合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。
笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。
1.合同档案的收集
合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。
企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。
2.合同档案的整理
收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。
2.1合同档案按照年度分类法
废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。
2.2编制合同档案目录
笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。
2.3填写备考表
备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。
3.合同档案的利用
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
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［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).
一、切实加强对国有改制企业档案管理工作的领导。国有企业档案是国有企业发展建设、经营管理的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。做好国有改制企业档案管理工作，对于维护国家和企业利益，保护职工合法权益有着重要作用。为此，各国有改制企业主管部门和企业，必须对企业改制过程中的档案管理工作予以高度重视，确保档案工作有领导分管；有专人管理；有符合法规要求、具体可行的档案保管、处置办法；有保存档案的必要条件；有整理、保管、处置档案的经费保障。
二、严格把握国有改制企业档案处置工作的基本原则。做好国有改制企业档案工作，必须遵循维护国家安全和利益，保守国家机密和防止档案散失的原则；维护档案安全和便于档案保管利用的原则；区别情况依法合理处置和有利于企业保持经营管理连续性的原则。
三、合理处置国有改制企业档案的归属。国有企业资产与产权变动后，要根据企业的具体情况做好国有转制企业档案的处置工作。
（一）国有破产企业档案、国有企业被非国有企业兼并的企业档案，按国有企业隶属关系由县级以上地方国家档案馆接收。其他国有改制企业的档案由企业主管部门接收。
（二）国有改制企业要及时向企业主管部门和当地档案行政管理部门办理申请档案处置事宜，依法处置好企业档案。国有改制企业的档案人员必须在档案处置工作完成后才能离岗。
（三）接收国有改制企业档案的企业主管部门或企业，要做好档案的整理、鉴定、编目等工作，完善必要的保管设施，确保档案的完整与安全。
（四）缺乏必要档案保管条件的国有改制企业，可与市和所在县（市）区国家档案馆联系，由市或县（市）区国家档案馆提供档案寄存服务。需要寄存代管的，由企业主管部门委托代管单位并签订代管合同。寄存、代管的档案均应收集齐全、整理规范、目录清晰，并按有关规定办理交接手续。
【关键词】企业职工 档案管理 规范化
一、部分企业职工档案管理的现状
1.企业没有建立规范的职工档案,职工合法权益得不到保障。目前我街道新开工或扩建的规模以上企业民营、外资企业达500多家,当地、外来职工人数已达20多万,由于多种原因,近一半的企业没有建立职工档案,新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定,因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受。
2.部分企业职工档案资料收集不规范。有四个方面的原因:一是企业在招用职工时,没有立即为其建立档案,故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡(镇)企业改制后,不与职工签定劳动合同,对辞退的老职工也没有终止或解除合同,致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱,造成职工档案遗漏遗失严重。
二、职工档案管理中存在的主要问题
1.现行档案管理体制与经济发展不相适应。企业职工档案由企业多个中层部门管理,部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案,企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式,有悖于企业实行的全员劳动合同制,给企业的职工管理带来诸多麻烦,不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后,没有了上级主管部门,企业对档案管理的重视程度逐渐减弱,职工档案或有或无的责任问题无部门追究,对已建好的职工档案,因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多,部分企业为达到控制职工的目的,扣押职工档案,使调离的职工办不成调动手续,造成人走多年,档案还在原单位的情况。这些问题的出现,影响了职工档案管理的规范和安全,同时也侵害了职工的个人利益。
2.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要。由于部分企业没有认真负责地填写职工档案材料,致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。
3.档案保管条件太差,影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差,越管越少的现象。
三、职工档案规范化管理的有效措施
1.依法治档,加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性,力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力,提早介入企业职工档案的规范化管理进程,完善档案执法监督机制,推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育,着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识,在企业职工建档问题上,地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求,严格标准,严格执法,严格监督,不当老好人,不去应付或有差不多就行的意识,更不能把《档案法》当作一种软法去执行。
2.建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要,企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理,有条件的企业独立管理职工档案,条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理,这样既能有效地保障了职工的个人利益,方便了企业对职工或职工档案的管理,避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生,积极发挥劳动保障部门的服务职能,提高了办事效率。
3.做好企业档案管理的基础性工作。企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。
