发布时间：2023-05-23 17:12:05
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理基本流程样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
中图分类号：TE09 文献标识码：A
我国的资源禀赋是富煤、贫油、少气，决定了我国的能源结构极不平衡，因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。神华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置，逐步在全国范围内推广。
由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。
一、项目档案创新管理的总体特点
根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：
（一）分类标准填补行业空白
按照“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。
（二）流程化的管理方式
在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。
（五）实时同步归档
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
（六）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集――归档”一体化。
（七）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（八）档案量化考核
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
二、项目档案创新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立
从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发〔2004〕40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。
建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改，目前已至第三版，以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。
建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结，制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系，包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面，为保持档号编制的一致性，在除了基本建设类和设备仪器类之外，对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义，其总体分类方法按照“时间――问题/机构-――保管期限”制定的，强调了归档文件的时效性，以便于归档管理和利用。
基本建设类和设备仪器类按照：“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”的方式分类。其中，专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分；对于专业性强的技术类文件则以“装置（或单位工程）和专业”综合考虑进行划分。
上述的分类原则，就把档案分为二大部分。其中，对于最为复杂的基建、设备档案，在充分研究分析、权衡后，将其分为四级类目进行划定；其他大类全部按照三级类目进行划定。这样，既满足了实践工作中的需要，也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面：
第一，各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制，避免类目交叉的情况出现。
第二，由于分类表不可能列举所有文件内容，因此在文件范围中，描述了文件的基本范围，并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容，则可以将文件序号顺延即可，见图1。
第三，为了立卷和利用方便，并结合分类的一致性，将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中，避免此类文件的分散；将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中，如涉外合同划归合同类管理文件中。
第四，为了便于使用，结合分类统一性，将类目编码设定为2位数字（项目代码为字母，案卷号为3位数字）；在各大类中的三级类目、四级类目中，每类开始都设置编码00为综合类，便于管理各大类声像、实物类档案。
第五，不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定，没有特殊情况不予改变。
第六，设定案卷在库房中的排列方式。原则上，基本建设和科研项目类采用“项目――装置――文件大类（二级类目）――案卷序号”排列，其他各大类文件按“年度――案卷档号”排列存放。
第七，对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中，文件类型往往复杂且数量庞大，结合实际工作经验，增加基建档案类目的项目代号，以便于利用。同时，为减少档号层次，将项目代码作为建设期的临时性符号处理，不作为档号的一个正式类目级来考虑定义，加以括号，见图2 。
（二）流程化的实时归档方式
在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求：
第一，施工管理部负责制定施工文件成册表，并各项记录的格式文本；各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备，并根据施工节点，及时组织进行质量验收，并履行相关的签署手续，确保施工文件的及时归档。
第二，各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件（含监理文件）的形成要按照公司的统一格式，按照施工文件成册表进行组卷，其内容包括施工记录，质量验收记录，检测、试验报告，消防报验、材料报验、监理文件等。
第三，承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号，签署要完备，字迹材料要符合归档要求（如蓝黑、碳素），杜绝不符合归档要求的字迹材料（如纯蓝、红色等）。
第四，施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对，在施工记录文件进行报验时，要加盖“原件”章，在报验返回时收集原件。经检查合格后，进行接收并做好登记台账。
第五，监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作，以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。
第六，施工记录文件在完成阶段性工程（视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前）并办理报验签证后，移交存放在项目档案室一份原件，如因各项检查需查阅施工文件时，一律在项目档案室进行查阅；在完成分部工程质量验收并办理报验签证后，承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作，并归档在项目档案室；在装置中交一个月内，完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作，一并办理归档移交手续，施工文件归档流程图及文件控制台账，见图3、表1。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化，见表2。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号的对应。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含义是：寰球院（HQY）气化装置（QHZZ）土建专业（S1）第101份工程联络单（L）。
