关键词：电子商务档案管理；智能化；发展
中图分类号：F71336文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）03-0193-02
随着电子商务的不断发展，以往电子商务档案的管理模式满足不了电子商务的需求。目前，电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点，具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化，那么相应的管理模式需要智能化。因此，客观角度上，电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。
一、电子商务档案的特点
第一，电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中，它具有同网络一样的虚拟性质。那么，电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为，电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的，这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的，包括交易的内容、物质信息，另外，交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务，这些信息也同样具备虚拟性的特征。
第二，电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储，这些信息的获取需要通过编码解译，并不能直观获取到这些信息，因此，电子商务档案也愈加复杂化。
第三，电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比，电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息，还包括一些图像、视频信息，电子商务档案存储的信息多元化，较纸质档案更为方便。
二、电子商务档案智能化管理的发展趋势
（一）电子商务档案存储的智能化发展
电子商务档案的管理有三项具体内容，分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的，而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此，电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。
电子商务档案存储的智能化，是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上，也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能，让存储设备智能化，让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上，对电子商务档案进行备份，保证电子商务档案的安全性，对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式，具有非常明显的效果，对比原来的存储方式，智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说，智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况，包括文件数据的读取、写入。此外，在发现存储系统问题和故障上，智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题，保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化，也就是存储管理管理的智能化之外，还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲，智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性，另外，智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且，当电子商务档案存储系统出现问题时，可以进行修复，给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]
（二）电子商务档案信息检索的智能化发展
科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展，电子商务档案信息检索智能化应运而生，是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就，其中在信息检索方面，发明了图文信息智能检索，计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。
电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性：信息存储形式和格式多样化，信息的表现方式多样化，信息的加密情况不一样，包括存储信息的设备不同，面对复杂的信息，对信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。
将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础，以包含信息的重要性作为考察指标，对这些包含的信息进行排序，提高搜索的效率。而且，产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息，传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量，而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容，就必须智能搜索信息。
现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展，技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且，依托快速发展的人工智能技术，智能化信息检索越趋于高级阶段发展。
（三）电子商务档案应用的智能化发展
企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前，对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标，研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。
企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中，企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别，因此，客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求，必须管理新型客户关系，而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化，形成新型的客户关系管理系统，企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系，更好地服务客户，增添客户对企业工作的满意度，达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外，企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求，研究电商产品的市场需求以及完善度，发现并解决企业在管理上存在的问题，吸引更多优质的客户，将利润最大化，从而实现提高企业的竞争力，优化企业管理能力的目的。
针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展，电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样，面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统，是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统，它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理，采用的营销策略是一对一的方式，并且采用个性化的售后服务，在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外，智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外，还需要不断的发展和更新，以适应不断发展的市场，满足不断变化的客户需求。
三、电子商务档案管理智能化发展方式
电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一，硬件上，管理档案必须依靠先进的计算机技术，这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段，很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程，因此，在未来的发展中，企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持，实现硬件和存储设备的匹配，再匹配相应的软件，使之具备实现智能管理档案的前提条件。
第二，智能管理档案的实现除了依托技术因素之外，还需要人为因素的支撑。因此，企业需要提升相关工作人员的知识和技术水平，引进先进的全面型人才，开发智能化电子商务档案管理系统，让员工能够准确地掌握管理档案的职能和技术。另外，电子商务档案管理系统需要保证信息的准确性和安全性，对此，相应的管理系统可以通过设置权限，不同职位员工的操作权限不尽相同，相互制约，为电子商务档案的准确性和安全性提供保障。
四、结语
网络时代的到来带来了信息爆炸，电子商务的不断发展必然会产生多样且复杂的交易信息和商业信息，对于存储信息的电子商务档案的管理必须智能化，才能保证电子商务档案的完整性、准确性和安全性，才能为企业在开展电子商务活动和交易时掌握准确完整的信息来进行商情预测、设计营销方案和处理客户关系，成为企业发展的有力支撑，为企业在激烈的市场竞争中取得优势地位做出贡献。
参考文献：
[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（06）：70-73.
[2]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志，2014（20）：102.
