关键词：档案管理；发展；基本素质；提高
随着我国经济的发展，对于档案的规模逐渐扩大，档案所记载的内容越来越丰富，对于管理的手段也要逐渐的提高，那么档案管理和人员的基本素质矛盾也越来越突出。因此，我们需要提升档案管理人员的素质，以此来推动发展。
1档案管理人员应具备的基本素质
1.1具有基本的业务知识。我国大部分档案管理人员都不是本专业的人员，对专业知识掌握不够，自身的认识以及计算机和英语能力都不够，造成现在的档案管理者不能适应社会的发展。新形势下需要复合型人才，满足社会的需求以及行业发展的需求，这就要求档案管理人员学会科学管理档案，将档案管理现代化，同时也要不断的提高自身的能力，与社会发展同步。1.2具有较高的政治素质。档案管理工作人员首先要认清学习的路线和方针，要认真学习马列主义、思想和邓小平理论，以此来提高自己的思想觉悟，提高自我修养。档案管理人员要以科学发展观为思想，不断的与时俱进，更新自己的传统观念，将档案管理转向一个新型的管理。同时必须坚定自己的立场，保持与党一致，服务大众，关心党的工作任务，这样才能为党更好的服务。1.3具有创新能力。创新是进步的根本，是可持续发展的动力。为实现档案管理的发展，要求档案管理的工作人员要具有创新的精神。他们的创新主要表现在对传统方法以及新方法运用的结合。档案管理工作人员要改变传统的观念，树立现代化的管理理念，扩展思想，大胆创新，结合现在手段，对档案进行有效的管理。1.4具有高尚的职业素养。职业素养是档案管理人员必须具备的职业精神，对于档案管理者来说，要时刻保持高度的热情，全身心投入工作中。档案管理是一项幕后工作，是无私奉献的工作，它的工作需要你积极的学习新理、新知识，与档案管理工作相结合。如果不积极会影响工作，所以要加大宣传和培训，让工作人员指导档案管理的重要性，激发他们认真学习的态度。同时对档案管理人员要让他们树立爱岗敬业的精神，努力提高自我素质和整个团队素质。
2提升档案管理人员的素质
2.1爱岗敬业，培养良好的职业道德。这是档案工作人员的基本前提。档案管理其实是一门专业性比较强的工作，要求工作人员必须具有很强的责任感和认真工作、乐于奉献的工作态度。所以我们要引导档案管理工作人员正确认识这份工作。职业道德与自身的道德规范有很大的关系，这就要求我们不断的提升自我的素质。这样更要求档案管理人员要不断的学习，以培养良好的职业道德，更好的发展档案管理，同时也可让档案管理在工作中更好的发挥作用。2.2完善档案管理制度，规范化管理。档案管理制度的制定是档案管理工作顺利进行的关键，所以要加强制度的建立，依法制定相应的制度。在新形势下，对已有的档案管理进行了修订，使得档案管理制度更加规范化，这就要求我们在工作中严格遵守管理制度，做到有章可循，按制度办事。2.3加强业务学习，提高自我修养。要做好档案管理工作，就必须加强业务学习，提高自我素质。档案管理的人员素质直接影响到档案管理的工作质量，所以档案管理人员要提高自我的认识水平，加强继续教育，加强制度化的建设，要学以致用。2.4强化服务意识，提高档案管理人员的服务水平。档案管理工作是服务群众的，所以提高服务意识是重点。档案管理人员从入职就要树立服务为民的观念。档案管理只有顺应社会的发展，才能立足于社会。档案管理人员要不断的优化自我的服务意识，不断的加强自我提升，要让服务优化到每一个工作的环节中。2.5与现代化技术相结合，打破传统管理理念。档案管理工作要跟上时代的发展，要懂得用计算机进行管理，打破传统的管理理念，这是提高工作效率的重要方法。随着计算机的普及应用，对档案工作人员的要求越来越高，要熟练的掌握计算机技术，规范使用一些相关的软件，还要具有创新意识。因此，档案管理人员要不断的学习新技术。新手段，善于应用现代化技术来管理档案。
1制定依据《办法》制定的主要依据包括《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA／T28—2002）、《重大建设项目档案验收办法》（档发［2006］2号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）、《中国地震局基本建设管理办法》（中震财发［2008］37号）。2主要内容《办法》包括总则、管理机制、项目文件材料的收集、项目文件材料的整理和归档、档案的验收、档案的归属与移交、附则等7个章节。主要内容包括办法的适用范围、基本概念、指导原则，各级管理单位职责，文件材料的收集范围和要求，文件材料的分类、组卷、编号、排列、目录编制、装订和装具、归档要求，验收的准备、申请、组织，档案的归属原则、移交要求等方面，基本涵盖了基本建设项目档案管理的全过程，概念清晰、流程规范、操作性强。
二、领会《办法》要义，指导基本建设项目档案管理实践
1突出了项目法人的重要性和管理职责项目法人是指具有法人资格和地位，依照有关法律、法规要求设定或认定，对建设工程项目负有法定责任的企业或事业单位。项目法人制作为我国投资体制改革的核心内容，已经成为基本建设项目管理的重要基础。《重大建设项目档案验收办法》等国家有关规定和《中国地震局基本建设管理办法》中也明确了项目法人单位在档案管理工作中的职能责任。《办法》特别强调了项目法人单位在档案管理中的重要作用。与中国地震局机关以及参与项目建设的其他单位相比，项目法人单位在档案工作的组织协调、专兼职人员配备、文件材料收集、整理和归档、验收的组织、档案接收、汇总、保管和提供利用等方面应肩负更多的管理职责。特别是在多个单位参与建设的大中型建设项目中，项目法人单位更应做好项目档案工作的整体组织管理。除以上各项职责外，还必须将档案管理纳入项目实施全过程管理的范畴，如应在项目总工办设立档案工作组负责档案工作的协调组织，制定项目档案管理制度、归档范围和分类编号方案，在项目建设各阶段对各建设单位的档案工作进行指导、监督和检查，等等。
