社会保险档案的管理责任主要是档案的接收、保管、利用等职能。在日常工作中，确认档案的管理责任是做好档案工作的第一要务。本着“谁管理、谁负责”的原则，档案管理者应该负起首要责任。一是积极学习档案工作的基本知识和管理方法，接受上级档案部门的业务指导，积极参加档案培训。二是深入到基层进行调查研究，制定档案管理方面的规范化制度。三是指导做好本单位、本部门内部其他人员，做好文件材料的形成、积累和整理等预立卷工作，完成立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。四是高度重视档案管理工作。要具有良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，扎实的档案管理的理论知识、科技知识。
二、具有服务群众的职责
社会保险档案服务对象大多数是退休后的老年人，他们行动不便，记忆力差，出门办事不方便。为此，在日常工作中，我们每名档案工作者都要时刻注重细节，突出人文关怀，尽可能为前来办事的老年人提供方便。在对外服务工作中做到如下几个方面：一是提供的材料要真实准确，避免有遗漏，保障退休职工的切身利益；二是对出具的档案复印材料要做出详细的解释说明，避免群众因不清楚材料内容而再次重复查阅；三是主动告之前来办事的群众下步该去的办事部门和办理的相关事宜，对记忆力差的老同志要为其打印在便签上注明，充分体现社会保险档案工作者人文关怀的力量。
三、具有开拓创新的职责
一是要创新思想观念及管理方式。档案管理者要时刻注意档案的变化情况，及时与上级档案管理部门做好沟通联系，及时做好档案的修整、恢复、保存、优化等具体工作。为保证历史信息不丢失、档案价值不损失、延长纸质档案的保管期，早日启动社会保险档案信息化管理工程，建立电子档案。这样不仅减少对纸制档案造成的磨损，延长保存期限，更主要的是为实现档案远程查询奠定基础。二是要创新服务机制。既要做到合理分工各负其责，又要发挥每名档案工作者的积极性和创造性。要加强档案工作者的职业道德教育，制定相关的道德规范和制度，并使大家自觉遵守。规范和制度不能只走过场，流于形式，而要做到奖罚分明。要表彰先进，树立典型。做到学有先进，赶有目标，充分发挥奖惩制度的作用。三是要有创新思维，与时俱进。社会保险档案工作者要树立大局服务理念，适应创新与发展的要求，在新思维与新理念的指导下，运用新方法和新举措，才能更好地适应社会，服务于社会。特别是要充分掌握档案管理现代化知识和标准化知识，利用现代化电子信息技术，提高管理专业化水平，进一步适应新形势下对档案管理工作者的要求。
四、具有确保档案安全的职责
关键词：养老保险社保业务档案管理
一、维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的**，今年已经46岁。1980年11月，**成为市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月**参加了当地的养老保险。1998年**离开去了新疆打工。2009年，**从新疆特地赶回到市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？**的心里忐忑不安。来到社保所，档案员根据**的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载**详细缴费情况的职工养老保险卡。**一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。市社保所依据**的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
二、社会保险业务规范化管理
在市，类似**的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
三、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。:
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
【摘要题】档案鉴定
【关键词】档案鉴定理论/发展规律/鉴定标准
【正文】
档案鉴定理论是20世纪发展最快的、而且最受档案界关注的档案学特色理论之一，这一理论所涉及的一些概念——价值、利用、鉴定、精简、效益，本身就完全能反映出档案工作的目标。对档案价值鉴定理论的历史回顾，我们不难发现档案鉴定理论发展史中所呈现的特点和规律，研究这些规律，将有助于我们更透彻地理解档案鉴定理论，并为探索新的理论模式奠定基础。
一、档案学两大特色理论——来源原则与鉴定理论的紧密结合
从20世纪初至今的档案鉴定理论的发展趋势来看，来源原则在档案鉴定领域的应用成为其一个显著的特点。
来源原则，即“按照文件的形成机构划分和管理档案”，它起源于1841年法国提出的“尊重全宗原则”，百余年来，历久弥新，其应用价值日益拓宽。它反映到档案价值领域就是依据档案形成者及其职能鉴定档案的保存价值。（注：晋平：档案价值鉴定的来源原则及其应用》，2000年第2期《档案学通讯》。）
从档案鉴定理论和方法的发展趋势来看，来源原则的指导作用不容忽视。迈斯奈尔提出的鉴定体系中，第二条标准就是以来源原则为基础的。他认为不能把案卷作为零碎的材料孤立地分别单独评判，而应该以它们固有的行政关系为具体背景进行鉴定，即在鉴定时，应该考虑各行政单位在政府机构中所处的地位，其活动性质，以及这种活动与上下级行政单位活动的关系。此后，卡林斯基的职能鉴定论主张按照机关在政府体系中的地位和职能的重要性来确定文件的价值和保管期限的做法，也是奠基于来源原则之上的。当然，此时的来源是文件的狭义来源，主要指文件的形成机关。但是，来源鉴定的标准使档案价值鉴定开始摆脱纯经验操作阶段，鉴定工作有了指导思想和鉴定标准。
来源原则也影响了谢伦伯格的理论。20世纪50年代，谢伦伯格在他的代表作《现代档案——原则与技术》一书中提出“公共文件具有对产生文件的原机构的原始价值，以及对于其他机构和非政府使用者的从属价值”，因而在判定文件价值时必须知道文件是怎样产生的，如果对文件“产生于什么样的政府行政单位或特定的来源不明，它的作用和意义也可能就难以确定。”（注：（美）谢伦伯格.《现代档案——原则与技术》黄坤坊等译，档案出版社，1983年版，P153。）这些论断体现了档案的来源特征对其价值鉴定的影响，也是谢伦伯格对档案鉴定理论的新贡献。
20世纪80年代以来，社会分析和职能鉴定论与加拿大国家档案馆的“新宏观鉴定接收战略”更是充分体现了来源原则对传统鉴定理论和方法的改革，这可从库克的报告中窥见一斑。1991年，汉斯·布姆斯就指出，“档案人员需要对文件形成者职能进行有效分析，以便将利用需求与文件自身联系起来。”认为按照这种方法，就会出现一种“迅速转变”，即从复杂的社会价值、问题与趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源，并进一步指明：“这就是为什么来源必须是档案鉴定永恒的基本原则的原因所在。”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，P153，中国档案出版社，1997年10月出版。）而特里·库克在1996年的第十三届国际档案大会的主报告中系统地总结了20世纪档案理论与实践，提出“新来源观”和“新宏观鉴定”。由库克的报告看出，基于“档案价值取决于社会结构，通过社会职能体现出来的‘新来源观’”，欧美各国先后把鉴定的重点“从文件实体转向文件的形成过程”。
当然，来源鉴定的标准和方法比较客观，简捷实用，是研究判断档案价值的重要依据，却不是惟一标准，不应该排斥其他的鉴定标准和方法。档案价值鉴定是档案学理论与实践中一个颇为复杂的难题，不可能一蹴而就。因此，我们在坚持以档案来源特征为标准同时，还要结合其内容和形式等特征进行综合分析，以全面、准确地甄别和判断档案的保存价值。
