发布时间：2023-09-17 15:03:32
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电力建设工程合同区别于一般的经济合同，有其自身的特殊性，在进行项目合同管理时应把握其一般的特点。
1)合同管理长期性。由于电力建设工程周期长，相应合同的生命周期就会长，合同管理的周期长、跨度大，会使其受到外界各种因素的影响大，而且合同本身还可能存在很多不可预见性的风险，妨碍合同的正常实施，造成经济损失。
2)合同管理动态性。项目合同实施的过程中牵涉较多，合同内外干扰事件较多、合同变更频繁，实施过程中合同也要因时调整，是动态化的管理过程。
3)合同管理的复杂性。项目进行过程中需要众多的参建单位，接口复杂，合同履行过程中涉及到业主与承包商、不同承包商之间、承包商与分包商及业主与材料供应商之间的各种复杂关系，使得项目合同的管理极其复杂，处理不当会带来经济损失。
4)合同管理的效益性。电力建设投资大、合同金额高，合同管理的好坏直接影响企业的利益。
2合同管理现状
电力工程建设的复杂性决定了其合同管理的艰难程度，我国电力市场建设发育还不完善，交易行为也不规范，电力建设合同管理中也存在一些比较主要的问题。
1)合同法律意识不强。工程合同一般为承发包双方的法制性文件，必须依法签字履行。往往有许多企业法人及合同主管人员忽视法律对工程合同的保护和监督作用，在合同实施过程中没有依循法律约束自己的行为和按照法律条款来保护自己，在签订合同中主观办事，随意变更，甚至另行随意起草合同等。
2)重视工程建设，轻视合同管理。合同管理在国外被视为承包商盈亏的关键环节。而现有的电力企业中很多部门人员只注重项目的工程建设，对合同管理不重视甚至不予理睬，从而出现一些不必要的损失。从行业管理方面来看，管理部门对施工合同的管理力度不够，采用的措施不到位，方法也不得当。
3)合同管理脱节。工程合同管理是有效控制工程进度、质量、资金投入的法律性文件，然而在实际履行过程中所中的标书与施工管理合同管理分属不同职能部门，施工单位与建设单位签约后，合同就会以文件形式转达项目经理部，而项目经理部只管合同，不管技术，这种施工合同管理与招标管理在实施过程中产生分支、脱节的现象，最终使技术流于形式。
4)合同索赔难以实现。在电力工程施工中，有时由于设计变更或工程量的增加，业主未按合同办理签证，增加的工程量无法签证，增加了承包商的施工成本，降低了利润，增加了市场风险。但许多施工企业因为害怕与业主的关系搞僵，不利于今后的合作，为了未来的合作，承包方往往不依据合同进行索赔。
5)专业人才匮乏。电力建设合同涉及专业面广、内容多，合同管理需要专业的技术人员。然而很多建设项目管理机构中，没有专业技术人员管理合同，或者合同管理人员缺少培训，将合同管理简单地视为一种事务性工作，一旦发生合同纠纷，缺少必要的法律援助。
3合同管理的几点意见
1)提高对合同的法律认识。合同是保护自己合法权益的有利武器和工具，要通过宣传、培训，让相关人员真正地认识到这一点。要依法运用合同审查等手段，在事前避免或减少由于合同不严谨而带来的经济纠纷和不必要的损失。施工过程中要加强项目管理和施工人员的法制观念，从根本上保证合同的履行。
2)加强合同管理。作为合同管理部门要从思想上高度重视，提高合同管理的重视程度，与企业其他管理并抓;在制度上，建立合同实施保证体系，将合同责任制落实到具体工程和人员;配备专人管理，对相关文件进行风险分析;健全合同文档管理系统，对于工程进行过程中来往有关合同的书函文件进行资料收集、整理及存档。
3)增强索赔意识。索赔是企业保护自己合法权益、防范合同风险比较重要的方法，是企业进入市场必须具备的市场观念和行为。作为企业要敢于索赔，学会索赔，认真研究文件内容，寻找机会，建立相关索赔的详细档案，并按合同约定的时间及时反映报送索赔文件，获得合法、合理的索赔。
4结语
关键词：合同;合同管理;工程总承
包项目合同是总承包商开展工程项目建设管理工作的基本依据。合同管理贯穿于整个工程项目管理活动中，工程合同的管理能力是项目管理团队必备的能力之一。因此，本文提出了工程总承包企业应当加强合同管理，进而实现项目管理的投资控制、进度控制和质量控制。
1合同管理在工程项目管理中的地位及现状
抓住合同管理才是抓住了问题的本质。对工程企业来说，良好的合同管理一方面可以使企业的生产经营与市场接轨，提高企业适应市场及参与市场竞争的能力；同时，还可以使企业在执行项目过程中维护自身的合法权益，提高企业的经济效益。据统计，对于正常的工程项目，合同管理的成功与失败对工程造价的高低有20%的影响。尽管合同管理在工程项目中的地位如此重要，但对于合同管理的研究，却没有获得应有的地位。当前我国的项目管理中，普遍采取的是美国项目管理协会的PMI管理体系，研究重点也是以下九大问题的管理：以质量管理、进度管理、费用管理为核心的目标管理，以采购管理、人力资源管理、沟通管理组成的资源管理，以及以集成管理、范围管理、风险管理组成的综合管理上。合同管理之所以没有被列入PMI管理手册，并不是因为合同管理不重要，而是因为合同管理已经成为了发达国家经济建设的基础，FIDIC中的每一条款都必须要落实到合同中，按合同文字说话及执行项目已经成为美国及其他发达国家的工作习惯。然而，我国由于长期受计划经济影响，人情关系代替法制的现象普遍，所以在项目执行过程中，合同的权威性很难树立。有些中方企业会因无法遵守合同而被业主解除合同、没收保函、并追偿巨额赔偿。其根本原因在于不熟悉EPC合同模式下的风险分配机制和游戏规则，贸然签订EPC合同，没有公平公正的履约基础加上在执行合同过程中法律意识淡薄导致。
2工程合同管理的主要内容：
以FIDIC合同为例，工程承包合同是不单指合同协议书，其主要组成部分及解释顺序是：合同协议书、中标通知书、投标书、合同条款、图纸、技术规范、工程量清单、其他协议和文件。所以合同管理工作围绕以上内容，要包括：（1）对合同执行情况进行实时监督及检查。主要包括：检查合同法及有关法律法规的执行情况、实时监控及检查合同签订及履行情况。建立健全工程合同管理制度，具体包括合同归口管理程序、合同管理考核程序、合同用章管理程序以及合同归档程序。（2）对合同执行情况进行统计分析，具体包括合同造价、履约率、纠纷次数、原因、变更次数及变更原因分析等。
3工程总承包项目中合同管理的特点
由于现代工程项目较庞大，结构复杂，工程参加及设计的单位和分包较多，对技术、质量要求的标准高，所以，在工程总承包项目的合同管理过程中，会因为这些原因导致合同管理有一些更特殊之处，主要体现在：其一、工程总承包合同价值量大，合同价格高，所以合同管理的经济效益更加显著。其二、工程总承包合同在执行过程中，干扰因素更多，合同变更会更加频繁，稍大点的工程在合同执行过程中的变更可能会有几百项，因此，合同管理是动态的，要按照变更后的情况不断地调整管理工作。
4加强合同管理的建议及意见
4.1动态化地进行合同管理，实时监督调整
在项目施工过程中，由于各种内在及外界的干扰因素影响，合同实施过程中难免会偏离初定的总目标，因此要用动态化的方法，根据现场施工进度，实时调控合同管理的目标。但每次合同的调整或者变更的产生，都必须做好必要的原始数据整理及汇总工作。按照FIDIC合同条件中的要求，对项目施工过程进行严密的计划、及准确、详细的现场记录，可以给后续合同变更管理提供必要的证据。如以周为单位制定施工计划、现场施工记录组织每日会签。这些记录是合同管理的基础数据，同时是施工索赔的处理合同纠纷的最原始的证据。基于这些基础数据，可以更准确地分析施工进度与合同偏差所在及偏差产生的原因，进而采取调整措施。
4.2将合同事件及目标分解
项目开始初期，项目管理组应组织项目管理人员学习熟知合同条款，使大家熟悉合同的内容，了解承包商的合同职责和工程范围。然后将项目的总体目标明确，并将各个项目事件的责任分解到各个专业、各个时间段。这样，工程的总目标及任务被分解成各阶段、各小项，对这些小目标分阶段、分工组的进行质量、工期、技术掌控，进而实现项目的总体目标。
4.3合同管理要专业化、科学化
除对项目管理人员组织必要的合同条款培训，实行全员参与合同管理，更重要的是，每个总承包合同需要配备专门的合同管理人员，这些人员需要具备工程经验并学习过法律，其职责是对合同资料、工程资料的跟踪、整理、及存档工作。根据项目特点，制定合同管理程序及编号程序，建立数据库对合同统一管理，保证资料的完整性。另外，随着项目的执行，分包合同及资料的不断累积，需要管理的数据会急剧增长，单纯依靠人工方法无法更准确便捷地查找资料，不能依赖回忆来维系各资料之间的内在联系。因此，还应借助计算机信息处理的有关技术，加强计算机软件的开发，建立计算机信息管理系统，盘活项目的信息资产。
总之，合同管理是目前我国工程总承包企业项目管理中最薄弱的环节，也是我国企业走向国际总承包市场的一大障碍。本文以FIDIC合同条件作为理论依据，探讨了如何加强合同管理，希望能对工程总承包企业提高合同管理水平有一定的启发和帮助。
参考文献：
[1]菲迪克FIDIC施工合同条件.机械工业出版社，1999年第1版.
