结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。以下是和大家分享的学校档案管理职员工作计划参考资料，提供参考，欢迎你的阅读。
学校档案管理职员工作计划一
一、指导思想
在学校班子的领导下，为促进学校档案室事业的规范化现代化，本着为学校发展服务和为师生服务的宗旨，全面提高档案管理水平，为创建优秀档案室而努力。
二、工作重点
围绕学校中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。
三、具体工作
(一)加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处
1、利用行政会议、教师会议等，宣传档案管理法规及档案知识，增强管理干部及教师档案意识;指导处室兼职档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。
2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。
(二)积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率
1、按照学校工作的实际需要立档案橱，即常规档案、督导档案、社会工作档案、参考档案、11年度新档案等组档橱。
2、使用好档案管理软件，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。
3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。
4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。
5、利用档案进行登记，使档案利用规范用效。
(三)做好档案实体基础工作、利用服务工作
1、接收__年年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、装盒、入库做到管理规范、利用方便。
2、整理__年度的中小学办学水平评估档案，分类归入常规档案，装盒入库，以便利用。
3、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。分理出没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。
4、学校合并时，他校(原中心小学和成教中心)移交的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。
5、结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。
6、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照各部门档案借阅管理标准办理借阅手续。
7、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。
8、建立处室(级部)活动与档案室通制度，学校举办重大活动，主办单位事先通知档案室，将收集的文字、图表、声像、电子等文书文件资料，办理登记备案。
9、开发利用档案信息资源，广开服务渠道。
10、配合学校的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。
(四)其他工作
1、开展档案编辑工作。努力编纂好学校档案工作中的大事鸡、组织机构严格饿、文件汇编等常规性编演材料的同时，运用现代科技手段，使档案信息输入、检索、利用等自动化。
2、向兄弟学校学习先进经验，积极业务培训、不断提高档案业务管理水平。
3、加强对库房规范化管理，严格实现“十防”制度(防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。
4、做好保密、安全工作
5、加快档案管理的现代化建设。实现档案管理思想现代化、管理手段现代化、管理人员现代化。
6、建立档案管理工作岗位制度。学校分管档案工作领导、档案管理员、处室管理员、处室分管档案工作领导、兼职档案人员等，各司其职，共同搞好学校的档案管理工作。
学校档案管理职员工作计划二
为加强分局档案管理工作，提高分局档案管理的规范化、科学化、现代化水平，贯彻科学发展观，按照师局的工作部署，全面开展好档案工作，为了更好地做好档案工作，努力把我分局的档案工作提高到一个新水平，制定20__年档案工作计划。
一、3月份开始对分局20__年度档案资料进行整理、收集、汇总、录入、立卷。
二、继续完善20__年分局“组织机构沿革”、“档案效果利用汇编”、“大事记”、“借阅登记薄”等汇编资料的续编工作。
三、切实加强档案管理工作。完成20__年度的文书档案立卷工作，进一步建立健全各项档案管理制度。
四、进一步完善电子档管理工作。开展好我分局电子档案管理工作，逐步建立起完善的电子文件归档机制，做好电子文件和纸质文件同步归档和有效管理工作。
五、切实做好档案室的安全保管工作，严格落实“八防”措施，要定期对档案保管状况进行全面彻底的检查，杜绝一切安全隐患。坚持原则、执行规定、加强监管、热情细心服务，保证档案不丢失、不损坏、不失密、不泄密.
六、加强档案业务学习，提高档案人员的自身业务素质和管理水平。组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识;尤其是档案管理人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，提高自身业务素质和管理水平。
七、狠抓档案业务建设，使之达到规范化、科学化和制度化。按照档案等级认定的标准、认真做好档案自查工作，自查工作要逐项进行，认真细致，对自查中存在的问题，要提出整改措施，限期整改，原则上缺什么补什么，完善补充，提高标准，保证质量。
学校档案管理职员工作计划三
一、指导思想
认真贯彻《档案法》，严格按照档案管理的要求，使镇村档案工作再上新台阶，为档案工作巩固省二级、争创省一级打下坚实的基础。以新的档案团队工作为出发点，继续做好基础工作，发挥优势作用。
二、工作措施
(一)加强组织领导，完善工作制度。调整我镇档案工作领导组，进一步加强对档案工作的领导，下设办公室，确定专职和兼职档案人员。全面负责档案业务管理和建设工作。建立和健全档案管理的各项工作制度。
(二)加强档案业务学习，提高档案人员的自身业务素质和管理水平。首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识;尤其是档案管理人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，提高自身业务素质和管理水平。
(三)狠抓档案业务建设，使之达到规范化、科学化和制度化。今年在档案业务建设上，要着力抓好五个重点：
1、首先要制定出20__年档案工作计划，明确具体任务，目标和要求;同时，按照县档按局的要求，把我局档案等级认定等级作为今年档案工作重中之重来抓紧抓好，按时报送有关材料。
2、按照档案等级认定的标准、认真做好档案自查工作，写出自查报告;自查工作要逐项进行，认真细致，对自查中存在的问题，要提出整改措施，限期整改，原则上缺什么补什么，完善补充，提高标准，保证质量。
3、加强档案基层设置建设，配齐所需的相关设施。
4、建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、考核制度以及学习制度、工作程序、查借阅档登记簿、报送统计登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。
三、具体要求
一要加强领导。把档案工作摆上重要位置，坚持领导主抓，专人负责，明确责任，落实奖惩.