4.加强企业职工档案管理,实现档案规范化管理,确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展,为了企业职工档案规范化的管理,笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发,是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见,不论企业规模的大小,都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系,有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查,对职工档案达不到要求的,要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软,不走过场,以法办事。
大中专院校、技工学校毕业生毕业后,其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理,当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后,劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况,逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。
［关键词］企业；档案管理；社会化
市场经济的不断发展使企业的各种管理方式与手段，在日益改进与更新，而对于企业来说，档案管理是一项十分繁琐且工作量极大的工作，不仅耗时还耗费人力资源，在一定意义上影响了企业的发展与进步，因此，不少企业为了进一步提高管理效率，都尽可能运用合理的手段，实现企业档案管理的社会化。企业档案管理社会化实质是，企业档案的外包服务，将企业的部分或者全部的档案管理工作，交由专门进行档案管理的个人或者组织完成，从而节约企业的相关成本，减轻企业的负担，为企业档案管理水平的提高及长足发展奠定扎实的基础。
1企业档案管理社会化的可行性
1.1企业档案管理社会化是一种必然的时展趋势
相对来说，企业的档案管理并不是表面上看到的简单与轻松的工作，它比较繁琐、单调、复杂，需要企业在这方面投入必要的人力、物力，长此以往，必然会耗费企业不少的经营成本，影响企业的可持续发展。而企业档案管理进行外包可以使企业的档案管理工作更加专业，节约企业成本，符合时代与社会发展的要求，从而提高企业的核心竞争力，进而为企业的长足发展提供更多的契机。
1.2科学技术的发展使企业档案管理的社会化有了必要支撑
各种新型科学技术的不断发展与进步，为社会各行各业提供了坚实的科技支持。在企业档案管理工作中，科学信息技术的融入，使档案管理工作变得更加便捷、高效，专业档案管理部门在对企业档案进行管理时，可以凭借科学信息技术的重要力量，搭建专业的网络技术管理平台，并运用搭建的平台与委托企业进行实时的交流与沟通，实现档案管理的科学化。与此同时，在条件允许的情况下，更多的档案信息能够被共享与利用，间接地提升了企业档案的价值，这为企业档案管理的社会化提供了更多的机会和空间，督促企业与时俱进。
1.3中介的高质量服务为企业档案管理的社会化提供了重要保障
在企业档案管理方面，国家相继出台了不少政策，对其进行明确规范，相关专业的档案管理部门在参照档案管理政策方针的基础上，与委托企业进行必要的沟通与交流，并根据企业的要求对档案进行正规化管理。另外，被委托的中介管理机构依照严格的工作方法与工作要求，对企业档案进行专业化的规划与管理，尽可能地在更大程度上提高企业档案管理水平，这种高质量的中介服务为企业档案管理工作，提供了高质量的服务保障，使企业档案管理的社会化有了更多的可能。
2实现企业档案管理社会化的良好对策
2.1构建完善、合理的质量监督体系
首先，相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管，要对其工作制定必须遵守的规则与规章，并审查其执业资质，同时还要注重强化与工商管理部门，以及相关中介监督管理机构的合作，对档案管理中介机构进行注册与登记，使其工作符合政策法规的要求。其次，企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作，要与中介机构签订合理的安全保密协议，并明确规定双方的责任与义务，从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次，档案管理中介机构也要加强自身的监督工作，除了制定严格的工作规范外，还要实施科学的档案登记制度，严化档案的出入机制，确保企业档案实现更加安全、高效的管理。
2.2加强档案行政部门的宏观调控力度
为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平，相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度，为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说，其一，在强化政策研究与立法工作方面，各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况，制定更为可行的行政规章或法规，地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督，以及管理标准等进行明确规定，尽可能地增强宏观调控的力度。其二，档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组，定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中，以“微服私访”的形式，真正了解中介机构的实际工作情况，对于发现的问题，要及时督促其进行整改与完善，并给予其必要的政策扶持与帮助，从而使中介机构的工作符合相关要求，为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三，在强化立法与政策研究方面，各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况，对其内部的运行状态进行网络化的实时监督，确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求，清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题，从而在一定程度上弱化，直至避免无序竞争等不良现象，促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。
2.3强化集中统一管理
企业要想进一步推动档案管理的社会化，就要重视对档案进行集中统一管理工作，从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的，会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分，这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象，不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后，可以更好地实现集中统一管理，在更大程度上提高档案管理质量。因此，企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中，要关注档案集中统一管理的实时情况，并要设置专门的机构与人员，对各类档案进行检查与归类，确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确，为档案管理社会化水平的提高，做好强有力的铺垫。另外，由于有时对人事档案的疏忽，企业员工在入职以后，档案还保存在自己手中，致使企业不能对其进行统一管理，从而出现弃档或者档案流失的不良现象。所以，企业要认真核对每一位员工档案的落实与管理情况，并制定统一的统计表格或录入系统，确保每一位员工的档案都记录在案，保证档案的集中统一管理以及档案管理社会化的合理性。
3结语
企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。
参考文献
［1］柏文文.企业档案管理社会化问题研究［J］.经营管理者,2017(3).
