关键词：城市建设；档案管理；数字化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
1.档案管理数字化概述
所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。
传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。
此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。
2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题
2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。
2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。
2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。
3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议
3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。
3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。
3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。
3.4加快城市建设档案信息网络化建设
自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。
3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。
3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。
4.结语：
在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。
参考文献：
1.档案数字化建设的必要性
1.1档案数字化建设是信息时代的发展要求
随着科技的进步以及信息时代的飞速发展。人们的生活、学习、以及工作都在这信息化浪潮中发生着巨大改变。办公自动化水平的提升使无纸化办公成为了必然，为适应时代的发展需求，档案管理从传统的管理模式走向了信息化管理的发展道路。数字化建设比传统的管理模式更加迅速和准确。
1.2档案数字化建设是社会发展的需要
档案所包含的原始凭证是最真实可靠的记载，是国家信息资源的重要组成部分，具有很大的经济价值。当今的人们已经越来越开始关注获取档案信息的便捷性和时效性了。与传统档案载体相比较，数字化档案的获取更加方便快捷，而且不会损坏到原文件。所以顺应社会发展的实际需要，应该尽快改变传统的管理模式，加快档案数字化建设的步伐，准确及时的为各个领域提供便利，实现档案信息资源的共享。
1.3档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势
档案数字化建设之所以会成为档案管理的必然，是由于传统的管理和数字化管理存在着几点显著的差别。传统的纸质档案载体成本高、容量有限，而且一旦遭到破话，将难以得到恢复。而数字化档案载体成本低、容量大，数字档案可以通过备份避免档案受到损害。再加上纸质档案工作繁琐、浪费时间和精力，而数字档案只需通过计算机就可以很方便的在很短的时间检索到所需的内容。最重要的差别是数字化档案可以满足人们在建筑设计和科研等方面的多维需求，这是传统模式不能相比的。
1.4档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础
如果能将档案的数字化工作做的出色，就能实现档案信息资源的合理开发。开发档案信息资源的目的是为国家更好的服务，达到社会资源共享的效果。档案数字化建设之所以说是开发和利用信息资源的基础，是因为数字化建设可以克服地域的限制，实现大规模档案信息资源的服务和使用，确保档案信息资源的准确、时效性。因此，应该加快档案的数字化建设，使档案信息资源得到最大限度的开发和利用，为社会主义现代化的建设事业服务。
2.提高档案数字化管理的对策
2.1建设系统工程，实现信息共亨
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。
2.2提供科学技术保障措施
在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。
2.3实现数字档案统一管理
针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。
