按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。
一、适用范围
（一）实施范围
本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。
（二）工作范围
《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。
（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设
《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。
1.建设模式
运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。
2.使用范围
覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。
3.功能边界
起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。
二、名词释疑
本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。
（一）电子文件
按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。
（二）电子档案
电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。
（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密
1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
（四）在线归档和离线归档
1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。
2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。
三、电子文件归档工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表
本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
（二）电子文件的实时归档
本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：
1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。
2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。
3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。
（三）电子文件的数据类型
本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：
1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。
2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。
4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。
5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。
6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。
（四）电子文件的形式变化
本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。
（五）电子文件的在线归档
按照本《办法》第十二条的规定，电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于电子文件在线归档的信息系统必须为信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的电子文件的密级相匹配。在信息系统建设方面，国家有相应的标准。
四、电子档案移交与接收工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的移交时间
与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。
（二）电子档案移交与接收的主要工作
本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。
（三）电子档案的移交介质
本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。
（四）机构改革过程中电子档案的处置工作
按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。
五、电子档案的保管工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的异质备份工作
本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。
1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。
2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。
3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。
（二）电子档案保管的总体要求
电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。
（三）电子档案的定期检查
在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。
本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。
在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。
（四）电子档案的异地备份工作
电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。
（五）电子档案的脱机备份载体
本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。
（六）电子档案的保管环境
电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。
（七）电子档案保管的其他要求
电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：
