［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).
［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).
［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).
随着我国新金融产业组织结构的建立以及国内金融企业新一轮的改革，金融企业档案的内容、数量和结构较以往发生了显著的改变。金融企业档案管理工作也会不断面临新问题，这就需要我们不断采取新举措。 一、金融企业档案的种类和特点 金融企业档案是指金融企业在各项工作活动中直接形成的，具有保存查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其基本涵义包括四个方面:①其形成者是各类金融企业，如商业银行、信托投资公司、证券公司、保险公司、信用合作社、其它非银行金融机构等。②形成的档案是金融企业在经营和管理中，以及面向客户开展的各项专业金融业务和服务活动中直接产生的。③企业保存备查的各种文字、图表、声像档案，是企业各项工作活动的真实记录和原始凭证。④是企业资产的重要组成部分。 1、金融企业档案的种类:经过十多年发展，我国各类金融企业群体逐步壮大，经营管理活动日益精细化，各项金融业务活动涉及的对象也越来越社会化，以客户为中心的现代化服务体系初步建成，使得金融企业档案产生的领域和来源更加广泛，呈现出其独特的发展特点和规律。从金融企业档案所反映的活动性质和内容看，金融企业档案包括两方面的内容:一是与企业的管理和经营活动密切相关的档案，包括文书档案、审计档案、档案、法律事务档案、科技档案(基建、设备和信息技术档案等)、人事档案、财务会计档案等;二是与客户密切相关的金融业务档案，包括信贷档案、中间业务档案(信用卡业务、电子银行业务等)、金融会计档案、保险业务档案、证券业务档案、金融业务客户档案等。 2、金融企业档案的特点:(l)内容的复杂性和专业性。金融企业档案内容上的复杂性，表现在金融企业产生的档案既包括传统的档案内容，又包括丰富的金融业务档案内容。而每一大类金融业务又可分解为数种至几十种，从而使金融企业档案内容更加复杂。 金融企业档案内容的专业性，表现在其内容反映了货币和信用的密切关联性，这是其与其它企业档案内容最大的差别。 (2)数量的庞大性。金融企业档案内容的复杂性和载体的多样性决定了企业档案数量的庞大。 本市区级综合性档案馆的馆藏一般为10一20多万卷，而据不完全统计，至2004年底某国有商业银行上海分行各类档案总量已超过400万卷。 二、金融企业档案的管理现状及改革 金融企业深化改革、加大创新、强化内控，既提高了对金融企业档案工作的总体要求，又为档案工作提供了广阔舞台。 l、金触企业档案传统管理体制引发的弊端以国有商业银行为例，传统的档案管理体制遵循“统一领导、分级管理”的体制，其管理模式沿袭了机关档案工作的管理模式。这就造成了企业档案工作“三重三轻”的状况:第一，各级立档单位均较重视文书档案的管理，而轻视了金融业务档案管理;第二，重视行政管理方面档案的建立，而轻视了企业经营管理和科技档案的建档;第三，重视档案实体的整理质量，而轻视了对档案信息资源的整合和开发利用。 而今，金融企业在建立现代企业制度的过程中，实行怎样的档案管理体制和模式，实际上决定着金融企业档案工作今后的健康发展之路。笔者认为，在遵循法定、求实、效益等基本原则上，今后金融企业的档案工作管理体制将出现多种类型，并逐渐向多元化、专业化和法制化等方向发展。金融企业档案的管理，也将实现由原来的以文书档案管理、行政档案管理为主，向以金融业务档案管理、经营管理档案为重心的转变。 2、依法管理金融企业档案工作面临的新问题 目前，国内金融企业档案工作依法管理面临一些新问题，例如部分企业档案工作的开展经常依赖于有关领导的重视而非相关的法规制度，而企业管理层和员工档案法制意识较淡薄、档案行政管理部门对金融企业档案工作的依法管理体制不完善等，也造成了金融企业档案工作中目前存在着一些无法可依、有规难依、执法不严、监督乏力的现象。 因此，要实施对金融企业档案工作有效的宏观管理。首先，要逐步健全金融企业档案工作管理的规范体系，使金融企业档案工作有法可依、有章可循，从而实现各类金融企业档案管理的规范性和稳定性。其次，要深人开展档案普法教育。档案普法的对象不能仅限于档案工作人员，还应包括金融企业的董事、监事、法定代表人、中高层管理人员和各类专业人员。 最后，要加大档案执法力度，加强对金融企业档案工作的依法监督。针对目前企业档案工作等级管理已被取消的情况，档案行政管理部门应更多地转向法治手段，通过行政执法检查的法治手段来监管金融企业的档案工作，确保金融企业改制、改组、改革过程中企业档案工作的健康、稳步发展，尤其要推动金融企业建立适合现代企业制度的档案管理体制。 3、金融企业档案基础工作的新变革 随着我国金融企业档案的种类逐步增加、档案的内容更趋复杂、档案的载体更趋多样、档案的数量急剧增长等的变化，金融企业的档案基础工作必须进行新的变革。 (l)强化档案收集工作，提高收集的齐全完整 对金融企业而言，企业档案种类的增加、内容的复杂和载体的多样，必定会给档案收集工作增加不少压力，对此可采取以下改进措施:①转变收集重点。