在档案管理过程中，进行档案信息化体系的健全是必要的，这需要进行文件档案计算机信息系统的应用，实现其内部各个环节的协调，这需要我们进行多种工作方式的协调。进行计算机应用条件下的档案管理工作流程的协调，使其适应档案管理工作的需要。这就需要保证文件处理流程的优化，积极做好档案信息化系统软件的设计工作，保证信息系统的内部控制体系的健全，实现其内部各个环节的协调，保证档案的整体安全性。在现阶段电子档案应用过程中，为了提升电子档案的效益，需要保证电子档案的整体安全性。随着计算机网络化的不断发展，电子档案的普及范围不断的提升，其应用数量也在不断的扩大，这种趋势伴随着计算机网络不断发展，其也带来了各种各样的问题。这就需要我们做好相关的防范工作。比如进行网络环境下的计算机病毒及其黑客攻击的预防，保证电子档案的整体安全性。除了要做好上述的工作，进行电子档案真实性的判断也是必要的，这里面涉及到非常复杂的问题，这就需要进行电子文件的整体应用环节的分析，进行生成环节及其归档环节的分析，进行规范化及其程序化的管理控制，从而满足工作的要求。在电子档案管理过程中，有许多的草稿性质的电子文件都是处于自生自灭的状况，也就是没有进行电子档案及其纸质档案的统一性管理方法的应用。这里也涉及到不耐久的电子档案储存形式，从而不利于电子档案的整体完整性及其可靠性的保持，不利于电子档案的真实性的控制。除了做好这个问题，也要进行电子档案的法律效力的分析，这就需要进行档案的法律效力载体的分析，进行电子档案的法律认定条件的分析，积极做好相关的法律认定工作，进行光盘、磁盘、磁带等载体的电子档案法律认定问题。在现代化信息管理过程中，很多设备都需要人员进行操作，这里又涉及到人员的应用问题，这也就是说明档案工作信息化需要靠人来实现，这对档案管理人员提出了更高的要求，要求其具备更加多元化的知识背景，才能满足当下档案管理工作的要求。这就需要进行档案工作者现代化知识的应用，保证档案工作队伍体系的健全，保证档案管理人员知识结构的优化，从而进行现代化技术知识体系的健全，保证具备良好业务知识的专业队伍的建设。这就需要档案工作人员具备相当广泛的知识结构，积极做好相关的档案管理工作，进行理论的学习及其掌握，保证其文化知识、管理知识等的掌握，从而满足现代化工作的要求。为了实现这个目的，有必要进行档案管理的现代化、信息化工作的开展。这就需要相关的工作人员进行档案专业知识的掌握，保证其具备良好的档案学、文书学、档案自动化管理等知识，积极做好相关的档案著录工作，保证其具备档案专业知识及其能力，对于基本技能的掌握，从而顺应当下档案管理的模式，满足档案管理现代化的工作趋势。
上述工作目标的实现，向档案工作人员提出了很高的工作需要，其必须具备良好的档案管理现代化技术，能够认真的进行档案信息的分析及其研究，进行档案信息服务层次的提升，保证其档案信息服务及其咨询环节的协调。这就需要档案管理人员做好相关的工作，保证其不断的学习，上级档案管理人员要进行相关条件的提供。采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着现代化设备的不断应用，档案管理部门要进行各种优秀人才的引进，进行相关学科专业人员的引进，从而进行档案工作者的专业结构的调整，保证知识结构、年龄结构等的协调，保证原有工作人员的培训及其知识更新工作，保证更多的人员掌握现代化管理技术，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。
二结束语
企业人事档案主要记录了企业职工的详细信息，为企业未来发展选拔人才提供了参考。过去很长一段时间内，我国企业一直运用传统的方式来进行人事档案管理，管理效率比较低，而且难以充分发挥出人事档案的作用，已然不能符合现代社会的需求。为此，企业需要采用信息化的手段来管理人事档案，以便能够为企业、职工发展提供帮助。
【关键词】
企业人事档案 信息化管理
企业采取信息化的手段来管理人事档案具有非常多的优势。比如企业领导能够在档案信息系统上直接查找职工信息，而省去了人工查找的时间。另外，信息化管理方式能够实现人事档案资源的智能化管理，可以依据程序进行自动分类、自动分析、自动加工等，这对提高人事档案工作效益有着重要的意义。
1企业人事档案管理现状分析
（1）缺乏完整性和适时性，未能在更广泛的领域运用。
