【论文摘要】 在商务交际中英语书信的格式、结构和写作原则都是有固定的原则可循的，不能任意变更。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的高职生必备的技能之一。 【论文关键词】 商务英语书信 格式 结构 随着各国之间贸易交流的加深， 尤其是在我国加入WTO后，国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式，商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼，空洞无物;有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误，这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生，以及从事对外贸易的工作者来说，熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用，是不可或缺的一项技能。 一、商务英文书信的格式 一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。 二、商务英文书信的结构 不论传统的缩头式，还是现代的齐头式，一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中，每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，是不能随意互换的。 1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况，包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸，以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。 2.案号和日期。 案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。 3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，在英文书信中要使用敬语，在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的，美语用Gentlemen(复数形式)，英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号，美国式用分号。 4.信文。信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。 5.结尾敬语。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes，kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。 6.写信人签名或签署。签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。 7.注意事项。注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文 以上中间。 8.事由、标题。事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。9.经办人代号和附件。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure，Enclosures，Encl.Enc等。 10.抄送。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。 11.附言。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件，这可能会影响到你的信誉。 总之，当书写商务英语书信的时候，必须谨记:选定一种格式，坚持使用，不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。 参考文献： 戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报(社会科学版); 2001年03期;68～70 吴鑫雁:商务英文函电主要写作技巧[J];辽宁财专学报;2002年01期;65～66 黄山:试论商务英语写作中语言的风格[J];上海商业职业技术学院学报;2003年02期;23～25
