关键词:大数据;电子档案;管理创新;有效途径
在信息化技术支持下，大数据时代已然到来。大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作，以往档案管理方式相对落后，并不符合社会发展趋势。而在大数据技术支持下，档案管理方式逐渐变革，逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中，电子档案管理方式相对常见，合理应用电子档案管理方式，能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。要想做好档案管理工作，使档案管理作用得到充分发挥，为档案管理行业健康发展打下坚实基础。
1电子档案管理工作的重要意义
就电子档案管理工作进行分析，档案所包含内容诸多，其中，主要以企业信息、人力资源信息为主［1］，传统档案管理多为纸质资料，大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象，一旦出现此类问题，极易影响企业稳定运行，不利于企业人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作，提升档案管理效率与质量，在档案管理过程中应结合大数据技术，将各类信息汇集为电子档案［2］，进而做好档案管理工作，借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析，大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起，有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊，优势为档案保存效率、应用效率得到提升，而劣势则为网络环境复杂，如管控不当，或是电子档案管理平台受到攻击，都会增加企业或是个人信息泄露风险，不利于维护档案安全性，难以保证大众信息私密性，不利于维护现代社会发展与进步。因此，在新形势的档案管理工作中，应选择适合的管理方式，充分发挥电子档案管理作用，提升档案管理质量。
2分析电子档案管理工作存在的问题
2．1管理人员水准不齐
大数据出现时间相对较晚，部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用，亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分企业电子档案管理人员，其电子档案管理水准相对较低，很多企业内部电子档案管理人员并不是专职岗位，多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员，有着各自工作，难以花费更多时间与精力去学习大数据技术，难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。再加上，部分企业的档案管理人员年纪偏大，难以接受电子档案管理方式，更难以适应电子档案管理工作所提出的全新要求［3］。受到这些因素影响，导致电子档案管理人员水准不齐问题出现，最终影响电子档案管理工作开展，难以发挥电子档案管理工作应有作用。
2．2电子档案管理设备落后
部分单位在档案信息管理工作中，并未投入充足资金，致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后，势必会影响电子档案管理工作开展。再加上，很多企业档案管理方式相对传统，多为人工管理模式，即便引入电子档案管理设备与平台，这些设备与平台依旧形同虚设，难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用，严重阻碍企业电子档案管理工作开展，不利于实现电子档案管理与创新。
2．3电子档案管理制度有待完善
就当前的电子档案管理工作进行分析，部分企业多应用传统档案管理方式，并未结合大数据时代背景，对传统档案管理方式加以优化。此种现象，是不会导致档案管理工作制度不完善，档案管理流程不规范等诸多问题。企业对传统档案管理所存在的问题并未进行及时分析，致使档案管理工作较为随意，无规范管理制度。企业档案管理制度不完善、不科学，势必会影响企业档案管理效率，降低档案管理质量，在档案管理工作中出现信息遗漏或是档案破损等诸多问题。档案存在破损与丢失问题，不利于企业管理与评估工作开展，更难以在企业内部推出电子档案管理方式，无法应用档案价值，难以创新传统档案管理方式。
3大数据背景中创新电子档案管理的有效途径
3．1提升档案管理人员综合水准
