档案术语定义的逻辑学要求
要给概念下一个正确定义，除了必须具备被定义概念所涉及的具体科学知识，还必须遵循定义规则。形式逻辑对概念定义提出了诸多要求，只有把被定义概念所涉及的具体科学知识和定义的逻辑规则结合起来，才能给概念做出正确定义。档案术语定义同样应该符合逻辑学关于概念定义的要求。
形式逻辑首先要求定义要适度，要紧扣概念外延，定义项的外延和被定义项的外延必须完全相同，不可过宽或过窄。DA／T 1-2000关于“档案管理”这样定义：“档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。”除了收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，档案编目和检索也是档案管理活动中的一项内容，但“档案管理”的定义却没有对这一环节进行反映。
其次，定义项不能直接或简洁地包含被定义项，不能循环定义。DA／T 1-2000对于原件和复制件分别这样定义：原件——“最初产生的区别于复制件的原始文件。”复制件——“与原件内容相同的复制品。”定义“原件”时使用了“复制件”的概念，定义“复制件”又要通过“原件”来解释，这是比较典型的循环定义。
再次，在“属+种差”形式的概念定义中，种差需要明确所定义概念与其他并列概念区别开来的区别特征。DA／T1-2000中，6.11条“目录”的定义中明确指出目录是“由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序排列的档案检索工具”。6.11.1“案卷目录”、6.11.2“卷内文件目录”、6.11.3“案卷文件目录”、6.11.4“分类目录”等是档案目录的不同类型，其属概念是“目录”。但这些术语的定义中都采用了“按照……以一定次序编排而成的一种档案目录”的形式，“以一定次序编排”是目录的基本特征，其下位概念自然包含这种特征，不需要在下位概念的定义中进行重申。
此外，定义规则建议在内涵定义中一般不要使用否定形式。在内涵定义中使用否定，通常可以说明被定义项所反映的概念不具有某种属性，而没有说明被定义项具有什么特殊属性，不利于概念内涵的揭示。DA／T 1-2000就存在这样的定义形式，如自由标引——“不用主题词等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引”。虽然该定义可以反映概念“不用主题词等控制工具进行标引”的属性，但在可能的情况下还是应该探讨不使用否定形式定义的可能。
档案术语定义的语言学要求
定义还应该遵循语言学的规则，这是科学定义的最基本要求。符合语法是档案术语定义的最低要求。DA／T 1-2000的“鉴定”术语定义为“判定档案真伪和价值的过程。”对其进行语法分析，可以将其分解为“判定档案真伪的过程”和“判定档案价值的过程”两个句子。判定即为判断和推定，真伪是可以被判定的，但是价值是档案本身就具有的，它不应该被判定，而应该被区分，此定义改为“鉴别档案真伪和区分档案价值的过程”，似乎比标准中的定义更为妥当。同样，“档案工作”的定义一“管理档案和档案事业的活动”可以分解为“管理档案的活动”和“管理档案事业的活动”，但是根据汉语语法我们很少说管理某项事业，应该寻找更为恰当的描述方式。再如“收集”、“归档”、“移交”、“征集”、“寄存”等术语，其属概念有的为“行为”、有的为“过程”、有的为“活动”，行为、过程、活动三者之间的区别是什么?不同词语的选择是否准确揭示了被定义项的属概念?还需要对此进行认真分析。
此外，定义要尽量采用科学语言。为了清楚地揭示被定义概念的内涵和外延，必须用科学术语给概念下定义，不能使用含混不清的概念，也不能轻易地使用俗语及日常用语。DA／T 1-2000中对于“文稿”这样定义——“文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。”何谓“稿子”?“稿子”的内涵和外延是什么?使用这样一个含混不清的概念来定义文稿，不利于人们对文稿概念的明确。再如，“联合全宗”的定义——“由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体”，其中“对待”一词过于口语，使用“管理”似乎更为准确。
当然，这是笔者从挑毛病的角度对DA／T 1-2000的语法问题进行的剖析，关于语法问题的争论本身就有很大的探讨空间，在这里提出以上实例的目的就是想说明语言规范对于术语定义的重要意义。
档案术语定义及术语选择的术语学要求
定义的表述是术语学重要研究内容，由于术语自身特点及使用目的，它对术语定义提出了诸多要求，对档案术语进行定义应该建立在对术语学的基本原理和相关概念充分理解和掌握的基础之上。
1 优先术语与许用术语
从级别上，术语可以分为优先术语、许用术语和拒用术语三个等级。其中优先术语是指某概念的诸术语中作为第一选择的术语。根据《GB／T 2001标准编写规则第1部分：术语》的规定，概念的缩略形式和完整形式都可以作为许用术语，但只能选择一个作为优先术语。优先术语应选择领域内被普遍认可和广泛接受的词汇，这样既有利于保持词汇使用的历史习惯，又有利于术语的推广应用。档案工作基本术语中就存在优先术语选择不够理想的情况。档案基本门类分为文书档案、专门档案和科技档案。科技档案是科学技术档案的缩略形式，但在档案工作实践中人们往往不说“科学技术档案”，而以“科技档案”简而代之。笔者搜索了大量专业文献，发现档案理论界中也较少见到“科学技术档案”的说法，大多数情况下该概念都被称为“科技档案”。因此，该概念的优先术语应为“科技档案”，“科学技术档案”可以怍为许用术语存在。DA／T 1-2000给出的优先术语却是“科学技术档案”，标准编制十余年来该术语被认可的程度和使用频率远远不如“科技档案”这一指称。
