【关键词】旅游景区；档案建设；旅游文化；问题；对策
我国历史悠久、山川秀丽，数千年来传承下来的旅游资源数不胜数，成为了中国传统文化的一个重要组成。在当前的旅游景区建设中，将景区规划、资源开发、资源保护、旅游管理、行政管理等方面建档归案是景区在运营管理中一个重要事项，其目的是为了将景区开发与发展的全过程记录下来，将之作为具有重要参考价值的文献保存，以供后人研究。因此，景区档案既属于旅游景区历史传承的一种方式，同时也能保证景区的稳定发展。
一、关于旅游景区档案建设的概述
（一）档案的归类。1.规划建档。这一类档案主要是景区从开发之初对于各类项目设施建设的规划、论证等资料，既包括景区主体的整体布局与细节规划，也包括一些基础设施建设的明细。2.资源开发建档。这里的资源主要是指景区内存在的自然资源与人文资源这两大类，自然资源建档主要包括景区内的植被、土地、河流、野生动物等的原始档案与开发档案。而人文资源则是景区从古至今传承下来的传统建筑、文人墨迹、书画作品、碑刻壁画等的原始档案以及开发档案。3.环境保护建档。这里的环境同样包括自然环境与人文环境，即景区资源保护、动植物保护、污染监测保护、人工绿化以及人文资源保护等相关规划、措施、细则的档案建设。4.景区管理建档。这一类档案建设内容较为繁杂，主要包含了基础项目的档案、旅游秩序规定的档案、景区纪念品的相关档案、票据档案、举行的特色活动档案、名人到此旅游的档案等。景区管理建档是档案建设的主体部分，且需要不断更新，做到与时俱进。5.行政管理建档。这类档案是针对旅游景区行政建设中所使用到的材料、文件等进行建档，例如人力资源管理档案、财务支出审计、景区评估等。
（二）旅游景区建档的重要性。1.为加强旅游景区的管理提供了依据。通过将景区发展过程中涉及到的管理细节记录在案，能够为景区管理提供有效的参考。根据分析这些档案，能够发现在管理过程中存在的不足，并及时调整管理方针，保证景区管理的科学性与先进性。2.能够保证景区的稳定高效发展。当前，我国对景区质量作了分级，因此游客在衡量一个景区好坏时往往先看其质量等级。而国家针对景区质量等级的划分也设定了不同的指标，除了基本的经济效益之外，还注重对环境效益与社会效益的评定。而对景区环境保护、资源开发等方面进行建档归案，能够给管理方提供足够的研究材料，从而为景区的发展指明方向。与此同时，这些档案在申遗、等级评定时也会发挥重要的作用。3.是景区文化传承、传播的重要有效方式。一方面，旅游景区的档案建设囊括了景区开发建设的方方面面，不仅仅是景区当前的发展资料，还包括了其历史渊源、人文资源等。在原有的基础上不断丰富景区文化，有利于文化的传承。另一方面，景区管理方在对外宣传时往往会公开一些档案，通过这些档案能够让大众了解景区的历史文化与精神财富，从而达到良好的宣传效果，以吸引更多的游客。4.能够进一步促进景区的开发。旅游景区吸引游客的不仅仅是优美的自然景观，还包含了其中所蕴藏的人文精神与历史价值。而景区档案建设注重的是景区人文方面的建设，是一种延续景区历史的做法。在档案建设的过程中能够帮助景区管理方进一步挖掘旅游资源中所潜藏的历史文化价值，从而为打造具有独特性的旅游资源提供依据，有利于景区的后续发展。5.能够促进景区经济效益的不断提升。对于特定景区来说，档案建设并不仅仅是一种历史记录的方式，更能够成为旅游的直接消费品。例如抗战纪念馆中的展览馆就是依据从档案中所提取的信息而建立的。再如根据档案记载而发行的纪念图册，同样能够成为特色旅游中的一个消费热点。除此之外，档案的建设能够为旅游景区的后续建设提供一定的依据，通过对其他景点档案的分析来提炼出对本景区有效的观点，从而招揽更多的参观者，促进经济效益的提升。
二、当前景区档案建设的现状
（一）信息化程度不高。随着现代信息技术的不断发展，在当前许多景区建设中都借助了科技的优势，出现了“旅游信息产业”这一新兴的产业。但是在景区档案建设中信息技术的应用效率却十分低下，相关软硬件设施设备建设相对滞后，档案信息化建设没有完全实现，其中景区档案数字化管理较为落后，开发程度极低，不方便查阅，致使档案建设效率不高。
（二）档案没有得到有效的利用。由于旅游景区不断开发建设，档案收集整理的数量与种类也在不断更新，尽管景区的档案建设工作一直按照相关规定进行着，但是大部分档案却没有得到有效的利用。档案的建设能够反映出景区在开发与发展的过程中存在的问题。但是如果管理部门对景区档案不重视，不能有效利用档案对景点的文化历史等内涵进行开发，就会使得一些较为严重的错误被忽视，在做决定时没有充分的依据作为支撑，从而影响景区的稳定发展。
（三）档案管理制度不够健全。首先，由于景区档案数量大、种类多，还没有一套完整的政策法规。因此不同地方对旅游档案建设的要求不同，各地方建档时五花八门，使得在管理过程中需要耗费大量的人力物力，而许多景区管理方对这方面不够重视，没有制定科学合理的管理制度，导致档案建设时人力资源分散。其次，由于责任划分不够明确，在对不同档案进行整理时，很可能将重要的档案分散开来整理，容易造成档案记录出错。最后，档案存放保管不利，由于档案建设信息化程度不高、发展落后，再加上部分流传下来的古代档案不易保存，因此当前许多景区的档案都是纸质的，可能会因为人为的原因导致档案的丢失、破损。
关键词：规划局；档案管理；信息化；重要性
铁岭市地处辽宁省北部，松辽平原中段，是辽宁省14个省辖地级市之一，也是沈阳经济区副中心城市。铁岭市南与沈阳、抚顺毗邻，北与吉林省四平相连，东与抚顺市清原满族自治县、吉林省辽源市接壤，西与沈阳市法库县、康平县及内蒙古自治区通辽市为邻。所以说，铁岭市的规划工作在辽宁甚至整个东北地区都具有一定的引领性作用。当然，这对于规划局的档案管理也提出了更高的要求，而规划局所做出的规划管理首先依靠的就是档案库中的信息，所以说，规划局的档案管理实现信息管理是极其重要的。
1 规划局引入信息化档案管理的必要性
1.档案管理对规划局的重要性
我们都知道，一个市级的规划局往往管辖着整个市区的规划责任和义务，因此，对于规划局来说，对于各类事项，无论是日常管理需要还是汇报工作的进行，都需要一个完备的记录，日积月累，大量的档案便产生了。对于规划局来说，对内部的档案实现科学的管理是其工作顺利开展、合法高效运行的必要前提。档案信息是人们获取信息最直接也是最为权威的途径。现阶段，计算机科学技术发展突飞猛进，很多领域都引入了计算机技术，实现了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在这样的社会背景下，档案信息化管理的也就有了可讨论性，我们都知道，传统的档案是采取纸质存放的方式进行储存和管理的，这种方式记录、储存、查阅都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于规划局的内部管理。
2.信息化时代的来临及深入
近些年来，互联网计算机的发展促使人们生活方式和生产方式都发生了巨大的变革，行业的各个领域也都开始引入信息化工作方式，可以说，信息化管理已经成为一种合理、高效的工作方式。在这样的背景下，规划局的档案管理与信息化管理结合是大势所趋，其一定要抓住这个机遇，实现自身管理的变革，其自身也有必要借助以互联网为基础的信息网络来进行管理。