要想使大数据技术得到合理应用，提升电子档案管理水准，在实际工作中，首先，应以提升管理人员综合素质为主，只有这样，才能提升档案管理人员的数据信息的处理与分析能力。与此同时，在大数据时代背景下，还应做好人员培训工作，以提升人员综合素质为主要工作，并在这一基础之上，构建完善数据库，发挥档案数据库作用。在这一过程中，作为企业的管理人员，应给予电子档案管理工作高度重视，聘请专业人才做好数据库的维护与更新工作，确保电子档案数据库稳定运行，更好地支持电子档案管理工作。其次，应结合大数据时代要求，创新传统档案管理方式与理念，只有结合大数据时代背景，借助大数据技术，优化以往档案管理方式，在大数据时代背景中，引入更多先进技术，在档案管理工作中，采用全新管理理念，进而构建高素质档案管理队伍，使其掌握电子档案管理所需专业知识［4］，以此为基础，不断提升档案队伍管理人员综合水准，满足大数据时代对档案管理人员提出的全新要求。最后，为保证档案管理工作顺利开展，在实际工作中，还应结合以往档案管理工作存在的问题进行分析，不断优化以往档案管理工作存在的问题，满足档案管理工作创新要求，创新以往档案管理途径，为电子档案管理工作开展打下坚实基础。
3．2增强电子档案管理设备与人力投入
在大数据时代背景中，要想创新以往档案管理方式，并提升档案管理质量，在实际工作中，必须要增强电子档案管理工作所需设备，增加设备投入，首先，应做好设备选择工作，在设备选择工作中以计算机设备为主，选择具有存储功能的计算机，在设备选择工作完成后，应结合电子档案管理工作要求，引入电子档案管理系统，并将电子档案管理系统安装至计算机设备中，为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时，在电子档案系统选择前，需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求，选择适合的档案系统。要想完成此项工作，需要不断强化人员管理，引入更多专业能力强的档案管理工作者，充分发挥电子档案作用，提升档案信息应用价值。最后，在传统档案创新工作中，需要引入复合型人才，并在大数据背景下，创新以往档案管理工作模式，不断优化传统档案管理方式，以创新为基础，做好电子档案管理工作，最大限度提升电子档案管理工作效率。
3．3优化以往档案管理体系
在大数据时代背景中，要想不断提升档案管理质量，创新档案管理方式，在实际工作中，逐渐引入大数据技术，构建电子档案管理新体系，使电子档案管理工作得到大幅度提升。要想创新传统档案管理方式，规范档案管理行业发展，在实际工作中，应重点关注本单位档案管理工作实际情况，结合本单位情况进行分析，构建适合企业、符合时展的电子档案管理体系［5］，进而统一档案管理标准，优化以往档案管理方式，并在大数据技术帮助下，做好档案数据收集、存储与分析工作等，并在这一过程中，遵循全新档案管理体系，做好档案管理监督工作，更好地规范企业内部档案管理工作，提升企业档案管理质量。与此同时，在档案管理创新工作中，还需要借助考核与评价等不同方式，充分调动电子档案管理工作人员积极性，使其主动投身于电子档案管理工作中，并在考核与评价方式帮助下，不断提升自身电子档案专业知识与管理技能，在大数据时代背景下充分发挥自身能动性，优化档案管理方式，激励并促进档案管理人员成长，创新以往档案管理方式，促使传统电子档案管理形式迈向电子档案管理趋势。此外，应结合大数据时代背景，对国内电子档案发展进行分析，结合大数据时代背景，制定适合档案管理的体系，在实际工作中，制定适合电子档案管理创新的体系，在科学、完善的管理机制支持下，规范电子档案管理流程，不断提升电子档案管理质量。最后，应结合大数据时代背景，结合电子档案管理与创新方式，在这一过程中分析国内外档案管理与创新经验，不断创新档案管理工作，进一步提升档案管理能力，创新以往档案管理方式，充分发挥档案作用，更好地为人民服务。在实际工作中，应尽量消除档案管理体系与创新之间的“隔阂”，切实维护档案管理工作开展，创新档案管理途径，在大数据技术支持下实现档案数据信息共享目标，在档案管理与创新过程中，需重点关注档案管理技术，结合档案管理理念与大数据技术，构建档案管理与创新的共享机制，使档案管理与创新工作得到全面优化，消除以往档案管理工作遇到的难题。
[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合
一、纸质档案管理概况
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
2.建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。
3.将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.
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[3]高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.
