【关键词】档案管理；政治素质；业务素质
同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率[1]。为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法：
一、首先提高对档案工作重要性的认识
必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展[2]。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持。
二、提高高校档案管理水平必须建章、立制，依法治档
建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关,才能确保档案的质量。
三、努力加强档案管理人员的自身建设
1.要提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。当前我国高校档案部门人员素质基本上存在着平均学历较一般单位档案馆人员要高，但取得档案专业学历者少。由于身处高校，近水楼台先得月，高校档案人员通过在高校内部进修取得较高学历比其他单位的档案工作人员要容易得多。从整体上看，档案管理工作人员平均学历不低，但现有高校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，通常不足四分之一。大多数人对计算机及其网络技术、英语、文史、摄影等知识的掌握尚嫌不足。我们知道，档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点。高校档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍。为此，要补充计算机和现代信息技术专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修。建立人才培养、使用和管理的新机制。在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作实绩一起进行考核。档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理。同时，档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。
2.加强高校档案工作人员的职业道德教育。职业道德是指人们从事社会职业、履行职责过程中，在思想和行为上应遵循的原则和规范。它是依靠社会舆论和人们内心信念以及传统习惯来维持的。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，以满腔热情接待好每一位用户，使用户高兴而来，满意而归。
四、实施科技兴档，提高档案工作的整体水平，是新时期档案工作者需要注重解决的新课题
档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大地方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的校档案馆。档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间相互协作，而且也需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。
五、加强档案馆的安全管理，杜绝事故隐患的发生
1.提高档案人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。安全使用这些设备也是档案馆管理工作的一项重要任务。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣。，建立严格的规章制度,领导人分工主管，保卫科具体落实安全保卫工作。各科室设一名安全员，负责日常安全工作。严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控。
2.杜绝火灾隐患。每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。全馆禁止吸烟。做到人走断电，切断库内电源。定期检查电气设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转。加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对原有的消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力。在库房内设有烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力。要采用气体灭火的形式，以免因采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用。
六、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化
科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。雨季，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库内霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)。保证档案的完整与安全。
综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。
【参考文献】
要想有创新行为首先要有创新意识，思路决定出路，档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。
2、档案管理工作模式的创新是基础
档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。要加强计算机档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，进一步合理有效利用。只有这样，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。
3档案管理工作机制的创新是关键
要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，重要的是要有管理机制的创新。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案工作的良性发展。还要加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
4运用档案管理的现代手段，科技兴档
信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。要努力实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理