2 单义性
单义性是术语学对于术语选择提出基本要求，指在一个学科领域中，一个术语只表述一个概念，同一概念只用同一个
术语来表述，不能有歧义。单义性原则要求术语工作中应尽量避免同义术语、同音术语、多义术语的出现，这类术语极易造成交流上的困惑。DA／T 1-2000中第8.17条“加湿”即为典型多义术语，标准对于该术语给出两个定义(a增加档案库房内相对湿度的方法；b将过于干燥和易碎文件放在蒸汽室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法)，表达了两个概念，这必然会给档案领域的业务交流带来一定困扰。虽然“加湿”这个术语演变为多义术语有很多客观原因，对其进行指称的分离存在一定困难，但单义性依然是术语标准化和规范化的追求目标。
3 系统性
在由若干个定义组成的定义系统中，各个定义之间存在着彼此相互联系的性质，这就是定义的系统性。定义的系统性源于概念的系统性，在同一领域中，概念和概念之间存在着密切的逻辑联系。一般情况下，定义应体现概念之间的这种关系，术语学认为术语定义的优选结构是：定义＝上位概念+用于区分所定义的概念同其他并列概念间的区别特征。这样概念的属种关系、并列关系等能够得到很好的体现。DA／T 1-2000中的大部分定义体现了概念的系统性，有利于使用者对档案学宏观的概念体系进行掌握。如，“人名索引”、“地名索引”、“文号索引”等术语采取了相同的定义形式，以“档案索引”作为共同的上位概念，通过索引所建立的依据的不同体现三种索引之间的区别特征，这样就很好地体现了“人名索引”、“地名索引”、“文号索引”之间的并列关系，以及于“索引”这一概念的属种关系。
4 简明性
简明性是术语标准定义的基本撰写要求，包括“除指明上位概念外，只需写明区别特征”；不应采用“用于描述……的术语”、“表示……的术语”的说明形式，一般不以专指性的词语开始，如“该”、“即”、“指”等；除非必要，不包含解释说明性的文字等，简明性要求有利于术语的使用和推广。DA／T 1-2000关于卷内文件目录是这样定义的——“登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前”。排列在卷内文件之前并不是卷内文件目录区别于其他表格的本质特征，这一句似有多余。关于“适宜性原则”，DA／T 1-2000定义如下——“档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。”这个定义指明了适宜性原则的地位和要求，但从形式上看不符合术语定义的简明性原则。存在同样问题的还有“相似性原则”、“可进性原则”“卷内文件备考表”等术语。可见DA／T 1-2000对于术语定义的简明性原则没有给予足够的重视。
5 协调性
（一）实物档案归档意识不强，管理状况明显滞后于其它类别的档案。由于人们对实物档案的重要性不甚了解，缺乏应有的归档意识，致使许多有保存价值的实物散落在各个部门，有的甚至丢失或损毁，严重影响了实物档案的齐全完整，给综合利用留下一定的空白点。实物档案由于其产生时间的不确定，难以形成规律性，具有相对的不可预见性。加之实物档案形成部门归档意识较为薄弱，相关规章制度不健全，信息渠道相对不畅通，直接导致实物档案延时归档，使其收集范围的齐全与完整难以有效保障。
（二）实物档案的价值体现不足，利用效果不明显。由于实物档案的利用部门相对集中，多数人不了解甚至还不知道有这样一类档案，所以实物档案的利用率较其他档案来说相对就偏低一些，其有效价值也未能充分体现出来，实物档案的历史记录性、凭证作用也没有真正发挥出来。
（三）实物档案的保管条件不符合要求，库房容量严重不足。由于实物档案不同于其它类别的档案，它主要由奖牌、奖状、奖杯、证书、锦旗等形态各异、大小不同的实物组成，是不能出现叠加堆放或挤压碰撞等情况的。由于一些单位对实物档案管理不够重视，没有专门的库房去存放，因此造成收集来的实物档案难以按管理标准摆放，严重影响了实物档案管理与利用。
（四）文物成为档案是有条件的。只有那些铸刻了文字符号，从而记录了特定社会生活内容的文物才是档案。譬如金石档案，所以被认可为档案，理由不在文物本身，而在文物上的文字。这些文字实际上形成了一种文件，是铸造或刻写在实物上的特殊文件。而文物本身则是文字这种载体的载体。因此，文物成为档案，其实质并不是实物成为档案，而是附着于实物上的文字材料成为档案。同时，把实物作为档案是不符合档案自身的发展规律的。如果将实物纳入档案管理范围，那就只会是扩大管理空间，降低管理效益。
（五）“实物档案”这一概念的出现，违背逻辑学原理，是种，属概念的混淆。因为，“档案”是属概念，“实物档案”是种概念。从种、属概念的外延关系来看，每一个种概念的外延都完全被包含在它的属概念的外延之中，属概念的外延比它的每个种概念的外延要大。而作为种概念的“实物档案”的外延却比作为属概念的“档案”的处延大。“档案”的外延只包括有原始记录的实物，上面没有原始记录的实物，就不属于档案范畴。
从实物档案的管理现状分析可以看到企业实物档案存在的诸多问题，阻碍了实物档案管理水平的提升，严重限制了实物档案价值体现。企业只有下大气力不断加强实物档案的收集与管理，使实物档案工作逐步步入制度化、规范化的建设轨道，才能更好地体现实物档案的查考价值。
（一）加强收集工作，提高全员归档意识。建立健全企业的实物档案管理制度，把实物档案明确纳入收集范围，加强与相关单位的沟通，及时了解可能产生实物档案的有关动向，积极采取年度收集与随时收集相结合的方法，允许获奖单位临时摆放，但要定期移交到档案管理部门。档案管理部门要认真做好实物档案的管理工作，增强工作的主动性和责任心，加强宣传力度，全方位提高员工的归档意识，以确保实物档案能够及时完整的收集归档。
