关键词：科研机构；科技档案；特点；问题；措施
科研机构档案种类较多，其中科技档案是国家的宝贵财富，能够为科技发展和生产进步提供重要的资源。科研机构的档案工作是科研机构建设与管理不可缺少的重要环节，因此需要做好科研机构档案管理工作，掌握档案的特点，并抓住档案管理工作的重点，从而实现对档案资源的有效积累和管理，为科研机构档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。
1 科研机构档案特点
科研机构档案包括文书档案、实物档案、声像档案及科技档案等较多种，其中文书档案数量较大，利用率相对较高。但对于科研发展来讲，科技档案应该是科研机构档案的主体，其是科研工作人员在长期工作实践和研究过程中的形成 的成果的重要记载，将科研机构主体业务的发展都涵盖其中，蕴含着大量的科研信息。其是科学活动开展的重要参考和依据，通过对科技档案进行有效利用，可以促进科研事业的快速发展，因此需要加强对科技档案的管理，努力提高科技档案的利用率，确保科技档案价值的实现。
2 科研机构档案工作中存在的问题
2.1 对档案工作存在认识误区
科研单位主要业务以各类基础性研究、新技术研究及新技术推广应用为主，因此科研单位档案主要以科技档案为主。在日常工作中，科研领域具有较强的专业化特点，这也使部分科研单位不设置专门的档案管理部门。相较于科研工作，档案管理工作不会直接创造经济效益，这也使其在科研单位中受到的重视度不够。因此在部分科研单位档案管理工作一般都是由相关的非业务科室来完成，。这就导致档案管理人员专业性不强，对档案工作的重要性认识不足，对工作缺乏责任心。再加之科室人员频繁调动，这也使一些兼职业务人员也不具有固定性，这对档案管理工作质量带来了严重的影响。
2.2 科技档案归档文件资料不完整
作为档案工作中的关键环节，档案收集工作直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作。通常一个科研项目从前期调研、立项到最后的项目验收、成果鉴定，需要一年甚至几年的时间。科技档案应注重日常收集，时间跨度较大导致文件资料收集不及时，保管不善，易丢失。由于科技档案管理与科技项目管理相互脱节，负责项目档案管理的人员大多仅对关键性技术材料保管较好，而对于科研中期的试验数据等材料的收集重视程度不够，而这些材料对于今后的科研工作具有极大的参考价值。另外，由于缺乏对科研内容的深入认识，项目档案管理的人员在收集资料时容易出现“数量多、质量低”的情况，收集的资料名义上都有，但缺少重要原始记录和关键技术的核心内容，甚至不属归档范围的资料也放进科技档案中，造成以后档案参考、查阅的不便。
2.3 档案管理手段落后
随着无纸化办公的普及，当前科研单位也进行了档案信息化建设。但计算机在档案工作听应用仅限于档案文件的检索和查阅，并没有充分发挥出档案信息化重要作用。再加之档案管理人员年龄普遍偏大，对计算机操作技能掌握不熟练，这也影响了科研单位档案管理的水平。
2.4 档案开发程度较低
一直以来科研机构都缺乏对档案信息的分析和编纂，档案编研成果少之又少，且多是较低层次的组织机构沿革、大事记等编研成果。对主体档案的分析和开发明显不够，使得科研成果中隐藏的信息没有被充分利用，不能满足科研工作的利用需求，表现出了明显的滞后和欠缺。
3 加强科研机构档案管理工作的措施
3.1 加强宣传，提高认识
为了能够更好的提高科研单位档案管理水平，则需要领导层在对档案工作有一个深入的了解，认识到档案工作的重要性，从而真正对档案管理工作给予充分的重视，这样科研人员和档案管理人员也能够以积极、认真的态度对待档案工作。单位也能够为档案管理人员提供更多的培训和再教育机会，努力提高档案管理人员的专业技能，提高档案工作的效率，在完成档案收集和保管工作的同时，能够进一步加强对档案资源的开发利用，从而深入挖掘出科研机构室藏档案中有价值和有亮点的内容，更好的服务于科研工作。
3.2 做好归档资料的收集整理工作
在科研项目工作开展的初始阶段，就要落实该项目的具体档案管理专员，对项目实行从始至终的跟踪，负责项目开展过程中的所有文件材料收集管理。科研活动中有些形成周期短、时效性强的文件材料，要随时收集，以免出现因拖延造成的资料缺失，影响档案收集质量。而项目进行过程中，部分形成周期较长的文件材料，应按照项目进行的节点划定收集的时间段，从而保证文件材料的完整性。
3.3 注重档案编研
编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是提供档案利用服务的一项基础性工作。注重档案编研，要加大档案编研力度和深度，有计划地开展一些信息材料的编研。首先，根据部门的档案利用需求开展档案编研。了解各部门对档案信息的需求动向和发展趋势，掌握他们需求的重点，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。其次，经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每个阶段的利用重点。第三，加强对科技档案的编研，挖掘科技档案中潜在的规律和信息，为科研部门提供资料支撑。
3.4 转变服务理念，变被动服务为主动服务
