［摘要］校园文化包涵校园精神文化、物质文化和制度文化，高校档案管理是校园文化建设的重要组成部分，对于校园文化建设具有重要的促进作用。本文主要探讨高校档案在校园文化建设中的作用，并提出档案参与校园文化建设的主要途径。
［关键词］高校档案;校园文化;文化建设
校园文化是学生以及教师在长期教学活动当中逐渐形成的一种文化，反映了校园的精神面貌以及文化环境等内容。其中，高校的档案工作是对校园的各种活动、历史、科研活动进行记录，对于学校的文化发展具有重要的作用。本文分析了高校档案工作和校园文化建设的密切关系，并且提出了档案工作参与校园文化建设的途径。
一、高校档案管理是校园文化建设的重要组成部分
(一)校园文化的内涵
校园文化不但可以增加学生们的知识，而且可以对学生起到正面教育的作用，帮助学生树立正确的人生观、世界观以及价值观，此外，校园文化具备传播知识、宣传教育以及组织能力等几大功能。通常来讲，大学的校园文化主要包括以下三个方面:一是物质文化，是指具有文化特征以及文化气息的物质环境和物质设施，属于校园当中的文化物质形态，比如，图书资料、图书馆、建筑物、教研设备、网络环境等，此外，物质文化包括全体的学生、老师等。二是制度文化，是指全体的学生以及老师在长年累月的教学当中应当严格遵守的工作守则、行为规范以及规章制度等，其中规章制度等高度彰显了学校的治学思想，对于学生以及教师都具有一定的规范、指导和约束的作用，促使学生尽快养成比较良好的行为规范以及治学习惯。三是精神文化，是指学校的教师和学生在教学实践当中逐渐新形成的观念以及理念，这种理念得到全体师生的一致的认可，主要体现在思想、政治、道德等多个方面，校园的精神文化是校园文化的主体以及核心。
(二)高校档案管理和校园文化之间的关系
高校的档案管理主要是通过对教学活动、学校招生以及科研等活动进行记录，通过其真实反映出本校的历史、科研成果、文化传统以及管理经验等，从而对学校的文化精神进行延续。校园文化是学校在长期的发展过程当中逐渐体现出来的精神文化以及物质文化的总和，并且通过校园建设、制度建设、办学理念以及人文关怀等多个方面综合体现出来，集中显示出校园的办学理念以及办学的特点，对于校园的发展以及建设具有十分重要的作用，实际的校园工作当中，校园文化的建设不但是校园管理的重要的一部分，而且对于促进学校其他工作的开展具有一定的意义。高校的档案管理工作对于校园的文化存在千丝万缕的关系。它们都是以学校的工作为发展基础，并且传授各种科学文化知识，从而提升校园学生们的综合素质。例如，在培养人才的过程中，档案管理工作以及校园文化建设都是为了提升学生的素质。高校档案工作是文化建设的副产品，是学校在发展过程中逐渐形成的，档案工作对于学校的未来发展提供必要的借鉴资料。因此，在校园的档案工作环节，由于学校的文化多种多样，导致档案工作种类逐渐多样化。其中，校园文化建设和学校的档案管理也存在显著的区别，主要的区别是档案工作以静态方式开展，并且是为了给校园文化建设提供服务。然而，校园文化建设是动态方式开展，应用在发展过程中需要应用档案资料等。档案工作和校园文化建设之间存在密切的关系。一方面，通过档案工作，可以有效促进文化建设的发展。另一方面，校园文化建设是为了帮助学校培养优秀的、高素质的人才，是学校形成品牌以及提升外在形象的重要方式。由此可见，高校档案管理是校园文化建设的重要组成部分，校园文化建设必须高度重视档案管理工作。
二、高校档案在校园文化建设中的作用
档案建设以及管理工作对于高校的校园文化建设的工作具有积极的促进作用。本文主要从对学校教育的作用以及校园环境两个方面进行详细分析，一方面，档案建设管理工作可以对学校的教育起到补充的作用，另一方面，档案建设可以辅助建设文化校园。
(一)对学校教育起补充作用
对于学校而言，开展教育工作的主要还是依托课堂教育，但是，高校档案学习内容也不应被忽视。对于大多数高校来说，悠久的办学历史和历代的学者、学生辛勤研究，积攒了很多的学术研究成果，也创造了无数的荣誉。这也是一直以来，学校的档案馆和校史馆是思想政治工作主要阵地的原因。前辈的辛苦付出不仅塑造着这所学校的丰碑，也激励着后来者继续努力，不懈奋进。同时，也能让学生接触到最前沿的科学成果，为他们的学术研究提供资料。必须清醒地认识到，通过档案工作，让师生认识到高校是人文精神的摇篮，要让学生的心灵在人文精神中氤氲，成长为国家、民族和社会需要的人才。
(二)辅助建设文化校园
高等院校是教书育人、为国家和社会培养人才的地方。无数的专家、学者、教授、老师，在这里挥洒汗水，为社会主义的各项事业培养合适的接班人。在当今这个快节奏的社会，学校更要成为一座宁静的“象牙塔”，让老师可以在这里安心的育人，让学生可以在这里耐心的成长、成材。学校教育给学生的影响是巨大的，老师是学生心目中的灯塔，可以指引学生在纷繁复杂的社会中寻找到合适的、正确的道理。在阅读高校的档案时，学生可以从前辈的为人处世中寻找到合适的行为方式，塑造出健康的、积极向上的思想观念。悠久的办学历史，营造了独特而又相似的人文氛围，正直的办学精神，也必定会影响一代又一代的学子。特别是我国的很多高校，建校历史都可以追溯到上世纪，在艰苦的条件中坚守在治学一线，为国家培养人才的伟大教育家们的事迹，又怎能不让学生深受鼓舞而努力前行呢。所以，高校切不可忽略档案在建设校园文化中的重要作用，要发扬学校建立和建设历史中先辈们的精神力量，建设富有人文精神的校园环境，坚定学生向真理和向善的信心和勇气。
三、高校档案参与到校园文化建设的途径
通常而言，每所高校都具有独特的文化发展的历程，并且都具有一大批的学者、教授以及专家等，这些专家学者的信息是档案工作的记录主要对象。因此，学校方面应当充分认识到档案工作的重要性，将档案工作运用在高校的校园文化建设当中，通过使用档案管理促使高校逐渐形成独具特点的人文景观、建筑以及雕塑等，并且通过档案管理工作赋予每个建筑、雕塑以及基础设施以不同的内涵，从而营造出朝气蓬勃以及积极向上的学习氛围。通过文化美以及思想美等对学生的心灵进行净化以及鼓舞，促使学校的全体师生形成正确的人生观、价值观以及世界观。
(一)让档案与校园文化的建设工作充分结合
档案的管理者和校园文化的建设者必须加强合作，要在新的形势下，不断挖掘档案中与时代紧密结合的内容，与校园文化的建设广泛结合在一起。同时，单纯的讲课或者说教很难取得良好的效果，要发挥想象力和创造力，将档案中的精神内容融入师生的日常教学生活中，要让学生和教师自发的学习档案中的积极内容，加强对于学校的归属感，形成一种积极向上的校园氛围。要让档案在高校的校园建设中发挥实质性的作用，而不只是单纯走形式主义的道路。
