第一条为了加强流动人员人事档案管理工作，维护流动人员人事档案的真实性、严肃性，健全完善人才交流服务体系，促进人才合理流动，根据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》、《陕西省委托人事工作暂行办法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《深化干部人事制度改革纲要》及有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称流动人员档案是指：
（一）辞职或被辞退的机关、企事业单位工作人员人事档案；
（二）与用人单位解除劳动合同或聘用合同人员的人事档案；
（三）暂未就业的大中专毕业生的人事档案；
（四）自费出国留学及因私出国人员的人事档案；
（五）政府人事行政部门委托管理的企事业单位在册人员和聘用人员的人事档案；
（六）其它流动人员的人事档案。
第三条流动人员档案管理机构不得接收下列人员的人事档案：
（一）已死亡人员或已办理退休手续，无需提供人事服务人员的档案；
（二）正在受刑事处罚、劳动教养人员的档案；
（三）逃亡、失踪、出国不归人员的档案；
（四）未按规定参加社会保险的在职人员档案；
（五）正在与所在单位发生人事纠纷或经济纠纷人员的档案；
（六）不按规定缴纳档案管理费人员的档案；
（七）档案材料严重失实或不齐全人员的档案；
（八）女年满40周岁、男年满45周岁以上，在示范区未参加社会保险,或不能从外地将其已参加社会保险关系转入的人员档案。
第二章流动人员人事档案管理机构
第四条流动人员档案管理机构为县级以上政府人事行政部门所属的人才交流服务机构。示范区和杨陵区人才交流服务中心是本辖区内流动人员人事档案管理的合法机构。其他任何单位未经批准不得擅自管理流动人员的人事档案.严禁个人保管他人档案或本人档案。
第五条流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级政府人事行政部门的监督和指导。外地转入的流动人员人事档案，本人户口或工作单位在杨陵区的，由杨陵区人才交流中心管理，其他流动人员的人事档案由示范区人才交流中心管理。
第六条人才交流服务机构要认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好流动人员出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、社会保险代办等社会化服务工作，努力提高服务水平。
第三章流动人员人事档案的转递
第七条人才交流服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动有效文书，办理流动人员人事档案转递手续。转递档案必须严密包封。流动人员人事档案必须完整齐全，转递中不得扣留材料或分批转递档案材料。人才交流服务机构发现转入档案材料不齐全或不清楚的，应及时记录并通知原单位补齐。主要档案材料无法补齐或记载不符合规定的，及时办理退档手续，并报同级人事行政部门备案。
第八条流动人员人事档案的转递应通过机要传送或派专人送取。对于个人携带档案的，拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题，要追究当事人和有关管理人员的责任。
第九条人才交流服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续，人才交流服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案委托管理合同书，明确保管期限、人事事项及双方的权利、义务、责任等内容。
第十条人才交流服务机构必须凭有人事档案管理权限部门开具的档案转递有效文书接收流动人员人事档案。人才交流服务机构开具的转档手续，为有效合法的转档手续。
第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用
第十一条人才交流服务机构要严格执行干部档案管理有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要严防丢失档案材料，严禁泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员的人事档案材料。
第十二条：人才交流服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，及时充实流动人员人事档案的内容。收集的材料主要包括：
（一）履历表、劳动合同或聘用合同、任职审批表；
（二）大中专毕业生报到证及见习期满转正考核定级材料；
（三）工作期间的年度考核表；
（四）学历教育、接受培训及专业技术职称资格变更材料；
（五）婚姻状况变更材料；
（六）因公或因私出国（境）的记载材料；
（七）工资变更材料、社保关系、工资关系迁转材料；
（八）奖惩材料；
（九）党、团组织工作中形成的有关材料；
（十）其它按规定应收入人事档案的材料。
对于收集的流动人员人事档案材料，人才交流服务机构要认真审核鉴别，需要单位盖章和本人签字的，签字盖章后方能归入档案。接收的流动人员档案材料中有缺项或涂改的，应予以说明，否则不予归档。
第十三条人才交流服务机构应按照有关规定建立流动人员人事档案查、借阅制度。查阅流动人员人事档案必须办理审批手续。对于不符合查、借阅条件的，人才交流服务机构可代为查阅后向查阅单位介绍有关情况。任何个人不得查阅、借阅本人及其亲属的人事档案。查阅人事档案必须严格遵守保密和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，严禁泄露或擅自向外公布档案内容。