从内容方面看，收集范围的重点由以党政工团为主转向以经营管理和业务开展为主。从形式上看，重点由以纸质文件为主转向以纸质文件与电子文件并重。②完善收集制度。要及时制定和细化档案收集归档范围，要履行严格的归档材料交接手续，控制好交接环节上存在的隐患与风险。 (2)规范档案分类规则，科学确定保管期限，简化立卷整理方法#p#分页标题#e# 在档案鉴定分类和立卷整理过程中，大部分金融企业尚缺乏行业内或系统内统一规范的档案分类体系、档号编制规则和保管期限表体系，不利于今后档案垂直化、集约化、专业化和信息一体化管理;同时还存在档案分类中人为主观性较强、立卷整理方法繁琐、重复建档现象较严重等问题。因此，可考虑采取以下措施加以改进: ①建立健全统一规范的档案分类体系、档号编制规则和保管期限表体系。对于金融企业总公司(行)而言，要根据行业特点确定一个系统内至上而下、统一明确的档案分类方案和档号编制方案，解决以往各级分支机构因缺乏横向和上下级间的联系沟通而自定一套分类方案的问题。另一方面，为适应企业档案工作发展特点，应尽快对各类档案保管期限表和各级单位的保管期限表实施统一规划和修订，由小到大、由下至上地建立同一企业、同一行业和整个金融行业的保管期限表体系，使同一级别、同一类档案保管期限表保持一致，不同级别、不同种类的保管期限表不应重复，从整体上实施档案鉴定的标准化管理。 ②适时调整档案实体的分类和立卷整理方法。对于企业的文书档案，在运用了办公自动化管理系统后，同一年度的电子归档文件所对应的纸质文件分类就可采用“机构(问题)—责任者—形成时间顺序”的分类法，从而减轻在文件材料分类方面的人为主观性和不确定性;同时某些短期保管的电子文件不必还原为纸质文件，而直接进行电子文件逻辑归档即可。对于金融业务档案，按单笔业务项目结合办理顺序立卷是传统的整理方法，随着金融业务期限的拉长、以客户为中心的服务理念以及服务手段的现代化，按客户分类立卷逐渐成为较合理的方法。对于会计档案，鉴于越来越多的金融企业(主要是银行)采用综合柜员制，可按“经办部门(网点)—会计档案形式(凭证、帐册、报表、其它)”来作为分类整理的方法。 档案信息实现数字化管理的基础上，档案立卷工作将趋向简单化、规范化和自动化。简单化即指推广单份文件立卷形式，除文书档案外，对于金融业务档案也可视其产生的应归档材料的多少，来灵活确定立卷形式。对于已实施了缩微扫描处理的会计凭证，则可运用真空包装、加贴条形码的现代化手段。规范化是指档案材料卷内目录、检索工具的编制、打印等皆可由档案信息管理系统按预先设置的统一的样式、规格来完成，不再受到人工操作因素的影响，并可实现一次录人多次利用。自动化即指电子档案文件材料的排序编号工作可由档案信息管理系统自动完成，而后再将相关档号编制到对应的纸质文件材料上。 (3)优化档案库藏结构，提高保管效益和水平基于金融企业档案的发展趋势，金融企业档案的库藏结构也应发生一定的变化。 ①妥善解决“鉴而不销”的问题 “鉴而不销”的现象在金融企业普遍存在，但随着个人金融业务、中间业务迅速增长等因素，金融业务档案数量猛增，给库房容量带来不小压力。而让过期可销毁档案占据着档案库房空间，就是对库房资源的最大浪费。因此.开展档案鉴定销毁工作，解决“鉴而不销”的问题是每个金融企业都须抓紧进行的工作，这也是优化档案库存结构、提高档案保管效益的有效途径。 ②提高档案保管效益和水平 根据金融企业档案管理体制、企业档案产生状况以及档案管理信息化水平的不同，可分别采取不同的档案实体保管措施，达到以最小的成本实现档案实体安全、完整保管的效益目标。 首先，进一步细化档案的保管期限，对不同保管期限的档案可实施不同的科学保管方法，以降低档案的保管成本。对于其基层单位、营业网点产生的短期档案，其保管条件和要求可适当放低，其库房建设投人仅需满足短期保管需求(巧年以下)即可。同样对于将中长期保管的档案委托给社会中介机构实施专业化档案保管的企业来说，对由其自身保管的短期档案材料，保存在标准办公楼的改造库房内即可。其次，加强大规模档案库房的专业化管理。档案行政管理部门和企业总公司(行)的档案部门应加强对集约化档案保管工作方面的监督指导与执法检查，实施档案托管的企业应加强对社会中介机构的检查监督。同时，可考虑采用现代化技术辅助档案保管工作，如采用条形码技术来实施对档案实体接收、出人库和利用等工作的辅助管理，积极采用库房温湿度控制自动化系统等来实现对保管条件的自动控制等。
会计档案管理办法试题习题部分
一、选择题：
1.《会计档案管理办法》的施行时间是(1999年1月1日)。
2.《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可以(暂由会计机构保管一年)。
3.《会计档案管理办法》规定：会计档案的保管期限从何时算起(从所在会计年度终了后的第一天算起)。
4.财务会计管理活动中形成的文件材料，如计划、总结、法规、制度等文件材料，应当(执行文书档案管理规定)。
5.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当如何处理(由分立后的存续方统一保管)。
