一、机关档案管理现代化含义
机关档案管理现代化，是在建立在机关办公自动化基础之上，运用科学的管理理论和方法，以先进的技术和设备为支撑，充分发挥档案工作者的主动性和创造性，对传统的档案管理方式进行改革创新，实现档案的科学化、标准化、信息化管理。具体内容包括：运用计算机、网络和多媒体等科学技术和手段，有效整合档案信息资源，实现档案信息的海量存储、网络传递、自动编目、快速检索、自动统计、方便阅览和库房智能管理等。
二、机关档案管理现代化
存在问题
1.管理观念落后
当前，许多机关档案管理现代化观念落后，不管是主管领导或档案管理人员，传统档案管理思想根深蒂固，认为档案管理工作就是保管档案和提供利用，防止档案丢失和泄密，从心理上抵触和排斥新事物，畏难情绪严重，缺少创新精神。有的机关档案部门现代化建设只停留在局部或表面，如采用档案管理软件进行文件的著录、编目和检索，而其它方面则不愿深入攻坚，导致档案管理现代化建设步伐缓慢，甚至停滞不前。
2.缺乏统一的档案业务技术标准
档案现代化管理，是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的档案标准化。要实现机关档案现代化管理，需采取统一的业务和技术标准，将各个系统有效整合在一起，使档案各项工作和环节建立有机的联系，相互支持，协调联动。目前，大多机关政务办公平台建设、档案数据库建设以及配套的软硬件设施设备等，都分别基于各自行业标准进行设计与研发，各行其是，采用的业务技术标准差异较大，导致不同系统之间无法兼容，文件格式不匹配，数据无法导入或文件打不开等问题严重，造成信息的分割和资源浪费。
3.档案管理人员素质有待提高
档案现代化管理，要求档案管理人员不仅具备扎实的业务功底，还要掌握先进的科学技术知识、管理技能和方法。目前，就机关档案管理工作总体情况来看，档案部门人才匮乏，管理人员总体素质偏低。尤其是很多中小机关档案管理人员，没有经过专业的档案业务培训，业务素质和工作能力不足，且多数人员身兼数职，对档案工作也不够重视，档案工作质量堪忧。大机关档案工作相对完善规范，多数档案管理人员不乏敬业和奉献精神，但缺乏现代化管理的基本知识和操作技能，导致档案工作还停留在传统的基础层面，档案现代化管理心有余而力不足。
4.基础性工作不到位
档案现代化管理是一项复杂的系统性工程，受多方面条件因素的制约和影响，是建立在档案基础工作的标准化、规范化的前提下的顶层设计。目前，由于档案工作不属于机关中心或主要业务工作，长期得不到有效重视和支持，导致档案工作资金投入不足，人才流失现象严重，档案基础性工作不尽如人意。如：档案管理制度不健全、文件收集不齐全、案卷整理质量不高、档号不科学、案卷标题不规范、检索方式落后、没有专门的档案管理系统软件、缺乏必要的现代化办公设备，以及机关办公信息化程度不高、网络安全保密建设不完善等等，都严重制约着档案事业的发展和档案现代化管理进程。
三、机关档案管理现代化的对策措施
1.增强档案管理现代化意识
首先，机关主管领导要从思想上认识档案管理现代化的重要性和现实意义，关心和支持档案管理现代化建设，并协调解决工作中出现的各种问题和矛盾。其次，档案管理人员要转变观念，增强档案现代化管理意识，依靠先进技术与科学管理方法，积极探索切实可行的档案管理现代化模式，创造性地开展工作，推动档案事业科学发展。
2.统一档案管理技术业务标准
目前，多数机关档案管理现代化还处于发展阶段，尤其是在一些技术标准等细节方面工作不到位，需综合考量，不断改进和完善。由于档案管理各软硬件在配置上各行其是，规范性、服务性、共享性差，资源得不到有效利用和开发。要实现机关档案管理现代化，必须统筹规划，优化配置，统一档案管理技术业务标准，将软硬件选用、机关办公自动化等统一纳入档案信息现代化管理之中，提高各系统间的兼容性、互动性和协调性，切实发挥软硬件的功能和效用，实现信息的共享和网络的沟通，保证数据的规范、可读和有效。
3.提高档案管理人员综合素质
档案管理的现代化关键在人，主要依赖于档案管理人员素质的提高。档案现代化管理既是一项业务性工作，又是一项技术性、管理性工作，档案管理人员要全面优化知识结构，不仅具备扎实的业务功底，熟悉档案工作内容和基本要求，具有较强的业务能力，还要掌握基本的计算机和网络等知识，能熟练操作各种现代化设备，并能进行设备的安装、更新、维护。同时，还要具备科学的管理素质，以先进的理论和方法为指导，不断提高管理能力和水平，向全能型、复合型人才发展。
4.加强档案基础设施建设
一是加强硬件设施建设，购置服务器、存储器、计算机、扫描仪等现代化设施设备，夯实档案工作物质基础。二是重视档案管理软件的选择，一款好的、人性化的软件，可以帮助管理人员达到事半功倍的效果，实现档案的科学管理和快速检索，大大提高工作效率。三是配备专业的技术团队，负责机关的网络运行和系统维护，及时解决各种技术难题，保证系统和数据安全，为档案现代化管理提供有力的技术保障。
5.加强档案基础业务建设
规范、完善的档案基础业务工作，是档案现代化管理的重要保证。如果档案基础业务工作没有按照规定的标准进行整理归档，各环节杂乱无章，即使有先进的设备和技术，计算机也无法对混乱无序的档案进行有效识别和科学管理，档案的现代化管理只能沦为空谈。目前，机关档案基础业务工作还有待进一步加强和规范。要以科学管理的原则和方法为依据，严格按照档案工作的标准和要求，认真开展档案业务工作，保证档案收集齐全、鉴定准确、著录规范、编目科学、利用方便、排列有序等，提高案卷整理质量，切实加强档案基础业务建设。
6.加强档案信息化建设
