1 档案工作的现状及存在的管理问题
多年来,医院档案工作的发展情况不容乐观。新情况层出不穷,老问题不断涌现,严重阻碍了医院档案工作持续有效的发展。
1.1 领导重视程度不够 造成档案管理和利用的死角。由于医院做为特殊的服务行业, 具有较强的专业性、技术性。为此个别医院领导档案观念意识淡薄,认为档案工作可有可无,没有意识到档案工作在医院发展建设中的重要性和必要性。只抓医疗服务质量、经济效益和社会效益,却忽视了档案工作。档案管理人员配备、设备应用上支持不够,导致个别医院档案室设施配备不健全、人员严重短缺、频繁调动;档案管理状况得不到及时改善,出现档案业务质量降低、信息资源开发不足、提供利用不规范现象,造成了档案利用的死角。
1.2 制度不全职责不清 造成档案管理存在的弊病。《档案法》中规定,各单位档案机构必须认真履行的职责:“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向上级主管档案部门移交档案;监督指导所属机构的档案工作。”然而由于历史原因和医疗行业特殊性的制约,各医院档案管理分设综合档案和病案两个档案室;在日常工作、生活中形成的文书、科技、会计、实物、音像档案等由综合档案室收集、存档,业务管理由医院办公室负责;而医疗诊治中形成的医疗文书档案、诊断依据、影像档案则由病案室负责,业务管理由对应专业部门管理;单位的人事档案,由人事部门专人负责。单位内形成多部门管理档案的局面。造成档案管理格局混乱职能不明确。
1.3 档案专业人员素质参差不齐。目前医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,没能从根本上做到与时俱进。表现为专业化、知识化的贫乏,知识面相对较窄,知识结构不合理,学历偏低,忽视对档案人员进修培训学习及交流,导致现代档案信息科学知识贫乏,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,致使档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。
1.4 档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。个别医院由于用房紧张,致使档案用房简陋根本不具备档案的收藏和保管。另外,设备陈旧,设施不完善,也制约了档案事业的发展。随着科学技术的进步,运用计算机及网络技术管理档案的较少,还采用手工收集、检索、查阅阶段,极大的影响了档案的利用率,不利于档案的收集、利用和开发。
2 加强医院档案管理工作的对策
2.1 加强学习,增强意识。要加强领导和档案法的学习及宣传,增强全员档案意识,特别是领导干部的档案管理责任意识。档案管理是医院管理的重要组成部分,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设和未来发展同步规划、同步前进;要大力宣传档案工作,使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,才能使档案工作顺利开展。
2.2 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立高度的服务意识,努力把本职工作视为人生的追求,做精做细每一环节,要甘于清苦,创造平凡。不断丰富和完善业务能力,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。不断开展多种编研活动,编写各种专题汇编,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。同时加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系和资源共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。
2.3 理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理规章制度,是档案管理的关键。随着科技创新档案管理手段和水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。
2.4 加强培训,结合实践,提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习给予提高。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平提高。
2.5 开发档案资源,为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。
【关键词】人事档案管理；必要性；措施
目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。
1.人事档案管理的现状如下
1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。
1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。
1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。
1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。
人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。
2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到
2.1配置专门的档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉认真负责。做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。
摘 要 本文从医院档案管理的自身特点出发，通过现代与传统档案管理方法进行比较分析，说明医院档案管理信息化的必要性。
关键词 医院 档案管理 信息化 必要性
医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。
一、档案信息化完善了档案管理模式
在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。
二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善
在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。
三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。
四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。
五、档案信息化有利于更好的保存档案原件
医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。
参考文献：
[1] 张明，丁晨.医院资料归属[J]湖北电力[J].2014.30（12）：58-60.