施工记录册代码：用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册（专业代码同上综合册）。
文件类别：工程联络单为L；记录（非报审）为J；设计变更为B；（设计变更由设计院编号；如果设计院没有编码的，执行此编码）。
承包商代码：不限于三位。
单位工程代码：土建、安装单位工程分别为T、A。
子单位工程、分部、子分部工程代码：根据实际情况，用数字依次排列表示，其中子单位、子分部若无，用0代替。
（五）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。
（六）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（七）量化考核档案工作
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
例如：对承包商监理单位的考核打分表格，见表3。
三、项目档案创新创新管理的实施效果
神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829（间接液化项目）项目、神华CCS（二氧化碳捕获技术）项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用，为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式，保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收，并列为档案管理推广项目。
第二，2010年，神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。
第三，2011年，神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。
第四，投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，国家档案局正式验收并予以肯定。
第五，2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。
第六，2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。
第七，到2013年，神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖，成功提供了档案利用服务。
第八，中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。
第九，该项目的应用，为本行业本公司节省了100多万的培训费用，为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障，为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。
第十，为国家对项目的审计提供了有力的凭证作用。
本文在分析OA系统与档案系统流程的基础上，发现文件、档案一体化管理的主要问题是办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题，针对该问题结合文件、档案一体化管理系统的发展趋势给出了解决该问题的方法，即第二种类型与第三种类型，并提出未来的发展趋势为第三种类型。
【关键词】
档案管理；办公自动化；资源整合
1引言
当前，信息化建设已经成为提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的档案管理系统，成为信息化建设中的重要任务。办公自动化（OA）的广泛应用给档案资源的整合带来很大影响，同时也带来了机遇[1]。
2OA系统与档案管理系统的需求分析
2.1OA系统基本流程针对高校中各种各样的应用系统，其中最重要的就是办公自动化（OA）系统。传统的OA系统其主要功能是公文的处理与流转。现代的OA系统是内嵌了众多的业务活动功能，并集成了众多的业务系统的综合性办公自动化系统[2]。其中工作流技术仍然是OA系统的核心技术，发文管理、收文管理这两个模块的文档需要进行归档。
2.2档案管理基本流程档案管理系统用于对单位运行过程中生成的一系列文档进行统一管理，档案管理功能模块中的文书档案模块，需要从OA系统中导入数据。传统的方式将OA系统的文件预归档，然后通过人工方式录入到档案管理系统中，这种方式效率低下，且容易出错。造成该问题的主要原因是由于高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容[3]。
3文件、档案一体化管理的发展过程
在解决办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题上，我们主要分析文件管理（RM）系统、（OA）系统的关系与档案管理（AM）系统的关系，通过分析得出档案一体化管理系统的发展趋势。其发展过程经历了如下三个过程：
3.1第一种类型AM系统独立于OA系统之外该系统的特点为不能挂接于单位内部网，不能实现网络查询、检索和浏览。单位的AM系统独立于与OA系统之外，文件管理RM模块内嵌于OA系统中，负责管理OA系统的文件，AM系统负责管理档案；所需的文件不能从OA系统直接导入到AM系统，AM系统对归档文件需要进行重新录入。
3.2第二种类型AM系统与OA系统采用接口联接此类型是解决两系统兼容性时，现在大多数单位采用的方法。AM系统的管理对象主要来自两部分：①从OA系统预归档而来的电子档案；②档案馆中的实体档案经数字化处理后的电子档案。第一部分电子档案由OA系统中RM模块管理，第二部分电子档案则由AM系统管理，并在OA系统与AM系统之间设有数据接口，数据可以从OA系统直接导入AM系统。此类AM系统适应了网络环境的要求，已经开始从对档案实体的管理转变为对档案信息的管理。但是还存在两大缺陷：①没有对文件、档案进行一体化的全过程管理。②档案信息的网络化服务功能较弱。
3.3第三种类型RM&AM系统内嵌于OA系统该系统的特点为RM&AM系统内嵌于OA系统。RM系统是一个中心模块，就是说业务人员在其他管理模块中生成的电子文件都要受到RM管理模块的管理。文档管理系统包括文档生成、文档维护、文档利用和基础数据维护等几个子模块。将整个电子文件管理流程分为以下两个部分：①管理人员通过生成文档、审批与文档、文档分发、文档归档、文档利用、文档维护等模块来完成文件从生成、审批、到归档保存、维护的整个过程；②管理人员通过基础数据维护模块及其他模块来完成对上述管理过程的全程监控。电子文件管理的关键元数据就是基础数据，电子文件在生成、审批、到归档保存、维护过程中将陆续生成相应的元数据值[4]。三种类型的AM、RM系统与OA系统的关系比较如表1。由此可以看出在解决办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题上现阶段采取的主要方式是采用第二种类型，但为了使两个系统能更好的兼容第三种方式是未来的发展方向。
4总结
本文在分析OA系统与档案系统流程的基础上，发现文件、档案一体化管理的主要问题是办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题，针对该问题结合文件、档案一体化管理系统的发展趋势给出了解决该问题的方法，即第二种类型与第三种类型，并提出未来的发展趋势为第三种类型。
参考文献
[1]王佳琳，雷玉芬．办公自动化对文书档案管理的意义[J]．兰台世界，2015，6：51~53．
[2]詹姆斯.罗兹，孙刚译，著.档案和文件管理在国家信息系统中的作用—文件档案管理规划（RAMP）研究[J].浙江档案，1984（6）.
[3]薛四新.档案信息化应用系统建设[M].机械工程出版社，2006.