2.4完善纸质档案规范处理
由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。
2.5加强数据系统设施建设
数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。
2.6建立档案安全保障体系
随着科技的发展，社会上网络犯罪的手段也愈加高端，如今网络违法犯罪等问题日渐突出，譬如，计算机病毒、网络攻击、垃圾邮件、系统漏洞、网络窃密和虚假有害信息等问题层出不穷。要利用杀毒工具、访问级别控制、防火墙、加密技术和病毒防护技术等全面堵截，防止网络文件被非法破坏。在加强软硬件以及网络安全维护的同时，也不能忽略自然因素对管理工作造成的影响。要采取有效措施，积极预防应对地震、火灾、冰雪和洪涝等突发自然灾害对重要档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。数字档案的存放如果能存放在不同的地方，这样会大大降低损失率。数字档案在保管条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位地考察，将档案的安全风险系数降到最低，确保数字档案的安全管理。
国土资源管理部门在进行各项活动的过程中会生成各种信息，各类信息会会与不同的载体为依托，被保存起来，包括文字资料、图片资料、影像资料、声像资料、电子文件等，其中均包含了国土资源重要的历史信息记录，对该类国土资源档案管理则是国土资源部门重要的工作之一。现代科技的不断发展，计算机的普及，信息化技术的更新，使得国土资源档案的形式有了较大的变化，更加多样化，需要国土资源管理部门在管理方式上与时俱进的进行一系列的改革，提高国土资源档案的管理水平，使得国有土地的管理更加科学，更加充分、合理的利用国土资源。国家各类档案均在开展信息化建设，国土资源档案管理工作也需要顺利时代的发展，强化数字化建设的力度，促进经济建设活动及社会各项事业的顺利进行，对该课题进行深入的研究与探讨是十分有必要的。
1.国土资源档案数字化的内涵
国土资源档案数字化是指利用较为新型的数字化技术及设备，包括扫描仪、计算机、图像处理技术等，处置、管理普通载体的国土资源档案，是指最后成为数字档案信息资源。对国土资源档案进行有效的管理，能够促进国土管理工作的顺利推进，达到良好的管理效果，包括妥善解决土地纠纷、已发管理土地资源、合理开发资源、制定土地利用规划方案等，还更好的开展土地租金及国有土地使用税的缴纳[1]。
2.国土资源档案管理数字化建设的意义
2.1提高工作效率
实现档案数字化管理，能够有效的提升档案管理工作的效率。传统的档案一般需要管理人员亲自进行各项工作，包括档案保管、检索、利用等，其效率较低，而现代的档案数量巨大，信息储量越来越大，导致人员工作量大，容易出现失误，无法适应现代国土管理工作的发展，需要利用先进的信息技术，进行档案的管理工作，包括电子文件的采集、整理、分类、归档，有效的提升档案管理各项工作的效率及质量。
2.2国土归档的工作要求
各种土地档案文件材料，是在国土管理工作中逐步形成的，其也能够为国土管理的日常工作提供相应的材料，要实现数字化国土管理，就需要构建数字档案室。将电子文件妥善的整理归档，逐步成为了档案数字化建设的主要部分，且现代国土管理工作的办公自动化程度越来越高，且网上办公逐渐普及，包括土地申报、项目审批等，需要档案工作加快数字化进程。
2.3适应社会发展
过去对于档案的需求属于点信息及片信息，不具有连续性及整体性，为现代社会对于信息的利用更加深入，对档案的需求逐步转化为全面化的信息需求。现代城市的规划、建设等，均需要以土地资源为基础，所需全面的土地信息对其进行评估判断，需要大量的信息。要达到上述要求，需要做好数字化档案工作，才能适应社会的发展[2]。
3.国土管理档案数字化建设
3.1网络系统建设
信息各项活动均需要以网络作为依托，包括信息的传输、交换、信息资源共享等。因此需要建设国土管理档案数字化网络系统，其建设过程可以分为以下几点：①推广普及网络系统 当前的国土管理系统已经逐步构建了土地管理信息系统，其内容包括当前的土地利用情况、土地利用规划、遥感动态监测土地的使用情况、补充耕地、地籍数据库等，并有针对性的研发出了各种管理软件，如综合统计软件、大调查项目管理软件。各个国土管理部门需要灵活的运用该系统，并不断进行推广，在实践中积累经验，收集反馈信息，完善其功能，规范操作程序，并制定统一数据库标准，更好的发挥出系统的效能；②构建内部局域网 现在投入使用的办公自动化系统中，采用微机与局域网模式，有效的处理国土管理部门的内部信息资源，且你能够实现信息共享；③数字化建设 利用多种现代化技术实现档案处理的数字化，包括多媒体技术、光处理技术、数据库技术、数字化信息传播技术等，实现信息的传递、资源共享等更加方便、快捷。另外在进行国土管理档案数字化建设时还需要做好安全保密工作，可以采用现代较为先进且可靠的安全技术，保障信息系统的顺利运转及安全，避免信息泄露[3]。
