导重视是做好人事档案工作的前提,学院领导要提高对人事档案工作重要性的认识,将人事档案管理工作纳入学院整体工作计划之中,在机构设置、人员配备、经费使用上予以保证;组织人事部门的领导更要重视,要将人事档案工作纳入组织人事部门的重要议事日程,把档案工作与其他工作同研究、同规划、同布置、同考核;定期研究布署、检查、指导人事档案工作。
2.夯实基础,规范管理。为切实提高人事档案工作质量,必须在人事档案的规范化、科学化管理上下工夫。首先,要健全规章制度。根据《干部档案工作条例》的要求,结合工作实践,建立健全七项制度、七种簿册,档案管理的各项规章制度是管理实践经验的总结,是使档案管理实现规范化、科学化的必要手段和重要保证。人事档案管理部门要在日常管理工作中严格执行各项规章制度。其次,要不断充实档案内容。形成材料的各部门要对当事人进行全方位的考察,从不同角度、不同侧面真实反映每个人的历史和现状,注意针对和突出个人的特点、业务能力、专业水平的考核,形成的材料要客观、真实、准确、全面,做到“观其卷,见其人”。人事档案管理部门要定期跟踪收集反映教职工最新情况的材料,及时归档,保证人事档案材料收集齐全、真实、准确、完整。使之处于动态的更新,提升人事档案的利用价值。
3.建立完备翔实的人事档案数据库系统。高职院校人事制度改革的不断深入,对人事档案管理工作提出了更高的要求,档案管理部门必须进一步提高工作效率,及时、准确地传输大量的人事信息,提高人事信息管理的时效性。为适应需要高职院校人事档案管理的重心应有逐步由档案实体管理转向档案信息管理;由手工管理转向计算机管理;由人工检索转向网上查询,实现电脑查询与实体档案管理相结合的方式。切实改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式,采用现代化手段,利用计算机等设备对人事档案进行全过程管理。为此要建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理。及时采集和更新人事档案数据,使人事档案数据化、信息化。数据库的建设是一项涉及很多环节且颇费时间的系统工程,是一个渐进性的过程,要投入必要的人力和时间;需要分阶段、分层次、分步骤有序地进行。数据库必须建立在中组部《信息结构体系》的基础上,如,江苏省委组织部研发的新版组织(人事)信息管理系统,这套软件系统的主要功能是:既建立起人员信息数据库,提供档案信息的优质服务,又解决干部人事档案工作的自动化和现代化管理。建立起人员信息数据库,首先,必须重视数据的采集,它是干部人事档案信息系统最基础的工作,信息采集必须以人事档案和组织人事部门审核的“三龄一历”为依据,确保信息数据库内数据的完整、全面、系统、准确。其次,数据库信息的补充和维护要及时,保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。要把人事档案管理部门建设成学校组织人事等相关部门的信息库。
4.建立人事档案网络化管理体系。人事档案数据库的建立,使得人事档案信息的利用更加方便快捷。但用计算机管理档案信息不能只停留在单机有管理水平。为实现信息资源共享,提高工作效率与质量,要在局域网内建立人事档案网络化管理体系,重点解决好使用权和管理权问题,通过确认密码和身份提供所需信息。要解决好信息安全问题,一是对数据库采取切实有效的安全防护措施,防止档案信息的损毁和遗失;二是保密问题。在组织人事部门内部,实行干部信息网络化管理,可通过用户管理分配用户和设置用户的系统权限,通过网络使信息共享,避免信息的重复录入,减少大量重复性劳动,大大提高工作效率。在组织人事管理工作中,随时可能产生一些新的信息,可以通过网络随时更新信息,同时向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料,大大提高信息的时效性。各级领导可根据不同的工作需要,随时查询各类人员的信息,而且还可以对这些信息资料进行快速统计分析,为领导决策和组织人事工作提供快捷、方便、全面的信息服务,提高信息的利用效率,使人事档案信息资源得到最大限度的开发利用。并将逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术,运用《干部人事档案原件管理系统》将档案原件全部输入计算机,建立电子档案,档案的查阅、借阅全部实行微机化操作,实现人事档案管理数字化、信息化、网络化。
5.建设高素质的人事档案管理人才队伍。人是档案管理的主体,档案工作人员的素质,直接影响档案工作的实效。要更好地推进人事档案信息化进程,档案人员素质的提高是关键一环。实现人事档案的信息化管理是一项长期的、艰巨的战略任务,任重而道远。要担当起这一历史重任,必须有较高的政治素质,良好的职业道德和崇高的敬业精神,另外,信息技术、网络技术在档案领域的应用,电子档案的安全问题对档案管理人员的素质又提出了更高的要求,因此,要建立完善的档案人员培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平。培养和造就一批既懂档案管理专业知识,又掌握现代科学技术的复合型人才。以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境的新要求。
面对信息技术的挑战,高职院校人事档案管理应真正实现信息化,大力开发档案信息资源,实现资源共享。充分挖掘人事档案的功能,实现人事档案的价值,使人事档案真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。
参考文献:
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【关键词】人事档案；电子信息化；档案管理
