一、机构撤并引起的档案交接工作
（一）机构合并引起的档案交接工作
1.情况概述。以郫县为例，2003年4月，根据2002年郫县机构编制委员会文件要求，郫县卫生防疫站和郫县血吸虫病防治站两家基层医疗卫生单位合并新建为郫县疾病预防控制中心。郫县卫生防疫站和郫县血吸虫病防治站两家单位的原有档案全部由合并后新建的郫县疾病预防控制中心接收。2010年12月，这两家单位原有档案又由郫县疾病预防控制中心整体移交给郫县卫生局（现郫县卫生和计划生育局，下同）。
2.存在问题。在档案移交过程中，由于这两家单位成立时间较长，形成档案较多，因此在清点过程中耗时较长。档案移交中则主要存在档案分类不够规范的情况，具体表现为文书与实物档案、文书与声像档案、文书与科技档案均未能分开，后三类的档案数量都一并统计在文书档案中，不利于档案的清点、保管和利用工作。
3.对策建议。针对档案分类不够规范的情况，建议负责档案交接工作的人员熟悉并掌握本单位的档案分类方案，随后从档案门类入手，分类别梳理各类档案，如将获县以上荣誉称号奖杯、奖牌、锦旗、证书等的实物类档案，反映本单位重大活动、重要会议、重大事件的照片、录音、录像、光盘等的声像类档案，购置设备、基建项目等的科技类档案，分门别类，与文书档案分开清点、统计后再行移交。
（二）机构撤销引起的档案交接工作
1.情况概述。2010年7月，根据郫县机构编制委员会文件要求，郫县卫生学校撤销。2012年12月，原郫县卫生学校档案全部由原郫县卫生学校移交给郫县卫生局，共计移交档案643卷。
2.存在问题。在档案移交过程中，由于档案数量不多，档案交接工作人员对档案进行了两次清点。档案移交中则主要存在会计档案数目不一致、会计档案保管期限过长的情况，具体体现为档案统计数目与清点数目不一致、保管期限为15年的会计档案实际已经保管23年，不符合档案保管制度要求。
3.对策建议。针对会计档案数目不一致的情况，建议档案交接工作人员细心查看所有档案，逐一清点，仔细核对档案数量；针对会计档案保管期限过长的情况，由于移交中出现保存期为15年的1989年会计档案仍然存在的情况，建议档案交接工作人员熟悉、掌握本单位的档案保管期限，考虑到郫县卫生学校撤销的时间为2010年，因此1995年之前形成的、保管期限为15年的会计档案都应该单独列入待销毁档案，按照档案销毁程序进行销毁。
二、整体入馆引起的档案移交工作
（一）情况概述
2013年5月，由于郫县档案局新馆落成，根据郫县档案局要求，郫县卫生局向郫县档案局整体移交本单位1994―2001年间的档案（1994年之前的档案已移交），共计移交档案513卷。另外，郫县卫生局将4家下属单位（郫县卫生防疫站、郫县血吸虫病防治站、郫县卫生学校、郫县爱国卫生运动委员会）此前移交给本单位的档案一并移交给郫县档案局，共计移交档案527卷。
（二）存在问题
在档案移交过程中，由于档案时间跨度较长，移交档案单位、档案数量众多，为档案清点、移交工作带来不少难度。档案移交中主要存在全宗卷较多、档案保管范围划分过细和各单位档案相互交叉的情况，具体体现为将文书档案中的业务类档案又按照不同职能进行了二次划分，不同单位有相同主题的业务档案，容易造成相互混淆。
（三）对策建议
针对全宗卷较多的情况，建议档案移交工作人员在进行移交前先行了解部门组织机构沿革，区分不同单位档案与同一单位不同门类档案；针对档案保管范围划分过细的情况，建议档案移交工作人员熟悉单位内设科室及科室职能，有效把握业务类档案；针对各单位档案相互交叉的情况，建议档案移交工作人员事先熟悉不同单位的档案分类方案，了解各单位组织机构沿革，才能有效区分各单位档案。
三、人员变更引起的档案移交工作
（一）情况概述
《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[1]在基层医疗卫生机构中，档案人员往往身兼数职，岗位的流动性较高。以笔者所在郫县卫生局为例，2003―2013年10年间，因为岗位变动、主动辞职、适龄生育等多方面原因，从事档案工作人员已有5次变动。县级机构尚且如此，镇级医疗卫生机构情况就更为严重，几乎每年都有镇（街道）卫生院（社区卫生服务中心）出现档案工作人员变动的情况。
（二）存在问题
档案工作人员的相对不稳定，以及档案人员对档案工作的认识不到位，造成基层医疗卫生机构普遍存在档案交接的困难。
（三）对策建议
在基层医疗卫生机构中，档案移交需做到人员、档案、工作“三到位”。
1.人员到位。“档案工作是一项理论性和专业实践性相结合的工作。既是一项基础工作，又是一项专业性很强的工作，这就需要档案管理人员要不断提高业务素质。”[1]
首先，档案工作的特殊性决定档案人员需具备较高的业务素质。当出现档案人员的更换时，基层医疗卫生机构应首先选用责任心强、专业素养高的人员来接任档案工作。
其次，在基层医疗卫生机构档案交接时原档案工作人员在离岗离职前，不应迅速交接，建议认真做好档案移交准备工作，通过“老带新”模式，新接手人员向原档案人员详细了解移交单位的职能范围和档案工作情况，熟悉档案管理制度和档案保管范围，做到业务熟练，保证移交工作的顺利进行。
2.档案到位。“老档案人员退休前没有把应归档的档案文件材料收集齐全并妥善整理并草草交接，往往造成档案材料的积压和损毁，同时把许多问题遗留给后任，以致出现档案数量不符等问题，造成责任不明而无法追究。”[1]
在档案人员进行工作交接时，应将档案数量统计、归档文件目录、单位档案管理机制等内容一并交接，从而实现档案管理的有效衔接与前后一致。建议一是履行手续，全面清理保管档案，做到数目符合；二是对未整理的零散文件材料分类存放、清理排序，做到系统有序。
关键词：档案交接工作档案管理基层单位
根据档案管理工作的相关规定，档案管理人员在岗位轮换时，一定要做好档案交接的相关工作。但是，在实际工作中，经常有一些档案管理人员或者是某些基层单位领导忽视这一工作的重要性，不少基层单位往往会出现人已离开档案管理岗位，但档案却还未曾交接的情况；有些基层单位档案管理人员在离开档案管理岗位时，把已立卷的档案和近期未归档的材料胡乱堆放在一起，给后来接手的档案管理人员开展工作，带来了困难。[1]