(二)加大高校文化建设中的档案比重
进入新世纪以来，随着计算机技术的普及和互联网技术的发展，电子信息技术开始走进档案管理工作中。当今，电子图书馆，电子阅览室，数字博物馆等电子信息技术的应用应接不暇。高校的档案管理者应该从中寻找灵感，将新技术引用到档案管理工作中。一方面，高校处在科技的最前沿中，应该主动的接收新技术，并寻求学科复合的可行性;另一方面，高校也应该广泛利用校园网的平台，推广档案管理和推广的新模式。
(三)完善高校档案建设的内容
当前，部分高校的档案建设还存在不完整的现象。例如，学校的科研成果记录不够完整，对学生的宣传推广力度还不够完善。学术成果是一个学校科研工作的一个重要指标，重要的科研成果一方面体现了学校科研工作的成功，一方面也能让学生对所学学科产生一种敬畏感，更有动力继续学习和研究。但是很可惜的是，由于宣传的途径过于单调，对学生而言吸引力不大，对学生的激励作用非常的有限。校史馆的建设不够全面，也没能及时对学生进行校史的必要教育，导致部分学生对自己就读的高校还知之甚少。甚至有些学生连学校的建校时间或是校训都不甚了解。同时，档案建设还存在宣传途径太过老套的问题，总是采用讲座或者课堂的形式对学生进行说教，一方面会让学生产生厌烦感，另一方面，也不利于学生对档案形成系统的印象。在电子信息技术于高校普及的今天，档案建设管理人员也要开动脑筋发散思维，思考如何利用新媒体技术完善高校档案建设的途径和内容，让学生更主动的了解学校的档案，更便更好的接收信息。
(四)完善高校档案数据和资源的领域
从上文可以看出，档案建设对于校园建设来说多有益处。在这种情形下，更要加强档案内容本身的建设。宣传手段和传播方式相对于档案的资源收集来说都是次要的，只有不断完善高校的档案内容，才能真正地发挥档案在校园文化建设中的作用。一方面，档案管理人员要注意保护校内保存完好的档案内容，同时不断查漏补缺，使档案收集的资源更加的完整，更有该高校独有的特色。另一方面，校园文化建设也可以成为档案的一部分，要注意记录校园文化建设在校园建设中的影响和作用，完善高校档案数据和资源收集的领域。
综上所述，校园文化建设和校园的档案工作具有密切的联系，两者是不可分割的整体，既存在区别又具有共性，将档案管理工作参与到校园文化建设当中可以对学校教育起补充作用、辅助建设文化校园。应当让档案与校园文化的建设工作充分结合、完善高校档案建设的内容、加大高校文化建设中的档案比重、完善高校档案数据和资源的领域。
参考文献:
［1］于立春，储凡静．高校档案服务于校园文化建设的策略研究［J］．兰台世界，2014(11)．
［2］张丽．档案工作与民办高校校园文化建设［J］．办公室业务，2012(21)．
［3］刘敏华．高校档案文化建设之我见［J］．档案管理，2014(4)．
［4］刘红旗．浅析新媒体环境下高校校园文化建设［J］．成都中医药大学学报(教育科学版)，2016(3)．
首先，要做好前端控制。高校各部门是档案立卷归档第一线，需要各部门协助配合，自觉积累档案，主动报送收藏，保证其完整性、连续性、多样性；档案管理部门要加强业务监督指导，督促立卷部门切实做好各个门类和载体形态的文件材料收集归档工作，从源头上确保档案资源的齐全完整。同时，还要做好后续管理，防止出现有资源无管理局面，导致档案资源闲置，甚至流失。
其次，加强调查和研究。向师生、社会广泛开展档案征集活动，扩大收集范围，特别是要收集与学校发展历史关系比较密切的档案，如老照片、老文件、老信笺等灵活开展档案征集工作，将流散于社会和个人的珍贵档案收集入馆，维护档案资源的安全与完整。有条件的高校可以与地方合作，对富有地方特色的文化古迹、名人手迹等档案资料进行收集收藏，不断丰富馆藏内容。
第三，加强档案资源信息化工作。着重开展对数字档案资源尤其是网络档案资源的采集、整理与保存，实现实体馆藏与虚拟馆藏并存。尤其需要对破损严重、面临失传的珍贵资料进行数据化整理和备份，延长资料生命，还原校史原貌，丰富校园文化。第四，主动做好重大活动资料留存。档案管理部门要围绕学校开展中心工作、重大活动等，积极参与现场采访、拍照、摄像等，主动记录档案资源。通过多种途径切实加强档案资源体系建设，发挥档案存史、贯通未来的重要职责，从被动存史过渡到主动录史，以档案特有方式和角度，来主动记录和见证学校发展的方方面面，不断丰富校园文化的底蕴，真正实现档案今世赖以知古、后世赖以知今的作用和价值。
二、加强档案编研开发，深入凝练校园文化
一是加强校史研究工作。通过编写校史、年鉴、大事记等，回顾学校的发展历程，总结、凝练学校独有的育人文化和鲜明的办学特色。例如，安徽医科大学在建校八十周年之际，从馆藏档案中发掘出著名教育家蔡元培先生为学校前身东南医学院师生的题词“好学力行，造就良医”，经过全校上下反复讨论研究，最终确立为校训。通过对校史的梳理和回顾，学校大力弘扬“爱国爱民，献身人类健康”的光荣传统，秉承“兴国、奉献、仁爱”的育人理念，倡导践行“求真、求精、求新”的校风学风。
二是加强爱国爱校教育。以重大纪念日、重要节庆活动、重大事件等为契机，开展实物展、图片展、特色讲座、专题影片等富有档案特色的爱国爱校宣传教育活动，把寂静无声的档案资料开发成灵活多样、贴近实际、富有影响力的育人资源。
三是做好专门档案的编研。如编辑知名校友录、教授录、学子创业录等为学生树立榜样，增强爱校创业的责任感和自豪感。编辑科研论文、成果集、优秀教案集，使师生了解掌握学术前沿动态和理论，激发科学研究的热情，培养锻炼科研能力。四是开发个性化档案资料。档案部门需要紧贴学校发展脉络，深度提炼学校特色文化档案资源，对其进行合理加工，形成二次、三次信息，然后精心组织编排，利用平面和立体媒体等多种形式广泛宣传，形成校园文化的深厚积淀和核心竞争力。
三、加强馆舍基础设施建设，形象展示校园文化
高校档案馆不应简单理解为堆书存档的地方，而是校园文化建设不可或缺的重要组成部分，其环境氛围在一定程度上影响着校园文化建设的质量状况，激发校园文化向高层次、高品位发展。档案建筑设计是校园文化最物化最直观的展现渠道，高校的档案馆不仅仅是档案保管的基地，更是爱国爱校教育的基地，是高校育人的第二课堂。档案馆舍建设既要考虑档案保管的特殊需求，更要从文化建设的高度谋划馆舍功能，体现出开放性、公众性、安全性、发展性的特点，把档案馆建设成为校园文化资源建设的有机组成部分。