2.规划局的信息复杂，系统也较为庞大
铁岭市地处辽宁中部城市群，是吉林、黑龙江两省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，铁岭市还是中国的粮食主产区、优质农产品生产加工基地和新兴的煤电能源之城。产业复杂，信息量多这是铁岭市规划局面临的非常实际的问题，其原先那种传统的档案管理方式已经无法满足这种繁复的工作，而信息收集与管理、情况核实及抽取检查、路线分析及路线设计，这几个方面对于信息的整合要求极高，信息化档案管理虽然录入信息较为复杂，但只要前期的准备工作到位，这对于规划局的总体规划及工作开展却有着重要意义。
2 信息化档案管理的优越之处
1.电子化运行，损耗空间及资源少。
21世纪人们的生活主旋律逐渐被电子信息化所占据，与传统的管理方式相比，信息化有着超然的优越性、就拿传统的档案管理来说，纸质化的管理方式，信息依附于纸张，存放也有一定的期限，但是信息化管理却可以把大量信息的进行存储并实现电子化运行，这在无形中就减少了空间的损耗，节约了大量的存储空间。其次，档案管理实现信息化还规避了传统方式对档案的自然损耗，更加有利于信息的完整化储存，更减少了对档案定期修护与保养所带来的资源消耗，为规划局内部管理工作的顺利进行提供了保障，也更有利于规划局后续管理工作的开展。
2.信息档案调取信息极其便利
作为一个城市的规划者，规划局经常需要为他人调取档案信息，或者接收相应的汇报，而这些信息都可能在未来的某段时间内在档案库中进行信息的抽取以及调阅。传统的档案管理模式，信息档案较多而且比较繁杂，先要在大量的n案中找到自己需要的东西往往需要较长的时间，工作效率极其低下。而信息化档案管理却较好的解决了这个问题，工作人员只需要将信息录入后在系统内进行自动查找筛选，很容易就能调阅资料，不仅便于规划局工作的进行，也减少了档案管理人员的负担。
3.利于实现规划局工作内容的系统分析与管理
规划局不仅肩负着对整个地区总体情况的规划与控制，也担负着当地环境保护的责任，而环境保护方面设计到的指标又比较多，将各项指标和观测结果进行整理和收集，工作量更为庞大。而现在，信息化数据能够较为简捷地实现这一过程，在档案库中利用计算机技术制作各种图标、进行数据的计算，对各类形态的数据信息进行综合处理，不仅工作效率能实现很大的提高，分析的结果也更具科学性，可以再最大程度上保护资源，为当地制定环境的发展策略提供数据支撑。
综上所述，实现规划局的档案信息化管理不仅是必要的，而且也是紧迫的，其不仅能够促进规划局管理工作的进一步发展，更是我国发展信息化管理必须要迈出的重要一步。如果其没有实现档案的信息化管理，其必将出现与现实、与社会需求脱节，影响工作效率及效益。所以说，笔者以此文章为引，以期使信息化管理受到社会及领导层面的广泛重视，为规划局的管理工作打开一个新的局面。
参考文献
[1]辛亚达.动态利用档案充分释放价值――杭州市规划局综合档案管理系统建设[J].信息化建设，2005，07：51-52.
关键词:长沙先导区;城建档案管理;策略
Abstract:This article has carried on the analysis of the difficulties and the challenges which the urban construction archives management faces to in the construction of Changsha Forerunner Area, and proposed the one whole set strategies and suggestions to strengthen Changsha Forerunner Area's urban construction archives management from management system, criterion construction and detailed measures, etc. It has strong reference value to the urban construction archives management reform and innovation in the new situations.
Key Words:Changsha Forerunner Area; Urban Construction Archives Management; Strategy
1概述
长沙市大河西先导区建设无疑将会对长沙城市建设发展产生巨大的影响。根据已公布的规划方案(征求意见稿),先导区总用地1200 km2,“既不是普通的经济开发区,也不是传统的城市新区”,其总体功能构架是“一核、四区、三带”,将采取实施城乡统筹的一体化发展战略。从规划格局和规划容量来看,等于说是在大河西重建3个“长沙”。长沙城市3000年来以河东为主体的城市格局将彻底改变。目前先导区建设工作已紧锣密鼓地展开,“先行先试”节奏非常紧张,仅起步区建设用地面积就达72km2。近期将完成先导区及核心区概念规划,而起步区城市规划已经完成、城市设计正在进行。在长沙面临的3000年来一大变局的形势下,这是一个新的愿景与旧的历史郑重告别的关键时刻,城建档案工作的历史责任尤为重大。我们不仅要真实、全面、清晰地记录下历史,不致使历史的真实湮没在发展的尘埃之中,为城市记忆工程奠定基础;我们更要为现实的发展建立准确、完整的档案,为将来的发展服务。这是我们必须加紧制定长沙先导区城建档案管理策略的根本动因。
2困难与挑战
自2000年以来,长沙市掀起了大规模城市建设高潮,经过三个“三年大变样”,取得了辉煌的成就,城市面貌发生了翻天覆地的变化。长沙市大河西先导区建设战略就是在此基础上提出来的,是长沙城市建设高潮的持续和提升。经过9年持续大发展,长沙市城建档案工作在取得成绩的同时,也积累了许多问题和困难,资源和潜力在某种程度得到了消耗,向前冲的动能得到了释放,城建档案工作的常规发展也面临了诸多难题,如何应对长沙先导区建设这个超常规发展的需要?主要困难与挑战有:
2.1 库房空间已经饱和
长沙市城建档案馆馆舍是上世纪80年代末设计建设的,当时是按20年计划使用时间设计的,共有建筑面积4148m2。上世纪80年代,长沙城市建设还相当滞缓,年进馆档案才1000~2000卷,当时的库房承重设计仅为600kg/ m2,库房中都是放置木质档案柜,库房档案承载能力非常有限。到2000年,以木质柜存放档案已基本上趋于饱和。但真正的挑战是2000年以后,长沙市迎来了城市建设高潮,城建档案进馆量迅猛增长,至2007年达到了3万余卷/年。这8年,共新增加档案19万余卷。我们将所有的木质柜都改换成了密集架,共建立了11个标准密集架库房、共有密集架1752节,馆藏档案已达27万余卷。因为承重量超过了设计荷载(标准密集架库房承重设计应为1200kg/ m2),库房局部出现了裂痕。既使是这种应对性的举措,库房空间目前也已经饱和,最近几年也一直在呼吁重建新馆。如果先导区启动,建设工程档案进馆量势必跳跃性增长,档案如何安全保管?
