发布时间：2023-07-09 08:55:02
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案合规管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、公文制发是推进档案管理工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
【关键词】合同档案；规范化法
人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。
一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.
[关键词] 会计档案；档案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02
档案管理是新农合的基础工作，是新农合基金支付和参合农民费用报销补偿的重要依据和凭证，做好新农合档案管理工作是保障新农合基金安全和健康发展的重要保障，也是落实科学发展观，关注民生，加强社会主义新农村建设和构建和谐社会的具体体现，因此必须加强对会计档案管理工作的认识，认真研判其发展趋势及问题，推动会计档案管理走上规范化、科学化道路。
1 会计档案的收集与整理
会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等4个部分，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。
1.1 会计凭证
它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、应行存款余额调节表等。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。
1.2 会计账簿
它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。
1.3 会计报表
分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。
1.4 其他会计核算资料
属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
2 会计档案形成与保管
（1）上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
（2）当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
（3）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。
（4）保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。
3 会计档案管理中存在的问题
3.1 会计档案立卷不规范
有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。
3.2 会计档案保管不规范
有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。
3.3 会计档案监督机制不完善
一是会计信息披露进程中的政府监管不足，准则、法规执行的监督不力，缺乏效率；会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善，一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，又要收取审计费用，对被审计单位依赖性强；另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制，部分从业人员专业素质差。
3.4 计算机系统、网络安全及会计软件存在隐患
首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。
4 会计档案管理存在问题的解决措施
4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制
由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。
4.2 规范会计档案立卷
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。
4.3 规范会计档案保管
已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
4.4 规范会计档案保管的期限管理和销毁管理
各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
4.5 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
4.6 完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续
实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份
4.7 加大会计档案的监管力度
【关键词】财务档案；管理工作；高校
