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建筑企业档案管理赏析八篇

时间:2024-02-08 15:58:04

建筑企业档案管理

建筑企业档案管理第1篇

(一)在进行档案信息化建设初期阶段,对其调研力度不足。

目前,我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期,对档案信息化建设调研不充分的问题。因此,如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作,就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度,从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库,做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理,实现档案信息化。有数据显示,目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见,建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期,要加强对其调研。

(二)对档案信息化建设重视力度不够,针对性不强,档案从业人员业务水平参差不齐。

在我国建筑施工企业中,档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响,比如高层领导不够重视,导致协调沟通不到位,又如档案人员对档案的管理能力不够好,对档案信息化建设的重要性认识不足,单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管,因而不需要太专业的知识和专业人才,导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱,这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。

(三)档案信息化的探索、开发和建设传统化。

目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”,仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面,只是由传统方式转变为数字化的网络化的保管,在建立开发的工作中,更多的是改变了档案信息存储方式,没有从根本上改变,没有实质上的突破,甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作,至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少,甚至没有。

二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案

(一)通过几种手段提高建筑施工企业的信息化,加强对企业档案信息化的管理。

加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训,要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行,要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训,这其中包含:数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案,集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则,都要有统一的要求。

(二)从顶层设计入手,同时培育复合型人才,积极建设并完善企业档案信息化管理。

将档案信息化管理规划到企业的发展中去,依照国家及行业的规划,同时结合企业自身档案信息化发展现状,制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发,既要有短期要求,又要保证档案信息化工作的长期目标,使档案信息化不盲从、杂乱。要加强基础理论、业务技能的培训,提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训,在恰当的时机引进专业人才,增强团队实力,为企业更好地服务。

(三)在档案信息化建设中引进新的方法,用应用来促进档案信息化管理的建立。

改变企业档案一归档、保管工作为主的局面,注重档案的应用、扩展范围,提高员工参与档案管理的比例,形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法,充分利用IT新技术。

三、结束语

建筑企业档案管理第2篇

建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分,为行政工作的决策提供依据,为企业未来发展的方向,提供所需求的资料,为企业管理者提供正确的数据和案例,由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作,要充分认识档案管理的重要性,管好文件档案,能提高企业的工作质量和效率,维护历史的真实面貌,用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理,认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓,要求档案管理者要面对压力挑战自我,要不断学习,提高再学习再提高,进一步提高对文件档案的认识,提高办公效率,文件档案工作是企业的窗口,需要掌握新的知识理论技术手段,必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式,提升自身的专业素质,提升服务水平,我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点,就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式,要与时俱进,立足当前服务于未来,使档案管理在不断发展中更加完善。

2文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验,总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成,由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求,束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史,记录了本企业的发展历程,平时工作感觉不重要,但让你查找时临渴掘井那可不行,档案工作不是一下子能做好的,做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代,国家经历了翻天覆地的变化,我们的档案事业也进入了前所未有的新时代,并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神,进一步形成档案工作氛围,认真总结档案工作的好经验,用新的思路解决新情况新问题,健全制度不断把关,加强管理意识,要求管理人员要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,掌握现代化管理技能,利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合,突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3电子文件档案的管理

随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟,在计算机中,各行各业迅速发展,按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高,更多的信息实现了共享,数据准确、规范,使企业工作更加适应时代的需要,市场的需要,在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失,为迎接网络的挑战,应认真研究、扎实学习每一个程序,使企业历史记录在网络时代得以延续,可以保证查全率和查准率,通过网络服务这个平台,全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点,采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式,发展文件档案的技术优势,为文件档案提供优质、安全存储空间,为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理,为信息存储提供查询功能,以确保文件的档案完整与安全,防止文件档案的流失和病毒的破坏,文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时,增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识,共同推进电子文件的网络化管理,加强电子文件的档案管理工作,以确保电子文件档案管理工作顺利开展,实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力,正确地处理各种信息,努力使自己成为综合型文件档案管理人才,尽早担起电子文件档案管理工作的重任,做出应有的贡献。

建筑企业档案管理第3篇

【关键词】建筑施工企业 电子信息 档案管理

一、建筑施工企业电子信息档案的特点

1.形式多样化

传统的纸质档案多以文字搭配图案的形式记录工程现场作业情况,相关的查阅人员需要逐行逐字去读文字,不仅浪费时间,而且容易在读取文字的过程中产生一定的理解偏差。而电子信息档案其形式多样,通过信息技术可以将文字、图形、影像、动画、声音及视频多种数据类型整合在一个界面上,做成录音、视频或者三维动画的形式,声文并茂地还原施工现场的真实场景,便于人们阅读和理解。