福建省公共档案信息共享平台以各级档案馆馆藏档案信息资源为对象，以建设区域性、分布式、规范化、超市型档案信息资源的共享体系为重点，以推动实现档案信息资源的社会共享为目的，充分应用先进信息技术成果，建立适应信息化条件的档案信息共享服务平台，为各级档案馆提供一套实用性很强的应用系统，为档案信息资源社会共享体系的建设打下了坚实的基础。
创新内容
福建省公共档案信息共享平台以推动实现档案信息资源的社会共享为目标，通过认真分析各级馆藏档案提供利用服务特点和发展趋势，总结网络信息服务的基本规律，结合社会公众对于档案信息共享服务的需求，提出了“以福建省分布式档案基础数据库项目建设为基础，以人民群众的利用需求为导向，依托因特网，构建公共档案信息资源的共享平台，大力开发分布式档案基础数据库中的开放档案基础数据库和专题档案全文数据库，实现全省各级综合档案馆开放档案基础数据库、公共档案专题数据库和爱国主义宣传档案数据库的分散与集中利用，初步建立福建省‘网上公共档案馆’，面向人民大众提供公共档案信息服务”的总体建设目标与要求，实现了为广大人民群众提供省市县三级国家综合档案馆馆藏公共档案“集中存储、分布管理”的“一站式”公共档案资源共享服务的模式。
福建省公共档案信息共享平台应用多层体系架构的J2EE技术、智能搜索技术、基于TRS搜索引擎技术基础的智能全文检索技术、数据迁移技术、数字签名技术、身份认定及数据加密技术、可信web service技术以及异构资源的整合等技术手段，实现了公共档案信息的管理与查询。福建省公共档案信息共享平台分为两个子平台：公共档案信息资源管理平台和公共档案信息资源查询平台。
公共档案信息资源管理平台主要是为福建省各级综合档案馆提供一个管理与维护专题数据库及建国后档案基础库、民国档案基础库、革命历史基础库；批量录入(导入)馆藏档案的基础数据和专题数据，提供远程档案录入方式，方便远程小批量录入的用户；以及制作和公共档案专题全文数据库的统一平台，实现全省开放档案基础数据库与公共档案专题全文数据库的统一管理、原文批量自动挂接、专题制作、信息维护、排序、检索、统计、审核和、各类报表的制作及打印等功能；支持各类信息的统计功能，并可对管理平台使用人员的权限进行灵活的定制。公开档案信息资源查询平台主要是为互联网用户提供公共档案信息服务以及广大网友可以上传有价值的文档资料，实现关键词检索(智能搜索引擎)、分类检索、组合检索、跨类检索及全文调阅等功能。
由公共档案信息资源管理平台和公共档案信息资源查询平台共同组成的福建省公共档案信息共享平台，依托因特网构建以各级国家综合档案馆馆藏公共档案信息资源和公共档案专题全文数据库为基础，以为社会提供方便、快捷的档案服务机制为目的，围绕公共档案信息资源获取和创建、存储和管理、查询和动态等功能需求，提供了一整套先进、实用、高效的计算机软件解决方案，全面解决了公共档案信息资源的整合、、管理与查询利用等问题。
（一）城市建设档案管理
城市建设档案管理的基本内容是指城建档案馆和城建档案室的各项业务建设，包括对列入归档范围的城建档案的形成与积累进行业务指导；对城建档案进行接收、征集、补测补绘、修改补充；做好城建档案的整理、鉴定、保管、保护、统计等基础工作；开发城建档案信息资源，编制各种检索工具，大力开展编研工作，积极推进城建档案的利用和咨询服务工作等。
（二）城市建设档案管理信息化
城建档案管理信息化是指城建档案管理部门利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高城建档案接收指导管理决策的效率和水平，进而提高城建档案机构经济效益和社会效益的过程。具体到每一个城建档案馆或城建档案室，档案信息化就是要实现档案管理各环节的自动化，管理方式的网络化，决策的智能化和档案信息利用的电子化。
2 信息化建设的必要性
现阶段，需要将档案原件具有的各种信息综合分析出来，使死档案变成活信息，更好地为社会服务。城市建设档案馆应充分利用信息化手段建设档案信息资源，建立城市建设档案资料信息库、目录库，汇编城市建设档案综合信息，为社会提供城市建设基础数据、城市建设信息咨询和技术服务等。
（一）管理信息化是社会发展大势所趋
高新技术特别是信息技术的广泛应用，使人类生产活动和社会生活开始进入信息化和智能自动化时代。信息技术是生产力，重视信息，并善于利用先进的管理工具，有效地运用信息，实现科学管理是大势所趋。
（二）信息系统是城建档案管理的重要组成部分
信息技术已在档案管理活动中展露出无限生机，档案的分类、编码、检索、利用、查询等工作也随之发生了重大的变化，很多传统的方式已被信息系统所代替。城建档案管理信息系统建设周期长、数据量大、工作繁杂都是前所未有的，并且有一个很突出的特点就是城建档案管理处于动态过程中，如何随时了解、掌握各种承建工程的动态，把握城建工程进展和获取所需的城建档案是用户最为关心的问题，所以信息系统的建设是关键性的工作。
信息系统是通过规范化和标准化的工作，提高档案管理效率、控制风险、有效利用资源和掌握档案管理与运转全局，实现愿做规范化、管理现代化和决策科学化的重要工具，可以实现由经验化管理到科学管理、流程管理、数字化管理和知识管理的转变，能够体现以信息知识为本的现代管理理念。在档案管理所涉及的范围内实现信息的高度集中管理是解决机构、资源、业务的集中与分散，实现资源优化配置和实施有效管理的主要途径，信息化建设是实现这一途径的主要手段，从而使城建档案管理走上科学化，现代化，信息化规范化的道路，保证档案管理的效率、质量、安全和档案利用效益。
3 城建档案馆信息化现状与可行性
