关键词：高校教研室；电子档案；计算机应用技术
一、问题的提出
高校教研室在从事教学、管理、科研等各种活动中，会产生大量的归档材料，随着目前计算机应用技术和网络技术的普及，大部分的归档材料以电子文档的格式出现，特别是一些新设立的学院或学校，在发展教研室建设的同时，往往在资料整理以及档案收集工作上略显滞后，因此造成文件管理不规范、资料查阅困难等现象。从高校各个教研室的角度看，教研室的档案管理工作也是教研室建设不容忽视的一部分，目前，教研室档案管理主要还是采用传统的以纸质文档为主的管理模式。
二、教研室档案管理现状
教研室的档案通常分类为几个大类，如教学资料、教务资料、实验实训、学科活动等资料，每一大类资料中，又存在很多细类，并且资料繁多。若在教研室专业较多的情况下，每一个专业均应设置一套档案管理。繁多的文件，让每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。针对这一现状，为了提倡低碳节约、节能降耗，对教研室档案的管理，初步提出了采用电子档案库的管理方式。
三、电子档案库的构建
面对数量大、类别多的文件，可以对文件进行模块化分类，建立模块内部文件之间的上下层关系，通过一定的计算机技术手段，实现对各类及各层文件的简易直接的查询和编辑。
1.文件类别的模块化。结合教学管理的要求及教研室实际工作的需要，对教研室管理工作中产生的文件类型进行分析并归类，形成三级归类层次。第一、二级采用横向（即按性质归类）分类，实例如图1。第三级采用纵向（即按时间归类）分类，实例如教学资料某某专业教学日历，教学日历则为第三层次，里面所有内容为按时间序列进行归类，如图2。
2.编写电子档案检索目录。根据模块化后的文件结构层次及各层次内部文件的结构关系，采用Excel编制电子档案检索目录。实例如教师考核这部分内容，划定为C板块，如下表。
某某教研室电子档案检索目录
3.电子文档库的建立。根据电子档案检索目录，建立电子文档库。电子文档库的构建实质就是新建各文件管理模块的文件夹。通过文件夹的层次关系来反映各类文件的层次关系。建立各层次文件夹后，可将相应类别的文件放入，完成文档库的构建。
4.电子档案检索关系的建立。电子档案检索关系的建立是通过超链接技术来实现的。对编写好的电子档案检索目录中各模块与电子档案库里的实际模块进行超链接关系的设置。例如，在教师考核部分，就可以设置三级文档目录，如上表。每一层次均采用超链接的方式，使档案使用方便快捷，准确及时定位。
四、电子档案库的日常维护
电子档案库的主要管理维护者是教学部门的教务员和教研室相关负责人。各类资料会不断更新或增加，为了便于多人同时使用和维护，结合实际使用经验，现提出几个日常管理和维护电子档案库的手段。
1.专用化U盘管理模式。该管理模式的实质是设置专用于电子档案库的U盘。将档案库放于U盘中，由使用者在使用时直接在U盘上进行操作。此种管理模式可用于对于需要保密的文件较多的电子档案库管理。
2.网络化管理模式。网络化管理模式有两类，一类是局域网共享管理模式，另一类是互联网共享管理模式。（1）局域网共享管理模式。该模式主要用于不便连接外部网络的部门和机构采用。将电子文档库进行局域网共享设置，局域网内部成员可通过在共享文件中下载电子文档库进行管理和维护。此种模式管理较为繁琐，当有若干人员对电子文档库进行管理的时候，不便于查看电子文档库其他人的历史操作记录，档案库的日常管理没有可追溯性。（2）互联网共享管理模式。该模式主要用于电子文档库不具有强制保密性的文档管理规定的条件下。此管理模式需要借助一些网络存储软件进行日常管理和维护。经过一段时间的管理实践探索和存储软件的试用和比较得出，采用云存储对电子文档库进行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理时间地点的灵活性。可操作性体现在管理者通过云存储的客户端，可以直接对网盘中的电子档案库进行编制和管理；可追溯性体现在对档案的历史操作会有完整的记录，可以方便多个管理者查看其他管理者的操作记录，从而有效防止文件的重复管理；灵活性体现在凡是具有互联网的地方，在任何时间和地点均可进行电子档案库的管理与维护。
五、总结
本文结合教研室档案管理存在的一些问题以及档案管理的实践经验，在对教研室管理涉及的文件进行结构化分类的基础上，将教研室文件归类为三个层次，并对各层次进行横纵以及纵向分类。采用Excel编写电子档案检索目录，建立电子档案库，通过超链接手段对电子档案检索目录与电子档案库的各层次模块进行关系的确立。最后，提出两类电子档案库管理和维护的手段，供使用者按实际情况进行选择使用。
参考文献：
关键词：电子信息化管理模式；档案管理；作用；煤炭行业
当前，我国煤炭行业的发展已成为社会发展中的一个热点。煤炭行业中的档案管理工作随着社会的发展逐渐开始健全起来。但是由于煤炭企业的一些条件限制，还在采用传统的档案管理模式。电子信息化管理模式的提出改革了煤炭企业的档案管理。相对于传统的档案管理模式而言，电子信息化管理模式针对的是信息化电子文件，改变了以往档案资料必须呈现在纸质文件上的固有模式，借助计算机和现代办公软件就可以进行阅读。同时电子信息化管理模式处理和传递档案资源的效率也大大高于纸质文件，不受时间和空间的限制而实现共享，是一种简单、高校进行档案管理工作的现代模式。下文中主要针对电子信息化模式的基本概念和特点进行概括，探讨其在煤炭行业档案管理工作中的作用等问题。
一、电子信息化管理模式的概括
（一）电子信息化管理模式的概念
电子信息化管理模式是基于当下社会信息化、科技化发展而产生的一种模式。所谓的电子信息化管理模式往往是指在现代大中小型企业的档案管理工作中利用计算机磁盘、硬盘、U盘或者其他化学磁性材料进行档案材料的贮存手段，其管理的档案材料内容主要包含了图片、信件、报表、图纸等。是一种相对而言的面积要求低、环境要求高的档案管理模式。
（二）电子信息化管理模式的特点
电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的。当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式，这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持，整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在。
往往在电子信息化管理模式中，收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值，这就给其提出了要求，整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式，是一个“去其糟粕取其精华”的模式，是一个严谨科学的模式。
电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系。是对从前传统档案管理工作必要补充的模式，也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式。改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题。
二、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作中的具体作用