第五章流动人员人事档案的保管
第十四条人才交流服务机构要加强档案管理硬件设施建设，建立坚固的防火、防潮、专用档案库房，配备铁质档案柜；要经常检查库房防火、防蛀、防资、防光、防高温等安全设施。库房内严禁吸烟，严禁明火。档案库房、阅档室和办公室要做到三室分开。流动人员人事档案应由专人管理，无关人员不得进入档案库房。管档人员必须是党性强、作风正、忠于职守、有一定档案管理专业知识的中共党员。
第十五条人才交流服务机构每年对流动人员人事档案进行一次全面检查核对，发现问题及时解决，确保人事档案的安全。要不断改进档案保管方法和保护技术，逐步建立流动人员档案信息管理系统，利用信息化手段完成档案查阅和管理等工作，不断提高档案管理质量和服务水平。
第六章监督与处罚
第十六条对违反本办法规定有下列情形的，由同级政府人事行政部门按规定进行处理：
（一）擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；
（二）擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
（三）擅自向外公布、泄露档案内容的；
关键词：传染病防控；档案管理；研究
新发传染病是指新确定的和先前未知的、可引起局部或世界范围内公共卫生问题的传染病,如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。这些新发传染病往往具有传染性强、传播速度快、病死率高的特点,对社会稳定、经济发展和国家安全造成严重影响。因此,预防和控制新出现的传染病,已成为当前疾病预防控制工作中的重要内容。无疑,综合档案室作为各级疾控机构重要的信息资源管理部门,应该尽早认识到这一点,积极将档案管理渗透到防控工作中,做到关口前移,才能收集到全面的第一手的材料,才能确保这些档案材料能够真正完整地反映防控过程和经验。
1建立档案管理机制
1.1架构档案管理组织
当疾控机构全面启动新发传染病预防控制机制时,往往会建立起防控工作领导小组,全面组织和领导防控工作,并在此之下,成立相关工作组。如协调组、信息组、现场组、检验组、宣传组、后勤保障组、外联组、专家组等,具体负责预防控制工作中上下级部门的协调与沟通;进行疫情信息的收集、分析与上报;开展疫情的应急处理与流行病学调查、疫情的监测与检验检测。同时还要对社会民众进行健康教育,并与社会多系统多部门开展联防联控,共同抵御新发传染病。在疾控机构启动防控机制的第一时间,档案部门就应积极行动起来,将档案管理介入到防控机制之中。首先,档案人员应加入协调组或信息组的工作,专职负责对整个防控工作档案的指导与收集。第二,在各个防控小组中确定档案信息员,负责该组档案材料的收集和归档工作。
1.2明确机构和人员职责,建立规章制度。
档案部门应在各工作组成立之始,建议领导小组在各组建立和制定制度时,在制度中明确归档任务。在工作结束或告一段落时,将本组形成的文件材料及时收集和归档,并将这一责任具体落实到各组的信息员职责中去。明确规定信息员的职责,除了定期将该组工作信息上报防控领导小组外,还要负责将该组文件材料收集齐全,上交到档案室。档案部门也应该及时制定归档范围,提出归档要求,发送至各工作组,从而确保信息员和各组工作人员都能了解和掌握归档内容。
1.3利用现有的档案工作网络
在防控工作结束、工作组解散后,还会有反映防控工作的文件产生或需要归档,如表彰类的申报材料和实物类的档案以及各科室申报的有关项目或科学研究的档案材料。为了确保档案能完整地反映整个防控的全过程,也应该注意收集这部分材料,而它们的归档就需要靠现有的档案工作网络来完成。因此,档案机构还要及时对各科室的兼职档案员提出要求,关注并及时收集和归档这部分档案材料。
2明确防控文件材料的归档范围
防控工作组的人员多为公共卫生专业人员,对档案的知识了解甚少。因此,及时提出归档范围是十分必要的。防控工作文件材料的归档范围,应从各工作组的职责任务出发,并根据以往的工作经验来制订。归档范围大致应包括以下几个方面：
2.1防控工作的组织与框架文件。包括防控工作领导小组的筹备、建立文件;领导小组和各工作组的职责任务、工作制度及人员安排、通讯录;重要的会议记录;本单位和上级单位的防控工作预案、方案、技术规范与技术指南;本单位和上级单位的防控工作计划、总结、大事记；本单位和上级单位关于防控工作的通知、简报等文件以及本单位向上级的请示、报告、建议、意见以及上级单位的指示、批复、复函等文件材料。
2.2现场流行病学调查及疫情处理材料。对新发传染病进行现场调查和处理所形成的材料是反映整个防控工作的至关重要的第一手材料,是开展传染病症状分析、流行病学分析和病原学分析与研究的最为基础和关键的材料,因此要特别重视这部分材料的收集。这些文件材料应包括确诊病例及其密切接触者的现场流行病学调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒或进一步隔离的记录等材料。除个案材料外,还应包括新发传染病的报告管理、流行病学调查和处理的技术规范、指南等规定性和指导性文件。此外,消毒药品、器械及防护用品等应急物资储备的申请、批复、登记表、汇总表,消毒工作登记和统计表以及应急队伍集结和培训等材料也应包含其中。
2.3 疫情信息统计与分析材料。这部分文件材料反映的是整个疫情的基础数据,因此,对它们的收集也是档案收集的重头工作。应包括本单位以及与上下级疾控机构沟通的疫情监测日报、周报、月报;疫情的监测分析报告;建立新的疫情信息报告系统或平台的材料以及相关的技术指南、规范性文件和培训材料等。