二要加强指导.注重对档案管理人员和相关人员法规、业务培训，增强档案管理意识，提高业务水平，管好屯用好档案。
三要加强督导.采取检查与督查相结合的方法，确保档案管理按规范化要求抓到位，对检查中发现的问题，督促整改到位。
总之，今年档案工作任务重，要求严、标准高、只要大家齐心协力，共同努力，我们就一定能做好档案工作，一定能达到重新认定的标准，实现我局档案管理提档晋级的新目标。
学校档案管理职员工作计划四
一、指导思想：
以《档案法》和《江苏省档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《常熟市教育系统学校归档办法》，围绕学校“团结一致谋改革、凝心聚力求质量”的工作重点，强化率先、竞争、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强学校档案工作的管理，力求为学校教育发展提供优质服务。
二、工作目标、任务：
以《档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强全校教职员工的法制观念和档案意识，强化行政执法的力度，提高全员执法的自觉性，推动学校档案工作向高标准持续发展。
1.组织学校全体教职员工和档案管理网络人员认真学习《档案法》，参照苏州市档案局学习、宣传、贯彻《苏州市档案管理办法》活动实施方案，进行有计划、有组织地宣传、学习和落实。
2.在认真学习、贯彻《苏州市档案管理办法》的基础上，结合学校政治学习对全校教职员工进行宣传、学习，通过印发宣传材料、做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。
3.按照《常熟市教育系统学校归档办法》收集好各处、室、组等部门所形成的文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并在今年8月底，完成__年度各种档案资料的立卷工作，写好立卷说明及签定报告。
4.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。
5.及时收取、处理各类文档资料，为学校提供优质服务。
6.配合学校做好各类评估、评审、考核工作。
7.根据学校发展情况，及时做好资料的汇编、索引的延续工作，为学校扩大社会效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制订学校20__年工作计划
2.收集本校__年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文书处理工作
第二季度：
1.整理本校__年文件资料，按《常熟市教育系统学校归档办法》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务
2.参加教育系统开展的档案法制宣传周活动
3.检查本校档案保管情况，如有不到位之处，及时向校领导汇报处理
第三季度：
1.做好本校档案编制专题汇编及索引的延续工作
2.做好局档案室、协作组来校年度检查的准备工作
3.做好年度安全检查工作，迎接局档案室对本校档案安全情况的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
2.做好各项工作的记录与统计
关键词：档案管理；部门立卷；实物展示；档案宣传；开放利用
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 06-0171-01
一、研究目的和意义
国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起施行）中规定“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管（第三章档案管理中第二十一条）”、“高校档案机构的管理职责是……编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源……组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作……利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能……(第二章机构设置与人员配备第八条)”。
要达到上述规定要求，传统的档案管理技术与模式已经呈现出很大局限性，不能充分适应当今时代档案管理人员对信息的展示、处理、查询、维护等信息管理习惯和公众接受信息的习惯。纵观目前各大高校档案馆或档案室，在部门立卷、实物展示、档案宣传、开放利用等方面，多媒体管理技术或者难觅踪迹，或者仅起到少部分展示功能，这完全与信息时代不相匹配。随着信息化技术的飞速发展，档案信息越来越多地涵盖了更多内容，由原来单一的文字之外，还包含了图像、声音、视频等多媒体信息。但是，纵观各大高校档案馆或档案室，对多媒体技术的应用仍然主要停留在对多媒体档案的初步采集上，尚缺乏更深层次的应用。因此，在档案管理中如何充分利用多媒体技术，使档案管理利用进入到更高层次的发展阶段是高等院校的迫切任务。
二、研究计划和主要内容
（一）研究计划：整个实施过程计划经历三个相互衔接而又交叉进行的阶段：通过调研分析、理论探索，确定研究目标和内容，规划和设计信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段；在高校档案管理实践中检验并不断改进管理模式阶段；项目总结及形成基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段。具体实施计划如下：1.项目的规划和设计阶段。主要进行项目的总体规划与设计；调研分析我国各高校档案管理工作的现状、存在的问题，梳理、总结已有的工作经验；初步规划和设计基于多媒体技术的高校档案管理工作模式等。2.高校档案管理工作模式实践、评价和完善阶段。主要完成高校档案管理工作模式的实践；高校档案管理工作模式形成性评价与改进；高校档案管理工作模式的总结性评价与修订。3.确立高校档案管理工作模式和项目总结阶段。主要进行总结项目研究取得的经验和成果，形成项目研究报告；形成有推广价值的高校档案管理工作模式。
（二）研究的主要内容：主要归纳为以下四个方面。
1.部门立卷。在当前的部门立卷工作中，各大高校普遍使用培训班或者说明书的方式。但是，无论采用哪一种培训方式，效果都不佳。因此，利用多媒体技术制作视频向导软件开展培训，能有效地解决以上问题，提高工作效率。多媒体技术制作视频向导软件，能快速指导档案员进行文件的立卷，能达到一定的效果。步骤如下：(1)制作：利用摄像机将各种类别的立卷过程分别拍成多媒体视频。再利用多媒体后期制作软件premiere或edius、after effects进行后期处理制作成美观大方，简洁方便的视频软件，若视频内容较多，可借助于office软件中的powpoint进行各视频内容链接，生成.exe文件，实现点播。同时，在制作视频时，可将符合立卷要求的与不符合要求的操作进行对比示范，加深档案员的印象，能在一定范围内提高归档的质量。(2)使用：利用校园网，将多媒体视频档案向导挂接到校园网上，无需安装其它播放软件，也可使校内人员观看。这样使用起来十分的简单方便。另外，利用多媒体QQ群，在线交流交答疑，可提高档案员归档的效率和质量。2.实物展示。目前，由于实物档案的载体各有不同，形状不一，很多档案馆(室)都没有充裕的空间和足够的装具来陈列，不得不将实物档案放之高阁，导致实物档案的利用率不高。针对这种情况，可利用多媒体技术用音频、视频等多媒体的表现形式，展示各种实物档案及其背景信息。同时，通过网络，利用者可以简易地了解到整个实物档案库存的信息，为利用者提供便利。3.档案宣传。高校档案是学校历史发展的见证[1]。是学校管理与教学的真实历史记录，是丰富的资源库。一般来说，现在各高校档案管理都进入了信息化；也使用了档案管理软件。或此软件是网络版的，不仅仅档案员可查看，其它校内教师或工作人员也可查看。但是查看的内容有限，只可查看常规的内容，不能看全貌。因此，充分利用多媒体技术，可将一些静态的典型事例加工制作成动态的多媒体视频。方便查询者了解相关档案信息。除此之外，也可购置多媒体的电子展厅，按不同主题将历史印记用虚拟的参观功能再现现实。进而扩大了档案宣传，增强了档案的渲染力。4.开放利用。多媒体强大的网络交互功能，提高了馆藏信息的输出力，为进一步规范高校档案管理的服务体创造了条件。(1)充分利用多媒体技术，实现信息检索技术个性化。针对不同类目的标识和索引，可以充分利用多媒体技术进行实现操作的便捷化。(2)利用QQ在线聊天视频，实现档案员之间强有效的交互功能。档案员之间通过语音或视频，能快速地解决档案管理之间出现的问题。