（二）拓展利用途径，体现档案价值。做好实物档案的利用工作不仅可以发挥档案的原始记录性作用，还可以通过实物档案的展示，充分体现处实物档案与企业文化之间的密切关系。在满足实物档案正常的利用需求外，还可以结合本单位的实际情况举办专题性展览，有条件的单位还可以建立企业荣誉展厅。档案部门也可以充分利用多媒体技术与实物相结合的途径，以播放、展览等多种方式来宣传、展示反映企业在生产经营过程中所取得的重大成果，为企业员工提供一个全面了解企业的动态平台，从不同的方面、不同的角度彰显企业的实力。
关键词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析
1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况
档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网），表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用，还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。
2 档案数字化的概念
国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。
国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]
之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]
对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别。
3 数字化档案的概念
国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。
国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]
对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的。
4 数字档案的概念
国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。
国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]
何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]
对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。
5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考
5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。
所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。
档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。
档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。
档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。
5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。
数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。
而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。
对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。
那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。
5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案），数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。
数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。
参考文献：
[1]李筱春.手段 途径 结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界，2002（3）.
[2]屠跃明，翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界，2012（14）
[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文，2005.
[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会，2002：7.
[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文，2009：6.
[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005（6）.
[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会，2007：6.
[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源，2011（5）.
[9]档案学词典[M].上海：上海辞书出版社，1994，360-361.
一、概念选择
笔者收集的部分地方管理规定中，对社会保险档案概念有三种解读，即社会保险机构档案、社会保险专业档案和社会保险档案。这三种概念正好由大到小兼容。社会保险机构档案是指社会保险机构形成的所有档案，包括文书、会计、业务、声像、电子等门类。例如《山东省社会保险档案管理暂行办法》。社会保险专业档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的基金会计和专业性文件材料，例如《天津市社会保险业务档案立卷归档暂行规定》。社会保险档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的、除基金会计材料之外的专业性文件材料。如《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》。
对于上述概念的选择，都是地方社会保险部门和档案行政管理部门基于对本地区实际工作情况的考虑而做出的。第一种概念固然有全局观，但与2006年年底刚刚颁布的国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》相抵触。第二种概念专业档案特点突出，但管理难度较大。虽然基金会计材料在社会保险部门产生的专业性文件材料中所占比例极大，理应进行重点管理。但这部分材料明显属于会计档案范畴，其管理方式和归属流向理应由国家财政主管部门提出规范要求。仅由劳动保障部门和档案行政管理部门提出规范要求就不甚合适。因此笔者认为，从国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门宏观管理的角度出发，应当选择第三种概念为社会保险档案概念。这样，既能够突出专业档案管理特色，也能掌握社会保险机构发挥职能产生的特色档案。
二、归档范围
养老、医疗、失业、工伤和生育是覆盖面最大的五个社会保险险种。部分地区亦开展了农村养老保险和农村医疗保险。社会保险档案的归档范围亦应将上述险种业务经办过程形成的专业性文件材料容纳其中。由于地方社会保险机构设置不同，既有“五险分设”的，也有“多险合一”的和“五险合一”的，这就造成各地社会保险机构的归档范围也各不相同。从国家劳动保障主管部门制定政策和地方社会保险机构工作实际来看，各个保险险种经办程序虽然各不相同，但也有共同的管理环节。例如：五大险种均要求进行社会保险登记，对参保单位的相关情况材料进行留存；而且，五大险种都要进行针对性稽核，对骗取保险金案件按既定程序进行查处。但是，养老、医疗和工伤等险种还要进行个人账户管理，医疗和工伤保险还要进行定点医疗机构或个人的管理。所以说，经办过程形成的专业文件材料既有不同，也有共性。因此笔者认为，社会保险档案的归档范围既要按不同的社会保险险种详列形式一致的文件材料，也要指出不同保险险种的特殊内容文件材料。
三、分类整理
从上述归档范围来看，笔者认为应将社会保险分为单位管理类、个人账户类、定点监管类和社保稽核类。不同类别的专业性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地参保单位和参保者数量各不相同，产生的专业性文件材料数量差别较大，国家劳动保险主管部门和档案行政管理部门不宜对单位管理类和个人账户类文件材料提出统一的整理要求，而应当让各地根据本地区实际情况做出整理方式规定。相对而言，定点医疗机构、零售药店定点医师的数量不多，社会稽核案件数量亦不是很大，这两类文件材料倒是可以采取规定划一的整理方法。
四、保管期限
笔者认为，社会保险档案的保管期限划定应根据维权需要、保护隐私、便于操作等多种因素进行综合考虑。
对于参保者个人而言，社会保险待遇事关个人的切身利益。社会保险部门也提出了对参保者跟踪一生、记录一生、保障一生、服务一生的理念。因此，社会保险档案个人账户类就必须以账户注销作为计算保管期限的起始点。账户注销既有可能是参保人死亡，也有可能是参保人停保。同理，参保单位类也必须从其账户注销后开始计算保管期限。依照这个模式，定点监管类从定点资格撤销起开始计算，社保稽核类从案件结案时开始计算。这样，可以使档案人员很方便地掌握鉴定时机。
至于社会保险档案的保管期限，笔者认为应当使用标识制，而且不必设多个档次。笔者建议，社会保险档案的保管期限分为“永久”和“三年”两种。单位管理类中，在本地区经济发展过程中有代表性的民营企业的账户为“永久”，其余单位账户为“三年”。个人账户类中，对本地经济文化发展做出突出贡献的参保者账户为“永久”，其余个人账户为“三年”。定点监管类中，发生过重大医疗事故、重大意外事故、恶意骗保案件的机构或人为“永久”，其余机构或人为“三年”。社保稽核类中，涉案金额巨大的案件为“永久”，其余案件为“三年”。
对于部分社会保险档案只需要保存三年，笔者这样考虑：从为参保者维权的角度出发，相关社会保险档案是其提起社会保险行政复议或行政诉讼时的有利凭证。在2001年劳动保障部下发的《社会保险行政争议处理办法》中规定：“申请人认为经办机构的具体行政行为侵犯其合法权益的，可以自知道该行政行为之日起60日之内向经办机构申请复查或者向劳动保险行政部门申请行政复议”；“行政复议申请期限从申请人知道行政复议权或者行政复议申请期限之日起计算，但最长不超过两年。”另外，民事诉讼的法律时效一般为两年。无论是参保单位账户还是个人账户，其档案保管期限均从账户注销之后开始计算，保管三年应该可以满足相关各方的维权需要。同时，个人账户许多材料涉及参保者个人隐私，相关档案短期保存对于保护参保人隐私也是有利的。由于定点资格撤销后需要重新按程序提交有关证明材料，此前形成的相关定点监管类档案参考意义不大，保存价值不大。同样，社保稽核类中涉案金额小、情节不太严重的部分档案也不必长期保存。