[2]李启明.工程建设合同与索赔管理[M].北京:科学出版社，2004.
关键词:工程项目;合同管理;办法
一、引言
四川省某单位灾后重建工程是汶川地震灾后恢复重建重点项目,项目建设的目的是满足学院的正常教学需要和恢复正常的教学秩序。项目总投资2.4亿元左右,建设资金来源于国家灾后重建专项资金;建设规模为120000平方米,新建设项目包括综合办公楼、教学楼、图书馆、食堂、学生宿舍及其辅助设施。该项目是学院发展史上规模最大、一次性投资较大的建设工程项目。
整个工程项目包括立项阶段、设计阶段、招标合同阶段、建设阶段及后期收尾阶段的配套工程、绿化等工程,工程量大、工期紧。为了加快工程项目建设步伐,整个工程分为若干个批次和不同的标段。目前和相关承包方已经签署各种合同达100多份。针对合同的数量大、种类多、合同管理范围广的情况,四川建筑职业技术学院充分利用各种资源,制定了全面而详尽的合同管理办法,保证建设工程项目的顺利完成。
二、合同管理的具体办法
建设单位根据灾后重建工程项目的具体特点分别制定了招投标阶段的合同管理、合同签订阶段的合同管理、工程项目实施阶段的合同管理及项目竣工后的合同管理。
(一)招标阶段的管理
招标文件直接关系到招标后的签订工程项目合同的内容,也与此后的合同管理绩效有着直接的联系。因此,四川建筑职业技术学院在灾后重建工程部内成立了相应的部门:合同组和造价组。成员都是从四川建筑职业技术学院教师队伍中抽调出来的,具有丰富的理论和实践经验。造价组在招标前主要负责各单体的工程量清单编制,工程量清单编制要求符合招标文件,每一个子项目的工作内容与工作要求都要表达准确完整,做到分项不错不漏、不留缺口,为工程管理和造价控制打下了良好的基础。合同组在这个阶段主要负责起草招标文件。招标文件制定主要根据造价组制定的工程量清单、中华人民共和国标准施工招标文件(2007年版)以及恢复重建的相关规定。在制定招标文件中的合同主要条款时,对于可能在施工中增加较多的单项工程量,明确约定双方所承担的风险范围;对于工程量清单所列分项外的可预见的变更情况,也对造价和工期的控制事先进行约定,使工程项目管理过程中始终处于可控状态;对于市场价格差异较大的装饰材料的性能、型号、技术要求、外观色彩应尽量做到详尽描述、可约定一个上限价,要求承包商在施工前必须提供样品,在招标确认价格后才能施工,并保留如所提供样品市场价达不到上限价时,招标人有相应调低价格的权利;确定合理的工程计量方法、投标报价方法和招标方式,对投标人的资质在招标文件做了明确规定。对于起草好的招标文件,合同组向有经验的建筑承包商和招标公司进行咨询,通过这种方式来进一步的完善和细化招标文件的内容和条款。对于招标文件所存在的问题,及时地签发招标文件的变更、补遗通知书,从而使投标人能够准确地掌握招标文件的内容,准确地编制投标文件。上述的工作为中标后的合同制定打下良好的基础。
(二)合同签订阶段的管理
合同文本是合同管理的依据,一份编制依据充分、内容翔实严谨、形式科学规范的施工合同文本,是其得以顺利履行的前提,也是建设工程质量的有力保障。
在确定中标单位后,合同组则根据招标、投标文件起草合同文本,在起草时合同组严格执行合同法、招投标法及其相关法律法规政策。合同文本起草完后,四川建筑职业技术学院的相关部门组成合同审查小组对合同文本进行审查。小组包括灾后重建工程部的合同组、造价组,四川建筑职业技术学院的国资处、监审处、财务处、设计组。造价组、国资处、监审处、财务处共同审查的内容涉及到合同文本的合法性、真实性、合理性及合同价格条款;设计组和现场代表对合同的可行性、技术要求、质量要求、工期要求、材料供应、提交成果等内容的审查。对于补充条款的制定,小组则结合工程项目和学院的具体情况,制定相关的条款。如为保证四川建筑职业技术学院正常的教学生活秩序,承包人按发包人要求增加的围墙、道路、水电线路等工作内容,由承包人提交方案及费用估算,经监理及发包人批准后实施。合同文本编制修定完毕后由合同组会同各相关部门与承包商进行协商谈判,最终达成一致。然后,按照建筑业合同存档的要求,存档一定份数的合同文本。
对一些零星、小规模工程,如室内外的装饰、安装工程。按照我国招投标法的要求,这些建设工程不需要进行公开招投标的,四川建筑职业技术学院则采取规定的比价方式择优选定承包商和合同会签审批制度,坚决杜绝暗箱操作,借此来防止一些不法承包商利用非法手段获得承包资格,签订无效合同。
(三)项目实施阶段的合同管理
项目实施阶段的合同管理是建设工程项目合同管理的重要环节,合同的管理好坏直接影响到项目经营效益的高低,双方签订合同的目的最终也要通过合同的履行来实现。但在实施合同过程中,由于主客观的因素,往往导致合同履行过程中出现很多问题,最终影响到签订合同目的实现。为此,四川建筑职业技术学院相关部门加强合同履行过程中的管理。
1、进行合同条件分析,做好合同交底。为了让参与项目建设的所有人员都明白合同的重要性,让他们都知道合同内容,在项目实施之初,合同负责部门及早对合同进行分析,将合同内容用比较浅显的语言和简单明了的形式表达出来,使人一目了然,并对合同管理和工程管理中的重要地位通过召开会议方式,让全体参加人员对合同有一个统一的理解和认识,增强合同管理和风险防范意识,积极参与合同管理,有效防止合同权利义务界限不清引起的内部职责争议和外部合同责任争议,提高合同管理效率。
2、做好专业工程和材料暂估价确定工作,推动工程按期竣工。由于灾后重建项目具有项目集中、工程量大、工期紧等特点,对重建项目中需要由专业承包人完成但暂时又无法确定具体价格的情况和部分装饰工程、安装工程、绿化工程等工程中较为特殊的材料或是信息中没有的材料,由于材料标准不明确或暂时无法确定标准,造成投标单位无法报价的,招标时分别采取专业工程暂估价和材料暂估价的方式进行处理。专业工程和暂估材料由设计组制定暂定材料的技术标准;造价组通过市场询价确定暂估价后列入招标文件中,在招标文件合同条款中明确规定实施过程中由招标人确定材料的规格、型号、技术参数及其他的相关事项,实施时由招标人和总承包单位按照相关规定进行招标或比价确定专业工程和材料暂估价,招标工作由招标人牵头,工程承包人协助招标人完成这些工作。
3、及时处理工程变更、合同的解除。工程变更是合同管理的一项重要内容。怎样管理好工程变更直接关系到项目合同各方经济利益,也可以说工程变更是合同各方在合同实施过程中经常碰到和处理的问题。工程变更因素有主体行为因素、个体行为因素、环境因素和经济因素。为了处理好这个问题,灾后重建工程部指定设计组、造价组、合同组负责这项工作。当施工过程中变更提出时,设计组经过仔细研究施工图纸,并考虑其他的相关因素,及时设计出相应变更后的图纸;造价组根据变更后的图纸确定工程造价的变化,并调整相应部分的造价。灾后重建工程部及时把变更图纸和造价变化以书面形式发到施工单位,并做好发文记录;监理工程师、现场组则跟踪合同变更后的执行情况,如发现执行过程中出现问题,及时会同相关部门去解决。这样就使工程变更处于可控状态。在合同履行过程中,如果发现施工单位不具备相应的施工能力,且在短时间内不能及进改进的情况下,工程部在合同组协助下与施工单位解除合同,并进行相应的索赔。
4、及时、足额支付工程的预付款、进度款。及时、足额支付工程的预付款、进度款不仅有利于承包商按时、保质完成所承包的建设工程,而且在一定程度上减少了双方的风险。灾后重建工程部采取如下方式处理这项工作:承包人每月25号向监理及发包人提交已完工程量报表,监理工程师则对工程量报表进行初步审核,把审核的结果传递到灾后重建工程部的造价组,造价组对承包人提交的工程量报表进行核实,定量的核定该项目的工程完成情况,计算出两者差异,按合同约定核定应付工程进度款。财务部门则根据上述的信息向承包商支付工程进度款,严格控制支付比例,支付进度款同时要按照合同约定扣除施工的预付款。通过上述程序,不仅保证建设工程项目能够顺利实施,而且降低了工程款支付中的风险。
5、加强合同及相关文件归档管理工作,为合同顺利履行创造条件。合同文本及相关资料同属重要法律文件,发生之后应及时建账并妥善保存。重视合同文本而不重视相关资料归档的情况在建设领域普遍存在。由于建设项目周期长,涉及专业多,面临情况复杂。在经过一个长时间的建设过程之后。很多具体问题要依靠相应资料予以解决。为了做好合同及相关文件的管理,工程部成立了秘书组,由两位教师专门负责档案工作。其主要负责文件的分类存档、会议纪要的整理及存放,对于与工程有关的变更、发文等也按照要求存档。另外,工程部还强化合同跟踪管理,及时应用先进管理手段,提高数据处理的速度、准确性、一致性。