三、研究的学术价值、应用价值及社会影响
（一）以石家庄学院档案管理为例，探讨在高校档案管理中如何广泛运用多媒体技术，改善档案工作管理手段和信息环境，拓宽高校档案管理服务功能等问题，因此研究工作在构建新型档案管理模式方面有一定的理论价值。（二）本课题的研究实践和成果推广，不仅仅对石家庄学院的档案建设与管理有促进作用，而且对高校档案管理领域提高多媒体技术应用深度和层次方面具有较强的实践推广价值，并促进高校管理信息化进程。
四、研究遇到的问题及尚需深入研究之处
（一）人员的配备。因档案员的工作较繁琐，人员太少导致档案管理效率不高，影响正常的运转。（二）人员的综合素质。档案管理要经常实施、维护、内容更新，若档案员的综合素质跟不上，档案管理的运作也会陷入尴尬的局面。（三）经费问题。利用多媒体技术制作各类音频、视频、向导软件等需要投入较多的资金，若经费不到位，也会影响档案管理的使用效果，降低档案管理的使用档次。
参考文献：
[1]吕杏.信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理改革与创新.文史博览(理论),2010(3):55-56
【关键词】二级学院 教学档案 管理
1 教学档案管理的类型和内容
1.1综合管理类档案
包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。
1.2专业实验室建设类档案
包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。
1.3教学与实践类档案
包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。
1.4学生管理类档案
包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。
2 教学档案的作用
2.1查考与凭证作用
教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。
2.2为提高教学质量提供依据
一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.3为加强教学管理提供参考
教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。
2.4教学档案是教学经验交流的有利工具
学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。
3 二级学院教学档案管理存在的问题
3.1教学档案材料收集不全面
二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。
3.2数据不统一，材料不规范
统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。
3.3教学档案服务方式落后
当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。
4 二级学院教学档案管理策略
4.1树立正确的教学档案管理思想
教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。
4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度
制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。
4.3提高教学管理人员素质与水平
教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。
4.4教学档案信息化管理，提高工作效率
充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。
二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。
参考文献
[1]明艳.初议院系教学档案的管理[J].考试周刊，2008，（14）：169-171.
[2]曾菊君.高校系部教学档案管理刍议[J].长治学院学报，2008，（1）:84-86.
[3]武艳芹.浅谈教学档案建设与管理的重要性[J].宿州学院学报，2008，（2）：132-134.
[4]孟清兰.学院教学档案管理研究[J].山西财经大学学报，2008，（4）:119-126.
关键词：高校；教学档案；档案管理
高校教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始凭证。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。
近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，也给高校教学档案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教学档案的内容
1、综合类
主要包括省、院级有关教学工作的文件材料；学院有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复；教学工作的计划、总结；分院、部、室部门职责、岗位责任制、机构改革材料；教务处召开的教学工作会议文件材料；各级优秀教学成果评奖办法、获奖名单；教育、教学研究成果申报与评审材料，教学改革立项、检查、成果材料；关于教学检查、评估的文件材料及报告；教学工作简报等。
2、师资建设类
主要包括教师培养规划；教师培养年度计划；岗前培训情况；师资情况统计表；教师奖励情况统计表；教师讲课比赛管理办法；教师讲课评分标准；讲课比赛评分标准；历届讲课比赛文件；教师参加学术会议、培训工作记录等。
3、课程建设、专业建设类
主要包括优秀课（院、省、部级）、精品课建设；有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复；新增专业申报材料及上级批复；专业建设相关材料；有关专业评估办法、自评报告、评估结论；各专业培养方案、教学大纲；学校历次制、修订培养方案的有关规定；各级优秀课程有关文件材料（申报、评审、认定）；学校关于课程建设规划及有关材料等。
4、学籍管理类
主要包括各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单；课程成绩登记表；学生成绩总表等。
5、教学管理类
主要包括教学实习、实训、实验、课程设计、社会实践等的大纲、计划、总结及指导书等相关材料（实习报告、课程设计说明书、图纸）；培养方案、教学大纲教学；管理规章制度汇编；教学日历；校历表；教学任务书、开课目录、课程表；典型教案、重要备课记录；教师任课安排；各学期考试安排、考试总结；毕业设计（论文）有关规定；学生毕业论文、毕业设计、工作计划、总结及相关资料（开题报告、论文、任务书、设计说明书、图纸（工）、成绩评定、成绩单等）；教师工作量核算、登记材料；教室、实验室管理制度文件；教学检查文件、记录、总结；有关英语、计算机等级考试的文件及总结；有关建立试题库的材料；校内、校外实习基地建设、协议；试卷等。
6、学位管理类
主要包括上级有关学位工作文件材料；本院学位评定条例、办法、工作总结；学位委员会会议记录、决定；学位委员会授予学位底册等。
7、教材类
主要包括省、院级关于教材建设方面的有关规定；编写教材计划；各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材，教学指导书、习题集的情况；获部级、省部级优秀教材目录及报批材料等。
二、高校教学档案管理中存在的问题
1、教学档案管理制度不够健全
近年来，随着《普通高校档案管理工作办法》的出台，各高校在档案法规制度建设上取得了很大的进步。但是从目前各高校档案管理现状来看，仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。具体表现为：（1）教学工作的文件及其管理，档案及其管理各自为政，缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作，出现了文件的形成及其归档的脱节；学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却没有培养规划和总结；（2）各职能部门档案记录不一致、不精确。