在《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员在调动工作时，务必在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[2]要做好档案交接工作，不仅要明确档案人员责任，也要维护档案的安全性和完整性，确保档案连续性的必要因素，这也是在档案相关的法律、法规中有明确要求的。
一、档案人员交接时的交接的步骤与内容
基层单位的档案交接工作。步骤如下：一是档案交接工作需要预处理，先由交出方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案库房查看。二是由主管档案工作的负责人召集档案交接双方人员，提出交接方案及具体要求，正式启动档案交接工作。三是按顺序交接全部材料，与接收人员明确交接工作的注意事项，对具体交接事项进行协调对接，保证档案交接工作顺利进行。四是按年度编排档案管理台账，对照实体档案分类、载体，依次以案卷为单位进行交接，在交接过程中发现问题及时记录。对档案室常年增量、各种类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁期限、已销毁档案进行说明。对于档案有无重大破坏、损伤、受灾等事故发生，外借档案有无丢失，尚未归还等问题，都要向接收人员作具体说明，对于如果有档案计算机管理系统的单位，还要对系统进行演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、曾经发生的重大故障予以说明，直到接收方掌握为止。五是交接双方在预先准备好的档案交接清单上签字，至少一式三份，交接方、接收方、单位存档各一份，注明交接具体日期、交接双方职务（职称），然后送请分管档案的领导审阅无误后，由分管领导在“监交人”一栏签字盖章。六是交接工作善后事宜。前任档案员可以对现任档案员具体介绍档案全宗结构，档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若干工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。[3]
前任档案人员在交接时应仔细核实以下内容：一是核实档案柜的标签与实际存放内容是否相符，清查柜内档案的数量，认真核对每一年的数量，使移交的档案分门别类，排列有序。二是催还借出档案，暂时不能归还的档案需要注明情况。三是对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量、销毁档案等情况逐项列表。四是核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的档案工作，应请示单位领导明确下一步工作的完成人员。
继任档案人员则应做好接交工作：一是了解档案交接工作的相关规定。二是逐项核对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对于不清楚的事项及时向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。三是抽查电子档案和机读目录是否可读。四是学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法。五是向监交人员报告接交的具体情况。六是办好档案交接的其他工作，并及时填写档案移交单，要求移交人、接手人、监交人签字。确认移交工作顺利完成，并明确其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向谁询问。[4]
二、基层单位档案交接工作中存在的问题
（一）领导对监督档案交接工作重视不够
不少基层单位的领导对待档案工作的态度，仍然是上级检查时很重要、真正落实时很次要、工作繁忙时可不要。特别是在机构调整中，很多基层单位的领导首先要解决的是人员的安置问题，而对档案工作关注不够，影响档案工作的开展。通常表现为：一是忽视档案的交接工作，档案交接工作应该有监管，领导控制，但实际党政领导重视不够，没有分管领导监管，主管部门负责人也不承担责任。二是忽视交接文件的基本要求。三是忽视档案交接工作的重要内容。
（二）缺乏制度保障
档案交接是一项责任重大的工作，在交接工作中应认真细致、手续规范。但有时候，档案人员在离开或调动时，交接手续不齐，程序不规范，内容不清楚，该检查的不检查，该签字的也不签字。主要原因是档案管理工作中没有档案交接工作的制度和流程的制约，很多单位档案管理制度不健全，或者制度中没有明确的档案交接制度。[5]
（三）缺乏必要的专业能力
基层单位档案工作水平的大幅下降是造成档案机构精简、档案人才流失的直接结果。基层单位档案管理岗位通常设在办公室，办公室一般都人手紧张且档案管理人员都是兼职。部分档案管理员甚至身兼数职。此外，继任档案人员大多先被分配到档案工作岗位，然后才参加档案业务培训，使得继任档案人员到岗后只具有理论知识，并无实际操作经验。若碰到粗心的档案人员接任，很可能把多年的宝贵材料当作废物处理，给单位造成不可弥补的损失。因此，在交接岗位时需督促前任把规定的工作做完，否则不予以调岗。
（四）离任档案人员的责任心不强
在档案交接过程中，由于即将离任的档案人员责任心不强，或者只是匆匆看看档案室，抑或只是简单地移交了钥匙，使继任档案人员对档案的种类，检索工具，数量，状态，储存方位都不明确，导致对未来工作的错误引导。此外，一些即将离任的档案人员带着情绪离开或转岗，仓促交接，急于“甩包袱”，致使继任档案人员对单位档案工作的情况不清，造成工作无法衔接。
三、基层单位档案交接工作的对策
改变基层单位档案交接工作中存在的问题，切实做好档案交接工作，这不仅需要基层单位的领导者在思想上认识到做好基层单位档案工作的重要性，更要尊重档案工作的专业性，给予档案工作足够的重视。具体对策及措施如下：
（一）严格管理，规范档案交接程序