取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用。在煤炭行业的档案管理工作中，电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件。电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷，让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点。正常情况下，电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化。因此，电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下。
一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高，利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化，从而省去了大量的中间人工操作环节，大大提高档案工作的效率。档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等，使档案工作在保证实效性的同时保证了质量。
二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件，实现了煤炭行业的档案资源信息共享。将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接，便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作，使档案资料归档和查阅同步。最终让煤炭行业从业人员以及社会人士查阅与煤炭档案资源相关的信息更加便利，促进煤炭行业档案管理工作的推进以及档案服务工作的创新。
三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂，档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等，类别相当复杂，查阅和检索过程较为漫长。电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性。煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案，这样的检索和查阅模式不仅效率低下，而且误差率极高，也浪费了大量的时间和人力。使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息。而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法，让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确。
四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长。煤炭行业引起工作环境的特殊性，其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节。由于环境问题的影响，煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题。这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多，而且繁琐，加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏。而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来，采用计算机现代办公软件完成加工工作，提高档案加工效率。最后使用电子档案进行保存，确保档案贮存的安全性。
三、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作各阶段中的作用
煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的，由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理，就涉及到很多保密环节、鉴定环节等。因此，电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用，具体表现如下。
一是在煤炭行业档案管理的收集阶段，利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作，并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库。
二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理，让电子档案形成逻辑目录。
三是对于电子信息化管理模式而言，档案管理保密环节是相当重要的，既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址，也要防止核心档案资料的被窃取。因此，对电子档案分级保存，加设多层防护密码，设置使用权限，以保障档案管理的保密阶段安全。
四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程，利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定。
五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节，利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理，增加各种检索和查阅方式，提供多种阅读方法，为档案的阅读和检索提供方便，使煤炭行业的档案服务更上一层楼。
六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现，大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费，保障统计环节的效率以及精确。
四、结语
社会信息科技不断发展，电子信息化管理模式在煤炭行业的档案管理中运用是必然的趋势，也是广大大中小型企业的必然选择。电子信息化管理模式的作用直接弥补了传统档案管理模式中的不足，为档案管理作出了应有的贡献。
参考文献：
[1]任晓云.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2012（01）.
[2]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.
[3]杨振春.信息化在档案资源管理中的作用[J].华章，2013（06）.
[关键词]高校；电子文件；管理模式
随着社会信息化进程的加速和社会信息量的不断激增，人们对信息的迫切需求，需要信息服务部门迅速、准确、方便地提供人们所需要的信息。作为信息资源的存贮地，高校档案馆信息具有社会性、综合性、通用性、内容真实可靠等特点，与高校建设、发展密切相关。因此，高校电子档案实行标准化管理，为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件，为电子文件的广泛利用提供了舞台。是档案部门直面时势变化，顺应社会发展需求，服务社会及高校建设的有利保证。
一、电子文件标准化管理的必要性
1、电子文件标准化管理是有效保存高校各类档案，对高校历史负责的需要。
保存高校各类档案是学校领导及档案工作者的责任，有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存好高校的历史。电子文件标准化管理，可以规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。