随着教学改革的创新和发展，计算机网络技术已不可避免的成为了最大的驱动动力。当教学模式和方法都在不断更新的时候，传统档案管理由于没有信息化的管理方法而导致的效率低下，安全性差的问题让则我们愈发的发现需要改革。那么传统的档案管理主要存在哪些问题呢?首先我们从信息的录入说起，通常高中学校每年的升学、入学信息就是一个不容小觑的数量，同时伴随着教职工的任职、离职以及工作岗位的调度更使得信息录入工作变成了一个不小的工程。传统的管理模式下主要是依靠手工录入，这就要求大量的信息人员来担任录入工作，耗时且浪费人力。其次，随着管理人员自身工作的调度，常常会出现工作上的交接不到位从而导致信息不能很好的衔接，这样就容易造成信息的混乱，极大削弱了档案的安全性和真实性，对档案信息的使用也会产生非常不利的后果。随着年限的久远，很多档案是需要定期维护的，可是随着后期档案的不断增加，对前期档案的管理往往就会出现松懈，而且随着大量数据的冗余，对信息技术的查询就会更加困难。针对这些问题，信息化的管理技术都能相对进步不少，它可以利用计算机网络程序来简化人工操作，大大降低人工录入信息工作。同时它可以将数据递延，即使管理人员变动也不会对数据造成太大的影响，最重要的是计算机可以定期自行销毁无用的数据，进行分类管理，既能方便信息查询还有利于资源共享。
二、在高中档案管理中如何应用信息技术
档案作为宝贵的信息资源，是社会进一步发展的重要基础性资源。随着社会生产力的不断发展，对工作效率有了更高的要求。对于计算机可以高效管理信息档案我们上面已粗略提及，可是它在档案管理中都有哪些具体作用还是需要我们来一一详述的。首先可以利用它将现存数据进行全面普遍的认证，将信息数据在扫描录入的过程中存储到电脑中，这是传统管理手段向信息管理转换的普遍方式。很多学校建有自己的官方网站，而档案的管理数据就会包括在网站中，通过档案管理软件，将全校师生的信息录入专门封闭的档案库房，给每个人一个自己的编号。当学生想要查询自己的信息时只要打开网站，点击进入档案管理的站点，输入自己对应的学号和密码就可以对自己的信息进行查询，这样既便利了管理员的操作，也方便了师生了解自己的个人信息，间接帮助管理员核实信息管理工作的正确性。同时利用通过对档案信息资料的规范化管理不仅便于对档案信息资料的查询管理，也便于不同信息系统之间的数据交互，进一步拓展和扩大档案信息系统的应用范围。
三、加强信息化档案管理的相关措施
虽然信息化的管理措施有着极大的优越性，但是在使用的过程中我们仍然要做到相关的更新和加强措施，使它可以在原有的基础上不断的完善。首先从人员配备上，要提高管理员的专业技能知识，面对繁杂的人事资料和庞大的数据信息可以有条不紊的操作计算机程序，熟练掌握计算机技术对档案录入、核实的一系列操作流程。同时要求他们具有较高的专业素养和职业操守，在面对工作中的困难时可以努力寻找解决的办法，具备相当的安全意识，能有效预防并及时发现各种安全隐患，确保档案信息的高效、合理利用。其次，从硬件设施方面，要加大资金投入引进先进的机械和软硬件设备，建设网络管理数据库让全校人员可以参与数据的共享，确保学校档案信息可以实现无障碍的传递和服务。同时加强对相关关联数据的挖掘，让原有数据可以在程序的分析解算中被用于印证和核算，充分体现个性化、智能化特征，不断提升档案信息系统的智能化管理水平。
关键词：国土资源；电子档案；管理；智能化
中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1
0 引言
近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。
1 电子档案管理的特点和现状
电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。
2 国土资源电子档案管理智能化趋势
2.1 电子档案信息存储的智能化
电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。
2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化
电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。
2.3 国土资源电子档案应用的智能化
电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。
参考文献
[1] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）.
[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.
[3] 陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011（6）.
[4] 沈江胜.关于电子商务档案管理的两个问题[J].黑龙江史志，2012（12）.
关键词：电子商务；档案管理；特点；智能化；发展趋势
1 电子商务档案的特点
1.1 复杂性
电子商务档案的相关信息是以数据的形式存储在存储介质上，其是通过数据编码的形式而存在的，无法通过手工来操作，也无法直接用肉眼来识别，只有通过计算机操作才能够将其转换成可以为肉眼识别的信息记录。在科学技术快速发展的时代，对于档案信息的传输协议、连接方式以及存储形式等不断的变化，具有多样性的特点，所以在客观上导致了电子商务档案信息具有复杂性的特点。
1.2 集成性
相对于纸质档案而言，电子商务档案在信息的集成性方面具有很大的优势。因为电子商务档案信息存储的特点，使得同一份档案信息中可以包含文字、数据、视频、图片等各种形式的内容，对于电子商务交易的整个过程可以详细的记录下来，充分的体现出全面性、客观性的特点，所以具有很高的集成性。
2 电子商务档案管理的发展趋势
2.1 信息存储智能化
1.借助智能存储设备
电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。
2.存储设备智能化管理
未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。
2.2 信息检索智能化
1.智能检索
对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。
2.推理化分析
计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。
2.3 档案应用智能化
1.客户管理智能化管理
电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。
2.商情智能化预测
智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。
3.商业数据智能分析
商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。
3 结语
电子商务的快速发展推动了电子商务档案的发展，而关于电子商务档案管理其智能化趋势也变得越来越明显。相比于纸质档案管理，电子商务管理更加复杂，不但包含文字图像信息还包括声音视频等数据资料。对于电子商务档案的智能化管理，需要来自于企业的多方面配合，而这也是科技发展的必然趋势。
参考文献
[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.