走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。
5人才资源的创新
要树立人才资源是第一资源的思想，针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
总之，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，做到人无我有，人有我优，人优我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案事业的持续快速发展。
参考文献
[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002
[2]周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002
（一）端正并保持档案管理人员的良好工作态度和严谨的工作作风。高校档案管理人员的工作态度决定着自身所肩负的责任，一名合格的高校档案管理人员应该具备强烈的责任心和事业感。这种工作态度是高校档案管理人员反映在职业道德上的一种认知。既要充分认识高校档案管理工作对高校建设发展、教育教学、科学研究和整个社会所起的积极作用，还要认识到高校档案管理工作不仅仅只是一项工作事业，最重要的是，它承担着对于社会发展的责任。档案管理工作需要遵循档案的形成、规律和特征，按照特定的流程和工作标准来完成，是十分细致化、规范化和严谨性的工作，不允许丝毫的疏忽大意。正因为如此，严谨细致的工作作风起着至关重要的作用，它直接关系到档案管理工作是否能够顺利的完成，影响着档案作用的发挥程度。而高校档案管理工作的难点更在于其档案类型复杂、种类多样，信息量大，并且准确性和真实性极强的特点，这就要求高校档案管理人员必须注意到每个细节，以科学严谨的工作态度来对待。
（二）提升与开拓档案管理人员的服务质量和创新精神。国家为了保证高校档案管理人员的工作顺利进行，制定了许多相关的法律法规，但实际上，大部分高校师生对档案管理工作依旧感觉陌生，致使高校档案的使用与师生的需求存在着一定的“距离感”。只有加强高校档案管理人员的职业道德建设，全面提高高校档案管理人员的服务意识，变被动为主动，服务方式向深层次发展，提高综合管理能力，才能更好地体现档案管理工作的价值。创新是推动国家发展和社会进步的主要力量，同样，在进行高校档案管理工作当中也需要不断创新。作为档案管理人员，要清楚认识到创新的重要作用，为保证档案管理工作的有效进行和持续发展，必须发扬创新精神、开拓自身的创新能力。要加强高校档案管理队伍的职业道德建设需要在实践的基础上，努力探索寻求得当的工作方法，应对在档案工作当中出现的新问题，从而研讨出新的解决方案，促进高校档案管理事业的持续发展。
二、高校档案管理队伍职业道德建设工作的重心
（一）高校档案管理队伍职业技能素养的提高。职业能力是高校档案管理队伍职业道德建设中重要的组成部分，只有在具备较高的职业能力基础上，高校档案管理工作者才能够胜任高校档案管理工作，才能够推动高职档案管理工作质量的提高，因此，高校档案管理工作者不仅要具备服务意识、奉献精神以及爱岗敬业的品质，同时要具有较高的专业能力与综合能力。而高校档案管理队伍职业能力的提高路径主要包括以下两个方面：
1、通过学习来实现档案管理人员知识结构的优化。知识结构主要指的是档案管理人员的专业知识以及知识面，随着档案管理工作的发展，档案管理内容所涉及到的领域也在不断拓展，而要提升高校档案管理成效，就有必要引导档案管理工作者具备以下几个方面的知识素养：包括马列主义、思想、邓小平理论、三个代表以及科学发展观在内的政治理论素养，从而对自身的档案管理工作实践形成指导。档案专业理论知识，对档案管理实践工作发挥着指导作用。文史知识以及其他学科的知识，这是提高档案管理人员综合能力，适应档案学科交叉渗透发展趋势的重要要求。
2、通过实践与培训来提升自身职业技能素养。高校档案管理工作者需要在档案管理实践中重视工作规律的总结，从而推动高校档案管理工作的不断发展。同时在工作实践中，高校档案管理人员还应当重视自身文字表达能力、协调沟通能力、综合分析能力以及信息意识的提升，从而适应高校档案管理工作的现代化发展。另外，高校应当重视组织档案管理队伍培训工作，通过使用在职培训、脱岗培训、继续教育、校内讲座与交流等多元化的培训方法来确保高校档案管理队伍职业技能素养的不断提高。
（二）高校档案管理队伍职业纪律的强化。在高校档案管理工作中，职业纪律是档案管理工作人员在档案管理工作中需要共同遵守的行业行为准则，这一内容具有制约性、自律性、安全性以及职业性的特点。其表现形式包括工作守则、工作条例以及其他规章制度等，对高校档案管理队伍职业纪律建设工作作出强化，能够确保高校档案管理工作开展的有序性与有效性，同时有利于引导档案管理工作者强化自身的职业观念，并将相关理论和要求转化为自身行为，这对于提高档案管理队伍整体素质以及档案管理工作质量而言具有重要意义。高校在档案管理队伍职业纪律的强化中应当重视以下几点内容：
1、认识到职业纪律建设的重要性。高校有必要引导档案管理人员认识到职业纪律对提升工作质量的重要性，并培育档案管理人员对职业纪律情感、意志以及信念，让高校档案管理人员将职业纪律当作职业行为的选择依据。
2、提升档案管理人员的自控能力。职业纪律具有强制性的特点，但是职业纪律的遵守需要建立在档案管理人员具备较高的自控能力基础之上，因此高校需要引导档案人员提升自身的自控能力，从而让档案管理工作者能够对自己进行严格要求，抑制与职业纪律要求背道而驰的行为与思想。
（三）高校档案管理队伍职业良心的培养。与职业纪律相比，职业良心具有自发性的特点，即高校档案管理工作者对自身的道德要求。职业良心作为高校档案管理人员在从事档案管理工作中的精神支柱，同时也是档案管理人员对自身职业道德做出完善、推动高校档案管理工作发展的重要动力。在高校档案管理队伍职业良心的培养中，高校要重视针对档案管理队伍开展道德教育，在此过程中，首先有必要推动档案管理工作者道德观念的强化。道德观念使高校档案管理工作者对档案行业的职业道德规范以及道德原则所做出的理解，在高校档案管理工作中，要引导档案管理工作者在档案管理工作中做到一丝不苟与尽心尽力，并将自身的智慧、知识以及精力投放到高校档案管理工作当中；其次有必要推动档案管理工作者道德情感的情感。道德情感是指高校档案管理工作者对高校档案管理工作的态度，只有引导档案管理工作者对档案管理工作产生发自内心的热情，才能够让档案管理工作者在工作过程中树立强烈的服务意识、奉献精神以及责任感，这是确保高校档案管理队伍职业道德素质和档案管理成效得以提高的关键；最后，高校有必要强化档案管理工作者的道德意志。高校档案管理工作者的道德意志主要体现为高校档案管理工作者是否能够抵制各类利益形成的诱惑。只有在高校档案管理工作人员具备坚定的道德意志基础上，高校档案管理人员才能够在档案管理过程中树立良好的职业良心，而如果档案管理工作者不具备鉴定的道德意志，则将难以抵御利益诱惑而给高校档案管理工作带来损失。
论文摘要：随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展，高校档案管理服务模式的创新要实行“三个转变”：一是服务内容的创新，从档案数量要求向质量要求转变；二是服务方式的创新，由被动服务向主动服务转变；三是服务手段的创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。