早期人事档案管理人员会根据相关规范来档案立卷折，仅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作为重中之重，人事档案往往只是简单的材料堆砌与积累，并没有对员工档案信息展开更为详细的分析与运用，再加之，因为企业人事档案自身就存在着一定的滞后性，记录的信息可能与职工现实表现并不相符，或者有很多现实表现并没有及时的更新，形成综合性的信息材料，使我们无法进行一些深层次的思考，更无法打开人事工作的新局面，致使档案使用效益甚微。
（2）目前在企业的人事档案管理中，缺档、断档和死档的问题时有发生。
之所以会出现这些问题，原因有很多，例如认识档案管理人员更换而未做好交接工作，或者企业的人员流动较大等等。这些问题的存在为企业人事管理工作的开展带来了极大的不利影响，也不能使企业更好地掌握员工的动态和现状，不利于企业发展战略的制订与实施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
长期以来纸张一直都是有效管理档案的主要媒介，但是随着档案内容的不断增加，各类档案的打印、整理、装订、保存和查询逐渐暴露出了一弊端，比如纸张长时间的保存之后，会出现明显的泛黄现象，而且字迹会变得模糊不清，查询期间，需要从很多的档案中进行查找，便利性差，同时难以共享。近几年，随着信息量的增加，人力资源部作为大型企业的核心部门，档案管理工作量越来越大，传统的档案管理方式逐渐陷入被动。
（4）一直沿用的管理体制阻碍了信息化管理的发展。
这主要是因为早期的管理体制将人事管理与档案管理分离以及纸制档案归档的滞后性使人力资源信息和人事档案管理脱节，从而造成人员数据信息不完整。
2人事档案管理信息系统的解决方案
随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起各级领导的重视，采取切实有效措施，充分利用员工素质模型，用信息化建立全面、真实、详细、连续的人事档案，实现人事档案信息化与纸质化双轨制，全面提高人事管理水平，为合理使用人才，加强个人诚信提供强有力的支撑和帮助。作为人力资源管理信息系统的延伸，通过系统的合理设计和管理体制的适当调整，即可实现人事管理系统和人事档案系统的连接，从而形成完整的个人信息档案和与之对应的规范化的人事电子档案。人事档案管理信息系统功能具体表现如下：
（1）人事档案管理系统中详细的记录了企业人员的各项信息，这些信息实时更新，并且咪每年都上报中央企业。这样中央企业要想了解某一个员工的信息，只需要查询信息系统即可。这不仅节省了人员检索档案的时间，也减轻了工作人员的工作量。而且由于信息系统中所管理的人员信息都是最新动态的信息，企业领导可能随时了解到员工的表现情况，这对劳资管理意义重大。
（2）人事档案信息化之后，便于组织部门对企业部门干部进行考察。信息系统由于维护及时，泽人员更新快速，企业领导者能够随时查看员工个人的履历表，各个部门干部的变动情况。这样企业领导就能够掌握企业全体员工的素质情况，以此作出合理的人员调整。
（3）系统不仅支持多种格式的电子文档文件、图片文件，还支持音频及视频文件，对于某些重要工作或（档案）场景，可以录音或利用摄像机拍摄，生成音（视）频文件保存到电子档案中，从而使人事档案的记录更加生动具体。
（4）系统还可以对人事档案进行日常的管理，比如记录人事档案的借阅信息等各类信息。
3人事档案信息化管理中注意的问题
（1）进行数据整合。
人事档案记录的信息十分庞杂，而且前后所记录的信息者相距时间比较长，在记录的过程中，因为主客观因素的影响，人事档案中信息中时常会出现差错，很有可能会出现前后不一致，或者出现相同的信息记录不同情况。所以企业人事档案的信息化系统建设前提条件就是做好信息数据的整合工作，保证所获得信息是唯一正确的信息。这项工作十分繁琐，需要花费非常长的时间，尽管如此，也需要人事档案信息建设者努力做到这一点，因为人事档案中所记录的错误的信息没有任何的意义，而且可能会引发更严重的问题。
（2）转变管理思路，努力做到人事管理与人事档案管理相结合。
目前我国企业的人事档案管理和人事管理分别由不同人员进行管理，有的是两个部门管理，这样在档案收集、信息录入及档案移交归档案方面就存在诸多不便，笔者认为：人事及档案管理应该统一管理，实现从人事材料的收集、录入、归档及管理的一体化操作。
（3）注重培养人事档案管理人员的各方面素质，尤其是政治业务素质。
