关键词：医院科技档案 信息化管理 科技档案管理系统
随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院档案管理中的广泛运用，过去用纸墨、照相形成和传递的机关公文以及医疗图书、临床诊疗图形、影像、文献资料、科技情报等，都可用电子计算机进行档案式管理，由此而产生电子档案。可见，医院档案信息化管理已成为了大趋势。其中，作为医院档案中不可或缺的重要组成部分——科技档案，记载了医院医疗、教学和科技发展的历史，反映一个医院整体医疗水平动态发展，科技档案的信息化管理成为了医院档案管理发展过程中的重中之重。
医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。
1 学科技档案的基本特征
医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论著及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：
1.1 源广泛
医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等；档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。
1.2 利用价值高
医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。
2 充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。
根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。 本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。
医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：
2.1 医技人员个人信息管理
以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。
2.2科研管理
在医院科研管理方面，医院科技档案系统可对各类科研档案进行信息化管理，如学术论文的投稿管理、会议论文的登记、科技成果管理、学术交流管理（外请专家来院讲座信息管理、外出参加学术交流活动管理）、学术著作及发明专利管理，并可利用检索功能进行查询、统计。
2.3 教学管理
教学管理主要针对医院教学管理对象进行各类常规管理，它主要分三部分：研究生管理、教务管理、学籍管理。医院科技档案系统通过根据不同的管理对象（研究生、七年制、五年制、大专班……），对各层次各级学生的信息进行管理。应用查询及统计功能对管理的学生各项情况、授课教师情况以及课程安排等各类常规管理有一个全面和深入的控制，从而推动医院教学工作的规范化。
2.4 培训管理
培训管理主要包括：各级继续教育项目外出培训的审批与登记、各种培训授课的管理、住院医师的系列管理、全科医师的管理与考核。通过医院科技档案系统，可统计出医院某时间段内医生、护士、技术员、管理及后勤人员的参加培训情况，各种职称级别人员参加培训情况；作为授课人员举办的各种培训及授课情况。同时按照市卫生局的规定进行住院医师轮转考核成绩及评定记录，及全科医师的各种考核统计。
3 医院科技档案管理系统的信息查询和维护
关于以上五个科技档案管理子项的信息查询方面，本院医技人员具有一定权限各种科研、教学情况进行查询；科主任可对科技档案信息进行统计，但不能做任何修改。信息管理方面，这一系统可由不同管理部门根据划分的权限分别对以上各种信息进行管理和维护，包括人事基本信息、职称变动情况、党团关系维护、教育背景、工作经历、出国经历、职业资格认证、护士资格的各种信息、社会荣誉及各种奖励等等。这样既保证了信息库的数据的动态更新，又可作为一种有效的管理工具，使管理者掌握详细的人才基本信息，给医院优秀科研工作者评选工作提供数据支持。
总之，医院可充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统医院科技档案管理系统，将一定程度上促进档案管理的计算机化和档案工作的信息化，并更好地实现科技档案资源在医院内部互联网上共享，让科技档案服务于民，方便本单位广大科技人员的需要，最大限度地发挥医院科技档案的作用。
参考文献
[1].张伟，郝桂兰. 医院科技档案应实施开放式管理模式. 中华医学科研管理杂志. 2006，（19）：239-240.
[2].徐辉，罗林枝.医院科技档案信息化管理发展思路的探讨.中华医学科研管理杂志. 2006，（19）：368，328.
1 医务人员科技档案素养不足现状分析
1.1 医务人员轻视科研档案的归档工作
⒈大部分的医务人员对做好科技档案的重要性及其利用价值的认识不到位，平时只注重医疗科研工作，轻视科研资料的归档，错误地认为：自己在医疗科研活动中形成的材料不一定要归档，归到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
《科研档案管理暂行办法》第三条规定：科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式，是发展现代科学和经济建设的必要条件和依据，是国家的财富，必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。任何个人或部门不得擅自处理或自己保存。
2、医疗科技档案存在纸质材料多、电子档案少、档案室设备简陋等问题，不能有效地开发和利用医疗科技档案材料，已完成的科技成果，科技项目材料没有随时归档，即使是代表医院科技实力的重点、重大科技项目和部分获奖成果材料也因医务科研人员的种种原因不能及时归档或缺失。呈现出“四多四少”：即一般性医疗技术材料多，关键性医疗技术材料少；鉴定、审批性材料多、专业医疗技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少；复印件多，原件少。
3、医务人员在杂志上发表的文章、在年会上宣读的文章、在学术会议上交流的文章，总是私自保管，没有意识要及时复印交医院档案室统一收集到“刊登论文”档案中去。
4、考取副高以上职称的医务人员，医院档案人员会要求其配合填写“医疗专家简介”时，个别医务人员会不认真填写，马虎应付，没有意识到自己做为医疗队伍的领军人才和学科带头人的作用，根本不了解“医疗专家简介”是归档的有实体的编研资料，对提高科研档案的质量和临床工作的指导性工作的作用。
这些现状，客观上因为医疗工作多、任务重，主观上是缺乏牢固的档案意识和对做好科技档案工作的责任感不强而造成的，这严重影响了档案管理工作正常有序地发展。
2 加强科技档案专业知识培训的重要性