高校档案管理作为高校内部反映经济业务最为重要的参考资料，同时也是保存高校历史发展以及记录高校实际经济情况的重要证据，是整个高校档案重要的组成部分之一。对于高校而言，其档案的全面性、真实性以及准确性直接左右这高校教育事业前进的步伐，随着二十一世纪我国经济社会的逐步发展，高校的财务档案管理工作也逐渐成为了高校档案管理中的一大重点。如何才能完善高校财务管理，并且有效提高相应的管理效率，是目前所有高校面临的一大重点问题。
一、高校财务方面档案管理工作的具体内容
我国财务管理的会计档案主要包括了以下几大常规类别：a、会计凭证类；b、会计账薄类；c、财务报告类；d、其他类；e、电算方面会计档案；同时还包括了一些非常规类档案，分别是：a、在每年都会做出一份数据库的备份资料；b、在进行财务管理软件（系统）升级时所留下的老数据库备份资料；c、由财会系统管理员做出的系统管理维护方面的记录信息；d、其他被存档的相关数据资料以及有关数据信息。
二、就目前财务档案管理中所出现的问题分析
（1）对于财务档案管理方面的意思还有待加强
前文中曾经提及财务管理工作的具体意义就在于为现实服务，为历史记录，但是由于目前高校财务管理相关的工作人员数量较少，同时所需要负责的任务量相当繁重，当进行财务档案有关资料的手机或是整理时，常常得不到应有的重视，高校对于财务管理工作重要性的认识还极为低下，工作意识还有很大的上升空间，所以导致一部分的档案被无故损毁或是缺失。
（2）财务档案管理方面的工作人员业务水平较低，达不到具体工作要求
就目前而言，各高校基本上没有财务档案管理工作的专业性人才，基本上是由会计人员进行兼任，他们没有受过档案相关的业务知识培训，同时在经验上，也有极大的缺乏，这些根本原因导致他们在进行财务档案管理工作时对于档案相关工作标准以及要求不清楚，更不懂得档案有关的操作规程，经过整理得出的档案案卷整体质量低下、分类不具备科学性以及不具备复查的意义。这样不但使得财务档案在以后的寻找中极为不方便，同时也使得这些资料在以后可能会随其他资料而被无故处理。
（3）财务档案相关机构设置不够严谨，不具备基本的规范性
所谓的财务档案方面的管理机构，其意义在于：是对整个档案管理工作的有效保证，同时也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市场而言，许多学校在实际工作中并没有对此机构进行详细有效地设置，在对于类似工作的同时，仍然是由其他部门的人员兼任处理。由于财务档案管理工作中的不具体，机构设置方面的不规范，使得财务档案方面的管理工作受到极大地影响。
三、相应的解决办法概述
（1）对高校进行档案管理方面的教育，使其认识档案管理的基本性质以及重要性
对于财务档案相关的领导阶层而言，必须使其提高对财务档案的认识，并且对财务档案管理的有关工作提高重视程度，积极着手与建立完善、健全的财务档案管理系统。同时必须依照本高校的实际规模对高校档案管理机构进行一定详细的设置。并且制定出详细有效地管理目标，明确各部分间的具体责任内容，处理好档案管理工作的大事小事。
（2）提高相应的管理人员综合素质
对高校财务档案管理相关工作人员而言，其必须具备一定的素质涵养以及工作能力，同时还必须具备一定程度的法律意识以及法律认识。在对于相关工作人员的选择上，必须选择综合素质突出、个人工作能力极强的人员来进行相关的档案管理工作。对已有工作人员，进行一定的财务档案管理方面的教育培训，提升工作水平，增强他们的档案管理保密意识以及责任意识。
（3）必须设立针对性较强的财务档案方面的管理机构
如果拥有了高素质以及高能力的管理人员之后，就必须建立一套具备一定规范性以及针对性的财务档案方面的管理机构，合理实施管理目标责任制，并且将相关的管理标准归纳到对工作人员的年度考核标准之中。通过一系列的赏善罚恶的奖惩措施来提高工作人员的积极性。
（4）建立专门的资料保管库房
对于财务档案的存储，必须按照国家有关规定建立专门的库房进行储存工作，如果某些高校不具备单独兴建库房的能力，那么也必须将库房与办公室、阅览室有效的区分开来。同时加强对档案管理相关的硬件设施，进行库房建设的同时，必须保证建成后具备一定的防范措施：防火、防盗、防尘、防霉等具体防范内容。并且制定出相关的库房管理政策，禁止与相关管理工作无关的人进入其中，有效的保证库房内档案的安全，同时对财务档案可能受到的自然损害进行防范，以保证资料的完整性。
（5）建立一定完整的信息化管理系统
随着时展，必须将信息化与与财务档案方面的管理工作有机的结合在一起，必须将财务档案方面的管理工作重心逐渐向信息化靠拢，建立一套具备一定独立性以及精确程度的信息管理系统。实现财务档案相关信息有网可查、有网可存，这样即方便了对于档案的归类、储存，同时对于日后的查找也带来的极大程度的方便性。
四、小结
总而言之，为了顺应二十一世纪高速发展的市场经济，各高校必须对自身财务档案管理工作进行一定程度的强化，对相应的管理办法、手段进行一定的优化，努力培养出一批具有高素质、高能力的财务管理人才，提升本校整体的财务档案方面的管理水平，增强相关的忧患意识，对财务档案的潜在左右以及具体内容进行充分的发挥，使其可以更好的为高校服务。
参考文献：
[1] 刘迎春.完善高校财务档案管理的几点设想[J].广西民族学院学报（哲学社会科学版），2004，26（z2）：128-128，146.
[2] 刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010，（18）：252.
[3] 容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，（3）：96-97.