2.信息存储量大

电子信息档案的存储载体通常有电脑硬盘和移动硬盘,其存储量大大高过传统的纸质媒介,尤其是移动硬盘,不仅有着海量的存储空间,而且便于携带和数据的传输,可以有效缓解传统建筑企业中因存放纸质档案而空间不足的问题,进而为企业节约成本。

3.便于储存和查阅

传统的纸质档案随着时间的推移有可能出现腐蚀、字迹模糊或损坏等问题,而电子信息档案存放在电脑硬盘中,只需要做好相关的数据备份工作,可以避免纸质档案的这种自然损害。

二、建筑施工企业档案信息化管理现状

1.档案归档效率低

随着我国建筑行业的飞速发展,许多新技术和工艺不断被应用到建筑工程中来,增加了建筑施工的难度和复杂程度,同时也给档案的信息化管理增加了压力。建筑信息档案要求将工程中涉及到的工程图纸、施工合同、施工组织涉及、相关政策法规以及人事档案等信息全部录入到系统中,但在实际的建筑档案信息管理工作中,许多企业虽然应用了信息化管理手段,但在管理理念上仍旧延续着传统的管理办法,只是象征性的将合同、图纸等重要信息予以归档,忽略了施工组织方案、设计变更以及施工中隐蔽工程验收资料等信息的收集和归档。甚至还有些企业在施工中只重视质量和造价管理,在临近竣工时找专业的资料人员将验收所需要的档案一次性补齐,这种做法在目前的建筑市场中极为常见,它严重破坏了档案的客观性和真实性。

2.缺乏系统性管理

目前,多数建筑企业在内部都建立了电子信息档案管理系统,但就体系的完善程度以及各部分功能的开发和利用方面存在着严重的不足问题。例如,档案管理人员面对收录到系统中的电子档案,只是按照类别机械地归属到不同的存储文件夹内,并没有相关的备份工作。一旦电脑中病毒或者出现故障,所存储的信息档案便容易遭到损失。而且,许多企业中的电子档案只能满足一对一查阅,没有公司内部信息共享平台,有些技术人员需要查阅过往的工程案例时,还需要向领导申请,然后才能到档案部门查阅,这样便产生了许多不必要的流程浪费。

3.档案管理人员素质参差不齐

许多建筑企业受到传统观念的影响,对于档案管理重视程度不足,更加意识不到信息化管理的重要性和便捷性,他们通常认为档案管理无非就是将资料录入到电脑中然后保存起来,方便日后调取、查阅。因此,在企业档案管理人员配置上要求极低,有的建筑企业是以公司综合办公室行政人员兼职来管理档案的存储。还有的企业中虽然设置了专门的信息档案管理人员,但由于专业的信息技术不熟练,不会使用规范化的信息档案管理系统,只是单纯的录入、保存,其效率和传统的纸质档案管理并没有本质上的差别。

三、加强建筑企业档案信息化管理的对策

1.完善企业信息化管理的规划

对于建筑施工企业而言,每个项目建设都是独立的,而档案管理则贯穿于项目建设的始末。为此,企业应该从设计之初就着手完善信息档案管理的总体规划,建立健全的管理制度和档案管理流程,制定符合实际的信息档案管理规划方案。具体来讲,规划方案应由企业档案部门负责组织牵头,各类档案信息形成部门和负责计算机管理和维护的网络中心人员共同参与、沟通,从各自的专业领域出发,对规划方案提出合理性建议,从而取长补短。在实际的管理工作中,则需要加强设计、质检、技术、安全文明等档案信息材料形成部门的配合与协调,合理划分、编制各类档案信息材料的归档范围和归档目录,从而提高信息档案的归档效率。

2.加强档案信息化队伍建设

为了提高在职信息档案管理人员的专业技能,建筑企业可针对这部分员工开展岗位继续教育培训活动,将培训工作的重点放在数据的规范采集、各类办公软件的综合运用以及建筑施工一线专业术语的学习等方面。通过技能培训,让员工熟练地掌握好计算机技术在档案管理工作中的应用。最后,建筑企业在未来的发展中,应当注重就档案管理工作引进专业性的人才,并且加大资金投资力度,更新档案信息化软件,聘请专业计算机技术人员为企业量身定制一套系统平台,以供企业内部各级员工就信息资源进行共享,并做好企业信息档案的网络安全管理工作。

