一、加强政治思想及业务学习，提高档案工作者综合素质。
1、加强档案管理工作人员对《档案法》和相关法律、法规的学习、培训力度。使档案工作人员知法、懂法，做到工作有据可循，行为有法可依。
2、档案的安全性和保密性是档案管理工作的重要特点之一。提高档案管理人员政治思想素质是加强档案队伍建设的重要组成部分。所以，要重视职工思想道德教育，树立档案工作者高度的责任心和使命感。
3、档案归档工作是档案管理的正规化、现代化建设基础。社会的发展、科技的进步要求我们档案工作者不断探索档案管理的新思路、新方法。拥有一批高素质的新型档案人才是当务之急。所以，必须强化档案工作人员业务能力的培训，熟悉和掌握档案业务和行业标准，积极参与学术研究，不断提高理论研究水平，加速档案管理信息化和现代化的进程，推动疾控档案工作的健康发展。
二、深入了解和掌握中心业务，明确归档范围。
随着传染病疫情爆发流行的频繁化、多样化，中心主要业务也作出相应的变化和调整。要准确把握业务档案归档范围，要求档案工作者要多加强传染病防治、计划免疫等业务的学习，深入了解和掌握现前中心主要业务。对明确业务工作归档范围和档案管理工作的健康发展有着十分重要的意义。实际工作中，我们本着总体性，综合性及学术性的原则，将那些反映主要业务并有一定学术价值的材料确定为归档范围，以确保中心业务档案能够全面反映和概括本机构业务工作水平。其范围有以下几个方面:
（一）综合管理工作
1、疾控中心工作中形成的具有保存价值的收发文和内部会议文件、会议记录、纪要、简报、快讯、重要电话记录、各种统计报表、出版物原稿和样本等文件材料以及反映重要活动的照片、录像带、录音带、电子文件、电子档案等材料。
2、相关业务工作的法律、法规、标准、指导原则、方法及各种规章制度等。
3、辖区内居民的年度人口资料和反映当地居民经济生活、文化卫生、健康教育水平的相关资料。
（二）、传染性流行病工作
1、主要传染病流行趋势预测、传染病疫情爆发流行调查处理、分析、总结性报告；如：结核病项目、虫媒消杀、艾滋病防治等工作中形成的调查报告；
2、法定传染病、地方病的各项监测计划、方案、总结以及专题性调查分析与总结报告；
3、慢性非传染病的疫情分析、防治工作方案、计划与专项总结等报告。
4、开展鼠疫、炭疽、流行性出血热、狂犬病、疟疾等寄生虫病、地方病、自然疫源性疾病及其流行因素的检测和报告。
5、各种突发事件和重大异常反应、接种事故的调查处理、分析、总结性报告；
（三）、计划免疫工作
1、针对传染病流行病学调查、疫情漏报率、接种率、流动儿童、预防接种质量等专题调查资料；
2、疫情、接种率、疫苗滴度、免疫成功率、人群免疫水平、病原学、预防接种后不良反应和冷链系统监测等资料。
3、 AFP、疑似麻疹、乙肝、新生儿破伤风、白喉、百日咳、乙脑、流脑等流行病学个案调查表；预防接种后不良反应个案调查表。
4、人口构成情况统计、行政区域和卫生网点统计；免疫服务形式统计表； 计划免疫工作人员统计、从事计划免疫人员培训情况统计；计划免疫冷链装备情况统计表；生物制品年度统计、下一年度生物制品需求计划表；疫苗质量监测；预防接种后不良反应统计表；免疫监测统计；接种率调查（含随机抽样、快速调查）统计表。
5、各种疫苗应种人数、实种人数、接种率（包括基础免疫、加强免疫、强化免疫、应急免疫、扫荡免疫）、未接种原因分析；预防接种后不良反应及接种事故调查处理等资料。
（四）、检验工作
1、各类食品、公共场所、生活饮用水、化妆品及相关卫生产品、一次性医疗卫生用品、消毒器械、各类传染病等样品的检测检验工作，并提供准确的检验报告；
2、与群众生活密切相关的有害有机物-食物中农药、兽药残留等的检测报告；
3、与职业病诊断及工作场所卫生有关的有害化学物的监测报告；
4、传染病疫情、碘缺乏病、食物中毒等突发事件的调查处理及相关的理化检验、微生物检验报告；
5、疾病监测、消毒监测及卫生监测的微生物检验和抽样以及菌、毒株的收集、鉴定和保管报告；
三、归档立卷工作要求
1、各部门、各科室要加强对归档工作的领导，各兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、单位发文包括文件正本、底稿和发文标签，有附件的文件材料一定要附附件。底稿保存原始手改稿，重要材料要保存历次手改稿。
3、重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
4、归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求纠正后方可移交。
5、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。
四、档案的移交
1、归档验收：档案移交时，交接双方要当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档部门移交档案材料时必须填写“档案移交清单”，清单一式二份，交接双方签字并加盖所在部门印章后各留一份备查。
国家档案局局长中央档案馆馆长毛福民在会议讲话中总结了2004年全国档案工作，对2005年全国档案工作的主要任务做出了部署。（讲话全文另发）
国家档案局副局长中央档案馆副馆长冯鹤旺在总结讲话中就明年的工作作了重点说明。
关于编制“十一五”规划。国家档案局负责组织编制全国档案事业发展“十一五”规划，各地区、各部门要组织编制好本地区、本部门档案事业发展“十一五”规划，争取将这项工作列入本地区、本部门“十一五”规划。
关于贯彻落实《行政许可法》和档案行政执法检查。各级档案部门要增强依法行政、依法治档的意识，自觉规范档案行政管理行为。要积极研究并创新管理机制，在行使档案行政管理职权时，要克服那种一方面埋怨档案行政管理职能偏弱，另一方面又对法定职责不能履行到位的现象。要研究建立科学的定期评估机制，加强监督检查。
