一、农机监理业务档案管理工作现状
农机监理业务档案按照保管方式分为纸质档案和电子档案。按照业务种类分为农业机械档案和农机驾驶人档案。档案具体内容应当严格按照农业部“两个规定、两个规范”相关规定首存保管。内蒙古呼伦贝尔市自2008年在全市范围内开展业务规范化提升建设工作，经过十余年的努力全市农机监理业务规范化水平长足发展，取得实绩。目前呼伦贝尔市共有农业机械档案14.98万份，农机驾驶人档案13.13万份。全部实行网络信息化管理，信息化和规范化水平不断提高。但我们也看到，在档案管理规范化水平不断提高的同时，农机监理工作出现了很多新形势、新变化，导致基层工作仍然存在着很多不足和困难。
二、存在问题和困难
1.业务档案管理人员素养偏低、知识更新较慢
2018年新规定规范实施以来该市农机监理业务及档案管理工作移交旗市区（县级）农机监理机构，基层档案管理工作由此起步，档案管理人员多为业务人员兼职、档案知识匮乏。加之原有的档案管理标准不断提升，档案管理形式和内容逐渐复杂，特别是实现数字化平台管理以来，很多原有档案管理人员知识老化，不能有效掌握和推进农机档案管理数字化发展，亟待知识更新和本领提高。
2.档案管理设施不足、装备落后
基层农机监理业务机构存在“重业务、轻档案管理”的思想，认为档案管理工作无足轻重、“难见成绩”，导致档案管理工作资金、装备投入不足，档案管理设备陈旧、条件简陋，不足以达到档案管理标准化要求。实现业务档案管理数字化平台管理以后，由于缺少电子档案所需的设备，对电子档案安全造成一定隐患，同时造成档案管理数字化平台不能充分发挥效能。
3.存在业务档案不规范情况
农机监理业务办理过程中，存在未达到相关要求，以致业务档案出现瑕疵、缺漏，虽然数量较少，但严重影响后期档案使用中的效率，甚至造成严重的错误。
三、解决办法和建议
1.加强监理业务规范化，推进档案管理建设工作
严格按照农业部“两个规定、两个规范”的要求建立、收存、管理档案资料，坚决杜绝监理业务办理过程中资料缺失、手续不全等现象造成的原始档案资料不规范。要以农机监理业务高度规范化确保档案管理资料完整、合规。各级农机监理业务部门，特别是基层农机监理业务机构，要充分重视农机监理业务档案管理工作对农机监理工作的基础和重要作用。将档案管理工作与业务工作相结合，使业务档案管理工作“前置化”，以档案管理的高标准要求反推农机监理业务规范化工作提升，以档案管理工作的高标准要求催生农机监理部门责任落实和业务规范“内动力”，进而提升农机安全监管整体水平。
2.提升档案管理人员素质
对档案管理人员进行档案管理知识、数字化管理知识和业务知识的培训，全面提升档案管理人员特别是基层人员综合素养，培养一批业务素质过硬、技术本领高超，具有高度责任感的农机监理档案管理专门人才。对业务档案管理工作开展常态化考评，建立工作机制，对档案管理工作实行责任制管理。
3.提高档案管理硬件设备水平
完成好农机监理业务档案管理工作，装备设施是基础支撑。需要按照档案管理标准配备充足的档案管理设备并及时更新，为电子档案提供相应的设备、软件支撑，在确保电子档案安全性的基础上，充分发挥其使用价值，实现便捷、准确、安全的资源共享。
1新形势下档案管理工作面临的一些问题
1.1档案管理体系缺乏，重视度不够
随着经济社会的迅速发展，各单位的管理制度不断完善并逐步发挥管理效能，然而在档案管理工作上，完善的管理体系缺乏，尚未形成一套与时俱进、能够充分引领档案创新发展的体系，使得档案工作人员出现不规范操作，档案资料落实随意化。同时各单位、各行业普遍存在的轻档案管理、重经济效益思想，导致在档案管理投入上严重不足，资源配置明显制约受阻，工作人员责任意识不强，进取意识不够，使得档案没有根据新形势更新创新管理，过多沿用传统模式，使得档案管理工作规范化进程受到延缓。
1.2档案管理措施落后，信息化不强