【关键词】心理档案；建立；必要性；调查分析
中图分类号：G64 文献标识码A： 文章编号：1006-0278（2014）01-221-02
近社会的发展对大学生的心理素质提出更高的要求，为大学生建立心理档案，把握大学生的心理发展轨迹，为大学生提供有针对性的心理指导，已成为高校心理健康教育工作的重要组成部分。本文对江西高校大学生心理建档现状进行了调查与分析，并对心理档案管理系统建立的必要性进行了阐述。
一、调查对象与方法
（一）研究对象
2004-2007年江西省高校心理测试与建档的学校。
（二）研究方法
（1）文献分析法：查阅近年来江西省高校心理建档与档案管理的相关文献。
（2）调查研究法：调查2004一2007年江西省高校心研会关于江西省各高校大学生心理建档情况的档案数据，对江西省各高校大学生心理档案的建立、管理与使用情况进行调查分析，获得定性与定量分析的第一手资料。
二、调查结果与分析
（一）开展了心理测试与建档的学校比率较高
（二）大学生心理建档的内容单一、不规范
本文在调查中了解到，江西省各高校心理建档的方法多以心理测试建档为主，心理档案所包含的内容基本一致。主要有：
1.人口学资料。主要包括学生姓名、学号、性别、班级、家庭情况、兴趣爱好等。
2.心理测试结果。心理测试结果为每年学校为新生组织的心理测试数据和平时心理咨询所做的心理测试数据。
3.心理咨询记录。主要包括咨询时间、主诉内容简介、观察印象、交谈情况、心理问题性质、疏导措施及效果评价、反馈信息等。
通过对江西省高校心理建档内容进行分析，笔者认为存在以下几个方面的不足：
一是心理档案中学生的基本情况有些是从教务处的学生信息登一记表中获得，有些是心理测试时获得，这些资料都较简单而且不全面，心理咨询老师查阅也不大方便。
二是各高校每年组织的大规模施测都只是针对新生的，因而目前高校大学生心理档案的心理测试记录绝大部分都只是大一时测试所得，后续数量很少，难以对学生的发展性心理辅导提供更多的帮助。
三是平时的心理咨询记录很少在档案中有所反应，目前省内只有几所高校采用了咨询室咨询和网络咨询相结合的方式，多数高校的心理档案中没有涵盖平时心理咨询的记录。
（三）大学生心理建档方式逐渐由纸笔档案向电子建档发展
本调查对2004-2007年江西省高校心理测试建档的方式进行了了解，结果如表2所示。
从以上数据可以看到，2004一2007年，江西省高校采用电子建档的比例分别为17%、29%、31%、31%，可见该省高校心理建档方式正逐渐由纸笔建档向电子建档演变，而这个变化与近年来使用计算机化的大学生心理档案管理系统的学校越来越多相关"在表中还可以看到，历年都有一些高校采用纸笔与电子建档相结合的方式，2007年比例高达25%，可见不少高校在建档方式的选择上还处于探索和适应阶段。
（四）大学生心理测试建档使用的量表呈现多样化的发展趋势
如表3所示：江西省高校大学生心理测试建档所使用的量表以心理健康状况自评量表（SCL-90）为主。2004一2007四年中，使用SCL-90建档高校的比例分别为90%、96%、90%、88%"江西省开展了心理测试与建档高校所使用的量表除SCL-90外，还包括：大学生人格问卷（UPI）！卡特尔16种人格因素测验（16PF）！中国大学生心理健康量表（CCSMHS）和艾森克人格问卷。并且还有一些高校使用多种量表相结合的方法进行心理测试与建档，如新余高等专科学院、赣江职业技术学院等。可见，江西省大学生心理测试建档量表的使用情况为：以SCL-90为主，多种量表共同使用，呈现多样化的发展趋势。
