一、增强办公室档案意识，完善档案日常管理制度
首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。
其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。
二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平
首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。
其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。
三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享
首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。
其次，加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准，把技术壁垒打破，统一建立档案信息管理系统，促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统，在网上实现档案信息的生成、整理与归档，使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时，办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点，探索在单位区域内实现档案信息资源的共享，遵循先重点后一般、先易后难的原则，以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录，注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心，利用单位的局域网实现电子信息的网上传输，一体化管理各种办公室档案信息资源，真正实现信息资源的共享，加快改进信息时代的办公室档案管理工作。
计算机技术的发展为我国行政管理工作带来了巨大的便利，在相关技术的支持下，学校等单位的行政管理工作都产生了自动化与数字化的变革，而中小学档案管理工作也在整个行政管理工作的变革中普遍获得了良好的发展。探讨计算机技术在中小学档案管理工作中的作用，有利于相关管理人员认识到计算机技术对于档案管理工作的必要性。
1.1有利于档案的收集录入
传统的档案收集管理工作往往是采用人工录入、纸质管理的模式，其工作量非常大而且错误率比较高，同时由于时间的推进，档案的积累会占用大量的空间，使得管理工作难度越来越大。而在计算机技术的支持下，如果能够为中小学建立合理有效的电子档案管理系统，实现档案管理工作数字化，能够为其信息录入、档案校对、档案存储等环节的工作都带来极大的便利，并且整个档案都由数据系统库存储，占用空间小，管理方便。而对于必要的纸质档案，在计算机技术的帮助下，管理者可以建立电子目录，一方面使档案的归类管理更加便捷，另一方面也规范了档案的目录形式。
1.2有利于提高档案管理工作的效率
由于中小学涉及的日常事务多，工作节奏快，档案管理的工作内容一直非常多，因此很多时候档案管理工作很难与日常工作的开展完全同步。而如果采用计算机技术支持档案管理工作，则在日常工作的开展过程中，也可以同步开展档案的管理工作。一方面档案管理人员可以初步的编译档案的大纲或者模型，在后期进行常规的读写或者修改，并在工作结束后进行校对存档。与传统的纸质档案管理工作相比，其便捷化录入方式和修改方式可以大幅度提高整个档案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的开展中，有了电子档案目录或者档案管理系统的支持，可以大幅度缩短整个档案查询、调取工作的时间，提高工作效率。
1.3有利于减轻档案管理的工作量节省人力成本
在计算机技术的支持下，中小学通过电子档案管理系统可以实现档案录入、采集、存档、查阅等工作的便捷化，因此，原本需要多人进行汇总的档案现在只需要一位工作人员加上计算机的支持就可以完成。从这方面看，计算机技术同时又促进了中小学档案管理工作量的减化以及人力成本的节约。
2计算机技术在中小学档案管理中的实际运用