关于档案接收工作。各级档案部门从当地实际情况出发，制定切实可行的档案移交工作计划，分阶段、分步骤确保到期档案按时保质进馆。各级档案行政管理部门要依法行政，切实担负起监督、检查和指导的职能，统筹规划，组织协调机关档案向国家档案馆移交。各级机关档案部门要树立大局意识和责任意识，切实增强依法做好档案移交工作的自觉性，按规定时间、规定标准将应移交档案移交进馆，建立长效机制，使档案移交接收工作经常化、制度化、规范化。
关于进一步发挥档案馆功能。按照“四位一体”的要求，把各级国家综合档案馆建设好，充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，是档案事业发展的核心任务。收集整理、科学安全保管、为社会各方面提供利用档案，是档案馆的基本任务，这些工作什么时候都不能放松。一些基础工作相对薄弱的档案馆，要努力加强基础工作，搞数字化建设，进行现代化管理，为社会提供良好服务，都离不开规范化、标准化、科学化的基础工作。
关于档案信息化建设。各级档案部门在规划组织档案信息化建设过程中，要根据各自的实际情况，统筹安排好各方面的工作，处理好管理、保护和开发利用等各个环节。既要重视现有馆藏纸质和其他载体档案的数字化转换加工，也要重视各部门产生的电子文件的归档和接收，以及已公开现行文件和档案资料的公布和在线查询利用。要根据国家档案局的总体安排和本地区、本部门实际，努力争取把档案信息化建设纳入本地区、本部门信息化建设总体规划。
[关键词] 民办高校；院（系）教学档案；建设；管理
[作者简介] 王巧云，三江学院土木工程学院办公室副主任，研究方向：教学管理，江苏 南京，210012
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）10-0098-0003
三江学院是一所民办本科高校，档案的建设和管理工作起步较晚，由于学校自身的特点，不能完全套用公办院校的管理模式。因此，该项工作还处在不断地摸索过程中。院（系）档案建设与管理是整个学校档案建设的一个重要基础，它的建设与管理反映着整个院（系）发展的进程与规模，是历史的真实记录，同时也是学校发展的重要组成部分。
一、院（系）档案建设管理的基本内容和要求
（一）明确院（系）档案建设规范
确定院（系）教学档案建设归档范围。院（系）教学档案建设归档范围的原则，应从实际需要出发。从院（系）的历史沿革和教育事业的发展，确定教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、实用性、准确性[1]。凡在教学管理和教学实践各个环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料，院（系）都应根据自身的特点进行整理、立卷、归档。例如： JX-TM-12教学管理类、JX-TM-12-1教学调整、修订、申报和批复文件，各专业教学计划修订、调整专业目录及专业申报、批复等文件材料。
确定档案的使用规章制度。本院（系）工作人员如需查阅档案，必须严格遵守查阅档案制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、抽拆和转借，借阅一定要自觉做好登记手续。涉及到属于保密性的档案资料，例如：人事资料、考评资料、职称晋升等，需经过院内领导的签字，否则一律不予借阅。
在民办高校中，院（系）档案管理员通常是由办公室人员负责。院（系）档案涉及面广，需要耗费大量的时间和精力，所以对资料的收集整理应明确责任人。
院（系）教学资料主要由档案管理人员进行整个档案工作的规划（综合类、教学管理类、教学业务类等）、收集、整理和立卷。
院（系）学生工作日常管理（第二课堂、违纪、奖惩等）和党建工作文档由学工办负责收集、整理和立卷。
（二）档案资料归档的模块及利用价值
要做好院（系）档案工作，保证材料的齐全和完整，首先必须明确文件材料的归档模块。归档的模块一般分为：（1）党群类：校党委、组织、宣传、工会和团组织等部门在工作中形成的文件、记录、计划、总结等有保存价值的文件。本院（系）党、团组织学习、生活情况、开展第二课堂等有意义的社团活动（包括获奖情况）；（2）行政类：学校理事会、校长、副校长及校办、人事处、教务处、学生工作部等上级行政部门发文。院（系）制定的工作计划、例会记录、内部文件、工作总结、大事记等；（3）教学类：院（系）新增专业申报、本科专业申报（重点）、教学大纲、教学计划、教学任务书、教学管理（期中教学检查）、课程表、调停课表、教学进程表、教师教案及多媒体课件等；学生学习专刊、学习竞赛、各类试卷、课程设计、认识实习、学生手册、各类成绩、毕业设计（论文）等；（4）科学研究类：科研管理和科研实践中形成的文件材料。院（系）教师的科研项目计划、申报立项、中期检查情况及科研成果。
建立一套完整的院（系）档案后可为所在部门提供服务，也为上级部门对本院（系）教学工作评估、专业学位评估和申报专业硕士点提供重要依据。
为部门提供服务主要包括以下两个方面：一是院（系）在制定本部门的发展规划、学科建设规划、教育教学改革等工作时提供相关资料；二是教师通过查阅教学方面的相关资料，以达到提高自身的教学水平，从而提高教学质量创造条件。
教学档案是院（系）发展过程中所积累起来的原始资料，反映了院（系）各个阶段发展的情况，具有真实和可靠性。目前在各种教学检查和评估过程中都设有相应的评估指标，这些指标都是检查的重点。完善的教学档案体系和充实的教学档案就为此提供了重要依据。
二、三江学院院（系）档案建设特点及存在的问题
（一）档案建设的特点及存在的问题