虽然信息技术的应用，对人事档案信息化管理起着不可替代的作用，但是人依然起着决定性作用的重要因素。为此，企业定要对人事档案管理人员进行专业性的培训，以使其能够完全掌握最先进的人事档案信息管理技术，知识层次更加深入。因为人事档案管理工作特别强调责任，为此，企业必须着重对管理人员进行政治业务素质的培养，以使管理者拥有非常高的政治觉悟，拥有政治责任感，并且具有一定的政治辨别能力。
4结语
综上所述，可知人事档案管理工作作为企业管理内容之一，企业充分的重视，这不仅有利于企业未来发展，也能够为人事档案管理事业作出一定的贡献。企业人事档案管理部门要转变管理思路，运用现代化的管理模式，以使企业人事档案管理能够与时俱进的发展。
作者：刘波 单位：赤峰热电厂
参考文献：
[1]文迎春.关于国有企业中档案信息化管理问题的探讨[J].科技创业家,2013(18).
[2]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务,2013(13).
[3]焦咏梅.人事档案信息化管理之对策[J].黑龙江史志,2012(15).
关键词：高校、人事档案、信息化管理
近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的高校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,高校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。
1．信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。
2．如何搞好人事档案的信息化管理
2．1提高档案管理的现代化意识
人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2．2增强档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
2．3完善管理人员的专业素质
尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
2．4强化档案管理的法规建设
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。
3．小结
可以说，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现高校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现高校的档案管理的根本变革。
参考资料：
[1]朱小琪.科技人才的流动与动态[J].山西科技,2000(5)
(一)存在问题
1．思维观念脱节长期以来，社会上普遍认为人力资源管理重“事”不重“人”，档案管理极少对外界宣传，加上单位忽视了对档案人员的培训与教育，致使其档案意识不强，档案管理水平不高。思想与态度决定行动，观念与时代的脱节带来的是行动短板。进入信息化社会以来，环境与市场需求发生了巨大变化，多元化的用人机制在高校开启了探索之路，服务与竞争意识成为市场制胜的法宝，因此，转变思路、更新观念、适应形势的要求成为必然。
2．知识结构单一受知识水平和技术能力的影响，档案管理人员工作只会进行简单的抄写、编排和装订，无法胜任知识经济时代的发展要求。高校普遍存在档案管理水平低、手工操作及效率低下的问题，专业人员知识老化、结构单一、学历水平虚高及性别结构失调等导致档案管理人才缺乏，他们驾驭信息的能力仅停留于信息收集、鉴别、整理的初级阶段，精通人事管理又擅长信息技术的人员匮乏。
(二)改进路径
1．更新观念，提高服务质量认清形势，更新观念，树立人力资源新观念，树立用户至上的理念。高校必须自觉增强档案意识和强化服务的理念，用高标准的服务水平、高起点的服务意识和高层次的服务质量，全心全意为人民服务。主动适应动态服务，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，化被动服务为主动服务、静态服务为动态服务。创新服务水平，提升服务质量，实现资源共享。加强高校人事档案管理人员的忧患意识、竞争意识、科技化意识、网络管理和法律意识，使其站在更高层次的角度，从繁琐的手工查档向数字化查档服务转变，坚持科学发展观，强化标准化意识，服务现实社会。