随着高科技的迅猛发展，我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期，高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此，高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。
一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性
档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。
高校档案形成于高校各个时期、各个方面，是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明，高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的环节，也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏，直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。
高校档案作为一种客观实体，它的作用发挥并不是主动的，而是潜在的，需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。
二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑
一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢，不能适应人们的要求。当今时代，计算机已深入到社会生活的各个领域，在档案工作中，计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史，大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代，大大提高了工作效率。此外，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。
二是新的电子载体（材料）的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体，录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后，新型载体大量出现，如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介，过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。
三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网，校园网的产生使档案工作发生了质的变化，一改传统的手工操作为电子文件，变被动工作为主动工作，利用先进的设备、科学的方法和手段，极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比，电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动，而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的共享。[三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施
服务内容创新，从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的，高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉，而是要充分挖掘自身潜能，通过不断完善、丰富、创新工作内容，推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用，高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新，很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节，以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用，适时把相关的信息转化成编研成果，直接为高校的中心工作服务，从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。
服务方式创新，由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来，大胆改革现有的高校档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识，在校领导的重视和支持下，紧紧围绕学校的中心工作，积极参与学校的重大活动，及时了解、掌握学校发展动态，经常深入教学、科研第一线，熟悉教研业务工作的流程和具体内容，了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求，有针对性地开展信息服务工作。同时，在档案主管部门的协调下，加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作，广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享。
服务手段创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体，随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展，数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此，必须加快档案信息化建设步伐，把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，改变传统的手工操作管理模式，实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储，实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时，加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息；按照信息化标准建成的档案馆，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。
参考文献：
[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).
[2]李华.对高校档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报,2003,(4).