3.拓展档案应用新方法

目前的建筑施工企业档案管理主要工作重心都集中在信息档案的收集和存储方面,而缺乏对档案资源的充分利用,其结果导致企业创新能力低,在很大程度上制约了信息化档案管理工作的发展。为此,可从以下几点着手进行完善:①在企业内部建立一个基于大数据计算平台的档案数据库系统,然后在未来的发展中逐步建立起施工企业内部的电子档案馆,以此来作为提升档案应用水平的基础。②建立施工企业竣工资料和电子档案移交管理系统,以便于分布在不同地区的施工现场技术人员能及时通过系统平台提交电子档案,以此来提高工作效率。③以虚拟化和云计算为基础,通过网络技术建立起分布式档案检索访问门户,便于企业不同项目的员工能快捷地利用门户搜索数字档案馆的信息,分享企业的信息数据和施工经验。

结语:档案管理是建筑工程企业日常工作管理中的重要内容,工程档案以文字的形式记录了施工现场的各类工作细节。而另一方面,施工企业档案内容繁多,不同项目建设过程中有保存价值的资料、文件种类也较多,再加上管理流程复杂,涉及到众多不同的部门,采用传统的手工录入档案管理模式已经很难适应现代化建筑企业的发展需求,这正是我国建筑企业所面临的重要难题之一。因此,建筑施工企业应当积极加强企业内部档案的信息化管理,通过信息网络技术有效地将各类资料合理分类,简化编制流程,充分调配各部门的资源,从而使得档案管理工作有序开展。

参考文献:

[1]蔡雪梅.企业档案信息化管理初探[J].一重技术,2015,2(16):89-93.

[2]邢补团.浅谈建筑企业档案管理[J].山西建筑,2013(16):223-224.

建筑企业档案管理第4篇

关键词:建筑安装企业;人事档案管理;人力资源管理开发

一、前言

人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法,它强调开发员工的潜能对获

取持续竞争优势有至关重要的作用。对建筑安装企业来说,开发利用现有人力资源,激发其创造性,招聘适合企业需要的人才,是赢得竞争的重要手段。而记载组织人力资源状况的是人事档案,开发利用人力资源需要依据人事档案记载的员工信息,因此,现代建筑安装企业的人力资源开发工作要求人事档案适应企业发展的需要,能真正为企业服务,为企业创造效益。

二、人事档案在建筑安装企业人力资源开发中的重要作用

人力资源管理就是运用科学方法,对人员进行合理的组织、培训和调配,使人力、物力经常保持最佳比例,同时对其思想、心理和行为进行恰当的引导、控制和协调,充分发挥人的主观能动性,使人尽其才、事得其人、人事相宜,以实现组织的目标。而人事档案是个人基本信息的主要载体,它既存储了组织人力资源信息,又是个人的历史和现状的真实反映,是客观、全面地考察某个人的重要依据。人事档案管理在企业人力资源开发中的作用主要表现在以下方面:一是最大限度地发挥公司内人力资源的效力,及时发现新人。二是促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,要积极探索分配制度改革途径和方法,按岗定酬,按任务定酬,按业绩定酬,建立了形式多样、自主灵活的分配激励机制,把人才配置到最能发挥作用的岗位,充分发挥了各类人才的作用。

三、现代建筑安装企业人力资源管理对人事档案的新要求

(1)人事档案的改进。为了适应新形势下人力资源开发的需要,积极、有计划地把反映业务水平、技术专长、工作业绩等方面的资料有目的地加以收集补充,不断充实、丰富企业人事档案内容。人事档案管理者首先要认识到人事档案对企业的重要性,在平时工作中坚持贯彻“为企业发展服务”的理念,树立“以人为本”的管理思想,重视员工档案对员工的意义,使人事档案管理工作适应人力资源管理的需要,改变不被受重视的状况。其次,人事档案管理部门应该积极参加企业人力资源管理其他环节的活动,不能故步自封。第三,人事档案管理必须跟上数字化的步伐,实现员工信息在线即时更新,科学分析人力资源状况,可以降低档案管理活动的强度,使其更方便快捷。