2．树立人本理念，发挥最佳效能树立人本理念，注重机制创新，从控制向服务转变;注重规范管理，从感性向理性转变;树立法治理念，提高管理成效，切忌简单而为和感情用事;注重整体效应，树立绩效理念;注重对人才的开发和利用，做到人尽其才，发挥最佳效能。坚持以人为本，努力实现个人的自身价值。打造人文化管理机制，创新人事管理改革和建设思路，建立科学的考核评价机制和有效的激励与竞争机制，实现传统向现代人力资源管理的转变。
3．创新思维，提升素质首先要在观念上创新，档案信息资源的创新，关键在于人才，必须建立一支政治素养强、专业化水平高的档案管理队伍。这就必须要强化三种素质，即政治理论素质、业务知识素质和科学文化素质，努力提高人事档案管理人员的政治思想水平，提高人事档案管理者的业务素质。高校人事档案管理者除了具备档案管理的专业水平，还要具备相关的计算机及互联网操作技能，提高档案管理人员的预测能力，为领导实行科学决策提供强有力的依据。组织定期和不定期、系统和专项的岗位业务培训，进一步提高人事档案管理人员的综合素质，包括理论知识素质、心理素质、业务素质，在信息化条件下，要提高档案管理的水平，必须提高管理人员的专业技术水平，不断加深、拓展专业知识的广度和深度，掌握现代信息技术，熟练运用计算机技术，掌握分析处理技术，编制有关软件。高校应加大高层次统计人才的培养力度，造就一批既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才，以适应新时期对高校人事档案管理的新要求。
二、管理机制急需科学发展
应尽可能满足用户对信息的需求，建立以岗位管理为核心的管理体系，实行人事档案的社会化开放式管理，积极实行人性化的柔性管理。由“以工作为中心”的刚性管理向“以人为中心”的柔性管理转变，是高校人事档案管理行业的一场革命，要实施柔性管理，就要把提高素质作为柔性管理的必备条件，从而达到柔性与刚性管理有机结合、宽严相济。
(一)存在问题
1．管理意识滞后人事档案管理制度相对落后，人事档案管理方式和手段相对落后，对管理信息化的重要性认识不足，尤其对于信息化管理的重要性认识不足，这就导致了高校开发管理信息系统的技术相对落后，大多是重管理，轻服务，管理水平不高。
2．信息资源管理分散目前，各高校人事档案信息系统之间交叉少，还处于各自为战的状态，难以形成合力，加上人才流动日趋频繁，影响人事档案的完整性，人事档案信息难以实现资源共享，无法有效实行人力资源优化配置。
(二)改进路径
1．创新服务，转换角色需求决定服务。实现高校人事档案管理的标准化、规范化，建立科学的考核评价机制，就必须转变高校人力资源档案管理理念，从守门员向知识导航员与信息咨询专家转换，从信息文献提供者向信息组织管理专家转换，档案管理员应教授和训练用户如何在信息高速公路上辨别方向，适应对人事档案信息的各项需求，将传统的管理模式与现代的信息技术相结合，建立人事档案信息数字化，充分发挥人事档案信息的利用价值，实现资源共享，为高校档案管理现代化提供强有力的服务支撑。
2．刚柔相济，科学发展柔性管理的本质是一种“以人为中心”的管理，采用非强制方式和手段，在人们心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织意志转变为人们的自觉行动，它强调的是在尊重人、重视人、理解人的基础上用好人、管好人，因此，它更多的是对管理对象信赖的一种管理。柔性管理并非是对刚性管理的否定，柔性管理是在刚性管理的基础上的发展与升华，二者之间存在着继承与发展的内在联系，没有刚性管理的档案行业必然遭致混乱，柔性管理不虚无，它需要真正的柔性制度与其配套实施，实施柔性管理，必须坚持刚柔相济，才能相得益彰、相互促进。人事档案管理工作是一种奉献性很强的服务性工作，这就要求管理者必须具有强烈的事业心和责任感，以平易近人的服务态度对待用户，并与之进行友好沟通，体现服务至上的理念，保证档案服务更具针对性、特色性、实用性。统计有助于实现高校人事档案管理的专业化，为学校人事决策提供科学保障和依据，保证“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段实现信息化，加快信息化建设步伐，实现人事信息的共享。对人事信息数据库进行完善，利用现代化设备和数字化技术，对档案信息进行动态管理和维护，加强开发人事信息资源，提高利用率，实现档案管理科学发展。