1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。
2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。
3.保存电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。
4.按照国家信息安全等级保护标准和信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。
5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。
6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。
六、电子档案的利用工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的计算机检索目录制作标准
由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。
（二）电子档案利用的登记和审批流程设计
在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。
（三）电子档案的原件封存问题
本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。
七、《办法》的施行时间和文件更新问题
本《办法》自2014年2月7日起施行，由于《办法》按照信息技术的发展，对一些旧要求做出了新的规定，电子文件形成单位、市和区（县）档案局（馆）需要认真学习，逐步按照新的要求调整本单位的相关工作。同时，为了避免本市在电子文件归档和电子档案管理方面的多份文件在具体工作要求方面的冲突、以及在新的信息技术环境下更新相关规定，在本《办法》施行当日废止了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发[2004]14号）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》（京档发[2007]2号）。
Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.
关键词:电子文件;档案管理;影响;对策
Key words:electronic document;record management;strategies;significance
中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01
1 电子文件定义及其特点综述
(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2 电子文件对档案业务管理工作的影响
2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。
3 电子文件对档案学理论的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。
4 档案界所应采取的对策
4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。
4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。
4.4 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
关键词测绘与勘察 专业电子文件特性档案管理和维护
Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.
Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.
中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号
引言：测绘与勘察专业电子文件作为建筑企业的数据核心有着其重要性和不可替代性。而近年来，我国的测绘与勘察专业电子文件档案管理也是投入大量的财力和人力，也是希望能够让自己的核心数据能够安全以及保密。而且，由于其电子文件的专业性以及形成的特性，在对电子文件的保护上又是有所不同的，不仅仅应该侧重于计算机安全的保护，在本身的文件保护上也应该有所不同，不过，着都市这都拥有一个共同的目的，那就是保证测绘与勘察的电子文件档案的实用性和安全性，这对建筑企业来说也是有着重要的现实意义的。
1.测绘与勘察专业电子文件档案的特性
测绘与勘察专业电子文件档案在整个档案的管理的体系中有着其特殊的地位，同样也有着其不一样的性质，这不一样的性质也就是特性决定了其档案管理的重要性与不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就对此作一个详细的分析。
首先，测绘与勘察专业的电子文件对外部设备的依赖性很强。由于为电子文件档案，所以最重要的那就是对计算机设备的依赖，也就是说计算机设备已经成为其电子档案的不可分割的一部分，离开了计算机设备也就没有了测绘与勘察专业电子文件的生存余地。
其次，测绘与勘察专业电子文件与记录载体的可分离性, 这也就是说测绘与勘察专业电子文件是数字化的信息形态,，其存储的位置是可变的,而且还是一种可以能够从一种记录载体转移到另一种记录载体上, 但是其内容却没有变化。
第三，测绘与勘察专业电子文件档案的专业性。测绘与勘察专业电子文件主要用于记录建筑企业在工程建筑上的一些极为机密以及对建筑工程息息相关的数据和资料，所以，记载的东西是对建筑工程的负责，所以是极其专业的。
第四，测绘与勘察专业电子文件档案的不安全性。这是针对电子文件档案的本身而言的。对于电子文件来说，计算机的设备这就制约着电子文件的安全，而且主要的不安全也是有电子文件本身易于改动，存储载体不安全还有现在的计算机以及网络本身的不安全构成的，这些都会让测绘与勘察专业电子文件档案没有足够的安全保护。
2.测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护
通过上文的测绘与勘察专业电子文件档案的特性我们就知道如果要对其进行管理那么就应该从电子文件档案的特性作为出发点，而对其进行探讨分析，下面就从测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护的四个方面进行详细的阐述。
2.1对测绘与勘察专业电子文件要保持良好的保管环境
保持良好的保管环境这主要是针对测绘与勘察专业的电子文件档案的载体介质而实际采取实管理措施,这样做的目的是为了不使测绘与勘察专业电子文件档案因为各种介质的损坏而使得无法读出进行调用。实际采取的措施首先那就是应该将测绘与勘察专业的电子文件的保存介质尽量的使用一次性写入光盘,其次那就是对于光盘档案的保管环境应该要做到要在温度方面保持在17 e~ 20 e 之间, 而在空气的相对湿度应该保持在35% ~ 45% 之间，最后要注意的就是要远离热源、酸碱等有害气体和各种强磁场。另外还有应该做到记录的光盘不