二、史学影响的色彩在消褪
在档案价值鉴定问题上，传统史学理论及思潮的影响及渗透逐渐减少，档案鉴定标准越来越社会化。
19世纪以来，流传于西欧的实证主义历史学研究思潮，严重影响了档案人员对文件开展鉴定的行为。如19世纪最有影响的德国历史学家冯·兰克，就宣称“历史是怎样发生的就怎样叙述，”认为“当事人的信函比史学家的记录更有价值。”当时的档案工作者认为：他们的职责只是“为国家和民族乃至社会文明保存史料，积累知识，因而认为鉴定档案是对历史的亵渎和冒犯，原则上反对一切鉴定和销毁档案的行为”（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社，1999年出版，P247。），在档案鉴定问题上表现出极端的保守性和片面性。
希拉里·詹金逊最初也是坚决反对鉴定，其思想突出的特征是：档案“证据的神圣性不可侵犯”。对此，加拿大的库克批评他执著坚持的是一种“狭隘的证据性特点”。后来，由于机关产生了数量庞大的文件，鉴定工作不得不开展时，詹金逊做出了一些让步，提出“让行政官员成为选留和销毁其文件的惟一人……”，虽然他仍过分地强调档案的证据性，反对档案人员参加鉴定和挑选文件。
诚然，詹金逊关于档案的证据价值和必须维护档案证据价值的思想是可贵的。但是，他却走到了极端。詹金逊过分地强调事物的一个方面，却忽略了事物的另一方面，即被他当做选留和销毁文件惟一人的行政官员，并不能确保文件证据的神圣不可侵犯，他们可能会因各种原因而过多或过少销毁文件，“甚至为历史研究和提供活动证据而刻意编制文件”。由于在理论上的片面性，他无法找到满意的解决方法。詹金逊的鉴定思想把本来合理的东西绝对化、片面化，这就把科学转化为谬误。
谢伦伯格以其卓越的双重价值鉴定理论否定了詹金逊的档案鉴定思想，为档案价值鉴定理论与实践做出了重大贡献。但是，他把关注焦点放到史学研究需要的思想，他的后继者甚至越行越远，提倡决定档案根本性质的应当是从属价值，提出了“利用决定论”，强调“学者特别是历史学家的实际利用和预期利用”是档案鉴定的“最重要标准”。当时美国国家档案与文件局的重要鉴定思想家米耶·菲斯拜甚至主张“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响，《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社，1997年10月出版。）。
幸亏这种观点并没有在档案界达成共识。比如，杰拉尔德·汉姆就认为这种观点最终的结果是“档案馆藏只限于满足狭隘的研究需要，无法广泛地反映人类生活方方面面”，他进一步指出，“利用决定论”实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的自然联系，完全忽视了形成者的延续机构记忆的需要。按照汉姆的观点，显然可以认为传统的史学研究远不能代表广泛的社会需求，因而，从这个意义上说，汉斯·布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”的产生，就显得再自然不过了。
事实上，在最后一个古典档案学者——希拉里·詹金逊的理论影响日趋式微后，档案鉴定理论研究基本上脱离史学思潮的影响，不再受历史学家思想观点的挤压。而在电子文件出现之后，技术鉴定的难度与受关注程度超过了对内容的审视，电子文件鉴定的这双重支点的建立，完全宣告历史主义色彩的淡化，现实需要以及技术性属性越来越成为鉴定理论研究的重点了。
三、职能鉴定论以一种新的面目回归
20世纪二三十年代，波兰档案学家卡林斯基接受并发展了迈斯奈尔鉴定理论这已孕含的职能鉴定的重要思想，提出了更具操作性的鉴定理论和标准，其理论核心是“职能鉴定论”，即档案文件的价值取决于产生机关的职能及其在政府机关体系中的等级地位。按照这一理论，高级机关和职能重要的机关形成的文件价值大于低级机关或职能不重要的机关形成的文件。“职能鉴定论”使鉴定工作由过去被动销毁档案转到了主动按档案价值决定留存上来，这是指导思想和方法论的转变，具有重要的、突出的意义。
“职能鉴定论”在谢伦伯格的双重价值鉴定理论中得到进一步应用，谢伦伯格把职能鉴定论的主要思想当做鉴定档案证据价值的主要标准，因而也被欧美国家普遍接受。
进入20世纪80年代后期，文件数量的惊人增长、文件类型的日益复杂，以及社会对档案利用范围的扩大，给鉴定工作提出了一系列的新问题，许多档案学者和档案工作者对鉴定的新理论、新方法进行了广泛、深入的研究，由此，档案鉴定理论获得了长足的发展。
这一时期，世界各国的档案研究人员逐步坚信档案应当反映其产生的社会，因而，档案理论的思想基础发生了一个根本的变化，即从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。这就促使档案鉴定理论的发展空间更加广阔。“社会分析和职能鉴定论”在此背景下得以全面发展和论证。
“社会分析和职能鉴定论”最初源于德国档案学家汉斯·布姆斯的“以文件形成者职能体现社会价值”思想。布姆斯认为，社会应确定其自身价值，档案文件必须如实地反映这些价值。社会价值最好不是直接通过对社会动力和公共舆论的研究来确定，而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。按照这种方法，对文件的评判标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。当然，这是一种广义的来源，其分析的重点将是文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。具体来说，哪些职能活动，哪些工作更重要，从而将在其中产生的，或与之相关的文件都保存下来，而不再逐份审阅文件本身。这是对卡林斯基“职能鉴定论”的发展。
布姆斯的观点与加拿大国家档案馆1989年后实行的“新宏观鉴定接收战略”相吻合。加拿大的鉴定方法首先关注的是机构活动的有机联系，其次是分析和鉴定政府职能、计划、活动和业务的重要性。因此，鉴定的着眼点不是集中在文件或单份文件上，而是集中在生成文件的政府职能、任务和活动上。这一做法为鉴定大批量的文件提供了很好的解决方法，尤其此时大量出现的电子文件。
加拿大学者T·库克从20世纪80年代以来进行的研究也与此档案鉴定的战略转移不谋而合。他一直主张档案鉴定方法应“置于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架之中，而不是置于以内容为基础的历史文献框架之中。”尤其是电子文件出现后，档案事业面临新的挑战，库克指出：“作为档案鉴定的核心——鉴定具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定将因此侧重职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值。”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社，1997年10月出版。）
由于这一时期的档案鉴定理论，又以机关的职能为支点开展研究，很容易让人联想到卡林斯基的“职能鉴定论”，因而，为区别前者，一般把这一时期的职能鉴定研究，加一个“新”字为其前缀，称之为“新职能鉴定理论”。
四、鉴定标准日趋实用化——鉴定的实用主义功能目标反映越来越明显
虽然档案鉴定理论体系在把握主体需求和客体属性这对价值关系方面日趋成熟和全面，但同时我们可以看到文件、档案鉴定动机更趋“实用化”，鉴定理论体系开始突破主体需求和客体属性这两方面依据的限制，呈现一种全面的、发展的趋势。
审视整个档案鉴定理论的发展历史，这种“实用化”的趋势可以从两方面体现出来。