档案工作者要强化服务意识，把档案工作的重点从保管转移到主动提供服务利用上来。应随时关注科学研究发展的动态，全方位了解一个项目（课题）研究的全过程，以及该课题在实施发展过程中需借鉴的文献信息和相关资料。要主动出击、服务上门，实现档案信息的有效利用。
3.5 加强档案信息化建设
科研机构需要加快推进档案信息化建设步伐。为档案信息化配备齐全的硬件设施和软件，加快实现档案信息的数字化处理。特别是要加快实现科技档案内容电子化，并设计开发出更科学合理的检索工具，确保检索目标的准确度，使档案需求人员能够迅速检索到自己的所需要的档案信息，加快实现档案信息的共享。
4 结束语
对于科研机构来讲，档案资源作为其重要的财富，因此需要重档案管理工作，在日常档案管理工作中要对档案所隐藏的价值给予充分重视，深入挖掘档案的价值，加快推进档案资源的开发利用，使档案资源能够更好的服务于科研工作。
参考文献
[1]尹志杰.浅议如何做好科研机构的档案管理工作[J].档案天地，2010（6）.
关键词：建筑工程；设计档案；网络化
广义上的建筑工程设计档案涵盖一个建筑工程项目从规划设计到竣工运营的全部信息资料，在信息资料的表现形式上也有很大差别，如数据、图纸、行业标准、政策文件等。考虑一般建筑工程项目投资大、周期长、工种多、功能交叉等特点，必然会影响设计档案的形成。直观上体现形成的资源种类多、数量多、规模宏大，需要消耗大量的经历去收集整理和妥善保存。基于此，引入网络技术加强管理的网络化模式构建，对设计单位具有积极作用，一方面有利于设计档案的灵活调取和分享应用，另一方面则可以实现数据、信息等内容的规律性分析，提高设计单位在工作层面的科学性。
一、我国建筑工程设计档案的特点
1.专业性强
建筑工程设计的过程中需要考虑大量的可行性要素，并且在每个阶段都有与设计相关的专业内容，如材料、设备、工艺、结构、安全等。因此，整个建筑工程设计是各种专业性要素的结合。客观上，这也形成了设计档案“综合性”的特点，以专业性促成的综合性特点表现为大量的原始数据，它们结合起来后才呈现整个工程的“蓝图”。其中，大部分内容都是以纸媒载体呈现的，作为后期施工、安装、运营的相关依据，具有重要的参考价值。
2.周期长
很显然，建筑工程设计内容不是一蹴而就的。因此，形成的设计档案也需要一定的周期。档案形成本身就是一个“事后机制”，它具有一定的总结功能，而建筑工程的应用周期会存在很长时间（几十年到上百年），也会不断地为档案补充相关材料，所以建筑工程设计档案在同一项目中的更新周期也会很长。
3.档案数量繁多复杂
一般来说，建筑工程设计档案的形成会呈现不同的完善阶段，每个阶段都会产生同类型的大量资料、信息和数据，最终汇集一起造成档案数量繁多复杂，需要的整编工作量极大。这一过程中，对档案管理人员形成极大的挑战，如果管理不善或工作无序，就会很容易造成档案遗失、破坏。
二、建筑工程设计档案管理的网络化途径
建筑工程设计档案具有周期长、专业性强、工作量大、综合性突出等特点，再加上建筑工程项目具有较长的使用周期，设计档案必须长期保存。从改革开放至今，在城市化建设过程中，我国建筑行业已经历多次改革，在年度跨径大、企业重组、行业改革等作用下，各种规格不一致的“海量”档案资料很难实现有效地管理，传统档案管理方式只能简单保存，而在城市规划建设过程中不能有效地运用，丧失了其存在的价值。基于此，将计算机网络技术引入设计档案管理中就显得至关重要。在当前网络化社会背景下，档案管理的网络化既是一种趋势，也是实现管理效能、自我完善的重要途径。
1.完善建筑工程设计档案的信息化收集模式
传统建筑工程项目开展过程中主要依赖纸质图纸、图表等展开，缺乏信息化生成模式，这直接限制设计单位与施工单位之间的沟通，造成后期施工中设计修改的问题。
2.构建建筑工程设计档案数据库
数据库的构建有利于设计档案分享的最大化，在规模上、层次上，可以形成区域性数据库和全国性上数据库，通过单位资质验证的方式，有限制条件的开放。这样一来，建筑工程设计档案不仅能产生全新的经济效益（如有偿使用），还能实现不同领域的设计理念、技术交流。
3.建立健全建筑工程设计档案的管理制度
将纸质档案转化为数字化档案的过程中，管理方式也发生了根本变化，应全面构建和完善相关的管理制度，实现系统的安全性和可靠性，例如实现数据的随时更新和补充，有效完善档案的合并工作等。
三、结语
我国当前已全面进入信息化时代，“十三五”以来国家层面不断推动互联网经济战略，这对建筑工程设计档案的现代化管理方式形成具有很好的指导性作用。同时，网络技术的不断成熟和广泛应用，为设计档案的管理提供了大量契机，设计单位通过分析自身需求和市场定位，实现设计档案管理和网络技术的“联姻”，可以更好地为我国的建筑产业发展服务。
参考文献：
[1]姚婷婷,于雪菲.规划设计单位工程设计档案的特点及网络化管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(4):35.
[2]王亚清.基于信息化管理理念的工程设计单位档案管理研究[J].工程建设与设计,2010(12):93-95.
[3]伏俊萍.浅析建筑设计的档案管理[J].科技信息(科学教研),2007(20).
关键词：电算化会计档案；管理特点；管理方法
计算机应用在各行各业的各个领域，而会计领域中计算机主要运用在电算化会计档案管理方面，企事业单位更是加大了计算机的使用比重，会计工作逐渐向会计电算化方向发展，使得会计基础工作更加规范，也逐渐向现代化方向发展。