2021年7月
前 言 方案说明
1 系统概述
应集团要求，作为集团信息一体化的子系统，按照国家档案馆“五位一体”模式标准，在档案库房建设数字档案馆系统、智能库房管理系统，逐步对档案管理进行数字化；建设数字档案管理系统，对数字化档案进行管理；提供智能化的档案资料编研工作；提高档案管理的智能化水平。系统充分利用资源和硬件设备，为各部门办公、决策信息提供利用服务。做到数据规、安全、资源共享、高效利用。
根据上述定位和按照档案管理系统工程设计要求，本着采用最佳性能价格比设备的原则，从集团的实际需求出发，充分考虑系统的整体性、先进性、经济性、可靠性和可扩展性。本设计以实用不奢华、简单可靠为原则，满足档案管理长期的需要，系统具备档案数字化系统、档案密集架系统、智能库房管理系统、温湿度控制系统、视频监控系统、门禁系统、智能灯光控制系统。
第一章档案数字化系统
1.1 系统概述
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案部管理服务提供高效率的全面服务。
档案馆数字化系统应满足数字档案馆“收集、管理、存储、利用”等功能要求：
1、电子文件（档案）在各系统中采集、管理、保存、利用过程中的真实性、完整性、有效性；
2、参照国家档案馆《基于XML的电子文件封装规》（DA/T48-2009）的要示，采用EEP封装技术对电子档案数据进行封装，电子全文和目录信息的紧密绑定；
3、实现各系统数据的接口，包含各公司部门系统接口、零散数据接口、中间数据格式接口；
4、充分采用技术手段解决档案利用过程中的安全保证问题；
5、采用构件化、平台化开发模式确保所有应用系统的可维护性、扩展性、稳定性；
6、通过自定义功能全面实现不同类型档案的综合管理，同时通过置浏览功能，实现不同类型电子全文（TXT、PDF、JPG、TIF、MPG、FLV等）的在线浏览。
1.2 系统功能
档案管理数字化系统将实现档案著录、档案库房管理、档案接待利用信息化，档案数据、档案实体管理一体化，档案数据多媒体化，档案数据交换智能化等功能。
1、档案著录
实现综合档案部门文书档案、影音档案文件和案卷级著录，实现无实体档案（数字公文、电子等）的著录；实现档案部门代码、全宗属类、全宗和目录管理；实现著录流程、工作量和著录质量管理；实现档案定位符的分配和管理。
2、库房管理
对实体库房进行图形化，形象化管理，实时掌握库房及其容的实际状态，通过无线局域网技术辅助实现档案出入库操作和实体档案物理位置管理等工作。通过查询利用系统实现库房管理员和档案查询接待员之间的档案交接和相关登记工作。
3、档案查询利用
通过互联和局域网实现数字档案、实体档案的查询阅读、在线预约，预约的多级审核和查询接待管理，现场利用等功能；支持多种档案利用方式；可对利用过程、利用效果和利用反馈进行全程管理；支持利用者、接待员、库房管理员之间的档案交接等功能。
4、现行文件
现行文件系统是档案馆实现政务公开职能的业务系统，主要包含：文件接收、登记、保管、查询、利用和等功能。
5、档案
除具备文章和栏目管理、论坛、图片库等功能外，还应具备档案信息，档案查询、在线预约等功能；可与数字档案馆软件系统协同实现物理隔离条件下的数据交换。
6、档案数据交换
实现数字档案馆应用系统部档案数据通讯协议和技术接口，使各个应用系统之间可以通过档案数据交换系统进行可信、可靠、安全的数据通讯；
档案数据交换系统还可以与数字档案外部系统实现数据交换接口，并通过数据交换协议进行系统外部之间的档案和管理数据交换，如数字档案接收、档案信息等，实现档案管理业务与集团相关部门业务流程整合，从而完善数字档案馆扩大数字档案馆的信息共享围、。
7、音像档案管理利用
使用档案著录系统建立图片、音频和视频档案目录数据库，通过音像管理系统收集、归档和建立多媒体档案库，实现音像档案浏览、查找、统计、目录管理、数据维护等管理功能；实现音视频档案在线点播功能，允许集团部门通过档案查询利用系统进行检索、浏览、点播和下载等操作。
第二章档案密集架系统
2.1 系统概述
档案的保存日益多样化，如文字类、实物类、音像类，等等，从档案介质方面有纸质、磁介质、胶片介质等等，由于档案数量多如烟海，因此档案管理建设费用和管理费用日益成为档案发展的瓶颈所在。档案密集架就是在这种情况下不断地发展起来的。使用档案密集柜，对同样库存档案数量、库房占地面积实现可节省化。档案密集柜有手动和智能型两大类。
2.2 系统功能
档案密集架系统基本具备防水、防尘、防倒、防盗、温湿度调控(通风)、防火等功能；可以低电压操作，电气保护安全可靠；同时具备防误操作保护、红外线自动保护、安全杆紧急保护等多种保护功能，能自动锁定；系统具备烟雾报警，消防联动报警功能。
档案密集架系统在管理上具有智能化地借阅档案，自动记录，自动催还功能；能实现档案智能化查询、连续查找，依序打开；通过档案智能化管理，实现有序摆放，有序管理；档案密集架同时具备智能化故障自动检测及应急处理，自动助推，缓启动软着陆，防碰撞功能，能够提高语音提示及短消息提示功能。
档案密集架系统还应该具备应急手柄，岗位式电动操作，固定列触摸屏操作、操作台（PC机）上操作等多种操作方式；并能进行PDA系统手持电脑遥控操作。
第三章智能库房管理系统
3.1 系统概述
智能库房管理系统参照国家档案局《档案馆建筑设计规》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计，突出了档案库房档案安全保护的“八防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等）要求，实现了档案库房管理、安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。