2、电子文件标准化管理是依法管理电子档案的需要。依据《中华人民共和国档案法》，各级机关、企事业单位所产生的对国家和社会有保存价值的文件（包括电子文件）必须进行收集归档。
3、电子文件标准化管理是加强高校信息资源建设的需要。电子文件标准化管理可将高校各单位形成的电子文件及时归档、管理，并及时移交到档案馆，可大大丰富高校信息资源，方便管理、利用，更好的为广大师生员工及高校发展提供服务。
4、电子文件标准化管理是高校信息资源共享的需要。随着高校办公自动化系统的日益完善，通过校园网平台为党政决策、机关办公、学术研究、学科建设和学生个人档案等，提供网上全文检索、浏览、下载及打印。对各单位的信息资源进行整合，统一管理，统一提供利用。
二、电子文件标准化管理必须遵循的原则
1、前端控制原则
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。
前端控制是保证电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容出现差错的可能性比纸质要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有些来自系统的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失误。把保障电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围、最佳的时期，即文件形成阶段。可以有效地防止其他管理环节对电子文件的操作和破坏。
2、全程管理原则
电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件体理论与前端控制理论的组合应用。在业务流程结束后，及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，最后将需永久保存的电子文件移交到档案馆。同传统的档案管理理念相比，全程管理有以下特点：首先，对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连续的过程。其次，保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。再次，事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。
电子文件的全程管理由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
3、集成管理原则
集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。
档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。高校档案集成管理，则从集成新视角去分析高校管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将高校档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到管理视野之中，并将高校档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案管理系统整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。
三、档案管理“双轨制”，确保档案信息完整。
虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》第三章第十五条明确规定“学校应当对纸质文件同步归档”。因此，档案标准化管理要严格实行电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”原则。
“双轨制”，是指在文件生成、流转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的档案部门在文件包括收文、发文和内部文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，形成两种的归档、管理方法。
要把两种载体的档案信息完全融合起来，充分发挥各自的优势，下列工作不容忽视：
（1）对高校办公室自动化系统及各单位中心主页上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部门专门打印一份纸质版文件，并加盖公章，专门作为归档保存，同时还要将电子文件的电子版（包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息）及时收集保管，采用“双套制”确保档案的安全，也为电子文件的全文检索利用提供了可能。
在无纸化工作流程中，电子文件从开始产生到处理完毕不需要使用纸张，全部在办公信息系统中完成。目前开展电子文件管理，特别是实行档案“双轨制”管理的高校通常实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他职能部门也可以直接在网上查阅，调用。因此，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的，纸质文件随时归档不仅减轻了高校内各部门保管文件的压力，也减少了个别存放文件保管不善等问题，提高了归档的齐全率。
（2）对校园网信息服务系统上的有归档价值的电子文件。由高校网络中心每年定期集中刻录光盘归档。对“数字化校园”办公自动化过程中形成的公务电子文件，先由兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，采取与OA系统设计接口软件，直接由办公自动化系统的“文件管理”功能中的“文件归档”操作，将办理完毕的电子文件直接由文件承办人上传到档案馆服务器，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等，即完成在线归档任务，与OA系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。各成文单位自己打印的有归档保存价值的电子文件，则用光盘刻录后送档案馆归档。
（3）对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件。由公文形成单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。
随着高校电子文件管理实践的深入，档案工作者应逐步形成对电子文件管理标准的进一步细化，科学地建立起高校电子文件管理标准体系。从而更详尽地建立起符合高校电子文件管理需要的各项标准，为电子文件的科学管理提供更为细致的管理指南，为实现电子文件的规范管理提供更具操作性的指导和规范。
参考文献：
[1]《高等学校档案管理基础》
一、中外电子档案管理理念比较分析
（一）国外电子管理理念