关键词：技改技措档案 完整规范 管理
随着我国社会主义市场体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，面对市场竞争愈加激烈的严峻形势，很多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业发展的需要。为了解决这个问题，企业只有对现有设施进行技术改造，通过采用新技术、新工艺、新设备、新材料努力提高产品质量，促进产品升级换代，降低能耗和原材料消耗，加强资源综合综合利用和治理污染等，提高社会综合经济效益和实现以内涵为主的扩大再生产。 这个生产建设活动过程中产生的档案便是技改技措档案。
技改技措档案管理是指国家对企业投资的基础能力建设项目、研保条件建设项目和批生产能力建设项目等专项技改项目以及本企业自筹资金建设的技改技措项目从立项到国家以及本企业验收过程中所形成档案的全过程管理。企业技改技措项目档案是企业技改技措工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强技改工程质量控制，以及工程日后维修、改建、扩建等具有重要作用。
技改技措项目档案由于投资大、建设工期长、工种多，档案资料多种多样，管理难度很大。如何确保技改技措档案管理的规范、完整，笔者认为只有明确部门和人员的职责范围，制定严格的管理规章制度，加强档案收集归档、整理组卷等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范。
一 、 技改技措项目档案工作的基本原则
企业的技改技措工程是一项复杂的企业生产建设活动，它所产生的项目论证、立项、报批、批复等文件；各项设备仪器的招标采购，调试运行维修等文件；工程建设审批，勘察设计、实施到竣工验收过程中形成的文件；以及以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的电子文件等等，档案种类繁多，牵涉到企业内部计划部门、设备部门、仪器部门、基建部门、 科技信息部门、档案部门等众多部门，如何才能管理好这些档案，笔者认为最重要的就是要有一个牵头单位实行自上而下的责任保证体系和监督管理体系，这就是企业技改技措档案工作的基本原则。
企业的技改技措项目档案管理应该实行集中与分散管理相结合的管理体制。技改技措项目档案包括科研档案、设备仪器档案、基建档案和电子档案等。其管理工作要纳入到企业计划部门所牵头的技改技措项目检查、协调、考核、组织验收等全过程的管理工作。企业档案部门应对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。
为确保技改技措项目档案归档工作的及时有序，企业计划部门应在下达技改技措项目计划的同时，向各有关档案管理部门通知相关内容，比如此次技改技措项目所牵涉的设备仪器的名称、数目，基本建设工程的内容等，档案人员心中有数，档案管理从收集开始就有序进行，切实做到档案管理与项目建设同时起步。
技改技措项目档案的验收工作是工程验收中很重要的一项内容。计划部门通知各部门验收时间后，各相关部门的档案管理人员应按时间节点对其管理的档案进行整理、统计，然后向企业档案部门提交报告，档案部门进行汇总后，向计划部门提交本次技改技措项目档案管理总结报告，各相关单位档案管理人员接受审查组对技改技措项目档案的现场验收。
二 、确保企业技改技措项目档案规范管理的对策
1． 建立完善的归档制度。技改技措项目档案中最让人头疼的问题就是技改技措工程实施期间所归档案不够完整规范。比如在设备仪器档案的管理中，由于相关技术人员的不重视，经常会出现前期招标文件、合同以及后期检测运行维修过程中技术报告的丢失和遗漏等，都是档案归档的不够完整规范的具体表现。
针对这个问题，企业应根据国家相关法律法规规定，结合本单位实际情况制定切实可行的技改技措项目档案管理制度，作为指导监督技改技措项目档案管理的执法依据。使相关技术人员在工程管理的每一个环节中能够有法可依，有章可循，杜绝部门和人员之间的推委扯皮，从而保证技改技措档案归档的完整规范。 其次，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关单位人员的职责范围、工作标准及考核措施，加强对相关技术人员的考核，将档案管理纳入每一位员工的绩效考核范围，增强工作责任心，也便于监督、检查和管理。