3.2数字化标准体系建设
各个地区及等级的国土部门在土地管理档案的数字化建设方面的力度及水平均有较大的区别，许多部门还是处于初步探索的阶段，其运用方法也有所不同，因此很有必要构建完善的标准体系，其是保障国土管理档案数字化工程建设质量及效果的基本条件之一。在实践中构建统一的国土管理档案数字化技术标准体系时，需要严格遵循一定的原则，即主要是进行标准化建设，兼顾制度管理，并要求以internet网络的信息管理平台为就基础标准科学合理的建设标准体系，并具有实际的可操作性，实用性强。
3.3构建档案数据库及网站
构建档案数据库及网站是数字化建设的重要内容，具体措施如下：①档案数据库的构建。首先需要将案卷级及文件级目录输入数据库。国土管理的所有档案资料均需要把案卷级目录、文件级目录完整的录入数据库，保障档案数据库的全面性、准确性、真实性。还需要利用现代的设备将源文件的信息逐渐转变为数字化，包括扫描仪、数码相机等；②档案网站的建立。构建档案网站的作用在于，政府及社会人员能够利用互联网技术查询到档案信息及相关的政策法规。国土档案管理部门也可以吧经济及建设、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互联网进行展览。该网站需要和地方政府政务网及公众网进行联网，可以充分的利用信息资源[4]。
3.4数字化人才培养
数字化人才是进行国土管理档案数字化建设的中坚力量，需要重视其培养，主要的培养方向包括各国土管理专业人才、系统开发与维护技术人员、数字化加工与管理人员、标准化建设人才、数据库运行管理人才等，不断促进数字化建设的长期发展。
一、档案管理数字化建设
档案管理数字化建设主要是指在不改变原始档案信息的前提下，对档案信息以及档案存储形式进行一系列的数字化转换，通过扫描、修正、分类、整合等处理手段形成系统的数字化档案，方便档案管理人员通过档案管理系统对档案信息进行各种处理。
二、事业单位档案管理存在的问题
档案信息不易保存，安全性不高。现有档案多采取纸质载体，因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损，所以往往纸质档案使用寿命都很短。在信息化社会中，档案信息利用率不断增高，无形中增大了档案的磨损度，降低了使用寿命，同时也给档案管理带来安全隐患。事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中，丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生。
档案信息材料分散，管理流程复杂。事业单位档案信息名目繁多，而且来自不同部门的相关信息间各自独立，多采用一事一信息。这就给档案信息管理带来了很大的困难，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。
在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时，该业务流程将重新进行一遍。这种操作流程耗费大量人力和时间，致使档案不能及时整理归档。同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。
档案信息收发不及时，使用率偏低。事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式，难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。
在现有档案管理模式下，查阅库存档案也是一个非常复杂的工作流程。首先要查找档案信息目录，然后到档案库中查找对应的档案架，最后在档案架内查找本档案。一旦档案人工存放出现错误，查找档案就好比海底捞针。这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率，影响了事业单位的工作效率，也达不到档案的合理有效利用。
三、事业单位档案管理数字化建设的方法和建议
提高事业单位管理人员综合素质。随着科学技术不断发展，提高档案管理人员综合素质十分重要。一是要加强档案管理人员业务技能。档案管理人员作为档案数字化建设的执行者，其数字化思想，数字化操作水平，直接影响到档案管理数字化建设的水平。二是增强档案管理人员安全意识。在数字化档案提供利用过程中，运用好信息层级加密管理，划分好各个部门使用权限。同时，要及时对档案信息进行外部备份处理，例如使用光盘加密备份、移动硬盘加密备份等等，增加档案信息的使用寿命和安全系数，还能防止由于意外原因造成的档案信息丢失。