关键词：高职院校，电子档案，纸质档案，措施
随着计算机和网络技术的发展，电子档案已成为高职院校发展运行中档案内容的一部分。电子档案在高职院校档案运行管理中已经是客观存在，但电子档案在高职院校中的管理还比较混乱。现结合我校电子档案管理实际，阐述高职院校电子档案管理的必要性和重要性，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨了加强高职院校电子档案管理的措施，为高职院校电子档案管理提供思考。
1．高职院校电子档案管理的必要性和重要性
1.1必要性
随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，使得高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。
1.2重要性
电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化、以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。
2．电子档案与纸质档案保存管理中的区别
2.1载体寿命不同
电子档案的载体材料主要是磁盘、磁带和光盘。纸质档案的载体是各种纸张。硕士论文，措施。磁盘和磁带的粘和剂易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等，直接影响电子信息再现。同时磁盘、磁带由于其聚酯底基易产生静电作用，导致磁盘磁带卷曲、与磁粉脱离、伸长后不易恢复、吸引尘埃从而影响电子档案的保存。光盘是利用激光进行信息存取的，其常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等材料，由于光盘材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应，因此，电子档案的载体寿命一般仅为5—15年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下，可发生水解和氧化反应，在档案保护过程中，只要排除纤维素发生水解和氧化反应所需的条件，纸质档案的寿命就可达到数百年甚至上千年。
2.2环境条件影响的差异
2.2.1 温、湿度条件对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
温、湿度条件对电子档案和纸质档案保存均有影响，但由于二者载体材料的不同，因此影响方式迥异。高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，还可使字迹材料发生扩散、洇化现象，同时高湿环境，纸质材料易发生霉变和形成纸砖。硕士论文，措施。电子档案磁性载体材料在温度不适宜的条件下，其聚酯底基易变形，影响信息再现，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验和经验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子档案的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为35％—45％。
2.2.2 灰尘对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
灰尘中含有霉菌的孢子，霉菌是纸质档案霉变的主要生物因素。霉菌在生长代谢过程中分泌的酶以及有机酸是引起纸张和电子档案载体材料生物损坏的主要原因。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、引起纸张霉变等。灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘中霉菌孢子在其生长代谢过程中分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。总之：灰尘对电子档案与纸质档案载体材料都有损坏作用，二者的区别主要在于对损坏的修复上。对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息；而灰尘一旦对电子档载体造成危害，载体上所记录的信息就可能会局部丢失，很难甚至无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害在电子档案形成和使用过程中有特别重要的意义。
2.2.3 外磁场和机械震动对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的载体—磁性物质，则是最重要的影响因素。硕士论文，措施。外来磁场作用于电子档案的磁性载体，易发生消磁或磁化，造成信号失落或失真，破坏记录信息，影响读出效果。同时强烈的机械震动，影响电子档案磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号，此外，强烈的机械震动，易引起光盘的机械破坏。硕士论文，措施。因而电子档案在保存管理中要防止外磁场的影响，避免强烈的机械震动。
2.2.4 光和有害气体对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
光和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度降低。对电子档案载体材料而言，光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。硕士论文，措施。同时，紫外线的能量足以破坏电子档案磁性载体剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，这些气体在一定条件下，腐蚀、破坏电子档案磁性载体和光盘，使电子档案信息失真或丢失。
2.3 技术寿命的区别