2明确了管理机制和各类主体职责明确了中国地震局、项目法人单位、其他建设单位的职责。《办法》在重点突出项目法人单位管理职责的同时，也列举了中国地震局机关在制度标准制定、指导监督检查、培训交流组织、验收组织等方面的职责，以及其他建设单位在文件材料收集整理归档、档案审查、档案移交、保管和提供利用等方面的职责。明确了建设单位档案部门和其他各部门的职责。《办法》要求建设单位中负责实施、监理、财务等项目相关工作的部门，应指定专人负责项目建设各阶段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一阶段工作完成后，将经整理的文件材料向档案部门提交归档。档案部门一方面应对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导，另一方面应对各部门提交的档案进行分类、编号，编制案卷目录及档案整理情况说明，及时完成归档工作。明确了其他文件材料产生主体的责任。除上述主要的档案管理主体外，《办法》还关注了项目文件材料产生的重要主体———项目设计、施工、监理等单位的相应责任，要求建设单位相关部门应在签订合同时设立专门条款，明确设计、施工、监理等单位对相应文件材料的整理和提交责任。强调了监理的重要作用。由于基本建设项目具有较强的专业性，档案部门对项目文件材料的实体内容往往很难把握，因此，《办法》首次明确强调了监理单位对项目施工文件、竣工图、监理文件等重要文件材料的审核责任。在项目文件材料提交归档前，应由专业的监理单位对文件材料内容真实性、形式完备性、程序规范性进行把握，同时通过文件材料的内容对项目建设质量是否达到国家有关标准进行把关。
3明确了项目文件材料的归档范围和全宗管理下的分类原则《办法》根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了基本建设项目文件材料的收集范围，包括可行性研究、任务书，设计基础文件，设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，生产技术准备、试生产文件，财务、器材管理文件，竣工验收文件等12类，共83种文件材料，同时确定了各类文件材料的保管期限。项目法人单位应根据各个项目的具体情况，制定出更加详细具体的归档范围。特别是多个单位参与建设的项目，项目法人单位更应将归档范围细化，使得条目清晰具体，增强可操作性，利于各单位统一标准、规范管理。地震部门的基本建设项目实施一般包括土建、设备仪器购置、地球物理观测、项目管理等多方面内容，个别项目还涉及一些科研工作，因此按一般科技档案的分类方法，采用《地震档案分类表》分类，会出现一个基本建设项目产生的文件材料分别归入“地震监测与预测预报”、“地震科学研究”、“基本建设”、“设备仪器”、“环境保护及其他”等多个基本类目以及下属子类的情况。这样的分类方法会割裂一个基本建设项目中各管理环节、各分项、各工程之间的内在联系，也不利于统一管理和未来的查找利用。根据国家关于基本建设项目档案分类的要求，《办法》明确了基本建设项目的分类编号原则。基本建设项目应实行全宗管理，项目法人单位应根据国家有关规定和项目实际情况制定项目档案的分类编号方案。大中型建设项目可首先按工程或专业分类，再按照建设单位等设属类；部门自身建设项目可直接按项目、结构或专业分类。
4加强了对档案工作各环节操作的规范统一《办法》整合了国家关于档案收集、整理、验收等环节的具体操作要求，确保了地震部门基本建设项目档案工作各个环节都有较为统一的标准。其中，根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了项目文件材料的分类和组卷方式、案卷与卷内文件排列规则、编页、编号、编目、装订等要求；根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，明确了案卷目录、卷内目录、备考表的格式要求，档案盒、档号章的规格等；根据《重大建设项目档案验收办法》，明确了验收条件、申请报告内容、组织主体和方式、验收意见内容等。对于档案整理的基本方法、各类表格的格式和用具的规格，各建设单位可直接按照《办法》要求执行。对于分类和组卷方法、文件排列要求等专业性较强、《办法》中表述较为概括的条款，项目法人单位可在《办法》基础上，根据各个项目的特点，在项目档案管理制度中进一步细化，增强可操作性。
5对不同形式、载体文件材料的归档提出了概括性要求除纸质文件材料外，基本建设项目实施过程中还会产生其他形式、载体的文件材料。其中，照片档案对于真实、直观、准确地反映项目施工等环节的具体过程和工程质量起到不可代替的作用。《办法》要求建设单位应注意对照片档案的收集、整理和归档。照片档案的收集和整理工作应参照《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）等规定执行；而对于照片的收集范围、内容、拍摄要求、数量等，项目法人单位应在项目档案管理制度中根据各个项目的实际情况加以明确。对于电子档案的管理，《办法》要求建设单位应以案卷目录和卷内目录的电子著录、数据库管理为基础，对项目档案逐步实行全文数字化管理。对重要的项目文件材料，在收集纸质文件材料的同时应收集其对应的电子文件材料，电子文件材料的收集和整理工作应参照《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）、《中国地震局电子文件归档与管理规范》（中震办发［2009］53号）等规定执行。建设单位还应积极开展档案数据库建设，逐步实现全部项目档案的全文数字化和数据库管理。
key words:university; construction file;management
摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建 议.
关键词:高校;基建档案;管理
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部 分,也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理,逐 步完善管理方法具有现实意义.
一、高校基建档案建设的特点和作用
(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外,还具有它独有特点.
1.成套性。完整的基本建设项目档案形成,需要 每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具 有成套性的特点.
2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建 档案具有专业性的特点.
3.实用性。基本建设完成后,建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建 档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.
4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际 操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.
(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案, 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭,立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学 校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用.
2.参考作用。基建档案对查考过去情况,掌握历 史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用.
完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发 展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.
二、高校基建档案管理中存在的主要问题
(一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手 段,还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料 不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与 发展的需求.
(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高 在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,基建档案会存在许多问题。首先,归档的文 件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材 料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字 迹模糊。另外,还有些工程项目档案内容失实,图物不 符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人 询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远 不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档 案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归 档的质量.
(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术 性强,从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.
为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出 相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异, 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的 完整、准确和系统性.