档案馆舍建设要体现以下学校特色：一是与校园建筑的整体风格相协调。馆舍的规划选址力求整体协调，建筑装修体现古朴厚重，将高校档案馆建筑的形象与校园的历史文化背景和周围环境相协调，体现浓厚的地域文化特点，成为整个校园建筑文化的有机组织部分。二是突出档案馆传承校园文化的功能承载体。高校档案馆的建筑设备包括现代化设施配置完善程度，不仅体现着校园的文化底蕴，而且也成为校园文化传承的重要载体。因此，高校档案馆建筑设计、内部装修等各方面都要能传递校园文化。三是推进档案馆、校史馆、博物馆三位一体建设。“三馆”建设力求和谐地融合，实现基础设施互联互通、档案资源互为共享，能更好地以图片、影像、实物等各种展品，展现学校的办学历程、办学传统和师生员工勤奋创业的足迹和精神，传递正能量，增强师生员工的主人翁精神和荣誉感、使命感，激励着一代又一代学子和员工爱国爱校、不断开拓创新。
四、加强档案信息化建设，高效共享校园文化
随着科学技术的发展，信息的传播更加快捷，QQ、微博、微信等通讯方式随处可见、触手可及。高校档案管理部门必须紧跟时代步伐，采用现代化的管理方法和技术手段，由手工操作方式向自动化管理转变，使档案管理实现信息化、系统化和智能化，为高校师生和社会各界提供全方位精确便捷的服务，更好地服务校园文化建设。国内许多高校和地方政府在档案信息化方面进行有益探索，为我们档案工作创新提供很好范例。北京大学档案馆利用多媒体技术和3D技术，建设基于因特网的虚拟数字化档案馆，通过在网站上设立“名人档案”、“燕园师林”和“院士长廊”等专栏，建立“京师大学堂”、“西南联合大学”等历史图集展览版块，让广大师生和社会各界自由浏览，更大范围传播北大光荣传统和精神文化。南京大学充分利用自己研发的“南大之星”对档案进行编排归档，通过宣传展览、网络共享等方式向社会宣传南大，提升南大人的自豪感。武汉市档案馆已经推出“武汉（手机）档案信息及文化推送系统”，市民通过手机即可查阅档案资料，成为全国首个“指尖上的档案馆”。面对微时代，高校档案馆亟需加强档案信息化建设，以技术手段来加快档案文化资源建设和共享，使利用者更加方便快捷地利用档案文化资源，随时随地可以进行档案数据的查询、浏览与借阅，让档案活起来，让历史穿越到新时代。提高档案信息建设水平，应该注重做好以下几方面工作：一是加强硬件投入，为档案馆配备必要的信息化办公设备和通讯网络，引进并开发档案管理软件，推进新技术应用进程，提高档案的服务效率，使档案成为校园文化重要内容；二是加强各种信息库建设，对教学管理和教学研究活动中形成的有保存价值的不同载体形式的档案材料，经过加工筛选，建成有特色的教学档案信息库、科研成果信息库、学生就业档案信息库、教师业务档案信息库、名人档案信息库、荣誉档案信息库等，在激励和调动教师教书育人、学术研究和学生发奋学习过程中发挥重要积极作用；三是提高信息化服务水平，运用高新技术和现代化管理手段，对一些档案进行数字化处理，并引进现代化查阅手段，适应数字阅读时代的要求。
五、提高档案管理人员素质，主动传播校园文化
关键词：新时期 高校 档案 文化 储备
高校档案是高校发展历史的记录和积淀，是高校校园文化的重要组成部分，也是人类社会文化的一部分。高校档案作为高校一种重要的信息资源，本身就具有一定的文化内涵。随着社会经济的发展和信息化时代的到来，越来越多的人认识到高校档案的重要性。在新时期，加强高校档案文化的储备和挖掘不仅有利于传承和弘扬校园文化，而且对社会主义精神文明建设也具有积极作用。
一、做好高校档案文化储备工作。
目前，我们已经步入知识经济时代。当代的竞争更多地体现为知识文化的竞争。在这种新形势下，高校要加强档案文化储备工作，不断丰富高校档案资源，为高校档案资源的开发和利用做好准备。做好高校档案文化储备工作，具体措施如下。
（一）加大档案接收和征集能力，加强档案资源建设。
当今是文化大发展、大繁荣的时代，高校也应该加大档案接收和征集力度，不断扩充高校档案文化资源库。
第一，完善档案管理制度和改进档案管理方法，增强档案接收能力。在过去的档案管理工作中出现档案存放混乱、档案资源借阅不方便等问题。在新时期，高校要不断建立和健全档案文化资料的接收、整理、归档和管理等一系列管理制度，使得高校档案文化管理能够满足日益增多的高校档案文化。例如，在高校档案的管理中，可以利用新科技，建立一个高校档案工作平台，这样在档案管理工作中就方便对档案进行整理、归类、更新、查找等，提高档案管理部门的工作效率，增强档案接收能力。
第二，拓展档案征集渠道和征集领域，丰富档案文化。为了使高校档案文化更加丰富多彩，高校档案管理部门在做好以往基本工作的基础上，要通过更多的渠道，征集更广阔领域的档案文化资料。一方面，高校档案管理部门要通过多种形式和多种手段征集更多的档案文化资源。档案管理部门可以通过收集个人工作总结、学校相关部门的经济报表、个人表彰材料以及学生用人单位反馈意见等多种渠道来征集学校档案文化资源。随着社会的发展，各种形式的档案文化资源不断涌现。在新时期，对于档案文化的收集也不能仅仅限于纸质载体的档案文化资料。高校档案文化资源要囊括纸质档案、电子档案和声像档案等多种载体形式的档案文化资料。另一方面，扩展高校档案文化征集的领域。高校档案是高校在从事教育、教学活动以及教学行政管理等各中活动中形成的具有一种具有保存价值的真实记录。
（二）加大投入力度，保障档案资源的有效管理。
对于丰富的档案文化资源，高校要加大人力、资金等方面的支持力度，才能更好地储备这些档案文化资源，从而保障档案资源的有效管理。
第一，加大人力投入，形成完整的档案文化管理部门。在过去，很多学校不重视高校档案文化管理工作，投入的人力资源自然就很少。但是，随着社会经济的发展，高校档案文化越来越受到重视。面对新形势，在高校档案文化管理部门，以往的人力资源已经不能够应付繁杂众多的档案文化工作，因此，高校要适当地增加一些人力投入，形成完整的高校档案文化管理部门，以保证档案文化工作的顺利开展。
第二，增加资金投入，完善高校档案文化管理设施。在过去，高校档案文化管理工作不受重视，各项档案文化管理设施不齐全。在新时期，高校档案文化管理工作被高度重视，丰富多彩的档案文化资源也越来越多。为了适应新形势的需要，高校要增加档案文化管理资金投入，一方面用来添置一些相应的设施来存储档案文化资源，另一方面用来引进先进的管理技术，做好高校档案文化资源的管理和利用。比如，新时期除了纸质载体的档案文化资料，还有大量的声像和电子形式的档案文化资源，这就需要高校来购买相应的设备来存储。又如，为了更好地管理日益增多的高校档案文化资源，需要运用高科技来运作，方便档案文化资源的整理、查询和更新等工作。