计算机技术与中小学档案管理工作的结合改革了档案管理的内容，提高了档案管理的效率，使整个校园的档案管理工作获得了进一步的完善。因此，针对计算机技术对于中小学档案管理工作的作用，在此着重探讨计算机技术在中小学档案管理中的实际运用，以探索计算机技术在实际工作中运用的可行性。
2.1对档案管理工作内容开展数字化模式变革
由于中小学在日常的管理工作中普遍会涉及非常多的纸质文件，因此开展档案管理工作时往往会忽视数字化档案的建立工作。而随着现代化管理模式的开展，日常管理工作中产生的很多档案都可以采用数字化模式规范、整洁的保存下来，例如学校发展历史的记录、学生管理工作的记录、教师科研成果、学生学习成果等等。同时档案管理的目录也可以在计算机技术的帮助下由原来的纸质目录变革为电子目录，或者由客户端直接进行管理。完成这些工作的跟进才能使中小学档案管理工作真正实现现代化、信息化。
2.2自动化管理系统的引入
计算机技术对于档案管理工作的支持，是通过相关管理软件的使用获得的。因此，要想在档案管理工作的开展中发挥好计算机技术的作用，中小学管理部门必须根据自己的需求，聘请专业的团队为自己设计合理的信息管理系统，来保障档案管理工作获得软件方面的支持。虽然自动化管理系统的引入会造成学校管理成本暂时性的提高，但是数字化工作开展后，人力成本长期性的节约以及工作效率长期性的提高都会给学校带来巨大的补偿。
2.3规范计算机技术在档案管理工作中的每一步内容
计算机技术的应用可以融入整个档案管理工作，因此在资料搜集、档案录入、档案修改与存档、档案查阅等工作中，学校都可以通过计算机进行便捷化的操作。但是在实际使用过程中，学校要注意技术使用的规范以及相关权限的设置。由于计算机技术的便捷化，档案管理相关人员在数据录入等工作过程中，往往为了简便，省略了部分内容或者忽视了格式的设置。因此，办公系统中要设置相关的系统规则，规范电子档案数据的录入。同时在数字化的技术支持下，档案修改与查阅工作更加便捷化，学校要明确各方面的权利，通过客户端的管理将实际的权限设置于电子化的管理中，保持档案管理工作的严肃性和规范性。
2.4定期开展技术培训与系统维护
计算机技术给档案管理工作带来了极大的便利性，但是在实际的档案管理操作中，很多工作都需要特殊的技术来支持。因此在引进计算机技术的同时，学校应加强对于档案管理人员的技术培训，尤其是在信息系统操作方面的技术指导。由于传统档案管理工作的复杂性和枯燥性，很多档案管理工作都是由年纪偏大的人员负责，或者由部分教师兼职。在开展技术培训时，往往由于部分人员没有计算机基础，造成整个培训工作很难顺利开展。因此，学校要适时调整工作人员的岗位，为现代化的档案管理工作提供人力资源和技术支持。学校也应当高度重视软件的维护与更新。档案管理工作不同于日常的行政管理工作，关系到学校历史的记录以及相关工作证据的保存，因此档案数据库以及操作系统的维护工作至关重要。学校要与相关企业建立紧密的合作关系，通过企业的技术支持定期对整个电子档案管理系统进行维护，保障档案管理工作的有效开展。
3结语
一、民办高职院校档案管理工作的过去
民办高职档案管理是学校日常教学管理工作中的一个组成部分，但由于历史的原因，档案管理和一些公办院校相比，还存在着一定的差距：
1.档案管理起步晚，人员少，基础薄弱。建院之初，“有无充足的生源？能否招到一定办学规模的学生和教育、教学质量成了民办高校的二条生命线”［1］。学校工作的重点当仁不让地放在扩大招生和提高教育、教学质量之上。由于投入少、教职员工少而精，在当时能够满足日常的教学工作已属不易，也就无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案（包括学籍档案、新生录检表），以及一些工程建设过程中形成的工程档案都分散保管在相关人员的手中。由于民办院校人才流动比较频繁，造成了需要保管的材料不齐，需存档的资料时间流失，档案管理基本无从谈起。
2.档案管理制度不规范，管理质量较差。由于建院之初人员少，管理人员一般要身兼几职，也没有专职的档案管理人员。管理人员一般负责收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁锁、档案管理意识相对比较淡薄，对材料的收集和整理质量并不十分重视，经常造成已组卷的档案没有严格按档案管理的要求规范操作，经常是眉毛胡子一把抓，把一些文件归集在一起就算是学校的档案了，从而出现了无章可循、无规范可言的局面，更谈不上档案管理的质量了。