一、会计档案在会计电算化发展的特点
会计电算化是指以往繁琐的人工记账程序、算账程序以及报账程序都用电子计算机来代替，甚至包括以往用人脑完成会计信息分析、预测以及决策的部分。在电算化会计档案管理制度中，主要由以下几个特点：
1.现代化载体
根据最新颁发的《会计档案管理办法》规定，凡是采用电子计算机方式进行会计核算的单位，一律不允许只上交电子会计数据，还要配上并保存打印出来的纸质档案，这样才能够为电算化会计提供双重载体，也为会计档案管理提供了双重保障。双重载体在此为储存在计算机硬盘中的会计数据以及其他光盘或磁性介质等电子会计档案，这些都能够保证会计档案数据不能够轻易被篡改。
2.软硬件环境
电算化的电子会计档案不具有纸质档案所具有的直观可视性，所以要想实现其可视性必须要在特定的硬件或软件系统环境中显示，这样才能够实现在现实中的实用性。此外，这样的存储方式有时会因为载体本身质量以及存放环境等问题产生电子档案修改或电子档案保存不善等问题。
3.系统化资料
由于电算化操作流程以及电算化信息系统维护的要求，会计档案涉及的范围逐渐变成了系统化资料，这也是电算化会计档案管理下出现的新特点。这一特点不仅可以保存会计档案的电子数据，还可以将被计算机识读的程序文件以及数据结构文件进行保存，除此之外计算机进行会计核算所借助的各种代码也会被保存下来，这样才能够最大化保证数据不会轻易丢失。
4.计算机技能
电算化会计档案管理系统需要会计人员拥有更高的基本会计人员素质以及必要的系统安全操作能力。会计人员不仅要熟悉会计核算工作的各项方法，还需要同时掌握一些必要的计算机使用能力以及维护能力，这样才能够更好地适应电算化会计档案管理工作。
二、电算化会计档案管理方法
1.硬件设施完善
专用的会计档案存放仓库要符合规范、环境清洁，对于打印机也有非常高的要求，最好是能够提供高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，这样输出的纸质会计档案才能够呈现清晰的字迹，便于管理。电算化会计软件的选取也要注意，一定要根据本单位的实际业务相符，最好选取的软件具有档案管理辅助功能。系统的安全防护功能也要进一步提升，在联网的状态下一定要定期进行补丁维护，这样才能够避免电脑泄露秘密或被恶意修改资料。
电算化会计档案会受质量、湿度以及磁场等种种因素的影响，也非常容易被这些因素破坏，所以会计人员在管理时需要注意以下问题：首先要选用质量较好且可靠性较高的介质来保存会计档案，除此之外，还要对存储的会计档案介质上写上保护字样，存放在不潮湿灰尘少且防磁的地方，定期复制往年的会计档案，最好复制双份并放置于不同的位置。长时间使用且长时间未替换的介质要定期替换。对于电算化会计档案容易被不留痕迹修改这一缺陷，会计档案管理人员要对这些档案采取专门管理，并实施一系列安全保护措施，这样才能避免会计档案被修改。
2.管理制度完善
（1）电算化会计档案管理制度建立：会计电算化系统开发以及使用时的全套文档资料以及软件程序都要视为会计档案来进行管理。在输出书面形式的会计档案前，副本一定要妥善保存，除此之外，记账凭证、总分类账以及现金、银行存款日记账都应该以书面形式打印出来，还要以税务审计部门的要求打印账簿以及报表。
（2）建立严格的借用手续制度：对于本单位想要查阅会计档案的人员，未经财务部门负责人批准一律不得查阅，只能够办理正规的借阅手续才能够进行借阅。对于想要阅读本部门会计档案的外单位人员，首先要出示单位的介绍信，还要得到主管领导和财务部门负责人的批准才可以借阅。
会计档案管理对于会计行业来说是一个非常重要的环节，能否做好会计档案管理关系着单位今后的发展。电算化会计档案管理对于整个会计档案管理来说是与传统会计档案管理相结合的，有着密切的联系，也能够在一定程度上凸显出电算化会计档案管理的个性，它不仅代表着会计工作向着规范化以及现代化发展，还为会计档案管理工作提供了更好地保障。
参考文献：
在人事管理活动中形成记述和反映个人经历和德才表现并以个人为单位结合起来的以备查考的人事档案，是历史地全面地了解一个人的必要手段，是确定和澄清个人有关问题以及进行正常的政治审查的凭证，也是研究和撰写各类人物传记与专业史的宝贵史料。人事档案以其现实性、真实性和机密性著称。在历史上，特别是计划经济时期，它曾为我国的社会主义建设起过重要的作用。自改革开放以来，我国在人事档案管理方面做了一些努力，进行了一系列改革，并先后颁布了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等一系列人事档案管理文件，为人事档案管理工作提供了组织上和法律上的保障。在事业单位改革进程中，人事档案继续发挥着凭证、依据和参考的作用，诸如转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明。它为人事、人才开发提供信息和数据，在发现人才、选拔人才工作中起了不可替代的积极作用。在市场经济不断完善的今天，它随着事业单位改革的深化，经历着由不相适应到基本适应，由不完善到逐步完善的过程，并推动着事业单位改革的进一步发展。
二、事业单位的人事档案管理工作有其特殊性
（一）人事档案管理工作既具有一定的独立性，又具有双重的依附性