2.4健康教育材料。开展为大众传染病防控知识的普及和宣传是疾控机构的重要任务,特别是对大众都不了解的新的传染病,就更是需要加强民众的健康教育。因此,在工作中形成的健康教育材料就成为整个档案材料中较为重要的组成部分,包括健康宣传方案、宣传海报、公益广告、折页、手册;以及多媒体制作材料如DVD、VCD光盘等等。此外,还应包括对社区或下级疾控机构人员开展培训的材料。
2.5有关新发传染病的科研项目等研究性材料。在开展疫情症状监测和实施防控措施的同时,疾控机构对新发传染病的研究会迅速跟上。档案人员应注意收集围绕该病开展的疫情风险分析和应对措施研究、检测技术与方法研究、流行病学、病原学分析与研究等材料;此外,还应关注疾控机构为防控工作申请的各类项目和科研材料,它们也从多个侧面反映了防控工作的进展。这部分文件材料还应包括项目的申请、计划或方案、项目的进展记录、项目的总结性和评估性材料以及项目的审计材料等。
2.6社会机构联合防控的材料。防控新发传染病,不可能仅是卫生部门单兵作战,而是需要加强社会相关部门的联防联控,共同应对严重的疫情。当疫情发生时,疾控机构会立即与出入境管理部门、民航局、铁路局、交委、教委以及疫情周边省区的疾控机构进行合作,定期交流疫情信息,联合采取防控措施,并协助开展异地患者的排查和确诊工作。在联防联控工作中产生的文件材料主要包括信息交流的制度、规定;疫情信息通报和工作简报;重要会议材料;协助开展的流行病学调查处理材料以及相关个案信息的通报、函件等材料。
2.7影像类和实物类档案材料。在防控工作中会形成大量的照片、录像等影像材料,也会有奖状、证书、奖牌、锦旗等实物类材料。档案人员一方面应明确地将它们列入归档范围,另一方面还应积极关注这些材料的形成或产生时间,主动收集,做到随产生随归档。
2.8电子文件的收集。档案人员不仅要收集纸质档案,还应收集电子文档。电子文件的量很大,可以要求各工作组将本组的重要文件刻录成光盘,一式三份,与纸质文件一并归档。
3建设新发传染病档案信息系统
收集的目的在于利用,档案人员应积极开发新发传染病档案信息资源,为防控一线服务。档案人员一方面将收集来的文件材料尽快立卷,编制出目录,提供给各工作组查阅,一方面应利用信息平台,为防控人员提供更为便捷的网络服务。
3.1积极利用已有的信息平台。如果单位已有OA办公自动化平台,档案人员就可充分利用它,尽早将防控档案录入其中。具体做法是,档案人员应优先安排整理防控档案,并将全部防控档案单独编制目录号,在该目录号下,档案按形成单位大流水排序。这样，防控案卷的档号就不必等待当年常规收集的档案整理完毕后再去流水排序了,从而可以尽快地将案卷录入到办公系统中,方便防控人员利用。
3.2开发新的新发传染病档案信息系统。如果单位没有现成的信息系统,档案人员就应尽早地建议单位开发档案信息系统。在研发系统的过程中,档案人员应本着简便易行的原则,多与软件设计人员交流,让他们充分了解档案材料的本身特点和利用上的需求,并且要求系统要留出端口,可以在以后加挂到单位的信息平台上。
4对档案人员的要求
4.1深入工作组。档案人员应经常深入各个工作组,了解防控工作的动态,随时掌握各组产生的最新文件材料,对收集工作做到心中有数。
4.2加强沟通与交流。由于信息员都是防控专业人员,对文件的整理与收集并不了解,档案人员就要经常与各组信息员进行交流,介绍收集和整理文档的经验,让信息员更快地进入角色。同时,要求各工作组必须建立起文件材料登记制度,无论是上级单位下发的还是本单位制发的文件,信息员都要一一登记。
4.3做好模版工作。档案人员应为各组信息员建立文件整理的样本,可以让信息员通过实际的操作,了解文件管理的方法,掌握文档收集后的整理步骤和规范。档案室要经常备份各组的文件目录,从而掌握整个防控工作文件产生的情况。此外,还应要求各工作组及时将已经处理完结的文件材料向档案室归档,以达到文件材料早归档、早立卷、早使用的目的,方便整个防控工作的查阅利用。
4.4及时捕捉新情况。随着防控工作的进展和深入,档案人员应密切关注工作进程,如果发现有新的文件材料出现,要及时捕捉,或遇到新问题要多动脑思考,找到解决办法或及时向有关部门提出建议。
随着中国经济的发展,国内和国际人员往来日益频繁,疾控机构预防控制新发传染病的任务会越来越重,档案管理一定要迅速跟上,才能使这些档案成为最为宝贵的防控信息资源,为应对新发传染病发挥积极的作用。
参考文献
[1]陈中海主编，档案管理学，河南人民出版社，2008.8；
一、事业单位体制改革前后运动员档案分类及归档材料的上的变化
近年来，随着国家干部人事制度改革的不断深入，体育部门也正进行着巨大变革。运动员作为事业单位正式职工，有关试训、公开招聘、退役等工作在事业单位体制改革前后有着较大差别，运动员档案分类及归档材料也随之发生变化。体制改革后运动员档案的变化主要体现为档案分类变化和档案归档材料变化。
二、运动员档案管理存在的问题
1.管理模式和管理思想落后
事业单位体制改革后，运动员的择优录用和正常流动机制已经形成，但运动员档案管理工作没有随着人事制度改革而形成与之配套的管理模式。“等”“靠”的思想意识依然存在，管理人员缺乏主动创新的工作意识。
2.档案室基础建设薄弱
由于重视程度不够及经费不足，档案室没有配备必需的基础设备，部分单位甚至没有建立独立的档案室，还停留在过去的手工作坊时代。档案室建设投入少，缺少必备的基础设备，如计算机、扫描仪、激光打印机、防磁柜、除湿机、吸尘器、光盘刻录机、碎纸机。
3.管理人员缺乏培训与交流