2.2 机构人员严重超载
长沙市城建档案馆为副县(处)级事业单位,另有“长沙市城建档案管理处”、“长沙市建设信息中心”两块牌子,实行“三块牌子、一套人马”管理体制,其职能为负责收集、保管和开发利用城市规划区范围城建档案,对城市行政区范围城乡建设档案工作进行指导和管理,对全市建设信息工作进行规划和汇集。单位编制是29个,实有32人;城建档案业务,包括重点工程、市政工程、一般民用与工业建筑工程和地下管线工程档案管理,声像档案管理,建设信息收集及网络建设,地下管线动态管理,城建档案数字化等工作都全面开展起来了,是全国近600个城建档案馆中基础最扎实、业务最全面、工作力度最大的一个。与此同时,我们的人员已经超编,人员工作量也是严重超负荷运转。原来的城市规划区主要指市内五区(开福区、芙蓉区、岳麓区、天心区、雨花区)以及高新产业开发区,现在先导区列入规划区,按照职能,其城建档案肯定要纳入长沙市城建档案馆统一管理。如何从机构、人员、经费上为这一新的艰巨任务提供保障?
2.3 体制改革前途未卜
最近几年,关于城建档案管理体制改革的争论不断。最近国务院批准的关于住房和城乡建设部的“三定”方案中,明确将各市城建档案的管理职能交各市人民政府,可能对城建档案管理体制改革产生更大的影响。城建档案工作是继续由建设行政部门管理,还是划由档案行政部门管理?从党的十七大提出来的推行大部门管理体制精神来看,先导区为了精简高效,肯定会实行大部门管理体制,发展、规划、建设等职能肯定会整合。城建档案管理一方面是行政的管理,另一方面是档案的实体
管理,即档案的收集、保管和信息开发利用,行政职能可以整合,但档案实体管理却是工作量巨大的日常事务,整合可能反而会拖累大部制;但行政职能与实体管理脱离,城建档案,特别是建设工程档案收集就会很困难,甚至是失控;这种体制上的问题悬而不决,也会一定程度上消解工作的信心和动力。
2.4 超大超快亟待行动
根据现在长沙市政府披露的信息,先导区用地达1200km2,比目前长株潭三市建成区的总和还要大一倍多,而且2020年(仅12年后)就要成规模,这的确是一个超大超快、雄心勃勃的计划!从城建档案管理的角度出发,我们必须尽快行动,对建设现状信息进行收集,留住城市的记忆。如果等到面目全非了,甚至是彻底消失了,再来“写回忆录”那就晚了!
2.5 特事特办呼唤机制
先导区建设无疑会是特事特办的。这个特办过程中,是否会忽视城建档案工作的重要性?是否会把建设工程档案管理的一系列程序和环节都省略?是否会有建设单位或开发商以“特事特办”为诉求,对建设工程档案编制、检查验收和移交报送等工作敷衍塞责?在特事特办的前提下,也必须有明确的城建档案工作机制。否则,建设工程档案就会无法管理,就会遗患无穷!
2.6 工程项目日益复杂
先导区建设与原市内五区建设的最大不同在于,先导区是以产业发展为主导的,其建设工程项目多是产业主体建筑及配套设施。我们原来主要是从事住宅楼、写字楼等项目的档案编制和收集工作。现在从建设工程项目的形态、内部结构、项目群体关系、建筑用材与工艺等诸多方面都会有很大的不同。而且项目与项目之间,也会有很大的个体差异。此外,工程项目的业主背景会非常复杂,特别是许多会有涉外背景,他们对城建档案管理重要性的认知和工作配合度与我们原来的工作对象相比肯定有落差。再就是先导区建设工程管理职能机构与程序也是全新,不是我们已经非常熟悉、相互协作非常融洽的现有环境。这对我们加强先导区城建档案管理提出了技术、语言文化、协调等多方面的挑战。
3策略与建议
长沙市是一座有3000多年历史的文化名城。以公元前201年长沙王吴芮夯土筑城为起点,城建历史也有2200多年。和世界大多数城市形成规律一样,长沙也是依山而筑,择水而居。因为西面有岳麓山连绵阻挡,城市主体一直在河东地势相对平缓、水系比较发达的地域生长。换句话说,形成长沙今天的城市格局我们花了2000~3000年的时间,但今后20~30年间(按照政府规划,甚至是10~20年间!),因为长沙先导区建设,长沙将变成“以河西为主体的大城”,真是“3000年河东,30年河西”!城市建设重心的转移势必导致城建档案工作重点的转移。我们认为,长沙先导区城建档案管理策略应结合先导区规划建设发展动态,以迎接挑战、克服困难为动力,以记录先导区发展前的现状和先导区建设过程为主要任务,以主动服务先导区建设为宗旨,并结合先导区行政管理体制创新,探索出一整套精简高效的城建档案管理思路和举措。
3.1 现状信息的抢救性编织
从先导区现状来看,绝大部分区域是农村,有些地方与现有城市主体相距偏远,自然地貌保存得比较好。但因为这些地方档案工作比较薄弱,并没有对现状信息建立档案。在先导区建设日新月异的情况下,这种自然的面貌可能会转瞬即逝。特别是在这一个广大的区域内,有雷锋镇、坪塘镇、含浦镇等一批极具历史文化特色的名镇,可能在城市化过程中,一下子被城区淹没,变成新城中的“老区”。建议由市政府对这一区域组织航拍,对山丘、河系、湿地、矿区和乡镇等进行重点航拍,对先导区已规划道路沿线进行全程航拍;由市文物和古建筑保护部门对这一区域的历史建筑和文物古迹进行勘察、编目和评估;由市城建档案馆组织力量对曾国藩墓区、雷锋镇、坪塘镇、含浦镇、环岳麓山等进行集中拍照和录像;建议将上述资料都集中交由市城建档案馆组织专人进行编织整理,专门保管。
3.2 建设工程档案管理的提前介入
基于先导区部分建设工程已经启动的现实,市城建档案馆在建设工程信息掌握和业务交底方面一定要明确专人,主动介入。如果没有及时行使告知的义务,今后建设单位或业主在工程档案编制和报送方面即使做得不到位,也就有了推托之辞。长沙市在上世纪90年代启动高新产业开发区建设时,因为当时长沙市实行建设工程档案保证金制度,而高新区建设工程执行特殊政策,保证金也不用交,基本没有编制档案,到了2000年以后,出现了大量历史遗留问题:房屋改扩建没有资料可查,出现安全事故;房屋没有完整手续,产权无法办理;市政工程没有维护资料,交由城管部门后维护管理困难;等等。长沙市城建档案馆在2003年以来,投入了大量人力物力,帮助高新区建立工程档案机构、培训相关人才,并在工程档案补测补绘上做了大量工作。事实证明,事后的补救工作要比与建设工程同步开展档案编制付出的代价大得多。根据市委市政府领导的意见,先导区建设职能还是有相当一部分与市建委对接,包括质量监督和安全管理,而且城建档案也直接向市城建档案馆移交,只是市场管理和项目竣工验收由先导区自己负责。我们一是要主动与先导区发展、规划、建设部门衔接,了解建设工程信息动态;二是由专人负责,对先导区项目进行个性化服务,每一个项目都制定工程档案编制规范要求,并及时去交底,签《告知书》(《责任书》);三是要与质量监督站和安全监督站联手,加强档案编制检查;四是对已竣工验收的项目要及时催缴档案。