二“、迎评”工作为档案工作带来良机
高职院校的教学评估，不仅衡量一个学校的办学水平和教学质量，而且也是学校教职员工增强档案意识，推动档案规范化、制度化管理的一个良好契机。从评估的实际情况看，专家通过查阅与评估指标密切相关的各项工作的原始档案来获取学校在教学、专业建设等方面的信息，了解学校各方面发展的情况，籍此对学校办学水平及教学质量做出综合评价。而全面系统完整的评估材料是学校教学评估的依据和基础，是专家做出客观、公正评价必不可少的支撑。为此各校在迎评过程中，都集中了大量的人力、物力和时间，对已有材料进行梳理、整合，同时按评分指标要求编写相关材料。其间不仅调用了大量的原始档案资料，同时也产生了一批评估材料。通过这次评估，教职工对档案管理的重要性有了一个更全面和深入地了解。在迎评工作展开过程中，发现了以前档案管理工作中的存在的一些薄弱环节，例如学院在品牌专业、特色专业建设中形成的教师的优秀论文、获得的各类荣誉，教师编纂著作、编写的实训材料等这些评估工作中强有力的佐证材料，由于以前没有足够重视，有部分没有归档。因而在材料组织过程中，常常需要问当事人借用复印，部分材料由于人员调离而缺少，从而给迎评工作增添了一定的工作量。通过迎评工作，使领导对档案工作的重要性引起了足够的重视，从而专门制定了相应的规章制度及措施；同样也使各部门管理人员领略到档案管理的重要性，各部门对照考核指标和学院档案归档范围的要求，对本部门档案归档的范围重新作了规范和明确，为学院档案规范化、制度化管理铺平了道路。
三、加强民办高职院校档案管理工作的措施
“学校档案反映和记录了学院建设、发展、教学、科研和管理等方面的历史过程，是学校的宝贵财富，学校档案馆作为学校长期保存和提供利用档案史料的部门，在学校事业发展中起着举足轻重的作用”②。学校的档案不仅记载着学院的昨天、反映发展的今天，而且为学院的明天的利用提供有力保障，做好民办高职院校的档案管理刻不容缓。
1.加强宣传，提高认识，明确职责，规范管理
档案管理工作是一项长期性和基础性的工作，档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度，使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用，提高对档案工作的认识，在工作过程中自觉增强档案管理的意识。要认真做好档案管理工作，领导重视是不可缺少的前提。我院在院长的重视和支持下，建立了综合档案室，把档案管理工作纳入了学校的日常管理工作之中。建立并健全了档案管理网络，即由主管副院长担任总负责人，专职档案员负责学院档案管理，各处、室兼职档案员负责本部门日常档案管理工作，明确各级档案管理人员的职责分工，把档案管理和学院的日常管理工作紧密结合起来。同时制定了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作有章可循。各级档案管理人员按章办事，认真做好档案的收集、整理、检查、归档工作，档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。
2.加强软、硬件建设，提高档案管理工作的水平
档案室设施建设是档案管理的物质基础，合格的库房设施是档案保管的有力保障。学院为综合档案室配备了计算机、扫描仪、刻录仪、空调机和去湿机等设备，在硬件上基本满足了档案管理的要求。同时引进了“南大之星”档案管理软件，在全院范围内建立了档案管理电子化管理平台，以网络的方式加以连接，由计算机完成档案的检索、统计工作，并逐步做到纸质档案和电子档案同时归档。对于学院重大活动中产生的声像资料，通过网络及时上传档案管理系统，（或定期刻制光盘，移交档案室）。档案管理方式由传统的手工管理逐步向现代化、信息化管理方式而转变。借阅者在授权范围内，足不出户，通过网络便能快捷地查阅一些档案的电子文稿，调阅相关活动的照片，档案资源得以共享。“利用计算机管理档案，充分运用信息化技术手段，为利用者快速、准确、便捷地提供信息”［3］。从而提升了档案服务的质量，为提高档案管理水平打下良好的物质基础。
【关键词】病案管理；质量评价；效果