三、环境服务有待完善创新
经济基础决定上层建筑，没有一个坚实的、先进的设备硬环境，就不可能打造出现代化的数字管理平台，营造符合人性化服务环境，来适应网络时代要求，进而满足多元化用户的个性化需求。
(一)存在问题
1．基础投入不足随着信息数字化的来临，高校人事档案建设相形见绌，资金投入出现了不足，硬件配备不足。目前，高校人事档案基础设施建设滞后，档案室面积狭小、设备简陋，多数达不到人事档案库房、阅览室、办公室分开的要求，有的是档案库房、办公室、阅览室挤在一间小的办公室内，有的仅有木柜存放人事档案。管理人员数量不够，许多档案管理人员缺乏专业知识，影响了高校人事档案管理科学化、现代化。
2．技术装备落后在人事档案管理信息化过程中，出现了技术与体制上的障碍，这就延缓了信息化的进程，也激化了档案信息的供需矛盾。为此，高校应升级人事档案的信息存储与检索系统，购买电脑、空调等，增设档案库房，引进先进技术设备及管理软件，及时建立防火、防盗监控系统，实现人事档案管理资源的优化配置，以利于档案信息化管理。
(二)改进路径
1．加大信息化建设投入力度物质基础是项目建设的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息网络建设作为基础设施建设的中心环节，需要建立完整而准确的人事档案信息数据库，配备先进的计算机等硬件设备，改善高校人事档案管理硬件条件。学校要加强对信息化管理基建的重视，完善计算机的硬件与软件设施，构建高标准、现代化的人事信息系统，按照档案管理基础设施建设的严格要求，启用标准配备，确保人事档案管理步入可持续发展的良性轨道。
2．打造现代管理数字平台面对电子技术、互联网、高科技的冲击，人事档案管理这块传统意义上的净土，也难以独善其身。档案管理数字化平台意味着缜密、高效、快捷，为确保人事档案信息的安全与保密，就要从制度层面杜绝数据丢失或泄密的可能性，严格管理权限，认真维护数据库。为此，应依托现有校园网络平台，构建网络化平台，建立人事管理信息化基础数据库，实现从手工检索到计算机检索的转变，实现人事档案管理的微机化、网络化，实现统计数据资源共享。在数字化平台发展进程中，由于对技术因素的过度强调，也出现了人文关怀失落的问题，因此，构建信息化管理高效平台应掌握好技术因素和人文因素的平衡点，把握好保密性与开放性的尺度，相互借重，不可偏废。
四、结语
从整体上来看，社会保险档案管理工作取得了很大的发展，然而道路是曲折的，工作过程当中不可避免地会出现一些问题。
（一）管理制度不够完善的问题从当前社会保险档案管理的现状来看，社会保险档案管理缺乏统一的社会保险档案管理制度，许多工作处在混乱、无序当中。社会保险档案管理在制度上的缺陷，极易造成社会保险文件材料收集不全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，使群众对社会保险档案管理产生不信任的心理。
（二）工作条件差的问题社会保险档案管理在社会保险工作中不受重视的地位，造成社会保险档案管理工作的办公环境较差，各地的社会保险档案管理办事处经常出现经费不足、场地不够等问题。这给社会保险档案管理工作带来极大的不便，也给档案的保管带来安全隐患。档案管理工作中出现的材料易丢失、毁损等状况在这种环境下出现得更为频繁。
二、加强社会保险档案管理信息化的对策
（一）完善社会保险档案管理制度社会保险档案管理工作中出现的问题，很大程度上是因为制度上存在缺陷。因此，为了从根源上解决社会保险档案管理中的问题，就必须完善管理制度，优化资源、整合资源，使社会保险档案管理在统一的制度管理下有序进行，从而改变社会保险档案经常被涂改、损毁的情况。
（二）有效利用网络多媒体技术信息化社会就是因为网络多媒体技术的发展而形成的。因此，要实现社会保险档案管理的信息化，就要充分利用网络多媒体等现代信息技术。在办公条件不够理想的情况下，档案管理的信息化可以降低办公条件带来的不利影响。比如：在档案信息安全方面，运用信息化的技术来保管档案就比传统的保管方式要安全得多，并且占用的空间也是虚拟的，不必要求实地上的大空间来存放纸质档案。当今社会电视、广播等信息传播工具，以及微博、微信、论坛等网络信息交流渠道，为实现信息的交互性发挥着巨大的作用。所以，也可以利用这些平台来加强社会保险档案管理的信息交互性，使群众能够得到最新的资讯，同时群众的心声也能够在交流中得到积极的回应。