档案资源的管理是每一个机关事业单位不可缺少的，重视人事档案电子信息化管理，可以为单位提供有效的信息资源。随着数字化的产生，档案管理打破传统的人工管理，开始向电子信息化的管理模式上转变，但是目前阶段，人事档案电子信息化管理呈现不同的问题，这就需要我们有效解决，使人事档案电子信息化管理进行不断的完善，这有利于人事单位的工作管理，进而提升了人事档案资源的利用率。
一、人事档案电子信息化管理呈现的现状
（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关人事单位档案室存在堆积物的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与人事档案电子信息化管理状况严重的脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的信息化手段的使用，从而影响了人事档案电子信息化管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺没有让人事档案电子信息资源进行有效的利用，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源进行有效的利用。
（二）档案检索效率低。现在的人事档案电子信息化管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有完全实现计算机的检索，这在一定程度上影响了人事档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅的工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关人事单位的档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。
（三）档案管理人员综合素质问题。人事档案电子信息化管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的信息化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，从而对信息化档案管理无法顺利进行。因此，机关人事单位的档案管理员，要迅速建立属于电子信息化的管理信息知识体系，提升自己的工作效率，达到电子信息化的档案管理水准。
二、人事档案电子信息化管理的对策
（一）创建电子信息化的数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给电子信息化的档案管理提供了便利，方便了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于人事档案电子信息化的管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，就需要人事单位建立一个高校的电子信息化管理系统。我们可以根据人事单位的实际情况，结合自身的优势，创建电子信息化的数字档案管理，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为人事档案电子信息化管理创建一个有利的环境，这有利于人事单位工作的顺利进展。
（二）提高电子信息化的管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的电子信息化的档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高人事单位电子信息化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对信息信息化的档案管理进行系统性上的提升，还可以通过增加系统内部的储存量，从而为人事资源的信息补充创造空间。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这对电子信息化的人事档案管理的系统的功能奠定了更新的基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于人事档案电子信息化管理，而系统功能得到了保障，使人事档案电子信息化管理系统的数据有了一定的安全性。3.档案管理使用性能提升。人事档案电子信息化管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对人事档案电子信息化管理系统的重视，实现其在线升级的功能，可以使系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样人事档案电子信息化的管理系统有了更强大的发挥空间，这有利于人事资源的高效利用。
（三）提升人事档案管理人员的素质。档案管理人员是人事档案电子信息化管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要人事档案管理单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对电子信息化的档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员对自身素质进行提升，以保证工作的开展需求，从而实现人事档案电子信息化管理从管理型向服务型迈进。
三、结束语
综上所述，信息技术的发展，对人事单位电子信息化的档案管理提供了技术支持，这使人事档案的管理打破了传统的手工管理，让档案管理向信息化的趋势发展，这种管理方式顺应了时代的趋势，有利于提高人事单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新电子信息化的人事档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，从而促使信息化的档案管理更好地服务于我们。
【参考文献】
[1]赵玉荣.浅谈人事档案信息化管理的几个问题[J].城市建设理论研究(电子版),2013(15).
