【关键词】数字化档案；不动产档案管理；可行性
引言
数字化档案管理是伴随着计算机技术、数字化技术、多媒体技术以及网络技术的发展所衍生出来的一种新档案管理模式，是一种全新的档案管理方式，将传统的纸质档案通过扫描、录入等方式转变为数字化、信息化的数据，然后通过计算机网络技术将其储存到网络当中，同时任何可以连接到该网络的用户都可以快捷的下载和使用这些数字化档案，从而实现档案的高效实用目的。
1.数字化不动产档案管理可行性
数字化档案管理主要是将传统的纸质、录音等档案介质的原始材料，借助扫描、压缩、转换以及录入等方式制作成为图片或声音等数字化文件，并将图片的文件借助文字识别技术来体现，在应用网络储存的技术基础上，促使和图片能够储存在大容量的网络当中，同时也可以随时随地在网络当中进行查询和下载，使档案的使用效率得到显著提高[1]。数字化不动产档案管理是通过采用储存的新技术实现数据库的虚拟化管理，并提升档案管理的使用效率，储存不动产信息的完整性和准确性，促使不动产档案信息可以在不同的部门、不同的地区实现快捷传递，最大程度提升不动产档案的使用价值。
简单而言，数字化不动产档案管理本身就具备较高的可行性，但是在网络的不安全和不稳定因素影响下，其可行性就需要建立在三个原则基础上，分别为技术支撑、客观需求以及可操作性强。
首先，技术支撑。伴随着网络技术的不断发展，各个行业在互联网的帮助之下都有了明显的成长和发展，所以数字化数据库是各个行业获取信息和信息的主要平台[2]。当前，我国许多地区的不动产大多数都是以建立信息网络平台作为数字化平台的实施方式，这一平台可以促使每一个部门的信息资源获得整合，同时的各个职能部门也可以借助这一信息共享网洛实现不动产信息的有效交互，从而促使不动产相关工作更加有效实施；其次，客观需求。不动产档案实行数字化管理能够实现最大化的资源利用率，降低人力资源和物力资源的投入。相关部门可以在建立不动产平台时按照不同地区、不同类型的不动产进行分类，这一种分类方式可以让记录不动产信息、修改不动产信息和使用不动产信息的效率得到显著提升，让传统繁琐的档案管理工作变得非常简单，实现最优化管理；最后，可操作性强。就目前而言，计算机的发展仍然非常迅速，软件、硬件以及数字化管理设备的更新速度非常快，这也为档案数字化管理提供了网络凭条与现代坏办公设备。借助计算机的储存特点，数字化不动产档案管理系统可以具备资源内部共享、查询登录服务、信息录入服务等功能，促使使用者和信息提供者的工作效率显著提升。除此之外，因为数字化档案管理是以数字化的形式储存不动产信息，信息本身并不会存在缺损和老化的问题，所以无论是存放多久的档案，其信息内容都会非常完整。
由此可见，数字化不动产档案管理可行性显著。
2.数字化不动产档案管理的实行优化策略
虽然数字化不动产档案管理存在许多优势和特点，但是在实行过程中仍然存在一些问题，尤其是在基础设施、人力资源以及制度方面的问题。
2.1 优化基础设施
完善且有效的基础设施是不动产档案管理的基础支撑[3]。不动产在完善数字化基础设施时，首先需要确保基础硬件设备的购入有效性，其中必然会包含路由器、储存器、服务器、计算机、扫描仪、打印机等设备，此外还需要保障软件方面的完整性，例如数字管理系统、信息安全心痛等。其次，建立完整的网络信息平台维护制度，也就是由专门的网络维护人员定时对数字化不动产档案平台进行维护，确保数字化不动产档案平台的硬件设备和软件资源都稳定，从而保障数字化系统的正常，提升档案资料的有效性。最后，不断更新和研发数字化档案管理软件，并按照不动产档案的实际管理需求，对软件进行持续性更新，确保数字化档案的管理有效性。
2.2 注重人才培养
不动产档案管理对于人才的需求非常明显，传统的纸质管理转变为数字化档案管理的过程中，对于工作人员的要求也并不相同，其主要是体现在计算机操作和软件应用能力方面的要求[4]。对此，相关部门首先需要注重人才方面的培养，对于老员工给予定期的培训，力求老员工能够胜任数字化档案管理工作。对于培训而言，主要是提高工作人员的自身业务能力，促使其能够灵活操作不动产档案管理软件，并对数字化档案开展分类、编码、收集以及归档等操作；其次，需要注重人才方面的引入。相关部门可以定期在各大高校当中吸引相关人才，定期引入人才，从而保障人才的充足性。
2.3 建立完善管理制度
完善的制度是数字化不动产档案管理得以实现的有效保障，相关部门在完善制度时，必须根据档案管理的具体方式，制定完善的档案管理原则。与此同时，还需要建立定期的整理体系，因为资源的重要程度，必须杜绝资源损耗的情况发生，档案管理部门需要定期对不动产数字资料进行整理，尤其是一些重要资料，从而保障资料使用的安全性。
3.结语
综上所述，档案数字化管理是未来不动产档案管理必然的发展方向。目前不动产在档案管理的过程中仍然存在一些制度、内容以及设施方面的问题，这些问题仍然会制约着数字化不动产档案管理的发展。对此，相关部门仍需在建设数字化不动产档案工作中投入相应的经历和经费，加强设施的完整性，培养相应人才，从而提高不动产档案管理的实效性。
⒖嘉南
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[关键词]新常态下 不动产登记 档案管理 思考
中图分类号：D923.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）12-0331-01
【前言】我国不动产的所属权需要建立在依法登记的前提下，只有在经过依法登记的情况下不动产物权的建立、变更、转让和注销才能产生法律效力。我国的不动产机构的主要工作任务就是将不动产归属权进行登记，形成不动产登记档案管理系统。
不动产登记档案不仅包括不动产登记本，还有各种与之相关的文件、图表和网上登记信息等内容，包括文字信息，图表信息，声像影像等，记录载体包括纸张、光盘等。因为不动产登记档案的复杂繁琐，所以不动产统一登记档案管理的工作并不轻松。
一、我国当前不动产的特点
1.不动产在固定机构进行统一登记
不动产，顾名思义，就是指自然性质上或者法律规定上不可移动的财产。因为不动产的位置不可随意改变，不动产的登记体现出唯一性的原则，所以在一个区域内的不动产统一登记只由固定的机构进行登记。不动产的统一固定登记更有利于不动产登记档案的统一管理。
2.具备法律效力
我国对于不动产的登记都有明文规定，不动产登记档案的管理一般由行政主管部门负责，不动产登记一般都是在政府机构进行注册，改正等。由行政机构所认证的登记，登记信息作为原始凭证被登记部门保存，形成的不动产登记档案受到法律保护，具备法律公信力。
3.档案格式要求严格规范
不动产登记档案是可变的。随着不动产政策的调整改变，不动产登记流程会改变，不动产登记档案也会随着改变。不动产登记主要采取文本形式，对不动产登记格式有着严格要求，档案的记录必须严谨、规范、准确、详细。不动产登记档案可以在法庭上作为法律文件，具有法律效力，所以登档案的格式必须严谨规范，避免因为内容模糊而造成纠纷。
