发布时间：2023-07-19 17:11:28
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案信息电子化样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。
二、档案信息电子化有其不可替代的优势
档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。
三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化
关键词：档案信息；电子化；问题；对策
档案信息电子化主要是指应用计算机对档案进行材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。电子档案，从文件的起草、修改到印发的过程都是在电脑上进行，电子档案便于修改、复制、传送，提高了工作的时效性；但其在使用过程中导致原始档案记录的消失，原始记录特征不复存在，并且电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，档案和文件之间也没有清晰的界限区分，这样电子化信息给档案工作的管理造成的影响是深刻而长远的。档案信息的电子化管理是牵一发而动全身，档案管理工作是信息化的推进，是知识与技术的进步，使得档案管理工作的技术含量显著增加，因此，档案管理工作者要全面发展积极采取措施适应技术的更新。
1 档案信息电子化的作用
1.1 档案信息电子化方便处理、传送和保存
电子化档案管理的工作都是在计算机上进行，档案文件的修改、复制、查找、输出等工作简单快捷，避免了传统的纸质档案，处理起来就要翻阅大量的文件，档案的传送只需互联网即可，一个邮件的发送就能传送到使用者手中，解决了距离的局限性。电子化档案的保存只需一个软件，解决了传统的纸质档案对保存环境和场地面积的高要求。
1.2 档案信息电子化实现信息利用共享性
电子文件不再是直观的纸质文件，而是利用计算机以文件的形式展现为任何使用者，实现了信息利用的共享性，不再受时间和距离的影响。
1.3 档案信息电子化，可充分利用电脑的潜能，降低成本
目前，大部分单位的档案部门都是使用电脑及网络对档案工作进行管理，用于档案的处理、保存等。档案信息管理的硬件设备以及技术条件日益成熟，电子化档案管理广泛应用，新技术也在逐渐的被应用到管理工作中，如语音识别、文字扫描模式识别等，提高了利用率。减少了传统纸质文件形式的档案管理需要大量人力、物力、财力等的浪费，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高档案信息的时效性
信息的手工加工程序是选题―选材―编辑―出版，是一个比较慢的细活，再从文件资料形成开发二次文献信息，可想而知，时间比较漫长，等到二次文献开发好，往往造成信息的失效，直接影响了档案信息的应用价值。电子化档案，管理人员只需利用计算机利用机读形式的档案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文献，提高档案信息的时效性。
1.5 降低传统的纸质档案文件使用的出版经费成本
传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。
1.6 提升档案部门的自身价值
档案信息电子化可实现多次拷贝，拷贝的成果可供任何使用者使用，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，提高了档案部门的影响力度及自身价值。
2 档案信息电子化现状
2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由于软件的不统一，造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，不能快捷的出版档案信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进展。
2.2 档案信息资源共享的要求达不到
我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形式不统一，层次不同，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到档案信息资源共享的要求。
2.3 标准化、规范化的工作有待提高
档案信息电子化工作开展的前提是规范化和标准化。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，仅仅着眼于某个单位或某个企业，并不能全面实施、进行标准化的工作，制约了档案工作电子化的发展。
2.4 档案管理人员的水平有待提高
实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前大多档案部门缺乏高技术的人才，专业的档案、信息处理人才更是缺乏，大部分的档案管理人员的技术贺岁平较低，文化水平较低，不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。
3 档案信息电子化的应对措施
3.1 政府要加大支持力度
政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。
3.2 解决好电子文件的保存问题
做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.3 管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3.4 提高档案标准化、规范化水平
档案标准化、规范化，是推进档案信息电子化的重要前提和基础；同时，档案信息电子化水平的提高能有效促进档案工作的标准化、规范化，二者是相辅相成，互相促进的。要不断加强电子档案的硬件和软件建设，不断规范电子档案的收集、整理、归档、利用程序，制定严格的管理标准，确保信息的准确性、安全性，不断提高电子档案管理水平。
3.5 人员知识结构的变革迫在眉睫
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
4 结束语
总之，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，是值得我们认真思考的问题.各级档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门要积极行动起来，协同作战，认真研究档案信息管理电子化过程中存在的问题，讨论并提出系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范和可实施方案，为全面实现档案信息处理和管理的现代化贡献力量。
参考文献
[1]温阳春. 档案信息电子化管理刍议[J]. 企业改革与管理，2014，07：65.
[2]郑晓雁. 浅谈加强档案信息电子化管理的重要性[J]. 长治学院学报，2008，04：88-89.
关键词：文书档案；电子化
文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程
也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
五、结束语
现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
[论文摘要]随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。
关键词：文书档案；电子化
文书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
第二，信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。
三、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，笔者提出以下举措。第一，针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训，让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等。
参考文献
[1]张宁红. 浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案， 2011，(01) .