6.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当如何处理(由原单位保管)。
7.对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是(会计部门)。
8.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的(普遍性)。
9.会计档案的来源主要是(立档单位的会计机构或会计人员)。
10.会计档案的排列方法中，形式会计年度保管期限排列法适用范围是(每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位)。
11.会计凭证进行分开组卷的时间依据是(按月组卷)。
12.会计账簿的组卷过程中，跨年使用的固定资产账，需要何时立卷(归最后一年立卷)。
13.移交本单位档案机构保管的会计档案，需要拆封重新整理的，以下适当的做法是(档案机构会同会计机构和经办人员共同拆封整理)。
14.以会计核算组织机构为标准，对会计档案进行分类的方法是(会计机构分类法)。
二、判断题：
1.财务报告类会计档案具体包括：月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。()
2.采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案。()
3.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封。()
4.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。()
5.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。()
6.单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。()
7.各级人民政府财政部门不得参与会计档案工作的指导、监督和检查。()
8.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。()
9.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分。()
10.会计档案因专业性较强，其档号的编制不应纳入单位档案的整个编号系统。()
11.会计凭证组卷时需要填写凭证封面，如单位名称、起止时间、凭证编号、起止号码、页数、经办人、会计主管及档号等。()
12.会计移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册要永久保管。()
13.会计账簿组卷时，订本式账簿中的空白页需要拆除。()
14.实际操作中，会计档案分类方法往往是采用复式结构分类法，即将两种或两种以上的分类方法结合使用。()
15.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。()需要签署意见
16.总账、明细账和日记账是会计档案，固定资产卡片和辅助账簿不是会计档案。()
会计档案管理制度相关资料整理
第一条 会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各企业的主要档案之一。
第二条 按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。
第三条 会计档案的范围
1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。
其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。
3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。
4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。
第四条 会计档案的立卷和保管
1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。
2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。
3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。
4、档案部门对所保管的会计档案应建立会计档案保管清册由会计档案经管人负责登记。
5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。
6、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。
7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。
第五条 会计档案的调阅
1、本公司人员调阅会计档案，要经主管会计同意;外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信，并经会计主管或企业领导人批准;会计档案原件不得外借。