完成档案信息数字化处理，系统化管理。档案信息数字化处理时进行档案信息数字化建设的一个重要基础与前提。目前事业单位档案信息数字化主要是通过扫描仪、照相机、录像机等硬件设备将纸质档案转换为数字化档案存储到电脑中。再通过档案管理人员的修正、分类、整合，将分散的数字化档案转化为系统化的档案信息库，完成时间、内容、部门等多种分类档案信息目录。同时，通过硬件设备智能化处理，完成档案信息修改、插入智能化排序。最终将纷乱复杂的纸质档案信息转化为电子化、智能化、信息化的档案信息系统。
建立实时、高效的网络档案管理平台。利用网络技术与档案信息系统相结合，以网络化、数字化为主旋律，打造局域网络档案管理平台。网络档案管理平台便于保存、修改和查询，并且可以通过网络及时、全面、方便的将档案信息传递给使用者。
网络档案管理平台既可以完成对归档文件的录入、收集和整理功能，又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索，调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等，并进行各种操作。这样既减少了各个部门使用者的等待时间，也提高了档案管理人员的服务水平，减轻了档案管理人员的工作强度。
（作者单位：保定市卫生监督所）
单位：保定市卫生监督所
姓名：刘亚
论文：事业单位档案管理数字化建设
地址：河北省保定市东风东路750号 保定市卫生监督所
【关键词】图书馆；档案管理；数字化；建设
一、图书馆档案的分类及归档管理
1.1 图书馆档案的归档和保管
图书馆档案管理工作是一个专业性非常强的过程，档案库的建立应首先完善其相关文件归档系统与制度。目前，我国诸多图书馆针对于档案管理已经开发了一系列关于档案管理的法规及责任制度，尤其是对部分珍贵图书、文献的管理加强完善了全引目录、分类目录、总清单目录以及借阅登记制度等，而且为了更好地完善图书馆的档案管理，还可以加大施行专柜、专室和专人保管等策略性措施。负责档案管理人员也应具备高度的责任心，严谨认真地做好对档案的防火、防光和放潮等防护工作，从而能够最大程度地保护图书、档案，为我国文化建设提供更为优良的服务。
1.2 图书馆档案的开发和利用
强化我国图书馆相关档案管理其主要目的是在通过积极主动地开发与利用信息资源，以便为图书馆和社会上其他各项工作提供更多地服务，这样才能够为图书馆档案赋予更好地生命力。因此，笔者据自身经验来看，关于我国图书馆档案的开发与利用，主要还是应该从以下三个方面开展工作：
（1）积极配合领导的决策，并及时准确为各项事业工作提供相应的信息资源，最快为领导的决策提供一些必要且有用的服务。这样一来，领导们的决策、计划以及总结将具有非常直观且可靠的参考依据。图书馆档案管理工作开展的不断强化，一方面利于其档案信息资源的不断丰富与更进一步完善，另一个方面则是可以为领导的决策、计划及总结满足更多的需求，无疑这将会大大地促进我国图书馆档案管理工作的有序运作；
（2）积极配合馆单位内部的各项工作，提供档案的信息资料，可以做到对检索信息的便捷性、传输快捷性，从而为图书馆档案管理工作打开一个新的局面起到十分积极的促进作用；
（3）完整的图书馆档案管理制度体系将为图书馆单位争创多种荣誉提供非常必要的参考保障。总而言之，加强图书馆档案管理与利用利在千秋且功在当代，每一个不论是提供这种服务还是享受这种服务的公民都应该抓紧、抓好这项工作的开展。
二、图书馆档案管理的数字化建设
2.1 管理数字化建设
图书馆档案管理工作对于数字化信息与计算机网络技术、数据库技术以及各种多媒体技术的应用与发展是一个新型的档案信息管理形式，它是旧运营商分散，以数字化形式进行相关存储，网络互连可以被用来实现全方位的资源共享。办公自动化的权威文件管理机关和机构的数字化信息化建设和应用为导向的数据为基础，其管理网络平台的建设要求积极引进新型技术，从而不断提高各种应用程序和网络的进一步应用与发展。当前，计算机技术的广泛应用，使得大量的图书馆信息资源得以以档案信息为载体而形成规模，这样也有助于文件数字化管理。
2.2 图书馆档案数字化管理的主要障碍
由于图书馆档案数字化管理模式在我国仍然属于新兴事物，且由于目前我国各项生产力的水平明显不高，科学技术相对不发达的条件也是事实，数字化的图书馆档案管理工作的开展必然还存在诸多的问题，笔者认为主要具有四个方面的问题：
（1）资源浪费
电子文件和纸质文档的“双系统”保存，引致资源的浪费。保存的“双系统”是具有相同内容的纸质文件和电子文件一齐保存。在一些单位，各部门办公自动化的网络管理平台，在网上传递各种信息资源，大幅度提高了管理工作的效率。电子版的信息资源与纸质的档案资料两套文档是相同的内容，而不同类型的并发文件势必将造成的人力、物力和财力三方面的浪费，且会影响到图书馆档案的广泛应用进而影响到电子文件和档案服务事业的进一步广泛发展。
（2）电子文件归档困难