［关键词］高校管理；文书档案；档案管理
文书档案是高校发展的原始记录，具有权威性和凭证性。学校各部门如何利用档案为领导当好参谋，为学校事业发展提供服务，主要取决于所收集的档案种类是否齐全，是否具有专业化、多功能的特点。随着高等教育事业的发展，各高校越来越重视档案工作。高校档案管理单位以专业化档案管理理念创新为先导，以培养专业化档案管理队伍为核心，以信息化、标准化、科学化提升档案管理的专业化水平，促进管理思想、管理方法和管理手段等方面的创新，为高校发展提供了有力保障。
一、提高文书档案管理专业化认识
首先，树立专业化理念，提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件，有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业，也包括职业专业，国家对档案任职既有规定的学历标准，也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施，有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求，有自身的理论武装，有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的独立特性。
其次，培养专业化精神，增强专业化意识。加强档案文化建设，塑造档案职业文化、职业品格和职业素养，要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密，把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为，从事档案管理工作一忌态度冷淡，缺乏热情，二忌不按规章制度办事，三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务，四忌对查阅档案的人员不严格监视，对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。
再次，建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出，档案管理和开发专业化构建的路径主要有：一是提高认识，转变工作理念；二是提高档案管理人员素质，建设专业化队伍；三是完善设备，加大档案工作的投入力度；四是整合利用档案资源，促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化，要坚持以物为本向以人为本转变，以保管为主向开发利用为主转变，以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势，所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的，离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准，克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面，积极推进文书档案建设一体化，充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。
二、创建文书档案管理专业化模式
要提高高校文书档案管理专业化水平，必须创新管理体制和模式，建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划，建立和健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费；应当重视档案管理工作，提供必要条件，保证档案工作的正常开展，设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责档案的管理，并对所属单位的档案工作实行检查和指导；档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范，具有保管档案的专用库房，档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。
目前，高校文书档案管理模式有两种：一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院，或者单位内部设立档案室，由这些单位指定专职或兼职人员管理，档案管理零散，缺乏规范性、整体性，作用很难发挥，价值很难利用。二是成立档案馆的高校，文书档案由档案馆专人负责，各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作，管理制度健全，文档生成过程规范，档案的价值整体得到利用。
三、改进文书档案管理专业化方式
文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为，档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，从管理工作的各项专业环节入手，以提升专业水平的方式，把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式；主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。
制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度，使档案管理规范化、标准化，并逐步采用先进技术与设备，实现管理现代化。
信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率，开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法，必须利用信息化和数字化技术手段，以信息化改变传统文书档案管理模式，更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介，采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”，提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为，要提高档案管理软件的专业化水平，最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求，有的放矢，使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务，对档案管理人员进行培训，及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化，助推社会保险业务档案管理》一文中认为，要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化，全面提高业务档案管理的现代化水平，及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。
四、培养文书档案管理专业化队伍
培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定，档案工作人员应当具备档案专业及相关知识，做到爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训，按照国家规定进行职称评聘，并保持档案工作人员的相对稳定。
文书档案涉及学校发展的方方面面，首先，管理人员要有坚定的理想信念，较高的政治素质，在遵守档案保密制度上发挥表率作用；其次，要掌握高等教育发展的基本规律，熟悉学校发展规划和工作计划，具有文书档案的鉴别、识别能力；最后，要有较高的业务能力，全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外，要有较强的服务意识和良好的服务态度，为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为：“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理，能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索，应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识，熟练地操作、使用仪器，应该具有基本的化学、生物知识，以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施，应该懂得中国档案发展史、干部档案史，等等。”为此，要加强文书档案管理专业化队伍建设，使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。
其一，加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系，根据社会需求，有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业，结合现代档案管理的发展趋势，加强课程建设和教材开发，培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。
其二，引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境，在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾，吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。
其三，选留档案管理人才。从应届毕业生中选留档案学专业大学生充实到档案管理队伍中，改善档案管理队伍的学历、年龄、知识、学缘结构，增强档案管理队伍的整体活力。
[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).
