发布时间:2023-05-15 16:35:39
序言:写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁,我们为您精选了8篇的企业合同档案管理样本,期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发,请尽情阅读。
论文关键词:合同档案,归类,管理,措施
要想分析企业合同档案的分类管理,就必须掌握企业合同档案的特征,具体包括以下几点。
1.1 法律性
人类社会中,合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言,合同以法律形式存在,其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下,又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录,其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程,因此,合同档案具有法律特征。
1.2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下,会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证,又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此,合同档案具有一定的凭证特征。
1.3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节,必须要在合同法允许的范围内执行,也因此,赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言,合同法均有明确规定。例如,订立合同的形式有3种,包括口头、书面及其他形式;内容方面,对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定;还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式,才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时,一旦丢失某一部分,就失去了合同部分及全部法律效力,难以维护当事人的合法权益。
1.4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本,又包括签订前和签订后的任何一个有关材料,例如,签订前的洽谈、招投标,签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等,组成了合同档案,要想确保合同档案的完整性,就必须做好合同档案的归档工作。
1.5 合同档案数量多
与行政机关相比,一个完备的企业,每年内制定的合同档案相对较多,少则几百件,多则几千件。在这种情况下,要区分两种合同档案的分类方法,从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2.1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看,主要是依据科技档案和文书档案进行归类,科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下,既给合同档案的分类整理增加了难度,又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时,要以集分式分类原则为中心,依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类,重新制定。
2.2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定,适用于企业的有名合同包括:买卖合同,借款合同,运输合同,委托合同,技术合同,承揽合同,供用热力、水、电、气合同,技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同,制定集分式分类表,并在分类表中,将合同档案分类归档,依次为60~69号。
有名合同,又叫作典型合同,是指在法律规定中,确定其规则及名称的合同。无名合同,又叫作非典型合同,是指在法律规定中,未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2.3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中,年度、分类号以及件号共同组成档号,年度为签订合同的年份,与合同相对应的具体分类号码为分类号,件号是在相同年度、相同分类号中,按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号,代码用阿拉伯数值0~9标注。例如:2014—62—002,该档号表示2014年度,借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前,企业要安排一个部门,做好办理合同的相关工作,防止出现办理人员和部门相对分散,无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制,并由合同主办部门负责,从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如,将合同分为几大类,同时采用特定符号标记,例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序,在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性,一旦制定,无特殊情况,不允许私自更改。采用合同编号排列法,对未移交的合同材料进行保管,从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前,由合同主办部门统一负责收集合同材料,并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征,因此,合同主办部门在收集合同材料时,要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作,各部门相互配合、协调,确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内,将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后,存在变更、作废和解除等问题,难以确定合同最终办理时间。所以,尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案,先由合同主办部门进行收集和保管,待合同办理时间确定后,转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理,对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理,大多采用分散式归类管理,给合同档案管理带来一定难度,不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲,充分利用其管理特性,采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论,在企业合同档案管理工作中,集分式管理效果更好,更加实用,更符合企业合同管理的需求,能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览,2013(20):231.
[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案,2015(4):40-43.
[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊,2015(15):83-84.