当前计算机技术、信息技术、网络技术迅速发展，对社会及工作影响越来越紧密，同时应用先进技术加强档案信息与实体管理，也是新形势下的趋势与要求。然而当前在技术与档案管理结合方面依旧严重不足，没有建立档案网络管理平台，档案管理信息化水平严重滞后，主要依靠的还是纸制、手工登记方式，使得档案完整性、准确性难得到有效管控，对于提高档案利用及档案管理工作效率深受影响，没有形成档案与信息技术的良性融合发展关系。
1.3档案管理人员偏弱，资质力不高
对于档案管理工作，多数人觉得管理难度不大，还停留在档案管理即是对信息资料进行整理、归纳、保管，不太需要专业人员进行规范化管理，这种简单的思想认识使得档案管理成效出现较大的偏差，降低了档案管理人员从业门槛，档案管理人员素质不高，能力不够，管理能力参差不齐，对于档案管理工作的认识也较为表面、浅显，在执行档案管理目标，落实档案工作规范化方面出现不得力，甚至导致发生了一些不良后果。新形势下要做好档案管理工作的规范化、高效有序运转，管理人员方面存在的问题需要特别重视，切实解决。
2新形势下档案管理工作的规范化措施
2.1建立健全档案管理工作规章制度
档案管理工作实现规范化目标的基本前提是需要完善的档案管理工作规章制度，档案管理工作体系健全，权责清晰明确。健全的规章制度可以有效约束指导档案管理工作，明确档案管理工作员岗位职责与工作任务，并按照制度要求推动管理水平上升。在档案管理工作具体规章制度完善中，要制订与本单位档案管理实情与目标相匹配的规章制度，具有可操作性和实效性，能够切实保障档案管理工作规范化实施，让档案制度不是一纸空中楼阁，而是真正落地生根，使制度在推进档案规范建设上的价值得以体现。
2.2做强做优档案管理新技术措施手段
新形势下，社会发展节奏日益加快，仅仅依靠传统的管理技术措施，则很难达到档案管理规范化较为理想的管理水平，尤其在面临差异较大、种类众多、形状不一的纸制文件资料上，规范化的管理难度较大，旧式的人工管理可能花费了巨量的精力，投入效果却不能达到。此时，需要在档案管理工作中切实引进电子、信息化等新型技术手段，加强计算机在档案管理中的功能应用，为档案规范化管理插上便捷的翅膀。新技术在档案管理工作中应用既是机遇，又是重大挑战，要将现代化技术在档案管理工作中做强做优，发挥实效，需要档案工作人员多加努力，不断加强了解新型档案管理工作要求与问题，切实掌握信息化技能，实现档案管理与信息技术相融合，摸索构建符合自身管理发展需要的档案信息管理系统，使现代技术在档案管理中的优势最佳发挥。同时在现代信息技术介入档案管理时，要特别注重安全防范，高度重视档案的保密性与规范性，防止档案因现代工具运用不到位出现泄漏或丢失。因此，要同步做好加密系统管理建设，定期检查维护电子档案管理系统，完善档案电子签证系统登陆功能，深度保障档案安全。
2.3全面提升档案管理工作人员素质水平
在新形势下，档案管理工作人员是档案工作规范化推进的主要责任主体，也是档案规范化管理的直接责任人，其专业素质能力高低直接关系到档案规范化成果的优劣。因此，需要切实、有效、全面提升档案管理工作人员的素质水平，奠定档案管理工作人员基础。一方面要严格把关档案管理工作的招聘，考察其对档案管理的理解与基本档案技能要求掌握情况，保障录用人员具有档案管理要求的相应专业能力与心理素质、敬业精神等；另一方面要组织定期培训，促使档案工作人员技能持续提升，尤其各种新型技术手段更新变化快、管理方式更加多样化的今天，要切实制订档案工作人员学习计划，及时予以培训指导帮助，增强其实际档案管理能力，以更好胜任档案规划化管理工作。
3结束语
档案信息管理对每一个企事业单位发展都至关重要，档案管理工作看似简单实则不易，要在新形势下切实做好档案管理工作的规范化，需要从档案管理工作的规章制度、新技术手段、工作人员素质水平上下工夫，以深入增强档案管理的工作效率与质量。
引用：
[1]杨巍巍.试论如何促进新形势下档案管理工作的规范化[J].中国校外教育旬刊,2015(7):33-33.