关键词：高校 户籍 档案管理
2010年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2011年高校毕业生人数为660万，预计2012年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2008年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。
高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的贡献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以适应社会发展的需要，成为目前必须面对的问题。
一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题
1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府——景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。现在，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2012年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。
通过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步发展起来，取得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的不足和问题，主要体现在以下几个方面：
1、缺少科学的管理方法
目前，景德镇陶瓷学院的学生户籍管理还处于比较初级的阶段，虽然严格按照《档案法》和公安部门有关户籍管理的法规来进行，但是管理方式、管理手段和管理技术都比较落后，学生的户籍资料还是以户籍卡片和简单的EXCEL电子表格的形式存管，至今没有实现与景德镇市新厂派出所管理系统的完全对接。导致在查询和检索学生户籍档案和信息时，如补办身份证、查询原始户籍资料等，办理人要先到学校新校区户籍室查询，没有的话，还要到老校区进行查询，如再无的话，则再到景德镇市新厂派出所查询手工档案底存；即便是在学校新校区一次性查询到，也仍需到老校区开具相关手续再到新厂派出所办理最后的手续，整个办理的过程十分繁琐，且需要在多个地点往返和询问，费时费力。
2、没能适时完善管理制度
如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理办法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原则之外；将是否进行户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进行对比列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因而可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上扭转农村籍学生“跳龙门”的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。
3、全程化管理程度低浅
高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的水平阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的服务于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的老师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，若因其他事项外出，则使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理成本和问题增加。
4、不能及时创新管理
高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面思考的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关基本手续后，再到新厂派出所办理后续的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的麻烦。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，则能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公模式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立联合办公室，将有效提高管理效率和办事效率，也能更好的为广大学生服务。
二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的思考
基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经验，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的思考：
1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传
为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联系，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理注意事项；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和了解我校对学生户籍档案的管理工作。
2、逐步运用信息化管理的方式方法
在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进行的必要条件，而且也是提高工作效率和服务水平的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进行实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以提高工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。
3、建章立制，规范管理
（1）收集制度
新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因而必须有严格的收集制度来保证所收集的学生档案是真实可靠的，如果这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在收集环节来加强对档案识别的力度。
（2）立档和整档制度
结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段实施相应的立档和整档管理。学年初，对新生进行立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。
（3）使用制度
在具体的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设“绿色通道”，为学生提供使用上的便利。
4、加强全程化管理
在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实现在景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办理、查询、办理等的“一站式”管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进行基本的确认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关基本信息到新厂派出所的服务平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丢失和错误的概率。
5、利用勤工助学等形式创新管理
在学校办学规模的不断扩大，招生人数的增加，户籍档案管理工作量大大地增加，但户籍管理专职人员却没有增加，通过创新管理方式，强化管理效果成为必然。可以采用以下创新方式：（1）让特困生到户籍室勤工助学，参与户籍档案管理工作，减缓专职管理人员的工作压力；（2）运用校内网络的资源，开设预约服务平台，让有各类户籍档案需要的学生提前在网络平台预约，管理员可以通过网络解决的就立即实施回复，对必须亲自来户籍科办理则安排时间办理；（3）利用学校信息工程学院的资源，自行开发学生户籍档案管理信息系统，设计信息录入模块、数据浏览模块、数据查询模块、数据修改模块、报表打印模块、迁出模块等功能模块，实现和教师工资管理系统一样的管理功能。
高校学生户籍管理在提供人口资料，维护高校治安安全，保持社会长期稳定，提供咨询服务等方面一直发挥着不容低估的作用。但随着市场经济的不断深化，国家各项户籍政策的不断出台，政府人才政策的不断调整，高校的现有的学生户籍管理越来越落后于形势，必须在加强以上工作的同时，积极推动政策的修订，以更好的做好高校学生户籍档案管理工作。
参考文献：
1、莫海燕 大学生就业：户籍“砝码”有多重 《职业》 2002年5月
2、龙艳 当前大学生就业形势对户籍制度的冲击与改革 《云南警官学院学报》2007年第3期
3、李笑华 对当前高校户籍管理若干问题的思考 《人力资源市场》 2008年第7期
4、韩莉 高校户籍档案管理模式初探 《兰台世界》2007年8月上月刊
5、林华 高校户籍档案管理浅见 《泉州师范学院学报（社会科学）》2002年1月
6、赵兴兰 利用勤工助学活动促高校户籍档案管理 《山东档案》2004年6月
7、陈晓刚 我国高校户籍管理研究 苏州大学 高校教师申请硕士学位论文 2006年10月
在信息化背景下，高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率，但是同时，高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作，要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划，通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题，针对这些问题，高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确，并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用，其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作，而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与，通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外，高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善，这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。
（二）高校财务档案管理信息化基础设施的完善
在信息化背景下，高校财务档案管理要实现信息化建设，就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善，这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统，才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时，高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台，其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中，高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配，同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展，这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。
（三）高校财务档案数据的数字化与网络化
高校财务档案信息数据要实现数字化，必须要求档案信息能够完整准确，并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中，首先要对电子档案进行归类整理；其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段，需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化，在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中，财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节，同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段，建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤，这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中，并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善，发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用，以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此，在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中，需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据，通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式，同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务，并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务，从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。
（四）高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高