说其具有一定的独立性，是因为人事管理工作是一项专门的工作，它有一套完整的理论、法规和方法，它有独立的范围、任务和程序，它有一支专门的管理人员队伍，没有任何工作可代替它。说人事档案管理工作又具有双重的依附性，是因为它既属于人事工作的一部分，又属于档案工作的一部分。
（二）人事档案管理工作既是一项政治性工作，又是一项专业性工作
人事档案管理工作的政治性，首先表现在它与党的政治路线、方针、政策有着密切的联系。其次表现在人事档案管理工作是一项政策性很强的工作。档案信息的收集、鉴别、取舍、清理和利用等工作的开展，都是在一定的政策指导下进行的，它要求各级人事部门和档案管理者必须高度重视、自觉搞好这项工作，使之有效地履行其政治使命。人事档案是一项专业性的工作，这种专业性就体现在它具有独立的对象即人事档案。人事档案产生于人事管理活动，有自己独特的性质和功能。根据人事档案的特点所从事的人事档案的科学管理，是人事档案管理的一项重要的要求，这就决定了人事档案管理工作具有很强的专业性。再次表现在人事档案管理工作具有专门的工作方法，它要求按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好人事档案，准确、迅速、及时地开发人事档案信息。
（三）事业单位档案保存了社会活动的重要基本信息
事业单位主要包含科技、教育、文化和卫生行业，是一个国家基础而且重要的社会活动，而档案是对这一切社会活动的记载。文化档案可以为人们留下宝贵的精神财富，科研档案是提高国家发展水平和竞争力的重要材料，教育和医疗卫生档案是提高国民素质和健康水平的重要载体，这些档案是整个国家和社会的宝贵财富。因此事业单位是我国的重要信息管理机构，它虽然不是政府机构，但是事业单位的档案可以为国家各机关提供信息支持。事业单位档案包括其从业人员的人事档案，是维护单位与职工正当权益的凭证，但人事档案只是事业单位档案的很小一部分，事业单位档案主体主要是其从事各项工作所产生的公务记录，其不仅是事业单位开展现有工作的必备材料，也是文化传承、科技兴国和依法治国的基石。因而档案管理工作是每个事业单位的一项重要的、不可或缺的基础性工作。
（四）人事档案管理工作既是一项服务性工作，又是一项保密性的工作
人事档案管理工作的根本目的就是为人事工作和其他有关工作服务。人事档案管理工作的服务性是它赖以生存和发展的基础。人事档案管理工作的保密性是由人事档案的机密性所决定的。人事档案记载着人的政治、业务、学术的经历和活动.它从侧面反映了我们党和国家及各级组织单位的各项工作的活动情况，这些情况大都是需要保密的，尤其是领导干部、著名科学家等。因此，人事档案的内容必须对外保密。
如上所述，这些方面的性质、特点互相联系，互相依存，互相制约，组成一个统一的有机整体。它是处理人事档案管理工作的依据。
三、事业单位人事档案管理工作的要求
（一）人事档案管理工作必须坚持为人事工作、为改革开放和构建社会主义和谐社会服务这个总的政治方向和原则，并把这一基本原则贯穿到人事档案管理工作的各个环节中去。
（二）必须维护人事档案的真实性和完整性。真实性是完整性的基础，但真实性离不开完整性。只有既维护人事档案的真实性，又维护人事档案的完整性，才能使人事档案完成其为全面地、历史地了解人提供可靠依据的使命。
（三）必须实行人事档案管理的集中统一。人事档案必须统一由人事部门管理。流动人员档案的管理必须在组织、人事部门批准认可的人才市场统一管理，任何个人不得保存人事档案材料。
（四）必须严守人事档案机密。人事档案记载着各种人员的历史和现实的各方面的情况，有的从某一侧面反映国家机密，有的属于个人的隐私，因此，要求人事档案管理工作者严守人事档案机密，严格执行和遵守保密制度，维护人事档案的安全。
[关键词]电子文件 电子档案 特点 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0052-01
齐秀，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
赵淑华，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
一、电子文件、电子档案的特点
（一）信息传递快
经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生，也不显得遥远，经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播，也可多向分散，由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广，无论是世界经济活动的前沿报道，还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来，很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前，可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。
（二）一体化趋势强