目前，一些信息技术比较发达电子档案管理水平比较高的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理。电子档案前端控制，是基于电子文件生命周期理论（电子文件可以划分为设计、形成和维护三个阶段）提出的，指档案管理工作要再电子档案的形成之前就进行介入，贯穿于整个运行和归档管理过程中，建立起统一标准、相对独立的运行模式，从而保障电子档案真实性和完整性。前端控制理念更加注重文件从孕育到生成的整个动态过程，强调文件跨时空的保管和利用，同时强调电子文件管理过程中各环节责任上的连续，以及电子文件管理中各主体之间的相互协调配合。前端控制理念要求对电子档案的管理要从源头上进行把握，以相互之间关联的视角看待电子档案，在系统设计阶段就要把可能的管理功能纳入其中，以免造成后期的资源大量浪费。该过程对于电子档案管理意义重大，改变过去分环节阶段性管理为协同管理，而协同的关键在于预测后序可能出现的问题使之提前得到解决，尽可能把电子文件各阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑，来实现功能合理的电子文件管理系统；全过程管理理念要求对电子档案从产生到永久保存或者销毁的整个生命周期的全过程都要进行管理，对各个阶段的管理活动进行控制、管理要素进行统筹安排、充分利用各种资源，追求信息资源的最佳效益。
（二）我国电子档案管理理念
我国电子档案管理实践中奉行电子档案与纸质档案整合的管理理念，即针对纸质档案与电子档案各自不同的属性以及特点，将电子档案与纸质档案进行一一对应集中统一管理。电子档案与纸质档案有着各自的优缺点，电子档案具有接收方便、归档及时、信息存储的密度高、存储的方式多样、共享性强等优点，但同时也具有对计算机软硬件环境依赖性强、信息易丢失、易被无痕迹更改等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、保存时间长、内容不易被修改等优势，但具有文件形成的周期长、检索不便、整理难度大、存储密度小、共享性较差等不足。对电子档案与纸质档案进行整合的管理可以扬长避短，形成优势互补的良性发展关系。目前我国实行电子档案归档时将相同内容的纸质档案一并保存，这样既可以保存具有真实性可靠性的纸质档案，又可以充分发挥电子档案在检索、利用等方面的优势。
二、中外电子档案管理模式比较分析
（一）国外电子档案管理模式
国外电子档案的管理模式主要有机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式。采用机构自行分散管理模式有日本，而美国和澳大利亚则采用档案馆集中管理模式进行电子档案的管理。机构自行分散管理建立在文件连续体理念的基础上，是指电子档案存放在档案形成部门。部分机构设置档案室来负责接收、管理各部门档案，或者只负责管理机构历史档案等。这种管理模式有助于避免文件管理和档案管理相互分离，把文件管理与档案管理整合到一个连续的过程中；档案馆集中保管模式，即将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆。根据文件的生命周期对文件进行管理，对于处于现行使用阶段的文件由文件形成机构进行保管。而对于失去现行使用价值的文件交由档案馆进行保管来避免文件生成机构因为其失去暂时的使用价值而对其疏于保管造成的资源破坏，也不利于档案的综合利用。美国于1998年开始启动美国电子文件档案馆项目（ERA），该项目是由美国国家档案与文件署专门针对联邦政府电子文件的持续采集和长久保存而开发。电子文件档案馆将作为集中永久保管文件的专门机构，在电子档案管理链上占据至关重要的位置，在协调全国电子档案管理系统方面发挥着枢纽的作用。2005年文件属与著名的军工企业洛克希德?马丁公司合作，于2011年完成了ERA基本的系统建设和数据准备，2011年9月与IBM建立合作，标志着ERA开发阶段的结束进入操作与运营阶段，文件属还制定了《ERA运营与维护工作草案》对开发商在该阶段的任务进行了部署，还要求大部分美国联邦机构工作人员使用该系统对文件和档案进行管理与移交，公众则可以OPA检索系统对收录的电子文件进行检索。
（二）我国电子档案管理模式
我国对于电子档案的管理模式还处于不断探索中，目前的情况是大多数企业采用机构自行分散管理模式，政府部门和事业单位大多采用档案馆集中管理模式。电子档案管理方式主要采用双套制，即将具有重要凭证作用和长远保存价值的档案采用电子和纸质两种载体同时存储和管理。国家档案局、中央档案馆的《电子文件归档及电子档案管理办法（征求意见稿）》中规定，具有保存价值的电子档案必须适时生成纸质档案等硬拷贝，进行归档时也必须将电子档案以相应的纸质档案等硬拷贝一并归档。
三、中外电子档案管理法律法规比较分析
（一）国外电子档案管理相关法律法规
美国等信息化程度较高的国家的电子档案管理水平处于领先地位，电子档案管理方面的相关法律法规体系也比较健全，因此，选其作为样本进行研究。美国法律法规对政府、组织和个人的电子档案信息都做了相关规定。美国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表1）。
（二）我国电子档案管理相关法律法规
经过党和政府以及档案工作者不断的努力已经逐步将电子档案管理纳入法制化进程。我国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表2）。而后还相继出台了一系列相关的法律法规包括：《电子签名法》、《电子认证服务管理办法》等。
各地建设工程电子文件的归档模式
从各地城建档案系统的情况看，目前建设工程电子文件的归档大致有以下四种模式。
1 不借助电子文件归档管理软件的模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆没有开发建立建设工程电子文件归档管理软件，要求建设单位(包括勘察、设计、施工、监理单位，下同)按照一定的格式要求，将纸质的工程档案扫描加工成电子文件后，以光盘形式向城建档案馆报送。这种模式简称为“无软件模式”。无锡城建档案馆采用该模式。
2 借助电子文件归档软件扫描纸质档案的模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件，发放给建设单位；建设单位将纸质工程档案全部扫描成电子文件，通过电子文件归档软件收集起来，然后以离线形式报送到城建档案馆。这种模式简称为“归档软件+扫描”模式。天津、广州城建档案馆采用该模式。
3 通过电子文件归档软件将电子文件转换成固定通用格式的模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件，发放给建设单位；建设单位将工程建设活动中产生的电子文件，通过电子文件归档软件转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式，然后直接归档，无须扫描；对其他一些不能掌握电子版的文件，如工程规划许可证、施工许可证、材料产品合格证等，建设单位再通过扫描方式导人电子文件归档软件，最后以离线或在线形式报送到城建档案馆。这种模式简称为“归档软件+格式转换+扫描”模式。苏州、昆山城建档案馆采用该模式。
4 建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，把记录工程建设活动必需的各种资料表格及其他工程文件的格式、要求等纳入到软件中，发放给建设单位；建设单位通过软件直接编制工程资料，形成工程电子文件，工程结束后软件将电子文件自动转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式，直接完成工程电子文件的归档；对其他一些不能掌握电子版的文件，建设单位再通过扫描方式导入一体化管理软件，最后以离线或在线形式报送到城建档案馆。这种形式简称为“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式。珠海、大连、芜湖市城建档案馆采用该模式。