我国城建档案馆经过三十多年的发展已成为信息资源的聚集地，信息技术的进步和网络经济的兴起为我国城建档案馆利用后发优势，实现跨越式发展提供了机遇。但在近期化建设过程中存在开发力度不足，信息交流与共享程度低等问题。信息服务水平和质量有待进一步提高，信息化总体应用水平较低，还处于初步发展阶段。具体表现在：一是自身技术和信息化基础设施落后；二是档案馆仍未走出封闭状态；三是档案介质仍囿于传统形式；四是资源共享观念淡薄；五是档案资源的深度开发远不能满足社会需要；六是档案馆信息化水平极不平衡。总体来说对信息化认识模糊、理解肤浅不到位，城建档案管理迫切需要加强信息化建设。
城建档案管理信息化建设不仅是必要的，而且是可行的。信息技术，计算机科学电子技术以及空间信息技术在迅猛发展，信息化技术和网络技术为城建档案管理建设提供了良好的技术支持，可以使城建档案管理在更高层次上，专业化，系统化的组合和应用业务的和正在发展的信息和技术。同时，随着信息技术和网络技术的发展，信息化已经渗透到城建档案馆里的，档案管理行业的各个部门，有些部门和单位已经建设了一些信息系统，积累了一定的经验和信息化基础，培养了一批熟悉计算机信息系统的工作人员和技术骨干，提高了业务水平，积累了人才与经验。技术发展与应用基础里包含以下几方面内容：数据仓库技术、GIS技术、Web技术、操作系统、安全与网络安全技术、硬件网络基础。
4 信息化技术的应用
随着信息技术的迅猛发展，整个社会信息流通的基础结构发生了根本变化，数字城市不可逆转地走?M了人们的生活。作为城市建设档案的重要保管基地，它是数字城市的基础数据源，提供真实可靠的依据性档案信息。大量的城市数字化文件资料将由城建档案馆接收，保管和提供利用，这就要求具备数字化档案的管理能力、信息处理能力、信息传输能力，从而提供数字化信息服务能力。
信息化技术的应用主要包括在信息化基础设施建设，数字信息资源建设，信息资源整合与开发利用，档案信息化标准规范建设，信息化人力资源建设，城建档案信息安全保障体系建设六方面内容，具体体现在以下几个方面：
（一）完善软硬件基础设施
应根据实际需要配备计算机软，硬件和网络设备，选择先进成熟适用的技术，避免片面追求最新最高级的技术。进一步提高城建档案管理软件的技术水平，应努力与之源数据库系统相互融合，构成一个有机整体，形成从数据录入的数据整理，再到数据加工输出全过程的应用。建议城建档案管理系统建设与上级政府主管部门办公自动化系统和电子政务系统建设相结合。完成馆藏档案目录数据库建设，努力实现全国档案信息在互联网上查询检索。
（二）解决制约信息化技术发展的瓶颈
信息技术专业人员与从业人员信息技术知识和能力的缺乏是目前制约城市建设档案管理的瓶颈。可以采取补充计算机、信息化等学历背景的技术人员，或者积极开展信息技术培训等方法，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能。面对当前一些档案馆无力开发或低水平重复开发档案管理应用软件的现象，应大力组织推荐技术成熟水平较高的管理软件在全国推广，避免重复开发造成的资金和时间浪费。
（三）加速数字化进程
各城建档案馆应按实际情况开展城建档案馆馆藏档案数字化，选择是对全部馆藏、重点某类、珍贵档案还是高使用频率档案转变成数字信息资源，使这项工作积极务实地推进。对于电子档案的接收与管理，一方面，应积极开展接收保管利用的技术方法，研究制定相关管理办法；另一方面，应加大对电子城建档案的接收力度，从源头上解决档案数字化问题，并充分利用电子城建档案优势，变档案为信息，做好利用服务。
煤炭行业档案基础管理
一、档案管理基础工作的回顾
煤炭行业管理体制于1998年变更以前，煤炭部多次召开了全国煤炭系统档案工作会议，制定了若干个全国煤炭档案管理规章制度，有效地指导全国煤炭系统档案工作沿着科学的道路向前发展，收到了较好的效果，特别是以下三次大的活动：第一次是煤炭部以（64）煤发1918号文颁发了，《煤炭工业技术档案管理办法》和以前颁发的归档范围及档案保管期限表，为煤炭行业档案工作奠定了基础，全行业档案工作体系健全，接收了大量富有价值的和现行的档案资料，特别是“日伪”、“民国”及“公私合营”时期等相关煤炭产业的档案资料、为完善行业的各项管理工作、生产快速发展起到了决定性的作用；第二次是1980年煤炭工业部召开全国档案工作会议，安排部署了全国煤炭系统档案恢复整顿工作，并重新修订《煤炭工业技术档案管理办法》并以（80）煤办字第500号文件印发了《煤炭工业技术档案管理办法》，使全行业系统档案工作得到了较好、较快的发展，行业档案工作机构、人员配备、制度健全，档案资料齐全完整、内容丰富，为老矿挖潜改造、提高煤炭产能、使煤炭行业为国家保持较强经济增长做出了应有的贡献，文书档案材料为各项管理工作、平返冤假错案和健章立制起到了重要作用；第三次是全国煤炭系统山东肥城会议，总结、安排部署了全行业档案管理升级达标活动，通过这次活动，使全行业档案管理整体建设得到了长足发展。有70%以上企业、事业单位档案管理达到省级标准，不少单位达到国家二级和国家一级标准，基本解决了行业档案的齐全完整、准确问题，必要的档案工作规章制度已建立并健全起来，各级领导干部和广大职工的档案意识进一步增强，档案工作条件显著改善，档案工作队伍素质明显提高等。这一切都为煤炭行业档案工作的发展和提高创造了基础条件。特别是在企业改制、改组、主副分离及矿井关闭和社会职能移交等，提供了详实的档案资料，发挥了档案的凭证作用，更有效地为煤炭行业的发展以及党和国家各项工作服务起到了不可故量的作用。
二、如何加强档案管理工作
