1．1等级医院档案管理工作各级管理人员重视不够
在医院建设中，各级管理人员大多关注医疗技术的提高，对档案工作的重要性没有足够的重视，也没有对档案管理提出具体的计划和要求。主要体现在:一是不注意保存，由于部门档案是各自保存，分散管理，没有及时整理归档，更谈不上利用;二是部分管理人员缺乏档案管理的基本常识;三是不善于合理利用，一些部门把档案资料作为科室甚至是个人的资料，据为己有，甚至发生人离开原岗位资料就带走了的现象，使得档案资料的利用没有得到最大化。
1．2等级医院档案管理人员专业素质不强
档案管理是一项面广量大的工作，工作枯燥但对责任心的要求还特别高。目前医院档案管理人员突出表现为专业知识老化、知识面狭窄、知识结构不合理等。部分医院领导将档案工作简单地理解为把文件材料收集起来，装订一下，认为什么人都能干得好，忽视档案管理工作者也需要一定的专业知识，需要建章立制，依法保管与利用，更需要借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平。因而致使许多档案管理人员属于兼职且调动频繁，也影响了档案管理工作人员的积极性，最终影响了档案管理的工作质量。
1．3医院档案管理信息化程度不高
目前档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低，传统的档案利用方式已不适应档案用户和档案信息加工的需要，虽然许多医疗单位也已经开始尝试使用电子档案，但由于在软件设计与开发过程中档案管理者参与较少，导致软件开发者不能将档案管理的专业要求很好地实现，产生了信息输入困难、信息归类不严谨、搜索结果错误等问题。以我院为例，由于上级档案部门提供的档案管理软件与本单位信息中心数据库不兼容，经常发生操作困难的现象，为防止数据丢失，只能手工登记与电脑数据录入并用，确实增加了档案管理员的工作负担。
2等级医院档案管理上等达标的途径
2．1重在平时全力加强医院档案管理建设
一是建立健全医院档案管理制度。医院档案由于内容广泛，专业性强，保管要求及保密性高等原因，所以必须建立一套行之有效的管理制度，并不断地加以完善，特别是要重视建立和完善档案材料的收集、登记制度，实现动态管理和考核制度，一旦发现缺失遗漏，应及时查补，确保档案的完整性。二是开展医院档案管理技术培训。我院明确档案管理专职人员，安排参加档案行政主管部门举办的档案业务知识培训，满足实际工作需要，并组织了各个职能处室的档案管理人员到档案工作先进单位参观学习，学习他们先进的管理模式和操作流程。为了更好地做好档案工作，医院还专门请档案局的老师来院进行培训，按照评审新规定自查，发现了缺乏日常资料系统的收集和整理、计划和制度与实际工作脱节，以及发现问题后缺乏改进措施等，针对问题及时整改。并将先进的档案管理方法运用到医院的档案管理工作中去，取得了良好的效果。三是加强医院档案硬件和软件设施建设。在硬件方面，配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，改善档案室环境，阅档室、工作室、库房分开，是目前医院档案管理迫切需要解决的问题。医院领导加大档案工作的资金投入，规划了新的档案室，切实做到“三室分开”、达到“八防”要求，并按照星级标准要求，建立院史档案馆。在软件方面，医院信息处设立档案工作专用服务器，开展档案数据库建设，引进专业档案管理软件，进行在线归档与管理，在内部局域网和OA办公系统中建立管理模块，实现网上检索、查阅等功能。在医院网站开设档案管理网页，建立档案管理、档案时讯、档案常识、陈列馆史料和档案论坛等栏目。
2．2以评促优全面提高医院档案管理水平
一是知晓等级医院评审查阅的档案内容。根据评审要求，评审专家以查看近3年的医院管理和医疗质量的档案资料为主线，结合现场检查、操作考试等途径进行全方位评审。内容涉及医院管理的各个方面，每1类又细化为几十项专项指标，比如医疗安全、核定床位、人员配比、人才建设、院务公开、满意度调查、信息管理等等，从制度、法规的制定到执行落实情况，从最原始记录到汇编，无一不纳入评审内容。评审中，各个资料组成员根据要求提供原始档案，如:行政组要提供组织机构图、医疗执业许可证、科室架构图、医院办公会记录、医院规章制度、总值班流程、行政查房记录、各类委员会记录等;医疗组要提供病案管理、输血、院感、药事、护理、医疗安全等相关委员会工作记录、质量控制的有关业务报表、病床使用情况、病床周转情况、手术分级、药品收入比例以及新技术新项目技术档案、重点专科建设、科研课题及成果、病历书写、病历管理、三基培训、急会诊及抢救记录等资料。医院档案管理人员必须做到心中有数。二是完善等级医院评审所需的档案资料。一是严格按照《三级综合医院评审标准实施细则》的要求，做好各类原始资料的收集整理工作，以往的档案更加侧重于医院大事记、人员档案、年度报表等。通过等级评审工作，将医疗质量管理、专科医师培训等专题也作为档案工作的重要内容。二是科学有效地收集整理，分门别类地利用好各类档案资料，做好各类台账资料备查。等级医院评审涉及部分指标是医院日常的工作，但却并不在原有的归档范围之列，如门诊预约诊疗、与基层医疗机构合作开展预约转诊服务、医院有法律法规培训计划、课程安排、职能部门对临床科室的监管资料、医疗救治的制度流程、各类委员会的记录、纪要、后勤部门消防演练记录等等都是以往归档中没有的项目，应该及时纳入归档范围，使医院的档案不仅完整而且丰富。三是建立等级医院评审专用的档案系列。在迎检中，我院按照原卫生部、原省卫生厅等级医院评审的新标准，重新梳理医院质量管理组织架构，建立了医疗、护理质量管理和持续改进实施方案及配套制度、考核标准、考核办法、质量指标等，同时对标准中提及的重点科室、重点部门、关键环节，如医疗技术、临床路径、单病种管理、手术管理、急诊、麻醉、重症医学科、输血、感染管理等方面，均给予重点关注，按照标准重新建章立制，再造流程，并按照PDCA循环，反复督查新建制度的可操作性及规范性。2013年，我院在三甲复核评审中共准备了629卷档案资料，其中医务处182卷，护理部60卷，院感处34卷，院办25卷，等等，这些完整齐备的档案资料，全面细致地反映了医院医疗、管理等部门的真实情况，得到了评审专家的一致好评。