从西方国家传来的文件生命周期理论认为，文件从产生到因为丧失作用而销毁的过程一共可分为三个阶段，分别是现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，正好与文件的保管场所――办公室、文件中心和档案馆三个地方相对应，欧美档案学者普遍认为，只有退出现行领域的文件才被称之为档案，也就是说文件只有运行到了第三个阶段――永久保存阶段，文件才能被称之为档案，因此，在西方档案学界中，档案都是非现行性的，没有现行性档案的存在，那么在我国也是这样吗？真的没有现行性档案的存在吗？笔者针对这个问题进行了思考。
2 对现行档案的理解
2.1 从内涵角度理解
现行档案，往往与历史档案相对，构成矛盾双方，历史档案是指已经完全失去现实效用，而只对历史研究、编史修志有作用的档案。那么，现行档案与之相对应该表达具有现实效用的档案之意。揭示现行档案概念内涵的关键在于阐释“现行效用性”。
在我国，现行档案的概念不仅客观存在，而且还被广泛的接受，其原因就在于我国与西方所用的“档案”“文件”的概念不同，在我国，文件改称为档案是从立卷归档开始的，与欧美国家的文件必须已经失去现行性才能归档的关口不同，我国的文件只要经过文书处理程序完毕之后就可以立卷归档称之为档案了，很多文件具有的现行性在其归档之后仍然存在并没有完全消失，例如设备档案，设备安装完毕之后即可归档，但是在后期，在进行设备维修、护理和防护等工作时仍然需要对这些设备档案进行调用，因此设备档案虽称之为档案但仍然具有现行性。又比如一部法规文件在出台生效之后即可归档，但法规的现实效用则会持续到它的废除和修订为止。因此，这些档案虽然由于立卷归档的客观实际由文件转化为档案，但实际上还不是真正意义上的档案，只是名称上的变化而已，其属性中的现行效用性依然存在。对于这部分已经归档之后却仍具有现行性作用的档案我们称之为现行档案，因此，尽管是否具有现行效用是区分文件与档案的根本标准，但是由于我国特殊国情下的归档制度，?@个区分标准显然并不适合我国的实际国情，现行档案确实存在着且带有很浓郁的中国色彩。只有把这个概念置于我国特殊的档案工作环境之下我们才可以真正的理解现行档案产生的缘由。
2.2 从外延角度理解
厘清了现行档案概念的内涵就很容易划出它的外延，现行档案概念的外延即是那些已经立卷归档但仍然具有某些现行效用的档案实体。
首先，现行档案并不等于档案室中的所有档案。“文件办完存档之后，按其行政和法律效力来说，则划分为两部分，一部分失去现行的效力，但是有其他方面的保存价值；另一部分仍具有时效，如办完签署或公正手续的有效期未满的合同和协议书，但不失去其性质和法律效用”，之前有学者认为“机关档案室保存的档案都是现行档案”并不完全正确，有些档案因为仍处于现行期需要经常使用所以保存在档案室，但也有些档案仍具有法律效力，保存在档案馆中的也是现行档案。所以绝对不能笼统的说机关档案室保存的都是现行档案，毕竟我国的机关档案室并不等同于国外的文件中心。
其次，现行档案并不能代表现行机关的档案，现行机关的档案究竟是指在现行机关产生的所有档案，还是保存于现行机关的档案，在众多的档案学著作中也没有给出很确切的解释。但无论是将它理解为哪一种，它都是一个相当泛化的概念，或是现行机关产生的所有档案或是保存在现行机关的所有档案。通过上述分析，我们认为“现行档案”概念的外延范畴并非是保存在现行机关的所有档案，也并非是现行机关产生的所有档案。
综上所述，笔者认为，“现行档案”的概念可以表述为：现行档案是立卷归档之后仍然具有一定现行效用性，保存在一定档案机构的档案，这里的档案机构既包括档案馆也包括档案室。
3 现行档案的存在之我见
3.1 不能一概而论的说档案都不具备现行性
现行一词的一般含义是指“现在施行的；现在有效的；如现行法令、现行制度等。”这是一个时效限定词，将其冠以“档案”之前，表明具有该属性的档案具有现行效用。由于档案的现行效用和档案的形成时间呈反比，也就是说，档案在形成初期的现行作用比较大，随着时间的推移，其现行作用会越来越弱直至消失成为历史档案，历史档案是指形成时间较晚且主要起收藏保存作用的档案；现行档案是指形成时间较早且主要起现行作用的档案。这种分法对于人们认识档案的作用及其变化具有很重要的意义。由此可见，现行档案是档案的下位类，其实质在于显示该类档案具有现行效用。为此，我们不能笼统地说“档案不可能具备现行性”，确切地讲，有的档案具备现行性，而有的档案不具备现行性。如果从档案运动规律与作用性质特点来看，大部分档案一般都将经历由发挥现行作用逐渐过渡到发挥历史作用的过程，每个档案的现行期时间长短也不同，因此很难准确的界定这些档案是否具有现行性。
3.2 不能将“档案”完全与“现行文件”对立起来
我国有些学者认为“档案是不可能具备现行性的，现行档案从根本上说是不应该存在的。”“现行文件超前归档是不科学的，即使归档了也不能算作传统意义上的档案。”这些观点缘于我国传统的档案学理论：作为档案必须首先是特定社会实践活动真实的历史记录，但还未完成现行使命的现行文件超前归档后绝不可能因此成为真正的历史记录，它们依然是现行文件，根本不具有作为档案必须具备的基本属性。”这显然是把档案完全排除于现行文件之外，既然只有完成了现行使命的非现行文件才能归档，那么档案不可能具备现行性，现行档案概念也就根本不应该存在。这种观点过度偏激且没有具体考察我国的实际档案工作情况。笔者从以下三个方面阐述下自己的想法：