[2]骞丽萍. 文书档案管理办公自动化[J].经营管理者，2010，(19) .
[3]殷素芬. 电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理，2006，(04) .
[4]张桂珍. 关于人事档案工作改革的设想[J].河北科技图苑，1998，(01) .
一、加强档案信息电子化管理的重要性
档案信息电子化，就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。加强档案信息电子化管理，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动，具有重要的意义。
1、加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要
档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分；大力开发档案信息资源，服务社会和各级政府，对于我国“三个文明”的建设具有重大意义。对此，进行档案信息化建设，加快档案资源的开发应用，是电子政务发展的需要。
2、加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要
随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入社会信息网络的新天地。而传统的档案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“选题一选材一编辑～出版”的工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，企业通过网络，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。
二、当前档案信息电子化管理存在的问题
随着电子信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行，对档案信息电子化管理提出新的挑战。当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，主要表现如下：
1、硬件和软件设施有待完善
目前，许多档案馆的计算机硬件配置高低不一，通用性较差，一些设备安装在低配置的计算机上，无法实现其自身的功能。比如扫描仪、数码摄像机、数码照相机等一些高端设备，在比较落后的计算机上根本无法使用。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这严重制约了档案信息电子化的进程。
2、缺乏标准化、规范化
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
目前，由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息工作电子化。
3、档案人员素质有待提高
实行档案信息电子化，必须有高技术人才来管理。目前，许多档案部门工作人员只会一般的计算机操作，没有较高的知识层次和先进的技术水平，缺乏档案、信息处理复合型人才，无法充分使用现代化设备，制约了档案信息电子化建设。
三、新形势下加强档案信息电子化管理的途径
加快档案信息自动化系统建没，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。因此，必须提高对档案信息电子化的认识，采取各项措施，提高档案信息电子化管理水平。
1、完善硬件和软件设施
档案部门领导要有现代化管理意识，增强档案信息电子化管理意识，要在基础硬件、软件开发、信息收集和利等方面加大投入，完善计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备配置。加大软件开发力度，加快开发一套综合功能强大的档案信息管理软件，使各地档案信息数据能相互转化，使利用起来快捷方便。
2、提高档案标准化、规范化水平
档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范。当前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。因此，必须制订《数字化声像档案著录规则》《档案资料数字化怀准》《纸质档案数字化操作规程》《照片档案数字化操作规程》《缩微胶片数字化操作规程》《录音档案数字化操作规程》《录像档案数字化操作规程》《多媒体信息采集操作规程》等规章制度，提高档案标准化、规范化水平。
3、提高档案人员素质
【关键词】档案信息电子化安全管理
1 档案信息电子化安全管理的现状
1.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。
1.2 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
1.3 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.4 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化安全管理了。
2 档案信息电子化安全管理的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。
3 档案信息电子化安全管理的益处
所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆 室藏档案资料 纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
3.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆 室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
3.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3 档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
3.4 档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
3.5 档案信息电子化安全管理，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
4 档案信息电子化安全管理的拓展服务领域
4.1 信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
关键词：档案;电子信息化;发展
一、档案电子信息化现状
信息网络时代的来临，对诸多行业产生了极大的冲击，尤其是档案管理工作，传统的纸质档案已经难以满足日益增长的工作需求，影音、图像、电子文本等多种电子信息载体的不断更新使用，使得档案管理工作的电子信息化不断发展。随着近两年来的不断发展，电子档案已经在各个行业领域及部门得到了极其广泛的使用。对于档案管理电子信息化发展的分析是当前工作中档案管理进一步提高改善的要求以及保证。
二、档案电子信息化发展环境
社会信息化发展已经开始带动档案信息化发展，档案信息化建设也是信息社会建设的重要的有机组成部分。20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命――信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案信息化推动档案事业的跨越式发展。
三、档案电子信息化的政策支持
国家政策的支持导向。1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开展相关研究。2002年《全国档案信息化建设实施纲要》，将电子文件归档作为主要任务纳入全国档案信息化建设。2007年召开全国电子文件中心经验交流会，鼓励、倡导地方政府电子文件的集中管理。2010年国家档案局在全面分析我国电子文件系统建设现状的基础上，开展了“国家电子文件支撑平台系统”建设项目，旨在通过认真总结我国十多年电子政务建设正反两方面经验与教训、民族软件企业发展模式的利弊和认真梳理、分析党政机关、企事业单位对电子文件管理系统共性业务与技术需求，实现对电子文件管理系统标准体系的研究和编写，最终形成符合我国国情的、具有自主创新性与示范意义的、能够被社会所认可的、可以公开标准的、并可持续发展的国家电子文件支撑平台系统，初步实现我国对电子文件系统按统一标准规划、设计、建设、应用与管理，推动我国电子政务的标准化、国产化进程。
四、档案电子信息化的意义
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其意义有：
1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
五、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