关键词：知识管理；企业档案；问题分析；发展趋势
在当下社会，知识经济高速转变，互相依托，这为企业档案管理提出了新的要求。而在知识管理环境下，企业档案管理存在工作人员结构和体系单一、意识尚未转变和档案价值利用的问题，针对这些问题，通过比对研究，本文给出了人员调整，理念结合，知识共享，部门协同等创新趋势建议。
一、知识管理环境下的企业档案管理研究现状
学术界普遍认为企业是以盈利为目的的从事生产、经营的独立经济实体。目前中国的企业主要分为国有、集体、民营、合资、外商独资等类别，其中国有和民营企业是主要的企业类别。企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业知识管理是以运用集体智慧提高企业的应变能力、创新能力和可持续发展能力为目的，以知识为对象，确认和利用企业已有或新获得的知识资本为企业开拓新的机遇，是企业适应知识经济时代的必然性要求。基于知识管理和企业档案，学术界对于面向知识管理的企业档案管理研究提出了不同的理念。1.档案的资产属性。由于档案是在企业生产、经营等活动中直接产生的原始记录，不仅具有鉴证和凭证价值，其存在也是企业知识和文化的基础和重要组成部分，因此，在知识管理层面来说档案也具备知识的资产属性，它具有隐形的实际价值。在2010年开始正式实施的《企业档案工作规范》中，档案资源资产观的概念也被明确提出。有学者认为，企业档案可作为企业的生产要素投入到企业的生产经营活动中去，企业无论创新还是扩大再生产，通过利用档案都可以获得可观的经济效益，从这方面来看，档案可以作为一种资产[1]29。客观上讲，企业档案的知识资产观就是对企业价值链和企业知识的管理，通过实施知识管理，将企业档案信息资源向知识资产转化，以提高企业生产力、响应力、创新力和决策力，从而有效应对企业信息化建设所必须面临的变革[2]76。企业档案是企业经历和文化的一种象征，它不仅记录着企业发展中的各个环节历程和问题，同样也见证了企业的发展，对于企业宣传和员工的企业忠诚度培养也起到了很大作用，是企业显性知识资产的重要组成部分2.档案的知识管理属性。传统的企业档案管理模式和机制很多是片面地依托档案实体和管理工作来进行的，而知识经济和现代日趋成熟的知识管理理念正在对传统企业档案管理产生冲击，通过学术界的不断研究与拓展，新型的环境必将带来新的模式，而新的模式也必将带来新的变革。从知识管理层面上来说，存在着数据—信息—知识—智慧的逐步升迁，知识管理将会在以信息为依托，信息收集、加工、处理和知识组织为目的的企业档案工作过程中发挥着积极作用。企业档案的工作重心也应从简单的档案信息的收集、累积和实体保管放到档案的开发和利用上来。传统档案管理模式必将拓展为以编码化模式为主、以人性化模式为辅知识化的、高级的档案管理模式（编码化知识管理模式）[3]24。3.档案的知识管理价值。知识管理环境下企业档案工作不仅需要对原有的管理体制、机制进行修整，也需要对新的环境下的原有工作进行创新，用新的理念、新的工作方式来应对知识经济带来的冲击以及知识管理环境带来的变革。在知识管理环境下应结合协同创新思想，档案分类适宜采用内容分类法，同时加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建[4]52。企业内部人与人之间也有极大的知识关联，知识管理时代下企业档案工作人员亦应充分掌握对人力资源的管理技能，以便能够挖掘企业内部工作人员的隐性知识。企业档案工作人员的主要职能重心应转变为注重对档案内容即知识的管理，强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享[5]153。在企业档案的主要发展方向上面，档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理则应以档案管理为核心内容，两者互相促进，互为依托。通过对现有研究，可以发现，现有知识管理环境中对企业档案管理的研究主要集中于企业档案在企业知识管理环境中的定位研究、面向知识管理环境时企业档案的管理模式和机制，以及知识管理环境中新型的管理理念和管理方式的创新。
二、面向知识管理环境时企业档案工作存在问题