引言
对目前的档案管理工作而言，信息技术的应用，仍然处于使用的初级阶段，在我国，对于信息技术广泛使用的优点已经被人们所认知，但是在档案管理过程中，信息技术的使用优势并没有被详尽的开发，因此档案管理工作对于任何企事业单位而言，虽然非常重要，大部分企事业单位却没有能够切实地领会档案管理工作和现代企业管理之间的互动关系，使得档案管理工作的重要性被突出，电子化信息化特点却不明显。
一、信息技术与档案管理结合必要性
1.海量信息处理的需要
现代社会生活节奏加快，企事业单位的发展及业务与销售工作紧密相关，海量的客户信息、销售辅助内容、企业内部管理消耗等，都为档案工作带来了更大的挑战。传统的手工档案记录已经不能满足现代企事业单位的发展需求，信息技术最大的特点就是能够借助网络实现信息的交互记录和储存，对于档案管理而言，信息的储存是档案工作的第一步必要工作流程。通过信息的应用可以建立起电子化的档案管理库，为企事业单位内部信息的读取、应用和共享提供了便捷的可能。
2.实现数据共享的需求
现代化的信息化管理是能够为同一个企事业单位内部各个不同部门更好地进行数据共享服务的过程。档案管理工作中最重要的功用就是将各项资料和信息数据便捷的进行整理储存，并且快速运用。在现代化信息技?g与档案工作紧密结合的过程中，其基本工作效率可以大力提升，人员的人力资源利用量也大大减少，使得信息储存共享和再度使用成为可能，在档案的管理工作中，信息化的读取非常便捷，因此档案的查询不再是一种琐碎麻烦的事情，在具体资料的管理工作中，档案数据的读取方便，对于档案的应用更快捷，对于档案的记录工作也就变得更加有意义。
3.延长档案寿命需要
传统的纸质档案承载的信息量是非常有限的，而且储存起来浪费时间，浪费空间，又非常容易受到自然因素和严重的人为事故影响，会导致许多宝贵的档案信息被破坏。档案在企事业单位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事档案和财务档案如果被大规模损坏，就可能会对企事业单位造成严重的影响和损失。企业使用的信息技术和互联网技术储存的档案信息可以建立起专门的电子化档案储存系统，并进行多个备份的储存，因此珍贵的大数据可以通过高效的保存和备份策略保存和应用，因此有利于进一步的存储。并且在实际的使用过程中，可以将信息通过其他的技术途径，如光盘储存、电子扫描等方式将传统档案中的特殊数据保存甚至还原。
二、信息技术档案管理中的应用策略
在档案管理应用中，大量地应用信息技术具有明显的优势，也为现代化的档案管理工作的效率提升提供了有力的技术支持，因此为了采用更好的技术发展手段来确保档案管理工作的高效性，就应该设计能够满足现代化档案电子管理要求的技术体系，使用行之有效的信息技术手段，为企业和单位创造出更加高效和准确的档案管理保障。
1.档案管理工作的硬件准备
信息化技术必须依托于完善的硬件和局域网，只有完善局域网和信息储存手段，才能够为企事业单位的专业性的信息分类整理、利用和收集的过程，提供必要的硬件基础。强大的信息支持系统，不仅可以有效地保证电子化档案的管理过程准确有效，而且能够全面地提升档案工作的处理效率，可以多元化的实现企业内部的快速信息反馈和共享机制，为企业的现代化沟通和合作提供使用档案信息的基础。
2.对档案管理人员实施培训
信息化的档案管理是一种重要的归纳总结技术，因此传统的档案管理人员的技术手段和信息技术水平，已经不能满足现代的档案电子化管理需求。尤其是老牌国有企业或大型集团性企业的档案管理工作，本身是一个需要档案管理复合型人才进行综合服务的体系化过程。这就需要档案管理工作和信息技术体系的快速完善和发展能够同步进行，因此，企事业单位必须要保证各管理人员在技术水平上，能够与档案电子化管理技术保持同步。定期对于当管理人员进行有针对性的培训，使所有管理人员都能够满足党管理的基础性需求，并且在不断的工作过程中提升自身的档案管理素质。
3.提升信息化档案管理重视度
档案管理工作在长期的历史发展过程中，一直是作为企业并不重要的文秘工作分支存在的，对于信息的多元化管理工作并不被重视，档案管理部门的薪金待遇和保存流程都不够完善，也不利于高素质人才的培养和留任。在很多企业内部，关于档案的规范化管理规定制度并不规范。因此使用信息化技术加强对于档案的规范化和专业化管理，必须建立健全相对应的档案管理制度，使得档案管理流程和传统的档案管理模式有所区分，建立快速的信息同步管理制度，从制度上保证档案管理工作的实效。这就需要企业的各部门、各人员，尤其是财务部门和档案管理部门，加强对于信息化档案管理工作的重视。实现企业内部的档案管理工作快速对接，随着信息化技术的深入应用，将档案管理工作的流程标准和任务都进行细化的规定。这就使得其内部的档案管理工作有所章法、有据可查，能够实现对于档案工作的有效监督和内部的规范化管理，有利于档案管理工作的快速完善，为其提供基本的支持。
【关键词】房地产档案 电子档案 信息化管理
一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析
传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：
（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。
（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。
（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。
二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求
综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：
（一）一体化信息资源平台的建立
根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。
（二）便捷查询利用手段的开发
房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。
（三）软硬件基础设施建设
硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。
（四）应用系统开发
首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。
三、结束语
综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。
参考文献：
[1]张莹.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2013，（8）：107.