得擦洗、刻划和不应该去触摸盘片处以及不得弯曲、挤压和摔打盘片，特别值得注意的那就是应该防止盘片沾染灰尘和污垢,以及避免阳光直射。这些就是测绘与勘察专业电子文件档案的保管环境了。
2.2对测绘与勘察专业电子文件档案的定期检测
第测绘与勘察专业电子文件档案的管理不仅仅要做到保持良好的保管环境也应该做到对文件档案的定期检测，这是保证测与绘勘察电子文件档案的完整性以及可用性。具体的做法那就是要对测绘与勘察专业的电子文件档案进行不定期的机读抽检一次,而且要规定电子文件档案的抽检率不低于40%, 当抽检是如果发现记录的光盘损坏或者出现了问题,那么应该利用备份的电子文件档案盘及时拷贝,另外还有那就是在抽检时同时要做好测绘与勘察专业电子文件档案的检查情况记录。不仅如此，随着我国的计算机技术和设备的更新,在对测绘与勘察专业的电子文件的档案在更新时也应该要做到记录的载体与新设备的兼容性的检测, 如果不兼容,那么就应该采取措施，也就是要做到不能让测绘与勘察专业电子文件档案丢失。
2.3对测绘与勘察专业电子文件档案的维护
通过上文的测绘与勘察专业电子文件特性我们可以知道对于电子文件来说计算机是其运行的主要平台，所以计算机的系统问题也就是对测绘与勘察专业电子文件档案格式的读取问题，要做到真正的维护，下面就从四个方面对这个格式的读取问题的解决进行探讨分析：
第一，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案的格式更新。这个最重要的目的为了防止测绘与勘察专业电子文件档案的存储媒体过时或者失效。这个具体的做法也就是将电子档案内容从旧储存媒体复制到新储存媒体中，这样能够预防测绘与勘察专业电子文件档案存储媒体的可能损坏，但无法做到计算机系统和硬件的设备进步而带来的问题。
第二，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案转置。这个主要是解决其电子档案管理系统软硬件过时或失效而带来的问题。具体的做法那就把测绘与勘察专业电子文件档案进行格式转换, 而使得能够在日后可正常的读取作业程序也就是做到软硬件改朝换代时,将电子档案格式转换,这就是测绘与勘察专业电子文件档案的转置, 这可以使得资料的遗失率降至最低。
第三，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案模拟。具体做法那就是在现有的计算机技术环境下,将电子文件档案的数字资料恢复到其原始操作环境, 以呈现出原有资料。但是由于这种操作需要高层次的软件以及硬件模拟技术,实际应用几率不高。
第四，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案封装。具体做法那就是将测绘与勘察专业电子文件档案及其诠释资料,用包裹方式进行储存。这主要的目的也就是能够保证法测绘与勘察专业电子文件档案的各种信息的完整性以及可用性。
结束语：总而言之，在对测绘与勘察专业电子文件档案的管理上，主要那就是要安全为重。在以安全作为出发点而采取一些措施。另外，那就是测绘与勘察专业电子文件档案管理不仅仅对企业的档案部门来说，而且对于测绘与勘察专业电子文件形成部门来说都具有极其重要的现实意义。因此测绘与勘察专业电子文件的档案部门在应该联合公司的技术部门以及法律界和文件形成部门等各行各业人士密切相关的配合, 而做到加强测绘与勘察专业电子文件的档案管理工作目的的同时, 还能够确保测绘与勘察专业电子文件档案管理工作顺利开展, 为其电子文件档案管理作出贡献。
参考资料：
[1] 刘新喻. 唐育清. 论电子文件档案化管理[J]. 黑龙江科技信息. 2009(12)
[2] 电子文件档案化管理的影响及对策[J]. 青海师范大学学报(自然科学版). 2009(01)
关键词：电子档案管理；价值；对策
电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。从形式上看，它是数字化的。能够直接借助数据通信技术和网络技术进行远程传递和共享利用。我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组，形成了电子文件归档及电子档案管理方法的试行稿，电子文件的管理正从无序状态进入规范化管理的攻坚阶段。由于电子文件是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，在实践中探索电子文件的档案管理，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系十分必要。这有利于对这部分信息资源的检索、利用和共享，有利于本行业对电子档案管理统筹规划，有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行电子文件收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全，建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其它载体档案之间的有机联系，有利于加速档案工作的现代化进程。因此档案部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。
1 在历史上，具有的完整性和客观性价值
电子文件将成为人们进行信息交流的主要媒介，将电子文件归档后即形成电子档案。作为保存历史记录的专业机构的档案部门，电子档案是档案的重要组成部分，目前人们因为尚未认识文件形成运转的客观规律，因此管理电子文件总是难以摆脱管理纸质文书的方式方法。对于电子文件往往只作为资料或副本保管，如果不主动承担起保存电子文件的责任来，长此以往，人类记忆的完整性和客观性将很难得到保证，我们将失去大量“像样”的档案，我们的历史将面临断代。
2 在现实中，具有开发和利用的价值
随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，能提供越来越完善的信息服务。电子文件随之大量产生，但这些信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，这对于档案管理带来了一次革命性的挑战。要对有用信息进行深层次开发与利用，必须通过对电子档案的网络化管理，由于电子档案的信息内容的数字化，文、档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使之与纸质档案的管理及网络信息的繁杂、混乱有着截然不同的区别，它对信息资源的开发和运用显然更快捷、更方便。人们可以通过电子档案的网络化管理获得便捷直观的电子文件信息；能够使人共享电子文件信息资源；能够通过网络科学地管理电子文件而降低费用，提高效率；能够改变人的生活方式、工作方式，使人开阔视野，拓宽思维空间等等。而如果因循守旧，继续沿用传统的管理模式，则有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷。
