从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。
政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。
逻辑思维功底，是说秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强，所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样，是秘书缺不了的一门知识，也可以说是秘书功底基础的基础。我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候，有一门教材，叫“形式逻辑”，我学得津津有味儿，虽然很抽象生涩，但细细咀嚼，真是味道好极了，我后来的写作水平能够不断提高，“形式逻辑”实在是功不可没呀！所以我希望做秘书工作的朋友，一定要好好的学学逻辑学知识。
政策法规功底，是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举个例子说吧，如果你在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。
企业经营管理功底，是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他的企业，就要有其他企业经营管理知识。这个方面的知识越丰富，对把文章写好越有好处。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。
专业技术业务功底，是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。
但是，在她们身上，的确有着许多如同玫瑰一般的特质：她们外表端丽、举止文雅；学历大学本科以上，能讲一口流利的外语；她们聪明，有很高的悟性，办事果断而周到；在企业内部，她们常常是最受大家欢迎的同事，对外，她们则展现着一个企业良好的形象……随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国，她们在跨国公司首脑秘书、董事会秘书、总裁秘书等各种职位上扮演着重要的角色。高级秘书已成为人才市场上的需求热门，也是猎头公司经常猎取的对象，一些知名外企为高级秘书开出的薪酬也达到了很高的水平。
一位女孩子对高级秘书的工作和重要性做了很好的总结：判断一个老板是否称职，可以看他在和不在的时候，企业是不是运转得一样好；而判断老板的秘书工作的好与坏，标准则正好相反，也就是说，一个好的秘书，她“不在”的时候跟“在”的时候，情况应该完全不一样才对。
当秘书成为高级秘书，它不仅不再是世俗眼中的“青春饭”，而且是令人羡慕、常开不败的职场玫瑰。目前在国内，职业秘书本来就不多，真正有经验、有能力、有地位，能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。本版采访到的这两位，分别在外企和国内民营企业工作，通过她们的讲述，我们可以对这个独特而美好的职业多一些了解。
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没有角色的角色
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三年前，祝建新大学毕业一年多，当她准备加入联想，成为高层领导身边的一名秘书时，她对于自己的目的有着十分清醒的认识：她需要在大公司里积累工作的经验，联想应该是一个不错的选择；秘书的工作经常有机会接触到公司高层和方方面面的业务，可以学到很多东西，会是一个很高的职业“起点”。三年过去了，她发现，所有的一切都如同她当初的认识一样，她学到了很多，成长得很快。与此同时，她爱上了联想，爱上了秘书的工作。
现在，祝建新在公司的高级秘书当中是工作时间最长、资格最老的一个。由于职业秘书的概念在国内企业中还并未获得广泛认可，许多人在秘书的岗位上顶多做两年左右就纷纷离开了，有的跳槽，有的出国，有的转到公司的其他部门。秘书并不被认为是一个有长期发展前途的工作，而仅仅是晋升的台阶或一块弹性很好的“跳板”。
祝建新做过公司高级秘书中几乎一半人的指导人，同时她还负责招聘新秘书时的面试。她认为，做秘书，尤其是总裁的秘书，悟性最重要。什么是悟性？首先得聪明，有足够的沟通能力、应变能力和协调能力；但是太聪明、太有心计了也不行，秘书对于自己的工作定位要有明确的认识。用她自己总结出来的一句“格言”说，就是“秘书是没有角色的角色”，你不能有出格的表演。
作为联想的秘书，祝建新们是被要求二十四小时开着手机的。“但事实上，老板会尽量避免在休息时间找你，除非事情特别急。”祝建新说。紧接着她还是讲了这样一个小故事：有一年的圣诞节前夜，她和朋友们一起在饭店里吃烛光晚餐，男朋友兴致勃勃地拿出送给她的节日礼物，就在这样浪漫的时刻，老板的电话来了，让她取消第二天一早的会议。于是她打了若干个电话，将事先约好的方方面面的人一一通知到，等所有的事情都安排妥当时，半个小时已经过去了，朋友们毫不客气地把圣诞大餐吃了个精光。
当她说起这些的时候，从她脸上看不出一点觉得委屈的样子。即使对于很平常的加班，也没有太多怨言。难道联想的秘书都是“工作狂”吗？祝建新说了这样一番话：“联想的总裁都是非常优秀的领导者，他们的工作能力和人格魅力都让人十分尊敬他们爱戴他们。我觉得我的老板太有水平了，我十分愿意为他工作，哪怕再辛苦也愿意。”
当然，工作热情还不仅仅出于对老板的钦佩之情，祝建新说她是一个特别容易受到感染的人，联想的某些情怀常常让她热血沸腾。“每次公司开大会，全体员工一起高唱‘联想之歌’的时候，每次在公司会之前，大屏幕上放出反映联想发展历程的DV的时候，我都会特别激动，甚至想流泪。
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快乐地享受工作
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自加入安利公司五年间，贾倩曾先后为三位“老板”工作过，历任安利(中国)销售总监秘书、北方区总经理秘书，现任安利(中国)总裁秘书。
摘要：改革开放以来，在国家的支持和电力工作人员的共同努力下，电力事业已经进入了高速发展阶段，电力企业已逐步以生产为中心转化为以服务为中心。电力企业在为人民提供电力的同时还需要为客户提供良好的服务，面对这样的形势，电力系统秘书工作也就更加具有挑战性。