企业档案管理涉及企业管理各个环节及各项活动，档案资料形成于不同时期、经办环节和经办部门、人员多、周期长，如果档案管理基础工作薄弱，各环节工作联系不紧密，一个环节出现问题，就会直接影档案资料的齐全和完整，也有可能因一份重要的文件或档案材料未归档，该解决的问题得不到及时解决，就会给工作带来很多麻烦和不利，有时会给党和国家，本企造成重大损失，影响社会稳定。必须夯实档案管理基础工作，以更加齐全、完整和系统的档案资源来强化、支持煤炭企业的发展。
（一）强化档案基础管理工作
由于煤炭行动业体制的变化，原有的档案管理方式与现在的管理体制等因素，档案工作联系不够紧密，使煤炭企业档案管理工作不够顺畅，有关档案业务问题得不到及时解决，造成各单位档案管理工作各自为政的情况，出现了行业档案基础工作发展水平层次不齐的现象，先进的更加先进，档案基础工作更加札实，档案管理己进入数字化时代，档案的有效利用得到认可，档案管理空间发展差的仍然原地踏步，有的单位或企业档案工作出现倒退现象，档案资源得不到有效利用，档案的真实价值在现实工作中未能体现出来，失去了发展的空间。为了尽快扭转这种局面，按照1995年国家档案局和国家经贸委首次全国企业档案工作会议精神，“企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下，依靠企业主管部门，形成档案管理行政管理部门与企业管理部门密切配合、分级管理与属地管理相结合的管理体制”的精神，煤炭行业协会负责煤炭企业档案的管理工作不顺的情况下，一是将煤炭企业档案工作列入各级领导考核范围，促使各级领导重视、支持档案工作，使企业档案工作与企业规模相匹配；二是加强与各省档案局的业务联系，做好煤炭行业和属地档案管理相结合的管理模式，争取支持；三是抓住省区煤业集团这层领导的主线，形成一级抓一级，首先建全省级煤炭行业档案工作机制，形成层层管、层层抓的局面，真正使档案工作落到实处；四是矿业公司或集团公司要加强各分公司的档案管理工作，使其档案工作更好地服务于企业管理的各项工作，为本企业和国家积累更加丰富煤炭档案资源。
（二）抓典型、树样板
煤炭行业档案协分会应在行业系统开展一次调研活动，选定先进单位，召开行业体制变更后的第一次档案工作会议，推广先进经验，激励后者迎头赶上。并邀请省区档案局参加，依据国家煤炭和档案“十二五”发展纲要，安排部署行业档案工作。
（三）充分发挥档案协作组的作用
为了给档案工作者提供一个学习和交流业务的一个平台，由行业档案分会重新调整组建档案协作组，根据行业档案发展情况或省区自愿的原则，组建多个层面的档案协作组织。一是省区煤业集团和省区档案局档案协作组，每年最少活动一次；二是省区集团二级单位档案协作组，形成相互学习、交流和共享档案管理成果的新气象。并办好煤炭行业内部档案刊物为更好地开展工作。业务、学术交流创造条件；三是省区集团分公司档案工协作组，不定期开展档案业务学习和交流。
关键词：档案管理；规范化；科学化
中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1673-1573（2012）02-0094-02
档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录，更是一个经济社会发展不可或缺的信息资源。随着改革开放和社会主义市场经济建设的不断深化，档案资料提供了可靠的信息支持，档案管理的重要性也日益凸显出来。如何使档案资料得到科学的管理，实现其利用价值，发挥其档案功能，国内研究者就此进行了有针对性的理论与对策探讨，并取得了丰硕的科研成果。但随着经济社会的快速发展，档案工作又面临着新的形势和要求，因此，笔者拟就新时期档案工作规范化、科学化管理略陈管见，以就教方家。
一、提高档案服务意识，实现档案利用价值
管理就是为了提供更好的服务。在日常工作中，档案管理人员重视档案保密工作，尽职尽责，但在传统保密观念影响下，档案工作还存在着一些重保轻用和利用不足的现象。大部分档案不能得到充分利用，甚至有价值的档案被束之高阁，造成档案浪费；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的成果中体现出来。保守机密是每位档案管理人员应尽的职责，但在做好档案保密工作的同时，要使档案工作达到更深层次的发展和要求，实现档案的利用价值，就必须转变观念，增强服务意识，使档案在管理和服务组织发展中发挥应有的作用。在工作中更要树立开放观念，走出档案室，广泛宣传档案法律、法规、规章制度和借阅、使用流程，通过对身边或影响大的鲜活的档案个例的宣传介绍，来反映档案利用的成绩和效果，扩大档案影响，充分体现档案的价值和地位，使各部门能及时全面地了解档案工作，有效地利用好档案。在提供最有效的服务保障的基础上，实现档案价值的最大化利用。
二、完善管理制度，创新档案管理工作
加强档案管理，制度是保障。明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务，以及归档范围和整理要求，可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，档案管理更加规范有序。当前，纸质档案仍是收集、归档的主流。做好档案的归档和移交工作，仍然繁重，除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员，还应建立档案室专职人员具体负责、各兼职人员协助抓，形成一级抓一级，层层抓落实的档案管理工作网络。随着科学技术的发展，社会已进入到信息化时代。信息的检索和查找更加方便、快捷，信息技术的发展与广泛应用也给档案管理工作提出更高的要求，因此，档案管理工作也必须与时俱进，在实践中发现问题，解决问题，不断创新和完善档案管理工作。档案人员要善于主动收集资料，深入基层，指导和宣传档案工作，做到档案管理工作和各项业务工作同部署、同安排、同实施、同完成。更要善于找准和做好档案管理工作和业务工作结合点的“无缝对接”，将档案管理工作中的“软任务”变成“硬指标”，在相互的工作交流中达到互为推动、各取所需、相得益彰的效果。