例如学生考试或纪律违纪、学生参加党课取得证书、学生参加社会实践活动取得效果、学生转学、转专业、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象；（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门归档、立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作，每到年底要求归档立卷时，才临时安排非专职人员搞突击应付。
2、教学档案管理人员素质普遍不高
目前，各高校档案管理员，尤其是各分院及部门的档案管理员素质普遍不高，对档案工作重视不够，档案管理意识淡薄，具体表现有：档案部门常是一些老同志，很多都是没有受过正规的档案专业学习，半路出家，对业务工作不熟悉，总是边学边干；一些档案管理员学历低下，文化程度不高，很多分院及部门竟然用工人编制人员管理档案，缺乏专业的档案管理知识，对归档文件及其价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的不严肃性、随意性；还有些分院的档案工作是由各院的任课老师兼任，没有设立专门的档案管理人员。这些兼职教师由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，根本没有多余的时间和精力去学习档案专业知识，也没有机会接受专门的档案管理业务及培训，无法实现教学档案的优化管理，更谈不上工作热情。
3、档案信息内容开发不足，档案的管理效率不高
当前，许多高校存在信息内容开发不足的问题。各分院之间教学档案的管理相互封闭，各自为政，无法互相借鉴与交流。尽管有很多高等院校加大了教学档案管理的力度，但是仍然有些问题很突出，二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代，这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。
三、高校教学档案管理的对策
1、规范和完善高校教学档案管理制度
高校不仅要制定、完善教学档案管理制度，还要明确高校教学档案管理人员的职责范围，使高校教学档案管理人员有强烈的责任心，更好地调动其工作积极性。工作制度的建立要由学院分管的院长负责组织，由学院档案办公室负责拟定，以便更好地体现档案工作的科学性与专业性。通过其制度的执行，规范高校教学档案具体工作行为，使高校教学档案管理工作真正步入制度化、轨道化、正规化。
2、提高档案管理人员的素质
高等院校是高学历人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少数教学档案管理人员中出现了学历低、专业水平差的问题，这就给高校档案管理工作造成一定的阻碍。所以，提高高校教学档案管理人员的素质就显得尤为重要。而要提高高校教学档案管理人员的素质，就要提高高校教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不光是指其政治立场要坚定，还必须要求其对本职工作有认真负责的态度。高校教学档案不得随意去改动，例如学生各科、各学年考试成绩；学院对在职教师教学工作考核的结果等。作为高校教学档案管理人员，不但要有较强的责任心和事业心，更要有爱岗敬业、对工作无私奉献的大无畏精神。其次，高校教学档案管理人员还要具备相应的专业素质。对于高校教学档案管理人员大部分都是半路出家、专业素质比较弱的问题，各分院应当做好其再教育的工作，例如通过各种进修、脱产或非脱产上研究生班，当然也可以通过自身学习来不断提升自己的专业水平和素质，以便能更快地适应高校教学档案管理的要求。
3、提高高校教学档案管理水准，建立多功能型综合档案馆
随着现代科技的前进和发展，构建多元的档案资源管理框架，建设全民化档案馆将会是以后综合档案馆的发展趋势。复合型档案馆是传统档案馆发展的延伸与继续，是传统型档案馆在信息技术条件下，与其发展的数字化档案馆融合而成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融合传统型档案馆与数字化档案馆于一体，是档案馆的必然趋势与选择。但是，目前我国高校的教学档案管理工作，从归档立卷方面，存在着很多档案难以及时接收归档的情况。档案资料如果不能够归档及时，信息能力不强，就会在很大程度上削弱档案馆的作用。而复合型档案馆的建立，则是使现有的综合档案馆强化更有效的途径。综合档案馆的强化会使其功能强化，能够进行统一管理、避免重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型档案馆，不仅能够将高校教学档案作为重点进行归档，还应该将其它各种与教学档案有关的档案进行一体化管理，使档案之间形成一个体系，提高高校教学档案的管理水准与效率。所以，高校各级档案管理部门要加强管理方法与制度的创新，建立一个以现代化、网络化、信息化为主体，以纸质档案为辅的新型档案管理模式。
总之，教学档案是高校档案的重要组成部分，随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质，掌握最新管理手段，使教务工作切实为高校教育提供高质量服务，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。
参考文献：
[1]沈跃.高校教学档案管理的实践与探讨[j].青海师专学报,2004(1).
论文关键词：教学档案，档案意识，管理制度，教学评估，素质
教学档案是学校档案的重要组成部分，是学校档案的主体、核心和重点。高校的教学档案建设工作随着各类评估工作的开展和深入，基本走向规范。但是离《普通高校档案管理工作办法》的要求差距还很大，高校教学档案建设工作要从一开始就要做好，同时要有意识地为教育部本科教学质量评估做好准备。努力强化教学档案诸多管理环节，更好地为教学档案的收集、整理、编研、开发，发挥作用。
一、开展宣传教育活动，强化教职工的档案意识
档案工作是否能够随应时展的需要，档案意识是关键。高校教学档案具有来源的分散性，内容的复杂性，记录的成套性，时间的周期性等特点，这就意味着这项工作不是仅仅依靠几名档案管理人员就能完成的，需要学校领导和全体教职员工的大力支持和共同参与。很多情况下，对教学档案的不重视是因为对档案工作的用途和重要性认识不够清楚，因此要使高校全校师生员工充分认识到：教学档案是学校档案的重要组成部分，是学校档案的重头戏，它是对学校教学整体工作的记录。它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程档案意识，直接为教学活动服务。做好教学档案工作可为高等教育的教学实践、教学研究、教学管理及其经验总结提供重要的参考资料。科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理，促进教学改革，提高培养人才质量具有极其重要的作用[1]。同时也需要全校教职员工明白，教学档案也是高校教学工作水平评价和教学质量评估的重要依据之一。
如果学校教学档案工作没有全体教职工的参与和重视，很难做到及时完整地收集，很难采集到真实原始性的教学信息资料，如果没有完整真实的教学运行状态的记录，这所学校就不是一所学风严谨，管理科学、规范，对人才培养高度负责的院校，也就无从谈起深化教学改革，强化教学管理。
二、在现有规章制度的基础上，建立健全教学档案管理制度
教学档案是高等院校教学实践活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料。它记载了学校的成长、发展过程，需要完整齐全的收集和科学系统地整理教学档案，做好这项工作必须要有完善的规章制度作保障。工作制度的建立要由学校分管教学的校长负责组织，由校档案馆具体牵头草拟制度，以体现档案工作的专业性和科学性核心期刊目录。
教学档案管理归档制度包括：归档范围、归档时间、归档手续、归档案卷的质量要求、保管期限等；平时立卷制度；移交制度；鉴定销毁制度等。比如说，教学档案归档制度的归档范围，有以下几个方面：
1．上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业等方面的计划、指示、规定、办法等；
2．综合性教学文件：如学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例、教学工作的各种统计表等；
3．招生工作材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册、招生工作总结等；
4．学籍管理材料：新生登记表、学生学籍卡、在校学生名册、学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）材料；
5．学生奖惩材料；
6．教学计划、方案、大纲，教学改革方案、总结；
7．教材方面的材料：有自编、主编教材的正本，各专业教材使用目录；