(2)科学的人事档案的内容。1)员工基本情况档案,即传统的人事档案的内容,包括履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;评定岗位技能和学历材料;参加中国共产党、共青团及派的材料;奖励、处分材料;招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;其他可供组织参考的材料;2)员工的评估和测试材料。企业招聘员工都要层层选拔,录用之前要经过各种面试、笔试、能力测试、个性测试、职业兴趣测试、心理测试等多方面的考察,当所有的测试都完成后,测评结果可以反映出接受测评的人员的价值观与企业价值观是否一致;能力素质是否符合所招聘岗位的要求;是否具有潜在的开发价值;是否具有企业需要的某种特质等;3)员工的“家庭档案”。这个档案记载了员工的家庭基本情况,包括家庭收入;职工及家人身体状况;职工本人的心理状况。根据这些数据,管理人员可以更清楚地了解员工,建立起与员工的沟通渠道,帮助员工解决困难;4)员工培训档案。这个档案应该包括:员工的学历情况、技能情况;原岗位的工作说明书;员工个人拟定且经组织认可的职业生涯发展规划;员工参加培训的详细记录,如何时、何地参加过何种培训,本人的学习体会及其考核评语;员工本人希望参加的培训种类及对公司培训的建议;5)员工绩效档案。员工绩效是指经过企业评价的员工工作行为、方式及其结果。员工业绩档案的内容主要包括绩效考核表,员工的自我评价和上级鉴定,考核面试情况记录,定时定期的考评纪录,出勤纪录,受到奖惩的纪录,职级变更情况的纪录等材料。

四、加强建筑安装企业人事档案管理、促进人力资源管理开发的措施探析

随着社会的发展、人才流动频率的加快,如何多方面、深层次地开展人事档案信息服务,是全社会共同面对的问题。

(1)加强建筑安装企业档案管理人员素质的提高。企业人事档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的根本保证。一是加强各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训;二是加强档案管理各环节的实际操作技能培训。

(2)加强建筑安装企业人事档案业务工作。加强对人事档案的规范化管理,做到人事档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节的科学、规范。一是全面普查案卷,去粗取精。对新接收的档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,装订成册。二是加强收集工作,完善档案内容。按照人事档案材料收集归档要求,结合本单位实际,全面收集人事材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容。注意收集能体现员工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、、职称申报等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映员工的综合素质与现实表现,提高人事档案的利用价值。三是实行专门统一管理。将所有员工的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的人事档案库,实行科学、规范的管理。

(3)加强建筑安装企业档案管理方式方面的改进。一要增强创新意识,在立卷制度上更新,在工作手段上改进。如从组卷的形式、装订的手段方面考虑,怎样做既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题。创新思维、创新方法、创新程序,起到事半功倍之效。二要加强现代技术在人事档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前,计算机技术已普遍应用于人事档案管理工作中,但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实,它在档案管理方面既安全可靠,又方便快拖可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法还有很多,比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用,帮助解决具体问题。将大大提高管理效率和管理水平。三要合理开发企业人事档案信息资源,建立人才储备库。通过整理员工人事档案,熟悉人事档案内容,选出其中可反映员工知识水平、实践能力等方面的信息。统一输入计算机并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式,建立专门的企业人事档案信息资源库。作为单位的人才储备库,为企业建设与发展提供更有力的人才保障。

建筑企业档案管理第5篇

1.我国建筑施工企业科技档案的收集与归档中的难题

1.1相关收集和归档人员的档案意识淡薄

虽然我国的城市化进程加快,建筑行业发展迅猛,但是,我国的建筑施工企业科技档案意识相对薄弱,与之有关的机构部门,以及与之相关的管理人员的档案观念薄弱,归档意识很低。我们知道建筑施工企业科技档案直接反映在我国建筑中的工程活动以及工程建筑项目的全部技术含量。相关的收集和归档人员的档案意识薄弱,使我国的项目负责人以及工程技术人员不能对工程的技术、质量、进度以及所产生的经济效益都及其重视,但是因为对工程中产生的资料、档案的不重视,使其散失,不能做到及时的整理改正。这样就可能造成技术垄断,一些先进的技术就不能得到推广,使我国的建筑施工技术不能得到更快的发展。

1.2我国缺少高质量的档案人员

由于我国对建筑施工企业科技档案的收集与归档不重视等客观环境的局限,我国对档案人员的培训力度不够,致使我国缺少高质量的档案人员。而且就我国的建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作繁琐,并且对其不重视,一般情况下不会特定的设定档案的管理人员对其进行收集与整理,而是让一些缺乏管理档案经验与技术的工程人员兼职完成,这样就使其整理出来的档案不够全面,不够详细,使其档案中的建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术含量不能详细的体现,失去了根据档案改进建筑方案,推广建筑方案的价值。

1.3我国的建筑施工企业科技档案管理制度不健全

我国没有制定健全的对建筑施工企业科技档案的管理制度,我国档案管理缺少对建筑施工企业科技档案的管理方法,只能通过一些网络、电话、短信对其施工单位进行索要整理,进而进行归档,这样不能高效的对建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术问题整理记录,这样时间间断的记录,使其不能体现档案记录的连续性。而且,由于没有建立与完善建筑施工企业科技档案管理制度,缺少收集和归档方法,使档案的收集与归档无章可循,使其档案的收集、整理、归档工作难以展开。