3进一步加强档案管理的几点思考
等级医院评审是对医院整体实力的一次综合评定，要真正做到“以评促改，以评促建，以评促优”的目的，必须进一步提高档案管理的认识，完善医院的档案管理制度，使医院档案工作更趋制度化、规范化和科学化。
3．1理念先行提高档案管理全员化认识
等级医院评审对医院档案工作提出了一个区别于传统档案管理的新要求，档案工作不再仅仅局限于办公室、人事处、病案室、财务处等几个部门，它对各个职能处室都提出了要求，通过这次等级医院评审，虽然彰显了档案工作在医院管理中的重要性，但也暴露了各部门档案收集意识的薄弱，很多部门在评审资料准备阶段才发现许多原始资料如会议记录、演练记录等不完全，工作都做了但是什么记录都没有，既没有留计划、签到、讲课内容，也没有留影像记录等，许多第一手资料就这么缺失了。所以，在今后的工作中，医院除了要加强组织领导，还要强化档案工作重要性的宣传，努力营造档案工作人人重视和参与的氛围。
3．2建章立制确保档案管理机制化运行
在医院评审中将PDCA模式应用于医院自我评价工作中，其流程是:
(1)P(P1an)———计划。医院要组建以院长为一把手、科室主任为成员的医院评审委员会，精读标准，掌握标准，制定各个科室的迎评方案，即做什么，什么时间做，怎么做，谁来做，做到什么程度等都要计划明确，并形成制度。
(2)D(D0)———执行，确定目标后，落实到位，责任到人。科室和个人按规定实施计划，包括个人自主执行与科室主任督促执行。
(3)C(Check)———检查，医院评审委员会定期派工作人员检查计划的执行情况，要以《评审标准》为出发点，将已经完成的计划同目标值进行比较，看是否达到了预定目标，并找出未完成的原因。
(4)A(Action)———处理，对实施的效果进行总结和归纳，对不能完成的，总结原因，重新修订计划，进入下一轮PDCA循环。
3．3信息支撑构建档案管理现代化平台
关键词：医院；档案；创新性管理
社会飞速发展过程中，越来越多的资料和信息大量的出现。而在一些特定的场合和机构中，这些资料和信息都具有十分重要的作用，因此需要专门的部门进行收集和整理，进而加以管理。从这一角度来强调，档案管理在人们的日常生活中起着十分重要的作用，尤其是在医院等这些公共场合，需要对病人的档案加以手机和整理，从而提高医院对病人病情的掌控管理。而传统的档案管理已经在医院的发展过程中，呈现出一种发展的疲态。这就需要医院相关部门针对传统的档案管理进行现代化的改进，推动医院档案管理朝着现代化的方向发展。
1 我国医院文书档案管理的现状
1.1 整个医院档案管理基础差
自强调医院要重视档案管理之时开始，我国医院均采用一种传统的人工收集和整理的管理方式，而这种传统的管理方式一直使得医院的档案管理处在半封闭化的状态之中。一般人是无法翻阅这些经过收集和整理的档案。而传统档案管理方式进行管理的主要目的是将病人的资料进行收集并且能在未来的时间段内进行翻阅和参考，主要强调这些资料不要丢失这种基本性的管理原则。而人们在进行档案资料收集过程中，由于缺乏遵循原则，并且对档案管理工作不够重视，并且医院财政部门缺乏对其的经济支持，从而使得我国医院的档案管理基础差。
1.2 工作之间存在着脱节的现象
我国医院档案管理在传统的管理方式中，主要划归为行政文书的工作，而在实际的工作过程中，文书工作与档案工作之间采取的是不同的管理方式，从而使得档案管理工作之间存在着脱节的现象。另外，由于行政文书工作人员在工作过程中，由于缺乏必要的档案管理意识，从而在管理过程中，出现档案纸张不规范、装订不合格以及其它性问题，从而导致档案在后期查询时出现无法利用等情况，严重影响着整个档案的性质和价值。
1.3 档案管理的概念不清
传统档案管理方式是以人作为主要的管理成员进行，需要不同工作人员之间进行共同的努力。对档案所需要的各种信息和资料进行手机和整理是档案管理人员的主要工作。然而在现阶段的医院档案馆力过程中，工作人员进行档案管理的工作意识十分薄弱，档案资料和信息的整理总是存在着各种缺陷，使得整个医院在档案管理工作中严重拖了医院发展的后腿。并且医院对档案管理的工作重视不够，并没有将这项工作列入医院所必须要管理的工作，因此，这对于档案管理工作的不重视，也严重束缚着医院档案管理工作的顺利开展。
1.4 档案管理的整理工作不符合规范
医院对档案管理工作的不重视，使得它也没有颁布特定的规定来规范亿元的档案整理工作。这使得许多工作人员随心所欲进行档案所需要的资料和内容进行收集和整理。使得许多重要的资料在收集过程中存在着丢失等情况，并且许多收集起来的资料毫无长远的参考价值，使得档案缺乏最重要的参考价值。
1.5 档案管理方式十分落后
许多医院对档案管理仍然使用传统的人工方式，从而使得整个档案管理工作严重拉低医院现代化的整体水平。并且为相关部门在查询、搜索等方面存在着局限性，严重不利于档案作用的发挥。
2 针对目前我国医院档案管理的现状所提出的创新档案管理的方式
2.1 创新管理理念
创新医院档案管理理念，对于医院档案资源的管理利用和实现医院现代谁起着十分重要的作用。在档案馆里过程中使用现代电子档案的管理方式，以及运用现代高科技的信息技术，能够提高整个医院的档案管理工作效率，更能够提高整个医院档案的整体质量和价值。然而现代科学技术的运用也面临着诸多的挑战，需要医院上下多方面共同努力。以新的观念去迎接新的挑战，努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变，从过去传统的手工型向现代化管理型转变；从被动服务向主动服务转变；从注重保管向注重提供利用转变。