3.2 系统功能
智能档案管理系统为档案库房管理提供了一种高智能综合管理方案，系统重新优化集合了档案智能管理、库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火、监视报警、门禁巡更等多个智能子系统。在这些系统中，以档案智能管理系统为中心，把库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火集成在一个中央控制计算机的操作软件上，实现了多种操作联控、一机多用功能。消防灭火、门禁与监视报警系统仍作为能够独立工作和系统设置，同时与库房温湿度控制子系统的监控软件建立信息传递，使两者同时具有状态监视功能，一旦发生灾情或盗情等异常情况，按约定程序实现操作转移。
系统主要由以下几个系统集成组成：
1、智能库房信息集成与综合显示
智能库房系统主要是对档案库房提供全方位的管理和控制，保障库房和库房实体档案的安全，主要包括档案存储系统、档案监控定位系统、库房LED系统。各种系统之间实现数据共享，相互联动工作。
系统能实时采集库房的温湿度等数据, 对库房的实时温湿度数据，可以通过列表形式或者实时曲线图的形式进行查看。
2、档案实体管理信息集成与综合显示
馆业务系统进行整合，实现档案目录共享以及用户权限体系整合。根据档案全程管理理论实现对档案实体的流程化和智能化的辅助管理，档案实体管理包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、二维码管理、利用及统计等业务。结合电子档案信息，实现包括实体入库的提醒、鉴定提醒、利用请求、盘点、出入库处理等业务信息的集成与综合显示。
第四章温湿度控制系统
4.1 系统概述
档案的寿命与档案库房的温湿度空气净化度密切相关。放在不适宜的温湿度空气净化度下不仅影响档案材料的保存，而且可加速其他因素对档案的破坏。据统计80%的档案的损坏就是由于温度湿度和空气净化度不稳定、虫柱引起的霉变，导致档案的破坏。为了使档案库房的温湿度空气净化度等符合档案保存的要求，需采取一定的措施，即对档案库房的温湿度空气净化度进行控制与调节。国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，对我国各类档案库房的温湿度提出了明确的规定，标准为温度14－24℃，相对湿度45－60%之间。
4.2 系统功能
温湿度控制系统由中心控制器、存贮器、通讯转换器、区域控制器、传感器及控制模块组成，所有的连接方式均采用总线制连接。传感器与区域控制器为系统的前端设备。传感器负责采集现场温、湿度及防盗、消防信号的数据，并将数据信号传至区域控制器，区域控制器接受到传感器传送的温、湿度及各种数据后进行每区域的处理、比较、显示并根据设定的温、湿度上、下限值向存贮器及上位机传输即时信号，同时向受控设备控制模块发出控制信号，控制模块接受区域控制器传来的各种信息，对空调、去湿机、增湿机、通风、净化、报警等装置进行控制，中心控制器对接受各区域控制器传来的各种信息进行比较、存储、显示、统计、整理及打印，使其可对各区域控制器发出各种指令，同时将信息通过RS485传至上位机，实行环境温湿度控制、远程监控及远程故障诊断，使整套系统自动化控制更趋完美。
温湿度控制系统能检测、存贮、显示、打印库房环境的温湿度及其它各种参数。通过对系统数据的设置、采集、比较、处理，控制受控设备工作，能自动控制各种型号的空调、去湿机等设备。主要功能有：
1、各种报警功能：系统具有防盗、消防、超温超湿等多种报警功能,并有输入输出接口。
2、通风净化功能：根据室外温湿度定时、自动开启换气净化设备，使库房空气保持清新。
3、受控设备自动检测功能：能将运行中的设备状况，即时反馈至中心控制器 及电脑,实时监测。
4、远程控制功能：通过网络，用户可在异地对库房进行实时监控。
5、管理控制软件界面直观、友好，操作方便，提供完善的查询和图表输出功能。
第五章视频监控系统
5.1 系统概述
视频监控系统作为安全管理的一个重要措施，对室的主要出入口、通道进行监控管理。在监控中心可以通过图像监控系统，监视室的主要出入口、通道的人员活动情况，如发现异常情况，可以及时知晓。这样可以防患于未然，保证各区域的安全。并可以通过录像机或数字图像存储设备进行图像记录，以备后用。
基于上述思想，拟设计了一套先进的多功能安防系统，能满足系统工程对安全、管理的要求。
本方案的视频监控系统有以下几部分组成：
（1）视频电视监控系统
（2）防盗及周界报警系统
5.2 系统介绍
视频监控系统工作原理是：在需要监视的前端现场安装合适的摄像机采集实时图像，并把这些图像信号通过网线、视频线等传输线缆将图像送至监控中心的监控主机，监控主机再把经过编译的图像信号通过监视器显示出来，这样安全管理人员不用到现场而在监控中心就能了解所有被监控场所的情况，不但可以节省人力物力，而且大大提高了安全管理的档次和效果。
图像监控系统根据其使用环境和系统功能的不同具有不同的组成形式。一般系统应由前端摄像系统、传输分配系统、控制系统、图像处理保存系统、显示系统组成。
1、前端摄像系统：前端摄像系统的作用是系统所监视的目标，即把被摄体的光、声信号变成电信号，然后送入视频监控系统的传输分配系统进行传送。该系统的核心是摄像机。
2、控制部分：控制部分的作用是在控制中心通过有关设备对系统的摄像和传输分配部分的设备进行远距离控制。控制部分的主要设备有集中控制器、云台控制器、微机控制器等。