关键词：机关档案；工作规范化；管理措施
1引言
在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。
2机关档案工作规范化管理的作用与意义
档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。
3提高机关档案工作规范化管理的科学途径
3.1完善现代机关单位档案的管理体制
从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。
3.2科学分类资源，完善检索体系
首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。
3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式
档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。
4结语
随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。
作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局
参考文献
[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).
[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).
关键词：档案；管理；规范化；新形势
档案管理工作并不是可有可无的工作，它有着极为重要的作用，所以在做档案的管理时要与时俱进，随时更新，利用科学化的管理方法来规范档案工作，对单位的建设与发展起到一定的助力作用，也能够进一步适应社会的需要，对社会的发展有着较为积极的作用。每个单位都需要有管理部门，对其档案进行系统的优化管理，这对一个单位的发展和进步将会有着极为重要的影响。如果能够将档案管理工作做好，那么不但能够节约人员开销、降低成本，对整个工作而言又具有着事半功倍的效果。因此，档案工作者要根据现实情况，与时俱进，不断学习丰富自身的职业素养，扩充自己的知识面，立足于将工作进一步完善与优化。此外，对这项工作的责任感也是非常重要的，要积极努力地投身于工作当中，从而创造出经济价值和社会效益，使其管理工作逐步走向科学化、规范化的道路。
1 全新认识档案管理工作的重要意义
想要将档案管理工作做好，首先需要档案管理者具有较高的责任意识以及工作的责任心。对档案管理工作还要有全新的认识，这样才能进一步将工作不断完善。将这项工作做好，对整个单位发展而言有着非常重要的意义。档案管理工作有着承上启下的作用，它不但是对现有工作的总结还是对历史工作的归纳，具有书写历史真实面貌的重要意义，并且它对衡量人员工作质量和工作效率而言，也有着不可替代的作用。档案管理工作规范化是当前工作发展的需要，也是一个单位放眼未来，规划未来的重要依据。通过档案的记载，能够明确单位的工作现状，可以发现其存在的诸多不足，加以改正，这对工作的进一步开展有着不可替代的作用。对企业而言，档案管理工作不但能够给经营者和决策者一定的理论依据，还可以为企业与多放的发展奠定一定的基础。当前社会竞争已趋向白日化，要从根本上使工作得到进一步改善，则需要不断创新意识、创新思维，从而使工作与时俱进，不断进步与发展。
2 强力防御档案管理工作的边缘化
科学技术日新月异的今天，社会的发展之快也超出了人们的想象。信息技术得到了广泛普及，这也给人们的生活带来了便利。档案工作是一个传统性的工作，也伴随着人们生活的节奏加快，渐渐被遗忘和淡化，它的重要性已经被不知不觉地被忽略。这也给很多人带来了错误的思维，认为档案管理工作已经不再重要。一些档案管理人员自身的职业素养不够高，这也是他们对这项工作的认识不够造成的。工作过于敷衍，业务素质较低，这也给档案管理工作带来了一定的弊端。一旦这种现象没有被及时遏制，不断扩展，势必会对档案管理带来巨大的不利影响。因此，要想将档案管理工作进一步优化，则需要扭转其错误的认识，改变管理的模式，利用科学的方法防止档案管理工作的边缘化。