二、做好高校档案文化挖掘工作。
做好高校档案文化储备工作以后，还要对这些档案文化资源进行开发利用，从而挖掘出一些文化精品，打造高校档案文化特色。在新时期，加大挖掘高校档案文化精品力度显得更加重要。如何在新时期做好高校档案文化精品挖掘工作，具体可以从以下几个方面着手。
（一）创新档案编研工作，打造高校档案文化特色。
在高校档案文化的管理中，档案管理部门可以通过创新档案编研工作，从而打造高校档案文化特色。第一，编写一些特别专题，形成本校的一种档案文化特色。在大多情况下，高校档案的编研内容一般为高校大事记、高校校史、年鉴等。在新时期，高校档案编研工作可以开创更多的特色专题，从而打造出一种品牌特色。第二，编写一些有价值的参考资料，为高校各项工作服务。一般来说，高校档案只是被作为一种记录高校发展历程以及高校各项活动的历史资料。在新时期的高校档案文化管理工作中，我们可以对这些档案文化资料进行重新的整合，使它们为高校师生服务。
（二）形成新的档案文化平台，促进档案文化挖掘。
现代信息技术条件下，高校档案文化管理工作要适应时代的发展需要，利用科学技术建立多种形式的档案文化平台，促进档案精品文化的挖掘。信息技术的发展，为高校档案文化管理提供了新的工作平台。高校档案管理部门可以通过利用计算机技术和多媒体技术，建立档案数据库，实现档案文化资源的数字化、网络化管理，从而实现档案文化资料共享。这样一来，高校档案文化管理部门可以通过社会反馈和高校交流等渠道来发掘档案精品文化。第一，高校档案文化管理部门可以通过社会反馈来发掘档案文化精品。高校档案文化资源实现网络共享以后，许多人都可以通过网站来查看高校档案文化资源，不仅可以学习和借鉴高校文化，而且还可以为高校档案文化资源管理建言献策。高校档案文化管理部门就可以通过学校师生或者社会人士的反馈，从而更好地建设高校档案文化信息网站，更好地发展高校档案文化。第二，高校档案文化管理部门可以通过各高校之间的交流来发掘档案文化精品。当各高校档案文化实现资源共享以后，一方面，各高校之间可以相互借鉴，改进本校档案文化资源管理工作；另一方面，各高校通过相互交流，可以共同探讨适应时代需要的新的档案文化管理方式，共同推进高校档案文化建设，做好高校档案文化精品挖掘工作。
参考文献：
[1]韦晓青.发挥高校档案功能促进校园文化建设[J].攀登.2011（02）：56-58.
[2]贾佳.论高校档案工作的改革与创新[J].科技经济市场.2009（06）：33-35.
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
[关键词]校园文化建设；高校档案；创新思考
每一所大学都有各自不同的特色校园文化，高校档案作为校园文化建设中的独特资源，可以为文化建设提供信息资源和建设资源等多种支持，高校档案在现代校园文化建设中具有较高价值，进一步的认识和利用高校档案对于特色校园文化建设具有深远意义。如何增强档案文化的自觉和自信，组织开展档案工作的编研、宣传工作来促进校园文化建设是档案文化建设发展亟待思考的重要问题[1]。
1、校园文化与高校档案
校园文化是一个学校形成和发展的物质文明和精神文明的总和，它是一种以学生为主题，以培养人才为导向，以环境、精神、风气和行为制度为主要内容，以精神文明为特征的群体文化。校园文化既包括舞台内容如建筑风格、庭院设计和整体布局等，也包括各种规章制度及自成一体的行为准则[2]。健康积极的校园文化能够使德、智、体、美有机合理地统一于学校整体的育人环境中，使在校学生得到全面发展，成为社会和国家需要的人才。
高校档案指的是高校在进行教学、科研、党政管理、制度建设和其他各项活动中形成的有重要价值的历史记录，这种历史记录以各种文字、图标、声像、数据等为载体，便于高校的统一管理。高校档案包含一个学校所有的教学、科研、党政工作、制度建设等基本建设档案，学校成立以来的各种重大事件的说明和相关资料也都事无巨细的完好的保存着。这些档案展现了学校的建设全程，不仅是学校文化的沉淀，也是学校宝贵的文化财富，对高校的校园文化建设具有重大作用，充分利用和发挥高校档案的文化功能能够有效地推动校园文化建设[3]。
2、高校档案的利用工作
档案利用工作是高校档案部门的一项基本服务工作，高校档案能够为校园文化建设提供全面准确的信息。
2.1声像档案的利用
学校的校园建设和环境能够体现学校身后的历史文化底蕴和精神面貌，校园环境是学校灵魂的体现。在为现代校园文化建设服务时，我们可以采用多角度的校园风光、特色建筑、高校大门、雕塑等老照片来增强学校的吸引力。利用学校成立以来不同的校徽，校训和各个时期的建校目标、口号等资料展示学校的风采。在校园文化建设中的校庆活动中可以利用上述的档案资料，将丰富的校园历史文化融入进去进而推动校园文化建设[4]。
2.2实物档案的利用
实物档案包括奖杯、奖状、证书、校徽、校牌等资料。利用这些实物档案使每一位同学走进学校过去的生活岁月，切身体会到学校的不断发展壮大，逐渐在学生心中建立我以学校为荣，我要为学校争光夺彩的思想，使学生时刻警醒自己的言行，让自己的一言一行都符合学校的准则，不断提高学生自身素质。利用实物档案可以举办各种专题的展板，在潜移默化中提高学生的道德思想水平。档案馆通过对历任校长、著名学术带头人及知名校友的教学、工作、科研甚至创业等方面的实物资料设立名人展堂，起到宣传教育作用。
2.3科研档案的利用
科研档案的利用逐渐成为现代高校档案部门开展档案工作的趋势，有效地，有目的地利用这些档案能够引起人们的注意和支持，成为校园文化建设的另一条途径。档案馆具有得天独厚的优势，努力做好科研档案的编研工作，充分发挥科研档案在现代校园文化建设中的作用。
3、编研工作
加强高校档案的编研工作，采取合适的档案记录方式，将会给校园文化建设带来极大的便捷，也会使挖掘和传播档案中的文化资源变得更有效率。
档案的编研工作对象主要是文书档案、教学档案和出版档案。对于文书档案，档案工作人员可以有计划、有步骤的将馆藏档案汇编成册，挖掘海量档案中有价值的信息，整编成高质量的工作成果以供使用。对于教学档案，将历年来招生、毕业生及就业信息按专业汇总、梳理，对档案进行二次加工，通过整理将学校的历程进行凝练，站在历史的高度俯瞰整个发展历程，在学生面前呈现学校真实可靠，具有说服力的档案信息，完成对学生心灵的洗礼。对于出版档案，高校的校报，学报，期刊等出版物是学校各项工作的集中体现，通过这些媒介使学校形成独特的校园文化，使学生在生活、学习中感受到特色文化的激励，在其成长的道路上留下鲜明的特征[5]。