2.应该如何做好建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作

2.1加强对档案收集与归档重要性的宣传

要想做好建筑施工企业科技档案的收集与归档工作,就必须要强化各个员工对于这方面的意识。也就是说,要在企业中加强对档案收集与归档重要性的宣传。在企业中,应该设立相关的部门,对于如何宣传档案收集与归档做好详细的计划,系统、明确地向企业员工展示档案收集与归档的重要性。这样做可以加强员工对于自身的约束,更好的配合公司做好档案的收集工作,在借出档案后做到及时地归还。宣传力度对于一项工作的成功与否有着很大的影响,所以建筑施工企业一定不能忽视宣传的重要性,要把档案的收集与归档的重要性及时的对员工做好宣传。

2.2确定相应的档案管理人员并且进行定期培训提高其专业素质

建筑施工企业的档案完整性对于整个公司资料的安全和公司的利益相当的重要。所以建筑施工企业要对于档案的收集与归档工作引起做够的重视。档案管理部门管理着整个企业员工的档案,对于员工信息安全起着决定性的作用。因此,企业要加强对于档案管理部门的监管力度,保证该部门严格的按照制度做好档案的收集与归档工作。同时,企业要加强对于档案管理者专业素质的考察,并定期对档案管理部门的员工进行专业培训,使每一个员工都起到应有的作用。有了高专业素质的档案管理人员和专门的档案管理部门,就可以在很大程度上做好建筑施工企业科技的收集和归档工作。

2.3健全我国的建筑施工企业科技档案管理制度

针对于我国建筑施工企业科技档案收集与归档工作的现状,可以发现大部分的企业在这项工作上存在着很多漏洞,而这些漏洞的存在主要源于我国的建筑施工企业科技档案管理制度不够合理。所以要想从根本上做好科技档案的收集与归档工作,就要改良我国现有的档案管理制度。因此,我们要吸取其他国家的经验和先进的管理制度,在他们的基础上加以改良,从而找到最适合我国国情的档案管理制度。各个建筑施工公司都应该主动摒弃原有的不良管理制度,引进更加先进的档案管理制度,来使企业得到更好的发展。

3.做好建筑施工企业科技档案收集与归档的重要意义

建筑企业档案管理第6篇

关键词:建筑工程档案;管理问题;解决办法

DOI:10.16640/ki.37-1222/t.2016.11.101

0 引言

大量工程项目的出现必然也会出现大量的建筑工程档案,而这些档案不仅能够为往后建筑工程的建设和发展提供经验和借鉴,更是一种历史性的档案。因此,为保障和促进建筑工程事业的发展,研究建筑工程档案管理过程中的存在问题并探索解决办法显得尤为重要。

1 建筑工程档案的概念和特点分析

1.1 建筑工程档案的概念

通常来说,建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说,在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时,针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来,展现建设质量和标准。第三,竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

1.2 建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程,而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程,还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用,也是城市建设的凭据。而且,建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

2 建筑工程档案管理的存在问题

2.1 管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解,档案管理意识相当落后,甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外,当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法,无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式,完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

2.2 管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且,加之建筑工程档案管理意识的落后,也会使得建筑工程档案形同虚设。

2.3 管理人才缺乏

社会不断发展,现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是,现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段,甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员,仅仅是一个兼职而已,这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言,管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能,科学化的建筑档案管理更是无从说起。

3 建筑工程档案管理存在问题的解决办法

3.1 革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识,提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性,才能逐步进行改善。所以,各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组,加强建筑档案管理重视,重新构建档案管理意识。其次,各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面,科学合理构建建筑工程档案管理的制度,确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

3.2 加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后,企业应当加强人力物力和财力的投入,逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以,需要将建筑工程档案划入一个单独部门,与项目建设同步发展和建设。同时,保障建筑工程档案管理的现代化建设,逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金,避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

3.3 优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行,第一,建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习,主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次,增强管理人员的档案管理责任意识,凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身,进而实现管理人员素质的优化。第三,将档案管理作为一种专职部门进行之后,管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神,通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业,为档案管理服好务。

4 结束语

改革开发的不断深入使得我国建筑工程的发展更为迅猛,档案管理作为建筑工程项目施工管理过程中的一项重要组成部分,对于建筑工程的进一步发展也有着重大影响意义。因此,只有不断加强建筑档案管理,并改善其中存在问题,才能有效促进建筑工程的大发展。

参考文献:

[1]陆华.建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路[J].中国管理信息化,2014(11):51-52.