档案管理人员大多是兼职人员，对于运动员档案管理工作只是停留在表面，没有对如何做好档案工作进行深入研究学习，对档案工作的业务知识及政策学习不够，没有习惯阅读档案期刊杂志。很长时间以来，他们只是根据现有的知识及惯例自行管理档案，缺少先进的管理经验，参加培训及对外交流的机会极少。
4.归档材料收集难、不及时
由于对档案的重要性及归档材料意识缺乏必要的宣传，运动员档案材料因项目不同、年龄差异、训练比赛等因素比较分散，收集比较困难。因此，教练员、随队干事、队医、科研人员对于档案重要性认识程度不够，没有归档材料收集和主动归档的意识，导致运动员档案材料缺失的现象时有发生。
三、对运动员档案管理工作几点建议
1.加强领导，提高认识
单位主要领导应高度重视档案工作，正确认识运动员档案工作的重要意义。一名领导主要分管档案工作，将档案工作纳入年初工作计划，档案经费列入年度单位财务预算，档案工作纳入单位正常的议事日程，使档案工作成为基础性、常规性工作，单位从人力、物力方面对档案工作给予大力支持。
2.重视档案管理人才培养
（1）建立学习、培训、交流制度。单位应建立良好的学习、培训、交流制度，并形成长效机制，每年都要有针对性地进行政策业务学习和集中培训。除培训档案工作的基础知识及政策外，还应培训政治理论、管理学、领导学、图书馆学、情报学、写作能力、计算机基础等方面的知识，提高档案管理人员的业务水平、政治素质和管理能力。可组织各单位进行档案工作定期评比，形成良好的竞争氛围；可坚持“走出去、请进来”的原则，定期组织学习其他部门比较好的工作经验；可采用请专家授课或现场观摩学习等方式，学习系统外其他档案工作的先进管理经验，提高本系统档案工作人员的整体水平。
（2）物质奖励与精神奖励相结合，工作与职称、绩效工资挂钩。档案工作的重要性和特殊性需要档案工作管理人员要具有很强的事业心和良好的职业道德修养。应支持本单位档案工作达省级管理目标要求，鼓励工作人员、进行业务交流，申报课题，宣传和号召大家学习先进典型爱岗敬业、默默付出、无私奉献的工作态度。
3.加强制度建设，严格细化流程
档案制度建设是档案工作安全的重要保障，应实行集中统一和分级负责的管理体制，制定人事档案管理暂行规定，对人事档案查阅（借用）、保管整理、转出接收等档案工作程序进行明确规定。在日常工作中，应严格按照档案归档、查阅、借阅、转递等工作程序工作；对查阅档案人员坚决做到“五不查”“四不借”；上报、转递档案要由专人送达或通过机要交通转递。遇有不明或紧急情况时，应及时向领导及上级分管领导请示汇报。
4.扩大对外宣传，提高社会影响力
近年来，我省运动员在各项大型比赛中取得了优异的运动成绩，受到了国家及省级部门的多次表彰奖励。运动员档案如实记载了他们的荣誉，合理开发利用运动员档案资源，通过报纸、媒介进行多方面宣传，可以促进人们对运动员吃苦耐劳、顽强拼搏精神的学习，转变对运动员的态度，更好地促进体育部门的文化建设。
5.创新档案工作管理方式
（1）集中整合，统一管理。目前，运动员档案根据干部管理权限实行分散管理。因档案专兼职管理人员较少，其大部分精力忙于运动队日常事务性工作，对档案管理工作投入时间相对较少。针对这种情况，可根据档案管理权限，集中整合人力物力进行集中管理。
（2）主动联系各级人才交流中心，及时转出档案。运动员流动性较大，一般运动员的流转周期为四年，运动员退役后可参加公开招考、招聘，或上大学、自主择业。参加公开招聘、招考合格的及上大学的运动员，档案可直接转到录用单位或学校；自主择业运动员需将档案转到各级人才交流中心，档案主管部门可主动与各级人才交流中心沟通联系，建立档案转出长效机制，方便运动员档案及时转递。
（3）扩大与运动队的交流，建立沟通机制，确立联络员制度。运动员档案材料来源于运动员日常比赛和生活，一般保存在教练员、随队医生及干事手中。单位应建立档案归档收集制度，每队或每个项目确定一名联络员，当有重大比赛及重大活动时能及时将归档材料收集，并在规定时间内及时归档。
（4）搭建档案工作交流平台，促进上下交流。为方便档案工作人员沟通交流，由本系统档案主管部门牵头，搭建档案工作交流平台，下级人员可将日常工作中遇到的问题及时请示汇报，上级可及时将最新政策信息与大家沟通，真正让交流平台起到桥梁作用。
1 疾控档案交接工作现状
1.1 未进行规范整理。前任档案员对所管理的各类档案资料没有规范整理就整包整捆移交，造成档案数量不清，不齐全不完整。疾控机构在日常活动中形成的档案，主要是对其所辖区内或对被划定为本中心管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监测服务中所形成的材料。疾病控制工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律来自长期的大量的日常性监测材料的积累。这些常规性监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更是在若干年以后，对疫情流行规律作出分析。因整理时间无规律、不固定，整理方法复杂，材料收集有难度，往往不能及时归档，甚至很重要的档案，如监测记录、控制结果、疫情处理报告等材料不能及时归档整理，有用时着急找不到，即使能找到也既费工又费时。如此一来，该整理的档案没整理或整理不规范，离岗交接时便着了急，要么交一捆，要么交一包。当追问原因时，把责任推卸给前任或前任的前任。这种交“包袱”作风一代传一代，把许多宝贵的档案材料蒙在纸堆里。造成工作越积越多，难度越来越大，面对几代人没有整理的档案资料无从下手。前人不管，后人遭难！即使重新整理也很难保证内容的系统性和完整性。若碰到不明情况或马虎粗心的，也许会把保留多年有价值的材料当作多余的废物处理掉，造成档案的损失。