3 在发展中，存在提高和更新的需要
档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科。但档案学面临信息化的冲击与挑战，我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。它不完全适用于电子档案的管理。例如：它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中，由于技术原因，强调原件毫无实际意义，那么怎样才具有法律凭证作用？它强调档案集中保管，电子档案是集中保存好，还是分布式保管好，这是一个有争议性的问题，有待在实践中找出正确答案；纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，电子档案的收集规范要求不同于纸质文件，如何保证电子文件格式的统一性，文本文件的通用格式统一转为XML ＼RTF＼TXT等，扫描电子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保证电子档案的内容、结构和背景信息的真实性，保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据等的完整性，以及保证电子档案收集的及时性、有效性和安全性等。
这些问题必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案，电子档案是档案―个门类的基本指导思想的前提下，根据电子档案、电子档案的特性，及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论；管理方法和技术；管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。
当然，在电子文件的档案管理中，我们还面临着诸如：网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源；技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难；保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多；电子文件的法律效力尚不明确等困难；但其无可回避的价值意义和必要性要求我们要积极应对，趋利避害，在探索电子档案管理的科学道路上与时俱进，以适应档案工作不断发展的需要。
4 做好电子档案管理的措施
1、建立健全的法规和制度，规范电子档案的管理
根据国家最新的《归档文件整理规则》，贯彻落实统一的电子文件管理标准。实行文件管理与档案管理统一领导和规划，紧跟国家最新档案行业标准，湖北省档案局已于2015年10月了最新档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日执行，其中归档整理规则规定了新标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料一并归档，制定了最新科学的电子文件归档管理标准[1]：如：归档电子文件的整理要求：
1.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》的规定。
1.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等标准执行。
1.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894 等标准的应用系统等。
在进行电子档案管理过程中，除执行国家的法律法规外，还应该制定严格的电子档案的归档、保管、定期备份、借阅、销毁等切实可行的内部管理制度，对电子档案实行规范化的管理。
2、做好电子档案收集与管理安全
2.1电子档案的收集应形成由单位档案部门联合各个业务部门同步进行，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的收集归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行，业务部门全程参与配合并同时提供相关电子原始数据。
2.2 档案部门在收集电子档案时，应包括元数据和背景信息的收集，元数据是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等[2]。电子档案是由电子文件转化而来，元数据是保持电子文件真实性完整性和长期可读性的关键，并对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。鉴别电子文件的保存价值，并对电子文件真实性、可读性及其数据特性实施判断，包括价值鉴定和技术鉴定。
2.3 做好电子档案系统的安全管理，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。首先建立健全电子档案系统的安全管理制度，加强对密码、口令、授权的管理；如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护；做好电子档案使用权限的审核；根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录；加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理[3]。
其次采用先进的计算机操作系统并对数据库文件进行加密；三是采取必需的技术手段来防范病毒和黑客对网络系统的攻击和破坏。
3、人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质
应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍。在电子信息日益发展的今天，档案管理工作者不仅需要具备档案学、图书、情报的专业知识和一定外语水平[4]，还需要具有较强的现代信息技术应用能力。档案部门应重视和加强对档案管理复合型人才的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
4、电子系统硬件设备安全性，严格控制库房环境
由于电子档案的新型存储介质的不断出现，其保管手段也必须与时俱进，紧跟当代计算机技术的发展，不断引进先进的存储介质和技术手段，从而有效地保证电子档案的安全性和时效性。同时，需要严格控制介质的保存环境，做好库房的防磁、防尘、防光、防有害气体，严格控制库房的温度和湿度，并对储存介质定期迁移复制、防止载体的损坏，造成电子档案信息的丢失。
参考文献
[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312
[2]国家档案局，电子文件归档与电子档案管理概[M].中国档案出版社，1999.