2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记簿，需要复印的要经本企业领导同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。
第六条 会计档案的销毁
1 我国司法行政档案管理的发展概况
我国的司法行政工作从20世纪80年代开始得到较为快速的发展。改革开放对司法行政工作的科学化及现代化起到了巨大的推动作用。从这一时期到现今，司法行政档案管理工作也顺着时代潮流，发生了天翻地覆的变化。从横向上来说，经过接近40年的发展，我国各司法行政单位的档案管理工作在软硬件设施、管理方式以及管理理念方面都得到了很大提升，管理工作实现了质的飞跃；从纵向上来说，全国各个省、市、地市、乡镇等的司法部门的档案管理工作的达标率大大提升，档案管理的相关制度和体系都较为规范，管理工作基本趋向于合理化和科学化。例如最新的《档案法》对档案的内涵、?M行档案工作的原则、档案机构及其职责、档案的利用和公布以及相关的法律责任等进行了明确规定，大大提高了档案管理工作的规范性，提高了依法治档的水平。
2 我国司法行政档案的类别
受到经济快速发展、文化日新月异、社会百花齐放的影响，我国司法行政档案的内容、类别以及数量等与以往相比，都发生了深刻变化。以司法行政档案的类别为例，按照时间标准来划分，我国司法行政档案的类别应该以1993年为分水岭，进行具体划分。
2.1 1993年以前
在1993年之前，我国的司法行政档案管理工作方面的规章制度都是由各省市根据自身的实际情况各自制定的，并没有在全国范围内形成一个统一的标准。因此各个地区的司法行政档案管理工作是各自为政，水平良莠不齐。而且由于没有一个全国统一标准的指导，各个地区所制定的档案管理制度存在诸多不合理之处，这对档案管理的科学化造成了不良影响。
2.2 1993年之后
1993年，我国司法部制定了《关于司法行政档案工作暂行规定》的文件，该文件对司法行政档案的涵义、管理人员的职责、司法部门在档案管理中所扮演的角色等都做出了明确规定。同时还对司法行政档案的类别也作出了说明。司法行政档案的类别主要包括三部分：文书档案、声像档案以及专业档案。其中专业档案的类别非常丰富，基本覆盖了司法行政工作所涉及的所有领域和行业，主要包括公证档案、财会档案、科技档案、教学档案、基建档案、律师业务档案、劳改罪犯和劳教人员档案等等。
2.3 目前我国司法行政档案类别的划分
就我国目前司法行政部门的具体状况来看，司法行政档案的类别较之以前有所增加。新增的类别主要包括实物档案和设备档案。而在已有的类别中，主要对业务档案的内容进行了完善和更新。业务档案的内容新增加的包括法律援助档案、社区矫正档案、司法鉴定档案、信访档案、戒毒管理档案以及司法外事档案等等。新增的这些档案类别都是根据现实社会所发生的变化而紧贴时代潮流增加的，基本能够弥补之前的类别存在的缺陷。
3 新视野下司法行政档案管理的措施
3.1 与时俱进，依法治档
依法治国是我国的基本国策之一。在整个社会主义法治建设进行的如火如荼的时刻，司法行政档案管理工作也应该与时俱进，紧贴时代潮流，向依法治档的方向迈进，这也是所有司法行政单位所应该共同遵循的基本原则之一。依法治档的实现可从两方面来进行：一是档案管理理念的法制化。具体来说，就是司法行政单位在进行档案管理时，改变以往的进行内部行政运行的模式，加大教育力度，贯彻依法治档的理念，将依法治档观念深入人心；二是档案管理行为的司法化。具体来说，就是要改变司法行政单位在档案管理方面的内部运行机制，将法律作为档案管理的唯一标准，保证档案管理工作在法律指导下展开。
3.2 利用现代信息技术开展司法行政档案管理工作
现代信息技术使得司法行政档案管理工作的模式发生了重大变化。高存储的计算机以及先进的扫描和拍照技术，改变了以往进行人力管理的落后方式，在资料录入、修改、查询、保存以及备份方面体现出无可比拟的优势。不但节省了传统存储方式所要耗费的空间，而且在查阅起来更加快捷方便，保存时效更长且能够实现备份，防止数据丢失。因此司法行政机关应引进先进的计算机技术和现代档案管理方式，将本单位特点与先进的档案管理软件相结合，提高档案管理的质量和效率。
3.3 不断强化司法行政机关档案管理人员的管理意识
只有具备强烈的档案管理意识，才能在实际工作中保证档案管理工作的效率。无论是在过去、现在还是将来，管理意识都是司法行政机关档案管理人员所必须具备的重要素养。因此司法行政机关应根据实际情况及具体需要，定期对档案管理人员进行相关管理意识的培训，培训内容包括诸如管理工作内容方面的更新、管理工作中的注意事项以及禁忌、管理人员所应具备的专业素养和职业素养等等。还可组织管理人员观看相应的纪录片，增强其责任感和管理意识。
3.4 不断对档案管理制度进行更新完善
管理制度是进行档案管理的重要依据。各司法行政单位应该在国家《档案法》的指导下，针对本单位的具体情况，制定相应的管理制度，以此对单位内部人员的行为进行约束和规范。在新形势下，司法行政单位对内部档案管理制度进行更新和完善的主要依据是社会上不断出现的新情况、新问题以及本单位内部的具体情况。只有如此，档案管理制度才能和本单位的实际档案管理工作以及其他法务工作更紧密的结合，从而实现二者之间的相辅相成和相互促进。