第一，鉴定标准向更利于实际程序化、系统化的方向发展。愈是早的鉴定体系，其标准愈是抽象，鉴定人员难以把握。迈斯奈尔的鉴定标准虽然使档案鉴定工作开始摆脱纯经验操作阶段，但是标准过于粗糙，从某种程度上说只是一种鉴定理念。卡林斯基的职能鉴定标准继承和发展了迈斯奈尔的鉴定思想，而且更具操作性，但是没有具体的文件处置一览表，更谈不上文件保管年份的细分，因此具体操作时鉴定者还是难以掌握。到了20世纪50年代以后，这种情形在很多国家得到了改变，这主要是因为文件数量急剧增长，鉴定行为需要当机立断，而不是在模棱两可的标准下犹豫不决、举棋不定。这些国家就通过反复的验证，制定出指导文件鉴定的文件处置一览表，把文件的保管年份进一步细致化，以便于鉴定人员在具体操作时掌握。比如美国、加拿大等国，他们机械式的鉴定标准，大大改变了以往鉴定工作滞后的局面。
第二，鉴定成为档案优化的主要措施。
档案优化是指馆藏量与信息量的最佳比例关系，也即在最低限度馆藏量的情况下，保存最大限度的必要信息量。
档案优化问题的提出，主要是由于第二次世界大战以后许多国家都面临现代文件膨胀的问题。随着社会进步和科技发展，不断增多的管理机构在其名目繁多的活动中对各种记录载体、记录手段和复制技术的应用，使现代文件的数量日益膨胀。尽管各国采取了若干文件“节育”措施，但不断增高的“文山”仍然使各国的档案人员不堪重负。
然而，各国档案人员都意识到，在大量产生的文件中真正作为档案永久保存的数量却很小，许多国家档案馆为此在探索如何有效地控制进馆数量并确保馆藏质量的问题。档案优化就是在这种背景下提出的。于是，档案鉴定与档案优化直接联系起来了，无论是比例鉴定法、选样保管法，还是通过文件管理加快对半现行文件的处置、或者限制进馆机关等，这些措施事实上都是鉴定本身。从结果看，通过加快对档案的鉴定和处置，基本达到了档案优化的目的。
五、效益标准日显作用
档案管理需要一定的物质基础，有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺档案对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存档案未来的用途。
效益标准渐渐得到重视，成为鉴定中奉行的一条原则。早在1946年美国档案学者波尔就提出把保存的费用作为档案鉴定的要素之一，但这种讲究实用的观点当时并未引起重视，甚至遭到了一些档案人员的批评，这一标准到20世纪60年代才得到广泛倡导。
谢伦伯格在对档案价值作较全面的阐述时，还强调鉴定时应考虑档案保管费用、技术条件、场地限制等。他认为，任何一份档案都可能在某个时期、某个场合发生作用。但不可能把他们全部保存，社会用于保管的能力毕竟有限，这样就必须考虑到经费问题。布里奇福特在《档案与手稿：鉴定和登记》中更明确地提出了这条标准。他强调，档案鉴定应充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素。美国的弗兰克·博尔斯和朱莉娅·扬提出的鉴定模式包括三个相互联系的模块，其中一个模块便是保管费用。博尔斯和朱莉娅在1985年第二期《美国档案工作者》杂志上发表文章，提出保管费用是档案鉴定标准之一。不仅仅是美国，从目前看来，效益标准已经作为一种非文件价值关系因素的鉴定标准，而被各种鉴定体系广泛采用，我国许多论著中也采用了这一标准。
我国最早注意这一标准的是陈兆＠①、和宝荣两位教授，他们根据实际工作的经验教训，提出了必须研究保存效益的观点，认为只有“当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，才具有保存价值”（注：陈兆＠①、和宝荣：《档案管理学基础》1996年修订本，中国人民大学出版社，P175。）；冯惠玲和何嘉荪教授也持同样的观点。冯惠玲教授认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久。”（注：邓绍兴、陈智为主编《档案管理学》2版，中国人民大学出版社，1996年版，P31。）何嘉荪教授在他主编的《档案管理理论与实践》一书中虽然认为“目前在我国尚无精确计算档案管理费用的先例和成熟的计算方法，更没有得到一致公认的计算档案作用效益的公式，所以一时还无法运用定量方法对比分析保管档案的效益和低价。”但强调“保存档案必须在经济上是合算的”，并指出，“在鉴定档案价值时，提出保管代价问题并在定性分析的基础上适当考虑这个因素是必要的，可以不致盲目保存许多价值并不太大的档案文件。”（注：何嘉荪：《档案管理理论与实践》，1991年版，高等教育出版社P53、P85。）
世界各国档案工作者都在考虑档案发挥作用所带来的效益与保存价值所付出的代价问题的对比关系，尽可能将能够发挥作用带来的效益大于其保存代价。这说明讲究实用化的鉴定体系已被广泛接纳，人们在鉴定文件、档案价值时，已不再局限于从主体需求和客体属性两方面寻求依据了。
关键词：档案记忆；社会记忆；档案学思想
自1996年第十三届国际档案大会以来，加拿大档案学家特里・库克（Terry Cook，1947～2014）先生就与中国档案学的研究与发展紧密联系起来，他所提出的“后保管模式”、国家范例向社会范例的转变、“四个档案范式”、档案记忆建构，以及他进行的一些后现代主义的档案学思考，都在我国档案学研究中得到不同程度的引入，并由此引发了新的学术探讨和学术导向。作为一位具有后现代意识的档案学家，在近20年的时间里，库克先生的学术影响力应是国外学者在我国影响程度最高的一位，其学术思想值得我们深入总结和挖掘。这里，仅就库克先生的档案记忆建构理论和思想作一提炼、解读和分析，以纪念这位思想前卫、富有社会洞察力的前辈学者。
1 开启档案记忆研究之门的重要学者
第十三届国际档案大会上，库克作了题为《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》的主报告（简称特里・库克的“十三大报告”），报告一开头，他就援引1596年意大利传教士利玛窦向中国政府提出建造“记忆宫殿”这一历史典故，指出今天“全世界的档案人员，仍然在建造记忆宫殿”；并提出了记忆宫殿建造的一系列问题：
“回顾自身发展史，我们的档案人员在建造记忆宫殿时是如何反映广泛的社会现实的呢？档案人员自觉和不自觉地采用什么样的设想、理论、概念、策略、方法和实践呢？为什么采用它们？它们多年来有何变化？又为什么会发生这些变化？我们为什么样的统治政权结构服务？是自觉的还是不自觉的？影响我们‘智力配方’的是什么社会力量……我们需要更好地理解记忆的政治功能以便更好地确定未来方向。”[1]
在库克看来，记忆的结果并非无可争议。他引用法国历史学家雅克・勒高夫、美国历史学家杰尔达・拉勒等学者的观点说：自古以来，掌权者决定谁可以说话，谁必须保持沉默，即使在档案材料中也是如此；从中世纪到本世纪，妇女都被排除在社会记忆工具和机构之外，其中也包括档案馆；而非洲档案人员也在怀疑欧洲文字文明衍生的古典档案概念是否适宜于保存以口述形式记录的非洲文明。他认为“在希腊神话里，记忆是众神之母，通过她，我们才能进入健康和富有创造力的‘成熟期’”。因此，他以记忆为牵引，阐述了1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响，通过回顾档案理论与实践的发展史，引发我们思考、探索档案工作者如何“更好地确定未来的方向”，从而更好地构筑人类记忆的“殿堂”。