3.3 建立新的城建档案保管基地,加速城建档案工作人才队伍建设
按照先导区规划建设规模,当先导区基本建成时,城建档案生成量当是目前长沙市城建档案馆藏量的3倍以上,考虑到市内五区的同步建设发展,20~30年内,长沙市城建档案将会积累到150多万卷,其保管空间将突破30000m2。无论如何,长沙市都必须建设新的城建档案馆,才能应对城建档案工作发展的新挑战。在城建档案工作量猛增的情况下,我们还必须加速人才队伍建设,从编制、人员和经费等方面为事业高速发展提供保障。特别是先导区自己要培养形成一支建设项目档案编制力量,把项目档案编制的基础工作做好、做扎实。如果把先导区规划面积计算进来,长沙市总的城市规划面积已经超过武汉市现有建成面积了,而武汉市城建档案馆现有人员编制在70人以上。比对分析,今后几年必须对长沙市城建档案馆进行增编增人,并同步增加事业经费。在新馆建设前,我们应大力推进档案数字化,精简项目档案内容,降低纸质载体收集比例,充分节约库房空间。目前,北京市城建档案馆实行工程档案缩微永久保管,档案原件归还建设单位或业主;天津市城建档案馆则实行建设工程档案远程归档,只收集规范化的工程信息,不收或尽量少收档案原件;这都是控制库藏量的有效方法,值得我们学习借鉴。
3.4 明确城建档案工作管理体制。
我国城建档案管理体制的确是计划经济时代的产物,是中国应对城市化高速发展的一个特色举措。其问题实质是,改革开放以来我国城市建设速度非常快、城建档案累积速度也非常快,必须依靠建设行政职能才有利于档案收集、保管和利用;如果我们的城市建设比较平缓了,甚至像西方国家大规模建设高潮已成为过去式,城市以管理为主,档案以利用为主,那么城建档案管理就不必依附建设行政职能了。 目前这种体制使城建档案的管理职能由档案行政部门分割到建设行政部门,造成了行政与执法主体之争。无论争论的结果怎么样,但城建档案工作是不能停滞的,不能留下空白和遗憾。既然现在国务院已将城建档案管理职能交由各市人民政府,市政府就有权、有义务对城建档案管理体制进行明确。而在目前强势推动先导区建设的背景下,城建档案工作量将史无前例地增加,工作难度和工作的紧迫性也空前地提高了,依托建设行政职能加强城建档案管理无疑更有利于先导区整体工作开展。
3.5 建立与先导区城建档案管理的对接机制。
机制对接应着重解决三个方面的问题,一是行政管理职能的对接,即通过长沙市建委与先导区发展、规划、建设部门的职能对接,把城建档案管理纳入行政许可的一个环节因子,在先导区工程项目管理中应该有对城建档案编制和报送的行政性要求;二是工作流程对接,要在先导区内部建立起城建档案工作流程,长沙市城建档案馆应主动把这个流程接续到馆内,保证工程项目档案移交报送渠道畅通;三是工作实体对接,包括两方都要落实责任人,明确双方的合作关系、合作形式、权利与义务。建议由长沙市城建档案馆草拟相关文件,经过各方研究协商后,由先导区和市建委联合发文。
3.6 及时出台先导区建设项目档案管理规范细则
先导区建设将以产业建设、生态建设、基础设施建设和示范区建设等为重点。而产业建设包括:文化创意产业、现代服务业和现代农业、信息产业、新材料产业、节能环保产业、先进制造业、生物产业等,加上生态建设,这些都是我们面临的新课题;基础设施建设包括了新国际机场、火车西站、城市轻轨、过江隧道、千吨级水运码头等,都是投资大、周期长、科技含量高、异常复杂的建设项目,城建档案管理难度非常大。建议一是要加强与市规划局和先导区发展、规划、建设职能部门的合作,及时准确掌握相关建设项目的宏观思路和功能规范要求,便于我们制定对策和工作要求;二是应组织对上海浦东新区城建档案管理和北京奥运场馆项目档案管理的学习考察,积累对超大规模建设项目档案进行管理的经验;三是要及时出台先导区建设项目档案管理规范细则,并广泛开展宣贯活动。只有工作做在前面,认真思考,精心准备,建立健全标准规范,才能保证先导区建设项目档案管理起好步,并沿着正确轨道稳步前进。
4结语
基于长沙市大河西先导区建设已经全面启动,并在如火如荼地进行之中,对先导区城建档案管理策略进行研究就不再是未雨绸缪了。长沙市委市政府对现有行政职能与先导区管理相衔接已经明确了原则性意见,并进行了多次协调,而市建委也已就职能对接进行了两次专题研究。城建档案管理是不能留下空白的,必须与先导区建设同步跟进。因此,长沙先导区城建档案管理策略研究既有理论价值,更有现实指导意义,而且还是非常紧迫的。希望我们的研究能引起更多的关注和重视,对先导区城建档案管理产生实际上的促进,并通过更多的理论与实践的结合,凝结出我国城建档案管理的先导性经验成果。
图片来源:
[1] 长沙房地产联合网()
1 文书档案在单位文明建设中的利用
文书档案是档案的重要组成部分。
在景区长期的文明创建活动中，形成了大量的文书档案，这些资料是单位文明创建活动的综合反映和真实的历史记载，更是接受上级考察的重要内容。从参评市级“文明单位”开始，到晋级省级“文明单位”并蝉联十届，每次考评、复查都要根据检查标准逐条准备相关的供备查的文件档案，不但年份要符合，而且内容要贴切。这时，文书档案就成了“主角”。 我们从众多的文书档案中，收集所需的文件，然后复印、分类、整理、立卷，加上美观的封面，形成一套有自己特色的精神文明建设专题文件档案。文书档案在景区的文明建设中起到了举足轻重的作用，达到了利用档案创效益的最终目的，档案管理工作实现了极高的服务价值。景区接待科分别于1999年、2000年、2001年荣获市级、省级、部级“青年文明号”称号，紧接着，2005年又获得了部级“巾帼文明岗”的称号，接待科成了当时整个系统乃至泉州惟一的“双料”文明科室，举办了多场对外观摩的学习交流会。
2 声像档案在单位文明建设中的利用
声像档案不像文书档案那样呆板、单一的“白纸黑字”，它比文书档案更直观、更形象、更真实地体现工作的过程。而录像档案的生动画面,更使人们能“亲临现场”，亲眼目睹真实的情景，再现各类活动的历史过程。
清源山风景区有关文明建设活动的声像档案主要有：单位获部级、部级、省级各类荣誉的奖状、奖杯或证书等的照片，单位举办的各种文明创建活动形成的主要声像材料，接待国内外重要嘉宾友人、领导人的照片，景区重要工程建设项目、景区规划、资源保护、开发建设等照片，拍摄宣传推介景区活动的声像材料等等。单位有专人负责拍摄、保管、整理，照片档案内容丰富全面,管理系统规范, 为景区的历史发展保留了形象的记载。