综上所述，江西省各高校大学生心理建档的总体情况较好。不过，调查发现，有不少高校在建档的硬件和软件建设上投入不够，建档工作不够规范完善。如建档的内容单一、心理档案管理不够规范！档案使用不方便等。产生以上现象的原因除学校财政支持投入不足外，更重要的是到目前为止尚还没有一套非常适合高校使用的大学生心理档案管理系统，南昌大学心理健康教育中心2005年就想使用京湘大学生心理档案系统商业版对当年的大一生进行心理测试与建档，但因当年系统不稳定而失败，故至今都仍然是沿用手工建档，只是心理测试用激光阅读仪读卡。
随着我国高等教育进入大众化阶段，建立大学生心理档案的难点主要有两个方面：一是建档难，二是管理难"依靠传统的手工建档和管档方式己难以满足高校心理健康教育与咨询工作开展的需要，如何设计开发科学、便于使用的计算机化大学生心理档案管理系统显得更为需要和紧迫。
三、建设基于网络的大学生心理档案管理系统的必要性
（一）有助于提高高校学生管理工作的效率
随着高等教育规模的不断扩大，学生人数的急剧增加，在校学生的管理工作也日趋繁重。传统的心理咨询和心理测量需要大量的人力和物力，而且信息反馈滞后，教师很难及时掌握学生动态的心理状况。借助现代通讯技术和网络技术建立起来的大学生心理档案管理系统，能自动化或半自动化地进行大学生心理档案的建立、心理健康水平的测量、智力状况和非智力状况的测验、职业兴趣测评等，一方面分解了建档和测评工作，另一方面在宽松的网络环境下，“咨询者的心理松驰，在自觉或不自觉的情况下呈现出自己的内在的、隐秘的、特殊的心理状态”L$M，因而提高了测量的真实性和准确性，有助于教师因材施教，减少德育和心理健康教育的盲目性，提高其针对性，从而提高学生管理工作的效率。
（二）有助于提高大学生自我认知水平
目前，学生档案中记录的往往是学生认知发展水平而非心理状况，如学业成绩、教师评语、奖惩情况等，学生从这些数据很难进行心理发展状况的反思和自我认知；而基于网络的心理档案管理系统可以将学生心理测量的结果及时反馈给学生，让学生清楚地进行自我认知，从而扬长避短，进一步提高学习成绩和心理健康水平。
[关键词]人事档案管理；信息化建设；一体化管理；管理软件
1.引言
人事档案管理是每个单位不可忽视的一项重要策略。随着信息技术的发展和进步，推动人事档案管理的信息化建设成了一种趋势，这样不仅有利于确保档案资料的完整性和安全性，还有利于档案信息的查询和资源共享，对提高整个人事档案管理水平，充分发挥人事档案的重要作用具有现实意义。下面将探讨分析人事档案管理信息化建设的必要性，并提出相应的建设策略，希望能够为实际工作提供指导与参考。
2.人事档案管理信息化建设的必要性
人事档案管理信息化是随着信息技术的发展而出现的趋势，在现代社会，推动人事档案管理信息化建设是十分必要的，具体体现在以下几个方面。
2.1顺应时展的要求。随着信息技术的发展和进步，它在人们日常生活的运用越来越广泛，在人事档案管理的运用也不例外，这样能够更为有效的进行人事档案管理，还能够推动管理工作的开放化、社会化进程，为人事档案管理提供技术支持。因此，加强人事档案管理信息化建设是时代的要求，是整个社会发展的趋势，必须重视该项工作。
2.2保证档案安全的策略。传统纸质档案资料的管理方式尽管能够起到一定的作用，但不利于保证档案资料的安全性，容易受到火灾、水灾、病虫害的影响。并且一旦出现丢失或者烧毁现象，则无法恢复。而运用信息化管理手段，将人事档案信息进行数字化处理，能够确保人事档案信息资料的安全，方便以后的查阅和使用。
2.3提高管理水平的方式。利用信息技术的支持，能够将人事档案信息资料进行数字化处理，有利于对档案资料进行查阅和管理。同时也方便人事档案信息资料的共享，推动人事档案管理方式的不断完善。还可以简化工作流程，方便人事档案信息的查询，减少管理人员的工作量，加快人事档案信息更新速度，节约资源，促进人事档案管理水平的提高.