在档案学研究中，对档案记忆属性和功能的阐发虽非久远，但在20世纪50年代、60年代已经出现。国外较早作出档案记忆论述的，要追溯到国际档案理事会第二任主席、法国国家档案局局长布莱邦，他认为档案是一个国家的“记忆”，档案馆保存的是一个国家最珍贵的东西，即一个国家的历史证据和作为国家灵魂的材料。我国将档案作为记忆来看待始于上个世纪60年代对档案起源的论述。1961年中国人民大学历史档案系档案史教研室编的《中国档案史讲义（初稿）》中指出，“在原始社会里，人们的生活实践，要求彼此交往，当时只能依靠语言来表述和交流思想与经验。但是语言不能远传，也难记忆。随着社会的向前发展，为适应复杂的社会生产和生活上的要求，人们就开始了‘结绳’、‘刻契’的记事方法。结绳和刻契是帮助人们记忆、处理事务的一种方法”。进入80年代后，中国人民大学陈智为教授在《档案社会学概论》中将“延伸记忆”作为档案的文化表现之一，他继承并发展了档案起源论中关于结绳、刻契为人类记忆辅助系统的思想，指出从档案发展的历史过程来看，其每个发展阶段都是以增强人类的记忆功能为核心的；国家档案工作体制的出现，使档案记忆系统成为社会专职的机构，人们开始有意识有目的地控制档案记忆功能为人类服务。[2]但这些论述只是对档案功能的一种观念表达，并未进入学理性层面。在第十三届国际档案大会的20篇主、辅报告中，涉及“档案记忆”的有9篇之多，[3]但真正进入进行论述并提出思考的只有库克的报告。纵观近20年来的档案记忆研究资料，仅就笔者所见，也以库克的“十三大报告”及其后的相关报告为较早。如2000年在澳大利亚档案工作者协会年会（主题为“超越屏幕：捕捉共同的和社会的记忆”）上作的《超越屏幕：文件连续体和档案文化遗产》报告；2001年在美国密歇根大学举办的“档案与社会记忆”系列研讨会上作的《铭记未来――档案在建构社会记忆中的作用》报告等。因此，我们虽不敢说库克先生是档案记忆研究的开山鼻祖，但作为开启档案记忆研究之门重要学者的身份是可以肯定的，他的研究引发了档案学界对档案记忆问题研究的持续关注和深化。
2 特里・库克档案记忆思想的要点与表达
根据现有文献，我们对特里・库克的档案记忆思想内涵大致可以提炼如下：
2.1 “档案就是我们的记忆”。在档案是不是社会记忆（或历史记忆、集体记忆）的问题上，我们有些学者还存在疑虑，或认为档案只是社会记忆的载体，不是社会记忆本身；或认为档案具有社会记忆属性，但不能成为社会记忆；或认为社会记忆是活的，而档案文献是死的，等等。而在库克的思想中，我们可以发现，从一开始他就将档案视为社会记忆。在“十三大报告”中，他用时任国际档案理事会主席让・皮埃尔・瓦洛的话说，“档案里包含了国家和人民‘集体记忆的关键’”；在《档案馆、档案、权利：现代记忆的建构》一文中，他强调“记忆就像历史一样根植在档案之中，没有档案，记忆就会摇摇欲坠、对成就的认知就会消退、对过去的骄傲就会消散。档案挽救了这些损失，档案包含了已经消失的证据，这在现代社会尤为贴切……档案仍是理解历史的基础，对我们的经历、认知、叙述予以证实。档案就是我们的记忆。”[4]
对档案记忆，库克赋予了它崇高的价值和意义，把它和民众的根源感、归属感联系起来，认为“在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多地还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆”。 [5]为此，档案人员“掌握了个人和社会幸福的关键，这种幸福来自于过去的持续经验以及根源、归属和性质的认识”。[6]库克的这些论述已得到档案界广泛的认同和引用，并已产生现实性影响。
2.2 “将社会记忆的定义局限于有权者形成并留存的文件记录，已不再为人们所接受”。档案在社会记忆之中，既是社会记忆的独立形态，又是社会记忆的组成部分。因此，单纯从库克这句话的表述上看，并不能体现出其中所潜含的档案记忆思想，因为，社会记忆本身就不能局限于有权者或官方的文件记录。不过，结合库克的原文，他所要表达的意思是作为社会记忆的档案不能仅限于有权者或官方的文件记录，而应有更为广泛的档案文件记录。
库克在论述加拿大档案宏观鉴定法的形成与发展时指出，最初的档案原则的经典论著都是由国家档案馆的工作人员撰写的，主要关注的也是政府、公共或集体文件，研究这类文件向档案馆如何有序移交，研究如何保护它们的原顺序和最初的分类；私人和个人档案则被赶入了图书馆和图书管理人员的地盘。由此，“传统的档案观必与档案馆和档案工作业已形成的顽固偏见相呼应，那就是为主流文化和当权者服务。这种做法让官方叙述占有特权，却忽视了社会中的个人和群体的记录，忽视了他们与国家之间的相互作用和对国家的影响”。但在近几十年来，对档案机构存在原因的看法发生了一次集体转移，即“从以国家为基础的司法――行政档案话语向更广泛的公共政策和公共利用为基础的社会――文化档案话语”转移。“宏观鉴定注重管理的职能而不是每个政府机关的结构或工作活动，它像重视国家的作用那样重视公民和团体的相互作用，它包罗所有载体，寻求多种叙述和有争议的热点论述，它有意识地将边缘者、‘另类’、失败者与成功者一视同仁，设法给它们一席之地。”[7]库克的这一思想突破传统的官方记忆的阈限，将民众（民间、私人）记忆思考纳入档案“记忆宫殿”的建造范围，体现出后现代主义学者对传统的、以国家为中心的、实证主义的档案观进行诘问、反思和修正；也体现出后现论家将“他们的注意力转向社会的边缘地带”。[8]
2.3 “档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素”。在《铭记未来――档案在建构社会记忆中的作用》一文中，库克从后现代的视角，考察了档案和档案工作者在社会记忆建构中的影响和作用，批判性指出，固有的观念认为，档案工作者记录过去而非未来、处理历史事件而非现实或未来事件，他们不构建历史和记忆，只是从事保护工作而非记忆工作，这种抹去符号的做法使档案成为“幽灵”，在知识形成的构成中并进而在整个社会中处于隐形状态；但事实上，档案工作者在档案活动中并非是自然、客观、中立的。他针对加拿大历史学家乔伊・帕尔的论点，分析指出，“历史诠释行为并非发生在史学家打开档案盒之时，而是在档案工作者装盒之际，在于另外98%被销毁的未装进档案盒的文件潜在的影响”。因此，他认为档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素，是“构建社会长久记忆的主建筑师”。[9] “档案工作者作为档案的保管者对那些建构记忆和形成认同的档案通过积极的管理、鉴定、挑选、描述、保护、使用等行为施加影响”，[10] “档案工作者在其各项工作中不可避免地会掺进自己的价值，因此，有必要非常审慎地检讨自己在档案生成和记忆形成的过程中所做的选择”，要使“幽灵必须变成血肉之躯”。他引用一位南非档案工作者的话说，档案工作者从事的工作纯粹是在建构未来的文献遗产，他们决定“哪些生活将传递给后代”，决定着什么被记忆什么被忘却，谁能声名远播，谁最后无声无息。为此，他提出并倡导档案工作者在档案记忆的形成过程中，“不仅有义务保护或记录过去，还有责任把未来的需要和期望铭记于心，惟其如此，才更能反映社会的价值而不只是某些重要用户或传统用户的价值”。[11]
2.4 “让我们的‘记忆宫殿’反映出适合于新世纪的新‘后保管’秩序”。20世纪90年代以后，面对信息技术的迅猛发展和电子文件的大量生成，如何确保“电子记忆”这一人类新型记忆形态得到有效保护，成为国际档案界共同关注的焦点问题和现实挑战。在第十三届国际档案大会上，库克在总结档案理论与实践发展历程的基础上，结合电子文件的出现及其管理，梳理分析了档案领域存在的12个关键性问题，并提出“这些问题从整体上要求我们在1996年采纳一种新的概念范例作为我们未来档案理论的基础”。这一新的概念范例就是他提出的著名的“后保管模式”，其核心为：“从由此产生的文件或产品转向文件背后的创造活动或创作意图”；“将传统理论对实体保管对象――实态文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注”。[12]国内学者对后保管模式多从电子文件管理角度加以解读，认为其中包含着新来源观、宏观鉴定法和知识服务，但其意涵和范围不止于此。库克将后保管模式作为解决电子文件管理的思维变革，更将其作为构建新的全球信息秩序的指导思想，在报告结尾处，他说“让我们的‘记忆宫殿’反映出适合于新世纪的新‘后保管’秩序”。以记忆开篇，以记忆作结，库克在构思和谋划新世纪档案“记忆宫殿”建造的设计理念与实现路径。