关键词： 电子文件； 档案化； 管理
中图分类号： G271文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）06-0187-01
近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
一、电子文件档案化管理
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时、可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（1）营销业务应用系统电子化管理工作现状。营销业务应用系统已经开展了电子化文件管理的实用化应用，为公司电子文件管理试点工程奠定了良好基础。功能上涵盖了电子化文件的上传、下载、查看，在很大程度上已成为营销工作的重要组成部分，为营销业务工作的开展提供了重要的支撑。
（2）营销电子文件管理的工作进展情况。随着公司“十二五”信息化工作的深入开展以及“大营销”体系的推广建设，营销业务应用系统电子化管理工作取得了较大进展。按照公司“大营销”体系建设及公司2012年营销信息化工作要求，营销电子档案管理要覆盖到营销系统所有业务环节，真正实现营销电子文件管理的稳定、保密，为营销业务高效开展提供技术支撑。
1.1意义
（1）可以充分保障营销客户档案信息安全存储。
（2）可以有效建立营销文件档案资源共享利用机制。
（3）有助于提升营销业务的综合管理水平。
（4）能够有效支持公司电子文件管理工作。
2复杂性表现
2.1业务项目类型繁多
随着公司“三集五大”体系建设的推进，对信息化管理提出了很高的要求。而营销部门承载着业扩报装、电费计费、电能计量、用电信息采集等关键业务以及95598电话语音、互动网站、银电联网等对外服务工作，营销档案项目日趋复杂。
2.2流程复杂、变动性大
营销档案以营销业务应用系统为依托，具有步骤流程较多、与客户交互文件多等特点。因此实现电力客户档案的生成、收集、归档、更新等全过程与营销各项业务办理流程的紧密关联，以确保纸质档案与电子档案的逐一对应，并保证档案内容的完整性、准确性与实时性，有较大难度。
2.3与原系统接轨问题
营销档案管理业务主要包括2大类10大模块，分别是档案监控与利用、电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核。涉及到多个系统，保证其对接与兼容可靠性极其重要。
3处理方式
3.1业务架构
档案的监控与利用：档案监控基于档案的全生命周期对档案管理全过程进行监控;文件缺失预警与业务过程紧密结合，对业务过程中未及时登记与缺失的过程文件进行提醒与告警;档案智能化检索、档案情况统计、档案利用与信息是对档案利用开发。
营销档案业务：依次为电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核，所包含的具体内容如图。
营销档案管理业务与营销业务紧密结合，在营销业务的处理过程中，进行电子文件的采集、采集完成后各个流转环节基于电子文件进行无纸化业务操作，在审批与协同工作环节进行电子文件的调阅，对电子化业务资料进行审查与更新，并在业务归档环节进行资料的归档与电子文件的封装，保证了档案的闭环管理。
3.2流程架构
营销业务系统处理时进行纸质文件采集同时获取元数据进行电子文件的生成，对于数据捕获生成的档案自动获取系统数据按照模板生成电子文件。
营销业务工单流转过程中，需要对电子文件进行调阅，进行电子文件的在线浏览。同时相关部门可以根据业务权限对电子文件进行审查与更新。
在档案移交时，应进行纸质档案与电子文件的核对，核对通过后进行档案的接收，对于存在不符的情况，应将文件退回重新处理。
文件接收后，进行档案的入库与定置放置，进入自动库房与指定档案柜。电子文件应按照规定进行备份保管。
对于存在档案补充的情况进行档案出入库处理，并定期对电子档案、纸质档案进行鉴定，转为长期保存或销毁。通过以上业务交互，从而在营销业务处理过程中实现对档案管理的全生命周期闭环管理。
3.3系统对接
（1）与营销业务应用系统的集成
营销业务应用系统负责对电子文件业务数据/元数据的采集，对扫描资料进行文件的上传，在业务处理过程中可以对电子文件进行调阅、核对、更新。并将采集的文件进行电子化、压缩、转换、封装、加密、入库存储，对营销档案进行全生命周期的监控和管理。
（2）与自动化档案存储系统的集成
自动化档案存储系统，负责对档案室的存储规划、对档案资料与档案柜存储位置的对应关系，将操作界面集成于营销档案管理系统，进行档案的出入库操作与存储。
（3）与电子文件采集系统的集成
为实现纸质文件的电子化，统一文件电子化的数据格式，建立电子文件采集系统，对高拍仪、高速扫描仪与其他录入设备进行统一的管理。自动进行文件的识别、索引生成与存储，同时进行非结构化数据的存储与转换。