3.5 不断对司法行政档案管理的服务功能进行强化
档案管理工作的最终目的是为司法行政单位的其他事务服务，档案管理工作的本质是为人民服务，因此要不断对司法行政档案管理的服务功能进行强化。具体来说，司法行政单位在进行档案管理时，要以“记录历史、服务现实、着眼未来”为理念，将服务放在第一位，并不断对服务方式进行创新，对服务功能进行完善。从宏观层面上为依法治国和经济建设服务，在微观层面上为人民群众的生活问题服务。
档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。
现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。
一、对公司档案室现存档案进行了解
作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。
二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。
通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。
三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。
具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。
四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集
在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。
五、 档案管理办法试行、修改
在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。
1.城建档案收集范围
城建档案的范围主要包括以下几个方面：（1）城市测绘和地质勘查方面的档案；（2）城市规划（包括总体规划、详细规划、专业规划、工程规划等）方面的档案；（3）城市建设管理（包括规划管理、土地管理、房地产管理、市政公用设施管理、建设管理等）方面的档案；（4）工业、民用建筑工程（包括厂房、电站、矿山、办公楼、影剧院、教学楼、医院、疗养院、体育场馆、商店、饭店、银行、仓库、宿舍、住宅楼等）方面的档案；（5）市政、公用设施工程（包括道路、桥梁、涵洞、隧道、给水、排水、供热、供电、电讯、公共交通、绿化、园林、环境卫生等）方面的档案；（6）交通运输工程设施（包括铁路、公路等）方面的档案；（7）人民防空工程设施与城市建设有关方面的档案；（8）军事设施与城市建设有关的档案；（9）园林绿化、风景名胜、古建筑方面的档案；（10）水利、防洪工程方面的档案；（11）环境保护方面的档案；（12）城市建设科研、设计方面的档案；（13）其它与城市规划、建设和管理有关的档案。
2.城建档案收集方法
（1）利用法律手段进行收集。1996年7月通过的《中华人民共和国档案法》，1997年12月建设部颁发的《城市建设档案管理规定》和辽宁省城市建设档案馆管理规定实施后，城建档案的发展有了法律依据和保障，1997年建设部颁发《城建档案管理规定》，以立法的形式统一和规范了城建档案的工作，各地政府也制定了适合本地区实际的管理办法，各城建档案馆都制定了以城建档案的收集为主，包括保管、调阅、利用、库房管理、鉴定、销毁、统计等规章制度，只有走以法治档、管档的道路，才是加强城建档案的收集，丰富馆藏扩大利用，使档案工作取得发展的根本所在。（2）采取征集形式进行收集。城建档案馆，要按照城建档案的归档范围，征集散失在单位、部门和个人手中的城市建设档案、资料或零散技术文件材料。征集的形式一般有两种。一种是以普法公告的形式，向社会各界、有关单位和个人及其他城市发出征集城建档案资料的启示，说明征集城建档案资料的目的、范围、种类和办法，以取得有关方面的支持和协助进行索取；另一种是有目标的个别向储藏者直接征集。（3）通过协商办法进行收集。目前城建档案工作法规制度，对有些城建档案向城建档案馆移交问题尚无明确规定。对于这种情况，必须通过协商的办法进行收集城建档案。
二、城建档案的整理
1.城建档案的整理工作内容
城建档案整理工作，是在遵循城建档案的自然形成规律、保持城建文件之间的有机联系、方便保管和利用的基础上，对城建档案进行系统的整理和科学的编目。
2.城建档案整理工作的意义
城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节。（1）整理工作有利于维护和反应城市建设的历史原貌。（2）整理工作有利于加强城建档案的科学管理。（3）整理工作是城建档案提供利用的基础和前提条件。
3.城建档案的系统整理
随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。
1档案管理原则
医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。
2设备档案内容