三、重视档案人才培养，提高档案管理水平
信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才，以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多角度、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料，确保档案资料的完整，提高档案资料的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化发展。
四、完善档案基础设施，促进档案现代化管理
在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础设施的升级工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配备计算机等专用设备，对所有须归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。无酸档案盒的使用使归档资料降低了被腐蚀、变质的可能，利于档案的保存。随着时代的变迁、事业的发展，档案包含的范围和种类也越来越多，档案的形式多种多样，无论何种档案资料在我们的各项工作中，都有着举足轻重的作用。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案资料的深入开发和利用。
五、丰富档案室藏资料，奠定档案利用基础
档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用，丰富、完整、齐全的档案资料，不仅能为组织和个人维护正当权益、排忧解难，也充分体现了档案资料信息支持的重要性。档案管理工作的全面提升，使档案资料收集、整理更加完整、详实，直接提高了档案资料的质量和利用价值。随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用，档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在，档案室藏资料的内容更加庞杂，种类更加繁多，档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升，为丰富档案室藏资料，提高档案服务功能奠定了基础。档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道，方便归档途径，极大地丰富档案室藏资料。关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式，使信息资料收集更加门类齐全、内容丰富、结构合理，归档的案卷更加整齐规范。丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用，提高了服务功能，也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确。丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障，避免不必要的浪费，使档案在管理和服务组织发展中发挥了应有的作用。
参考文献：
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关键词:铁路企业;档案管理;思路途径
中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2012) 12-0179-01
当前,铁路改革不断深化,通过转变发展方式、创新经营机制,谋求科学发展、和谐发展的新路子。然而,铁路的发展必须走继承发展、持续发展的道路。为此,铁路发展离不开档案工作,在总结工作、创新工作上时刻离不开过去的坚实基础。作为档案工作者,必须认清形势的变化,主动转变观念,开拓创新,勇于实践,通过加强档案工作,更好地为铁路的安全发展服务,为维护铁路干部职工利益服务,为全面建设小康社会服务。在具体工作中,就是要跟上形势的发展,不断创新档案管理的思路与方法,为铁路的科学发展、和谐发展做出自己的努力。
一、做实做强基础,在发展思路上创新
社会越要发展,越要学习历史、借鉴历史。作为一名档案管理人员,就是要眼界开阔,拓宽思路,不断学习新理论、新技术和新经验,使档案管理工作不断创新,为社会和企业发展提供借鉴与服务。
一是立足理论学习创新。在创建学习型社会过程中,作为一名档案管理人员,首先要努力成为一名学习型干部,自觉做到工作学习化,学习工作化,不断学习先进的档案管理理论和工作经验,用新的工作理念和工作思路指导当前工作。为了不断创新档案工作,既要学习档案管理专业知识,借鉴档案管理的成功经验和方法,又要学习相关专业知识及成功经验。在学习和借鉴基础上,不断“推陈出新”,形成自己新的工作思路与工作套路。
二是立足工作实践创新。创新是事业发展的动力,但创新绝不是漫无边际,也不是海阔天空。特别就档案管理来说,必须立足于工作实践、立足工作需要。从工作理念、工作目标、工作计划和工作推进等各方面,都要脚踏实地,立足于工作实践,才能使我们的档案管理工作不断取得实质性的突破。凡是对档案管理事业有促进作用的创新,才是有生命力的创新,才能在实践中不断得到发展与完善。