[关键词]高职院校；人事档案管理；信息化
档案事业也是社会事业的有机组成部分，而档案中的人事档案又是社会各项工作，尤其是人事工作中必不可少的核心部分，高职院校人事档案在高校的发展、科学的管理等各项管理工作中发挥着极其重要的作用，随着信息时代的到来，信息速度效率的高速运转，认真分析档案本身及其管理工作的历史发展变化，对高职院校人事档案管理工作的研究有着深刻的启迪，对高职院校的建设和发展有着长远的意义。
一、高职院校人事档案信息化建设的现状
（一）管理体制不够规范，人事档案工作重视程度不够
各高职院校人事档案有的由人事部门或组织部门管理，有的院校则由学校档案部门管理。现在高职人事档案的管理模式主要是传统的封闭式管理它是指人事档案主要由单位内部的组织人事档案部门进行封闭式管理供领导或组织上使用，一般不对外由于制度还不够健全，封闭的档案管理系统运行秩序还不够完善，档案管理人员有部分兼职管理，人事档案材料的收集不够重视，档案材料收集方面还处于被动阶段这种模式虽然在过去的人事档案管理中起到了重要作用，但在市场经济开放化，各类信息网络化的今天，这种管理模式利用面还较窄，不能更全面的为查阅者服务。
（二）经费投入少，人事档案信息化建设程度不高
高职院校人事档案信息化首先要搞好基础设施建设。除此之外，还要有合格的硬件设施，才能够开展档案信息化建设。由于高职院校档案工作的重点是对文书、教学、基建、学生等档案的管理，高校档案工作的经费大部分用于学校档案的建设与开发，所以目前很多高校在学校档案管理方面都已实行了档案信息化管理，有先进的基础设施和专用的软件系统，采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术。而作为国家档案的重要组成部分的高校人事档案却因为经费缺乏而投入不足，影响了信息化建设。高职院校大多数人事档案室都存在保管条件差，工作场所不足，库房条件简陋，硬件设施落后等现象。有的没有专用的人事档案室，办公室与存放人事档案的场所合二为一，档案信息化程度几乎为零。
（三）人事档案管理队伍建设落后，科学管理程度差
管理人员中有的为兼职管理，人员素质参差不齐，缺乏素质高技术强的管理人员等原因造成的，即使有专职人员，但职称、学历层次低，档案管理专业毕业的极少。无论兼职或是专职档案管理人员，接受档案管理专业知识培训的不多，缺乏档案管理的基本理论知识，基本技能的掌握也少。有的甚至不会用电脑，更无法开展信息咨询、网络检索等服务；有的不会使用扫描仪、复印机等仪器设备，难以制作电子档案。
二、高职院校人事档案信息化建设的迫切性
高职院校档案信息化建设是时展的需要，社会信息化水平的高低在一定程度上已成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。档案是立档单位为适应日常工作需要而依法建立的反映个人和综合管理信息的具有保存价值的文件与材料。档案反映历史活动的原始记载，是国家重要的信息资源库。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，实施信息化建设和管理便成为高校档案工作开展的一项具体举措。
三、高职人事档案信息化建设的对策和措施
（一）规范高职人事档案管理体制，统一高职人事档案信息化建设标准
做好档案各项工作的规范和标准是人事档案信息化管理的重要内容但由于历史、社会等种种因素，档案馆藏的管理规范标准不相统一，材料收集整理立卷等质量不高，人事档案的信息自动化管理暂无可依据的标准和应执行的章程这些因素制约了档案管理的信息化建设。
（二）提高管理档案人员素质水平，积极开展科学研究
高职院校人事档案的信息化管理如何更快更准的实现，其关键在人的管理首先要有具有现代化技术管理水平和思想意识的人，管理人员不仅要有较高的知识层次还要有科学的技术水平，不能仅会一般的计算机操作就得已满足当前，许多高校人事档案部门几乎都缺乏现代化技术过硬的人才。随着社会信息化的迅速发展，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，传统的服务方式无法满足用户的需求，而档案信息化管理能够解决用户的需求，加强档案管理人员的培训也是实现档案信息化管理的必备途径，培养一支适应信息时代要求的档案队伍，通过经常举办人事档案知识技能管理培训业务，不断增强档案人员的工作责任心，档案人员既是档案信息的管理者，又是档案信息利用的咨询者。学校领导的重视对高校人事档案管理队伍的建设非常重要，若领导者档案意识弱，那么对档案的重视程度也很低，若领导者档案意识强，其所在单位的档案管理工作就好，这是能否做好人事档案工作的重要因素之一，在人事档案管理的实际工作中，许多高校因为其分管领导对人事档案业务的不重视，致使人事档案人员素质较低，业务能力不高，人事档案专用库房及设备等落后，现代化技术设备缺乏，而档案管理者的更未参加过业务培训进修等学习。