高职学校的教学档案是指在教学实践和教学管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是学校各项日常管理工作的重要组成部分[1]。我校为一所高等职业技术学校，正常开设五年制高职班，学校教务处下设档案管理办公室，负责学校教学档案的搜集整理和日常管理工作。随着高等职业教育事业的发展，各对高职学校的教学档案管理提出了新的更高的要求。近年来我校开展了教学档案管理的质量评价工作，取得了较好的效果，现分析讨论，报告如下：
1.资料与方法
1.1研究目的
为了加强学校教学档案的日常管理，提高教学档案的管理质量和使用效率，促进学校教学管理质量的可持续发展，保证高职教育事业的良性发展，我们于2013～2014年度开展了教学档案管理的质量评价工作。并将评价工作实施前的2011年度～2012年度的教学档案管理工作指标作为参照对比，分别随机抽取300份归档档案作为研究对象，重点从档案的日常抽查得分、归档及时率、保存完好率、差错率、季度质评得分等方面进行对比分析研究。
1.2研究方法
1.2.1建立质评组织。在学校管理规范的基础上，成立了教学档案管理质量评价工作小组，由教务处长担任组长，档案管理办工作人员为成员。分析学校教学档案管理的现状和存在的问题，参照《档案管理法》和《学校教学档案管理办法》，制定“教学档案管理质评办法”，重点为教学档案的规范化书写、归档的及时性、日常管理标准、借调阅制度等。对教职人员和管理人员进行理论培训，落实责任制，定期和不定期抽查教学档案的各个环节的质量，并严格执行考核制度。
1.2.2提升档案质量。首先对教职人员加强管理，提升教学档案的质量。将教学计划、规划、教学内容和实效，各级管理人员岗位职责等，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。对教职人员下达教学任务与提交教学文件材料的归档同步，定期检查教学工作内容和文件材料的积累，定期对教学教材、质量、成果和毕业论文等进行审查、评审和验收。按照管理办法的约定，及时将教学活动中形成的档案资料收集归档，整理装订，分类存档。
1.2.3加强日常监管。加强教学档案管理队伍的建设，引进专业的档案管理专业人才，对现有的管理工作人员进行培训，并纳入学校的人才培养计划体系。档案管理人员要努力学习业务知识，加强管理人员的责任心，提高自身素质和技术水平，适应新形势下的教学档案管理工作的需要[2]。将教学档案引进计算机管理体系，实行管理的自动化和现代化。努力加大资金投入，加强档案管理的基础设施建设，提高档案的管理和保护的硬性条件。按照档案管理的各项要求和标准，做好教学档案日常管理工作。
1.2.4做好质控点评。质评小组平常不定期对档案形成的各个环节的工作情况进行抽查，检查未归档教学档案的及时性和评价质量。每个季度末随机抽取一定数量的归档档案，按照相关要求和既定的方案，进行质量点评。将质控点评的结果在适当范围内公开，并组织相关人员进行讨论，讲评当季末档案管理取得的业成绩，重点提出检查发现的问题，针对各个环节的缺陷和弊端，进行总结分析和归纳反馈。将质评结果纳入到考核管理中，奖优惩劣，与薪资、晋升晋级和争先评优等挂钩。将教学档案管理质评工作贯穿于学校日常管理活动中，并得到持续性改进。
1.3统计处理。计量资料以表示，组间用t检验及χ2进行比较，代入SPSS19.0软件统计中处理，当P＜0.05时为差异显著，具有统计学意义。
2.结果
将病案管理质量评价工作实施前后的数据进行比较，在日常抽查得分、归档及时率、保存完好率、差错率、季度质评得分等方面进行比较，P＜0.05，差异具有显著意义。
3.讨论
高职学校的教学档案记录和反映了学校教学建设和发展的历史过程，是教学运行、管理和建设的重要标志性材料，是评估和衡量教育质量和管理水平的重要依据。随着高等职业教育事业的发展，各级领导和专职人员对档案管理工作的认知不足，部门机构设置不合理，人员配备不到位，专业素质不高，档案管理水平偏低等原因，高职学校的教学档案管理暴露出很多问题和不足之处，制约着高职教育事业的良性发展，对高职学校的教学档案管理提出了新的更高的要求[3]。我们建立了教学档案管理质评工作小组，分析现存的问题和缺陷，制定质评管理办法，从提升档案质量，进行常态化管理和做好质控点评等方面着手，加大投入、培养技术人才、加大考核力度，促进了学校教学管理质量的可持续发展。
参考文献：
[1]何德萍,朱向福.浅谈高职院校教学档案管理[J].教育界,2011,34(2):28-29.
[2]夏婷.高职院校档案管理工作创新的意义及途径[J].人才资源开发,2015,7(3):138.