三是立足工作基础创新。工作创新必须在原有工作基础之上,必须是继承基础上的创新。档案管理工作是一项系统科学,具有科学性、严谨性和系统性,绝不能出现间断性和随意性。我国企事业单位的档案管理工作,历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,形成了独具特色的工作体系,这些基础工作,是我们今后工作创新与发展的基石,是档案管理工作进一步创新的根基与源泉。因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。
四是立足现实矛盾创新。工作创新的目的就是要不断解决现实矛盾,使工作不断有一个发展,确保档案管理工作为社会发展服务。就我们铁路来讲,档案管理工作水平还不是很高,在铁路转变发展方式过程中,许多问题还不适应,档案工作服务职能还不到位。我们要立足于解决现实矛盾,运用新的管理理念,在做好目前工作基础上,尽快在科学管理、现代管理上求发展、求突破。
二、运用科技手段,在强化服务上创新
当前,科技发展日新月异,为我们不断提高档案管理水平和服务职能提供了重要手段。就铁路目前管理手段和人才配备上看,能够做好如下几项工作。
一是建立档案室网页,在一定程度和范围内开展网上服务。现在铁路站段查阅有关档案资料,主要还是依靠人工查阅,既费时费力,还容易出现差错。如果档案室利用铁路内部局域网的建立,干部管理和劳人部门制作出自己的档案网页,不但自己查寻资料方便快捷,而且在做好服务职工、搞好接访等工作上,也能提高效率和质量。
二是建立可视“电子档案数据库”。对于在政策范围内便于让干部职工查阅的有关档案数据,可以建立“电子档案数据库”,以便在关键时候让干部职工自己查阅,这样,对于落实有关政策和文件,能起到事半功倍的效果。该“电子档案数据库”设在企业档案室,使其成为企业信息资源共享的重要组成部分,其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
三是实现有关信息资料的自动上传。铁路每年都要接收大批大中专毕业生和退伍军人,给各单位建档工作增加大量任务。如果建立了内部信息网络,有些档案内容就可以直接从车间传到段,或从站段直传到路局,充分利用了现代科技手段,节省了人力物力。
四是有条件情况下,可以开展在线服务。随着社会的发展,干部职工的维权意识在不断增强,厂务公开已是人们十分关注的问题。为此,在可能的情况下,如果把有关档案管理内容纳入公开范围内,让干部职工在网上参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性。被动的、手工式的档案查阅方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
三、拓展服务领域,在管理职能上创新
铁路不断深化改革,很多服务职能已经推向社会。那么,随着铁路的进一步改革,铁路一定会把管理退休干部职工档案的职能推向社会。所以,铁路站段一定要提前做好准备,在信息服务的社会化、多元化上提前下功夫,按着社会化、多元化管理要求,提前做好各项基础工作。
其次要要搞好横向联合,实现整体信息资源共享。铁路在深化改革过程中,机构重组、合并时有发生。为了加强信息沟通,提高工作效率,站段之间也要建立必要的联系网络,必须打破档案信息管理各自为政的局面,建立一个完整的铁路内部大环境信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。
第三是要注重信息“反馈”保密。在强调档案管理创新的同时,更要保证档案管理的原则性与保密性。只有在确保档案管理科学有序、安全可靠的情况下,档案管理工作创新才是有效的。
参考文献:
[1]余述文.档案管理工作手册[M].重庆出版社,2005
关键词：基层档案；管理；问题；对策
中图分类号： G270 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）36-39-2
0 引言
档案管理工作是基层档案局工作的重要内容之一，在我国社会与经济体制改革不断深入的背景下，档案管理工作面临着巨大的挑战。档案管理人员应深刻认识到档案管理的重要性，并紧随时代的发展步伐，利用先进的管理理念和手段，提高档案管理水平，为服务当地的社会与经济发展夯实基础。下面就基层档案管理存在的问题及对策展开分析。
1 档案管理的重要性分析
档案是实际使用价值消失后的具有参考和再次开发利用价值的凭证，是资料的终端。档案局中的档案管理工作是构成整个社会科学能力的重要部分，为社会信息系统的顺利建设提供了有力的依据。总体而言，档案管理工作的范围广泛，涵盖了科研、机构组织、个人等多个领域，是推进社会发展的重要因素之一。在我国改革开放的背景下，基层档案管理的重要地位及作用日益凸显，这就要求针对现阶段基层档案管理中存在的不足进行分析、总结，在此基础上制定科学合理、行之有效的管理策略，以完整、真实的档案信息和资料，为地区经济的良好发展提供依据[1]。
2 目前基层档案管理存在的问题探讨
2.1 档案管理意识不足
档案管理意识是指导高效开展档案管理工作的灵魂，但目前部分基层档案管理人员缺乏全局管理意识，片面性认识档案管理工作，甚至认为自身的工作不重要，导致档案管理与各项建设缺乏有效的结合，无法为社会与经济的发展提供真实、完整的依据。另外，档案管理意识的不足还导致管理人员工作态度的不端正，不积极进取，对先进的管理理念和技术手段不加以学习，造成业务及自身的发展局限于单一的形式与范围内，严重影响了基层档案管理水平的提升。