8．教学实习、生产实习方面的材料：包括教学实习、生产实习的计划、大纲、总结，实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等；
9．课堂教学材料：课程安排表、课程进度表、教师任课安排、典型讲义、教案、各专业考试题（卷）；
10．优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；
11．研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件；
12．毕业生质量调查材料：包括学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表、使用单位对毕业生质量的评价意见等；
13．师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件材料；
14．教研室教学总结、教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料、教学情况调查表；
15．教师工作量的规定及执行情况；
16．各类成人教育、培训班形成的文件材料。
17．学科与实验室建设方面的材料有：上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料，学科、专业、实验室论证、申报、审批材料，重点学科专业、实验室建设材料，学科、专业、实验室建设计划、总结材料等。
再比如，根据目前的情况，我们需要建立一个严格的鉴定和划分保管期限（永久、长期、短期）的教学档案保管制度，根据档案的利用价值，确定教学档案不同的保管期限。各部门的工作计划、总结、规定，学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）材料可列为长期保管；每学年产生的各科学生考试卷和毕业论文（非优秀毕业论文）可列为短期保管。
高校教学档案收集整理工作制度就要按照这些最基本的归档范围的规定，对教学档案管理制度进一步健全。
各高校要建立档案统计制度；岗位责任制度；档案人员职业道德规范和考核奖惩制度等。不断强化制度建设，建立和健全教学档案的归档制度，做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步档案意识，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，毕业生就业，上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步，以此作为考核教学质量和管理水平的标准之一。
不论各高校规模大小，层次高低，都要制定并要不折不扣的贯彻落实相关制度，使学校教学档案管理逐渐步入规范化、科学化的轨道。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化轨道，并逐渐形成良好的运行机制。
三、对照本科教学评估指标体系，系统调整规范教学档案
本科教学水平评估工作是一项复杂的系统工程，是高等学校建设、改革、发展的“助推器”，是对各高校教学工作的一个全面的检验，也是对教学档案管理工作的一次触动。从教育部制定的《普通高等学校本科教学工作评估指标体系》中涉及到教学档案的一级指标，二级指标中可以看出，教学档案是支撑整个评估指标体系的主要材料，在评估工作中起着重要的作用。从高校教学档案中获取的信息，最能全面、系统地反映高校工作的全部面貌。离开了教学档案，评估就会成为无源之水、无本之木[3]。所以，完整的教学档案不仅是高等学校教学管理规范化的基本要求，也是高等学校办学水平和办学实力的原始记录和重要佐证材料。对照本科教学评估指标体系对现行的教学档案归档系统进行调整、充实、完善、提高是很有必要的。
虽然教学档案在评估指标体系中没有单独设立指标，但评估指标体系的各个指标的评分标准，都以教学档案作为评估的主要依据，每个指标的内容都是教学档案的具体体现。因此高校的教学档案建设，要有意识地树立服务教学评估的意识，对照本科教学评估指标体系，重新设计、规范院系教学档案系统。
笔者从武夷学院的本科教学评估感受到：从每次学校多种形式的评估所产生的自评报告、总结、专家组的评价意见和广泛收集并系统整理加工而成的支撑材料，可以看出这些材料都是极宝贵的历史记录，不仅为以后的评估奠定了基础，还大大丰富了档案资源。要对这些材料不断进行讨论、分析、调整、充实、完善、提高，然后再进行系统归档。
从评估过程中，笔者可以看到，我们应该转变观念，逐步改变传统单一的管理模式，将教学档案从单一的纸质管理方式向多元化电子管理以及计算机系统模式转化，使得教学档案归档省时省力。
从评估材料中笔者意识到，对教学材料做目录是必不可少的档案意识，但各部门的材料缺少规范性，学校应该尝试选用档案管理软件对其进行管理，将所有教学材料建立目录输入系统，将重要教学档案内容录入系统，这样一方面能简化管理程序，提高工作效率，大大降低工作量；另一方面可使档案材料的检索更加快捷，更好地为教学服务。更主要的是，能使档案管理及时化、规范化、统一化，更好地为本科教学评估提供比较详尽的参考依据。
四、做好教学档案管理人员的业务培训工作
目前，不少高校教学档案管理人员档案意识薄弱，档案业务基础知识欠缺，他们的学历结构、专业结构、年龄结构、知识结构、性别结构极不合理，综合素质和业务能力水平已经不能适应时代的要求。所以，加强教学档案管理人员的业务培训工作，建立具有系统性、完整性、准确性和科学性的教学档案体系，提高档案管理人员整体管理水平显得极其重要[4]。各高校应制定措施，对从处于上传下达、左右协调作用的管理最基础的教学档案的系部教学秘书到档案室的分管全校教学档案的管理人员进行全面培训是刻不容缓的事情。
各高校要根据不同的教学档案管理培训需求分析，针对不同的受训对象以及要达到的培训目标，制订培训计划，定期对档案管理人员进行培训。同时，需要将培训方式、费用、教材等以规章制度形式确定下来，使之规范化、程序化。
高校对档案业务培训内容的选择很重要，如：档案法、档案工作重要性、教学档案同评估的关系、教学档案管理制度、教学档案管理专业知识等等都是必不可少的。以教学档案管理制度和教学档案管理工作专业知识培训为主，培训工作从公文与各类教学档案材料的产生到形成档案的过程开始学习，进而使教学档案管理人员全面了解和掌握档案管理制度，懂得如何做好平时立卷归档工作、如何确定归档范围、如何收集材料、如何整理档案、如何保管档案、如何编制检索工具、如何做好档案的提供利用服务等知识核心期刊目录。档案管理人员要谦虚好学，学以致用，方可促效。
五、加强教学档案管理人员的素质建设
1．培养敬业精神
敬业是创新精神的基础。教学档案工作者要热爱事业，积极思考问题，对教学档案勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，不断进行教学档案工作的探索和创新，使教学档案出现生机和活力。
2．培养“六勤”精神
教学档案工作者要善于培养“勤”精神。手勤：对随时收集的资料立即进行保管处理；对眼前正在使用不能马上收集的要记录备忘，以便日后收集；对单份资料应及时复印备份。脑勤：就是要对获得资料的价值进行分析选择，以免“有文必档”档案意识，玉石不分，或归档错误。眼勤：就是要多看，及时发现应该收集的资料。腿勤：是要多走访，扩大材料的收集范围，对散失在其他部门或领导、教师手中的资料要及时索取[5]。耳勤：多多听取师生，领导的意见，并记录整理。口勤：对发现的问题及时告诉相关人员进行纠正，让他们按规范进行。
3．培养利用现代化技术，整理档案的能力
胡锦涛同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。档案是一种丰富的信息资源，利用计算机等现代化手段整理教学档案，可以收到事半功倍的效果。教学档案管理人员要利用计算机系统地完成教学文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。教学档案管理人员要努力建立教学档案信息网，各系部可以实现网上归档、网上组卷、网上借阅、网上检索、网上传递信息、远程服务等功能，从而达到教学档案信息资源的网上接收、管理和传输。从而达到教学档案信息资源的网上接收、管理和传输，快速成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
六、结语
各高校要下大力度加强，优化高校教学档案建设工作，使高质量的教学档案管理更好地为学校中心工作服务，也使完整、准确、系统真实的原始教学档案在本科教学评估中发挥出更大的作用。
[参考文献]
[1]万承华.试论档案意识[J]. 宝鸡文理学院学院，2006，4.