【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body, the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore, the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【关键词】合同档案管理;风险;措施
【Keywords】contract file management; risk ;measures
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2017)05-0106-02
1 引言
我国市场经济的持续发展,让以企业为主体的市场化经营成为了中国经济活动的新常态。而在市场化经营过程中产生的各类合同和档案,是保护和证明这些经营活动合法性的依据,因此显得更加重要。然而,由于长期的计划经济体制和经营习惯的影响,使许多企业经营者对于合同档案管理工作采取了漠视的态度,由此也提高了合同档案在管理和使用上的风险等级。越来越多的经验教训表明:只有研究和制定出切实有效的档案管理办法,才能从根本上规避这些风险,保证企业的健康发展和有序经营。
2 合同档案管理风险的主要类型
根据对多个企业合同档案管理工作进行的综合研究可以看出,目前合同档案管理方面的风险已经越来越多,这些风险基本上可归为以下几类。
2.1 管理不善导致的风险
上文讲过,长期计划经济思维和传统经I理念的桎梏造成了合同档案管理工作的严重漏洞和缺位,这一类的风险是目前为止最多的。具体而言,一般表现为以下几条:
①合同格式错误与内容缺失
虽然说中国的市场化进程已经进行多年,但是相关的法制意识还没有跟上。许多企业的合同经手人没有相关的法制观念,对《合同法》的内容知之甚少,以至于其在拟订合同的过程中常常出现合同格式的错误或者必要合同内容的漏填,从而使合同在使用时常常处于被动地位。
②合同档案整理方法不符合要求
在电子化办公模式引入商业领域之后,传统的纸质合同已经逐渐淡出人们的视野,越来越多的合同档案采用电脑填写和印刷的模式制定。虽然这样给人们带来了方便,但也给合同档案管理带来了一些问题:合同原件对于企业来说十分重要,但很多企业档案管理者却只是索要和保留了传真或者复印件这样的合同形式,这样既不符合合同档案管理的要求,也容易带来合同隐患。
③只签不存造成的混乱
在很多企业经营者眼中都有着一个固有的观念,即“只要签了字、盖了章就完事,存不存无所谓”,因此在签订合同时为了图省事或者出于随意性考虑,企业经营者往往只管签字画押,却并没有告知合同档案管理人员及时将合同档案存档,这就使得档案管理工作产生了严重的混乱,例如遗失,调包等等。这样不仅会影响使用,还会产生一定的法律困境。
④“人治”取代合同档案
中国社会讲究人情世故,在商业活动中更是如此,这就让许多企业管理者在与别人订立契约关系时一味依赖口头或者人情关系,而并不是落于纸面的白纸黑字。这样一来就使得档案管理人员陷入“查无此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的违约风险
一般而言,合同档案都是作为证明一段时间内经营活动存在的凭证,只要在规定的时间内都会具有法律效力和约束力。但是必须说明的是,企业经营活动中遇到的情况是随时在变化的,因此违约风险在合同档案使用过程中也是不可忽略的风险类型,必须引起足够的重视。然而现在很多企业经营者法制观念淡漠,契约观念十分滞后,在经营过程中经常出现随意毁约、违约的现象。再加上上文提到的几条风险的共同作用,往往使得企业在违约之后面临严重的法律问题甚至刑事惩罚,这从客观上直接延缓甚至阻碍了企业的正常发展。
2.3 保存过程中的安全风险
合同档案的妥善保存,对于其被正常使用并在关键时刻发挥法律效力是十分重要的,然而,现在很多企业的档案管理者对这一块的责任落实情况令人堪忧。不管是以往的纸质合同档案还是现代化的网络电子档案,安全问题一直都不容忽视。传统纸质合同档案保存管理过程中的防火防盗问题自不用说,在电子化档案时代,网络被攻击、电脑被侵入造成的安全风险也是十分严重的,所以,不论何种条件下做好、做细合同档案的安全保存工作都是不可忽视的。
3 合同档案管理中规避风险的具体措施
上文对企业合同档案管理过程中容易产生的风险的类型和主要表现做了详尽的说明,不难看出,不管是哪一类型的风险,其产生的根本原因都在于合同档案管理工作职责不到位和具体措施不规范。在此,本文特别提出了几条行之有效的规避风险的措施。
关键词:合同档案管理
前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。
1.根据公司实际情况,建立合理的组织架构,系统化管理合同。
笔者所在的公司实施总法律顾问制度,由公司一位高管担任总法律顾问,下设法律事务管理部门,配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门,设立了兼职合同管理人员,分类专项管理其本部门的合同,逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上,公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。
2.深入分析,健全合同管理制度;优化流程,强化合同管理职责分工。
法律顾问首先从合同管理建章立制开始,对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上,修订公司《合同管理办法》,梳理了合同管理核心流程,对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订,即是对公司合同管理内部控制的完善,旨在达成《内部控制指引》的目标要求,即规范和加强合同管理,确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效,印章保管、使用合理规范,防止未经授权的经济行为,降低运营风险,保护公司合法权益。
3.充分注重事前防范,做好合同条款法律审核、示范文本推广。
有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本,而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查,由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关,有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中,有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份,都逐字逐句严格审查,重大项目则在项目前期就参与谈判和论证,把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订,在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作,根据公司合同种类合同业务量特点,相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同,进行归类整理;然后提炼总结完成合同示范文本草案,再与相关部门进行了交流讨论,最终修改定稿。以技术合同为例,示范文本不仅明确合同内容,还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明,包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上,实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合,提高合同签订的水平和效率。