科技档案工作正向法制化、规范化、标准化管理方向迈进，这就要求我们医疗科技档案工作平时做好科技材料的收集、整理、归档工作，并做到常做常新。基于科研档案工作出现的种种不足，结合医疗档案工作的新要求，加强对医务人员进行科技档案专业知识培训，是做好医院科技档案工作的首要措施。
2.1 开展档案法律法规的宣传，提高医务人员的档案意识
鉴于医务人员对科研档案认识的不足，在医院内举办科研档案的宣传已成为一种迫切需要。利用横额、宣传栏、OA网、医院网站加强《档案法》、《广东省科技事业单位档案管理升级考核标准》和《科研档案管理暂行办法》等规章制度的宣传，提高医务人员的工作责任感，正确认识科研档案的重要地位和作用，才能更好保证科研档案的安全和归档质量。
2.2 举办科技档案归档技术培训班，提高医务人员的档案业务水平
如何把握科研档案与医疗科研活动的关系，遵照档案管理的分类原则、归档范围，是提高科研档案质量的关键。如：肇庆市第二人民医院档案类别设置就有八个一级类目，即党政工团档案（代号：A）、基建档案（代号：B）、设备档案（代号：C）、会计档案（代号：D）、已故人员档案（代号：E）、特殊载体类档案（代号：F，包括声像档案[1照片；2录音带；3录像带；4CD；5VCD、DVD]、实物档案[6奖旗、奖杯、奖牌、奖状等；7题词或手稿]）、医疗科技档案（代号：G）、专业技术人员考绩档案（代号：H）等。据了解，医务人员都参加过病历档案的知识培训，但绝大多数医务人员都没有参加过科技档案的知识培训。医院从做好科技档案工作、提高科技档案质量的角度来加强医务人员的培训，使他们正确掌握档案分类原则、归档范围、管理知识及信息开发利用技能，最大限度地融入科研活动中，并贯穿始终，让档案专业知识的触角伸向所有产生档案的地方，以保证科技档案归档工作的规范与合理。
2.3 紧贴科研任务举办专题培训班，帮助医务人员提高甄别能力
近年来，各级医院在“科研兴医、科教兴院”战略方针的指导下，严把科技档案质量关，把静态的档案变成动态的信息，活化科研资料，为医务人员开展医疗、科研、教学工作服务。医务人员是医院科研档案收集、整理、归档的主体，医院要经常聘请相关专家开展专题培训，提供相互交流、学习的平台，对如何甄别研究结果的价值做好方向指导，使医务人员有准确的甄别和判断力，才能够有意识地整理资料形成档案，防止档案的流失。同时，坚持与时俱进，走改革与创新之路，要把提高创新能力、创新观念真正落实到医疗科技档案实际工作中。
2.4 引导医务人员配合开展多种编研活动，提高科技档案的利用率
随着医疗卫生事业的不断发展和进步，医疗科技成果数量和质量逐年攀升，对科技档案的要求越来越高，涉及的面也就越来越广，科技档案也越来越表现其较强的专业性和广泛的群众性。医院档案工作者要引导医务人员多途径、多渠道地开发档案信息资源，开展多种编研活动，使科技档案更好地为医疗、教学和科研工作服务。在临床、教学、科研工作中，要想加快科学研究的过程，取得更多的科研成果，就必须拥有大量的充分可靠的资料。同时，科技档案在医学活动中为总结前人经验准备了资料，为后人推动医学事业的发展创造了条件。人们对新事物的认识在螺旋式上升过程中离不开档案的帮助，有了档案的帮助人们可以少走弯路甚至不走弯路，借助于科技档案，后人可以充分利用前人的成果，实现科学技术创新，促进医学科学进步。
【关键词】
规范管理;医学科研;档案
基金项目:广西卫生厅自筹科研经费课题(项目编号:桂卫Z2009149)医院科研档案归档在某种程度上档案管理工作可谓是医院各项工作的桥梁与纽带,医学科研档案是医学研究过程和产出的载体,蕴藏着大量的科研成果、科技专利、高新技术、学科建设、科研思想等科研信息,是宝贵的信息资源和无形资产,它是进行科研的重要依据和必要条件[1]。在现代科技手段日益普及的今天,档案资源随时都可以转化为医院的社会效益与经济效益。
1 医学科研档案归档管理的必要性
医院科研档案是在医学科研活动中形成的、具有保存价值的文件材料,是医学科学研究和医疗实践的真实记录和反映,管好和用好科研档案,对于提高医院科研管理水平,促进医疗卫生事业的发展是十分必要的[2]。医学科研档案是医院档案管理中的一个重要组成部分,我们要严格执行国家有关档案工作的法律、法规,树立档案管理人人有责的观念;认识档案的潜在价值及社会效益和经济效益。医院科研档案管理根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定:“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则,根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求,建立健全科技档案工作,建立必要的规章制度,实行科学管理”。我院办公室严格科研档案的管理,完善科研档案归档的管理制度,定期移交科研档案。
2 医学科研档案规范管理的作用
2.1 科研档案又具备有其自己的特点,做好医院科研档案管理工作的前提之一,就是要配备一定数量的专职、兼职档案人员,要使档案完整地保存下来和充分利用,必须科研人员的配合。医院综合档案室档案员要对研究项目形成材料实行全程跟踪,确保材料的齐全、完整,保证科研档案的质量。医学科学研究涉及面广,是个多学科,多门类,多层次的综合性科学体系,它与一般自然科学及生产技术的研究有相似之处,但又有其独特性[3]。科研项目结题后,科教部的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室,由医院专职档案员按照科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核并移交归档。如课题组需借阅项目档案,可以按规定程序向医院综合档案室借阅。科研档案在服务于科研活动、提高医疗水平、提升医院核心竞争力方面发挥了积极的作用。我院科研档案的管理逐步走上了规范化、科学化的管理轨道,在医院档案中的比重越来越大。主要采取两种规范管理:一是分类管理,包括临床、医技科室、职能科室的科技人员管理。二是职称管理,包括主任医(技)师;副主任医(技)师,主治医(技)师。要求担任科研项目的负责人职称一定在中级职称以上。先后建立了科研人员档案、科技成果档案、人才培养档案、科技规划档案等一系列基础资料计算机数据库,逐步完善对科技人员的规范化管理。科研档案不仅是进行科研的重要依据,而且还是科研活动的必要条件。科研档案本身虽有价值性,但其价值的实现必须经过合理的开发,方能有效利用[4]。
2.3 分类 医院科技档案的分类要根据科技档案的性质、内容、特点和相互之间的联系,把科技档案划分成一定的类别,使之能正确反映出产生这些档案的历史条件和工作活动的真实面貌,达到便于保管和充分利用科技档案的目的[5]。
3 出台激励措施,完善激励机制