3 特里・库克档案记忆思想对我国档案学的影响
是中国成就了库克的“国际地位”，还是库克的档案学思想本身就具有“国际地位”？近年来，库克的档案学在中国的传播和影响是一个值得思考和探讨的学术现象，还需要放到国际档案学的发展全局中去衡量和评价。但不管怎样，库克档案学思想在中国的广泛传播和讨论，一方面，说明我国档案学的开放姿态，另一方面，也说明库克思想中有符合时代要求的精神要旨。这种精神要旨笔者认为，就在于库克以后现代主义者的眼光观察我们的档案世界，将档案、档案工作放到整体社会环境中，思考并探讨社会变革对档案理论与实践的影响，以及作为一位档案学者的专业应对。他强烈呼吁“我们需要想方设法把自我满足的封闭的档案界转变成为与当代社会同步、对社会有益、并具有活力的档案界，否则的话，我们就会在数字时代变成毫无用处的化石”。[13]
在库克的档案学中，我们可以看出他对社会变革及其专业影响的深刻认识。在提出后保管模式时，他指出：“在档案论述中出现的这种‘后保管’不仅反映了档案论述的自身发展，而且反映了上个世纪以来文件形成和文件保管现实的深刻变化……这些（变化）起因于国家概念的演变以及国家与其公民的相互作用的变化，公民对国家档案机构和全民集体记忆性质期望的变化，组织结构的根本变化和随之出现的‘后韦伯组织理论与实践’，现代文件的巨大数量和丰富载体，计算机和通讯新技术，政府和公民对信息的新利用以及在利用上的新限制，社会学理论和哲学从现代主义向后现代主义的广泛变化。因此，在档案思想中即将出现的‘后保管’模式，不仅仅是因为电子文件带来了困难。”[14]
正是由于在社会变革中思考和把握档案现象，所以库克的档案观由静态走向动态，由实体走向建构，档案工作者的作用由中立走向中介。“库克认为，后现代社会，档案学的变化核心是：档案不再被视为静态的实体，而是一种动态的、虚拟的概念；档案不再是人类活动的被动产物，而是个人或组织所从事的社会活动的积极体现；档案不再产生于稳定的、垂直的行政体系中，而是产生于现代网络中那种动态的平衡的体制。”[15]库克由此也深刻体会到各种社会因素在档案学、档案记忆留存中产生的作用。“以前普遍被认为是客观、公正、无私的东西，人们开始认识到其主观成分”；“任何科学对于其内容、方法和人员的选择，所接受的标准，失败的原因无不反映了现实的需要和利益，无不体现了更深层次社会的、语言的、意识形态的、性别的、情感模式和权力的斗争”。[16]在论述档案记忆的构建时，库克特别谈到权力对档案记忆的影响。“嵌入在档案馆和档案中的权力关系尤为重要”，“档案馆有权优化或是边缘化，它们既可以是特权的工具也可以是反抗的工具，它们既反映权力关系，又包含权力关系”；“所有这些因素都意味着有些人能够创建和保护档案，而另一些人则不能”，[17]如此等等。看到各种社会因素对档案学、档案记忆的影响，不仅为档案学融入更多的学术元素，增强其时代生命力；也使我们对档案记忆的分析更好地与社会融合，在社会中把握档案记忆的理论意义和现实价值。
自库克的档案记忆观引入以来，档案记忆研究已成为档案学理论的新增点。学者们围绕档案的社会记忆属性，档案与社会记忆的传承、建构和控制，档案与国家、民族认同，数字档案资源建设与国家记忆建构，档案记忆研究的学术坐标和研究纲领等问题，发表了一批学术成果。截止到2013年12月，在CNKI数据库中，题目直接标明“档案记忆”的论文计29篇；在题目标明“社会记忆”的论文中，档案学成果约占30%。在国内学术交流、科研项目立项、研究生毕业论文选题中，档案记忆也备受瞩目。2000年以来，中国人民大学信息资源管理学院、上海大学图情档系、四川大学历史文化学院、南昌大学人文学院等都曾举办过以档案记忆为主题的学术论坛、学术讲座；至2014年，已有4项相关课题列入国家社科基金项目。如果说1997年，库克引导中国档案学研究“走进记忆之门”，那么现在可以说档案记忆研究已“登堂入室”，在社会记忆研究中确立了自己的位置，并已成为档案学的一种新范式。
不仅如此，由我国档案部门发起实施的“城市记忆工程”实践项目也有声有色地开展起来。2002年以来，在青岛市档案局馆的示范带动下，北京、上海、天津、重庆、武汉、广州、沈阳、太原、长沙、福州等一些大中城市档案部门相继规划实施城市记忆工程，从自发走向自觉，已成为“传承与建构社会记忆的亮点工程”，并正在向“国家记忆工程”、“城乡记忆工程”、“乡村记忆工程”、“数字记忆工程”拓展，为档案工作的实践创新提供了探索方向，更为档案记忆研究提供了实践载体和理论场域。或许如库克所言，“这些以‘记忆’概念为中心的档案关注点”，“反映出越来越多像我这样的档案工作者一直在探索后现代革命对于档案行业的社会使命的意义”。[18]
特里・库克的档案记忆思想对档案记忆建构的理论与实践、档案在社会记忆建构中的功能与价值，以及在社会变革中思考档案学发展等都具有巨大的启发意义。虽然他的档案记忆思想还未能形成丰富的体系，留下一些遗憾，但或许正是这种缺憾，能留给后来者更大的创新空间。哲人其萎，我辈奋之！
参考文献：
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兼顾公平与效益的工作理念效率至上的原则一直处于行政学研究核心地位，直到公共管理变革开始，将公平提到了与效率等高的地位，也正因为如此，公平与效率之间的争论始终未有结论。公共管理理论突出回应性、公众利益、公众参与，与档案管理工作为社会服务的理念如出一辙，若要兼顾效率与公平，无论在理论与实践中，都缺乏可操作性。档案管理的效率是管理收益与管理成本之比，即用最小的投入（包括人力资源与物质资源）完成与档案相关的各项工作，并取得利用成果的最大收益。档案管理收益包括工作效益、经济效益、社会效益。档案管理公平的理念体现自由、平等、正义、参与、评估原则。在公平面前，公众与国家平等地享受档案利用的权利，转变档案服务于政治、经济为服务于社会的价值取向，效益公平讲求权衡社会效益、经济效益、工作效益；利用主体公平要兼顾组织与个人、中国人与外国人，特别注重对弱势群体档案利用的公平性；利用客体公平要合理划定保密年限及开放范围。在公平的理念下保证该开放的档案资源及时开放，方便各类型利用者的利用，发挥档案资源的社会效益与经济效益。档案馆是服务性质的机构，服务对象为社会组织或个人，所体现的社会效益高于经济效益，这一先天优势有利于档案馆在效率与公平的钟摆上站稳脚尖，档案的公平服务不仅有利于消除信息鸿沟及信息不对称的现象，档案资源的公平利用、共享服务更能够降低由于贫富差距、种族矛盾所引起的社会动荡危机。
公共管理视阈下档案管理的理性化路径