1.档案管理人员意识尚未转变。档案管理人员的意识理念对档案工作有着极其重要的影响力，它的先进与否会直接影响企业档案的价值与应用。传统企业档案工作中，档案人员工作重点是对实体档案或电子档案的保管和及时的提供，其工作的关注点往往固化于档案载体，而对其中所包含的信息资源关注不足。在知识管理的大环境下，企业档案工作人员应转变思维。档案作为企业工作中直接形成的原始记录，其价值不仅有固化于载体上的凭证价值，同时也具有脱离载体蕴涵于信息资源中的情报价值、文化价值。知识管理的环境中，档案工作人员不应把自身仅定位于档案实体保管者和提供者，同时也应是企业在生产、经营活动中产生各类信息资源的管理者和开发者。基于知识管理背景的档案管理模式首先要转变传统档案认识，其次要同步保证档案管理质量与服务需求，最后要明确必要责任主体，以信息资源观的理念和知识开发者的身份定位对待日常的企业档案工作[6]61。2.企业档案价值未被充分利用。在现有企业当中，企业档案一般都重“利用”轻“保管”，往往档案人员对于利用的观念以提供为主，工作人员普遍认为当企业内部有档案需求时，能够及时提供就是合理的利用。这样的观念往往会忽视对档案资源的开发。在知识管理时代，企业档案工作重心依旧是“提供利用”，但此时的“提供利用”不仅仅是及时提供，而应当注重对档案资源的开发。“提供利用”不应将思维固化为将档案提供给需求者，而应当转变思维。档案工作人员应主动了解企业内部的需求，结合企业内部的档案资源，对档案资源进行筛选、精炼，进而形成知识产品并主动提供，这才是知识管理环境中正确的企业档案利用方式。3.档案管理人员结构单一。知识管理环境中，企业档案如果要对档案信息资源进行开发、精炼，最终形成档案知识产品，那么就要求工作人员不仅需要利用各类专业信息技术软件，同时也需要了解相关知识。而人员结构较为单一的档案部门很难满足这样的要求。企业档案部门工作人员构成上一般存在两种情况，国营企业中以档案专业人员为主，民营企业当中一般以办公室人员兼任档案员。这两种情况有一个共同特点，即工作人员结构单一。4.管理体系单一化。在面向知识管理的档案工作时，传统档案的管理一般只限于存取，独立的档案管理体系是企业中存在的大多数现象，而在中小型企业中，一般都存在独立的档案室，各类企业中档案部门一般都相对比较独立。与企业中的其他生产、经营、管理、研发部门存在的联系也仅限于存放或者调取档案的环节。知识管理中档案工作人员如果要对档案信息资源进行合理的开发，一方面要了解各部门的信息需求，另一方面在信息资源开发的过程中难免会涉及其他部门的专业知识、技能。这两方面的因素就要求档案部门加强与其他部门的合作、交流，而不是相对独立的存在，而知识管理的运用将有效地改变档案信息资源管理的模式，使以实体管理为主向以人力资本管理、以硬性管理为主向以软性管理、以区域性管理向全方位、网络化管理等转变[7]25。
三、档案知识管理发展创新趋势
1.企业高层引导知识管理理念。在各类企业当中，企业高层的决策、理念往往影响着一个企业的发展，甚至说改变一个企业的走向。同时，在企业当中，引导一种思维、一种理念最有效的方式就是从高层开始，通过一系列的鼓励政策或一系列规章制度来引导企业员工理念的形成。知识管理背景下企业档案工作理念的改变也应该从企业高层开始转变，并通过企业高层的引导逐步从上到下延伸，最终在档案部门甚至全企业形成知识管理的理念和思维。从另一层面上讲，如果高层领导不能重视这个理念的推行或实施，即使档案工作人员有这样的意识，也会因为缺少技术设备支持或相关人员支持无法在企业当中进行知识管理，档案知识资源管理模式的构建应强化知识观念，创建共享的企业文化，同时建设知识资源管理平台[8]93。2.企业档案管理提供利用向知识提取、共享延伸。上文中所提到的在知识管理环境中，企业档案工作者所要做到的“提供利用”不仅仅是提供利用档案实体，同时也应该开发档案中所蕴含的信息资源，形成档案产品并实现知识共享和知识创新。由于档案部门人力、资源有限，档案部门在知识管理中应更注重实现“知识共享”，这些都需要以企业高层的意识为导向。知识管理背景下的企业档案管理要从过去对档案实体的管理转向注重对档案知识资源的管理，强化对企业知识资源的整合和开发利用[9]54。这就要求企业档案部门从制度、管理机制入手对现有档案管理流程再造。