各种工程电子文件归档模式的利弊
建设工程电子文件是指在工程建设过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
同传统的纸质文件相比较，建设工程电子文件具有占用空间少、存储携带方便、传输速度快、排版制作容易、更改复制简便、搜索利用快捷等突出优点。但如果将电子文件作为档案保存，又存在许多弱点，主要表现在：电子文件内容信息的不稳定性，即电子文件可以随意更改、删除、增加，且不留任何痕迹；电子文件对设备和软件的依赖性，即电子文件必须借助计算机等中间设备和计算机管理软件才能读取；信息与载体的可分离性。
在分析了建设工程电子文件的特点之后，现在再来看上述四种归档模式哪一个更适合于建设工程电子文件的归档。
1 关于“无软件模式”
“无软件模式”不能记录建设工程电子文件产生的背景、结构、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息，不能获取元数据，因而不能保证电子文件的真实性、有效性和完整性，是一种不可取的电子文件归档方式。
2 关于“归档软件+扫描”模式
这种模式建立了电子文件归档软件，对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺点是：第一，由于这种模式是在纸质文件已经形成后，经过扫描才纳入电子文件归档管理系统的，电子文件形成过程并没有纳入管理系统，因此该模式并没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保证文件真实性、完整性和有效性方面还存在一定距离。第二，全部建设工程电子文件都通过扫描获取电子文件，会花费大量资金，从经济上讲不能实现节约。第三，扫描文件占用的存储空间通常要比许多电子文件如doc、excel格式文件大得多，同样一份文件，其扫描件所占空间是doc、excel文件的50倍以上。大量扫描文件导人城建档案馆为管理馆藏档案而建立的城建档案管理系统，会大大降低城建档案管理系统的运行速度，甚至会导致系统的瘫痪。第四，扫描文件通常为影像文件，文件内容识别率低，不能直接进行全文检索。
3 关于“归档软件+格式转换+扫描”模式
这种模式的优点包括：第一，建立了电子文件归档软件，对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以电子文件格式转换替代了大部分纸质文件的扫描，节约了扫描费用。第三，将工程电子文件转换成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有电子文件内容，有效防止了电子文件归档后的随意改动，对保障电子文件的原始性具有重要作用。第四，将电子文件转换成固定通用格式，可以有效保护文件形成单位的知识产权，避免给文件形成单位造成损失。第五，将所有工程电子文件转换成统一格式，可以方便城建档案馆和其他用户查阅利用。
但这种模式的缺点是：第一，由于这种模式是在电子文件形成后，经过格式转换才纳入电子文件归档管理系统的，电子文件的形成过程并没有纳入管理系统，因此该模式也没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式转换不能完全取代扫描，工程建设单位还有一部分资料确实没有办法掌握电子文件，只能扫描。
4 关于“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式
这种模式建立了工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，从源头上控制了工程电子文件的形成过程，有助于记录和保存工程电子文件产生的背景、内容和结构信息，有助于获取电子文件元数据，对保证工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有重要作用。
建设工程电子文件归档的最佳模式
通过对几种归档模式的分析可以得出结论：建立建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，工程资料的编制与电子文件的归档统一由管理软件来完成，对工程电子文件实行全程控制，同时，将工程建设活动中形成的电子文件转换成固定通用格式，对一些特殊资料如工程前期文件等采取扫描归档，这样一种模式是目前为止最科学合理、切实可行、最符合档案管理要求的一种归档模式。
采用这种模式，需要注意以下问题。
1 关于建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件
建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件是目前开展工程电子文件归档工作最理想的工具，城建档案馆开发建立这样一个软件，既方便工程建设单位的资料编制，又有利于工程电子文件的归档，还有助于数字城建档案馆的建设。但在各地工作实践中，很多地方建设单位应当地工程质量监督站的要求，正在使用专门的工程资料编制软件，这种情况下城建档案馆再强行推广使用一体化管理软件，会与原有的工程资料编制软件发生冲突，给建设单位带来负担。合理解决这一问题，方法之一是城建档案馆与工程资料编制软件开发单位协商，在工程电子文件归档管理软件中建立与资料编制软件的接口；方法之二是要求有关部门和单位在开发工程资料编制软件时，按照电子档案管理要求，把工程电子档案元数据等内容纳入软件开发工作中，同时增加电子文件归档管理功能，该功能的设计要与城建档案馆已经使用的城建档案管理软件搞好对接。
2 关于电子签章
在传统的纸质工程文件资料中，需要签章的文件十分繁多。如果电子文件沿用纸质文件的做法，那么对一个工程项目来讲，所有参建单位的签章人员累加起来会达到上百人，电子文件的签章会变得难以操作，这主要在于电子签章的认证问题。按照国家规定，要使电子签章具有法律效力，必须到国家工业和信息化部批准的专门认证机构去办理认证手续。工程监理和施工单位人员众多、变动频繁，再加上每年的定期年检，强制要求电子签章会给这些单位带来很大的人力负担和经济负担。一个较为可行的解决办法是简化电子签章要求，即所有工程文件不需要个人签章，只需要单位签章即可。凡是需要个人签章的地方均采取计算机打字录入方式，但是每份文件上均要有单位的电子签章，以示对文件的真实性负责。这样，一个工程项目只需要建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等几个单位的电子签章即可。
【题目】事业单位档案安全管理问题探究
【引言】事业机构档案信息管控研究引言
【第一章】事业单位档案信息管理概述
【第二章】我国事业单位档案信息安全现状
【第三章】 【第四章】提高事业单位档案信息安全管理水平的对策
【结论/参考文献】事业单位档案安全管理机制构建结论与参考文献
第三章 国内外档案信息安全管理的主要模式与法律法规。
第一节 国外档案信息安全管理在不同模式下的应用。
国外的档案信息化管理模式主要分为档案馆集中管理和机构自行管理两种类型。
一、档案馆集中管理模式的应用。
美国国家档案与文件署的蒂博多十分赞成档案馆集中管理的观点，他认为把电子档案局限在生成机构的狭小空间内是一种目光短浅的做法，电子档案应该由档案馆来保管。如果把它们交给生成机构自行管理，机构很难对失去现行使用价值的电子档案给予足够的重视，这样就会危及到档案的生存。因此，最好的办法就是将档案置于档案馆的保护伞之下，尽可能地减少对档案的改变和损毁。[6]