对于前任档案人员来说，进行移交工作前应主要做好以下几项工作：一是全面清查所有档案，做到账物相符合；二是分类存放未整理的零散文件材料，做到系统有序；三是及时催还借出的档案，对于未能归还的档案，要在借据上注明未及时归还的原因；四是按档案移交要求编制档案移交表；五是编写档案移交说明并签字。对于继任档案人员来说在接收之前要做好几项工作：一要了解档案管理的基本理论知识；二要了解档案移交准备工作情况；三要向前任档案人员了解目前档案工作的情况；四要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况。
值得注意的是，在前任档案管理人员调离档案管理岗位前，要预留一定的时间，使继任档案人员充分适应目前的岗位，并在交接结束后评价前任工作人员在交接工作上是否认真负责，将结果告知前任档案人员并在人事档案中注明，使其意识到交接工作表现将对其未来择业产生直接影响。
（二）先培训后上岗
继任档案人员，要做到先培训再上岗。在工作交接中由前任档案人员向继任档案人员介绍单位档案工作的基本情况、传授工作经验和方法。档案工作做得越久，经验越丰富，前任档案人员的经验往往能让继任档案人员少走弯路。因此，要更多地给予继任档案人员提前了解档案工作的机会和时间，尽快地熟悉档案工作。[6]
（三）提高档案人员的事业心和工作责任感
一些基层单位对档案工作者缺乏应有的重视和关怀，对档案工作人员权利的忽视，影响了档案人员的工作热情。因此，基层单位的领导要主动关心档案人员的工作和生活，帮助他们解决待遇、职称、在职培训和继续教育等诸多实际问题。或者是基层单位领导大力提拔档案管理人员，使其成为单位的中层领导。此举措既提高了档案管理人员的工作积极性，又体现了档案人员的工作价值，还能为单位的档案工作添砖加瓦，保持档案人员队伍的稳定性，提高档案人员的工作责任心，有效开展档案交接工作，确保基层档案工作的连续性。[7]此外，基层单位领导还要做好思想教育工作，这是增强事业心和责任感的一种重要方法，通过档案移交工作，明确岗位职责，并将档案工作列入部门年终考核中，让档案人员意识到责任感和使命感。
（四）加强过程监管和结果考核
在实际工作中，基层单位要将档案交接工作纳入单位每年的工作计划及规章制度中去，列入分管领导、部门领导以及档案人员的岗位职责之中。当新老档案人员进行交接时，单位负责人应及时安排相关人员负责监管整个交接过程，至少一名分管领导、一名部门领导来做好档案交接的监交工作，这会对档案的交接起到鉴证和监督的作用。当档案人员离岗或调动工作单位时，做到档案人员离职离岗前，先办理工作交接手续，分管档案工作的领导要把好档案交接关，然后再办理调动手续。对不办理档案交接手续的档案人员，不得为其办理工资转移手续，不得让其离开原工作岗位。不允许调动其人事档案或扣留其人事档案，直至其办理完成档案移交手续。
基层单位的档案，记载着单位发展的历史、取得的成绩和前辈们做出的贡献，它是基层单位的一种特殊资源和财富。做好档案交接工作对于维护每个基层单位档案的完整性，确保档案工作的连续性，有着十分重要的促进作用，希望上述经验能对档案交接工作有所帮助。
参考文献：
[1]白慧平.基层单位档案交接工作的现状与对策[J].山西档案，2009，（1）：34.
[2]高爱芹.基层单位档案交接工作之我见[J].档案管理，2010，（3）：83.
[3]王晓平.对基层单位档案交接工作的几点认识[J].档案，2006，（6）：40.
[4]徐婧.对加强档案交接工作的一点思考[J].档案与建设，2010，（6）：60.
[5]汤丽红.做好档案交接工作应采取的几项措施[J].浙江档案，2010，（8）：41.
一、事业单位人事档案的特点
1、全面性
由于事业单位的人事档案详细的记录了员工的工作情况、奖惩情况、工资情况等方面的内容，形成了具体、全面的员工工作档案，是一种员工个人信息记录的资料库，因此，事业单位了以通过人事档案对员工的具体情况进行了解。
2、现实性
员工的人事档案资料记录了员工的业绩能力等方面的内容，通过人事档案的具体情况，工作单位可提供给员工适宜的工作岗位，并据此对员工发放薪资，因此事业单位的人事档案具有现实性。
3、真实性
由于事业单位的人事档案记录着员工的基本信息以及工作资料等内容，因此，对员工的人事档案进行客观的真实评价是人事档案的一个基本条件，这样才能够保证事业单位领导合理的用人为事业单位的发展创造条件。
4、动态性
事业单位的人事档案具有一定的动态性。人事档案伴随着员工的工作一直存在，是对员工的具体的工作能力以及业绩情况的具体记录，会随着员工的工作状况而进行修改。因此，在事业单位的人事档案的管理过程中，需要有专业的人员对人事档案进行动态管理，将员工的实际情况详细的记录到人事档案中，以便对人事档案的具体管理。
5、流动性
事业单位的人事档案会随着员工的工作变动而流动，具有一定的流动性。在事业单位发展过程中管理者必须要将人事档案与人事管理有机的结合起来充分发挥人事档案的作用。
6、机密性
事业单位的人事档案是我国档案的重要组成部分，受我国法律的保护。而且人事档案中记载了员工的个人信息以及员工在工作单位的具体表现，不得擅自泄露人事档案信息，具有机密性。根据我国的相关法律的规定，擅自透露他人的人事档案信息属于违法行为。
二、事业单位人事档案的作用
1、人事档案对事业单位的作用
事业单位人事档案是我国的档案以及事业单位的重要组成部分，在事业单位管理工作中占有非常重要的地位。对于事业单位，人事档案能够为单位的人事部门提供大量员工的个人情况的具体记录，单位可通过人事档案对员工的个人资料以及以往的就业信息进行详细的了解，有助于单位领导对员工进行全面的了解。对于已在单位工作的员工的人事档案，单位领导可根据员工的人事档案对员工进行全方位的了解，便于对员工进行合理的岗位安排，从而能够对单位人员进行良好的管理，避免管理不当导致的人才流失等现象的出现。因此，在现今的事业单位聘用员工的工作过程中，首先需要对员工的认识档案进行了解，将人事档案的作用更加全面的发挥出来。
2、人事档案对个人的作用
人事档案对个人而言，同样占有十分重要的地位。人事档案是评价个人的真实工作能力的十分客观、有效的资料，通过人事档案可以帮助单位合理的安排员工的工作岗位，并且有助于个人寻找合适的工作。人事档案具有一定的法律效力，具有真实性与原始性的特点，是其他资料所无法代替的，是单位用人的主要依据，因此人事档案对个人就业有十分重要的影响。另外，人事档案在一些个人手续办理过程中也占有十分重要的作用。