4.细化合同专用章管理,严格公司合同档案管理。
法律顾问的严谨与细致等优点,还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求,以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务,在一定时期内具有重要的保存价值,生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此,对于审结用印的合同,笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐,及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息,并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案,使合同自始至终都处于受控状态。事实证明,完整合同档案的建立,也便于总结合同履行情况,吸取经验和教训。
5.狠抓合同管理考核,加大公司内部合同管理检查的力度。
为有效防范合同法律风险,公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况,并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》,逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题,评价相关部门合同管理工作,提出改进意见;重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人,给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作,能督促各单位执行公司合同管理制度,在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理,注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则,依法保障自身权益。
6.注重法律知识普及,加强合同管理人员培训。
公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员,人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人,法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制,每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题,结合实务、配合案例宣讲基础法律知识,剖析合同从签订到终结的全过程,针对各环节进行风险防范提示,还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放,以强化学习效果,增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视,一方面促使公司合规文化生根开花,另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航,从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。
二、结语
【Keywords】 nuclear power construction; file management; system building
【中图分类号】F462;G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2017)12-0007-02
1 引言
档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理,最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说,做好档案管理工作,对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。
2 档案管理的重要性
档案作为企业职能活动的重要文件,不仅是企业管理的重要环节,还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说,档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用,还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施,能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面,将相关核电建设的文件进行分类处理,建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程,还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。
3 核电建设档案管理现状
对于核电建设来讲,档案管理工作的现状主要表现如下:首先,事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程,但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程,最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次,档案管理工作人员的配置问题,事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员,而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而,导致档案管理工作混乱,相关管理工作无法顺利实施。
4 档案管理体系的构建
4.1 档案管理机构建设
档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况,对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构,在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门,最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理,同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。
4.2 档案管理体系的内容