公共管理提出顾客导向的发展战略，是对官僚体制的补充与完善，公共管理理论要秉承官僚体制的合理性，并创新建立在顾客满意基础上的理性化。档案管理在追寻以利用者为导向的服务路径时，必须兼顾效率与公平，基于此，一套完备的理性化管理体制便应运而生。现代化的理性管理体制，以制度为根基，以机制为支撑，以文化为基调，制度是外化的纲领性文件，机制是内在的协调性准则，文化是自觉遵守的规范。只有理性化的服务路径，才能保证档案管理理念的实现。加强档案管理制度化建设制度建立的目的并不是使制度执行者实行强制性的统一，而是合目的性与合规律性的统一。制度的制定主体、执行主体、责任主体、受益主体、受控主体等相关主体都是人，也就是说，制度的根本作用是促进人的全面发展、划定人的职、权、责、利。“制度的功效能否满足社会的要求,一个重要的方面便取决于制度本身的程序设定。程序设定科学、有效,制度功效满足社会需要的程度自然会高一些,否则,制度的合法性便面临危机。”[2]制度作为工具理性的具体表现形式，其功能的实现必须建立在价值理性的基础上，公共管理理念下的档案管理制度程序的设定必然要以满足人的发展为前提，这也是档案管理工作制度构建的价值取向。档案工作制度以《中华人民共和国档案法》为根本，以法规为主体，以规章为补充，建立档案管理工作的标准，加强制度监管，保证相关权利人按照章程行事，正确把握个体职、责、权、利的尺度，强化自身的责任意识，更好地适应公共管理的需要。完善档案管理与服务机制“机制指维系各对象之间有效运作的准则，着眼于在不同对象之间建立有机联系，使之有效互动，以期建立对象间的合理关系。”[3]公共管理以顾客为导向，以公众利益为先导，因此公共管理视阈下的档案管理机制，除竞争、奖惩等老生常谈的管理机制外，责任机制是档案管理中最为重要的，同时也是目前档案管理所欠缺的。责任机制是内在的驱动力，是制度有效执行的保障，责任机制是责任主体与其履行相应职责，并对此做出客观评价以及评价基础上的职、权、责、利之间建立起的内在有机联系。责任机制的外显形式包括岗位目标责任制、责任评估与责任追究。岗位目标责任制以科学、合理的分工为基础，明确的责任分工，不仅能使管理目标按时按质按量，甚至是超额完成，而且能使责任主体认识到工作中的不足，及时调整，发挥主观创造性。责任评估，也是绩效考核的重要组成部分，是根据既定的目标及标准对责任主体所做工作的进行鉴定与评价的活动，评估机制的建立要全面考虑眼前的及长远的利益，把握量变与质变的关系。责任追究建立在责任评估基础上，根据评估的结果给予相应的奖励或惩罚，其最终目的并不是奖与惩，而是通过问责激发责任主体的潜在意识，更好地履行各自的岗位职责。我国档案工作的评估主体大多是政府机关及档案行政部门，评估标准以制度规范为主，这对于公共管理视阈下的档案管理来说显然是滞后的、缺乏灵活性的，以目标为评估标准，加强自我评估、社会评估、媒体评估是保证机制有效发挥的途径。营造档案管理文化氛围档案管理文化从广义上讲，既包括档案管理的环境、制度、设备实施、人员、氛围等与实体保管相关的资源，还包括档案管理所创造的成果及价值等信息资源。档案是信息资源的源头与基础，档案所创造的成果虽然是滞后的、隐性的、难以量化的，但也是丰富的、创造性的、不可或缺的。在公共管理改革之际，为档案工作发展带来了机遇，党和国家对档案资源的重视度明显提升，摆脱了档案为政府独享物的囚笼。借此契机，加大资源接收力度，扩大档案利用范围，简化档案利用手续，使更多人全方位了解档案及档案工作，更好地发挥档案的文化价值。档案文化价值的体现不能脱离档案管理文化，必要的资金投入、必备的设备设施是基础，良好的互动学习氛围是关键，制度建设是保障，人是档案管理文化价值体现的核心。创建适合档案管理者工作、学习、交流、共享的文化环境，加强职业道德教育培训，建立专家、学者、实践工作者互动的平台，还要特别注重建立档案工作者与利用者的沟通渠道，以及档案管理与社会发展之间的内在联系。
档案鉴定标准是档案鉴定工作的关键环节，而明确影响鉴定标准的因素是正确制定鉴定标准，作好鉴定工作的重要依据和出发点。长期以来，我国对影响档案鉴定标准的因素研究颇深，例如：文件的内容、文件的来源以及社会需求等方面都已达成共识，但保管费用因素却是近些年来才提到的，并且随着市场经济的发展它在档案鉴定诸因素中的地位愈来愈重要，重视和加强对保管费用因素的研究有着重要的意义。
一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系
众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。①由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素，若是两种材料包含基本相同的信息，则保存体积较小的，它可以节省库房面积。同时，若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时，亦只能忍痛割爱。
二、保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素
鉴定标准是人们在鉴定活动中应用于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物，它是档案工作人员在长期的理论研究和实践工作中总结出来的历史性结论。因此，它是随着社会的发展而不断完善的，它的内容是客观的。长期以来，国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究，并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展，档案数量的急剧增长，保存档案的物质条件虽然有很大改善但仍显得力不从心，这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时，考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论，这是对谢伦伯格鉴定思想的进一步发扬。早在50年代，谢伦伯格就认为，任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。社会用于保管的能力毕竟是有限的。因此，美国档案学者菲利普·鲍尔提出：“价值一定要同费用放在一起权衡”。他指出：“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。”②在国内，有许多档案学者也提出了同样的观点。《档案工作基本知识》、《档案管理学基础》的作者陈兆??、和宝荣教授根据实际工作的经验教训提出了必须研究保存效益的观点。冯惠玲教授亦认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久。”③
由此看来，保管费用因素是确定档案鉴定原则和标准的重要因素，它体现了档案保管必须注重效益的指导思想，这是一种客观必然要求所致。但有人认为，保管费用作为鉴定的系数之一，会影响鉴定工作的客观性，使鉴定标准受到经济市场的影响。其实，鉴定本质上是解决档案数量的无限增长性与人类有限的保存能力之间的矛盾，这个矛盾的最终解决体现的将是档案管理的效益问题，包括社会效益和经济效益两部分。其中，社会效益在鉴定标准中主要是在档案内容属性标准及主客体需要标准中体现。但是作为经济效益方面在前两者中无法体现，所以，要想完整地体现档案管理的效益必须使用反映量化经济效益的保管费用因素，来作为衡量的客观标准，这不但不会影响鉴定工作的客观性，相反，它是确定档案保管价值的最客观的标准，它是完整的判定档案价值标准中的不可分割的一部分。特别是对我国这样的发展中国家而言，用量化的标准确切地体现经济效益不仅是一种社会发展的必然，而且具有很大的现实意义。认识到这一点，对档案鉴定理论是一种丰富，同时，对目前经济转型时期的档案工作解决一些实际性的问题将起到不可忽视的依据作用。
三、重视费用因素将效益标准贯彻到档案鉴定中的对策
1转变观念，坚持经济效益与社会效益的辩证统一。人们将档案作为信息存储、保管和提供利用，这个过程本身就是为了追求某种效益，所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失，那么保管档案就变成了无效劳动。当然，这种效益中包括社会效益和经济效益两方面。所谓以最小的投入达到最大的产出，自然包含着那些可能是潜在的、间接的但又是非常重要的社会效益，同时，现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性，也是一个不容忽视的问题，因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献，又可为档案部门的投资提供依据。特别是在市场经济发展的今天，在档案部门财力有限，库房内又存诸多无须保存档案的状况下，更需转变原有的只重视社会效益而忽视经济效益的观念和作法，从总体上考察档案管理活动在经济上的合理性，重视保管费用因素对效益的影响，切实将其贯彻到鉴定工作中去，这对目前档案工作中优化馆藏提高效益具有重要的意义。