2.2 环境的创新
加强硬件建设，促进文书档案管理技术现代化是适应现代医院建设发展的需要。因此应加大对文书档案设施的投入，配备必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理。同时，选择适合医院文书档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。
2.3 文书工作与文书档案管理工作的创新
文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，甚至可以认为是一种工作的两个不同阶段，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，同时要具备一定的档案管理学知识，熟悉掌握档案工作业务环节的基本技能。这样，在实际工作中才能确保文件收集完整、及时和准确。为此，我院档案室副主任兼任了文书工作，并且参加医院一些大型活动和院长办公会，保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度，做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作。认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，为实现文书档案工作一体化做好准备。
2.4 利用手段的创新
医院文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。目前将计算机这种高效地处理庞大信息的现代先进工具引入到文书档案的管理中，通过该技术的应用将大大简化文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具，借助网络信息系统的平台，档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料，这可有效地提高文书档案查借阅效率，丰富了文书档案查借阅手段，这也是文书档案管理发展的必然趋势。
结束语
综上所述，实现医院文书档案管理的创新。一方面，医院领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提升文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强医院内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现文书档案管理的飞跃。
参考文献
[1]贾芳琦.论医院文书档案管理的创新[J].城建档案，2015（12）：27.
部分医院的档案管理工作常会出现一个工作群体同时受到两个不同部门领导管理的情况，一方面是档案部门，另一方面为医院领导部门。这两个部门由于工作性质的不同，对档案管理工作的认识也不同，常常带给医院档案人员不同的管理规划，而没有一个关于医院档案管理的详细规章制度，这样会使医院档案工作受到一定的影响，使工作人员产生无所适从的心理。另外，不同的管理部门对档案管理工作的业绩考核也有不同的标准，对档案管理结构的安排也常会出现不同的意见，使档案工作人员在工作中产生矛盾。医院应该充分认识到档案管理规章制度的重要作用，从而进行对档案管理工作的进一步规划发展。医院可以通过一定的研究与调查，制定出相应的改革措施，在医院建立档案管理机构，大力宣传档案室的重要作用，使档案管理工作受到重视，从而建立科学的档案管理体系，明确档案管理的各级职能，这样能够使档案管理模式从分散转换为集中。而对于档案工作人员的考核情况，也应该从医院具体情况出发建立科学的考核制度，为档案管理工作划分责任人。例如可以将各个科室的管理责任书中加入档案管理工作的责任内容，将档案工作的质量与科室主任工作的考核相关联，让更多的责任主体加入医院的档案管理工作当中来，促进档案管理在收集、整理等方面进一步规范化。
2重视档案的开发与利用
在很多医院当中，档案并没有真正发挥其作用与价值，这与档案系统所处的环境相关，一般医院都更重视档案的收集与整理而不注重对其进行开发利用，档案也都被封闭在档案室中，其查询使用也不具备方便的使用流程。医院档案室更不具备良好的设备以及技术条件，进一步制约了档案对医院工作发挥价值。对档案进行收集与管理的目的就是为了使其为接下来的工作决策作出指导与辅助，这就要求医院管理人员制定相应的规划，尽量充分的发挥档案的作用，满足医务人员对档案信息的需求，让档案为更广泛的医院工作服务。另外还可以开展一系列的编研活动，重视信息开发，让更多的档案使用者得到更全面而有效的信息资源。
3重视对档案管理人员的培训
很多医院并不具备高素质的档案管理者以及档案工作实施人员，使档案的科学管理得不到具体实践。一些档案人员并不了解档案工作的重要性，更由于单位领导对部门的不重视而对档案工作的理解出现偏差，认为档案管理就是将收集的材料放在档案室，不使档案丢失与损坏就可以了，而不进行档案的整理，更不注重档案的利用。一些部门对档案的移交工作也不积极，为档案的保存与整理工作带来困难。无论在哪一个岗位中，人员都应该具备对工作的责任心，这是一个工作人员所要具备的基本素质，而对工作责任心的践行更是需要对工作性质与工作方法的学习，如果不具备对工作的了解，工作责任心也就无从谈起了。在医院的档案管理工作中，应加强对于档案工作人员整体素质的提高，加强对档案工作的认知，制定相应的岗位培训机制，在定期的培训中，加入档案管理工作所必须具备的技能。例如对《档案法》与《保密法》的基本了解学习，让档案工作有理有据。另外档案管理人员也要加强对于档案管理专业化的期刊与书籍的阅读，使档案管理工作紧紧跟住档案政策的步伐，了解并实施档案管理的新规定。另外，要加强对档案工作人员综合素质的培训，档案工作不同于医院的其他工作，工作人员身处档案室而不被多数人所认识，其工作业不被人理解，在这样的条件下，工作人员更应该具备勤恳的工作作风，实现自己的作为。