关键词 信封书写 邮政历史 文化差异
中图分类号：H315 文献标识码：A
0 引言
中英文信封书写格式有很大的差异。中文信封先写收信人地址，从国家、省、市、城区、街道、门牌号，最后才写收信的人的姓名。而英文信封先写收信的人，然后才是门牌号、街道、城区、市、省、国家。两种信封写法前后顺序刚好相反。有学者认为这种格局反映了中西方思维方式的差异：中国人考虑问题习惯于从大到小，由远及近，而西方人则反之；正是这种思维的差异导致了中西方信封书写上的不同格局。（张业菊，2006）笔者对这种文化角度的解释不能认同。特从英汉语言角度和中西邮政史角度提出不同的看法，以活跃学坛。
1 英汉语言习惯
英汉信封书写格式的不同并不是由所谓“中国人考虑问题是从大到小，由远及近；而西方人考虑问题是从小到大，由近到远”的思维模式不同引起的。因为这种思维模式二元对立的命题很难成立。在现实中，中国人考虑问题从小到大，由近及远的例子俯拾即是。反之亦然，西方人也不尽是思考问题从小到大，从近到远。那么，中西方信封格式为何有这种差异呢，笔者认为这应从英汉两种语言的语法特点的层面做出解释。
汉语和英语在书写中最大的不同在于修饰语位置的不同。这种差异，反映在信封的书写上，就形成了在英汉信封书写格局的不同。在英语里，短小的修饰语一般放在被修饰名词的前面。如：President Barack Obama. 但是，如果修饰成分稍长，则往往采用所有格，同位语或定语从句的形式，将修饰部分后置。比如，英语常用of构成表示无生命的名词的所有格，其词序和汉语习惯正相反。如：the gate of our school， 或the windows of the house。其中被修饰的在前，修饰语在后。在某些固定搭配中，形容词作定语也常常后置，比如：“Secretary General（秘书长，总干事）”。 英语表示“坐在我身旁的姑娘是我表妹”这句话，将姑娘一词放在前边，然后具体说明是怎样的姑娘，形成“The girl sitting by my side is my cousin.”这样的句式。英语 “The young man has read all kinds of books，ancient and modern，Chinese and foreign.”这句话中，古、今、中、外用来修饰“书”时都放在所修饰语之后。 此外，还常用which 引导的定语从句后置来修饰或定义名词事物。“这是要搬进城里的一家人”这句汉语，在英语可以这样表达：“This is the family which is planning to move to the city.” 英语修饰语后置是英语不同于汉语的一大特色。只要有需要界定的词汇，概念，事物出现，都可以把修饰语放在后边。这种特色使得英语在表达上较之汉语有一定的优势。一句话出来能够边写，边思考，边修饰。这样句子可以写的很长，甚至一直写下去。在汉语里，古汉语中有些定语后置的情况，现代汉语一般都将修饰语放置在所修饰名词之前。因此在写作上，下笔前头脑中要对词汇进行更多的排序，然后下笔。如果修饰语与被修饰事物之间只是两个词汇，这种排序并不费劲，但是在修饰语多的情况下，排序绝对成了必要。比如，要对“菩萨”一词进行修饰，要给他加一些头衔。汉语的正常语序是“南无大慈大悲救苦救难广大灵感观世音菩萨”。又如，明代正德皇帝好武，将国家大事视为儿戏， 自封为“总督军务威武大将军总兵官太师镇国公朱寿”。以上英汉举例，说明了英汉两种语言的修饰语和被修饰语之间的语序关系特点。
写信封地址无论中西其实本不存在思维上“从大到小”或“从小到大”的思维方式问题。中西方信封写法的差异其实源于两种语言语序习惯的不同。设令中西二人同写两信，而信封封面上只能写一个字或词。那么这个字或词肯定都是收信人的名字。此时，无论中西方，思维中心肯定都是那个收件人。实际情况正是如此。我们看到的一些中外私递的旧信封，封面上就都只有名字。这种情况说明，书写信封时，无论中外，大家都是想着收件人。 但是当收信人的名字和地址同时出现在信封上时，就出现了差别。这个差别是语言语法上的差别引起的。西方人在表示曼哈顿的约翰时，一般会使用所有格标志 of 联结二者，表示所属。因而会写成“John of Manhattan” 如果，加上城市名则成了“John of Manhattan （of） New York ”很明显，这种看起来从小到大的排序，实在是取决于语法规则。 而中国人处理地名和人名同时出现时，会写绍兴鲁迅。这也是固定的语言习惯。因此，西方信封上书写格式可以理解为： Name（of） House name（of） Street name（of） City name（of） State name（of） Country. 在这个书写格式里，邻近的名词之间是所属关系，但在信封上表示时，为了节省空间，通常去掉了所有格的标志符号 “ of ”。