将提供利用具体化，将原有的对档案实体的提供利用延伸到信息资源开发、知识共享，形成一套“接收档案—整理档案—保管档案—档案实体提供利用—了解各部门需求—知识产品开发、共享”的业务流程。3.企业档案管理及开发利用专、兼职人员结合。知识管理环境中，档案部门如果要实现信息资源开发、知识产品生成及共享需要两个要素。一是设备，二是人力。设备问题企业可以通过购买解决，但解决人力问题并不是单纯增加人数。首先，对于知识产品的开发、生成来讲，一方面需要了解信息资源开发软件的专业人才，另一方面还需要对当前知识领域有相关了解的专业人才，同时还需要了解档案的专业工作人员。对于企业来讲，在档案部门配备这么多人力会给企业造成很大的压力，在这方面为了解决知识管理中人力的问题，可以采用专职、兼职人员相结合的方式。专职人员指档案工作人员，兼职人员是企业内部有知识需求部门临时调派的协助人员或者是熟悉信息开发软件的专门外包人员。通过这样专、兼职人员的结合可以使企业在节省资本的情况下解决知识产品开发过程中产生的人力问题。4.企业档案管理吸引其他部门交叉协同工作。知识管理环境下，企业档案部门如果要实现知识产品的生成及实现，首先需要了解各部门的需求，需要有针对性地进行知识管理。同时，在知识产品生成的过程中也需要各部门的参与。企业想发挥档案的价值，从中提取知识、共享知识，企业档案管理应由多个部门协同参与，这样的参与并不是多个部门全程参与档案工作，而是多个部门参与到档案工作的主要阶段，如档案生成、档案内容利用等方面。档案资产是能够为企业、其他有关社会组织乃至个人带来经济利益的、属于知识资源的经济资源[10]91。在充分了解了档案作为资产的一面后，以知识管理为背景进行企业档案资源整合，会给档案管理事业注入新的活力。并且知识经济时代使得各企业之间展开了知识储备竞赛，档案部门作为企业生产、经营、研发、管理活动中原始记录的存储地，为知识产品的生成、共享提供了良好的平台。档案部门及工作人员应适应知识经济给企业带来知识管理的需求，适时转变理念、调整管理流程、机制、加强与其余部门的合作，利用好这个平台为企业实现知识管理提供帮助。
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一、企业档案信息整合的内涵
企业档案记录的是企业在日常生产经营中的情况，所以其反映出的信息是真实可靠的，而且它所具备的价值是独一无二的，是不可被替代的。但是档案信息所具备的价值并不是轻易就可以看出的，它是需要经过层层的处理和加工之后才能会体现出来的。以往对档案的管理都是依据其大纲来进行分类，这样的方式虽然在类别上达成了一致，但是在档案信息的结构上却被进行了分解，自然也就使档案的利用率下降了。而企业档案信息的整合工作就是对以往档案管理方式的一种创新，企业档案管理的工作部门不再是单纯地依靠企业档案的类别来进行分类，而是首先对企业档案的信息需求进行充分地了解，然后在此基础上，选取特定方面内容的档案对其进行有序地整理组合，这样一来就能将选取的特定领域中基本信息集中地反映出来，从而为企业的生产经营提供最真实、最可靠的信息服务。
二、企业档案信息整合中存在的不足之处
由于以往档案管理模式的影响，现阶段企业档案信息的管理中仍然存在一些不足之处，而具体在整合工作中主要存在以下几点不足之处：
（一）缺乏档案信息整合与运用的意识
就当前企业档案管理部门中工作人员在档案信息整合与运用上还没有树立该有的意识，在他们看来，对企业档案进行管理仅仅是简单的收集和整理工作，抑或是只要将档案的内容记录到计算机中进可以了。他们并没有按照档案信息具体的内容去进行优化配置，也没有意识到实现档案信息共享的重要性，更加没有去将企业档案信息在更大的范围中实现共享，对档案存储的方式还是依照原本的旧手段，没有融入现代信息技术，这些表现都是由于缺乏档案信息整合与运用的意识。另外，也正是由于企业档案管理部门的工作人员没有利用信息技术去对企业档案进行整合和运用，因而他们在收集、整理资料的时候基本都是依靠图书馆或是互联网上的信息。
（二）缺乏档案信息整合与运用的法规与制度