三、提高对事业单位的人事档案管理
1、提高档案管理人员的综合素质
人事档案作为人力资源管理部门对人员管理重要凭证、依据，在人力资源管理中占有十分重要的地位。而且随着信息化时代的不断推进，对于人事档案管理的需求越来越高，因此加强对事业单位的人事档案管理十分重要。加强对事业单位的人事档案管理首先要提高档案管理人员的基本素质，加强对人事档案管理人员的管理。高素质、高技能的人才能够在档案管理工作中发挥十分重要的作用，能够为档案管理工作做出更多的贡献。其次，通过对档案管理人员的素质的提高，有助于加强对各个部门之间的联系，及时的补充人事档案信息，而且在档案整理的工作中，有助于向各部门人员普及档案管理在知识以及档案的重要性，这样可以间接避免员工在工作中出现违法乱纪的现象。
2、建立健全合理的人事档案管理制度
在人力资源管理的发展趋势下，我国人事档案管理必须遵循制度化、规范化的两大基本原则，并且要做到真实性、保密性，只有这样在面对时代潮流冲击时，更加有生命力。面对我国人事档案管理的新的趋势，事业单位应当对档案内容进行更加合理的整理分类工作，同时对档案的内容进行及时的更新、优化，以保证人事档案的时效性。在对待人事档案的查阅、传阅，应当在保证正常的服务工作同时制定相关规则，以防档案的丢失、泄露。
3、加快人事档案工作现代化进程
随着我国社会经济的不断发展，以及信息化进程的不断加快，对我国事业单位人事档案的管理有了更高的要求，建立健全人事档案信息化管理系统是时代潮流的必然要求。建立信息化人事档案管理系统应当首先以员工的个人认识信息为基础，在此基础之上，通过互联网微机终端以及互联网络对个人信息进行录入、管理，从而更加便于对人事档案信息的检索、查阅，最大效益地为育才、用才、提供服务更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
一、人事档案的基本定义和特点
（一）人事档案的定义
人事档案是人事管理活动中形成的，是记录个人自然情况及个人与社会各方面活动的真实性记录档案。在我国的人事管理制度中，人事档案是一项最基本且具有非常重要参考价值的文档文件。在企、事业和公务单位的人事管理制度中，人事档案不仅涵盖了每位员工的身份证明、基本学历、薪资待遇、工作经历等个人情况，也记录每个员工的品德作风、工作能力等客观评价情况，是每位员工转正定级、职称申报、办理保险以及考据相关证明时起着凭证、依据和参考的作用。
（二）人事档案的具体特点
（1）真实性。人事档案形成的最基本要求就是真实性。对于企、事业单位来说，拥有可靠的管理人员和工作人员，是保证单位各项工作顺利开展的最基本保障。在企事业单位，人事档案对于每位员工的个人自然情况、工作经历、思想品德等进行记录的真实性，是企、事业单位在开展员工录用、人才选拔、职位晋升等工作时的最基础的依据。因此，人事档案必须真实可靠。
（2）全面性。一份合格的人事档案必须要具有全面性。人事档案不仅仅要对每个人的基本个人信息、家庭成员组成信息、成长学习经历等个人自然情况的进行记录，还要涵盖以往所在学校、单位对于个人的学历工作能力、思想作风等做出的客观评价记录。在人事档案中，要面面俱到，既要直面地记录着个人的基本情况也要包罗与社会活动时的重要情况，只有全面性的记录，才能让每个用人单位对于每位员工进行全面了解，才能体现每个人的社会价值，才能顺利的开展工作。因此，人事档案必须要具有全面性。
（3）可变性。人事档案的最大特点就是可变性。社会是随着时间的变化而变化，作为社会的组成部分，每个人也是随着时间的变化而变化。人事档案作为每个人社会活动的最基本记录文件，必须随着时间的不断推进和每个人发展的不断变化而进行不断地更新。所以，作为人事档案管理人员，我们必须要求及时收集和补充最新的员工个人信息，这样才能保证每份人事档案的真实和全面。因此，人事档案要时刻保持可变性。
（4）保密性。人事档案的真实性、全面性决定了它必须进行保密管理。人事档案是每个人的个人信息和社会活动的记录文件，其中既储存着个人的私密信息也反映了个人的在社会活动中功过得失，对于每个人来说，人事档案可以全面的体现整个人各方面的情况。因此，它属于个人的机密甚至党和国家的机密。在《中华人民共和国档案法》中，已有明文规定，不得私自泄露和保存人事档案，档案管理人员必须进行保密性培训。
二、人事档案管理的研究述评及不足
进入21世纪，在我国的人事研究过程中，主要包括四个方面的内容，分别是：
（一）对于人事档案管理问题的探究和对策
在当今人事档案管理的研究中，最主要的课题是针对现有人事档案管理中出现的问题做出研究，再提出解决人事档案中出现问题的模式。这些问题中最主要体现在档案的全面性、档案的真实度以及档案的更新程度这三个方面。因此，要做好一份合格的人事档案，档案管理人员应该针对人事档案的真实可靠程度进行调查并不断进行更新和完善，避免人事档案出现假档、死档。
（二）对于人事档案进行信息化管理的研究
随着社会经济的不断发展，科学技术也得到了长足的进步，各行各业进行信息化管理的步伐也越来越快。作为社会发展的必然趋势，人事档案管理信息化也逐步实行开来。但是，在实行人事管理信息化的过程中，相关部门没有开展针对档案管理人才的信息化培训和进行统一的人事档案信息化规范指导，直接导致了人事档案不能很好地进行录入，实现人事档案的区域联网和网络共享。
（三）对于高校人事档案的研究
在我国，随着九年制义务教育的全面实行，全国各地已广泛分布着数量庞大的各类高校。因此，高校的人事档案管理工作问题更显得尤为重要。作为高校中最基本的工作内容之一，高校必须在日常的人事档案管理中加强人事档案的安全管理和信息化录入等工作，加大人事档案管理人才的培养，为建立一份合格的人事档案开个好头。
（四）对于流动人才的人事档案的研究
在市场经济飞速发展的时代背景下，我国的工、商、服务等行业得到了长足的发展，国内许多大中型城市出现了劳动力短缺的问题，因而吸引了大批农村人员到各大城市务工，而这些人员的流动性很强，这增加了管理他们的人事档案难度。针对这个问题，国家政府机关应该建立对应的流动人口档案管理部门，并对于流动人口的人事档案进行信息化管理，实现网络共享，让每个用人单位能够聘用到放心的员工，也能让每个外出务工人员安心的工作。