关键词：电力系统信息化秘书工作
一、电力系统秘书工作的特点
显然随着我国电力企业的发展和新经济形势下电力企业的一些体制改革，电力系统秘书工作也迎来了更多新的挑战，电力系统下的秘书除了具备一名秘书基本的职责之外还有电力系统之下的工作特点。
（一）遇到事情需要当机立断处理
显然电力系统秘书工作比较繁琐，除了帮助部门经理做一些周边工作之外，还有可能面对客户的投诉、要求合作等，这个时候秘书很多问题需要拿出自己的处理方式。举例说有一名很重要的客户打进电话来找经理，但是经理正在参加高层会议，按照规定不能界定任何电话，但是如果这样表达后企业将会损失几千万。这个时候显然不可以拒绝，而是要让对方稍微等待片刻，然后悄悄地告诉总经理，依照他的吩咐处理事情。电力系统秘书工作中经常会遇到这种现象，而且一般能打进的电话都是企业的重点客户，所以秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。再有一点就是电力系统秘书一定对上司的工作有所了解，即使遇到经理不在的突然的情况，也能立刻判断出来应如何应付，不至于措手不及。
（二）工作的内容变化快
显然电力系统秘书工作的内容应该是业内最复杂之一，它的变化性很大。秘书工作的变化性一般很难处理，因为这些变化有着环环相扣的特点。例如经理上午十点需要跟一名重要客户谈话，但上午那位客户打电话过来说时间安排不开下午才能跟经理谈合作，而本来定好在下午召开的会议需要改到明天，然后明天的事情又只能再被推后，面对这种多米诺骨效应，秘书又要重新与各方联系协商，及时调整上司的工作日程，调整之后，又必须马上通知有关部门。
除了上述两个方面之外，电力系统秘书在工作中“一心几用”的现象经常出现，面对工作繁杂多变，秘书常常必须同时处理好几项工作，这样如果不够细心就容易造成“捡了芝麻丢了玉米”现象的出现；另外一个就是电力系统秘书“忙闲不一”的情况多，有些时候，各种工作一起来临将工作压的无法呼吸，而遇到经理出差的情况，秘书的工作则会变得轻松起来。
二、电力系统秘书工作与信息化的有效结合
显然电力系统具有自己行业的特殊性，所以电力行业对IT设备提出了高安全性、高可靠性、高稳定性的要求。虽然各省市不同地区的电力系统与信息化想结合程度不同，但是新形势下电力系统秘书工作需要做到与信息化的有效结合。首先电力系统秘书除了需要熟练掌握教学秘书职责内的事务以及具有较强责任感和爱岗敬业的精神之外，还要做到到高效、即时、规范的管理才能够满足电力系统现代化、信息化的需求,而要达到这种效果就要求教务秘书必须具备较高的信息化能力,摒弃传统的工作方法、管理模式,树立全新的信息化管理理念,吸取信息化管理的精髓,提高工作效率,总结工作经验。对电力系统秘书信息化能力的要求包括对学校档案的信息化管理以及实现日常办公的网络化和自动化,利用计算机文档对企业的信息、工作的流程、调整方案的归纳做到熟悉。
三、电力系统秘书信息工作如何应对信息时代的挑战
（一）参加信息化培训，提高工作效率
显然电力系统秘书工作在信息化形势下需要不断地提高自己的信息化掌握水平，在对待公司业务相关的信息化问题上，电力系统秘书必须掌握。所以在业余时间参加一些培训和自己总结工作中的经验学习是必不可少的，只有懂得了各种专业的信息化知识，才能在工作中提高自己的工作效率，而且面对上司的提问不至于出现“一问三不知”的现象。再有熟悉信息化的工作流程显然也是时代飞速发展背景下对于电力系统秘书工作的一个新的要求。同时，要想提高工作效率，还需要将工作引向程序化，秘书如果没有相当丰富的实践经验，很难做好工作，在平时就要把一些日常工作程序化，最好是制定一些部门内的规章制度。人难免会出错，尤其是电力系统秘书工作千头万绪，出现差错的时候，就应当采取措施补救。再有一点信息化时代的电力系统秘书工作需要当机立断，冷静处理棘手问题，说话讲究技巧和诚信，努力将各种问题大事化小，小事化了。当然秘书还需要具备很强的全局意识，高瞻远瞩，防患于未然。
（二）提高热情，创造性的工作
优秀的电力系统秘书除了能够很好的帮助经理制定各种计划和日程安排，有条不紊的处理工作中出现的各种难题之外还要进行创造性的工作。何为创造性的工作？秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人，这样不折不扣地执行上司的各种业务指令，显然让人没法把秘书跟“创造”联系起来。但是在上司经常要召开各种各样的会议，秘书在做会前准备工作的时候，就应多想想：开会的目的是为什么？达到这些目的就一定要这样兴师动众吗？有没有其他更简便的方法？通过思考之后，秘书要给出自己的合理建议，另外还要保持沉着细心，随时准备做好自己，不断地丰富自己的知识，加强与企业内部人员联系，增进与重要客户的感情。显然优秀的电力系统秘书懂得如何提高自己，创造性的工作会让人迅速的从一个平台中脱颖而出。
参考文献：
［1］季强.《浅谈加强电力企业安全文化建设的重要性》［J］.2005
［2］季强.《关于创建学习型电力企业的思考》［J］.2005
［3］刘聪.《建设企业安全文化构建和谐电力企业》［J］.2005
随着互联网发展的日益深入，数位经济时代的来临，企业秘书怎样适应经济一体化的新格局，实现与国际接轨以及如何成为老板的得力助手已成为当前众多企业领导普遍关心的焦点。北京软件行业协会与北京睿德晟企业管理顾问有限公司秉承秘书国际化的理念，在成功举办几十期秘书培训、沙龙等活动后，于新世纪之初，率先提出数位时代秘书的概念，引领企业秘书步入国际化，使新经济时代中的企业获得最大的收益与成长！
为有效推进秘书职业的专业度，经过双方精心筹划和准备，“首届数位时代企业秘书论坛”及联谊活动将于2004年11月12日在北京京伦饭店举办，历时一天。
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通观全局 企业秘书的职业规划该怎样设计总体设计 老总在进步，秘书怎样配合脚步技术支持 优秀的沟通工具，实现高效的工作运转快速实现 国际化的标准秘书，及时驱动业务发展，提升竞争力！
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开拓视野 增进交流
2004’中国首届数位时代秘书论坛 欢迎您的参与！