4.档案保存时效长
随着不动产所属人的变动，不动产登记档案也会随之改变，但是登记档案的法律效力是不会改变的。不动产登记档案的时效期非常长，有效地保证了不动产的物权保护，使不动产的权属问题得到稳妥的保障。
二、我国不动产统一登记档案管理的现状
1.档案的准确性欠缺
不动产登记档案是具备法律效力的，登记工作中最重要的任务就是保证数据的真实性和准确性，登记档案的准确性直接关系到登记者的法律权益。登记档案准确性的欠缺也会导致行政部门的诚信危机，对行政部门的执法过程造成阻碍。目前，我国一些地区仍存在不动产档案登记管理不严谨的现象，档案信息缺失，资料数据模糊等现象。
2.不动产登记管理档案资料数据库不完善
由于技术问题，不动产登记管理档案资料数据库经常会出现连接错误，比如一栋别墅完成变更所属权后，所属权在数据库上仍然显示不动产的所属人是变更前的所属人。这些错误对不动产登记的后续工作产生的消极影响，阻碍了不动产登记档案管理的开展。
3.档案管理技术落后，没有实行现代化
档案管理的数字化对档案的管理工作来说是个提高管理准确性和便捷性的新方式，档案管理的信息化能够提高档案管理的效率。现在部分地区的不动产登记档案管理过于依赖纸质文件，信息化水平低，管理技术落后。
4.档案的存放杂乱
国家规定不动产的登记要合法规范，最重要的目的还是为了人民。规范的不动产登记会为群众提供便利，减轻负担。但是，一些地区的不动产登记档案存放杂乱，多处存放，群众在查询时非常不方便。
三、改变当前不动产登记档案管理方面缺陷的策略
1.不动产的登记行为进行规范化、标准化
对当前的不动产登记机构进行整合统一，规范不动产登记档案文件的书写，规范不动产登记档案管理，提高不动产登记档案数据的真实性和准确性。促进行政部门工作的严谨性，提高行政部门的社会公信力，推动不动产统一登记档案管理的后续工作顺利进行。
2.完善档案管理资料数据库，应用现代化技术
优化不动产登记档案信息资源数据库，紧随现代科技发展，运用二维码等信息技术将不动产登记档案管理进行优化，整合。使不动产登记档案管理变成一张条理清晰的信息网。在各部门之间实现便捷交流，为不动产登记的后续工作提供技术支持。
3.对资源进行优化整理，对不动产登记档案进行高效管理
引进先进的管理理念，建立不动产统一登记档案管理制度，对不动产资源进行合理有效地规划，进行高效管理，减少在管理过程中耗费的人力和物力资源。
三、对当前新常态下不动产统一登记档案管理的反思
建立起不动产登记档案管理制度，使不动产登记成为更加高效且规范的机构，这是一个革故鼎新的过程。在这个过程中要制定目标，逐步地进行实施，将行动落实到实处，规范管理机制，形成规范的不动产登记管理流程，不仅为群众提供便利，更为行政机构提高了社会公信力。当前我国提出的政策，正为我国不动产统一登记档案管理提供了创新的平台，这是一个机遇，要把握得当才能为不动产登记档案管理的高效化提供强劲的动力。
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问题及对策建议思考
随着时代和科技的不断发展，信息技术能够给人们的生活以及企业单位提供方便的操作，因此各行各业都需要加快对数字化的利用，为生活工作提供更多便利。本文首先就数字化不动产档案管理的内容定义进行阐述，对数字化不动产档案管理利用发展平台的特征进行说明，其次通过搭建数字化不动产档案管理利用发展平台进行探讨，同时提出一些举措，帮助数字化不动产档案管理利用发展平台能够更好完成搭建。
一、数字化不动产档案管理内容
（一）什么是数字化不动产管理
不动产是一种具有不能进行移动土地位置固定性，由地理位置使用权利以及使用程度等结合组成的独立性，使用寿命长久性，因土地面积限制的供给有限性几大特性的财产，主要附着于土地，例如房屋建筑物等。
数字化不动产档案管理通过计算机、互联网网络将国内的不动产档案资料进行分类处理和存储整理的方式，利用信息技术将这些不动产档案进行数字化的统一集合管理。通过数字化进行整合管理的这些不动产档案数据，可以直接使用网络进行查找、检索，让不动产档案管理变得更加方便，同时也完善了国内的不动产数据库信息，让管理人员使用者能够快速获取不动产档案的数据资料。因此，不动产档案信息结合数字化管理后能够方便操作，从而提高档案管理的工作效率，保证档案管理工作的高质量。
（二）数字化不动产档案管理利用发展平台的特性
1.利用网络系统高效管理不动产档案信息。信息技术下利用计算机进行工作已经习以为常，工作得益于计算机网络系统而取得很大进展，对于不动产档案的管理工作也是一样，通过计算机网络的便捷特性管理不动产档案，与传统的不动产管理方式相比较而言，管理者会更加的轻松，更快速的进行管理工作，大大地提高了工作效率，同时保证了不动产档案的精确度，解决了人工管理易出现遗漏的问题。
2.对不动产档案信息进行多样化储存。传统不动产档案管理仅仅通过文字的方式记录储存，通过数字化不动产储存管理后可以通过图片的方式储存，或者音频的方式储存，还能直接将拍摄的视频进行储存，多样化数据储存方式。同时也在传统管理储存的工作基础上，大大提高了储存的效率，让不动产档案信息能够快速地储存到数据库中，更加保证了数字化不动产档案信息储存的安全性。
3.用户可以快速地进行调阅。数字化不动产档案管理利用发展平台可以方便用户随时随地进行调阅，解决了传统管理方式需要去固定地点进行调阅不方便的问题，数字化不动产管理采用数据库能够存储大量的不动产档案信息，也解决了传统不动产档案信息存储空间的局限性。使用计算机可以直接在数字化不动产档案管理利用发展平台中搜索你想要查阅的不动产档案信息关键字，极短的时间内就能找到需要的资料。根据这个特性，数字化不动产档案信息管理利用发展平台需要保证其信息的安全性，进行访问权限的设置，需要有相关权限的人员才能进行调阅。
二、搭建数字化不动产档案管理存在的问题
（一）不动产档案管理分布分散，人工管理无法操作
我国的不动产档案信息受国情以及国民数量综合影响，具有分布分散的特性，传统的人工管理的方式对于这样庞大的信息数据群来说根本无法操作。因此解决这些问题就需要应用数字化于不动产档案管理中，它能够高效地帮助企业以及政府解决这个问题，对于企业以及政府来说需要在工作上进行统一规划，以法律法规为执行的基础，将数字化不动产档案管理以最大的限度进行使用，对各个行业以及单位的不动产档案管理来说，加快搭建数字化不动产档案管理是必须重视的一项工作任务。
（二）各地对不动产数字化管理的重视度不够