首先，“现行文件”与“非现行文件”之分，不等同于“文件”与“档案”之别，现行文件与非现行文件是国外文件生命运动周期理论中，用以描述文件先后表现出不同作用和价值的两个概念，欧美档案学者认为，档案与文件的根本?^别就是一个是非现行性的一个是现行性的。这里引用何嘉荪先生对于现行文件与非现行文件的揭示：“所谓现行文件就是文件内容规定的任务尚在执行之中，或者文件内容要求达到的目标尚未达到、正在达到过程中的文件。”“非现行文件是指文件内容针对的社会活动已经结束，文件现行期也随之结束，现行价值消失的文件。”诚然，文件发挥作用的现行与否是划分文件运动阶段的主要依据，但文件生命运动周期理论根本没有对档案概念做过什么规定，并没有指出文件在哪一个运动阶段，什么时间向档案转化的。因为“各国认为把文件认定为档案的时间是不同的，很大程度上是一种主体行为。”尽管中外学者都认为档案是文件运动到一定阶段的产物，但对文件运动到哪一阶段才视为档案却意见分歧。以美国为代表的日耳曼语系国家将档案定位在文件进入最后阶段（历史阶段），仅仅把退出现行领域永久保存在档案馆的非现行文件称为档案；以法国、西班牙为代表的拉丁语系国家将档案定位在文件运行的起始阶段（现行阶段），认为文件一经形成就可以称为档案；而我国则将档案定位在文件运行的中间阶段（暂存阶段），认为文件办理完毕或告一段落经鉴定整理即可归档保存，并且这些归档保存的档案有一部分档案并未丧失现行性，仍属于现行性文件。这样一来，我国的档案范畴既包括现行文件，也包括非现行文件，因此，我们不能以文件内容的现行与否为标准来划清文件与档案的本质区别。
其次，由于每份具体文件的现行期长短不一，致使无法统一的在一个明确的时间点上对这些文件进行归档保存，无法明确的判断一份文件的现行期是否消失，文件的现行期开始阶段大致相同，但结束阶段则有很多种情况，有的是在文件内容规定的期限结束之后，有的是在文件的内容被修改之后，有的是在被使用之后就立刻消失，正由于文件的现行期如此的复杂，各种文件发挥效用的时间、条件、过程等都是难以统一规范的，而文件归档又是一项以特定时限要求为特征的常规性工作制度，故大多数情况下智能采用近似值的方法来确定文件向档案转化的开端。欧美国家是借助利用率来决定何时处置文件，认为“利用率越高，文件的现行性越大，利用率越低，一般是5%～10%就标志着文件由现行保管而转变为其他场所的非现行保管了。我国从具体档案管理的国情出发，将归档环节设置在文件承办完毕之际，实践证明，这是符合中国特色的归档制度的。如果一味的强调文件的现行效用结束了才能归档，就会使大量的有效期长短不一或并无明确期限的文件无法正常有序的归档，还可能造成一些具有动态管理性的档案如人事档案、设备档案、基建档案等迟迟不能建档，比如设备档案，当设备档案针对的设备已经报废之后再进行存档已经没有任何价值了。纯粹以文件效用现行与否来设置归档关口，或许在理论上可以自圆其说，但是在实践中却很难落实。
最后，要全面理解档案基本属性中的历史记录性。的确，我国档案学理论认为“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的基本属性。”这一命题中的原始性与历史性都是相对而言的，从历史性来看，我们认为应该从广义的角度来理解“历史”，一方面，历史是指一切事物的发展过程，包括自然史和社会史，既然事物的发展过程也可以成为历史，我们不能强求文件非要等到内容针对的活动结束之后才能称为历史文件。比如人事档案，人事档案针对的人的主体，一个人20岁的时候形成的档案在他30岁的时候对于他来说就是历史，仍然具有考察意义，并非是一定要等到这份档案针对的活动已经完全结束了其才能称为历史，那时候再归档又有何意义呢？对此，吴宝康先生主编的《档案学概论》一书中指出：“现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案。”档案“一般是指完成了传达与记述等现行使命，留查备考的历史文件。所以人们才称档案为历史记录。”但需要注意的是，这里所说的历史文件并不等同于文件生命周期理论中的“非现行文件。”“所谓现时使用完毕或办理完毕是相对而言的，主要是指为了履行当时的职责而直接使用的材料告一段落，或完成了文书处理程序；并不是说以后不再利用，或文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算是办理完毕。”承办完毕的文件，并非完全都是失效的材料。承办处理完毕作为档案保存的文件按其行政和法律效力的不同而分化为两种类型：有些文件，随着某种活动过程和文件办理的完毕，文件则失去行政上和法律上的效力，而只具有查考研究和历史反证的功能；另一种类型的文件，虽然业已存档但仍然有效，尚未生效的文件转化为档案后，同时将文件继续存在的各种效用顺延于档案之中，由档案去完成，这是档案现行作用的由来。例如，现行的法律、规章，有效期未满的合同、协议书，以及大量的科技文件材料等，虽已归入档案，但并不失其现行效力。另一方面，从档案的运动规律及终极目标来看，档案终究是人类社会发展的历史记录。档案由文件直接转化而来，在产生时首先是作为文件使用的，当文件在现时工作中处理完毕，其中有查考作用的被整理归档，进入现行档案阶段，现行档案随着时间的推移其现行查考作用愈来愈弱甚至消失，其中有历史文化价值的档案将转化为历史档案，被永久的保存下去，成为人类社会发展的历史记录。在人类历史长河中，不断有新的实践活动，不断有新的文件产生并转化为档案，不断有现行档案过度为历史档案，如果我们不用辩证的、发展的观点去认识档案的历史记录性，就会抹杀档案的现实作用，不利于各种档案的有效管理和利用。
4 使用现行档案概念的意义