(四)项目竣工后的合同管理
建设工程完工后,灾后重建工程部组织相关部门进行竣工工程验收,在验收前要求承包商按合同约定的标准进行自验。自验合格后申请初验竣工工程,验收是根据施工合同约定的施工质量验收规范进行工程质量评定,由灾后重建工程部组织各相关单位进行验收。验收合格后,各相关单位共同签署工程验收证明。在验收过程中,灾后重建工程部做好合同资料和相关的工程竣工资料的收集、整理和归档工作,这为处理好工程变更和合同纠纷提供了有力依据。
竣工结算,承包人同发包人双方根据施工合同约定的工程结算办法进行办理,要求承包商在工程竣工验收后一定期限内,提交工程结算书送有关单位进行审计。工程完工后承、发包双方按照施工合同约定签署保修协议;工程保修期满,发包人向承包人付清所有工程款项后施工合同终止。
三、结束语
建设工程项目合同管理贯穿项目整个过程,对一个项目经营成果的好坏起着决定性的作用,同时也能充分反映建设单位的管理水平。因此,经营项目必须高度重视合同管理工作,建立、健全合同管理制度,规范签订、履行、变更、解除和终止合同的行为,及时解决合同纠纷,保证建设工程顺利实施,为企业创造更好的经济效益和社会效益。
参考文献:
1、魏群.论业主建设工程合同的管理[J].建设监管,2009(1).
2、韩林燕.建设项目中的合同管理[J].四川水利,2008(2).
3、何勇.项目业主施工合同管理与造价控制[J].管理与财富,2009(9).
4、姚远.加强建设工程合同管理,规范市场行为[J].新疆有色金属,2009(5).
关键词：集体企业 合同 管理
一、集体企业合同管理的概况
合同管理是对企业自身的合同依法进行订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。
作为市场经济为主体的集体企业，在具体的经营管理中要以《合同法》为依据，在法治环境制度下不断更新企业合同管理的观念和意识，实现合同管理机制与运行机制的创新，做到"机构、人员、制度三落实"，运用科学理论和现代科学技术依法经营，维护企业合法权益提高其经济效益，服务于集体企业的建设和发展。
合同管理是集体企业管理制度的重要组成部分，是集体企业管理观念和管理方式相结合的管理，而且集体企业的合同管理是自我管理。
合同管理是预防、控制、协调、制约的有机结合，既要严格管理又要积极治理，既要发挥集经处指导约束力，又要注重集体企业中的合同管理特点，务实地做好集体企业的合同管理工作。在具体的合同管理实践中，集体企业合同管理一般应坚持适三个原则：一是适应发展、与时俱进，二是依法管理，保护集体企业的合法权益，三是协同管理，预防违法行为。
二、集体企业合同管理的作用
随着市场经济的不断发展，集体企业也在不断开拓新的市场领域，合同应用也更加广泛。为此，企业在经营中的合同管理有着它显著的重要性。
（一）合同管理与集体企业经营
1.合同管理是集体企业进行经营决策的关键环节。 企业经营管理的决策依赖于市场信息，而合同则是反映市场需求、价格导向的重要途径。随着集体企业走向市场，对不同领域的开发，合同成为其获得信息最广泛、最直接、最迅速的信息渠道，成为经营管理者提供经营决策的主要信息源。
2.合同管理是集体企业参与市场竞争必不可少的条件。企业经营离不开市场，走向市场所进行的多元化经济业务往来与合同的签订是密不可分的，社会经济的承诺依据就是合同。在物的流转中要签订买卖合同；工程施工要签订工程承揽合同；企业资金不足会与银行发生借贷关系，随后的经济往来中还要产生相关的抵押和担保合同。经营生产活动都以合同为依据，为此，只有遵循合同订立的原则，才能有效的参与市场竞争，只有善于利用合同和有效管理合同，才能适时地适应市场变化，满足市场需求，更好的维护企业合法权益，在竞争中始终处于主动地位。
3.合同管理是集体企业生产经营市场化的重要手段。在社会主义市场经济体制下，集体企业必须面向市场，向市场要效益，紧紧围绕市场需求，适时地调整经营方向。为强化企业运行机能，集体企业只有加强合同管理才能协调好与社会主体间的经济组织关系，发挥以合同为纽带的桥梁作用，实现集体企业做大做强的发展目标。
（二）合同管理与集体企业的效益
集体企业走向市场并开拓新的市场领域，扩展经济活动规模离不开合同的签订。
1.集体企业的发展有赖于合同的管理。增加企业活力；降低企业经营成本、减少耗费，这些都与合同管理息息相关。所以，加强和改善合同管理可以产生良好的经济效益，推动集体企业的发展。
2.集体企业依法护企有赖于合同管理。各企业在签订合同时，双方当事人需要进行资信审查；对于合同条款更需要反复推敲，深思熟虑后方可签订合同。合同签订后，双方当事人可互相监督履行责任和义务；发生合同争议或发现有欺诈行为时，及时运用法律手段维护自己的利益。
3.集体企业良好形象有赖于合同管理。信守合同，认真履行合同赋予的责任和义务，是集体企业依法治企的主要表现。随着经济腾飞，已将原本单一的经济制度带入了契约时代，合同信誉是企业的生存之本。
三、集体企业合同管理存在的问题
当前，各集体企业的合同管理制度大都建立并逐步完善，但是在合同管理上，还不完全适应集体企业深化改革和发展的需要，主要存在以下几个问题：
（一）不重视资信调查
有些企业在签订合同前，为了急于成交而忽略了对对方的资信调查，对合同签订对方的企业性质、注册资金、资产状况及信誉，包括当事人的法人营业执照、工商年检记录、合同签订资格……没有详尽地核审，盲目地签订了合同，这样极易给日后的合同履行中带来不必要的困难，甚至会承担相应的经济损失。
（二）合同签订不规范
有些单位在使用合同文本中缺少应用性的知识，补充条款也不作具体的约定，缺少合同的主要条款，甚至连十分重要的项目条款也不作约定填写，诸如交货时间、付款时间、违约责任的承担及发生纠纷的解决方式等，还有的单位在合同的签订上，条款内容过于简单，使合同难于达到明确双方权利义务关系的目的。
（三）不全面履行合同
一些企业自身没有完全履行合同，尤其是具有一定行业优势的企业，淡化合同履行意识，其结果发生纠纷不仅会给企业造成经济损失，关键还影响企业的经营形象。
（四）不重视合同管辖
协议管辖是指双方当事人在民事纠纷发生之前或之后，以书面方式约定诉讼的管辖法院。法律规定的可供当事人选择的法院有被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告所在地、标的物所在地。为避免延误纠纷，及时解决经营中的合同纠纷，最大限度地保护自身合法权益。对外签订合同时，应当有意识的争取与对方达成发生纠纷利于本企业所在地的法院管辖的协议条款，以利减少诉讼的基础上节约诉讼成本。
（五）合同发生纠纷和债权不及时妥善清理
目前，集体企业合同纠纷增加而主动少的问题比较突出，其原因之一是有部分企业领导不习惯依法解决合同纠纷；之二是怕影响双方合作的关系；之三是费用多，缺乏相应的法律知识，对案子本身吃不准怕有败诉风险。于是部分企业领导以放弃企业财产利益为代价，回避正常的诉讼活动。有的单位不采用合理的法律手段清理债权，长久多次派人催要，结果耗费大量的人工费和差旅费，加大了成本支出，最终给企业造成了一定的经济损失。
（六）基础性合同管理不到位
一是合同管理制度不落实。有的单位各部门分头签订合同，各自保管互不沟通，合同管理人员不能全过程参与所有合同的签订和履行，无法审查合同的内容，使合同管理工作流于形式，起不到预防损失的作用。
二是企业相关部门缺乏对合同实施有效的监督控制，虽然制定了合同管理制度，但合同不履行审批登记手续，合同资料不存档，不建立合同台帐等问题十分普遍和突出，有的甚至将合同存件丢失。
三是合同报审报批制度不落实。目前，呼铁局集经处也明确要求各集体企业进行合同报审制度，但仍有一些企业使该制度流于形式，这将给企业在日后的经营中留下风险隐患。
四、集体企业合同管理的加强与完善
（一）普及合同法律知识，增强签订合同的观念和意识
在市场经济条件下，集体企业的经营活动离不开合同的签订。这就需要企业的相关人员，不仅要知道和懂得与经营相关的法律法规，还应掌握法律的操作技能，应知道如何签订合同，明白履行合同应当注意什么问题，避免遭到合同诈骗，全力维护集体企业的合法权益。
（二）把合同管理纳入企业管理的重要日程，使其日常化、规范化、科学化
各集体企业都要把合同管理作为一项工作内容，纳入领导班子工作的议事日程，特别是对涉及数额较大或者关系企业重大经济利益的合同，要举办专门的会议进行审议，由主要领导把关，保证合同签订的正确性，符合法律的规定。