企业档案信息的整合与运用，需要依靠完整的制度和法规，然而大多的企业在有关档案信息的整合与运用上的法规和制度都不够健全，进而就造成了企业档案信息整合工作的不到位。再加上企业档案管理人员没有意识到企业档案信息整合的重要性，自然在平时的工作里就没有做到制定完备的档案，在档案管理的过程中又缺乏相应的法规和制度，那么工作人员在档案的收集和整理等过程中也就没有受到相应的监督和约束，所以就导致企业档案整合的结果差强人意，不能够达标等等一系列问题的出现。这些就要求企业要建立健全档案信息整合与运用上的法规和制度，加强对档案管理部门工作流程的监督和约束，确保企业档案信息在收集和整理的过程中都能规范化、正规化。
（三）缺乏现代信息技术的建设
企业档案信息整合的过程也是对企业相关信息进行收集和整理的一个过程，因而信息的内容也是企业档案信息整合的内容，那么就目前大多的企业来看，在企业档案信息的整合过程中缺乏现代信息技术的融入，档案信息的数字化以及网络化没有能够得到实现，首先就是由于企业缺少相关的专业技术人才，企业档案信息管理工作基本都是由专职的工作人员来完成，而他们在现代信息技术方面并不精通，因而就是导致企业大档案信息管理没能够实现数字化的发展；其次就是由于在档案管理的过程中，一般只是对档案的记载形式以及档案的内容进行调整，将档案的内容输入到计算机中，并没有实现将企业档案信息在更大范围中共享，所以就导致企业档案的信息不能够实现网络化发展，那么它的网络服务功能就不能够被发挥出来，关于企业档案信息的查询和共享就更加实现不了。此外，由于企业的档案有纸质形式的，也有电子形式的，但两者之间没有统一的平台去供检索和利用，因而也就不能企业的工作人员对其多方面的需求。
三、企业档案信息整合与运用的具体措施
（一）提高工作人员对档案整合重要性的认识
树立正确的思想意识，有利于促进事物的前进和发展，所以企业档案管理部门的工作人员在进行企业档案信息整合的过程中应该首先树立正确的思想观念，要清晰地认识到企业档案信息整合的重要性，这样在具体的工作中才能将企业档案信息的整合落到实处，才能促进整合工作的发展，从而提高档案信息的利用价值。工作人员还应该改变以往旧的思想观念，要具备创新意识，在企业档案信息整合过程中不能照搬以往的工作模式，而应该积极地去挖掘企业档案信息的价值，为企业的发展提供更多真实可靠的信息。另一方面，企业档案管理部门的人员要在完成自己工作职责的同时，在企业中要大力宣传有关档案方面的知识，譬如可以通过网络或黑板报等方式，提高企业工作人员对档案重要性的认识，让他们清楚地知道企业档案信息发展的现状，从而能够积极地参与到企业档案信息的整合工作中，为推动企业档案信息的发展献出一己之力，最终在企业的档案整合过程中形成良性的发展体系。
（二）更新旧的机制，提高档案管理部门的职能
企业档案管理部们的工作人员在对企业档案信息进行整合的过程中要将对档案的管理、信息的收集等进行集中的统一管理，重点与企业的档案管理为中心，对于档案管理部门的职能也要进行提高，改变以往单一的工作模式，要对档案信息的整合进行综合的管理。而且整个部门的工作人员在具体的工作过程中要分工合作，按照不同的人员对负责信息的收集、整理以及加工等等不同的工作流程，这样既能够提高档案管理工作的效率，同时也能够提高档案管理的质量，为企业的发展提供种类齐全、质量上等的信息，促进企业的可持续性发展。
（三）全面安排，促进档案数字化、网络化的发展
随着社会的进步以及信息技术的发展，企业档案信息管理部门中单一的工作模式应该不能够促进企业的现代化发展了，因而相关的工作人员应该要更新工作模式，在企业信息的整合过程中融入现代信息技术，实现企业档案数字化以及网络化的发展。处在这样一个知识经济的时代，企业应该依靠网络技术去寻求自身发展所需要的社会公共网络资源，实现更大范围的信息资源共享，打破各自经营的限制性局面，这样才能够加强与社会外界各企业之间的交流与沟通，从而促进自身更好的发展。
关键词：中小型企业；档案工作；档案馆藏；档案制度；档案素质；档案信息化
中小企业作为我国国民经济重要组成部分，对于缓解就业、促进经济增长、保持社会稳定等方面起着重要作用。近年来我国通过各种措施加强对中小企业扶持力度，但相对于经济快速发展，其档案工作则令人担忧。目前我国中小企业档案工作还存在诸多问题，严重制约其发展。本文就我国中小企业档案工作存在主要问题进行初步探讨。