人们总是更多的关注那些现在有用的事物，保管档案的目的主要在于档案的利用价值，更确切地说是它的现实与未来的利用价值，离开了这个基础档案工作就无从谈起，因此，作为人类社会实践活动真实历史记录的档案就成为连接过去，现在与未来的桥梁，只有以现实为基础，才能更好的追溯过去，开拓未来，过去，在以档案为非现行性为基础的理论指导下，档案工作较多地强调档案的历史作用，忽视档案的现行作用，忽略档案事业与国家各项事业现实广泛而密切的联系，在一定程度上制约了档案事业的发展。
5 小结
以文件为单位组织室藏，是由少数单位档案部门发起并已产生了一定 影响 的管理方式。对于这种管理方式，档案界各说不一，笔者以此文参与对这个 问题 的讨论。 一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念 传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成，以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。 而以文件为单位组织室藏，则使?档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位，首先使"档案"这一概念发生了嬗变。档案，是"机关或 企业 等分类保存的文件和材料。"①"是按一定 规律 集中保存而形成文件材料的组合…。相对的系统化、文件的有机体系才是档案区别于文件的本质属性之一。"②这里给档案所下的定义是：1档案是由若干份文件按照一定规律形成的组合体，是文件集合的概念。2档案与文件相互区别的本质属性，是文件的系统化和有机联系，而所谓的文件系统化和有机联系，一般是指文件按类别特征、问题特征、职能特征等构成的相互之间的关系。没有这些特征和相互关系，只靠文号联系，显然就是缺乏文件形成规律的有机联系，也就是从根本上抹煞了档案与文件的本质区另别。这样，以单份文件为保管单位，则使"档案"的概念荡然无存。那么，档案室、档案管理、档案管理人员、档案全宗以及《档案法》中所述一些基本术语的概念都失去了本质上的意义。皮之不存，毛之焉附﹖ 二、以文件为单位组织室藏不适用于 科技 、声像等门类档案管理 以单份文件组织室藏，从 目前 状况 分析 ，仅仅适用于原来意义上的文书档案。文书档案中的单份文件，相对独立性很强，或者说本来就是互相独立的案卷单元。以其为基本单位组织室藏，只要考虑好如何过渡，如何检索即可。而科技档案则与此相反。某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案，不管是仅有几份科技文件或几张图纸，还是若干案卷，卷内文件或图纸的 自然 联系是不容分割的。它的各种文件、图纸，仿佛人的肌体，合则生命存在，失则生命丧失。 会计 档案、人事档案和声像档案都存在诸如此类的问题。会计凭证是由若干份凭证以旬或月为单位合订，组成保管单位的。如果以单份凭证为单位保管，则会给管理和查找利用带来不少的麻烦。人事档案往往以某个人为单位组成案卷，如果将某一个人案卷中的各种材料打乱，单份保管，也是不合情理的。声像档案是由某一盘录相带或某一片磁盘组成自然保管单位的，其上面记述了若干份文件或若干项活动，也无法将它们硬性分开单独保存。光盘档案更是以数千乃至上万份的文件组成一个自然保管单位，更是无法将其中的某一份文件分开管理。 如果在一个档案全宗内实行以单份文件为单位组织室藏，其它门类归档材料以案卷为单位组织室藏，必然给档案的分类、编号、编目、统计、保管等项工作带来明显的差别，这种差别是否会给管理带来诸多的不便呢﹖ 三、以文件为单位组织室藏不适用于手工管理 归档文件的最初登录形式，是发文簿或收文簿。根据手工管理档案的经验，通过收发文簿查找归档文件，一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。文件的六大特征，其中仅有文号这一线索一般单位的各种收文由于采取按时间顺序混编的 方法 ，此线索则无。而按发文文号查找，只是在所查文件的文号准确无误的情况下才可以顺利查到。如果不清楚所查文件的文号及准确的发文日期时间长了，多数档案利用者难以提供出这一查找线索，同时没有其它检索途径或标识加以配合，那么，只能从文件标题中查找，这往往会将发文簿从头翻到尾，其效率极低。在一个年收文数千份的机关，用此方法查找某一份收文，更如同大海捞针。由于收发文登记中掺杂了若干不归档文件，须有明确标识才可以辨别归档和不归档文件。如果将归档文件加以逐份标识，则增大了管理上的工作量。但是，手工检索单份归档文件，确实需要重新编制一份归档文件目录。对于身兼多职的基层档案管理人员来说，手工编制数千份归档文件目录，又是一件令人头痛的烦事，而编制完毕的这份归档文件目录，究竟能提供几种检索途径，能否实现有效、快速的检索，都是有待解决的问题。 单份文件保
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。
应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行实践活动附带的产物，或者说它是形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变 而恰恰是这种变化使得同一事物的呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然，从信息角度看，档案所记录的无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然，这一认识是依据文件生命周期而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
注释：