[2]何忠芳.中小房地产企业建筑工程档案管理及存在的问题[J].兰台世界,2013(S4):116.

建筑企业档案管理第7篇

关键词:合同备份;档案管理;工程管理;创新

中图分类号:G271 文献标识码:A

一、建筑工程管理中创新模式的发展及应用

1.1 建筑企业工程管理的创新观念

时代的发展,科技的进步推动了建筑行业的高速发展,为了顺应时展的潮流,建筑企业就应不断改革创新管理模式,采用最新的项目管理体制,确定现代化的项目管理目标,包括质量管理、成本管理、进度管理、安全管理四大目标[1]。管理过程中应该充分落实合同中的条款,确保四大管理目标得以实现,并且通过先进的项目管理思想合理的协调好四个目标之间的关系,可以通过集成管理、范围管理来进行,并借助网络计划技术、挣值法等来进行控制。目前天津市在进行建筑工程管理时已经开始使用项目管理技术来进行有效的控制,并取得了显著效果。

2.2 不断创新建筑企业管理体制

为了提高企业的核心竞争力,采用科学的工程管理方法,并且在项目管理过程中应该建立明确的责任制度。合理协调工程各利益相关方之间的关系,不断深化改革传统的管理模式中的不足之处,不断使用先进的、创新性的管理模式。除此之外,建筑企业还应加强合同管理和企业内部管理,采用SWOT分析法来提高企业自身的核心竞争力[2]。通过管理模式的创新来提高建筑企业的核心竞争力,降低工程成本、提高工程质量、缩短工期、降低风险。

2.3 建筑企业的技术创新管理

科学技术的不断发展推动了建筑施工技术的改革创新,建筑企业为了更好地进行工程管理,就应不断推进信息化管理模式来不断提高企业的工程管理效率和质量。目前,天津市的许多建筑企业已经开始使用project软件、梦龙软件等信息技术来进行项目管理。因此,建筑企业应该大力使用先进的网络技术和信息技术来促进建筑工程的信息化管理。这就要求建筑工程管理人员应不断加强学习,在提高技术能力、管理能力的同时应注意信息技术、管理软件的学习,不断提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同档案管理

2.1、提高合同档案管理的重视程度

为了进一步提高建筑工程合同档案的应用效果,首先应该提高领导的重视程度,不断加强合同档案管理意识。这就要求单位各部门的领导不断强化自身的合同档案意识,提高对合同档案管理重要意义的认识程度。并且要求合同档案管理部门认真做好合同档案的归档工作,并将合同档案的归档工作视为首要工作,为建筑工程合同档案管理工作提供良好的条件,不断激发合同档案管理人员的工作热情和责任意识。并将合同档案管理工作提上日程,定期开展汇报工作,从根源上解决在城建合同档案管理工作中遇到的问题[3]。实际工作中,要对合同档案工作做出近期和远期的工作任务,并制定工作计划。

2.2、配备专业的合同档案人员

为了提高合同档案管理效率,应该配备专职的合同档案人员,创建一支专业化、职业化的合同档案管理团队。建立一支高素质水平、高技术水平、高素质职业修养的合同档案管理团队。与此同时,单位领导应该鼓励合同档案人员勤勉务实的精神,为建筑工程创建一支强有力的合同档案管理队伍。我们应当加强对合同档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习合同档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规,以此来提高城建合同档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己,开阔思维,适应新世纪社会对合同档案管理人员的高要求。在学习知识的同时,也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。

2.3、 加强对兼职人员的培训和绩效考核

单位应该定期对合同档案兼职人员进行专业培训和教育,确保兼职人员具备合同档案工作的专业技能,并且能够将这些技能运用到合同档案工作中。兼职人员在接管合同档案工作之前应和之前的合同档案工作人员做好交接。除此之外,还应该建立健全责任制度和竞争机制,确保合同档案管理部门充满活力,可以通过建立考核绩效制度来进行,逐步提高合同档案管理人员的工作积极性和创造力。

2.4、为合同档案管理工作提供必要的物质基础

财务部门应将合同档案部门所需经费列入到单位的财务计划中,并将其落实到实处。其次,单位应该抓住拆迁机会,通过合同档案管理来加强硬件设施的配备,将合同档案整理过程中的合同档案库房、阅档室、办公室分离开来,并且在城建合同档案管理部门的城建合同档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施,从这些方面来落实合同档案的管理工作。

2.5、提高合同档案管理工作的现代化水平

城建合同档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代合同档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对城建合同档案实行动态化管理和维护,开发研制城建合同档案管理软件,建立数字合同档案和多媒体合同档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