三江学院院（系）档案建设是按照日常的教学管理开展的。因学科专业不同，各个院（系）建档工作都有自身的特点和要求，但它们有共同点，即起步比较晚。由于办学时间不长，在日常的教学管理过程中，又往往只重视具体工作的开展，而对于档案建设重要性认识不足，在办学过程中，积累的资料甚少，更谈不上规范管理。收集范围小。院（系）的档案不同于校级档案，它的来源有一定的局限性，主要收集所在院（系）的一些日常教学管理资料。因此，在信息、资源方面的内容显得较为单薄，主要是教学计划、教学大纲、教学管理（期中教学检查）、教学进程、课程设计、专业相关试卷、毕业设计、教学研究（教改项目）、师生的创新成果；所在院（系）的工作计划与总结、任课教师简介（专任教师和外聘教师）；学生入学至毕业在校期间的表现和奖惩。这些主要来源于所在院（系）的师生，所以信息资源不够广泛。
（二）基于三江学院档案的自身特点，凸显存在的问题
师生积累档案资料的意识薄弱。真实的原始资料都来源于日常的教学管理过程中，涉及的人员比较多，既有老师，又有学生。但是由于师生对于档案资料的积累意识薄弱 ，致使许多有关学生的活动素材、教师的教研材料都不能得到及时地归档，过后重新整理的时候，却残缺不全。
缺乏专职档案管理人员。由于民办高校建立的是一支精干、高效的管理队伍，各院（系）档案员都由兼职人员承担。在具体的工作中兼职档案员必须在完成自己本职工作以后，才能从事档案的具体工作。而档案管理是一项耐心、细致的工作，在本职工作繁忙时就会对档案的收集或整理不能及时，有时甚至遗漏，从而出现存档不及时或不全的情况。
资料收集不全。民办高校各院（系）建立初期，忽视了档案的积累工作，导致许多有关院（系）建立的原始资料遗失或残缺不全。例如：院（系）创立初的申报材料、图像资料、领导致词、大事记等，由于这些资料的残缺，在查阅整个院（系）的历史发展过程时，就得不到全面的展示。
岗位调整后移交手续不规范。在《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[3]院（系）兼职档案人员在离岗或调动岗位也应该遵循这条规定。然而在实际过程中，相当一部分院（系）兼职档案人员却忽视了这项重要的工作环节。以至于出现以下三种主要情况：（1）档案未移交就离开所在的工作岗位；（2）档案内容组卷混乱，往往出现目录与内容不匹配；（3）重要资料残缺不全而导致责任不明确、界限不清楚。这些主要是由于移交档案的手续不规范，该检查的没有检查，该清理的没有清理，该说明原因的没有说明原因，该签字的也都没有签字。同时绝大部分的人员都把档案移交当作是事务性工作，是档案人员之间的事情，更没有意识到档案工作是院（系）建设及教学管理的重要的信息保障和查询依据。
三、改进民办高校院（系）档案建设管理中的几点建议
强化档案工作重要性的意识。加大档案工作重要性的宣传力度，提高师生的档案意识。各院（系）档案管理人员要充分认识到教学档案是专业建设、学科发展、师资壮大、办学规模的历史见证，要不断地收集反映院（系）教育教学改革和教学活动、招生就业等有效信息。院（系）所有人员应积极配合和支持教学档案工作，在这过程中教师们应主动地将各自保管的教学资料定期交兼职档案员保管，以促进档案资料工作的顺利展开。
合理安排兼职档案员的工作。院（系）档案工作在日常教学中作用越来越大， 在目前各院（系）设置专职档案员岗位是不现实的，但兼职档案员又不能完全兼顾，如何解决好两者之间的矛盾是关键。解决矛盾可以按照档案的分类模块进行分工，明确责任，如涉及到学生工作档案的收集和整理时落实到学生工作办公室负责，定期上交院（系）档案室；教师要及时完善本人的业务档案；学科组要及时地整理和完善有关学科建设方面的材料；试卷的整理归档专门指定人员实施等。兼职档案员的责任除完成自己所整理和完善的分类项目，负责督促和接收其他人员分工的档案建设项目，同时进行管理和开展利用工作，这样，就保证了材料存档的及时性和完整性。
进一步完善档案管理工作。在现有的档案管理中进一步完善管理制度，确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极的进取心。不定期地对教学档案进行抽查，发现问题及时解决，将教学档案建设作为整个教学工作的核心之一；建立有效的奖惩制度，将档案建设列入院（系）工作人员年度考核内容之一，以此来激励所在部门的工作人员的热情，促使院（系）教学档案的完整性；档案资料的收集和整理时尽可能把相互存在某种联系的文件组合在一起，实现资料归类的规范化，同时要制定具体的实施细则，例如：统一的档案盒、分类号、标签、字体等来实现档案管理的标准化和规范化。加大推进数字化档案建设，应逐步转变档案管理人员的思想，把原有以纸质档案为主的存档模式转换成电子档案为主，纸质档案为辅的同步管理模式。
规范档案移交手续。院（系）兼职档案人员调整岗位时，一定要对档案的移交手续进行规范，以保证档案管理的延续性，同时也是分清责任。首先应将档案移交列入办公例会的议事日程中。做到档案人员在调整岗位或离职时应先办理移交手续，对未办理移交手续的档案人员院（系）领导不得批准离开其岗位；其次，档案的交接不只是钥匙交接和口头交接，接管人应对所保管的档案进行全面清查，做到心中有数，对未整理的零散资料要进行文件材料的分类存放。对档案中缺少的资料应列出详细的清单，并注明原因，签字认可；再次，院（系）领导应做好档案交接的监督工作，及时掌握档案交接进展情况。
综上所述，民办高校的档案工作刚刚起步，随着高校教育教学工作的蓬勃发展，还需加快档案管理的数字化、信息化和规范化建设，不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性，以便更好地为师生服务。
[参考文献]
[1]三江学院档案管理办法（试行）[Z].校字[2006]67号.