核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上,根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时,要兼顾分级管理的原则,事业部搭建统一的档案管理模式,明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范,确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求,可以将档案管理体系分为两个层次:
①管理程序。是根据体系文件的编制要求,对档案管理工作作出规范,着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。
②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则,并根据核电建设的实际情况,对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。
5 从体系上解决档案与文件的转换问题
就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言,大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联,并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以,大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的,不仅档案的完整得不到保证,还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作,必须确保时效性和完整性,在工程进行过程中,将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此,必须结合文件与档案的共同点,将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手:
5.1 确定归档的范围
文件管理工作融入档案管理工作中,首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容,档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况,对档案的类别进行科学的划分,可以分为以下七个类别:人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。
5.2 确定归档的流程
要达到档案管理工作细化的目的,需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施,建立适合自身的归档流程。从而,顺利完成对文件材料管理的相关归档流程,确保文件材料的归档完整性。同时,在处理不同类型的文件和材料时,需要对文件材料进行充分的了解,按照文件的先后顺序进行归档,并对归档流程中的要求进行明确,保证具体步骤的实施。
5.3 定期归档制度
归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时,要考虑的问题很多,既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率,又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面,核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通,制定合理的归档时间。归档时间的确定,需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程,是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本,也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象,保证在核电项目中档案的完整,最终实现文件向档案的方向转化的目的。
关键词:工程建设;建设合同;合同管理
中图分类号:TU723.1 文献标识码:A
一、工程合同的作用
(一)工程合同是安排项目施工的指导性文件
项目负责班子要根据工程规模和难易程度来进行施工组织、设计、计划、报表、竣工结算等。而这些内容则全部详细的表明在合同中。在签订合同后,合同管理人员要对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底,对合同的主要内容做出解释和说明,形成合同交底制度。
(二)工程合同是进行索赔的依据
合同索赔主要包括以下内容:一是由于业主违约引起,主要指业主未按《示范文本》规定完成应该完成的工作,以及未能按时拨付预付款、工程款,拖延图纸审批,拖延对承包方提出变更、索赔的答复等;二是由于工程项目本身变更引起,如工程量的变化、材料价格变化、现场签证等;三是由施工条件和环境变化引起,如一周内连续停水,停电超过8h,连续大雨不能进行室外作业等。
(三)工程合同是控制工程成本和进行竣工结算的依据
合同签订后,该工程的预算成本就可确定下来。组建项目班子时,根据预算成本按照市场法则确定责任成本,确定工程的人工费、材料费、机械台班费,及其它直接费和间接费等。项目经理组织施工时,首先可将以上费用分解到各分部、分项中去,其次可确定各岗位成本,一旦成本确定,就应合理用工、用料、控制人工费用、管理费用等,为节约工程开支、办理工程结算打下基础。
(四) 工程合同为转移风险提供可能
《示范文本》中已有违约、索赔、争议、保险、担保等转移风险条款,如能将这些内容进行协商并写进合同,那么就可将违约、变更以及自身在过程中发生的一些意外伤害向第三方转移。
二、工程合同履行中的管理对工程造价的影响
工程合同履行主要指工程施工过程中的合同管理,该阶段的合同管理对工程投资造价控制目标的实现具有重要的意义。合同一旦订立生效就产生法律效力,双方必须严格执行条款约定的权利和义务,加强合同管理,避免违约产生纠纷和索赔导致突破投资造价目标。
(一)变更的管理问题
从大量的工程实践和经验总结,合同履行中的造价控制主要应严格控制施工中出现的有关变更,即应尽可能的压缩施工过程中的工程变更。这其中有两方面的问题,一是业主在设计初期工作不到位,应在设计阶段解决的问题直到开工后才发现,使得设计发生变更,造价大幅调整。二是设计图纸的质量问题,设计图纸粗糙、错误、前后矛盾等也是造成工程变更的直接原因。三是应健全有关变更的审批制度,在施工过程中如必须变更时,应按照规定的程序办理变更手续,进行工程量及造价增减分析,有效控制工程造价。
(二)履行中工程款支付的管理
合同支付管理也是一项非常敏感而难度较高的工作,付款不及时或未按规定数额付款,将可能导致承包人的索赔。如果多付、超付,则可能造成难以挽回的被动局面,还会引发其它很多问题。因此必须加强合同的支付管理,为此应做好以下几方面的工作:首先合同签订好后应建立工程款支付计划台账,并与工程的形象进度计划相结合;其次应按照合同支付计划确保资金落实到位;第三应按合同的规定支付工程备料款和形象工程进度款以及届时扣减备料款等。
三、加强工程合同管理的措施
(一)增强管理人员的档案意识
做好工程合同的管理工作,意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持,把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识,使他们知道自己承担着归档的法律义务,以及依法利用合同档案的权利。