电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势，它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要，更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的，国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用，它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题，如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称，它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响，对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。
（三）保存与查询
经济的发展带动了档案工作的变革，传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化，电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，如暴雨、雷电、地震等灾难时，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷，如有电子文件、电子档案保存，它将会给国家提供法律依据，打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。
二、电子文件、电子档案的管理
（一）提高认识，加强领导
档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。
（二）做好办公自动化系统的开发设计和应用工作
各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。
（三）及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作
各单位应将具有凭证和参考价值的电子文件纳入归档范围，并在归档电子文件时，同时归档同版本的纸质文件及保证电子文件长期可读的相关数据和背景信息。档案部门或人员负有对本单位电子文件形成、积累、整理、归档工作的监督职责。各单位还要按照同级国家综合档案馆的要求，定期向同级国家综合档案馆移交电子档案。
【关键词】 电算化会计档案； 特点； 注意问题
电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案治理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
一、电算化会计档案的特点
与传统的会计档案相比，电算化会计档案一般具有如下几个特点：
一是电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
二是电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。后者受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，如果保存不当容易遭到破坏。
三是电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。
四是电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。
五是电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。
二、电算化会计档案包含的内容
（一）机制会计档案
包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
（二）机读会计档案
包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据和会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。
（三）计算机系统档案
包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。
三、对电算化会计档案生成的管理控制
（一）机制会计档案生成的管理控制
1.机制会计凭证类生成的管理控制。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。
机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。
2.机制会计账簿类生成的管理控制。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。
总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。
3.机制财务会计报告类生成的管理控制。企业的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样需要有关会计人员签章。
（二）机读会计档案生成的管理控制