2加强档案鉴定理论的研究，使其更有利于指导实践。由于效益因素在档案管理中的重要性和客观性，它应该在档案的鉴定依据——鉴定标准中体现出来，即鉴定档案的标准除了档案属性标准、主客体需要标准，还应有效益标准，以此来作为鉴定档案价值时衡量费用因素的理论依据。此外，档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准，并在制订细则时考虑到保管费用因素，如可修改现有保管期限表，将保管期限的划分进一步细分为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等，在确定该文件究竟该保存多久时，应将费用因素考虑进去，这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰，使其更具有科学性，更能体现效益因素。
3完善鉴定组织和方法，提高管理效益。解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即应在各级档案机构中成立档案鉴定机构，由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成，专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作，以保证档案始终处于被选择的状态中，从而提高管理效益。另外，鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。定性分析法是运用自身特定的概念系统、特定的理性和规律从抽象思维中概括出来，它有利于对档案价值社会效益的评价。而定量分析法则是用数理方法或计量方法来体现成本／效益、功能／费用的关系，从而有利于档案价值经济效益的评价。当然，在采用定量方法中会遇到许多困难，它毕竟不同于质能系统，档案作为信息本身的统计也不同于物质和能量，有时信息的投入与产出难以用确定的量来表达，这是由信息和信息活动带有极大的不确定性和模糊性因而很难确
定计量单位和评价标准造成的。④因此，建议两种方法结合起来使用，例如对科技档案或专门档案的价值的评定用定量分析法比较准确，当评定文书档案或党政档案时用定性分析法。在评价效益的过程中运用定性分析得出的结论可以指导定量分析，运用定量分析得出的数量指标可以为定性分析提供基础和进一步的证明，以引起有关部门和档案管理部门的重视，从而提高其效益意识，减少投入增加产出。
①转引自韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》1版，83－84页，中国人民大学出版社，1995年。
②转引自美国档案工作者协会《档案工作的理论与方法》，1版，23页，档案出版社，1998年。
[关键词]档案管理；现代化；讨论
中图分类号：G327 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0209-01
档案管理工作是一项非常重要的管理内容，其在企业的发展过程中发挥着非常重要的作用，在传统的档案管理模式的基础上，应用现代化的管理方法及管理模式实现档案管理工作的现代化，是时展的必然需求，同时是档案行业实现自身的突破与发展的需要，本文就主要对档案管理的现代化进行简单分析探讨。
一、 档案管理现代化的意义
随着社会经济的发展，各项技术都取得了进步与发展，各个行业都在科技的带动下取得了一定的突破与进展，新时期发展背景下，档案管理行业想要实现科学、高效的发展，就需要在时展过程中，不断的完善自己，实现现代化发展，这样才能保证在激烈的市场竞争中保持较强的竞争力水平，同时，档案管理工作实现现代化发展也是时展的需求，现代社会中各个行业都在高科技水平下快速发展，如果档案管理行业不能实现自身管理模式及管理方法的转变，积极应用现代化的管理方式，那么其就难以跟上时代的发展脚步，容易与时代的发展脱轨，难以实现良好的发展前景，由此可见，现代社会中，实现档案管理工作的现代化是非常必要的。
二、 档案管理现代化的主要内容
档案管理现代化是一个动态的、发展的、相对的概念，社会发展过程中，不同时期，对于档案管理现代化的内容要求具有一定的差别，现代社会的档案管理，从内容上来讲，主要包括这样几方面的内容：档案管理标准化、档案管理手段的现代化、档案保护的现代化、档案资源的信息化，下面就对这几方面的内容进行简单分析。
1、 档案管理的标准化
档案管理工作中，要想实现现代化管理，其基础就是要实现其管理工作的标准化，这主要是由于在档案现代化管理工作中，要建立在广泛协作、严密分工、先进技术的基础之上，在实际的档案管理工作中，要想实现其标准化的管理，应该根据实际的管理需求，制定出严格的标准与规范，并要在实际工作中积极贯彻相关的标准与规范，使得相关的分工协作及技术应用能够遵循统一的标准与依据，最终实现档案管理工作中各相工作的有机联系与统一，并在相关的管理模式之下取得较好的经济效益。
2、 档案管理手段的现代化
要想实现档案管理工作的现代化，就需要在现有基础上，应用各种有效的现代化管理手段，这主要包含理论手段与技术手段两方面的内容，首先对其现代化的理论手段进行简单分析，这主要是指实现档案管理方法理论的现代化以及其应用层面的现代化，在档案管理过程中，要积极的学习与借鉴已经发展成熟的现代化管理方法及管理理论，并结合自身的档案管理需求，在档案管理实践中不断的提升自己，最终形成具有自身特色的档案管理现代化理论体系。另一方面，要积极的将现代化先进技术手段应用于档案管理工作中，在实际的档案管理现代化实践中，要能够积极应用现代社会中的先进技术设备、技术手段及技术成果，最终高效、全面的实现档案管理的自动化与专业化。
3、 档案保护的现代化
传统概念上的档案保护现代化通常指的是：实现档案载体保管保护、档案管理设施、档案库房等的现代化，随着各种先进科学技术的快速发展与广泛应用，现代化信息技术及新型存储介质快速发展，档案信息的载体也表现出多样化的发展趋势，声像档案、电子档案、机读档案等信息的档案载体不断应用于档案信息管理工作中，与传统的档案信息存储方式相比，新型档案载体在档案信息的记录与存储工作中，更加的高效、全面与方便，这也对档案保护现代化提出了更高的要求，相关的档案管理部门应该在现有技术上，对新型档案的存储及管理方式进行深入的研究，应用各种有效的保护方式，实现档案保护的现代化。
4、 档案资源的信息化
现代社会已经步入信息化时代，在这种大的时代背景之下，各行各业的发展都开始以信息化发展作为主导，先进的信息化技术在社会及国民经济的发展过程中取得了越来越广泛的应用，档案管理工作中，应用各种高科技信息技术，实现其信息化发展是非常必要的，这就需要在实际的档案管理工作中，应用科技化的手段对档案管理程序及相关的档案资源进行信息系统加工，使其能够在计算机网络中实现整体的传输与运转，最终能够有效的实现档案管理资源的开发利用与合理配置，这对于档案信息资源共享程度的提升具有非常重要的作用。
三、 档案管理现代化的相关要求
1、 加强档案馆基础工作的管理
档案馆基础工作的有效管理是实现档案管理现代化的基础条件与基本保障，这就需要在实际的管理工作中，依据档案馆的运行特点及实际需求，全面、细致的做好其各项基础工作，这对于档案管理现代化的顺利开展具有积极的作用。
2、 实现档案馆管理的现代化
实现档案馆管理的现代化，首先需要实现其管理思想的现代化，这就需要在思想上改变档案管理人员对于现代化概念的认识，并要要求所有管理人员以勇于改革、更新观念、认清形势的思想作风开展档案管理工作，并要在实际的工作中不断的探索新的管理途径与管理模式。