①③吴宝康主编《档案学概论》，人民大学出版社1988年版，第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息看档案》，《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干的思考》，《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(Ⅰ)》，《档案》1994年第5期。
1 “以人为本”的档案管理工作理念的特征
“以人为本”是科学发展观的核心。科学发展观是我国经济社会发展的重要指导方针，在我国的经济社会发展中发挥重要的作用。而档案对我国的经济发展而言同样重要，只有充分发挥人的作用，坚持突然人、服务人、发展人的理念于档案工作当中，档案管理才能真正朝着科学化的发展道路上前进。对员工而言，在工作方面，以人为本就是要满足员工希望得到领导重视、社会重视的要求。对于员工工作中亮点和闪光点，领导要及时看到并充分表扬。在职务、职称、工资福利等方面让员工看到希望。在生活方面，以人为本要去领导要多关心员工的生活情况，对有困难的员工要重点照顾，帮助他们躲过难关。在学习方面，以人为本就是领导要给员工搭建教育平台，平台中既要有专业的档案知识，也要有各种人文书籍的熏陶，培养出高素质的档案人才。对用户而言，就是要站在用户的角度，为用户提供热情周到全面的服务。让每一个用户都能得到及时便捷全面地档案服务，使他们在利用档案的同时感受到档案服务的温暖，提升档案服务的层次，使档案服务上升到一个新台阶。
2 档案管理以人为本的重要意义
2.1 有利于社会主义和谐社会的构建
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。改革开放以后，我国经济社会迎来了飞速发展时期，档案的种类和数量在不断地增加，档案的利用率也得到大幅度提升，为我国社会主义市场经济的发展做出了重要的贡献。党的十六大提出了两个大的概念，一个是科学发展观，一个就是社会主义和谐社会。它们不仅是党所构建的美好蓝图，也是党在发展过程中一直在实践的工作。而以人为本实际上是贯穿于两个概念之中，没有以人为本就没有科学发展观，没有以人为本的和谐社会也是不成立的，所以要构建社会主义和谐社会就必须以人为本。在档案管理工作中表现的更加明显，对于档案管理人员而言，如果领导不重视员工的主体价值，无法满足员工的主体利益，二者之间也必然会产生矛盾。对于用户而言，如果工作人员不服务好用户，如果在工作中敷衍了事，二者之间也同样会出现矛盾。另外很重要的一点，其实许多公民都非常关心档案，因为其中记录了我们社会的整个变迁，我们每一个人都有档案的知情权，这也是民主建设的一部分，也是构建社会主义和谐社会的内在要求。
2.2 有利于我国档案事业的发展
在档案事业的发展中，人是关键的因素。档案的主体是档案资料，是纸张或电子化的数据，而档案管理的主体是人，同时也是人在记录的。如果没有人的管理和利用，档案是不会有任何的作用的，必须通过人来使档案变得有价值。所以档案管理中的以人为本通过重视人在档案管理中所发挥的重要作用，尊重员工在工作中的价值，树立起“群众至上”的服务理念，使档案在能够充分发挥作用。《全国档案事业发展“十二五”规划》要求：“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制，充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用。”当前我国档案工作的重点是在档案法治化、信息化、社会化等方面，而这些方面都是以人为基础的，法治化是要保障人的权利，信息化是需要尊重知识和人才，社会化就是要服务于人民。这所有的一切到最后都是归结于人。而这个人的概念就以人为本，正确认识到人与人之间、人与社会之间的关系，为人民服务，让人民群众满意。只有人民群众满意了，我国的档案事业才能健康发展。
3 以人为本背景下的档案管理工作发展方向
3.1 建立以人为本的档案管理制度
人是生产力，处于管理的核心，如果档案管理制度不能充分地考虑到人的首要位置，不去关心人、理解人和尊重人，那么它也不可能去创造更大、更多的档案价值。所以要建立以人为本的档案管理制度需要以人为出发点，不再把管理制度当作是单纯约束人的工具，而是应当把其看作成激励的手段，使档案管理人员能够严于律己，勤奋工作，不断提升自己的档案水平，为档案事业的发展做出自己的贡献。要建立这样一种制度需要领导者和员工的相互配合。一方面是领导者解放思想，改变传统的档案管理理念，营造出一个积极向上的档案管理环境。要多学习新的档案管理理念，多学习其他档案部门的工作经验，多了解经济社会发展的状况，为档案制度的建立打下坚实的基础。另一方面员工也要参与到档案管理制度的建设当中。作为档案管理的第一线人员，依据自己实际工作中的工作经验，提出自己对本单位档案管理制度中存在的问题，并最终解决，使档案管理更符合本单位档案部门的实际需求。这也是以人为本。
3.2 树立起以人为本的档案服务创新理念
在现代管理理念中，管理和服务是一个相互促进的概念。没有良好的管理，服务的作用就会减弱，没有良好的服务，管理就会困难重重。而以人为本的档案服务是以管理为手段，不断提升服务的质量，并在服务当中创新档案发展的理念。在信息技术飞速发展的今天，科技兴档成为了一个主流，档案的信息化不仅能使档案服务变得更加快捷方便，也能更大程度地促进档案的社会化、大众化。随着档案数字化步伐的加快，档案服务的创新走入了一个新的阶段，所以应当加大馆藏档案的数字化加工速度，搭建起利用者所需的信息平台，不仅在本馆内建立起网络查寻服务平台渠道，也要通过网络开张信息资源的贡献，方便不同的利用者。另外，档案工作者要牢固树立以人为本的服务理念，发挥团队精神，大家相互尊重、相互学习，交流档案服务的经验，共同为档案服务的创新而努力。