2.4发挥档案作用的手段。在人事档案管理过程中，通过运用信息化管理方式，对资料的查询、更新、修改都可以在电脑上进行，有利于确保信息资料的完整性，使人事档案更有价值，为单位考查工作人员的综合情况提供相应的依据，从而促进档案更好的发挥作用。
3.人事档案管理信息化建设的策略
正因为加强人事档案管理信息化建设具有上述重要作用，因而今后应该重视该项工作，采取相应的措施，推动信息化建设进程，具体来说，笔者认为可以采取以下策略。
3.1坚持运用信息化建设的思想。在人事档案信息化建设趋势的影响下，档案管理部门必须转变传统的思想观念，坚持运用信息化建设的方针指导人事档案管理工作。注重对信息化管理系统的开发和应用，管理人员应该具有创新思想，注重管理手段和方式的创新，注重对先进技术的应用；坚持从本单位的实际情况出发，在管理实践中逐步提高对信息化技术的应用水平，坚持循序渐进原则，加强技术研究，完善管理内容和管理系统，对存在的问题及时采取措施改进，推动人事档案信息化建设的步伐。
3.2创造良好的信息化建设氛围。完善管理规章制度，健全奖惩激励机制，引进高素质的管理人员，营造良好的工作氛围，调动广大工作人员的积极性和主动性，掌握相应的技术措施。同时注重对管理人员的培训，提升他们的管理技能，推动信息化建设的顺利进行。
3.3实现人事档案的一体化管理。推进信息化建设的过程中，需要重视对整个过程的管理，对人事档案信息进行数字化，进行存储和备份，确保档案信息资料的安全，做好对档案信息的备份与管理，运用科学的管理手段加强电子档案管理水平。同时，要重视利用信息技术加强人事档案整个过程的管理，包括建档、归档、查询、借阅、盘点、处理、转出等程序，实现对档案信息接收、传送、传输、使用的一体化管理方式，提高档案管理工作水平，促进人事档案作用的充分发挥。
3.4重视管理软件的研究与开发。人事档案管理信息化建设必须以信息化平台为依托，将其作为管理的操作平台。因此，管理人员和技术人员需要加强研究工作，重视对管理软件的研究与开发，为信息化管理的顺利推进创造良好的条件。同时注重对管理软件的更新，不断完善管理系统。加强数据库建设工作，做好档案信息资料的存储，为查阅和调取提供方便。另外还要加强数据库的安全水平，建立完善的安全管理制度，采用相应的安全技术，提高档案信息服务水平，不断促进人事档案管理水平的提高。
3.5建立专业人事档案管理队伍。注重对高素质管理人员的引进工作，加强管理队伍建设，人事档案管理人员不仅需要掌握管理程序和规章制度，还应该熟练的掌握管理技术的应用，能够胜任信息化建设的节能要求。同时，单位要注重对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业技术水平和业务素质，通过访问、进修、学习等方式学习先进的管理理念和管理技术，推动信息化建设进程。同时，管理人员还需要严格遵循相关法律法规的规定，树立良好的职业道德，避免出现弄虚作假的现象发生，推动人事档案信息化建设的顺利进行，提高人事档案管理水平。
4.结束语
综上所述，加强人事档案管理信息化建设具有重要的作用，今后在实际工作中，应该以信息化建设为指导方针，并采取相应的措施，推动人事档案管理信息化建设进程，确保档案信息资料的完整和安全，使其在实际工作中更好的发挥作用。
参考文献：
一、档案管理中存在的问题
现在的煤炭企业中，档案管理工作存在着许多问题。管理模式上的落后使得现在很多企业仍以纸质档案记录为主，在信息化技术急速发展的今天，不仅浪费了人力物力等资源，在管理上也显得笨重落后。新时期的档案管理工作应该是在建立全面信息化平台的基础上，辅以纸质、实物、声像等档案管理，这样不仅能实现工作的准确、快速、高效，同时对于整合档案资料，分析数据也有着明显的益处。在对档案资料进行归档和编研的过程中，因编研人员素质低、水平差，编研成果受到严重影响，不仅无法做到有效利用档案数据，同时也无法适应企业发展的需要。在实际工作中，这些问题的存在严重影响了档案管理工作的顺利进行，阻碍了企业发展的步伐，同时将原本地位重要的档案管理部门变得犹如鸡肋，因此，改革档案管理部门，创新工作服务，在这种背景下，显得尤为重要。
二、档案创新服务的必要性
档案管理的创新服务是为了与企业的快速发展在步履上实现和谐一致，档案管理工作必须跟上企业发展的步伐，这样才能通过档案的编研与分析为企业发展提供咨询。
1.煤炭企业档案信息管理方式需要创新