人事档案管理工作的重要性人事档案区别于一般文书档案及业务档案，它具有现实性、动态性、真实性、完整性［1］，人事档案的内容包括从一个人出生到死亡整个过程中形成的大量材料。而一个人的职业史材料是人事档案中极其重要的材料，占个人职业人事档案内容的绝大部分。一般疾控机构职工一个完整的人事档案应归档的材料主要应包括10个方面内容:履历类材料，录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料，学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，工资类材料，奖励类材料，违犯处罚类材料，参加党团类材料及其他可供组织参考有保存价值的材料等。作为公共卫生专业的疾控机构人事档案，目前在绩效考核、计量认证评审及职称评审、岗位聘任等工作中体现着越来越来重要的作用。人事档案存在的问题根据国家人事制度的有关规定，事业单位实行人事制度，其中事业单位的人事档案交由当地人才交流中心代管。人事档案管理的社会化，改变了人事档案纯属单位的一些弊端。但是随着人事制度的进一步推行，人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
4.档案管理人员做好日常服务。一是对职工及相关科室提交的人事归档材料，尽量做到随办随归，在办理归档时，要认真核实原件，确保归档复印件材料的真实性。二是及时为单位工作及职工个人提供人事档案，以提高人事档案的利用率，进而提高职工参与人事档案管理的主动性和积极性。
关键词：独立； 现代化； 规范
中图分类号：R197.322 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）03-175-001
笔者在医院做财务档案管理工作已数载，医院财务档案日趋增多，档案存档及管理方式也在不断变化，逐步由纸质到计算机网络甚至无纸化办公。笔者根据工作中的得与失，谈谈对医院财务档案管理的一些见解。
一、了解医院财务档案内容
财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。作为一名医院财务档案管理人员，对医院财务档案的内容应了如指掌，俗话说：知己知彼，百战不殆。医院财务档案管理是医院管理的重要组成部分,是对医院资金的筹集、分配、使用、清偿等业务进行决策、计划、组织、执行和控制等工作的总称。医院的财务管理一般包括:建立和健全医院财务管理机构和规章制度;根据基本建设规划、大型医疗设备采购、零星土建维修、药品采购、卫生材料采购等资料编制财务计划;资金筹集、资金投放、资金分配和清偿以及日常的资金、财物管理;办理应收应付款的结算;核算分析财务计划的执行情况;监督财经纪律遵守情况等。加强财务管理,可以促进医院合理地使用资金,提高资金使用效率,加速资金周转,降低医疗服务成本,提高医院经济效益。
二、设置独立的财务档案部门
设置独立的财务档案部门，财务档案的安全和保密性才能得以保障。档案部门是财务档案管理工作的组织保证，设置独立财务档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。还要配备专人，实现财务档案的有效管理，这样才能保证档案保管规范，保证档案的完整、安全和保密。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节，医院领导应加强对财务档案工作重视，保证管理工作所需的人力物力，依据法规，考虑实际工作需要，配备专人管理财务档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证财务档案整齐有序、内容齐全：做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密，是加强财务档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现财务档案管理有效的根本保证。
三、明确医院财务档案管理的范围
医院财务档案管理的范围从狭义上讲包括:医院会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预算、财务决算等书面形式的会计核算资料,上级部门下发的会计文件、制度、法规等财务管理资料,随着会计电算化的发展,很多磁质的会计资料也成为财务档案的管理范畴;从广义上讲,还包括收费票据存根、作废单据等。
医院财务档案管理渗透在日常财务管理的每一个方面，完备、有序的财务档案管理为医院财务管理提供了原始、真实的资料。医院财务档案管理的第一步是按照文件规定和有关要求办理相关业务，第二步是财务档案管理的具体操作，即日常对财务档案资料的收集、整理、分类和存档保管。财务档案管理必须做到明确责任，严格执行规章制度。
四、提高财务档案管理人员素质