第一章 总则
第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。
（一）归档的文件材料齐全完整。
（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。
（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。
（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。
（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。
（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。
借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。
（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。
（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部
门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。
（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。
（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。
（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
为深入推进学习实践科学发展观活动，扎实开展调研实践，全面推进全区水电移民工作。按区委的安排部署，近日，区移民局组织党员干部对我区当前水电移民搬迁安置、基础设施建设、移民资金及档案管理、移民工程项目实施管理和移民后期扶持政策落实情况进行调研。调研组先后深入箐门口水库、景洪水电站、糯扎渡水电站等移民点和**镇、龙潭乡、**乡、**港镇进行调研，就蹲点调研，并就调研过程中发现的影响和制约我区移民工作科学发展的突出问题及对策建议形成如下调研报告。
一、移民安置总体任务和年度计划完成情况
我区当前水利水电移民安置工作涉及景洪、糯扎渡两个大中型水电站和区内大中河、箐门口以及区外炉房、蒿枝坝（昭通迁入）等大中型水库。
（一）景洪水电站。根据《景洪水电站建设征地及移民安置规划实施报告实物指标及移民安置规划》（审定本），我区景洪水电站建设征地规划水平年移民搬迁安置人口1754人。现已完成了库区、失稳区移民搬迁安置219人。20xx年度需完成大营盘383人、七星岩325人的搬迁安置任务。
（二）糯扎渡电水站。根据《糯扎渡水电站建设征地及移民安置规划实施报告实物指标及移民安置规划》（审定本），我区糯扎渡水电站建设征地规划水平年移民搬迁安置人口6280人。现已完成了施工区、提前征用区、围堰截流区等移民搬迁安置1220人。20xx年度需完成多渠道安置库区移民方案编制工作。
（三）其它水库。从20xx年始逐年落实大中河、箐门口以及炉房、蒿枝坝等大中型水库移民2315人后期扶持政策20年，包括移民后期扶持资金兑付及库区移民安置区基础设施建设。完成了大中河等水库20xx年第三季度至20xx年第二季度后期扶持资金的兑付工作。
二、移民安置点生产生活基础设施建设情况
根据景洪、糯扎渡水电站移民安置实施规划报告，景洪水电站共规划建设大营盘、七星岩、蚌塘、南夺、冬谷田三期5个安置点；糯扎渡水电站共规划建设冬谷田、南岛河、整碗、龙潭、大沙坝、三棵桩6个安置点。
（一）景洪水电站移民安置点基础设施建设情况
1.大营盘移民安置点规划实施项目：实施土地流转(含宅基地)、场平、文化室、厕所、广播电视、人畜饮水、对外交通等项目，计划投资1287.818万元。现已完成土地流转(含宅基地)、场平工程项目建设，共投资967万元。
2.七星岩移民安置点规划实施项目：实施土地流转(含宅基地)、场平、文化室、厕所、广播电视、人畜饮水、水利设施、对外交通等项目，计划投资898.733万元。现已完成土地流转(含宅基地)、场平、老普地箐水库工程建设，投资357万元。
3.冬谷田三期移民安置点规划实施项目：实施土地流转(宅基地)、场平、文化室、厕所、广播电视、人畜饮水、对外交通等项目，计划投资175.97万元。现已完成土地流转(宅基地)、场平、文化室、人畜饮水、对外交通工程项目建设，共投资175.97万元。
4.蚌塘移民安置点规划实施项目：规划生产安置107人（蚌塘村民小组30人、中队77人），实施人畜饮水、农田水利设施建设项目，计划投资194.93万元。现已完成人畜饮水工程项目建设，共投资14万元。生产用水工程因大中河干渠建设未启动未实施。
5.南夺移民安置点规划实施项目：原规划对六队的33人进行生产恢复，现针对移民意愿，已取消了该安置点。
（二）糯扎渡水电站移民安置点基础设施建设情况
1.冬谷田移民安置点规划实施项目：土地流转(含宅基地)、场平、文化室、厕所、广播电视、人畜饮水、对外交通等项目，计划投资711.946万元。现已完成土地流转(宅基地)、场平、文化室、厕所、广播电视、人畜饮水、对外交通等项目建设，共投资711.946万元。
2.南岛河移民安置点规划实施项目：土地流转(含宅基地)、场平、河道改造、文化室、厕所、广播电视、人畜饮水、对外交通等项目，计划投资1139.07万元。现已完成土地流转(宅基地)、场平、河道改造、厕所、村内供电供水等项目建设，共投资753万元。
3.整碗移民安置点规划实施项目：土地流转(含宅基地)、场平、文化室、卫生室、厕所、供电、广播电视、人畜饮水、农田水利、对外交通等项目，计划投资868.7万元。现已完成土地流转(含宅基地)、场平整、文化室、厕所、人畜饮水、对外交通、供电工程等项目建设，共投资606.97万元。
4.龙潭移民安置点规划实施项目：土地流转(含宅基地)、场平、文化室、卫生室、厕所、供电、广播电视、人畜饮水、农田水利、对外交通等项目。现已实施土地流转(含宅基地)、场平、厕所、人畜饮水、农田水利等工程项目建设，共投资6084.93万元。