结束语
关键词：电子档案 管理 问题 措施
一、目前电子档案管理工作存在的问题
(一)电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定；
(二)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，这些载体材料决定了电子档案容易受高温、高湿、光线、空气污染、灰尘、有害生物、磁场电场等外部环境的影响；
(三)随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
(四)目前电子档案的规范化、标准化管理体系尚未建立，电子档案信息资源的现实共享和作为数字文化遗产的永久保存等矛盾已显得日益突出。
二、解决电子档案管理问题的几点措施
针对以上存在问题，借鉴其它地区档案工作的一些经验，笔者提出以下一些对策建议。
（一）制订完善的电子档案管理执行标准
电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，遵循“电子文件全程控制”和“文档一体化管理”原则，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、元数据等数据结构一致，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整，确保电子档案得到科学保管和高效利用。在实践过程中要保证电子档案的顺利采集、保管和整理，还必须制定电子档案的整理和归档范围和保管期限、文件处置表等规范；档案馆要和电子公文数据交换平台和办公自动系统进行交互，就必须制定电子档案中心等接口规范、归档元数据、移交元数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映档案信息化的应用水平。
及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。
（二）确立有效的电子档案管理运行机制
随着电子政务建设的发展，电子签名、内容管理等信息技术的渗透和应用，我国传统的档案管理机制已与形势的发展不相适应，必须实现流程再造，形成新的电子档案管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案部门的事情，更是一个系统工程，需要明确相关责任者的职责。该责任体系大致可由以下五部分组成：
1、档案行政管理部门的责任：参与本地信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全地区范围内监督指导国家有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。
2、国家综合档案馆的责任：负责依托电子政务网络，建立“电子档案中心”或数字档案馆，按照管理权限，分别在省市县三级各部委办厅局和企事业单位范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务。
3、单位档案部门的责任：依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作，负责本单位电子文件归档范围的具体制订、管理制度和电子档案管理与办公自动化系统与业务系统中电子档案管理的应用需求。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。
4、单位信息部门的责任：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理。配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理。严格执行国家有关档案信息化标准规范。协助向电子档案中心或数字档案馆的在线或离线移交电子档案和分布式管理。
5、文书处理部门的责任：根据工作实际，配合档案部门管理人员制定电子文件归档范围和保管期限，收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档。
（三）建立健全电子政务项目成果共享体系
关键词：工人文化宫 传统档案 电子档案 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0041-01
前言
在建设中国特色社会主义社会的过程中，文化工作是非常重要的组成部分，对于提升人民群众的精神文明素质有着积极的影响。工人文化宫作为一种公益性的文化事业单位，在传播文化的过程中发挥着至关重要的作用，是构建精神文明社会的重要组织部门，具有一套完整的公共文化体系，对于我国文化事业的建设方面有一定的促进作用。由此可见，加强对工人文化宫的档案管理是非常必要的。随着科学技术的飞速发展，电子档案已经成为工人文化宫档案管理的必然趋势。