关键词：高等职业院校 人事档案 档案管理
高校人事档案管理是高效发展的重要部分，高等职业院校主要以培养技能性人才为办学宗旨，以加强内涵建设，深化校企合作、产学结合为人才培养模式，在这个过程实施中，师资队伍建设是很重要的一部分。人事档案管理作为人事工作中的一部分，在整个师资队伍建设中充当着最基础的信息源头作用。但是，在我国，高等职业院校的人事档案管理工作水平参差不齐，管理模式规范不一，下面我就高等职业院校关于人事档案管理工作的有效性机制谈几点自己的建议。
一、关于人事档案管理工作
人事档案是人力资源信息的重要载体,是记载教职工个人学习、工作和生活等经历的相关情况的原始记录。它准确、真实地呈现了高校教职工德、才、能、绩各方面的表现,能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大信息。因此,人事档案管理工作的好坏优劣,直接影响着人才选拔、任用、职称评审等,关系到学校教学水平的提高和科研层次的提升,制约着高校的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。人事档案管理工作,虽然内容比较复杂,但总体来说,主要是指人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等环节。在工作对象上,它既要与纸质材料打交道,又要服务于教职工；在工作属性上,它既有主动性,要从学校各个部门收集原始材料,又有被动性,要服务于学校发展和教职工的各方面的需要;在工作要求上,它既有传统性的一面,大部分时间要按照《中华人民共和国档案法》的要求和基本流程做好文档的收集、归类和利用,工作枯燥、单一。又要不断学习、与时俱进,引入现代化的管理。
二、目前高等职业院校人事档案管理工作有效性机制分析
1.学校应重视人事档案工作。
高等职业院校的人事档案工作往往不能引起学校的重视，这使得人事档案工作人员工作没有动力和积极性，平时所做的工作也只是应付一下上级部门的检查。要么是学校在人员配置上不科学，导致没有更多的人力资源投入到人事档案管理工作中去。学校在招生的同时也在引进新的师资队伍，这些新来的教职工档案的管理也是一项庞大的工作，怎样把这些档案按照最新标准进行整理、管理，这就要求学校需要更多的档案管理工作人员投入到此项工作中来，但是由于很多学校领导没有顾及人事档案管理工作的重要性，所以档案管理工作人员总的来说比较缺少。特别是专业的档案管理人员，即使有些学校设置专职的人事档案管理人员，也是缺乏一定的专业知识，往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。长期这样，这种躲在角落里工作，始终只能处于一种默默无闻的应付上级部门的检查的工作状态。
2.配备专业的人事档案工作人员。
部分高等职业院校因对人事档案工作重视程度不够，在人员配备上更是能少则少，能兼任就兼任，导致人事档案管理机构人员配备不足，或者没有专业的工作人员，工作人员缺乏档案管理的专业知识，不能清楚的了解自己的工作职责，认为档案管理就是简单保管、整理好全校教职工的档案。甚至有些学校配备的人事档案管理人员要么是临近退休的教职工，要么是其他部门的教职工兼任此项工作，导致人事档案工作人员的工作中心不在此，而是在其他工作上。人员配备的不专业化是导致各高等职业院校人事档案工作不规范，没起色的一个重要原因。因此，在人事档案工作人员配备上，我认为应该根据学校人事档案管理的实际情况，配备充足的工作人员，在工作人员的考核上应该是具有档案管理专业背景的。另外，在平时的工作中加强人事档案工作的业务能力提高，安排专业知识的培训，随时补充和更新人事档案专业知识和其他知识，以便更加熟悉了解人事档案的重要性、归档要求、人事档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，专业填写相关材料，及时补充进档材料，规范用纸规格和书写工具，熟悉装订顺序等专业知识。
3.完善人事档案管理的制度。
高等职业他院校的人事档案种类繁多，内容容量大，传统的档案管理方式已经不能适应目前信息化为主流的工作形态，因此，在档案管理方面，也应与时俱进的引进信息化技术，这样促使人事档案工作便捷性、及时性，也可以增强干部人事档案工作的保密性和安全性，使得人事档案管理工作变更加高效运行。高等职业院校在这方面和其他本科院校比较，还是存在一定的差距，尤其是在信息化技术管理方面，大部分学校都还没有建立建立健全此项制度，大多数是采取的手工制作目录，纸质存档保留的这种纸质化管理模式。为此，我认为高等职业院校应重视此项工作对整个师资队伍建设的重要意义，积极引进先进的信息化技术来管理教职工的人事档案，使得高等职业院校的人事档案能够通过信息化系统进行人事信息的查询和检索，从而提高人事档案管理工作的便捷性和高校性，促进此项工作顺应信息化时代的发展。
4.营造良好人事档案管理工作氛围。
学校应加强人事档案工作的宣传力度，增强教职工的档案意识，这是做好人事档案工作的基本前提和基本保障。人事档案管理机构应编写一些宣传手册，这宣传手册要通俗易懂的把档案的基本知识编写进去，分发给各个部门及教职工，让大家通过这样的方式了解人事档案工作的基本流程和基本要求，提高大家对人事档案工作的认识，形成一个全员管理人事档案的工作氛围，促使每个教职工参与到档案管理工作中来，自觉的收集材料，规范的填写材料，适时的归档材料，文明查阅材料。也可以通过建立人事档案管理网站，通过网站及时对人事档案管理的相关知识进行普及和宣传，以确保干部人事档案管理工作具有一个稳定发展的良好氛围。
参考文献：
[1]陈乃鸿.高校档案管理应用6S管理模式研究[J].科学管理,2015,(19).