2.2 缺乏创新意识，全面性偏低
创新是民族进步的灵魂，也是各项工作不断进步的动力。在目前基层档案管理工作中，管理人员缺乏创新意识，导致档案管理发展存在局部性、管理体制单一、管理理念与方法陈旧等问题，严重滞后于社会与经济的发展，无法满足新时期对档案管理的需求，不利于深化档案管理改革。此外，创新意识与管理意识的缺乏在根本上是由于缺乏对档案管理的全面认识，导致工作档案无法具体落实，并浪费了大量的资源，不完整的档案资料、不协调的工作结构，导致基层档案管理部门无法向社会提供及时、完善的服务，制约了档案管理职能的充分发挥。
2.3 档案管理体制不健全
从基层档案管理的情况来看，档案管理体制还不健全，主要体现在档案管理缺乏必要的监督检查以及奖惩机制，没有结合实际需求及时做好档案资料借阅、存储及修复工作。另外，对于档案资料信息的收集整理、归档、查阅等方面没有制定明确、细致的规定，导致档案管理工作缺乏条理性，管理人员在进行档案管理时无章可循，影响了档案管理水平的进一步提升。信息时代的档案管理工作，信息化建设至关重要，但目前的情况是档案管理信息化建设并不全面，一方面是基础设施建设不完善；另一方面是管理人员掌握现代化设备的能力和意识不足，无法熟练地操作先进设施，导致档案管理效率和质量得不到有效提升[2]。
3 改进、完善档案管理工作的有效策略
3.1 完善及创新档案管理机制，加强档案制度化建设
基层档案管理应实施百分制的“档案检查标准”形式，明确规定组织管理、业务建设、信息化建设、开发利用等方面的检查内容，并逐条对照确立相应的标准及评分细则，特别强调档案业务学习、档案管理软件及系统的使用、档案编研的质量、建设标准化及数字化档案室等方面的标准，提高档案管理的制度化与标准化。另外，制度化的档案管理建设应坚持科学合理、便捷实用的原则。
首先，为了提高了档案管理人员的专业能力，促进其从事务型转变到专业型的管理人员，基层单位应建立竞争激励机制、责任风险体制和目标管理体制，规范岗位责任，严明岗位纪律，实现竞争上岗、淘汰制、绩效挂钩的管理机制。同时为了保障机制建立后的有效落实，应加强基层行政管理部门的宏观管理职能，加强指导、核查以及监管档案管理业务，使基层档案管理工作朝着标准化、合理化、系统化的方向发展。
其次，除了建立完善的管理机制，基层档案工作还要建立科学分析、创新研究的工作机制，以有效提高基层档案管理工作的效率和质量。通过建立完善的管理机制和研究、创新机制，明确基层档案管理工作职责，使档案管理工作有力、运转灵活，提升基层档案管理工作的高效性。
3.2 加强档案规范化建设
为了进一步提升档案规范化管理水平，应积极建设标准化档案室。首先，积极协调、沟通与宣传，提起各单位对标准档案室建设工作的重视与支持，并将其纳入总体工作目标中；其次，档案局应定期举办标准档案室建设的培训活动，利用多媒体设施制定相应的课件，以直观、形象、图文并茂的形式详细讲解组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等主要内容，明确标准档案室建设的各项指标；再者，通过多样化的形式开展档案服务。例如上门、电话、网络等，指导单位的档案管理业务，增强单位档案的收集、整理及规范化综合管理能力，做到有章可循；最后档案局作为档案管理主管部门，应告诉重视档案室的建设，明确工作职责、建立健全管理制度、完善基础设施建设，规范档案管理工作，夯实档案管理的基础。
3.3 结合现代化的技术，加强档案信息化建设
信息时代里各领域的发展离不开先进的信息技术的支持，基层档案管理应坚持统筹规划、重点突破，需求导向、安全、合理适用、稳步实施的原则，利用计算机软件及网络系统建设数字化档案室，实施电子档案管理，提高基层档案管理工作的信息化水平。档案管理领导要重视、支持档案管理的信息化建设，加大信息化建设所需资源的投入力度，将建设经费列入年度财务预算，并纳入整体规划、相关岗位职责以及员工绩效考核范围内[3]。档案管理人员要解放思想、创新管理理念，有组织、有计划、有安排地进行档案信息化建设，综合考虑档案管理工作随时代的发展而存在的变化因素，例如保管数量的增加、档案载体形式以及技术手段的变化等因素，加强基础设施建设，例如配置档案管理软件、数据库服务器、大型数据库、网络安全设备等基础设施设备。充分利用计算机软件及网络系统高效的信息处理功能，便捷、准确地读入、存储和输出数据，实现自动化的档案检索、存储和管理功能，转变传统的、落后的人工操作方式，切实提高基层档案管理的工作水平，进而满足新形势下的档案服务需求。
3.4 提升档案管理人员的综合能力
基层档案管理工作具有复杂性、专业性以及技术性等特点，要求档案管理人员在具备较强的业务能力的同时具有较好的服务意识，以良好的职业素养和严谨的工作态度以及饱满热忱的工作作风。在新时展的需求，在加强档案管理人员固有的档案管理知识及操作系统的学习之外，必须注重管理人员操作新技术、新设备的能力，进而高效、优质地进行档案管理工作。首先，定期组织、参与培训，巩固基本的档案管理知识和理念，同时加强对档案管理工作的原理、特点以及原则方法的掌握；其次，强化管理人员利用计算机操作系统、数据库等技术的培训，积极推进档案管理的信息化建设；最后，在收集、整理档案的过程中需要注重对档案资料的保护，还需要管理人员学习和掌握一定程度的修复已破损档案或防治档案破损的技术[4]。
4 结束语
综上所述，基层档案管理作为重要的职能部门，在新的形势下需要进一步完善档案管理机制规范化、制度化及信息化建设，有效提升基层档案管理的效率和质量，为更好地服务社会奠定坚实的基础。
参 考 文 献