三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用,笔者以为应从以下几方面加强管理:
(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工 作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究 和解决档案工作中的实际问题.
(二)提高档案人员素质 搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中,注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.
(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否,完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的 规章制度,并经常进行检查、督促。在实际运作中,因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后,不论
是总承包 还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做 好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.
(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应 建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订 合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工 单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使 基建档案进入正常化管理.
(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管 理和利用,更好地适应现代化管理需要.
四、结语 基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把 好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不 断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务, 做出更大贡献.
参考文献: [1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[j].科技情报开发与经济, 2005, 15(10): 236-237.
[关键词] 现代化档案管理 档案管理制度 人员素质
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
医院档案管理虽然不是医院管理中最重要的部分，但是档案管理对医院的发展意义深远。基层公立医院档案管理中的问题较多，影响到了档案资源的有效利用，因此在基层公立医院实施现代化档案管理是当前医院持续发展的必然要求。
一、基层公立医院现代化档案管理的要求
现代化档案管理是当前各单位档案管理的普遍模式，与传统档案管理相比，现代化档案管理注重以下几点：（1）要及时收集各类档案。医院在发展的过程中，档案的数量也在不断增加，在以往很多档案都是后期不断补充的，但是在信息化社会中，如果不及时收集档案信息，那么可能会产生遗漏，从而影响档案的质量，所以现代化档案管理中必须要及时收集档案信息。（2）实施标准化管理。现代化档案管理中要求对档案管理中每一个环节制定相应的标准，按照规范程序进行。（3）数字化档案存储。在计算机技术和信息技术高速发展的时代，医院档案管理势必也要进行一定的转变，从纸质档案转化到电子档案，要尽量节省存储空间，降低档案管理成本。（4）实现档案资源共享。现代化档案管理的根本目的是为了提高档案的利用率，采用计算机进行档案资料存储和传输，能实现资源共享，满足各个群体的需求。
二、基层公立医院现代化档案管理中的问题
1对档案管理的重要性未有清楚认识
由于基层医院整体的管理水平不高，因此对档案管理的重要性认识有限。一方面，基层医院的领导对档案管理工作不重视，认为档案管理不能直接为医院创造经济效益，所以没有为档案管理工作创造良好的环境。另外一方面，医院工作人员对档案管理工作的认识度不高，甚至一些档案管理人员也认为自己的工作不重要，没有工作热情，积极性不高，最终导致档案资源不能得到很好的保管和利用。
2档案管理制度不完善
因为基层公立医院对档案管理工作的不重视，因此并未制定适合本院的档案管理制度，档案管理责任制度、档案管理考核制度均缺乏，必然导致医院档案管理过程中出现较多的漏洞。比较常见的问题有：因为没有对档案的借阅、复制等制定严格的规定，很多档案使用者忘记归还档案，造成档案丢失；因为没有严格的归档措施，很多档案归档不及时，后期收集不全面，给使用者带来麻烦。
3档案管理手段落后
虽然目前在一些基层医院中已经逐渐开始利用计算机技术和信息技术管理档案信息，但是在较为偏低的地方，依然以纸质档案为主。而在利用计算机进行档案管理的过程中，设备老化、管理软件不合适等情况也造成了一定的障碍，并未从根本上提高档案管理效率。
4档案管理人员素质不高
基层医院档案管理人员素质与医院档案管理水平直接挂钩，就我国基层医院目前的情况而言，档案管理人员整体素质偏低，具有专业档案管理知识的人较少，大多数人员学历低，知识结构不合理，与现代化档案的管理要求不符。同时基层医院档案管理人员的责任意识较低，工作不细致，出现管理失误的情况较多。