（三）建立完善的合同管理机构，配备相应的合同管理人员
在现有的集体企业中大都配备了兼职的合同管理人员，其职责是对签订合同进行法律性的审查，建立合同台帐，对合同进行保管、统计、检查督促合同的履行。
（四）应用科学理论和现代技术管理合同
在合同管理中，应用各种科学理论、现代管理方法和先进技术手段，是集体企业合同管理适应社会经济发展的客观要求，也是集体企业合同管理现代化、科学化的必然趋势。
【关键词】 应收账款； 内部控制； SOP系统
【中图分类号】 F275.1 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）15-0068-03
一、引言
J公司是一家具有一百多年历史以制造业为主的外资企业，在中国成立了投资公司及DBC商务服务共享中心，承接了该公司在亚洲地区的大部分财务活动。J公司在中国地区主要经营应收及应付业务，目前该公司应收账款、应付账款和总账的财务活动位于DBC商务服务共享中心。J公司应收账款业务的运营都会按照事先与客户共同协商并一致同意的规范合法的标准操作流程（Standard Operate Process，简称SOP）来进行。
J公司有完善的公司内部制度和结构，管理理念先进并实时更新，权责明确，相互制衡。公司应收款项财务工作使用的是QAD财务软件，支持为客户开具发票、处理收款、计算费用、反映交易明细和记录客户余额等功能，充分满足了应收账款业务流程需求，保障了资产安全。同时，该公司在事前就做好了应收账款会计人员职责分工与QAD财务软件操作权限的授权批准，会计人员能够履行其责任，保障自身操作的安全，有预见性地抵御财务风险的发生。
每月月末召开的总结会议，为财务信息沟通、解决出现的问题和日后改进方案创造了良好的条件。J公司制定了能够有效规避风险的风险评估政策，监督制度包括管理者对应收账款会计人员日常财务操作的监督、内部审计和QAD系统对财务操作的监督与记录。
公司的应收账款控制活动有一套非常健全有效的流程，本文对该流程进行较为详细的介绍，以便为企业应收账款管理提供有益的借鉴和参考。
二、应收账款合同控制
（一）应收账款业务流程
应收账款业务以合同管理与维护为起点，终于存档工作的完成，详见图1。
（二）合同管理与维护
作为整个应收账款控制活动的起点，该项管理主要是与开发票等财务信息相关的客户合同信息管理。财务部以E-mail从HR、IT、采购部门或者其他部门收到J公司领导部门与客户签订合同的扫描件，根据合同内容与客户再次确认相关信息，尤其是合同中有关财务信息的部分，例如费用、价格、服务期限和外派人员姓名等。如果是一个新客户，需要从负责总账的财务人员那里得到该新客户的成本中心、客户代码和应收账款代码，根据合同及成本中心的信息建立并维护合同注册的Excel表格，以便日后交易中该客户财务信息的获取与管理，并将合同复印件归档。特别需要注意的是，应着重看合同扉页双方的签字或者公章，二者必须至少有一样来保证合同的真实有效，如果有异议，应及时与合同的提供者联系确认，以保证交易合法正常进行。
（三）客户信息管理与维护
合同管理与维护后，第二步骤是对客户信息的管理与维护。应收账款会计会让客户提供营业执照、税务登记证、银行开户许可证和文件的扫描件信息进行存档，以便客户的合法性认证和日后管理。如果是新客户，则将新客户申请表发给上海本地CSC财务中心，由其领导部门进行审核批准后，应收账款会计将审批证明材料和客户信息发给总账会计，由其建立客户代码和应收账款代码。得到代码后，应收账款会计会将客户的纳税人识别号、地址、联系电话、开户银行、代码信息和联系人等信息进行整理并保存到公共盘上。特别需要注意的是，如果是国内客户的话，应收账款会计会要求上海的本地财务中心在金税系统（GTS）中维护增值税注册信息。以上客户档案的建立，为日后财务工作的开展做好了充足的信息准备。
（四）开发票前信息维护
该部分主要任务是计算出售服务的价格，形成价格计算明细表，为开发票奠定基础，应收账款会计根据客户特点分别进行开发票前信息维护。
IT部门人员主要为集团内部公司客户提供技术，服务包括建立数据库和增加操作权限等。每年，应收账款会计会收到IT主管部门的工作报告，并于每个月收到该部门提供的相关费用明细分类表，根据费用明细分类表、增值税税率和汇率，在价格计算表格中计算该项服务的价格，为方便计算，最终以人民币的形式表现出来，并交给应收账款部门的管理者进行审批，做好监督和检查工作。
外派人员和技术咨询人员（MSA&TA）为集团内部公司客户提供服务。该人员主要为管理部门负责人或财务总监。应收账款会计会收到HR部门的工作报告、合同和对该外派人员或技术咨询人员的年度报酬、预付起始日期和每月分期付款额等信息，根据这些信息在价格计算表格中计算该项服务的总价格，并将价格明细交给应收部门的管理者进行审批，为日后开发票搜集支持材料。
管理部门向公司集团内部国外的公司客户提供服务，应收账款会计收到HR部门发来的邮件，即为代垫代付薪酬的费用明细，应收账款会计通过QAD系统导出上个月利润表的报告，结合二者信息摘取总费用金额，每项费用金额都有其唯一的费用科目代码和中文明细，在价格计算表格中将费用归集到相应科目代码中，并计算总金额，再加上8%的手续费为最终价格，最后交给应收部门的管理者进行审批，做好监督和检查工作。
一次性费用，收到管理者发来的一次性费用的邮件，根据交易信息做好价格计算工作，为日后填制凭证、开发票和收款等工作做足准备。
三、应收账款核算控制
（一）填制和审核凭证
随着价格计算的完成，应收账款会计应根据所计算的价格填制凭证，并将价格计算表、邮件等作为原始支持材料附在凭证后面。J公司的会计凭证属于自制凭证，具有公司图案标志、计算税额是否准确的公式、检查借贷平衡的公式和固定格式，在电脑中填好电子版凭证后再进行打印与审核工作。凭证中应包括凭证编号、时间、公司代码、供应商代码、客户代码、摘要描述、借贷金额、应收账款、主营业务收入、应交税费――应交增值税（销项税）等账户代码、账户金额和相关部门签字盖章等基本信息。信息填好后，用凭证中事先设计好的公式来计算税费并审核借贷方金额是否相等，这种做法大大节约了传统填制会计凭证的时间，便于管理本月凭证，并提高了会计数据计算的准确性和工作效率，降低了财务风险。
（二）为客户开具发票
要强调的是，应收账款会计应该待凭证通过应收账款部门管理者审核后再进行开发票工作。在QAD系统中录入已审核通过的凭证上的相关信息，系统将自动产生发票（凭证号即发票号），并在系统中将发票打印，发票开好后QAD系统显示。
月底，应收账款会计将发票通过QAD系统发给总账部门，此后，发票不可被删除和修改，最终将凭证、发票、价格计算表和邮件等支持材料装订在一起进行存档。
要特别注意的是，在系统中打印发票后，应判断该发票币种是否属于人民币。当币种属于人民币时，应收账款会计应以邮件的形式将QAD系统发票、支持材料和增值税注册信息发给上海CSC本地财务中心，由其负责开增值税发票的财务人员通过金税系统（GTS）开具增值税发票和发票信息维护，并将增值税发票以快递的形式给予客户，同时，将增值税发票明细的扫描件和增值税注册维护表以邮件的形式发给大连DBC商务共享服务中心的应收账款会计进行存档，月末，QAD系统发票与GTS系统发票将进行对账；当币种属于美元、欧元等时，应直接将系统发票以邮件的形式发给客户，并将其存档，以便日后对账和款项收回。
（三）发票调整
这种调整过程是以客户向大连DBC商务共享服务中心应收账款会计退还发票为前提的，这种情况一般发生在月初或者月末。应收账款会计应与相关部门查明退还原因并判断是否需要重新填制凭证。原因通常有以下三种：一是HR部门提供信息有问题，比如外派人员已经离职并未提供对外服务，但费用已被开出；二是应收账款会计记账错误；三是IT部门提供信息有误。查明原因后如果的确有问题将作出调整，从客户来源和退票时间采取相应方法。
如果属于国内客户退票，该笔交易当月发生并当月退票，应收账款会计可以直接在QAD系统中开出负数发票来调整；该笔交易发生与退票不属于同一月时，应收账款会计在QAD系统中开负数发票的同时，上海CSC本地财务应根据应收账款会计准确无误的信息和管理者的认证，到当地税务局申请，重新开具红字增值税发票、
如果属于国外客户退票，无论该笔交易当月发生并当月退票，或者该笔交易发生与退票不属于同一月，应收账款会计都可以直接在QAD系统中开出负数发票来调整即可。
（四）收款并清发票