高职院校人事档案信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理，提高其质量和效率，是一项艰巨、复杂的系统工程，任务之繁重，学校只有不断发现自我、创新自我才能在管理上下工夫、上手段、要水平，才能更好地为高校事业发展发挥应有的作用。实施高职人事档案信息化管理，为人事工作提供了更好的数据平台。作为档案管理人员要加强业务知识学习，提高计算机应用能力，为高职院校人事档案管理工作做出更大贡献。
参考文献：
【关键词】 信息化 档案 管理
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录[1]。我国的人事档案管理历史渊源，而真正开展起来是在建国后，党和国家十分重视人事档案的保管，各级组织和人事部门成立了人事档案管理的专门机构，经过半个多世纪的发展积累了大量的人事档案管理工作经验，人事档案得到了较大发展，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。人事档案自产生以来，一直发挥着不可替代的作用，为人事调动、聘用、晋升等工作提供了很多便利和帮助。但随着我国政治经济体制改革的推进，企事业产权制度改革的实施，干部人事制度改革的深化，流动人员大量增加，传统的人事档案管理工作出现了较多问题，严重影响其作用的正常发挥。加之21世纪人类进入信息时代，信息化技术的快速发展和广泛应用，档案事业遇到了挑战和发展机遇。过去传统的只注重保管的管理模式，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式，对充分发挥人事档案在人力资源开发利用中的作用具有十分重要的意义。
1 传统人事档案管理模式的特点
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录，具有集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、权威性、现实性、动态性等属性，是组织、人事、劳动等部门培养、选拔和使用人员的重要依据。传统人事档案的内容单一，材料收集、装档、保管、鉴别、转递、查阅等所有环节均依靠手工劳动，工作效力不尽如意，再加上人工操作难免会出现一些错误，对个人人事档案的真实性也产生了一定的影响。传统的人事档案管理模式具有“重保护，轻利用”的特点[2]，拥有一套规范的管理制度和管理程序，有利于档案的保密和保管。
2 制约人事档案信息化管理的因素
在现代信息化时代，因传统的人事档案管理模式具有“重保护，轻利用”的特点，在个人和用人单位之间不能更好的发挥其桥梁纽带作用，从而呈现一系列信息化建设滞后，档案社会利用率低等现象。造成这种现象的原因有很多，主要体现在人事档案管理人员思想观念、服务技术和管理人员自身的业务水平等。
2.1 思想观念陈旧
人事档案管理人员的思想观念对人事档案管理模式的改革具有深远的影响[3]。在信息时代，人们认识到了开发利用信息资源的重要性，但在实际工作中，由于管理人员陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大的束缚性，始终坚持人事档案“重保护，轻利用”的原则，认为只要按时收集，妥善保管，提供凭据就行了。很少有人考虑到人事档案在信息资源利用上的开发价值，并考虑怎样更好的优化档案管理，提高档案利用率等。正因为这些传统的陈旧观念，阻挠了档案信息资源开发利用的进一步深入，影响了人事档案管理的发展。
2.2 技术服务落后
目前，很多人事档案管理室都已经配备了计算机等先进软件设备。但是由于技术水平及陈旧观念，大多计算机软件只用于日常办公中，而档案信息的输入、存储和开发利用仍处于手工操作阶段，缺乏对信息的开发利用，导致了人事档案信息的利用效率低，这是当前人事档案信息开发利用中的一个重要问题。随着网络、计算机的深入普及，用户对档案利用方式及需要也发生了很大的变化，传统的封闭式管理模式不再适应信息时代用户的需要。因此，要尽快实现现代化技术，不断促进现代化建设，改变传统思想观念，与时俱进，提高网络化建设，把先进的信息技术应用到人事档案管理中，充分发挥人事档案在信息开发利用价值，开发有效的数据库与管理系统，以适应时代的发展。
2.3 档案管理人员业务水平不高
人事档案的信息化管理如何更快更准的实现，关键在于人的管理[3、4]。在传统的档案管理系统中，管理人员的整体业务水平不高，缺乏档案管理的利用意识，对档案的重视程度低，不明确人事档案的主要用途。随着社会信息化的迅速发展，人事档案管理工作为了满足广大用户的需要，对档案管理人员的业务能力水平提出了高标准的要求。档案管理人员不仅要具有现代化技术管理水平，先进的思想观念，还要有较高的知识层次和科学的技术水平。加强档案管理人员的培训是实现档案信息化管理的必备条件。
3 信息化人事档案管理势在必行