2 文化与历史
中西方的邮政发展历史上一些文化因素曾促成信封书写格局的形成。就中国信封书写来看，它的确给人以特别重视地址的印象。这种情况的形成可以从下面的情况得到解释。中国早在秦汉时期就建立了统一的驿递制度和地名体系。其时，中国幅员辽阔，控制地域覆盖36郡，后又增至46郡，郡下又有乡里组织，形成数以万计的地名。可以想象，不论公函私信，在这么大的版图中传递，正确的地名地址书写是何等的重要啊。虽然，秦汉时期还没有现代信封，但不管公私信件用什么样的信函传递，地名是非写清楚不可的。
相比之下，英国 17世纪才有了官方控制的邮路建设，而范围不出英伦诸岛。美国在18世纪后期才开始了东海岸的邮路的使用（Day， 2007）。不管是英国或是美国，邮递机构在早期都不开展投递业务，邮件只在邮局之间传递，再由收件人前往邮局查看领取。因此，对于早期的西方民众来说，通信的具体街道地址意义不大，而收信人的名字则较为重要。因而有了中国人重地址，西洋人重名字的表面现象。
无论中西方，信件封面上的地址姓名都有个从简单随意到复杂规范的书写演变过程。这个演变过程与邮政发展的历史息息相关。首先，制作信封材料的价格对信封封面的写法有影响，但这种影响与书写顺序无关，而与信封地址书写详略有系。英国和美国早期写信并不使用信封，主要原因是纸张昂贵。人们通常只是写完信后，把信纸折叠起来进行蜡封，利用背面的空白来书写邮寄对方的信息。邮资以邮递的距离和信件的重量来计算。因此，为节省费用，信件尽量少用纸。 1775年，美国建国之初的政治家萨缪尔·亚当（Samuel Adams）从波士顿向费城发了一封信，价格为22美分。这封信就没有信封，由一页信纸折叠而成。因为此时使用信封，意味着多付一页纸的邮费，当时只有极少数富人能够支付的起。信封的使用当在1838年前后，当时，英国曾进行过信封设计大赛。有一种“Mulready”信封曾赢得过奖。这种“四角折叠，会于中心，然后蜡封的新式信封”是现代信封的原始样式。其时，英国邮政当局，决定生产邮资付纥信封，通过邮局发售。当时虽然是一种创新，但是，也获得不少民众批评。一般英国民众认为这种发明史愚蠢的。美国历史记载，1843年 皮埃森先生曾在自己的作坊里，用带刀模具切纸，进行手工信封制作。不久，各种信封制作机相继发明，终于使信封的价格下跌，大大促进了人们使用信封的习惯。当然，从简单的信纸背面书写，到信封封面书写是个不小的飞跃。在这一转变中，信封的书写有了较大的空间。（Benjamin， 2002）
其次，对信封书写习惯影响最大的应该属住址投递制度的改变。1863年以前，付费信函邮递都是邮局之间进行，民众到邮局取信件。在这种情况下，信封的门牌号码，街道地址并不重要，重要的是落地邮局信息。而邮局信息也常常只是个邮局的代号。因此，信封上可以不写对方具体地址，而只写对方邮局编号。1863以后，美国推行城市住址免费投递制度，对信封的街道，门牌号码的细节提出了要求。到 1880年 美国有 104个城市实行免费投递，到1900年则升到 796个城市。 1896年，乡村也开始实行住址投递，先在西佛吉尼亚的三个邮局试行，当时覆盖29各州的44条邮路。到1902年，乡村住址投递遂成定局。到了1930年城市乡村到处都有了“方便的路边信箱。”（Benjamin， 2002）
此外，邮递价格的下降对信封的使用有积极意义。西方邮政部门在19世纪中期曾努力降低邮寄费用。1845年前 高昂的邮费价格抑制着一般的通信使用信封。以美国为例，1799-1815美国东部邮路上报纸的邮费为2美分以下，而信件的邮寄价格却按邮程远近每页信纸在6～25美分之间。邮资的多少和信件的大小，重量和邮寄距离都有关系。1840，年从巴尔的摩到纽约的一封信邮资为18.5美分。其时，一个劳动力的日收入为 72美分，一封信占去日薪的4分之一。美国 1845年国会立法大大降低了通信费用。由过去五等距离计算变为两等距离计算。巴尔的摩到纽约的邮资降至 5 分。1863年，价格又有降低，距离因素取消，统一按重量收费。信封的机器制作，邮寄费用的价格降低和住址投递的实行鼓励了人们使用信封，并且将信封的地址延至街道和门牌号码。（John， 2008）