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企业秘书代表、专家学者、员工培训负责人、HR经理、企业老总均可报名参会。
¨ 会议注册费，人民币1200元/每人。
¨ 软协会员单位1000元/每人；理事单位800元/每人；常务理事单位600元/每人。
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付费方式：
A:到协会交费注册
B:银行汇款
开户银行：工行礼士路支行
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单位全称：北京软件行业协会
注：1、汇款后请将汇款凭证发传真至协会，注明 “参加秘书论坛”字样。
2、协会收到报名表及付款凭证复印件后将发送“参会确认函”予以确认。
3、会议当天凭“参会确认函”至会场接待处办理报到手续，并领取发票。
联系方式：
联系人：白海霞 82358631-105 baihx@**.com单 辉 82358631-124 shanh@**.com传 真：82358691(Fax)
地 址：海淀区知春路23号（量子银座）13号楼1303、1305室
（大运村天鸿科园大酒店东侧）
北京软件行业协会
一、企业秘书职能分析
企业秘书是伴随着企业领导人而生的，故其工作主要是围绕领导者的活动而展开。企业领导人所从事的是具有全局性和战略性意义的政务活动，如决策、分析和判断等，而企业秘书，则从事围绕领导人的政务活动产生的日常事务性工作，如辅助决策、沟通协调、会议组织、纪要起草、跟踪督办等。领导的政务活动是秘书日常事务性工作的统帅和核心，事务性工作是政务活动的基础和保证，两者是相辅相成的。
以上的分析，充分说明了现代企业秘书已经与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的企业秘书有着本质的区别，其作用可以用“管理、服务、协调、参谋”四个词来形容，他们是上情下达、下情上传的桥梁纽带， 是帮助企业领导人处理日益繁重的日常经营管理事务的得力助手， 是为领导出谋划策的“辅政大臣”。 因此， 从企业秘书的工作和目标上看， 其所从事的秘书工作， 归纳起来主要有以下：
一是承上启下、沟通内外的综合协调工作。综合协调是企业秘书的重要职能，其可以形象地用“上下左右、前后?韧狻卑烁鲎中稳荨＞咛謇唇玻?上情下达，沟通领导和中层、员工；协调领导班子之间、部门之间、项目之间的关系；负责外部接待，沟通内外关系，传递信息。
二是“以文辅政”的参谋辅助工作。企业秘书经常活跃在领导身边，一言一行都会影响领导决策，所以要做个好参谋，为企业发展出好注意、想好点子，这就要求企业秘书既要因势设谋抓政研，还要围绕发展抓调研，将好的建议通过工作报告、调研报告等报领导参阅，起到“以文辅政”的参谋作用。
三是重要文字材料起草工作。企业文字材料，本质上是整个企业发展规划、管理思路以及工作内容的体现，是领导管理企业的一个具体表现形式。企业秘书做好重要文字材料起草，是辅助领导决策、发挥秘书应有作用的关键手段之一。
四是会议管理及督办工作。会议是企业领导层实施有效管理的手段之一，要组织好会议并对决议进行跟踪督办，确保决议事项得到落实。
五是对外接待与沟通工作。企业秘书是企业对外接待的窗口，是企业来访宾客对企业员工综合素质的第一印象，要积极做好对外沟通和接待工作。
六是文件流转及档案管理工作。文件的正常流转是企业正常运转的重要体现，是上情下达的重要途径，企业秘书应做好文件流转及传阅工作。同时，档案资料是企业成长的历史纪录和经验积累，是企业的宝贵资产，应及时将企业发展中的各种文件资料归档。
二、对企业管理的重要影响
（一）企业秘书协调职能对企业管理的重要影响
简单来说，企业秘书的协调职能是指秘书在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个层级、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化、一致化和和谐化，以实现组织目标的管理行为过程。可以这样说，现代企业的管理活动处处离不开协调。协调是企业现代化管理工作的基本需求，是保障企业工作流程顺畅、工作效率提升的关键因素。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。企业秘书的工作岗位决定了其协调职能对企业管理的重要影响，其岗位职责决定了其协调职能对企业综合行政管理工作实施效果的重要性。
企业秘书作为企业各项工作连通的桥梁，是企业领导班子间、各管理部门间、具体工作人员间沟通协调的关键，是企业政令信息、实施的重要途径。从企业秘书的岗位职能可以看出其协调职能对企业各项工作开展都有着重要的促进作用，是现代企业管理工作开展的重要组成部分。与领导管理层和职能部门管理层的协调不同，企业秘书的协调工作有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体和灵活适度等原则。从企业秘书的协调工作特点出发，可以更好地促进协调工作的开展。
企业秘书的协调工作是一门学问，也是一门艺术，要讲究基本的工作方法。企业秘书在实际协调工作中，切忌单靠指令性打旗号、发“指示”，也不能一味地妥协退让，失去本身的权威，协调也不可能成功。要努力将二者结合起来，做到刚柔相济、软中有硬，才能达到最佳效果。因此，遵循企业秘书协调工作特点，首先打出领导“权威牌”，明示领导意图，引起协调对象思想上的重视。其次，私下多做“台下”工作，先找协调对象交换看法，下点“毛毛雨”，准备工作做足。再次，要以商量为主，态度谦和，努力创造一个宽松和谐的协调环境。最后，最关键的一点就是在协调过程中，要认真听取对方的意见，不做简单肯定和否定，主动想办法、指路子，除紧急事项外，一次协调不成，要进行多次努力，不急于向领导汇报，避免造成矛盾，不利于问题的解决。
总之，企业秘书在企业管理中处在承上启下、联系左右和沟通内外的枢纽地位，需要协调的问题和矛盾比较多、比较复杂。在具体工作中，企业秘书要立足自身岗位职责和角色定位，掌握协调工作的特点，充分利用已有的领导资源，坚持协调的原则，讲究工作方法，充分发挥主观能动性，提升协调效率，提高管理水平，才能有效地推动企业经营活动的开展，促进企业的健康发展。
（二）企业秘书参谋职能对企业管理的重要影响