4在新时期对档案管理工作的创新
4.1开展以信息技术为依托的档案管理工作
传统以纸质文献的档案会占据当量的空间，工作人员在进行整理时所花费的时间也比较长。而随着信息化的发展，医院档案也逐渐呈现多种展现以及储存方式。对于数据化的档案储存与管理，医院应该加强对技术以及设备进行更新，让档案管理工作更适应新时期的发展，为档案工作人员提供信息化的工作环境。
4.2加强对管理技术的创新
关键词：医院；会计档案；信息化
医院会计档案是医院日常业务活动的真实记录，反映医院经营过程中的各种经济活动，从会计报表到财务分析，从预算资料到决算资料，从会计凭证到记账凭证，从成本核算到工资发放，一系列的财务管理过程最终形成会计档案。营改增后，电子发票数量逐日增加，用户可以通过扫码或邮箱获取电子发票，一些建立网上报销系统的企业，已不需要粘贴纸质发票，实现了无纸化报销。中国电信广东分公司2012年开始会计档案电子化试点，每年节约成本1000万元，每年节省库房约400平方米，不需异地调卷，立卷环节减少，工作效率提高。在物联网、云存储、大数据、区块链等新技术不断推陈出新、飞速发展的背景下，医院完善会计档案管理信息化已迫在眉睫。
一、医院会计档案信息化的现状分析
1.医院会计档案管理面临的问题。（1）档案数量愈见增多。按照新《会计档案管理办法》的规定，会计档案中数量最多的会计凭证保管期限由15年增至30年，很多年难以销毁，销毁档案所腾挪的空间又不足以存放新产生的会计档案，为库房存储空间带来极大压力。（2）纸质会计档案查档不便。会计档案经移交档案室后，财务人员及其他职工如需查阅会计档案必须到档案室，一旦财务人员与档案工作人员某一方无法到场，就无法进行档案查阅。（3）电子发票报销未开展。自2016年开始，电子发票已被各行各业使用，而在很多医院，仍停留在纸质载体的管理层级，甚至在电子发票日益增多的情况下，财务报销仍需将电子发票验证打印，电子发票的便利与现行纸质发票的管理制度已然无法对接，甚至某种程度上反而增加了职工报销的难度。2.医院会计档案信息化的法律保障。信息技术得到广泛应用，电子档案及其法律效力逐渐得到认同。2015年，国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），于2015年12月1日起，在全国范围推行增值税电子普通发票。2015年12月，财政部和国家档案局联合了新修订的《会计档案管理办法》中，认可了电子会计档案的地位和效力。2019年4月26日公布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条提到：符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院关于修改<关于民事诉讼证据的若干规定>》中提到：“电子数据包括下列信息和电子文件：……文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。”2020年新修订的《档案法》中明确提出：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”这些法律法规的出台与修改为电子会计档案提供了法律保障。3.医院现行管理系统的现实依据。医院现有OA系统、HRP系统、电子病历系统、医学设备管理系统、LIS系统、档案管理系统等，分属各部门管理与运行，互不关联，输出与存储格式不同，与档案管理系统互不兼容。这些业务系统是医院在信息化建设方面的进展与体现，同时是信息化未能同步规划、同步建设所带来的负面结果，但也为医院信息化整体构建奠定了一定的基础。各自业务系统的运行或多或少都在产生电子文件，如财务工作中，工作核算、绩效考核、各项明细账目等都通过财务管理系统进行分析与生成；人事工作中，职工花名册、职务职称任免等都在人事系统中管理。目前，医院会计档案信息化需要解决的是各业务系统的数据衔接、及电子文件归档问题。
二、顶层设计：跨系统的信息共享平台
1.统筹协调，系统数据兼容对接。大数据、云存储时代，数据集中、共建共享是发展趋势，高度系统集成是会计档案信息化的关键，分散式档案管理已不适应发展需求。新修订的《档案法》第三十六条提到，推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统相互衔接。第四十一条，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。构建医院信息资源服务平台，集成办公系统、财务管理系统、档案管理系统等各业务工作系统，分系统内各自部门运行，并最终都与档案管理系统关联。对各业务系统中应归档的原始数据统一采集，所有系统内形成的电子档案都可直接归档至档案管理系统，并通过档案管理系统获取数据。2.统一标准，技术规范设计科学。在医院层级实行统一管理流程、统一元数据管理、统一归档标准。财务管理系统作为重要部分，既包含前段财务业务流程，也应符合电子档案的归档格式与标准要求。首先，梳理财务业务工作，确保会计凭证、账簿、报表输出电子格式，明确电子会计档案的归档范围及归档流程，确定“单套制”与“双套制”的适用范围。