办公自动化系统和文件管理系统是不相兼容的，分散性明显就很难以电子文档归档。经验数据分析，许多大公司都在使用计算机和网络技术的办公自动化系统，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
（3）数字化档案的利用率不高
办公自动化系统实施了一段时间，但许多单位和电子文件管理作为一项紧迫的工作任务还在于提高更多地认识，人们依然相信传统的理念和管理模式，由人工来完成的整个文件检索过程中有限的文本输入，编辑和打印的应用，只能看到有限的覆盖范围的文件，而忽略网络的形式传递的信息的巨大宝库，使得电子文档没有得到合理地开发与利用。
2.3数字化建设需注重把握的环节
（1）系统的工程建设和信息资源共享。档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份、查询管理和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。由于大型企业机关在日常的工作中几乎每天都会产生大量的文本文件需要及时输入和存储，因此因此数字化系统就应使用双服务器双机备份、磁盘阵列存储、集中扫描、高速扫描仪、CD-ROM和磁带等手段加以解决。同时，为了提高利用率，应设置适当的档案查询系统，上传触摸屏查询及文档网络，实现资源共享的目的。
（2）建立横向通道和相应的衔接办公系统。保存电子文件和纸质文件的“双套”的系统，它建议建立纸质文件和电子文件，即将到来的电子文件和纸质文件之间的一个通道作为文本和图像共存工作的发展和数字文件的特点，制定特别是要改善管理规章制度，以满足的实际需求文档一体化工作系统，归档系统，文件保密制度，数字档案鉴定系统，网络安全管理系统等。
2.4 相关建议
（1）伴随着大众对于的档案管理的认识意识不断地增强，全馆工作人员应将更加重视档案工作，认真做好如收集与使用档案资料的管理工作。反之，档案意识薄弱，不了解档案的用处，即使有档案也不知道使用，势必影响档案作用的发挥。目前，我馆档案工作已步入了良性发展的轨道。
（2）提高了系统的基础档案工作的规范化管理。按照档案工作目标管理的要求，建立和完善了一整套的文件管理系统，安全存储的文件，奠定科学利用图书馆档案工作规范，高效地开展了一个制度保障良好的基础。
三、结束语
一般来将，图书馆档案的原始性和真实性是一个图书馆提供全方位服务最具说服力的保障。建设数字化的图书馆档案管理模式将为相互促进图书馆服务工作不断改进与完善提供一个纵向发展的渠道，它会使得服务人群能够更加具体地、生动地享有图书馆服务功能。笔者撰写本篇论文意在希望在今后我国图书馆事业的不断发展进程中更好地得到总结和升华。
【参考文献】
[1] 刘艳.做好图书馆档案工作重在服务[J].浙江档案，1999（12）.
[2] 姜惠莉，王福辰，亓伟.入世对我国图书馆档案馆发展的影响[J].档案天地，2002（03）.
[3] 梁转琴.对高校图书馆档案管理模式的思考[J].兰台世界，2005（07）.
【摘要】目前，档案管理最大的发展趋势就是数字化管理，这为城市建设档案管理提供了全新的发展方向。本文从城市建设档案数字化管理入手，阐述城市建设档案数字化管理的利用，提出实现城市建设档案数字化管理的组织保障。
关键词 城市建设档案；数字化管理；利用；组织保障
我国城市正在飞速发展着，越来越多的城市建设档案随之发生变动，传统的档案管理方法逐渐凸显出准确度差、投入高、劳动量大、效率低等缺点，跟城市在信息时代的发展要求不符。此时，数字化管理为城市建设档案管理提供了新的选择。为了更好地在城市建设档案工作中利用数字化管理，我们首先要做的就是为数字化管理的实现提供组织保障。
一、城市建设档案数字化管理的利用
（一）馆藏城市建设档案数字化。在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。
（二）城市建设档案管理现代化。城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。
（三）档案资源的利用共享化。当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。
二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障
（一）建立集中的城市建设档案管理模式。我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。
城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。
（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。