3 切实加强依法管理档案的工作力度
3.1 依法管理，建章立制
档案管理工作法制化非常重要，这也是做好档案管理工作的基础，同时为实现档案管理工作科学规范化有着进一步的保障，因此要依法治档，实现档案管理制度化。随着科学技术的迅猛发展，档案管理的载体也在发生着翻天覆地的变化，从传统的工具逐步转变为当前现代化信息化的设备，所以，要适应当前的情况，档案管理工作不断更新才能追赶上时展的潮流，这样也才能推进其工作的发展。档案管理工作人员要有高度的责任感，紧迫的竞争意识，并且在工作多方面要学会不断完善与自我提高，依照规范化的规章制度来展开工作，因地制宜，科学灵活，使整个工作发挥出更高的社会作用。
3.2 求实创新，与时俱进
随着时代的发展，科学技术发展的速度越来越快，而当今社会也成为了信息化的社会，计算机网络技术已经普及了人们的日常生活，同时也给人们的生活带来了诸多便利。档案管理工作也要紧跟时代的发展，不断适应新的技术，将自身工作得以创新与优化，在丰富专业知识的同时还要使工作效率得到提高。要进一步将计算机的管理优势发挥出来，将基础的、原始的工作从人的手工操作脱离出来，充分利用计算机的优势，这样能够提高工作的效率。虽然信息化给档案管理工作减轻了负担，缩短了工作时间，但是它却存在着一些安全隐患，因此要将文件进一步安全化规范化，还需要有电子文件安全管理制度来进一步完善档案的管理。可以在电子文件管理系统的操作上进行一定的加密设计，从而提高安全度。比如，电子签章、口令管理、指纹识别等等。这样对文件的安全性有了明显的提升。
3.3 科学规范，提高效能
合理有效的档案运用对把握经济活动的基本规律和发展方向具有很强的借鉴意义，加强档案管理工作的根本目的在于为社会和国家的经济建设服务。档案自身价值能够得以实现往往是通过档案利用来表现出来的。所以，想要将自身价值表现充分，那么将档案的开发和利用这块做好非常重要。在当前信息社会，资源往往能够得到共享，因此有效开发档案资源，并将信息不断共享非常必要。这也是接下来进一步发展的趋势。档案管理人员需要将档案的收集、整理、鉴定的等工作完善，在此之后还需要做好相应的保管工作。切合实际的快捷的检索工具，还需要参考每个单位的不同特点来制定，从而满足工作的需求。保管好档案十分重要，而对一些特殊的档案可以给使用者复印件，不可将原件随便外借。在做好对档案的保管之后，还需要将库房的基础设施建设工作做好，这样一来，就从里外都对档案管理的安全性有了一定程度上的保证。社会在不断进步，人们的生活也在每天发生着变化，对于每项工作而言找出新的途径与方法，与时俱进，增加其社会效益，才能最终促进工作的进一步发展与壮大。
4 结束语
科学技术日新月异，社会经济在不断发展。而人们的生活每天都在不断变化，如何提升自身能力，将工作进一步做好非常关键。将先进的科学规范用于档案管理工作中，不但能够提升管理部T对这项工作本身的工作效率，还间接的对社会的发展，经济的进步产生不小的助力。实现档案管理的规范化、科学化，从而做到与时俱进，开创档案管理的新局面，将会是未来发展的方向和动力。
参考文献
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一、村级档案管理工作的现状及问题分析
（一）档案管理工作机制虽已基本形成，但档案意识还有待提高
根据国家关于加强农村档案管理工作的指示精神，各地陆续开展了村级规范化建档工作。各级政府纷纷制发了指导意见和实施方案，成立了各级农村档案工作领导小组，基本形成了层层有人负责、级级有人落实的良好工作机制，为村级档案规范化管理工作的顺利开展奠定了基础。然而，在经济社会飞速发展的今天，各级领导主要精力都在搞好招商引资、促进经济发展、提高人民生活水平上，对于村级档案管理这一基础性工作重视程度不够，村级档案管理工作面临边缘化的危机。同时，多数村干部和村民对《档案法》等相关法律法规知之甚少，没能把档案管理工作摆在应有的高度，觉得“档案不能当钱花，也不能当饭吃”；缺乏主动利用档案发展经济、维护自身权益的意识；缺乏及时归档意识，导致有价值的档案资料大量流失，即便侥幸存留下来的，也不能有效地为新农村建设服务。