在社会的不断发展中，不动产管理方式方法也在随之不断变革，各个单位企业对不动产档案管理技术应该进行会议讨论，最终决定一个合理有效的管理方式，在会议上结合员工的想法和意见，注重搭建数字化不动产档案管理利用发展平台。通过数字化的便捷，使用其广泛的特性，不动产档案管理技术的改革需要企业政府的不断改进。但是目前国内各地方对于数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作不够重视，国内部分地区在数字化不动产档案管理利用发展平台的建立使用没有明显的效果，对于数字化不动产档案管理利用发展平台没有足够的搭建意识和行动。
（三）数字化不动产档案管理的开发还在不断完善中
传统不动产档案管理需要企业政府各部门之间的密切配合，来完成如此巨大的数据系统管理。如果国内各个地区能够将数字化和不动产档案管理相结合使用起来实现全国范围内的数字化不动产档案管理，这对于国内信息技术又前进了一步，对于信息技术的应用而言获得了巨大的进步。更快地搭建好数字化不动产档案管理利用发展平台，需要企业政府从具体情况全面考虑，需要将杂乱的数据进行统一处理，打好数字化不动产档案管理利用发展平台建设的基础，在不断的实施过程中解决问题，完善管理制度，让数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作不断向前推进，管理人员之间进行分工完成做好负责的事情，制定一個长远的发展目标，在不动产巨大数据管理过程中需要不断克服困难和阻碍，最终完成数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作并快速投入使用。
三、搭建数字化不动产档案管理利用发展平台策略建议
（一）加强不动产档案管理人员的意识
在数字化不动产档案管理中，需要对管理人员的管理意识进行培训加强，不动产档案良好的管理能够让数字化不动产档案管理利用发展平台更好地发挥其作用，增强整个平台的稳定性和使用效果，保持良好的管理意识，能够对数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建提供更多管理建议，进行更好的引导数字化不动产档案管理利用发展平台的发展扩大，带动国内对于数字化不动产档案管理利用发展平台的建设，在管理的过程中带来更多有效的处理方法。
（二）创建全面完善的不动产档案信息数据库
在进行数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作中，大量的不动产档案信息数据需要进行取出或者录入工作，那么对于不动产档案数据库就需要做好基础性的创建，在储存数据信息中，完善数据库的对地域或者不动产类型的划分，让每个数据信息能够明确地存入数据库中，这一举措对于后期使用和调阅来说具有非常重要的作用，搭建完成使用过程中能否快速方便地进行查看阅览取决于数据库良好的创建；因此，为了方便让数据信息能够安全快速的存入或取出，需要对数字化不动产档案管理利用发展平台的数据库进行更加详细和严格的创建。
（三）加强不动产档案的管理力度
数字化不动产档案管理利用发展平台改变了传统的不动产档案的管理方式，通过更有效的信息技术管理，对整个管理过程的工作性质进行了本质上的改革，是完善数字化不动产档案管理利用发展平台的必然结果，这种改革方式对于企业和政府单位而言需要投入更大的成本和人力资源开展工作，需要对管理工作进行调动，人员需要进行明确的分工，制定出清晰的发展工作目标，对每个人每个部分工作进行更明确地规划；企业在实施不动产档案管理的同时，需要跟随信息技术时代的发展改变运营方式，让企业经济不落后于发展速度，才能更好的开展数字化不动产档案管理工作。
（四）对不动产档案管理出台合理的管理法规
搭建数字化不动产档案管理利用发展平台，标志着我国科技的发展，对于不动产档案的管理，政府应该加以重视，对过去的不动产档案管理法律法规进行修改和完善，制定更加全面的法律法规保障数字化不动产档案管理的有效管理；企业方面需要根据政府出台的法律内容，对企业内不动产档案信息管理工作结合公司情况进行合理的规划和部署，确定更好的更有效的管理策略和改进的方法，在对不动产档案信息的管理工作上能够做到长远高效的实施，各部门每个人都应该明确好需要开展的工作任务，加强各部分人员之间的配合协作，同时在不断实施过程中提出新的创意和管理意见，有计划有安排地实施数字化不动产档案管理工作，为数字化不动产档案管理的改革铺设好道路。
（五）加强数字化不动产档案管理利用发展平台的安全性和数据的隐秘性
在数字化不动产档案管理中，利用了数字化方便快速的特点，与此同时也不要忽视数字化网络使用带来的隐患；为了防止在管理过程中出现数据信息泄露的情况，需要提高数字化不动产档案管理工作的安全性，对数字化不动产档案管理利用发展平台的各个环节进行密切的管理保护，防止平台系统任何一个部分出现问题，导致数据泄露造成不可逆的影响；这个问题时在日后使用和管理中是必须重视的大问题，也是整个数字化不动产档案管理利用发展平台存在的一个隐患，企业在日常管理中加强对数字化不动产档案管理的安全性能的防护。
作者：肖迎霞 单位：富裕县房产管理处 强化房产档案基础工作。 做好房产档案收集工作。随着房产档案来源渠道日趋多元化，对房产档案管理部门收集工作提出了更高的要求，房产档案管理部门必须提高工作效率，制定完善的工作流程。首先，规范房产文件材料的归档范围和分类方案，全面落实档案人员岗位责任制和房产档案归档制度；其次，分派业务处理能力较强的档案管理人员到基层单位进行立卷业务指导，从而确保相关资料收集齐全、完整，并做好房产档案移交管理工作；再次，提高房产档案收集质量，对档案目录、归档卷数、案卷质量等进行认真检查，坚决退回记录不全、地址不清、记录不规范的房产材料，并要求重新整理、移交。 提高房产档案整理工作质量。房产档案整理工作是将收集来的房产资料进行系统化分类、归档，进而形成有序资料体系的过程。首先，房产档案管理部门要对全部档案资料进行筛选整理，对重要材料实施重点保护管理；其次，严格遵循档案管理规则，科学分类、合理排列、整齐装订档案材料。为了提高房产档案的直观性和真实性，应当将房产照片一并纳入到档案管理范围内，与原房产材料进行统一保存。 做好房产档案编目工作。编目工作质量的高低直接关系到房产档案的开发利用效率和科学管理水平。为了满足房产档案动态管理的需求，应着重解决好档案管理动而不乱这一难题。由于同一地号的产权档案在增减变动的情况下，其档案始终依次排列在同一地号内，但是在档案实际使用中，必须按照街道、路、巷、门牌号等进行检索，所以必须改革传统的房产档案编目工作，使原始登记与变更登记相统一。 重视动迁房屋的档案管理工作。随着城市建设速度的不断加快，产生了大量的旧城改造工程，然而由于旧房产产权产籍注销工作与拆迁工程未能实现同步进行，导致旧房屋的产权产籍注销只能由动迁户自主到房屋产权管理部门办理。加之，部分拆迁工程在仓促时间内开展，增加了房产档案管理工作的困难，从而影响了房照补发、产权确认等工作的顺利开展。