2.1购置档案
医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。
2.2验收档案
医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。
2.3维修维护档案
据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：
（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。
（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。
3档案管理的模式
医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。
3.1档案分类管理模式
分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。
（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。
（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。
（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。
（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。
3.2档案集中管理模式
档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。
4讨论
档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。
5展望
档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：
一、工程质量监督档案类别及内容
（一）质量监督档案的主要内容。包括工程质量监督注册登记资料、工程监督工作方案及监督交底资料、工程质量监督工作记录资料、工程质量验收监督记录资料、工程质量监督报告、工程质量事故报告及相关资料、行政执法资料、需要保存的其他文件资料等。
（二）竣工验收备案档案主要内容。包括市政基础设施工程竣工验收备案表、工程施工许可证、工程质量评价资料、工程质量监督报告、相关机构认可文件、工程质量保障文件、法律法规要求的其他文件资料等。
二、分类整理方法
（一）类号的确定。将工程质量监督档案确定为专业档案，采用混合号码制方式确定类号，工程质量监督档案确定为“Z1”，竣工验收备案档案确定为“Z2”。
（二）分类方法的确定。工程质量监督档案围绕工程建设分阶段逐步自然积累，以工程项目为中心，对象明确，实体单一，联系密切，构成了一个有机的整体。档案资料有明确的内容，外部界限清晰，便于归类。基于上述特征，采取“性质―工程项目分类法”进行分类。
（三）档案号的确定。市政工程大多跨多年施工，以年度为单位整理难以完整反映工程建设全过程，在编制档案号时不以年度为限，直接以流水号顺序排列，采取“分类号+案卷顺序号”的方式编制档案号。
（四）档案保管期限的确定。工程质量监督档案是与工程质量密切相关的原始资料记录，是工程一旦发生质量问题、出现投诉后进行调查处理的重要依据，是监督机构和监督人员履职尽责的有效凭证，依据《建设工程文件归档整理规范》及《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》，确定保管期限为永久。
三、结合档案实际的特殊处理
（一）两类档案的对应。每项工程既有一套质量监督档案，又有一套竣工验收备案档案。为照顾其相互联系，在分类整理过程中，对两类档案分别确定类别号，但使用相同的案卷号。如此，通过工程名称按照案卷号查阅到质量监督档案后，同一案卷号对应该工程的竣工验收备案档案，反之亦然。
（二）工程建设周期的对应处理。利用流水号方式顺序编排案卷号，直接从档案号中无法反映档案的生成年度和工程建设周期。整理过程中，采用增加备注、编制专用检索工具的办法予以解决。首先在档案装具封面上标注质量监督注册登记号和竣工验收备案号，直接反映工程的开工建设时间和验收时间；其次是在编制检索目录时，在案卷号后备注对应工程的质量监督注册登记号和备案号，在检索工具中实?F一目了然。
（三）特殊档案的处理。市政工程情况复杂，有的工程完工后迟迟不办理竣工验收备案手续，造成质量监督档案已经形成，竣工验收备案档案无从整理。按照两类档案对应一致设置案卷号的原则，已形成的质量监督档案也难以编号整理。为解决上述问题，对单独形成的质量监督档案，采取类别号剔除阿拉伯数字只确定为“Z”，案卷号仍以流水号方式编排的方式加以整理，集中保管时归为临时档案，待对应的竣工验收备案档案形成后再重新编号整理。
四、相关工作体会
（一）根据档案实际合理分类。各地工程质量监督体制多样，质量监督机构承担的工作职责也不尽相同，有的监督站可能并不承担工程竣工验收备案的工作职责。在工程质量监督档案分类整理过程中，档案人员应从已有的档案资料出发，合理确定分类整理方法，保证档案资料得到妥善保管。