(二) 建立完善的管理制度
企业必须建立一套完善的合同管理制度,才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始,工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之,设置相关的机构部门与管理人员,并构建一个完整的管理体系,专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。
(三) 加强合同信息化建设
伴随现代化科学技术的飞速发展,计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛,这这种趋势下,传统的档案管理模式必将被淘汰,信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此,我们需要借助信息技术建立合同管理系统,如合同档案库、合同分析系统等。
(四) 加强专业知识的培训
要想要做好工程合同的管理工作,对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此,在工程合同管理工作中,管理人员既要懂得档案管理的专业知识,全面了解合同的内容、特点、规律和方法,又要学习了解相关的管理法规,增强对工作岗位的责任心和使命感。
(五) 严格控制竣工验收关
一般而言,工程在竣工验收前,都会对工程合同进行专项验收,一旦出现合同验收不合格的情况,是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中,工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关,要仔细审查各类工程合同资料,保证竣工档案的真实性与可靠性,尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。
关键词:电力企业;现代化;档案管理;措施
1 电力企业档案管理工作的主要内容
目前我国的电力企业档案管理工作中存在不少问题,比如新档案补充不及时、档案顺序混乱、资料流失等。下文列出了三点电企档案管理工作的主要内容,列出该内容的主要目的是帮助档案人员明确工作内容,并有针对性地进行档案管理工作。
1.1 电力企业资料案卷
我国企业文书立卷的有关规定指出,各个企业必须及时对本企业在某一时期产生的文书资源进行整理,并将其组成规范的案卷。案卷一方面能够反映企业的成长历史、真实反映企业的社会面貌,另一方面有利于国家的监督和管理。
1.2 定期归档
出于最大程度地实现企业档案的功能和方便电力企业的各部门工作人员使用档案资源这两点目的,电力企业档案管理部门首先要定期对各部门工作文案进行采集,标上注明。再者对重要内容进行重点管理。最后对档案进行系统化分类安置,进行一一归档。
1.3 对档案的保护
很多电力企业由于历史久远,档案会随着时间变化而发生一定的损坏和遗失。针对这一情况,档案管理人员要利用有效的管理方法对企业档案进行管理,保证企业档案的长久性和有效性。
2 对电力档案安全风险的评估
2.1 在部门内建立专门的评估小组
高度重视电力档案安全风险的评估工作,为了认真落电力实档案安全工作的进行,应该进行必要的监督,要在部门之内建立专门的评估小组,小组成员要严格挑选,每一个组员的责任意识都需要达到非常高的水平,保证对电力档案进行安全风险评估工作的时候认真负责,评估小组的所有人员通过分析讨论,把评估工作的每一个细节都安排好,每一个人的责任都落实。
2.2 制定合理的评估标准
在评估过程中,想要做到有法可依,就必须要有明确的评估标准,才能保证评估工作科学与合理的进行,在制定评估标准的时候要依据我国法律和行业要求,比如在制定电力行业的档案保管安全的时候就按照电力管理档案安全管理原则来进行制定,电力档案资料的保护和保管,对环境和基础设备都有严格的要求,所以想要构建良好的档案安全体系,就必须依据我国法律和法规制定合理的措施,以达到保护档案的目的和要求来进行评估。
2.3 加强对保证评估工作的监督,以确保工作的顺利进行
明确评估的目的和方式,按照要求严格进行评估,对建设电力档案馆的必备要求进行评估,并且比对现实,以便知晓电力档案管理中的缺点,对电力档案安全体系的优化和完善是十分有效的。
3 加强电力企业档案的现代化管理
如何才能让档案管理与时代同步?相信许多的电力企业想知道这个问题的答案。下面我们结合现代化需求,提出四点优化电力企业档案管理的措施。
3.1 优化档案管理人员队伍
其一,电力企业档案管理工作人员的管理观念意识在一定程度上影响着企业档案管理局面,因此要想实现企业档案的现代化管理,首先要提高档案管理人员的创新意识。尤其是在人事制度化管理的电力企业现状下,档案的管理量日益剧增。档案管理人员的创新意识能够在一定程度上改变埋头苦干的工作方式,取而代之的是敏捷、高效的工作方式。电力企业可以通过会议形式定期对企业档案管理人员进行新知识传递,培养他们的创新意识。或者通过活动的形式宣传创新思想,提高档案管理工作人员的工作热情。通过不时的宣传和培训,提高档案人员的创新意识。
其二,一群高素质的档案管理人员能够对企业的档案进行专业、诚实管理。因此提高档案管理人员的职业道德素质也是实现档案现代化管理的重要步骤。电力企业可以在公司内部制定相关奖罚制度,通过奖罚制度提高档案人员的工作态度和责任意识,训练他们的乐观、坚强意志,提高其工作的热情,增加工作动力,从而提高他们的思想道德品质和职业道德素质。
其三,档案人员的工作能力也是决定企业档案管理工作质量的主要因素之一。因此,强化档案人员的工作技能是优化档案管理人员队伍的另一项重要工作。比如时常抽查档案人员的工作情况,不定期查看档案设置管理情况。或者进行定期的档案人员技能培训,提高企业档案管理效率和质量。
3.2 运用科技对企业档案进行信息化管理
其一,档案的资源网络体制建设是实现档案信息化管理的基础条件。因此电力企业应该使用网络对各个部门的档案资源进行分类登录,并对管理流程进行重组,使得企业资源能够满足新科技的要求。比如对于员工业绩考核记录的网络体制建设,可以在民主、公开的条件下,用网络编程各个部门以及各个岗位员工的工作任务,同时记录员工的工作业绩情况,这样不仅能够让员工们明确自身职责,还方便企业监督考核员工的工作状况。
其二,新形势下的电力企业档案管理必须以科技理念指导思想,只有这样才能最大限度开发利用企业档案资源,使其档案资源服务于企业的一切生产和发展,促进企业的经济效益。因此,电力企业应当善于运用科技比如网络计算机等科技设备,对企业的档案进行有效长期管理。
3.3 通过合同的形式强化电力企业档案的现代化管理
在当前这个法制社会体制下,合同是一项重要的、具有强制法律约束的,并且用于保障个人和单位的合法权益的有效形式。同时,合同是当今电力企业行业约束和明确双方责任和义务的现代化依据和手段。因此电力企业在与其他单位进行工程建设合作或者其他工作合作时,应当结合法律以及企业的经济利益,签订相关的合同,并到相关的权威部门进行盖章和确立,以保障其项目的相关档案的统一性、权威性和准确性。同时,电力企业还应通过经济手段对两者之间的义务、责任、利益进行明确规定,通过经济促进合同的有效履行。除此之外,企业还应该与企业内部的合同档案管理工作人员进行劳动合同权利义务的签订,使其在法律的强制约束下,认真、用心、尽职尽责保证合同的安全,从而保障公司整体效益。