（二）部分村档案管理设施建设得到了改善，但仍有相当一部分村不具备安全保管条件
近几年，随着农村经济建设和脱贫致富脚步的加快，部分地区、部分村级办公场所和管理设施得到了进一步改善，配置档案橱柜、电脑等硬件设施，有条件的村专门设置了档案室，为档案安全保管提供了保障。但受经济条件的制约，部分地区、部分村还是一室多用，甚至是一橱多用，根本不具备档案安全保管的基本条件。一部分村将历年工作活动中形成的档案随意乱放，有的用报纸包，有的用纸箱、蛇皮袋装，还有的零乱、分散地保管在历任村干部家里，没有进行系统整理，久而久之，造成档案破损、发霉的现象很常见，并且随着村两委班子成员的频繁更换，许多有价值的材料也随之丢失。
（三）部分村实现了档案数字化，但村级档案规范化管理整体水平不高
近年来，各地区积极贯彻落实国家关于加强农村档案管理工作的意见，创新工作方法，探索工作模式，取得了一定的工作业绩，部分村实现了档案数字化，实现了实体与电脑的双轨查询、检索，管理水平明显提高。但是，纵观全国各地，由于经济发展不平衡，档案管理工作水平也相差甚远。特别是，个别村平时不注意形成档案，造成日后遇事无档可查，档案工作近乎一片空白。如：有些村干部在调解民事纠纷时，经调解协商，当事双方虽已达成协议，但由于未形成档案材料，事后有些村民还会将此项问题翻出来要求解决，给镇、村两级组织的工作造成了严重负担。个别村缺少相应的管理制度和管理办法，只注重收集，不注重归档。有的地方虽已归档，但缺乏科学的检索工具，没有贯彻落实上级档案部门的文件精神，管理制度和管理办法形同虚设。此外，各部门缺乏协调，对村级档案提出了不同的分类方法，没有形成统一的归档标准，造成村级档案员盲目地服从，做了很多重复性工作，加重了档案员的工作负担。
（四）档案的利用率逐年升高，专业管理人员严重缺乏
随着国家对“三农”的重视和投入，以及各项民生工程的落实，合同、协议、土地台账、会议记录、常住人口登记表等档案资料经常成为处理实际问题的关键凭证，村级档案在保障村民合法权益、维护村民团结和社会稳定等方面发挥了重要作用，村级档案的利用率逐年上升趋势。然而，专业管理人员的缺乏，严重制约着档案事业的发展。目前，县级档案行政管理部门人员大多在10人左右，甚至10人以下，还要同时承担“局”和“馆”两种职能，工作任务重，经费不充足，监管不到位，很大程度上影响了村级档案工作的开展；各乡镇档案工作主要由党政办分管，近年来，党政办人员身兼数职，且调整频繁，掌握档案业务知识的人几乎没有，更谈不到对村级档案管理工作的指导了；在众多的行政村中，档案员大多为村文书兼职，而且年龄普遍偏大，档案知识薄弱，业务素质低，档案虽有人管但不懂得如何管，难以适应新时期农村档案工作的需要，少数村级档案员虽是年轻人，但更换频繁，缺乏必要的档案业务知识，档案管理水平亟待提高。
二、推动新时期村级档案规范化管理的对策和建议
（一）强化宣传，营造氛围，切实增强全民档案意识
一是丰富宣传形式，加大《档案法》等相关法律法规的宣传力度，增强广大农民，特别是乡镇领导、村干部的档案意识和法制观念，自觉遵守、践行《档案法》，逐步把村级档案工作引向法制化管理轨道。二是善于抓住载体，在配合和服务中提高工作质量，拓宽服务领域，创新工作思路、方法，在“文明生态村”、“项目建设重点村”、“基层建设年示范村”、“幸福乡村”“美丽乡村”“精准脱贫村”等重点村带头开展村级档案规范化管理工作，并总结经验做法，制定出科学的工作方案，全面推进新农村档案管理工作。三是依法监督管理，建立村级档案管理网络，县级监督乡镇，乡镇监督行政村，维护档案管理秩序，建议有条件的建立村级档案室，无条件的实行村档乡代管，使档案工作真正步入法制化、规范化轨道。
（二）部门配合，协调联动，稳步推进档案管理工作