客户支付应付款项到达J公司的银行账户，国内客户会将款项付到花旗银行（Citi），国外客户会将款项付到渣打银行（SCB），这种处理方式方便客户进行付款也便于公司的货币资金管理。
当收到款项的币种是人民币时核算方法如下：每周五，应付账款会计将从花旗银行（Citi）下载的能反映J公司AE CN项目资金进账的银行报表以E-mail的形式发给应收账款会计，应收账款会计根据相关资金进账的客户信息到Aging report里查找未清发票的信息，Aging report即从QAD系统导出并经过人工处理的Excel表格，反映所有已经开发票但未收到客户付款的信息，包括交易摘要、应收金额、客户信息、发票号、付款期限和应收账款数据分析透视表信息等。同时，将可以清掉的发票和在Aging repot里搜集的该发票所有信息集中维护到cash application（收款）表格中记录，cash application表格排好收款编号，记录本月总收款笔数，下一步进入到QAD系统清发票模块，录入cash application表格信息清发票。
最终将系统产生的清发票凭证打印，将银行报表中有关该笔进账金额的信息打印作为清理发票的支持材料并同清发票凭证打印件准备好，待通过应收账款管理部门盖章审核后一起存档。
当收到款项的币种不是人民币（通常为美元或欧元）时核算方法如下：客户会将款项付到渣打银行（SCB）待核查账户中，应收账款会计会收到渣打银行以E-mail形式发来的确认函。根据确认函提供的客户名或发票号信息，到Aging report里找到该笔金额对应的发票信息，在客户填写栏将信息填好后把扫描件以E-mail形式发给上海CSC本地财务，由其盖章认证后将扫描件发给大连DBC商务服务中心应收账款会计和渣打银行。此后，渣打银行审核已盖章的确认函，通知应收账款会计，登录国家外汇管理局应用平台网站录入确认函中信息再次进行确认金额和费用明细，渣打银行会将款项打到J公司银行账户上。随后，应收账款会计根据确认函中提供的金额和付款客户信息，在Aging report 中找到对应发票，进入到QAD系统清发票模块，录入发票信息清发票，最终将系统产生的清发票凭证打印，同确认函打印件准备好，待通过应收账款管理部审核后一起存档。
特别需要说明的是，J公司针对不同币种进行收款核算，并在关键环节采取邮件、盖章认证和文件存档的措施降低财务风险，存档的材料为内部审计的开展打下了基础。同时，Aging report表格的制作过程是一个复杂的数据搜集过程，为降低收款风险提供了数据保障。另外，J公司为客户指定的默认收款期限为30天，当超过90天时，应收账款会计会联系客户，提醒收款期限或者查明原因，这项事中控制措施有利于及时收款，降低呆账坏账的风险。
四、应收账款监督控制
（一）月中和月末对账
包括与客户对账、收款与银行报表对账和子账与总账进行对账。
与客户进行对账时，分别于每月10日和17日进行操作。由应收账款会计给客户发邮件目的有两点：第一，与客户核对是否收到发票并且核对金额是否正确，如果未收到发票或金额不一样，则进行调整[ 1 ]；第二，如果该项账款付款天数超过90天，应收账款会计查明原因的同时要求客户提供付款计划。每月至少两轮对账，如果客户已经于10日前付款则不需要再次对账，如果10日前未回信或未付款，则需要在17日进行下一轮对账，待收到客户付款后再清发票。特别需要注意的是，以上通常是当币种属于人民币时的做法。如果币种属于美元，应收账款会计会收到应付账款会计发来的关于账户金额不平的信息和在QAD系统里导出的未付款发票客户信息，待收到客户付款后再清发票。
月末，当月收款全部结束时，应收账款会计会将本月维护的收款清单与从银行下载的J公司银行报表进行核对，以确保本月系统收款金额与公司实际进账金额相等。
子账与总账进行对账，一般是月初第三天。开展已收款项和未收款项对账工作时，从系统导出总账明细和子账明细，开展对账工作，检查借方金额和贷方金额是否平衡，进行试算平衡，确保期初金额与本期发生额之和等于期末金额；如果不平，则找出哪一笔交易不平，是哪位会计人员进行这项操作的，查明并分析原因，采取相应的解决办法并作出调整。
特别需要说明的是，应收账款会计会在月初根据总账发来的当月美元兑人民币的汇率进行调汇工作，保证当月金额准确，有利于财务工作的正确开展。
（二）存档工作
应收账款会计应将当月的所有凭证和发票打印件等支持材料统一按照凭证号进行存档，将电子版信息维护等表格进行归集存档，做好记录，以备日后查询和审计工作。
综上，企业应收账款的控制活动主要包括业务方面和核算方面分别进行的控制以及对业务和核算共同的监督控制。应收账款的管理首先应从源头做好控制，防患于未然。应收账款控制活动是一种贯穿于赊销业务全过程的决策、执行、监督动态机制[ 2 ]，对规范、约束赊销业务人员的行为，保障赊销业务按规定的程序办理具有十分重要的作用。相关企业可借鉴J公司应收账款内部控制建设和实施的成功经验，确保企业经济活动健康和可持续发展。
【参考文献】
关键词：合同管理；法律风险；企业经营；风险管控
一、合同各阶段的风险管控
合同管理是企业法律风险管控的重要内容，也是企业管理制度的重要组成部分。企业基于对于安全运营的需求，对这项工作非常重视，企业由单纯重视诉讼管理，转为重视日常合同管理。合同管理各阶段的法律风险，需要切实有效的管控。
（一）合同签订阶段的法律风险控制
1．合同签订阶段的法律风险：合同相对人是各种经济体制、所有制形式以及不同国家的民事主体，企业经营过程中存在大量的“风险交易”。应当警惕从签订阶段就存在的法律风险，从内部看：合同签订出现问题将严肃处理责任人；从外部看，我国刑法规定了签订、履行合同失职被骗罪等罪名，触犯刑律将依法承担刑事责任。签约过程中构成缔约过失责任或签约后出现违约行为，还要承担民事责任。合同签订应当授权专业法律人员管理，全程进行法律风险管控，重视相关法律规范与司法解释。
2．部门联合会签制度：企业内部的联合会签，是法律风险管控的核心制度，各部门依照管理职能紧密衔接、相互制约、独立决策，共同参与合同审批流程。联合会签制度应当科学高效、公开透明，防止出现商业贿赂或谋取非法利益等内部法律风险。结合实践，较为科学的联合会签流程一般涉及：（1）采购或销售部门发起签约申请，提交合同草本、会签单、审核上报相对人资信材料；（2）考核部门审阅价格、进行成本和利润分析，制作经营报表；（3）会签部门依次审批、分管经理批示，例如：技术研发、质量监督、仓库、交接车间等涉及履行部门；（4）财务部门核实应收账款，管理收放款业务，负责资产放行证件；（5）合同管理部门负责全程法律风险管控，办理用印并、负责合同档案管理。
（二）合同履行中的风险管控
1．财务风险监控：合同履行阶段的财务风险监控，包括对资金问题主动调查活动，不是出现经济损失后的消极反应。合同管理部门对财务部进行账目监控，经营业务中的赊销账款等资金使用进行例行核查。发现存在履行瑕疵及时处理，避免履行中出现抗辩权事由而导致法律风险。发现不能按期回款情况，行使抗辩权并及时沟通解决。发现相对人出现严重的资产或商业信誉问题，行使不安抗辩权。按照法律事务管理办法对责任人督办问责，规避企业法律风险，登记履行情况对客户进行信誉评级，依照信用等级分别评议赊销额度和赊销时限。
2．资金动态核查：合同管理按照资金输出和资金输入两个环节核查动态账目。对合同履行发生的资金动态进行账目核查，当天核算、当天公布并记录在案，避免出现随意更改账目现象。由合同管理部门监督制度实施，代表公司实施资金动态监控，发现可疑往来账目尤其是极端账目，及时采取必要的法律措施维护企业利益。监管工作前移至履行阶段而不是在合同争议阶段，履行过程中的资金变化情况，直接反映出履行中的法律风险状况。企业应当立足于资金动态监控，建设合安全、顺畅和高效的风险管控模式。
（三）合同争议的解决
1．合同管理善意原则：维护企业利益是企业风险管控的核心目的，出现合同争议优先采用低成本纠纷解决办法。企业之间依照善意原则处理问题，主动沟通解决，不能直接追究责任或者依照合同法主张维权，使得原本可以协商解决的争议走向极端方式。企业出现经济损失，直接责任人和分管领导因此承担管理责任，应当避免出现损失，遵循善意原则把争议解决在履行过程中或者协商阶段，如果争议出现在责任追究或诉讼阶段将增加企业法律风险。解决争议以考虑经济利益为关键因素，同时考虑社会影响和企业长远利益。