三、基层公立医院现代化档案管理的措施
1提高医院现代化档案管理意识
要提高基层医院整体现代化档案管理意识，首先必须要从医院领导入手，要促使医院领导站在促进医院发展的角度看问题，对现代化档案管理的作用深入认识，加强对现代化档案管理工作的支持。其次要提高档案管理人员的意识，档案管理人员要站在自身工作角度，从大局入手，支持医院推进现代化档案管理改革，积极对以往档案管理工作中的缺陷进行总结。最后，要加强医院其他部门对档案管理工作的支持，认识到档案与自身利益的关系，积极为现代化档案管理献计献策。
2制定现代化档案管理制度
制度是保证活动规范性的重要条件，基层医院要实施现代化档案管理必须要有一套完善的管理制度作为保障。要从档案的收集、归档、使用等各个环节制定具体的制度，对各环节的目标应该明确，做到条理清楚，确保档案信息的完整性。另外针对电子档案的保管，除了对于档案信息的检索、查阅等做出详细的规定之外，还需要制定安全管理制度，做好档案备份，防止重要档案丢失。
3做好保障设施
基层医院实施现代化档案管理就是要全面推进档案管理的信息化和数字化，因此必须从硬件、软件两方面做好准备工作。在硬件方面，基层医院要加大投资，以本院实际情况为依据，配备足够的计算机、硬盘作为档案的存储设备，同时配备打印机作为档案应用设备。在软件方面，由于目前市面上的管理软件较多，基层医院必须从自身情况出发，选择与本院档案管理工作相适应的软件系统，另外，在选择软件系统的过程中还需要考虑与其他医院的联系，尽量做到各医院间档案管理软件兼容，实现档案资源共享。
4提高档案资源的开发和利用
医院发展中形成的各种档案资源是对医院发展历程的真实反映，其价值不言而喻。档案管理的目标就是为了最大限度发挥档案信息的利用价值。因此在现代化档案管理中，管理人员必须具备高度的服务意识，加强对档案资源的开发，为档案使用者提供更有价值的信息。档案管理人员对收集到的信息进行分类，对部分信息进行加工。同时，要扩大医院档案信息的服务范围，除了部分涉及医院隐私和个人隐私的档案之外，医院应该要扩大档案资源的公开性，让更多的人应用档案资源。
5重视档案管理人才的培养
基层医院档案管理水平落后很大程度上与档案管理人员的素质有关，因此在现代化档案管理中要重视提高档案管理人员的素质。一方面要重视业务素质，档案管理人员必须要有专业的管理知识，同时要有一定的医学知识，对医院相关情况有清楚了解。另外要提高档案管理人员的职业道德，培养他们的责任意识，确保在档案管理过程中认真、仔细。
结语：
综上所述，当前基层公立医院档案管理水平较低，档案管理意识不强、制度不健全、档案管理人员素质不高是造成这种现状的最主要因素。实施现代化档案管理是基层医院发展的必然趋势，基层公立医院必须要从人员、设备、制度、思想等方面入手采取有效的措施。
参考文献：
[1]沈娜，李诗，李长庭.浅谈医院档案现代化管理与创新[J].企业导报，2012（2）
[2]谷奇.浅议基层医院档案现代化管理[J].科技信息，2013（2）
[3]孙奇，孙富国，张斌.医院档案现代化管理之浅析[J].白求恩军医学院学报，2011（3）
数字档案馆的建设内容：
（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。
（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。
（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。
（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。
（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。
数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。
1、控制为核心的体制设计理念
档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求，我国过去的档案管理体制是以控制为核心的设计理念，管理体制的设计重心是如何防止档案信息的泄密。而数字档案馆建设的最大意义就是要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变，可以借鉴网络技术实现档案利用效率的提升和利用方式的灵活，而不仅仅是在原有管理理念的指导下实现档案实体的保管和整理的升级。因此发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意，2000年的全国档案工作会议明确提出：要转变观念，改变认识。把档案馆建成“两个基地，一个中心。”即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。如果档案工作坚持以保管为主的理念，则失去了建设数字档案馆的意义，另一方面，数字档案也使得档案工作者从传统的手工管理模式转向计算机管理模式。
2、基于传统档案业务的职能分配方式