1 做好中小企业档案工作重要性
结合《企业档案工作规范》和《企业档案管理办法》，企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成并作为历史记录保存起来，以备查考的文字、图像、声音及其他各种记录方式和载体的文件材料。而企业档案工作则是指企业在履行档案管理职责的行为和活动。它作为企业管理重要组成部分，不仅是企业各项工作基础，还能综合体现一个企业管理水平高低。
1.1 有助于促进档案利用
做好档案工作是企业开展档案利用前提和保障。档案利用作为档案工作联系本企业业务部门“窗口”，集中体现档案工作方向。它代表整个档案工作成果，直接同本企业甚至社会各界发生信息传递、档案供给和咨询服务。档案利用工作做得如何，直接衡量一个档案馆业务工作开展程度及其质量。
1.2 有助于提升企业文化软实力
企业档案记录企业全方位信息，合理有效地管理开发档案信息，尤其是与企业文化相关的，有助于提升企业文化软实力。企业文化作为企业发展精神支柱，代表企业整体精神风貌，是企业对外宣传、吸引社会资金及新老顾客重要因素。做好企业档案工作，合理有效宣传企业文化，不仅能够增加员工企业认同感、归属感及身份感，还能满足员工精神文化需求。对外也可提升企业知名度、荣誉度。
1.3 有助于提高企业竞争力
企业档案中记录着企业成功与失败方面案例。做好企业档案工作，充分利用前人工作成果，有助于有效开展企业生产经营活动。充分总结前人经验教训，可避免同类事故发生，减少不必要损失。正所谓“以史为鉴，可以明得失”。因此，充分做好企业档案工作，有效利用档案信息，有助于更好经营管理本企业，提高企业国内外竞争力。
2 中小企业档案工作存在主要问题
2.1 收集困难
企业档案应全方位反映企业活动，然在收集方面却存在不齐全不完整问题。一方面，中小企业受自身规模及人员资金等限制，对对本企业发展具有重要作用的档案信息，只配有少量档案管理人员甚至很多企业只配有兼职档案工作者。由于其人员有限或兼职人员熟知程度不足，容易造成档案收集不齐全不完整。另一方面，由于中小企业大多属于劳动密集型企业，员工流动性较大，这对企业档案尤其是人事档案收集和管理增添困难。
2.2 馆藏结构不合理
档案馆馆藏是否丰富，数量是否齐全完整，应该说是衡量档案馆工作质量重要标准之一。企业只有保管完整档案信息，才能全面反映企业真实活动，也才能真正发挥其作用。但在实际管理中，则表现为馆藏结构不合理，馆藏资源与实际利用不相符。具体表现：档案重生产、轻管理，记录科技生产活动内容多，反映经营管理情况少；重产品、轻要素，记录企业生产情况多，反映市场物资能源生产要素少；企业内部静止档案信息多，反映外部活动的情况档案信息少[1]。归结起来就是涉及本企业重要经营和经济活动，与企业生存发展息息相关档案已建立，而对经济效益没有直接影响的党群工作类、行政管理类档案却通常被忽视。
2.3 管理制度不健全
合理有效的企业档案管理制度，能够约束档案工作者行为，保障档案工作正常有序进行。据了解，大多数中小企业档案管理制度不完善，影响企业快速发展。[2]一方面，企业若没有科学规范的档案管理制度，归档、查阅、利用和归还等工作没有成文规定，那么出现问题则难以找出原因及负责人。比如，原可可托海矿务局电厂和地方签订的供电合同散失后，因电击死亡一人，遗憾的是企业拿不出有效证据，法院判决稀有公司赔付7万余元，造成企业不应有损失。另一方面，企业若对外来文件资料没有明确归档等规定，也会影响档案工作开展。例如企业从外引进重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都掌握在少数人手中，如果没有进行有效控制，这些人便把档案据为己有，离开单位时则将其作为私有资产带走。由于档案信息缺失，单位一旦需要相关信息，档案管理者则会不择手段谋取私利，美其名曰“有偿服务”。
2.4 管理人员整体素质较低