4、宣传工作
高校档案中存储了大量有意义的信息，这些信息有了合理的组织方式，被师生了解后才能发挥其最大作用。作为档案管理机构，需要通过各种报纸、网络来加强宣传工作。
档案管理工作本是一个默默无闻的工作，但如果档案工作人员只是固守本职工作，不进行大力宣传，有着重大价值的信息将会被埋没在档案馆中，变成毫无意义的信息，为了促进学校的文化建设，档案工作人员应该利用校园内各种网站、广播站和小源期刊作为媒介，拓展高校档案参与文化建设的空间。使高校档案发挥其应有的作用，提高高校档案服务现代校园文化建设的能力。
总之，新时代的高校档案工作逐渐变成了一项学术研究性工作，在校园文化建设中发挥着不可替代的作用，是高校校园文化建设的内在要求[6]。充分利用高校档案蕴含的丰富资源，营造出一个积极奋进的校园文化是学校健康发展的需要，是师生树立正确人生观、价值观的标尺，对培养高质量的大学生具有重大作用。
参考文献：
【关键词】 档案 高校 校园文化 作用
【作者简介】 刘明达，湖北大学档案馆馆长。
【中图分类号】 G641 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2013）09-0015-02
高校档案作为高校历史活动的客观、真实记录，不仅忠实记录了高校发展的历史进程，也为高校的进步与发展提供了重要的参考依据。从档案的历史性、直观性和原始性等特点来看，高校档案不仅是高校校史文化的具体表现，而且也是高校大学校园文化的重要组成部分。作为高校的一个构成部分， 高校档案馆在文化贮存、文化传播、文化增值、文化积淀、文化教育等方面都发挥着不可或缺的作用。
一、 高校档案馆的文化属性
档案是人类认识和改造主客观世界直接形成的具有保存价值的不同形式的真实记录，是人类智慧的结晶和文明成果。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案不仅具有一般文化形态所共有的欣赏教化、凝聚力量、传播知识等功能，而且又因其独特的原始凭证性质而有别于其它文化形态。档案馆是收集、保管档案的机构。负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。学校档案是学校从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的多种不同形式的历史记录。档案馆文化由档案馆现象所凝聚的物质文化、制度文化和精神文化三个部分组成。物质文化是指外在的环境文化、馆藏文化，是档案馆文化的基础和载体；制度文化是档案馆在发展中产生的规范性、约束性的行为要求， 是档案馆文化的保障和有效的运行机制；精神文化是档案馆长期培育形成的一种特定精神风貌和文化氛围， 是档案馆文化的核心和灵魂。
二、高校档案馆是校园文化建设的重要阵地
大学校园文化是在大学广大师生员工中通行的规范准则、生活方式、行为模式和价值体系， 是大学区别于其他社会组织的重要标识。它包括校园物质文化、校园制度文化、校园行为文化和校园精神文化。高校档案馆、校史馆、博物馆的标志性的馆舍建筑、先进的设备、丰富的馆藏文献、艺术性的陈列、科学的管理、完善的各项规章制度和良好的服务等共同营造一个健康的、积极向上的文化氛围， 有助于学生感受美丽，获得知识，净化心灵，修练人格。因此， 大学档案馆担负着校园文化建设的重要职责， 是校园文化建设的重要阵地，发挥着重要作用。
档案馆储藏的丰富信息，是一本无声的教具，记述、收藏、见证着学校发展历程，讲述着学校在历史的沉积中形成的带有自身特色的良好的校风、教风、学风，对学生有很强的教育和影响作用。
三、高校档案馆是校园文化的重要参与者
1. 爱校教育活动
高校档案是高校在学校建设和教学过程等各项活动中形成的大量的各种形式的历史记录。它客观真实地记录了高校建设发展的创业史，反映了学校自建校以来的发展全过程，是高校校史文化的重要组成部分。有的学校档案馆还专设了校史馆。档案馆保存着大量的学校建设发展史料、典籍，名人档案，校友名录，领导关怀的图片、题词，国际校际往来中礼品，校内重大活动的徽章、纪念品，国内外各项重大活动获得的奖杯、奖状、奖牌、证书，这些珍贵的资料就是一部浓缩的学校建设发展史。这些档案作为历史记录和凭证，不仅具有查考、参考的作用，更有比课堂教育更加生动和有效的宣传教育作用，是大学校园文化建设不可分割的重要组成部分。可通过接待参观、举办展览、出版图书画册、开展纪念活动等形式，让师生与校史对话，在品味校史中受到潜移默化的影响、教育，净化心灵，陶冶情操，激发爱国爱校热情。
2. 艺术审美活动
有的高校档案馆下设博物馆或陈列室，如湖北大学博物馆就是一张靓丽的校园文化名片，收藏了我国历代珍贵的历史文物，包括玉器、、铜器、古钱币、陶瓷器、书画作品等共万余件（枚），其中不乏国家重点保护之珍品。它们古朴、雄浑、典雅、清逸，各具韵致，交相辉映，从不同侧面反映了我国悠久而丰厚的传统文化的烨烨风采，也反映了湖北大学八十余年的文化积淀。师生徜徉其间，感受文物传承的历史信息，体验文物涵蕴的审美情趣，将得到深邃的智慧启迪、高雅的文化熏陶和愉悦的精神享受。
3. 主题活动
利用校庆日、档案馆日、博物馆日等主题纪念活动，举办专题讲座、鉴宝、知识竞赛、文化沙龙、大型展览等多种形式的活动， 对师生进行爱国主义、民族精神和大学精神的宣传和引导，做到寓思想教育于丰富多彩的文化活动和科学知识的学习之中， 形成健康向上的良好的人文氛围， 为校园文化注入新的内容。
4. 演讲活动
组织学生成立校史宣讲队、文博讲解协会等，培训讲解员，举办校史宣讲、讲解员大赛，丰富学生业余文化生活，传承优秀文化，提高学生能力。
5. 实习实训活动
档案馆是知识的宝库，同学们在实习实训过程中，触摸原始性、直接性、持续性、权威性的馆藏文献，有助于启迪心智，完善品格，学习知识，全面成才。
四、充分发挥档案馆优势， 参与校园文化建设
1. 强化意识，发挥作用
高校档案不是人们日常所理解的束之高阁的故纸堆和古文物，而是具有存史、资政与教育的重要作用。要转变观念，增强高校档案馆的文化意识，充分发挥档案馆五大功能：“档案保管基地、档案利用中心、爱国主义教育基地、学术研究基地、文化学习园地。” 用原始、客观、真实的素材，改变传统的档案利用方式，在更大的范围、更高的层次上实现档案资源的共享，为校园文化建设作出贡献。
2. 加强建设，丰富资源