照片档案在接受各类的文明创建活动检查中，发挥了积极的凭证和依据作用。在准备众多文书档案的同时，我们还注重辅以相应的声像档案，比如精心组织开展的各具特色的各项活动的照片、录像资料。精心挑选的照片经冲洗后，贴在精致的相册里，并标注时间、地点、主要的人物，简单的文字说明，图文并茂。我们将单位所获得的荣誉奖牌拍成相片，分类成册。这样生动形象地表现了景区的各类活动，提升了审美需求，充实、丰富了备检档案的内容，使备检的文明档案锦上添花。声像档案以它独特的视觉效果在单位的文明建设中发挥了助手作用，景区陆续取得了全省“文明风景旅游区”示范点、 全国“文明风景旅游区”、ISO14000环境管理体系贯标认证等众多文明硕果。
3 电子档案在单位文明建设中的利用
电子档案，可以理解为通过计算机磁盘、光盘、闪存U盘、移动硬盘等设备进行存储电子文件，并参照纸质档案的归档原则进行整理档案的一种方法。
关键词：消防设计；审查验收；档案管理
建设工程消防设计、消防验收、备案和抽查工作作为住房和城乡建设管理的重要工作，其档案的收集、整理、利用和保管将是城建业务档案一项崭新工作内容。
1消防设计审查验收法律背景
2021年4月29日新修订《中华人民共和国消防法》和2020年6月1日实施的《建设工程消防设计审查验收管理暂行规定》（住建部令第51号），进一步明确了县级以上地方人民政府住房和城乡建设主管部门依职责在建设工程消防设计审查验收工作承担的行政职能。作为在城市建设管理等活动中一项崭新的工作内容，由此形成的资料文件对社会具有十分重要和深远的意义，对保障人民群众生命财产安全、社会长治久安和稳定具有重要价值。作为一类城建业务档案，其收集齐全、保存完好、开发利用全面是城建档案工作的一项崭新内容。
2消防设计审查验收档案收集面临的问题
2.1多部门实施的不统一
消防设计审查验收工作虽然是住建部门的重要业务性工作，但由住建多部门共同实施完成。以安徽省芜湖市为例，消防设计审查工作由住建局科技科室实施，消防验收工作由市质监站实施，消防验收备案和抽查工作依据工程体量不同分市、区、开发区管委会分工协作实施。城建档案部门需与多部门协调，从不同业务部门手中收集档案资料。
2.2标准体系的不统一
消防类档案收集，一部分来自市工程审批制度改革平台（以下简称“市工改平台”），其后期要与消防救援机构平台对接实现数据共享。目前，档案信息资源融合面临标准体系不完善的突出问题，档案信息管理系统与其他部门的信息管理系统存在不兼容、不匹配现象，档案长期保存格式标准、数据的备份标准、数据采集标准，以及在互联网背景下软硬件的建设标准，都亟待解决[1]。
2.3归档渠道的不统一
消防类档案收集除部分来自市工改平台，绝大部分是来自审批过程和现场检查的记录，这就需要消防业务管理部门工作人员紧密配合，按照档案归档要求对资料进行及时收集、整理、上传和补充。
3消防设计审查验收档案管理建设策略
3.1加强领导，明确工作职责
作为建设工程的关键组成部分，建设工程消防设计的审核与验收工作贯穿始终。大量的调查研究表明，一些建筑在建设的初期就已存在火灾隐患，对建筑的整体质量与使用安全构成极大的威胁[2]。按照国家法律法规规定，从2020年6月1日起，建设工程消防设计审查验收工作从消防救援机构划转至住建部门，近两年时间产生了大量的消防资料文件，由于认识不足，缺乏专人负责收集鉴定，没有统一的部门整理保管，长此以往必将导致此类资料文件的散失和利用的困难，一旦发生火灾险情必将有不可估量的损失，因此建设工程消防资料文件的收集、整理、归档工作异常重要、迫在眉睫。安徽省住房城乡建设厅通过前期调研，印发了《安徽省建设工程消防设计审查验收档案管理规定》（以下简称《档案管理规定》），作出对建设工程消防设计审查验收工作中所形成的有保存价值资料作为档案保存的规定，强化过程可追溯性，明确消防业务管理部门、档案管理机构等各方主体在此项工作中的内容、职责和法律责任，进一步规范此类档案管理。各地城建档案管理部门应密切关注和配合此项工作的开展，深刻领会新修订的《消防法》和住建部51号令精神，结合《城市建设档案管理规定》（住建部令第61号）要求，主动作为，认真做好消防类档案归档的流程设计、系统开发、业务指导和共享服务等多项工作。
3.2规范收集，制定工作流程
根据《国务院办公厅关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》要求，消防设计审查验收工作纳入工程审批改革的四个审批环节中，实行“一张蓝图、一个窗口、一张表单、一个机制”统一审批管理体系，各地市依规建立统一工改平台实施管理。按照《档案管理规定》，建设工程消防类资料文件收集大多来源于此平台，归档流程设计应将项目申报、行政审批、档案归档、数据共享统一考虑，将档案验收要求关口前移，项目申报的材料内容、电子数据格式等按照归档要求来设计，归档时档案系统只需从审批平台统一抓取申报数据，审批过程资料和审批结果资料将进行后期补录、完善归档。
3.3归档内容和归档形式
《档案管理规定》在归档内容上充分考虑业务申报中需满足的条件、审查验收过程中记录、审批结果等三个方面，列举了特殊建设工程消防设计审查类、消防验收类、其他建设工程消防验收备案和抽查类等归档内容和编目顺序和归档方式。消防各业务管理部门应在开展业务工作时，同步开展资料收集整理工作，在市工改平台系统中已经存在的归档资料，在业务办结后将自动提交归档，其余资料将由各业务管理部门在档案系统中，按目录提交补充完善归档资料后，一并提交城建档案管理部门归档。同时各业务管理部门需线下提交一套和电子资料一致的纸质档案交城建档案管理机构归档。
3.4建立高品质档案管理平台
“工欲善其事，必先利其器”。消防类档案管理工作要充分发挥信息网络平台效应，与“互联网+”、智慧政府建设结合起来，建立档案管理系统。一是要建立与各业务管理系统相互兼容的数据存储格式和备份标准，打通各平台之间数据传输，实现数据资源共享；二是从审批源头对将归档的数字化档案进行管控，对色彩模式、分辨率、图像处理、纸张端正、内容完整、清晰度等数据质量进行设定；三是实现高效检索，系统平台便捷的检索功能，在发生火灾危情时能在最短的时间内得到相关建筑物消防设施信息，同时针对不同工作需要设定相应的检索方式，采用高级检索和模糊检索相结合，计算机能够根据输入的实际指令选择最合适的方式对档案进行检索查询，以满足住建部门实际工作需要[3]。
3.5加强人才专业培训
消防类档案对于住建业务管理部门和城建档案管理部门来说，都是一项崭新的工作内容，首先城建档案管理部门要积极组织消防类档案专业培训，通过邀请专家进行座谈或现场指导，促进档案管理人员了解消防设计审查验收知识、工作内容和流程，熟练掌握此类专业档案收集内容、模式和系统操作，同时还要结合相应的激励机制，通过提高福利待遇提升其工作积极性，促进档案管理工作质量和效率的提高[4]。其次，城建档案管理部门要与业务管理部门建立工作联动机制，增强业务管理部门工作人员归档意识和归档水平并落实到位，确保归档及时、准确、齐全、完整。