（三）建立社会保险档案管理信息数据库社会保险档案管理具有工作量大、内容多、关系复杂、管理难等特点，据研究表明，建立社会保险档案管理信息数据库有利于提高档案管理的有效性。建立社会保险档案管理信息数据库即为将被保险人或被保险单位的信息纳入个人专属的数据库，实行对应性很强的信息管理。比如，将被保险人的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息集合起来，建立一个专属于被保险人的数据库，这样，在管理社会保险档案的时候就可以快速准确的定位并找到相应的资料信息。
三、结语
当前，信息化建设已经成为推进中国特色军事变革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。
一、军队财务档案管理信息化的紧要性
在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。
军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。
电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
二、军队财务档案管理信息化的主要内容
一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。转二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。
三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
三、军队财务档案管理信息化的基本措施
财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。
一是领导高度重视和大力推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管财务工作的领导，要经常过问此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。
关键词：高校、人事档案、信息化管理
近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的高校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,高校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。
1．信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。
2．如何搞好人事档案的信息化管理
2．1提高档案管理的现代化意识
人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2．2增强档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
2．3完善管理人员的专业素质
尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
2．4强化档案管理的法规建设
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。
3．小结
可以说，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现高校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现高校的档案管理的根本变革。
参考资料：
[1]朱小琪.科技人才的流动与动态[J].山西科技,2000(5)
1.医院对人事档案信息化管理工作缺乏重视
在我国大部分医疗机构中，都是将医疗事业作为医院管理的重心，所有资源都用在医疗、护理等能够为医院直接创造效益的工作中，而人事档案管理工作一直以来仅仅被作为一项可有可无的辅助工作，没有得到应有的重视，不仅在资源投入上受到忽略，对于人事档案信息开发利用所产生效益的宣传不到位，导致目前为止仍有很多医院高层领导及人事档案管理人员都没有正确意识到人事档案信息化管理将会给医院带来多大的福音，对人事档案管理工作的重视度不高，使人事档案管理系统没有得到有效利用，最终导致人事档案信息化系统的建设步伐原地不动。