建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。我院领导班子充分运用激励手段加强我院的科研管理,不断完善医院科研管理中的激励机制,使科技兴院形成共识。制定出详实的科技计划。出台了一系列奖励措施,并以此作为新的效益增长点,增强医院的内涵式发展实力。科学技术的进步要依靠人才的优势,院领导带头搞科研,充分发挥院学术委员会的作用,把科研工作提到重要议事日程,不断从人力、物力、财力上改善科研条件。
3.1 建立健全了“五、三、三”管理机制 即院领导班子为决策层;学术委员会为督导层;科教部为管理层;临床、医技科室为实施层;课题组(人)为攻关层的五层级网络化管理体制。
3.2 采取三种办法规范管理 ①规范化管理科技人才:一是分类管理,包括临床科室、职能科室的科技人员管理;二是学位职称管理,包括医院引进的人才,博士后、博士、硕士等;三是聘约管理,由院长领导的聘约制,调动了广大科技人员的积极性;②标准化管理科研设备:资源共享医疗设备,充分发挥医疗设备在医院科研中的共享作用,充分发挥实验中心在科研中的作用,加强人员培训,大型设备上岗证,实行标准化管理;③制度化管理科研工作:先后制定了院学术委员会章程,重点学科管理办法,科研基金管理办法,院青年基金管理办法,科研成果评选条件,人才引进培养等一系列管理措施,做到科技管理制度明确,职责清晰,有章可循。
3.3 实行“三倾斜”强化激励手段 ①“政策上倾斜”制定出台了广西壮族自治区人民医院科技兴院奖励办法等政策措施;②设立了科研成果奖、新技术、新项目奖、学术论文奖、科研课题中标奖、科技拔尖人才奖、科技兴院优胜集体奖,每年评审一次并召开每年度的科技表彰大会;③“奖金上倾斜”每年从医院收入总额中提取1%作为科研教学基金[6]。
由于激励措施的出台,大大的提高了临床医师做科研,写文章的积极性。所以,科研档案兼职人员,平时应注意档案的分类管理及收集,归档材料的完整性。积极帮助临床将科研资料全面完整地收集、分类、整理直至归档。在我院科研档案管理的基本内容主要有:国家科技支撑计划课题(农村卫生技术及产品研究与应用),科学基金课题(国家自然科学基金、广西自然科学基金、基础研究专项),广西科学研究与技术开发计划(科技攻关与新产品试剂、科技创新能力与条件建设);广西卫生厅重点科研课题、广西卫生厅自筹科研经费课题、广西医药卫生适宜技术推广项目,院内青年基金课题等类型。在日常的科研管理工作中对各种管理性文件,如各种有关的卫生科研法规、医院内部的有关规定、制度、红头文件、协议书等等有关科研管理工作及科研活动过程中形成的所有有价值的及原始的各类文件材料都是科研档案管理收集的范畴内容[1]。
按照《档案法》的规定,严格执行借阅制度。管理和运用好医学科研档案,对提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要的意义。
参 考 文 献
[1] 胡桂周,刘瑾.医学科研档案管理的探讨.医学信息,2007,20(10):1785-1788.
[2] ,项滨.医院科研档案管理创新的思考.中国医院管理,2007,11(2).
[3] 胡琴琴.医学科研档案的特点及其管理.杭州医学高等专科学校学报,2004,25(5):266-267.
[4] 韩秀明,刘艳君.科研档案在科研管理中的地位和作用.预防医学情报杂志,2008,24(8):642-643.
现代医疗设备的迅猛发展，促进了医学的进步和医学技术、临床医学新老学科的建设，顺应了社会进步和健康需求，推进了医学科学的进步，加速了医院现代化的进程，是医院现代化主要标志之一。为了提高诊疗质量，各医院积极引进医学高新技术及其设备，使之成为医疗服务的重要手段，但目前有的医院只注重引进和使用，却忽略了对高新技术和其设备本身技术资料的科学管理。因而适时调整、加强医院技术档案管理，有利于实现医院管理的现代化、科学化，有利于医疗质量和服务水平的提高，有利于医教研的顺利开展和医学科技的推广应用，有利于医患双方合法权益的维护。
1医疗技术档案的作用
医疗技术档案真实地记载了人们的医疗技术思想、医疗技术方法和医疗技术经验，是广大医务人员劳动的结晶，它能为科研管理机构和医疗技术人员在进行科研管理、医疗技术决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。
2科技档案管理的现状
2.1分解管理及其弊端
目前医院的病案管理是由医务科所辖的病案室管理。这种管理是建国以来的传统管理办法，目前已积累了经验，管理得比较好。
发表在各级杂志上的论文，不同级别的科研项目、科研成果、获奖成果、证书编著的各种医学著作均归医院科研科管理。
医院为提高医疗水平和学术水平所订阅的各种杂志和医学书籍归医院图书馆管理。
由于医院的制度不完善，机构不健全，有的同志担心各种论文或证书存放在职能科室会丢失，因而自行保管。
人事档案的管理及人才的管理在医院人事科。
此类分解管理产生的弊端为：
病案及图书馆现行的管理办法是可行的，但值得提出的是人事档案和科技档案的分解管理却存在很多弊端。不管是人事档案还是科技档案，就其性质归属而言同属个人档案，因而对同属一个人的档案分别存放是没有必要的，它对档案的管理和使用都是不利的。
对档案的提供利用不利。由于人事档案和科技档案的分别存放，所存放的位置、索引的方式都会有所不同，因此，为档案的提供和利用带来很大的不便。例如，组织要全面了解某个人的政历和业务技术情况，或者晋升职务，晋升职称，往往需要周旋奔跑于各职能科室之间，需要二次、三次或多次阅档程序，这样对利用者和提供者都存在着不同程度的重复劳动现象，更重要的是降低了档案的利用率，同时也降低了工作效率。有时还要向拥有者本人索取材料，更显得烦琐、复杂，不利于组织上的考核，不能及时、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。
对档案的存放保管不利。人事档案和科技档案分别存放不符合档案集中统一管理的原则，同时浪费了大量的存贮空间，从人力和物力上都是一种浪费。两种档案要有两套贮存设备（档案箱、档案袋、档案硬皮）；要建两套索引;有关材料要重复制作双份;档案工作的重复劳动;档案管理需要两套人马，造成人员的浪费。
容易造成科技档案的丢失。由于人事档案和科技档案的分别存贮与管理，在调出人员的转递过程中，容易出现两种档案不能同时转出的现象，往往使科技档案长久滞留在原单位，易造成丢失。
2.2管理人员的现状
知识结构偏低。无论是从事病案还是科研管理的人员、图书馆的工作人员及人事管理干部，他们中的绝大多数是护士或中等专业技术人员。高等医学院校毕业后从事科技档案管理的人员为数甚少，他们的知识结构偏低，知识面狭窄，文化程度、工作能力很难适应医院科学技术飞速发展的需要。
管理队伍不稳定。从事科技档案管理的工作人员，尽管是由从临床第一线抽调来的思想素质好、作风正派，责任心、事业心较强的同志担任，但由于有些政策不落实，在某种程度上造成了管理队伍不稳定，人心思动。如来自护理队伍的某些工作人员由于从事管理工作后没有护龄津贴，奖金也比从事工作时少，她们的自身价值没有得到应有的体现，因而要求归队。来自医疗第一线的高等医院院校毕业生由于晋升职称受到影响，也不安心工作，要求归口。