其次，制定数据接入技术规范，包括文件格式、接入频率、背景结构、校验规则等标准，实现数据在线归档。3.利用优化，归档与查档流程简化。纸质会计档案的归档流程可细分为打印、组卷、编目、装订、装盒、上架。实现跨系统的信息共享后，对于实行“单套制”保管的会计档案，可以省略打印、手动组卷、装订、装盒、上架等过程，将组卷、编目、移交等流程转至系统间进行。财务人员在财务管理系统中对待移交档案定期移交，编制目录并根据统一设定的档号规则生成档号，打印移交清单，经领导审批后提交归档，编目信息、电子会计档案元数据等信息一并移交。档案管理系统接收移交数据后，对归档信息各项要求进行审核，确认无误后归档流程完成。查档利用流程进一步优化，电子会计档案移交后，拥有权限的财务人员可自行查阅系统内生成的电子会计档案，也可通过档案查询功能申请查阅存量会计档案的原文“数字化”版本；普通职工查档经由财务人员审批并提交申请（如图1）。
三、电子会计档案：数字化走向“单套制”
1.存量会计档案数字化。选取重要程度高、用户利用率高、纸张损坏率高的存量会计档案进行数字化扫描。存量会计档案的数字化可以解决异地利用的困难，方便财务人员的查档需求，提高工作效率，同时，在会计档案保管期限到期销毁后，可延长电子会计档案保存期限，以备可能性的查考。存量会计档案“数字化”的范围应进行明确限定。会计档案的利用主要集中在形成时间的近十年，形成时间越久的会计档案，其利用率会相对越低，随时间推移，基本呈逐步下降的趋势。同时，医院会计档案的利用范围相对集中于药品采购、大型设备购置、“三公”经费、科研课题经费、固定资产等方面。因此，可以将数字化范围限定在以下三个方面，建立专题数据库，方便利用。（1）会计凭证。利用率高的原始凭证和记账凭证进行原文扫描，甚至是保存为OCR识别后可以全文检索的双层PDF/OFD格式；（2）非计算机生成、手工填写的总账、明细账、日记账；（3）非计算机生成、手工填写、永久保存的年度财务报告、部门决算。2.电子会计档案“单套制”。电子档案“单套制”已势在必行，虽然目前实行全部电子会计档案“单套制”在短期时间内难以实现，但部分会计档案“单套制”具有现实可操作性。财务部门推进电算化后，核算、内控等业务工作都在计算机端生成、查阅，打印出的明细账、工资册除了保存备考外很少被财务人员查阅，极大地浪费纸张与库房空间。实行电子会计档案“单套制”，记账凭证、工资发放清册、总账、明细账、会计报表、固定资产卡片等经由财务管理系统生成，在财务管理系统与档案管理系统数据对接的基础上，都可直接归档至档案管理系统，可以不打印纸质版本（如表1）。逐步扩大“单套制”适用范围，提高电子会计档案占比，通过条码条、影像系统扫描等方式关联原始凭证与记账凭证；通过与其他业务系统信息共享，对单位内部形成的原始凭证进行数据交换，减少原始凭证打印步骤，分阶段、分批次逐步推进电子会计档案的开展。从实践来看，“单套制”“双套制”将会长期并存，但信息技术的应用和依赖会越来越强，因此，推进电子会计档案“单套制”，甚至向“单轨制”管理探索势在必行。
四、技术支撑：区块链技术保障“四性”
电子会计档案管理的风险因素主要是如何保障真实性、完整性、可用性和安全性。运用区块链技术可以对“四性”进行信息检测与安全保障。区块链技术将各个区块通过指针形成不可逆的链式结构，每个区块都含有非对称公钥与私钥、数字签名、时间戳等信息，且每个区块都含有上一个区块的哈希值，以此来验证信息的有效性，并允许下一区块的生成。区块数据存储于节点上，节点之间再通过网络形成共享平台。如档案管理系统、财务管理系统可以看作区块链中两个节点，各自系统中的每一条包含加密信息的元数据就是区块。财务管理系统依照统一标准，对数据进行捕获，由财务部门对元数据信息加密，提出移交存储请求，通过区块链共识机制将信息封装成新的区块，存储于区块链中，档案管理系统通过区域链获取此信息。由于区块链技术的去中心化特点，一旦遭受网络攻击，必须掌握全部数据节点的51%，才可以操控修改网络数据，篡改难度大，几乎不可修改，从而保证档案信息的真实性。区块链智能合约机制可以按照预设的规范流程自动执行，通过时间戳等技术记录信息状态，可追溯信息，保障可靠性。运用区块链技术收集数据信息，减少人为参与，并通过共识机制检查文件格式、数据背景等元数据信息，各节点相互配合，保障完整性。区块链技术是新型的分布式数据库，数据存储于财务管理系统与档案管理系统两个节点上，即使某一系统信息遭到篡改或丢失，只要另一系统正常运行，数据仍可恢复，并继续更新记录，从而保证可用性。区块链技术并不是独立的，而应与大数据、云计算等技术融合实践，只要有利于会计档案信息化的建设与发展，都应用辩证与发展的眼光看待。
五、人才保障：培养复合型人才
培养兼具档案、财务、计算机三方面基础知识的复合型人才，弥补精细化分工的弊端。无论是系统的开发运作，还是利用工作的审核批准，都无法脱离“人”的参与。现代社会，分工愈加细化，工作专业化的同时也造成复合型人才的缺失。同时，系统互联，数据信息高度集中，对相关管理人员的要求更高。财务系统与档案系统互联互通，在运行过程中，必然会遇到归档与利用的各种问题，具备财务知识与档案知识，可以解决归档的具体范围与在线利用操作细节。同时，系统互联构架于信息技术之上，掌握基础的计算机技能和互联网知识，可以自行处理简单的系统问题，减少因计算机人员忙碌而造成的在线查档延迟。因此，对涉及财务归档及利用的部门都要指定专人负责，并定期组织培训，包括财务、档案、计算机知识、职业道德等方面内容，由浅入深，逐步深化拓展培训深度与广度，为医院会计档案的智慧化管理储备人才。