1.2 交接时不规范。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成管理不便、利用困难。交接过程中，许多人仅仅带接管人员走马观花地看看，档案室的有关柜架和档案资料，只简单地介绍一番，就把钥匙交了；有的连简单的介绍也没有，把交档案当作交钥匙；还有的前任该走走了，后任找其要钥匙都找不到人，更别说交接了。这都使后任对档案室里到底有几类档案，每一类档案有多少数量、案卷目录、全引目录、归档文件目录、分类目录等检索工具其数量、状况、存放何处等摸不清底细，造成管理混乱、利用困难。
1.3 责任难以划分。《档案法》明确规定：“对损毁、丢失国有档案的，对直接负责的主管人员或责任人依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”在档案交接过程中，交接手续不认真、没有交接，出了问题是谁的责任？扯不清、道不明，一本糊涂账。我们从事档案工作应从基础做起，确保档案材料的齐全、完整、分类科学、管理规范，采取必要的措施和手段保证交接工作不被弱化，不走过场。
2 做好疾控档案交接工作的建议
2.1 态度要端正。首先，交接双方要杜绝“甩包袱”“撂桃子”的思想，防止马虎和依赖思想。其次，双方在交接过程中要紧密合作，交方做到知无不言，言无不尽，接方做到谨慎、细致，有疑必问有漏必查，有缺必补，不接糊涂账，不接烂摊子。最后，不能把交接工作看作是交物交钥匙，完整的交接应该包括工作经验、工作方法乃至责任心、事业心的传、帮、带。
2.2 监管要到位。单位领导要重视，不能只抓安排不抓落实，只管布置不问结果。不能对档案员一换了事，要考虑主管领导的抓落实情况。移交人、接收人、监交人落实到位，手续完备，交接记录、交接清单一应俱全。要求档案员对档案该收回的收回，该补充的补充，对档案资料登记台账、检索工具的数量、状况、存放地点一一列举清楚，从而认真指导监督档案工作人员的交接工作。
关键词 班级档案 博客 模块设计 建设
班级是学校进行教育教学活动的基础单位，是学校管理的前沿阵地和工作重心。班级档案是自班级组建至毕业生离校过程中，班集体各项活动开展及班级成员学习、工作、生活的真实记录和全面反映，是学校档案的重要信息来源。班级档案着眼于学校基层组织建设及学生个人成长发展，丰富了学校档案内涵，使档案的表现形式更加鲜活具体，是建设特色学校档案的切入点。
目前，班级档案建设工作并未得到重视，多数学校缺乏将班级信息进行系统整理归档的理念，班级相关材料仅体现在新生名册、课程表、成绩单、贫困生数据库等有限表现形式，信息量单薄且分散存管于不同职能部门。此外，无适宜的构建平台、学生档案意识欠缺也是阻碍班级档案建设的重要因素，直接导致一些珍贵的班级史料因存管不善而遗失或随着学生毕业而离散。所以，如何规范档案管理机制或引入迎合学生需求的班级建档模式，值得教育工作者深入研究。本文尝试从班级博客角度展开探讨，在博客平台上进行班级档案构建。
一、以博客作为班级档案创建平台的优势
信息技术的飞速发展，对我们所处的生活环境及学习交流模式产生了巨大影响。腾讯QQ群、BBS论坛是班级群体最重要的网络沟通工具。毋庸置疑，这些交流平台具有强大的即时交流和一定的文件、共享功能，但是在文档处理、数据归类和信息群际共享方面尚存在明显不足，不适于作为班级档案的建设平台。比如，QQ群和BBS论坛不支持WORD、EXCELL排版格式，影响文章的及可读性;难以通过搜索引擎直接登陆空间，对信息共享利用造成障碍;空间栏目基本固定，影响个性化平台的构建;聊天页面按日期排序，无法实现信息的过滤和分类;留言及回复随意性强，有用信息常常很快被无关内容刷屏。
1.博客技术特点
博客（Blog）是近年来兴起的一种用于自由表达的网络载体，起始被定义为个人写作或流水记录的工具，但随着认识的深入，其作为交流讨论工具的功能日益凸显。博客分为个人博客和群组型博客。群组型博客面向的是具有相同目的或意愿的群组，博客使用者通过发表博文表达个人认知观点，上传、转载或链接精心筛选组织的材料到博客空间，其他成员及游客可以与其进行即时评论互动。班级博客的本质也是一类群组型博客，是以班级为单位，班主任、科任教师和学生共同参与，学生之间、师生之间通过进行思想交流、资源共享而互助共进的公共交流平台。班级博客通过对平台数据自动归类，按照文章时间、栏目类别及文章主题分类等方式进行整理，保证资源方便快捷地提供共享和利用，有效提高学生的认可度，为班级活动、党团建设、学习交流等档案素材分类存档提供可能。班级博客还可提供私有空间，使用者通过在某个栏目下申请设置个人文件夹，将个人材料、图片等上传到博客空间并对文档进行阅览权限设置，为个人数字化成长档案提供了存储空间。
2.基于档案建设目的的班级博客模块设计
以班级档案建设为目标的班级博客模块设计，首先应满足一般群体博客的基本记录、交流及共享功能，同时应参照档案立卷编目常规方法，对博客栏目进行特殊设置。基本栏目可有：“规章制度”（与学生相关各级管理制度整合汇编）、“班组建构”（班委、宿舍长、课代表岗位人员配置及职责要求）、“学生概况”（学生姓名、性别、学号、生源地、宿舍、联系方式等基础个人信息）、“学生个人成长记录”（每位学生自建子档案，内容包括课程修读情况、奖惩信息、社会实践证明及任何有价值的个人档案素材）、“主题班会”（涉及班会时间、地点、主持人、班会内容及开展效果）、“班级活动”（按活动项目分别立卷，内容涵盖活动立项、策划、实施、总结全过程文档及图片材料）、“党团建设”（内容包括历次评优评先、推优育苗、党员发展时间、对象名单及基本概况）、“学习交流”（学科教学或学习信息交流）、“通知公告”（登载临时信息）、“心情日志”（群组成员分享心路历程）、“交流空间”（自由论坛）、“休闲娱乐”（美文、歌曲、视频上传或浏览专区），可根据需要对栏目设置进行调整。通过迎合学生心理的特色设计，吸引学生关注并习惯使用班级博客，从与同学、老师的即时交流和评价互动中获得进步，促进班级发展及班级档案材料的积淀。