3、图像处理系统：图像处理保存是指对系统传输的图像信号进行切换、记录、重放、加工和复制等功能。主要设备有：视频矩阵控制器、硬盘录像机、电脑硬盘。
4、图像显示系统：为方便管理者及时、迅速直观的监视各个被监控的区域，设计采用液晶拼接屏作为主要的图像显示方式。
第六章门禁系统
6.1 系统概述
门禁系统使用MAFIRE非接触式IC卡。通过门禁系统，可以实现对人员权限的明确限定，无论是内部人员或外部人员，都可以通过对权限的设置，清楚的界定可以自由进出的人员，并对人员的进出情况进行记录，以备查询。极大的解放了人员管理的压力，并可达到在提高安全度的情况下节约人力的效果。
6.2 门禁功能
为进一步加强安全管理，安装智能门禁系统，经过技术处理的IC卡可做为开启门禁的“钥匙”，并可记录进出人员信息等情况，便于实时管理与安全防。门禁系统可集成在整个安防系统中，与其余各个子系统进行联动。当有人没有通过身份验证而非法进入时，门禁系统就会会通过联动的报警系统进行报警，那样就可以及时对发生的情况进行处理。
第七章智能灯光控制系统
7.1系统概述
智能灯光系统是对灯光进行智能控制与管理的系统，跟传统照明相比，它可实现灯光软启、调光、一键场景、一对一遥控及分区灯光全开全关等管理，并可用遥控、定时、集中、远程等多种控制方式，甚至用电脑来对灯光进行高级智能控制，从而达到智能照明的节能、环保、舒适、方便的功能。
【关键词】智能档案馆；物联网；环境安全；信息安全
档案是一种不可再生资源，其唯一性决定了档案的珍贵性。作为档案存放和保护的基础设施，档案库房建设必须要从档案安全的角度进行系统规划和论证。随着信息技术的进步，传统档案馆通过信息化转型、模式创新，在与智能化技术结合后逐步形成了智能档案馆。以物联网为代表的智能化技术应用为智能档案馆的安全防护提供了新的思路，但是也带来了网络信息安全隐患，需要在建设过程中进行全面系统思考。
1物联网环境下智能档案馆的安全防护
物联网技术，顾名思义是将信息感知设备与被监测对象关联，并实时采集获取监测对象的信息，并通过网络实现信息的传输交互，从而实现监测对象的识别、定位、跟踪、监管等。正是物联网技术的发展与进步，在数字档案馆的建设基础上，传统档案馆与物联网技术紧密结合，构建了智能档案馆，使档案馆具有智能感知与处置档案信息的能力并提供档案信息泛在化服务，进而实现档案智慧化的管理和服务；同时物联网技术对智能档案馆的安全防护有了极大的促进作用，主要体现在以下两个方面。（1）实现了档案库房安全和温湿度智能控制。系统可通过部署在智能档案馆内部的传感探测及控制单元，包括环境温湿度传感器、空调控制器、漏水检测传感器、视频监控、门禁、红外、烟感等，形成一套数字化、智能化的库房环境综合监控系统，满足档案库房环境监测与安全管理防护的需要[1]。（2）实现了内部档案的安全保管。系统可在智能密集架上集成红外传感器，从而判定人员是否违规进入档案存储功能区域；同时可对实体档案关联RFID标签，从而实现档案管理、利用过程中的路径监控；一旦出现档案安全问题，将触发系统报警，通过视频联动记录人员及档案路径信息，同时启动档案库房内部门禁自锁功能，从而实现档案的安全保管。因此，物联网技术的发展催生了智能档案馆的出现和应用，并对档案馆和馆内档案的安全防护发挥了重要作用，改变了以往管理人员进行离线巡检、核查确认的工作状态，提高了安全防护的时效性。
2物联网环境下智能档案馆的信息安全隐患
智慧档案馆同样是物联网技术的重要产物，其不可避免也存在信息安全隐患，主要包括以下几个方面：（1）档案库房安全和温湿度智能控制网络存在安全威胁。智能档案馆内部通常集成有库房环境综合监控系统，其有效地解决了库房环境的远程监测、控制和传输问题。但是我国尚未掌握物联网的核心技术，目前大部分底层硬件和传感单元还只能依赖国外。但是该系统的物联网终端、物联网感知节点、物联网传输通路一旦受到攻击破坏，则势必导致监控系统功能错乱，严重情况下会对档案资源的防护造成不可挽救的损失[2]。（2）档案信息有泄露或者破坏隐患。智能档案馆内部通常集成无线射频档案管理系统，用于档案的架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。由于系统运行靠的是标签扫描，且标签中隐含着与档案存储以及利用直接相关的关键信息，在使用过程中扫描器与RF的个人隐私泄露可能会对个人造成伤害，严重的甚至会危害社会的稳定和国家的安全。甚至，恶意攻击者很可能会对射频扫描设备进行破坏，对标签进行篡改、伪造等，这些都可能导致档案信息破坏[3]。（3）物联网在传输层和应用层同样存在安全隐患。由于物联网在传输层和应用层之间的信息交互大部分依赖于互联网，因此将面临现有互联网的所有安全问题，同时还因为物联网数据存在着多源异构、格式繁多以及规模海量的特点，这将增加信息交互的风险。
3物联网环境下智能档案馆的信息安全对策
虽然物联网环境下智能档案馆存在一定的信息安全隐患，但是不能忽视物联网技术对档案库房以及档案管理运行模式带来本质的提升，进而因噎废食，故步自封[4]。（1）加强智能档案馆及内部管理人员的物联网安全意识，传授他们免遭窥探和数据泄露的有效方法。（2）加强国家层面的监管落实，从安全框架体系、安全测评、风险评估、安全防范、安全处置方案等方面推动标准规范制订和落地[5]。（3）注重智能档案馆系统顶层安全性设计，设计安全性是物联网安全的最基本方法，一旦被普遍采用，它有可能成为游戏规则的改变者。如果硬件和软件工程师大幅提高从硬件和固件到通信协议和应用程序等各个级别的安全性，这将导致网络攻击的成功率急剧下降。
4对物联网环境下智能档案馆信息安全管理的建议