纸质档案一旦形成，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，还与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时主要体现在两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于生产厂商的原因，使得生产或销售的电子档案设备由于厂家的破产或产品升级换代而难找到配套产品。大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，因此，技术革新对电子档案寿命的影响显得更为重要。因此，电子档案的寿命还与技术革新有关。在电子档案保存中，要针对技术过时，采取合理的解决措施，保证电子档案的安全性。
2.4信息保护的差异
纸质档案因为其载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案形体，其记录的信息就得以保存。电子档案因其信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使其文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电子档案信息保护方面还面临感染电脑病毒的危险。因此，如何保护电子档案信息不受损害是电子档案保护的重要课题。
3．加强高职院校电子档案管理的措施
3.1强化档案管理人员的计算机专业知识
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的档案管理专业人才已是档案部门的当务之急。档案管理人员要更新档案管理观念，紧跟时代步伐，加紧学习计算机技术，学习电子档案形成和管理知识，在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、继续深造等多渠道选拔、培养档案管理专业人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，能够正确履行现代档案管理人员的基本职能和历史使命，在档案管理工作中维护好文件、档案的原始性，最大限度地延长档案的寿命，并在在电子档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障电子档案的安全和便于社会各方面利用。
3.2把握好电子档案的特性
电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。硕士论文，措施。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。
3.3 建立健全制度规范，维护电子档案的真实和安全
电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，即使有人出于自己的目的将电脑或盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。因此日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。加之电脑病毒的存在和网络技术，使得电子档案在形成、处理、归档，保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。
3.4实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行
在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合我校实际，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。
总之，加强高职院校电子档案管理，是科学技术发展的必然结果，是电子信息规范管理的客观要求，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨加强高职院校电子档案管理的措施有利于电子档案的检索、利用和共享，有利于电子档案管理的统筹安排规划，有利于高职院校档案工作的现代化进程。
参考文献：
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[3]丁海斌，论电子文档革命的本质含义[N]，中国档案报;2000年
[4]马学华，高职院校电子档案管理工作发展探讨，黄河水利职业技术学院学报，2008（20），01，83—85
1.1电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。
1.2缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2信息时代电子档案管理的策略
2.1建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。
2.3加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。
2.4提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。
3结语
关键词：电子政务系统档案管理
近些年来，随着计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞跃发展，为社会经济发展格局带来了巨大变化。随着社会主义现代化建设的进一步推进，我国电子政务建设逐步起步发展，电子政务系统中的档案管理便是其中相当重要的一部分。档案管理不仅仅是对过去的记录，更是对今后的发展的反思，其重要性不言而喻。利用电子政务系统存储档案，优化借阅流程，增加使用率，在一定程度上提升了档案的利用效率，同时对原始材料也是有一定保护作用的，能够最大程度发挥档案的作用。当然了，电子政务系统中的档案管理还有很长一段路要走，我们要建设怎样的电子档案管理系统，提供什么样的服务等等这些都是需要我们在实践的发展中不断探索的。
一、电子政务系统中的档案管理中存在的问题
（一）档案移交的不规范