2．避免出现诉讼案件：合同争议的解决应当避免出现诉讼案件，这体现出日常合同管理的重要性，只有实行科学严谨的日常管理，才能有效实现企业法律风险管控。企业参与诉讼活动可能产生经济损失或不良社会影响，尤其国有企业参与诉讼，出现政治影响后企业负责人可能因此失去晋升机会、承担连带责任。即使私营企业也应当考虑企业社会形象，不能滥诉、缠诉。合同管理部门依照合法合理性原则开展法律风险管控工作，满足相对人合理要求灵活处理争议，维护缔约双方长远合作关系。争取用缓和方式解决争议，出现合同冲突，当事人可能采取不合作态度，导致问题陷入尴尬局面。确实无法达成一致的合同争议，先发送律师函通知表示善意提醒。最终决定以诉讼方式处理的争议，委托专业律师提讼主张合法权利。
二、合同管理制度与企业风险管控
合同管理立足于企业法律风险管控，有效的保障了企业发展的稳定环境，保障了企业的经营安全和长远发展。面对复杂多变的市场环境，企业之间依赖合同形式保障各方权利义务，合同管理制度在企业法律风险管控中占据核心地位。提高企业的合同法律风险管理能力会提高企业整体竞争力，为企业带来高利润的回报。
（一）合同管理的法律风险管控体系
1．合同管理制度建设：企业应当先签订合同后办理业务，例外情况依照公司章程的规定办理业务，良好的合同管理能够在法律范围内保护企业合法权益,以免受到不必要的经济损失。企业应当制定适合本单位实际情况的《合同管理办法》、《合同管理流程》、《授权委托管理办法》、《印章管理办法》等制度，进行体系化的法律风险管控。合同管理不是经营业务的附属程序，坚决杜绝事后补办合同行为，业务办理完毕又补办合同手续让整个合同管理制度形同虚设。虽然无纸质合同的实际履行，如符合《合同法》规定也是有效法律行为，但这种情况使企业承受巨大法律风险：对于合同中标的物数量、质量最终认定方式，以及履行时间、地点、方法等方面的约定容易出现争议，没有纸质合同作为认定和主张的依据，这些争议无从确认和查证。
2．资信调查与建立信用档案：合同申办部门负责收集和提交合同相对人资信材料，包括合同履行应当具备的资质证件、营业执照、质量证件或法律文书、专利证书等文件。确认对方的民事行为能力和民事责任能力有重要法律意义，这些因素直接影响出现争议后的法律请求效果。对签约人的授权委托授权书和身份进行严格审核，避免因无权产生法律风险。一些企业没有谨慎考察相对方主体资格，导致合同归于无效或效力待定，或者与无履约能力当事人签订合同导致合同陷入履约障碍。合同签订后全程登记履行情况，建立客户资信档案并进行信用评级。
3．合同条款审核：企业经营合同大多是常见类型，依照《合同法》我国承认各种符合成立和生效要件的无名合同，缔约各方应当诚信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。经营过程中使用的格式条款合同，制定十几条主要关键条款反复使用，格式条款不能避免法律风险。条款最终由经办人填写，其中空白项和附则（其他约定）的填写中存在巨大法律空间，经办人在填写时，与签署普通合同有同等法律风险。因此，签署格式条款同样需要严格审核，无论何种类型合同，应当由专业法律工作人员或律师逐一审查合同条款。
4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是签署合同的关键，依照《合同法》规定：约定加盖印章生效的合同，自加盖印章并符合生效要件时生效。企业经营合同一般约定加盖行政章或合同专用章，除非特别约定，财务专用章或部门印章不能用于签订合同。合同印章由专门部门保管和使用，未经会签手续并经分管经理同意，业务员不得随意使用公司印章。需要携带外出的使用的，应当由经理批准按流程使用并及时归还。
（二）联网审批流程的法律风险管控
1．联网审批的监管优势：现代企业采用合同联网审批流程具有监管优势，重视和利用现代科技手段是法律风险管控的发展趋势。在网络系统中上传的合同电子数据长期保留在数据库，系统能立即发现和记载违规行为。这种监控模式提高了企业法律风险管控效率：法务部门网上管理人员可以全程监督合同业务，联合会签部门的办理情况直接在电脑系统显示，避免了各部门相互推诿；在网上可以随时核对合同条款、查阅审批信息，有效减少了工作失误；由于流程的公开性和互动性，经办人对于提交材料更加谨慎。联网审批通过的合同，由经办人确认后上报合同管理部门加盖印章，大幅度提高监管效率。
2．纸质资料的网上流程衔接：纸质合同的签署和监管，是企业法律档案管理工作的一部分，合同档案是司法过程中的重要书面证据，这项工作从形式审查到实质审查都直接关系企业利益。实行合同管理联网管理平台的企业，申报的各项数据应当与纸质合同档案完全一致，签署过程中合同文本在内部网络上传递和储存，经联合审批并上报经理批准后，依照审批情况签署纸质合同，这种公开审批的模式使得决策者更加审慎。各部门有独立的账户和密码，对合同管理全程有效的管控，各部门相互之间配合、相互监督，纸质材料与电子文件相互印证一致。
（三）合同档案在法律风险管控中的利用
1．合同档案的整理利用：纸质同档案属于法律风险管控的重要文件，监管部门审查合同履行全程并立卷存档，合同回收采取统一的编号和归档方法，按照“资本输出类”和“资本输入类”对合同档案进行科学分类。建立合同目录包括（1）合同文本原件，包括补充协议、备忘录等资料；（2）资信档案，包括各类与合同有关的证件、质量文件、专利文件等资料；（3）部门联合会签单，包括经理批示、各部门会签、履行情况备注等文件；（4）财务单据，包括借款单据、赊销单据、银行单据等资料；（5）法律文书，包括授权委托书、履行情况备注等其他法律文件。
2．合同业务的全程督办：依照合同档案进行全程督办，发现违规行为依照合同管理办法问责。对合同履行情况进行监控，顺利履行完毕的合同登记后存入档案；没有合适履行的合同注明原因并及时督办；出现争议的合同，将合同档案上报法律事务部门处理，避免出现超过诉讼时效的情况；进入诉讼程序的合同纠纷，委托法律专业人员或者律师进行维权，建立法律风险档案。通过系统化、全程化的合同管理制度，有效对企业法律风险进行管控。
三、结语
随着我国依法治国工作的全面推进，企业更加重视法律风险管控工作。虽然现阶段有很多工作要进行完善，但令人欣慰的是，我国的合同管理水平正在大幅度提高，企业的法律风险管控工作逐步走向科学化和精细化。市场经济法制化体是社会的巨大进步，也是法律事业蓬勃发展的重要信号。在全体法律人的探索和努力下，基于对于合同管理制度与企业法律风险管控的不断研究和实践，将形成更加规范、诚信、安全、文明的市场环境，促进我国经济繁荣发展。
作者:范晓伟 单位:西北政法大学
参考文献：
[1]李杰利．合同管理规范高效操作规程．中国时代经济出版社．2004．
[2]张雅冰．论企业合同法律风险防范的协同性．经营管理者．2011（19）．
[3]王怀、王正志．公司法律风险防范与管理．法律出版社．2007．
关键字：高速公路；项目合同管理；作用与意义
Abstract：The highway project contract as the norms of Party construction unit behavior guidelines, to safeguard the documents of both sides, economic benefits, the role and significance of play in the highway project construction is very important. Highway project contract for scientific and effective management not only enables the progress of the project be guaranteed, but also enables the construction unit achieved good economic benefits at the same time, to gain greater social benefits, and provide a solid foundation for the survival and development . In this paper, the role and significance of the highway project contract management as well as the whole process of management were discussed.