总之，信封的书写格局的形成和邮政历史发展事件关系密切，却与思维方式很难挂上钩。
3 技术与教育
中国人和西方人书写信封的格式的形成，还可归因于现代邮政体系的暗示、引导和规范。现代邮寄制度产生以前，人们在信封上或多或少可以看到写信人个体意志的表现，个性化的信封时有所见。比如，宋代进士李逊一时遭难，寄了个空信封，委托名士刘元普照顾家人，信封上写：“辱弟李逊书呈洛阳恩兄刘元普亲拆。”刘元普本不认识李逊，接到空信封后，揣摩再三，有所领悟，于是承担起照顾李逊家人的责任。又比如，从民国期间的私人信件上看，地址和人名是写给不同的人看的。其中地址是给邮差看的，而名字则是给收信人看的。不少信封上写着：捎，交，面交，烦致，烦交，拜托等字样，且信封没有邮戳，说明信件是通过私人或信使等传递。这样的信件往往能看到保留的个性文化痕迹。
清代和民国时期，我国民众识字率低，有一种代人写信的职业。这些专业写信人对信封的书写极为讲究。这时期的信封，有时双面书写。根据书信人与收信人之间的地位不同，需要用不同等级的敬语或谦语。于是信封写得文雅古朴，成为信封史上的佳话。西方信封早期也能见到代表个人意志的文化痕迹。比如火漆封印的使用，欧洲就很有讲究。棕色漆为赴宴请贴，红色漆为官方文件，白色漆为婚嫁喜庆，黑色漆为丧事讣讯等。
自从现代邮政业务展开以来，无论中西（下转第253页）（上接第242页）方，都出现一个趋势，即写信人对如何写信封的主观意志体现的越来越少，而邮政系统为实现现代标准化服务，越来越多地干预信封的书写格式。为了以最有效的方式处理和投递邮件，现代欧美国家邮政机构都规定了信件地址书写标准要求民众遵守。
邮政机构推行标准化信封书写的措施之一是利用信封上的提示文字指导信封书写。写信人地址写在何处，收信人地址写在何处，一一均有注明。其次，利用出版物进行宣传。各国邮政部门都在邮局里张贴或悬挂信封书写标准提示。这种做法逐渐统一了人们书写信封的格式。不仅如此，英语国家邮政机构重视邮政知识的普及，并且非常重视对民众和儿童的邮政知识教育，以致小学生都要学习信封书写方法（Aibel-weiss， 1994）。
此外，各国邮政部门，一直致力于邮政信件分拣机械化，信件电脑识别和邮政智能化。对信封格式的书写提出了更高的要求。比如，加拿大邮政机构希望书写信封时不使用标点符号，包括缩写语后边的逗号。在表示乡村道路（RD）和郊区服务缩写（SS）语前，不使用数码符号# ，只用空格隔开等等。信封封面的每一个字母都提倡大写，包括回信地址。最后形成这样的格式。
如：BRIAN HUNTER SYLVIA BURTON
RR 3 PO BOX 1234
FREDERICTON NB E3A 1H9 NEWCASTLE NB E1V 2V5
在邮政机构的强势干预下，信封的书写逐渐摆脱了对个人意志的反映。信封书写中的文化因素越来越为技术因素所取代。写信人越来越多地服从机器对信件的要求，而个人的主体意识越来越少地表现在信封上。写信者如何写信封强烈地受到邮政体系的约束和规范。
4 结语
以上对英汉语言习惯和邮政历史的回顾清楚地表明，中西方信封书写的差异渊源已久。书写顺序相反的差异主要是由汉英两种语言语法结构引起。而在漫长的邮政发展史上，信纸的价格，信封的发明，邮寄价格的降低，住址免费投递，机械分拣，电脑识别技术的需要，以及邮政知识普及教育等，都对信封的写法产生过影响。很显然，没有证据表明，中西方信封写法的差别反映了中西方民族“从大到小，从远到近”或者相反的思维习惯。
江苏省无锡市锡山职业教育中心校 校立项目
参考文献
[1] 张业菊.从中英文信封格式看中西方思维方式[J].湖南行政学院学报（双月刊），2006（6）总第42 期：82-83.
[2] 刘广生等.中国古代邮驿史[M].北京：人民邮电出版社，1999.
[3] 马楚坚.中国古代邮驿[M].北京：商务印书馆，1997.
[4] 臧嶸.中国古代驿站与邮传[M].北京：商务印书馆，1997.
[5] Aibel-weiss， Wendy. Post pack for elementary school students[Z].National Post Museum， Smithsonian Institution，1994.
[6] Benjamin，Maynard H.The History of Envelopes：1840-1900[Z].Envelope Manufacturers Association，2002.