丰富的馆藏是大学校园文化建设的基础。随着大学校园文化建设对档案的需求越来越大，要求也越来越高，以往的档案收集范围已不能满足需求。要不断探索和创新档案管理工作机制，在做好常规工作的基础上，实现“四化同步”和“四个并重”，即努力实现队伍专业化、管理现代化、储存信息化、利用社会化，全面深入推行档案接收与档案征集并重、纸质档案保管与数字档案保管并重、常规的档案利用与档案主动开发利用并重、实体档案安全与档案信息安全并重。要以资源建设为核心开展档案信息化工作，加强馆藏资源建设，不仅仅是对原始档案文献进行收集、整理和保管，还要对知识和信息进行深层次的提炼。要加大征集力度，不断拓展馆藏，充实、丰富馆藏资源，既要有量的增加，又要有质的提升。
3. 推进档案资源信息化
在确保档案保密安全的前提下，加大档案数字化建设，实行校内信息库数字化联网，提高档案的科学化、规范化、现代化管理水平，提高档案的利用效益。可制作专用网站， 将一些开放的档案资料及编研成果延伸到学校的每一个角落，让广大师生轻点鼠标，就如同身临其境，进入档案馆、博物馆、校史馆，感受到强烈的视觉冲击，方便快捷地欣赏文物、图片、资料，体现出高校档案更多的价值，为大学校园文化建设提供更多的信息资源。也可以将一些史料、文物、图片、人物事迹等制作成专题片，营造高品位的大学校园文化氛围。
4. 拓展编研，开发资源
校史、校训的形成与发展、学生社团、社会实践活动、名人档案、知名校友传略等等都是校园文化重要的资源。可通过编研，为师生提供最新的校园文化素材。有的高校已将校史作为一门选修课，列入学校教育教学计划， 有利于最大限度地发挥档案馆在校园文化建设中的功能和作用。
【关键词】档案管理现代化；高校档案服务；校园文化建设
校园文化建设是促进社会主义文化发展繁荣的重要措施，作为高校历史发展的原始记录，高校档案自身的文化内涵，可以被看作是高等院校校园文化建设过程中不可缺少的一个重要因素，随着我国高等教育工作的不断发展，档案服务开始在高校的发展建设过程中发挥出了重要的作用，档案管理工作与校园文化建设工作之间的融合，成为了推动校园文化发展的有效措施。
一、档案管理现代化及其意义
（一）档案管理现代化的主要特点。管理对象的数字化，管理手段的现代化和管理模式的多样化，是新时期现代化档案管理工作所表现出来的主要特点。在信息化技术应用与档案管理工作以后，快捷化的档案信息获取机制的构建，可以让档案管理工作的工作效率得到有效提升。对传统的封闭式档案管理模式的突破，也让开放性特征成为了现代档案管理工作的主要特点。
（二）档案管理现代化的意义。现代化档案管理模式的应用，对档案管理工作效率的提升有着积极的促进作用。在先进的管理理念应用于档案管理工作以后，传统的档案管理模式的工作流程、工作环节和管理系统会得到一定的调整，这就给高等院校的档案管理方式带来了一定的变革。随着档案管理工作内容的深入，档案管理工作由实体化管理模式向信息化管理模式的发展，可以让高等院校的档案信息资源内涵得到丰富，这就可以让高校的档案管理工作更好地满足校园文化建设的需求。对于高等院校而言，档案管理机构的社会职能的拓展，可以让高校档案信息利用效率得到有效提升。在信息技术不断发展的背景下，高校科技档案信息资源成果的转化，是对校园文化建设的建设平台进行拓展的有效方式。
二、国内外高校档案服务于校园文化的实践
社会文化属性是高校档案与校园文化之间所表现出来的一种共同属性，在高等教育领域，二者主要以高校的师生为主体对象，在育人功能目朔矫嬉簿哂幸恢忠恢滦缘奶卣鳎这样，在高等院校的校园文化建设中，一些国内外院校已经开始对高校档案在校园文化建设中的作用进行了充分的发挥。
南京大学档案馆在校园文化建设工作开展过程中，开展了以“南大记忆”为主体的史料征集活动，让南京大学及其前身在历史发展的不同时期的历史记录进行了汇总。
北京大学档案馆对以“爱国、进步、科学、民主”为核心的校园文化精神进行了充分的展示。在档案管理工作的开展过程中，北大档案馆通过多媒体技术和3D技术的应用，构建了基于互联网技术的数字化档案馆，在档案馆的网站中，档案馆的管理人员也构建了以“名人档案”“院士长廊”为主体的专题板块，对一些与“京师大学堂”“国立西南联合大学”有关的历史资料进行了展示。这种数字化档案馆建立以后，学校师生可以从学校自清代以来的发展历程进行感知的方式，对学校长期以来所形成的历史文化进行了解。
中国人民大学档案馆在校园文化建设活动中举办了“清陆军部衙署历史与建筑特色照片展”“中国人民大学馆藏文物陈列展”等专题活动，这些措施为学校校史校情教育活动的开展提供了一定的帮助。
华中农业大学主要从档案的存储工作入手，对档案的管理机制进行了完善，“保留适应的，废止过时的，修订残缺的、制定空白的”是该校档案管理工作开展过程中所遵循的主要原则。在档案数据库建立以后，规章制度清理工作的开展，为校园的制度文化建设提供了一定的帮助。
东北大学档案馆在日常工作中对名人档案和一些非物质文化遗产档案的征集力度进行了强化。张学良、徐放等历史人物有关的名人档案的收集，对电子档案查询服务机制的完善，对校园文化建设的开展，也起到了一定的促进作用。
哈佛大学档案馆则对档案的教育服务功能进行了强化，便捷化的教学科研档案查阅方式，为档案的社会服务能力的提升起到了一定的促进作用，对档案的教育服务功能的强化，也让哈佛大学在日常管理工作的开展过程中有效地提升了自身的教风和学风。
三、档案管理现代化视角下高校档案服务于校园文化的措施
（一）对高校的档案建设意识进行提升。档案管理工作是高等院校校园管理工作中的一项基础性工作，为了让高校档案在校园文化建设中的作用得到充分发挥，档案管理部门在日常管理工作的开展过程中，也需要对档案管理工作的法律意识进行不断的提升。为了对档案管理工作的效率进行有效提升，高校管理部门需要为档案管理工作提供一定的资金支持，也要通过思想政治教育机制的开展，对档案管理人员的责任感和工作自豪感进行提升，进而让档案管理人员在日常工作的开展过程中从多方面入手对档案开发利用工作和宣传工作进行优化。为了让档案管理工作在校园文化建设中的作用得到充分的发挥，高校档案管理部门也可以通过提供档案信息群的方式，对档案信息的自身作用进行充分发挥。档案活动的开展，也可以校园文化的建设渠道得到一定程度的拓宽，利用微博微信等新媒体对档案文化进行展示和档案专题展览的开展，也可以让高校的档案管理工作与校园文化建设工作实现有机结合。