Keywords: highway; project contract management; the role and significance.
中图分类号：U412.36+6 文献标识码： A 文章编号：
随着我国社会经济的快速发展，基础交通设施也得到了巨大发展。高速公路作为我国重要的交通运输渠道之一，项目建设数量也呈逐年上升趋势，但是目前在高速公路项目合同管理工作中仍然存在着一些问题，如合同管理的意识淡薄、合同条文不规范、合同内容存在片面性以及专业合同管理人才缺失等。因此，我们应从正确认识高速公路项目合同管理的作用与意义开始，对高速公路项目合同进行全过程管理。
一、高速公路项目合同管理的作用与意义
首先合同管理是保证安全生产的前提。随着我国合同的规范性日益增加，合同中所制定的条款也开始更为细化。合同中对于安全生产的要求保证了高速公路项目施工能够顺利进行，并直接关系到建设企业、施工单位等各方的切身利益。
其次合同管理是高速公路项目建设目标达成的重要方法。高速公路项目合同对于项目建设的全过程都有着一个明确的规定，可以说是始终贯穿于工程项目建设的全过程之中，因此基于对合同的有效管理，以及对合同内容的贯彻落实，施工才能够保质按时完成高速公路项目的建设。
第三合同管理工作也是有效控制高速公路项目造价成本的方法之一。通过高速公路项目合同中所拟定的具有法律效力的工程量与高速公路项目实际施工过程中的工程量的对比，就能够在工程项目计量、计价以及支付等方面的操作工作中得以真实反映。从而使建设企业能够及时掌握工程进度并有效控制高速公路项目造价的成本。
第四高速公路项目管理工作是基于合同管理开展的。整个高速公路项目的合同管理工作应在项目施工之前就开始进行，虽然合同具有一定的共通性，但是合同管理人员应通过对高速公路项目的实际情况的分析与研究，以合同管理为基础，编制出切合实际的施工组织设计以及一系列项目管理工作的规章制度，并能够通过制定一些极具针对性的管理规章来防止项目管理工作中存在的通病。因此，可以说高速公路项目管理工作的依据与基础就是合同管理。
最后项目管理工作的核心就是合同管理工作。因为在合同中明确规定了合同双方的责任、权利以及利益分配等内容，并对高速公路工程项目作了明确的质量标准规定，所以从另一个角度上来说，合同的管理工作对于工程项目的整个过程都有着控制的作用，在整个项目管理工作中起到的是核心作用。
二、高速公路项目合同的全过程管理
通过对高速公路项目合同的作用与意义进行分析研究后，我们不难看出，合同管理工作是非常重要的，但是目前在高速公路项目合同的管理上，仍然存在着一定的问题，因此对高速公路项目合同进行全过程管理是解决这些问题的有效途径之一。
首先是在签订施工合同之前进行有效管理，其中具体包括以下几方面：
高速公路项目合同必须符合我国相关法律法规的相关规定。因为高速公路的建设不仅是一个周期长、涉及面广的过程，而且在建设过程中要耗费大量各类资源，包括土地资源等，同时高速公路建设项目也是国家基础交通设施的重要组成部分之一。这就要求高速公路项目的建设首先就要符合我国相关法律法规的相关规定，如果高速公路项目未能通过我国有关职能部门的规划审批，那么所签证的施工合同也必然是不规范以及不受相关法律法规保护的。为避免因这种情况而产生纠纷，建设单位与施工单位的合同签订必须经相关部门审批后方可实施。
签订高速公路项目合同之前，应根据实际情况制定出尽可能细化的条款纳入合同。在合同签订之前，必须将高速公路工程的具体名称、地点位置以及相应的工程项目内容进行明确，其中工程项目内容包括工程开工、竣工的具体日期、质量保证金与保证期、造价、支付、结算、税收、安全、违约等各方面的内容。如果通用合同条款中未提及的，则应以工程实际情况为基础，在合同条款中制定出具有针对性的条款加以弥补。
要与信誉好、规模大、技术实力强的施工单位进行高速公路项目的合同签订。只有好的施工队伍才能保证高速公路项目的施工质量，因此建设企业在对施工单位在进行选择上，不能盲目追求经济效益而置施工单位的素质水平于不顾，使高速公路项目工程建设出现隐患。
其次，在施工过程中同样要进行合同管理，其中具体包括以下几方面：
规范工程施工合同的交底工作。在工程项目施工开始时，施工单位应向施工管理人员进行合同内容的交底工作，将工程施工内容、进度、技术以及当工程进度与施工质量不能达到合同要求时，所造成的影响、后果等进行详细交底及说明，明确自身的责任与义务并同时合理预测在工程施工中可能出现的各类问题，便于做出预防与判断工作。
在高速公路项目合同中涉及变更与索赔的内容要加强管理。工程项目如果出现因变更而产生索赔的，施工单位应规范上交相关变更等文件资料，并经过监理单位、业主的审核批复后，进行保管存档，作为施工单位在工作竣工期间的重要索赔依据。
在施工过程中出现工程延期情况时的合同管理。如果因业主原因或是重大设计变更而造成工程需要延期施工的，施工单位必须依照相关规定递交工程施工延期申请报告，报告文件上应明确写清延期的工程分项、编号、预定完成时间、延期原因、依据以及批复意见等内容，使其具备规范性与法律效力。需要注意的是最终经批准的工程延期天数不能比暂时确定的工程延期天数少。
高速公路项目合同的分包内容管理。所谓工程分包就是整个工程合同的承建方，在保证工程项目质量与进度的前提下，将工程项目分包给分包人进行工程施工。这时的工程合同涉及双方就是工程项目总承包人与分包人，在进行工程分包合同的签订时，总承包人要注意对分包商的资质、技术等各方面因素进行综合考虑。该分包合同同样具有相应的责任、义务、利益等具体规定内容，因此对其进行合同管理也是很重要的内容之一。
除此之外，应培养专业的工程项目合同管理人员进行专职管理工作，对合同管理人员进行定期培训并实施相关考核，从而建立企业自己的合同管理人才。与此同时将一些新技术应用在合同管理工作中，比如计算机、互联网技术等，使高速公路工程项目合同管理更为实时化、合理化，并能够合理整合施工资源，提高高速公路项目合同管理的工作效率。
结语：综上所述，在高速公路项目中进行合同管理是非常重要的，它不但对我国高速公路的建设市场的发展起着助力作用，而且对规范高速公路施工管理、建设企业与施工单位责任、权利与义务的明确等方面也同样有着至关重要的意义。因此在高速公路项目合同管理上，要进行施工前、施工中、竣工阶段的合同管理，从而使我国高速公路项目建设市场更为规范化，为高速公路的建设提供坚实的基础。
参考文献：
[1] 潘仲江.高速公路工程建设合同管理.[J].北方交通.2010(4)
[2] 王建亚.高速公路路面工程前期合同管理问题讨论.[J].交通标准化.2010(11)
建筑工程施工合同是发包人和承包人为完成商定的工程建设项目目标，明确双方权力和义务关系的协议，它是合同当事人在工程建设中的最高行为准则和经济活动的依据。建筑工程施工是一项复杂的技术、经济活动，具有投资额巨大、流动性强、协作性高、管理难度大、受外界干扰及自然因素影响大等特点，签订、履行施工合同，对发包人、承包人都是十分重要的。根据国外经验，合同管理产生的经济效益往往大于技术优化产生的经济效益。加强公路工程施工合同管理，规范、完善工程合同，做到管理依法，运作有序，有利于在工程建设中做好建筑工程的“质量、工期、投资”三大目标控制，规避风险，减少不必要的扯皮、纠纷和经济损失，确保按期完成目标和任务。
2 建筑工程施工合同管理现状与存在的问题
2. 1 “标准条款”显失公平
在建筑建设市场中，大多采用 FIDIC 标准合同文本，是一种格式合同。发包人、承包商在此基础上洽商，经一定的修改后签订施工合同。由于公路市场的激烈竞争，往往一个工程项目有几十家施工单位竞争，有些公路建设单位在设计合同条款时，充满 " 长官意志 " 和浓厚的行政色彩，更多地考虑自身利益，有意无意地免除自己的责任，加重承包商的责任，限制承包商的权利。在 " 僧多粥少 " 的情况下，加上竞争环境不够良好，承包商根本没有讨价还价的余地，不得不委屈地接受业主预定的条款，放弃自己的正当权利。
2. 2 “阴阳、黑白合同”充斥市场