电子政务，是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构的重组和工作流程的再造，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质的、全方位的、规范而透明的管理和服务。
现代档案管理，是运用现代管理模式与先进的信息管理技术，变革原有的管理方法，以提高档案工作的效益和质量，更好地开发档案信息资源为社会服务的过程。广义上理解，现代档案管理包括了与档案管理理论与实践相关的管理理念、管理模式、管理方法、管理技术等多个方面。档案管理工作在电子政府中承担着管理、整合以电子文件为核心的相关信息资源，规划和开发重要政务信息资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命，是政府信息资源管理的重要组成部分。
2 电子政务环境对档案管理的巨大影响
2.1 理论层面
2.1.1 促进档案部门树立开放式服务理念
电子政务是一个政府部门运用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变“坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，顺应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满意社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。
2.1.2 档案管理基础理论受到的冲击
档案管理基础理论在电子政务环境下受到了多方面的挑战。其一，由于电子政务是在线服务，在一定意义上它已失去了空间和时间的限制。这样形成的文件由谁归档、按什么原则归档就成了一个简单而又难以解决的问题。实质上，这是对档案管理的基本理论“来源原则”的重大挑战；其二，电子政务强烈地要求传统的政府组织机构和工作程序进行彻底的改造，以适应其先进的技术要求。这也必然使长期以来作为我国档案工作依据的“全宗理论”发生变化。
2.2 实践层面
2.2.1 档案管理工作重心的转移
电子政务环境下，档案管理的基本矛盾不仅限于档案管理水平的有限性与档案利用需求的多样性之间的矛盾，而更多地表现为档案信息供给能力与多变的档案信息需求之间的矛盾，是档案管理机构数字化档案信息的收集能力、服务能力和用户需求水平之间的矛盾。基本矛盾的改变使档案管理工作的重心向数字化档案信息的收集能力和服务能力上转移，以满足千变万化的用户需求。
2.2.2 档案管理业务流程急需重组
电子政务环境下，档案的存在方式不再是纸质的，而是数字化的。数字化档案信息具有可随机存取、检索，可快速远程传递等优势，这种区别不仅改变了档案信息载体的表现形式和信息的组织方式，还决定了档案管理工作各个业务流程中所采取的方法。如档案收集工作，电子政务环境下，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式使其处于档案管理部门的全面监控之下。因此，传统的收集工作“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略不计了。
3 电子政务环境下的档案管理策略
3.1 管理目标———信息资源共享
电子政务信息资源主要包括两大部分：其一是电子政府为维持系统正常运转而存储的大量有价值信息，即传统的政务档案信息。这部分信息经过档案管理部门的鉴定，将作为档案馆的数字化馆藏而成为档案信息资源的重要组成部分，纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备和资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。其二是电子政务系统在进行政务处理工作中产生的以电子文件为代表的政务信息，这类信息将成为今后档案信息资源的主体，是未来的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
电子政府的“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”因此，电子政府服务过程的实质是信息服务，现行文件和档案信息的开放是其信息服务内容之一。由于电子的整体性、连续性和现实性，档案管理要在电子政务的整个服务过程中发挥作用，就不能停留在传统的后端被动服务阶段，而必须采用积极的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求档案部门积极主动地提前介入相关信息资源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作与电子政务系统的发展同步。总之，电子政务环境下档案管理的“前端控制”策略是“系统原理的要求，是背景保留的要求，是即时归档的要求、是长期利用的需要，是信息安全的需要。”