会计人员对财务档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低，因此，财政部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容常抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量，对确保会计资料及国有资产的安全完整具有重要意义。
五、做好财务档案的收集工作
要及时出齐当日预处理会计凭证，凭证内容要正确无误，能清楚地反映会计业务的内容，并确保附件完整。要以“当日业务当日清”为原则，借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账，结出当日余额，与实有现金库存核对无误，并要定期与银行对账单核对。财务档案整理必须以会计业务为主线，明确各岗位会计档案管理责任，从会计档案内容的准确性、及时性，到归档手续的完备性、有效性，再到保管技术的先进性，环环相扣，节节相关，随会计业务过程一同进行。
六、用现代化手段管理医院财务档案
充分利用现代管理手段管理财务档案。财务档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的，由于电子系统数据易被修改，应严格执行计算机的授权、审批制度，加强安全保密措施，建立会计软件多用户、分权限管理方法，对数据及时维护、备份，以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。对电算化会计资料的分类、归档、整理，应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储会计账簿、报表，对存储介质进行编号，标明时间、内容，分门别类进行管理，以充分压缩存储空间，减少存储成本。信息化会计以其强大的核算管理功能，是会计发展的必由之路，加强电算化会计档案管理，切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。实现信息资源网络共享,才能逐步实现医院财务管理的现代化。计算机网络化体系的开展必须在合理的管理体制、完善的规则制度、稳定的工作秩序、严密的内部监控制度的基础上实施。财务管理工作程序化，管理业务标准化，报表文件统一化，数据资料完整化，才能真正使计算机网络化在医院财务管理中发挥作用。
（一）技术档案不够完整。工程技术档案管理中，普遍存在档案资料不全的情况，较好的单位存档率也只能达到80%，而一般的单位存档率极其低。有很大一部分建筑工程竣工后技术档案资料都不够完整，有的甚至只有主体档案，其他配套工程的技术档案缺失，装饰工程、室外工程、电网等档案材料几乎没有。（二）管理模式不够统一。从大多数建筑工程的档案管理上来看，部分单位成立了独立的档案管理职能部门，对于档案资料收集与管理的情况相对较为完整。但仍有一些单位对于工程技术档案的管理工作不够重视，是由其他职能部门兼职管理或代管的，档案材料的管理不够统一。（三）档案管理人员素质低下。从事建筑工程档案管理的工作人员很多综合素质较差，对于档案管理的基础知识没有一定的掌握，职业道德标准低下，满足不了档案管理工作的需要。
二、加强工程技术档案管理的措施
（一）规范工程技术档案管理模式。1.管理机制。相关单位应完善技术档案管理制度，对其档案需要管理的内容进行规范。是否能够规范档案管理制度，与档案管理质量和进程有直接关系。为了有效推进档案管理工作走向制度化、规范化，可通过完善档案规章制度、建立档案工作标准来提高档案管理水平。2.工作程序。在档案管理的工作中，应对工作程序进行规范化，使得工作更加有秩序，不至于混乱。所以，在日常工作中，应对技术资料进行集中收集，并通过分类进行整理，使得档案资料越来越全面，同时对技术资料应妥善管理，存档的过程中应以查找方便为主要原则。存档的过程中，确保档案的完整性，规范化管理工程技术档案资料。3.交接工作。档案管理工作不可避免有离职或调职的情况，这时就涉及档案交接，应按照相关程序进行交接。首先确保在平时工作中，及时规整档案，不要有遗漏或丢失的情况。在档案交接的过程中，明确双方所承担的责任，认真执行每一个文件的交接。在整理档案的过程中，应以文件规律进行整理，理清文件之间的关系，根据原有基础，进行日后的档案管理工作。在整理归档文件的过程中，应确保案卷清楚的进行分类，将标题、标目、编号等明确的标注，为日后检索工作做基础。同时对整理好的档案按照顺序存入档案柜，确保顺序与标注的一致。（二）工程技术档案管理信息化。工程技术档案管理是一项系统工程，在管理工程技术档案的过程中，需要根据相关制度有条不紊地进行管理，可选用现代化的管理办法进行档案管理。近些年来，计算机技术不断地成熟与发展，大数据已应用在各个领域中，随着时代的发展，传统的档案管理方法已不能满足当今时代的需要，应使用计算机信息技术对技术档案进行管理。为档案室配备计算机、路由器、复印机、扫描仪等硬件设施，同时引进相应的软件系统，创建独立的档案管理平台。