英文书信通常由下列五个部门构成:
信头包罗写信人地点和写信日期,通常写在信笺的右上角。在比力熟识的朋侪之间的通讯,写信人的地点常可略去。本课的信头就只写了写信日期,而没有写信人的地点。日期通常有下列两种定法:
(a)月、日、年:如August 一五, 二零零__
(b)日、月、年:如一五th august, 二零零__
地点的写法通常是由小到大,如:门牌号、街道名、市(县)名、省名、国名(邮政编码通常写在都会名之后)。这同中文书信的地点写法完全相反。地点可以写一~三行,日期写在地点的下方(见信笺款式)。
地点的写法通常是由小到大,如:门牌号、街道名、市(县)名、省名、国名(邮政编码通常写在都会名之后)。这同中文书信的地点写法完全相反。地点可以写一~三行,日期写在地点的下方(见信笺款式)。
B 称谓(Salutation)英语作文写信格式
称谓指写信人对收信人的称谓,如Dear Xiaojun,写在信头的下方和信笺的右边。称谓一样平常用Dear…或My dear…扫尾,称谓后一样平常用逗号。
地点要由小到大。
b.朋侪间的信函无需加上写信人地点和收信人地点。
c.称谓语用Dear+姓(正式),Dear+名(朋侪间)。十分任意的函件可直呼其名。
d.末端语或竣事语可凭据现实环境用:
Looking forward to hearing from you.
Looking forward to seeing you.
(With)best wishes/regards!
All the best!
Good Luck!
Give my best wishes/regards to……!
e.题名也分正式与非正式两种:英语作文写信格式
正式:“Yours sincerely,”、“Yours faithfully, ”或“Sincerely yours,”、“Faithfully yours. ”
非正式,朋侪间等:“Love, ”大概“Yours ever, ”
第二节 书面表达（满分25分）
假定你是李华，请你给笔友peter写封信，告诉他你叔叔李明将去他所在城市开会，带去他想要的那幅中国画，同事询问他是否可以接机。信中还需说明：
李明：高个子，戴眼镜
航班号：CA985
到达：8月6日上午11:30
注意：1.词数100左右；
2.可以适当增加细节，以使行文连贯；
3.开头语和结束语已为你写好。
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You letter came to me this morning.
I have received your letter of July the 20th.
I’m writing to you about the lecture to be given next Monday.
I’m writing to ask if you can come next week.
How time flies! It’s three months since I saw you last.
Thank you for your letter.
In reply to your letter about (the exhibition this year).
Let me tell you that…
2、信件结尾常用语
Please remember me to your whole family.
Give my best regards (wishes) to your mother.
Best wishes.
With love.
Wish you a pleasant journey.
Wish you success. Wish you the best of health. (luck)
Looking forward to your next visit to China.
Looking forward to the pleasure of meeting you.
假设你叫王明，昨天收到了笔友David的e-mail，得知他不久要到北京来学习中文。他想了解如何学好中文。请你用英文给他回复一封e-mail，介绍学习中文的体会和方法，提出你的建议，以及表达你帮助他学好中文的愿望。
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Dear David,
I'm glad you'll come to Beijing to learn Chinese. Chinese is very useful, and many foreigners are learning it now. It's difficult for you because it's quite different from English. You have to remember as many Chinese words as possible. It's also important to do some reading and writing. You can watch TV and listen to the radio to practise your listening. Do your best to talk with people in Chinese. You can learn Chinese not only from books but also from people around you. If you have any questions, please ask me. I'm sure you'll learn Chinese well.
Hope to see you soon in Beijing.