三、人事档案管理发展方向展望
（一）人事档案管理信息化发展
社会在发展、科技在进步，人事档案管理信息化已成为历史发展的必然趋势，我们应放弃过去落后的传统管理模式，紧随时代的发展步伐，全面实现人事档案管理的电子化和信息化。目前，我国的人事档案管理信息化，仍然存在着许多的弊端。因此，我们要在日常的工作中，积极的发现问题，解决问题，统一人事档案信息化管理的规范，加大对于档案的搜集和归类存档力度，为建立全面性的人事档案信息化，打下坚实的基础。让建立先进的人事档案信息化管理成为我们所有人不断追求的伟大目标。
（二）人事档案管理“三化”发展
人事档案管理的“三化”主要指的是标准化、规范化和现代化。其中标准化是人事档案管理发展的必经之路，主要体现在载体、管理工作等的标准化，它是档案管理中做到数字化等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，主要是改变档案书写管理不规范、装订不整齐等问题，这主要应该制定严格的规章制度来约束；现代化是人事档案管理的主要发展目标。
四、结语
从统计的对象来划分，档案统计工作大致上可分为两点：一是对档案实体及其管理状况的统计；二是对档案事业的组织与管理状况的统计。河钢股份有限公司邯郸分公司档案馆负责全公司二级厂、机关部室档案的统计工作，按照上级有关要求，填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》。按照《档案馆基本情况年报》统计表的要求，不能很好地反映出企业的具体数据。1.在企业中由于机构设置、人员配备等，有的部门可能会单独设置档案室，有的部门也有可能将档案工作职责设置在其他科室，隶属于不同的部门，如技术科、设备管理科、办公室等。2.在企业中从事档案工作的人员在做好档案管理工作的同时，他们身兼数职，有的档案人员可能还担负着本单位的女工工作、办公室办事员等工作职责，因此，他们的技术职称除了档案类技术职称之外，有的人员的技术职务可能会是政工类、经济类、工程类等，在《档案馆基本情况年报》不能很好地体现出来。3.在《档案馆基本情况年报》中馆藏全部档案以案卷、以件为保管单位档案形式表现出来，不能很好地体现出企业档案馆藏的真实情况。因此，相关工作人员应该在涵盖了《档案馆基本情况年报》的基础上，结合本企业情况，加以补充、完善，力求真实反映出本企业档案管理工作概况，即按照如下分类：1党群工作类、2行政管理类、3经营管理类、4生产技术类、5产品类、6科研类、7基建类、8设备仪器类、9会计类、10干部职工类、11地质类、12设计类、13工程施工类、14教学类、15新闻书稿类、16招投标档案、17废旧印章、18荣誉品等进行统计。因此，邯钢公司档案馆结合本企业档案管理工作中的实际情况，特制定了《档案馆藏基本情况统计台账》，包括了档案管理工作中各个方面的统计，从而加强了档案统计的基础工作。台账共设为四大部分，即档案人员及设施设备统计台账，如表1~表3；文书统计，如表4~表6、馆藏档案统计，如表7~表9、公共统计，具体内容如下表。第一，档案统计是认识档案工作的一种重要手段。它以档案工作中大量的现象为对象，通过从量、质联系中对数量的观察和研究，以指示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。但档案统计并不是认识档案工作中一切问题的唯一工具，在档案工作中只有以数量表现的现象，才能进行统计，而且仅靠统计本身也不能认识清楚，因此，要对档案和档案工作中各种现象的量有正确的理解，做出科学的判断。第二，档案工作也是一个系统的工程，组织档案管理系统的一系列工作，都应当胸中有数。建立科学的档案统计工作，才能把对档案和档案工作的定性分析和定量分析结合起来，以档案的大量数据作为分析的依据，才能更好地了解和掌握档案和档案工作情况，使档案工作更加完善。第三，档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，档案工作越发展，统计工作越要加强。建立、健全档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门工作的真实状况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规律、水平和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导，监督和检查，进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的作用。第四，档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。通过科学的档案统计工作，能够系统地反映档案产生的数量、速度、馆藏档案的状况和变化，利用档案的频率和发展趋势，能够系统地反映档案部门的工作量以及人力、财力的需求量，能够系统地反映档案事业在企业的经济发展中的地位和作用，为企业领导对档案事业决策提供科学数据和可靠依据。