2．加强企业内部相关人员的档案管理培训。由于企业技改技措工程量大、施工时间长、所涉及的部门和人员多等特点，如果技术人员的档案意识不够强，自觉性、主动性较差，对国家及行业关于技改技措工程档案的相关要求了解不深，就会直接影响技改技措档案的规范管理。要解决这一问题，企业的档案部门应该组织本企业与技改技措工程相关的专、兼职档案员以及设备、基建、科技部门相关技术人员参加技改技措项目档案管理培训，使相关人员进一步理顺技改技措项目档案管理的工作思路和方式方法，对于与技改技措工程档案相关的管理规定、编制规范等技改技措项目档案管理标准有进一步的理解和认识，提高全员的档案意识，为技改技措项目档案工作的全面展开打下坚实的基础。
3．加强各基层单位档案管理人员对技改技措项目档案认识，强化管理，加强工作责任感。技改技措项目档案在企业整个生产经营活动中起着非常重要的作用，档案管理人员在项目建立之初，就要重视档案的收集归档工作，认真学习有关企业技改技措项目制度，对工程管理的每一个环节进行认识和了解，这样才会在档案收集方面变被动为主动，为档案的完整规范打下基础。其次，在档案整理方面严格按照技改技措项目档案管理制度执行，比如整理组卷时封面、标签的填写，页码的打印，装订的规格，目录的制作等，按照统一的标准执行，切实做到技改技措项目档案的齐全、完整、规范。
三、结语
总之，技改技措项目档案作为近年企业档案重要的组成部分，如何加强规范管理，直接影响着企业的生产和再生产。只有制定严格的管理规章制度，明确企业内部相关部门和人员的职责范围，加强档案收集、归档、整理、提供利用等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范，使技改技措项目档案在企业的现代化建设中发挥其应有的作用。
参考文献：
关键词：教学评估；教学档案；规范化管理
教育部对普通高等学校实施本科教学工作水平评估目的在于重点检查被检高校教育教学质量和整体运行情况，督促各级政府加大对高等学校的投入，推动高校深化改革，真正达到“以评促建、以评促改、评建结合、重在建设”的目的。
《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》对高校本科教学工作的评估指标体系做出了明确的界定，所有这些指标体系的支撑材料例如学校的办学条件、管理水平、教学质量、办学效益等方面材料都集中体现在高等学校的教学档案材料之中，在教学评估中，通过实地考察，通过对办学指导思想、师资队伍、教学条件及利用，教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等各类教学档案材料的查看，对各项指标进行定量分析，不仅可以为评估提供最有说服力的证据，而且可以把学校围绕教学中心工作所取得的成绩系统而准确地再现出来，把学校教学工作中的一个个闪光点和特色展示出来，以便专家组更好地、全面准确地了解学校的办学过程，对学校的办学情况做出全面客观的评价。完整、充实、丰富的教学档案资料在教学评估中的作用是其它任何资料都不可替代的.教学档案材料是否完整、充实，不仅反映了学校的整体办学和管理水平，而且可能直接影响着教学评估的结果。所以我们说教学档案的规范化管理是教育评估的基础和依据，教育评估即依赖于教学档案，又能促进加强教学档案的规范化管理建设，提高教学档案的管理水平。
我们如何把握教学评估的契机，进一步加强教学档案的规范化管理呢？
1 应转变观念，深入强化档案意识
教学档案是高校档案管理和建设的重要组成部分，是反映一所学校当时的教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，具有很高的使用价值和保存价值，学校各级领导必须引起足够的重视并采取必要的措施加大管理和建设力度。要彻底转变传统观念，要以唯物辩证法等科学方法论为指导，注意综合运用科学合理的行政管理方法、思想教育方法以及必要的经济管理手段来对教学档案进行管理；要依据教学档案工作中的新特点、新情况，深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动，努力培养广大师生员工的档案意识，特别是要强化主管教学工作和教学管理部门的领导的档案意识。重点宣传档案法制思想，有效贯彻《档案法》和有关学校档案管理制度，使依法治档的观念深入到师生员工的脑海意识中去，为实现教学档案规范化管理打下良好的思想意识基础。
2 应加强组织领导，建立各级责任制，协调理顺工作关系