4消防设计审查验收档案管理的重要性
4.1有利于形成消防类档案数据库
建筑工程消防设计审查验收工作是以防范建筑工程火灾，减少人民生命财产损失为目的。实行建筑工程消防设计审查制度能够有效减少建筑工程火灾隐患，并在火灾来临时将其隔绝在最小范围内，保证建筑物内人员能够及时逃生，减少火灾对建筑物造成的损坏[5]。《消防法》的修订将消防设计审查验收工作从消防救援机构划转至住建部门，其意在从设计、建造方面把好建筑物消防安全关。工作中所形成的验收申报、材料审查、实施验收和审批文书等四个方面的文件资料正是住建部门在城市管理活动中所形成的，并对未来城市维护、应急管理和风险防范等方面具有十分重要的意义。城建档案部门应加强消防业务档案的收集，建立本地区域范围内统一的消防类档案数据库，并实现与消防救援机构应急抢险数据共享。
4.2有利于实现科学技术积累
通过档案收集，能够对消防设计审查验收工作进行真实记录和反映，消防类档案中不仅包含大量管理部门审批信息，还包含科学含量高、技术性强的建筑物消防图纸、消防设备配备和安全通道等，长期的档案积累将有利于住建主管部门不断积累建筑消防经验，完善建筑消防专业管理知识和依法行政能力，对提升行业治理、建筑科技和科学化运用，具有十分广阔前景。同时现场评定报告、视频、专家意见和整改证明资料等资料的收集，还能有助于消防责任事故的认定，从而对群众生命财产安全予以维护，对社会和谐稳定起到有效促进作用。
4.3有利于实施共享助力防灾
建筑消防安全涉及千家万户，关乎人民生命财产安全。各地市住建部门由于地方区划调整、职责划分等多种原因，可能会出现一个行政区域内消防设计审查验收工作由几个层级多个部门共同实施完成，消防类资料散落在各业务管理部门，难以形成全市统一的消防共享数据。城建档案馆消防档案工作有利于实施数据共享助力防灾救灾，首先，城建档案部门作为一个行政区域档案管理部门，能够较完整地反映一个行政区域内消防设计审查验收工作全貌，资料全面、集中、完整，更好地实现与当地消防救援机构实现共享，在防火险情发生时，及时、准确、全面提供建筑物图纸，反映现场消防通道、消防设施等情况，为消防救援工作开展赢得宝贵时间；其次城建档案部门统一的消防档案数据库的建立，更有利于使用数字化技术对消防档案进行分析，实现档案预警，提醒相关部门对于接近使用年限消防设备适时进行检修和更换，发挥出档案社会治理功能。
5结论与展望
综上所述，消防设计审查验收工作作为住建部门的重要工作，其档案管理是城建档案部门一项新的挑战，在当前没有成功先例的情况下，城建档案部门要全面做好流程梳理、系统设计和收集方式和内容的确定；城建档案管理人员要对消防设计审查验收工作要有深刻的认识，从进行档案收集管理工作中掌握、提炼、总结该专业的档案管理知识和技能技巧，始终秉持实事求是的态度，坚持爱岗敬业的职业素养和全心全意为人民服务的理念[6]，实现档案为经济社会服务。
参考文献
[1]姚翠艳.基于“互联网+”背景下的档案信息资源融合要点分析[J].城建档案,2021(06):48-49.
[2]土木工程网.建筑工程消防设计审查验收问题[EB/OL].
[3]徐建华.数字化技术在房地产档案分类管理中的应用[J].城建档案,2021(06):30-31.
[4]穆永刚.城建档案开发利用面临的挑战与应对措施[J].城建档案,2020(04):47-48.
[5]王东.建筑工程消防验收工作的重要性与措施分析[J].中国房地产业,2011(11):343.
第二条本办法所称城乡建设档案（以下简称城建档案），是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等各种载体的文件材料。
第三条本办法适用于市行政区域内的城建档案的管理。
第四条城建档案事业应列入城乡建设发展规划，并保障其与城乡建设事业协调发展。
第五条市住房和规划建设管理局负责本市城建档案的管理工作，业务上接受市档案行政主管部门的监督、指导。市住房和规划建设管理局下设市城乡建设档案馆（以下简称城建档案馆），负责城建档案的日常管理工作。
城建档案馆负责对本市建设工程竣工档案整理、编制、报送、移交工作进行指导、审查、验收和复核；负责接收、收集、征集和保管需永久或长期保存的城建档案资料。
第六条本办法所称城建档案是指以下内容：
（一）各类城乡建设工程档案
1、工业、民用建筑工程档案；
2、基础设施工程档案；
3、公用基础设施工程档案；
4、交通基础设施工程档案；
5、园林绿化、风景名胜建设工程档案；
6、市容环境卫生设施建设工程档案；
7、城乡防洪、抗震等工程档案；
8、军事工程档案中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）城乡规划、建设、管理中涉及的方针、政策、法规、计划等方面文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。
（三）各建设专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用事业、房地产管理、人防等)形成的业务管理和业务技术档案。
前款（一）项规定的城乡建设工程档案，由建设单位于工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送移交。前款（三）项规定的业务管理档案和专业技术档案自形成之日起，在建设专业管理部门保管一至五年后，向城建档案馆报送移交。
第七条建设单位应当按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（GJJ/T117-）等文件要求，组织勘察、设计、施工、监理等有关单位开展工程档案的收集、整理、归档和编制工作，并接受城建档案馆的指导、检查。
第八条建设单位应与城建档案馆签订《省建设工程档案移交合同书》，属于政府投资的固定资产投资项目，由政府投资主管部门与城建档案馆签订《省建设工程档案移交合同书》，建设行政主管部门应在核发建设工程施工许可证时予以查验。
第九条城建档案馆应当加强对建设工程档案收集、整理、归档、编制等工作的指导检查，对国家、省、市重点城建工程的档案，要视情况派专人进驻施工现场进行具体指导。
第十条建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请城建档案馆对建设工程档案进行预验收。预验收合格的，由城建档案馆出具《省建设工程档案预验收意见书》，方可进行竣工验收。
政府投资主管部门应通知城建档案馆专业人员参与重点工程验收。