所以，应当从建立健全拆迁档案管理制度入手，强化拆迁档案管理，将拆迁档案工作全面交由产权产籍管理部门负责，落实统一管理，及时做好产权注销登记，提高房产档案管理的准确性和完整性。 提高房产档案开发利用效率。 坚定为大众服务的思想意识。房产档案管理不仅要为政府有关部门的档案需求者提供服务，还要为了解房产档案信息的普通群众提供服务。所以，房产档案管理部门应当建立档案用户信息资料库，对重要的单位和个人房产信息进行收集和整理，并建立房产档案信息利用服务网站，为房产档案资料需求者提供优质服务。 全面开发房产档案信息内容。档案信息的全面性和真实性，以及服务内容的有效性和便捷性是提高房产档案管理部门工作质量的核心所在，也是对档案实施动态管理的价值体现。开发房产档案信息，其主要任务是获得有使用价值的房产档案信息，在遵循档案信息收集原则的基础上，结合社会发展趋势和信息使用者的需求特点，对房产信息进行鉴别、筛选和重新整理归档为高质量的信息资料，以满足利用者不同层次的使用需求。 创新房产档案服务方式。房产档案利用程度与档案利用服务方式息息相关。在传统的档案利用服务方式中包括档案外借、阅览、查询、展览、制发复本、开具证明、档案咨询等服务。 伴随着市场经济的不断发展，房产档案管理部门应当创新服务方式，将档案服务推向市场，提高档案的利用价值，以获取良好的社会效益和经济效益。例如，在市场上寻找服务商机，针对不同人群的需求提供专题活动。
[关键词] 全球生产网络；企业档案；信息化管理
[中图分类号] C931.9 G271 [文献标识码] A [文章编号] 1671-6639（2013）02-0036-05
随着信息化时代的来临，对企业档案进行信息化管理是时代必然的要求。在国家档案局了《关于加强企业档案信息化建设的意见》之后，不少学者对企业档案信息化管理进行了相应的研究。经济全球化促进了生产与信息技术的进步，国际生产网络逐渐形成，为了获得全面可持续竞争优势，跨国企业需要进行知识创新、机制创新，这对承载着大量信息资源的档案管理也提出了新的挑战。但迄今为止，很少有学者结合全球生产网络这一背景，对企业档案信息化管理进行具体阐述。因此，本文根据全球生产网络的特点，剖析企业档案信息化管理对全球生产网络的重要性，并对如何构建全球生产网络条件下的企业档案信息化管理系统提出了自己的看法，从而为企业档案信息化管理提供一定的理论与现实意义。
一、企业档案信息化管理概述及问题提出
企业档案信息化管理是指在企业档案管理活动中，以给企业发展提供更便捷有效的服务为目的，充分利用现代信息、网络等技术，对企业档案信息资源进行有效的管理和开发。它是基于计算机网络技术的快速发展而形成的档案管理的一种新模式，可以及时、准确地为企业各部门提供有效的档案利用服务。自2000年邰晓彤、王玉霞在机电兵船档案发表的《浅谈企业档案信息化管理》一文中，首次提出企业档案信息化管理这个话题后，企业档案信息化开始受到了广大学者及企业界人士的关注[1]。例如，唐超嫦、张曼琴等人基于企业经营行业的不同，对其进行了分析[2][3]；宋奇芳、黄荣等人对企业如何实施档案信息化管理提供了建议[4][5]；金楠、徐茹民等人针对企业档案信息化管理中存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决思路[6][7]。然而，纵观企业档案信息化管理相关的文献，关于其在全球生产网络下如何实施的研究却比较匮乏。
全球生产网络是当今经济形态发展的产物，是指跨国企业将产品价值链分割为若干个独立的模块，把每个模块都置于全球范围内能够以最低成本完成生产的国家和地区，进而形成的多个国家参与产品价值链的不同阶段的国际分工体系。这种不断细化的分工体系也给企业档案管理带来了全新的挑战。因此，在全球生产网络条件下，如何满足企业对档案信息化管理的需求，是当今企业面临的一个重要问题。
二、企业档案信息化管理在全球生产网络中的必要性
在全球生产网络中，信息的及时获取与传递是企业有序运行的保障。作为企业日常经营活动信息的载体，企业档案实现从实体管理向信息化管理的转变是推动全球生产网络运行的前提条件，其具体作用有以下几点。
（一）加速信息流动，促进全球生产网络资源共享
随着经济一体化的深入发展，市场竞争日益激烈，面对全球生产网络中各个研发、生产、销售机构的全球性分布特征，相关信息的及时获取是其取得成功的首要条件，而传统的企业档案管理模式无法满足这一点，因此，对其进行信息化管理是时代必然的趋势。
其一，企业档案信息化管理扩大了信息的接收范围。借助信息化管理系统的构建，企业能够迅速地从分布在世界各地的网络成员中采集信息，突破了地理上的限制。
其二，加快信息传递速度，实现信息资源及时共享。实行企业档案信息化管理，可以将捕捉于全球各地的信息及时地录入档案系统，供全球生产网络中有相关需求的成员共享。这种自动化、数字化的档案管理方式为全球生产网络构建了一个资源快速共享的平台。
（二）促进企业档案管理规范性，降低管理成本
企业档案管理涉及企业日常的一系列活动，包括档案采集、整理、保管、利用等多个环节。全球生产网络中的成员分布在不同地区，难免会受到当地社会制度、管理文化、语言文字等因素影响，导致企业总部与成员机构之间的档案管理产生差别[8]。这不仅增大了档案统一管理的难度，也限制了档案资源在全球生产网络各个机构间的共享，而档案信息化管理系统的构建则能有效解决以上问题。
一方面，企业档案信息化管理系统通过电子技术的采用，设定录入、整理、查询等模块，形成一个规范统一的档案管理模式，可以自动对录入信息进行归类整理，提高了企业档案管理的专业化、规范化程度，方便企业总部与各机构之间的统一管理。
另一方面，传统的档案管理模式不仅需要耗费大量的人力成本，而且利用档案的效率低下。而信息化的企业档案管理依托网络技术的进步，在企业总部形成档案数据库，网络成员通过权限验证便可自行登录系统查阅， 从而提升了企业档案利用率，也大大降低了人力成本。
（三）实现档案管理转型，提供科学决策
传统的企业档案管理主要是关注企业发展历史，进行档案存储工作。而日新月异的市场动态以及全球生产网络特有的需求，都迫切需要档案管理进行转型，从而为企业决策提供科学依据。在2010年企业档案国际研讨会上，瑞士的罗氏集团、丹麦的马士基都提出了档案管理由面向过去，转为面向现在和未来的必要性[9]。而这种转型目标的成功实现，离不开对企业档案实行信息化管理。
首先，通过企业档案信息化管理系统，可以及时采集整个生产网络的动态信息，为企业总部迅速把握市场动态、进行战略规划提供了依据。
其次，实行企业档案信息化管理，可以随时向全球生产网络中的成员展示关乎企业文化的档案，有助于形成统一的企业价值观，为企业树立良好的形象。
三、企业档案信息化管理系统在全球生产网络中的应用