3、 对不同内容、不同载体的材料进行妥善管理
现代社会中，档案馆中各种档案信息的种类多种多样，其材料载体也是多种多样的，除了传统的纸质档案，还有磁盘、录音磁带、录像带、照片等各种不同种类、不同载体的档案信息，这就需要相关的管理人员在实际的管理工作中，应用合适的管理方法，保证其管理水平的提升。
4、 实现管理手段及保管条件的现代化
在档案现代化管理中，对于管理手段及保管条件具有较高的要求，这就需要在实际的管理工作中，对档案库房的温湿度进行有效控制，并要保证档案载体材料的微小化、现代化，并要能够应用计算机等实现存储信息的检索，这对于档案管理的现代化发展是非常必要的。
结束语
随着社会市场经济的发展，档案管理工作中，实现其现代化发展是非常必要的，本文就主要对档案管理现代化的意义、内容及相关要求进行了简单分析，对于档案管理的现代化发展具有一定的参考价值。
参考文献
[关键词]档案整理时间；档案内容信息；虚拟整理；元数据
从档案信息内容的开发和利用工作上可以看出，档案管理工作的发展历程经历了多个不同的阶段，主要是由于社会发展的时期不同，社会现状也存在着明显的差异。档案管理工作的内涵不同，所以，档案管理的理论和实践就有所不同。可见，对档案信息以及档案管理工作进行研究，需要追根溯源，从不同的角度来对其进行了解，这样才能保证档案信息工作的科学性和合理性。
一、我国档案整理实践与理论的演变过程
纵观我国档案管理工作的历史，主要可以分成三个重要的阶段，首先是中华人民共和国成立到1980年左右为第一个阶段，这一阶段的档案管理工作主要是以手工整理为主，档案管理工作还属于按部就班，具有一定的保存载体，工作人员的工作内容就是对这些档案信息进行保管。档案信息的公开程度不是很发达，导致公众对于档案信息的了解程度甚少。但是这一阶段的档案管理工作却做到了对档案信息实体加强保护力度，一些档案信息还保存完整，很少遭到破坏。经过多年的改进和研究，档案信息的管理工作也在逐渐完善，档案信息管理工作也朝着更加先进更加开放的方向发展。但是从整体来看，这一阶段的档案管理工作主要是以信息的开发和管理为工作的重点。其次，从20世纪80年代到90年代中期为档案管理的第二阶段。这一阶段的档案工作和第一阶段相比较存在着明显的区别，进步程度较大。其中最为明显的特点就是采用了计算机技术等先进的手段来进行管理，出现了电子档案。因此，档案的保存类型也呈现出一定的多样性，其中包括内容信息，信息结构以及档案的载体信息等都有所改变。为了便于管理，信息载体除了纸张之外，还包括照片、光盘等等。可见，档案信息的多样性和现代化得到了实现。在这一阶段出现了档案实体整理和档案信息整理并存的阶段，所以，这一阶段的档案管理工作给档案管理工作人员提出了更大的难题。所以，档案管理工作的重点应该是保证档案信息的真实性和准确性。这样才能提升档案信息的利用率，增强其服务水平。第三，从20世纪90年代到现如今，档案管理工作由具体的实体保存和信息的开发逐渐转入了档案信息虚拟整理和保存的时代。档案信息的这一特点主要是和现如今的计算机系统以及网络的形成和发展有着直接的关系，电子文件的数量逐渐增加，档案管理的理论和实践都出现了明显的变化。计算机技术、多媒体技术以及数据库技术等逐渐成为档案管理工作的重要工具，这一阶段的档案管理工作已经实现了现代化的发展趋势。
二、“虚拟整理”技术的产生促进了档案内容信息开发利用的发展
（一）适应了电子档案整理的需求
电子文件的出现，计算机让档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的可能和权力。具体地讲，电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的，究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置，是由计算机自己决定的，计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法。在电子文件整理过程中，虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址，但能根据文件之间所存在的客观历史联系，通过对文件的排序，反映档案之间的历史联系。这种虚拟整理方法，它是以文件的历史联系为依据，对文件进行的非实体排列，仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术。
电子文件“虚拟整理”技术出现后，档案界很快地出现了虚拟立卷的技术。具体地说，电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体，而是电子文件信息。它并不是组成案卷实体，而是虚拟立卷，并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件。具体做法：由业务承办人对社会实践中形成的电子文件的主要内容进行分析，并以此事的主题为名在电子系统中创建一个“文件夹”；给“文件夹”一个惟一的流水号，以便“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排列；文件形成或收到时，通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”中。至此，电子文件的虚拟案卷便形成了，这叫虚拟立卷。但是计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的关系，这是未必准确的。
（二）对纸质档案也能进行辅助整理
在档案的传统整理中，由于文件实体的限制，只能保留档案间的一维历史联系。“虚拟整理”技术的提出，使得纸质档案在计算机及其技术的辅助下，也能实现多维的整理。计算机辅助整理是在不破坏实体排序的基础上，通过对文件材料历史特征进行著录，按照不同的原则对纸质档案的历史特征进行多维的排序，形成档案历史联系的多维信息系统，以达到更全面地记录纸质档案间历史联系的目的。
这个系统的核心任务就是利用计算机技术、运用历史性原则中的来源原则、事由原则以及时间原则对案卷、全宗的历史特征进行整理，使在传统手工整理中不能体现的历史联系得到完整的记录。
（三）使元数据技术得到相应利用
元数据不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性，而且能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用，在达到信息整序的同时建立检索系统，实现智能控制，保持电子文件的有机联系。可见，在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要。
三、抓住时机，做好档案内容信息的开发利用
我国的档案管理活动经过漫长的发展、演变，终于成长为一种担负着较大的社会使命、有一定的社会影响力的职业。但是，职业的发展也不是一帆风顺的，更是面临着严峻的挑战，需要通过增强档案职业的社会使命感，加强档案职业的教育和培训，全面提高档案从业人员的职业能力等方面来对档案职业进行重新定位。现在我们已经跨入一个崭新的电子时代，无疑需要档案人员与时俱进，面对电子文件的挑战，如果我们在理论上能做出科学可行的回应，那么我们就可能抓住了这个绝妙的时机，来提高我们的地位。
四、总结
综上所述，档案信息内容的开发和利用逐渐成为现如今档案管理工作进行的重点。档案管理工作在发展的过程中，呈现出不同的阶段和特点，但是每一个时期都是以档案时间和理论的基本内容作为前提，档案内容信息的开发和利用工作也应该符合社会发展的趋势，同时还应该根据社会的发展现状来进行探讨和分析。只有这样才能从根本上促进我国档案管理工作的长足发展。
参考文献