原有的档案馆在组织建构上基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，档案工作者已经习惯了被动的工作方式，但随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求，首先是归档流程就有新的变化，传统档案的归档工作一般是在档案馆内部完成的，而数字档案从现行的业务系统转移到档案馆的资源中心不能再被修改，档案馆必须建立专门的网络系统、储存系统、管理信息系统等硬件环境，以便检验、储存、管理和阅读数字档案，为了做好电子档案的归档工作，档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度上提出合理的建议和意见，要从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用，档案工作人员要以技术发展为契机从而实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革，数字档案馆的建设要求档案工作者以服务的姿态用数字档案建设的成果为利用者服务，应该借助数字档案的环境主动与相关行业系统的外部交流，不能再以“坐等靠”的传统作风，数字档案提供利用时，应注意安全保密性，未经批准，任何单位和个人不得复制数字档案，体制上发生转变才能保证档案数字的健康发展，数字档案馆的建设必将使传统的档案业务的职能结构发生变化。
3、管理理念的更新
数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。
档案工作不仅仅是整理和保管档案，档案馆更不仅仅是档案的一个集中储存地，工作方式由保管到服务变被动到主动是档案馆价值体现的必然要求，数字档案馆将进一步推动这一理念的实现，用馆内储藏的数据平台为广大利用者服务，档案管理体制也要适应这一理念的转变。也就是要树立“服务本位”的理念。数字档案馆的建设在对档案管理系统的开放性提出要求的同时，电子文件的管理方式已经不再沿用传统纸质文件的管理模式，数字档案馆的建设要求要做好电子文件的归档管理工作。数字档案的归档一般有两种模式：一是将数字档案拷贝到脱机的载体上，主要利用储存介质传输，这些介质包括光盘和磁盘，移交到档案室。另一种归档方式是通过网络，各部门将本部门形成的电子文件通过网络传输到档案室，归档后供各个部门在线浏览。档案部门要与电子文件产生和形成中的各个部门保持相关的联系，及时掌握电子文件形成阶段的各类元数据信息，制定与电子档案保管格式、数据储存方式、数据管理等工作相关的制度性文件，通过电子签名、数据加密、数据效验、储存备份等方法来保证电子文档的真实性、完整性、有效性以及可读性，把好归档电子文件的质量关。数字档案馆的建设势必要打破传统档案各部门的结构，在横向纵向上加强了档案与各个部门之间的数据交换与共享。
关键词：高校档案管理；重要性；内容；措施
中图分类号：G25 文献标识码：A文章编号：1005-5312（2011）27-0257-01
知识经济时代的到来，要求高校科技创新、体制创新、知识创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展， 尤其高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。这就要求高校档案管理工作做出顺应时代的创新。
一、高校档案管理的重要性
教学档案利于基层教学改革、基层教学管理，院系教学档案建立以后。从事教育者根据大量以往的教学材料总结出新经验，改进以往传统教学当中的一些欠缺。从而更为有针对性地对教学过程、教学方法进行改造，提高教育水平，高校档案管理能够促进教育管理。教学档案中保存有大量教师教学方式方法和学生学习成绩、德育水平记录，教师通过对教学档案中的历史记录分析，可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。学校教学档案为教育管理者优化教学结构，制定管理政策等提供了重要依据。教学档案是学生学籍管理的一种形式，由于教学档案是长期保存的。―个学生毕业若干年后其学籍可能会散失，而教学档案中保存着学生学籍的一些基本情况。可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。
二、高校档案管理创新的内容
首先是思路创新。观念创新是档案各方面工作创新的基础。同时，要有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源。而且，档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户。其次是管理创新。面对信息化浪潮的剧烈冲击，实现档案管理现代化已是刻不容缓、时不我待。档案管理工作只有改变传统的手工管理方法，创新管理模式。寻求新途径，才能适应知识经济时代，才能满足社会发展对档案信息的需求。档案部门要紧紧抓住信息时代带来的发展机会。更新馆藏设施，改善办公条件，改变管理模式，建立完善档案信息系统网络，开发丰富的馆藏内容，让更多的人知道，使其发挥更多更大的作用。第三是服务创新。高校档案管理工作是一项服务性很强的工作。它以为高校中心工作服务为目的。档案开发利用工作向深层次服务转化，向多种服务转化，多结合高校教学和科研工作的需求。
三、高校档案管理创新的措施
（一）加大宣传力度，提高全员档案信息意识
档案信息对个体、群体而言都是非常重要的历史信息资源。经过多年的努力，高校档案信息管理工作无论在软件还是硬件都得到了改善和加强。因此，要积极宣传档案在为社会服务和经济建设中所发挥的作用，以生动鲜明的事例、丰富多彩的活动，利用各种媒介进行宣传和指导，提高全员的档案意识。
（二）建立科学的档案管理体系
首先是档案管理的制度化。要按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定《高校档案管理办法》实施细则，把《高校档案管理办法》真正贯彻执行下去，是完善档案管理制度体系、规范高校档案管理工作的根本保证。其次是提高档案管理人员的配置和业务水平。造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的复合型高素质的档案管理队伍。对高校档案工作的科学、快速发展至关重要。第三要有先进的档案管理设备。先进的档案管理设备是现代化管理手段的根本保证，现代化管理手段靠先进的设备得以实现和发展。