从上文分析中可见，实现企业档案信息化管理可以为全球生产网络带来更大的协调效应。本节根据全球生产网络的职能结构，提出了企业档案信息化管理相应的功能模块图，并以用例图的形式构建了面向全球生产网络的企业档案信息化管理系统。
（一）全球生产网络职能结构
全球生产网络是一种灵活的新型组织形式，在全球生产网络中，企业不再是简单的层级关系，而是表现为体系内部国际分工[10]。其职能结构的一般模式如下图：
图1 全球生产网络职能结构图
（注：图中P1，P2，Pi表示全球生产网络中分布在全球各地的生产机构，D1，D2，Di，S1，S2……Si分别表示各地的研发和营销机构。）
（二）全球生产网络下企业档案信息化管理系统模块
根据前面小节分析的全球生产网络对企业档案资源的需求，企业档案信息化管理系统需要包含以下功能模块，如下图。
图2 企业档案信息化管理功能模块图
1.档案录入
处于生产网络中的各个机构，需要及时地把信息录入档案系统。若信息以纸质形式出现时，可以通过电子扫描仪转成电子档案再导入系统，这将实现档案资料按统一的格式录入。需要注意的一点是，在这个模块的设定中，应该遵循“唯一性”原则，即每份档案只能对应一个主题词。应该根据企业需要，按主题、部门等具体条目进行分类设定。如此一来，每份录入的档案信息都能准确地归类到所属的条目之下，方便之后的档案查阅。
2.档案更新
这一模块主要是面向企业档案的及时性与准确性。一方面，当全球生产网络中的某些成员将新的档案信息录入系统之后，需要及时将其保存到数据库中，更新之前的数据库，从而能为网络中其他成员及时提供最新信息，为档案更新流动提供保障。另一方面，若有些录入系统的档案信息出现错误或偏差，需要将其改正或删除。企业总部在对录入的档案信息进行审核之后，若发现有错误，需及时对信息进行改正，然后再反馈给全球成员。
3.档案查询
这一模块是档案管理的主要目的，是指对档案的有效利用。通过前面两个模块的设定，形成了档案信息数据库，当全球生产网络中的成员需要相应的档案信息时，档案查询功能能够帮助他们及时获取所需的资料。在这一模块中，需要注意以下两点：一，设定档案查询的检索模式，例如分为高级查询和简单查询，从而更利于使用者快速查阅到所需档案；二，若有些档案涉及到机密，应该根据用户权限管理的设定，对不同级别的用户公开不同密级的档案资料。
4.系统管理与维护
这一模块是针对系统管理员而设定的，主要是档案管理系统的日常维护工作，包括用户管理、系统设置以及安全维护三个方面。
首先，用户管理。用户管理主要涉及权限控制和身份验证。对访问权限进行控制，主要是对系统的用户及其权限进行管理。一般系统默认创建两个用户组，一个是管理员用户组，可以拥有系统的任何权限，对系统进行统筹协调。另一个用户组是公共用户组，可以使用系统提供给他们的相应功能。在权限控制设定中，还需要设定权限使用的有效期，从而达到自动管理用户的目的[11]。身份验证是指对用户权限的承认与允许。用户在进入档案管理系统之前，都需要进行身份验证，只有与系统中的身份数据相匹配时，才能进入档案系统，进行档案查询等活动。
其次，系统设置。在系统设置中，需要设定系统日志，通过日志管理，可以自动对访问过系统的所有用户的访问情况进行如实记录。同时，需要设定系统日志子系统，可以日志文件的保存时间视企业情况而定，一般不少于六个月[12]。
最后，安全维护。档案信息化管理有利于全球生产网络的良好运行，但也带来了档案管理的安全问题。因为企业档案囊括了企业所有的信息，其中有些资料是企业的机密，如果管理不当，导致被他人窃取机密，将给企业带来巨大的损失。因此，安全中心这个模块是企业档案信息化管理系统的重要组成部分。应该根据不同级别的用户，对一些机密档案进行密级划分。同时，在这个模块中，需要进行数据备份，这主要是为了防止由一些意外突发事件引起的档案文件丢失问题。
5.档案分析
档案分析是针对企业总部而设定的模块，主要是为了发挥档案信息的“面向未来”的作用。在前文中也已经分析到，我们不应仅把企业档案看作是企业的历史，还应该充分发挥它的归纳预测功能。通过这一模块的设立，企业高层能够对档案资料进行统计汇总，并根据相应软件，对历史资料进行分析，为企业当前乃至未来的活动提供参考。如此一来，企业档案信息化管理能够有助于企业及时地把握市场形势。
（三）面向全球生产网络的企业档案信息化管理系统构建
前面小节已经对全球生产网络下的企业档案信息化管理所需的功能模块进行了具体介绍，为了更清楚地认识企业档案信息化管理系统在全球生产网络中的作用，本节构建了一个面向全球生产网络的企业档案信息化管理系统，如下图所示。
四、企业档案信息化管理需要注意的问题
在前文中，我们分析了实行企业档案信息化管理对于全球生产网络的重要意义，并构建了一个面向全球生产网络的档案信息化管理系统。通过对当今一些企业档案管理的研究，笔者认为有效地应用全球生产网络下的企业档案信息化管理系统，还需要解决以下一些问题。
（一）创新培训手段，完善档案管理员工知识结构
如今，企业对档案资源信息化管理的认识逐步提高，逐渐增加了对企业档案基础设施建设的投入。然而，企业档案实现信息化管理的关键在于人才，面向全球生产网络的企业档案信息化管理系统对档案管理人员提出了新的要求，档案管理人员不仅需要具备一定的业务操作能力，还需要拥有对档案信息的分析和开发利用能力。传统的档案管理人员由于知识结构老化等原因，不能较好地胜任档案信息化管理工作。目前为止，既具有较强的计算机应用能力，又熟悉全球生产网络管理的档案管理人员还比较缺乏。因此，在对档案管理人员的培训上，企业应改变传统单一的业务知识培训模式，以培养员工的信息分析利用能力、计算机软硬件开发能力、网络环境下系统运行维护能力为目标，探索综合性的培训机制，完善档案管理人员的知识结构。同时， 还可以通过建立一套激励机制， 如支持档案管理创新的奖励机制或用人机制，来激发档案管理人员工作的主动性以及创造性。
（二）健全管理制度，提高档案资料安全系数
实行企业档案信息化管理有效地促进了档案资料在全球生产网络中作用的发挥，然而，这同时也引发了档案管理的安全问题。若档案管理系统受到不法分子的攻击，导致部分关乎企业机密的档案信息泄露，将会给企业带来巨大的损失。同时，近年来，企业员工流失率比较高，跳槽现象非常频繁，这也带来了企业商业机密的泄露问题。因此，一方面，亟需建立起一套完整的现代档案管理体系，健全新形式下的档案管理制度，推动档案管理的法制化、规范化。另一方面，企业应该从内部管理入手，加强员工的职业道德培训，采取一切可利用的手段来防止档案资料的泄露。
五、结束语
本文主要分析了在全球生产网络中实行企业档案信息化管理的积极意义，并探讨了一个面向全球生产网络的企业档案信息化管理系统的构建。通过分析可以看到，在全球生产网络中，企业档案信息化管理有助于企业总部对整条价值链的控制，发挥档案资料的动态预测作用，同时，也促进了信息在全球生产网络中的及时传递，形成档案信息共享平台。全面实行企业档案信息化管理是一个需要长期探索的问题，如何结合具体实践，实现档案信息化管理在全球生产网络中的效用最大化，还有待于进一步的研究。