使用最先进的计算机信息技术，对大量的数据进行储存，很多档案可通过电子形式进行存档，解决空间限制的同时，方便了日后档案查阅，在对档案的统计和分类过程中，也可通过计算机软件来完成，既减轻档案管理工作人员工作负担，工程技术档案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培训档案管理人员。随着近些年来国家城市化建设政策的不断推进，建筑行业也得到了迅速的发展，技术档案的管理工作也越来越受到相关人员的重视。所以，应提高工程技术档案管理人员的综合素质。应对其服务水平、质量与意识进行训练，让每一个档案管理人员都能充分地认识到工程技术档案管理工作的重要意义，将自身的服务水平及质量有效提升，为工程技术档案管理工作更好地服务。同时，应随着时代的进步，更新档案管理理念，从根本上提高认识，不断地学习有关档案管理的法律法规，熟练掌握相关部门对档案管理的规定，并在日常工作中，严格遵守、灵活运用。
三、总结
总而言之，在整个建筑施工的管理过程中，工程技术档案管理是非常重要的一部分，技术档案是工程竣工验收的必备资料之一，同时也是维修、使用、改建的最原始资料。所以在日常的工程技术档案管理中，应提高对技术档案管理工作的认识，使用多种管理手段，达到档案资料规范化、信息化、全面化，并妥善地进行管理，利用计算机大数据技术，有效提升工程技术档案管理效率。
作者:李伟 单位:国家新闻出版广电总局五四二台
【参考文献】
关键词：文书档案；管理；分类
文书档案是社会历史发展的主要记录载体，也是一个传统而又新颖的概念。在社会不断发展的基础上，档案管理工作也得到了有效的完善和总结，成为目前社会发展中最受人们关注和重视的环节。其在目前的社会发展中，其分类和管理工作随着社会生产技术的发展逐步完善，成为各单位和企业工作的重点，同时也形成了各种新颖的管理和分类措施，为档案工作效率的提高提供了理论依据和发展基础。
一、文书档案概念
文书档案是反应各个时间段、历史阶层以及党务、行政管理活动的主要基础数据。在目前的文书档案管理工作中，是针对已经记录了相关社会信息和历史发展基础的一种工作平台，在档案管理工作中通常都是针对党群管理、财务管理以及人事管理等多个环节和方面去总结和分析的管理模式。文书档案是一种有办理完毕的档案管理活动构成的，是一种具有保存价值的文书转变形成的。
由于在目前的文书档案管理工作中，其是通过各个历史阶段、社会阶层的要求来实现对客观事实发生以及产生的整体性过程的即在，是一种历史的最客观、最直接的记录措施。同时，在目前的文书档案管理中，其还是对某一个时期、某一个阶层、某一个部门实际工作内容管理的方式。伴随着社会生产技术和国民经济的发展，人们对于档案认识不断提高，档案的作用也逐步现象了出来，成为目前社会发展中最受人们重视和关注的环节。在目前的档案管理和分类工作中，是从档案的应用为基本的出发点和根本目的，是保持档案之间各种历史记录和相关联系进行总结和分析的过程，从而形成了档案管理的综合性、系统化和全面化进行，进而增加档案管理控制效率。
二、档案分类分析
在目前的档案管理工作中，为了保证文书档案文件搜索的快捷、方便和高效，在目前的档案管理工作中都是通过多个角度入手分析和总结的，这样有助于提高其利用效率，避免了由于档案分类不合理造成的档案管理混乱现象。
1、年度分类法
这种档案管理和分类的方法是目前较为常见的一种，是根据档案形成和文件归纳的时间来进行分类和总结的过程，其在汇总和整理的过程中是将全总内的档案按照相关时间来进行归纳和总结的一种措施，在整理的过程中通过年限逐次排开，运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施，其在分类的过程中需要注意一下几个方面：
一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的，这就造成档案在分类中容易混淆的问题，因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析，避免出现文档分类的混乱。
二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。
2 组织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。
组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。
3 问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题（事由）分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。
为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目。
在实际工作中，由于全宗内文书档案构成的复杂性，单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有：年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法。