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[3]王敏.对优化高校教学档案管理工作的思考[J]. 机电兵船档案，2006，3.
[4]张燕.高校教学档案管理的问题及对策[J]. 兰台世界，2006，12.
[5]何文仙.浅谈教学档案的收集[J]. 临沧教育学院学报，2005，4.
关键词：服务；管理；学校档案；信息化；管理
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要性工作。而高校档案是高校老师在从事教学管理、教育活动，以及学生学习活动中浓缩而成的具有保存和参考价值的重要资料，它反映了所在高校各个历史时期的工作和活动情况，在院校工作中起着承前启后的作用，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。同时，档案管理是高校常规管理重要的组成部分，是提高教育质量，办好、办出特色学校的基础。可以说，档案管理无论在总结教育工作经验，探索，掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都具有不可估量的作用。
因此，高校档案管理在高校管理中表现出来的重要性日益凸显。然而怎么样面对社会新形势的发展和需要，怎样将档案管理工作做出成效，如何使高校档案管理工作更加的规范化、现代化呢？下面笔者从以下三个方面进行阐述。
一、开拓思路，改变观念、争取领导重视
由于高校档案工作既是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因此它很难产生明显而直接的经济效益，所以它无论在民办高校还是公办高校的日常管理中，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作，甚至有的高校，档案管理工作还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步，档案室管理的地位被大大削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。
就高校档案的服务功能而言，我们应该正确理解它的双重性。作为职能部门，档案管理负有“监督和指导”的职能；作为业务部门，档案管理具有“保管”的职责。因此，要理直气壮地强调高校档案室的双重职能，不断开拓思路，改变观念，创新服务机制，积极进行档案利用工作的探索，借此提升管理人员的服务水平。
那么，怎样才能提升服务水平呢？
笔者认为，要提升服务水平首先就要转变思想观念和心态。由于很多人对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑，重存、重保、轻用，从而制约了学校档案服务功能有效发挥，因此，学校有关方面，特别是档案工作人员在这方面一定要解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，要有一种以事业为重，无私奉献，甘为无名英雄的精神，努力为学校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务。
其次，加强档案人员自身业务的建设。一方面要加强档案人员的继续教育，积极组织他们参加档案业务培训，学习档案专业知识理论；而另一方面建立档案工作网络，着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，不断提高档案的管理水平。
另外，争取领导重视也是非常重要的一环。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。作为一名档案管理人员，就应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。
据笔者了解，目前在湖南省有相当一部分高校的决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置。主要体现在，随着高校改革的不断深化，高校各部门均实行定编、定岗，紧缩办公人员，致使档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位，严重影响了档案工作的开展。另外，由于领导不重视，也使得档案经费大大不足，档案工作人员福利差，工作很不稳定。
二、立足服务改革档案管理方式
要立足服务改革档案管理方式。笔者认为，要三个方面予以开展：第一，要着眼发挥服务功能，健全和完善档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、利用实行科学化管理，使之规范化、制度化；第二，要学会利用现代信息技术，提升管理水平，依托学校信息化建设，真正做到有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术，提高档案信息服务水平或效率，着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况；第三，要及时收集资料信息，适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂，头绪多，尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同，教学部门量大面宽，学术交流和专家教授讲课的偶然性等，都要求档案部门必须加强平时的收集工作。
与此同时，面对社会新形势的发展、以及新时期档案工作的需要，学校的档案工作要列入学校工作计划及各处室计划管理，这也是立足服务改革档案管理方式的一种有力探讨。因此，在档案管理中结合工作实际，不断地做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，把档案管理工作提高到一个新的水平。
譬如，学校要做到年初有计划，年终有总结，并将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中，落实到档案网络人员个人，做到考核结果与奖惩挂钩。在历年上级部门检查中发现，有相当部分学校没有做到年初有计划，年终有总结。对这个问题我是这样理解的：各个学校都再三强调学生的行为习惯培养，都知道好的学习习惯一旦养成，学生成绩必然提高这个道理。也就是说，各个学校一旦将档案工作列人学校工作计划及各处室计划管理中，依据计划抓落实，形成习惯了，档案工作也就能够正常开展了。 同时，高校档案工作应由校长分管，办公室主任、专（兼）职档案员具体管理。各处室档案网络人员密切配合；构建档案管理网络。专（兼）档案人员每年需接受继续教育等培训。
另外，要健全规章制度，应制定《学校档案管理实施细则》，为贯彻《档案法》，需建立综合档案室，并购置必要的设备。档案室、办公室、借阅室三室应分开。库房内要落实 “六防”措施，列出档案管理工作专项经费。
因此，学校档案在教学评价过程中所发挥的可靠的依据性作用是别的东西所无法取代的，它直接影响着教育教学评价的结果。如果我们的档案材料越完整、齐全，那么就越能对教育教学工作进行客观、全面的评价，评估的效益和质量就越高。
三、加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平
进入21世纪，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术日益渗透到人们日常生活工作的各个领域。因此，在高校中很多行政教学工作都广泛采用信息技术来提高工作效率和提高教学质量的同时，档案管理工作似乎始终游离在信息化的浪潮之外，还停留在打字、打印目录等最基本的计算机操作上，严重制约了档案管理工作的高效和优质。