商贸英文书信在我国又称为外贸书信，它是指外贸公司(企业)及其人员在对外贸易活动中，与涉外企业及其人员之间相互往来的以商贸交往为内容的各种英文信件。广义上的商贸英文书信还包括电报、电传、明信片以及各种商务报告书、广告词等。商贸英文书信是外贸交往的重要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。
与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的不同。因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分。
2.外贸信函的分类
外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。
3.外贸信函的结构
(1)信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是(美国式)：
THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp
101 Wall Street，
NEW YORK 5.N.Y.，
U. S. via air mail
Mr.Liming，
No 363，Renmin Road，
Chong Qing，630000
China
这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：
630000
中国重庆人民路363号： 贴 邮票
李 明 先生 收
美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄
由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址(这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。)，在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收(寄)信人的姓名(名称)，第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。
(2)信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址(与信封上写法一样)，再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：
例一：
［关键词］英汉；书信；委婉语；比较
［中图分类号］H313 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）1-0161-03
1 引 言
作为人类社会中普遍存在的一种语言现象,委婉语是用语言来调剂人际关系的一个重要手段。由于具有较强的说服力,拥有很好的修饰效果,委婉语的应用遍及社会生活的各个层次、各个角落,备受人们喜爱。随着全球化的发展和英语的普及,英语委婉语已成为委婉语文化中不可割舍的一部分。因此,针对人们在中英文书信交流中委婉语的使用情况进行的研究也成为语言学研究中的一个重要课题。
2 委婉语
《朗文当代英语辞典》给委婉语下的定义是：“为避免让人感到震惊或不适而用一个温和的词代替一个直接表达的词。”委婉语是一种不明说、能使人感到愉快的或含糊的说法,代替具有令人不悦的含义或不够尊敬的表达方法(邓炎昌,刘润清,1988)。陈望道先生这样界定“委婉”：“说话时不直白本意,只用委曲含蓄的话来烘托暗示的,名叫婉转辞。”(2006)综合以上有关委婉语的定义,我们认为：委婉语就是人们在语言交际中,用一种令人愉快的、委婉有礼的、听起来顺耳的词语来取代令人不快的、粗鲁无礼的、听起来刺耳的词语。委婉语是因社会需要而产生的一种语言现象,具有可接受性、间接性、民族性、时代性等特征；它具有积极的作用,深深地扎根于各种语言环境中,为社会各阶层所广泛使用。
3 委婉语在英汉书信中的使用和区别
从委婉语的定义可以看出,委婉语的使用主要是为了人们能更好地进行交际活动,使对方感到说话人的友善和礼让。在言语交际中使用了委婉语,能使对方觉得你在“礼”上做得周到。作为两种截然不同的语言,汉语与英语在来源和使用上存在着一定的差异,同样地,这两种语言在书信中的不同部分对委婉语的使用也存在着差异。
3.1 称呼语(Salutation)
称呼语是书信中对收信人的称谓,置于收信人名称之前,应冠以尊称；在名字之下,则看写信人与收信人的关系采用适当的称谓。
3.1.1 汉语书信中的称呼语
汉语书信的称呼语由三个部分组成,分别是：称谓(关系词)、提称(提称语、敬辞)和启事语(启事敬辞)。称谓表示写信者与收信者的关系,提称表示提醒收者查阅的含义,并表明了双方关系的亲密程度,启事语则是陈述事情的发语词。其具体构成如表1所示。
从汉语书信的写作实践看,称呼语中的某一两个部分常常有所省略。但是,在一些特定的情况下,为了表示对他人的尊重,则会使用完整的称呼语。例如子女写信给父母其称谓、提称、启事语为“父母亲大人膝下,敬禀者：”；给老师写信为“××× 教授台鉴,敬陈者：”等。
3.1.2 英文书信中的称呼语
英文书信中的称呼语在形式上要远多于中文书信。
一般情况下,Mr.(Mister)用于无职衔的男子,Messrs(Mr.的复数形式)用于两个以上的男人或两个以上的男人组成的公司或团体,Mrs.（Mistress)用于已婚女子,Miss用于未婚女子,Misses(Miss的复数)用于复数未婚女子,Dr.(Doctor)用于博士,Pro.(Professor)用于大学教授,Ms.用于女士通称。商业称呼上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)两种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。
(1)在不知道收信人姓名的情况下,有以下几种称呼方式：
Dear Sir,(to a man if the name is unknown)；
Dear Madam,(to a woman whose name is unknown)；
Dear Sir/Madam,(to cover both sexes)。
(2)在知道收信人姓名的情况下,有以下几种称呼方式：
Dear Mr.Green,(for a man)；
Dear Mrs.Brown,(for a married woman)；
Dear Miss Jones,(for a single woman)；
Dear Ms Todd,(Ms does not reveal the marital status of a woman)。
在亲属、亲友的信中常看到“My dear,”、“My darling,”这样的称呼语。对父母、兄弟、姐妹等可称呼为“My dear mother/father/ sister/brother或 Dear Tom等；亲戚、朋友、同学可称呼为My dear auntie/cousin,Dear Mr.Jackson,Dear Sir；公司、工厂、学校等可称呼为Dear Sirs/ Gentlemen,etc.