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关键词：创新；房产档案；管理岗位；机制
做好新时期的房地产档案管理工作，必须把为改革开放和经济发展服务作为出发点和落脚点，意义重大且任重道远。从房地产档案管理的现行特点和信息化建设、现代化管理、人员素质教育等几个方面提出一些建议。
进入新的历史时期，我国房地产经济活动日趋活跃，随之产生的房地产档案收集、管理和利用之间的矛盾日益突出，这就要求我们档案管理部门和档案管理者要及r地、认真地研究新时期房地产档案管理的特点，以有效的工作对策解决实际问题，更好地促进房地产档案工作的健康发展，更好地服务于房地产业和社会经济的发展。
一、新时期房地产档案管理的特点
新时期房地产档案管理的特点是量大、动态性强、利用频繁、任务重。房地产档案管理虽与其他档案管理有相同之处，但也有自己的特点。房屋拆除产权更替、房产测量方法的改变、房地产交易造成房地产权属转移等造成房地产本身发生变化和房屋外部条件的变化引起档案的变化性特点。随着城市人口的逐步增多和建筑数量的不断增多，与之相对应的房地产档案也随之增多，在办理房地产交易、继承、抵押、查封、评估等正常业务过程中，档案的利用也就随之不断增多，使用频繁，档案管理任务加重。
房地产交易管理中心员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用因素，决定着档案管理部门工作效率和质量。只有不断提高全体员工专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化。
二、建立健全各种档案管理岗位机制
1、创建档案管理岗位竞争激励机制
创建竞争激励机制是管理手段创新的重要内容，它是由管理工作内在的需要决定的，主要包括管理观念的创新、管理内容的创新、管理功能的创新和管理手段的创新。从当前一些房产档案管理岗位部门的现状看，影响其发展的最大制约因素是在工作中没有形成竞争激励机制，致使整个房产档案管理岗位工作缺乏生机与活力。因此，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职等严格挂钩。这样可以有效地激发员工的创造性，使其潜能充分地发挥出来。
提高员工素质是创建竞争激励机制的前提。员工是房产档案管理岗位工作诸要素中最活跃的、起决定作用的因素，决定着档案管理部门的工作效率和质量。只有不断提高全体员工的专业知识、业务技能和管理素质，使其掌握现代管理技术，具备工作岗位需要的知识结构，才能保证房产档案管理岗位信息化、数字化建设的顺利进行。
2、规范各种档案管理岗位机制
根据上级要求，我单位对照《山东省档案管理考核书》，对一年来的档案管理工作情况认真进行了自查。档案人员要积极开展档案学术研究，当年在有正式刊号的出版物上发表档案学术和经验介绍文章加分。为了切实加强对档案管理工作的组织领导，我单位成立了由单位一把手为组长，分管领导为副组长，各股室负责人为成员的档案管理领导小组，有人员变动时及时调整，做到领导力量不减、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时，按照“上下联动、整体推进”的总体部署，配备了专职档案管理员，形成局机关、股室、局属单位“三位一体”的档案管理网络。为了落实责任，我单位将档案管理工作纳入房管局工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确责任，并且把档案管理工作与年度工作计划挂钩，纳入年终目标考核，严格奖惩制度。目前在档案室工作的同志，努力钻研业务，严格遵循爱岗敬业、诚实守信、不断进取、服务用户、奉献社会的基本行为准则，不断加强职业道德建设，在档案管理工作中积累了丰富的经验。为适应新形势下档案管理工作的要求，我单位每年都安排档案室工作人员参加档案局组织的培训，并适当安排她们到其他单位或外地进行参观学习。经过多年的工作实践和培训学习，我单位已经建立了一支思想政治素质高、业务技能强的稳定的档案工作队伍。
改革内部分配制度，对所有干部职工实施按件计酬分配模式。例如，可以根据工作难易程度确定相应的业务系数作为计件取酬的标准，所属岗位人员每月完成的业务总量，扣除其差错部分的业务量后，按实际业务量计件考核取酬。
三、提高档案管理岗位服务意识
1、服务方式由被动向主动转变
随着信息时代的到来，社会对房产档案信息的需求日益增强，档案工作人员应提高服务意识，在服务方式、服务机制、服务手段等方面不断完善和提高，改变“等客上门”的传统服务方式，积极主动开展档案信息的各种服务，只有这样，才能适应社会发展的需要。
另外，要大力开展房产档案宣传服务工作，增强社会公众对房产档案管理岗位的认识，使更多的公众熟悉档案管理岗位的内容及其价值。如提供功能全、效率高、使用方便的检索系统；加强房产档案信息研究工作，将档案的价值系统、全面、集中地向社会公布，向档案信息利用者提供有效的利用途径；拓展档案信息的中介服务机构等。
2、服务手段由传统向现代转变
利用网络技术提供远程服务。实现与其他档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。
四、创新房产档案管理岗位技术
1、房产档案管理岗位信息化
随着城市建设的快速发展及房屋产权变动日益频繁，房产档案藏量飞速增长，档案利用频率越来越高。因此，房产档案馆要积极开展房屋产权档案数字化建设，进一步提高管理水平和查询服务效率。
房产档案馆要进行历史档案数字化加工及综合管理系统开发工作，如在房产图文信息数据库中增设档案查阅登记，详细规定并公示查阅档案需提交的资料、流程等。内部调用档案时，工作人员根据授权直接通过房地产图文信息管理系统查询，根据所掌握的信息，可采用单向查询、模糊查询等多元化查询方式。外部人员查阅房产档案时，一律进行查阅登记，提交有关证明材料，注明查阅事由、内容、范围等信息，获得查档许可后，通过档案室的查档数据库系统查阅调用，查档人不直接接触原始档案，只能根据被授权和范围查阅相关房产信息，这样可以延长房产原始档案的使用寿命，保证原始档案的完整性、准确性和安全性。
现代社会的发展之迅速，促使房产档案管理的变革跟上社会进步的步伐，以专业化、信息化的管理方式为现代城市的建设和发展提供完善的服务。在现代城市建设中，房产档案管理不仅对城市规划和小区建设有重要影响，其在财产清查和纠纷处理等问题中也有重要的应用。根据我国房地产近几年的发展的现状来看，不断加快的城市扩建和改建脚步以及不断增加的城市房产交易，致使房产档案管理的工作量也日趋繁重。可见，为了使房产档案管理的质量得到有效保障，房产档案管理的创新迫在眉睫。