美国和澳大利亚是采用档案馆集中管理模式较有代表性的国家。其中美国开展了电子档案档案馆项目，该项目由美国国家档案与文件管理署负责，耗资数亿美元，旨在建立一个未来的档案馆，在该模式下国家档案馆作为集中永久保管文件的专门机构，在电子档案管理链上具有极为重要的地位，在协调全国电子档案管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽作用。澳大利亚国家档案馆先后颁布了《联邦政府文件保管政策》、《数字文件保存的方法》、《数字化保存照亮过去，指引未来》等法令，形成了澳大利亚国家档案馆电子档案保管的基本框架，澳大利亚国家档案馆原则上将承担起所有具有档案价值的电子档案的保管责任。澳大利亚国家档案馆还为电子档案的保存制定了一个较为完善的工作流程，开发了配套的应用软件Xena。[7]
二、机构自行管理模式的应用。
在信息技术较为发达的日本，电子档案机构自行分散管理模式比较流行。很多机构将电子档案存放在形成部门，不须移交。部分机构专门设置档案室，负责接收、管理各部门档案，有的只负责管理机构历史档案，也有的负责整个机构的档案管理。
无论是采用案馆集中管理模式还是机构自行分散管理模式，档案信息化管理较为发达的国家普遍使用文档一体化管理方式，该模式将文件工作和档案工作纳入同一系统，进行统一管控，即统一规范标准、统一工作制度、统一工作程序和统一控制中心，将档案进行统一存储、加工和传输，从而实现对文件和档案管理的整体优化，减少重复工作，在提升档案管理的效能的同时，因安全法规较为完善，管理标准统一，信息安全技术较为先进，人员管理较为严格，其档案信息安全管理水平也大大提升。文档一体化管理模式的最佳实现途径是建立涵盖电子档案全生命周期的电子文档一体化管理系统，该系统有统一的工作制度、工作程序和统一的控制中心。该模式不是简单的将文件管理与档案管理功能相叠加，而是对整个流程进行重构，以实现将文件处理与档案管理整合为一个有机整体，提高部门之间的协同办公效率，同时提升安全管理水平，保护档案信息未经授权不得访问、使用、泄露、中断、修改和破坏，确保信息存储和传递的保密性、真实性、完整性、可用性、不可否认性，以及系统自身的安全稳定性。
第二节 国内外档案信息安全管理模式的比较。
通过前文分析可以看出，档案馆集中管理模式和机构自行分散管理模式具有各自的特点和优势，以下对上述两种管理模式在安全管理方面利弊进行比较分析。
一、档案馆集中管理的利与弊。
在档案馆集中管理模式下，档案馆是档案信息化管理的核心机构，相对各部门内部的档案管理机构，档案馆在硬件配置、软件技术水平、高素质的专业人员方面均有明显优势，可以保证电子档案实体得到妥善保管，尤其是对具有永久保存价值的电子档案实现长期有效的管理；另一方面，可以防止档案被删改和随意销毁，以保证电子档案的真实性和可靠性。但是档案馆集中管理模式也存在一定弊端，集中体现为统一模式转换成本高。以美国为例，档案馆每年都要花费大笔资金将各部门报送的电子档案按统一格式拷贝至统一载体，并改变一些重要电子档案的原有结构以使其脱离生成环境来进行保存。我国档案管理信息化的配套软件和转换技术还相对落后，在很长一段时期内技术问题将是困扰我国档案信息化实行档案馆集中管理模式的主要因素，在一定程度上影响电子档案的完整性、可用性。[8]
二、机构自行管理模式的利与弊。
根据前文分析，机构自行分散管理模式在保证电子档案的可识读性和完整性方面均有独特优势。信息化档案具有系统依赖性和非人工识读性等特点，如果脱离相关的软硬件环境，其完整性和长期可利用性将很难得到有效保障。而在机构自行分散管理模式下，电子档案不需要脱离原来的系统环境，有利于维护电子档案的可识读性和完整性。此外，相对于档案馆集中管理模式，机构自行分散管理模式可以缓解档案馆在资金和技术方面的困难，无需花费巨资购置兼容所需的软硬件设备。但是机构自行分散管理模式的最大问题就是文件实体过于分散，易使某些具有永久保存价值的、年限较为久远的电子档案得不到妥善管理而造成遗失或耗损，影响正常读取，同时由于分散，安全管理无法达到同一标准，不利于保证系统防护软、硬件的及时更新、维护。
第三节 国内外档案信息安全管理法律法规。
一、我国档案信息安全管理的相关法律法规。
随着信息化程度的提升和法制化建设的不断深入，我国档案信息安全管理相关法律法规也日趋完善，逐步形成以档案法律为主、档案行政法规和行政规章为辅的档案法律法规体系。主要法律法规如下：
首先是《中华人民共和国档案法》，该法律于 1988 年正式实施，是我国第一部全面规定档案管理问题的上位法，标志着我国的档案事业开始走上法治化轨道。
该法共六章 27 条，分别就档案机构及职责、档案管理、档案利用的职权和公布、法律责任等方面进行了明确的法律规定。该部法律没有对档案信息化做出明确表述，但是提到了有关数字档案的复制权、复制件的处理及数字档案的易删除性和可复制性等问题，同时对档案的保密问题做出了规定。其次是《中华人民共和国档案法
实施办法》，于 1990 年正式实施，该法针对《档案法》中有关档案管理和利用、公布及处罚等相关规定进行了更为细致的说明，还对电子文件的法律凭证作用给予了肯定。其三是《中华人民共和国保守国家秘密法》，于 1989 年 5 月 1 日正式实施，2010 年 4 月 29 日修订，该法为档案实体的物理安全和信息内容安全提供了有力保障。其四是《中华人民共和国政府信息公开条例》，于 2008 年 5 月实施，其内容涉及信息公开的范围、方法和公开程序、监督机制和保障举措等。[9]
随着档案信息在社会发展中的重要性日益加强及利用率的持续提高，涉及相关安全管理的法律法规及规章制度也不断制定出台，但未形成完备的法律体系，具体体现在以下几方面：一是法律法规与信息公开要求不配套，部分因信息公开可能产生的问题，找寻不到相关法律依据；二是法律法规及规章制度制定层级高，符合工作实际，行业分类明晰的专门性指导方案少，实效性及可执行性不足，且更新步伐慢；三是对信息使用者义务要求的多，权力体现的少，监督及保护举措缺乏，降低影响力。
综上所述，我国档案管理相关法律法规仍处于不断健全、完善的初级阶段，与欧美等法律体系较完备的国家相比，法律制定、修订进程相对缓慢，因此不断健全、完善的法制环境是档案信息化管理及其安全性的重要依据和保障；正确运用档案法律法规，可以有效的调节档案信息化管理所在机构内部各系统、各部门的协调发展，进一步明确职责，保证部门间沟通畅通；法律法规体系的完善，能够有效协调机构间的档案信息化管理的关系，有利于整合分布在网络上的虚拟资源。[10]
二、国外档案信息安全管理相关法律法规。
（一）美国档案信息化管理相关法律法规。
美国相关法律法规的适用对象主要有政府、组织和个人的电子档案信息。美国对政府信息进行立法的原则是要促进政府对社会公众的信息公开。美联邦政府信息安全保护法律中主要代表性法律主要有：
1.《信息自由法》等法规《信息自由法》。该法利用例外形式将需要保护的信息加以列举，分为国家安全问题（保密材料）、内务材料、法律规定豁免的材料、商业秘密工作文件、符合法定条件的执法档案、金融机构材料地质数据等。《信息自由法》是美国信息法律体系的基础，同类的法规还有《阳光政府法》、《加密问题备忘录》、《美国加密产品出口管理条例》、《网络空间电子安全法》以及《出口管理法》、《数字签字示范法》、《数字签字指南》、《数字签字法》、《华盛顿电子认证法》、《全球与国家商务中的电子签字法》、《侵权法》、《保护商业秘密统一示范法》、《商业私密法案》、《数字千年版权法》、《联邦贸易委员会法》、《隐私保护法》、《电子通讯隐私法》、《电脑匹配和隐私保护法》等。
（二）欧盟档案信息化管理相关法律法规。
1.《信息安全框架决议》。该决议于 1992 年 3 月颁布，其目标是为了给一般用户、行政管理部门和工商业界存储电子信息提供切实有效的安全保护，使之不危及公众的利益。