档案统计工作的要求。第一，要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是档案统计的重要要求。第二，档案统计工作要符合企业建设要求，对档案统计要标准化，统计调查工作要科学化、系统化，统计服务优质化。第三，充分发挥档案统计工作的服务和监督作用。档案统计工作，不仅是有关部门从事研究、进行决策不可缺少的耳目和参谋，不局限于一般的登记、填送报表，同时，还是通过档案统计发现问题、解决问题的依据。邯钢公司非常重视档案统计工作，公司档案馆承担全公司档案管理职责及档案业务指导工作。在档案管理工作中责令各单位定期开展自纠、自查、自改工作，形成文字报告上报公司档案馆，便于掌握一手资料，统筹管理。同时，由公司档案馆牵头，组成检查小组，由档案馆馆长带队，2~3名具有副研究馆员职称的人员为组员，不定期地对公司所属二级厂、机关部室的档案部门进行检查工作，依据本企业制定的《档案馆藏基本情况统计台账》所涵盖的各项工作逐条逐项进行检查，核实所统计数据的准确性、真实性，发现问题，及时提出整改意见，对个别问题由公司档案馆检查组事后汇总，形成文字报告上报相关部门，请求支持。通过一系列举措，加强了档案统计基础工作，确保档案统计数据准确、翔实，才能更好地服务企业生产、经营等项工作。邯钢公司档案馆承担着全公司档案基本情况统计工作，公司档案馆指定专人负责档案统计管理工作，按照国家、省、市档案局的有关要求，在本公司制定的《档案馆藏基本情况统计台账》基础上，认真填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》，针对这一项工作，公司档案馆利用公司内部局域OA网、电话等形式下发通知，要求公司所属29个具有档案室的单位报送统计表。并对报送的4200条数据逐条、多次审核，直到数据准确、逻辑关系清楚，汇总后经过公司领导签字、盖章，将电子版、纸质报表报送邯郸市档案局，圆满完成历年来《全国档案事业统计综合年报》统计、上报工作。加强内部培训，提高档案人员业务能力，确保档案统计工作顺利进行。在企业降低成本、挖潜增效、节能减排的主旋律下，机构的整合、人员配置调整、人员到龄退休等情况经常发生，从事档案管理的人员也经常发生变动，给档案管理工作也带来了一定的影响。邯钢公司档案馆针对这种情况，在要求各单位报送统计数据之前特举办一期“档案统计工作业务”培训班，对全公司档案工作专、兼职人员进行培训。培训班内容针对《档案室藏基本情况统计台账》《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》进行逐条讲解，阐明各数据之间的逻辑关系，强调了重点部分、共性问题。例如，在统计报表中有一项“未整理零散档案排架长度”是按米为单位计算统计的，因为是未整理零散的档案，可能会以捆、箱、包等形式存放，但是在统计时不能以几捆、几箱、几包来统计，会使档案的实际数量统计不精确。对个性问题举例说明，引以为戒。培训班的实用性、可操作性很强，受到广大档案人员的一致好评，特别是对新接手档案工作的人员帮助很大，帮助他们理清了头绪，找准了切入点，解答了疑难问题，为做好档案统计工作创造了条件。培训班由公司档案馆具有副研究馆员职称的人员担任讲师，讲师自行制作授课课件，该讲师也是档案检查组成员，所以对基层工作也很了解，在授课时能够抓住重点，对学员提出的问题能够一一解答。通过加强内部培训，讲师能够从基础工作入手，照顾到点、面的问题，学员能够带着本单位实际问题来咨询，从而提高了学员业务能力。通过内部培训形式，减少了外培经费，也为企业降低成本发挥微薄之力。档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，也是档案管理基础工作，通过对档案的收集、移交、整理、鉴定、保管、提供利用等情况最基本内容的记载，揭示了它们形成过程、现状和变化，反映出企业由小到大的历程，因此，档案工作者要有高度的责任心、事业心，在加强提高业务能力的同时，以一颗平凡心做好档案统计工作，为企业建设、发展贡献自己的力量。
作者:杨 芳 陈林涛 徐志红 单位:河钢股份有限公司邯郸分公司
参考文献：
[1]许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J].山西统计，2002（8）：28.
依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》规定，消防安全重点单位应当建立健全消防档案。消防档案是记载重点单位基本情况和消防工作自我管理的重要文书档案，建立健全消防档案是机关、团体、企业、事业单位消防实行安全规范管理的一项基础性工作。其中消防安全管理情况部分的表、本、簿的建立又是基础中的基础，它是贯彻落实《规定》要求的各项工作的具体表现形式。认真制定符合本单位实际的消防档案内容，规范单位的消防安全管理，对及时消除隐患，保障单位的消防安全，具有十分重要的意义。
2.适应范围：适用于公司及各管理部门消防档案的管理。
3.职责
3.1消防管理员负责制定档案的相关内容，并每年一次对档案规定的内容进行收集、归档、保存，若有修改变化的应告知经公司领导或审批，及时更新。
3.2办公室负责审阅，并监督各相关部门依规程执行。同时负责对文件、表单、档案内容统一保管和立卷归档工作。
3.3各部门经理、消防管理员为档案管理负责人、案卷质量审核人；监督本部门档案管理的实施工作。
3.4管理部档案员职责
3.4.1熟悉公司档案管理操作规程，掌握档案规定的具体内容，做好档案的整理装订工作，做到档案目录齐全，内容清楚，便于查找和利用；
3.4.2维护档案的安全性、完整性、不丢失，人员若有变动应办好移交手续；
3.4.3每年一次按时向公司档案室移交档案，办好移交手续，并将案卷目录一同移交；
3.4.4做到文件材料年年清，无积存；
3.5各部、室档案管理员（兼）负责日常档案管理工作。
4.消防管理记录
4.1消防安全管理情况记录是反映单位消防工作开展情况，记录管理过程的有效凭证，认真填写各类记录表，是落实逐级和岗位责任制的重要手段，对规范单位消防安全管理有重要的意义。填表应该客观属实，并要作为消防档案内容，统一保管、备查
4.2档案管理员应根椐以下提供的消防档案样式和内容表单实事求是填写、认真整理，全面反映单位消防工作的基本情况并附有必要的图表，后提交消防管理员审阅签字，并归档。
4.2.1 单位基本概况
4.2.1.2单位总平面、道路、水源示意图
4.2.1.3消防安全重点部位确定表
4.2.1.4消防管理组织机构和各级消防安全责任人
4.2.1.5主要消防设施
4.2.1.6专职（义务）消防队队员名册
4.2.1.7专职（义务）消防队消防装备配备情况
4.2.1.8与消防安全有关的重点工种人员情况
4.2.1.9消防安全协议
4.2.2 培训与考核
4.2.2.1培训记录表
4.2.2.2考评细则
4.2.2.3会议记录
4.2.2.4消防奖惩情况记录
4.2.3日常运行管理与检查
4.2.3.1火灾情况记录