首先，是对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中，很多时候仅仅是对单份电子数据的移交，而未能关注到每一份电子数据背后的因果联系，忽视了档案背后的事件发展的整体性，对今后档案作用的发挥起到了一定的阻碍作用。其次，便是移交过程的不合理。电子档案和纸质档案不一样，可以存在很多的原始档案，这也就造成管理人员对备份的依赖性很强，备份越多，在某种程度上来说，就是越安全。因为遗失了某一份，还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。最后电子档案的移交一般来说还有纸质档案的存在，再核两者的时候，存在移交时间上的差别，间接性造成了移交过程中工作量的增加。
（二）技术条件的制约
电子档案的机密等级不一样，那么对其保存的时间、方式也不一样。而随着时间的推移，档案的数量必将是不断增加的，所以这也对档案管理技术提出了更高的要求，以便能够满足时代的要求。在面对不同等级的档案要进行及时的处理，以确保技术能够满足档案保存以及查询的质量。同时技术条件还制约着档案的安全性。如果说电子档案管理系统薄弱，那么就会存在相当大的安全隐患。比方说，一些不法分子和黑客，利用系统中的漏洞，使相关档案信息外露，会出现损坏和缺失的可能性。这些都是电子档案管理中面临的技术挑战。
（三）管理制度的缺失
档案的管理最终落实到人的身上，比方说在管理过程中出现人为操作不当或则和其他意外情况等等，都会对档案的完整性造成一定的威胁。所以说，要求档案管理形成一个有效的闭环，能够最大程度上减少意外情况的出现。而一旦遇到意外情况，管理制度缺失的弊端会更加的凸显。档案数据信息管理缺乏完整性，责权不一致，档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认，便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当，在运行期间以及出现问题，都将面临不小的挑战。毕竟，制度是保证电子档案管理系统运行的框架，一旦丢失了这个框架，问题便会接踵而至。
二、提升电子政务系统中的档案管理能力的措施
（一）对档案移交的規范管理
在电子政务系统中的档案管理，不仅仅是将档案的资料存放起来，同时也应该是为今后决策提供必要的依据，让档案发挥出应有的作用。首先在档案移交中，应该建立相应的管理机制，对不同机密级别的档案分门别类的保存好。按照一定的逻辑顺序分门别类的归纳好，并编制相应的归档条例，做到人人按照制度办事，为档案的归档提供理论依据。当然了，在档案移交管理中，还应该对电子档案的完整性以及移交标准做出相应的考查，确保其满足移交的标准。电子政务系统中的档案的管理，在前期对档案的移交做出相应规范的管理，以便为接下来作用的发挥奠定基础。
（二）重视电子档案的安全性
对电子档案而言，和传统的纸质档案还是有区别的，在内外界的影响下，对档案的安全性极容易产生威胁，并且电子档案的存放管理依靠于一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击，很难对原有的档案进行恢复处理。所以说，我们要为电子档案管理建设一个强有力的技术保障。首先，不断提升电子档案管理系统的技术管理，积极学习和引进国内外的先进技术，加快电子档案的升级管理。其次，便是对管理人员安全意识的培养。时代不一样，管理手段不一样，所需要管理人员的专业素质也是不一样的。对于这些电子档案的管理人员应该具备较高的计算机专业素养，对于出现的一些基本的安全常识能够有所了解，能够及时发现和处理实际管理中的问题。最后便是一个较高层次的管理，应该是对原有管理方式的不断升级改造，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，以便更好的适应时展的需求。
（三）做好信息整合工作
对于档案管理不仅仅是将这些资料存放起来，更为重要的为今后的发展提供必要的历史史实以及决策依据。所以说我们在点在档案的管理中，还应该管理信息整合工作，促使管理效率以及档案使用率的提升。首先，利用电子档案信息管理优势，建立相应的使用机制，实现信息和实体使用的一体化目标。让管理人员在档案的归放时，就应该考虑到每一份档案的历史联系，这样才能够帮助借阅者了解整件事情发展的来龙去脉，实现信息高效整合。其次，对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，实现高效的信息整合，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。
三、总结
电子政务档案系统的建设，对推动档案现代化管理具有极其重要的意义，同时也是现代化档案管理的发展方向。所以说，档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位，从而真正发挥自身的作用。管理，说到底都是依靠人来制定实施的管理，只不过管理对象不同。在进行电子档案政务管理的时，我们应该不断提升从业人员的专业素质，为电子档案规章制度的制定，技术的提升提供坚实的壁垒，从而不断优化电子政务系统中的档案管理。电子政务系统中的档案管理，是一个长期的过程，我们要根据时代对电子档案的要求不断做出调整，以便更好的发挥电子档案的作用。
参考文献
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[2]米静.电子政务系统中档案管理的问题与思考[J].中国管理信息化，2016，（18）
[摘 要]信息技术的发展及应用使医院电子档案管理工作呈现出前所未有的新局面，本文探讨了信息技术在医院电子档案管理中的价值及其在应用信息技术时存在的问题，并提出了一些医院电子档案管理工作的改进策略，以切实提升医院电子档案管理的利用率，推进现代医院档案工作的发展。
[关键词]信息技术；医院；电子档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119
[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