3加强医院科技档案管理的对策
领导重视，增强档案意识要加强医院科技档案管理，首先要解决认识问题。要深刻地认识到：加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要。邓小平同志曾指出：“科学技术是第一生产力”，我们要想使科学技术转化为生产力，首先重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识。
加强医疗技术档案的收集与归档
医疗技术档案的收集。材料的收集是医疗技术档案工作的起点和基础。档案管理部门要让医疗技术人员充分了解集中统一管理的意义，使医疗技术人员不因图个人工作上的方便而将档案材料据为已有，或因工作的不慎而使材料丢失和泄密。档案管理部门还应根据医疗技术档案管理工作的特殊要求，制定有关的规章制度。具体规定归档范围、归档时间，使医疗技术人员在医疗技术活动过程中自觉地配合做好材料的收集与归档工作。保证医疗技术档案收集质量的关键在于医疗技术材料的完整和准确性。
医疗技术档案的归档范围。医疗技术档案的归档范围要贯穿医学研究、临床医疗和医疗设备维修等医疗技术活动的全过程。
关键词：科研档案；管理；创新
中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1002-2589（2012）24-0065-02
科研档案是指在科研工作中形成的，具有保存价值的科技文件资料，是医学科研活动的真实记录，是一项重要的信息资源[1]。医学科研档案管理工作是一项专业性、科技性很强的管理工作。随着医学科学事业的不断发展，科研活动也越来越频繁，随之产生大量的科研文件资料。科研文件内容广泛，且来源分散，涉及人员多，以致资料收集难、管理难、利用率不高等问题越来越突出。如何在科研活动中科学地收集、管理和利用科研文件资料，是医学科研档案管理创新的重要课题。
一、医学科研档案管理重要性
医学科研档案是真实记录科研活动历史及其成果的综合载体，对医学科学技术研究的发展具有很好的指导促进作用，对科研工作的瞻前性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用，是医院科研实力水平的重要体现。搞好医学科研档案管理工作，对于提高医院科研整体水平有着重要的意义。因此，医学科研档案材料收集、整理、编排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。
1.医学科研档案是科研工作的重要依据，是科研活动的必要条件
科研档案与科研工作关系密切，医学科研工作是医学科研档案的信息来源，而要搞好科研，就必须要有完整、准确的科研档案作为依据。一切科研活动都有延续性，需要吸取和借鉴已有的科研资料信息。进行科学研究必须以大量充分可靠的材料为依据，而科研档案能为科学研究提供不可缺少的原始资料和重要信息，通过对医学科研档案的系统管理，能够防止和避免科研活动的重复性。因此，医学科研档案能为医院的科研管理部门、医学科研人员以及上级主管部门提供最新的、反映医院医学科研活动的宝贵信息，是科研活动的必要条件。
2.医学科研档案是制定医院发展规划的客观依据
医学科研档案能够有效记录医院的科研人才结构、科研基础设施及科研技术状况等，医院当前医疗技术水平层次，国内外学术地位，人才、设备情况，医院学科发展主攻方向，整体医疗、科研、教学发展规模、科研辐射范围等，均可通过医学科研档案真实地反映出来[2]。通过对医学科研档案的统计分析，能够对医院未来发展方向进行综合评价和分析，从而为制定医院发展规划提供客观依据。若科研档案管理不善，将直接影响到上级管理部门和医院管理决策的制定，影响到学科管理、科研活动顺利开展。
3.医学科研档案是人才考核、职称晋升的重要依据
医学科研档案不仅记录了科研活动的最终成果，同时也记载着科研活动的研究过程、科研人员承担的科研任务、科研项目完成后发表的学术论文以及获得的成果奖励等信息。医学科研档案的系统性、客观性、完整性、真实性和连续性，能够帮助医院考核部门对科研工作人员各方面的素质深入了解。因此，在人才考核、职称晋升的过程中，除了参考医疗、教学量化考核指标以外，还要充分利用好医学科研档案，为医院科研人员全面考核衡量，人才选拔提供重要依据。
二、医学科研档案管理存在问题
1.医学科研档案制度不健全、不落实
医学科研档案管理工作与科研项目申报、科研成果申报工作相比，不能引起医院领导重视，导致科研档案管理制度不完善或执行不到位，科研档案管理工作缺乏系统性。没有完善的制度保障，科研档案归档缺少制度标准，造成很多科研档案归档混乱，不能实现集中统一管理。有些管理制度形同虚设，执行和落实力度都不足，科研档案管理监督机制亟须完善。
2.医学科研档案管理相关人员意识不足、能力不强
医学科研档案管理组织机构不健全，档案管理人员人数不足、素质不高、能力不强，缺乏相应的理论知识与管理知识，系统化、标准化程度较低，影响医学科技档案整理开发利用。档案管理人员长期以来只负责收集整理档案，缺乏服务意识。同时，医院科技工作人员档案归档意识淡薄，只注重科学研究实践活动，重视科学研究课题申报、、成果申报、专利申请，忽视了医学科研档案归档，更有的认为档案具有保密性，抵制归档或不归档。
3.医学科研档案管理信息化程度不高
传统的医学科研档案管理，存在档案资料易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。随着信息化时代的来临，医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结账都实行了网络化管理，但在医院科研档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的科研档案数据库，没有意识到医院科研档案信息的巨大价值，档案信息没有进入共享，大部分科研档案管理工作只局限于简单的整理、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息的开发利用[5]。
4.医学科研档案开发利用率不高
医学科研档案管理人员对科研档案重管轻用，科研档案资源整理收集不够丰富，服务手段不能适应医院科技人员的需求，导致科研档案无法发挥其应有的社会效益及经济效益。当前医院保存的科研档案多为原始资料、研究工作结束后科技档案就被束之高阁，只供医院科技人员个人晋升等需要查阅使用，缺少同行交流开发利用，无法有效服务临床、科研、教学。
三、医学科研档案管理创新对策
关键词：医院 档案管理 存储数字化
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.11.652
【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）11-0389-01