应建立起必要的组织机构和教学档案管理和建设制度，明确各级各类档案管理人员的任务和职责，确定各类教学档案的内容、保存的范围和时限；必须明确学校主管领导是教学档案管理的一级责任人，教务处和各教学单位负责人是二级责任人，教学秘书是第一层次的执行人，各科室及教研室主管人员是第二层次执行人的制度。实施必要的定期检查验收制度和奖惩制度，把教学档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。
教学档案前期工作大都由教务管理人员兼职承担，负责教学档案的工作人员能否正确处理好教学管理和档案管理的工作关系，直接影响到教学档案规范化管理的效果。教学管理与档案工作相辅相成，联系十分密切，因此负责档案工作的教学管理人员必须兼顾两方面的工作，理顺工作关系，通过科学规范化的工作程序和处理方法，及时有效地完成职责范围内的各项工作任务。
3 应积极应用现代办公技术，推行教学档案管理的现代化
当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，作为原生信息的档案，与时俱进，实行现代化管理势在必行，但从具体的高校本科评估实践看，大部分高校的档案管理方式还停留在运用传统的档案管理方式上，信息化管理手段明显滞后。教学档案的规范化管理还必须依赖于工作方法的改进和现代办公技术的应用。随着高校扩招和高校教育体制改革的深入，教学管理人员工作量不断增多，仍依靠长期沿袭的人抄手写的方式去处理日常教务工作和管理教学档案，就不可能从繁杂的事务中解脱出来。因此，积极应用现代办公技术和设备，依托计算机和网络技术，实现教务档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高教学档案管理的工作效率。将现代办公技术与教学档案管理相结合，是实现教学档案规范化管理的重要途径和发展方向。
学校应在教学事业经费中拨出专款用于教学档案管理的现代化建设，投入必要的物质条件，不断更新管理手段，积极应用现代化的管理手段，高校教学档案管理和建设纳入规范化、科学化、制度化管理轨道。
4 应努力提高教学档案管理人员业务素质
要加强校内管理人员政治思想学习和业务知识培训，强化责任人对执行人的有效监督管理，密切同其他院校的业务交流和学习等。分管教学档案的教务工作人员及其他教学单位相关人员应当努力提高自身的档案业务素质，利用各种培训机会，学习档案专业知识，学习档案法规标准，认认真真地将教学档案管理好，并采取有效的措施，围绕教学改革和管理的任务要求，大力开发教学档案信息资源，主动为广大师生员工做好档案信息服务，不断提高自身工作水平和工作能力。
5 应依照国家档案法规科学整理档案
学生档案是高校档案工作的重要组成部分，有着其他档案不可比拟的地位和价值。随着学生档案工作的不断演变，学生档案已不仅仅是高等学校在招收学生、录取登记、学籍管理等活动中直接形成的记载性材料，更是反映高校学生在校期间参与社会实践活动、建立党团组织关系及就业分配等情况的重要信息资源。加强学生档案信息的利用和管理，对于促进教育教学改革、帮助学生就业以及实现学校整体管理目标都有着极其重要的意义。尤其从学生角度来看，高校对学生档案管理工作的重视为莘莘学子对其档案的查询与利用提供了广泛的途径。而从当前档案管藏的整体现状及未来长久的管理目标来看，加强和改进高校学生档案的管理既符合当前“以人为本”、“重视民生档案”的价值理念，也有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一管理，同时更是实现高校学生档案管理体制科学化、规范化的重要途径和保障。
二、高校学生档案管理的现状及所面临的问题
作为新时期指导我国高校档案工作管理的规范性文件――《高等学校档案管理办法》（以下简称办法）终于在2008年8月由教育部以27号令形式出台了，这对于全面提升高校档案工作管理有着至关重要的意义。
以往的高校档案比较注重党群关系、行政人事关系、社科关系及财会类档案材料的规范与管理，但对于作为高校的最广泛主体的学生档案的立档、存档工作却没有引起足够的重视。新颁布的《办法》在归档属类中增设了“学生类”档案，并诠释了其主要内容。这是我国第一次将学生档案作为独立的基本类别向世人展示，此举既适应了我国人事制度改革的需要，更是对传统意义上的高校档案管理模式的突破和挑战。
纵观各高校学生档案管理的现状，尽管新《办法》已实施了六年多，但依然存在墨守成规、置之不问的现象，甚至有些地方在管理上还处于比较混乱的状态。现就高校学生档案管理所面临的诸多问题简单的进行一下陈述。
（一）高校学生档案管理无序，归档材料不齐