在我们的印象中，决策好像是最高领导者最后那不到一秒的拍板。其实这是一个认识误区。实际工作中，任何决策都是一个过程，而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策的过程就走入人们的视线，并且，企业秘书在辅助决策、做好参谋方面，发挥了重要作用。辅助决策即在决策过程中，在知识（包括理论、数据）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的辅助和补偿，以提高决策的科学性和有效性。一个企业领导者无论其职业素养有多高，但知识总是有限的，其个人智慧都不足以应付现代社会所面临的极其复杂的问题。加上领导者个人能力和活动范围的有限性，这就依靠参谋这个“思想库”来弥补个人的不足，以求正确科学的领导，最大限度减少失误。能给领导发挥参谋作用的部门和人员很多，而在领导身边的秘书人员却独占鳌头，企业秘书就是领导者手和脑的延伸。
企业秘书要想做好参谋工作，首先摆正自己的位置，时刻记着自己的身份，主动而不越位，参谋时要清楚自身角色，不越权行事。要站在领导的角度，换位思考去领会，做到想领导所想，思领导之所思。适时地把自己摆在领导的位置，主动而不越位，灵活地服务于领导。其次，善于把握领导意图，才能实现秘书的参谋之道。秘书工作的根本属性是辅助性，是对领导工作进行直接综合的执行性辅助活动。这种特殊的辅助性要求秘书工作在任何时候都必须把领会、贯彻和执行领导意图作为基本准则，以领导人工作为核心。再次，企业秘书参谋时要只“谋”而不“断”。这一点与上面所述观点有相通的地方，都是说明秘书不能直接做出决断。参谋工作是直接从属于领导的决策行为，重在“谋”，所谓不在其位，参谋其政，目的在于为领导决策服务，这就要求秘书人员想领导之所想，谋而不断。最后，工作中做参谋时要有分寸，仅立足规劝层面。要讲究辩证法，凡事都有限度，做事把握方式分寸会使事情发展有条不紊，循序渐进，故企业秘书在进行参谋活动时更应把握好分寸，不要越过一定的度。参谋时还要讲究一定的方略，要审时度势，超前思维，选择合适的场所，注意领导的心情，认清工作的重点，务必严谨准确，必要时候务必提供最低不少于两个方案，让领导比较，便于领导综合权衡进行采纳。
综上，从企业秘书参谋职能的意义、内容来看，秘书参谋职能是诸多职能的综合体现，这要求秘书端正自己的态度，主动而不越位，学会真正领会领导意图，注重理论与实践的统一。作为企业秘书，要不断地更新知识结构，拓展知识层面，在实践中做到理论知识、思想方法与表达技能的有机统一，多理解、多探索，把自己的所思、所想、所获转化为实际运用能力，才能真正地发挥秘书的参谋职能。
（三）企业秘书管理职能对企业管理的重要影响
督办落实、会务接待、后勤保障等行政管理职能是企业秘书服务领导层的最直接体现。在多数情况下，企业领导人忙于处理重要工作，都将一些领导本身的日常行政管理职能，交给企业秘书去处理。为企业领导人做好行政管理服务，也是对一个企业秘书的基本要求，也是秘书的立身之本、辅政之基、谋事之道。为企业领导人做好了日常行政保障，可以让领导腾出更多的时间和精力处理工作，也可以确保领导部署的工作得到有效落实，比如重要事项跟踪督办，对一个企业的发展和正常运作意义重大。
企业秘书做好行政管理工作的前提是要全面熟悉和了解本企业的情况，对本企业的愿景目标、战略方向、内设机构、部门职责、业务范围、人员构成、分工等基本情况要了如指掌，从而做到胸有成竹，处事不慌。工作中，要牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的管理理念和原则，对重要事项要抓住时机推进落实，对突发事项快速反馈，及时处理，对专题事项进行跟踪了解，督查促办，对具体事项落实到位，注重实效。企业秘书还要学会运用从细节做起，做小事从大局着眼，这样才能管的明白、理的清楚。企业秘书发挥行政管理职能，要多运用企业本身制定的规章、制度、体系，必要时候要自己建立一整套的管理流程，比如会议组织全流程、重要事项督办模板及流程，这样才能起到事半功倍的效果。
总之，企业秘书行政管理效率的高低不但影响服务企业领导者的质量，也将直接影响企业各项工作的开展。为此，企业秘书要有丰富的理论水平、业务水平和实践水平，必须把学习作为一项重要任务，学习中去摸索、实践，紧密同具体工作结合起来，这样才能在发挥企业秘书管理职能时，做到杂而不乱，科学有序地进行。
（四）企业秘书服务职能对企业管理的重要影响
企业秘书最显著的特性，就是服务性。在大多数情况下，由于秘书工作职责的特性，秘书服务工作的范围比较大，层次也比较多，特点也非常鲜明。有较高层次的起草文稿、讲话，还有低层次的事务性工作，比如跑腿、打杂。由于企业秘书直接服务于领导班子，企业重要的决策部署、高层沟通协调、企业对外交往以及领导个人事物，都通过秘书良好的服务间接参与、促进、推动，并直接传递到全体员工。对一个企业来说，其秘书服务工作的好坏将直接影响机构的运转、办事效率和公众形象。
企业秘书的职责就是服务领导、服务机关、服务基层，因此，要以用心服务为宗旨，不断强化服务意识。关于服务于领导层，要做到树立服务第一的思想，全心全意为领导服务。要及时掌握情况，保持消息畅通，提前策划、谋划，凡事想到前处、细处，提出科学、合理的建议和方案。一是要清楚地把握领导需求。企业秘书要全面准确地了解领导的意图、工作计划，超前做好准备。二是要全面掌握相关的情况。要尽可能做到了解 “四情”： 上情、下情、内情、外情，确保信息灵通、准确。三是要注意拾遗补阙，这是做好服务的重要环节。应以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服?蘸昧斓迹?发挥好企业秘书的桥梁纽带、中枢协调作用。关于服务于机关部室和基层人员，一方面要化被动为主动，即转变传统的被动式服务观念，变成主动的服务，主动下基层送服务，提高工作积极主动性。另一方面要扩大服务的范围，对于服务的实施也要尽量避免单一化；同时在工作中要主动与业务部门打好交道，消除隔阂，努力创造良好的工作氛围和服务环境。
企业秘书在服务中，一定要讲究方式、方法和技巧。态度和善、言辞婉转、谦虚低调等这些在服务中必不可少，也要注意利用企业秘书掌握的资源，包括领导资源、全面掌握的信息资源及人际关系资源等，为企业提供全方位、周到的服务。其次，不断提高业务能力。要在不断加强业务知识学习、掌握业务知识的情况下，勤于实践并多向有经验的同志请教，在不断改进中进步、提升。第三，提高办事能力。办事是综合能力的体现，是对自然、社会知识与常识的运用。一种是处理日常工作事务的能力，如组织、协调、策划、计划能力，这是一名企业秘书必备的能力。另一种是应急能力，包括应对突发事件的能力、科学判断形势、应对复杂局面的能力等，要在实际工作中不断地完善与提高。