机读会计档案只能以电子数据状态保存，通过会计数据备份的方式生成。根据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计电算化工作规范》已经允许在征得同级财政部门同意后，企业采用磁性介质等存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）。而《会计档案管理办法》第12条也规定，“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。
目前，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并使用两套软盘循环。比如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败。
对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作软盘备份，因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的历史会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本的会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。
尽管软盘在会计数据备份中广为使用，但是并非最佳选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案”。现在很多企业使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而一些大型企业则有必要利用现代信息技术，建立基于网络的数据备份与传输系统，实现异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定，会计资料经有关人员签章后才可存档，但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改，也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决方法。
四、电算化会计档案管理应注意的问题
鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：
（一）要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理
这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。
（二）电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏
在管理时应注意如下问题：一是在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。
总之，财务电算化管理信息系统是企业基础性的管理系统，财务管理是企业管理的重点，是企业管理信息化的核心，是企业特别是各级领导关注的焦点。电算化是以会计档案管理、经营控制、经营决策为目的，与计算机技术良好的融合，掌握企业控制和管理活动所需信息数据应用流程，充分利用计算机快速提供信息能力和会计信息加工效率，为企业经营控制和管理决策提供满意的服务。
【参考文献】
关键词： 工程设计图纸档案； 特点； 数字化管理
中图分类号： G275.3 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2013）02-0046-01
一项工程的设计不仅由工艺、设备、总图、土建、电气、自动化、机修、暖通、炼钢、给排水以及工程经济等配套齐全的众多专业联合创作而成，其设计产品也是为生产建设和技术改造服务中间产品而创作的，是编制建设计划，财政拨（贷）款，初步设计，设备材料订货加工，现场加工，建造安装，竣工验收等诸项工作的条件，表现形式为技术文件、技术图纸等，是工程设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备。工程设计图纸档案是企业和科技单位长期积累的宝贵财富，是科技和生产人员广泛利用的技术资源。目前，有效利用和保存工程设计图纸档案的方法就是将工程设计图纸档案数字化。
工程设计图纸档案由于工程建设的特殊性及自身的特点决定了目前我公司包头院的工程设计图纸档案还必须使用纸质文件，形成了电子与纸质文件混合归档的情况。大幅面扫描仪（或称工程扫描仪）、大容量存储设备的出现，已具备了工程设计图纸档案数字化的条件，我公司档案馆进行工程设计图纸档案的数字化处理和管理已经势在必行。
一、工程设计图纸档案的特点
1.内容的专业性、整体性和数量的浩大
工程项目从其可行性研究到最后竣工，都是根据不同地区，不同阶段，多个专业的设计文件组成的各自相互联系的整体，每一张图纸，每一页文字或表格都是图纸档案不可缺少的组成部分。在工程设计图纸档案管理上强调将设计成品按项目系统地成套排架，在档案整理、分类、立卷、编号时按专业进行严格区分，必须考虑图纸档案所属专业与工程项目、工程设计之间的隶属关系。