3.3 管理保障———信息安全与标准规范
电子政务环境下，信息对象的多样性与复杂性向档案管理工作提出了不少新的问题亟待解决，其中信息安全问题与标准规范问题是档案管理功能顺利实现的根本保障。电子政务系统的易受攻击性和安全管理体制的不健全，使档案部门将要面临更多的安全问题。
及对策建议思考
随着社会的进步，诸如经济和科学技术的各种发展。在这种情况下，公共机构的发展也有更高的要求，需要进行改革以面对特定的工作管理。在新的情况下，文件管理是重要的任务之一。当前，我国事业单位档案管理工作还处于起步阶段，各种档案管理服务还没有赶上时代的发展，因此，应进行相关工作，以适应事业单位档案管理工作。我们需要改革和创新，要与时俱进。
事业单位的文件管理是事业单位管理系统中的重要系统，它包括事业单位的发展过程和相关功能的演进，是最可靠的记录。它对机构是不可见的。信息时代的到来反映了公共机构管理的缺陷。没有管理利益，我们就无法很好地适应时代的发展需求。必须在其管理中，尤其是在文件管理中，进行必要的改革和创新。只有这样，机构单位才能在未来发展。
一、存在的问题
（一）事业单位档案管理工作属于被动状态
长期以来，公共机构的文件管理一直处于从文件收集，排序和归档到被动管理的状态。这种情况使工作人员始终不知道特别是数据收集的重要性。在相关的文件管理机制不完整的情况下，许多有价值的信息将无法正确处理和存储。对数据收集工作的跟踪不足会导致直接分发已归档的文件数据，这不能为文件管理工作提供足够的好处。
（二）档案管理技术不足
由于信息时代的影响，许多公共机构都引入了电子文件管理模式，但是这种电子文件管理模式的使用率并不高，在许多情况下，传统的文件管理方法仍然存在。这是因为管理员不接受电子文件管理的新事物并且没有接受专门的培训，并且似乎推迟了实际使用，并且无法展示电子文件管理的优点。管理技术水平仍然较低。
（三）档案管理缺乏专门的负责人
公共机构中的文件管理是一项分散的任务，并且由于没有专门的部门或负责人，因此通常是另一部门的兼职工作，这是兼职情况，对管理文件系统没有用处。主要原因是一方面缺乏员工专业知识，另一方面缺乏专业的文件管理技能，这直接导致效率低下的文件管理任务，从而影响整体文件管理的质量。
（四）对档案管理工作的认识不足
实际上，科学的档案管理可以大大提高公共机构的发展速度和工作效率，但是由于其固有的知识，公共机构长期以来一直能够将其所有工作集中在业务服务上。它是他们没有从事相关工作所需的知识，也不了解文件管理的重要性。基于对文件管理工作的理解，大多数公共机构的工作人员都认为文件管理不能给部门带来直接的好处。因此，这种独特的概念和误解导致了公共部门在文件管理方面的人力和物力，而投资不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁琐和繁琐，并且在几乎没有监督和执行的情况下，文件管理器实际上并没有按照文件管理的相关规则来收集和组织文件，保存和使用文件。人员、财产、材料等缺乏可靠的保护，这限制了档案管理的发展。
（五）管理人员的专业素质不高
文件管理是一项专业而系统的管理任务，需要具备文件管理方面的专业知识，但基本素質是谨慎，清醒和耐心的。但是，许多公共机构中的档案管理员推迟了工作，或者是因为他们基本上有多个工作，或者是因为他们的薪水很低，在这种情况下，档案管理员有些人手不足。有些文件管理器仅基于自己的经验和其他人教的基本工作方法，而没有专门的文件管理知识，文件管理要求，特定文件的文件范围，而且不了解文件管理的基本操作过程。
（六）档案管理手段不科学
在信息技术不断发展下，基于计算机信息技术的文件管理系统开始在公共机构中得到广泛使用。但是，在加速使用计算机信息技术的同时，各种公共机构不允许同步发展电子文件管理来容纳电子文件管理专业人员，计算机，软件和文件管理任务。硬件设备不足，无法运行。该系统缺乏实际文件管理的科学性质，因为作业的文件管理器不知道如何应用它，并且许多高级系统没有得到充分有效的使用。
二、改革内容
公共机构的档案管理必须遵循某些系统建设原则。换句话说，您需要明确职责，增强灵活和标准化的结构，并专注于动态和静态的结合。事业单位档案管理信息化改革的内容主要有以下几个方面。
（一）数字化档案管理模式的建设
当前，典型的数字技术包括数字加密技术，数据库技术，扫描技术和身份认证技术，通过数字技术将文件信息数据转换为数字文件信息可以有效地更新信息数据。作为公共机构的重要无形资产，档案数字化建设可以有效地创造条件，实现单位的社会效益。