建筑施工合同常常面临“阴阳、黑白”合同问题，即一份是按 FIDIC 标准合同文本签订的并送行政主管部门备案，俗称“阳合同”；另一份根据实际履行情况签订“阴合同”。阳合同往往是迎合法律、法规、规章的要求，只用于报备之用；阴合同往往是在甲方要求之下降低工程款价款、改变计价方式、降低质量标准等，即“垫资”、“割肉”、“让利”合同。这种“阴阳、黑白”合同在很大程度上破坏了招投标及施工合同的严肃性，严重干扰了建筑市场的正常秩序，并给双方履约留下隐患。建筑领域的质量问题、竣工结算纠纷、三角债等问题都与前期合同的签约不合法、不规范有直接关系，更与“阴阳、黑白”合同有直接关系。
2. 3 合同实施不规范，随意性强
在合同实施中，签约的双方都不认真执行合同，随意修改合同，或违背合同规定，或对合同规定打折扣。如发包方不按合同规定按时、足额支付工程款，有的业主长期拖欠工程款，随意调整合同单价或提高公路验收标准，致使承包人要用建设低等级公路的造价来建设比原设计高一个等级的公路。而承包方往往既不采取索赔措施，也不敢擅自停工，致使施工承包合同半用半废，对合同双方都不能起到约束的作用。
2. 4 合同索赔实现难度大
由于社会条件、自然环境的变化，公路建设是一个索赔多发的行业。索赔是合同和法律赋予受损者的权利，也是合同缺陷的补充，其实质是承发包双方承担工程风险比例的再分配。对于承包人来讲，工程索赔是一种保护自己正当权益、弥补工程损失的有效手段。而由于公路市场行政干预过多，给索赔工作造成了许多干扰因素，导致合同索赔难以进行，承包人往往是受损害者。
2. 5 缺乏高素质的专业合同管理人才
由于我国的教育制度在早期过分地强调专业化，提倡在专业领域中具有高技术水准的专家。合同管理人员多是搞土木工程技术出身，太过于技术化，欠缺经济、商务、法律、综合协调管理能力，不能得心应手地进行合同管理工作。例如,不严格按合同办事，出现问题后不能依照合同办事，而是习惯于找领导协调，即便是正当的索赔也不能理直气壮地提出，不按规定的程序进行解决；还有大多数项目管理机构都未设立合同管理部门，缺乏可行的、有效的动态合同管理制度和具体的操作流程，不能对工程进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。
3 加强建筑施工合同管理的措施
3. 1 把合同管理真正纳入法制管理的轨道
市场经济首先是法制经济，加强施工合同管理，保证建筑市场正常健康发展，离不开有效的法律机制作后盾。作为交通行政主管部门，要完善合同管理方面的法律、法规，如最近最高人民法院拟出台的《关于审理建设工程纠纷案件适用法律若干问题的解释》（征求意见稿）中倾向于确认 " 阳合同 " 的法律效力，进一步规范了合同双方行为。主管部门还要加大监管、处罚力度，增强发包人、承包人合同法律意识和合同管理意识，使得合同双方认真执行《招标投标法》和《合同法》等法律、法规，对违反合同的行为，不论是合同的哪一方，都应依法接受处罚，把合同管理纳入法制管理的轨道，做到有法可依、有法必依、违法必究，确保合同的严肃性，营造良好的合同管理法律氛围。
3. 2 设立专门的合同管理机构，培养专职合同管理人才
设立专门的合同管理机构，建立健全合同管理制度，并且重点培养有应变能力、坚持原则、知识面宽广的工程师担任合同管理工作，使他们成为工程技术、工程经济、合同、法律、商务等复合型人才，以利于正确应付合同管理中的各种复杂问题，发挥合同管理的纽带作用，使得施工合同的订立、履行、变更和终止等活动的结果，成为工程项目管理科学决策的依据。
3. 3 坚持合同评审制度，做好合同的谈判与签订
承发包双方应建立科学规范的合同管理工作程序，合同签订前进行严格、细致的合同评审，由专职合同管理人员、负责质量安全的总工程师、经济师、项目经理等成立合同评审小组，对合同条款进行分析、研究，确定能否满足项目的各项目标。并找出其中存在的缺陷和潜在风险，制定防范措施，最大限度地减少合同漏洞。切记少用或不用口头协议、君子协定，防止引起合同争执。确保合同条款明确、完善，达到业主的各项要求和在施工企业内部顺利执行。
3. 4 坚持合同交底制度
实行公司和项目部两级的合同交底制度，将招标文件、招标答疑资料、投标图纸、投标书和施工合同对项目部各管理人员进行交底，使其明确工程项目的特殊技术和商务要求，将合同责任目标进行分解，落实到部门和责任人，形成全员的合同管理。
3. 5 对合同履行进行全过程的动态管理
合同签订后，合同双方就形成一定的经济关系和法律上的效力，合同规定了双方在合同实施过程中的经济责任、利益、权力和义务，双方就必须严格遵守，严格履行，不应违反。但从根本来说，合同双方的利益是不一致的，容易导致工程建设过程中的利益冲突，造成在工程施工和管理中双方行为的不一致、不协调和矛盾。在施工合同履行过程中，应加强对施工合同的监督和跟踪，进行积极主动的全过程管理。1）严格遵守工程合同约定的标的、数量、期限、价格，进行保修条款的履行管理。2）必须加强承包人与发包人、设计单位、监理单位的沟通，协调和处理好各方面的关系，及时解决项目实施过程中遇到的各种问题，保证工程计划有序实施。3）做好工程工作日志、往来电话、函件、文件、会议记录等并存档，作为解决纠纷的证据资料。4）按专用条款约定的时间做好增减、变更项目工程量的确认签证工作，特别是隐蔽工程验收签证，涉及工期、费用记录要记录清楚，减少因各种原因引起的纠纷，以保证工程建设的顺利进行。5)及时办理合同的变更、中止、转让工作。在实际工作中，经常发生如项目承包范围或者工期等发生实质性变化的情况，因项目实施层即项目部与管理层即原合同签订部门信息沟通脱节，这些实质性变化的信息未能及时反馈给管理层，导致未能及时办理相关变更，造成工程最终完工进行清算时出现纠纷，严重影响企业形象及市场声誉。一旦业主出现类似资金危机等则会严重影响工程进一步开展的情况，必须及时办理合同中止、转让工作，确保企业自身利益不受严重侵害。
3. 6 加强对工程分包的管理，学会使用“指定分包商”
目前，工程分包是建筑市场最容易出现的问题，也是出现问题最多的一个环节。“指定分包商‘是现在公路工程承包施工实践中经常采用的一种分包方式，由于种种原因，总包商对指定分包商应承担的责任往往和普通分包商同等对待，造成施工合同管理工作的被动。按照国际惯例，在合同关系和合同责任方面，“指定分包商”的不同主要表现在：由于特定的工程部位由业主指定的分包商来完成，当这个“指定分包商”没有完成合同义务时，业主要承担一定的责任；如果总承包商不按时按量地向“指定分包商”支付他已从业主方面领到的工程款时，业主可以直接地向“指定分包商”支付工程款；“指定分包商”所负责实施的工程部位，其报价列入总承包商的报价书，但此项款额由“暂定金额”项目支付。由上述特点看，如果“指定分包商”违约，无论是施工的质量不符合合同要求，或者是施工期限落后于合同进度，业主负有推脱不开的责任，总承包商可以摆脱合同责任。在合同执行过程中，对一些根本没有能力完成分包任务的“指定分包商”，要向业主建议要求更换，以确保整个工程的质量、进度和投资目标。
3. 7 充分发挥工程监理的第三方作用
工程项目实施中，有不少的业主认为委托监理只是找一个承担质量的责任者，出了质量问题可以推卸责任，责任是监理的，权利是业主的，不愿在选择承包商、资金支配管理、进度管理等方面放权，发包人把监理工程师视为监理员、质检员等，增加监理工程师对承包人管理工作的难度。在工程实施中，业主应该充分发挥监理工程师作为工程项目建设第三方的作用，对发包人、承包人的协调作用，这对规范合同双方的行为、合理解决承包双方的合同纠纷会有积极的作用。
3. 8 及时进行索赔和反索赔
在合同履行中，注重双方违约、合同缺陷、施工条件变化、工程变更、工期拖延、工程师指令、国家政策及法律、法令变更等，按规定的索赔程序，及时有效地进行索赔，以索赔促管理，促进公路工程管理水平的提高。
3. 9 建立合同管理的微机信息系统
合同管理在工程建设项目管理中具有十分重要的作用，随着工程建设项目规模扩大，合同标的日趋庞大，涉及合同的内容、条款日益复杂，采用传统合同管理手段和方法已经无法适应现代化大、中型工程项目动态管理的要求，借助于微机处理系统为合同管理人员提供支持，已经成为必然趋势。利用微机数据库系统，进行数据收集、整理、存贮、处理和分析，从而可以满足在合同管理方面的信息需要，提高管理水平。