2.医院在人事档案信息化建设上缺乏资源投入
由于医院领导对人事档案信息化建设缺乏重视，直接导致医院在建设上的硬件投入较少，特别是对于一些发展中的医院来说，本身医疗所需空间就非常紧张，档案管理用房就更少，且所使用的档案管理器材陈旧不堪，没有足够的资金进行更新换代，无法满足人事档案信息化管理的基本要求。在人员方面，医院不愿花费高额成本来聘请或培养既熟悉法律知识又掌握计算机技巧的综合型人才，现有的档案管理工作人员通常只是以兼职形式存在的，他们对于档案管理知识缺乏专业、系统的培训，在管理方式上沿用较为传统的模式，不能在原有工作基础上进行创新，除此之外，由于大部分档案管理工作人员都是以兼职为主，因此他们并不能将全部精力用在档案管理工作上，而是仅限于将手头工作按任务完成。
3.医院人事档案管理信息化建设制度不健全
只有不断实践不断累积，才能从较高的角度去建设一个完善的人事档案管理信息系统。在档案管理信息化建设工作中，虽然有《档案法》及《全国档案系统信息化建设实施纲要》等相关法律法规及制度进行规范，但是在实践方面的落实不到位，且目前为止我国并没有针对医院档案的信息化管理工作颁布具有较高约束力的法律法规及具体实施细则，在这种没有制度进行约束的情况之下，更不用谈具体的实施规范了，那么人事档案信息化工作在这种没有制度保障的条件下只能流于形式了。
二、医院人事档案管理信息化建设的具体措施
1.加强医院领导对人事档案信息化建设的重视度
随着医院的不断发展与扩张，优秀的人才队伍显得更加重要了，医院的可持续发展需要得到人才的支持，因此医院对综合人才的需求量与日俱增。传统的人事档案管理模式需要花费大量的人力资源与时间，医院若想从传统的人事档案管理模式中解脱出来。就必须改变现状，首先从改变观念开始，加强自身对于信息化的认识，尤其是作为医院的领导人物，更需要加强对于人事档案信息化建设的重视度，将人事档案信息化建设工作作为人事档案管理改革的首要步骤。将信息化建设工作从源头抓起，加强信息化知识的学习，使医院从上至下人人都对信息化建设工作具有高度认识。在提高认识的基础之上，进一步完善人事档案管理制度，明确档案管理工作的总负责人，将所有规范制度落实到具体工作当中，充分激发管理人员的参与积极性，建立专门的档案管理委员会，共同研讨统一的标准，促使信息化建设工作越来越规范有序。
2.加强硬件设施及人力资源的投资力度
首先，硬件设施建设是医院人事档案信息资源使用的基础。医院应在原有的硬件设施基础之上进一步加强投入，建立专门的档案管理室，并使档案管理室达到防潮防尘防火等基本要求。建立单独的档案阅览室，使档案管理室、档案阅读室、档案办公室分开设置。除此之外，医院还应采购基础的档案管理设备，例如计算机、复印件、打印机、网络系统、文件夹、打包机等，为医院人事档案信息化建设工作提供优质的物质基础。其次，医院必须培养一批综合能力较强的档案管理团队作为人事档案信息化建设工作的保障，人事档案管理人才是档案信息化建设工作的必要条件，医院应将人事档案管理员的培训计划纳入全员年度培训计划中，从各方面提高档案管理人员的综合素质。在选取档案管理工作人员时，必须按照严格的考核制度进行，要求档案管理人员具有坚定的个人立场，坚决不泄密不传密，以此来确保档案信息的安全性，并不断给档案管理人员进行职业道德方面的教育，不断提高员工对于档案的保密意识。与此同时再利用专业培训及继续教育等方式来不断更新档案管理人员的知识体系，加强其实务应用能力。
3.完善人事档案管理相关制度
医院应全面按照《全国档案系统信息化建设实施纲要》的要求，并参照《医药卫生档案管理办法》，建立一套科学、合理、完善、可行性高的人事档案管理体系。使档案管理工作的基础业务形成标准及规范的文字要求，并结合医院实际情况为医院的档案工作制定一套具体的考核标准，为医院人事档案信息化建设工作提供制度上的保障。在具体制度落实方面，医院应在充分比较的基础上，选择一套与医院现状相符合、可操作性较高的人事档案信息管理系统，并通过网络在人事档案信息管理系统中对员工进行日常考核及检查。除此之外，医院还应把人事档案管理信息化建设工作列入医院管理目标范畴之内，并将责任分解到每一个人身上，通过全体员工的努力来共同提高医院人事档案信息化建设的进程。
三、结束语