（二）体系化档案管理模式的建设
公共部门中档案管理的信息化是一个系统的过程，这与传统的档案管理模型不同，传统的档案管理模型包括档案和文档集成，部门集成和集成以及内部流程集成。基于数据集成技术，数据库机制，数据融合技术等，我们有效地增强了信息数据的多功能性和兼容性。
（三）互动化档案管理模式的建设
在传统的档案管理中，每个档案信息仅对应一条信息，并且缺乏交互性。该机构的档案管理信息管理系统增强了信息的交互性，对提高服务质量和优化系统具有积极的作用。
三、改革创新的措施
在新情况下，公共部门档案管理实践的弊端日益明显，这些缺陷严重影响了公共部门档案管理实践的发展以及公共部门机构的长期发展。它也会产生影响，因此我们需要在新情况下处理公共机构文件。根据行政工作的要求，进行相应的改革，运用新技术，新观念，完善事业单位档案管理制度，使事业单位档案管理真正发挥作用。
（一）提高对档案管理的重视程度
档案业务是机构开展各项业务的重要基础。为了使机构能够实现长期运作，有可能显着提高整体运作效率并有效提高档案管理水平尤其重要。商必须完全了解该文件是单位工作和员工活动的基本记录。此文件可用于有效跟踪和监视单位负责人，员工以及各种工作流程，以进行后续工作评估，决策和补救。实施提供了重要依据。该机构加强对档案管理人员的教育，定期进行业务知识培训，根据档案管理人员和档案管理人员的身份，汲取和吸收其他机构高级档案管理工作的经验。我们需要不断增强我们的责任感和使命。深入分析档案管理工作的新形势，逐步完善自己的工作，引导档案管理工作向规范化和科学化方向发展。
（二）利用信息管理手段来扩大档案服务内容
信息时代的到来为公共机构的管理带来了许多便利，而档案管理就是其中之一。机构必须顺应时展的要求，充分利用信息管理方法，对档案管理进行改革创新。基于信息的档案管理需要由信息技术管理的完整的基于信息的管理。这可以通过几种方式来完成。用于文件管理任务的服务模式，为每个实施链接制定详细的计划，在总体方向上制定实施计划，并确保根据计划执行文件管理服务任务。设立专门网站该网站旨在使公共机构的文件管理能够为人们提供方便快捷的服务。确切地说，公共机构通过本网站向公众提供相关服务。特别是，查询相关档案和材料更加方便快捷，通过有效提高公共机构档案管理工作效率，我们提供了支持社会发展的服务。建立电子文件管理系统，以数字方式收集和整理文件。这不仅可以及时收集和组织信息，还可以使文件存档更及时地运行，从而提供适当的文件数据存储和共享。
（三）重视档案管理人才的培养
商应注意档案管理。可以说，档案管理是机构发展的最基本部分。应注意档案管理的水平，因为它会影响整个机构的工作效率和工作质量。商只有充分了解文件管理对各种任务的影响，才能更好地管理文件管理。这里设置了专门的文件管理部门，以组织和存档整个机构内生成的所有数据。公共授权文件管理任务必须由专业人员执行。也就是说，您必须退出其他部门人员的兼职文件管理模式。准确地说，该机构应注意档案管理员的相关培训，因为档案管理员的专业素质和工作能力直接影响档案管理的效率和质量。机构在选择档案管理人员时要注意工作态度，有意识地引导他们规范档案管理工作流程和制度，建立与档案管理制度相对应的岗位管理制度，确保在科学指导下完成所有档案管理工作。该机构将为档案馆工作人员提供尽可能多的专业培训机会，实际上将提高专业水平，并使用各种信息技术使该机构的档案馆管理更加规范和科学。肯定是有效地促进了在公共机构中使用文件管理服务的过程。
（四）完善档案管理方法
公共事业单位档案管理改革的目的不仅在于实施，还在于改变管理方式，特别是各部门的领导和管理者要起领导作用，遵守严格的规章制度，实行档案管理。应该加强。管理员管理严格地处理文件管理任务。在档案管理部门，员工具有服务意识和创新意识，积极执行档案管理，为需要档案服务的人员提供热情周到的服务，并结合了最新的信息技术来进行档案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一项长期的工作。信息化应该集成到日常文件管理中。相关工作人员需要具有计算机的基本知识和文件管理知识，以便他们可以更好地利用各种信息。用于管理文件的先进技术。
（五）提高档案信息利用率
公共机构档案管理工作的顺利开展离不开各种制度的完善和支持。每个系统的实现都是基于科学发展观的。需要传统的档案管理模型来提高档案信息的利用率。做出改變并创新。完善的文件管理机制是提高文件信息的利用率，帮助文件管理适应公共部门的长期发展，并确保所有公共部门信息的完整性。改善文件管理系统并非一朝一夕的事。要根据时代的发展特点和事业单位的发展，将改革与完善结合起来。这可以有效地提高员工的热情，并帮助员工了解文件管理是他们自己的利益。与确保文件管理平稳运行紧密相关。公共机构文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有链接都应被完全忽略，这不仅是为了保护文件存储，而且是为了保护文件服务。文件管理安全性不包含所有方面。将采取相关步骤为社会提供档案资源服务。