在信息时代，加强医院信息化建设，提升档案管理水平，更好地服务于临床和科研，成为了医院提高服务水平的一项重要举措。医院档案管理工作对于医院的发展有着积极的作用。医院在进行档案管理的过程中必须要敢于直面各种工作中出现的挑战，才能够让档案管理工作与时俱进，提高档案管理的科学化水平。只有这样才能够让医院档案管理工作适应医院发展的客观要求，使档案事业能够更好的为医院各项工作的开展服务。
1 现阶段对数字化档案馆的认识
“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理的一种网络的、新兴的档案管理技术。
2 对收集的档案资料进行科学分类
医院档案大体可分为六类：文书档案、业务档案、科技档案、医疗法定文书档案、声像、电子、实物档案、特殊档案。
（1）文书档案包括：文件档案（可以按管理指导的级别分为部级文件、省级文件、市级文件、县级文件；卫生部文件、省卫生厅文件、市卫生局文件、县卫生局文件、本医院文件），通过这些档案可以准确地了解国家、省地市各级的方针政策；人事档案（是对医院人员个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的依据），通过人事档案可以明确地反映出县级医院技术人才的分布情况，最大限度地服务于临床；合同、会议纪录、信息档案（包括县级医院与社会各界签订的各种合同，院委会、支部会、全院会等医院重大会议的会议记录、医院发展的信息建设情况及新闻宣传等）；大事记（重点记述本单位重要活动及主要成绩，上级领导视察、机构更迭、重点项目建设、科技创新、重大案件、自然灾害等）。
（2）业务档案包括：医院的医疗教学档案（引进上级医疗机构先进的技术、经验，作为乡镇级医院培训基地培训而制定的教学培训计划、大纲、考试管理、实习、见习资料等）；业务学习档案（本院为提高服务质量，增强竞争能力而开展的全员业务学习，培养人才梯队等方面的档案）；科研档案（包括本院技术人才开展的各项科学研究成果档案，在国家、省、地、市各级刊物上发表的科研论文档案等）；医疗过程中形成的各种影像图文档案（如核磁共振、CT、CR、X线胶片、超声声影像、心电图、病理切片等档案）。
（3）科技档案包括：县级医院财务档案；基建档案；医疗设备档案；药品目录档案。
（4）医疗法定文书档案包括：县级医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案，这两类档案都具有法律效力，专人、专室管理，依法使用。
3 医院档案管理存储数字化的特点及存在的问题
3.1 医院档案管理数字化的特点。①医院档案管理信息化是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理的工作效率；②医院档案管理信息化是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进医院管理工作的不断创新。
3.2 医院档案管理数字化存在的问题。①医院档案管理数字化需要投入大量资金进行基础设施的建设，不止需要购买电子信息产品重要性，而且必须跟上电子信息产品更新换代的速度，定期进行维修、更换、升级等，这一点从根本上严重制约了医院档案管理信息化工作的发展；②医院档案管理数字化缺乏国家法律、法规、规章和标准的引导以及技术保障，电子文件的法律地位尚未确立，因此，信息安全技术问题，缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准；③医院档案管理数字化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化，而现实的标准和规范不能满足档案信息化的快速发展，从而直接影响着档案信息化建设的步伐。
4 提高医院档案储存管理数字化的措施
4.1 强化相关设施的建设工作。数字化的硬件设施是顺利开展档案数字化存储工作的必要保障，采用先进的信息化、数字化技术，结合医院自身的档案管理实际情况，建立灵活且全面的布线结构以及先进的网络信息系统。配备足够的计算机、放像机及存储服务器等设备，建立各个部门间局域网共享机制，使医院内部资源实现动态链接，从而提升资源的利用效率。借助相关数字化存储软件，进行档案管理中的页面设计、域名申请和维护、存储空间以及后台设计等工作，提高档案管理的工作效率。
4.2 创新服务方式。医院目前的服务方式还过于单调，应该创新服务方式。可以建立医院档案管理网络平台，通过平台实现资源共享。在允许的前提下，可公布一定信息，供医疗科研事业研究使用。同时可以建立一套可靠安全的检索系统，无论是本医院查寻资料，或是查询其他档案，都会变得准确而快捷，这种档案管理的网络化、自动化、现代化就迟早实现。
5 结束语
总之，医院档案作为记录信息的宝贵资源，加强档案和管理，对医院全面发展显得非常重要，这就需要医院档案管理人员不断加强自身学习，提高医院管理水平，从而增加医院的社会效益和经济效益。
参考文献
[1] 和赣红.网络环境下医院档案管理创新探讨[J].产业与科技论坛.2011（14）
[关键词]医学；档案管理；现状；对策
医学档案是指医院在日常医学活动中形成的对医院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。医学档案是医院改革、发展以及一切医学活动的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医学档案作为一种专业档案，除具备一般档案的客观真实性、信息性和知识存储性外，还具有广泛性、分散性、专业性等特点。医学档案管理水平的高低与医院医疗服务水平的高低成正比，良好的医学档案管理是医院科学管理的依据和保证[1]。因此，加强医学档案管理，促使医学档案管理的制度化、科学化，充分发挥医学档案资源优势，更好地为医院自身发展和广大患者服务，已成为当前和今后一个时期医学档案管理的重要课题。
一、医学档案管理工作的现状
对于医院来讲，医学档案是其改革与发展历史的真实、全面的反映，是维护医院自身权益的重要工具，是规范医院管理的基础，是医院持续发展最有利的工具。目前，在医学档案管理的实际工作中，档案的使用价值越来越得到重视，管理方式也逐步科学、正规化，但仍存在着许多不足。
（一）医学档案管理意识不强
由于档案工作不能直接创造经济效益，再加上其业务知识有一定的局限性，因而医院的档案工作在管理模式、管理手段、管理制度、管理人员等方面存在着许多问题[2]。首先，医院领导不能够自觉运用科学管理的思想方法和原理原则去认识、分析和解决医学档案管理问题，医学档案管理的整体意识、结构意识、人本意识、制度意识、市场意识、竞争意识和创新意识不强；其次，一些档案管理人员对医学档案的重要性认识不足，档案管理意识淡薄，档案管理知识缺乏，直接导致在实际工作中只注重病历、处方、X光片、住院记录等医疗方面的资料积累而忽略了医学科研、技术创新方面的资料收集，对档案的再利用意识不高，只注重对资料的保存，没有充分开发档案资源，发挥其巨大的使用价值。