煤炭企业作为人力密集型企业，在工作中，不管是基层人员还是领导都有查阅档案的需要，而且频率比起一般企业还要高一些，因此，在档案管理方式上，做到分类明晰，方式多样化就显得很重要。不管是信息化平台还是纸质档案包括实物档案等都有各自的特性与优势，多样化的选择能使工作人员在查阅过程中有的放矢，选择更适合自己的方式，同时明晰地分类也便于快速找到自己所需的资料，实现档案管理的系统化。
2.扩大档案资料收藏和管理范围
除了传统的纸质资料实物资料之外，在高度信息化的今天，对于电子形式的档案资料也要加以收集储藏。这样不仅能弥补纸质与实物资料的漏洞，完善档案，同时也能保存更加大量的信息资料，为企业员工查阅提供更丰富详实的资料库，也为企业运用档案筹谋发展提供优势。档案管理范围扩大之后，能更加仔细准确地记录企业的一切动态，在日后的编研工作中，形成有效的、系统的企业数据分析。
3.将档案工作正式列入企业工作计划
将档案工作正式列入企业工作计划之内，是对档案管理重要性的体现与承认，这样不仅能制定出更加切实可行的工作计划，对于实际工作的执行也大有益处，同时还能使企业员工明确认识到档案管理工作的必要性与重要性。在档案工作中遇到问题与困难时，可以群策群力，共同解决，对于发挥企业工作人员的个体智慧，增强企业凝聚力也有着积极作用。
三、档案创新服务的方法途径
档案管理创新是新时期煤炭企业发展的必然要求，我们将通过以下几个方面来实现管理上的创新。
1. 体制创新
现代企业的发展在管理制度上追求精简与集约化，为了适应企业制度的发展变革，企业的档案管理体制也要与时俱进，简单来说就是，档案管理的体制也要实现精简与集约化。在管理方式上实现高效、精简，在管理范围上扩大、拓深，既充分发挥档案管理部门的能力与潜力，也不给企业带来额外的成本负担，将创新的目的立足于高效、完善，进行整合运营。通过管理要素的合理配置，必然能达到集约化带来的良好发展效果，实现企业部门投入与产出，成本与效益的最大优化。在这种模式的运营之下，将档案管理从简单的资料搜集、存放向情报、信息、科技为一体的管理机制转换，让档案管理成为企业实现科技创新与技术改造的动力源之一。
2. 管理创新
管理上的创新其实更多的是运用现代信息技术，虽然现在很多企业确实在应用计算机对档案进行管理，但是也仅仅止于目录的输出与检索，其实，信息技术在档案管理上的应用发展还有很大提升空间。信息技术的目的不仅仅在于方便工作，更重要的是它能把复杂的工作简单化，混乱的工作条理化，不仅能提高日常工作的效率，降低人力资源成本，精简部门，同时还能做到资源的有效利用，实现安全、方便、快捷的档案管理。例如高校图书馆的条形码管理制度，不仅能快速处理学生借阅归还图书这项工作，还能对图书馆内庞大的图书数量进行合理化、高效化的管理。这对于煤炭企业而言，具有很大的借鉴意义。在信息化平台的运作之下，档案管理部门就相当于一个小型信息中心，不但能与各部门实现信息、技术连接，资料共享，还能确实做到对信息的利用与保护。
3. 从业人员选择
对档案管理工作人员的选择或许算不上是创新，但是如何选择具有专业知识与技能，能真正做到电子档案信息管理与资料编研分析的从业人员，就是一项难题了。由于从前档案管理工作的简化混乱，很多在职人员只能简单地做一些档案的存储管理工作，不仅对信息化平台的管理使用一无所知，在真正考验从业人员素质的编研工作上也表现得一塌糊涂。在知识经济时代里，企业的档案管理需要一批真正具有专业知识与技能的从业人员，不仅能对资料文书电子档案进行科学合理的分类整理，还能运作好信息化平台下的资料共享与管理。因此，档案管理人员的高配备以及多层次培训显得尤为重要，提高从业人员素质与技能已经成了档案管理工作中的当务之急。
乡镇档案是指乡镇党委、政府在公务活动中直接形成的对本单位以及对国家、社会具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一个乡镇的档案管理因为人员少、经费少等现实的原因不可能有专人负责，但是乡镇档案却是一个包含面广、繁琐与重要性兼具的工作，它和本地群众的切身利益相连。能把乡镇档案管理号，可以直接在基层解决一些矛盾和问题，理顺好人民内部的关系，为党的群众路线教育活动服务好。
2.乡镇档案的作用
乡镇档案工作处于我国档案工作体系的最基层，它们形成的档案反映了我国社会主义基层政权的历史面貌，具体详细地反映了这个乡镇各项工作活动的真实情况。乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料。对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。乡镇档案因为涉及范围广，内容较多，保存地没有完全独立的一个档案库房导致纸质档案的难于管理和保存。近几年信息技术快速发展，随即而生了电子档案管理，利用电子设备对档案进行保存，这样更利用查找和管理。