2.《关于计算机犯罪的协定》。该协定于 2001 年 11 月在各成员国征集签署，旨在打击计算机犯罪，协定规定各成员国必需承担协议所定义的犯罪范围内建立适当的权限支持建立预防犯罪的合作的义务（包括相互援助支持采纳关于高科技犯罪数据存储的规定为了调查严重的刑事犯罪，支持跨国界的计算机搜索，并遵从欧盟关于接触和使用业务资料的有关规定）。
3.《打击信息系统犯罪的框架决议》。该框架决议于 2005 年 2 月通过，并于2005 年 3 月开始实施，框架决议规定应受到惩罚的犯罪包括类非法接触信息系统非法进行系统干扰即通过输入、传输、损害、删除、恶化、改变、抑制或者翻译描写不可接触的计算机数据等手段，故意严重阻扰或打断一个信息系统的功能非法进行数据干扰。此外，从事鼓动、帮助、教唆和试图实施上述任何犯罪行为的，也要负法律责任。
4.《建立欧洲网络和信息安全机构的规则》。规则于 2004 年 3 月颁布，旨在加强欧共体各成员国和工商企业应对网络和信息安全问题的能力，该机构也要为欧洲理事会在网络和信息安全领域更新和发展欧共体法律提供技术准备方面的帮助。
三、国、内外档案信息安全管理法律法规比较。
【关键词】 档案管理 现代化
知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，疾控档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速、准确地提供给社会服务的目的，惟一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于疾控档案管理工作中。
1 管理手段的现代化
现代信息技术运用于疾控档案管理工作，在传统的档案工作的各个环节中，现代疾控档案管理手段替代了传统管理手段。
利用计算机完成文档一体化管理，计算机辅助立卷，档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索，档案自动标引、编目、统计、借阅，档案库房管理等，并且在进行管理时，计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序，使传统疾控档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接，从而提高了档案工作的效率和质量。
运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存人计算机，对档案进行综合处理，使利用者能随时查询文字、照片、声音、影像等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储，难以有机地结合起来的局限，促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。
网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用，改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。
自动控制技术的运用在疾控档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用，比如自动监控库房温湿度，记录分析空气清洁度，自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理，摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题，提高了工作效率。
运用数字电子影像技术，将传统的纸质等档案载体的文字、图片、影像等直读信息转换为数字代码信息，结合运用计算机管理软件、数据库技术、数据压缩技术、海量存储技术，对数字化档案信息进行存储、管理、索引，以代替纸张等传统存储和管理方式。具有大量文件快速录入、文档海量储存备份、查询方便快速、节省存储空间与成本、文档资料的共享、保持原始资料和凭证的原始风貌、大大提高档案的使用寿命等优点，解决了疾控档案管理中保存困难、管理成本高、检索困难的问题。
传统纸质档案信息的保密比较简单，只要载体不受损坏，疾控档案管理人员遵守职业道德，严守档案机密，就能使档案信息的安全性等到保证。而电子档案由于其自身的特点，保护好载体不受损坏，仅只是最基本的要求，电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。网络系统运用于疾控档案管理中，档案馆中最宝贵的不是各种网络硬件，而是网络上存储的档案数据，如果无法保证网络数据的安全，那么档案的网络管理就失去了意义。目前普遍使用的网络安全技术主要有：防火墙技术、网络入侵检测技术、网络防病毒技术、网络文件备份技术等。
2 管理方法的现代化
疾控档案管理对象的数字化必然要求其管理模式与方法的相应变革。随着现代科技、生产和管理活动的发展，伴随着办公自动化、信息技术应用的不断发展，电子文件、电子疾控档案管理的新课题已经提出。现代信息技术为以电子档案为对象的疾控档案管理工作提供了一个崭新的平台，疾控档案管理工作的模式与方法也发生了巨大的变化。
(1)文件归档的新模式
电子文件的归档模式一种是在单机环境下形成的电子文件，归档是档案载体的归档，其工作模式与纸质文件大致相同；另一种是基于网络环境下形成的电子文件，采取网络移交的方式进行归档，即由计算机网络系统自动完成其积累，形成相应的电子档案数据库，也就是通常所说的“文档一体化”管理模式。文档一体化的实施是通过运用计算机网络技术把各文书处理部门联结起来，各部门起草的电子文件由计算机网络传输到档案部门，档案部门通过计算机主机对信息自动判断，完成从文件起草、管理，到文书自动组卷、同步著录标引、编目、归档等文书处理工作和归档的全部业务工作。
(2)档案移交与接收程序的新模式
网络环境下生成的电子文件则可以随办随归，只要办理完毕就可以完成电子文件的逻辑归档，打破了档案移交和接收的时限，既减轻了机关档案室的工作量，也使档案馆成为真正意义上的信息中心。
(3)档案整理工作新模式
在计算机网络环境下生成的电子档案，其整理工作是通过计算机和网络技术实现对虚拟档案信息的整理，这与传统的以纸质等档案实体为对象的手工整理工作模式相比，发生了巨大的变革。主要体现在以下几个方面：
1)以“件”为单位整理立卷的变革。电子文档是“虚拟”的，电子文档的整理是“非实体”的在整个整理过程中，传统“案卷”的概念在电子文档中已经消亡，传统的手工立卷、组卷、装订等整理方式也将成为历史。
2)“全过程管理模式”。所谓“全过程管理”就是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时监控，以确保电子文件的完整性、真实可靠性、安全性和可读性。
3)“前端控制理论”。在网络环境下，电子文件与疾控档案管理的各个工作环节之问界限已变得模糊，疾控档案管理不再是从文件归档转化为档案开始，而是延伸到文件的形成阶段，在电子文件管理系统设计之时就积极介入其中，把电子文件(包括归档电子文件)的管理要求融入系统功能设计之中。
4)整理工作的质量。由于电子文档的整理是在计算机上完成的，其整理质量不再像纸质文档那样仅仅取决于档案整理人员的水平和敬业精神，而是有赖于疾控档案管理软件。因此，电子文档整理时既要设计好分类方案，又要开发出先进科学的疾控档案管理信息系统，从而达到提高整理工作水平的目的。
(4)档案鉴定工作新内容