（二）医学档案管理制度不全
到目前为止，医学档案的管理制度、管理标准都还没有统一，以致档案管理出现混乱情况，以至于档案管理人员无所适从，不知道怎么做才符合要求。同时，传统档案的内涵和外延正受到迅猛发展的社会经济和技术手段的冲击，但由于缺乏统一的管理标准和模式，各级医院只能根据自己的理解和实践进行档案管理，在很大程度上可能会遗漏一些很有价值的档案材料；即使存档材料齐全，但由于完善科学的管理制度的缺乏，也会导致档案的文字材料内容重点不突出、缺项漏项、图表资料和文字资料不符等现象。此外，管理制度不全还会导致档案管理的随意、混乱，以致查找起来费时费力，降低了医院的整体工作效率。
（三）医学档案管理模式落后
目前，医学档案管理还没有形成科学有效的管理模式，医院只能凭自身实际探索管理经验，缺乏系统性和科学性。首先，在管理设备方面，近年来，随着科学技术的进步，医院档案管理的管理硬件（如设备，环境）和软件（如管理思维、理念、方式）等都不能满足日益发展的档案安全管理的要求，有些医院档案管理设备落后，缺乏先进的医学档案管理理念，没有专门的档案管理室，导致档案材料到处分散在各科室，检索起来难度较大。其次，在管理技术方面，由于缺乏先进的技术手段，很多医院还采用传统的手工检索方式，降低了档案的准确性和科学性，不利于档案的有效利用和开发。最后，在管理范围上，管理界限模糊，多部门管理档案现象严重，例如，文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等由综合档案室管理，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等则由分属各个业务科室自己管理，在一个单位里面基本上有三个不同部门管理档案材料，造成档案管理局面混乱、检索难度增大。（四）医学档案管理人员素质偏低
目前，各大医院基本上没有配备专职的档案管理人员，一般都是以兼职形式人员来管理档案，这些人员队伍专业知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，不能满足时展的要求。此外，在医院人才培养中，只重视对医疗技术人员素质的培训，忽略了档案管理人员素质的提高。医院几乎没有对档案管理人员进行专业培训，导致他们对档案专业知识了解不多，档案管理技术也不精通，只能根据传统的办法和经验进行管理，严重影响了档案管理水平的提高。
二、加强医学档案管理的对策建议
随着医院的发展带来档案收集范围的扩大，不同载体档案数量急剧增加，必然要求高度重视档案管理工作，在认清不足的基础上，对症下药，从管理意识、管理制度、管理模式、管理人员四个方面完善医学档案管理，建立一个科学高效完整的档案管理体系，逐步实现医学档案管理的系统化、标准化、信息化，以适应医院的持续发展。
（一）强化医学档案管理意识
管理意识，是指管理者能够自觉运用科学管理的思想方法和原理原则去认识、分析和解决管理问题，在长期的管理过程中形成的一种特殊的智慧、欲望和冲动。它是产生于人类社会的管理实践中，同时又高于管理实践，对管理实践起着指导作用。
强化医学档案管理意识，就是要转变档案管理思想，树立先进的档案管理理念。首先，医院领导干部要充分重视医学档案管理工作的重要性，把档案管理与医院业务建设同步规划，同步发展，制定较完善的管理制度，统一档案管理标准，增强医学档案的科学性和完整性；其次，医学档案管理人员要加强档案相关专业知识的学习，强化档案安全意识，重视档案的分类管理，提高利用率；此外，医院领导和职工还需要树立牢固的服务意识，变封闭型管理为开放型管理，既要“请进来”，为上门查阅档案的人热心服务；更要“走出去”，主动为医学、教育、科研活动提供各种咨询服务，以扩大医院的知名度和信誉度，促进医院长足发展。
（二）完善医学档案管理制度
医学档案是医院管理的基础，它不仅是医院活动决策、计划的依据，而且是医院改革和发展成果管的重要条件和物质基础。医院的改革与发展历程，无不以档案形式体现出来。医院是否具备完整、准确、系统的医学档案，不仅要求档案管理人员要认真做好科研文件的形成、积累、整理和归档工作，而且更重要的是医院决策层应按国家有关规定切实地把医学档案管理纳入常规管理制度之中，与医院的工作紧密结合，实现日常工作和建档工作“同步”管理。
完善的管理制度是医院档案工作得以顺利开展的必要保证。医院要建立完善的科学管理体制，构建由院长——档案管理部门——专职档案管理人员组成的三级档案管理网络系统，形成自上而下的档案管理机制，通过实行一把手负责制，运用行政手段档案集中统一管理。同时，还要理顺医疗技术部门、技术人员和档案管理部门各自的职责：医疗技术部门和技术人员在日常医学活动中形成相关医学文件材料、图像等，档案管理部门则应时刻跟踪医疗技术部门的档案整理情况，督促、指导医疗技术人员按照统一要求做好材料整理工作，并及时移交档案管理部门统一归档。建立健全档案工作制度，严格按照既定制度进行档案管理，推行档案工作标准化、规范化、信息化管理。
（三）转变医学档案管理模式
管理模式是在管理人性假设的基础上设计出的一整套具体的管理理念、管理内容、管理工具、管理程序、管理制度和管理方法论体系并将其反复运用于企业，使企业在运行过程中自觉加以遵守的管理规则。
转变管理模式，首先要广泛应用现代化技术设备，促进医学档案的现代化管理进程。技术设备包括硬件和软件两个方面。硬件是基础，软件是手段。在硬件配备方面，要加强现代化信息处理技术设备特别是计算机的配备，普及计算机应用。在软件方面，要加强计算机辅助科研档案管理、电子文件归档和电子档案管理软件的开发与应用，提高科研档案编制质量和管理效率，为开发利用和资源共享创造条件。其次，要运用先进的管理技术，全面推行信息化管理，充分利用现代信息技术手段储存整个医院的各种业务行政上的档案，既节省时间，也节省人力物力和财力，以提高工作效率。此外，规范医学档案管理范围，按照统一要求分类存储相关档案材料，方便使用者及时查找阅读。
（四）提高医学档案管理人员水平
医学档案管理工作不单纯限于对病历档案的收集、保管、编目、统计，而是医院的信息中心，要求档案管理人员必须全面掌握专业知识，例如医学基础知识、档案管理知识、计算机应用基础知识等多种边缘学科，使之能够与高科技的信息融为一体，因此加大医学档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员素质已成为必行之势。通过建立档案管理人才梯队，编制完整系统的人才培养计划，对档案管理人员进行定期在职培训、离职培训等培训活动，开阔医学档案管理人员的眼界，更新专业知识，提高职业道德与职业素质，增长业务知识，适应医学档案业务发展，推动档案管理水平的提高。
参考文献：
[1]启勇，王杰宁，鄢惊雷.数字化医院的内涵特征和基本框架[J].中华医院管理杂志，2005，1：57-58.