一是档案行政管理部门要积极争取涉农部门及上级领导支持，建立协调联动的长效机制。将村级档案管理工作纳入到建设社会主义新农村工作的统一部署中，切实解决档案工作所涉及的人员、经费、库房、装具等问题，从人力、物力、财力上对档案工作给予支持和保证，使村级档案管理工作逐年有所进步，逐年有所提高。二是档案行政管理部门、涉农主管部门、各乡镇、街道办要加强联系、密切配合，加强对村级档案管理工作的检查督导，一级抓一级，一级促一级，形成齐抓共管、协调联动的局面，促进村级档案工作有效开展。三是将村级档案管理纳入乡镇、村的年度考核目标，领导要经常检查和调度，落实奖惩，强化村级档案管理长效机制，使档案工作真正成为社会主义新农村建设的助推器。
（三）统一标准，完善制度，加强村级档案规范化管理
一是建立健全文件材料归档、档案保管、档案利用等村级档案管理制度。二是制定符合村级档案工作实际的业务建设规范，各部门、各乡镇的档案工作制度、规范标准必须服从档案行政管理专业要求，统一档案分类、保管期限、收集范围、安全设施、档案装具、检索工具、利用登记等业务标准。三是明确村级档案管理人员的岗位职责，确保归档及时、整理规范、保管安全，有效利用，为强化村级档案管理提供有力保障。
（四）注重实效，服务“三农”，开发利用村级档案资源
一是建立农民需求档案，确保新农村建设进程中形成的新民居、新农合、低保、农保、土地确权登记等热点、难点和焦点问题的档案及时收集，齐全归档。二是努力将村级档案室建成农民致富的信息中心和农民爱国主义教育的基地，将“死档案”变成“活思想”。三是编制检索工具，使广大干部和村民方便了解室藏，准确及时地提供利用，拓宽村民致富的思路和途径。四是鼓励有条件的行政村开发现有室藏档案，编写《村史》、《大事记》、《基础数字汇编》等编研材料，丰富村史文化，留给后人查考利用。五是对经济条件好的村提出现代化管理和利用的要求，鼓励提出超前的做法，使档案管理有效地为新农村建设服务。
（五）加强培训，提升能力，建设高素质档案干部队伍
关键词:保险;档案;管理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1006－0049－(2016)11－0242－01
社会保险档案的管理是一项复杂的工作，它关系到每一个与保险有关的人，千千万万的个人保险构成了整个社会庞大的保险信息库，只有保险档案管理工作做到规范有序，分类整齐，才能在个体信息查找时快速准确的提取出来，有条不紊地解决问题，由此可见，建立健全一个规范化、系统化的保险档案管理系统是非常有必要的。
一、现在保险档案管理中的不足之处
(一)档案意识淡薄
很多单位都不重视档案管理，只把重心放在业务工作上，认为档案管理不能带来收益，因此不愿意在这方面投入过多的人力物力，招聘一些没有专业知识的员工来管理档案，在基础设施的配备上更是不会投资更多的资金，这就使得档案管理杂乱无章，没有明确系统的保存目录，随意保存，容易丢失，虽然整理保存时很容易，但是对这些档案进行管理就非常困难，查找时更是麻烦，降低了保险单位的工作效率。
(二)档案管理制度不完善
很多社会保险档案管理部门都不能完全贯彻落实国家档案管理规定，因为没有人意识到档案管理工作的重要性，也没有人强制其执行，再加上社会保险档案管理制度不健全，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，［1］各个单位之间没有统一的标准，执行困难，这也是现在保险档案管理的又一大问题。
二、加强档案工作的管理措施
(一)提高档案管理的意识
深刻认识到档案管理的重要性，树立保险档案意识，保险档案从形成到使用再到归档，在其“一生”中发挥着不同的作用，档案管理就是充分发挥档案在归档后的作用，是对以往工作的记录，是对日后工作的指导，这样才能够积累经验，寻找不足，及时调整，对档案工作的提升有很大意义。
(二)引进专业人才和基础设施
顺应现代社会的要求，档案管理应该进行信息化处理，这就需要保险事业管理单位加大投入，招聘有专业知识的人才，精通档案管理知识，熟悉《档案法》，懂得计算机技术;另外引进先进的基础设施，这样专业人员才能发挥最大的价值，建立健全该事业单位的保险管理体系，目录详细，条理清晰，便于保存和查找，节省时间，提高工作效率。