尽管新《办法》已明确将学生档案纳入高校档案工作的一部分，但到目前为止，国家相关部门并未提供可操作性的规定，致使各大高校在档案管理部门和管理人员的分配上出现无序和缺乏。如有的高校将学生档案归招生办或就业办管理，有的将档案归各院校、系部自己管理，甚至有的直接将其放入档案管理室即可。有时候即使档管部门确定了，档管人员也会由于其身兼数职的特殊身份，而缺乏相关培训经历与专业档管技能。孰不知在这种不受重视的高校档案管理体制下，又岂能形成一套科学化、规范化的档案管理制度和工作流程呢？不仅如此，高校在学生档案的收集、整理方面也没有统一的要求和标准，这势必会造成归档材料的可用度不高和残缺不齐的恶状。
（二）高校学生档案管理手段滞后、利用率低下
目前，大多数高校学生档案属于手工操作，管理模式尚未脱离原始状态，档管内容也多以纸质材料为载体，不但工作效率低下，手段滞后，同时也给档案信息的开发利用带来很大障碍。比如在招生录取阶段，许多高校新生档案的收集整理工作需要投入众多人力物力，工作量大且繁琐，极易出现错误。尤其在毕业前后，正是高校生档案转递、查询的高峰阶段，由于许多地区的高校尚无专业的档案数据库，校方无法为用人单位提供全面的学生档案信息，甚至没有明确的档案查询途径，以致学生档案的利用率极为低下。近年来，随着网络招生录取工作的广泛发展，产生了大量电子档案，大大提高了学生档案的管理水平及操作使用价值，于此同时也节约了大量的人力物力财力，实现了校方、企方与学生三者间的“互利共赢”。所以加速学生档案管理工作现代化的步伐成为了高校扩招特别是实现就业渠道多元化的必经之路。
（三）高校和师生对学生档案管理均不够重视
在现代教育体制下，一方面高校领导和教育工作者更注重的是教育教学及人才培养工作，对学生档案管理体系建设的投入严重不足，而对于学生档案的管理现状也没有引起足够的认识，使整个高校的档案管理工作处于无“专人”管理甚至“放任自流”的状态。需要特别强调的是，目前仍存在“非专业”学生档案管理人员在“非专业”的管理技术和环境下从事着“非专业”的管理行为，使得档管工作处于淡漠轻视、消极被动、得过且过的恶性循环之中。另一方面，高校学生自身档案意识淡薄，对个人的档案不闻不问，甚至多年后都不知道其档案置在何处，直到考研或参加工作后对方要求提供时才记起打电话查询档案去向。由于档案自身的私密性、机要性和时间限制性，转递查询若超越限制条件就会导致档案资料查询失效甚至遗失。故长期以来，高校学生档案便经历了由最初的“乱档”再到“死档”，最终被沦为“空档”的悲苦命运，而且这一现象还有进一步扩大的趋势。
三、当前解决高校学生档案管理工作的途径和要求
针对当前我国高校学生档案管理体制与制度混乱、专业管理人员缺乏、管理方式落后以及档案不受重视的现状，并达到学生档案“档如其人”的管理目标，就必须通过以下方式实现高校学生档案管理工作的科学化、规范化。
（一）重视学生档案管理，提高学生档案意识
高校学生档案管理是一项繁琐而细致的工作，它是体现学生个人信息材料真实性、延续性、完整性的重要保证。所以要实现学生档案工作的科学化、规范化管理，就必须先从思想上和制度上加以重视。国家相关部门应在《档案法》指导之下，从学生档管工作的现状出发，进一步制定相关的实施细则，确保学生档案管理工作有据可依。另外，高校应对全体师生进行《档案法》相关内容的教育和培训，多开展讲座活动，加强个人档案知识的宣传力度，让档案管理人员和师生全面提高档案意识，认真填写、变更和备份关于档案的每一项内容。而且，校方还要加强档案管理部门与各系部之间的联系，认真收集学生信息、拓宽材料范围、充实档案内容，杜绝归档材料泄漏，以保证档案信息及相关材料的真实性、完整性、规范性。
（二）丰富档管人员的管理知识、提高其管理技能
高校学生档案的管理离不开档案职能部门的科学化、规范化的管理机制与服务理念，更离不开档案管理人员坚实的业务知识和专业技能。只有专业素质高、业务知识过硬、管理能力较强的管理队伍，才能满足学生档案逐步社会化与信息化发展的要求。故此，高校应设立特别岗位聘用专职人员来管理学生档案，加强对专职档管人员的培训，通过业务交流、进修等方式，积极为档管人员提供学习和进修的机会，丰富其档管理论基础知识，熟练使用计算机等现代化档案管理设备，以提高其管理学生档案的整体水平和业务技能，为日后档案的信息化、科学化管理提供扎实的技术支持。
（三）加强高校学生档案工作薄弱环节的建设
【关键词】胜任力 城市建设档案管理企业 绩效考核