3.班级档案博客的管理模式
班级博客是班级成员共同维护管理的社区。作为以班级建档为目的的博客，应在某些栏目中设置明确的管理权限。比如“规章制度”、“学生概况”栏目应由班主任负责，对不宜全面公开的内容设置浏览权限;“班组建构”、“主题班会”、“党团建设”可委托班委进行管理维护;科任教师可通过学习交流专区学科知识，布置学习任务，学生也可共享有价值的资料和大家进行深度交流探讨。通过给予平台成员不同的管理权限，使各个栏目都能充分发挥功能，同时在对信息进行连续完整记录的基础上，确保档案材料的采编质量和来源可靠性。
二、班级博客对班级档案建设的意义
1.班级博客是班级发展历程的记录载体
合理的栏目设置可充分发挥班级博客对班级事务的多维度、多层面流水记录功能，班级从组建到解散期间发生的事件、班级成员的生活感悟、学习体验、情感交流都有了承载的平台。其中的每一则博文，每一帧图片，甚至每一条留言回复都是班级真实存在的反映，从无到有，日积月累，随着时间的推移，逐渐打造出班集体和班级成员的成长档案。这样的建档模式，可真正体现档案连续性、历史性和真实性内涵，使档案的表现形式和内容更加丰富、更具个性化特征。
2.学生成长历程的电子档案袋
学生档案袋实体存管目前存在诸多问题，比如无专门存管场所或馆舍不足，未配备专业档案管理人员或人员缺编，无专项资金投入或资金投入无法满足需求等诸多现实困境，建档工作缺乏严格的制度监管，导致学生在校期间的奖惩情况、参加课外活动记录等信息材料未放入学生档案或材料不能全面反映学生的综合在校表现。此外，档案的封闭管理模式为档案工作蒙上了神秘色彩，学生接触不到自己的档案，认为档案材料的累积和归档与己无关，因而缺乏主动搜集个人档案材料的意识。基于博客平台的“学生个人成长记录”构建，其实质就是以学生为实施主体的模拟建档过程。通过对课程修读情况、奖惩信息、社会实践证明、技能证书及任何有价值的个人档案素材的持续的积累、增补和更新，一则可以充实学生实体档案，有效避免毕业生档案材料信息不足或档案材料缺乏个性，二则可引导学生重视档案，了解档案对个人职业生涯的重要性，从而注意规范自身言行，杜绝违纪失信行为，在学习生活中有意识地为积累一份优秀档案而努力。另外，基于博客平台的建档过程，是一种相对开放的档案材料构建模式，学生可以通过浏览其他同学的非保密个人档案信息，在对比中发现差距，查找不足，从而激发朋辈间良性竞争意识，促进优良学风的酝酿形成。
3.动态的数字化建档模式，有效规避了传统档案管理中存在的不足
班级博客为班级建设提供了记录承载平台，这是一个动态的过程，记录行为贯穿班级存在始终。从学生的身心健康、学业进步、个性发展、成长体验等多个维度记录学生个人及所在班集体的成长轨迹。在班级建设中建档，以建档方式完善班级建设，全方位、多角度、多形式地生动再现班级建设过程，从而真正体现档案工作的价值。在过程中持续积累档案素材、由事件亲历者主动建档、以互动评价体系做支撑的基于博客的数字化构建理念颠覆了由第三方执行的传统阶段式的实体档案袋建档模式，可有效避免实体档案管理造成的馆舍压力、有价值档案材料的遗失、档案不易存管及专职人员增配的问题，方便档案的备份、存储、转递及查询利用，使档案的社会价值得到最大体现。
4.丰富了班级档案内涵，促进班级文化建设
班级博客提供了更便捷的师生交流渠道，班主任可以发表日志表达个人思想、观点见解及管理理念，这种以平等真诚的方式更易博得学生认同，从而获得足量的信息回馈，达到较好的沟通效果。班主任还可通过浏览学生博文、上传材料及其对他人的评价回复中及时了解把握学生的思想动态，可通过对班级活动进行点评，在学生日志中留言或参与学生的自由讨论，逐渐拉近师生心灵距离并对学生进行隐性教育。
班级博客的班级常规事物管理媒介及无障碍交流评价平台的功能，还可吸引学生、教师共同关心关注班级事务，有效促进班务公开化;可向学生家长公布班级博客网址，邀请学生家长为班级建设建言献策，促进形成家校教育合力。
在学习交流专区引入教学模块，借助现代化教育技术丰富授课模式，可弥补课堂教学时间及教学设施配置受限而引起的个别化辅导不够、课堂讨论参与度不高、知识呈现方式单调等系列问题，使教学容量在空间和时间维度上得到延伸，从而有效提升教学质量，促进教学效果。这种新型的教育理念对激发学生学习兴趣及班级成员间形成主动学习、共同学习的氛围也大有裨益。
此外，博客特有的倒序排布特点可使最新的消息在所属栏目置顶显示，从而方便了信息的传播散布，扩大受众范围。诸如活动方案征集、班级事务通报公示、企事业单位的招聘信息都可通过班级博客平台进行，群组成员仍可随时发表个人评价或对评价做出回复，但所有的评价或回复只能附属于正文之后，无碍于主体信息的置顶地位。在这点上，班级博客也优于以即时交流为特色的QQ群、BBS论坛等交流媒介。并且，这些临时性的通知公告也属于建档范畴，同其他栏目的材料共同展现了班级建设发展历程。
将博客理念引入班级档案建设是一项崭新的尝试。通过班级博客，不仅可以实现班级档案材料的收集组建，将承载班级师生成长记忆的珍贵史料永久保存，而且突破了传统的班级管理方式，充分发挥出网络平台的思想教育及交流学习功能，值得应用和推广。
参考文献
[1] 王晓.班级博客平台的创建与应用研究[M].武汉：华中师范大学，2005.
[2] 刘陶，胡卫星，任爽.面向小班化班级管理服务的班级博客构建[J].中国教育信息化，2013（23）.
[3] 张强.互助型部落―班级管理的新途径[J].教育与管理，2013（12）.