工程设计图纸档案本身具有的整体性特点不仅造型庞大，结构复杂，内容繁多，而且是由一个个单件生产项目衔接的固定资产体系。设计单位在设计技术活动中形成的图纸档案必然具备数量大、递增快的特点。我公司包头院2010年一年约有9―11万张底图和5千多套蓝图档案入库，日积月累，可见工程设计图纸档案的数量相当惊人，数量众多的图纸档案将对保管和利用带来不便。
2.使用的通用性和复用率高
工程设计对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性，但其中一些建筑配件、设备装置及其零部件或建筑单元等，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使有关内容的图纸档案具有广为复用的条件。
设计是一项继承性和创造性很强的工作，尤其是在一些企业的产品规模、生产流程、设备选型、建筑结构要求以及设计程序和方法相同或相似的情况下，更是离不开参考和复用已有的并经过时间考验的设计图纸档案。我公司包头院图纸复用率在40%-60%左右，一些配套成系列的设备装置、定型安装图集、通用设计，其图纸复用率高达80%-90%。这样大大避免了重复劳动，降低了成本，缩短了设计周期，加快了设计速度，为整个工程建设赢得了时间，提高了工作效率。
二、工程设计图纸档案数字化的必要性
由于工程设计图纸档案的特点，使得工程设计图纸档案的管理工作出现了很多问题，数量众多的工程设计图纸档案的保管，要求占用空间不断扩大；设计图纸档案的手工归档、组卷费时费力、容易出错，图纸档案查询方式不方便等等方面表明：适时开发工程设计图纸档案数字化信息系统从而解决档案管理工作落后于科技和生产的局面。
1.便于工程设计图纸档案的长期保管
纸质图纸档案在长期频繁的使用、被借用的过程中，容易损坏，多次复用后，容易变脏、变脆，内容易变模糊。将工程设计图纸档案数字化输入计算机后，设计人员（用户）更多的是借助计算机调阅图纸，很少直接借阅纸质档案。工程设计图纸档案数字化就是指通过扫描仪将纸质档案转化为计算机文件的过程。借助计算机还可以将海量的工程设计图纸档案以数码的形式存储于磁带、磁盘和光盘等载体上，这样不仅可以缓解档案库房保存空间不足的问题，更有利于工程设计图纸档案的长期保管。
2.便于工程设计图纸档案的利用
工程设计图纸档案数字化后，可保存在单位的服务器上，网络中的用户只要有相应的权限，就可查阅到所需的设计图纸档案。我公司设有包头、青岛、秦皇岛、上海分院，已经基本实现工程设计图纸档案资源的共享，青岛分部的档案部门借助网络在网上发图、检查图，可以将图纸传到包头院入库管理。包头院的档案部门利用新的编号制度将数字化后的工程设计档案的排序和分类，利用现代化的管理手段提高了档案的检索效率使得各个分院的设计人员对工程设计图纸档案的利用也不受时空的限制，而且用户可以在很短的时间内查到自己所需的图纸。
3.便于工程设计图纸档案的修改、补充、代替
工程设计是技术上和经济上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸档案是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，它不同于测绘图纸和竣工图纸那样是完工后的实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象。
在施工安装过程中经常出现图纸上许多次地修改、补充、代替和通知单，这是图纸档案有别于其他档案的重要特点。设计新产品、新项目时，往往需借助已有的图纸档案，并在此基础上进行修改、补充、代替。在工程施工现场时，设计人员也可对已有的图纸通过数字化输入计算机后，在计算机中进行局部修改，并通过打印机或绘图仪输出，及时发出变更通知单，这样既快又好，又能及时发现和解决现场所发生的情况。
4.便于工程设计图纸档案的管理
工程设计图纸档案从收集、分类、归档、鉴定、整理、保管到开发利用都可按照工程设计图纸档案的成套性、阶段性、专业性、通用性以及经济效益的社会性特点，将工程设计图纸档案的各个环节的格式和连接方式进行一体化、网络化，使得工程设计图纸档案管理不是单一层面的管理，而是一个结合计算机、网络技术的有层次、多方位的管理体系，既满足管理工程设计图纸档案的特殊要求，又能通用、有特色；既符合实际工作需要，又具有不断发展的空间。
实现工程设计图纸档案的数字化管理的根本目的是最大限度地发挥工程设计图纸档案资源的价值，从而发挥更大的经济效益。将档案信息由各种物理载体形式全部以数字记录方式转化存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成工程设计图纸档案向数字化转化过程还需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象――数字档案资源。为实现工程设计图纸档案数字化管理，档案工作者还需做大量的工作，完成由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，运用现代信息技术进行基础管理建设，对于工程设计图纸档案实行数字化管理显得尤为重要。
参考文献：
[1] 邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].1998.