（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。城市建设档案的根本目的在于提供利用，为城市规划、建设及发展服务。在城市建设档案的数字化管理时代里，档案的形态及管理方式均发生了重大改变，致使档案服务方式也发生了相应变化。在这样的情况下，城市建设档案馆有必要成立城市建设档案数字化管理的工作小组、领导小组，以建立健全组织网络，做到层层分工落实，确保档案数字化管理早日实现，为服务奠定基础。如城市建设档案馆积极建设档案数字化管理体系，由各部门主管共同组成专门的领导小组，负责城市建设档案数字化管理的总体协调、安排及监督等工作；由档案馆全体工作人员及每一个部门的档案兼职人员共同组成专门的工作小组，负责将各项档案数字化管理工作落到实处，进一步明确每一个工作人员的任务和职责。
参考文献：
【关键词】房产档案，数字化，管理系统
引言
房产档案是房地产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移房屋权属等管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录[1]。随着房地产市场的不断发展，房屋交易量的不断攀升，房产档案的利用率亦在不断提高，原有的档案管理模式很难适应档案工作发展的需要，实现房产档案数字化是解决以手工处理为主的传统房产档案管理方式工作效率低、信息共享难、差错率高等问题的有效途径。
1、徐州房产档案管理特点
以前，我市房产档案管理采用目录级索引，即只能通过产权人、房屋坐落等查询出档案号，工作人员再去库房按照区、办事处在相应的密集架上查找。工作人员每天接待络绎不绝的来访者，而查询方法仍然是几年前开发的软件，有时因工作人员入库时放错位置或因档案被调出利用完再放回时放错了位置，造成档案无法及时提供，既影响了来访者的使用时限，又给我们的工作带来了很大的不便，这时我们必须抽调专门的人员大面积地查找。我市房产档案馆的档案是按区、办事处存放的，全市共41个办事处，再加上又分私产、单位产、直管产等，找起来非常麻烦，效率极其低下。一旦遇到这种情况，老百姓就会质问我们的档案管理人员，沟通过程中不可避免地产生矛盾，严重影响了正常的工作秩序。
同时，由于使用的软件版本过低，旧有数据录入的量很大，存在工作人员在录入信息时随意性太强，该录入的信息没有逐项录入，如交易费用、家庭成员情况、丢失查封信息等基本不录入，造成信息不全，与现在的利用需求不相适应。而房屋权利记载信息不全、登记信息缺项，既满足不了查询者的需要，又不能全面反映房屋权利受限制情况，就会给建立房产登记信息簿带来很多麻烦。
2、房产档案数字化建设的必要性
2.1 档案数字化是数字房管的重要组成部分
档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的[2]。首先，房产档案是房管局保管和提供利用档案信息的职能部门，我市房产档案馆有几十万卷档案资料，是我市最有价值的房产档案信息资源库；其次，档案载体的更新换代迫切要求档案数字化，档案由甲骨、金石、简牍发展到缣帛、纸张，直到光、声、点、磁等，显而易见档案载体正逐渐地被新型载体所代替或更替，电子档案的出现给档案管理者提出了一个亟待解决的课题，即房产档案的电子档案的收集、保护和利用，而解决这个问题的途径只有一个，就是实现房产档案数字化。此前，档案馆的保管、利用和利用手段与形势的发展不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的目录级索引利用的水平上，而公众对档案信息的需求不断变化，如：房屋的买卖、交换、赠与、法院办案利用档案，银行贷款确认产权人的房屋情况，城市房屋拆迁等都必须查询房产档案，了解房屋的性质、来源、面积以及抵押、冻结、查封等相关信息这些都必须到我们档案馆查询才能得以知晓，而现在的管理方式很难满足档案利用的需求。
2.2 房产档案数字化是解决库房不足的重要途径
以往档案按办事处存放管理需预留空架，且预留多少很难确定，加之档案数量不断增加，档案的日常鉴定管理工作不能及时开展，就会造成档案内容臃杂，库房载重、容量就成为困扰我们的一个难题。如果房产档案实现了数字化，形成了与现实档案同步的电子复本，形成了一个统一管理、分布应用的房产电子档案数据库，利用先进的电子存储技术存储后，减少了大量的档案，极大地减轻了库房的压力。
房产档案数字化建设一旦完成，将会大大提高业务工作效率，一是在业务受理审批过程中，通过实时调阅档案影像数据，工作效率可以成倍提高；二是在受理客户查阅档案过程中，效率会成倍提高，档案利用直接通过计算机进行电子档案查询，较原先的人工纸质档案查询更为方便、准确、快捷。通过使用影像数据，可以实时查阅打印，有效地保护原始档案，并节约人力物力，同时原始档案进入库房后，无须频繁进出，有利于档案库房的规范管理。
3、徐州房产档案管理数字化建设情况