3.国家提倡建立电子档案
2000年的时候，在全国档案工作会议上中共中央办公厅主任王刚同志，明确向档案部门提出了要加强档案信息化建设的任务。《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。
4.电子档案的介绍
电子档案指在电脑设备及其它利用电脑设备生成的电子文件，以硬盘、光盘等载体进行存储，依赖电脑、平板电脑、手机等电子设备阅读、处理。电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式：逻辑归档是指电脑连接互联网的情况下进行的，再不改变电子文件原有的存储方式和位置而实现向上级档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件下载到移动载体上，向上级档案部门移交的过程。
4.1电子档案应用
电子档案也是档案的一种，它的管理也应符合档案管理的要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。国家应建立各类档案的电子管理系统，如党群、行政、经营、风俗、生产、产品、科学、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案进行备份数据库，可设定档案查阅的密级、访问权限。
4.2东岗镇乡镇档案现状介绍
吉林省东岗镇仅从1999年-2012年就收集整理了文书档案900余卷，平均每年69卷。东岗镇没有专门的档案管理人员，都是从各个岗位借调来的同志，各个同志没有系统学习过档案管理，保存方式、风格都不一样，管理起来非常困难。东岗镇的档案这十几年的保存和整理反应出了绝大多数乡镇档案管理的困难。接手东岗镇档案的时候，当时的档案状况就是一个字“乱”。
4.3乡镇纸质档案向电子档案过渡是一次革命
对于乡镇档案从纸质化到电子化首先要有一个明确的认识，电子档案管理是对档案管理界的一场革命，不仅仅要把重点放在档案工作的原理和专业知识上，也不能仅仅停留在纸质档案的管理方法上，应意识到电子文件的发展是大势所趋，尽管电子档案是新生事物，但随着时间的推进，它必将成熟起来。第一，要提高自己的专业素质和综合知识。第二，要掌握现代信息技术。第三，要对档案工作有热情，有创新精神。第四，要和其他部门人员多沟通，多交流，多学习。
4.4乡镇电子档案管理的要求
充分认识到电子档案管理也应符合国家档案著作规则的基本要求。第一，和上级管理部门约定好，每年固定月份把上年度应归档的电子文件移交，向上级移交的时候做到完整的数据、准确的内容、安全利用、规范的编目、一致的帐目、清楚的手续、一式二份的移交清单，签字后交接双方各执一份。第二，乡镇档案人员负责电子档案归档前的整理工作，以及检查归档验收和接收后的统一进行保管等。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机没有病毒和百分之百的准确率。第三，入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
关键词：勘察设计；档案资料管理；电子信息化
近年来，电子信息不断普及，这就为档案管理创造了良好的发展机遇，档案管理工作越来越向着信息化、专业化、数字化方向发展，而勘察设计单位的档案管理工作也必须适应信息化时代大环境。如今，勘察设计单位的档案管理工作已经难以适应社会经济的发展，所以勘察设计单位档案管理工作必须适应时代要求，实现勘察设计单位档案资料管理电子信息化。本文是就勘察设计单位档案管理电子信息化的必要性进行论述。
1 勘察设计单位勘察设计单位档案资料概况
勘察设计是每一项工程必不可少的环节。近些年我国经济不断发展，基础设施也在不断完善，各项工程也不断进行着，勘察设计单位也随之得到长足发展。而档案管理作为勘察设计单位工作的重要组成部分，在勘察设计单位工作中有着重要作用与意义。