一、新常态下不动产登记档案管理的特点
（一）复杂性。不动产登记档案管理内容种类众多，且数量很大。内容主要包括土地、房屋、农场林场、矿产资源、河流等，并且每一类不动产内容都牵涉到规模庞大的群体，如果对其中的任何一项开展调查，都会形成数量纷繁复杂的数据资料。以房屋登记为例，需要对城市的常住人口和已售房屋包括相关的土地信息进行调查处理，其中的任何一个环节，都会出现相关的档案资料，而我国的人口基数约13亿，即使只需要对其中的一部分进行相关的登记，都会是一个不可想象的数字。温家宝同志说过一句话：“13亿，是一个很大的数字，如果你用乘法来算，一个很小的问题，乘以13亿，都会变成一个大问题。如果你用除法的话，一个很大的总量，除以13亿，都会变成一个小的数目。”这句话用到不动产登记档案管理来说，是很有道理的。
（二）独特性。不动产登记档案管理同传统的图书档案、史料文献管理不同，具有很强的专业性特征，是其他相关工作所不能取代的。在不动产登记档案管理的资料中，其包含的载体有契约文件、权证说明、图纸表册等，这些资料最客观全面真实地对不动产信息进行了记载，这些资料具有自身的专业性、唯一性和真实性，和其他管理工作是有本质区别的，必须进行专门的管理。
（三）实时性。随着我国经济的不断发展和市场化的深化推进，我国的不动产交易市场日趋成熟，也相对火热起来，尤其是在房产交易这一块，相关的市场活动十分热烈。而面对不断增多的市场活动，不动产的权属所有也处在一个不断变化的过程当中，这也使相关的不动产登记管理工作处于一个实时变化状态。以二手房交易市场为例，每一次的房屋交易都会产生相应的所有权变更，而每次变更都需要不动产登记档案做好清晰明确的记录，确保档案资料的真实准确，这也为法律意义上的权益变更提供了一种契约保证。
二、新常态下不动产登记档案管理的作用
（一）不动产登记档案是保证物权所有者合法权益的法律凭证。随着我国经济发展进入新常态，市场交易的内容和形式也日趋多样化，物权的所有权变更更呈现流动性加强的趋势，而其交易过程又充满了风险和不可预判的特点，需要一个可信度比较高的机制予以保障，不动产登记档案应运而生，为人民群众和国家的财产安全保驾护航。通过对不动产的登记管理，使不动产的物权公开和透明，能够为相关的交易活动提供依据和监督。并且国家在法律上对不动产登记档案公示后的约束力也给予了保证，这给一些经济纠纷案件提供了相关的法律依据，也保证了物权所有者的合法权益。
（二）不动产登记档案具有稳定市场的作用。不动产登记的程序和管理权是有国家单位进行负责办理的，主要是对不动产的详细信息进行登记管理，在时间效果上，具有相对的稳定性。而在市场经济的条件下，各种经济活动和交易行为使不动产物权不断发生所有权变更，而通过国家机构对这种实际交易安全采取强制约束，可以很好地稳定市场，避免市场风险恶化。不动产和不动产登记档案对不动产物权所有权的归属问题已经进行了法律上的界定，可以从根本上解决相关纠纷，避免交易行为的欺诈性和操作风险。
（三）不动产登记档案在一定程度上体现了城市的发展变迁。城市发展的印记一定程度上能在不动产登记档案中得到体现，土地的使用属性变化、建筑的所有权更迭等等，都是在社会的发展进步当中对不动产文化属性的一种体现。不动产登记档案既具有法律意义上的经济属性，也具有社会意义上的文化属性，在特定时期对当时的经济动态、社会发展变化都能在一定程度上进行体现。而新常态下的不动产登记档案就是我国经济发展在进入到经济结构调整、发展方式变化、社会情况复杂多变下的一个产物，对我国经济社会的发展具有很强的现实意义。