4.1优化网络安全技术
为了使智能档案馆信息安全系数能够得到全面的提高，在实际工作中需要加强对网络安全技术的合理利用，为后续工作提供重要的基础。首先可以利用防火墙技术来有效防止病毒黑客入侵，在大数据环境下，网络防火墙技术在不断地优化和提升，可以配合着云计算技术，建筑安全加密的方法，不断地完善防火墙的应用模式。随着我国计算机技术的不断发展，防火墙应用范围要不断地扩大，以此来提高最终的防范等级，最大程度地保证用户使用网络的安全性。其次在后续工作中也可以使用防病毒技术，主要是在计算机网络中增加安全屏障，在新时期下各种各样的公司开发的病毒防范软件，能够通过检测手段及时的发现在系统中所存在的安全病毒，例如，木马病毒等等，用户可以启动软件中的杀毒功能进行全面的清理，防止对后续使用造成一定的影响。防病毒技术主要是通过检测和清除功能来提高网络安全的系数，用户可以定期地进行计算机的检测和清理，以此来保证计算机使用是非常安全的，提高后续的工作效果。
4.2完善网络安全管理体系
在大数据背景下，档案信息朝着多元化的趋势而不断地发展，因此在档案信息安全管理工作中，需要完善相应的管理模式，为用户提供安全文明的信息环境，优化网络安全管理体系。例如，需要熟悉网络安全管理工作的内容，并且加强对高素质人员的融入，档案管理部门要定期开展统一性的网络安全防护体系，不断加强对网络安全的治理。
5结语
传统档案馆在数字化基础上，与智能化技术形成了智能档案馆，其以物联网为代表，可有效实现档案库房安全和温湿度智能控制、内部档案的安全保管，对档案馆和馆内档案的安全防护发挥了重要作用；尽管如此，物联网环境下智能档案馆也存在着一定程度的信息安全隐患，需要结合物联网信息安全分析情况，根据智能档案馆的功能特点和软硬件组成，从人员安全意识宣传、国家监管标准法规制定以及系统顶层安全性设计方面进行多途径解决。
【参考文献】
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关键词：高校智库建设；档案管理；交互式服务分析
一、高校智库档案管理工作的重要性
随着社会经济的不断发展，当前的高校智库涉及范围较广，为了适应社会发展的实际需要，将逐步扩大高校的智库比例。如今发达国家纷纷注重高校的智库建设，并得到了社会的广泛认可。我国在高校智库建设过程中，根据高校发展的实际情况对高校智库建设的条件进行分析，并将社会上优秀的专家资源以及社科力量有效地集中在高校的智库建设中。高校智库档案管理工作一定程度上有利于为决策咨询行业的健康发展奠定基础，通过在高校成立智库的形式成为当前社会关注的重点。同时，在高校智库建设的环节中，可以有效地促进社会经济的健康发展，为现实的战略研究工作提供理论依据，对社会舆论进行积极的引导。在实际的操作过程中，高校智库档案管理工作的重要性已经得到了社会的广泛关注。当前工作的重点是要根据社会发展的实际情况出发，逐步完善高校的智库组织形式，注重建设高智库结构的合理性；在此建设过程中，注重发挥创新性思维，从而有效实现高校智库的全方位发展。高校智库建设的关键是人才的培养，当前高校智库建设对相关学者的专业知识技能水平要求较高，在高校智库建设的前期准备阶段，要制定长期的人才培养计划，为建立专业的人才咨政研究团队奠定基础。在实际的高校智库建设环节中，要安排相关的专家学者及时学习先进的高校智库建设经验，并将高校智库建设的核心进行科学的分析，一定程度上能够提升高校智库整体建设水平。
二、高校智库建设中档案管理的交互式服务理念研究
注重高校智库建设中档案管理的交互式服务理念的研究力度。交互式服务理念是根据不同用户的实际需求，在交互的环节中，依托相关服务平台的优势与用户进行及时的交互，有利于为不同的用户提供个性化的需要。当前的高校智库建设中的档案管理的交互式服务理念，要始终坚持以用户的需求为出发点，根据用户的真实需求加强与用户之间的交流，用户在交互环节中可以针对在实际交互中存在的问题进行及时的反馈，有利于管理人员准确地对用户反馈结果进行修护。注重拉近与用户的距离，在交互式服务时，坚持公平互信的原则，有利于建设健康舒适的交互式服务环境，一定程度上推动了高校智库建设步伐。为了适应社会发展的实际需要，教育部对《计划》进行及时的完善，在《计划》中，对高校智库建设目标进行规划，并逐步优化档案管理机构的职责权限，在实际的高校智库建设过程中，注重尊重用户的个性化差异，使用户的实际需求与交互式服务理念有效地融合。例如：山西省将完善交互式服务理念作为高校智库建设中档案管理工作的重点，并根据交互式服务的总体建设思路注重挖掘高校智库建设研究项目，安排相关的管理人员及时做好市场调查工作，充分发挥社会优秀信息资源的优势，助推高校智库建设步伐。当前的高校数据信息资源较为丰富，不同学科背景对高校智库研究工作的影响不同，在实际的设计过程中，通过构建专题数据库的形式进行高校智库数据库成果的，并及时与相关的用户进行沟通、接受反馈，从而实现交互服务的功能优势。
三、高校智库建设中档案管理的交互式服务设计流程
完善高校智库建设中档案管理的交互式服务设计流程是高校智库建设顺利进行的关键。在高校智库实际建设中，档案管理的交互式服务设计环节要注重交交互式服务核心设计，并对相关的协同信息模块进行及时的优化，整合有效大数据资源，将大数据信息资源有效地运用在高校智库建设中的档案管理交互式服务设计流程中。同时，要对不同模块的主题形式进行选择，注重主题数据信息的采集过程，加强对高校智库成果的研究工作，对研究成果与用户进行反馈处理后将其研究成果及时，从而实现研究成果的实时性。在规划高校智库建设中的档案管理交互式服务设计流程时，要充分发挥构建专题数据库的优势，及时做好主题的数据采集工作，注重主题的分析工作，将其他信息源通过信息协同进行完善，优化档案信息系统与高校智库信息系统之间的关系，及时与信息协同相连接。同时，将信息协同中的相关数据信息有效地整合到专题数据库中，由专题数据库对其智库的研究成果进行，一定程度上为教学科研以及政府咨询工作的顺利进行奠定基础[1]。