（一）科室档案内容界定不清，管理范围不明
在医院管理中，档案重保管轻利用，档案的价值没有得到充分体现，许多珍贵的档案被束之高阁，大量的档案材料体现不出利用价值，因此失去了管理的意义。而医院只注重经济效益而忽视了职工的思想教育，未将档案管理意识纳入科室人员的考核要求，一些医务人员缺乏主动建档意识，对存在的医疗安全隐患视而不见，或留有情面怕得罪人，使各科室人员档案管理知识结构不合理。
（二）档案管理信息化程度低，档案管理手段落后
近年来，随着我院计算机及网络技术重新改造，信息化管理在我院管理中的广泛运用，医院档案管理正向着以病人信息为中心的多媒体方向发展，在传统档案基础上发展了电子病历、X线胶片、病理切片、各种影像检查图文、计算机磁盘和数据等档案资料，逐步实现院内信息集成与整合，科室之间的医疗档案信息共享，与外院间信息横向联系更加紧密，使档案信息化管理正在受到越来越多的关注。但医院档案信息化管理工作停滞在较低的状态，只用做简单的数据和电子文件档案储存，管理手段落后，档案整理和归档工作仍滞留在手工收集，导致工作量大，信息量小、不利于档案的利用和开发，制约了档案事业的发展。
（三）医疗设备档案不规范
医疗设备档案从科室申请、招标采购、验收使用、维修保养、淘汰报废等全部资料,可为医疗设备的正常运行、维护大修、状态检修提供技术依据,但在医疗设备开箱验收时却不叫档案人员参加，向档案室移交档案资料不完整，导致医疗设备档案留存不全。在医疗设备出现小故障，需要维修时才发现缺合格证、中文使用说明书、设备档案操作手册及维修保养合同等。
（四）科研技术档案不完善、不准确
科研档案是在医疗技术研究过程中形成的新业务、新技术成果，是医疗技术研究活动的真实记录，我院医务人员特别注重开展新业务、新技术，对所尝试的新技术诊疗过程中形成的报告、发表的各种论文等科研成果和数据保留完整，但对可能存在的风险估计不足，准备不充分，对出现的风险问题未留下及时解决的资料，同时照片档案和声像档案资料留存不完整，对新技术的继续开展和推广造成不良的影响。
（五）未建立声像档案
声像档案是医院在开展重要、重大、突发性各项活动中形成的具有保存价值的照片、底片、影片、唱片等不同材料为素材，医院声像档案是医院前进和发展的见证者，是时代的发展产物，也是时展的趋势，所以学习应用数码照相机、扫描仪、录音笔、电子笔、计算机软件，通过不段掌握新技术，探索管理档案新载体的方法，使医院的档案管理更进一步发展
二、对医院档案管理的具体实践
（一）强化宣传意识
为了切实加强与医疗有关的病历档案、影像档案、设备档案、病理档案、科研教学档案、医疗文书档案的管理，做好医疗档案重要性的宣传工作极为重要，我院院领导高度重视此项工作，把档案管理纳入医院管理的重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展。在行政办公会、行政查房、院周会、科主任联系会、全院职工大会上反复强调档案资料书写、收集、整理、归档的重要性，使医院中层干部、护士长、职工都能充分认识到档案管理是医院管理的重要组成部分，认识到档案工作连着你我他，与自己的日常工作和生活息息相关，使大家更好地支持档案管理工作。
（二）强化责任意识
我院将档案工作与评审等级医院的标准细则相结合，纳入评判各科室规范开展医疗服务工作的考核办法。实行档案工作责任制，医院档案管理领导小组由院长亲自主管，院办主任抓，配有3名专职档案员；同时确定每个科室主任为档案管理第一责任人，在各科室设有1名科秘书作为兼职档案员，基本形成了覆盖全院的档案管理工作网络，每季度由兼职档案员协助科主任对科室档案进行建档、登记、移交工作，专职档案员全程负责全院资料的收集、整理、分类、编排目录、保管、利用及档案指导工作，做到职责明确，任务到人，使档案管理工作的触角深入到全院每个科室、每项工作，培养和加强了青年医务人员档案数据质量责任意识，提升档案工作整体水平。
（三）强化法制意识
我院每年通过医院网站、宣传栏、各种专题讲座、发放知识问卷等多种形式，积极宣传法律法规，加强医务人员法律法规的学习，增强大家的档案意识，特别是科室秘书和兼职档案员及领导干部的档案管理意识。每2月召开一次全院医师大会、每季度召开一次全院护士大会，介绍出台的有关的新规定、新制度，切实增强全院科主任、护士长和广大职工的档案意识，使大家自觉遵守档案法规，配合好医疗各项档案的收集和信息的归档工作，运用法律武器维护档案工作秩序，保障档案数据质量。
（四）强化管理意识
管理是医院成功的必要条件，而且管理工作是一项非常艰苦而又细致的工作。没有管理或管理松懈，医院各项工作就会下滑，就不可能处于良性发展的状态，需要青年医务人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有运用现代化科技手段和先进的管理方法管理医疗档案的基本技能。所以，医院培养青年医务人员树立大局意识，重视医院的总体利益和社会效应，涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，不断促进医院业务发展与提高，才有利于新时期档案工作的顺利开展。
（五）强化自身素质培养意识
管理数字化、信息化是信息社会对医院档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。青年医务人员为了适应医院档案工作发展的要求，要不断学习新知识，提高自身综合素质，做好七项工作记录,包括三级查房、术前谈话、各类告知制度、急危重病人抢救、会诊、死亡病例讨论等医疗文书档案的书写与管理，把大量分散的医疗档案资料分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据，促进档案业务知识不断更新。因此青年医务人员要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