当前，信息化不仅是高校档案管理工作的发展方向，而且已成为档案工作中的一个非常重要的组成部分。从湖南人文科技学院近几年的档案信息化建设实践经验来看，档案信息化建设已经成为学校档案管理贯彻落实的强有力的助推手，也是学校贯彻落实档案管理的切入点和突破口，这都是高校学校发展的未来方向，值得其他学校学习。
在笔者看来，要加快档案信息化建设步伐，就要加强信息汇总编研工作，改变过去那种看摊守业现状，拓宽服务渠道，改善服务功能，积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。譬如有针对性地开展学校档案编研工作，如编制《学校档案》、《大事记汇编》、《教学科研成果汇编》和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等，从而更好地提供优质高效的服务。另外，提高档案现代化管理水平，还要从以下三个方面入手：
第一，加强对电子文件的收集和电子档案的管理。档案馆（室）应要求学校各立卷部门在移交纸质档案时，同时移交电子文件或电子档案。通过校园网和电子档案管理系统，逐步实现电子文件的自动归档，索引和查阅。
第二，档案工作要做好，人是关键要素，人才是第一资源。这就要求高校明确规定档案工作人员不仅要具备档案业务知识，还要具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能，不断增强对档案现代化管理的适应性，成为合格的档案工作者。
一、高校档案工作参与规范管理等级评定的意义
当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。档案信息化要紧跟社会信息化的发展步伐，高校档案，是高校改革发展的重要组成部分，是高校满足师生信息需求和提供社会服务的重要工具，参与档案工作规范管理等级评定，能够提升档案服务管理创新水平。
1．参与评定，学校的档案管理工作能够得到重视。以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作机构的设立、人员的配备和功能建设等难以得到保证。参加评定升级，高校能够站在一个全新的角度以宏观地战略眼光去看待新形势下的档案工作，能够充分认识到高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。
2．参与评定，师生员工的档案意识能够得到提高。在平时工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全、不完整，一些极具查考利用价值的档案散存在承办部门或流落在个人手中。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。若参与评定，在迎评过程中的档案建设需要各方面、各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，从这个意义上说，迎评对师生员工的档案意识的影响是十分广泛的。
3．参与评定，档案部门的服务意识能够得到强化。服务中心、服务大局是档案工作的永恒主题和根本任务。档案工作的价值任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息服务，档案的作用也在利用中产生和发挥。因此，高校档案部门要找准档案工作服务于师生、服务高校、服务于社会的切入点，提高服务质量，满足快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。
4．参与评定，档案编研工作的力度能够得到加大。高校档案编研工作，是以高校档案馆室藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的目标，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案信息服务的一项重要工作。参与档案规范管理等级评定，能够深刻感受到编研是档案工作的薄弱环节，各高校要加大这方面的工作力度，高校档案编研工作要更具有计划性、适用性、真实性和研究性。
5．参与评定，各项评估档案的建设能够得到加强。无论对本科院校的教育教学评估，还是对高职高专院校的人才培养工作水平评估，各项评估档案资料的整理是一个非常重要的环节。档案是学校在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它是学校教学管理工作的缩影，直接或间接地展现了学校教学工作的全貌，是衡量学校质量、学术水平、管理水平的重要依据。只有在日常教学和管理工作中做好档案的收集和整理工作，充分发挥档案的作用，才能进一步提高高等学校的办学质量和办学效益，也才能使学校各项评估工作顺利通过。
二、全面提升高校档案工作规范服务管理水平
在《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评定标准及自检、评审表》中，科学地将评定内容分了“管理机制”、“业务建设”和“信息服务”三大评定范围。全面提升高校档案工作的管理创新水平也将从这三个方面进行建设。
1．积极创新科学地档案管理机制。创新科学地档案管理机制，要做到四个“建立健全”：一是要建立健全档案管理网络。各高校要加强领导，精心组织，统一部署，总体规划，真正形成党委行政领导、档案部门主管、相关部门配合、全校广泛参与的档案工作领导体制和管理网络。二是要建立健全档案管理细则。要大力宣传、贯彻执行国家有关档案工作法律、法规；制定归档范围，规定归档时间，编制保管期限表；建立档案的接收、整理、修改、补充、保管、鉴定销毁、统计、保密、利用、库房管理等制度；落实档案人员“四参加”制度，即档案部门参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。三是要建立健全档案控制措施。档案工作计划和专项经费列入学校年度工作计划和领导工作议事日程；文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用工作要列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序，强化目标责任制。四是要建立健全档案干部队伍。档案工作人员进行必要的培训，不断提高档案工作人员的政治觉悟、创新精神、专业水平、业务能力，培养造就一批政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质、复合型档案管理人员。
关键词：高等学校；建筑档案；管理工作；规范化建设；
中图分类号：TU29 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-08-00-02
高等学校建筑档案资料指的是开发单位或建设单位对高等学校某一基建项目从项目提出、可行性调研、工程施工、建成使用等开发建设与日常管理活动中直接形成的所有具有保存意义的图表、文字及声像等档案材料。它是建筑工程在项目建设、使用管理、项目维护与改建扩建过程中的重要参考依据，也是高等学校校园内各类建筑及管线等基建工程的项目规划、项目设计、项目施工、项目维护等活动的原始记录材料，因此成为高等学校档案工作管理中不可或缺的组成部分。