（三）适应社会化服务的需要，逐步实现高校档案管理的网络化、数字化
全面推进档案信息化网络化数字化建设，有利于实现档案信息的资源共享。档案人员要培养提高信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发。数字档案馆是通过建立网络支持平台、信息服务平台、业务管理平台，实现档案信息的传输网络化、管理自动化、服务在线化。
四、总结
随着社会的发展进步，在档案事业发展的进程中出现了许多新情况、新问题。要使高校档案齐全完整、准确率高，并能使之在学校今后的各项事业中产生最好的效果，要求档案工作者具备创新精神，有敏锐的观察力，对各类档案实行超前管理和加强档案立卷的超前指导，使档案管理工作更具特色。
关键词：档案工作 管理人员 职业素养 提高
在当前的档案管理工作中，从业人员必须要具备一定的基本素质，以满足档案工作的管理需求。而这些基本素质的确定又是由档案工作自身的工作性质、工作任务以及工作目标和内容来决定的。但反过来讲，档案管理人员的基本素质，又会对档案工作的性质、目标以及内容造成很大影响。由此可见，档案从业人员的职业素养高低对于档案建设的发展水平是有着直接影响作用的。因此，我们应当不断努力提高档案管理人员的职业素质，加大培训教育力度，制定新的档案管理方案，以促使档案管理人员能够更好的提升其素质能力。
一、档案工作人员应具备的素质
作为一名档案工作者，其首先就必须要具备一定的职业素养，这些职业素质包括政治素质、职业道德、创新能力、工作作风以及业务技能等几个方面。其中，政治素质是最基本的一个职业素质，档案的管理在某种程度上来讲，是具有一定的保密性工作的，因此，这也就决定了档案管理工作是一个政治性比较强的职业，若档案管理人员不能具备高度的政治素养，就很难做好档案的正确管理工作。而职业道德与工作作风是任何一个从业者都必须要具备的基本职业素养，只有具备这些基本素质，才能保证其在工作中能够兢兢业业、全心全意为社会服务。而创新能力和专业技能则是一个从业需要具备的较高的素质，这是一个优秀的档案管理者需要具备的必要素质。只有具备较强的创新能力，才能在档案管理工作中充分发挥创新精神，促进档案管理工作能够得到更大的发展。
二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素
目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源。首先，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
三、提高档案工作者素质
在社会发展对档案管理工作者提出了更高要求的发展形势中，我们必须要采取有力的措施来提升档案管理工作者的整体综合素质与能力，通过加强培训教育的手段，建立相应的法制法规，提高管理人员的服务意识，不断发展现代信息技术，促使档案管理工作更上一个新的台阶。在此，笔者提出了一些提高档案工作者职业素质的措施建议，以供参考。
1、爱岗敬业，培养良好的职业道德
做好档案管理工作，爱岗敬业，培养良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过，再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也不能很好地发挥作用。
2、依法治档，完善档案管理的规章制度建设
做好档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要，对已有的档案制度进行了修订，使档案制度能更加完善。我们的制度包括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号办法等等。在平时的工作中，严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循，按制度办事。在市档案局的历年检查考核中，市公路局档案工作完全符合规范化管理的要求，成绩一直名列前茅。并经档案综合管理达标升级考评小组评审，达“省一级”档案综合管理单位。受到市档案局有关领导的好评。
3、强化服务意识，提高服务水平
做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员从一开始就要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。过去，档案管理被人为地限定在档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面。档案事业只有顺应时代要求，遵循“为人民服务、为社会主义服务”的宗旨，立足社会、服务于社会的各个阶层，服务于广大百姓，才能蒸蒸日上。
4、加强业务学习，提高自身素质
做好档案管理工作，加强业务学习，提高自身文化素质是保证工作质量的需要。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，档案管理人员应该提高认识水平，强化继续教育，加强制度建设，建立相关运行机制。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。
5、利用现代化技术，实现档案管理规范化
做好档案管理工作，利用计算机管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。
四、结语
总之，档案管理工作若要想得到更大的发展，而不仅仅只是一个资料保管室，就必须要加强职工队伍建设，不断提高工作人员的整体职业素质，提高其服务意识，增强其创新能力，以使得整个档案管理人员的基本素质有一个质的飞跃，从而促使档案管理工作得到进一步的创新发展来适应社会的需求。
参考文献