5.大沙坝移民安置点规划实施项目：土地流转(含宅基地)、场平、文化室、卫生室、厕所、供电、广播电视、人畜饮水、农田水利、对外交通等项目，计划投资197.35万元。现已完成土地流转(宅基地)、场平、厕所、供电、人畜饮水等项目建设，共投资152.23万元。
三、移民安置点生产资料配置情况
（一）景洪水电站移民安置点生产资料配置情况。移民生产资料原规划共需配置水田402亩、产业地2127亩、旱地812.5亩、林地1625亩，具体实施情况如下：
1.大营盘移民安置点：人均配置水田0.4亩、产业地5亩，规划安置383人共需流转水田153.2亩、产业地1915亩。根据移民恢复生产需要和**港镇橄榄坝村实际情况，采取移民自行流转和政府统一流转相结合的办法恢复群众生产，现已流转产业地（橡胶）400亩，支付土地流转费用800万元。水田因移民不同意用土地补偿费进行改造，无法进行配置。
2.七星岩移民安置点：人均配置水田0.6亩、旱地2.5亩、林地5亩，规划安置325人共需流转水田195亩、旱地812.5亩、林地1625亩，现已流转园地350亩（用于改造为水田），投资170万元，计划开垦为水田195 亩。
3.冬谷田三期移民安置点：规划安置移民属生活安置，不配置生产资料。
4. 蚌塘移民安置点：人均配置水田0.65亩、产业地1.98亩，规划安置107人共需流转水田53.5亩、产业地212亩，采取群众自行流转的方式恢复生产。
5.南夺移民安置点。人均配置水田1.17亩，已采取群众自行流转的方式恢复生产。
（二）糯扎渡水电站移民安置点生产资料配置情况。移民生产资料原规划共需配置水田2542亩、旱地5509亩、菜地290亩、林地13375亩，具体实施情况如下：
1.冬谷田移民安置点：冬谷田一、二期移民安置点规划安置糯扎渡水电站施工区南帕河村民小组移民248人，属生活安置，不配置生产资料，移民仍回老寨子耕种田地。
2.南岛河移民安置点：人均配置水田0.7亩、旱地1.5亩、林地 4亩、菜地0.1亩，规划安置556人，共需流转水田389亩、旱地834亩、林地2224 亩、菜地55.6亩。已流转水田442.93亩、菜地27.9亩。
3.整碗移民安置点：人均配置水田0.7亩、旱地1.5亩、林地5亩、菜地0.05亩，规划安置568人，共需流转水田397.6亩、旱地852亩、林地2840亩、菜地28.4亩，已流转水田475.72亩、旱地1080.97亩、置换林地 5000 亩。
4.龙潭移民安置点：人均配置水田0.8亩、旱地1.7亩、林地4亩、菜地0.1亩，规划安置2065人，共需流转水田1652亩、旱地3510亩、林地8260亩、菜地206.5亩。已流转水田746.518亩、旱地2327.89亩、其它土地502亩，支付土地流转费用3329.497万元。
5.大沙坝移民安置点：人均配置水田 0.5 亩、旱地1.5 亩，规划安置209人，共需流转水田104.5亩、旱地313.5 亩、林地51.6亩。已流转水田105亩、其它土地180亩，支付土地流转费用181万元。
四、移民资金管理及使用情况
移民专项资金共分为农村移民补偿费、基本预备费和其它费用等。其中农村移民补偿费为主要资金，包括移民搬迁补偿补助和移民安置点基础设施建设两大部分。我区移民资金使用管理严格执行《**省大中型水利水电移民资金管理办法》，落实制度，强化监督，专款专用，保证了移民资金的规范管理和高效使用。
（一）移民补偿补助费支付程序。实物指标认证两榜公示无异议，移民局汇总材料逐级上报确认、核准后，个人和集体财产补偿补助费由区移民开发局拨付到相关乡（镇），由乡（镇）支付给移民个人（专户储存）；土地补偿费统一用于安置区土地流转，土地流转后剩余土地补偿费由区移民局兑付给村民小组用于生产发展。移民搬迁安置工作结束后，全部补偿、补助费由区移民开发局核实结算。
（二）移民工程款项支付程序。移民工程款项严格按照项目预算、财务决算和审计后支付的程序进行。所有项目须验收合格并经移民综合监理部审核和审计部门审计通过后进行结算，每个项目款项必须按工程建设管理规定经监理部门、管理技术人员、区移民开发局分管领导等审核签字后，由局长审批支付。
（三）移民专项资金收支情况。截至20xx年2月，我区移民专项资金共拨入44202万元，共支付37782万元。
1.景洪水电站移民专项资金共拨入21061万元、支出17007万元。其中，农村移民补偿费（移民搬迁和基础设施建设费）拨入12774万元、支出10779万元；国有土地补偿费拨入1011万元、支出674万元（20xx年12月拨入区财政）；**港防护工程建设费拨入6514万元、支出4814万元；专业项目费拨入454万元、支出348万元；基本预备费拨入141万元，支出140万元；其它费用（实施管理费）拨入167万元、支出252万元。
2.糯扎渡水电站移民专项资金共拨入23141万元，共支出20775万元。其中，农村移民补偿费（移民搬迁和基础设施建设费）拨入22332万元、支出19698万元；基本预备费拨入336万元，支出210万元。其它费用（实施管理费）拨入473万元、支出867万元。
五、移民工程项目实施管理情况
（一）工程项目规划设计。根据移民安置实施规划和结合移民安置区实际情况，由区移民开发局委托设计单位，对所拟实施项目进行设计，并将初步设计成果提交专家会议评审。
（二）工程项目上报核准。根据项目规划设计成果及专家评审结果，严格按照《**省大中型水利水电工程移民安置实施项目核准办法》和《**省大中型水利水电工程移民管理费使用审批办法》规定，认真做好项目的上报核准工作。
（三）工程项目组织实施。项目核准后，严格按照招投标法组织项目招投标。工程项目建设委托具有相应监理资质的监理公司负责监理，并请质检部门进行质量监督，完工后按要求进行初验和终验。根据项目归口管理规定，专业项目一律委托相关部门具体组织实施，如水、电、路、学校、卫生等。如在建的龙潭泡猫河水库工程委托区水务局建设，整碗小学扩容工程委托区教育局建设等。
（四）工程项目移交使用。工程项目建设竣工并通过验收后，由区移民开发局现场移交相关部门、移民村组管理使用，并履行移交手续。