电子档案内容鉴定的原则、标准和方法与纸质档案大体相同，根据档案内容判定其保存价值，并根据其价值的大小确定不同的保管期限；技术鉴定则是从信息技术的角度对它的可存取性、安全性及生成时的环境条件进行鉴定。主要包括可读性鉴定、病毒鉴定、介质(存储载体)状况鉴定、软硬件环境鉴定，电子档案的鉴定工作将逐渐转变到以技术鉴定为主。
(5)档案库房自动化管理新模式
运用计算机、网络等技术进行档案库房的全新管理模式，即自动化档案库房管理。自动化库房管理主要包括两方面的内容：一是利用疾控档案管理数据库与档案库房建立逻辑关联，由计算机对入库档案和库房设备的有关数据进行分析，随时反映库房情况，例如库房的空间利用情况、库存档案材料的类型、保管状况等；二是由计算机自动调节库房的温湿度、库房供暖、自动控制照明、自动防火、智能报警系统等。
(6)档案保护新思路
电子档案载体的保护，主要是要保证电子档案载体有一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度的控制要适当，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，满足避光、防尘、防变形等的要求，并远离强磁场和有害气体等要求。由于电子档案载体，特别是磁性载体，一般保存时间为10～20年，因此，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。对于电子档案的检测与维护，要进行严格管理，因为任何一项误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成无法弥补的损失，所以，必须对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作而造成不必要的重复劳动。
(7)统计工作的自动化
由于电子档案立足于计算机管理，其统计工作变得非常简单，一般的疾控档案管理信息系统都具备自动统计功能，依赖于计算机管理的档案统计工作准确性高、工作量小。
(8)档案利用的网络化
计算机网络技术为档案信息能超越时间、空间、机构等提供了便利。通过建立档案信息网站，将档案信息网联入互联网或公众信息网，不仅实现了档案部门间的信息交流和资源共享，而且拓展档案利用服务的范围，使档案服务从封闭的机要服务转向开放服务，从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务，从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。在档案服务工作中完全以电子计算机和网络技术进行信息的组织，以档案信息管理系统实现检索功能，向利用者提供内容丰富、形式多样的档案信息，使档案服务工作中的时间与空间概念发生了巨大变化。现代信息技术为档案信息资源共享提供了条件。
3 档案工作的新模式
随着信息技术在疾控档案管理工作中的运用，档案工作的模式发生了巨大的变革。利用先进的管理手段，推动档案事业的发展，使档案工作向深度和广度上发展，大大提高档案工作的效率，保护档案，延长其寿命，使疾控档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变。
参 考 文 献
关键字：医院档案管理； 创新； 发展
一、传统医院档案管理模式概述
1.1、传统医院档案管理的方式
传统医院档案管理主要是纸质档案，医院专门设置档案室进行存放。医院每天的人流量是超大的，而且要求每个就诊的患者都要登记个人信息，特别是重症患者。从最初的检查到后期的治疗，整个过程当中使用的信息表格就更多。档案管理人员通常按照一定的规则将档案分类。这时还要求有干燥的专门的档案室来存放档案，这就要求定期的打扫和管理。总而言之，传统的档案管理是纸质档案的人力管理方式。
1.2、传统档案管理中存在的问题
传统档案管理的管理难度较大，无法保证档案私人信息的安全性，主要是因为他存在一下的不足之处：（1）纸质档案保存难度高。和现在兴起的电子档案不同，纸质档案在长久的空气和潮湿环境下，会出现字迹模糊不清和纸张腐烂的情况，这会导致很多重要档案损坏。（2）人力管理的不确定性大。档案管理人员的个人疏忽或者是未预料到的情况常常会使档案丢失或者患者私人信息泄漏。（3）成本高。传统档案不仅需要专门的干燥的空间用来储存档案，还要在适当的时期销毁已经发到信息保留期限的档案。从前期的档案表格设计到后期的管理和销毁。整个过程都会消耗很多人力、物力以及财力。高成本的管理工作带给医院的压力也比较多。
二、档案管理的创新发展
2.1、档案管理方式的转变
传统的档案管理方式已经不符合现代社会的发展要求，因而只有快速转变管理方式，才能在社会竞争中继续前行。现代医院档案管理主要是电子化的档案管理模式。随着计算机的逐渐普及和发展，电子化管理已经成为一种趋势，医院只有转变管理方式，迎合时代需求，才能走的更远。电子化管理模式是现代医院档案管理的创新和发展。
2.2、电子化管理的特点
电子化的档案管理具有以下特点：（1）信息保存的持久性。和传统的电子档案管理方式不同，电子档案管理是将所有的患者信息录入电脑，用电子格式存档。这样的存档方式不再像传统的贮存方式一样会受到周围环境的影响。因而更具有持久性。（2）信息保存的安全性。传统档案管理是人力的管理方式，一般医院为了节省支出，所以对于档案管理工作的人员配置也不是很多。这就导致在日常的工作中很多档案会丢失或者是被人蓄意偷窃。这样的弊端在很大程度上威胁着患者的隐私安全，也影响着医院的可信度。电子化的管理模式可以在计算机上设定访问权限，这样就可以保证权利范围以外的人是没有办法获得信息的，从而保证了信息的安全性。（3）信息保存成本低。电子化管理一般只需要一至两位专门的信息登记员就可以了，不需要专门的档案存放室，也不需要更多的管理维护人员以及不必要的其他支出，节省了医院的成本支出。（4）电子化管理的高效率。电子化管理模式无论是从信息的录入、管理还是从信息的查找和审查都是十分方便的。这在一定在程度上节省了时间，提高了工作的效率。
2.3、医院电子化档案管理的意义
电子化管理是现代医院档案管理的新型模式，从根本上提高了管理水平，也是对其他行业的管理理念的一个引导。档案电子化管理从根本上解决了传统档案管理当中存在的很多的问题，改善了医院档案管理中的弊端问题，为医院的改革做出了重大的贡献。同时，作为档案管理中的创新发展，也取得了巨大的成果。总而言之，电子化管理是一种从落后到先进的蜕变，是一种生产管理的发展。
2.4、电子化档案管理存在的问题及处理方法
尽管电子化档案管理对于现代医院档案管理工作来说是一次巨大的飞跃，但是因为现代技术发展的不完善，常常会出现以下的问题：（1）系统崩盘问题。电脑有时候会出现系统崩盘的情况，在这种情况下，保存在电脑当中的数据就会消失，这是一个很让人头疼的问题。因而，为了解决这样的麻烦，在记录数据的同时要做好数据备份的工作，以防止这类问题的出现。另外，还要做定期的电脑检查，及时修正电脑存在的问题。（2）黑客入侵问题。很多医院的网络都会受到黑客入侵，从而使得越来越多的客户信息流向大众。黑客入侵是属于电脑程序设置问题，因而要定期请专业的技术维修人员维护网络健全。
三、医院档案管理创新与发展的展望
从传统的人力管理到现在的电子化管理，医院档案管理实现了巨大的飞跃。可见，创新发展对于一个企业机构的巨大影响。电子管理的技术还在不断地探索发展当中，很多存在的问题也正在被一一解决，未来的电子化管理将呈现更加完善的管理模式。同时从根本上变革现代的管理模式，推进市场的发展。
参考文献：
[1] 杨洋. 医院档案管理的改革与创新[J]. 中国新技术新产品. 2011（08）
[2] 徐斌. 浅析医院档案管理工作的现状与对策[J]. 经营管理者. 2011（01）
[3] 马欣. 浅谈医院档案科学化管理[J]. 现代经济信息. 2010（24）