关键词： 高校毕业生档案 存在问题 反思
一
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。其中高校毕业生的档案是个体人事档案的重要组成部分。当学生从学校毕业后，就从学生人的身份转换成社会人的身份，面临参加养老保险、转正定级、考研、出国、考公务员，甚至于工龄和退休金的计算等与自己切身利益密切相关的问题，而这些问题都直接与高校毕业生的档案记载内容挂钩。
高校毕业生的人事档案是由毕业生的学籍档案转换而来的，高校毕业生的学籍档案主要是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专学生的档案。它主要由以下几部分组成：学生的入学材料、高校毕业生登记表、综合测评表、学籍卡、组织关系及学生在校的奖惩情况等。学生在校期间的这些材料共同组成了其学籍档案，当学生毕业后，由学校就业主管部门根据学生的实际就业派遣情况在其学籍档案中放入毕业生报到证，并由学校相关部门通过专门机构——机要局转递给毕业生的就业单位的人事部门或其委托的相关的人才交流机构。这时，学生的学籍档案才正式转化成其人事档案，这个转化必须通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订相关就业协议，并履行相关毕业程序并取得报道证后，才能最终得以实现，并标志着毕业生由学生人转化为社会人。
二
当前高校在毕业生档案管理方面主要存在以下几方面的问题：
1.毕业生档案材料内容的不完整性。首先，毕业生档案材料的来源渠道非常广泛。除学籍卡来源于教学管理部门外，其他材料主要来自于各教学院系、相关职能部门和学生本人，这些材料主要涉及学生在德智体美劳等方面的素质材料，内容繁杂，数量庞大，在收集过程中非常容易产生片面或者重复的现象。其次，毕业生档案材料的收集时间跨度大。从学生入学之初的初高中学籍档案，到学生在高校期间各学期的学习记录、综合素质测评、直至最后的毕业生登记表和鉴定表，这个跨度至少要3到4年的时间，学校经手人可能更替，从而造成材料的缺失，不利于学生档案的完整和统一。最后，毕业生档案材料的内容完整性、延续性强。有的学生是团员，可档案中缺少了中学时期的入团志愿书；有的是学生党员，却缺少入党申请书和转正报告；有的学生在毕业生登记表奖励一栏中，写了不少荣誉，但在档案中没有这些荣誉的奖励证明材料；材料的不延续和不完整，容易给人造成材料不实的印象。
2.档案的保管和转移过程中的不规范性。首先根据国家相关政策，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，暂时保存在学校。这就造成每年毕业季，因为择业过程中的种种问题，很多毕业生都会要求暂时将档案保留在学校，这些学生往往对毕业生档案的重要性认识不足，很多学生并没有按要求在一到两年后转移走自己的档案，日积月累，越来越多的档案会积压在学校，使得本就有限的档案库房不能承载，档案管理人员不胜重荷，难免会造成疏漏；其次，由于学校机构调整，档案管理人员的不稳定性，难免个别档案管理人员责任心欠缺，从而在档案收集和保管过程产生失误，造成学生档案的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失；最后，由于个别档案管理人员的政策性不强，有时会为了图省事，不是通过机要局这一专门的途径流转毕业生档案，而是将档案通过快递、EMS等方式寄送学生档案，更有甚者直接将档案交给学生，从而出现学生自带档案的现象，这些不规范的档案流转，就更容易出现毕业生档案的损坏或遗失，将会给学生日后办理相关手续带来诸多麻烦。
3.毕业生档案材料的不规范性。首先是由于大多数学校对档案材料的用纸、书写及格式没有明确的规定，造成归档的档案材料有的用A4纸张，有的用16K纸张，造成毕业生档案装订的不齐整；其次是书写不规范，有的学生的入档材料甚至用圆珠笔书写，这些用圆珠笔书写的材料一般几年后就变得模糊，会给日后档案保存带来很大的困难；最后，学生的奖惩材料，甚至有的学生的《毕业生登记表》中都会有公章和系部意见的现象。
三
为了避免以上问题的出现，高校需要从以下几个方面进行反思：
1.高校要加强对毕业生档案工作的重视，从人财物等方面积极支持毕业生档案工作。从院系、到学校都要配备固定的毕业生档案管理人员；配备专门的毕业生档案室或库房；做好相关工作的奖惩条例，充分调动相关工作人员的积极性。
2.高校要加强毕业生档案管理的制度化建设工作。明确毕业生档案管理的条例、分工及职责，并要严格按照《档案法》的要求，规范毕业生档案工作。
3.加强档案管理人员业务素质和责任心的提升，确保档案材料的质量。要求档案管理人员有爱岗敬业的精神，积极钻研档案管理相关业务，规范毕业生档案的流转；同时，要不断提升责任心，本着为学生服务的宗旨，确保毕业生档案材料的规范与完整。
4.加强对毕业生的教育，让学生充分认识到毕业生档案材料的重要性。首先，毕业生在填写相关材料时，本着对自己负责的态度认真填写，不能敷衍了事；其次，毕业生一定要关心自己的档案。如果是正常派遣的学生，学校会通过机要局寄送毕业生档案，学生可以在毕业生档案寄出两个月之后，向相关人事部门进行查询，如果档案未收到，就要及时向学校相关部门查询，确认，以保证自己的毕业生档案不缺失；最后，如果学生在毕业后暂时未找到就业单位，而将其档案托管保存在学校的，在明确了用人单位后，就要及时到学校办理相关就业手续，以便学校正常转递档案，不要误以为既然学校能够免费保存，就不用再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，只发挥存放的作用，不能以此为依据为学生开具相关的证明材料。在社会上，真正发挥作用的是由学籍档案转成的人事档案，只有所在单位的人事部门或委托的人才交流机构才有权利开具相关证明，办理相关事项。
因此，无论是高校还是学生都要重视毕业生的档案，使毕业生的档案发挥应有的作用，更好地为学生，为社会服务。
参考文献：
关键词：干部档案 管理 问题
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）03（c）-0-01
干部档案是记载和反映干部信息的重要载体，是把握人才的主要信息源；是组织、人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料。加强对干部档案的管理是新时期组织、人事部门工作的一项重要内容。近几年来，虽然干部档案越来越受到重视，但在实际工作中，干部档案管理工作仍存在着一些问题有待改善。只有发现问题，客观对待问题，才能更好的解决问题，从而提高干部档案的管理和利用水平。总结起来，比较常见的问题表现在以下几点。
（1）重视程度不够，缺少专业培训与
交流
干部档案管理工作是一项枯燥、繁琐且默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩，很多人都认为管理档案工作就是抄抄写写、“看堆儿、守门儿”的活儿。近年来国家对干部档案的重要性认识虽然有很大提高，但重视程度仍然不够，对待档案工作也是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，没有把这项工作真正列入到议事日程；现在，很多人都不愿从事这项工作，人员流动频繁，更缺少专业的档案管理人员。
（2）材料收集工作比较被动
多年来档案材料缺失是一种不可避免的普遍现象，2010年我省对全省干部人事档案进行全面核查，发现各县区都有不同程度的档案材料缺失现象。造成这种结果有一定的历史原因，也有一定的人为因素。以前对干部档案管理不是很规范，对档案材料收集归档也是糊里糊涂，送来就接着，不送也不要，甚至是送来随手一放，时间长了，就不知道哪里去了。有的单位不知道哪些材料该归档，甚至攒到一起当废纸卖了。近年来，虽然对干部档案有了很高的重视，制定了健全的收集归档工作制度，但执行起来还是有一定的难度，主要是因为档案材料的收集工作没有预见性。如果下属单位不送交档案材料，除常规的年度考核表、调资表以外很难掌握该单位还有哪些未送交。有时只能通过一些材料的体现，比如考核表上的政治面目项填写了“党员”字样，学历项填写了“大专”、“大学”字样，如果档案里没有党员材料与相应学历材料，才向本单位催要，造成档案材料归档不及时。还有个别的几年、甚至几十年前的档案材料刚刚归档，给档案的装订、抄写工作带来很大的