六、档案管理情况
**区水电移民档案管理工作始终严格按照《**省水电工程移民档案管理办法》（云移局[20xx]7号）和《**省水电移民档案工作三个业务规范》（云移局[20xx]90号）的各项规定和要求，结合水电移民工作实际分文书档案、会计档案、移民搬迁安置户专业档案、移民工程建设项目专项档案和移民影像电子文本档案五大类进行收集整理、立卷归档。至目前共建立文书档案19卷、会计档案52卷、移民搬迁安置户专业档案289件，刻录影像光盘100盘，影像电子档案30000余张。移民工程建设项目专项档案正收集整理归档中。由于诸多原因，移民工作实施初期部分档案资料缺失较大，目前正在搜集、完善和弥补。
七、移民后期扶持政策落实情况
（一）移民后期扶持人口核定登记情况。根据《国务院关于完善大中型水库移民后期扶持政策的意见》（国发〔20xx〕17号）和《**省人民政府办公厅关于印发**省完善大中型水库移民后期扶持政策实施方案及相关暂行办法的通知》（云政办发[20xx]8号）精神，认真核定登记了我区20xx年6月30日前竣工的大中型水库移民人口共2135人，其中区内大中河水库409人、箐门口水库1440人，区外昭通炉房水库254人、其它水库32人；核定登记了我区景洪水电站移民后期扶持人口1102人。
（二）移民后期扶持资金兑付情况。20xx年第三季度至20xx年第二季度，市财政局、市移民开发局共下拨我区移民后期扶持资金256.2万元，其中**镇1443人173.16万元，已兑付3人3600元，因箐门口水库移民身份界定工作未结束，1440人172.8万元的后期扶持资金暂未兑付；**镇2人兑付2400元；倚象镇27人兑付3.24万元；六顺乡663人兑付79.56万元。
（三）移民后期扶持项目实施情况。根据**省移民安置领导小组办公室《关于转发做好大中型水库库区和安置区基础设施建设和经济发展规划编制工作大纲的通知》（云移领办[20xx]31号文）要求，结合实际编报了《大中河水库库区移民安置区基础设施建设及经济发展规划》、《箐门口水库库区移民安置区基础设施建设及经济发展规划》和《景洪水电站库区移民安置区基础设施建设及经济发展规划》。大中河水库项目规划总投资348.6万元，箐门口水库项目规划总投资300万元，景洪水电站项目规划总投资358万元，分别包含基础设施、农田水利设施、基本口粮田改造、劳动力就业技能培训等。所规划项目待上级核准后实施。
八、影响移民安置的主要困难和问题
（一）移民库区剩余资源处理政策未予明确，移民后期扶持政策落实相对滞后，已搬迁安置移民意见较大，返迁现象突出，移民安置点生产发展受到严重影响。
（二）新老移民政策更替和受“同地不同库”、“同库不同策”情况的影响以及现行移民政策难于全部解决移民人口指标、移民身份界定、补偿补助标准等实际问题，移民上访频繁，维稳形势严峻。
（三）移民安置点生产资料配置较迁出地大为减少，移民自身技能难于适应安置地生产发展要求，移民产业培植较为困难，移民生产生活恢复发展缓慢。另外，安置点土地流转过程中，经过收储和分配环节后，土地损失突出，造成今后无法结算。
（四）整体联动、上下互动的移民工作机制有待于进一步加强和更好的落实，归口解决好移民搬迁安置工作中，诸如组织建设、户口迁移、入学就医、扶贫帮困、生产发展等实际问题，更好的服务于移民群众。
（五）涉及移民安置工作相关乡（镇）党委、政府需进一步提高认识，充分发挥乡（镇）党委、政府对移民工作的主导作用，依据职责区分切实抓好相关工作落实。
（六）移民工作的协调力度需进一步加大，要积极与业主、设计、监理等部门沟通协调、互通情况、共商对策，及时解决好移民搬迁安置过程中遇到的难点和热点问题，促进移民搬迁安置工作的顺利进行和健康发展。
（七）糯扎渡、景洪水电站20xx年以前须直接完成7756人的搬迁安置和落实20年后期扶持政策，繁重的工作任务与移民工作机构缺编少员的现状极不相符，维持工作正常运行十分困难。建议增加人员编制，充实工作人员。
九、下步工作建议
（一）进一步加强对移民工作的领导，全力推进移民安置工作。
考古档案的管理特点
1 考古档案是考古工作的伴随物。考古档案资料是指在考古调查、勘探、发掘过程中形成的所有记录资料，是文化遗存和文物的附属档案，是进行考古学和相关研究不可或缺的珍贵资料，也是文化遗产的有效组成部分。这一特点说明，考古档案的收集整理工作应保持项目成套，并与相关文物一并保存。
2 考古档案的形成是一个不断积累的过程。考古档案的形成始于考古调查，勘探、发掘工作，而后在收藏、鉴定、修复、流动等过程中都将不断产生新的档案，直到该文物“寿终正寝”为止。这一特点说明，考古档案的收集整理工作只能采取跟踪追加的方式进行。
考古档案的归档范围
1 考古发掘文件，包括对发掘地点、时间、方式、方法、发掘人、发掘过程等的记录。
2 考古工作文件，包括勘探发掘过程中形成的合同、协议、发票、初步鉴定文书等。
3 工作方案、经费预算表，考古协议书、要求考古的申请及批复、考古完毕通知书、工作日记、探方记录、各类登记表格、各类图纸、照片、录像、专家论证材料、发掘报告或简报等。
4 各类与考古业务有关的文件，包括对工作计划、工作记录与总结、研究成果报告等文件。
考古档案的管理要求
考古档案的形成是深入了解考古工作及挖掘文物内涵的一项科学性很强的研究工作。原始记录、原始资料归档的过程实际上也是了解相关考古工作的历史价值，艺术价值、科研价值的过程，要求业务人员和档案员应具有强烈的责任心和使命感，分工协作，责任到人。
1 考古档案资料的收集。收集工作是档案管理工作的起始环节，要求我们抓好源头，以确保考古档案的收集不繁杂也无遗漏。在考古工作之前，对资料进行规范统一要求，如记录本的规范统一、图纸规格的统一、摄录像及照片的统一等都应有科学规范的要求，只有如此才能为规范管理提供保证。考古遗存所包含的信息是丰富多样的，但并非每个发掘者对这些信息都能认知，只有发掘者的水平达到一定程度才能全面、客观、真实地进行记录。考古发掘要有一定的前瞻性，尽量全面地收集资料。目前方兴未艾的科技考古正在大大地丰富考古学者的学术视野，在考古发掘中，专业技术人员要进一步完善应用自然科学的各种方法和技术手段，努力进行新的探索，使获取的信息资料更加丰富，以期为后续的研究提供更为丰富翔实的信息。