第十一条城建档案馆对建设单位报送移交的工程竣工档案进行核验确认无误后，办理有关移交手续，核发《省建设工程档案合格证》,产权登记部门在办理房屋产权初始登记时予以查验。
第十二条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应据实修改、补充和完善建设工程档案。涉及到结构和平面布置等改变的工程，应当重新编制建设工程档案，并于竣工后三个月内，向城建档案馆报送移交。
第十三条停建、缓建的工程，其建设工程由建设单位妥善保管，待工程竣工后，再按规定向城建档案馆报送移交。被撤销单位的建设工程档案，应移交上级主管部门或城建档案馆。
第十四条新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应于工程竣工后三个月内，将修改后的地下管线专业图报送城建档案馆。
第十五条城建档案馆应逐步采用新技术、新设备、新材料、新工艺，实现城建档案管理数字化、信息化、现代化。
第十六条城建档案馆要按照《城乡建设档案著录规范》（GB/T50323-）等文件要求，对收存的档案进行登记、整理，划分档案密级和保管期限，并定期组织档案鉴定、及时修补或复制破损档案。
第十七条城建档案应配备专用库房保管。库房内应保持适当的温度和湿度，有防盗、防火、防强光、防潮湿、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等措施，并具有相应的抗震和抵御其它自然灾害的能力。新建或改建档案库房，应当严格执行《档案管理机构建设标准》（建标103-）。
第十八条公民、法人和其他组织可依法查阅、利用有关城建档案资料。城建档案馆应定期公布城建档案目录，开展城建档案资料编研，开发城建档案信息资源，建设共享平台，为查询、利用城建档案创造条件，提供方便服务。
第十九条在城乡道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动前，建设单位必须到城乡规划主管部门和市政公用管线主管部门查询该施工地段的地下管线分布情况，并到有关部门办理工程开工手续后方可开工。
第二十条城建档案工作人员以及查询、利用城建档案的公民、法人和其他组织，应当遵守《中华人民共和国保密法》和城建档案有关法律法规，不得泄露城建档案中涉及的国家秘密。
第二十一条有下列情形之一的单位和个人，应当给予表彰和奖励：
（一）在城建档案的收集、整理、保护、利用、管理、编研和理论研究等工作中成绩显著的；
（二）将个人收藏的珍贵城建档案资料捐献给国家的；
（三）抵制和揭露违反城建档案管理法律、法规的行为，表现突出的。
第二十二条建设工程竣工验收后，建设单位未按规定向城建档案馆移交建设工程竣工档案的，依据《建设工程质量管理条例》第五十九条，由市住房和规划建设管理局责令改正，并处1万元以上10万元以下罚款。
第二十三条对损毁、丢失、涂改、伪造、销毁或擅自提供城建档案的责任人，档案行政主管部门依据《中华人民共和国档案法》、《省档案条例》等有关法律法规进行处罚。
一、奥运档案工作的基本特点
1、广泛性。奥运档案涉及范围极其广泛，全区绝大部分单位都有奥运档案产生。根据档案的形成特点和规律，在保证档案完整和有机联系的基础上，区档案局将奥运档案划分为十五大类，即组织协调、工程建设、环境整治、安全保障、赛事、窗口服务、志愿者服务、新闻宣传、文化活动、信息保障、环境保护、食品卫生、安全生产、公共卫生和其他等类，涵盖了奥运会全过程，具有很强的可操作性。
2、阶段性。奥运档案工作具有明显的阶段性特点。一般分为三个阶段，各阶段呈现不同的特点。前奥运阶段，即7年左右的筹备期，重点是奥运场馆建设及环境整治形成的档案。奥运阶段，即奥运会举办期间，重视奥运会举办时各类赛事活动和各项保障工作的文件收集。后奥运阶段，关注奥运档案的归档和利用。
3、创新性。奥运档案工作对档案局而言是一项全新的工作，没有现成的经验和模式，需要开拓思路，不断探索和调整。只有创新思路，以理论统领认识、指导实践，再以实践丰富理论，才能使奥运档案工作更加科学有效。
4、同步性。随着奥运会筹办工作、赛时保障工作的陆续开展，奥运档案工作有条不紊地同步扎实推进。2007年3月，北京奥运会石景山区组织工作委员会成立。委员会下设八个指挥部和一个办公室。2008年5月，石景山区奥运工作指挥中心成立。随着奥运工作的进展，组织机构和工作职责不断变化，档案工作也处于调整适应状态。
5、边缘性。奥运工作是一项阶段性工作,奥运档案工作仅仅是其中的一部分。相对其他奥运工作而言，其直接性、紧迫性、全局性较弱。大部分涉奥单位在奥运会前、会中都易将工作重点放在与奥运会的召开有直接关系的重点工作上去，奥运档案工作很容易被边缘化，从而影响奥运档案收集的齐全完整。
二、区档案局（馆）为做好奥运档案工作所采取的措施
1、加强领导，为奥运档案工作提供保障。奥运筹办工作启动以来，区领导对奥运档案工作给予高度重视。2007年，区委、区政府办公室联合制发了《关于加强我区奥运工作档案管理的意见》，明确了奥运工作档案的管理责任和规范要求。今年以来，区委区政府有关领导多次对奥运档案工作做出重要指示，听取汇报，出席区奥运档案工作会议，多次指示要加强对奥运会筹办和召开过程中各项工作的记载，形成完整、系统的奥运档案。同时，我们还注意加强与区奥运工作相关单位、特别是重点单位的交流沟通，也得到了区相关部门领导对奥运档案工作的重视和支持，保证相关单位奥运档案工作的扎实开展。
2、全面部署，进一步提高各单位对奥运档案工作的重视程度。区档案局与区奥运办、08办联合召开了全区奥运档案工作会议，全面部署我区奥运档案工作，明确了各单位的工作任务和责任，使奥运档案工作列入各单位奥运工作议事日程。
3、文件指导，明确不同阶段奥运档案工作的重点和要求。区档案局先后制发了《关于进一步加强石景山区奥运工程档案管理的通知》、《关于石景山区奥运工作档案分类、收集、整理、编目、移交工作的通知》、《关于进一步加强奥运会期间奥运工作文件材料、音像资料和实物收集归档工作的通知》、《关于进一步做好北京奥运会、残奥会有关声像、实物等档案资料收集工作的通知》四个指导性文件，明确了各类奥运工作档案的分类要求、收集范围、整理标准、编目要求、归属流向和移交时间，针对不同阶段奥运档案工作的重点提出了指导性意见，保证了全区各阶段奥运档案工作有章可循。
4、培训监督，为做好奥运档案工作提供技术支持。区档案局有针对性地对全区档案人员进行了奥运档案工作专题培训，深入区奥运办、08 办、各奥运工作专项指挥部及相关单位进行一对一业务指导，提高档案人员专业技能，保证奥运档案的规范。同时，成立了奥运档案收集监督指导小组，由局馆长亲自带队，深入区奥运指挥部、团委、文委等十余个涉奥重点单位监督检查奥运档案收集情况，协调解决了奥运档案收集过程中遇到的问题和困难，确保了奥运档案收集工作的顺利开展。