胜任力是现代人力资源管理绩效考核的主要依据和实施前提，它关注影响员工绩效的潜在的深层次特征，能将绩效优异者和绩效一般者区分开来，甚至可以预测员工未来的工作绩效。城市建设档案管理企业作为城市建设的重要组成部分，其绩效考核研究对于规范企业运行、提高企业整体人力资源队伍素质以及企业经济效益等有着重要作用和意义。为此，本研究从新兴的胜任力研究出发，以期为城市建设档案管理企业绩效考核提供新的方法。
一、胜任力的内涵及与绩效的关系
胜任力的概念最先是由美国心理学家戴维·麦克利兰于1973 年在《测试胜任力而非智力》一文中提出的。他认为组织在人员选拔和甄选中采用的传统智力测验、性向测验、学术测验以及等级分数等测试手段，不能预测其从事复杂工作和高层次职位工作的绩效，以及在生活中能否取得成功；同时这种测试手段对某些特定人群也不尽公平。他认为胜任力是个人的一些潜在特点，它包括动机、个性特点、自我形象、价值观、知识和技能，这些潜在的特点促成了个人有效或卓越的工作绩效。
胜任力具有以下三个重要特征：绩效关联性，与员工未来的工作绩效紧密联系；动态性，与工作情景联动；可区分性，能够区分优秀业绩者与普通业绩者。由此可见，胜任力概念从一出现就和工作绩效之间存在着必然的联系，将胜任力导入城市建设档案管理企业绩效考核管理中，更能从深层次探讨个人特质对其业绩的影响。
二、城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题
由于城市建设档案管理企业出现得比较晚，人员考评体制相对滞后，员工素质参差不齐，同时由于该类起企业往往依附于城市建设的相关单位，因此使得贵阳市城市建设档案管理企业的绩效考核和指标体系都到受多种体制性因素和客观性因素的影响，归纳总结起来我国城市建设档案管理企业员工绩效考核存在的问题主要有以下几个方面。
（一）岗位职责不明确
由于贵阳市城市建设档案管理企业成立较晚，因此很多企业的岗位说明书不配套，岗位职责不清，不能科学判断员工和岗位的匹配程度，从而对员工进行绩效考核时，缺乏依据。
（二）绩效考核方式不科学
目前城市建设档案管理企业对员工绩效考核时由于部门之间沟通少，员工之间相互不熟悉，很难做到公正、客观；受中国人的中庸思想和内敛的作风，怕矛盾、怕冲突，给对方考评时追求无差别趋同，普遍给高分，使得考核失去意义。
（三）绩效管理缺乏相应的支撑
由于缺乏对绩效管理重要性和系统性认识，城市建设档案管理企业绩效考核一般没有专门的考核部门。员工间进行评价时， 只要根据主观印象打分，草率了事，这样造成的结果是各部门都不积极配合，使得企业绩效考核工作更加困难。
三、基于胜任力的城市建设档案管理企业绩效考核建议及对策
在分析目前城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题基础上，参考相关胜任力和人力资源管理理论以及借鉴国外城市建设档案管理企业和其他公司基于胜任力的绩效考核方案规划的成功经验和模式，从以下几个方面提出了加强和改善目前城市建设档案管理企业胜任力绩效考核规划方案质量的建议和对策。
（一）确立胜任力导向在企业绩效考核体系中的战略地位
从城市建设档案管理企业中长期发展战略规划的实施要求和业务职能核心竞争力提升的角度出发，并采取相关的辅措施和配套方案，确保该项战略能够得到有效的贯彻和实施，以提升其对于城市建设档案管理企业长期发展战略和服务战略的支撑能力。例如将胜任力与员工的薪酬及职位晋升方案挂钩，将效益机制和效率机制引入到内部考核之中，根据员工的价值创造进行比例性分配，从而激活企业内部人力资源管理的活力和创新机能。
（二）提高对于城市建设档案管理企业岗位职责和价值创造细分和评价的质量
结合城市建设档案管理企业工作岗位技术性强、业务综合优化需求高以及安全性要求高等特点，根据其业务运作流程和机制确定岗位的价值创造流程，以提高服务满意度为导向细化岗位职责，从而为岗位胜任力的绩效考核系统的制定准备坚实的基础业务数据支持。现代城市建设档案管理企业的布局优化和输送策略等等业务岗位对于员工素质的要求非常高，技能也比较综合化，不同岗位之间的价值贡献也不相同，因此要对这些岗位业务体系做出相应的定量化考核方案。
（三）根据职位要求确定一般胜任力和特殊胜任力绩效标准
基于胜任力冰山模型外显和内隐部分的胜任力内容制定绩效标准，首先。一般胜任力绩效标准包括职位必须的各种知识、技能，这些标准随着个体从事不同工作性质的变化而变化，是完成绩效目标的最基本要求，可以通过专业、学历等确定；其次，特殊胜任力绩效标准主要是达到优秀绩效目标所具备的价值观、态度、个性等个体的内在期望和动力，这些标准不应随工作性质的变化而变化。这些标准的确定可以通过行为事件访谈法，制订完成绩效目标的高绩效者的特殊胜任力特征。