近年来，随着高等教育规模的不断提高，以新校区建设为标志的高等学校校园规模扩建也在如火如荼地展开。在这一过程中，积累了大量的建筑档案材料。因此，规范化管理高等学校建筑档案残留已变得势在必行。国务院与国家教委相继颁布了一些高等学校建筑档案管理工作的规范与条例，有力改善了高等学校建筑档案的分类与管理工作，对于指导高等学校搞好建筑档案管理工作具有重要的促进作用。
一、高等学校建筑档案材料的形成
高等学校建筑项目建设过程同社会其他基建项目类似，都大致要经过项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段。这四个阶段中又包括六个不同环节，相应形成了不同的建筑档案材料：
（一）项目建议书，也称项目建设建议书。高等学校根据学校建设、校园规划等要求，结合对教育资源与招生前景的预测分析，向国家或地方建筑项目管理部门提交推荐的项目建设性材料。
（二）可行性研究报告。在确定高等学校建筑项目之前，对建筑项目的使用价值及各类影响因素进行可行性研究，在这一过程中形成的供决策者与主管机关审批参考的上报文件。
（三）项目开工前期手续。在项目施工之前，要前往主管部门、建设单位、施工企业等多个单位办理的多种手续材料。
（四）设计图纸及建设规划许可证。招标单位或受其委托的设计单位及勘察部门对某一高等学校建筑项目展开设计并形成图纸，再经过消防、人防、设计等部门的审查，最后取得建设规划许可证。
（五）招投标材料。在通过招标工作确定建筑项目的施工单位与监理公司的整个过程中，形成的所有与招投标相关的材料。
（六）竣工验收资料。建筑项目竣工后，开发单位会同设计单位、施工单位、设备供应单位以及工程质量监督部门对该项目是否符合规划设计要求及建筑施工、设备安装等工程质量进行全面检验，并最终取得军工合格资料、数据与凭证等全部竣工验收资料。
这四个阶段与六个环节中所形成的全部图纸、声像、文字资料，就构成了一整套完整的高等学校建筑项目档案材料。这些材料对于与之相应的高等学校建筑项目的日常使用与维护，具有非常重要的指导意义与参考价值。
二、高等学校建筑档案的特点
除了具有普通档案资料的价值性、信息性、原始记录性等一般特点外，高等学校建筑档案资料还具有独特的特点：
（一）整体性。高等学校建筑档案材料同其所反映的客观高校建筑实体必须保持一致。高等学校建筑项目的各部分工程文件资料彼此关联，共同构成了完整的档案材料，这决定了高等学校建筑档案是一个具有内在有机联系的统一整体。
（二）实效性。高等学校建筑档案不但可以为工程建设的技术交流与科学研究服务，还可以为现实使用与生产服务。对于建筑项目的全生命周期，具有不可取代的实用效果。
（三）滞后性。在项目竣工验收时，许多高等学校建筑项目依然未能完全整理好各类验收资料。直到验收工作完成后，才能根据需要逐渐整理出所有文件资料以便归档管理。这就导致高等学校建筑档案的形成对项目本身来说具有一定的滞后性。
三、高等学校建筑档案管理工作存在的问题
高等学校建筑档案的形成过程及其特点，决定了其具有不可估量的使用价值。但长期以来，不少高等学校对建筑档案的整理、收集、归档管理重视不足，使得很多建筑档案材料不够完整，给以后的项目使用与维护、学校的发展造成了诸多不便。高等学校建筑档案的建设管理中存在的主要问题，大致如下：
（一）管理体制不健全。某些高校未能建立起建筑档案建设管理制度，更不用说与之配套的管理操作方法。由于没有具体明确基建部门在建筑档案建设管理中的职责，导致建筑档案管理工作存在很大的随意性，难以遭到有据可依、有章可循，更不用说照章办事。
（二）档案意识匮乏。由于长期以来存在的“重建设、轻档案”意识，建筑档案管理部门及其工作人员普遍缺乏档案意识，在具体的档案管理工作中对档案材料及数据的编制、收集具有很大的随意性。这使得在施工过程中可能随意丢放图纸，日常工作中对图纸保管不善，致使其污染严重、破旧不堪，造成项目档案资料不完整、不齐全、不配套。
（三）专业性不足。建筑档案涉及到设计、测绘、法律、施工等多个专业方面，档案管理人员也应当充分具备相关的专业知识。但目前高等学校中普遍缺乏既熟悉项目建设业务又熟悉建筑档案管理的工作人员，而且高等学校又普遍没有对管理人员组织建筑档案管理培训工作，导致在档案管理中往往只是被动地交接材料，造成竣工后大量的建筑项目档案资料流失。
（四）硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成纸质档案材料时还应相应制作电子工程档案，并强化建筑档案的信息化、网络化管理，以便建筑利用者可以准确、及时、可靠、完整地获得档案信息服务。但不管是在管理理念与控制方法方面，还是技术处理与运作设备方面，高等学校的硬件投入都明显不足。
四、高等学校建筑档案材料的规范化管理
建筑档案管理包括收集归档、资料整理、日常保管、资料鉴定、材料统计、日常利用等六项业务工作，高等学校建筑档案管理工作的规范化建设要从每一项做起。
（一）收集归档。高等学校建筑档案的来源及取得方式包括主管与协作单位进行文书处理，外单位编制，施工现场记录等。档案收集工作就是对这些具有保存意义的零散档案文件资料进行有计划、有目的的接收与收集。竣工后要及时做好移交归档工作，确保归档材料字迹线条清楚、纸质优良、内容相符、及时归档。
（二）资料整理。档案管理使得档案材料从零碎无序到规范有序，大致包括档案分类与档案编目两个方面的工作。首先要依工程项目类别确立分类标准，也可按照文件性质将档案材料分为设计、施工、验收等不同类别。其次可用卡片形式对工程项目情况及进展进行著录、编目。
（三）日常保管。根据档案资料的成分与状况来采用必要保管手段以维护档案材料的完整性与安全性，尽可能地延长档案寿命。这要求必须贯彻以防为主、防治结合的保管原则，保证档案库房条件可以做到防火、防潮、防尘、防脏、防热、防虫、防火等七防，并寻求科学有效的保管条件与方法从物质条件与防护措施方面做好档案材料保管工作。
（四）资料鉴定。遵照一定标准或要求来判定档案资料的真伪与价值，对于提高档案质量、促进资料综合利用具有重要意义。档案资料可以脱离建筑本身在经验总结、科学研究等方面重复利用，另外，做好资料鉴定工作以保护具有重要价值的档案材料，也有助于在发生突发事件时进行及时应变。
（五）材料统计。统计建筑档案是用数字说明档案的基本情况、文件类型数量及管理状况的技术分析手段，它是一项贯穿档案管理始终的日常业务工作。做好这一工作要求结合本校实际需求来明确统计目的，并用准确可靠的数据反映项目特征与规律。对统计数字要认真分析研究，从中发现并解决问题，进而总结经验、不断探索。
（六）日常利用。建筑档案作为一种信息资源，保存的最终目的是为了充分利用。为了尽可能发挥其使用价值，档案管理人员要注意：对建筑档案情况心中有数、熟练掌握；编制查找与介绍参考工具，以提高利用率；注意反馈利用效果，以便日后改进；采用计算机与网络技术完善档案管理。
高等学校档案管理工作六个方面的规范化建设相辅相成，其中档案收集是工作起点，日常利用是最终目的。
五、结语
高等学校建筑档案形成于项目建设的不同阶段与环节，具有鲜明特征与重要意义。它是学校档案的一个重要组成部分，是高等学校日后建设和改造的一个重要依据，是高等学校在日常管理中必须要重视的一个部分。纵观当前高等学校建筑档案的管理，还存在诸如意识匮乏、机制不健全、专业性不足和硬件投入不到位等多个问题，这些问题将会阻碍档案管理工作的规范化建设步伐。因此，高等学校档案管理工作者必须要强化认识，必须要重视学校建筑从项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段档案的形成和整理，采取有效措施改善档案管理中存在的问题，促进档案管理的规范化，为高等学校的发展献力。
参考文献：