目前，有许多城市已经在建立电子档案，其出发点主要是基于两方面的考虑：一是为了方便房产档案利用，当业主需要复印原房屋买卖契约或其他资料时，工作人员只需要在电脑中直接打印即可，不需要进库房提档；二是基于房产档案利用安全方面的考虑，凡需查阅房产档案的业主，大都是为了解决产权纠纷、（包括性质、民事诉讼）确定产权归属、进行房屋交易而来，如果有人乘工作人员不注意，在档案资料上添加或涂改有关内容，甚至抽出其中一页（如委托书）的话，就会使原本完全符合审批程序的登记资料，变成登记机关审核“不严密”或收件资料“不齐全”的局面，将会造成严重的后果。
徐州市住房保障和房产管理局于2009年下半年就开始了档案的扫描入库工作，近年来已对库房的40多万卷，日常新增8万卷档案完成了纸质扫描、信息录入工作，扫描后的电子档案已显现出了它的巨大作用。
3.1 查阅方便、快捷
房产档案数据库与信息管理系统打破了传统的利用、查阅方式，把档案工作人员从以往纷繁复杂的手工劳动中解放出来。市民查询所属房产档案的信息，只需我们窗口工作人员轻松点击电脑键盘，立等可知。内部工作人员不受时间、空间的限制，根据权限的不同，可随时进入档案管理系统查阅自己需要的房产信息，而不必利用档案实物，提高了服务质量和工作效率。
3.2 减少重复劳动，提高工作效率
房产权属档案是房产行政管理的基础，是房产交易和房产登记发证确认产权的依据。以我市办理房产转移和房产登记的业务程序来看，每年有近5万宗业务都离不开档案查询这一环节。传统的管理模式是办理房产交易、登记工作的工作人员先查档，转到登记环节再查档，劳动强度大，工作效率低，群众意见大，实现档案数字化后在网上通过房产数据库就可以查到房产档案信息，即可以及时受理业务，既减少了重复劳动又提高了工作效率。
3.3 保护档案，延长档案寿命
房产档案数据库与信息管理系统的应用对档案的保护起到了积极地促进作用，随着房地产市场的迅猛发展，加之房地产二、三级市场的启动，人民生活水平日益提高，改善居住环境已是老百姓的头等大事。买房、卖房、换房的业务量聚增，档案的利用频率也随之增加。每办理一宗业务，其档案都要经过数人调出，同一份档案一天要调出几次，对档案的保护极为不利。该系统的应用大大减少了档案频繁的出库量，从我们利用档案的实例就有一个鲜明地对比。没实现档案数字化时，每年利用原始档案出库量在3万卷左右；实现网络化管理后年利用网络查询档案数据库信息达38111户，原始档案出库量降低到6000余卷。对档案的保护及延长档案的寿命起到了积极地促进作用。
3.4 堵塞漏洞，避免司法案件发生
房产档案数据库与信息管理系统兼有权属登记、抵押、查封、冻结信息数据库，并实现了信息共享。一方面对设定抵押、有产权纠纷和经济纠纷以及司法部门协助执行的房产具有报警功能，计算机能自动判断是否抵押、查封、冻结，给予报警提示。在网络上查询档案信息的同时即能做到限制产权转移、变更、避免了司法案件的发生。另一方面，堵塞了不法分子制造假产权证、虚报产权证丢失重复办理抵押，诈骗单位、个人钱财和骗取金融部门贷款的漏洞。过去，由于计算机未实行网络化管理，档案数据库信息不能及时共享就发生了数起制造假权证诈骗和利用假权证重复办理抵押骗取国家和个人钱财的案件，给国家造成数百万元的经济损失。
3.5 房产档案数字化使房产档案管理更加规范
徐州市房产档案数据库与信息管理系统，是依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《全国档案信息数字化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》来设计与运行的，从而使房产数字化从一开始就符合法律、规范，确保了档案信息内容的完整、真实、可靠，能最大限度地满足社会利用需求。
4、结语
随着我国房地产业的不断发展，房产档案管理工作也变得越来越重要。房产档案管理是一项系统工程，需要综合考虑各个方面的需求，因此，不断完善房地产权属档案管理，实现我市各市、区、县等房产档案管理部门工作的标准化、数字化，已经成为档案管理发展的重要方向。只有这样，才能为以后的管理打下良好基础，使房产档案更好地服务于社会，服务于经济建设。
参考文献：
[1]关逾，芦秀英。房产档案利用浅析[J]。黑龙江档案，2010（1）：56。
[2]罗丹。如何做好房产档案管理工作[J]。才智，2012（12）：218
【关键词】数字档案室；现状；建设；措施
随着信息化程度的不断加深以及各种先进技术的不断应用，档案管理也逐渐变的数字化，传统的档案管理存在很多缺点，如内容记载比较繁复、不易保存等，因此数字档案室的建设逐渐成为档案管理工作的重点。如何才能构建高效的数字化档案室，是当前档案管理工作研究的重点，数字档案室的建设既要满足信息时代的要求，又要考虑到档案管理的具体特点，因此数字档案室的建设是一个复杂的过程。近年来，数字档案室的建设取得了一定的发展，其未来的发展趋势仍然是数字化的。本文浅述了数字档案室的发展趋势以及具体的建设措施。
一、数字档案室建设过程中的发展趋势