勘察设计单位的档案主要涉及人事档案以及勘察资料档案两部分，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。勘察设计单位人事档案则是国家人事档案的组成部分，是勘察设计单位工作人员在进行工程勘察期间的出勤、工作及各种创新奖励、荣誉的真实历史记录，是勘察设计工作人员工作及其今后选拔、任用、考核的主要依据。勘察资料档案是勘察设计单位在勘测、规划、设计活动过程中收集的资料，包括图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的勘察材料。勘察资料档案是勘察设计单位工作成就的历史记录，是勘察设计单位非常宝贵的信息资源，勘察资料档案是勘察设计单位发展的重要保障。
2 勘察设计单位传统纸质档案
纸质档案是勘察设计单位传统的档案管理方式，其地位不断受到新型的档案载体的冲击，其弊端缺点在科技不断创新的当代表现也越来越突出，很难适应当代勘察设计单位档案资料管理的需要。1、纸质档案受环境因素影响大。在高温、潮湿、光感强、有有害气体的环境里，在氧化剂的作用下纸质档案容易发生氧化反应，氧化纸张，使其受损变碎，从而损害了纸张上的档案资料，变得模糊，使其失去了其价值，这对勘察设计工作带来了巨大的损害，影响了工作进程。2、在勘察设计中会有大量资料与数据，纸质档案储存会产生大量的纸张，这样便会占有大量的储存空间。而勘察设计的档案类型多种多样，各种分类就会需要不同的档案室与档案架，这些档案室与档案架的设置需要大量的资金。3、勘察设计方案资料多种多样，纸质档案管理方法对这些勘察设计方案资料分类需要消耗大量的人力、物力、财力，同时对档案管理者也是一种负担。4、勘察设计的纸质档案资料甚多，携带不便而且受灾害影响也大，遇到自然灾害或人为灾害时，会有巨大损失，不容易挽回。
3 勘察设计单位电子信息档案
3.1 概况
电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。勘察设计单位的工作人员将收集的资料以计算机光盘、磁片等化学磁性材料为载体，储存在云盘或磁盘里。
3.2 特点
1、档案信息的非人工识读性：电子档案不需要人工识读，它由计算机储存制作而形成，它通过计算机解码装换成人们能认识的符号字体然后被人们认识和使用。
2、档案信息存储的高密度性：电子档案储存在虚拟的空间里，它以磁盘和移动硬盘为载体，储存空间大，可以储存海量的信息。但不占用与其比例相等的空间，便于携带查阅。
3、档案信息与载体之间的可分离性：电子档案储存在虚拟空间里，可以没有固定现实位置，不需要通过纸质载体来传输，其以非实体的方式进行管理加工、复制传输、携带阅读。具有超时空的共享性。
4、多种信息媒体的继承性：电子档案继承了各种信息媒体的特点，它把文字、图像、动画、声音等汇聚一身，方便了勘察设计工作人员的查阅。
5、电子档案对系统依赖性：电子档案是需要高科技支持，它的储存与阅览需要电子软件与硬件来实现。
4 勘察设计单位电子档案较传统纸质档案的优势
4.1 共享性
勘察设计单位电子档案的共享性是指同一份电子档案超越时空，不受时空限制，实现电子档案的共享。而纸质档案大多是独份，有固定的时空限制，难实现共享。
4.2 多样性
勘察设计的电子档案形式多样，有文字，有声音，有动画及视频，以多种形式呈现在需求者面前，而且电子档案易于修改，如改变其格式、内容、及错误点，使电子档案变得更加灵活便携，使用效率大大提高。而纸质档案形式单一，对纸质档案的修改不易进行。
4.3 经济环保性
科技进步，电脑应用也随之普遍，因此勘察设计的电子档案是既经济又环保的有效手段。电子档案在网络环境下，利用电脑网络的虚拟性拥有虚拟的储存空间，其通过电脑网络的共享性来实现电子档案的传输与利用，从而减少了资源的浪费；而纸质档案需要大量的纸张与人力去整理，这样既不经济又不环保。
4.4 保护原件性
电子档案再利用时可以减少文件的损耗，方便使用者重复使用，而纸质档案受各种因素影响容易损耗原档案的资料，不利档案的保存。
4.5 便于传输性
电子档案可以通过网络虚拟传送，穿越时空限制进行电子档案的传输，大大提高了档案信息资源的可用性。而纸质档案需要多种传输媒介，而且有时间的限制，不利提高档案利用效率。
结论：从上述的论述与对比我们可以明显看出勘察设计单位档案电子信息化的优越性，它是传统纸质档案所无法比拟的，因此勘察设计单位档案资料管理实现电子化信息化是勘察设计单位档案管理工作的内在要求，是适应时代要求的，是非常必要的。
参考文献
[1] 中华人民共和国国家档案行业标准归档文件整理规则.中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准，DT/T22-2000
[2] 杨策媛、秦艳.《电子档案的特点与管理》，2011