一、提高管理信息化建设的认知
将与时俱进的网络技术、通信技术、计算机技术等应用到房产档案管理工作中意义深远，先进的设备和软件有助于档案检索、存储和管理自动化的实现。作为社会信息业组成部分中十分重要的部分，房产档案管理理念的树立必须符合现代化的要求，从而满足社会的发展需求。运用现代信息化技术创新房产档案管理，不仅有利于房产档案信息资源开发效率和利用效率的提高，同时能够推进房产档案管理的深化改革。
二、推动房产档案管理的数字化建设
房产档案管理信息化建设的基础和前提是房产档案的数字化建设。把房产档案资料和信息进行数字化处理，然后通过计算机的检索功能将其整编，这样就可以把房产资料信息中的每个组成要素如产权人的姓名、房屋面积和地址等分别作为检索点，同时生成检索工具，这种计算机自动化检索在很大程度上提高了检索的工作效率，为档案资料利用者的信息查询提供了便捷的服务。
三、建立房产档案信息归集系统
为了能够全面、准确的收集房产信息和资料，应使在房产交易过程中产生的全部相关信息和资料自动归集应到房产档案管理系统中，并将档案信息以文本的形式保存起来，从而实现房产档案信息系统与房产交易系统的有效结合。此外，房产档案信息管理部门还可以将房产信息资料处理成图像，然后将其归集到房产档案信息系统中，图像信息的形成可以利用扫描仪或数码照相机等技术设备进行。在计算机系统中录入原始数据之后，通过计算机的检索、分类、组合等功能将收集的房产档案资料整理成数据库。动态变化性是房产信息的主要特点，因此为了能够对房产档案进行实时控制，为了确保档案信息与产权变动的协调，应及时、定期维护和更新房产档案数据库。
四、被动式服务向主动式服务转变
随着知识化、信息化时代的不断发展，社会各界和人民大众对房产档案资料管理的要求也在不断提高，并呈现出需求多样化趋势。档案管理人员应当秉持主动服务态度，运用主动服务手段，建立和完善主动服务机制等，如何将传统的被动式服务理念转变为主动式服务观念，有以下几点。第一，开展与时俱进的多样化服务形式，满足社会发展的客观需求。档案管理部门还可以通过宣传的方式提高公众对房产档案信息管理的认知，帮助其对房产档案管理的重要性和价值有正确的认识和了解，使群众对档案检索系统的使用技能有正确的把握；第二，在房产档案信息的开发和利用上要做好相关的研究工作，集中并向社会公布具有使用价值的房产档案信息资料，为信息利用者提供方便快捷的服务。
五、物理件和电子件的协同发展
大量的实践表明，在当下社会的现代化和信息化不断发展的大背景下，传统利用手工收集和处理纸质档案的方式，不仅具有巨大的工作量，而且容易出现人为因素导致的错误。但是如果将传统的纸质管理方式完全抛弃，单纯的利用电子信息化管理，也会引起的不容忽视的后果。因此笔者认为，在进行房产档案管理时，应将物理件和电子件同时运用，相互协调。在合理利用纸质档案并将其作为管理依据的基础上，利用计算机来收集和整理档案资料和信息，利用缩微或扫描复制技术将原始纸质资料保存起来。不仅在一定程度上确保档案信息的的安全管理，还满足了社会发展的需求。
【关键词】房产档案，特点，方法，管理
引言
作为档案众多门类中的房产档案，是城市房产行政管理部门在房产权属管理工作中直接形成的历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。房产产权档案在权属登记、交易评估，房管政策、落实政策、司祛仲裁，规划建设，旧城改造、史迹考证，房地征税等工作中部有重要的作用，提供了可靠的法律保障。因此，做好房产档案工作对稳定社会，解决民事纠纷，明确产权具有现实意义，同时做好房产档案工作为领导决策、研究房产政策，搞好房产管理。本文作者就结合自己在旧城改造中对房产档案管理的一些认识谈谈自己的看法。
一、房产档案工作的特点
（1）法律性。房产档案是除房产权属证书外法律认可的，是确认房产权利归属，鉴证房产权属处置的唯一有效证明。
（2）区域垄断性。房产管理部门都是本地房产唯一管理部门，处于对本地区房产档案的独占和垄断地位。
（3）社会性。随着知识经济的发展，社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录，客观地反映了房地产经济运行的真象，记录了一个个房地产项目建设的过程。
（4）动态性。房产档案形成后，房产权属和房产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌，城市的建设发展，房地产市场的活跃，房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生，房产权属处于不断转移和变更之中，这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。
（5）服务多元化。房产档案的服务不单纯是某一项的服务，而应该是所有信息的全部批露，是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁，是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点，为利用者提供一个交流平台。
二、房地产档案的收集与整理方法
房地产档案的收集、整理实行“谁办理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。即按照各地房地产管理部门的内部分工，各部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料，由该部门负责收集、整理、立卷之后，定期移交给本单位档案综合管理部门归档。
2.1 归档的方法
（1）分类。按照“一案一卷或数卷”的原则，将不同案由的文件材料分成不同的案卷，每办理一宗案 （如进行一次产权登记、办理一次代管或托管等 ） 所形成的材料立一个卷。
（2）去钉取齐。
（3）卷内文件排列。
（4）编制档号。归档的每一份文件材料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”。
（5）填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分固定式与非固定式两种。
（6）填写档案袋封面项目和封底备考表。
（7）装袋入盒。
（8）填写档案盒封面和脊背项目。
2.2 房地产档案文件排列的原则
（1）结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）审批材料在前，申报材料在后。
（3）外文材料，译文在前，原文附后。
（4）其他在办案过程中形成的材料，按内容的重要程度或时间先后排列。
三、我国房产档案管理现状与问题分析