人事档案管理信息化是未来人事档案管理的必然模式，是现代社会发展的需要[5]，更是事业单位以人为本，科学管理的需要。人事档案管理人员必须首先打破除陈旧迂腐观念，强化创新意识，树立档案信息服务理念，形成信息档案、服务育人的管理模式，才能更好更快的发展档案事业。人事档案信息化管理、网络化具有重要的现实意义[6]。它不仅有利于对人事档案实体和信息的保护，避免损坏档案的现象发生，还有利于人事档案的开发利用，提高人事档案的利用价值，同时可节省大量的人力、物力、财力，减轻各用人单位的负担。人事档案信息化管理是建立实用性强的微机人事档案管理系统，使人事档案信息能够及时输入和输出，提高检索效率，快速准确地为人才开发和经济建设服务，充分发挥人才信息资源的价值，从而真正为学校各项事业的发展起到提供信息、引导服务作用。
参考文献：
[1]陈炳亮.人事档案管理研究.兰州大学，2003.
[2]唐晶.当前我国人事档案管理方向的研究.山东大学，2007.
[3]刘宗华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法.管理实务，66-68.
[4]刘冬梅.论档案的信息化管理.山东档案，2007年第1期.
关键词:档案 信息化 管理
随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要,各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。
只有坚持人事档案信息化管理,服从和服务于组织人事工作大局,才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理,提供先进的技术、手段和方法。
1 医院人事档案信息化建设的优点
(1)传统的医院人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。
(2)利用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。
(3)利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
2 医院人事档案信息数据化
人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此,首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程,要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据,确保信息的准确、真实。为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类,制成不同的表格,提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,改变了过去传统的手工和理,向信息现代化管理方式转变,大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量,为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行企业档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设,推进人事档案现代化管理水平管理,是我国社会主义现代化的需要,是信息化时代的需要,因此,档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。
3 健全与完善医院人事档案信息管理系统
信息化是当今经济和社会发展的大趋势,医院人事档案部门也要积极创造条件,利用档案信息资源,为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:
(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统,必需选用一套科学的、合理的软件系统。
现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快人事档案信息化管理,提高人事档案信息资源的利用率。
(2)强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。
各级领导一定要提高认识,加强对此项工作的领导和大力支持,充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化,并且对此项工作高度重视,千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。
(3)加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍
要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此,加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训,提高管理水平有工作能力,认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养,要努力学理论、学业务、学技术,以适应医院建设和发展的需要。
(4)重视人事档案信息系统的维护。
人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:
1)信息录入要完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;
【关键词】高职院校；人事档案管理；信息化建设
一、高职院校人事档案信息化管理的作用
（一）促进人事制度改革与发展
高职院校在我国高等教育体系中的发展迅速，教职工逐年增加，并且人才职位变动频繁，需要及时的更新人才结构信息。人事档案管理信息化极大的推进了档案管理的标准化，使高职人员信息变动留存效率提高，有助于院校干部提拔，教师岗位轮换等工作的进行。推行干部聘用制度，是良性竞争的开始，人事管理的不再执行身份管理，而是变成一种岗位管理职责。与传统档案管理模式相比，具有明显的优势，是现代快节奏社会的一种必然趋势。
（二）有利于实现人事档案的自身价值
高职院校人事档案管理的最终目的是利用，也就是通过档案为学院中心工作和管理决策提供方针，档案管理的现实价值转化是一种必然。而在漫长的纸质管理时代，人事档案的调取需要更多的时间和精力，其效果不是十分理想。信息化有助于促进人事档案管理价值的实现。也是人才开发的重要资源，为人才资源的合理使用提供信息参考。信息化时代，可以人事档案的高效利用，人事档案和信息档案分为两部分，共同进行，既保证了档案的原始真实性，也确保了其高效的使用价值，从而最大限度的发挥高职人事档案信息化建设的作用。
二、高职院校人事档案管理信息化过程
（一）提高意识，建立并完善信息化流程
人事档案管理的受重视程度不足是导致其管理效率低下的最主要原因，管理过程未涉及到个人利益，因此管理态度不端正。为此高职院校应建立完善的管理体系，委派专业的管理团队进行管理，提高管理人员的意识，从科学化、规范化、制度化等角度入手提高管理效果。每学期之初将人事档案管理工作任务安排清晰，并严格执行。
（二）夯实基础，规范管理
基础工作能力是保证档案管理高效的前提。在档案管理中，要求首先了解相关管理条例，从规范化和科学化上入手，建立完善的管理制度，并要求管理人员和执行人员认真研读相关制度，提高执行力。其次，应不断的充实档案内容。材料部门对教职工档案进行全面考察，改变以往填写模式，使对教职工的评价更加公平和全面。对档案管理进行收集和整理，录入计算机系统保证其安全性，并体现规范化档案管理的重要性。
（三）提高档案管理人员的素质
任何一个时代，人才都是效率提升的关键。高职人事档案管理人员的素质需进一步提高，从专业性，职业道德等方面入手，对其进行培训，明确人事档案管理的重要性和其管理流程，提高其管理执行力。对于高职管理人员而言，应认识到档案管理是一项长期的任务和职责，并且在管理中肩负起这一职责。此外，还应保持完善的知识结构和专业的业务水平，培养档案管理综合性人才。
（四）建立完备的人事档案数据库系统
随着高职院校人事制度改革的进行，对新时期档案管理提出了全新的要求，保证及时准确的完成档案管理任务，确保人事信息管理的真实性好时效性。实体档案管理依然存在，未来一段时间内应逐步将管理重心转移到信息化管理，减少手工检索的麻烦，建立完备的人事档案数据库系统。由人工为索转向网上查询，将传统管理模式与信息化管理模式有机结合。实践证明，建立完备的人事档案数据库系统，便于档案信息的调取和使用，极大的提高了管理效率和当事人档案的使用价值。对信息的更准确。对高职院校而言，需要认真分析档案管理，分层次的资源投入，将数据库建立在《信息结构体系》基础上。发挥人事档案管理的信息化和现代化功能。建立起人员信息数据库，重视并完成信息数据的采集，为档案管理打好基础。可以在管理中实施“三龄一历”原则，做好信息数据库的完整性、准确性和全面性。另外，可对信息进行定期维护，进一步确保人事档案信息的时效性、真实性与准确性。目前，高职院校人事档案管理信息库已经开始建立，但笔者认为还缺乏系统性，需要进一步强调并加大管理力度。
总结
综上，对高职院校人事档案管理信息化应提高意识，夯实基础，并且要加快人才培养步伐。以适应知识结构的更新和人事档案工作管理的基本需求，保证院校人事档案的完整性，促进其管理稳定发展。
参考文献：
[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2012(1).