作为企业秘书，要认真奉行现代教育家陶行知“捧着一颗心来，不带半根草去”的处世警句，积极从自身做起，从点滴做起，从现在做起，不断加强学习、提高自身修养以及规范自己的言行，不断改进工作作风、提高工作能力和水平，坚持做到自重、自省、自警、自励，慎独、慎微、慎初、慎终，立足本职工作做好服务。
三、结语
企业秘书“协调、参谋、管理、服务”四大职能的充分发挥对企业的经营与管理有着重要的影响，其是企业行政管理工作开展中的重点。作为现代化企业要充分认识到企业秘书工作的重要性，以培养企业秘书综合素质为基础，提高企业秘书“协调、参谋、管理、服务”四大能力，促进其职能的有效行使，为企业管理水平的提高以及企业的健康可持续发展奠定坚实的基础。
1、准备阶段
当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。
（1）思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。
（2）组织准备。秘书要做到：根据领导指示拟制出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。
（3）资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革，领导班子，当前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。
（4）物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。
2、出访阶段
（1）做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。
秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。
（2）主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。
（3）及时同企业联系。在领导出访期间，秘书要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指示，以及原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。
（4）处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
3、结束阶段
随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：
（1）做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。
（2）整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。
（3）抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。
（4）报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。
（5）回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。
【关键词】私营企业;秘书;调查
改革开放三十年以来,随着我国经济改革的深入,私营企业得到飞速发展,私企秘书作为一门新兴职业迅速增长,丽水职业技术学院作为坐落在浙西南的一所全国优秀高等职业技术学院文秘专业,我们的宗旨是培养适应中小型企业,特别是中小型私营企业需求的优秀的秘书人才。自开设以来,我们已经向社会和企业各界输送了几百名秘书人才。秘书人员的状况是秘书的培养者和培养对象最关心的问题之一,鉴于此,我们深入浙南中小型私营企业,进行全面、广泛的调查,了解企业对文秘人才的需求,掌握企业秘书人员的生存和发展状况。为今后秘书人才的培养提供基础。本次调查通过问卷调查的方法,调查范围主要针对丽水市和温州市一百多家中小型私营企业,共发出问卷106份,收回98份,回收率达到92.45%。经过认真综合、归纳、分析,现将这次调查的情况和基本结论反映如下。
1.浙南私营企业秘书人员的基本特点
第一,秘书以年轻女性居多。根据调查结果,女秘书占75%,男秘书占25%,男女比例为3:1。可见,就现阶段而言,在私营企业,特别是中小型私营企业中,女秘书普遍收到青睐。女性的细腻、耐心等优良品质也使其在秘书岗位上有着突出表现。另外,对秘书年龄的调查发现,23岁—27岁年龄层次的秘书占了总数的60.94%,而35岁以上的秘书只有14.06%,私营企业的秘书年龄较年轻。在以往人们的观念中,私营企业的秘书多数是年轻貌美的女性,通过调查发现私企的秘书的外部特征符合人们对私营企业秘书的印象。
第二,秘书的从业年限普遍较短,人才流动性较大。根据调查数据,从事秘书年限在2年以下的占50%,3年至5年的占43.54%。当问及对秘书职业的发展前途时,只有84.75%秘书认为很有前途,有15.25%秘书认为没有什么前途。有67.2%的秘书回答当出现其他机会时会考虑跳槽或转行,只有12.5%秘书回答要继续坚守岗位,这说明秘书的工作心态不稳,秘书行业的人才流动性较大。根据调查发现,秘书的月收入集中在1000元以上,2000元以下,月收入在3000元以上只占11.11%。当问及对收入是否满意时,有21.88%的秘书回答满意,有7.81%的秘书回答很不满意,70.31%的秘书认为一般。可见,秘书的待遇较低也是导致秘书跳槽、转行的一大原因。要留住好的秘书人才,要发展和壮大秘书职业,提高秘书的待遇是当务之急。