2.6、 加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作

加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作是建筑工程业合同档案管理工作的关键环节,可以确保建筑工程业合同档案发挥其重要作用。可以通过配备专职合同档案管理人员并为建筑工程业科技合同档案提供必要的条件,就能不断开发科技合同档案的重要内容,并且通过不断的积累经验,更好进行建筑工程科技合同档案的开发和利用。

2.7、 加快合同档案信息化建设步伐

信息技术的不断发展为建筑工程业合同档案的信息化建设提供了坚实的基础。建筑工程合同档案管理应不断引进先进的合同档案信息资源,建立健全合同档案的科学创新管理机制,并将计算机信息技术应用到建筑工程业合同档案管理工作中,用于合同档案的整理、归档、检索、信息的共享等,建立完善的建筑工程业数据库。

三、合同管理

为了确保建筑工程的顺利展开,目前在进行项目管理过程中不断加大合同管理力度,并将合同管理作为其他项目管理的核心环节[4]。天津市紧跟先进的工程管理发展潮流,不断创新完善合同管理,逐步实现科学化、现代化的工程管理。合同管理是一项具有复杂性、动态性的系统工程,因此在合同管理过程中不应该进行程序化管理,而应该讲究管理艺术,注重管理方式、沟通技巧,采用合适的方式方法来进行合同管理。目前,已经产生了先进的合同管理软件,在进行合同管理时应不断推广使用合同管理软件,促进工程管理的现代化水平。

合同管理贯穿建筑工程管理的全过程,在合同管理的收尾阶段应认真收集、整理、分类、登记、保存、编号、装订和归档备案,确保合同管理的科学性和规范性。除此之外,还应对合同的履行情况进行认真的分析评价,不断总结教训、积累经验,为更好地进行今后的工程管理奠定基础,不断提高合同管理的现代化、信息化水平。

结束语:文章中笔者结合多年的工作经验,对天津市建筑企业的工程管理的创新发展进行了简要的介绍,并对合同管理以及档案管理进行了分析介绍。如有不足之处,望大家批判指正!

参考文献:

[1]李江,赵奕磊,石志超,王媛媛,荆杨轶.建筑工程管理中创新模式的应用及发展分析[J].中国建材科技,2013,03:153-154.

[2]向大强.谈我国建筑业在市场全球化条件下的发展战略[J].山西建筑,2005,01:123-124.

建筑企业档案管理第8篇

[关键词]建筑工程 档案整理 问题

中图分类号:TU712;G271 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)41-0194-01

引言:建筑工程从规划、设计、施工、质量检验和竣工以及投入使用过程中所产生的一切资料都能够反应工程建设的真实记录情况,因此也成为建筑企业档案管理中的重头戏。档案管理工作以档案的收集、归档和分析为基础,这是档案整理工作中的主要内容。档案整理工作成为了建筑企业工程档案管理中最值得探讨的话题。

1.建筑工程档案整理工作的现状及重要性

1.1 建筑工程档案整理工作的现状

目前,越来越多的建筑企业都开始重视工程档案的收集和管理,在建设过程中遇到的问题和困难,也都可以通过工程档案分析得以解决,因此,建筑工程档案整理在整个档案管理工作中发展的比较迅速。除了派遣档案工作人员进入施工现场进行跟踪式的收集之外,很多建筑企业将相关的财务档案以及工程设计档案等,都通过信息化的管理方式进行传输和管理,这为工程档案整理工作的高效发展提供了帮助,也逐渐成为未来工程档案整理工作的主要发展趋势。

1.2 建筑工程档案整理工作的重要性

对建筑工程档案整理并非简单地将提交上来的工程档案进行分类收集和保存,实际上,整理档案的工作应从档案资料诞生的时刻开始,因此,建筑工程档案整理实际上包括了档案收集、档案归档管理两部分。档案收集工作保证档案资料的完整性,档案归档管理是后续档案应用的基础,因此说,档案整理工作在建筑工程档案的应用可能性和应用效果发挥方面具有举足轻重的地位。

2.建筑工程档案整理工作中存在的问题

2.1 工程档案收集不够真实和完整

建筑工程的档案资料从工程规划开始就产生了,工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料、竣工图等都属于工程档案中的重要内容,因此,此类档案的收集和整理,应该与工程的进程同步。然而,很多建筑企业在档案收集的过程中残生了重点偏颇的现象,导致了工程档案收集不够完整的问题。大多数跟随工程进行档案收集和整理的工作人员,都是在施工开始才进入工地,收集综合管理和工程技术\档案,而之前的规划设计过程中所产生的设计变更以及设计对工程的影响,就不能从档案中体现出来,也影响了工程档案的可用价值;工程档案来源于不同的施工小组和与工程有关的部门,有许多部门为了及时上交档案,所整理的资料并不一定是与工程实际完全相符合的,有一部分甚至是由相关负责人通过回忆和整理的方式提交上来的,这部分资料的真实性也值得商榷。