在新技术飞速发展的时代，会计档案管理信息化建设是适应技术发展的必要过程。构建电子会计档案管理平台，可以节约管理成本，减少资源浪费，由对会计档案的实体管理转向数据管理，由基础核算工作转向管理监督工作，发挥档案的决策辅助作用。开展电子会计档案与档案管理的共建共享，实行部分会计档案“单套制”保管，甚至向“单轨制”管理模式探索，可以有效地提高档案利用效率，节约财务人员频繁到档案室查档的时间，节省职工报销审核来回奔波的时间。
参考文献：
[1]孔繁杰.创新档案管理，打造绿色账本[J].中国档案，2015
（一）知识管理的定义与优势。目前，关于知识管理的定义还没有统一的认识。知识管理可以认为是对知识本身的管理，包括对显性知识与隐性知识进行的获取、保存、加工、创造以及利用等管理工作。此外，知识管理在实际应用中，往往还涉及与知识相关的各种资源的管理，包括知识资产、知识人员、知识设施以及知识组织等等。由此可见，知识管理是一种对知识本身以及知识关联资源的全方位和全过程管理。知识管理的先进管理优势主要体现在三个方面：
1.有利于知识和信息共享。知识管理重视知识和信息的交流，通过内部信息网络将局部的知识储备传播到组织整体，形成全局的知识储备，并对组织进行开放。
2.有利于隐性知识显性化。隐性知识是一种存在与人脑中，难以使用语义以及逻辑工具表示的潜意识知识，它不易交流与分享。而显性知识是可以通过文字或符号来表现的可编辑知识。知识管理重视对隐性知识的挖掘与组织，促进隐性知识的交流、共享与创新，加速隐性知识的显性化。
3.有利于知识应用和创新。知识应用是知识管理内化的过程，是通过利用组织知识储备来解决新问题的过程。知识创新是基于组织知识储备溢出。扩展的新思想、新概念。知识管理激发个人的创新能力，在最合适的时间传递最为恰当的知识，帮助个人提高决策以及实践能力。
（二）医院档案知识管理的定义与意义。医院档案知识管理是指对医院管理业务领域内所产生的档案进行集中知识管理的过程，涉及档案的收集、整理、保存以及利用等环节，并建立一整套有效的知识创新、分享机制，通过档案知识管理提高医院整体的知识应用水平。以档案为核心资源，以知识管理为导向，医院档案知识管理是知识密集型组织的管理趋势，符合现代医院档案管理的要求：
1.档案知识管理适应时代需求。知识经济高速发展，知识成为了经济效益的新的增长点。医院档案资源是医院关键的战略性资源，是医院高知识含量的体现，档案知识管理充分挖掘医院知识资源，为医院发展增添动力。
2.档案知识管理促进知识创新。医院档案管理在发现隐性知识单元的基础上，进行整合、组织，实现知识显性表示，提供利用者的利用效率，最大限度实现档案所承载知识信息的价值与功能。
3.档案知识管理再造业务流程。利用知识管理概念与技术重新梳理档案实体的管理流程，引入现代化信息技术，提高对档案承载知识价值的实现，实现纸质档案的数字化管理。
二、建设医院档案知识管理体系的措施
（一）建设知识管理专业团队。医院档案人员的知识管理能力直接影响着医院档案知识管理的应用程度以及管理体系的建设。医院档案管理人员要建立一套适应知识管理的人才培养计划以及行之有效的激励制度。对档案人员的培训要重视知识管理的理念与技能培训，以知识主管为培养目标，充分挖掘医院对知识的需求以及日常形成的档案资料。
（二）营造隐性知识交流氛围。医院是典型的知识密集型组织，尤其是在医务人员的头脑中潜藏着大量具有医疗参考价值的隐性知识。这些隐性知识是在长期的临床实际中逐渐积累而成，是医院知识管理亟待开发的部分，也是档案知识管理的最终目的。因此，在医院内营造隐性知识共享和创新的文化交流氛围至关重要。依据不同部门，不同爱好，有规律的长期组织工作交流会，让档案管理人员参与其中，引导医务工作者发挥智慧潜能，开发隐性知识。
（三）整合信息技术管理体系。高新信息技术是贯彻实施档案知识管理的物质保障，随着信息技术的高速发展，医院管理已经全面现代化。在新的信息环境下，医院日常工作产生的文件以数字电子文件为主，非数字化文件为辅。为了实现档案知识的共享与管理，一方面，要做好非数字文件的数字化工作，加速隐性知识的显性化；另一方面，利用通信网络实现医院档案信息管理系统与医院综合管理系统的连接，实现现行文件与档案的无缝对接。
1.1时展的需要
为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。
1.2医院可持续发展的需要
医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。
2医院档案信息化管理中存在的问题
2.1信息化管理没有全面展开
医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。
2.2没有建立标准的档案信息化管理体系
医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。
3做好档案管理信息化工作的有效途径
3.1实施医院档案信息管理标准化建设
医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。
3.2提高档案管理人员职业素质
医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。
3.3强化档案管理保密工作
档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。
4结语
1.1计划生育档案能够为医院决策提供参考依据
医院计划生育档案是很多关于人口计划生育统计数字的重要资料来源，通过对计划生育档案中数据的统计与分析，不仅能够为医院管理者的科学决策提供依据。同时还可以使统计得出的结果用于医院计划生育工作，使之明确工作重点，有计划、有步骤地落实计划生育政策，更好地完成对人口控制的目标，为人口计生决策提供可靠依据，有助于社会主义和谐社会的构建。