3.1.3 英汉书信称呼语中委婉语使用的比较
首先,和英语书信相比,汉语书信称呼语中的委婉语在使用上更显多样化。英语书信中,称呼语前使用的敬语是通用的“Dear”一词,表示“亲爱的”；在汉语书信中,称呼语前的敬语要视情况而定：如果收信人是长辈、前辈,则通常在其前加上“敬爱的”；如果收信人是朋友、姐妹等同辈,则通常在前面加上“亲爱的”；如果收信人是上级、同事、组织等,则通常在前面加上“尊敬的”。
其次,相对于不同身份和年龄的收信人,英汉书信称呼语中的委婉语在使用上有不同的讲究。英语书信中针对收信人的不同身份、年龄在称呼语的使用上有着严格的规定；而在汉语书信中,称呼语的委婉使用则远没有英语书信严格。在汉语书信中,对男性通称为“先生”,对女性通称为“女士”、“小姐”,而对年龄也没有特别要求,无论是小孩、少年，还是老人。
此外,英汉书信称呼语中委婉语的使用也体现了中西方文化的不同之处。汉文化注重等级观念,对于上级、领导,人们谨言慎行,唯恐不敬,大多不敢直呼其名,而冠以职位,如某某处长、某某经理。而西方文化则崇尚人人平等,喜欢与人平等相处,所以下级可以直呼经理名字,儿子可以直呼父亲名字。
3.2 正文(Body of a Letter)
在书信正文中,人们所表达尊敬和礼貌的委婉之词主要在开头语中体现出来。开头语又称“寒暄语”、“开头应酬语”、“起语”。它表示思念、颂扬或是谢意及问候,能为正文写作提供情感铺垫,避免唐突,以收到理想的交际效果。汉语书信的开头语比英语书信开头语要复杂,形式也更具多样化。
一般而言,汉语书信中常用的问候有两种形式――“你好” 问候式和传统问候式。
“你好”这一形式主要用于年长对年幼(如父母对儿女)、兄弟姐妹和朋友之间的问候。而“您好”却只能作为对长者或上级的问候语,表示写信人对收信人的尊敬。
问候语的第二种形式是传统问候语,如 “近好”、“见信好”、“见信如面”和“见信愉快”等这是一种正式和传统的问候语,从字面上传达写信人对收信人的一种期待或愿望(如：愉快、知情)(曹湘洪,2007：173)。
与汉语书信的开头语相比,英语书信的开头语比较简单,只是以一两句话寒暄,相当于汉语中“敬君者”、“接读某月某日来信,一切知悉”等的应酬话,来表示思念、颂扬、谢意或问候。常用的开头语有：I beg to take this opportunity to inform you that ...,I have the honor to address you that...,I thank you very much for your letter of May 20th ...,Your letter of May 20th has been received with thanks等。
3.3 结尾敬语(The Complimentary Close)
结尾敬语是含恭敬口吻的语言,显示一种分寸。通过敬语表现尊敬的态度,可以使收信人与写信人的身份、关系更为清楚,使人际关系更圆滑。写信时要依据对象、书信内容以及场合的不同而选择不同的结尾敬语。
结尾敬语是在结束语之后讲祝福颂扬的话。它包括两部分：一是敬语,如“专此”、“肃此”等；二是问候语,如“即颂 春祺”、“敬请 台安”、“恭请 金安”等。结尾敬语是表达对收信人由衷的祝愿,使之平和愉悦。普通的信则多用“祝你健康”、“此致”、“敬礼”之类的话,祝愿的话因人、因具体情况而选择适当的词(万奇,2008：48)。