第三,秘书人员的非秘书专业倾向和学历层次较高。根据调查,有33.3%的秘书原来学的经济或企业管理相关专业,有34.85%的秘书来自其他专业,只有19.70%的秘书是文秘专业毕业,还有12.12%的秘书原来学的中文相关专业。对秘书的学历的调查发现现有秘书的学历层次较高,高职或大专学历的占了61.54%,本科文凭的占21.54%,其中研究生占到3.08%。呈现出文化程度较高,专业程度较低的特点。从《企业管理层对文秘人员要求的调查问卷》中显示,当问及“你选择秘书最看重的是什么”时,选择学历的只占7.89%,认为经验、能力最重要的占到46.50%。由此看来,许多单位选用秘书,并不是非秘书专业、非高学历不可,企业管理者看重的是实际的工作能力和综合素质。比较秘书专业毕业的秘书人员与非秘书专业出身的秘书人员,前者虽在秘书专业知识领域有一定优势,但知识面往往较窄,缺乏对多学科的了解,在企业并一定就受到重用;而后者往往缺乏对秘书专业的训练,适应秘书工作往往需要较长时间。
第四,秘书的社会地位有待提高。有64.15%的企业管理人员和49.21%的秘书不知道有国际秘书节,有27.78%的企业管理人员认为秘书人员在单位作用不大,有15.25%的秘书觉得秘书职业没有发展前途。一个职业群体的节日,如教师节,护士节等,它是社会对该职业及职业人群的一种认可和尊重。为了肯定秘书的贡献,1952年,两位美国资深秘书提议设立秘书周和秘书日。1955年,美国正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期,而这周的星期三为秘书节。 时至今日,世界各地都会在4月份庆祝属于秘书和行政工作人员的节日。在一些国家,秘书节当天,所有的秘书都有假期,还会收到上司送的鲜花和贺卡。但是调查显示,大部分秘书和企业管理者竟然不知道有秘书节,这说明,第一、秘书这个节日在我国没有普及,但没有普及的背后也正说明秘书这一职业在社会上被认可和尊重的程度尚浅。第二,这样的数据显示,秘书缺乏应有的社会地位,甚至是秘书人员自身也对自己的社会地位处于漠然的态度,这就不得不触发我们去思考、去重视了。
2.私营企业管理层对秘书人员的新要求
第一,用人的性别标准、年龄要求正发生悄然的变化。在对企业管理层的调查中发现,有64.15%的领导选择秘书偏向于女性,有30.19%的领导对秘书的性别无所谓。这与现实中人们普遍认为私企秘书都是年轻貌美的女性的观念不同,私企的管理者对秘书的性别的要求正慢慢变弱,更注重秘书的实际工作能力,而不是性别或是外在形象。对企业管理层的调查发现,企业领导觉得秘书的适宜年龄为:27岁—35岁的占62.26%,35岁以上的占20%。当问及您选择秘书时最看重的是什么时,有46.50%的管理者选择“工作经验和能力”,只有8.77%和6.14%的管理者选择了“年龄”和“仪表”。有可见,秘书职业并不是像以前人们认为的那样受到太多的年龄的限制,那种认为秘书是靠吃“青春饭”和“秘书职业干不久”等观点正逐步发生着改变。
第二,秘书人员领悟能力受重视。秘书人员认为办公自动化能力、办公室事务处理能力、信息收集与处理能力最重要。而当企业管理层被问及秘书岗位需要掌握的职业素质时,管理层认为传统的办文、办事能力非常重要外,还特别提出秘书的“领悟能力”非常重要。根据《新华字典》的解释,领悟是指“理解体会”,《现代汉语辞典》中解释为“体会、解悟”。根据德国心理学家苛勒的“领悟说”之学习理论,他通过对猩猩的长期观察和研究,发现动物解决问题不是试误的渐进过程,而是突然顿悟的结果,这种顿悟不是对个别刺激的个别反
应,而是对整个情景、整体关系的理解。人类的学习也主要是靠领悟。一个优秀的秘书人才,具备较高的领悟能力是其不可或缺的能力。可见,在提高秘书的人员的秘书专业技能的前提下,提高秘书的领悟能力是非常重要的。
3.相应的对策和建议
(1)提高秘书社会地位
第一,呼吁全社会关注秘书人员的工作现状,重新认识秘书的工作性质,改变以往对秘书职业的负面认识,逐渐营造尊重、理解秘书职业的良好社会氛围。如可以宣传每年一度的国际秘书节,让更多的人知道秘书节,发动管理者在秘书节给秘书送去温馨祝福,就像学生在教师节给老师送祝福一样,号召更多的人士去尊重、关爱秘书。
第二,建立科学的用人机制和激励机制。特别是一些中小型私营企业有任人唯亲、只用不养的弊端,秘书人员得不到重用和培养,其积极性和创造性得不到发挥,再加上户口、住房、医疗保险等一些后顾之忧得不到解决,致使秘书人员稳定性差、流动性大。这对企业,特别是尚在发展壮大中的中小型企业是极为不利的,要改变这一现状,企业本身必须正视问题,改变以往的短视行为,建立起科学的用人机制和激励机制,提高秘书在企业中的地位,将有利于发挥秘书的主观能动性,积极工作,实现自我价值。
第三,提高秘书人员待遇。据调查发现,只有21.88%的秘书表示对目前的收入满意,(下转第18页)(上接第14页)这一数据显示,还有78.12%的秘书对自己目前的收入不满意,待遇过低势必造成秘书人心不稳,导致秘书人才的流动性频繁,对单位的忠诚度降低,甚至导致工作质量的下降,这对企业的发展是极为不利的。
(2)改革秘书职业教育,开展秘书职业培训
秘书人员的非秘书专业倾向表明:秘书专业人才在各单位仍有需求空间,同时,需要加强对非秘书专业的秘书人员的专业训练和培训力度。
第一,在秘书专业人才的培养方面,以能力培养为主线,加强专业主干课程建设,以培养实践能力为核心,通过课堂实践、课程实训、假期和毕业实习等多种形式,多种渠道,让准秘书们提早接触秘书实务,积累经验,缩短岗前适应期。
第二,加强在职秘书社会短期培训工作。据调查,只有19.70%的秘书是文秘专业毕业,而秘书是一项专业性、技术性很强的工作,知识更新快,能力要求高,是一种需要在实践中学习和提高的职业。调查发现,有80.31%的在职秘书表示非常愿意参加相关的继续教育或文秘培训。政府部门应利用契机,加大力度,利用各种社会资源开展在职秘书的定期的短期培训,如开办各类社交礼仪、办公自动化技术、心理学、法律、外语等方面的培训,改善在职秘书知识、技术落后的局面。
第三,加强对准秘书及在职秘书的情商教育和培训。通过调查发现,领导对秘书人员的“领会能力”提出较高要求,所谓领会能力是指体会、解悟事物的能力,包括对领导交办的事情的领会,对工作中接触对象即人的各种行为、情绪的领会等,要提高秘书对事物的体会和解悟能力,需要具备较好的分析问题的认知能力外,还需要秘书人员具备较高的情商,情商主要反映一个人感受、理解、运用、表达、控制和调节自己情感的能力,以及处理自己与他人之间的情感关系的能力。只有具备较高的情商,才能把握事物本质,更好地领会领导的意图。那么,在对准秘书和秘书人员进行教育和培训过程中,需要加强对其情商的开发,如增设心理学课程。
参考文献
[1]丁宁,职业需求成热点,综合素质尤关键——对高级秘书职业的调查分析[j].秘书,2006,(8).