3.4 加大投资,切实保护电力企业档案资源
遵照国家相关档案保护的规定对企业机密档案进行保护。首先,电力企业应当加大财力的投入,增加防窃、防寒、防灾、防毒虫等等这些保护设备,避免意外事故造成企业档案资源的损坏或者流失。其次,针对那些不同载体的重要档案,企业必须采取加密保护举措,比如设置专门的安置地点、加防护锁、身份证验证、进行档案备份、法律保护、设置多层密码等措施进行加强保护。除此之外,电力企业还应当重点落实好档案中牵连到企业知识产权和企业机密的材料,尽可能保障其档案的原貌,并且采取科学管理保护方法或者实行电子科技监督技术,以杜绝机密向外泄露的情况发生,保障企业档案系统的安全。
4 结束语
一方面,一个电力企业只有充分认识到档案管理的重要性,才能加强企业管理人员的管理,从而提高企业工作效率。另一方面,一个电力企业必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念,才能实现企业档案的有效管理,促进企业又快又稳发展。
参考文献
[1]段虹.浅谈电力企业档案管理如何与时俱进[J].科技情报开发与经济,2010,06:175-177.
关键词 创新 物业档案 服务民生
一、物业档案的主要内容
1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档,其具体内容包括:(1)业主办理进住手续的委托书;(2)业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表;(3)房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单;(4)交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单;(5)物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单;(6)房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证,施工人员临时出入证、身份证及暂住证等;(7)更换物业产权人及其他变更资料等。
2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案,具体内容包括:(1)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;(2)设施设备安装、使用和维护保养等技术资料;(3)物业质量保修文件和物业使用说明文件;(4)物业管理所必需的其他资料。
3.物业文书档案。在物业文书归档过程中,应及时收集物业各项管理服务的文件材料,包括:(1)物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料;(2)小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐,接待、回访复查等检查记录表;(3)房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录,大、中修及更新改造工程验收记录表;(4)物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录;(5)公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录;(6)保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。
4.物业合同档案。物业合同档案主要包括:(1)小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同;(2)物业管理区域内,供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议;(3)房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。
二、利用物业档案,为百姓的安居生活服务
1.着眼长远,物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关,建立完整、有效的物业房屋档案,减少物业管理中的矛盾和纠纷,完善物业后期管理的基础。目前,有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期,物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾,物业服务质量不尽如人意的事情时有发生,如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量,直接导致服务投诉的增加,业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业,拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。
2.立足当前,物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期,在笔者公司管理的住宅小区内,有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源,技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料,并与设备一一核对,结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究,技术人员改装了电磁阀自动进水装置,解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生,居民时有投诉。为解决这一问题,专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房,查找问题产生的原因,并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研,找出了断水的原因,即变频器经常死机。找出问题所在,就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多,由此可见,物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。
三、更新观念,创新物业档案服务
1.强化档案意识,把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此,物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中,健全物业档案的各项规章制度;从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手,凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档,保证各种资料的完整准确,发挥其应有的作用;明确物业档案管理的岗位职责,实施全方位管理,保证档案的质量,促进物业管理和服务水平的提高;培养物业企业员工的档案意识;实施物业档案的网络化管理;改善档案的管理条件,加大人、财、物的投入,为提高物业管理服务质量提供保障。