目前，在旧城改造中我国的房产档案管理存在的问题较多，主要体现在：我国房产档案由于收集时间不同、标准不同等原因造成了档案存在差异；另外，在实际收集过程中，档案管理人员素质与专业水平的差异也导致了房产档案中存在错误或其他问题。这一问题严重的影响了我国房产档案管理开展，造成了档案查阅与利用的困难。而且，在房产档案中还存在许多不合格材料的现象。这是由于档案收集初期工作人员专业水平或工作失误造成了不合格材料的归档。而后期的复核或使用中缺乏相应的纠正工作，造成了不合格材料长期存在的现状。
由于我国房产档案管理形式较为单一，其内容以文字和图标构成。这一现状使得我国房产档案管理中缺乏相应的高科技技术，造成了传统纸张档案管理成本高、查找困难、不利于数字化发展等问题。以上种种问题造成了我国房产档案管理的现状。这一现状直接或间接的影响了我国房产规划、相关经济活动的开展，甚至造成不必要的房产纠纷。针对这样的情况，我国房产档案管理工作应从档案管理形式的改革入手，针对存在的问题进行相应解决，以此促进我国房产管理工作的开展，促进相关经济活动的开展。
四、加强旧城改造中房产档案的管理的措施
4.1 加强房产档案的基础业务工作
（1）做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，渠道多元，要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。
（2）做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行基本的分类、归档形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行正确的保护管理。其次，必须严格按照档案管理规则，对所收集的档案材料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来，房产档案中最好附有房产照片，与原房产材料一并保存。
（3）做好房产档案的编目工作。编目工作是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学，直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，应解决档案管理动而不乱的问题。
4.2 加快房产档案信息化建设进程
（1）提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成部分必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案，必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平提高。
（2）推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的基础和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算案机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，从而提供高效、便捷的查询服务。
（3）完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息，一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程．中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动。
4.3 完善房产档案工作管理制度
近些年来随着经济建设的发展和广大群众法制观念的不断提高，在城市旧城改造中涉及到房产方面的民事案件和刑事案件不断增多，因而房产档案能否公开查阅问题摆在我们面前。房产档案资料是由产权人提供的历史记录和依据，属于社会财富，不应由哪一个部门垄断。但如允许公开查阅房产档案，会涉及个人财产保密、侵犯个人隐私权等问题，容易导致民事诉讼，给房产管理部门带来不必要的麻烦；如果不允许查阅，许多民事案件固缺乏原始依据将无法受理，从保护当事人的合法权益角度看，是应该允许查阅相关房产档案的。对一些特殊案件，如涉及贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，也必须从产权归属方面取得证据才能定论。因此，从廉致建设、刑事塞件的取证角度考虑，房产档案应该允许有特定职能的部门查阅。另外在旧城改造，如果不允许查阅相关房产档案资料，根本无法进行投资预算，旧城改造则举步维艰。所以从为社会社会经济建设服务的角度出发，向社会公开查阅房产档案是必要的。为此，在查阅房产档案问题上，应尽快建立健垒据有珐律依据的规章制度，在完善管理措施的基础上，把档案用活，最大限度地发挥房产档案的社会效益和经济效益。
4.4 强化房产档案的开发利用工作
（1）树立为大众服务的思想。所谓大众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者，同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期收集，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。
（2）积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。开发房产档案信息，其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的房产档案信息。具体来讲，就是在遵循档案信息收集基本准则的前提下，针对社会的发展趋势和利用者的需求特点，鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的房产档案信息资料，以满足利用者更深层次的需求。
（3）创新房产档案利用服务方式。房产档案利用程度直接取决于档案利用服务方式。传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借，档案展览与陈列服务，制发档案复本、档案证明，档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，在传统服务方式的基础上，迫切需要不断创新服务方式，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效，才能取得良好的社会效益和经济效益。如主动到市场上寻找服务商机，针对不同的人群进行专题性开发等。
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