一、传统档案管理与电子档案管理之间的异同
1.传统档案管理与电子档案管理的联系
1.1电子档案的形成建立在传统档案的基础之上
随着科学技术的飞速发展，电子化信息资源在档案管理中的应用已经比较常见，但是，电子化信息资源的使用仍然需要传统档案的支持。档案的信息资源不会自己进入到网络当中，而是通过电子的形式传输到网络当中，然后在传统档案的基础之上作出进一步的加工与整理，形成电子档案在网上使用。
1.2电子档案进一步扩大了传统档案的信息资源
网络的储存空间非常大，能够将各种类型的档案资料全部收集在其中，有关人员随时都能够在网上查阅到自己需要的档案。而且，利用资源的共享还能够实现互助互利的目标，为电子档案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宫的工作人员还能够利用电子档案调出实体档案的所在地，然后进行直接获取，与传统档案管理相比节省了更多的时间，是电子档案与传统档案的完美结合[1]。
2.传统档案管理与电子档案管理的区别
传统档案与电子档案管理的区别主要表现在三个方面，分别是归档时限不同、查询方式不同、保管方式不同。从归档时限的角度来看，电子档案可以在文件办理结案后进行归档，也可以在某一特定的时间周期内进行统一的归档，归档后通过网络传输到有关管理部门进行统一归类，避免出现档案遗漏、档案丢失的情况发生。从查询方式的角度来看，电子档案只要在条件允许的情况下，就能够随时对档案进行查询和复制，方便调档。而传统档案管理需要根据记录进行档案位置的查询，在查询的过程中浪费了很多时间，不利于其他工作的顺利进行。从保管方式的角度来看，电子档案可以通过网络数据库和存储载体的方式进行保管，在经历多年之后必然会发生老化的现象，从而影响了存储载体中的内容。而且，现代科学技术的发展非常迅猛，计算机更新的速度非常快，在更新的过程中也不能避免对电子档案造成一定的威胁。但是，传统档案管理有效的改善了这一问题，纸制品的备份更加易于保存，即使重新录入也不会因为档案丢失的情况而无法进行[2]。
二、提升工人文化宫电子档案管理的手段
1.加强对电子文件的收集与整理
档案收集是档案管理的基础工作，为工人文化宫后续的档案管理工作提供了更加全面的参考信息，是档案管理真实性与准确性的基本保障。像是工人文化宫的历史档案、业务档案的管理都需要建立在档案资料收集的基础之上，从而更好的进行这些档案的查阅与利用。而从工人文化宫电子档案管理的角度来看，也应该将电子文件资料的收集作为档案管理的基础工作，像是收集工人文化宫举办活动的电子文件资料、收集工人文化宫历史电子档案资料等。但是，在进行电子文件的收集过程中，要注意收集方法、收集要求和收集范围的使用与规定，与传统档案管理相比，电子档案管理中的文件收集还是存在一定的差异性[3]。
2.积极使用现代化的归档管理手段
工人文化宫电子文件的归档主要就是指对电子文件的整理，根据电子文件中的内容确定其属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，为电子文件的长期保存提供了便利。工人文化宫电子文件的归档方法需要根据其电子文件的产生条件来确定，如果工人文化宫有计算机网络系统，就可以通过电子数据库的形式对电子文件进行归档；如果工人文化宫是以存储载体的形式对电子文件进行保存，就需要进行相应的辅助工作与认证工作，结合传统档案进行电子文件的归档。
3.健全子档案管理审核制度
健全电子档案管理审核制度是确保工人文化宫档案管理质量的重要手段，一套完整的电子档案审核制度能够为工人文化宫档案管理的有效性提供基本保障，对于中国特色社会主义社会的构建有一定的帮助。工人文化宫应该积极的进行电子档案管理审核制度的完善与创新，定期进行工人文化宫的文书部门和档案部门的检查与管理，一旦在检查的过程中发现任何问题，要按照电子档案审核制度中的规程进行严格的而处理，确保工人文化宫电子文件资料的完整性与真实性，全面推动工人文化宫档案管理的规范化发展[4]。
结论
综上分析可知，工人文化宫的档案管理相比于一般部门的档案管理来说具有一定的特殊性，在档案管理的过程中涉及到的文件资料比较全面，不仅涉及到对工人文化宫举办活动的档案进行管理，还需要对职工档案和工会档案进行管理。打破传统的档案管理模式，采用电子档案的方式进行档案管理，对于提升工人文化宫档案管理的质量和效率方面有很大的帮助，在节约时间、空间上也有着积极的意义。
参考文献
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