为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务，是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此，基层档案工作要做到“三个必须”。
1.必须树立服务意识，明确服务是档案工作的根本宗旨，一切档案的保管与保护都是为了利用服务。
2.必须加大编研力度，要深入开发基层单位档案信息资源，编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。
3.必须紧跟中心全力服务，基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度，紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务，做到中心工作和主要业务工作开展到哪里，档案工作就跟进到哪里、服务到哪里，充分发挥档案的作用。
二、开发档案信息必须发挥主观能动性
档案信息以“动态”形式来源于社会实践，又以“静态”形式存贮于档案部门，人们获取和保存档案信息的目的，不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性，按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会中去发挥经济效益和社会效益，就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作，必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求，档案工作者必须充分发挥主观能动性，改变传统的提供利用方式，实现创造性的开发。目前，档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求，为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息，实现人们获取信息的根本目的，就会给社会带来效益，给档案事业注入新的生机和活力。
三、开发档案信息必须创造开发条件
开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础，发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道，采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础，为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用，要使档案信息得到发掘，变“死”材料为“活”信息，就要求档案部门既要具备传统的检索工具，又要以最快的速度向现代化检索手段迈进，这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中，档案工作者必须尊重客观规律，增强科学的开发意识。必须分析室藏内容，研究室藏结构，从中找出其规律性的东西，使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。
四、开发档案信息必须探索有效途径
档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来，为社会主义现代化建设提供有效服务，是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式，又要根据档案部门的实际能力，采取不同的开发对策。首先，系统开发。一个档案室所存档案，从宏观上看，它具有反映一个单位全面情况的相对整体性；从微观上看，它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中，我们注意分析、研究，进行系统设计、组织实施，以发挥信息最大效益。其次，定项性开发。就是根据某一项工作的要求，对档案室信息的部分开发。实践证明，某一项工作搞好档案信息的定项性开发，是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后，寻求合作。联合开发前，档案部门的人力、财力等是有限的，要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量，密切合作，共同开发。实践证明，寻求合作，解决了档案部门力量弱的实际问题，增强了开发能力，扩大了信息开发量，能够使档案更好地为社会服务。
五、人事档案管理创新措施
1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分，虽然它只是单位管理的一个辅助部分，但是基层事业单位领导在进行决策时，都以它为依据。因此，这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来，使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新，并通过档案管理人员的努力与学习，才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。
2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准，在基层事业单位档案管理的过程中，统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据，促进档案信息资源的开发与利用。因此，在基层事业单位档案管理信息化的过程中，基层事业单位要制定统一的档案管理标准，如果在档案管理中出现了问题，就可以以此为依据进行处理。