[1] 闫济远，丁怡戈.煤炭企业基层档案管理存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2011，10：75-76.
[2] 南晓敏.浅析基层档案管理工作中存在的问题和对策[J].山西档案，2013，S1：215-216.
关键词：加强 城市建设档案；信息化；建议
1 城建档案管理工作中存在的问题和不足
（一）信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后
档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。
（二）城建档案管理经费不足，人员素质有待提高
大多数城建档案馆（室）经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识。严重影响了城建档案事业的发展。
（三）系统管理维护水平较低
实行档案信息化，基础信息必须完整、准确，在人才任用过程中，才能实现利用上的最大价值。但目前基础信息在收集和利用上还存在一定难度，造成信息更新不及时、不全面，归档材料形成单位或个人不能按时将材料送至档案管理部门，给档案信息化带来一定的阻碍。
（四）县级城建档案管理总体水平不高
城建档案归档整理不规范，基础管理设施滞后，库房面积严重不足，无法妥善保管大量档案。没有形成城建档案收集、接收工作机制。许多县级市没有接收档案工作机制、制度，已造成很多建设工程档案流失虽然有档案小库房，但基本没有建设工程档案，有的基本的档案库房也没有。多数城市地下管线摸底调查尚未开展。
2 加强和改进城建档案管理工作的建议
（一）规范电子文件的归档与管理
已形成电子文件的机关应尽快将电子文件的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规定，制定本单位电子文件管理规范，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，遵从同级国家综合档案馆关于电子文件移交与接收一致性要求，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移交进馆并有效提供利用创造条件。
（二）提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员要有较高的政治思想素质和较强的责任感，在实际工作中要坚持统筹规划、组织协调、统一制度、统一监督和指导的原则，同时还必须有服从组织需要，树立全局观念，埋头苦干，对工作精益求精的工作作风。航道档案管理人员还要做到脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要认真思考，形成规律性认识，做到举一反三、事半功倍，提高档案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤问，还要经常向本部门或本单位人员宣传档案管理的有关规定，经常向领导汇报工作情况，反映存在的问题，争取得到各部门的支持。手勤就是在平时经常检查文件、资料内容的完整性，并及时分门别类地归档。做档案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是为了多了解实际情况，以便丰富自己的头脑，再经过提炼加工形成理性认识。
（三）加快室藏档案的数字化
各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视和加强档案数据采集、录入的准确性，以提高档案利用检索的完整率和准确率。各级机关在向同级国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，应移交符合规范标准的机读目录。
（四）加大法制宣传，增强法律意识
为提高各级各部门对加强城建档案管理重要意义的认识，增强做好这项工作的责任感和紧迫感。要采取多种形式，大力宣传城建档案管理的法律法规，提高全社会对城建档案管理的法律意识；要结合实际，宣传城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，宣传城建档案统一收集、集中管理、资源共享的现实意义和长远意义，努力营造开展城建档案工作的良好社会氛围。
（五）坚持与时俱进，是做好档案信息化建设的重要环节
档案信息化建设是档案事业发展的要求，是档案事业现阶段最为活跃和发展最为迅速的领域。随着现代科学技术的不断提高，社会各界对档案信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，他们对档案信息的需求是准确、及时、简捷、实用。希望对档案信息资源进行快速的提取、分析、利用，从而满足各方面的需求。因此，必须坚持与时俱进，始终把档案管理现代化作为档案事业的发展方向，在思路上不断创新，在新领域上不断开拓，从根本上改变传统的档案管理模式，不断引进和采用先进的现代化管理技术，提高档案服务水平，使档案工作的服务能力适应社会的发展要求，是档案工作服务社会的重要基础。
（六）加强信息化基础设施建设
加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。
（七）积极整合各类信息资源
全省各地市城建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆（室）和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。