当前社会进入信息化时代，信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面，极大地推动了社会的发展进步，这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时，也产生了形式多样且规格各异的电子文件，那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档，形成电子档案。加强电子档案的管理工作，是提高医院管理效率的必然要求，也是医院实现跨越式发展的根本项目。
1 信息技术在医院电子档案管理中的价值
1.1 提升医院电子档案的管理水平
医院借助信息化技术，对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控，可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型，诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等，采取与之相符的管理方式及管理规则，可有效提高医院电子档案的管理水平。
1.2 提高医院电子档案管理的灵活性、时效性
医院借助信息技术，可以灵活地对电子文档进行修正或更改，使档案电子管理工作更具灵活性，将其有效的存储在计算机中，与此同时，借助光盘、U盘等存储载体，还可对电子文档进行移交、转借。借助信息技术及计算机系统，能够有效实现资源共享，方便获取并分享电子档案及相关信息，档案管理人员还可根据实际需要，及时获取有效档案信息，并加以整合，提升档案管理的时效及效率。
1.3 完善医院的信息化建设
信息化时代中，电子档案在医院档案的重要性日益凸显，应用信息技术亦是医院整体信息化建设的重要内容。通过建立并不断完善医院档案管理的信息化平台，并借助信息技术，统筹安排医院信息及电子档案工作，可促进医院各部门的协调管理，提高医院管理效率，实现电子文档的全文检索，大大提升查档的效率。且在利用及完善的过程中，还能及时发现存在的不足，予以修正，为医院的信息化建设提供有力的保证。
2 医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题
信息技术在应用过程中，难免会存在一定的问题。只有加强对这些问题的重视，不断改进，才能切实将信息技术有效地应用于医院电子档案管理中。使用信息技术管理医院电子档案，大多采用批量处理的方式进行操作，批量处理在大大提升工作效率的同时，也容易因为小小的失误造成严重的不良后果，加之文件大多涉及热萁瞎悖涵盖方向较杂，需要工作人员及时更新电子文件，以避免出现电子文档丢失遗漏等问题。电子文件需借由信息技术进行多元化转变，才能由原本复杂的结构、不一而足的形态、杂乱的存储方式，转变为可归档、利用的电子文档，而电子文件在多元化转变的过程中，时常会受到外界非正常因素的影响，而出现文档丢失的情况，造成不必要的损坏，破坏了电子档案的完整性，影响了档案管理工作顺利开展。计算机开放性的特点使信息技术在表现出巨大优越性的同时，也存在较为突出的信息安全、网络安全等问题。应用信息技术进行医院电子档案管理也势必会存在一定的安全隐患，诸如计算机遭受病毒侵害、医院网站受到恶意攻击等，易造成电子文档遭受损坏，因而对文档的安全性有着较高的要求，其安全隐患问题不容忽视。此外，利用信息技术管理医院电子档案，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，档案管理人员要具备专业的档案业务能力、娴熟的电子信息技术操作能力、丰富的文化涵养等，才能适应强大的数据整理以及难度较大的管理工作。
3 信息技术在医院电子档案管理中的有效应用
3.1 完善电子档案管理体系
优质可行的管理体系是将信息技术有效应用于医院电子档案管理中的重要环节，可规范电子档案形成、收集、归档等整个流程，充分发挥信息技术的优势，促进电子信息技术应用。医院电子档案管理体系应结合医院发展的实际情况加以构建和完善，以充分发挥电子档案服务于社会、服务于医院的功能。
一是充分借鉴并利用现代管理学中科学的理论及方法，形成切实可行的医院电子档案科学管理理论，并在实践的过程中加强总结、发展，形成科学、合理的现代化档案管理体系。
二是采取责任制体系，通过完善的管理制度、健全的管理机制，明确档案工作职责和任务，使医院电子文件的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，严格落实规章制度，将电子档案管理工作的全过程纳入到管理体系程序中，与相关人员的岗位职责进行挂钩，提升管理人员对医院电子档案管理有关规章制度的理解，落实责任分工，明确档案管理的责任归属，实现各个环节的有章可循，有据可查，落实到人，有效规范电子档案管理行为，形成齐抓共管，有效管理的良好格局。
三是构建行之有效的奖惩制度，给予工作表现优异、成果显著的档案管理人员奖励，对表现不佳的人员予以适当的督促，在充分提高职工责任心的同时，增强其工作积极性，从而更好的完善医院电子文档管理体系。
3.2 建设电子档案信息数据库
建设电子档案信息数据库是医院电子档案管理的重要举措，是实现电子档案信息有效和快速归档、提升其利用率的关键。档案信息数据库的建设不仅要考虑当前电子档案的需求，还需为以后的电子档案更新做好充足准备，保证有较高的性能，还应便于反复修改。
一是做好电子文件的收集工作，及时收集草稿性电子文件和辅电子文件，并将电子文件生成的软硬件环境和元数据的管理也纳入收集范围中，采取建立电子文件台账的方法，使每份电子文件均在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。做好电子文件的前期控制，并定期或不定期对医院工作相关的电子文件加以收集、登记和备份，及时保存并登记、更新操作环境及数据，以保证电子文件收集的时效。