档案人员整体素质高低，直接影响档案工作开展。第一，企业档案工作人员受传统观念束缚，未能从国家政策变化中转变过来，仍只把保管好档案为己任，档案意识淡薄，档案观念落后，未树立档案信息服务概念，工作仅停留在收集整理保管上，档案信息深层开发能力不够；第二，企业档案管理专业人才供需矛盾突出[3]。由于上级领导部门重视程度不足，档案专业毕业生很难进入企业档案部门。或有幸从事档案工作，但人微言轻，不能实现自身价值，严重挫伤其职业自豪感和工作积极性，易产生员工另觅高枝，最终导致企业高素质档案管理人才流失，档案工作队伍整体素质得不到有效提高。
2.5 信息化水平整体偏低
由于我国经济发展不平衡，中东西部差距较大，这也在不同程度上影响企业档案工作开展。由于档案信息自身特性，其在信息化过程中存在许多亟待解决问题，比如如何确保企业电子文件真实可读，如何保证档案信息安全，防止出现计算机病毒、黑客入侵、计算机诈骗等行为，如何防止企业机密泄漏，如何提高档案工作者信息化水平等等。
3 做好企业档案工作解决对策
3.1 完善馆藏资源
在丰富完善馆藏资源时，应牢记十六字真言即“数量充分，质量优化，成分充实，结构合理”[4]。
3.1.1做好收集工作
丰富的馆藏资源是企业开展档案工作前提，若没有其做支撑，就如同无源之水、无根之木。首先企业档案部门应制定相关政策标准，把具有保存价值档案信息，收集起来集中保管；其次，档案部门应建立合理档案归档制度，不能采取“有文必档”，造成文件泛滥，难以保证文件质量。最后，在收集资料过程中要具体问题具体分析。不可为了丰富档案馆藏资源，造成其他业务部门利用困难，既浪费员工时间精力，又降低工作效率。总之，收集档案时要尽量做到数量与质量相统一。
3.1.2完善馆藏结构
企业档案馆要完善馆藏结构，实现档案载体多样化，既有纸质档案又有电子档案，实现双套制管理；档案种类多样化，既有文书档案又有科技档案，也可以有图书、情报等方面资料；档案内容丰富化，既有管理方面的又有生产经营活动方面的，既有决策方面的也有实施方面的。而不是采取只收集对企业生产经营活动有作用而不管其他种类的片面收集方法。最终做到企业中心工作发展到哪里，档案工作就要覆盖到哪里；企业经营销售延伸到哪里，档案工作就要跟踪到哪里；企业开拓进展到哪里，档案工作就要服务到哪里。[5]
3.2 建立健全档案管理制度
加强制度建设，完善企业档案管理机制，是企业获得长久发展前提，也是新形势下企业档案工作规范化管理有效保证。具体到企业档案部门，第一，应该做到档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”；第二，档案管理者应在有关高层领导带领下，采纳各业务部门建议，遵循相关法律法规，结合企业自身发展特点，制定符合本企业操作性强、系统完善的档案管理制度。
3.3 加强档案队伍素质建设
企业档案队伍素质高低，事关档案事业发展全局，为此必须提高档案人员综合素质，使档案工作人员不仅是档案管理专才，更是企业管理通才。首先，注意保持企业档案管理人员队伍稳定。建立企业档案管理人员管理办法，对调入调出人员进行严格控制，营造适合人才发展良好氛围，确保企业档案管理队伍稳定性[6]。其次，注重在职培训和继续教育。企业要有计划培养、选拔企业档案管理人才，既要注重企业档案基础知识学习，又要注重更新知识，在提升档案管理人员意识同时，提高档案工作素质，推进企业档案工作有序发展。最后，改善档案人员结构，鼓励并支持档案专业人员进入档案管理岗位，为其注入新鲜血液，更加做好档案工作。最终做到档案工作者由消极库房管理员向积极信息管理者转变，由被动等待利用者向主动信息服务者转变。
3.4 加强档案信息化建设
档案信息化是档案工作发展大趋势，因此中小企业在档案工作起步阶段，就应做好档案信息化建设。 第一，确立档案保密制度，加强对保密资料、数据载体管理。有缺漏的尽快制定，需调整的尽快修订，已过时的尽快清理，同时加强监督检查，切实提高制度执行力[7]。第二，通过数据加密、数字签名、防火墙、身份认证、技术检验、设备屏蔽等方法确保档案安全。第三，做好数据备份工作，以预防水火灾、地震等自然灾害，做到失此留彼，尽快恢复工作生产，将损失降到最低。第四，除了硬件安全保护措施外，我们还应该加强档案工作者保密意识，树立保密观念，在实际管理中，客观公正对待其专业“特权”，不利用职务之便为自己或他人谋求私利，约束自身行为，养成良好职业保密习惯。
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