(三)加强对档案工作者的管理
档案工作者要有不断学习、不断进步的意识，更新自己的知识存储，向最先进、最有创意的档案管理单位学习，激发潜能，发掘价值，努力使自己成为单位需要的复合型人才。保险事业管理单位也应该定期组织培训，请有成绩、有权威的人来单位做讲座，向档案工作者传授知识，树立榜样，使他们意识到自己身上的责任，意识到广阔的上升空间，增加工作人员前进的动力。此外，还可以建立奖惩制度，激励档案工作者向更加优秀的方向发展，多劳多得，创造更大的价值。
(四)完善档案管理制度
社会保险档案管理要向着规范化、数字化、信息化的方向发展，充分利用现在的计算机网络带来的便利，建立保险档案数据库，对保险的各种数据进行整合，系统地传到该数据库中，实现资源共享、自助查询，方便人民的使用，也减轻了档案工作者的工作量。与此同时，还要规范对纸质档案的管理，避免纸质档案的损坏、丢失，按照时间和类别分类存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善处理。当然，保险档案纸质资料也不能一直存放，需要定期对这些档案进行查看，除保单送达回执档案保存期限为2年外，其他业务档案白保险合同终止之日起，原则上至少要保存10年才可销毁。［2］在这一过程中要严格遵守销毁流程，对保险档案进行逐一核查，确定其已经没有效力，再由专门人员签字，统一进行销毁，以此减少档案管理工作者的工作量。
(五)组织力量，不断创新
现代化的档案管理方式是适应时展潮流的趋势，保险档案的管理也要与时俱进、不断创新，根据自身单位的规模与需求，利用计算机网络体系对保险档案进行搜集、整理、存档，创建保存和查找的桥梁，创新理念，保证工作质量。
三、对保险档案管理工作未来的展望
(一)执行依法治档
《档案法》是具有权威性的档案立法，档案工作人员应该以此为出发点，监督、指导、检查档案的前期控制。［3］在未来的工作中，严格执行《档案法》，对保险档案管理工作给予合理的法律权限，增强档案管理的法律意识，提高工作人员的政治、文化及业务修养，对有违法、失职等问题的工作人员追究法律责任或行政处分，从而实现档案管理工作的高效、公正。
(二)开发运用档案
对保险档案进行搜集整理是最基本的一步，之后要对分类后的档案做分析和预测，成为有参考价值的信息资源，为日后的工作积累经验。此外，创建更加便捷的查找咨询方式，比如通过电脑版、手机版的保险档案管理体系向广大人民群众开放，人们可以随时随地查询自己的保险信息，服务人民，提高社会效益。
四、结论
随着社会的快速发展，系统的、数字化的保险档案管理才能满足信息化时代的要求，要促进社会保险档案管理体系的完善，要从以下几个方面进行优化:领导者应重视档案管理，投入资金，引进专业人才和基础设施，加强对档案工作者的管理，定期组织讲座，不断完善保险档案管理制度。此外，要推进依法治档的执行，开发运用档案，发掘其内在价值。
［参考文献］
［1］邓青松，王洛平，武鸣城，孙志浩，李东平，周海嚒，刘世豪，黄宗正．完善社会保险档案管理促进保险事业发展．建筑工程技术设计，2015(26)．
［2］马为民，李文泉，黄宗正，郑冬英，黎文卓，董存红，刘世豪．浅谈新时期保险业务档案管理———河南省今州县张北村社会保险管理思路与情况案例分析．山东档案，2014(4):51－53．
一、加强分类管理，使之科学化
加强分类管理，要严格按照2006年12月18日国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案保管期限表》等作为归档的基本遵循。院团委应配合档案管理科，提出意见，制定好《档案保管期限表》，明确保管为永久、30年、10年期限的标准。一般来说，可将团建档案分为三类：