二是做好电子文件的归档工作，在确定电子文件归档范围的基础上，归档的范围应包括医院各项活动中形成的各种载体电子文件，具有永久保存r值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。归档的时间也需保证连续性，同时将保存电子文档的防磁柜温度及相对湿度控制在合理范围内，为避免电子文件在长时间保存过程中可能存在的储存错误，归档的电子文件应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝，保证其安全性，对需要永久保存的电子文件，应制作成纸质版本予以归档。
三是利用信息技术，实现医院电子档案管理的网络化，及时发现并纠正电子档案管理中存在的不足，不断丰富医院档案网络系统中档案信息资料存储的内容，及时更新并补充信息内容，满足使用者对电子档案信息的利用要求。为避免兼容器问题及数据流失，可在进行数据资源管理时，将系统设置成自动备份保存模式，最大限度减小损失，防止黑客袭击，保证电子档案数据安全。
四是实现文档一体化，将档案管理与文件管理有机的整合起来，实现文件档案的统一与控制，借此清晰记录并有效反映电子文件形成和办理的全部动态过程、相关的背景信息，保证电子文件的原始性和可靠性。
3.3 档案队伍专业化
档案管理人员是开展档案工作的行为主体，通过建立档案专家人才库，提高档案干部队伍素质，可实现依法治档，进而使档案人才培养模式进一步创新。只有现代化培训手段得到广泛利用，档案专业队伍规模不断扩大，档案人才队伍结构和整体素质得到显著提高，才能有效利用信息技术进行医院电子档案管理，并充分发挥其价值。
一方面，通过考察、培训等培养教育方式，强化档案干部培训，包括专业档案理论知识、计算机网络技术、电子文件知识、知识产权保护知识、基础网络安全维护知识以及计算机操作运用能力等素质。医院可在充分考察本院实际情况的基础上，详细分析医院对电子档案管理的需要，并根据实际，制订合理的电子档案管理人员培训计划，定期对电子档案管理人员进行培训考核，或是组织其外出学习考察，认真学习电子档案管理方面的新知识、新规定和新要求，还可邀请行业专家前来医院，传授电子档案管理的知识经验及研究成果，通过形式多样的活动，不断提升医院档案管理人员的业务技能及管理综合能力，提高电子档案的管理水平，使档案管理人员在充分了解部门需求的基础上，正确高效地开展电子档案管理工作。
另一方面，可创新人才竞争机制，营造人尽其才的积极氛围，促进档案管理人员自我提升。并将竞争机制引入医院电子档案管理中，在电子档案管理的各个环节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争，使电子档案管理的工作氛围充满活力和生机，这不仅能充分调动起档案管理人员的工作积极性，还能促使其不断进取，努力提升自身的专业水准及各项素质，以满足医院电子档案管理的发展需要。
4 结 语
当前社会已进入信息化时代，利用信息技术加强医院电子档案管理工作，不仅是时展的需要，也是提升医院档案工作效率，推进医院可持续发展的重要保障。随着信息技术的不断发展，医院电子档案管理也体现出日新月异的特点，相关人员应正确认识信息技术在医院电子档案管理中的价值，充分了解医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题，从完善管理体系、建设电子档案信息数据库、提高档案管理人员素质等方面着手，不断改进医院电子档案管理工作，以切实提升其利用率，推进现代医院档案工作的发展。
主要参考文献
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计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
关键词：电子档案；纸质档案；融合管理
1 电子档案管理的优缺点
随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。
电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。
电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵， 较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。
2 纸质档案管理的优缺点
纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。
纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。
3 电子档案与纸质档案的融合管理
随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。
（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统
由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。
（二）档案部门对电子档案实行集中管理
通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。
（三）建立科学合理的档案管理制度
因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。
（四）提高档案管理人员的综合素质
当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。
4 结语
随着现代信息技术和网络技术的快速发展，各种信息数据的规模不断扩大，传统纸质档案难以承载如此大量的信息资源，电子档案作为新时代的产物则能够很好满足大数据环境下的数据存储要求。然而传统纸质档案在信息真实性方面的优势是现有的电子档案难以替代的。因此，两者仍然需要共存，企业实现电子档案与传统纸质档案的融合管理就成为了目前档案管理的主要工作。通过两者的结合，实现优势互补，通过纸质档案监督电子档案的真实性，通过电子档案来降低纸质档案的成本，通过融合管理的方式，全面提升档案管理的水平。
参考文献
[1]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014（04）：79-81.