4.2.3.2消防日运行值班表
4.2.3.3楼宇消防基本情况登记表
4.2.3.4消防季检登记表
4.2.3.5消防年检登记表
4.2.3.6节前消防安全常规检查表
4.2.3.7消防设施维修保养记录
4.2.3.8消防设施检测记录
4.2.3.9消防安全隐患整改通知书
4.2.3.10临时动火作业申请表
4.2.4演练与演习
4.2.4.1灭火预案登记表
4.2.4.2消防技能演练记录表
4.2.4.3消防演习记录表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1楼宇消防器材缺损情况汇总表
4.2.5.2消防器材设备台帐
4.2.5.3设备维修申请报告
5.档案袋（技术档案袋、资料袋）用于保管技术图纸、业主资料、协议档案、证照档案等。文书、图纸档案应有卷内目录和备考表，目录中的内容必须与袋中的档案相对应。证照档案的目录可直接写于档案袋封面。档案袋正面应拟写案卷标题。
5.1 立卷归档
5.1.1部门经理和消防管理员应支持档案员的资料收集工作，
5.1.2将需归档的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集归档的过程中，应注意文件材料的规范和书写字迹的牢固持久，一般应采用A4纸张，书写材料宜使用碳素或蓝黑钢笔水（黑色水笔），不宜使用圆珠笔、纯蓝或红色钢笔水、水彩笔等；重要的传真件应尽可能索要原件，索要不到应将传真件复印，用复印件存档。
5.1.4归档整理时间：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5装订：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均应使用档案线装订成册，不用金属物装订；或采用合适的卷皮、袋、筒、盒等形式将全卷文件装封为保管单位；装订必须牢固、规范。原文件上的金属物（曲别针、大头针、订书钉等）必须拆除。
5.1.6档案大部分为纸质载体档案，若为证照、声像或数码电子档案，应在 “备注”栏别注明。
5.2照片说明的编写方法和要求：
文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
地点：被摄物所在的具体地点；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的场景；
摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
5.3 录像内容应加注文字说明。
5.4 严禁将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，不得拒绝向公司移交档案。
[关键词]机关档案；登记工作；基本形式
一、机关档案状况登记
机关档案状况一般可分解为档案的数量、存在与保管状态及其变化情况三个基本方面。对档案数量、存在与保管状态及其变化情况进行登记的具体形式主要有以下几种。
（一）卷内文件目录和案卷目录
卷内文件目录是对卷内文件按顺序进行的登记。它是档案管理工作中的一种编目，同时又对卷内文件起着固定顺序和统计数量的作用。案卷目录是登记每一案卷标题及卷内文件的起止日期、保管期限的簿册，是统计已整理编目档案的基础材料。
（二）档案收进登记簿
收进登记簿是档案馆记载档案增长情况的一种总登记册。基本登记方法是以收进档案的次数为单位进行登记，即每收进一批档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目，主要登记项目有收到日期、移交机关、移交数据、全宗名称、档案所属年度、档案数量、档案状况、全宗号等。
（三）全宗名册
全宗名册是登记档案馆所保存的每一个全宗的名册。它是档案馆登记全宗和固定全宗排列顺序及共号数所用的一种工具。主要登记项目有全宗号、全宗初次入馆日期、全宗名称、卷宗移出说明等。
（四）全宗卡片
全宗卡片是档案行政管理部门要求档案馆报道的一种登记形式。目的是为了随时掌握各档案馆所存档案全宗的基本情况。登记项目主要有：档案馆名称；全宗名称及其尘化情况；立档单位的性质及主要职能；全宗初次入馆日期、档案数量及统计日期等。
（五）档案成分和数量变化情况报道表
它是档案馆按要求向档案行政管理部门报道的一种档案登记形式，旨在随时报告所管档案（以全宗为单位）的变化情况。档案行政管理部门根据其报道内容.随时在全宗卡片上进行补充登记。主要登记项目有全宗号、全宗名称、新收进和调出档案情况、年终全宗内档案总数等。
（六）案卷目录登记簿
它的主要作用是在固定案卷目录顺序号和统计档案馆各个全宗内案卷目录的数量两个方面。编制方法是按全宗以目录的收进和编制次（册）数为单位进行登记，每一全宗内的每一本目录各编一个顺序号。主要登记项目有顺序号、全宗号、目录号、目录名称、所属年度、案卷数量、目录页数、目录份数、移出说明、保管期限、备考等。
二、机关档案工作登记
档案工作登记是记录档案工作过程中发生的一些重要情况和一些平常的工作行为、事实、数字。其中提供利用工作是其登记的重点内容。一般的登记形式有以下几种。
（一）工作日志
工作日志是许多行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式，目的在于逐步记录每―天的工作内容和进程以及存在的问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。档案工作日志一般是以每一位工作人员每天所进行的业务活动为基本登记内容，同时兼顾非业务方面。
（二）人员进出库房登记
工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记薄上登记，登记项目有进出库房人员姓名、日期、进入库房时间（时刻）、进库理由、出库时间（时刻）等。
（三）档案出入库登记
它是库房管理的一种手段。登记本应放在库房入口处或库房中固定位置。无论何种原因，只要从库房中调出库外或最终归入库房时，均应登记。具体的登记项目有档案出库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因（用途）、归入日期（时刻）、经手人等。