2 考古档案资料的整理。由于考古报告是发掘者发掘水平及研究水平的集中体现，仓促的时间要求对有着大量发掘任务的发掘者来说，势必会造成编写报告质量的下降，不能尽显发掘者的真实水平。尽管有困难，但也应及早安排报告的编写，制定专门的整理计划，责任到人，绝不能无限期拖延，并制定相应的奖惩措施，以免物是人非，为考古事业带来人为的损失。当然最好是发掘、整理、编写三个环节同步进行，这样可以增强考古报告的时效性。应坚决避免只发掘，不整理的现象，只有报告的完成，文物及原始材料移交有关资料管理部门后才能算是考古工作的真正结束。对于历史积压报告，应制订专门措施，对确因客观条件限制不能进行资料整理的，应由发掘单位与发掘者协商，另行安排其他人员对资料进行整理，不因人废事，以保证发掘报告的出版。针对报告的编写可专门签订协约，在署名等问题上使发掘者的发掘成果得以体现。
3 考古档案资料的检索。检索系统可有两种模式：一种以地域为线索(如地市)，专题项目以项目为线，另一种是以时代为线索，按“分散制作、集中归档”的原则建档。为便于考古档案的管理和检索，考古档案应编制分类案卷目录和专题目录等检索工具。有条件的应当利用计算机建立机读目录。计算机多媒体技术与数据库管理技术的发展与成熟，为其在考古学资料中的应用提供了一个好的前提条件。图像信息的数字化便于考古图像信息的后期处理，有利于重要遗迹、遗物图像信息的及时回馈；文字资料的数字化便于快速检索、远距离传输、资料共享以及高密度存储。因而，其在考古资料的管理应用上前景十分广阔。
4 考古档案资料的移交。考古结束后，资料的移交(或备份)是十分必要的。为充分尊重考古界流行的知识产权问题，应制定相应制度：备份资料在正式报告未发表之前，一般应不提供借阅(除经单位领导及发掘者允许外)。对于近期无编写发掘报告计划的发掘工地，发掘结束后也可将全部资料移交资料管理部门保管，等发掘报告编写计划制定后再从资料管理部门借阅，这也不失为一种有效的资料管理之法。
在考古工作之前，对应移交的考古资料提出规范化要求十分必要，接收资料的规范是档案规范化管理的基础。制定严格的考古档案移交制度，使考古发掘材料(即照片、摄像、绘图、年度发掘报告)等文字材料，按年度及时移交到档案室，由档案员经过整理、鉴定、归档。资料的规范性也应体现在新接收刻录光盘或数字文本上，如有的数码照片无明确的探方号、墓号或器物号等，这会给以后的查阅带来诸多不便，因此新增刻录光盘或数字文本的规范要求也是非常必要的。在进行资料移交时，档案员应严格按照规范化标准接收资料，不合要求的，档案员有权退回发掘者重新整理完善后再行接收。
为避免档案移交拖欠现象，除建立严格的档案移交制度外，应把考古档案管理工作纳入各部门的年度工作目标，这样才能有效地督促各部门及时将考古发掘材料和勘探材料移交到档案室。
如何对考古档案资料进行规范化管哩，使其更加有效地发挥利用，除加强瞄案资料的获取，整理，移交等到各个环节的规范化管理外，还应做到：
首先，要提高对考古档案资料重要性的认识，考古档案是出土文物的附属档案，因而对其重视程度应上升到与文物同等重要的程度，严格执行国家有关规定，考古发掘单位要成立专门的考古档案管理部门，专人管理，这也是考古档案资料规范管理的基础。同时，考古档案应根据考古发掘及后续工作等不同需要，编制重要考古发掘报告等汇编资料，积极主动地为考古工作服务。
关键词:奥运工程档案 前端管理
工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。
一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制
1、组织机构、明确责任、落实到人
强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。
2、完善奥运工程档案新制度
为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。
二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步
1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合
档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。
2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题
奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。
3、动态监管保证档案同步收集
(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段
按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。
(2)有效监督设计变更通知单整改
工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。
档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。
三、建立风险管理机制
1、成立档案检查小组，实行全过程把关
在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。
2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交
为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。
3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全
档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。