1.2计划生育档案能够为育龄女性提供更加优质的服务
利用计划生育档案能够为育龄女性提供更加优质的服务，使医院不断改进计划生育工作方法，不断满足广大育龄妇女的需求。医院计划生育档案可以对流动人口的婚姻以及生育情况进行初步了解，建立流动人口计划生育档案，能够满足流动人口对计划生育及生殖健康的需求，使他们能够在医院的指导下落实避孕节育措施，避免出现超生现象。
2.当前医院计划生育档案管理存在问题
2.1计划生育档案管理工作意识淡薄，管理人员素质有待提高
在实际工作中，院方领导并未对计划生育档案管理工作给予高度重视，没有意识到加强计划生育的重要性。对于档案的管理不能做到严格要求，对于单位内部聘用的临时工、停薪留职以及下岗人员的生育节育出现漏管的情况，个别单位报喜不报忧现象严重，出现造假资料、证明，大大降低了计划生育档案的真实性。计划生育档案管理工作人员存在思想涣散、工作不严谨，导致一些计生资料收集不全，计生资料系统性、全面性较差。当前计划生育档案管理信息化建设进一步加强，而基层档案管理人员对于信息化软件的操作使用不熟练。信息化管理经验不足，管理经验与理念跟不上新时期计划生育档案管理工作的要求。很多档案管理人员的管理理念和管理水平仍停留在传统层面上，管理工作缺乏灵活性与创新力。有一些计划生育档案管理人员流动性强，多为兼职，人员不固定，在单位内部没有相应的职务，这部分人员往往文化素质不高，缺乏系统完备的档案管理知识，这也造成了档案资料出现流失，影响了计划生育档案的完整性。
2.2计划生育档案管理方法落后，管理制度有待完善
没有制定严格的档案管理规章制度，没有添置必要的档案保管设备，档案室存在一房多用，档案资料污损、丢失现象较为严重。由于计划生育档案资料案卷数量繁多，在基层对于计划生育档案的管理并没有统一的要求，计生资料的收集并没有按照档案的立卷原则规范来进行，如组卷混乱现象较严重，档案号不规范，出现一卷多册现象等。档案的收集、整理、编目等多数仍是采用手工管理模式，管理人员缺乏专业的档案知识，工作积极性不够，管理模式陈旧、缺乏创新力，现代化管理手段还没有完全地应用于计划生育档案管理中，制约了计生档案资料管理水平的提高。
2.3资金投入不足，计生档案信息化建设有待加强
近年来，随着信息技术与互联网的发展，档案管理信息化建设进一步推进。医院计划生育档案管理工作要跟上时代的步伐，符合人们对于计生与生殖健康的要求，就必须推进计划生育档案的信息化建设。而这就要增加相应的硬件设备，但是由于领导层未对计生档案的管理给予足够的重视，对于计生档案的经费投入很有限，这些有限的经费显然不能满足信息化建设的需要。信息化建设的受限，使得提供服务及资源共享方面范围狭窄，服务层次较低。同时，在计划生育档案信息化建设中由于缺乏专业技术指导，也出现了一系列新的问题，这也在一定程度上制约了医院计划生育档案信息化建设的推进。
3.加强医院计划生育档案管理措施
3.1提高计生档案意识，加大计生档案管理经费投入力度
计划生育档案能够有效促使计划生育政策的贯彻落实，随着医院档案管理向科学化、现代化的发展，计生档案管理已成为医院档案管理工作的重要内容。各级医院领导要提高加强计生档案管理的意识，将加强计生档案管理工作纳入重要议事日程，确保档案管理事业与医院业务同步发展。要通过多种方式，加大档案管理重要性的宣传，提高全院职工档案管理的认识，使其意识到做好计划生育档案管理所带来的经济效益和社会效益。不断普及档案管理相关法律法规，使领导层加大对计划生育档案管理的经费投入，推进计生档案管理信息化建设，加强在职档案管理人员的业务素质培训，不断提高档案管理人员的业务水平，确保在人力、财力等方面给予档案管理全面支持与保障，促使医院计划生育档案管理事业不断发展。
3.2计生档案管理人员要更新观念，加强自身素质建设
计划生育档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作的质量，因此计生档案管理人员应不断更新理念，加强自身业务素质的全面提升至关重要。近年来，随着信息技术的不断发展，档案信息化已经成为一种趋势，人们对档案信息的利用需求增大，这就对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要妥善保管好档案资料，而且还要具备熟练的计算机操作技术，不仅要掌握扎实的档案管理基础知识，还要具备现代管理理念与管理技术，掌握一定的计算机知识，具备一定的信息处理能力。同时档案管理人员还要具备一定的创新精神和创新能力，要敢于打破传统管理模式的束缚，在计划生育档案管理工作中有所创新。医院要做好对档案管理人员的业务培训与技术学习工作，不断优化人才结构，更新知识体系，档案管理工作人员的整体素质提升必将给计生档案管理工作带来新的发展思路。
3.3建立健全医院计生档案管理制度，不断提高档案管理水平
【关键词】文书档案管理;医院;文档一体化;创新
【中图分类号】197.322【文献标识码】B 【文章编号】1006-1959(2009)10-0029-01
文书工作和档案工作是行政管理工作的主要组成部分,文书、档案实施一体化管理必将极大地推动医院办公自动化的进程。
1 我院文书档案管理的现状
1.1 文书档案管理基础较差:多年来我院文书档案管理一直处于封闭式管理状态,档案管理的主要目的在于保管并以不丢失为原则,每个时期对档案的质量要求不同、对档案的整理规则不统一,对档案工作的重视和投入不足,档案管理人员队伍素质参差不齐,造成档案管理基础较差的局面。