[关键词] 高校； 档案管理； 精细化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01
精细化管理，是指在开展管理工作时，将工作任务以及工作质量目标细化分解后进行管理，从而在减少人力或物力资源投入的基础上，实现管理的深化以及管理效率的提高。高校档案管理工作是高校教学管理的重要内容，对高校档案管理工作开展精细化管理，可以确保将高校教学活动过程中产生的各种档案资料规范完善地整理保存，同时对于实现教学档案资料管理的秩序化与标准化，提高档案资料的利用价值与档案管理工作的服务水平也具有重要的意义。
1 高校档案精细化管理概述
（1） 精细化管理是一种现代化的档案管理理念。高校档案管理作为一项复杂系统的管理工作，同样也需要结合新形势的发展革新管理理念。而精细化管理则是一种以精细、准确作为目标的管理理念，其内涵与实质便是将工作分解、细化、贯彻、执行的过程。
（2） 高校档案精细化管理对于细节管理要求严格。高校档案精细化管理主要是注重细节的管理，重点在于各项管理细节以及管理措施的落实与执行，同时追求档案管理工作的质量与管理效果，通过完善细节的管理实现档案管理工作整体水平的提高。
（3） 精细化管理革新了档案管理工作方式。 在管理方法上，精细化管理主要借助于流程化、标准化、信息化和规范化的管理手段，并通过全新的管理方式实现高校档案管理工作的高效、协调与可持续开展。
2 高校档案精细化管理问题分析
（1） 档案管理规章制度不完善。现阶段，部分高校由于对档案管理工作重视程度不足，因而忽略了高校档案管理制度建设，导致高校档案管理工作在开展过程中缺乏基础的依据，导致实现精细化管理困难。
（2） 高校档案管理工作信息化程度较低。部分高校档案管理部门因为资金经费投入不足，导致档案管理缺乏各种信息化设备，信息化的档案管理体系建设难以开展，造成高校档案管理工作效率较低，制约了高校档案精细化管理工作的顺利进行。
（3） 高校档案管理资料的利用水平较低。当前由于部分高校管理观念落后，未能将服务理念渗透到档案管理工作中，高校管理部门和师生无法方便快捷地利用档案资料，导致高校档案资料得不到充分的利用。
3 高校档案精细化管理完善措施研究
（1） 完善高校档案管理规章，形成制度化的档案管理体系。形成制度化的管理体系，也是实现高校档案管理精细化的有效手段。首先高校档案管理部门应该按照相关法律、政策以及高校管理规定，结合高校的档案管理机构实际情况，制定完善的管理规章制度，对于档案管理工作中的具体细节任务及控制目标给予明确的规定。高校档案管理规章制度应该涵盖档案室管理职责规定、档案管理制度、信息资料归档保存制度、档案室安全管理制度和高校档案资料借阅使用制度，通过完善的管理制度实现高校档案资料管理的规范化与标准化。
（2） 实现高校档案管理工作流程的精细化。高校档案管理工作的主要内容便是对各种教学活动记录或者是师生的信息资料集中地进行汇总、分类、编码、整理以及归档保存工作。通过将档案资料进行整理汇编并归档保存，为高校的管理部门或者是师生提供便捷的档案利用服务。因此，在管理流程的精细化管理上，应该遵循细化分解、量化控制、标准化、系统化、信息化管理的原则，将精细化管理理念渗透到高校档案管理工作的每个环节，并严格按照《高等学校档案管理办法》中的相关规定，采取切实可行的落实措施，确保高校档案管理工作的顺利开展。
（3） 强化档案信息化管理，提高高校档案管理基础条件。对高校档案室开展信息化管理也是高校档案精细化管理工作的基本要求，因此为了推进档案精细化管理工作的顺利开展，必须构建完善的信息化档案管理体系。首先应该确保高校档案管理工作的资金投入，确保计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等基本的信息化设备齐全。同时借助于功能齐全、安全性高的软件开展档案管理工作，提高档案管理工作效率。其次应该为档案室配备齐全的安全设备，确保文本档案资料以及电子档案资料的安全可靠。总之，通过这些措施来提高高校档案管理工作的基础条件，为高校档案精细化管理打下良好的基础。
（4） 强化服务功能，提高高校档案资料的利用效率。在高校内开展档案管理工作的目的之一便是为管理部门和师生提供利用服务，因此应该进一步强化档案资料的服务性。首先高校档案管理部门应该转变管理理念，将服务理念置于档案管理工作的首位，以为师生提供便利的服务作为工作的目标和出发点，通过这些措施为高校师生利用档案提供便利的渠道，充分发挥档案资料的价值。