5、有序征收，确保奥运档案资料齐全完整。为保证奥运档案完整收集、妥善保管，区档案局成立了奥运档案征收集工作小组，制定了详细的征收集计划和方案，明确了责任分工，有计划、有步骤地开展奥运办、08办等奥运会临时机构全部奥运档案的接收进馆工作，确保临时机构形成的奥运档案在奥运会后、机构撤销前一个月内全部接收进馆。全区其他奥运工作相关单位在奥运工作中形成的声像档案、实物档案，根据《石景山区人民政府关于重大活动档案管理暂行办法》（石政发[2002]47号）的规定，于2008年10月底前收集整理完毕移交区档案馆。区档案馆还通过石景山电视台、《石景山报》等媒体播发征集通告，面向社会全面启动奥运相关声像、实物档案征集活动，保证了我区珍贵的奥运档案文化遗产的完整保存。
6、统筹管理，编制奥运档案专题目录库。为适应档案信息化建设发展需要，确保奥运档案数据的有效性，实现奥运档案信息资源共享，区档案馆建立了奥运档案专题电子目录数据库。各相关单位按照文书、实物、科技、音像等门类档案分别编制奥运档案电子目录，上报区档案馆统一编制奥运档案专题目录库。为奥运会后充分利用奥运档案中的人文资源、教育资源开展各类主题宣传教育活动，提供了必要的支持和保障。
三、奥运档案工作的阶段性成果
7月24日，区08办首批74卷奥运工作档案进馆。10月21日，区奥运办、区奥运工作指挥中心的实物档案、音像档案和文书档案全部移交进馆。截至目前，区档案馆已收集到各类涉奥实物档案资料600余件，照片档案7157张，音像档案131盘。
同时，区档案局承担了10月17日至31日在北京国际雕塑园举行的《石景山奥运之旅主题展览》的实物展览工作。展览以时间为序，以奥运筹办的主要工作和重大活动为主线，通过500余件奥运实物档案资料生动再现了我区人民参与奥运、奉献奥运、服务奥运、享受奥运的精神风貌，以及全区各单位为奥运会成功举办做出的突出贡献。历时半个月的展览共吸引了来自全区机关、部队、学校、社区及个人参观者10万余人，多次接待上海、青海等外省市领导参观访问，得到了社会各界的广泛好评。这也是奥运会后北京市区县档案局（馆）利用奥运实物档案资料举办的第一个展览。
四、奥运档案工作存在的问题及对策分析
（一）存在的问题
档案收集、分类和整理等一些具体环节尚需完善。调研发现，最为突出的，一是奥运档案收集整理面临很多困难。奥运会形成的文件和档案数量较大，由于档案人员兼职过多，很多单位缺乏充足的人力从事奥运档案工作。二是部分单位档案人员频繁更换，一些新档案员缺乏档案工作基础知识，致使奥运档案的收集、整理、保管存在困难，工作效率、工作水平难以提升，奥运档案培训工作还有提升的空间。
（二）对策分析
1、加强宣传工作，进一步提高对奥运档案工作的重视程度。积极争取组织、人事部门的支持，将档案宣传教育列入今后领导干部任职培训和公务员培训的内容，全面提升领导干部和工作人员的档案意识，提高对档案工作的重视程度，合理安排档案人员的工作，保证档案人员有足够的精力从事档案工作，在时间紧、任务多的情况下，保证奥运档案尽快完整归档。
2、加强监督指导，提高工作实效。在下一阶段的工作中，区档案局作为档案行政管理部门将继续加强与涉奥单位的协调，形成各部门、各单位大力协同、密切合作的工作机制。同时进一步加强对奥运档案工作的后期培训和监督指导，积极深入基层，支持和帮助基层档案人员解决困难和问题，团结一心，打好收官之战。
传统的城建档案技术管理方法是将档案进行立卷管理，这种传统的城建档案技术管理手段存在一些问题，首先，城市档案立卷管理只能够将城市建设中的建筑物以及地下管线等施工建设的相关情况进行简单记录，不能满足当前社会发展对城建档案的使用需求，使得城建档案利用率普遍偏低；其次，纸质档案已经不能适应当前现代化管理和社会发展的要求，在利用的时候也多有不便，而且在保存过程中容易被损坏，不能使城市档案的价值和作用充分发挥出来；最后，传统的城建档案立卷管理方法使得管理人员在进行资料查找时耗费时间比较长。
二、GIS应用在城建档案技术管理中
（一）将GIS基本功能应用到城建档案技术管理中
首先，要通过矢量化设备或软件将城市的地形图输入到计算机当中作为城建档案技术管理的背景图，再通过这些设备和软件将城市规划、建筑以及管线的现状图根据提前编排好的程序叠加输入到做好的城市地形图背景上，这样就得到了整个城市建筑综合现状图。这样就可以对已经输入到计算机里面的矢量地图进行漫游、放大、无极缩放以及测量工具等GIS操作[1]。其次，可以利用GIS软件对某一个城区中的道路和建筑物等基础数据进行数字化，通过这个方式就可以得到这个城区的数字地图。利用GIS软件可以实现对梳子地图的放大、缩小、现实属性等相关操作，并且可以将调查得到的数据信息添加到相对应的建筑物属性上。此外，GIS软件技术还兼具极其强大的制图功能，能够对各种矢量图进行叠加或分层显示，并且可以随时对矢量图中的数据进行更新修改，使得城建档案技术管理信息能够更加完整、准确地反映。
（二）GIS空间索引技术在城建档案技术管理中的应用
GIS能够对不同用户的在线查询进行迅速及时的反应，并且能够有效地进行空间数据的检索。利用GIS空间索引技术可以对空间数据进行快速高效地检索、查询以及显示，利用GIS空间索引技术可以在城建档案数据库查询与GIS空间位置之间建立起一条新的档案检索途径。如果城建档案技术管理工作者想要查找档案，只需要点中显示器上显示的相应的建筑就可以获取该建筑的相关档案信息。如果管理人员已经将工程档案存储在计算机系统里面，那么就可以直接通过检索的方式将需要的城建档案信息呈现在电子屏幕上，还可以将矢量图通过绘图打印输出设备将其打印出来。通过GIS空间索引技术可以将决策机构以及建设单位所需要的城市设计、规划、建设、施工等相关的城建档案资料和数据进行快速、灵活、准确直观地体现。
（三）城建档案技术管理中GIS空间分析的应用
早在上个世纪六十年代地理和区域科学的计量革命就出现GIS空间分析，当时，空间分析主要是利用统计分析的方法对点、线、面的空间分布模式进行分析，但是当前，GIS空间分析主要用来分析复杂空间系统的时空演变过程、空间决策过程以及地理空间自身特点。GIS空间分析主要有空间信息分类、空间信息计算、网络分析、叠加分析以及缓冲区分析等方法。例如，GIS缓冲区分析的方法可以运用到城市建设中的道路扩建工程问题，对道路扩建工程中有可能会涉及的城市建筑物进行详细分析，并在城建档案数据库里面将有可能涉及到的建筑物详细档案信息检索出来，作为城市道路扩建的重要依据。
三、GIS应用在城建档案技术管理中的优势