[2]杨群欢,秘书职业能力调查与秘书人才培养对策[j].教育探索,2005,(11).
论文关键词：秘书专业；市场前景；发展对策
自上个世纪八十年代我国的秘书专业教育开展以来，秘书专业得到了不断地发展，取得了显著的成绩。根据全国高等院校秘书学学会统计资料显示，1984年，我国有67家高等院校开设秘书专业，到1999年则有近300所高校开设秘书专业，如成都大学、上海大学、安徽大学等均设置了秘书专业，而西安政治学院、四川省社科院甚至设立了秘书专业的研究生，我国高等院校的秘书专业为我国经济社会的发展输送了不同行业不同层次的秘书专业人才，有力地保障了我国经济社会的发展。
目前，我国高校的文秘专业主要还是集中于高职专科院校中开设，而我国的职业教育也处于探索之中，经济社会的快速发展使得我国的秘书专业存在着前所未有的发展机遇和巨大的市场前景，而经济社会的快速发展导致秘书更加具有专业性和层次性，同时，目前我国高等院校大规模扩招以后，职业教育越来越被市场忽视，这都制约了高校文秘专业的市场发展。
一、秘书专业的市场前景
秘书专业是一项涵盖面很广、综合性很强的管理型专业，秘书专业的开设主要是面向市场，将秘书专业人才推向市场，该专业具有极强的应用性。秘书专业由于其应用性，因此专业的开设与发展则需要重点考虑其市场前景，只有分析好市场前景，才能够明确秘书专业设立和发展的方向，使得专业学生经过三年或者四年的高等教育以后，能够顺应市场需求，适应市场竞争，具有较好的就业途径和发展渠道。
（一）市场大有可为
根据我国已经把企业经济在国民经济中的作用提高到一个新的高度，在如此背景下，已有企业不断发展壮大，新的企业不断产生并发展，各类型企业也都得到了长足的发展。国营企业在保持现有国内市场的前提下，也不断地将眼光瞄向海外市场；民营企业在国家政策和法律肯定的基础上，不断地受到国家政策的扶持，其数量、规模和影响力不断地提升；外资企业在中国市场这块巨大蛋糕的诱惑下，也不断地进军中国市场，众多知名外企在中国设立研发中心、分公司、办事处等。这些企业的存在和发展为秘书专业人才的输送铺垫了良好的基础和前景。不同的行业，不同的领域对秘书换页都有所要求，随着改革开放的继续推进，经济改革地继续深化，我国不同形式、不同类型地企业进行改组、发展、调整、整合等，企业结构多样化、产权形式多元化、决策管理科学化、企业管理现代化，企业的每一次调整、每一次发展都会对秘书专业人才提出新的需求，这为秘书专业人才提供了施展才华的机会。
（二）就业类别不断拓宽
秘书从事的是企业办公性工作的组织、协调和管理，并协助上司处理日常事务和办公行政事务，它的就业类别包含了从基础性的组织文员、专职秘书到高级行政助理、总裁助理等一系列完整的工作类别。在公司中，职业类别囊括了前台接待、办公室秘书、高级助理、行政总监等职位。随着经济社会的发展，秘书专业就业类别可以拓宽到行政类、助理类、人事类、公关类和业务类。行政类秘书的工作设计到公司计划的制定和执行，日常的工作管理，办公室管理制度的建立和执行管理、企业和单位工作的督办、落实、检查和反馈、企业和单位的对外对内联络、协调工作等；助理类秘书主要协助上司进行日常工作的安排，上司管理部门之间的沟通、协调，上司日常事务的办公支持、以及相关资料的管理等；人事类秘书主要是参与人力资源战略的制定和落实，公司发展的规划和结构，公司的招聘战略和实施，薪资体系的设计和实施，绩效管理的整合和设计以及企业文化和员工关系的管理；公关类秘书主要是进行公关方案的制定、实施和监督，客户服务的日常运作管理，与客户的沟通和关系的维护等；业务类秘书则主要对业务进行运作管理、产品供销计划的安排、市场信息的手机、市场方案的管理等。
（三）就业困境不断加大
首先，随着高等院校的秘书专业设置与扩招，市场上对于本科生的认可度普遍高于专业生认可度的背景下，高职院校毕业生就业受到比较大的冲击，而在目前全球金融危机的影响下，企业由于市场份额的下降，其市场战略不断收缩，对人才的需求放缓，导致高职院校秘书专业毕业生就业的数量和质量也受到影响。其次，高职教育目前还是注重于校内课程的教学，教师和学生对于校外实践重视的不够，没有体现出高职院校毕业生的特色，一方面，教师由于不注重在校外岗位的历练，对于市场上对于秘书专业人才需求的把握不够准确，依旧用陈旧的方式和教学目的进行教学，另一方面，学生简单地在校内学习，很多学生只在三年级时才会到校外进行实践，而这时候已经面临择业，在知识的充电方面显得有些晚了。再次，高校对于秘书专业的就业指导内容单一，流于形式，对于市场上的专业需求和就业层次的分析和预测较少，就业指导性不够。