在英语书信中,收信人身份不同,也会导致结尾敬语的变化。如：写给家人、亲戚,可用Your loving grandfather,Lovingly yours,Lovingly等；写给熟人、朋友,用Yours cordially,Yours affectionately等；业务信函则用Truly yours（Yours truly),Faithfully yours（Yours faithfully)等；对上级、长辈则用Yours obediently（Obediently yours),Yours respectfully（Respectfully yours) 等。
作为一种对收信人表示尊敬的语言手段,结尾敬语在英文书信和汉语书信中都有使用。虽然同样是出于尊敬和礼貌的目的,但在使用上也存在着一定的差异。第一,汉语书信结尾敬语在形式上要比英语书信结尾敬语复杂。汉语书信的结尾敬语包括敬语和问候语两部分,而英语书信中使用的只有“Yours sincerely”。第二,汉语书信结尾敬语在含义上要远比英语书信中的结尾敬语丰富。汉语书信的结尾敬语既有致敬的含义,又包含了祝愿的意味；英语书信的结尾则仅仅简单表明写信人对收信人的尊敬之意。第三,尽管敬语要选用怎样的字句,通常由作者自行决定,但英语书信的结尾敬词和称呼语之间有较强的相关性和一致性,若称呼语使用的是正式用语,则结尾敬语也相应地采用正式用语而不是一些半正式或非正式用语。相对比这一点,汉语书信则显得随意些,形式上不如英语书信严谨。
3.4 信末署名
署名就是在书信的结尾写上写信人的姓名,向收信人说明身份,表示对这封信的内容负责。
在汉语书信中,署名应与收信人的称谓保持一致,又称“署名敬礼”、“落款”,是书信必不可少的部分。署名的构成如表2所示。
在英语书信中,只需在结尾敬语后直接署上写信人的姓名,职务、职称可打在名字的下面；若是写给亲朋好友,就不必写上职务、职称。相比而言,英语书信署名比汉语署名要简单的多,无须再加上谦称、称谓等表示等级的名词,体现了外国人平等、自由、真诚的个性。
4 结束语
由于不同的国家、不同的民族自然环境、社会环境、生活方式、价值观念不同,所以各种语言又有各自的特点,中国与西方不同的社会文化必然也会在委婉语中有所反映(李桂媛,2004：50)。作为两种各自独立存在的语言系统,英语和汉语之间在书信各部分中的委婉语使用上存在着很大的差异。作为英语学习者,在日常交流和学习中,只有对书信中英汉语言使用的异同有一定的了解,才能恰当地书写书信,以避免不必要的尴尬。
参考文献:
［1］陈望道.修辞学发凡［M］.上海：上海教育出版社,2006.
［2］曹湘洪.汉语私人书信开头段使用策略研究［J］.河南师范大学学报(哲学社会科学版),2007,34(6)：173.
［3］邓炎昌,刘润清.语言与文化［M］.北京：外语教学与研究出版社,1988:291.
［4］刘寅齐.委婉语：特点、构造及应用［J］.外语与外语教学,2000(8):36.
［5］李桂媛.英汉禁忌语及委婉语探讨［J］.天津外国语学院学报,2004(3)：50.