（六）强化服务意识
当前由于医患矛盾不断加深，医疗纠纷已经成为影响当今和谐社会构建的一大焦点问题，青年医务人员要积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面。从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，熟悉各项服务流程，认真完成医疗档案资料书写，严格依法行医，要把为全院职工和社会公众提供优质高效的服务作为工作的出发点和落脚点，贯穿工作始终，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源，用最好的服务去为患者、全院职工服务。
（七）强化协调意识
当前社会普遍存在人与人之间不愿沟通、不会沟通、沟通简单及沟而不通的问题。因此,青年医务人员需要强化社会协调意识，培养换位思考的能力，要加强与院内外的沟通，善于协调，院内争取各科室主任、护士长、科秘书、全院职工对档案工作的支持，院外利用现代信息化技术整理档案，利用网上信息量大、传递速度快的优势，与实现档案信息资源共享。这样既提供远程服务，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于患者。
三、医院档案管理发挥的创新作用
（一）把档案管理作为医院文化建设内容，使管理理念创新
我院是一所百年老院，成立于1904年，有100多年的历史，由美国传教士捐款创建，每年都有来自世界各地的游客和当年在内工作的外国人的后裔来院参观，我院把当年遗留下的代表当时医院面貌的一座小木楼完整保留下来，拿出历年保留下来的珍贵的档案资料，查找出来当年创建医院的人、物、事，通过整理、归档、提炼，制作成文化墙，配有图片、中英文文字说明、电视录像，吸此了众多的人前来参观和拜读，这座小木楼代表医院的成长史，已形成独特的医院文化，一种传承，一种向上的精神，使医院形象和影响力显著提升。
（二）发挥档案信息教育和传承作用，保证全院主要质量和效率指标达到较好水平
医院成立科室档案质量专家督导小组，按《三级甲等医院评审标准实施细则》，在各科室建立三级查房、疑难危重病历讨论、死亡病例讨论等核心制度的10余个记录本，确保医院科室档案质量的督导，做到档案资料建立健全，档案质量持续改进提高。针对医疗、护理、医技和教学4类档案，每月由专家组对档案质量进行督导检查，对存在的问题及时提出整改意见；同时每月由医务科、质控科对病历、药占比例、全院各类抗菌药物使用、临床各科室医保基金定额使用等工作进行考核奖惩，业务档案内容完整、规范。
（三）实现档案管理数字化，进一步提高医院管理水平
医院档案信息化是计算机大量应用于医院管理的必然结果，2012年后我院建立了较为规范的信息系统,开发了许多计算机磁盘档案、计算机数据档案，还有医疗诊断中产生的影像资料、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案等各种载体的档案，实现院内档案信息集成与整合，科室之间的医疗档案信息共享工作取得进展;同时医院间档案信息横向联系更加紧密，在全省卫生系统启用通用《甘肃省通用门诊病历》，对三级以上医院的检验、医学影像检查结果互认工作，医务人员知晓率100%，既节省了患者的费用，又方便了患者不再做重复检查，提高了医疗资源利用率。
（四）加强档案管理是规范医疗行为，提高医疗技术水平的一个有效载体
把档案综合管理融入到日常工作中，对加强医院医疗业务的开展、特色专科的实施和特大、疑难手术病例影像资料的收集归档起了关键作用，在医院工作档案资料的积累上，可以把握好医院的前进方向，落实档案长效管理，不断求索创新，使医院的工作质量和管理水平能够得到持续的提高，从根本上改善医疗环境，解决住院病人的需求，职工凝聚力都将得到增强与快速的发展。
四、实现医院档案管理工作创新的途径
（一）要从思想上树立创新意识
创新是指敢为人先，敢于试验，敢于挑战过去未发生的事情。档案工作要在继承和发扬过去的优良传统的基础上，创新意识一定要抓住“利用档案”这个关键，围绕利用下功夫，使档案工作适应改革开放的要求。
1.培养创新意识，必须遵循解放思想、实事求是、从实际出发的原则，实事求是始终是在思想上和工作上永葆蓬勃生机和活力的法宝。
2.培养创新意识，要有高尚良好的职业道德，且对自己所从事工作要有创新意识，必须具有高尚的职业道德，这是培养创新意识的一个关键问题。
（二）要从工作中营造创新意识
医院档案管理要发挥全院各科室的协同作用，对于医疗活动档案的收集，除档案部门收集外，要求业务部门也参加收集，帮助把关，因为业务科室最清楚哪些文件材料应该归档，从而保证医疗档案的完整准确，更好地服务于医疗、科研、教学等工作。
（三）培养创新意识，医院领导支持和
重视起着决策和指导作用领导了解档案工作，对医院的档案工作如何开展起着积极的作用，所以我院注重先提高院领导、科主任、护士长对档案工作的重视度，才可以对广大职工造成档案意识影响与辐射，使全院职工理解档案工作对医院发展的影响，从而使大家从多个角度认识医院档案工作，保证了档案管理工作资金充足、人员齐全、设备到位，为档案工作人员接触新事物，了解新的信息提供方便和渠道，提高档案现代化管理水平，提高工作质量和效率。
（四）加强调查研究，是培养档案人员
创新意识的一项重要工作我院档案人员每年参加省、市档案局的各类档案管理知识培训班，积极参观省级、市级档案馆藏工作，加强与兄弟单位档案部门的合作交流，把所学的知识应用到医院，配置综合档案集中管理所需要的库房、档案密集架、阅档室，购买计算机、复印机、档案装具；制作档案管理制度全部张贴上墙，解决保护档案必需的空调、消磁柜、温湿度仪、防虫剂、扶梯、消防器材、红外线安全监控器等设备装置，使档案管理与时俱进，更加现代化。
（五）发展编研成果，提高档案利用率