1.2 文书工作与文书档案工作脱节:在实际工作中,文书与档案实行的是分块管理制,不可避免的造成了文书工作与档案工作衔接方面出现了许多脱节的地方。由于文书人员档案意识淡薄,忽视档案管理人员对他们的监督指导作用,经常会出现收集范围不明确、收集工作不及时、用纸不规范、装订不规范、附件不规范、文种使用不当、办理程序不规范、原稿不齐全、编号不规范等情况,文书处理文件工作质量的高低直接影响了文书档案收集工作的质量、进度和档案利用,而且对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等都有一定的影响。
1.3 文书档案管理意识不强:文书档案管理离不开文书人员和档案管理人员的共同努力,这即是文书人员的一项重要工作,也是档案管理人员的一项重要工作。文书人员档案管理意识淡薄,档案人员也很少考虑文书工作,造成文书档案管理工作不能有效得到开展。由于对文书档案管理工作的重视程度不够,没有将这项工作纳入医院档案管理工作的重要议事日程,从而影响了医院文书档案管理工作的开展。
1.4 文书档案归档不规范:长期以来,由于医疗文书档案归档范围不明确,造成部分工作人员对文书档案归档界限认识的模糊。在实际工作中,有些文件材料在承办人手中,不能及时归档。即使归档了,由于种种原因,也不能够规范有效的进行。
1.5 文书管理手段落后,无法进行快速准确的查阅:我院文书档案目前还是采用传统手工管理,这远远落后于医院的网络化建设。在检索、查阅、提供利用等方面都受到了极大的限制。
2 开展医院文书档案管理的创新性工作方法
2.1 管理理念的创新:现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化全局均具有重要的指导意义。档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战,都亟待档案管理者不断学习、不断创新。以新的观念去迎接新的挑战,努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变,从过去传统的手工型向现代化管理型转变;从被动服务向主动服务转变;从注重保管向注重提供利用转变。
2.2 环境的创新 :加强硬件建设, 促进文书档案管理技术现代化是适应现代医院建设发展的需要。因此应加大对文书档案设施的投入,配备必需的基础设施和办公设备。比如,配置文书档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房,购置必备的计算机、复印机、扫描仪、装具、档案密集架;解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控等设备装置,实现电子化、自动化管理。同时,选择适合医院文书档案管理的软件,并在档案工作人员中开展计算机培训,以掌握档案计算机管理运用技术,提高档案现代化管理水平。
2.3 文书工作与文书档案管理工作的创新:文书工作与文书档案管理工作是密不可分的,甚至可以认为是一种工作的两个不同阶段,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件,文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此,文书人员必须要有较强的档案意识,同时要具备一定的档案管理学知识,熟悉掌握档案工作业务环节的基本技能。这样,在实际工作中才能确保文件收集完整、及时和准确。为此,我院档案室副主任兼任了文书工作,并且参加医院一些大型活动和院长办公会,保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度, 做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作。认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作,为实现文书档案工作一体化做好准备。
2.4 利用手段的创新:医院文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值,使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务, 拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式[1]。目前,我院信息化建设已在全院展开。将计算机这种高效地处理庞大信息的现代先进工具引入到文书档案的管理中,通过该技术的应用将大大简化文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具,借助网络信息系统的平台,档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料,这可有效地提高文书档案查借阅效率,丰富了文书档案查借阅手段,这也是文书档案管理发展的必然趋势。文书档案的价值只有在不断的开发利用中才会体现。通过利用文书档案,为医院的医疗、教学、科研服务,为医院创造良好的社会效益和经济效益,体现档案业务工作实绩,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设,从而实现文书档案资源的共享。
综上所述,实现医院文书档案管理的创新,一方面,医院领导要对此项工作给予高度重视,加大资金投入,同时,档案部门要加大对专业档案业务知识的培训,全方位提升文书档案管理人员的综合素质;另一方面,要加强医院内部各部门间的管理与沟通,充分利用计算机和网络技术,改进服务方式和手段,真正实现文书档案管理的飞跃。[2]
参考文献
[1] 黄恩梅. 创新医院档案管理 提高档案工作水平[J]. 城建档案, 2009, (02) :46-47