二、秘书专业的发展对策
高职院校秘书专业的发展是一项系统工程，其发展对策需要考虑秘书专业学生学习的整个过程，首先，学校要注重招生，尽量能够优化安排招生计划，在源头上吸收比较优秀的生源。其次，学生进入学校以后，秘书专业要加强师资队伍的建设，提高教育水平，保证学生专业知识和技能的学习。再次，要为学生在学习主业的同时，注重辅修专业和第二专业的建设，注重第二课堂的建设，使得学生既掌握专业知识，也掌握使自己在职场中更有优势的知识和能力。最后，学校要注重就业创业指导，为学生最后迈向社会、走向职场提供指导和帮助。
（一）加大招生力度，合理安排招生计划
秘书专业尽管是具有不错的市场前景的专业，但是由于社会对秘书专业，尤其是高职秘书专业的认识还有待提高，高职院校的秘书专业要加强对本专业的宣传，利用宣传的招生策略有效地介绍自己，通过各种渠道、各种方式，宣传高职院校秘书专业良好的就业质量和就业数量，改变家长、学生、社会的观念，提升高职院校秘书专业的社会认可度。要做好招生数量和区域的投放分析，通过历年秘书专业的招生质量，合理安排不同生源地地招生计划，对发达地区和欠发达地区、认可度高的地区和认可度地的地区进行别分析和投放招生计划，并根据每年的实际情况进行调整。 （二）注重专业师资队伍的建设
根据调查，在大多数的高等院校中的秘书专业教师主要是由中文、历史、政治等人文类老师转过来进行教学的，而缺少管理类、经济类和理工科技术类的专业老师，尽管目前的老师对于培养学生的语言能力、写作能力具有很大的帮助，但是要培养能够充分适应社会需求的秘书人才，则需要加强教学实践，这就要求老师具有丰富的理论知识和实践经验，同时要具备经济类、管理类以及相关理工类专业知识，这就需要秘书教学队伍注重对专业教师的引进和培养。此外，目前高等院校中的秘书专业教师大部分是直接从院校毕业以后直接走向讲台的，缺乏从事秘书工作的实际经验，这也导致了教师向学生传授的仅仅是理论知识，而缺乏更广更深的教授。因此，院校中得秘书专业需要加大对具有实践经验的教师队伍的建设，一方面，要积极引进企业中的专业人才到院校中进行全职或者兼职性地教学，另一方面要鼓励教师深入到企业中进行实践学习。在此基础上，高等院校的秘书专业形成一支既有专业理论知识，又具有丰富实践经验的优秀师资队伍。
（三）推进辅修专业或第二专业的建设
秘书专业是一个实际应用性极强的专业，该专业培养的学生要具备多方面的技能，企业也复合型和多功能型秘书的需求越来越迫切，同时由于秘书企业对于秘书的要求是能够身兼多职，掌握多方面的知识，为上司很好地处理事务和提供建议。面对这样的情况，高校要积极推行辅修专业或第二专业的建设，根据社会不同的需求，将会计、行政管理、英语、国际贸易、计算机技术与应用等专业纳入秘书专业的辅修专业或第二专业，并高度重视辅修专业或第二专业的教学质量，做到和秘书专业一样的教学要求，并积极探索制定辅修专业或第二专业的教学评估策略和专业授予政策，为秘书专业人才培养提供最有益的政策和教育通道。
（四）加强第二课堂的建设
由于秘书专业人员以后的工作对象不仅仅是企业中的事务，还需要面对具有决策和指挥职能的管理者和领导者，这就要求秘书专业人才不仅仅能够学会做事，还要能够学会做人，通过教学和实践，秘书专业人才学会做事，通过第二课堂的建设，秘书专业人才则要学会做人。丰富的第二课堂能够很好地培养学生的人际沟通能力、组织能力和过强的心理素质。如加强学生的社团建设，让学生在自由、宽松的环境中，发展个性，巩固、深化和扩展理论知识，让学生在社团活动中丰富课余文化生活，并能够锻炼组织、协调和管理能力，将第二课堂建设成为培养学生素质的重要途径。同时通过第二课堂的建设，让学生在实训中找到自己的定位，并能够促进学生放弃秘书就是打杂的思想，让学生在实训中树立信心和对专业的肯定，为毕业工作取得成绩打下坚实基础。
（五）加强对秘书专业的就业创业指导
秘书专业由于其较强的社会应用性，学校要使得学生能够及时认清社会需求，就业形式等信息，因此，在秘书专业学生一入学以后，学校就要注重对学生的就业创业指导，从学生入学到毕业，学校要分阶段、分重点地位学生提供就业形势分析、职业生涯规划、求职技巧培训、就业信息指导、创业体系指导等方面的指导。一方面，高等院校要将就业创业指导作为选修课向秘书专业学生开放，使其系统地学习如何做好就业创业准备，使其为以后的工作早做准备，另一方面，在专业课程教学中，教师也要将就业创业信息穿插到其中，强调学生的自我规划、人生设定，并能够找好自己的职业定位，为以后的工作打好坚实的基础。