（1）基本组织类：包括医院共青团组织历史沿革，团组织设置的请示、批复文件，团组织换届的请示、批复文件，团组织架构图，团委书记、副书记、团委委员任职及分工的批复文件，团支部换届相关文件、团干部队伍名册及团员名册，团费收缴明细，团员个人情况、团委启用的印信、信笺等。
（2）基本活动类：包括团员政治理论学习思想教育及学习资料，“五四”纪念活动，团日活动，“3.5”学雷锋纪念活动，创先争优活动，“我们的节日”系列活动、“12.5”志愿服务活动，团干部培训活动，表彰奖励活动，争创“青年文明号、手”活动，“最美青工”评选表彰活动等。
（3）基本制度类。包括团建工作的各项规章制度、运行机制及督导执行情况的反馈记录等，如团委工作职责、团委书记职责、团委学习制度、团委推荐团员作党的发展对象工作细则、团委公示制、团委例会制、团委扩大会制度、青年志愿者服务工作管理制度、青年志愿者服务工作机制、团费收缴及管理制度、首问责任制、服务承诺制、限时办结制、信息管理安全制度、应急处突机制等。
二、加强组织领导，使之常态化
加强领导，当好后勤，搞好保障是做好一切工作的基础。共青团档案是医院文书档案的重要组成部分，团建档案工作的完成事关整个医院档案管理的水平，青年工作也关乎医院未来的发展。因此，医院要把共青团档案纳入重要议事日程，采取有力措施，不断提高管理水平。
（1）加强制度建设。制定并完善团建档案整理制度、团建档案收集制度、团建档案保管制度、团建档案利用制度、团建档案移交制度等，使档案管理工作有章可循、有规可行，更加制度化、规范化。同时，要建立奖惩制度。医院档案管理科每半年或每年对团建档案进行一次考核，不断提高团建档案工作的质量和管理水平，调动和激发工作人员的主动性、积极性和创造性。
（2）加大培训力度。团建档案需要系统、丰富的团的理论知识和较高的政策理论水平，必须牢固掌握团章、团史、团的会议精神以及党的路线方针政策、群团工作知识。必须坚持定期进行培训，加强继续教育和学习交流，不断更新档案学科的知识，建立兼职档案员队伍，调动和激发各团支部团干部的积极性，打造一支符合医院工作实际和队伍特点的高素质、复合型管理队伍。
（3）层层落实责任。成立共青团档案管理工作领导小组，分管共青团工作的院领导任组长，统筹推进团组织档案管理工作。团委书记是团建档案管理的第一责任人，团委兼职档案员狠抓落实。团委办公室要切实完成好医院共青团的文件收集和整理工作，并对团支部材料归集工作给予指导。
三、加强统一管理，使之规范化
档案资料的来源比较广泛而分散，而利用却要求实行统一管理。因此，原则上将共青团档案归入医院的年度文书档案管理体系，进行集中统一收集、整理和归档，避免出现团建档案流散于一线科室或团支部。团委办公室和档案科应加大管理力度，对各科室、团支部进行有效的指导、监督和控制，促使其按时、按质、按量对相关材料进行上交。对于以往团建档案分别在各科室保管的情况，有必要对历年来形成的团建档案进行一次全面、集中清理，查缺补漏，在整理规范、齐全后统一移交档案科，以此也将丰富档案科馆藏内容。对于团组织档案应做出明确制度要求：即最迟每年年中前，必须将上一年度形成的团建档案资料进行收集整理、分类组卷、规范装订、整理后移交档案科集中统一保管。对于团员个人的档案，原则上实行“一人一档”的办法，由各团支部先归集，再由团委负责组袋归档。要根据团员发展、流动、奖惩等情况，及时、全面、准确地对档案内容予以补充，并按时、按质归入个人人事档案。档案科应设立党建、团建档案专架，按照党建工作和团建工作顺序进行排列，使医院团建档案实现专门化和规范化管理，同时档案科应统一规范档案装具，做到一类一盒。
我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
二、重新组合案卷
将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。
三、注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
五、实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。
六、提高人员素质