四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平
1、强化档案意识
强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。
2、加强档案业务人员专业培训
档案馆藏是档案工作的基础和前提，而馆藏建设又是衡量档案馆工作水平的重要标志，所以档案馆馆藏建设问题历来是我国档案工作的重中之重。扩大档案的收集门类，如加大科技档案、照片档案等的收集力度，是目前关于丰富综合性档案馆馆藏研究的主要观点。但就目前综合馆接收工作实际看，各立档单位产生的照片、声像档案数量十分有限，而绝大多数科技档案的最终流向应该是各领域设立的专门档案馆。由此不难得出结论，各综合馆通过上述方式丰富馆藏是难以实施的。
馆藏建设的质量与效益取决于馆藏档案的内容与成分。在综合馆长期的接收工作中，辅助行政管理类的档案馆藏量过多，而专业管理类档案比例严重失衡。笔者随机对北京市档案馆四个全宗档案的数量进行分析，文书（行政管理）档案与业务（管理）档案的比例分别是69．9％比31．1％、68．39％比31．61％、71％比29％、84．6％比15．4％。可见，文书档案的比例远远大于业务管理档案的比例。
本文所谈的“业务管理档案”主要是指各行政管理机关专业职能部门形成的、大量以专业、详细特点著称的“业务档案”，它们已经成为现实利用中备受关注的档案门类。随着社会文明程度的日益提高，人们越来越懂得用法律武器捍卫自身权益，在许多民事案件的审理过程中，当事人往往要出具证明相关事实的资料作为实证。档案因其自身具备原始凭证价值，自然有更强的真实性和说服力，因而成为法律凭证的首选。在对2004年北京市档案馆利用目的的统计数据中，出于“个人取证”目的的利用者人数达1300多人次，位居六大利用目的之首。被大家熟知且利用率较高的“婚姻档案”“劳模档案”“规划档案”，均属于业务管理档案的范畴，它们的社会利用价值日益突显。同时，由于业务管理档案记录着立档单位具体的职能活动，能够映射各专业管理活动的具体面貌，对本地区的公共管理和人民生活都有重要影响，因而具有较高的公共利用价值。故重视业务管理档案的接收进馆事在必行。
业务管理档案既是各单位对各种业务职能活动的真实记录，又是整个行政管理活动的软成果。如各级政府行政审批、批办等各项工作中形成的档案都体现其日常工作的内容与特色，而将这些业务管理档案接收进馆，既适应了新形势、满足了社会公众的利用需求，又有效地丰富了综合馆的馆藏，那么何乐而不为呢？
二、接收业务管理档案应注意解决的问题
业务档案的接收意义重大，为什么长期以来却不能实行呢？这是由于不够科学的保管期限、立档单位对移交工作存在顾虑以及有限的移交单位等因素所致，解决好这些问题是接收业务档案的前提条件。
1． 正确地划定保管期限
接收进馆的档案一般被划定为永久保管期限，而业务管理档案在各现行立档单位大都被划为长期或短期，因而移交进馆的档案不能全面系统地反映该单位的主要职能活动，大大减弱了移交进馆档案的社会价值。其实关于业务管理档案保管期限的确定，国家档案局早在1987年出台的《关于机关档案保管期限的规定》中就明确指出“凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。”但由于对文书档案的认识存在局限性，具体保管期限都是由立档单位自己制定的，档案馆无法控制档案的移交情况。因此，档案行政管理机关应该对各单位的档案保管期限表进行必要的监督，以指导有关单位合理地履行移交档案的义务。
2． 改善服务，消除立档单位的思想顾虑
各立档单位对业务管理档案移交工作的态度，对档案馆能否顺利接收业务管理档案起着至关重要的作用。通过对78个应向档案馆移交档案的单位调查，发现其中44家单位从未向市档案馆移交过档案，占总比例的56．4％；而在这44家单位中表示“今后仍不愿向档案馆移交档案”的有8家。通过了解，这些单位之所以未向市档案馆移交，原因有二：一是认为专业性强的档案在本单位日常工作中利用相对频繁，向档案馆移交可能会给本单位的利用带来不便；二是认为本单位形成的业务管理档案只对本单位内部有利用价值，对其他社会群体和个人并无价值。然而需要明确的是，档案馆接收档案是代表国家行使相应的权力，各立档单位向档案馆移交档案实际上是在履行对国家的义务。一方面，各立档单位绝不能为了“与己方便”拒绝或采取各种手段拖延移交，使对国家和社会具有重要价值的档案不能及时进馆，无法发挥其应有的社会价值。另一方面，综合馆应主动采取鼓励政策改善服务。加大对档案移交单位的优惠政策，消除立档单位的顾虑，让他们充分体会到移交档案是“与人方便，与己更方便”的好事，以提高他们移交档案的自觉性。
3． 全面地确定档案馆的移交单位
馆藏档案的接收范围直接决定馆藏业务管理档案来源的多元化，更准确地说是决定了业务管理档案的内容范围。因此，列入接收范围的移交单位应尽可能全面、系统地反映本地区方方面面的工作，这是由综合馆的任务所决定的。以重新调整后的《北京市档案馆接收档案的规定》为例，在原有市委、市政府序列的机构基础上，又增加了与经济、科技、文化等领域有关的单位，扩大了移交单位和接收档案的范围。在《北京市档案馆接收档案单位名册》的262家单位中，市委序列的机构有86家，市政府序列的机构有60家，共计146家，占接收单位总数的55．7％，其他各类单位已占到了接收单位总数的44．3％。在行业领域方面，调整后的移交单位范围加大了商业、文化等领域的比重；在单位性质方面，也突破了原有的市委市政府序列占绝对主导地位的局面。这在一定程度上为扩大业务管理档案内容的广度提供了条件，移交单位的多样性使业务管理档案的来源更为丰富。
“把各级档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心”是“十五”期间全国档案工作的重点任务，馆藏建设是基础，业务管理档案的接收工作正是服务于这一基础工作的重要组成部分。业务管理档案的接收工作事关综合馆馆藏建设全局，直接关系着“使档案工作服务于民”艰巨使命的落实，又是使档案馆藏更加贴近社会与公众的重要措施。关注业务管理档案的接收，认真解决接收中存在的问题是现阶段馆藏建设的当务之急。