（二）对高校的档案资源进行丰富和优化。高校档案涉及了高等院校的行政管理工作、人事档案和科研研究等多方面内容。对档案馆的馆藏资料进行丰富，也可以让档案馆在校园文化建设工作的开展过程中发挥一定的促进作用。从高校校园文化建设的特点来看，传统的档案管理模式已无法满足现代化的档案管理工作的需求。对此，从档案的质量和数量两方面入手，对档案管理工作进行优化，是对档案管理工作进行创新的一种有效措施。在对现有的档案资料进行收集整理的过程中，高校档案管理部门需要对以下几种措施进行应用，首先，对于一些具有一定保存价值的档案资料，高校的档案管理部门需要坚持应收尽收的原则。对于纸质、照片、录像、录音带等多种形式表现出来的档案资料，档案管理部门需要对这些资料的管理方式进行不断的完善。第二，为了对档案的征集力度进行不断强化，高校档案管理部门也可以通过面向社会征集一些知名校友的日记、手稿和相关照片等档案资料的方式，对馆内的馆藏资源进行丰富。第三，在档案管理工作的开展过程中，高校档案管理部门也需要对档案的编制工作和研究工作进行强化，为了让档案管理工作更好地满足校园文化建设的需要，档案管理部门通过向高校师生展示校史的方式，让广大师生对学校的归属感进行强化。
（三）对档案工作的科学化水平进行有效提升。从高等院校校园管理工作的现状来看，科学化的档案管理工作体系的构建，是让档案管理工作顺应新时期的时代特征的一种有效方式。从高校档案管理工作的现状来看，高校档案管理部门在对档案管理机制进行探索的过程中，也需要对档案管理队伍的专业化特性，档案管理工作的现代化特性、档案存储工作的信息化、档案利用的社会化特征进行不断的完善，这就要求高等院校在未来的发展过程中需要构建一支专业化的档案管理队伍，对高素质人才的引进，是高校在构建新型档案管理队伍的过程中所要采取的一种措施。在新型档案管理队伍构建以后，高校档案管理部门也需要对相关工作人员的继续教育机制和专业培训机制进行不断完善，进而让工作人员的自身素质得到有效提升。在构建信息化档案存储体系的过程中，高等院校的档案管理机构需要从本校的实际情况入手，对信息化的档案管理设备进行应用，在将数字化的档案管理机制应用于档案管理工作以后，档案管理部门在对档案归档管理工作的规范性进行提升的同时，也需要对档案信息的在线查询系统进行完善，以便让档案管理工作在校园文化建设领域真正发挥自身作用。
四、Y语
高校档案服务于校园文化建设实践活动的开展，是高校档案部门实现自身价值的一种有效措施。现代化档案管理机制的应用，是高校在新时期所面对的一个新问题。在信息技术蓬勃发展的现代社会，高校只有在对信息化的档案管理体系进行应用的基础上，对档案管理机制进行不断的完善，才能让高校文化的教育功能得到有效提升。
【参考文献】
[1]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考――基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013（02）：133-136.
[2]林秀.高校档案服务校园文化建设的思考[J].宁德师范学院学报（哲学社会科学版），2015（04）：122-124.
[3]张燕敏.从档案管理现代化角度看高校档案服务校园文化建设[J].中国新通信，2016（16）：42.
关键词：高校档案；信息化建设；现状；对策
高校档案建设工作包括档案的收集、整理、归档等，是学校基础工作的重要组成部分，借助于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而形成的新型档案信息形态，推进高校档案信息化建设给高校档案工作的顺利进行带来了新的机遇和挑战，也是高校档案工作的必然选择。因此，针对高校档案信息化建设工作中存在的问题与解决的对策进行探讨，以期为高校档案信息化建设工作的更好开展提供帮助。
1.高校档案信息化建设中存在的问题
1.1对高校档案信息化建设工作认识度不够
高校档案工作随着高校档案事业的发展已步入规范化轨道，高校上至领导和下至教职员工的档案意识也逐步加强，档案工作在高校教学、科研中的地位也越来越重要。然而，一些高校领导对档案信息化建设工作的重要性认识度不足，推进高校档案信息化建设的热情度不高，尤其学校在对档案信息化建设投入经费、人才支持均不足的情况下，高校档案信息化建设也就仅仅是纸上谈兵。另外，各高校档案管理人员的知识水平较低，缺乏档案管理工作建设的基本理论与技能，从而制约着高校档案信息化建设的推进，这在很大程度上也限制了高校档案信息化管理水平的提升。
1.2高素质档案信息化建设人才的不足
高校档案信息化管理工作的内容和过程相对复杂，致使高校档案工作难以出现优良的工作业绩，因此，一定程度上，高素质档案信息化建设优秀人才引进难度增大，最终导致高校档案信息化建设工作上的优秀人才的流失率相对较高。从目前各高校档案信息化建设人员的具体情况来看，全日制本、专科院校档案管理人才毕业的人员非常有限，既懂得档案业务，又精通信息技术的人员更是少见。日前的档案管理人员多是转行来的，或是兼职做档案管理工作，导致档案信息化建设的推进受阻，从而限制了高校档案管理工作的效率和服务质量。
1.3高校档案信息化建设所需要设施有待完善
高校档案的信息化建设需要必须的专业设备与软件，这些设备与软件也是档案信息化建设的前提和基础。高校档案信息建设中如果没有生产和接受电子文件所需要的设备与软件，那么就无法实现高校档案建设的信息化。这些硬件设备主要包括计算机、网路设备、扫描仪交换机等，档案建设所需要的软件方面主要包括档案信息数据库、档案信息处理系统以及相关软件和程序等。虽然，当前大多高校档案管理部门都有自己的局域网，信息化体系具有一定规模。但是仍有相当一大部分高校档案馆不仅没有基本硬件设备，也没有配套的软件。至于档案的收集、存储、传输、、检索和利用等，仍采用原始的手工操作与单机归档手段，采用与互联网相连的手段归档、检索、查阅档案不太成熟，从而造成在查阅档案的过程中出现文件丢失等现象，另外加之办公效率低、文件流转过程不规范文件与档案管理相对孤立，无法形成一个统一的整体，造成档案管理的非高效性。
1.4电子档案数据存在安全隐患
目前，各高校的网络系统建设已日益完善，并与不同的网络系统实现了互联，互联网的这种特性，在为档案工作者开辟了新天地的同时，也对档案信息化建设提出了更高的要求。在日常工作中，一般工作人员会很少注意杀毒软件的病毒库没有及时更新或网络安全设备是否存在漏洞，而如果在档案管理工作中，忽视了这些，就容易出现信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的问题。软件的安全运行需要有安全的硬件设施作为基础，硬件是电子文档得以保存的载体，如果档案服务器硬盘损毁，存储的数据库受到破坏，那么，多年的心血将会荡然无存。遇到地震火灾等事故，后果更是毁灭性的，因此，加强高校档案安全管理同样是高校档案信息化建设工作的重点内容之一。