麻烦。
（3）归档的材料不够真实和准确
干部人事档案材料应是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，因为个体在填写档案材料的时候比较随意，填写完毕组织部门又不能一一查对，致使很多干部档案中“三龄两历”不一致现象较为严重。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
（4）档案材料制作不规范
按照档案整理标准，干部档案中每份材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐（四面齐）。须统一使用16开规格的办公用纸，大于16k的要裁剪、折叠，小于16k的要托裱、缝纫；对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如各种评优表彰、职务任免、职称、警衔、军衔晋升、业务进修、学历提高等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，稍有不慎，就会切掉边框或文字，造成档案材料的缺损。由于A4纸的普遍使用，有人提出干部档案变成A4制式，这固然在用纸上方便了很多，但新问题又出现了，以前的16k制式怎么办？
（5）档案转递不遵照规定
《干部档案工作条例》明确规定：干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。但在实际工作中，一些干部调动或转任后，经常会出现调入单位的档案管理部门只是程序化的向调出单位的档案管理部门发调档函，交由干部本人提取本人档案，办理相关手续，并不派专人来取；而调出单位的档案管理部门不派专人送，只是把档案密封，加盖公章，交给干部本人自带到调入单位的档案管理部门，认为密封条上有章不会有问题。这相互间的怕麻烦，图省事，不但不符合规定，还给干部档案的安全性带来很大隐患。
（6）档案管理的电子化受制约
随着科学技术的不断发展，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥出来，虽然也配备了计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等设备和干部人事档案管理软件，但在实际操作中存在着一定难度，如果采用复印、扫描、缩微、摄像等技术不但需要投入大量的人力、物力、财力，更为主要的是漫长的时间，如果单拿扫描处理为例，需要把所有档案材料一页页拆开、放平、反正页扫描、然后再装订，这看似简单的事情，一天可能也完成不了一卷。如果现存几千卷干部档案，算一算得多少时间呢。所以很多单位只是把档案序号检索输入计算机，调阅档案时仍是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，又经阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。2012年国家建立了全国公务员信息库，这对无纸化阅档、掌握干部信息提供了方便，也是干部档案电子化管理的总趋势。但信息库需要有专人保管与维护，稍有不慎就会泄露干部档案信息，违反保密规定，而且随时要更新档案信息，否则信息库的信息资料会“过时”，看似先进的现代化“武器”，常年失修也会变成一堆“废铜
烂铁”。
总之，干部人事档案管理工作中的诸多问题的形成，虽有历史原因、人为因素，但归根结底，干部档案工作仍没有到被重视的高度，怎样把干部人事档案管理工作制度化、规范化，信息化，不但是我们每个档案管理工作者奋斗的目标，也是我们应该认真思考的问题。只有不断采取有效措施，积极探索档案现代化管理模式，才能逐渐摆脱目前干部档案所存在的问题，有效地保护和利用档案，更好地为干部工作服务。
参考文献
[1] 李蕙名.关于我国人事档案信息公开的思考―从“汤国基档案事件”说起[J].北京档案，2009（5）.
[2] 段红.关于改革人事档案管理制度的思考[J].北京档案，2010（5）.
关键词：档案管理
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文主要研究如何做好档案管理工作，目的是立足于人事部门管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。
一、人事档案收集工作中存在的问题
1.档案管理工作的重要性淡化
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，对档案管理工作重要性的认识力度不够。
2.流动人员对档案管理意识淡漠
流动人员对档案工作的重要意义和作用认识不足，随着社会不断发展对人才的学历学位要求的不断提高，流动人员外出进修、培训、工作、攻读学位、出国留学的机会不断增多。在此过程中，有的流动人员不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门予以存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。
3.缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造
目前，一般档案管理工作都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到应有的作用。
4.缺乏制度化的管理流程，档案管理工作的不规范
主要体现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用。
二、改善档案管理问题的建议
1.加强宣传、教育是做好档案工作的重要基础工作
只有通过广泛宣传活动，才能形成档案工作的社会共识，才能从根本上体现档案的价值。开展各种形式的档案法律法规宣传和教育，使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来，促使群众形成良好的档案意识，为各项工作政策的贯彻执行打好坚实的社会基础。与此同时，档案管理人员应树立正确的人生观、世界观、价值观，立志为档案工作贡献出自己的才华。加强档案管理人员业务知识培训，使档案管理人员认识到档案的重要性，档案管理的重要性。加强档案管理基础业务培训，努力培养档案管理人才。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。
2.加大宣传力度
定期对高校毕业学生及员工流动大的企业和单位定期宣传档案的重要性，主动把与群众切身利益相关的档案知识送到他们手中，及时协助已委托保管档案的人员办理日常业务，如职称办理、档案调动等等，使托管人员了解档案的作用，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性。转
3.掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
在信息化程度日益加深的现代社会，档案作为一种特殊的重要信息，对其进行现代化管理是其必然的发展方向，流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术，利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等，进而实现网络化管理，是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题。 相关部门应在现有人事档案管理软件的基础上，开发出适合流动人员人事档案管理的软件，以便对档案信息实行动态化管理。
4.建立、健全和完善档案工作制度是实现档案管理规范化的必要措施
档案工作综合性强、涉及面广，为了保证档案管理工作的正常规范开展，必须建立健全的规章制度，对机构设置、管理体制、管理范围、收集归档、整理、鉴定、保管、借阅、利用等各项工作做出明确规定，以使档案在管理的全过程中达到规范化、制度化，为档案工作的开展提供重要的制度保证。随着政治经济体制改革的不断深入以及人事制度的改革，对考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，及时与外单位联系追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。