数字档案室值得是以计算机等电子设备作为管理的手段，将传统的纸质档案变为电子档案，基于网络对各种档案进行收集、整理、储存、共享的一种档案管理的模式。数字档案室的建设有利于高效系统地进行各种档案管理。数字档案室的建设在未来的发展过程中，对各方面的建设都会有一些促进作用，其发展趋势主要有以下方面。
第一，不断促进档案内容的数字化。档案管理的内容就是各种档案，建设数字档案室，就是要对数字化的档案进行储存管理，因此在数字档案室的建设过程中，首先要通过计算技术、通信技术等，将传统的纸质档案进行转化，变为数字化的档案内容，使得档案管理的过程最终实现数字化。数字档案室中的档案内容一般有三种类型，一是传统的纸质档案，而是视听型的档案内容，三是对以上两种档案进行数字化处理的档案内容。随着数字化和信息化时代的不断深入推进，档案内容逐渐数字化也变为一种趋势和发展方向。
第二，对各种文书信息进行处理的办公过程变得数字化。对档案的管理工作是一个十分系统复杂的过程，在数字档案室的建设过程中，各种办公业务也要逐渐实现自动化和数字化，从而使得对各种档案信息的管理都能进行高效、系统的数字化操作，比如利用数字化手段对档案进行综合、形成条理清楚的电子文档并且传输到数字档案室进行管理，以便查询和调阅等。
第三，促进档案共享。数字档案室的建设，一个重要的作用是通过计算机网络，能将不同全宗下的档案进行互相的连通，实现资源共享，各档案用户都能根据自己的需要在数字档案室中下载所需的信息资料等，促进数字档案系统的共享。
二、如何加强数字档案室的建设
加强数字化档案室建设，可以从以下几个方面着手：
第一，加强基础设施的建设。数字档案室的建设，需要多方共同努力，基础设施是一个基本保障，只有不断完善基础设施建设，才能促进档案管理数字化水平。基础设施的承载能力往往影响了档案数字化管理的水平和效率，在数字档案室的基础设施建设过程中，要做好三个方面的工作。首先加强网络建设，由于档案管理的特殊性，在数字档案室的建设过程中，要建立相对独立的档案数据网络，与当前的互联网进行区分，根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效地隔离，在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，以保证档案信息的安全性。其次是对硬件的建设，由于档案内容量十分巨大，因此在数字档案室的硬件建设过程中，要配置满足档案存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案信息处理需求。最后是数字档案管理中的软件建设，软件是数字档案室的核心，无论是档案的整理收集，还是存储分享，软件都是这些工作开展的动力，因此在配备软件资源时，要选择稳定的、安全可靠的操作系统，选用能够满足各种资料信息和数据管理的需求，要选用对应的扫描软件和图像处理软件，对档案信息进行有效地处理，同时，要选用合适的软件，实现电子档案文档与各个工作办公系统的衔接。
第二，更新传统的档案管理的理念。长期以来，档案管理都是传统的纸质版的管理模式，但数字化逐渐成为一种发展趋势，因此在档案管理过程中，要不断更新管理的理念。针对有的人认为档案管理工作是可有可无的观念，要及时更新，让档案管理人员能明白档案信息资源的重要性以及进行改革对档案管理工作的意义，改变传统的繁复的管理模式进行高效的管理。
第三，加大对数字档案管理人员的培训力度。数字档案室建设的效率与人才队伍的质量息息相关，当前加强数字档案室的建设，一个重要的方面就是要建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面，要严格把关，对于在岗的工作人员，要加强对他们的培训，不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中，可以采取长训与短训的方式，定期对他们的业务技能进行培训，巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力。另外，还可以与高校的相关课程进行联系，加强高校学生对数字档案管理的掌握和应用，为以后的数字化档案室建设培养人才。
第四，完善数字档案室的相关制度。数字档案室的建设过程中一个重要的保障是相关的制度，各个单位要不断完善相关制度，比如电子文件归档与管理办法、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据网和信息设备维护使用制度等，在数字档案室建设过程中不断按照这些规章制度进行完善。
三、结语
随着信息化时代的不断发展，档案管理工作也逐渐变得信息化、数字化。数字档案室的建设对于档案管理工作而言有十分重要的意义，在数字档案室的建设过程中，不仅要加强各种设施的完善，还有加强对人才的培养以及制度的完善，共同促进档案管理工作数字化和信息化水平。
参考文献