2.推进高校档案信息化建设的对策
2.1提高高校档案信息化建设的认识
以传统的手工归档，检索及查询为主的高校档案管理工作，使许多珍贵的电子文档不能得到妥善保存，造成大量的信息资源的流失。这一严重问题在各高校屡见不鲜的，与高校信息化建设目标相勃。因此，高校档案信息化建设的根本解决方法是更新档案管理观念，创新档案管理模式，建设具有本学校自身特色的档案信息化管理模式尤为重要。这就要求领导应带头学习有关档案管理的法律法规及文件，并组织全体档案管理人员进行档案管理讨论，听取讲座，进行专题研究，使档案管理工作人员理清头绪，提高认识，更新观念，把观念创新融入到管理创新工作当中去。具体做法是以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，遵循“文档一体化、归档完整性、确保安全性”的基本原则，以加强现代科学技术手段建设为契机，统筹规划、统一标准，加强对高校档案管理员工的教育，从而提高其档案信息化意识，更新观念，让档案信息化的观念深入人心，让档案信息化的实践落实到行动上，以促进高校档案管理工作的可持续发展。
2.2 加强高校信息化基础设施建设
很多高校领导人员误认为档案信息化仅是有几台电脑，能够联网，就可实现档案信息化了，从不考虑学校实际情况，跟风式购买大量的计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等硬件设施，造成了资源的极大浪费。其实，高校档案信息化建设除了硬件设施建设之外，档案建设的软件设施也是不可或缺的，物质条件的建设仅是档案管理的基础、前提，档案资源和各项管理过程数字化管理更为重要。具体的操作方法包括：首先，采用举办培训与讲座，普及和提高档案管理人员利用信息化归档技术和水平，实现档案信息化各项工作的顺利推进。其次，档案管馆应在保障资料真实、完整、有效的前提下先对各类电子文档进行收集、存储、鉴定、分类、收录，然后再在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作。第三，档案管理部门可充分利用校园网的信息功能，建立档案信息管理专栏，定期公开档案信息、开放档案目录，从而为学校师生和社会各界人士进行档案信息查询提供便利条件，并不断完善上传的档案内容，使得校园网成为高校档案信息化资源共享与管理的平台。最后，开通档案信息目录检索服务，开通非密级现行公务电子文件全文和档案全文两通道，使学校的电子公务文件系统与档案馆实现无缝连接，从而实现各类电子文档即时归档，并在此基础上进行全程管理。高校档案管理部门应积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，把档案管理工作重点与学校工作重心结合起来，从而服务于教学和科研，使高校档案管理信息化走上正轨，进而实现管理手段多元化和优质高校化。
2.3 加强高校档案管理人员的素质培养
高校档案信息化管理工作是一项复杂而繁琐的工作，这就要求档案管理人员具有较高的整体素质提。一名优秀的档案管理人员应具备极高的事业心和责任感。高校档案管理工作是为学校的信息化建设服务的，是高校开展教学和管理工作的中心，因此，要求高校管理人员具备无私奉献的崇高精神，愿做学校发展的铺路石，以高度的责任感潜心钻研相关业务。除此之外，高等学校要多为学校档案管理人员提供接受教育和培训的机会，使档案人员不断学习新知识、优化旧知识，并为档案管理人员提供良好的外部环境，充分调动档案人员钻研业务的积极性，从而使高校档案的信息化管理真正得到有效的贯彻与落实。
2.4 加强高校档案信息化安全保障体系建设
首先，要挑选品德高尚、严守规章制度的人员从事档案管理工作，通过不断的培训，如安全知识和操作技术方面，及时更新知识结构和内容，规范操作；第二，档案信息的利用共享与安全保密是对立统一的，坚持利用和保密并重的原则，档案管理人员要积极为各用户提供其所需，针对部分机密文件，应该专门设置保密室来保管，采用相对独立的计算机系统，保证信息不会通过网络泄露出去；第三，要保证硬件及网络设备、档案服务器操作系统的安全，做好日常的维护工作，及时更新杀毒软件、防火墙，保障各方面运行安全，保密的文件一定要存储在密闭的环境。第四，采取切实有效的技术手段保护档案信息系统应用软件和数据库的安全。严格设置访问权限，有一定管理和查询权限的人都要对自已的用户名和口令严格保密，并定期更换，不要用自己的生日、家人的名字命名，以免被破解，给档案信息安全带来隐患。因现行高校的信息量庞大驳杂，要求管理人员在日常工作中及时做好数据备份，采取增量备份，在备份前要确定是最新的档案信息。备份最好一式多份，存放在不同的电脑上，以防万一。为防止天灾或者其他大型灾难出现时数据库的丢失，还要定期做好异地备份工作。异地备份，就是将档案信息存储在其它的地方，可以采用各种介质，但位置一定要远离正用服务器所在的区域。第五，由于电子文件有易复制、易更改性的特点，为预防出现数据库被篡改的危险，在实际工作中还是要依靠传统纸质文件作为凭据进行维护。
综上所述，高校档案的信息化建设是科学技术发展和社会进步乃至学校发展的必然趋势，对档案管理人员而言，应培养其信息化观念，并把档案信息化建设作为一项长期、艰巨的工作使命来完成，进而提高高校档案管理的信息化水平，以促进高校档案管理工作的健康、可持续发展。（作者单位：郑州轻工业学院）
参考文献：
[1]杜萍.浅谈高校档案的数字化和网络化应用[J].科技情报开发与经济，2008（05）：198.
[2]仝美兰.高校档案信息化建设中的问题与对策[J].山西大同大学学报，2008，22（05）：99-101.
[3]龙安梅，黄建强，丁艳玲.新时期高校人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2009（01）：55.
[4]蒋静，高校档案管理中存在的问题与对策分析.黑龙江史志，2007.12
[5]潘建华，关于高校档案信息数字化建设的思考[J].中国科技信息，2011，7.
[6]徐凯歌.高校档案信息化建设与管理探索[J].中国教育信息化，2010，19.