2.2 工程档案工作人员的能力不足

目前在一些工程项目都配备了相应的资料员从事工程资料收集整理的工作,他们具有资料归档整编的相应知识,但对工程施工方面的专业知识较少,基本不懂工程施工流程,需要收集哪些资料,资料的填写是否规范,与工程实体部位是否一致等,而工程技术人员则又不太熟悉资料归档整理的有关规定,缺少相关的知识,例如归档资料不可以采用复印件代替原件,应采用耐久性强的书写材料,字迹要清楚,采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张等,这两者没有很好地结合起来。

2.3 工程档案移交速度慢并且精确性差

施工后期,多数技术人员已经撤离了工地,加之施工单位对竣工档案管理要求不高,没能在施工期间将档案整理完全,致使不能在规定时间内提交工程档案。有的是因为建设单位和施工单位之间存在拖欠工程款问题,造成工程周期延长,档案材料长期不能归档,而且材料一般都残缺不全,工程竣工档案基本上无法有效编制。有的是因为施工单位在施工过程中进行了人员更换,施工部门之间进行了重组,档案管理人员更换,交接不完善,造成了材料分散和缺失。这些原因都是造成施工档案不能及时完成移交的根本性原因。

3.解决建筑工程档案整理问题的措施

3.1 建立档案收集整理制度

为了使工程档案能够被真实、完整地收集起来并提高档案的可用价值,必须保证工程档案资料伴随工程进程诞生并及时提交,大部分建筑企业并没有将工程档案收集整理制度独立出来,只是按照企业档案管理的一般规则进行整理,这不符合建筑工程档案资料整理的实际需要,因此,建立档案收集整理制度是十分必要的。首先,建筑企业应该重视到工程档案的特殊性,对档案资料的阶段性特征进行分类,例如设计阶段的档案来源复杂、施工规划阶段的档案变更频繁、施工阶段的档案类型复杂等。在充分分析不同类型档案的特征基础上,按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集;其次,完全来源于建筑企业本身的档案,应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定,并将档案提交的责任与施工责任合并起来,同时纳入到施工管理当中,使所有参与施工的工作人员和管理负责人,将收集和呈交档案资料作为一项重要的工作任务来完成。

3.2 加强档案工作人员的培训

企业派往施工现场的档案管理工作人员虽然能够有效地完成档案收集和整理工作,但是,施工现场情况复杂,任何一个细节都可以作为档案资料中的内容,要使档案工作人员收集到完整的工程资料是不现实的。而在工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员,其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此,建筑企业要及时调查了解各施工小队的具体情况,加强档案管理工作人员与施工小队资料收集者之间的沟通,取长补短,使这种交流成为企业进行档案工作人员培训的一种方式。只有这样,档案管理工作人员才能够充分认识到工程档案的复杂性并进行科学的整理,而施工小队也能够根据档案整理需要为工作人员提供可靠的资料。

3.3 应用信息技术解决工程档案移交问题

目前在工程档案管理工作中,政府机构对建设单位和施工企业进行的约束力度不大,建设单位在档案整理过程中没有压力,档案整理的效果差,速度慢,甚至有的单位对建设工程档案根本没有整理的想法。必须积极推进档案专业化规范化管理,确立建设工程档案管理体系,并且积极引入计算机管理机制,才能促进快速的档案移交。同时,因为档案工作与工程进度是同步的,建设单位和施工单位之间按时有效履行合同也是按时移交档案的有效保证。另外,档案管理人员要保持稳定,即使在有管理人员更换的情况下,也需要积极促进交接工作的快速完成。

4.结语

综上所述,工程档案整理是建筑企业档案管理工作中的重要环节,面对目前大多数建筑企业在此类档案整理中存在的问题,应该以档案整理制度的建立、档案工作人员职业能力的发展以及信息技术的应用作为促进档案整理工作发展的主要方法。希望本文能够为工程档案整理工作的发展提供帮助。

参考文献

[1] 周素兰.论建筑工程施工管理存在的问题及对策[J].中华民居,2013(12):125-126.

[2] 孙精苹.市政工程档案整理环节的问题及对策[J].兰台世界,2013(03):121-122.

[3] 高超群.浅析公路工程档案收集与整理中存在的问题及对策[J].三门峡职业技术学院学报,1012(06):120-121.