（四）档案清点、检查登记
它是对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后进行的登记。登记项目有清点、检查的日期、原因，清点检查过程所发现的情况及问题，清点检查的结果（结论），参加清点、检查的工作人员姓名。
（五）库房温湿度登记
这是库房管理必须进行的一项登记。登记采取表格式，主要登记项目有登记日期、温度、湿度、采取措施等。有条件的单位采用了“温湿度控制系统”，计算机自动控制库房温湿度和定时记录温湿度的度数，代替了手工操作，非常方便，使库房的管理上了一个台阶。
（六）档案利用登记簿
一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案馆、档案室记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时也是档案馆、档案室向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。档案室往往将其作为唯一的档案利用登记手段使用。近年来，为了减少档案室工作人员的劳动量，简化利用程序，有将利用登记和利用效果登记合并在一起的趋势，即在档案利用登记簿上增加一栏“利用效果”就达到了一举两得的目的。具体登记项目有日期、利用者姓名、工作单位、职务、利用目的、利用方式、档号、数量（卷）、利用者签名、归还日期、经手人等。
（七）利用者登记卡
这是档案馆对利用者进行记录、掌握利用情况的一种登记形式。具体登记项目有利用者姓名、性别、年龄、阅览证号、工作单位、职务、印鉴或签字、填卡日期等。
（八）档案借出登记薄
用于对档案被借出档案馆、档案室之外的情况进行登记的一种登记形式。具体登记项目有借出日期、借阅单位、利用目的、数量、全宗号、目录号、案卷号、借阅期限、借出人签字、归还日期、签字、备注等。
（九）档案复制、摘抄登记
用于对档案在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。同时具有提出复制、摘抄申请、履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。具体登记项目有利用者姓名、单位、职务、拟复制摘抄文件标题、核号、份数、用途、审批意见、审批人、日期、复制摘抄人签名等。
参考文献：
［摘要］近年来，为了逐步实现建档工作的规范化管理，必须按照一定的要求予以整理、收集、利用和保存，并发挥档案积极有效的指导作用。各企业、各地区在档案的建立和管理中，存在一些问题。为了进一步提高档案管理的水平，现就以下几方面的问题提出一些看法，以供讨论。
［关键词］档案 管理 内容探究
［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0061－01
从检查中看到，档案是各单位搞好工作执行政策的重要依据，更是历史的记录。档案管理搞得好的单位，究其原因，档案管理做到经常化、规范化，档案工作纳入了单位目标管理考核，领导重视，且利用档案解决了大量的产权纠纷、人事问题、债权债务等难题。但是有些单位整理过的档案又变得混乱不堪，主要还是对档案工作重要性认识不够，上面要求时突击一下，抓一次便突击一次。档案室又成了杂货仓库，文件不立卷归档，不及时收集，存在档案管理是档案部门的事的模糊认识，故而始终不能彻底解决。
一、建档工作的几个基本原则
第一，建以致用。资料可以为企业当好参谋，利用很重要，资料的贮存更为重要。多年来，企业积极主动去利用档案及时提供了有效数据，主动去分析、整理档案内容，为企业和政府提供信息，并在实际工作中，及时发现各种新问题，使“死”档变“活”档。
第二，整理档案，不搞逐级汇总。在以往档案管理中，有的地方试行逐级汇总上报，汇总档案，以便掌握全面情况。每年形成一个综合档案资料，经过几年的实践证明，这种做法出发点是好的，但同时这种做法也带来了一些问题。第一，档案数据的整理分析往往需要耗费许多人力和时间去完成，是一项非常繁重的工作，每年付出的劳动在人力投入方面造成较大损失，不能换来有效的参考数据。第二，是收集数据不全，由于整理档案不规范，数据不准确等种种原因，造成汇总后的数据出入很大，档案数据不准确，直接影响到档案利用效果。其三，汇总档案额外的负担，必然会影响到基层人员的工作积极性，在一定程度上加重了基层工作的负荷量。
第三，收集资料要“精”。从档案收集的内容来说，从多年的实践经验来看，一般包括生产性有害因素及接触人群的基本情况、生产单位的基本情况、工艺流程的基本情况等等。若把原始数据以流水账的形式进入档案，不分周期，不定范围，必然会给后期的档案分析带来不必要的麻烦。对上述各类繁杂的数据，如何进行收集整理，必须要涉及到各类数据的收集范围和周期问题。在确定上档数据的周期时，要针对不同企业提出不同的要求，分别确定档案的形式和内容，以保证建档工作取得良好效果。对于一些监测数据多，自我监测机构，监测周期短，要将数据进行处理后(原则上按平均值计算)，按照一个地区的统一要求整理上档。一般来说，上档周期定为每年一次比较适宜。在确定范围和周期的基础上，为保证历年数据的对比和即时分析，一定要精化所收集的各类数据，做到既不重复，又不遗漏，并力争使每一个数据反映出一方面的情况，对各种原始资料要进行初步整理。
二、选择适当的档案形式
在档案管理工作中，由于地方部门和企业所承担的管理范围、任务及所收集的资料、数据等方面存在着较大的差别，应该从各自的需要和实际情况出发。从几年的实践来看，绝不能以一套统一的档案形式去要求不同层次的管理机构。根据各自的工作特点和资料形式，各工业企业采用全国统一档案的形式和内容是基本可行的，但仍然需要在此基础上加以补充和完善，确定各自适用的档案形式和内容，使得各类有价值的资料能够真正保存和利用起来。作为地方管理机构，由于承担任务和管理范围不同，所应建立的档案形式远比企业机构的形式要多，一定要灵活掌握，倍加重视，不断完善，搞好本单位的档案建设。
三、档案的建立