四、高校智库建设中档案管理的交互式服务研究
（一）档案管理交互式服务的基础是信息协同
信息协同是高校智库建设中档案管理交互式服务研究的基础。随着我国《计划》的逐渐完善，在实际的档案管理工作过程中，要逐步对档案管理服务理念进行完善，将信息协同理念有效地融入其中。为了有效实现高校智库管理的综合性发展，要从高校智库建设的全局性进行研究，充分发挥信息协同的基础性作用。同时，高校档案智库建设中档案管理的交互式服务研究涉及的范围较广，要保证数据信息资源的有效性及完整性，并对高校智库建设中涉及的信息资源进行整合，注重完善档案信息系统，根据高校智库信息系统运行的实际情况对不同类型的数据信息资源进行收集、研究。档案管理交互式服务研究以专题数据库为中心，逐步实现多种学科的有效整合，建立健全完善的协作机制，并对不同类型的学科进行有效的融合、互补，从而有效保证专题数据库提供数据的准确性。例如：山西在高校智库建设过程中，信息协同可以将相关的大数据进行集成处理，在此环节中，注重建立健全监督管理机制，在实际的高校智库管理环节中，对交互式服务的各个环节进行及时监管，保证后续研究工作的顺利进行。高校智库建设中档案管理的交互式服务的具体内容涉及的范围较广，为了保证研究成果的完整性，注重对数据的加工过程、数据的分析过程、数据的过程的信息处理力度。在实际的数据集成环节中，将对不同类型学科进行有效的信息共享，逐步实现档案数据资源的系统化管理。构建学科数据管理体系，及时对相关的数据信息进行更新，注重对学术信息的整理以及储存工作，一定程度上有利于实现高校智库数据资源的共享[2]。
（二）档案管理交互式服务的核心是专题数据库
随着《计划》的逐步完善，高校智库建设中档案管理的交互式服务的核心作用越来越明显。为了实现高校智库研究的创新性，要注重社科专题数据库的建设工作，并根据当前高校智库建设的实际情况制定完善的实验室建设计划，逐步对高校智库研究手法进行完善。专题数据库的建设是从当前社会发展的实际情况出发，实时做好市场调查以及统计分析工作，对主题数据库的顺利发展奠定基础。在此环节中，要充分发挥现代化科学信息技术的优势，将理论知识与实践经验充分地结合在一起，通过构建模拟试验的方式对实验计算的结果进行研究，为后续建立社科实验室提供理论依据。为了保证高校智库建设的顺利进行，要充分发挥高校智库建设中档案管理的交互服务中专题数据库的核心作用，加强档案管理者对完善专题数据库工作重要性的认识，及时对信息协同模块进行优化处理；在主题数据信息的采集过程中，对大数据的主题类型进行分类处理，一定程度上有利于实现专题数据库的信息的完善，从而有效地丰富专题数据库的数据信息资源储备。在此环节中，充分将现代化科学信息技术的优势发挥出来，根据当前高校智库发展的实际情况对不同种类的数据专题进行完善，并将专题特色有效的展示出来。随着社会经济的不断发展，当前的专题特色数据库的类型具有多样性，要对不同的学科数据资源进行有效的整合，并将相关的关键数据信息进行有效的研究，从而助推专题数据库信息资源的挖掘，提升数据信息资源的利用率，保证高效智库建设的顺利进行[3]。
（三）档案管理交互式服务的升华是智库成果的
在高校智库建设中的档案管理中交互式服务的升华是高校智库成果的。在实际的高校智库建设环节中，要注重研究成果的，充分发挥现代化科学信息技术的优势构建智能化成果平台，并逐步扩宽研究成果转化渠道，从而有效提升高校智库建设效率。根据高校智库建设发展的实际情况构建咨询政报告数据库，安排相关的管理人员及时对数据库中的信息进行有效的整合，注重数据库中数据资源的整理工作，针对用户的反馈信息对研究成果的实时性进行分析，一定程度上有利于提升研究成果效率。随着现代化科学信息技术的不断发展，当前的高校智库研究成果较为丰富，其中以报纸论文、经济类新闻为主，是对当下社会热点的关注，根据当前社会发展的实际情况，有效保证研究成果的准确性。例如：山西省相关管理人员根据政府决策信息、科研选题的实际情况及时向高校智库数据系统中信息，并加强数据信息的分析整合工作，根据用户的需求取向对反馈的信息进行处理。建立健全完善的高校智库研究成果的监督管理机制，定期对高校智库成果的过程进行抽查，在一定程度保证了高校智库研究成果的准确性。当前的高校智库研究成果形式具有多样性，有利于有效地实现信息共享，充分发挥智能化高校智库研究成果的电子化查询，逐步实现高校智库研究成果的数字化发展[4]。
关键词:科技档案;管理工作;实践;问题
1科技档案管理工作在实践中遇到的问题
1．1归档记录不详细，档案管理系统不成熟
虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息，但却没有对归档后的操作流程进行详细记录，相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时，这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理，拖延时间较久，会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容，需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计，档案数量会变得非常庞大，需要记录的信息会越来越多，工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面，设计理念也不够成熟，会对归档工作造成很大困扰，费时费力，使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时，往往面对的都是庞大的信息量，在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此，要根据实际情况，不断对档案管理系统进行完善和升级，使操作能够更人性化，信息收集和录入能够更加准确，帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。
1．2档案管理成本较高，工作环境较差
档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力，还会占用大量的存储空间，落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重，在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力，而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间，会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不绿色环保。
1．3归档方式杂乱，管控处罚机制不完善
在归档工作强制力度不够的情况下，经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象，会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改，要反复核对档案信息，致使归档效率低下，拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率，减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间，容易积压过量档案，若不能及时进行归档，档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位，档案管理部门没有对其进行处罚，这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。
1．4无法修正档案中的错误信息，管理方式较为落后
在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。
2提高科技档案管理效率的有效方法
2．1建立完善的档案管理体系，接受先进的管理理念
档案管理部门要建立先进的档案管理体系，制定完善的规章制度和详细明确的政策条例，要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况，要和管理人员工共同努力，迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感，及时接受先进的管理技术和理念，时刻保持与时代共同前行的意识，要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划，要从强化归档制度入手，对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚，责任要落实到个人，提高档案管理人员的重视程度。
2．2完善归档信息，做好流程记录
要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性，明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件，还能提高归档效率和工作质量。
2．3引进人工智能化辅助技术，减轻人力劳动负担
第一，结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。第二，提高归档流程的电子化比例，实名制登录，利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。第三，人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。第四，归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。
2．4加强对档案人才的培养力度，重视学科发展趋势
在档案管理工作中不断总结经验和教训，将理论与实践相结合，关注档案管理专业的发展趋势，及时更新学科内容，调整学科架构，建立更科学的教育体系，提升档案管理人才的业务能力和创新意识。
3结语
目前，科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便，为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助，是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向，提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提，对今后档案学的发展具有重要意义。
参考文献:
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